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CARTILHA DO
REQUERENTE
Universidade Federal de Santa Catarina Campus Blumenau
Gestão de Compras e Licitações
Introdução
Os processos de compra, no Campus Blumenau da Universidade
Federal de Santa Catarina – UFSC, são instruídos pelo setor de Gestão de
Compras e Licitações – GCL.
As compras públicas podem ser divididas em quatro modalidades
principais:
LICITAÇÃO; DISPENSA; INEXIGIBILIDADE; ADESÃO.
Cada uma dessas modalidades de compras públicas devem seguir
rigorosamente o que é exigido por lei e por normas emitidas pelos órgãos
competentes.
Ainda, na UFSC, cada modalidade se divide em outras duas
categorias:
Material de Consumo Grupo 099 Material Permanente Grupo 077
Cabe esclarecer também que os processos de compra na UFSC são
realizados, como REGRA, através da modalidade de LICITAÇÃO, via
PREGÃO ELETRÔNICO – PE, pelo Sistema de Registro de Preços – SRP,
salvo exceções legais.
Outro ponto importante nos processos de compra é a necessidade de
análise dos processos de Blumenau pelo Departamento de Compras – DCOM
da UFSC, em Florianópolis. Portanto, o GCL está submetido formalmente ao
que é estipulado pelo DCOM em diversas situações, como regras de instrução
de processo, documentação a ser anexada no processo e calendário de envio de
processos para aquisição de itens para o Campus, por exemplo.
O requerente ou responsável, ao enviar inicialmente seu pedido de
materiais para aquisição ao GCL, o faz por meio de um formulário,
denominado Formulário de Registro de Intenção de Compra – RIC.
A primeira atividade do GCL ao receber o RIC é analisar os itens e
separar os que são comuns ao Campus dos que são específicos do requerente.
Feita essa separação, o próximo passo é verificar qual a modalidade mais
adequada para se instruir o processo: Licitação, Dispensa, Inexigibilidade ou
Adesão. Essa análise sempre leva em conta a Regra, ou seja, comprar por
LICITAÇÃO. As outras modalidades são exceção à regra e devem ser
analisadas minuciosamente e dentro dos parâmetros legais e dos recursos
disponíveis.
Uma vez terminada essa primeira etapa de análise, parte-se para os
passos seguintes: pesquisa de preço e reunião/elaboração da documentação
pertinente.
Licitação: O que é?
Licitação é uma modalidade de COMPRA PÚBLICA, e somente se
tornou obrigatória para toda a Administração Pública a partir da Constituição
Federal de 1988, através do artigo 37, inciso XXI e do artigo 175.
As normas para licitações e contratos administrativos referentes aos
diversos materiais e serviços que possam ser adquiridos pela Administração
Pública foram estabelecidas pela Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 (ENAP,
2015).
A abrangência da legislação de licitações é ampla, pois cada ente
público pode regulamentar o assunto, desde que não contrarie as disposições
legais da Constituição e da Lei nº 8.666/93 (ENAP, 2015).
A finalidade da instauração de processo licitatório por parte da
Administração Pública visa garantir a observância ao princípio constitucional
de isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa, a promoção do
desenvolvimento nacional sustentável, a inserção da possibilidade de margens
preferenciais aos produtos manufaturados e nacionais, entre outros. Por ser
um meio legal para contratação de bens, serviços e obras, a licitação é um
importante instrumento de controle social, planejamento administrativo e de
exercício de direito para os licitantes (ENAP, 2015; OLIVO, 2012).
No início da lei de instauração da obrigatoriedade da Licitação, essa
atividade era realizada de forma totalmente presencial e conduzida por uma
Comissão de Licitação. A partir do ano 2000, com a Medida Provisória nº 2.026,
de 4 de maio daquele ano, criou-se então, o PREGÃO. O Pregão foi convertido,
posteriormente, na Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002.
Pregão, portanto, é uma modalidade de Licitação. É conduzido pela
figura de um Pregoeiro e pode ser realizado tanto de forma presencial quanto
de forma eletrônica. A forma eletrônica do Pregão é a mais econômica e, por
isso, mais indicada para a realização dos processos licitatórios (ENAP, 2015).
Além disso, possibilita uma maior Publicidade e uma Ampla Concorrência. Na
UFSC o Pregão Eletrônico é a regra para as aquisições por Licitação.
Ainda, o Pregão pode ser realizado para o Registro de Preços –
Sistema de Registro de Preços, SRP – ou para a Pronta Entrega – Sistema de
Preço Praticado, SPP.
O Sistema de Registro de Preços é definido como um conjunto de
procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços
e aquisição de bens, para contratações futuras. É mais comumente utilizado
baseando-se no inciso IV, do art. 3º, do Decreto 7.892/2013 (Decreto que
Regulamenta o SRP):
Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser
adotado nas seguintes hipóteses:
[...]
IV - quando, pela natureza do objeto, não for
possível definir previamente o quantitativo a ser
demandado pela Administração. (grifo nosso)
A Licitação realizada por meio do SRP é formalizada pela assinatura
de um documento denominado Ata de Registro de Preços – ARP. Na Ata de
Registro de Preços o licitante se compromete a fornecer o produto em que foi
vencedor no certame, pelo preço registrado, no período de um ano.
Já o Sistema de Preço Praticado, ou Pregão a Pronta Entrega,
conduz à ENTREGA IMEDIATA de um material ou serviço após os trâmites
licitatórios. Essa entrega é realizada em até 30 dias, conforme o art. 40, § 4º, da
Lei nº 8.666/93:
Art. 40
§ 4º Nas compras para entrega imediata, assim
entendidas aquelas com prazo de entrega até trinta
dias da data prevista para apresentação da proposta
[...]. (grifo nosso)
Ao se iniciar uma Licitação a Pronta Entrega já se deve ter
previamente bem definidos: o quantitativo exato a ser adquirido e a reserva da
dotação orçamentária para a aquisição do material ou serviço. Sem essas
definições não é possível iniciar o processo de compra nessa modalidade.
Cabe salientar que, conforme ratifica a Lei 8.666/93 no seu art. 15,
deve ser dada preferência ao Sistema de Registro de Preços nos processos de
compra. A contratação é realizada sob demanda e oportuniza a Administração
atuar com maior eficiência e assertividade, comprando somente o que será
utilizado e não gerando estoques vultuosos,
Portanto, na UFSC, a modalidade principal e preferencial de
aquisição é a LICITAÇÃO, por meio de PREGÃO ELETRÔNICO, pelo
SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS.
Contratação Direta
A contratação direta é o procedimento adotado pela Administração
Pública que não contempla a Licitação, ou seja, o administrador contrata o
prestador de um determinado serviço diretamente, respeitando as
possibilidades previstas em lei. A Dispensa de licitação e a Inexigibilidade
de licitação são as duas principais formas de contratação direta (OLIVO, 2012;
FRANÇA, 2013).
A dispensa e a inexigibilidade permitem que o administrador público
realize a contratação direta, porém de maneiras diferentes. Enquanto na
dispensa há possibilidade de concorrência, porém esta é dispensada em função
de razões expressas na lei de licitações, na inexigibilidade não há esta
possibilidade, a concorrência é inviável em virtude da singularidade do objeto
ou do ofertante (OLIVO, 2012; FRANÇA, 2013).
É dispensável a licitação para compras de valor até 10% do limite
previsto na lei, correspondente a R$ 8.000,00 em valores atuais. Além disso,
para compras com objetivos ligados a projetos de pesquisa é possível utilizar
esta modalidade. A dispensa também se aplica em razão de situações
excepcionais, como guerra ou calamidade pública; entre outros.
Já a inexigibilidade se aplica quando houver inviabilidade de
competição em razão da notória especialização profissional, contratações
artísticas, aquisição de materiais que possuem empresa ou representante
comercial exclusivo, etc. (ENAP, 2015; OLIVO, 2012).
A contratação direta não exime o administrador de seguir os
princípios básicos da lei das licitações, pelo contrário, este deve seguir
procedimento administrativo determinado que vise garantir que seja realizada
a melhor contratação possível e que seja dado tratamento igualitário aos
contratantes. Além disso, toda e qualquer contratação direta deve conter
justificativa que caracterize a situação que gerou a necessidade de dispensa ou
inexigibilidade, expor a razão da escolha por determinado fornecedor,
comprovar que o item a ser comprado está de acordo com o preço praticado no
mercado e providenciar toda a documentação necessária para comprovação da
regularidade do ato administrativo (BRASIL, 1993; OLIVO, 2012).
Adesão
Chamada de Carona ou Adesão, a utilização de Atas de Registro de
Preços por órgão ou entidade não participante do certame pode ser realizada
mediante comprovação de vantagem para a administração. Este processo
consiste em um órgão, denominado órgão não participante, aproveitar uma ata
de registro de preços proveniente de licitação realizada por outro órgão,
denominado órgão gerenciador (NERI, 2013; BAPTISTA, 2014).
Esta possibilidade é regida pelo Decreto nº 7.892 de 2013, onde
consta que durante a vigência da ata e devidamente justificada a vantagem,
esta “[...] poderá ser utilizada por qualquer órgão ou entidade da administração
pública federal que não tenha participado do certame licitatório, mediante
anuência do órgão gerenciador” (BRASIL, 2013; NERI, 2013). Para tal, o órgão
não participante deve consultar o órgão gerenciador sobre a possibilidade de
adesão, além de consultar também o fornecedor, que opta por fornecer ou não
fornecer ao órgão não participante de acordo com as condições estabelecidas na
ata e desde que não prejudique as obrigações presentes e futuras assumidas
com o órgão gerenciador e órgãos participantes (BRASIL, 2013; BAPTISTA,
2014).
Estas aquisições ou contratações adicionais, provenientes da adesão,
“[...] não poderão exceder, por órgão ou entidade, a cem por cento dos
quantitativos dos itens do instrumento convocatório e registrados na ata [...]”,
além disso, independentemente do número de órgãos não participantes “[...] o
quantitativo decorrente das adesões à ata de registro de preços não poderá
exceder, na totalidade, ao quíntuplo do quantitativo de cada item registrado na
ata [...]” (BRASIL, 2013).
Após a autorização do órgão gerenciador, observado o prazo de
vigência da ata, o órgão não participante deverá efetivar a aquisição ou
contratação em até noventa dias. Cabe também ao órgão não participante os
atos relativos à cobrança do cumprimento das obrigações contratuais por parte
do fornecedor (BRASIL, 2013).
“É vedada aos órgãos e entidades da administração pública federal a
adesão à Ata de Registro de Preços gerenciada por órgão ou entidade
municipal, distrital ou estadual”, porém, “é facultada aos órgãos ou entidades
municipais, distritais ou estaduais a adesão à Ata de Registro de Preços da
Administração Pública Federal” (BRASIL, 2013).
A regra para a realização de compras na administração pública é a
LICITAÇÃO. A Adesão à Ata de Registro de Preços trata-se de uma
excepcionalidade. Para que a Adesão se efetive, esta deve ser amplamente
justificada em Memorando, considerando-se, inclusive, a possibilidade de
indeferimento em casos onde a argumentação revele situação não emergencial
ou situação de não acompanhamento do Calendário de Compras vigente.
Materiais: Consumo X Permanente
A classificação dos materiais difere-se nas categorias denominadas
MATERIAL DE CONSUMO e MATERIAL PERMANENTE. O próprio nome já
dá uma ideia das características de cada uma deles.
O Material de Consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente,
perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a um
curto período. A definição da Lei nº 4.320/1964 diz que o Material de Consumo
tem na sua utilização a duração de até dois anos.
Por outro lado, o Material Permanente é aquele que, em razão de seu
uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade
superior a dois anos, conforme está escrito também na Lei nº 4.320/1964, artigo
14, §2º.
Um material é considerado de Consumo caso atenda um, e pelo
menos um, dos critérios a seguir:
Critério da Durabilidade: se em uso normal perde ou tem
reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo
de dois anos;
Critério da Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça,
deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade
e perda de sua identidade ou funcionalidade;
Critério da Perecibilidade: se está sujeito a modificações
(químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica
pelo uso normal;
Critério da Incorporabilidade: se está destinado à
incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo
das características físicas e funcionais do principal.
Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou
adições complementares de bens em utilização, ou para a
reposição de peças para manutenção do seu uso normal que
contenham a mesma configuração; e
Critério da Transformabilidade: se foi adquirido para fim de
transformação.
Caso o material não atenda a nenhum desses critérios, ele é
considerado, então, Material Permanente. Na UFSC, a grande maioria dos
materiais já está definida como Consumo ou Permanente por meio dos seus
grupos de códigos: 099 para Consumo e 077 para Permanente.
Nos casos em que um material novo, não catalogado, é solicitado,
essas características são avaliadas, bem como itens semelhantes já
cadastrados no sistema, para então, se estabelecer a categoria a qual um
material pertence.
Registro de Intenção de Compra – RIC
Os pedidos de compra na UFSC são sempre encaminhados ao
Departamento de Compras – DCOM, em Florianópolis. Quem encaminha é o
setor de Gestão de Compras e Licitações – GCL, do Campus Blumenau. O
DCOM analisa os pedidos, aponta irregularidades para correção e, após os
ajustes, repassa para as demais instâncias dentro da Universidade para dar
andamento ao processo licitatório.
Todo ano, o DCOM elabora um Calendário de Compras,
determinando as datas para envio de cada categoria de material (consumo e
permanente) e os códigos do catálogo da UFSC que podem ser enviados a cada
vez. Cada conjunto de códigos desse Calendário recebe o nome de Janela.
Para cumprir essas Janelas estipuladas pelo DCOM, a UFSC
Blumenau tem um Calendário de Compras Paralelo para envio das solicitações
pelos Requerentes do campus. As Janelas do Calendário de Blumenau são
idênticas às Janelas do Calendário de Florianópolis, porém, com datas
diferentes.
Cada Janela do Calendário de Blumenau é dividida em duas etapas: i. envio do
Formulário de Registro de Intenção de Compra – RIC; ii. envio da Pesquisa de
Preços propriamente dita. Cada etapa tem uma data estabelecida para entrega
de toda a documentação. Ambas as etapas acontecem dentro do Campus
Blumenau, entre o Requerente e o GCL.
O envio do RIC pelo Requerente ao GCL é justamente para se ter o
registro dos itens que determinado curso ou setor deseja adquirir. Com ele, o
GCL consegue: A. dividir a demanda entre os itens Comuns e os itens
Específicos; B. verificar se os itens estão catalogados no sistema da UFSC;
C. solicitar a catalogação ou alteração da catalogação dos itens, caso
necessário; D. dividir os itens em processos com o máximo de itens permitidos,
segundo regras internas (50 itens por processo, similaridades de itens, etc.);
E. programar o andamento das atividades para que os processos sejam
encaminhados no tempo hábil estabelecido pelo DCOM; dentre outras tarefas.
O RIC não tem limite de itens a serem pedidos, entretanto, os itens
presentes nesse formulário devem estar de acordo com os códigos de cada
Janela. O RIC é composto por quatro campos principais, nove colunas para
detalhamento dos itens e está disponível na página de Compras da UFSC
Blumenau.
Campos do RIC
1. RESPONSÁVEL é o servidor que tem atribuição de encaminhar os
pedidos de compra. Por exemplo, o professor com maior carga horária
para gerenciar vários laboratórios de um mesmo curso.
2. CURSO/SETOR curso ou setor que está enviando o formulário.
3. DATA data em que está se enviando o formulário.
4. JANELA janela a qual se referem os itens do formulário.
Colunas do RIC
1. ITEM sequência da numeração dos itens no formulário. Não há
limitação no número de itens no RIC, caso necessário o responsável
pode inserir linhas extras.
2. GRUPO os grupos informam a família da qual o item faz parte. No
Calendário de Blumenau é possível observar que cada Janela possui
Grupos permitidos para realização de pedido. Por Exemplo, o grupo
077.04 é referente aos equipamentos de medição.
3. CÓDIGO os itens são cadastrados com códigos específicos na UFSC,
sempre começando com o número da família e um número único
posteriormente, por exemplo: 077.04.12345. Caso o requerente
possua esta informação ela pode ser inserida neste campo.
4. NOME E DESCRIÇÃO nome e descrição do item que se pretende
comprar. Deve refletir exatamente o que o Requerente deseja
adquirir. Deve ser composto pelo Nome Resumido em LETRAS
MAIÚSCULAS e em NEGRITO, e o Descritivo. Por exemplo: NOME:
Descritivo.
5. QUANTIDADE (QTD.) Quantidade que o Requerente deseja
adquirir.
6. UNIDADE DE MEDIDA (U.MED.) unidade de medida em que o item
será comprado. É importante que seja a menor possível, pois não se
pode fracionar a compra. Por exemplo: Se o Requerente solicita a
compra de um determinado item com unidade de medida em litros,
não será permitido comprar 0,5 litro; para isso a unidade de medida
deve ser mililitros.
7. LABORATÓRIO (LAB) Laboratório para o qual o item será
comprado/direcionado.
8. REQUERENTE nome do docente ou técnico que solicitou a compra,
ou seja, a pessoa com domínio técnico sobre o item.
9. PRIORIDADE prioridade entre os itens listados no RIC. Será
utilizado para escolher os itens que serão encaminhados ao DCOM
no caso de não haver tempo hábil para encaminhamento de todos
eles.
Requerente
Para fins de esclarecimento, o Requerente é toda e qualquer pessoa
que realiza requisição de compra no Campus Blumenau. De maneira geral, são
todos os Supervisores de Laboratório, os Técnicos de Laboratório e os TAEs
responsáveis por compras em seus respectivos setores, além da Direção
Administrativa, que também realiza requisições de compra.
O Requerente é um agente muito importante durante todo o
processo de compra, pois é ele que planeja a compra e apresenta a necessidade,
é responsável pela pesquisa de mercado e acompanha a compra propriamente
dita, durante o pregão eletrônico, junto ao pregoeiro da unidade.
Memorando de Justificativa
Toda e qualquer aquisição dentro da Administração Pública deve
sempre estar devidamente justificada para garantir a legalidade e a
transparência do processo.
Quem elabora essa justificativa é quem tem o domínio técnico dos
materiais, ou seja, o Requerente. Essa justificativa é formalizada através de
Memorando emitido pelo setor do Requerente, onde constam os motivos da
aquisição e o descritivo completo dos itens, bem como outras informações
importantes.
Ao elaborar a Justificativa da aquisição, o Requerente deve levar em
conta que ele precisa “convencer” não a UFSC ou o GCL, mas sim os órgãos de
controle externos à Universidade: Tribunal de Contas da União e do Estado
(TCU e TCE), Controladoria Geral da União (CGU) e a própria sociedade.
Portanto, é preciso ter em mente que esses indivíduos são completamente
leigos nas características dos itens e na aplicação desses materiais. Dessa
forma, o que parece óbvio dentro de uma instituição de ensino pode não o ser
para os órgãos externos. Por isso, é necessário ter um extremo cuidado ao
suprimir informações que, por mais evidentes que possam parecer, para outros
elas podem ser de suma importância para a compreensão do processo de
compra.
O Memorando de Justificativa deve conter as seguintes informações
formais:
Cabeçalho com numeração do setor;
Data por extenso;
Descrição detalhada e completa do item a ser adquirido;
Justificativa de compra e do uso do material: atividade ou disciplina que
irá atender, quantos alunos/servidores irão ser beneficiados, período em
que o quantitativo planejado irá suprir as necessidades;
Menção de quando for o caso de urgência na aquisição;
Modalidade de compra e incisos que embasam a compra: por exemplo,
modalidade Licitação pelo Sistema de Registro de Preços, art. 3º, inciso
IV do Decreto 7.892/2013, que é o mais comumente utilizado;
Agrupamento ou não em lotes de itens (deve ser mencionado o sim ou o
não): no caso de agrupamento em lotes é primordial inserir uma
planilha informando número e descrição dos itens a serem agrupados e
a justificativa para o agrupamento;
Priorização, caso houver, na aquisição dos itens relacionados;
Assinatura e Ciência do Chefe de Departamento/Setor;
Assinatura e De Acordo do Ordenador de Despesas (Direção Geral).
Orçamentos
Os orçamentos são peças primordiais para instrução de qualquer
processo de compra na Administração Pública. Sem orçamento, nenhum
processo de compra é aberto.
Segundo a Instrução Normativa (IN), nº 05/2014, em seu Art. 2º, § 2º,
é estabelecido o mínimo de três orçamentos a serem utilizados em um
processo:
§ 2º Serão utilizadas, como metodologia para obtenção
do preço de referência para a contratação, a média,
a mediana ou o menor dos valores obtidos na
pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre
um conjunto de três ou mais preços, oriundos de
um ou mais dos parâmetros adotados neste artigo,
desconsiderados os valores inexequíveis e os
excessivamente elevados. (grifo nosso)
Conforme visto no parágrafo citado, os orçamentos são utilizados
para a composição de um preço de referência de um determinado item no
Pregão. Esse preço é obtido pela média, mediana ou menor preço de um rol
mínimo de três orçamentos. Cada órgão estabelece suas diretrizes de aceitação
desses parâmetros. Dentro da UFSC são mais comumente utilizados a média
ou a mediana, que devem vir explanados no Relatório de Pesquisa de Preços –
RPP. O menor preço é utilizado em casos raros, e precisa ser muito bem
justificado no RPP para que seu valor possa ser considerado.
Ainda, na mesma IN nº 05/2014, em seu, Art. 2º, § 5º, está escrito:
§5º Para desconsideração dos preços inexequíveis
ou excessivamente elevados, deverão ser adotados
critérios fundamentados e descritos no processo
administrativo. (grifo nosso)
Na UFSC, de acordo com o Manual de Compras, essa margem é
estabelecida da seguinte forma:
Na UFSC, como regra geral, tem-se que: a) são
necessárias ao menos três cotações válidas para cada
um dos itens demandados; e que b) a variação entre
o menor e o maior valor obtido para cada um dos
materiais não seja superior ao índice de 100%.
Dessa forma, é essa a margem para desclassificação dos preços
inexequíveis ou excessivamente elevados que deve ser considerada, e também
adequadamente descrita no RPP. O Manual de Compras completo pode ser
consultado no site do DCOM da UFSC, (http://dcom.proad.ufsc.br).
http://dcom.proad.ufsc.br/
Seguindo ainda as regras da IN nº 05/2014:
Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a
utilização dos seguintes parâmetros: (Alterado pela
Instrução Normativa nº 3, de 20 de abril de 2017)
I - Painel de Preços, disponível no endereço
eletrônico http://paineldeprecos.planejamento.gov.br;
II - contratações similares de outros entes
públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e
oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços;
III - pesquisa publicada em mídia especializada,
sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo,
desde que contenha a data e hora de acesso; ou
IV - pesquisa com os fornecedores, desde que as
datas das pesquisas não se diferenciem em mais de
180 (cento e oitenta) dias. (grifos nossos)
Assim sendo, a regra geral é utilizar os orçamentos do Painel de
Preços. Quando não for possível utilizar os orçamentos do Painel é que se
buscam as demais alternativas, todas elas propriamente justificadas no RPP.
Também é preciso observar nos orçamentos a sua validade para os
processos de compras. É aceito no ordenamento jurídico que os orçamentos têm
a validade de 180 dias a contar da data de expedição. Logo, é importante que
todo orçamento venha sempre datado. Para os orçamentos retirados de sítios
eletrônicos é imprescindível também que venham com o horário impresso no
documento. Tanto a data como o horário, nesses orçamentos, podem ser
obtidos utilizando as informações de navegadores da internet. Em especial o
Mozilla Firefox já gera os documentos PDF com essa informação.
Além disso, todos os orçamentos que tiveram interação com o
fornecedor precisam vir com essa comprovação de contato; tanto aqueles que
são feitos por e-mail, quanto aqueles que são feitos por telefone. No caso do
contato ter sido por e-mail, basta anexar junto ao orçamento o e-mail de
encaminhamento dessa solicitação. Não a resposta do fornecedor, mas sim o e-
mail de solicitação do Requerente. Já no caso do contato ter sido feito por meio
de telefone, é essencial anotar o dia, o horário, o número de telefone e o nome
da pessoa com quem conversou. Essas informações devem constar no RPP e
servem de comprovação que a Pesquisa de Preços foi feita de acordo com as
normas vigentes.
Outra informação fundamental que os orçamentos necessitam conter
são os dados do fornecedor, principalmente: a Razão Social e o CNPJ.
Ademais, quando o orçamento é feito diretamente com o fornecedor, é
necessária ter também a informação do Frete CIF (frete e seguro inclusos)
explícita no documento.
Em resumo, todo orçamento precisa ser bem analisado para sua
utilização na Pesquisa e prudentemente verificado quanto às informações
necessárias para se tornar um documento válido ao processo.
Relatório de Pesquisa de Preços – RPP
Todo processo de compra sempre contém, obrigatoriamente, uma
Pesquisa de Preços. A responsabilidade da Pesquisa de Preços é do Requerente
que possui o conhecimento técnico referente aos itens e materiais a serem
adquiridos. Somente quem está pedindo um determinado item sabe verificar se
os orçamentos recolhidos correspondem ao material que necessita e consegue
identificar a conformidade dos detalhes do item orçado com os oferecidos pelo
fornecedor.
O documento que formaliza a Pesquisa de Preços é o Relatório de
Pesquisa de Preços. Nele deve constar todo o passo-a-passo da pesquisa. Ele
serve para que qualquer pessoa ao acessar o processo consiga entender todos os
passos realizados por quem pesquisou.
O Relatório de Pesquisa de Preços deve conter as seguintes
informações formais:
Cabeçalho com numeração do setor;
Data por extenso;
Menção de onde a pesquisa foi realizada: se no Painel de Preços, ou em
sites ou ainda diretamente com fornecedor;
Período em que foi feita a pesquisa;
Meios de comunicação utilizados, com indicação de datas e horários de
contato quando necessário;
Justificativa de toda e qualquer pesquisa que não obteve o mínimo de
três orçamentos do Painel de Preços;
Nome completo de todos os servidores envolvidos na pesquisa com o
SIAPE de cada um deles;
Assinatura de todos os servidores envolvidos na pesquisa com indicação
de nome e/ou carimbo.
Outras informações que também são importantes constarem no
Relatório são: i. reforçar que a pesquisa segue as regras da Instrução
Normativa nº 5 de 27 de julho de 2014 e suas alterações, e a Nota Técnica nº
376 – que são normas externas e internas que regulamentam a Pesquisa de
Preços; ii. mencionar a modalidade de aquisição por meio de Licitação, Sistema
de Registro de Preços, art. 3º, inciso IV do Decreto 7.892/2013, modalidade e
inciso mais usados para justificar um certame licitatório, principalmente
dentro da UFSC. Mais orientações estão disponíveis no site
http://servidores.blumenau.ufsc.br/compras-documentos.
É importante lembrar que qualquer outra mensagem que facilite a
compreensão da Pesquisa de Preços pode (e deve) estar explícita no Relatório,
pois este é um documento que apresenta uma exposição detalhada dos
procedimentos utilizados, e serve de apoio aos atos administrativos praticados.
http://servidores.blumenau.ufsc.br/compras-documentos
Relatório de Conformidade Técnica – RCT
Para os materiais permanentes, principalmente quando se trata de
equipamentos que exigem um planejamento e/ou alteração da estrutura para
sua instalação, é exigida, dentro da UFSC, a conformidade da aquisição pelo
Departamento de Projetos de Arquitetura e Engenharia – DPAE, que é o
responsável pelas análises no Campus Florianópolis.
No Campus Blumenau essa competência é da Divisão de
Infraestrutura e Segurança do Trabalho – DIST. Essa Divisão tem em seu
quadro diversos engenheiros e técnicos especialistas que planejam, orientam,
monitoram, fiscalizam e/ou executam toda a parte estrutural do campus, desde
instalações de equipamentos até manutenções prediais.
Essa análise é importante para que, ao receber e/ou instalar o
material ou equipamento, este esteja em acordo com as especificações
estruturais do prédio ou da sala em que ele permanecerá. Nesse exame, é
verificado se o campus comporta a voltagem do equipamento, se o local em que
se pretende utilizá-lo comporta o tamanho e o peso estipulados, se será preciso
a montagem de uma nova estrutura, se há algum dejeto eliminado que precisa
de cuidado especial, entre outras investigações.
De forma a precaver o andamento e a conformidade do processo, e
também a segurança do Requerente, é exigido que essa análise seja
formalizada por meio de um Relatório de Conformidade Técnica – RCT,
redigido pelo DIST; cuja ausência impede o andamento do processo de compra.
Para isso, o DIST analisa criteriosamente o descritivo solicitado pelo
requerente.
Nesse Relatório é imprescindível conter, para cada item
solicitado, os seguintes tópicos:
Análise quanto aos Aspectos Estruturais e Mecânicos: se o local
comporta o item requerido quanto ao peso, tamanho, etc., se será
necessária alguma intervenção estrutural no local, e assim por diante;
Análise quanto aos Aspectos Químicos e de Resíduos: se o item
libera algum resíduo que necessita de um tratamento e/ou recolhimento
especial;
Análise quanto aos Aspectos de Segurança do Trabalho: se o item
está de acordo com as normas de segurança ou se será necessário
equipamentos para seu manuseamento (EPI);
Análise quanto aos Aspectos Hidráulicos e Elétricos: se
necessitará de planejamento hidráulico e/ou elétrico para instalação; se
as condições elétricas do item estão em acordo com a estrutura
(voltagem, etc.), entre outros;
Qualquer outra questão que o DIST achar prudente mencionar no RCT.
O Relatório deve apresentar, portanto, a ciência da equipe do DIST
da previsão de aquisição dos itens, para que essa Divisão possa se planejar e
programar o necessário para, uma vez que os itens sejam efetivamente
adquiridos, possam ser instalados corretamente e em tempo hábil para uso.
Equipe de Apoio
Para toda licitação é imprescindível ter uma Equipe de Apoio,
composta, em sua maioria, por quem tem domínio técnico sobre os itens a
serem licitados. Geralmente são membros dessa equipe o Requerente do
material e o Responsável pelo setor. Ambos se alternam como membros Titular
ou Suplente, dependendo da especificidade dos objetos licitados, porém, todos
têm a mesma responsabilidade.
Quaisquer atos administrativos do Pregão, a princípio, são
imputados ao Pregoeiro, ao qual incumbe formalizar as decisões e por elas
responder. À Equipe de Apoio, cabe auxiliar o Pregoeiro, conforme expresso no
art. 12 do Decreto 5.450/2005:
“Art. 12. Caberá à equipe de apoio, dentre outras
atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do
processo licitatório.” (grifo nosso)
Entretanto, é admitida a responsabilização de integrante da Equipe
de Apoio, em razão de sua formação profissional e da emissão de parecer
técnico, caso venha a induzir o Pregoeiro a erro ou em caso de ação ou omissão
praticada no âmbito de suas atividades.
Algumas tarefas podem ser delegadas à Equipe de Apoio, pelo fato
de exigirem formação e/ou experiência técnica relativa ao objeto da licitação:
a. Análise das eventuais impugnações e esclarecimentos
referentes à parte técnica, ou seja, pertinentes ao Termo de
Referência;
b. Análise das amostras, quando previstas no edital;
c. Análise das propostas quanto ao exame de conformidade em
relação ao especificado no edital;
d. Análise dos documentos relativos à qualificação técnica, quando
exigidos no edital;
e. Análise dos eventuais recursos administrativos.
Em razão do caráter estritamente técnico das referidas atividades, a
Equipe de Apoio não deve se omitir. Em grande parte dos certames, o
Pregoeiro não dispõe de competência técnica para analisar a especificidade
do objeto. Quem cobra os fins, deve garantir os meios. O respaldo técnico é
fundamental para que o processo seja concluído com sucesso.
Termo de Referência
O Termo de Referência (TR) é um documento no qual uma
instituição contratante estabelece os termos pelos quais um serviço deve ser
prestado ou um produto deve ser entregue por potenciais contratados.
Num TR se exprimem explicitamente, e sem obscuridade, a definição
do produto e/ou serviço, o custo/valor total necessário para o produto, etc. Ou
seja, é no TR que está expressa toda a descrição elaborada pelo Requerente e o
valor de referência obtido através da Pesquisa de Preços. São essas
informações que servirão de parâmetro para todo o processo licitatório, bem
como, irão orientar o Pregoeiro no momento do certame.
Na UFSC os TRs de materiais (produto) são redigidos pelo DCOM e
voltam para a Equipe de Apoio manifestar ciência. A leitura atenta dos
descritivos e preços do TR é essencial para o sucesso do Pregão. O processo
somente segue os demais encaminhamentos após essa ciência da Equipe de
Apoio.
Alterações Contratuais e Sanções a Fornecedores
Uma vez finalizado todo o processo de licitação SRP e assinada a Ata
de Registro de Preços – que é o contrato entre a Administração Pública e o
Particular – o fornecedor tem o compromisso de oferecer aqueles itens em que
foi vencedor por um período de até um ano.
A Administração Pública pode solicitar qualquer item da Ata a
qualquer momento, desde que seja dentro da validade (1 ano) e até o saldo
máximo disponível. Uma vez finalizado o saldo licitado ou decorrido o período
de validade, encerra-se o compromisso e uma nova licitação é necessária.
Entretanto, sabe-se que o mercado possui uma dinâmica muito veloz
e a economia pode sofrer crises ou determinada marca sair de produção.
Quando isso acontece, o fornecedor pode solicitar à Administração Pública
alterações contratuais, que podem ser: i. reequilíbrio econômico-financeiro, que
é a alteração do valor registrado em Ata, ii. cancelamento do compromisso de
fornecer determinado item ou todos os itens de uma ARP, iii. substituição de
marca e/ou modelo de determinado item.
Essas alterações podem atrasar ou prejudicar o fornecimento do
item, por isso, é importante que o fornecedor esteja atento para essas
mudanças e solicite à Administração essas alterações tão logo elas ocorram.
Cada um desses pedidos gera um processo diferente com regras, documentos e
tramitações particulares.
No caso do fornecedor não ter se precavido com essas ferramentas
perante a Administração, e postergar ininterrompidamente a entrega ou de
fato não entregar um item, ele pode sofrer sanções (penalidades) aplicadas por
autoridades competentes. Essas penalidades podem ser desde uma simples
advertência ou multa, até o impedimento de licitar com a União, Estados,
Distrito Federal e Municípios por determinado período.
O aparato legal para esses casos vem da Lei 8.666/93, a “Lei de
Licitações”, principalmente nos artigos 78 e 87, e da Lei 10.520/02, a “Lei do
Pregão”, em seu art. 7º.
Demais Informações
Essa Cartilha traz os principais elementos e definições que envolvem
o processo licitatório no âmbito da Administração Pública, mais
especificamente na Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC.
Entretanto, a leitura desse documento não dispensa o estudo mais
aprofundado da legislação pertinente que rege esta matéria, bem como, dos
documentos, normativas e regras internas da UFSC.
Os procedimentos e ordenamentos jurídicos nesse ramo sofrem
constantes atualizações e alterações, necessitando a todos os envolvidos a
diária atenção para se conduzir os processos de forma segura, correta e
organizada.
Portanto, essa Cartilha visa auxiliar na disseminação do
conhecimento e no início dos estudos no que tange o assunto. Todavia, não tem
a pretensão de encerrar ou esgotar completamente toda a informação
necessária para a condução dos trâmites legais e administrativos do tema.
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serviços comuns, e dá outras providências. Presidência da República, 17 julho
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