1. DESPUÉS DE LEER Y ANALIZAR CUIDADOSAMENTE EL DOCUMENTO

DE PROCESO DE LA COBRANZA ELABORE UNA SÍNTESIS, HACIENDO ÉNFASIS EN LA ELABORACIÓN Y DESARROLLO DE LOS PLANES DE COBRANZA, RECUERDE NO DESCUIDE NINGÚN ELEMENTO REGISTRADO EN SU CONTENIDO.

PROCESOS DE COBRANZAS

Es la actividad por la cual se hace acción de cobro, por efectos de una compra a crédito realizada con anterioridad por un cliente.

Cabe señalar que las empresas consideran como venta cuando el cliente cancela oportunamente todas sus obligaciones con el ente prestador del servicio, sin embargo en algunas ocasiones es necesario acudir a técnicas o políticas para que el cliente termine de cancelar todas sus obligaciones con la empresa.

1. Se debe tener en cuenta a los buenos clientes, quienes tienen un historial financiero impecable, ya que al descuidarnos de ellos se pueden convertir en un cliente de otra entidad. También, se debe tener en cuenta que la cobranza del crédito solicitado por nuestro cliente debe generar nuevas ventas productivas, aumentando la buena imagen de su proveedor.

2. Se debe saber que en la política de cobranza es la que depende de las situaciones sociales y políticas del país y especialmente del ente financiero. Es por eso, que estas decisiones y situaciones especificadas comprometen fundar un perfil serio y respetado frente a la política plantada.

3. El objetivo primordial que debe inspirar la política de cobranza es de que no se debe cobrar, sino que le cliente sea quien vaya a tal fecha pactada entre la entidad a pagar su deuda financiera.

4. Para que cualquier ente financiero logre sus objetivos esta debe trazarse políticas de cobranza basadas en normas adaptables a

las circunstancias.

5. Para tener un mayor éxito frente a otras entidades financieras se recomienda que una política de ventas de crédito dura se debe aplicar una política de cobranza suave y viceversa, ya que esta puede ser un tiro por la culata para muchas entidades porque pueden ser los más apetecidos para créditos, pero su cartera está en riesgo de perderse. Es por eso que las políticas de cobranza se deben estar revisando constantemente para evitar deficiencias en ellas.

6. Se recomienda tener políticas de cobranza claras, flexibles, dinámicas y uniformes. Para así, poder mantener una cartera activa, para determinar soluciones prontas según al caso.

7. En las políticas de cobranza se debe establecer un equilibrio entre los gastos de la gestión de cobranza y los resultados de la misma, para evitar pérdidas por cuentas incobrables y poder buscar una rotación en cartera para evitar una inversión congelada en cuentas por cobrar, produciendo efectos negativos a la entidad financiera.

8. En las normas de cobranza se determinar la capacidad de endeudamiento, se documenta pactos ligados a formalidades legales, se respetar la independencia del abogado o del departamento de cobranza, se hace conocer el tiempo y perdida que significa la cobranza judicial. Todo esto se realiza para evitar pérdidas y dificultades financieras, tanto con el cliente que con la entidad.Todo lo que hablamos anteriormente es una breve síntesis acerca de la modalidad de procesos y planeación de cobranza, bajo políticas y estrategias financieras.

2. ANALICE CUIDADOSAMENTE LOS MATERIALES DE APOYO RELACIONADOS CON LA COMUNICACIÓN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN, PREPARE UN MAPA MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO

3. ELABORE UN PROGRAMA DE COBRANZA APLICANDO TODOS LOS PASOS SUGERIDOS EN EL MATERIAL DE APOYO UTILIZANDO LA BASE DE DATOS SUMINISTRADA EN EL MISMO DOCUMENTO.

Para antes de otorgar crédito:

- Se deberá de llevar un expediente por cliente.

- No se deberá de otorgar crédito a personas que compren en el negocio por primera vez ó cuando no se tenga ninguna referencia, aunque esta sea verbal, de su persona.

- A las personas que se les otorgue crédito, se les deberá de aclarar los plazos de pago.

- Si se decide otorgarle crédito a alguna persona y ésta no paga en el plazo estipulado, se le dejara de otorgar crédito hasta que abone el 50% de su adeudo o lo liquide.

Para el seguimiento de clientes:

- Mensualmente se deberá de revisar el Control de Ventas a Crédito para conocer el comportamiento de los clientes, en este análisis se puede identificar a los clientes puntuales y a los morosos, incentivando a los puntuales con algún obsequio ó descuento y recortando el crédito a los morosos.

* Como ya se mencionó, es muy importante revisar el Control de Ventas a crédito, a fin de analizar:

* El comportamiento de pago de los clientes (cuantos días se tardan en pagar su adeudo).* Hasta que monto es conveniente dar crédito, en base al punto anterior.* Identificar los clientes cumplidos y a los morosos.

Es conveniente clasificar la cartera de clientes en grupos y de la clasificación dependerán las acciones que se deben emprender basándose en lo siguiente:

1. Clientes que malinterpretan las condiciones de venta. Estos clientes no ofrecen ningún problema real de cobro porque honestamente hubo un malentendido, aquí solamente basta con darles una explicación de las condiciones de venta para que a cambio se reciba un pagopuntual.

2. Clientes que pasan por alto sus cuentas por negligencia. Un recordatorio de que la cuenta se ha vencido es todo lo que se necesita para los clientes de este grupo.

3. Clientes que temporalmente se atrasan pero que casi siempre pagan a tiempo. Estos clientes pagan a tiempo cuando las fechas vencidas de las cuentas del acreedor coinciden con el auge de temporada de su propio negocio y hacen esperar al acreedor cuando estos períodos no coinciden la política general del acreedor es indulgente, pero debe mantener una cobranza continua sobre el cliente.

4. Clientes que siempre se atrasan. Estos son los que fuerzan demasiado sus negocios para cubrir sus gastos personales, o no son compradores deficientes, reduciendo así su capital operativo disponible. El encargado de la cobranza debe adoptar una política firme con estos deudores, aun a riesgo de perderlos como clientes.5. Clientes que están al borde de la insolvencia o que son en realidad insolventes. La empresa no tiene otra alternativa que usar métodosdrásticos de cobranza, si no puede cobrar mediante letra de cambio, coloca inmediato la cuenta en manos de un abogado de cobranzas.

Evaluación de la función crediticia.

a) Presupuesto de cobranzas. Este presupuesto muestra al encargado la cobranza a alcanzar, permitiéndole comparar el real con lo presupuestado.

b) Análisis de los saldos por antigüedad. Es muy importante que la empresa cuente con una relación de clientes por antigüedad de saldos, porque tendrá conocimientos de aquellas cuentas que están fuera de política, o sea cuentas que se encuentran vencidas y que de alguna manera tratará de agilizar el cobro de las mismas.

c) Análisis de rotación de la cartera. Es una técnica más con que cuenta la empresa para la evaluación de la función crediticia, que consiste en obtener la rotación de las cuentas por cobrar dividiendo las ventas anuales entre el promedio mensual de cuentas por cobrar, lo cual da como resultado el número de veces que las cuentas por cobrar rotan durante el año.

Para los clientes morosos

1. Se les deberá de suspender el crédito si no pagan en los tiempos establecidos.

2. Se deberá de negociar con los clientes morosos la forma de pago (semanal, quincenal, mensual).