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CARATULA
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA
EMPRESA “CLANMAK CÍA. LTDA."AL ÁREA DE
CONTABILIDAD, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO
DE QUITO
AUTORA:
ELBA DANIELA ANAGUMBLA CABRERA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR
ING. WILSON NAVARRO
QUITO, JUNIO 2015
ii
Anagumbla Cabrera, Elba Daniela (2015) Diseño de un sistema
de control interno a la empresa “Clanmak Cía. Ltda."al Área de
Contabilidad, ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito.
Trabajo de investigación para optar por el grado de Ingeniera
en Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada.
Facultad de Ciencias Administrativas. UCE. 124 p.
iii
DEDICATORIA
A Dios por haberme dado toda la sabiduría suficiente y las fuerzas necesarias para seguir adelante y
no desfallecer; por permitirme culminar con una etapa más en mi vida y por haberme puesto en el
camino a personas que fueron mi apoyo incondicional.
Con toda mi gratitud a mi madre Delfa que gracias a todo su apoyo, amor y confianza, esta meta
fue posible porque ella ha sabido siempre estar conmigo guiándome por buen camino y siendo más
que mi madre mi amiga incondicionalmente que nunca me dejó de caer por más adversidades que
se presentaron.
A mi padre Flavio y a mi hermanita Marjorie que siempre están ahí en el momento indicado
alegrando mi vida.
Con todo mi amor a mi esposo Andrés, que él ilumino mi vida llenándola de felicidad y amor;
porque es un pilar muy importante que siempre está junto a mí en las buenas y en las malas y por
regalarme la dicha más grande de mi vida ser mama del pequeño fruto de nuestro amor, nuestra hija
Danna mi inspiración y mi dicha más grande es poder tenerte junto a mí; porque son el motor de mi
vida y mi razón de ser. Los amo y siempre progresare por ustedes.
A mis amigos que fueron una parte esencial en esta vida universitaria y que siempre los llevare en
mi corazón porque cada uno dejo una pequeña huellita.
Daniela Anagumbla
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios, y a la Virgen del Quinche que me supieron dar la sabiduría necesaria para poder
culminar este camino universitario que me trajo muchas enseñanzas.
A mí querida Universidad Central del Ecuador, por ser como mi segundo hogar donde adquirí
muchos conocimientos y experiencias que me servirán en mi vida profesional y personal.
A todos mis profesores que me impartieron sus conocimientos con gusto y esmero y siempre
supieron dar un valor agregado al conocimiento impartido en especial a mi tutor el Ing. Wilson
Navarro que me apoyo cuando más lo necesite y me impartió sabios conocimientos y me enseño a
ser una gran alumna y profesional.
A mi querido esposo que llego justo en el momento indicado para formarnos como un solo ser
profesional, adquiriendo y compartiendo conocimientos y logros.
Y a todos mis amigos y personas que estuvieron en mi camino dándome sabias palabras de aliento
y fuerzas para seguir con mi gran sueño.
Para cada uno muchas gracias por el apoyo incondicional y sus palabras de aliente que Dios les
pague el doble.
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Elba Daniela Anagumbla Cabrera en mi calidad de autor del trabajo de investigación realizado
sobre el diseño de un sistema de control interno a la empresa “CLANMAK CÍA. LTDA." al Área
de Contabilidad, ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito, por la presente autorizo a la
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR a hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.
Los derechos a que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8,19 y demás
pertinentes a la Ley de Propiedad Intelectual y su reglamento.
Quito, a 14 de mayo de 2015
Elba Daniela Anagumbla Cabrera
CC: 0302569959
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
vii
CARTA DE AUTORIZACION DE LA EMPRESA
viii
CONTENIDO
CARATULA ...................................................................................................................................... i
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA ACTUARIA INTELECTUAL ............................................................... v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................. vi
CARTA DE AUTORIZACION DE LA EMPRESA ....................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................ xii
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiv
ABSTRACT ..................................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 3
1. GENERALIDADES INSTITUCIONALES .............................................................................. 3
1.1. Antecedentes de CLANMAK Cía. Ltda. ................................................................................ 3
1.2. Marco Legal ........................................................................................................................... 6
1.3. Misión .................................................................................................................................... 6
1.4. Visión ..................................................................................................................................... 7
1.5. Objetivos Institucionales ........................................................................................................ 7
1.6. Principios y Valores ............................................................................................................... 8
1.7. Organigrama de la empresa .................................................................................................. 11
1.7.1. Organigrama Estructural .................................................................................................. 11
1.7.2. Organigrama del Personal ................................................................................................ 12
1.8. Matriz Análisis FODA ......................................................................................................... 12
1.8.1. Análisis Interno ................................................................................................................ 13
1.8.2. Análisis Externo ............................................................................................................... 14
1.8.3. Matriz FODA de Clanmak Cía. Ltda. .............................................................................. 15
1.9. Análisis de la Situación Actual de la Compañía .................................................................. 16
ix
1.9.1. Clientes ............................................................................................................................. 16
1.9.2. Proveedores ...................................................................................................................... 17
1.9.3. Competencia ..................................................................................................................... 17
1.9.4. Factor Político .................................................................................................................. 18
1.9.5. Factor Económico ............................................................................................................ 19
1.9.6. Factor Social ..................................................................................................................... 19
1.9.7. Factor Tecnológico ........................................................................................................... 20
1.10. Descripción de Cargos, funciones y responsabilidades .................................................... 20
1.10.1. Presidente ......................................................................................................................... 21
1.10.2. Gerente General................................................................................................................ 21
1.10.3. Gerente Financiero ........................................................................................................... 22
1.10.4. Contador General ............................................................................................................. 22
1.10.5. Gerente Técnico ............................................................................................................... 22
1.10.6. Técnico de Operaciones ................................................................................................... 23
1.10.7. Oficial de Cumplimiento. ................................................................................................. 23
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 25
2. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DEL CONTROL INTERNO ................................................ 25
2.1. Definición de Control Interno .............................................................................................. 25
2.2. Objetivos del control interno ................................................................................................ 26
2.3. Importancia del Control Interno ........................................................................................... 28
2.4. Estructura del Control Interno .............................................................................................. 28
2.5. Elementos del Control Interno ............................................................................................. 28
2.6. Ventajas y Desventajas del Control Interno ......................................................................... 29
2.6.1. Ventajas ............................................................................................................................ 29
2.6.2. Desventajas ...................................................................................................................... 29
2.7. Responsabilidad del Control Interno .................................................................................... 30
2.8. Características del Control Interno ....................................................................................... 30
2.8.1. Oportuno .......................................................................................................................... 30
2.8.2. Cuantificable .................................................................................................................... 30
x
2.8.3. Calificable ........................................................................................................................ 31
2.8.4. Confiable .......................................................................................................................... 31
2.8.5. Estándares y normas de evaluación .................................................................................. 31
2.9. Clasificación del Control Interno ......................................................................................... 31
2.9.1. Por su Función .................................................................................................................. 32
2.9.2. Por la Acción .................................................................................................................... 33
2.9.3. Por la Ubicación ............................................................................................................... 33
2.10. Métodos de Evaluación de Control Interno ...................................................................... 35
2.10.1. Método Descriptivo o de Memorándum .......................................................................... 35
2.10.2. Método Gráfico o Flujograma .......................................................................................... 36
2.10.3. Método de Cuestionario ................................................................................................... 40
2.11. Técnicas de Evaluación del Control Interno .................................................................... 41
2.11.1. Técnicas de Verificación Ocular ...................................................................................... 41
2.11.2. Técnicas de Verificación Verbal ...................................................................................... 42
2.11.3. Técnicas de Verificación Escrita ...................................................................................... 42
2.11.4. Técnicas de Verificación Documental ............................................................................. 42
2.11.5. Técnicas De Verificación Física....................................................................................... 42
2.12. RIESGOS DE CONTROL ............................................................................................... 43
2.12.1. Riesgo ............................................................................................................................... 43
2.12.2. Características del Riesgo ................................................................................................ 44
2.12.3. Categoría de los riesgos .................................................................................................... 44
2.13. COSO I ............................................................................................................................. 46
2.13.1. Conceptos Fundamentales del Marco COSO ................................................................... 47
2.13.2. Definición de los objetivos de control interno ................................................................. 47
2.13.3. Componentes del COSO .................................................................................................. 47
2.14. Coso II-ERM .................................................................................................................... 50
2.15. COSO III .......................................................................................................................... 55
2.16. Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL) ...................................... 57
2.17. Control de los Recursos y los Riesgos en el Ecuador (CORRE) .................................... 59
xi
2.17.1. Ambiente interno de control ............................................................................................. 60
2.17.2. Establecimiento de Objetivos ........................................................................................... 61
2.17.3. Identificación de eventos .................................................................................................. 61
2.17.4. Evaluación de los Riesgos ................................................................................................ 62
2.17.5. Respuesta a los riesgos ..................................................................................................... 63
2.17.6. Actividades de control ...................................................................................................... 63
2.17.7. Información y comunicación ............................................................................................ 64
2.17.8. Supervisión y monitoreo .................................................................................................. 65
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 67
3. DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA COMPAÑÍA CLANMAK
CÍA. LTDA. AL AREA DE CONTABILIDAD................................................................................ 67
3.1. Evaluación de control interno de la Compañía Clanmak Cía. Ltda. al Área de Contabilidad
67
3.2. Esquema del diseño del Sistema de Control Interno ............................................................ 85
3.3. Propuesta del Diseño de un Sistema de Control a la Compañía Clanmak Cía. Ltda. .......... 87
3.3.1. Procedimientos de Control para registrar ingresos y egresos ........................................... 87
3.3.2. Procedimientos de Control para Activos Fijos ................................................................. 91
3.3.3. Procedimientos de Control para la Presentación de Estados Financieros. ....................... 95
3.3.4. Procedimientos de Control para efectuar pago a proveedores (egresos) .......................... 98
3.3.5. Procedimientos de Control ............................................................................................. 102
CAPÍTULO IV ............................................................................................................................... 105
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 105
4.1. Conclusiones ...................................................................................................................... 105
4.2. Recomendaciones ............................................................................................................... 106
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 108
xii
LISTA DE TABLAS
Tabla N° 1.1 Socios Fundadores .................................................................................................. 3
Tabla N° 1.2 Matriz FODA ....................................................................................................... 15
Tabla N° 2.1 Calificación de la Confianza y Riesgo ................................................................. 46
Tabla N° 2.2 Elementos clave de cada componente. ................................................................. 51
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura No. 1.1. Logo de la Compañía, ............................................................................................... 5
Figura N° 1.2 Organigrama Estructural, .......................................................................................... 11
Figura N° 1.3 Organigrama del Personal, ........................................................................................ 12
Figura N° 1.4 Análisis FODA .......................................................................................................... 13
Figura N° 1.5 FODA ........................................................................................................................ 14
Figura N° 2.1 Componentes del COSO ........................................................................................... 48
Figura N° 2.2 Componentes del COSO II ........................................................................................ 50
Figura No. 2.2.Relacion entre COSO I – COSO II, ......................................................................... 55
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA EMPRESA “CLANMAK CÍA.
LTDA."AL ÁREA DE CONTABILIDAD, UBICADA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO
La presente investigación tiene como objetivo principal diseñar un sistema de control interno
dirigido al área de contabilidad de la Compañía “Clanmak Cía. Ltda."; basado en el modelo COSO
II, el cual será de mucha utilidad para esta Compañía que pertenece al sector de la construcción,
mediante esta estructura de control pueda establecer las correcciones necesarias de todas las
falencias encontradas en las transacciones, registros y resultados de los estados financieros que
están impidiendo el logro integral de sus objetivos.
El propósito de este trabajo es presentar un sistema de control que sea confiable y eficaz, en todas
las operaciones realizadas por la compañía; es por ello que el diseño está basado en enfoque del
COSO II, su estructura abarca aspectos generales de la Compañía y permite garantizar un control
de manera razonable que contribuya al logro de sus metas.
La propuesta de diseño de control será de gran ayuda a la Compañía para que pueda mitigar cada
uno de los riesgos, con el objeto de corregirlos para evitar una mala toma de decisiones del
gobierno interno, la aplicación de estos controles permitirán a la compañía llevar un adecuado y
confiable manejo de su parte contable el cual es muy esencial para su desarrollo.
PALABRAS CLAVE:
CONTROL INTERNO
COSO
CONTABILIDAD
CONSTRUCCIÓN
RIESGO
PROCESO
xv
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
En el Ecuador existen leyes y normas del sector público que enmarcan la existencia de un Sistema
de Control en las Compañías, estas normas contribuyen a la oportuna gestión de control interno en
todos los procesos administrativos llevados a cabo en una Compañía Constructora como son:
planeación, organización, ejecución y control de las mismas; estos son los elementos que soportan
y fundamentan el Sistema de Gestión de Calidad, en la búsqueda de fijar algunas pautas de carácter
administrativo que permita hacerlo más eficiente.
Es sustancial indicar la importancia que tiene la industria de la construcción en el Ecuador,
actualmente se ha considerado a la construcción como la columna vertebral de nuestro país.
Es por ello que en la presente investigación se propone el diseño de un sistema de control interno a
la Compañía CLANMAK. CÍA. LTDA., para poder fortalecer y mejorar las falencias y debilidades
encontradas en el cumplimiento de los procesos internos ejecutados en el área de contabilidad, los
cuales impiden el adecuado desarrollo de los procesos contables y afectan a la correcta toma de
decisiones.
Este estudio de control interno para la compañía CLANMAK CÍA LTDA. , lleva conceptos
básicos, métodos y técnicas para evaluar con sus componentes al área de contabilidad donde se
detecten debilidades aplicando la técnica de investigación basado en el método coso II, para el
crecimiento de la Compañía.
El presente trabajo consta de cuatro capítulos, en el capítulo I, se establece un conocimiento
general de la Compañía como son sus antecedentes, marco legal, visión, misión, principios y
valores, organigramas; es decir, se forma una idea global y precisa del conocimiento del negocio.
En el capítulo II, se establece la dimensión teórica de la investigación que permite que la misma
cuente con un sustento sólido desde el punto de vista académico; se explica todo lo referente al
Control Interno que se utiliza a lo largo del estudio, componentes y elementos fundamentales,
como son: COSO I, COSO II, COSO III, Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano
(MICIL) y el sistema de Control de los Recursos y los Riesgos en el Ecuador (CORRE).
En el capítulo III se presenta el Diseño del Sistema de Control Interno mediante El Método Coso II
en la Compañía Clanmak Cía. Ltda., se muestran aquí de forma detallada los elementos
constituyentes fundamentales para dicho sistema, iniciando por el establecimiento de los objetivos
generales y específicos del sistema, la diagramación general de los procesos de control interno de la
2
Compañía y la propuesta de los componentes que conforma el COSO II, dando como resultado un
control adecuado y garantizado que contribuirá al logro de sus metas.
En el capítulo IV se finaliza con el establecimiento de las conclusiones y recomendaciones más
importantes en los procesos contables necesarios para el logro de los objetivos de la compañía.
3
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES INSTITUCIONALES
1.1. Antecedentes de CLANMAK Cía. Ltda.
CLANMAK Cía. Ltda. Es una compañía de responsabilidad limitada la cual fue legalmente
constituida mediante escritura pública el 21 de Julio del año 2009, por tres (3) socios de manera
libre y voluntariamente; con un capital social de cuatrocientos dólares de los Estados Unidos de
América ($ 400,00), dividida en cuatrocientas participaciones de un dólar ($ 1,00) cada una.
Tabla N° 1.1 Socios Fundadores
Capital Suscrito de la Compañía (USD $) 400
N° Identificación Nombre Capital Social $ N° Participación %
1 171312207-3 Karla Batallas 140,00 140,00 35%
2 170440883-8 Antonio Batallas 100,00 100,00 25%
3 171312206-5 Marcelo Batallas 160,00 160,00 40%
Total en $ 400,00 400,00 100%
Nota: Listado de aportación de los socios fundadores, En: Clanmak Cía. Ltda., 2009.
La responsabilidad que posee cada socio se limitará al valor de sus participaciones establecidas en
el contrato social, las mismas que pueden ser transferidas a terceros u otros con el consentimiento
unánime de los socios.
CLANMAK Cía. Ltda. Fue constituida en el Distrito Metropolitano de Quito, dedicándose
básicamente a la industria de la construcción de proyectos de ingeniería civil satisfaciendo así las
necesidades de infraestructura, planificación, supervisión y fiscalización que tiene el sector público,
privado urbano y rural.
La empresa se dedica a la venta de servicios de construcción, su mayor parte de ventas lo hace
hacia el sector público, para empezar a trabajar concursan, a través del portal de compras públicas,
presentando ofertas económicas y técnicas, en forma física y virtual.
4
Después de la calificación realizada por el Servicio Nacional de Contratación Pública – SERCOP,
presentan los resultados de la mejor oferta presentada, es decir, la que cumple con todo lo
solicitado y tiene la mejor oferta económica. Se procede a la firma del contratado en la institución
que solicitó dicho concurso.
Cuando la empresa tiene clara todas las cláusulas del contrato, entonces empieza con el trabajo, se
recibe un anticipo económico, que está destinado específicamente para la compra de materiales y
todos los costos necesarios para el inicio de la ejecución de obra. El pago se lo recibe a través de la
presentación de planillas de avance de obra.
Al terminar el primer mes de trabajo, se presentará la primera planilla de avance de obra, donde se
detalla todo el trabajo realizado, en dicha planilla se adjunta la factura que será cancelada posterior
a la presentación, revisión y aprobación de la planilla.
Las ventas siempre se las realiza a plazo, no siempre será el mismo, por ejemplo un mes puede ser
plazo de 30 días para la cancelación de la planilla y para el siguiente un plazo de 60 días, se basa en
las reglas de la institución que le contrató.
Se contabiliza al momento que se recibe la factura, pero no siempre se cancela en el mismo
momento. Se realizan las respectivas retenciones.
Se recibe la factura y la retención, se registra el asiento contable, el libro mayor, y posteriormente
se lo registra en el anexo transaccional simplificado para la presentación de la declaración mensual
del Impuesto al Valor Agregado.
También se hace el registro respectivo de las facturas de ventas emitidas, donde consta el número
de factura, la fecha, el cliente, el subtotal, el valor de IVA y los valores retenidos.
Por la amplia acogida y el prestigio obtenido CLANMAK Cía. Ltda., fomentará y desarrollará el
turismo nacional e internacional por medio de la creación y administración de agencias de viajes,
hoteles y hosterías.
Las oficinas de la compañía se encuentran ubicadas en la Calle General Ramírez Dávalos y
Ulpiano Páez, Edificio Eiffel Center, Piso 3, Oficina N° 304.
Los principales proyectos que realiza la compañía son la construcción de puentes, carreteras
alcantarillados, edificaciones y también el asesoramiento profesional y técnico en dichas tareas de
5
construcción que abarcan cálculos estructurales y estudios técnicos; los cuales se desarrollan
conforme a la Normativa Ecuatoriana de Construcción establecida por la Cámara de la Industria de
la Construcción.
La compañía brinda un servicio especializado de calidad y profesionalismo con excelencia ya que
cuenta con el personal idóneo comprometido con su trabajo, el cual está conformado por un equipo
de siete personas fijas y un equipo de personal eventual que se contratan dependiendo la duración y
estructura del proyecto.
El nombre de la Compañía está definido como CLANMAK, porque este representa las iniciales de
los nombres de los integrantes de la familia del gerente de la siguiente manera:
CL: CLARA
AN: ANDRÉS
MA: MARCELO
K: KARLA
Entonces se puede evidenciar la razón del nombre de la empresa y a continuación se presenta el
logo.
Figura No. 1.1. Logo de la Compañía,
En: Clanmak Cía. Ltda., 2015
6
1.2. Marco Legal
Las actividades administrativas y financieras de la compañía, esta normada y regulada, por el
siguiente marco legal:
Constitución Política de, la República del Ecuador.
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno y su reglamento de aplicación.
Código de Trabajo.
Ley de Seguro Social
Ley de Seguridad Industrial
Norma Ecuatoriana de la Construcción
1.3. Misión
Concepto:
La misión es un elemento muy importante dentro de la Compañía porque representa la razón de la
existencia en la sociedad, definiendo claramente que rol pretende cumplir dentro del entorno y que
segmento de mercado abarcará con sus servicios.
La misión es creada con el ahora de la Compañía, por parte del gobierno interno, definiendo
claramente cuál es su objetivo común como empresa apoyándose con sus colaboradores para lograr
el objetivo de la esencia de la Compañía.
7
“CLANMAK Cía. Ltda. Es una compañía que nace del fruto de la iniciativa de profesionales con
necesidad de obtener utilidades de alto nivel profesional, brindando servicios especializados en lo
que se refiere al campo de la Construcción Civil y demás actividades afines.”
1.4. Visión
Concepto:
La visión muestra con certeza hacia donde se dirige la Compañía a largo plazo considerando todos
los factores que la rodea.
La visión en un enfoque a futuro de a donde quiere estar la Compañía y esto lo lograra con la suma
del cumplimiento de sus objetivos a corto plazo por parte de sus colaboradores hasta poder llegar a
la visión programada.
“CLANMAK Cía. Ltda. En 5 años será unas de las constructoras más reconocidas de la ciudad de
Quito, en proyectos y obras grandes presentadas a través de las Instituciones Públicas. Para
posteriormente realizar otro tipo de actividades como el turismo y alquiler de maquinaria pesada.”
1.5. Objetivos Institucionales
Un objetivo institucional es una situación deseada por la Compañía definidos de acuerdo a sus
ideales dentro de la sociedad y estos pueden ser modificados y cambiados a medida que dichos
objetivos se convierten en una realidad y contribuyen al logro de la meta deseada.
8
El principal objetivo de CLANMAK Cía. Ltda., es lograr la satisfacción total de sus clientes en el
menor tiempo posible de ejecución de las obras, convirtiendo sus necesidades en soluciones
eficaces y brindando calidad en el servicio.
Además posee objetivos específicos para el cumplimiento y logro total de su objetivo principal y
son:
Incrementar el contrato de proyectos.
Contratar obras propias con el sector privado.
Realizar fiscalizaciones en grandes proyectos.
Construir mayo cantidad de viviendas de varios tipos.
Presentar mejores ofertas económicas en el Sector Público.
1.6. Principios y Valores
“Los principios son el conjunto de valores, creencias, normas, que orientan y regulan la vida de la
organización.
Son el soporte de la visión, la misión, la estrategia y los objetivos estratégicos. Estos principios se
manifiestan y se hacen realidad en nuestra cultura, en nuestra forma de ser, pensar y conducirnos.”
(Acción Democracia, 2006)
Los valores son un pilar muy importante dentro de una organización, porque son grandes fuerzas
promotoras de como realizan el trabajo, evitan conflictos entre el personal y contribuyen al máximo
cumplimiento de las metas establecidas.
Los principios de CLANMAK acoplan la razón de ser de la Compañía con la forma que esta
desempeña su función con la sociedad integrando valores que se convierten en prácticas
empresariales a la hora de tomar decisiones.
Los principios que posee la Compañía son:
Promover la mejora de la eficiencia operativa y la disciplina en la gestión de gastos.
Mantener como referencias continuas la satisfacción del cliente y la orientación de
resultados para la toma de decisiones.
9
Fomentar el perfeccionamiento de los sistemas tecnológicos para apoyar a los
procesos de gestión.
Impulsar el desarrollo profesional de los trabajadores mediante la gestión del
conocimiento, promoviendo el compromiso y responsabilidad social.
Ofrecer a los clientes servicios competitivos y de calidad.
Los valores corporativos que contribuyen en las actividades de CLANMAK son:
Respeto
En CLANMAK cada una de las acciones desarrolladas y relaciones establecidas
con sus clientes, proveedores y personas que hacen parte de la empresa están
marcadas por una actitud de respeto hacia la persona, el equipo de trabajo, el medio
ambiente, las normas de prevención de riesgos laborales y cumplimiento legal de
todas sus actividades.
Este valor se evidencia en el contacto humano directo que se mantiene desde la
gerencia hacia cada una de las partes que se relacionan con la organización,
generando un ambiente de confianza mutua.
Calidad
El objetivo empresarial de CLANMAK Cía. Ltda., está orientado a mejorar sus
procesos, suministrando al cliente un servicio idóneo.
Servicio
En CLANMAK Cía. Ltda., se encuentra la cultura del buen trato y servicio que
desde la gerencia se ha fomentado para con sus clientes y proveedores, la cual es
compartida por todas las personas que integran la empresa.
Estimula la mejora continua en la prestación del servicio, con una política
empresarial caracterizada por el esfuerzo dedicado a conseguir la satisfacción de
los clientes, anticipando sus necesidades y siendo receptivos a sus observaciones,
quejas y reclamos.
10
Transparencia
Es la honestidad que inspira credibilidad, en las acciones e interrelaciones con el
público, autoridades, accionistas y colaboradores.
Profesionalismo
Es el conocimiento y capacidad para desempeñar y entregar la oferta de calidad en
los servicios.
Responsabilidad
Es el compromiso y dedicación para cumplir los deberes y funciones encargadas
como ciudadanos y colaboradores.
Confidencialidad
Es el manejo prudente y reservado de la información no pública de la empresa
como resultado de sus operaciones.
Integridad
Es la rectitud y coherencia que deben guardar los actos de cada trabajador frente a
los principios de ética y moral.
11
1.7. Organigrama de la empresa
El organigrama representa una imagen gráfica de cómo está representada la Compañía en toda su
forma, definiendo niveles jerárquicos y la relación que existe entre ellos; además es de fácil
comprensión para cualquier usuario que no sea parte de la Compañía.
En una empresa existen varios organigramas que se pueden aplicar de acuerdo a la necesidad que
tengan; en la presenta investigación utilizaremos el organigrama estructural y el de personal.
1.7.1. Organigrama Estructural
Concepto
“Representa el esquema básico lo cual permite conocer de una manera objetiva sus partes
integrantes, es decir, sus unidades administrativas y la relación de dependencia que existe entre
ellas.” (Vásquez V. H., 2007)
Este tipo de organigrama permite conocer como está integrada la Compañía y las relaciones que
existen entre cada uno de ellos.
A continuación se presenta el organigrama estructural de la empresa Clanmak Cía Ltda.
Figura N° 1.2 Organigrama Estructural,
En: Clanmak Cía. Ltda., 2015
Presidente
Gerente General
Gerente Técnico Gerente Financiero
Oficial de Cumplimiento
Técnico de Operaciones Contador General
12
1.7.2. Organigrama del Personal
El organigrama del personal es la representación gráfica de cada uno de los lugares de trabajo con
su respectivo nombre de los delegados que ocupan dando a conocer los puestos actuales y también
se puede visualizar el número de plazas existentes. (Jaya, 2015)
En la Compañía Clanmak Cía. Ltda., se encuentra definido de la siguiente manera el organigrama
de personal:
Figura N° 1.3 Organigrama del Personal,
En: Clanmak Cía. Ltda., 2015
1.8. Matriz Análisis FODA
La Matriz FODA es una herramienta muy útil para las todas las Compañías, porque mediante el
análisis de esta les ayuda a examinar todo el entorno de la misma tanto interna como externamente;
y poder establecer las acciones correctivas para el mejoramiento de sus procesos.
Presidente
Ing. Karla Batallas
Gerente General
Sr. Andres Batallas
Gerente Técnico
Ing. Marcelo Batallas Gerente Financiero
Ing. Antonio Batallas
Oficial de Cumplimiento
Ing. Evelyn Sanz
Técnico de Operaciones
Ing. Raquel Bedoya
Contador General
Dra. Alexandra Suárez
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Figura N° 1.4 Análisis FODA
Por: Juan Eduardo Flores, 2015
1.8.1. Análisis Interno
Dentro de los factores internos se puede analizar las Fortalezas y Debilidades claves que se
encuentran dentro de la Compañía y bajo el control de la misma; para poder realizar una
autoevaluación e identificar puntualmente los puntos fuertes y débiles de la Compañía.
FORTALEZAS:
Se llama fortaleza a todas las capacidades, conocimientos y recursos con los que
cuenta una empresa y que por medio de ellos tiene ventajas muy competitivas con
todo su mercado similar.
DEBILIDADES:
Son todas aquellas situaciones que obstaculizan el cumplimiento de los objetivos; es
decir son todos los aspectos negativos que posee la empresa y que por los mismos se
encuentra en desventaja con la competencia.
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1.8.2. Análisis Externo
Dentro de los factores externos tenemos un sin número de elementos, que de manera directa o
indirecta pueden afectar a la Compañía en el logro de sus objetivos.
Además estos factores son incontrolables para la misma ya que se encuentran dentro del entorno y
lo único que se puede hacer es adaptarse a ellas.
OPORTUNIDADES:
Son factores fortuitos que se pueden ocasionar dentro del entorno y ser favorables
para la Compañía ya que pueden contribuir al logro de los objetivos de la misma.
AMENAZAS:
Son factores de gran riesgo para la Compañía, los cuales aparecen repentinamente
dentro del entorno e influyen de manera negativa al logro de objetivos de la misma.
Figura N° 1.5 FODA
Por: Gary Hamel, 2010
15
1.8.3. Matriz FODA de Clanmak Cía. Ltda.
Tabla N° 1.2 Matriz FODA
Ayuda Objetivos Dificulta Objetivos
INT
ER
NA
S
FORTALEZAS DEBILIDADES
* Experiencia en el sector de la Construcción de todo
tipo de proyectos (Edificios, carreteras)
* No posee con un manual de control
interno
* Cuenta con el personal idóneo para la ejecución de
cada proyecto
* Carece de un manual de
procedimientos
* Posee un gran número de obras dentro del sector
Público
* Existe pocas estrategias de
supervisión en la ejecución de obras
* Se rige adecuadamente a todas las normas y
requerimientos requeridos en la construcción
* La Compañía no tiene segregación
de funciones en el departamento
contable
* Se realiza un análisis técnico para poder
seleccionar a los proveedores de los materiales que
sean de gran calidad y con un costo mínimo
* No cuenta con un presupuesto
anual aprobado
EX
TE
RN
AS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
* Mayor demanda en el sector de la construcción.
* Debido a las salvaguardias abra
posibles incrementos en los costos
de construcción
* Inversiones en construcción de escuelas, hospitales
* Trabas burocráticas para
habilitaciones urbanas y licencias de
construcción.
* El gobierno impulsará el sector inmobiliario
generando empleo * Situación económica mundial
* Propuestas gubernamentales con tasas bajas de
interés para préstamos del constructor y quienes
compran inmuebles
* Riesgos del ambiente
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1.9. Análisis de la Situación Actual de la Compañía
Luego de analizar la Matriz FODA, de la Compañía Clanmak Cía. Ltda. , se pudo identificar que la
misma posee un riesgo moderado el cual es el resultado de la ausencia de un manual de control
interno.
Esto afecta principalmente al resultado económico, porque no existen procesos bien definidos
dentro del departamento contable y todas las transacciones las realiza una sola persona dando lugar
a errores.
Debido a la carencia de un sistema de control interno es imposible realizar un control sobre estos
errores encontrados y aún más sobre otras actividades realizadas dentro de la Compañía y fuera de
ella porque no se tiene lineamentos sobre los cuales se pueda revisar los procesos.
1.9.1. Clientes
La experiencia lograda por los profesionales que conforman la Compañía CLANMAK en la
industria de la construcción ha permitido satisfacer las necesidades de sus clientes del sector
público y privado, siendo estos últimos el mercado objeto de la empresa.
De esta manera las condiciones de negocio se establecen tomando muy en cuenta las necesidades y
la calidad de sus clientes.
Sus trabajos de construcción los realiza especialmente al sector público y para ser contratados, se
basan en concursos a través de la presentación de ofertas en el portal de compras públicas del
SERCOP.
A continuación una lista de los principales clientes que posee la empresa:
1. Servicio de Contratación de Obras 42%
2. Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable 35%
3. Gobierno Municipal Descentralizado de Santo Domingo 25%
4. Gobierno Municipal Descentralizado de Cotopaxi 20%
5. Otros 10%
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1.9.2. Proveedores
Los diferentes proveedores de materiales de construcción, en su gran mayoría conocen desde hace
años la seriedad y el trabajo que se ha venido desempeñando en la Compañía CLANMAK y ponen
a su disposición todos los materiales y los servicios necesarios para cumplir con los proyectos de
construcción.
La Compañía dispone de crédito para la compra de los materiales indispensables para construir,
obteniendo facilidades de pago y plazos muy convenientes de acuerdo a l proveedor.
La relación de la empresa con sus proveedores es excelente, gozando de simpatía y respeto por
cada uno de ellos y viceversa.
Sus principales proveedores son:
1. Guillermo Pasquel Cia. Ltda. UNIFER
2. PROMAINCO
3. Comercial Kiwy S.A
4. Disensa
5. Mogro César
1.9.3. Competencia
En los últimos años, el mercado de la construcción ha sido el más competitivo y el más
incursionado por algunas empresas, debido a su enfoque específico, que es la construcción de
viviendas; la competencia que tiene la compañía no es muy grande, debido a que, el tipo de
construcción que realiza es diferente a la del resto.
La participación de la Industria de la Construcción en la sociedad de importancia es la siguiente:
1. CISTEC 43%
2. Burbano & Montalvo 27%
3. Proaño & Proaño 18%
4. Otras constructoras pequeñas 10%
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El desarrollo económico del país se halla estrechamente vinculado al desarrollo del sector de la
construcción, pues éste abarca distintos tipos de edificaciones (infraestructuras, viviendas,
comercios e inclusive las que realizan grupos informales en zonas periféricas de las ciudades), y se
caracteriza por sus fuertes encadenamientos.
Es cierto que CLANMAK también construye conjuntos residenciales, pero lo que la hace diferente
del resto es su línea de construcción de VIVIENDAS DE INTERÉS SOCIAL, estas son
especialmente para personas de nivel medio y bajo para quienes el acceder a una vivienda no sea
demasiado costoso.
Estas viviendas son construidas con los mejores materiales del mercado, y son viviendas a precios
accesibles, con todos los servicios básicos necesarios para vivir dignamente.
Adicionalmente estas viviendas son aún más fáciles de adquirirlas con la ayuda del Estado
Ecuatoriano, a través del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda (MIDUVI), pues este
organismo estatal ayuda a centenares de personas a obtener su vivienda propia, obsequiando una
cantidad específica de dinero, a esta ayuda estatal se la denomina BONO DE LA VIVIENDA, este
dinero no es entregado en efectivo a la persona beneficiada, sino por medio de una transferencia
bancaria del MIDUVI a la empresa constructora, para las personas que cumplan con todos los
requisitos establecidos por el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda.
1.9.4. Factor Político
Dentro de los factores externos que más afectan a la Compañía, es el factor político - legal; debido
al cambio de normas, reglamentos, leyes que directa e indirectamente juegan un papel importante
para el desarrollo de cualquier negocio
En el caso del sector de la construcción el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda dispuso la
aplicación obligatoria en todo el país de la Norma Ecuatoriana de la Construcción, NEC.
Esta norma representa un medio idóneo para mejorar la calidad de las edificaciones y lo mas
esencial proteger la vida de las personas.
Además de ello el presidente actual ha dado acceso a préstamos hipotecarios para vivienda de hasta
quince años plazo, es decir entre sus políticas principales están el que los ciudadanos tengan acceso
a una casa aunque es claro comprender que solo la población económicamente activa puede
acceder a estos.
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Sin embargo, las políticas sobre impuestos de este gobierno han encarecido la materia prima, lo que
obliga a elevar los precios de los servicios prestados a fin de compensar el alto costo de los
mismos, precio que finalmente se traslada al consumidor final.
En los últimos años, el crecimiento en el país se ha dado como resultado de la importante inversión
que se ha originado desde el sector público.
Esta inversión ha permitido buenos niveles de crecimiento en sectores como la construcción,
debido a los montos destinados a mejorar la infraestructura del país, así como el desarrollo de
viviendas, que se consiguió mediante un mayor financiamiento público de la cartera hipotecaria.
También se ha evidenciado el crecimiento de sectores como el suministro de servicios, la
administración pública y el comercio.
El buen momento de este último, así como de otras actividades, también se da como resultado del
aumento del consumo que en el caso de los hogares se generó por el incremento en los ingresos de
la población. (Karem, 2014)
1.9.5. Factor Económico
Todas las Compañías Constructoras han sido afectadas por los nuevos aranceles, debido a que ha
existido un incremento de los precios en los materiales de construcción como: clavos y alicates,
ventanas, puertas, papel tapiz, ladrillos; maquinaria pesada como palas mecánicas y excavadoras,
cerámicas planas de diferentes materiales y herramientas utilizadas en el trabajo de albañilería.
Los productos del sector constructivo tendrán una sobretasa desde el 5% hasta el 45% dependiendo
el material, sin embargo es importante recalcar que las salvaguardias se aplicarán a un total de
2.800 productos en general.
Estos aranceles tendrá una duración de 15 meses, tiempo en el que se realizarán evaluaciones
periódicas y luego de concluido el plazo se hará un cronograma de desgravación, según el
Ministerio de Comercio Exterior.
1.9.6. Factor Social
Este factor influye de manera importante en el establecimiento de pautas culturales propias de
nuestro país: creencias, actitudes y características demográficas.
20
La sociedad ecuatoriana tradicionalmente se mueve según una serie de necesidades que son
satisfechas por el mercado, como por ejemplo, la moda, lo que le ayuda a la empresa identificar
hacia dónde debe dirigir su esfuerzos y así no solo cumplir al consumidor sino también romper con
las costumbres y tabúes del esta sociedad en su forma de consumo.
En términos generales la empresa debe ir a la vanguardia de las necesidades del momento sin dejar
de lado todos los target a cual está dirigido, ya este puede ser conservador o radical.
1.9.7. Factor Tecnológico
Se debe considerar este factor, ya que en la actualidad el tema de la globalización cumple un papel
importante proyectando aún más lejos el producto y novedades de la Compañía, siendo esto
determinante para el crecimiento.
La capacidad de comercialización se fortalece por la participación de internet y por ende darse a
conocer en otros mercados.
Se considera que a medida que avanza la tecnología la Compañía se obligada a actualizarse y
seguir el ritmo que marca las nuevas tendencias tecnológicas.
En el momento es importante que los productos de la empresa estén presentes en el internet
marcando el mercado y ganando posicionamiento.
Además con la nueva norma vigente su aplicación inducirá al desarrollo tecnológico dentro de la
Compañía.
1.10. Descripción de Cargos, funciones y responsabilidades
En la actualidad, lo que quiere la compañía es reforzar y desarrollar aspectos primordiales para
continuar con su crecimiento que son: desarrollo organizativo, gestión de calidad, marketing.
Un elemento clave en la administración de las organizaciones es el establecimiento de las funciones
que debe cumplir cada trabajador dentro de la organización. Para que la organización pueda
llamarse de esta manera, debe contar con una estructura formal que permite establecer las
jerarquías y responsabilidades propias de cada cargo.
21
Se deben describir las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo, desarrollándolos a
partir de la estructura orgánica; lo que le permitirá normar las funciones garantizando el logro de
objetivos y metas de la empresa, para así determinar las funciones generales, específicas, la
autoridad, responsabilidad, de cada uno de los puestos en la organización.
Otra de las utilidades de establecer una descripción de los puestos y cargos consiste en que facilita
el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal existente,
permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del puesto a que han sido
asignados.
A continuación se presenta la descripción de funciones de los cargos que existen en la empresa
Clanmak Cía Ltda.
1.10.1. Presidente
Realiza las siguientes funciones:
Toma de decisiones de acuerdo a la información suministrada por la gerencia general
Autoriza pago a proveedores y otros
Preside reuniones con personal técnico
Preside reuniones con altos ejecutivos
Firma cheques
1.10.2. Gerente General
Realiza las siguientes funciones:
Analiza informes técnicos
Analiza informes contables-financieros
Analiza contratos varios
Revisa informes de ventas
Autoriza pago a proveedores y otros
Asesora a la presidencia en reuniones con personal técnico
Asesora a la presidencia en reuniones con altos ejecutivos
Firma cheques
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1.10.3. Gerente Financiero
Realiza las siguientes funciones:
Analiza informes contables-financieros
Revisa cartera de ventas
Atención a clientes para aprobación de créditos directos
Preside reuniones con socios de otras empresas
Aprobación de pagos varios
Reuniones con ejecutivos bancarios
1.10.4. Contador General
Realiza las siguientes funciones:
Revisión y organización de la información
Control de la información contable
Mayorización de comprobantes contables
Revisión y envío de Impuestos SRI por Internet
Envío de anexos por Internet (SRI.)
Elaboración balances
Análisis de balances
Supervisión al departamento contable
1.10.5. Gerente Técnico
Realiza las siguientes funciones:
Realiza reuniones periódicas con los empleados y equipos de trabajo ya sea en
conjunto o a través de discusión.
Asegura que su equipo se desenvuelva dentro de los lineamientos técnicos
establecidos por prestación o por generación conjunta de los procedimientos
operativos estándar.
Asigna a cada miembro del equipo tareas específicas y supervisa su funcionamiento.
Se reúne regularmente con sus directivos y les da informes mensuales y anuales, que
incluyen la actuación de su equipo, los presupuestos y el estatus del proyecto.
23
Proporciona a cada miembro del equipo un objetivo o meta a la cual vigilará el
progreso o estado en todo el año.
Promueve puestos vacantes de empleo, realiza entrevistas y contrata y despide a los
empleados.
1.10.6. Técnico de Operaciones
Realiza las siguientes funciones:
Elaborar un Plan de Trabajo Anual de las reparaciones y mantenciones de la obra.
Desarrollar y gestionar las acciones pertinentes para desarrollar el Plan Anual.
Cuantificar y calcular materiales de trabajo y mano de obra para la ejecución de los
trabajos de mantención y reparación.
Efectuar cotizaciones de materiales y/o contratación de servicios para la adjudicación
y ejecución de las obras encargadas a terceros.
Efectuar labores de Inspector Técnico de las obras contratadas a terceros, entre otras,
supervisar y controlar el cabal cumplimiento de los servicios contratados.
Elaboración de documentos de convocatoria Términos de Referencia Administrativa
para procesos de solicitud de presupuestos, considera además las especificaciones
técnicas, identificando por cada establecimiento las dependencias por separado.
Visitas periódicas para evaluar el funcionamiento de: Instalaciones eléctricas,
instalaciones sanitarias, instalaciones de gas, edificaciones y construcciones en
general. Control de plagas, mantención de ascensores.
Búsqueda y selección de nuevos contratistas, reuniones y visitas a empresas.
Dar atención a los requerimientos de urgencia que son solicitados directamente por
los gerentes.
1.10.7. Oficial de Cumplimiento.
Realiza las siguientes funciones:
Reportar las faltas o errores que implique la responsabilidad de los empleados.
Vigilar el cumplimiento del sistema para detectar operaciones sospechosas.
Controlar caja.
Recibir escrituras para otorgar el memo de entrega.
Realizar certificados para proveedores y contratistas.
Llevar al día el registro de las órdenes de escrituración, autorización y entrega.
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Ingresar bonos, ahorros y cheques de los créditos adquiridos con una institución
financiera y créditos directos de la constructora.
Entregar memos de escrituración, autorización para acabados y entrega final.
25
CAPÍTULO II
2. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DEL CONTROL INTERNO
2.1. Definición de Control Interno
Definir este concepto conlleva en pensar antes que no existe una sola definición, y que esta varía
según el lugar y espacio en que se encuentra, es por esto que muchos líderes de compañías y
personas que en general pueden confundirse, ya que esto se refiere directamente a la comunicación
que se da en las diferentes áreas de la empresa, esto realiza con el objetivo de brindar un modelo de
evaluación y de control que pueda a su vez mejorarse a sí mismo. (Alonso, 1998)
El control interno es una acción que se realiza por un mismo Consejo de Administración con
direccionamiento hacia los miembros de la empresa con la finalidad de brindar un grado de
confiabilidad sobre la aplicación de objetivos en las siguientes formas o ámbitos.
La operación de eficacia y eficiencia se caracteriza por la fidelidad de los reporte financieros, así
mismo en la puntualidad de reglas y normas.
Es considerado como sistema de acciones coordinadas que se llevan a cabo con el fin de mantener
control.
No son solo un conjunto de reglas o políticas a seguir sino también una organización de personal en
su desempeño laboral.
Representa un grado de seguridad indicado desde un consejo administrativo o una directiva.
El control interno es que ayuda a tener un alcance sobre los objetivos de una forma u otra
independientemente con componentes comunes.
Así mismo como segundo lugar la integración de los subgrupos de un control interno es de centrase
por los controles en información financiera que se encuentren relacionados por el mismo
cumplimiento de una manera aplicable sobre las áreas de operación.
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“De esta misma manera ayuda a centrar el control en las unidades o acciones que sean identificadas
por una empresa”.
Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como “el conjunto de elementos, normas y
procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el
ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización”.
2.2. Objetivos del control interno
El objetivo principal del control interno es asegurar la protección de los activos, que los registros
contables sean fidedignos y que la actividad principal de la Compañía se desarrolle adecuadamente
mediante un conjunto de métodos o planes de acción aplicados a está; pero tomando en cuenta
estos tres aspectos porque caso contrario serían una debilidad de control interno.
Los objetivos son:
Efectividad y eficiencia de las Operaciones.
Constituyen una series de procedimiento que van dirigidos al funcionamiento
practico de la empresa y consecución social de forma eficiente optimizando los
recursos, siendo este el fundamento de la empresa para la construcción de las
estrategias aplicadas coherentemente.
Este objetivo varía según cada entidad, son procedimientos prácticos con el sentido
de buen funcionamiento y pueda sostenerse ante cualquier cambio.
Sin embargo este control no responde en un sentido general, pero sirve de gran
aporte sobre la seguridad administrativa y previene algunos hechos externos a la
empresa.
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
La información financiera juega un papel muy importante dentro de la compañía ya
que en ella se procesa todas las operaciones que realiza la Compañía y nos da un
resultado que permitirá una adecuada toma de decisiones al poder visualizar de
manera real la situación económica de la misma; por tal razón y al ver la
27
importancia de esta información el contenido de la misma debe ser totalmente
confiable y suficiente para los usuarios, para ello la organización deberá contar con
un sistema que permita la estabilidad, objetividad y verificabilidad de la
información.
Para que un informe financiera sea confiable debe cumplir los siguientes
requerimientos:
a) Confiabilidad en los registros contables.
b) Contar con datos financieros, resúmenes y suficientes para clasificarlos
correctamente.
c) El registro financiero debe proyectar lo que ocurre contablemente dentro
de las operaciones de la empresa
d) Los activos se define como derecho y los pasivos como obligaciones
contablemente hablando
e) La valoración de activos, ingresos y pasivos se determinan por la
conformidad y los principios de la contabilidad.
f) La presentación de los estados financieros deben responder correctamente
a la clasificación asignada.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Toda empresa desarrolla una actividad enmarcada en la legalidad y funcionar bajo
reglamentos que responda a la relaciones sociales como, normativa laboral,
seguridad, ambiental, civil y mercantil, entre muchos.
De no acatar las leyes puede incurrir en conflictos que terminan por perjudicar el
prestigio de la empresa, ya que es pleno conocimiento que el control interno es uno
de los objetivos principales para que exista una figura estructural sólida y coherente
con sus objetivos.
El fin de cumplimiento es salvaguardar los activos y mantener el control interno a
nivel de los objetivos operativos.
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2.3. Importancia del Control Interno
La mayor importancia que tiene el control interno es velar por el logro de la empresa, cuidando y
evitando de cometer errores, durante el desempeño de las actividades diarias delegadas desde la
gerencia, todo esto con el fin de promover las operaciones de los planes de control y procurar una
mayor eficiencia dentro de la organización.
Es importante también que este principio se aplique es toda gestión que se desarrolle y se apegue a
los objetivos empresariales, ya que le da un sentido y comprobación de los controles.
2.4. Estructura del Control Interno
Este sistema incluye lo siguiente:
La planificación organizacional delega responsablemente las tareas.
El sistema de procedimientos autoriza el registro y suministra un control adecuado
sobre los gastos, pasivos, ingresos y activos.
Reclutamiento de personal profesional y responsable.
Estas menciones destaca la importancia de mantener un control interno para detectar cualquier
deficiencia y mantener un funcionamiento óptimo.
2.5. Elementos del Control Interno
El Control Interno se compone de una variedad de elementos los cuales permitirán evaluar cada
uno de los resultados obtenidos en las diferentes funciones y áreas de la organización. Entre las
más destacadas tenemos.
Estructura organizativa: comprenden una definición de las respectivas aéreas de
responsabilidad, canales de comunicación y niveles de jerarquía expresados en
manuales organigramas, etc.
Políticas y procedimientos operativos: tiene relación con la materia de compras,
ventas, producción, gestión de inventarios, políticas de inversiones, estados contables,
etc.
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Políticas y procedimientos contables: se refiere a todo el sistema de información de
la entidad incluyendo no solo contabilidad básica, ejecución presupuestaria,
estadísticas, etc.
Nos podemos dar cuenta que cada uno de los elementos se encuentran relacionados, los mismos
que nos ayudan al buen desenvolvimiento de la empresa con las políticas, los procedimientos y
cualidades del personal de una empresa, permitiendo proteger los activos, tener información valida,
sobre todo estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas emitidas por parte de la dirección.
(Suarez, 1991)
2.6. Ventajas y Desventajas del Control Interno
2.6.1. Ventajas
Asiste y aporta a la dirección de evaluación independiente de la administración
Se torna más fácil la medición general y objetiva del conflicto en la empresa,
analizando las áreas afectadas
Aporta un amplio conocimiento de las operaciones en la organización y de esa manera
se mantienen confiables los datos financieros.
Esquiva a que las actividades caigan en la rutina y en burocracia, que comúnmente
suceden en la organización
Protege los bienes e intereses de la compañía ante terceros.
2.6.2. Desventajas
Al tocar este tema podemos destacar, que es de suma importancia el conocimiento de lo que
adolece la organización ya que con esta información podemos mejorar nuestro sistema de control
interno apegado a los objetivos definidos de lo que persigue como principio estructural.
Cabe destacar que el control interno puede presentar una serie de desventaja, como por ejemplo,
que exista una mala indicación por parte de los líderes o no estén claros los manuales creados para
que el sistema laboral funcione pertinentemente.
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2.7. Responsabilidad del Control Interno
La responsabilidad de control interno es correspondida por el programa de control interno en
forma general desde el superior de cada área bajo el nombre de “Responsabilidad Administrativa
de la Gestión. Finalmente si la empresa fracaso es porque el Director no funciona por no tener la
ayuda necesaria de los empleados o jefes”. (Pardo, 2001)
2.8. Características del Control Interno
Una de las características de este sistema es que puede aplicarse una autoevaluación en función del
desarrollo, ya que está compuesta de serie de acciones finamente coordinadas y alineadas con el fin
de obtener un logro, este proceso también depende de los trabajadores tanto como lo de los
funcionarios y gerentes de la empresa que participan en toda las áreas y, en los diferente niveles,
cabe destacar que no se trata meramente del manual y reglamentos sino también los potenciales
riesgos y de cómo hacerles frente.
Por tanto la empresa debe permanecer consciente de las necesidades de la evaluación de riesgo y de
esta manera aplicar los correctivos pertinentes.
También como característica esta la consecución de objetivos en las áreas operacionales de la
empresa, es de suma importancia que se sepa que los controles internos no son restrictivos dando
una posibilidad ala proceso para alcanzar los objetivos.
Entre las características se encuentran:
2.8.1. Oportuno
La presentación puntual es esencial en este punto, ya que un informe entregado a tiempo
contribuye a que los planes se concreten y haya una valoración de los alcances acorde con los
controles aplicados.
2.8.2. Cuantificable
Es importante tener, datos numéricos que representen el valor en número y de esa manera
cuantificar y comparar las metas alcanzadas.
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2.8.3. Calificable
Es importante destacar que no siempre la evoluciones es de tipo numérica, también puede hacerse
mediciones términos de calidad y cualidad, esto debe ser aplicado claramente de forma ordenada
para que los resultados sean medidos correctamente.
2.8.4. Confiable
Este informe debe ser presentado sin ningún tipo de errores o correcciones y mucho menos
desviaciones de los resultados, para que esto refleje un sentido confiable según los parámetros
seleccionados.
2.8.5. Estándares y normas de evaluación
Debe existir una referencia comparativa con respecto a normas y reglas establecidas con antelación,
esto con el propósito de planificar y controlar según la valoración de alcances obtenidos.
2.9. Clasificación del Control Interno
El control interno se clasifica por:
Su Función:
a) Control Administrativo
b) Control Financiero-Contable
La Acción
a) Control Previo
b) Control Concurrente
c) Control Posterior
La Ubicación
a) Control Interno
b) Control Externo Privado
c) Control Externo Público
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2.9.1. Por su Función
La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las
circunstancias individuales.
Se clasifican en función de los estados contables e informes administrativos acorde con las
acciones individuales del caso.
2.9.1.1. Administrativo
Es la organización de los métodos y procesos que se aplican como principio eficaz de la operación
apegándose a las políticas y parámetros establecidos por la empresa manteniendo una relación
indirecta con los datos financieros y los controles de los análisis estadísticos, también se refiere al
adiestramiento de personal y controles de calidad
Las transacciones por parte de decisiones gerenciales involucran los registros de procedimientos
analizados por la gerencia mediante la observación de políticas en cada área correspondiente.
El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera:
Las autorizaciones por parte de la administración, deben llevar un registro que incluya un plan
organizacional, asumiendo las responsabilidades del llamado control contable.
2.9.1.2. Financiero o Contable
El plan organizacional financiero activa controles y sistemas de autorización de esa manera se
aprueba los registros y reporte contables y resguardar los activos y auditoría interna.
El control contable está descrito también el SAS Número 1 así:
Dicho control abarca un plan organizacional y de datos con una seguridad y confiabilidad de
activos financieros ya plenamente diseñada:
a) La administración ejecuta las operaciones de acuerdo a la autorización general o
especifica de la misma.
b) Se dispone el estado financiero en conformidad con el principio contable,
principalmente los que se aceptan con criterio contable activos.
33
c) La administración de activos se le da acceso de acuerdo con la autorización.
2.9.2. Por la Acción
2.9.2.1. Previo
Cada organización asume la responsabilidad del control interno que ocupa el sistema
administrativo de manera tal que este también funja como un medio preventivo de riesgo,
quedando claro que este siempre se aplicara internamente.
2.9.2.2. Concurrente
Este control se realiza durante el desarrollo de las actividades, debe responder a las formas más
familiares ya existentes de supervisión tanto a las labores como el personal, observando el
comportamiento de los acontecimientos, para tomar resoluciones según vayan apareciendo las
novedades.
Es importante que este sistema se apoye en los procesos tecnológicos, con el fin de programar los
procesos y obtener una rápida respuesta, que garantice seguridad y sin errores, permitiendo que este
sistema computarizado rechace los errores y obtenga una información fidedigna
2.9.2.3. Posterior
La asistencia que se brinda después de cada acción, determina la razón de cualquier error que se
aleje del plan original, y cuidar que la resultante se pueda aplicar en futuros proyectos en acciones
similares.
2.9.3. Por la Ubicación
2.9.3.1. Control Interno
Es determinante que la acción que tiene el control interno para los líderes de la organización sea
monitoreada y evaluadas por cada entidad a la que le corresponde, con el fin de alcanzar la
naturaleza de las normas que establece el sector público.
Este proceso se desarrolla con el fin de brindar seguridad y lograr el objetivo:
34
Impulsar y motivar de manera efectiva y económica la calidad en los servicios.
Se protegerá y mantendrán los recursos públicos de cualquier siniestro
Cuido de no realizar mal uso de las leyes o acto ilegal.
Acatar el reglamento y otras normas gubernamentales.
Presentar informe valido y confiable de los estados financieros a tiempo.
2.9.3.2. Control Externo Privado
El control externo se refiere a las auditorias en estos casos que se realizan de forma independiente
basado en análisis sistemáticos de la información generada del departamento de economía abalado
por un contador público, esto es para mejorar el sistema de operación , demostrando que la
información es producida bajo la forma de fe pública, y plena credibilidad de la evaluación.
La validez de la información se encuentra en las auditarías externas que funcionan para la
evaluación de la opinión a terceros que tradicionalmente responden a estas auditoría financieras,
tributaria, administrativa e información automática.
La Auditoría Externa es entonces el examen crítico y sistemático de:
La dirección interna.
Operaciones contables, administrativos, expedientes y estados informativos.
Los demás expedientes y documentos financieros y jurídicos de una organización.
Es determinante que el personal para este trabajo sea plenamente profesional y responda ante
cualquier evento con autentico conocimiento del tema que le permita ser objetivo a la hora de la
evolución y los análisis.
2.9.3.3. Control Externo Público
Existe de parte de los entes públicos una supervisión exhaustiva ejecutada por la fiscalía
Las labores referentes a los aspectos legales y de reglamentación se deben realizar conjuntamente
con las actividades que se desarrollan desde las disposiciones constitucionales.
35
De igual manera los órganos de control fiscal externo deben diagnosticar la eficacia, eficiencia,
calidad, la economía dentro de las operaciones de forma oportuna con sustento en los porcentajes
de gestión e integrando el rendimiento del programa de control interno.
Los principios en lo que se fundamente son los siguientes:
Se presenta con presupuesto independiente y capacidad financiera.
No responder a partidos políticos
Responsabilidad técnica de Control fiscal
Presentar informes de los resultados que brinda la ejecución del control interno.
La economía en el ejercicio del control fiscal.
Velocidad de respuesta por parte de la ciudadanía en la labor de la contraloría
2.10. Métodos de Evaluación de Control Interno
Existen tres métodos para la Evaluación de Control Interno, en donde cada uno de ellos tiene sus
características propias.
2.10.1. Método Descriptivo o de Memorándum
Se puede definir este proceso como el arte de mencionar, enumerar de manera detallada aquellas
acciones que desarrolla el personal dentro del área administrativa con los registros contables
Esta descripción debe seguir los lineamientos de las operaciones de cada área administrativa que
participa el conjunto, y nunca de forma subjetiva.
La manera de realizar la extensión sobre la aplicación en los procedimientos, será en base a la
práctica y así mismo por juicio propio del contador Público que es cómplice de la misma y registra
lo siguiente:
Los informes deben abarcar toda la información referente a la empresa y de
supervisión.
La información que debe registrar en este documento es sobre la empresa y sus
controles de supervisión que se refieran las observaciones que reflejen una deficiencia
del control interno ya existente en otras áreas no atendida correctamente.
36
2.10.1.1. Ventajas
El análisis exhaustivo de cada acción desarrollado en la operación ayuda a conocer
más de la empresa
El contador público tiene la obligación de analizar el escrutinio de los hechos
establecidos.
2.10.1.2. Desventajas
Puede haber descuido en las acciones normalmente cotidianas.
No registra grados de eficiencia
2.10.2. Método Gráfico o Flujograma
Es el que indica a través de tablas y gráficos el flujo de cada operación en base a los lugares o
puestos donde se aplican el control interno para el ejercicio contable.
Dicho método ayuda a identificar las situaciones o puntos en que se encuentra las debilidades del
mismo control, aun si hay que conocer las inversiones del tiempo por la misma persona auditora
que contempla la utilización de Flujograma con el don de realizarlos.
Se recomienda la utilización de cartas o mismos gráficos de la empresa que el mismo autor indica
como es George Terry, define a la cartas como “cuadros de forma sintética que reflejan las
situaciones más relevantes sobre la estructura de una empresa incluido las funciones, relaciones en
la autoridad de cada trabajador encargado por su labor”. (Terry, 2006)
Existen 2 tipos de graficas en una empresa:
Cartas Maestras.
Cartas Suplementarias.
Las cartas maestras reflejan relaciones que son existentes en las principales áreas, en cambio las
cartas suplementarias que indican la estructura de cada una de las áreas de forma más especifica.
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2.10.2.1. Ventajas
Ayuda a realizar rápido la visualización en la estructura de la empresa
2.10.2.2. Desventajas
Es un tiempo perdido por lo que no se encuentra familiarizado a dicho programa que
cubren las exigencias del Contador Público.
Problema para diseñar las pequeñas modificaciones y cambios al momento de realizar
un nuevo, así mismo se recomienda un asistente para otras formas.
Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.
A continuación se presentan los símbolos que se utiliza en la flujo diagramación:
2.10.2.3. Símbolos de Gráficas de Flujo
Este se utiliza para representar el inicio o el fin de un algoritmo. También puede representar una
parada o una interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.
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Este se utiliza para un proceso determinado, es el que se utiliza comúnmente para representar una
instrucción, o cualquier tipo de operación que origine un cambio de valor.
Este símbolo es utilizado para representar una entrada o salida de información, que sea procesada o
registrada por medio de un periférico.
Este es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones, para la indicación de operaciones
lógicas o de comparación entre datos.
Este es utilizado para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a través de un conector de
salida y un conector de entrada. Esta forma un enlace en la misma página del diagrama.
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Este es utilizado para enlazar dos partes de un diagrama pero que no se encuentren en la misma
página.
Este es utilizado para indicar la secuencia del diagrama de flujo, es decir, para indicar el sentido de
las operaciones dentro del mismo.
Este es utilizado para representar la salida de información por medio de la impresora.
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2.10.3. Método de Cuestionario
Es la aplicación de los cuestionarios realizados por el auditor. Por lo cual son incluidos a las
preguntas de cómo se realizan el manejo de la misma operación de quien tengan al cargo.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia
de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o
debilidad en el sistema establecido.
2.10.3.1. Ventajas
Es el que indica el ahorro del tiempo
Por la misma ampliación protege los diferentes temas, que ayuden a identificar los
procedimientos que hayan sido alterados.
Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.
2.10.3.2. Desventajas
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no
existe una idea completa del porqué de estas respuestas.
El empleo es el más general sobre la rapidez en las acciones.
2.10.3.3. Utilización de Cuestionarios
La parte de la realización del examen de los estados financieros, el auditor tiene que elaborarse
sobre el cuestionario comprobando el control Interno.
Dicho documento se encuentra conformado por un banco de preguntas que deben estar contestas
por los mismos empleados o funcionarios de la empresa bajo supervisión del auditor en base a las
observaciones.
El auditor debe llenar el cuestionario por medio de las mismas entrevistas c con los empleadores
de la empresa, por lo cual se debe tomar en cuenta la necesidad de poder afirmar el curso de la
misma auditoria con eficacia sobre el banco de preguntas realizadas sin tener que confiar por los
resultados obtenidos.
41
La correcta aplicación en los cuestionarios del mismo control interno, que lleva en combinación de
las observaciones y entrevistas. Es importante que el mismo auditor que entiende de forma
perfecta sobre los mismos propósitos en base a las preguntas del mismo cuestionario. (Dirección
Nacional de Inovación Académica, 2013)
2.11. Técnicas de Evaluación del Control Interno
Se obtiene evidencias por medio de varios métodos con el objetivo de formar un juicio sobre lo
examinado.
Estas herramientas son utilizadas por el auditor con el objetivo de establecer un criterio o juicio
empleadas con mayor frecuencia.
Clases de Técnicas
Las técnicas se determinan en base a la acción:
Técnicas de verificación verbal
Técnicas de verificación documental
Técnicas de verificación física
Técnicas de verificación escrita
Técnicas de verificación ocular
2.11.1. Técnicas de Verificación Ocular
Comparación.- este método permite establecer la similitud o diferencia existente
entre dos o más elementos por medio de la observación, así mismo se define como el
esfuerzo aplicado para ser cerciorado o negación por la veracidad de hecho.
Observación.- este método se aplica en todas las fases de la auditoría relacionando
criterios.
Revisión Selectiva.- es una revisión ocular con el objetivo de establecer la
importancia de los eventos encontrados en el desarrollo de la auditoría.
Rastreo.- Consiste en rastrear el proceso de un punto a otro.
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2.11.2. Técnicas de Verificación Verbal
Indagación.- se realiza por medio de la indagación de averiguaciones y
conversaciones, está técnica es de utilidad en la auditoria operacional pero no son una
fuente eficaz de verificación.
2.11.3. Técnicas de Verificación Escrita
Análisis.- se puede separar en varias partes las operaciones o transacciones para ser
sometidos al examen; así tenemos:
a) Análisis de saldos
Consiste en examinar el sado de una cuenta, mediante eliminaciones de asientos y
determinando las partidas que forman el saldo.
b) Análisis de movimientos
Consiste en analizar el deudor o acreedor de una cuenta.
2.11.4. Técnicas de Verificación Documental
a) Comprobación.- Consiste en verificar la documentación por medio de respaldo que
posee la empresa.
b) Computación.- verifica la exactitud matemática.
2.11.5. Técnicas De Verificación Física
Inspección.- “Es un examen con la finalidad de demostrar la misma autenticidad
sobre la existencia”
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2.12. RIESGOS DE CONTROL
2.12.1. Riesgo
El riesgo es la probabilidad de que una amenaza se convierta en un desastre. La vulnerabilidad o las
amenazas, por separado, no representan un peligro. Pero si se juntan, se convierten en un riesgo, o
sea, en la probabilidad de que ocurra un desastre.
Sin embargo los riesgos pueden reducirse o manejarse. Si somos cuidadosos en nuestra relación
con el ambiente, y si estamos conscientes de nuestras debilidades y vulnerabilidades frente a las
amenazas existentes, podemos tomar medidas para asegurarnos de que las amenazas no se
conviertan en desastres.
La gestión del riesgo no solo nos permite prevenir desastres. También nos ayuda a practicar lo que
se conoce como desarrollo sostenible. El desarrollo es sostenible cuando la gente puede vivir bien,
con salud y felicidad, sin dañar el ambiente o a otras personas a largo plazo.
Por ejemplo, se puede ganar la vida por un tiempo cortando árboles y vendiendo la madera, pero si
no se siembran más árboles de los que se corta, pronto ya no habrá árboles y el sustento se habrá
acabado. Entonces no es sostenible. (Rizzi Cicci, 2006)
El riesgo es la probabilidad de que ocurra o no un suceso o evento inesperado y/o fortuito en el que
exista incertidumbre de consecuencias negativas que involucren el patrimonio de la Compañía.
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En una Compañía de construcción, existen diversos riesgos que el colaborador está expuesto en
cada obra que se encuentre involucrado, para esto, se definirá las categorías de riesgos en tema de
construcción.
2.12.2. Características del Riesgo
De éstas las dos primeras son reales y la tercera es potencial pudiendo llegar a convertirse en real lo
que no es necesario para que exista el riesgo y son:
a) La existencia de un objeto expuesto a sufrir un daño o pérdida, determinado por: la
propiedad y su uso, la salud o la capacidad de generar ingresos de una persona, y la
responsabilidad ante terceros.
b) La presencia de la causa o causas posibles que ocasionan el daño o la perdida al objeto, que
pueden ser de origen natural, como los terremotos; de origen humano, como los robos; y de
origen económico, los cambios sociales.
c) El perjuicio o pérdida resultante que sufre el objeto que ocurre la causa, el cual
generalmente se mide en términos económicos, como ser el costo de la pérdida de un
Inmueble debido a un incendio, o el generado por una hospitalización.
En conclusión existen hechos que no constituyen riesgos y por lo tanto son inasegurables
estos son los hechos ciertos, salvo la muerte, y los físicamente imposibles.
Y tampoco constituye riesgo la incertidumbre subjetiva respecto a determinado hecho que
se haya cumplido o no.
2.12.3. Categoría de los riesgos
Dentro del diseño se identificará las diferentes categorías de riesgos que se presentan en el diario
vivir, para ello, se presentan los siguientes riesgos:
Riesgo Inherente
Riesgo de Control
Riesgo de Detección
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2.12.3.1. Riesgo Inherente
Es la susceptibilidad de los estados financieros a la existencia de errores o irregularidades
significativas antes de considerar la efectividad de los sistemas de control.
“El riesgo inherente es propio del trabajo o proceso, que no puede ser eliminado del sistema; es
decir, en todo trabajo o proceso se encontrarán riesgos para las personas o para la ejecución de la
actividad en sí misma.” (Auditool, 2015)
2.12.3.2. Riesgo de Control
Este riesgo ingresa cuando los sistemas de control de una Compañía no son suficientemente
efectivos para identificar o detectar errores o irregularidades significativas de forma oportuna.
“Aquí influye de manera muy importante los sistemas de control interno que estén implementados
en la empresa y que en circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicación y
detección oportuna de irregularidades. Es por esto la necesidad y relevancia que una
administración tenga en constante revisión, verificación y ajustes los procesos de control interno.
Cuando existen bajos niveles de riesgos de control es porque se están efectuando o están
implementados excelentes procedimientos para el buen desarrollo de los procesos de la
organización.” (Gerencie , 2012)
2.12.3.3. Riesgo de Detección
Este riesgo detecta errores o irregularidades de los procedimientos de la Compañía, una vez
detectado se procede a la evaluación del riesgo, a partir del análisis de la existencia e intensidad de
los factores de riesgo, se medirá el nivel de riesgo según el caso.
La evaluación del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo y depende exclusivamente del
criterio personal, capacidad y experiencia adquirida a lo largo de la vida, es un proceso cuidadoso y
realizado por quienes poseen experiencia en el tema.
46
Tabla N° 2.1 Calificación de la Confianza y Riesgo
Nivel de Confianza Riesgo
Alta 76% - 95% Bajo
Moderada 51% - 75% Moderado
Baja 20% - 50% Alto
Nivel de Confianza = Calificación Ponderada
Ponderado
Riesgo= Ponderado – Nivel de Confianza
“Este tipo de riesgo está directamente relacionado con los procedimientos de auditoría por lo que
se trata de la no detección de la existencia de erros en el proceso realizado.
La Responsabilidad de llevar a cabo una auditoria con procedimientos adecuados es total
responsabilidad del grupo auditor, es tan importante este riesgo que bien trabajado contribuye a
debilitar el riesgo de control y el riesgo inherente de la compañía.
Es por esto que un proceso de auditoría que contenga problemas de detección muy seguramente
en el momento en que no se analice la información de la forma adecuada no va a contribuir a la
detección de riesgos inherentes y de control a que está expuesta la información del ente y además
se podría estar dando un dictamen incorrecto.” (Gerencie , 2012)
2.13. COSO I
COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway) es una Comisión voluntaria
constituida del sector privado en EEUU, con el objetivo de establecer la gestión del riesgo
empresarial (ERM), el control interno, y la disuasión del fraude.
Las organizaciones son:
Ejecutivos de Finanzas Internacional (FEI), el Instituto de Auditores Internos (IIA)
La Asociación Americana de Contabilidad (AAA)
El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA)
47
La Asociación Nacional de Contadores (ahora el Instituto de Contadores
Administrativos [AMI]).
Desde su fundación en 1985, los Estados Unidos, promovido por negligencia corporativa y los años
de crisis anteriores, COSO estudia los factores que pueden conducir a la información financiera
fraudulenta y prepara textos y recomendaciones para todos los tipos de organizaciones y agencias
reguladoras como la SEC (Agencia Federal para la supervisión de los mercados financieros) y
otros.
2.13.1. Conceptos Fundamentales del Marco COSO
El marco COSO involucra varios conceptos clave:
El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de manuales de
políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la organización.
El control interno sólo solo puede ayudar a tener un nivel considerable de seguridad,
confiabilidad toral en base a la dirección y al mismo consejo de la administración de
una empresa.
El control interno está pensado para facilitar la obtención de objetivos que son
independientes entre sin embargo son elementos comunes.
2.13.2. Definición de los objetivos de control interno
El control interno contempla los planes de organización, procedimientos y métodos que hayan
desarrollado la organización “en la estructura en un conjunto para alcanzar el objetivo principales
y son:
a) La obtención de la misma información precisa fiable y financiera;
b) Aplicar salvaguardia; activa la eficiencia de cada operación”
2.13.3. Componentes del COSO
El marco de control interno COSO consta de cinco aspectos que se derivan de la gestión de la
empresa.
De acuerdo con COSO estos componentes proporcionan un marco eficaz para describir y analizar
el sistema de control interno.
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Según COSO el Control Interno es un proceso que tiene relación con la dirección y el resto del
personal para proporcionar una seguridad razonable dentro de las siguientes categorías:
Confiabilidad de la información financiera
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables
Figura N° 2.1 Componentes del COSO
Por: Diego García, 2006
Los componentes del COSO I son:
1. Ambiente de Control: “El ambiente de control es la influencia que tienen los factores
dentro de la organización. El ambiente de control incluye factores de integridad, los
valores éticos y la competencia del personal de la entidad”
2. Evaluación de riesgos: Los riesgos se relacionan con fuentes internas y externas con
el objetivo de ser valoradas. La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de
los más riesgosos que son relevantes en la consecución de los objetivos, que forma
parte de la base para identificar los mismos riesgos que son específicos para los
asociados.
3. Actividades de Control.- Las actividades de control son las políticas y
procedimientos que ayudan a asegurar las directivas de gestión se llevan a cabo. Ellos
ayudan a garantizar que se tomen las medidas necesarias para hacer frente a los
49
riesgos que puedan afectar a la consecución de los objetivos de la entidad. Las
acciones de control son producidas por la empresa incluyendo los niveles y así misma
a las funciones. Así mismo se incluyen una serie de acciones como aprobación de la
misma con las respectivas autorizaciones, conciliación, verificación revisión de la
responsabilidad de operación, seguridad de los activos y segregación sobre las
funciones.
Ayudan a asegurar que las medidas necesarias para hacer frente a los riesgos que
puedan afectar a la consecución de los objetivos de la entidad se toman. “Las
actividades de control se producen en toda la organización, a todos los niveles y en
todas las funciones. Incluye una serie de actividades como aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operativo,
seguridad de activos y segregación de funciones”
4. Información y comunicación: “La información relevante es identificada, capturada y
comunicada en la forma y plazo que permiten a las personas para llevar a cabo sus
responsabilidades”.
5. Supervisión o Monitoreo: “El alcance y la frecuencia de las evaluaciones depende de
forma independiente en la evaluación de los riesgos y la eficacia de los
procedimientos de supervisión en curso. (Auditool, 2015)
El control interno es la acción humana, que introduce la posibilidad de errores en el procesamiento
o el juicio. El control interno también puede ser anulado por la colusión entre los empleados o la
coacción por la alta dirección.
La revista CFO informó que las empresas se esfuerzan por aplicar el modelo complejo
proporcionado por COSO.
“Uno de los mayores problemas: Limitar las auditorías internas a uno de los tres objetivos
fundamentales del marco en el modelo COSO, estos objetivos se aplican a los cinco componentes
clave (entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y
comunicación, y monitoreo).
Dado el número de posibles matrices, no es de extrañar que el número de auditorías se puedan ir de
las manos. “la revista CFO continuó afirmando que muchas organizaciones están creando su propia
matriz y control de riesgos, tomando el COSO modelo y alterarlo para centrarse en los
50
componentes que se relacionan directamente con la Sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley.
(Committee of Sponsoring Organizations, 2012)
2.14. Coso II-ERM
El Informe COSO define a la gestión de riesgos corporativos de la siguiente manera:
“...es un proceso efectuado por el consejo de administración de una entidad, su dirección y restante
personal, aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa y diseñado para identificar
eventos potenciales que puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro del riesgo
aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos”.
Figura N° 2.2 Componentes del COSO II
Por: Diego García, 2006
La definición enunciada nos permite identificar las características salientes de la gestión de riesgos
corporativos:
Es un proceso continuo y de ninguna manera una tarea que se realiza en un único momento
determinado o con una periodicidad preestablecida – es un instrumento para un fin y no un fin en sí
mismo.
Es realizado por el personal de todos los niveles de la organización, y no únicamente por un
departamento de riesgos o área similar no es la mera conjunción de políticas, encuestas y
formularios, sino que involucra gente de los distintos niveles de la organización; está directamente
51
relacionado con el establecimiento y el seguimiento de la estrategia corporativa; se aplica en toda la
entidad, y de alguna manera e incluye adoptar una perspectiva del riesgo a nivel conjunto de la
entidad, dejando de lado estrategias parciales; está diseñado para identificar eventos potenciales
que, de ocurrir, afectarían a la entidad y para gestionar los riesgos dentro del nivel de riesgo
aceptado; su fin último es proporcionar una seguridad razonable al consejo de administración y a la
dirección de una entidad; está orientada al logro de objetivos de la organización dentro de unas
categorías diferenciadas, aunque susceptibles de solaparse. (Auditool, 2015)
Tabla N° 2.2 Elementos clave de cada componente.
Ambiente Interno
Filosofía de la gestión de riesgos - Cultura de riesgos – Consejo de administración/dirección –
Integridad y valores éticos – Compromiso de competencia – Estructura organizativa – Asignación
de autoridad y responsabilidad – Políticas y practicas en materia de recursos humanos.
Establecimiento de Objetivos
Objetivos estratégicos – Objetivos relacionados – Objetivos seleccionados –Riesgo aceptado –
Tolerancia al riesgo.
Identificación de Acontecimientos
Acontecimientos – Factores de influencia estratégica y de objetivos –Metodologías y técnicas –
Acontecimientos interdependientes – Categorías de acontecimientos – Riesgos y oportunidades.
Evaluación de riesgos
Riesgo inherente y residual – Probabilidad e impacto – Fuentes de datos –Técnicas de evaluación –
Correlación entre acontecimientos
Respuesta a los riesgos
Evaluación de posibles respuestas – Selección de respuestas – Perspectiva de cartera.
Actividades de control
Integración de la respuesta al riesgo – Tipos de actividades de control – Políticas y procedimientos
– Controles de los sistemas de información – Controles específicos de la entidad.
Información y comunicación
Información – Comunicación
Supervisión
Actividades permanentes de supervisión – Evaluaciones independientes –Comunicación de
deficiencias
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Los componentes del COSO II (ERM) son ocho:
1. Ambiente de control: son los valores y la filosofía de la organización, influye en la
visión de los trabajadores a los riesgos y las actividades de control de los mismos.
El ambiente interno abarca la cualidad de una organización, que influye en la
conciencia de sus empleados sobre el riesgo y forma la base de los otros componentes
de la gestión de riesgos corporativos, proporcionando disciplina y estructura.
Los factores del ambiente interno incluyen la filosofía de gestión de riesgos de una
entidad, su riesgo aceptado, la supervisión ejercida por el consejo de administración,
la integridad, valores éticos y competencia de su personal y la forma en que la
dirección asigna la autoridad y responsabilidad y organiza y desarrolla a sus
empleados.
2. Establecimiento de objetivos: operativos, estratégicos, de información y de
cumplimientos.
Los objetivos se fijan a escala estratégica, estableciendo con ellos una base para los
objetivos operativos, de información y de cumplimiento.
Cada entidad se enfrenta a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e
internas y una condición previa para la identificación eficaz de eventos, la evaluación
de sus riesgos y la respuesta a ellos es fijar los objetivos, que tienen que estar
alineados con el riesgo aceptado por la entidad, que orienta a su vez los niveles de
tolerancia al riesgo de la misma
3. Identificación de eventos: en relación a los impactos en el cumplimiento de
objetivos.
La dirección identifica los eventos potenciales que, de ocurrir, afectarán a la entidad y
determina si representan oportunidades o si pueden afectar negativamente a la
capacidad de la empresa para implantar la estrategia y lograr los objetivos con éxito.
Los eventos con impacto negativo representan riesgos, que exigen la evaluación y
respuesta de la dirección.
Los eventos con impacto positivo representan oportunidades, que la dirección
reconduce hacia la estrategia y el proceso de fijación de objetivos. Cuando identifica
53
los eventos, la dirección contempla una serie de factores internos y externos que
pueden dar lugar a riesgos y oportunidades, en el contexto del ámbito global de la
organización
4. Evaluación de Riesgos: identificación y análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos.
La evaluación de riesgos permite a una entidad considerar la amplitud con que los
eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos. La dirección evalúa
estos acontecimientos desde una doble perspectiva –probabilidad e impacto– y
normalmente usa una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos.
Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben examinarse,
individualmente o por categoría, en toda la entidad. Los riesgos se evalúan con un
doble enfoque: riesgo inherente y riesgo residual
5. Respuesta a los riesgos: determinación de acciones frente a los riesgos.
Una vez evaluados los riesgos relevantes, la dirección determina cómo responder a
ellos. Las respuestas pueden ser las de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. Al
considerar su respuesta, la dirección evalúa su efecto sobre la probabilidad e impacto
del riesgo, así como los costes y beneficios, y selecciona aquella que sitúe el riesgo
residual dentro de las tolerancias al riesgo establecidas.
La dirección identifica cualquier oportunidad que pueda existir y asume una
perspectiva del riesgo globalmente para la entidad o bien una perspectiva de la cartera
de riesgos, determinando si el riesgo residual global concuerda con el riesgo aceptado
por la entidad
6. Actividades de control: Políticas y procedimientos que aseguran que se llevan a cabo
acciones contra los riesgos.
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar
que se llevan a cabo las respuestas de la dirección a los riesgos.
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Las actividades de control tienen lugar a través de la organización, a todos los niveles
y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversas como
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones del
funcionamiento operativo, seguridad de los activos y segregación de funciones
7. Información y comunicación: eficaz en contenido y tiempo, para permitir a los
trabajadores cumplir con sus responsabilidades.
La información pertinente se identifica, capta y comunica de una forma y en un marco
de tiempo que permiten a las personas llevar a cabo sus responsabilidades Los
sistemas de información usan datos generados internamente y otras entradas de
fuentes externas y sus salidas informativas facilitan la gestión de riesgos y la toma de
decisiones informadas relativas a los objetivos.
También existe una comunicación eficaz fluyendo en todas direcciones dentro de la
organización. Todo el personal recibe un mensaje claro desde la alta dirección de que
deben considerar seriamente las responsabilidades de gestión de los riesgos
corporativos. Las personas entienden su papel en dicha gestión y cómo las actividades
individuales se relacionan con el trabajo de los demás.
Asimismo, deben tener unos medios para comunicar hacia arriba la información
significativa. También debe haber una comunicación eficaz con terceros, tales como
los clientes, proveedores, reguladores y accionistas
8. Supervisión: para realizar el seguimiento de las actividades.
La gestión de riesgos corporativos se supervisa revisando la presencia y
funcionamiento de sus componentes a lo largo del tiempo, lo que se lleva a cabo
mediante actividades permanentes de supervisión, evaluaciones independientes o una
combinación de ambas técnicas.
Durante el transcurso normal de las actividades de gestión, tiene lugar una supervisión
permanente. El alcance y frecuencia de las evaluaciones independientes dependerá
fundamentalmente de la evaluación de riesgos y la eficacia de los procedimientos de
supervisión permanente. Las deficiencias en la gestión de riesgos corporativos se
comunican de forma ascendente, trasladando los temas más importantes a la alta
dirección y al consejo de administración. (Steinberg, 2013)
55
Figura No. 2.2.Relacion entre COSO I – COSO II,
Por: Yorka Galarce., 2013
2.15. COSO III
La organización COSO con la colaboración de PwC, el pasado 19 de diciembre de 2011, liberó una
versión para comentarios públicos del Marco Integrado de Control Interno.
Esta organización es la encargada de establecer guías sobre el control interno, administración del
riesgo y fraude, enfocado en ayudar a las empresas a mejorar su desempeño.
COSO incorpora los conceptos de mayor importancia en los últimos años para el campo del control
interno en las organizaciones y por lo tanto, debería tener impactos relevantes en las normas de
control interno, normas de los entes reguladores, colegios profesionales, formación académica y
procedimientos de trabajo de los profesionales de la contabilidad, auditoria y riesgos.
Los cambios con respecto al marco de control interno existente, surgieron a raíz de las necesidades
actuales sobre la prevención y detección de errores materiales, pérdida de activos, corrupción, el
56
auge que ha tenido la globalización de mercados y operaciones, cambios en modelos de negocios,
uso de centros de servicios compartidos y outsourcing de servicios, así como los impactos de los
cambios tecnológicos.
¿Qué cambios propone el nuevo marco de control interno?
La codificación de 17 principios con aplicación universal usados para el desarrollo y
evaluación de la efectividad de los sistemas de control interno.
La expansión de los objetivos de informes financieros para dirigirlos a usuarios tanto
internos como externos; incluyendo objetivos financieros y no financieros.
El incremento en el enfoque en las operaciones, cumplimiento e informes no
financieros.
¿Qué se mantiene?
Definición de control interno.
Cinco Componentes del control interno.
Criterios fundamentales usados para la evaluación de la efectividad sistema de control
interno.
Uso del juicio en la evaluación de la efectividad del control interno.
Beneficios de la actualización
Mejora el gobierno corporativo.
Expande su cobertura más allá de la información financiera.
Aumenta la calidad de la evaluación de riesgo.
Fortalece los esfuerzos anti fraude.
Adapta los controles a las necesidades cambiantes del negocio.
Mayor adaptabilidad a varios tipos de modelos de negocio.
El Marco Integral de Control Interno COSO Actualizado (Updated COSO Cube) trae nuevos
colores, un nuevo orden de presentación de sus componentes (cara frontal), al igual que COSO II
sustituye "FinanciarReporting" por "Reporting"(cara superior), dibuja de una manera más
comprensible el alcance del control interno en todos los niveles de la organización (cara lateral) y
representa un mensaje clave de agilidad, confianza y claridad, donde:
Agilidad: implica adaptarse a la creciente complejidad y ritmo del cambio
57
Confianza: para mitigar los riesgos y alcanzar los objetivos importantes
Claridad: para proporcionar información confiable y apoyar la toma de decisiones
acertada.
2.16. Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL)
El control interno de empresa y gobiernos en América latina es reconocida la necesidad de
desarrollar un nuevo modelo que contemple un marco de control y proyección de rendición de
cuentas financiado (USAID) y desarrollo internacional de los Estados Unidos y también por Casals
& Associales, (C&A). Se espera que AAA cumpla el compromiso adquirido de aporollo al
desarrollo del marco de control interno.
El resultado de los esfuerzos por parte del Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica
(MICIL), en ejecutar un modelo que considera unos principios, enfocados las necesidades de la
gran, mediana y pequeña empresa, organizada por patrocinantes como La comisión Treadway del
Congreso de los EUA (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission-
COSO).
Se reunieron profesionales de C&A con MICIL con el propósito de preparar una mejora en el
informe de rendición de cuenta que desarrolla los entes gubernamentales y la aplicación de
auditorías claras por parte de la Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI) y la
Comisión Técnica de Auditoría Interna de la Asociación Interamericana de Contabilidad.
En este proceso también participo el profesional en liderazgo Edison Estrella, diseñando
documentos de MICIL, además de dar a conocer a los miembros de FLAI, desde el borrador inicial
hasta lo que está hoy presente como formato del marco de control interno, recibiendo de parte de
ellos mucha colaboración en la planificación.
La transparencia gubernamental se observó en el desarrollo del proceso de planificación del MICIL
basados en el conocimiento y el compromiso que mantiene con el marco de control interno.
En la capital de Bolivia La Paz se llevó a cabo una asamblea general de la FLAI el 25 de
noviembre de 2003. Allí se presentó el proyecto de la AAA que pasa a ser una referencia en los
negocios gubernamentales latinoamericanos, este diseño se desarrolló para utilizarlo como
estándar de control interno eficiente para organizar el sector público y privado que acciona con
transparencia y eficacia.
58
En el diseño de control interno de una institución, participa activamente los criterios del Marco
Integrado de Control Interno Latinoamericano (MISIL), Este se apoya en el diagnostico referido a
la aplicación de estas indicaciones y así ir actualizando el diseño en el funcionamiento de control
interno
Los proceso que se aplican constantemente tienen que ser actualizados con el objetivo de mejorar
progresivamente sin tanta formalidad en esta etapa de definición de la practica efectiva laboral, es
importante que tengamos como ejemplo y referente los nuevos concepto de MICIL en cuanto temas
de recursos humanos además de considerar otras herramientas sin tomarlas de carate obligatorio.
Se habla a continuación de los cinco componentes de control interno constituidos por MICIL que
es una base para edificar una pirámide similar en sus cuatro costados, exponiendo la solidez de
control interno Institucional con el carácter de participación que refleje organización, disciplina,
sensiblidad, sistematicen para el logro los objetivos de la empresa. Estos controlan forman part de
los requerimientos para el funcionamiento de MICIL y sus actividades.
MICIL son los siguientes componentes:
1. Control con buen ambiente de trabajo
2. Riesgos evaluados a tiempo
3. Control de actividades
4. Informes y fluidez de la comunicación
5. Monitoreo y supervisión
La pirámide que muestra MICIL describe en la base el valor y la integridad acompañado de la
ética, su fundamento como soporte es el debido funcionamiento de la empresa y su fortaleza del
personal que lo integra,
La asistencia por parte de la dirección general y el monitoreo de los director hace posible la
concreción de la pirámide.
Cada segmente asignado por la junta directiva debe revisar la debilidad de cada uno o la ausencia
de algunos elementos que se encuentran en la pirámide de control interno, el objetivo real es incluir
la relaciones entre ellos y verificar su funcionamiento en grupo.
59
El ambiente de control interno se puede mostrar con un esquema que componen el control interno
donde se observa la zona más amplia de la pirámide, reflejando la mayor actividad en cuanto la
evolución de riesgo, información y comunicación, actividades de control y supervisión haciendo
funcionar esta pirámide de principio a fin de manera organizada.
Se observa en la base de la pirámide una relación independiente de información y muy dinámica, el
ambiente de control interno sube hasta su parte más alta y lo hace a través de los reportes
analizados para cada nivel desde varias versiones y así regresa ala base con la madures de la
comunicación ya procesada, estos tres componentes que complementa esta información en la base
de la pirámide
Se puede ubicar estos componentes detalladamente en la base y en la cima, estos informes generan
en componentes de evaluación, ambiente de control y actividades de control de riesgo, esto se dan
en la ascensión desde abajo hasta arriba cuando se ejecutan en forma de supervisión para ser
analizadas ante la toma de decisión apoyado en la información arrojada de los mismo, si
recorremos el lado derecho en forma descendente se puede ver el recorrido hecho por la palabra
comunicación que está relacionada directamente con el componente de control y evaluación de
riesgo, el cumplimientos de estos objetivos fortalece a la empresa, aquí se cumple los cuatro
objetivos de control interno. (Camacho, 2007)
2.17. Control de los Recursos y los Riesgos en el Ecuador (CORRE)
El CORRE toma como base los tres informes enunciados; sin embargo, su presentación se
fundamente en COSO II, porque incluye a los dos anteriores COSO Y MICIL.
Además, procura que su adaptación a la realidad ecuatoriana y la simplificación de los contenidos,
facilite su comprensión y aplicación.
Para el desarrollo del CORRE, tomamos la estructura del Informe COSO II y sus componentes,
agrupados en el siguiente orden:
1. Ambiente Interno de Control
2. Establecimiento de Objetivos
3. Identificación de Eventos
4. Evaluación de Riesgos
5. Respuesta a los Riesgos
60
6. Actividades de Control
7. Información y Comunicación
8. Supervisión y Monitoreo
Todos los componentes del CORRE, tienen como base el ambiente interno de control y, dentro de
éste, la integridad y los valores éticos.
Por su importancia, este elemento se presenta en la parte más amplia de la pirámide, sobre la que se
soportan todos los demás elementos.
Se logrará eficiencia y eficacia en el CORRE, si los ocho componentes funcionan de manera
integrada en toda la organización, bajo el liderazgo del consejo de administración o de la máxima
autoridad, como principal responsable de su diseño, aplicación y actualización, en las instituciones
públicas y privadas.
Por sus características, el componente información y comunicación, permite una amplia relación
entre la base y la cima de la pirámide, constituyéndose en el elemento integrador del sistema. Los
supervisores de todos los niveles de la organización, principalmente los más altos, están en
condiciones de adoptar las decisiones, sobre la base de los resultados de las actividades de control
establecidos para disminuir los riesgos en todas sus categorías.
2.17.1. Ambiente interno de control
El ambiente interno de control (o entorno de control como lo denomina el informe COSO), se
explica de la siguiente forma:
“El entorno de control marca las pautas de comportamiento de una organización y tiene una
influencia directa en el nivel de compromiso del personal respecto al control. Constituye la base de
todos los demás elementos del control interno, aportando disciplina y estructura.
Entre los factores que constituyen el entorno de control se encuentran la honradez, los valores
éticos y la capacidad del personal; la filosofía de la dirección y su forma de actuar; la manera en
que la dirección distribuye la autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados, así como la atención y orientación que proporciona el consejo
de administración.”.
61
La base del CORRE está en los valores, la conducta ética, la integridad y la competencia del
personal. Este es un elemento que debe ser cuidado en forma permanente, dentro y fuera de la
organización, principalmente con el ejemplo de las más altas autoridades.
No es suficiente la emisión de un código de ética y los valores institucionales. Es indispensable que
el personal de la entidad, los clientes y terceras personas relacionadas los conozcan y se
identifiquen con ellos, para que se logren los objetivos basados en los principios antes señalados.
Los valores éticos se complementan con la filosofía y el liderazgo, el establecimiento de objetivos,
estrategias, políticas y procedimientos para las operaciones de la organización, con especial énfasis
en el capital humano.
El compromiso hacia el control por parte del consejo de administración o la máxima autoridad de la
organización, que algunos lo denominan como EL CLIMA EN LA CIMA –para referirse al control
y la gestión de los riesgos- es fundamental para un buen ambiente interno de control e influye de
modo significativo en sus otros factores.
2.17.2. Establecimiento de Objetivos
Se establece objetivos previamente a las identidades por la directiva con el fin de adelantarse a los
eventos que pueden influir en proceso.
Hay que asegurarse que la dirección y el consejo administrativo decidan establecer el proceso que
conlleve a definir los objetivos idóneos y aceptar los riesgos.
Es determinante que se identifiquen los riesgos que puede experimentar una empresa y en función
de este hecho definir los objetivos que facilitaran el manejo del control de riesgo, mediante la
evaluaciones pertinentes, además de las actividades diseñando para este fin haciendo más fácil la
aplicación de los proceso laborales
2.17.3. Identificación de eventos
Antes de profundizar en el estudio sobre la gestión de los riesgos, en necesario citar la siguiente
definición tomado del informe de COSO II:
“La gestión de riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administración de
una entidad, su dirección y personal restante, aplicable a la definición de estrategias en toda la
62
empresa y diseñado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organización,
gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el
logro de los objetivos.
Esta definición recoge los siguientes conceptos básicos de la gestión de riesgos corporativos:
Es un proceso continuo que fluye por toda la entidad.
Es realizado por su personal en todos los niveles de la organización.
Se aplica en el establecimiento de la estrategia.
Se aplica en toda la entidad, en cada nivel y unidad, e incluye adoptar una perspectiva
del riesgo a nivel conjunto de la entidad.
Está diseñado para identificar acontecimientos potenciales que, de ocurrir, afectarían a
la entidad y para gestionar los riesgos dentro del nivel de riesgo aceptado.
Es capaz de proporcionar una seguridad razonable al consejo de administración y a la
dirección de una entidad.
Está orientada al logro de objetivos”.
Se entiende por riesgo a la posibilidad de que un evento ocurra y afecte adversamente el
cumplimiento de los objetivos.
Los riesgos también siempre se clasifican de alguna manera; en general, en cuatro grandes tipos: el
riesgo de reputación, el riesgo de mercado, el riesgo de crédito y el riesgo operacional con sus
divisiones.
Al identificar eventos, la dirección reconoce que existen incertidumbres, por lo que no sabe si
alguno en particular tendrá lugar y, de tenerlo, cuándo será, ni su impacto exacto.
La dirección considera inicialmente una gama de eventos potenciales, derivados de fuentes internas
o externas, sin tener que centrarse necesariamente sobre si su impacto es positivo o negativo.
Los eventos abarcan desde lo evidente a lo desconocido y sus efectos, desde lo que no trae mayores
consecuencias a lo muy significativo.
2.17.4. Evaluación de los Riesgos
Los riesgos que puede experimentar una empresa le permite contemplar los potenciales eventos que
pueden ocurrir y afectar de alguna manera los objetivos.
63
La constante evaluaciones de la organización ayudan ver los hechos de des varios aspectos,
enfrentado esto con estrategias y combinaciones tanto cuantitativas como cualitativas y aminorar o
desaparecer el impacto negativo y aprovechando el ´positivo que queda con resultado del efecto
residual.
Las entidades se basan en diferente evaluaciones en cada nivel y área ya que este le permite
visualizar y planificar las contingencias y repuesta que debe aplicar en cada caso o evento para
reducir el nivel de impacto negativo que puede perjudicar los proceso aplicados, existe diferente
sistemas de evaluaciones según el caso en cuestión, ayuda mucho clasificarlos y la probabilidad de
que ocurra y como ocurra, con el sentido de disminuir el riesgo.
Cuando una empresa enfrenta la falta de acciones adecuadas una probabilidad de riesgo o impacto,
puede que la naturaleza de su estructura operacional no esté funcionando o este método usado
necesite un cambio o replanteamiento.
La dirección diseña una respuesta al riesgo residual que es la resultante después que es aplicado en
su mayor control en el caso.
La dirección diseña una respuesta al riesgo residual que es la resultante después que es aplicado en
su mayor control en el caso.
2.17.5. Respuesta a los riesgos
La dirección para decidir la respuesta a los riesgos evalúa su efecto sobre la probabilidad e
impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, y selecciona aquella que sitúe el riesgo
residual dentro de la tolerancia del riesgo establecida.
En la perspectiva de riesgo global de la entidad (cartera de riesgos), la dirección determina si el
riesgo residual global concuerda con el riesgo aceptado por la entidad.
2.17.6. Actividades de control
Las acciones en los procesos que desarrolla la dirección y otros líderes de la empresa que posee
autoridad para activar los controles pertinente en la aplicación de estrategias y políticas, para
determinar los riesgos que pueden impactar los alcances de los objetivos, en conclusión se puede
decir que la actividad de control interno se puede definir como un grupo de acciones y estrategias
64
que se aplican directamente con ayuda tecnológica y aseguran una respuesta eficiente de la
dirección de riesgo.
Se clasifican las actividades de acuerdo con su naturaleza del objetivo que se traza la empresa
relacionadas con la operación, estrategias y cumplimiento de la información.
Existen diferencias a la hora de analizar la resultante de la aplicación de las estrategias y la manera
que enfocan los objetivos relacionadas al control interno.
Las actividades de controles no deben generalizarse ya que cada caso es particular en su
configuración y alcances, considerándose también su historia cultural, las respuestas deben darse
según los criterios individuales y los objetivos organizacionales.
Los controles son capaces de mostrar el ambiente que rige las actividades aplicadas en la empresa,
así como también los alcances y sus complejidades.
2.17.7. Información y comunicación
El componente dinámico del CORRE es la “información y comunicación”, que por su ubicación en
la pirámide comunica el ambiente de control interno (base) con la supervisión (cima), con la
evaluación del riesgo y las actividades de control, conectando en forma ascendente a través de la
información y descendente mediante la calidad de comunicación generada por la supervisión
ejercida.
Es necesario identificar, procesar y comunicar la información relevante en la forma y en el plazo
que permita a cada funcionario y empleado asumir sus responsabilidades. Dichos informes
contemplan, no solo, los datos generados en forma interna, sino también la información sobre las
incidencias, actividades y condiciones externas, necesarias para la toma de decisiones y para
formular los informes financieros y de otro tipo.
Es importante el establecimiento de una comunicación eficaz en un sentido amplio, que facilite una
circulación de la información (formal e informal) en varias direcciones, es decir ascendente,
transversal, horizontal y descendente.
65
La dirección superior debe transmitir un mensaje claro a todo el personal sobre la importancia de
las responsabilidades de cada uno en materia de compartir la información con fines de gestión y
control.
Los informes deben contener datos relevantes para posibilitar la gestión eficaz de la gerencia y
reunir los siguientes atributos:
Toma de decisiones debe tener suficiente información
Capacidad de respuesta en la información dispuesta.
Actualización de datos recientes
Verificación de datos correctos.
El personal autorizado debe tener disponible la información recogida.
2.17.8. Supervisión y monitoreo
El seguimiento que se aplica a diferentes procesos es determinante a la hora de aplicar el control
interno porque mediante estos se evalúa la calidad y el rendimiento laboral.
Debe aplicarse periódicamente o en plazos programados que responda al cumplimiento de los
objetivos.
La continuidad que brinda la supervisión de las evaluaciones y sus actividades cotidianas,
comprenden regular los controles aplicados por la directiva, de esa forma es más fácil determinar
las labores del personal en la ejecución de sus tareas.
El tiempo y los logros obtenidos por la aplicación de las evaluaciones específicas se definen
principalmente por sus funciones y la caracterizas del riesgo, resultantes de la aplicación de los
procesos de supervisión y monitoreo
La gerencia debe aportar de sus conocimiento con respecto las diferencias existentes en el
procedimiento de control interno, priorizando los casos administrativo y comunicados por la
directiva.” Cita del Informe COSO.
Todo procedimiento de la organización progresa con el tiempo aplicando cambios en los métodos
diseñados por el CORRE y ejecutados operacionalmente con eficacia en el momento oportuno,
también cabe señalar que introducir nuevos mecanismos que remplacen los ya caducos o
innecesarios en la organización.
66
La actividad de supervisión contempla evaluaciones que se aplican para el constante monitoreo,
planificado por el componente CORRE que se define como sistema de supervisión que actúa
adecuadamente para la estimación de cambios necesarios, que puedan generar cambios en las
medidas que muestra deficiencia. Ecuador.
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CAPÍTULO III
3. DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA COMPAÑÍA CLANMAK
CÍA. LTDA. AL AREA DE CONTABILIDAD.
3.1. Evaluación de control interno de la Compañía Clanmak Cía. Ltda. al Área de
Contabilidad
Para realizar el análisis del control interno actual de la Compañía se procede a la revisión general
de los procedimientos del área de contabilidad, para evaluar los mismos aplicaremos el método
cuestionario basado en los cinco componentes del Modelo Coso I que es:
1. Ambiente de Control
2. Evaluación de Riesgos
3. Actividades de Control
4. Información y Comunicación
5. Monitoreo
La empresa Clanmak en la actualidad tiene establecido sus procedimientos a seguir en el área
contable, los cuales garantizan la verificación y el cumplimiento de las normas y principios de
contabilidad para registros contables y la elaboración de los estados financieros que contribuyen a
la toma de decisiones.
Para la ejecución del proceso, los colaboradores que integran esta área ingresan los datos al sistema
contable con profesionalismo y cautela de todas las transacciones realizadas por la Compañía, para
de esta manera poder obtener una información interna y externa clara.
Dentro de este proceso el Gerente General mantendrá una interrelación permanente con todas las
personas que integren las áreas operativas para poder tener el conocimiento de todas las
transacciones en proceso y las formalizadas.
Se detallará a continuación el proceso del área contable de manera general:
68
Responsable Descripción
Representante de la venta de obra Genera la transacción u operación
Gerente General Aprueba la ejecución de la obra y el
desembolso de los valores correspondientes
para la compra de materiales.
Departamento de Contabilidad Recepta la aprobación mediante correo
electrónico para poder realizar el registro
contable.
Asistente Contable Ingresa los datos de la planilla al sistema
contable generando una obligación por liquidar
Asistente Contable Elabora los comprobantes que se generan de
acuerdo al ingreso de la planilla como son
retenciones, fondos de garantía y otros.
Asistente Contable Realiza los ingresos de los avances de obra con
los materiales comprados para su ejecución.
Contador Es el responsable de generar la liquidación de la
obra de acuerdo a los avances realizados.
Contador Realiza la revisión de los registros contables y
el cuadre de la mayorización de cuentas.
Contador Genera los ajustes y reclasificaciones necesarias
Contador Prepara y revisa los estados financieros
Contador Presenta los estados financieros a Gerencia.
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Políticas Contables
Bases Contables
Los estados financieros son presentados de acuerdo con la sección 3 de NIIF para PYMES,
Presentación de Estados Financieros. La empresa presenta los cuatro estados financieros bajo NIIF
con los formatos emitidos por la Superintendencia de Compañías.
Las principales políticas contables adoptadas por la empresa en la contabilización de sus
operaciones y en la preparación de su información financiera se muestran a continuación:
Reconocimiento de Ingresos
La empresa CLANMAK Cía. Ltda., reconoce sus ingresos, después de la
presentación de las planillas de avance de obra, con la emisión de la factura y
retenciones correspondientes.
No tiene muchas facturas emitidas durante el mes, puesto que los valores se los
registra en cuentas por cobrar y posteriormente se hace un ajuste cuando el valor es
cancelado.
Costos y Gastos
Los costos se los reconocen al inicio de la elaboración del presupuesto que se
presenta en la oferta y posteriormente se reconoce en las compras de materiales, en
el pago de mano de obra y todo lo incurrido para la ejecución del proyecto.
Como gastos se reconocen todos aquellos que no son deducibles para efectos
tributarios, los de administración y todos los pagos fijos de servicios básicos que se
hacen mensualmente.
Propiedad, Planta y Equipo
Las propiedades, planta y equipo se miden al costo menos la depreciación
acumulada o cualquier valor por deterioro, de acuerdo a un valor razonable.
70
La depreciación se la realiza en tiempo real cuando se tiene actividad, aunque el
equipo este parado por: mantenimiento, reparación o carga de combustible; a esto
se lo toma como costo dentro del proyecto.
Mientras que cuando es en tiempo ocioso, es decir, no tiene actividad; se lo toma
como un gasto.
La ley dice que para equipo y maquinaria, que son los más utilizados en la industria
de la construcción el porcentaje de depreciación es del 10% y su vida útil de 10
años. Si se tiene un porcentaje mayor de depreciación se lo toma como
depreciación acelerada y representará un gasto no deducible. Se lo hace por el
método de línea recta.
Deterioro del Valor de Activos
En cada fecha sobre la que se informa, se revisan las Propiedades, Plantas y
Equipos para determinar si existen indicios de que esos activos hayan sufrido una
pérdida por deterioro de valor. Si existen indicios de un posible deterioro del valor,
se estima y compara el importe recuperable de cualquier activo afectado (o grupo
de activos relacionados) con su importe en libros.
Si el importe recuperable estimado es inferior, se reduce el importe en libros al
importe recuperable estimado, y se reconoce una pérdida por deterioro del valor en
resultados.
Se lo hace de acuerdo al valor de uso que es el flujo de caja neto proyectado por el
uso de ese activo durante su vida útil estimada. Dentro de los cálculos, todo se lo
hace a valor presente.
Instrumentos Financieros
Dentro de las cuentas por cobrar, la empresa tiene una política muy flexible, puesto
que está cuenta tiene un movimiento constante al momento de vender.
Las ventas se las registra con cuentas por cobrar todo el tiempo, después se realiza
el ajuste con la cuenta bancos, en el momento en que la factura es emitida y
71
cobrada. La empresa depende de las políticas que tienen las instituciones del sector
público con respecto a los pagos por obras o proyectos ejecutados.
Beneficios Trabajadores
Dentro del área administrativa los beneficios son todos los que estipula la ley, se
los paga puntualmente de acuerdo al calendario de pagos de beneficios.
Estos beneficios se los hace respecto a los cargos que hace el constructor para el
pago de sueldos y salarios del personal. En la construcción los pagos se los hace
semanalmente o mensualmente, de acuerdo a la semana integral.
Los beneficios que se les otorga a los trabajadores son: fondos de reserva, aporte
patronal del IESS, décimo tercera y décimo cuarta remuneración, vacaciones.
Todos los valores son calculados en forma semanal y proporcional para el pago
respectivo sea al final de la semana o al final del mes.
Con respecto a las utilidades, el pago se lo hace en abril de cada año. En caso que
el proyecto se liquidó antes de dicho mes, se contacta a los trabajadores y se los
hace llegar en forma proporcional por el tiempo que laboraron para la empresa.
Impuestos
Para efectos tributarios, la empresa está obligada a cumplir puntualmente con los
pagos y presentación de anexos mensuales, puesto que el sistema del Servicio de
Rentas Internas informa a todas las entidades del sector público el estado tributario
de la misma, en caso de que esto no se cumpla, se procede a la suspensión de
actividades o impedimento de ejecución hasta ponerse al día.
El impuesto a la renta se lo hace una vez al año y se lo presenta en el mes de abril
del año siguiente hasta el día 16 según el noveno dígito del RUC, de la misma
manera en la Superintendencia de Compañías se presentan los Estados Financieros;
dichos estados deben coincidir con los presentados en el SRI.
Se realiza la conciliación tributaria para el cálculo real del impuesto a la renta
causado.
72
Dentro del Impuesto a la Renta también tenemos el cálculo del anticipo para el
siguiente año, su pago se lo hace en dos partes: la primera en julio y la segunda en
septiembre. Su cálculo se lo hace de la siguiente manera:
a) El 0,2% del patrimonio
b) El 0,2% del total de costos y gastos deducibles
c) El 0,4% del activo total excepto cuentas por cobrar no relacionadas
d) El 0,4% total ingresos gravados
Se hace en base a los estados financieros del año anterior, se contabiliza como
anticipo del impuesto a la renta y será el impuesto mínimo de impuesto a la renta.
Dentro del Impuesto al Valor Agregado, la empresa solo vende servicios con tarifa
12% por lo que tiene derecho a crédito tributario total, que se lo acumula
mensualmente. La declaración se la presenta hasta el 16 de cada mes, junto con el
anexo transaccional simplificado; donde se registran las facturas de compras,
ventas y los comprobantes anulados. Así como también el formulario 103 de
retenciones en la fuente, este se lo hace directamente en la página web del SRI, en
servicios en línea.
Como se mencionó anteriormente para evaluar el control interno de la Compañía se
aplicó el método de cuestionario mediante el cual se realizó la calificación de
matriz de riesgo y confianza, tomando en cuenta los factores de control claves,
asignando una ponderación y una calificación a cada una de ellas, de esta manera
se consiguió una calificación ponderada con la que se logró determinar el nivel de
riesgo y de confianza de cada componente.
73
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
AMBIENTE DE CONTROL
N° Factores de Control Clave Ref.
Respuestas
P/T Observaciones
Si No N/A
Integridad y Valores Éticos
1 ¿Cuenta la Compañía con un código de ética? x
2
¿La relación con los empleados, proveedores y
clientes se basa en la honestidad y equidad? x
Estructura Organizacional
3 Existe una estructura organizativa definida x
4 Existe segregación de funciones x
Asignación de autoridad y responsabilidad
5 Existe una descripción de las funciones a realizar x
6
Existe el personal adecuado en experiencia y
numero para el área x
Administración de Recursos Humanos
7
Existe una persona que este encargada
específicamente de nómina x
8 Existe rotación de personal x
Compromiso para la competencia
9
Se realiza evaluación periódicamente sobre
conocimientos y habilidades adquiridas en la
compañía
x
10
Reciben orientación práctica y metódica de las
actividades relacionadas a la Compañía. x
74
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CALIFICACIÓN DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
AMBIENTE DE CONTROL
Factores de Control
Clave Factor de Resultado Ponderación
Calificación
Si=1 No=0
Calificación
Ponderada
Integridad y Valores Éticos Código de Ética 6% 0 0%
Honestidad/Equidad 15% 1 15%
Estructura Organizacional
Estructura organizativa
definida 13% 1 13%
Segregación de
Funciones 7% 0 0%
Asignación de autoridad y
responsabilidad
Descripción de
Funciones 23% 1 23%
Personal adecuado para
llevar a cabo funciones 7% 0 0%
Administración de
Recursos Humanos
Persona especifica para
nómina 8% 0 0%
Rotación de Personal 4% 1 4%
Compromiso para la
competencia
Evaluación de
desempeño al personal 11% 1 11%
Orientación práctica y
metódica de las
operaciones
6% 0 0%
TOTAL 100% 66%
Calificación Máxima 100%
Calificación Obtenida 66%
Calificación Ponderada 0,66
Nivel de Confianza 66% MODERADO
Nivel de Riesgo 34% MODERADO
Nivel de Confianza = Calificación Ponderada
Ponderado
Riesgo = Ponderado - Nivel de Confianza
75
Resultados de la Evaluación
Al realizar el análisis de este componente se puede observar que existe un nivel de confianza del
66% que es Moderado, el mismo se da porque la Compañía posee una estructura organizacional
definida, el personal trabaja equitativamente y de una manera honesta contribuyendo al
mejoramiento de la misma y la evaluación continua de conocimientos adquiridos al personal y
como los aplica dentro del área.
Además el nivel de riesgo obtenido es de 34% que se considera Moderado, y este se debe a que la
Compañía no posee un Código de Ética, las funciones dentro del área no se encuentra segregadas,
por lo que son poli funcionales dentro del área; estos acontecimientos contribuyen a las falencias
dentro de la Compañía y evitan un desempeño eficaz y eficiente.
Debilidades manifestadas
La compañía no posee un código de ética que permita al personal conocer los
principios morales que debe aplicar en cada una de sus actividades a realizar.
No posee un manual de procedimientos, políticas y funciones que describan la
responsabilidad y limite de cada actividad realizada dentro del departamento.
No se realiza una adecuada selección de personal para las actividades del área
contable, que posean experiencia y aporten con nuevos procedimientos.
La compañía no tiene una persona exclusiva encargada del manejo de nómina, lo cual
da posibilidades a grandes errores.
El personal existente dentro del área muchas de las veces no conoce a la perfección el
giro del negocio y la compañía no ofrece ninguna orientación basada en la misma.
76
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DEL RIESGO
N° Factores de Control Clave Ref. Respuestas
P/T Observaciones Si No N/A
Objetivos Generales/ Específicos
1
¿Las actividades que se realizan dentro del área
contribuyen al logro de los objetivos
organizacionales?
x
2
¿El personal tiene el conocimiento de cuan
importante es su actividad para el logro de los
objetivos?
x
3 ¿Posee el área contable objetivos específicos? x
4 Se realizan objetivos para una actividad especifica x
5 ¿Se realiza un seguimiento especial de los
objetivos esenciales para el éxito de la Compañía?
x
Riesgo Potencial del Área Contable
6 ¿Son identificados los riesgos potenciales para el
área? x
Gestión para el cambio
7 ¿Se realizan actividades de mejora? x
8
¿Se toman medidas especiales para que los
nuevos colaboradores adopten adecuadamente la
cultura de la Compañía?
x
9 ¿Existen mecanismos para evaluar el impacto de
los nuevos sistemas administrativos? x
77
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CALIFICACIÓN DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
EVALUACION DE RIESGOS
Factores de Control
Clave Factor de Resultado Ponderación
Calificación
Si=1 No=0
Calificación
Ponderada
Objetivos
Generales/Específicos
Contribuyen al logro
de los objetivos 13% 1 13%
Conocimiento de la
importancia de sus
actividades
12% 1 12%
Posee el área objetivos
específicos 11% 1 11%
Objetivos para
actividades específicas 8% 1 8%
Seguimiento de
Objetivos 12% 0 0%
Riesgo Potencial del Área
Contable
Identificación de los
Riesgos Potenciales 16% 0 0%
Gestión para el Cambio
Actividades que
permitan el cambio 10% 1 10%
Medidas especiales
para nuevos
colaboradores adopten
la cultura de la
Compañía
10% 1 10%
Mecanismos para
evaluar el impacto de
sistemas
administrativos
8% 1 8%
TOTAL 100% 72%
Calificación Máxima 100%
Calificación Obtenida 72%
Calificación Ponderada 0,72
Nivel de Confianza 72% MODERADO
Nivel de Riesgo 28% MODERADO
78
Nivel de Confianza = Calificación Ponderada
Ponderado
Riesgo = Ponderado - Nivel de Confianza
Resultados de la Evaluación
En el segundo componente del modelo COSO, representa un nivel de confianza del 72% que es
Moderado, debido a que la compañía define periódicamente sus objetivos generales y específicos
dentro del departamento contable y a su vez los da a conocer a toda la organización y con mayor
prioridad al equipo que conforma dicha área.
El nivel de riesgo representado es del 28% Moderado, debido a que la dirección no efectúa un
seguimiento especial de los objetivos que constituyen factores críticos para el éxito, y por tal
motivo no identifica los riesgos potenciales que pueden afectar a las actividades de dicha área y por
ende a toda la empresa debido a que esta mediante la información financiera contribuye a la toma
de decisiones.
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ACTIVIDADES DE CONTROL
N° Factores de Control Clave Ref. Respuestas
P/T Observacione
s Si No N/A
Control
1 ¿Cuenta la empresa con un registro de firmas
para autorizaciones? x
2 ¿Las adquisiciones de activos fijos son
autorizadas por el gerente? x
3
¿Posee documentación soporte de las
operaciones que no representan salidas ni
entradas de dinero
x
4 ¿Se posee un formato para la revisión de
planillas? x
79
5
¿Las cotizaciones de materias primas,
materiales y herramientas se realizan con un
formato unificado?
x
6 ¿Se presentan reportes periódicos de la cartera
vencida? x
7 ¿Tienen control de los registros que
intervienen terceras personas? x
8 ¿Poseen un archivo de los comprobantes
ordenados cronológicamente? x
9 ¿Se realizan respaldos del sistema contable
semanalmente? x
10 ¿Realizan respaldos mensuales de la
información financiera? x
11 ¿Elaboran informes para cada área
operacional? x
12 ¿Los activos fijos poseen tarjetas de registro
indicando todas sus características? x
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CALIFICACIÓN DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
ACTIVIDADES DE CONTROL
Factores de Control
Clave Factor de Resultado Ponderación
Calificación
Si=1 No=0
Calificación
Ponderada
Control
Registro de Firmas 5% 0 0%
Adquisición de activos
autorizados 12% 1 12%
Documentación
soporte de operaciones
que no registran
movimiento de dinero
7% 0 0%
Formato de revisión de
planillas 6% 0 0%
Formato para las
cotizaciones de
materiales,
12% 1 12%
80
herramientas
Reportes de cartera
vencida 4% 0 0%
Controles de registros
con terceras personas 9% 1 9%
Archivo de los
comprobantes 9% 1 9%
Respaldos del sistema
semanalmente 9% 1 9%
Respaldos mensuales
de la información
financiera
12% 1 12%
Informes por cada área
operacional 5% 0 0%
Activo Fijos poseen
tarjetas de registros 10% 1 10%
TOTAL 100% 73%
Calificación Máxima 100%
Calificación Obtenida 73%
Calificación Ponderada 0,73
Nivel de Confianza 73% MODERADO
Nivel de Riesgo 27% MODERADO
Nivel de Confianza = Calificación Ponderada
Ponderado
Riesgo = Ponderado - Nivel de Confianza
Resultados de la Evaluación
En este componente el nivel de confianza es 73% siendo Moderado, debido a que la compañía
cuenta con procesos que generan información y datos reales, emitidos en informes mensuales que
sirven para la toma de decisiones de la gerencia lo cual le permite minimizar los riesgos.
81
El resultado proyecta un riesgo del 27% considerado Moderado, esto se debe a que no se posee
indicadores que permitan medir el rendimiento de cada área.
Debilidades detectadas
La utilización de materiales no posee un documento de respaldo los respalde.
Las operaciones que se realizan sin movimiento de dinero no poseen ningún soporte
documentado.
Carece de formatos para la revisión de planillas
No posee un registro de firmas de autorización para que puedan ser verificadas y se
evite la adulteración de alguna de ellas
No se lleva un control de la cartera vencida.
Los informes son de manera globalizada, lo cual impide la valoración de cada área.
Carece de un manual de procedimientos y manejo de cuentas de acuerdo al cliente
publico privado.
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
N° Factores de Control Clave Ref
.
Respuestas P/T
Observacione
s Si No N/A
Información
1 La Compañía suministra información como:
manuales, reglamentos, programas, etc x
2
Se identifica y presenta permanentemente la
información generada para el logro de
objetivos.
x
3
Se suministra al personal la información
suficiente para la realización de sus
actividades
x
82
Comunicación
4 Los canales de comunicación de la Compañía
son los adecuados x
5 Las quejas, sugerencias e información recibida
son comunicadas a la persona involucrada x
6 Se comunica al personal sobre los riesgos
existentes x
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CALIFICACIÓN DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Factores de Control
Clave Factor de Resultado Ponderación
Calificación
Si=1 No=0
Calificación
Ponderada
Información
Suministra
información 20% 0 0%
Presentación de la
información para el
logro de objetivos
15% 1 15%
Suministro de
Información sobre
procesos
20% 1 20%
Comunicación
Canales de
comunicación
adecuados
17% 1 17%
Comunicación de
quejas al personal
involucrado
16% 1 16%
Comunicación de los
riesgos al personal 12% 0 0%
TOTAL 100% 68%
Calificación Máxima 100%
Calificación Obtenida 68%
Calificación Ponderada 0,68
Nivel de Confianza 68% MODERADO
Nivel de Riesgo 32% MODERADO
83
Nivel de Confianza =
Calificación
Ponderada
Ponderado
Riesgo = Ponderado - Nivel de Confianza
Resultado de la Evaluación
En este componente existe un nivel de confianza del 68% siendo Moderado, debido a que la
entidad presenta con regularidad la información generada a todos los colaboradores para el logro de
los objetivos y además suministra al personal la información que necesita para cumplir sus labores
diarias.
El nivel de riesgo es de 32% siendo Moderado, debido a que no existe ningún reglamento y los
procedimientos que se llevan acabo son de manera empírica ya que no existe algún manual que las
regule.
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
MONITOREO
N° Factores de Control Clave Ref. Respuestas
P/T Observaciones Si No N/A
1 Se realiza un monitoreo periódico que evalué
la productividad x
2 Los organismos de control realizan auditorías
al área
x
3 Se evalúa y corrige las deficiencias
encontradas en la Compañía x
4 Se realiza evaluaciones de control interno x
84
"CLANMAK CÍA. LTDA."
CALIFICACIÓN DE NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
MONITOREO
Factores de Control
Clave Factor de Resultado Ponderación
Calificación
Si=1 No=0
Calificación
Ponderada
Actividades Continuas
Monitoreo continuo 38% 1 38%
Evaluación de
personal externo a la
Compañía
20% 0 0%
Actividades Puntuales
Evaluación de control
interno por el personal 25% 1 25%
Corrección de las
deficiencias
encontradas
17% 1 17%
TOTAL 100% 80%
Calificación Máxima 100%
Calificación Obtenida 80%
Calificación Ponderada 0,80
Nivel de Confianza 80% ALTO
Nivel de Riesgo 20% BAJO
Nivel de Confianza =
Calificación
Ponderada
Ponderado
Riesgo = Ponderado - Nivel de Confianza
Resultado de la Evaluación
En este componente existe un nivel de confianza del 80% siendo Alto, debido a que existe un
monitoreo continuo por parte del personal de gerencia que efectúa los controles a dicha área.
El nivel de riesgo es de 20% siendo Bajo, debido a que no se ha realizado la evaluación de personal
externo de la Compañía.
85
3.2. Esquema del diseño del Sistema de Control Interno
Se presenta un esquema del Diseño del Sistema de Control Interno, para poder visualizar de una
manera general y entendible dicho sistema; el cual consta de cuatro fases.
La primera fase comprende la entrada de datos en el Área Operativa-Contable; la segunda fase se
desarrolla los procesos de los componentes del Control Interno Contable, según el Modelo Coso
desarrollando cada uno de sus factores; la tercera fase establece los resultados mediante el
cumplimiento de los objetivos permitiendo determinar el grado de competitividad de la Compañía
y la cuarta fase concluye con la retroalimentación del Sistema mediante el análisis correctivo.
Se presenta a continuación cada fase del esquema:
86
Fase del Proceso
Fase de Inicio
AMBIENTE DE CONTROL
EVALUACIÓN DE RIESGO
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
SUPERVISIÓN
OBJETIVOS:
OPERACIÓN
FINANCIERO
CUMPLIMIENTO
COMPETITIVIDAD
* Rentabilidad sobre
Ventas
* Rentabilidad sobre
Activos Totales
* Margen de Utilidad
Bruta
* Rentabilidad sobre
Patrimonio
* Rentabilidad sobre
Capital Social
* Capacidad de Pago de
Fase de Resultados
RRHH, ÁREAS DE
OPERACIÓN
FINANCIERA
ANÁLISIS CORRECTIVO
ESQUEMA DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL
87
3.3. Propuesta del Diseño de un Sistema de Control a la Compañía Clanmak Cía. Ltda.
La propuesta del diseño señala la elaboración, presentación y actualización de los procedimientos con
el fin de plantear los procedimientos que permitan la realización de las funciones de dirección,
coordinación, operación y evaluación dentro del área contable lo cual ayudara a mejorar las
operaciones de la Compañía.
Por medio de la sistematización de las actividades y la identificación de los procesos se pueden
garantizar el registro, control, evaluación y automatización de las operaciones y por ende los
resultados.
Dicho sistema le servirá como una herramienta útil para mejorar las operaciones de la compañía en
donde están presentando inconvenientes, de igual manera contribuirá a las actividades que realicen
los empleados para que de esta manera puedan efectuar de manera eficiente sus funciones.
La evaluación del Control Interno se refiere al análisis de los sistemas y procedimientos
establecidos por la Gerencia General para que la empresa lleve a cabo sus actividades en forma
económica, eficiente y efectiva.
Esta evaluación ayuda a determinar las debilidades y fortalezas de cada una de las actividades en el
área de contabilidad de la empresa.
Para la Compañía cada actividad que realiza el área contable es fundamental e importante; es por
ello que el diseño se realizará a las operaciones más vulnerables encontradas en la misma.
3.3.1. Procedimientos de Control para registrar ingresos y egresos
Como se ha mencionado anteriormente el área de contabilidad es una parte fundamental y sensible
de la Compañía porque en ella se genera toda la información contable-financiera consolidada de los
resultados entregados por los diferentes departamentos y en base a está información o resultados
obtenidos de las operaciones de la Compañía la gerencia toma las decisiones pertinentes.
El personal que labora dentro de está área debe mantenerse actualizado constantemente y conocer
todas las Leyes, reglamentos, decretos y normas relacionados con la contabilidad del giro del
negocio para poder obtener un registro de información veraz y consistente.
88
"CLANMAK CÍA. LTDA."
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS
AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION RESPONSABLE
Revisar y verificar la autorización para efectuar el
gasto por parte de Gerencia
Contabilidad
Revisar y verificar la certificación presupuestaria
en el caso de egresos.
Contabilidad
Registrar contablemente afectando a las cuentas
pertinentes
Contabilidad
Imprimir el comprobante de ingreso o de egreso,
generado por el registro contable efectuado.
Contabilidad
Revisar los mayores de las cuentas de ingresos y
egresos diariamente
Contabilidad
Archivar toda la documentación fuente que
respalden los ingresos o egresos.
Contabilidad
Reportar semanalmente a Gerencia los saldos de
ingresos y gastos.
Contabilidad
Verifica el fiel cumplimiento de los ingresos y
gastos, estén acorde con el presupuesto aprobado
de la compañía
Gerente
Reportar mensualmente a la Gerencia los estados
financieros Contabilidad
89
Políticas para el Registro de Ingresos y Egresos
Todo egreso se realizará previa autorización de la Gerencia General.
Los ingresos por venta de servicios de construcción deben estar aprobados y revisados
previo a la firma del contrato y presentación de planillas monitoreadas por Gerencia.
Se deberá presentar reportes de ingresos y egresos a Gerencia para que tenga
conocimiento del movimiento económico que posee semanalmente la Compañía y
pueda precautelar la liquidez.
Todo reporte, registro o transacción realizada deberá tener firmas de responsabilidad y
aprobación por parte de Gerencia.
Cada ingreso y egreso se deberá registrar de manera oportuna en el momento que se
genera la transacción entre las partes así como también las retenciones y documentos
necesarios para completar dicho registro.
Verificar la validez de la documentación fuente que respaldará el registro de ingreso y
egreso; para poder archivar conjuntamente con el comprobante generado de dicho
movimiento.
90
Flujograma de Procedimientos de Control para el Registro de Ingresos y Egresos.
CONTABILIDAD GERENCIA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL REGISTRO DE
INGRESOS Y EGRESOS
ÁREA CONTABLE
INICIO
Revisar y verificar la autorizacion para
efectuar gasto por parte de Gerencia
Revisar y verificar la certificación
presupuestaria en caso de egreso
Registrar contablemente afectando a las cuentas
pertinentes
Imprimir el comprobante de Ingreso o egreso , generado por
el registro contable
Revisar los mayores de las cuentas de ingresos y egresos diariamente
Archivar la documentacion que
respalden los ingresos y egresos
Reportar semanalmente a Gerencia los saldos de
ingresos y egresos
Reportar mensualmente a Gerencia los estados
financieros
Verifica el fiel cumplimiento de los ingresos y egresos,
acorde con el presupuesto aprobado
FIN
91
3.3.2. Procedimientos de Control para Activos Fijos
Los activos fijos en una Compañía son un recurso material muy importante porque ayudará a
cumplir con las operaciones que se realizan dentro de esta, a lo largo de toda su vida útil.
Para la Compañía el control de los activos fijos es muy transcendental porque como ofrece el
servicio de construcción posee un importante patrimonio en activos fijos; es por ello que Clanmark
debería conocer que cualquier activo fijo que forme parte de la Compañía debe cumplir con ciertas
características esenciales como:
1. Ser físicamente tangible.
2. Tener una vida útil relativamente larga, para que pueda contribuir con las operaciones de la
Compañía.
3. Los beneficios del bien deben ser mas de un año o mayor al período de sus operaciones;
por ejemplo maquinaria pesada, que durante toda su vida útil traerá beneficios a la
Compañía por la importancia de esta en los servicios de construcción que ofrece.
4. El bien debe ser utilizado en las operaciones que generan ingresos para la compañía, con el
fin que dicho bien genere un ingreso o a su vez ahorre el gasto en la ejecución de las
operaciones y pueda dejar una ganancia mas rentable a la Compañía.
5. El bien adquirido puede ser utilizado también para el área administrativa o de oficina ya
que puede generar un ahorro de un gasto de arriendo por ejemplo; es decir se debe verificar
el costo beneficio del activo adquirido.
92
"CLANMAK CÍA. LTDA."
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA ACTIVOS FIJOS
AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION RESPONSABLE
Revisar la autorización de Gerencia para
efectuar la compra del activo.
Contabilidad
Revisar la certificación presupuestaria para
dicha adquisición.
Contabilidad
Revisar y analizar que existan por lo menos
4 cotizaciones para haber realizado la
compra.
Contabilidad
Revisar la validez y datos de la factura de la
compra del Activo; y que tengan las firmas
de respaldo.
Contabilidad
Registrar contablemente la factura y emitir
el respectivo comprobante de retención.
Contabilidad
Colocar el código de barras al activo para
identificarlo y llevar su respectivo control.
Contabilidad
Realizar mensualmente la depreciación de
dicho activo para mantenerlo al valor
actual.
Contabilidad
Reportar a Gerencia los activos fijos que
han terminado su vida útil.
Contabilidad
Realizar sorpresivamente el levantamiento
de los Activos Fijos existentes Contabilidad
Analizar en los estados financieros
mensuales la situación actual de los Activos
Fijos
Contabilidad
93
Políticas para el Control de Activos Fijos
Para realizar la adquisición de Activos Fijos el Área que tiene la necesidad de los
mismos debe solicitar autorización a Gerencia; con un análisis de costo-beneficio que
se obtendrá con el Activo Fijo.
Se deberá verificar que exista presupuesto para la adquisición del Activo Fijo luego de
haber evaluado el costo-beneficio del mismo.
Se deberá verificar la información y veracidad de las cotizaciones efectuadas antes de
realizar la compra; para poder evaluar la calidad, precio y beneficio del Activo.
Para realizar la compra debe tener la firma de Gerencia en la cotización mas adecuada.
Se deberá registrar contablemente por valor de la factura revisando que esté de
acuerdo a la cotización realizada.
Se deberá verificar físicamente que el estado del Activo Fijo sea igual al que consta
en la depreciación al valor actual.
Todo Activo Fijo que termine su vida útil, deberá ser evaluado por gerencia para
determinar si el bien será vendido al valor contable en una subasta o a su vez será
revalorado.
Tener un control del Activo Fijo en el lugar que se destino y asignar la
responsabilidad de su custodia a una persona determinada.
94
Flujograma de Procedimientos de Control para Activos Fijos
CONTABILIDAD CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA ACTIVOS FIJOS
ÁREA CONTABLE
INICIO
Revisar la autorización de Gerencia para
efectuar la compra del Activo Fijo
Revisar la certificación
Revisar y analizar que existan por lo menos 4 cotizaciones para haber
realizado la compra
Registrar contablemente la factura y emitir el
respectivo comprobante de retención.
Realizar mensualmente la depreciación de dicho activo para mantenerlo
al valor actual.
Reportar mensualmente a Gerencia los estados
financieros
FIN
Revisar la validez y datos de la factura de la compra del Activo; y
que tengan las firmas de respaldo
Colocar el código de barras al activo para
identificarlo y llevar su respectivo control.
Reportar a Gerencia los activos fijos que han
terminado su vida útil.
Realizar sorpresivamente el
levantamiento de los Activos Fijos existentes
Analizar en los estados financieros mensuales la
situación actual de los Activos Fijos
Archivo
95
3.3.3. Procedimientos de Control para la Presentación de Estados Financieros.
"CLANMAK CÍA. LTDA."
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION RESPONSABLE
Ingresar todas las operaciones económicas-
financieras de la Compañía en el Sistema
Contable
Contabilidad
Revisar y analizar los saldos contables en el
mayor general y auxiliar
Contabilidad
Realizar los ajustes pertinentes al final de cada
periodo cerrado.
Contabilidad
Obtener del Sistema Contable el reporte de los
Estados Financieros en su conjunto de forma
mensual.
Contabilidad
Analizar los Estados Financieros segregando sus
partes y elementos y realizar las notas
aclaratorias respectivas.
Contabilidad
Presentar un análisis a Gerencia para explicar la
situación económica de la Compañía y el por qué
de la variación de las cuentas
Contabilidad- Gerencia
Analizar mediante índices financieros los
resultados de los Estados Financieros para que
Gerencia tenga una mejor visualización para la
toma de decisiones.
Contabilidad
Establecer las firmas de responsabilidad Contabilidad- Gerencia
96
Políticas para la Presentación de Estados Financieros.
Hasta el 03 de cada mes se deberá presentar los Estados Financieros del mes
inmediato anterior.
Los estados financieros que se deberán presentar mensualmente son:
1. Estado de Situación Financiera.
2. Estado de Resultados Integral
3. Estado de Cambios en el Patrimonio.
4. Estado de Flujo de Efectivo.
5. Notas a los Estados Financieros.
Los Estados Financieros deben presentar de manera razonable y real la situación
económica de la Compañía del resultado de sus operaciones y flujos de efectivo de
acuerdo a las exigencias de las NIIF para Pymes.
Para realizar cambios en el Plan de Cuentas o la codificación de las partidas, deberá
justificarse y autorizarse por Gerencia.
Todos los Estados Financieros deberán tener las firmas de responsabilidad;
estableciendo elaboración, revisión y aprobación.
La información reflejada en los Estados Financieros deberá ser revisada y aprobada
para poder tener total confiabilidad en que los resultados arrojados son prudentes,
neutrales, reflejan la naturaleza de las transacciones en su totalidad y están completos
en todos los aspectos importantes para de esta manera poder contribuir a la toma de
decisiones adecuadas por Gerencia;
97
Flujograma de Procedimientos de Control para la Presentación de Estados Financieros
CONTABILIDAD GERENCIA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA LA PRESENTACION DE
ESTADOS FINANCIEROS
ÁREA CONTABLE
INICIO
Ingresar todas las operaciones
económicas-financieras de la Compañía en el
Sistema Contable
Revisar y analizar los saldos contables en el
mayor general y auxiliar.
Realizar los ajustes pertinentes al final de cada periodo cerrado
Obtener del Sistema Contable el reporte de
los Estados Financieros en su conjunto de forma
mensual.
Analizar los Estados Financieros segregando sus partes y elementos y
realizar las notas aclaratorias respectivas.
Analizar mediante índices financieros los
resultados de los Estados Financieros
para Gerencia
Establecer las firmas de responsabilidad
FIN
Presentar un análisis a Gerencia para explicar la situación económica de la Compañía y el por qué de la variación de
las cuentas
Presentar un análisis a Gerencia para explicar la situación económica de la Compañía y el por qué de la variación de
las cuentas
Establecer las firmas de responsabilidad
98
3.3.4. Procedimientos de Control para efectuar pago a proveedores (egresos)
En el área contable es donde se maneja todo lo referente con los cobros y pagos de la Compañía
pero para tener un mayor control se sugiere la creación de un departamento de tesorería de esta
manera se podrían segregar las funciones de pagos y cobros y llevar un mejor control.
El manual de procedimientos es un componente de control interno, el cual se crea de forma detalla
para poder obtener información ordenada, sistemática e integral de cada uno de los egresos
realizados y poder controlarlos para de esta manera disminuir el riesgo de que los recursos
económicos-financieros se desvíen; por todo lo expuesto anteriormente es importante establecer los
procedimientos para CLANMAK CÍA LTDA.
99
"CLANMAK CÍA. LTDA."
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EFECTUAR EL PAGO A PROVEEDORES
AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION RESPONSABLE
Revisar y registrar contablemente la factura del
proveedor para generar la obligación.
Contabilidad
Emitir el comprobante de retención de acuerdo a
la factura
Contabilidad
Imprimir el comprobante de egreso de la
obligación registrada.
Contabilidad
Entrega toda documentación pertinente para
efectuar el pago, conjuntamente con la
autorización de Gerencia.
Contabilidad
Revisa la disponibilidad de recursos económicos
en el banco.
Tesorería
Solicitar la autorización del pago de la obligación
mediante transferencia o cheque
Tesorería
Realizar el pago de la obligación generada y
solicitar las firmas de responsabilidad a Gerencia.
Tesorería
Entregar al proveedor el cheque o copia de la
transferencia y registrar la firma de recibido en el
comprobante de egreso.
Tesorería
Registrar la firma de recibido en el comprobante
de egreso. Tesorería
100
Políticas para pago a Proveedores (Egresos)
Todo pago se realizará previa autorización de la Gerencia.
Se emitirán cheques hasta por un valor de $ 5.000,00; si el pago supera dicho monto se
realizará transferencia bancaría.
Las confirmaciones de las transferencias deberán ser recibidas al correo de Gerencia
con copia a Tesorería y contabilidad.
Las firmas de autorización de Pago deberán ser solo del Gerente General.
Los cheques que no han sido retirados dentro de los quince días se anularán.
Tesorería no podrá tener cheques firmados en blanco.
Todo pago deberá tener el comprobante de egreso con la firma de la persona que retira
el cheque y una copia de su cedula.
Solo el Jefe de Tesorería y el Gerente deberán conocer las claves electrónicas de las
cuentas bancarías.
Los comprobantes de Retención se deberán emitir hasta los cinco (5) días posteriores a
la fecha del comprobante de venta; de acuerdo al Reglamento Interno del SRI.
101
Flujograma de Procedimientos de Control para el pago a Proveedores (Egresos)
CONTABILIDAD TESORERÍA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL PAGO A
PROVEEDORES (EGRESOS)
ÁREA CONTABLE
INICIO
Revisar y registrar contablemente la factura del proveedor para generar la obligación.
Entrega toda documentación
pertinente para efectuar el pago, conjuntamente con la autorización de
Gerencia.
Revisa la disponibilidad de recursos económicos
en el banco.
FIN
Solicitar la autorización del pago de la
obligación mediante transferencia o cheque
Registrar la firma de recibido en el
comprobante de egreso
Emitir el comprobante de retención de acuerdo
a la factura
Imprimir el comprobante de egreso
de la obligación registrada.
Realizar el pago de la obligación generada y solicitar las firmas de
responsabilidad a Gerencia.
Entregar al proveedor el cheque o copia de la
transferencia y registrar la firma de recibido en
el comprobante de egreso.
Archivo
102
3.3.5. Procedimientos de Control
Las cuentas por cobrar son el activo circulante más esencial que posee la Compañía, se encuentra
directamente relacionado con el giro del negocio, en el caso de existir pasivos elevados, la cartera
ayuda a equilibrar el peso de la deuda.
"CLANMAK CÍA. LTDA."
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA LA COBRANZA
AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION RESPONSABLE
El área de Ventas emite un reporte de
ventas a crédito.
Contabilidad
En el reporte de ventas a crédito se filtra
los clientes interesados para la respectiva
cobranza
Tesorería
La persona encargada notifica al cliente
mediante llamada telefónica indicándole
el monto de la deuda y el plazo a ser
cancelado
Tesorería
En el sistema contable se debe revisar el
detalle de cuentas por cobrar
Tesorería
El pago se receptará con cheque
certificado y a nombre de la Compañía
Tesorería
Se factura el monto o valor cancelado por
el cliente
Tesorería
Se realiza un reporte que se envía a
contabilidad indicando los créditos
cancelados.
Tesorería
103
"CLANMAK CÍA. LTDA."
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA LA COBRANZA
AREA: TESORERÍA
DESCRIPCION RESPONSABLE
Se registra contablemente las cuentas por
cobrar para posterior dar de baja.
Contabilidad
En la base de datos revisar que clientes
han incumplido con el pago en el plazo
determinado (30 días)
Tesorería
Realizar call center y comunicarse con los
clientes para dar solución al pago
Tesorería
En el caso de no existir respuesta por
parte del cliente, solicitar apoyo al área
legal
Tesorería
Políticas para el Control de Cobranza
Los reportes de cartera o cortes efetuados por el responsable se los realizará todos los
viernes de cada semana.
Los créditos otorgados a los clientes se efectuará en un plazo no mayor de 30 días.
Los créditos que excedan los 30 días de plazo se les cobrará interés.
En el caso de existir clientes que no cancelen dentro de los 30 días de plazo, se
enviarán al departamento legal.
El pago debe ser gestionado de manera oportuna mediante vía telefónica
Los gastos que haga la empresa por gestión de cobro pasado los 30 días a la fecha de
la factura, serán recargados a los clientes que estén por mora.
104
Flujogramas Procedimientos de Control para Cobranzas
CONTABILIDAD TESORERÍA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA COBRANZAS
ÁREA FINANCIERA: TESORERÍA
INICIO
FIN
INICIO
El área de Ventas emite un reporte de ventas a
crédito.
Se registra contablemente las
cuentas por cobrar para posterior dar de baja.
En el reporte de ventas a crédito se filtra los
clientes interesados para la respectiva cobranza
La persona encargada notifica al cliente mediante llamada
telefónica indicándole el monto de la deuda y el plazo a ser cacelado
En el sistema contable se debe revisar el detalle
de cuentas por cobrar
El pago se receptará con cheque certificado y a nombre de la Empresa
Se realiza un reporte que se envía a
contabilidad indicando los créditos cancelados.
Se factura el monto o valor cancelado por el
cliente.
En la base de datos revisar que clientes han incumplido con el pago en el plazo determinado
(30 días).
Realizar call center y comunicarse con los
clientes para dar solución al pago.
En el caso de no existir respuesta por parte del cliente, solicitar apoyo
al área legal.
105
CAPÍTULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. Conclusiones
La Compañía CLANMAK CÍA. LTDA., no cuenta con los procedimientos adecuados
para un buen control interno, los mismos que son los encargados de formar los
cimientos para poder desarrollar las actividades, estableciendo responsabilidades a las
personas dentro del área y a todas aquellas que intervengan en el proceso.
CLANMAK CÍA. LTDA cuenta con un Manual de Procedimientos Contables, básico
en el cuál no se describan todas las actividades a realizarse dentro del área contable ni
determinan a la personas son responsables del proceso.
En el proceso de recepción de facturas, se evidencio que existen algunos de los
documentos con datos incompletos como RUC, teléfono, dirección y fecha de
emisión, lo cuál implica que las facturas sean llenadas con otro tipo de letra y color de
esfero, alterando de esta manera al documento.
Se detectó la falta de entrega de comprobantes de retención dentro de los plazos
establecidos por la Ley de Régimen Tributario, lo cual puede traer graves
inconvenientes a la empresa.
Se evidenció también que no existe una persona específica encargada y responsable
del proceso de tramitar los pagos de facturas y por otros conceptos.
El proceso de revisión, aprobación, ejecución y el despacho de pagos, no está muy
bien definido, el día para ello.
La empresa constructora no cuenta actualmente con un departamento de compras, el
mismo que debería encargarse de la adquisición de materiales y especialmente del
control de precios.
106
En cuanto a las reposiciones del fondo de caja chica, existen ciertos inconvenientes,
como es la falta de flujo de efectivo luego de haber pedido reposición, lo cual genera
que se realice un nuevo reembolso y casi siempre en su totalidad y en un corto tiempo.
Existen algunas falencias en cuanto a la capacitación del personal del área contable,
pues no existen capacitaciones periódicas, lo cual produce desactualizaciones tanto al
personal como a la empresa, en cuanto a nuevas reformas que puedan establecerse.
Existen también problemas de comunicación en cada uno de los departamentos,
iniciando desde la gerencia general hasta llegar a las áreas contable y financiera, pues
el no comunicar las cosas a tiempo puede traer posteriormente graves inconvenientes
en el desarrollo de las actividades dentro y fuera de la empresa.
4.2. Recomendaciones
La implementación del presente manual de procedimientos en la compañía
CLANMAK CÍA. LTDA el mismo que incluye nuevas políticas y procedimientos
necesarios para obtener resultados adecuados, previa autorización de la gerencia
general.
Para mejorar y fortalecer el control interno de la empresa, y además conseguir una
adaptación favorable del personal al cambio, se debe socializar la presente propuesta
de esta manera se logrará mejorar las labores y al final del proceso se obtendrá
información confiable, útil y oportuna.
Aplicar las políticas contables descritas en el presente manual, y procedimientos de
control interno para cada cuenta contable que será de gran ayuda en la ejecución de
todas las labores contables y financieras.
Verificar y sustentar la información al momento de receptar los comprobantes de
venta, en caso de existir alguna inconsistencia solicitar inmediatamente al proveedor el
cambio del comprobante.
Emitir y entregar los comprobantes de retención dentro de los plazos establecidos por
la Ley de Régimen Tributario Interno, adicionalmente parametrizar a nivel de sistemas
que la generación de los comprobantes de retención, restringa la emisión de
retenciones que exceda el plazo establecido por la ley.
107
Responsabilizar a una persona del proceso, que sea la encargada de realizar la
solicitud de pagos de facturas, anticipos y por otros conceptos, así evitando
duplicaciones en pagos y pérdida de los mismos.
Se sugiere incrementar un departamento de compras para que este se encargue de
controlar precios de los materiales, manejo de archivo de cotizaciones y aprobación de
la mejor oferta, control de órdenes de pedido, control de presupuestos y sobre todo el
control de facturas recibidas y emisión oportuna al departamento contable para su
respectiva contabilización y emisión del comprobante de retención.
Aumentar el fondo de caja chica y se establezca límites para egresos.
La empresa actualmente lleva la contabilidad por el método de contrato terminado, se
sugiere cambiarlo por el método de Avance de Obra, para el reconocimiento de
ingresos y gastos, permitiendo realizar una comparación con el presupuesto y realizar
liquidaciones parciales y totales por obra.
108
BIBLIOGRAFÍA
Acción Democracia. (22 de Septiembre de 2006). Principios y Valores. Recuperado el 2015 de
Mayo de 24, de www.americo.usal.es:
http://americo.usal.es/oir/opal/Documentos/Venezuela/AD/PrincipiosAD.pdf
Alonso, G. Z. (1998). Auditoria y Control Interno. México: McGraw Hill.
Auditool. (15 de Febrero de 2015). Control Interno. Recuperado el 25 de Junio de 2015, de
www.auditool.org: http://www.auditool.org/blog/control-interno/3073-que-es-el-riesgo-
riesgo-inherente-y-riesgo-residual
Camacho, E. (08 de Julio de 2007). Metodo MICIL. Recuperado el 16 de Abril de 2015, de
repositorio.espe.edu.ec: http://repositorio.espe.edu.ec/handle/21000/2135
Committee of Sponsoring Organizations. (02 de Julio de 2012). COSO. Recuperado el 18 de Junio
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Dirección Nacional de Inovación Académica. (30 de Mayo de 2013). Evaluacion de Control
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