CARA MEMBUAT DATA GEREJA DENGAN “DATA VALIDASI”

Untuk membuat data anggota gereja dengan bantuan Excel adalah sebagai berikut :

Pertama tama anda memasukan data data sebagai berikut :Buka Program Excel, Buka Lembar Baru Excel, Buat tabel dibawah ini mulai dengan cel K5 NAMA KELUARGA, L5 JUMLAH KELUARGA, M5 JUMLAH DEWASA, N5 JUMLAH ANAK, O5 SUDAH SIDI, P5 BELUM SIDI

K L M N O P5 NAMA

KELUARGAJUMLAH KELUARGA

JUMLAH DEWASA

JUMLAH ANAK

SUDAH SIDI

BELUM SIDI

6 Waworuntu Benny

4 1 3 2 3

7 Langbroek Simon

5 2 3 5 0

8 Suak Boy 4 2 2 2 29 Lasut Jeffry 2 2 0 2 010 Sumakul Yan 15 2 13 7 811 Regar Philep 5 2 3 5 012 ZZ TOTAL 35 11 34 23 13

Untuk mendapat kan dua baris judul tabel anda dapat melakukan :Blok kolom kolom K5,L5,M5,N5,O5,P5, klik tombol mouse sebelah kanan, akan muncul tampilan pilihan, pilih format cell, pilih alignment, pilih Top, lalu pilih Wrap.

Setelah tabel ini terbuat, anda mengklik kolom A1, kolom ini akan di validasi untuk memudahkan pemanggilan kembali data yang telah dibuat di kolom K5 (anda dapat membayangkan data jemaat yang cukup panjang misalnya melebihi 100 jemaat yang ada pada data anda dan anda hanya ingin mengetahui dua atau tiga data jemaat saja pada saat tertentu secara cepat).Buat kolom A1 ini berwarna kuning dengan mengklik tanda pilihan warna, yaitu gambar kaleng cat yang miring, pilih warna kuning, pilih kwas, lalu klik di kolom A1.Dengan cursor tetap di kolom A1, klik Data, pilih Sort, blok tabel yang telah anda buat , pilih Ascending, terakhir plih OK.Untuk memvalidasi tabel ini anda klik kembali Data, lalu pilih Validation, akan tampil di layar monitor jendela Data Validation, pilih setting, klik tanda panah pada Allow: pilih List.Pilih pada Source, dengan mengklik tanda kotak sebelah kanan, blok tabel yang tadi, lalu klik kembali tanda kotak sebelah kanan tadi.Sekarang anda pilih Input Message, isi di kolom Input Message Nama Keluarga, sekarang anda tinggal klik OK.

Capacity Building Training 03 November 2004 – 17 Desember 2004 1

Sekarang anda lihat tanda panah disebelah kanan kolom A1 ini berarti kolom A1 sudah tervalidasi. Seandainya anda klik tanda panah tersebut akan keluar tampilan pilihan dari Nama keluarga yang dapat anda pilih.

CARA MENGAKTIFKAN VLOOKUP

Buat tabel baru di kolom C5 D5 E5 F5 G5 H5, blok, klik tombol mouse sebelah kanan, akan muncul tampilan pilihan, pilih format cell, pilih alignment, pilih Top, lalu pilih Wrap. dengan judul yang sama dengan tabel K L M N O P ,Table inC5 s/d H12 ini anda kosongkan saja.

Klik Cursor anda pada kolom D6, klik, function fx, pilih All, VLOOKUP. Akan tampil pilihan LookUp Value, klik A1, Klik Table array blok table K5 S/D P11 yang anda buat, pada Col_index_num, anda isikan 2 tekan OK.Sekarang anda lihat kolom D6, tediri dari formula =VLOOKUP (A1;K5:P12) taruh cursor anda diantara A1, K5,P12, lalu pijit lalu pijit masing masing dengan tombol F4 Formula akan menjadi VLOOKUP($A$1;$K$5;$P$12,2).

Sekarang copy kolom D6 ke H6 dengan cara klik D6 tarik ke H6.

Klik Kolom E6, kembali ke formula, rubah angka 2, dengan angka 3, Kolom F6, rubah angka 2 menjadi 4, Kolom G6 angka 2 menjadi 5, Kolom H6 angka 2 menjadi 5.

Sekarang jika anda mengklik kolom A1, lalu pilih salah satu nama keluarga, akan tampil di tabel CDEFGH, angka angka yang sama dengan tabel KLMNOP.

Program VLOOKUP ini dapat anda pergunakan untuk secara mudah mendeteksi/memanggil kembali data data jemaat yang anda perlukan saja tanpa harus menampilkan seluruh daftar secara cepat.

PS: seandainya anda tidak menginginkan tanda #NB tercetak pada kolom kolom kosong CDEFGH tercetak, maka anda dapat menggunakan formula : tauh cursor anda pada kolom /Cell A1.=IF($A$1=””,””,VLOOKUP($A$1;$K$5:$P$12,2))

TAMPILAN GRAFIK

Sekarang seandainya anda ingin menampilkan grafik dari data jemaat in anda , anda dapat mengklik tanda grafik yang berada pada daftar menu anda, akan tampil di layar monitor anda tampilan windows Chart Wizard-Step 1 of 4-Chart type.

Capacity Building Training 03 November 2004 – 17 Desember 2004 2

Pilihan bentuk grafik anda bisa pilih sendiri sesuia keinginan, misalnya anda akan memilih Column, lalu pilih chart sub-type ke 2, klik next, akan keluar pertanyaan Data Range, klik tanda segi empat disebelah kanan, blok data yang kan anda tampilkan, klik next, untuk Title dapat anda isikan sesuai kebutuhan, klik Next, terakhir klik finish.Grafik anda akan tampil !!

CARA MEMBUAT MACRO UNTUK PRINT GRAFIK

Macro adalah suatu system dalam program excel yang dapat digunakan untuk mempersingkat langkah langkah suatu perintah dalam Excel misalnya perintah Print atau perintah tampilan suatu data.Untuk membuat perintah Macro, misalnya tampilkan grafik dari data Jemaat yang anda buat hanya dengan mengklik satu tombol saja. Anda dapat mengikuti langkah langkah sebagai berikut :Klik dengan tombol mouse anda sebelah kanan di area Daftar Menu (diatas), akan keluar tampilan pilihan, pilih form, akan keluar lagi “ tampilan pilihan” pilih button(dgn form persegi) , klik button tersebut lalu klik di salah satu kolom yang kosong akan keluar tanda salib, jika anda menarik tanda ini maka akan terbentuk suatu kotak yang besarnya tergantung dari keinginan anda.Akan tampil tampilan Macro Assign, klik OK. Klik dengan tombol mouse sebelah kanan pada kolom button tadi, keluar tampilan pilihan pilih edit, ganti nama button 1 dengan Grafik.Tombol GRAFIK anda sudah terbentuk tapi belum terisi oleh perintah.Sekarang anda harus memasukan perintah kepada makro dimana kalau anda memijit tombol tersebut, computer akan langsung menampilkan grafik anda. Klik Tools, pilih Macro, pilih Record New Macro, akan keluar tanda persegi kecil atau tanda salib pada cursor anda dimana langkah langkah perintah anda akan direkam.Akan tampil Jendela windows Assign Macro, isi macro name misalnya TampilkanGrafik, dalam pengisian nama Macro anda tidak boleh menggunakan spasi, klik OKSekarang langkah anda akan direkan : Blok pada tabel C5 s/d H6, klik tanda Grafik pada daftar menu, Sekarang seandainya anda ingin menampilkan grafik dari data jemaat in anda , anda dapat mengklik tanda grafik yang berada pada daftar menu anda, akan tampil di layar monitor anda tampilan windows Chart Wizard-Step 1 of 4-Chart type.

Pilihan bentuk grafik anda bisa pilih sendiri sesuia keinginan, misalnya anda akan memilih Column, lalu pilih chart sub-type ke 2, klik next, akan keluar pertanyaan Data Range, klik tanda segi empat disebelah kanan, blok data yang kan anda tampilkan, klik next, untuk Title dapat anda isikan sesuai kebutuhan, klik Next, terakhir klik finish.Grafik anda akan tampil.

Capacity Building Training 03 November 2004 – 17 Desember 2004 3

Sekarang anda klik kembali Tools, Macro, stop recording. Sekarang langkah langkah anda sudah terekam. Anda klik dengan tombol mouse sebelah kanan anda pada tombol Grafik yang sudah anda tadi buat, pilih assign Macro. Sekarang anda akan mencoba tombol macro anda, pertama tama hilangkan grafik yang tadi tampil saat pembuatan Macro. Anda klik tombol Grafik, maka secara automatis Grafik akan muncul.Seadainya anda mengganti nama Jemaat melalui pilihan A1 yang sudah di Validasi tadi, dan anda mengklik tombol Grafik, maka Grafik dari data Jemaat pilihan anda akan muncul secara automatis.

Selamat Mencoba!!!!!

Capacity Building Training 03 November 2004 – 17 Desember 2004 4