Cartilha Passo-A-Passo de Arquivo Para as Unidades Gestoras de Documentos Em 04.04.2007

8/18/2019 Cartilha Passo-A-Passo de Arquivo Para as Unidades Gestoras de Documentos Em 04.04.2007

1/6

Cartilha de Técnicas para Arquivamento de Documentosnas Unidades Gestoras de Documentos

Passo-a-Passo para Arquivamento

Etapas de Arquivamento

Esta Cartilha traz instruções básicas que auxiliarão os servidores na

organização dos acervos de seus respectivos setores, com vista a padronização

dos procedimentos de arquivamento da Presidência da ep!blica"

# preparação do acervo dos setores da P para envio ao #rquivo Central

deverá obedecer a ordem das seguintes etapas$

%& Higieniza!o dos documentos"'& #rganiza!o e $untada dos documentos em Pastas"(& Armazenamento dos documentos em cai%as-&o%")& 'istagem dos documentos nos (ormul)rios"*& *istoria e+& Envio+

Higieniza!o dos documentos

o in-cios dos trabalhos de preparação, os documentos deverão ser devidamente higienizados, ou se.a, deverão ser retirados clipes, marcadores,orelhas auto adesivas /Post0it&, colchetes latonados /bailarinas&, grampos para

pastas tipo trilho /latinhas, macho e 1êmea&, etc"

#rganiza!o e $untada dos documentos em Pastas

2rganização dos documentos para arquivamento deverá ser 1eita atrav3s

da 4untada de documentos para serem armazenadas em Pastas /capas de processo dobradas ao avesso&, obedecendo a seguinte ordem de procedimentos

listados abaixo$

,. Por Tipologia/2s documentos deverão ser agrupados em Pastas segundo a sua

Tipologia"


2/6

Ex$ 5emorandos expedidos, 21-cios Expedidos, Correspondências

ecebidas, Correspondências Expedidas, etc"

0. Por Data/2s documentos deverão ser dispostos em ordem cronol6gica" 7endo a

data mais nova na 8rente e a mais antiga atrás"

1 Por #rdem 2umérica/#p6s .untados, os documentos deverão ser organizados em ordem

crescente, ou se.a, o maior n!mero primeiro e o menor por !ltimo"

Armazenamento dos documentos em cai%as-&o%

#s Pastas deverão ser .untadas e armazenadas em ordem al1ab3tica,

cronol6gica /da mais antiga para a mais recente& e num3rica"

Ex"$ 9ol" :% ; 21-cios Expedidos ; '::: ou 21-cios Expedidos ;

':::0'::'<

9ol" :' ; 21-cios ecebidos ; ':::<

9ol" :( ; 5emorandos Expedidos ; ':::, etc"

umeração da Caixa0#rquivo deve ser 1eita de acordo com a ordem

cronol6gica dos documentos nela contidos"

Ex"$ Cx":% ; ':::<

Cx":' ; ':::0'::%<Cx":( ; '::%, '::'<

Cx" :) ; '::', '::(, etc""

'istagem dos documentos nos (ormul)rios

#p6s separar os documentos em Pastas e acondicioná0las dentro da

caixas, iremos executar o preenchimento dos seguintes 1ormulários$


3/6

%& =>7?#@E5 AE7C>?>9#$

0 2 preenchimento da =istagem Aescritiva deverá obedecer a ordem

em que as Pastas se encontrão na Caixa<

0 o Campo B das Caixas eou 9olume$ deverá constar o n!mero da

caixa e o n!mero da Pasta, obedecendo a ordem num3rica<

0 ão preencher o Campo de C6digo de Classi1icação /este Camposerá preenchi na C2A>&<

0 o campo ?ipo de Aocumento #ssunto, será indicado o tipo de

documento que se encontra dentro da Pasta<

0 o Campo Aata0=imite, constará o ano ou a mais antiga e a mais

nova datas dos documentos que se encontram dentro da Pasta<

0 o Campo 2bservações, será preenchido com in1ormações

complementares pertinentes aos documentos" /Ex"$ Com 8altas,

Completo, =istagem dentro da Caixa, etc"&<

#p6s preencher a =istagem Aescritiva poderemos preencher, tamb3m a3#'HA DE 4DE2T434CA56# e os E7PE'H#7 DE CA48A, utilizando orecurso do Dord de C#P4A9 E C#'A9 F<

Aa mesma 1orma, as in1ormações sobre o conte!do da Pasta, .untamente

com o n!mero do memorando de encaminhamento, data/s& de re1erência,

n!mero da caixa e o volume /que nada mais 3 que o n!mero de ordem em que


4/6

a Pasta se encontra dentro da caixa& devem ser preenchidas no 1ormulário

3#'HA DE 4DE2T434CA56#, tamb3m utilizando o recurso do Dord deC#P4A9 E C#'A9 F<

# 3#'HA DE 9#7T# deverá ser colada no canto direito da Capa deProcesso"

Guando a caixa estiver cheia, deverá ser colocada uma 34TAE':7T4CA para .untar o con.unto de Pastas na Caixa e evitar que, em casode uma caixa cair ela não deixe os documentos se espalharem


5/6

Para o preenchimento do Espelho de Caixa, devemos indicar o conte!do

das caixas obedecendo a ordem em que as Pastas se encontram dentro da

Caixa$


6/6

*istoria

#o t3rmino das etapas, e com os 1ormulários .á preenchidos, o

responsável pela organização do acervo solicitará a C2A> a visita de um dos

seus t3cnicos para e1etuar uma vistoria 1inal, com intenção de corrigir

poss-veis 1alhas na preparação"

Envio

2 envio do acervo deverá ser agendado .unto a C2A>, evitando0se,

assim, o congestionamento do setor"

4mportante/ 2 acervo s6 poderá ser encaminhado H C2A>, acompanhadodo respectivo 5emorando de emessa"

Documents

Cartilha Passo-A-Passo de Arquivo Para as Unidades Gestoras de Documentos Em 04.04.2007