Embed Size (px)
Citation preview
Capítulo 2
CONTROL DOCUMENTAL
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
2
2. CONTROL DOCUMENTAL
ÍNDICE
1. Objeto y campo de aplicación. ...................................................................................... 4
2. Control de documentos de gestión................................................................................ 4
2.1. Manuales y procedimientos. ...........................................................................................5
2.1.1. Elaboración, distribución, custodia y archivo. .........................................................5
2.1.2. Modificación.............................................................................................................6
2.1.3. Control de obsoletos. ...............................................................................................6
2.2. Normativa y reglamentación aplicable............................................................................7
2.3. Registros de gestión. .......................................................................................................7
2.3.1. Tiempo de conservación. .........................................................................................8
2.3.2. Formato de archivo. .................................................................................................8
3. Pista de Auditoría. ........................................................................................................ 9
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
3
2. CONTROL DOCUMENTAL
Histórico de ediciones
V.0. Versión inicial
Elabora Revisa Aprueba
Subdirección General Servicio de Gestión Financierade Fondos Europeos
Servicio FEDER
Servicio FSE
Servicio de Iniciativas y otrasIntervenciones Comunitarias
Servicio de Verificaciones yControl
Servicio de Planificación yCoordinación Pública
Gabinete de Estudios
Unidad de Coordinación deControles Externos
Dirección General
Fecha: Fecha: Fecha:
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
4
2. CONTROL DOCUMENTAL
1. Objeto y campo de aplicación.
El objeto del presente capítulo es describir los criterios y responsabilidades asociadas al control
de los documentos y los registros que se necesitan o se desprenden de las actividades
vinculadas a la gestión de proyectos o programas europeos por parte de la Dirección General
de Fondos Europeos, con el fin de establecer un procedimiento que garantice un sistema de
archivado y una pista de auditoría adecuados.
2. Control de documentos de gestión.
El control de los documentos establecido en la Dirección General de Fondos Europeos se basa
en el establecimiento de los controles necesarios para:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión vigente de los
documentos.
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso.
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su
distribución.
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en aquellos casos en que se mantengan por cualquier razón.
La siguiente tabla define las responsabilidades asociadas para los distintos documentos
vinculados a la gestión de proyectos o programas europeos:
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
5
2. CONTROL DOCUMENTAL
DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA DISTRIBUYEARCHIVAORIGINAL
CONTROLA
Descripción de funciones yprocedimientos del Organismo
Intermedio2 3 1 2 2 2
Manuales y procedimientos 2/3 2/3 1 2 2 2
Normativa y documentaciónexterna aplicable
EXT. 2 -- 2 2 3
Leyenda:
1. Dirección General
2.- Subdirección General
3.- Titulares de Servicio
EXT.- Normativa de carácter externo no emanada de la organización.
2.1. Manuales y procedimientos.
2.1.1.Elaboración, distribución, custodia y archivo.
Cada uno de los documentos en los que se describen las actividades recogidas en el
documento denominado “Descripción de funciones y procedimientos del Organismo
Intermedio”, se encuentra identificado a través del título del documento, el cual se recoge en
todas las páginas.
Toda la documentación es elaborada por las funciones que aparecen en la tabla anterior, con
la colaboración del personal técnico implicado en el proceso o actividad que se pretende
documentar.
Todos los documentos serán revisados antes de su aprobación por las unidades
administrativas correspondientes, según se muestra en la citada tabla.
Los documentos son aprobados antes de su distribución. No se distribuirán para su aplicación y
uso documentos que previamente no hayan sido revisados y aprobados según lo indicado
anteriormente.
Las versiones en vigor de los distintos documentos son difundidas y/o distribuidas para su
aplicación y uso al personal necesario.
La Subdirección General será la encargada de esta gestión documental así como la de custodiar
las versiones originales, en formato editable, actualizadas de los manuales y procedimientos,
así como las versiones obsoletas.
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
6
2. CONTROL DOCUMENTAL
Todos los efectivos de la Dirección General de Fondos Europeos tienen acceso a la
documentación, bien porque se le haya remitido expresamente por correo electrónico, porque
se encuentre en una carpeta informática de libre acceso destinada a la distribución de los
mismos (sólo en pdf o en formato “sólo lectura”) o bien porque se haya publicado en la web de
la Consejería de Economía y Conocimiento.
La Subdirección General archivará en todo caso las versiones editables de las diferentes
versiones de los documentos.
Finalmente destacar que se realizan copias de seguridad informática diarias, previniendo así la
pérdida o deterioro de los archivos.
2.1.2.Modificación.
Las modificaciones a los documentos pueden ser propuestas por cualquier persona adscrita a
la Dirección General de Fondos Europeos. Las propuestas deben realizarse al responsable de la
elaboración del documento correspondiente o a la Subdirección General.
Dichas personas controlan las propuestas, pudiendo dejar constancia de los cambios
pendientes de incorporar en un nuevo borrador del documento en cuestión. Cuando estimen
que una propuesta a un documento es lo suficientemente importante o que el número de
propuestas existentes sobre un documento es elevado, elaborará una nueva edición del
mismo.
Las nuevas ediciones de los documentos deber estar revisadas y aprobadas por las mismas
funciones que lo hicieron inicialmente, a menos que se especifique lo contrario.
La distribución y archivo de la nueva edición del documento se regirán por lo dispuesto en los
correspondientes apartados del presente procedimiento.
En el documento revisado se incluirá una relación o identificación de las modificaciones
introducidas en el mismo desde la última edición.
2.1.3.Control de obsoletos.
Durante el proceso de comunicación de la publicación de una nueva edición de un documento,
se indicará que la versión anterior pierde vigencia y, por tanto, pasa a considerarse obsoleta.
Será el receptor de la copia de una nueva revisión o del comunicado, responsable de retirar y
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
7
2. CONTROL DOCUMENTAL
destruir la copia obsoleta, o bien identificarla como tal para evitar posibles errores y prevenir
su uso no intencionado.
2.2. Normativa y reglamentación aplicable.
El control de la reglamentación y normativa legal aplicable en vigor, es realizado por la
Subdirección General, conjuntamente con las personas titulares de las diferentes unidades
administrativas.
La incorporación al sistema de la normativa y reglamentación se produce en el momento en
que se incorpora en la web de la Consejería de Economía y Conocimiento en el subnivel de
“normativa”.
Dichos textos legales, en su integridad, son archivados en una carpeta informática destinada a
tal efecto por la Subdirección General. La identificación y el acceso a los requisitos legales
relativos a las actividades desarrolladas en la Dirección General de Fondos Europeos (de
carácter europeo, nacional y autonómico), se realiza a través de actividades de
intercomunicación entre las diferentes Unidades Administrativas y la Dirección.
En el caso de que alguna nueva Legislación y/o Reglamentación aplicable fuera identificada, la
Subdirección General la publicará en la web.
2.3. Registros de gestión.
Los registros son generados durante el desempeño de las funciones y responsabilidades de las
Unidades Administrativas que integran la Dirección General de Fondos Europeos.
La estructura de estos documentos varía en función de la actividad, proceso o tarea de que se
trate. Los registros han de ser perfectamente claros en su exposición de datos de manera que
sea fácil su identificación y estarán disponibles para su presentación cuando sea necesario.
La responsabilidad de su custodia corresponderá, salvo que se establezca lo contrario o quede
la información integrada dentro de los sistemas informáticos, a la unidad administrativa que lo
generó, almacenándose bien por los técnicos responsables del desempeño de los citados
procedimientos o por el titular del Servicio.
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
8
2. CONTROL DOCUMENTAL
2.3.1.Tiempo de conservación.
La documentación deberá conservarse, para operaciones con dotación financiera inferior al
1.000.000 €, tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas
en las que estén incluidos los gastos de la operación. Para el resto de operaciones el periodo
de conservación será de dos años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de
las cuentas en las que estén incluidos los gastos definitivos de la operación concluida.
Dichos períodos quedarán interrumpidos si se inicia un procedimiento judicial o a petición,
debidamente justificada, de la Comisión Europea.
2.3.2.Formato de archivo.
Cuando los documentos sólo existan en versión electrónica, los sistemas informáticos
utilizados cumplirán normas de seguridad aceptados que garanticen que los documentos
conservados cumplen los requisitos legales nacionales y son fiables a efectos de auditoría.
En el caso de facturas, nóminas y otros documentos con repercusión contable, se cumplirán los
estándares de digitalización certificada, proceso de digitalización admitido por la Agencia
Estatal de Administración Tributaria para permitir la destrucción de los originales en papel.
Para ello es necesario usar una aplicación de digitalización homologada por la Agencia
Tributaria, conforme se recoge en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por
la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación
electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el
que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
En un ámbito más general, la implantación del Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real
Decreto 4/2010, de 8 de enero (BOE de 29 de enero), por el que se regula el Esquema Nacional
de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica) establece la serie de
Normas Técnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por las
Administraciones Públicas y que desarrollan aspectos concretos de la interoperabilidad entre
las Administraciones Públicas y con los ciudadanos. Entre ellas están las de “Documento
electrónico” y “Digitalización de documentos”, aprobadas ambas por dos Resoluciones de 19
de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la
que se aprueban las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Documento Electrónico y
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
9
2. CONTROL DOCUMENTAL
Digitalización de Documentos, y que serán de aplicación a aquellos documentos que no tengan
estricta repercusión contable.
En caso de duda acerca de la posible repercusión contable o no de un documento, se asumirá
que la tiene y que por tanto se cumplirán los estándares de digitalización certificada.
3. Pista de Auditoría.
En cumplimiento del epígrafe 2 del artículo 25 del Reglamento Delegado (UE) nº 480/2014,
que identifica los requisitos mínimos detallados para la pista de auditoría, la Consejería de
Economía y Conocimiento (Dirección General de Fondos Europeos), dispone de un registro de
la identidad y la ubicación de los organismos que conservan los documentos justificativos
relativos a los gastos y las auditorías. El soporte de este registro será fundamentalmente el
Sistema GIRO, así como archivos de carácter físico.
Este sistema informático permite el almacenamiento de registros contables relacionados con
cada una de las operaciones correspondientes a los Programas Operativos, y permite la
recopilación de los datos sobre la ejecución necesarios para la gestión financiera, el
seguimiento, las verificaciones, las auditorias y la evaluación.
Este sistema y las áreas funcionales que lo componen forman parte del nuevo sistema
integrado de gestión presupuestaria, contable y financiera de la Administración de la Junta de
Andalucía, conocido como Sistema GIRO, y que moderniza al Sistema JÚPITER, implantado en
la Comunidad Autónoma de Andalucía a 1 de enero de 2015.
Su utilización como herramienta de gestión, no sólo por todas las unidades orgánicas de la
Consejería de Economía y Conocimiento, sino también por todos los órganos de gestión
económica del resto de Consejerías y Agencias Administrativas de la Junta de Andalucía,
posibilitada el buen desarrollo de la actividad económico-financiera de la Junta de Andalucía,
modernizando e incrementado los niveles de control de dicha actividad de forma notable.
El diseño de esta aplicación a través de áreas funcionales, existiendo uno expreso para el
control, seguimiento y gestión de todos los fondos europeos, tanto de las actuaciones
gestionadas directamente por la Junta de Andalucía como también de las gestionadas por
agentes externos en los que participa la Junta de Andalucía. De esta manera, aunque integrado
en el sistema de contabilidad presupuestaria de la Junta de Andalucía (GIRO) se mantiene un
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
10
2. CONTROL DOCUMENTAL
sistema de contabilidad separado que permite el seguimiento de las actuaciones cofinanciadas
de forma independiente y por tanto facilita la pista de auditoria necesaria para garantizar el
control de los gastos.
Las distintas unidades administrativas de la Junta de Andalucía y demás beneficiarios que
gestionen los programas operativos serán responsables de la custodia de los documentos
contables que respalden los gastos y las auditorias necesarios para contar con una pista de
auditoria apropiada de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 del Reglamento
Delegado (UE) nº 480/2014. Esta información contable estará en todo momento a disposición
de las autoridades de control financiero tanto nacionales como comunitarias.
Los objetivos que esta área funcional del Sistema GIRO destinado a la gestión de los fondos
europeos son:
La sistematización de las tareas de programación y presupuestación de los proyectos
cofinanciados con Fondos Europeos.
La sistematización del procedimiento de ejecución de los Fondos Europeos.
La sistematización del procedimiento de certificación de los gastos y su conexión con el
Presupuesto de Ingresos.
La integración con los sistemas que la Administración Central utiliza para el
seguimiento y control de la programación y ejecución de Fondos Europeos.
Respecto al mantenimiento de la pista de auditoría, el Sistema GIRO dispone de un sistema de
registro por cada operación en el que se almacena:
Código de la operación con formato alfanumérico que permite la identificación de la
operación por parte de la Dirección General de Fondos Europeos o por el órgano
gestor, y por tanto el seguimiento de la pista de auditoria.
Eje prioritario, prioridad de inversión de los programas operativos, objetivo específico
y actuación.
Información sobre el beneficiario y del proceso de la aprobación de la operación por
parte de la Dirección General de Fondos Europeos, según el criterio de selección
adoptado para ello y el emplazamiento de la documentación.
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
11
2. CONTROL DOCUMENTAL
Información financiera: financiación desglosada por coste total, coste subvencionable
y ayuda comunitaria, datos sobre generación de ingresos, compra de terrenos y costes
indirectos.
Información sobre la convocatoria de ayudas.
Información sobre contratación pública.
Información sobre grandes proyectos
Información sobre las auditorías realizadas a la operación.
Todos los pagos realizados por los beneficiarios (transacciones) identificadas por un
código para el seguimiento de la pista de auditoria, de forma que cada transacción
contiene el número de cada una de las facturas pagadas por el beneficiario y el NIF del
emisor de las mismas. Cuando el pago realizado es una subvención derivada de una
convocatoria pública, la transacción es el importe de la subvención pública. En el caso
de que el gasto privado se considere subvencionable, la transacción será el importe de
la subvención pública (gasto público) más el importe subvencionable del gasto
realizado por el beneficiario (gasto privado)
Información sobre la ubicación de la documentación de cada uno de los expedientes.
En este sistema constan datos que permiten la identificación inequívoca de, según proceda,
órgano gestor o beneficiario, tipo de institución, número de identificación fiscal, persona de
contacto y el domicilio (emplazamiento de la documentación). Las actualizaciones de este
registro se realizarán con carácter permanente, existiendo un sistema de ejecución de copias
de seguridad de manera que se pueda consultar un histórico de los datos.
La Dirección General de Fondos Europeos dispone, a través del Sistema GIRO, de un sistema de
contabilidad separado y codificación contable adecuada que permita identificar claramente las
transacciones. Esta aplicación permite aportar electrónicamente a los aplicativos de las
Autoridades de Gestión toda la información anteriormente detallada. Los datos de las
operaciones ya seleccionadas se volcarán en dichos aplicativos procedentes del Sistema GIRO.
La Dirección General de Fondos Europeos firmará electrónicamente estos datos en estos
aplicativos para asegurar la fiabilidad de los mismos.
Manual Descriptivo de Gestión 2014-2020Dirección General de Fondos Europeos. Junta de Andalucía
12
2. CONTROL DOCUMENTAL
Toda la información que se encuentre soportada documentalmente, se encontrará archivada,
según corresponda, en la sede de la Dirección General de Fondos Europeos, en los órganos
gestores de regímenes de ayudas, o en los organismos beneficiarios de las operaciones. La
Dirección General de Fondos Europeos a partir de estos datos elaborará las certificaciones de
gasto que presentará a la autoridad de gestión.
Este sistema de gestión de la información y archivo permite la conciliación de los importes
totales certificados a la Comisión Europea con los registros contables detallados y los
documentos que obran en poder de la autoridad de certificación, la autoridad de gestión, la
Dirección General de Fondos Europeos y beneficiarios, con respecto a las operaciones
cofinanciadas en el marco de los programas operativos de Andalucía 2014-2020.
Toda la información correspondiente a la obligación de los beneficiarios de mantener y
custodiar la información y datos relativos a las operaciones queda recogida en el documento
en el que se establecen las condiciones de la ayuda (DECA). En el caso de la Dirección General
de Fondos Europeos las especificaciones en este sentido, con aplicación a los datos y
documentación previos a la selección de las operaciones queda recogida en el Acuerdo de
Atribución de Funciones.
El sistema de gestión y archivo implantado en el organismo intermedio atiende a los requisitos
del artículo 72, letra g), del Reglamento de Disposiciones Comunes que garantizando una pista
de auditoría adecuada ya que en términos generales permite la conciliación de las cantidades
resumen certificadas a la Comisión Europea con los registros individuales de gasto y la
documentación de apoyo mantenida a todos los niveles administrativos hasta llegar a nivel de
beneficiario.
