Cartilha PGD

GEPES – Gerência de Gestão Estratégica de Pessoas Página: 2/59

CARO AVALIADOR, É com enorme satisfação que iniciamos o nosso Programa de Gestão de Desempenho! Esta cartilha tem como objetivo orientá-lo quanto à utilização correta e eficaz desta relevante ferramenta de Gestão de Pessoas que é o PGD. Aqui você encontrará informações, reflexões, dicas e conteúdos que o apoiarão a conduzir, com eficácia, cada etapa do programa. Porque você é o grande responsável por direcionar e aprimorar o desempenho de cada membro da sua equipe para o cumprimento das metas e atingimento de resultados. Afinal, quem é o responsável pela gestão das pessoas? Quem é gestor deve gostar de pessoas e ter talento para lidar com elas! O verdadeiro líder tem papel fundamental no desenvolvimento das pessoas. Porque é você quem melhor conhece as pessoas que fazem parte da sua equipe! Se você deseja ser um líder de alta eficácia na Gestão do Desempenho da sua equipe, leia atentamente esta cartilha e consulte-a sempre que necessário.

“Liderança é a habilidade de influenciar pessoas para trabalharem entusiasticamente visando

atingir aos objetivos identificados como sendo para o bem comum”. James Hunter


Vamos começar a cartilha esclarecendo algumas questões importantes para que tenhamos um entendimento completo e correto do Programa de Gestão de Desempenho. O QUE É O PROGRAMA DE GESTÃO DE DESEMPENHO (PGD)? É um instrumento gerencial que permite avaliar e mensurar, de modo objetivo e sistematizado, como cada empregado está desempenhando o seu papel dentro do Sicoob, considerando-se:

• Os resultados decorrentes dos objetivos e metas previamente estabelecidos entre gestor e suas respectivas equipes.

• O padrão de atendimento às competências profissionais gerais e de gestão, definidas com base na visão, missão e direcionamento estratégico.

QUAL A DIFERENÇA ENTRE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO E GESTÃO DE DESEMPENHO? A Avaliação de desempenho é uma das etapas do Programa de Gestão de Desempenho. Quando falamos em avaliação, estamos nos referindo à etapa em que se realiza o registro formal da análise comparativa entre o desempenho esperado e o realizado, bem como das competências observadas, por meio de formulário objetivo e específico. A Gestão do Desempenho consiste em um processo mais amplo, que envolve as etapas de Planejamento, Acompanhamento, Avaliação e Desenvolvimento, que serão abordadas no decorrer desta cartilha. QUAIS OS OBJETIVOS DO PGD? O princípio do PGD é ajudar as pessoas a se tornarem cada dia melhores no que elas fazem, sem perder o foco no direcionamento estratégico da empresa. O Sicoob espera uma relação ganha-ganha: nós, empregados, nos desenvolvemos profissionalmente, enquanto ajudamos a instituição a crescer e atingir os resultados esperados. Com isso todos ganham. E o Sicoob continua sendo uma instituição de pessoas que pensam diferente! São objetivos do PGD:

• Proporcionar o desenvolvimento das potencialidades dos empregados;

• Subsidiar processos de gestão de pessoas, tais como: remuneração, carreira, seleção interna, treinamento e desenvolvimento;

• Diagnosticar discrepâncias e GAPs de desempenho;

• Proporcionar aumento da produtividade e comprometimento dos empregados com as metas organizacionais;

• Promover justiça e transparência no processo de evolução da carreira, por meio da criação de Banco de Talentos, em que o perfil e o potencial de crescimento do empregado são analisados;

• Orientar o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) do empregado;

• Subsidiar os processos de sucessão. COMO O PGD É COMPOSTO?


VAMOS AGORA ENTENDER MELHOR CADA ETAPA DO PGD E SUAS RESPECTIVAS FASES:


O PGD e o Sistema de Gestão de Pessoas:

Para auxiliar no gerenciamento do Programa de Gestão de Desempenho, o Sicoob adquiriu licenças de uso do sistema denominado Success Factors, que, dentre outras facilidades, possibilita a gestão por competências, desde o processo de recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, carreira e sucessão, bem como ações integradas para treinamento, educação e desenvolvimento.

É no módulo de Gestão de Desempenho que os modelos de competências são estruturados para suportar os formulários de avaliação. Através da integração com o módulo de gestão de metas, o sistema identifica automaticamente as metas que devem ser avaliadas pelo gestor. Além disso, possui ferramentas gerenciais que proporcionam instrução e auxílio frequentes para o momento do feedback e mostra, em tempo real, os pontos positivos e negativos do empregado em relação ao esperado pela organização.

No decorrer da cartilha, você irá conhecer e aprender a utilizar as ferramentas disponíveis no módulo de Gestão de Desempenho que irão auxiliar e facilitar o seu papel de gestor no acompanhamento do desempenho das pessoas da sua equipe. Fique atento!


COMO ACESSAR O SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS?

Sítio de acesso ao sistema no ambiente de teste - Homologação

• http://www.sicoob.com.br/gestaodepessoashomolog

Sítio de acesso ao sistema no ambiente de Produção

• http://www.sicoob.com.br/gestaodepessoas

Ao inserir o endereço eletrônico no browser, será exibida uma tela onde você deverá inserir seu CPF

e Senha, conforme apresentado na figura 1:

Figura 1 – Tela de Login

Nesse momento, fique atento às seguintes informações:

• Campo "CPF": inserir seu CPF com 11 dígitos sem espaço e sem traços;

• Campo "Senha": inserir a senha inicial, que será o seu CPF.

Após inserir as informações clique no botão “Entrar”.

Ao efetuar o login será exibida uma tela para que altere sua senha conforme figura 2:

Figura 2 – Alteração de senha

Essa alteração irá ocorrer no primeiro acesso ao sistema, dessa forma, você deverá inserir a senha

atual que utilizou para logar, definir a nova senha e clicar no botão “Salvar”.


NAVEGAÇÃO GERAL DO SISTEMA:

Figura 3 – Navegação Geral – Tela de Inicio

Na figura 3 visualizamos os blocos que compõem a página inicial do sistema, como por exemplo:

“Pendência”, ”Meus Objetivos/Metas”, ”Minha Equipe”, “Minhas Informações” e os itens que

compõem o menu de navegação.



A primeira etapa do PGD é a etapa de Planejamento, que objetiva engajar avaliador e avaliado no processo de gestão de desempenho e é composta por duas fases:

• Fase 1: Sensibilização e treinamento dos envolvidos;

• Fase 2: Planejamento de metas e indicadores comportamentais. FASE 1: SENSIBILIZAÇÃO E TREINAMENTO DOS ENVOLVIDOS Esta fase é essencial, pois promove a conscientização sobre a importância de cada momento do PGD. Esta fase acontece em dois momentos:

1º Momento: Treinamento para os Avaliadores Será realizado treinamento para orientá-lo quanto à relevância do seu papel enquanto avaliador, na medida em que a credibilidade do Programa de Gestão de Desempenho está diretamente relacionada ao desempenho confiável, coerente e ético do avaliador.

2º Momento: Sensibilização para os Avaliados Será realizado encontro com os empregados com objetivo de orientá-los quanto à importância do Programa de Gestão de Desempenho, trazendo reflexões sobre seus benefícios e sobre a importância do papel de todos no processo avaliativo.


FASE 2: PLANEJAMENTO DE METAS E INDICADORES COMPORTAMENTAIS Plano Individual de Trabalho É neste momento em que você, avaliador, deve informar para a sua equipe a Meta Crucialmente Importante – MCI do Sicoob, ratificar a MCI da sua equipe e informar como será medido o resultado individual, por meio do acompanhamento das medidas de direção. Este momento é finalizado por meio da validação das metas pactuadas entre o avaliador e o avaliado, junto ao superior imediato do avaliador. Você, ainda, deverá apontar o que espera de cada avaliado com relação às evidências dos indicadores comportamentais de cada competência. Logo abaixo encontram-se algumas dicas de como conduzir esta fase:

1. Realize uma reunião com toda equipe ou se necessário faça reuniões individuais, a fim de alinhar as expectativas com relação às competências profissionais.

2. É importante que você fale quais são as suas expectativas com relação às competências profissionais gerais, pontuando como espera que os empregados atendam a cada uma delas, de acordo com os comportamentos observáveis. O objetivo é que todos saibam em que e como serão avaliados.

3. Nesta reunião, também devem ser discutidos os recursos necessários para o cumprimento do acordo (pessoas, orçamento, ferramentas, materiais), bem como diretrizes , regras e condições que devem ser respeitadas.

4. Com base nas reuniões realizadas, o avaliado deve preencher o “Plano Individual de Trabalho”, dentro do prazo estabelecido no cronograma. Assim que o avaliado concluir essa atividade, o avaliador deverá receber uma cópia do “Plano Individual de Trabalho” para

aprovação do que foi preenchido, conforme ajustado por ambos.


A ETAPA DE PLANEJAMENTO NO SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS:

Cadastrar a meta de equipe no Sistema

Ao ser definida a meta de equipe, você deverá cadastrá-la no sistema por meio do módulo

“Objetivos/Metas”, conforme figura 4.

Figura 4 – Acesso ao módulo de metas

Para iniciar o cadastramento da meta clique no botão “Criar um Novo Objetivo/Metas” conforme

demonstrado na figura 5:


Figura 5 – Módulo Objetivos/Metas

Em seguida uma nova janela será aberta com as opções de cadastro de meta corporativa e de meta

pessoal. Para o cadastro da meta de equipe selecione a opção “Objetivo/Meta Corporativo”,

conforme figura 6:

Figura 6 – Criar um Novo Objetivo/Meta

Após a escolha da opção “Objetivo/Meta Corporativo” será necessário o cadastramento das

informações referentes à meta. Os campos marcados com asterisco vermelho exigem preencimento

obrigatório, conforme figura 7:

Figura 7 – Criar um Novo Objetivo/Meta


Como preencher os campos de cadastramento da meta?

Categoria: Selecionar a opção MCI da Equipe:

Tipo: A informação deste campo aparecerá automaticamente.

Meta: Insira o texto da meta de equipe.

Será por meio destas informações que os campos seguintes serão preenchidos, dessa forma, tenha

atenção ao inserir o texto.

Unidade de medida: O sistema oferece opções de escolha para classificar o tipo da unidade de

medida. Dessa forma, selecione o item mais aderente à sua meta. Veja um exemplo:

Meta: “Melhorar o índice de eficiência em 2% até 31/12/2013”

Unidade de medida: % (Percentual).

Data de inicio e Vencimento: A informação deste campo aparecerá de forma automática, porém, os

campos permanecem editáveis para inserção, se necessário, de datas diferentes das apontadas pelo

sistema.

Peso: As metas possuem pesos diferenciados. Insira o peso referente a meta de equipe. Segue abaixo

tabela contendo a distribuição dos pesos:

METAS

PESO Empresarial 20 %

Equipe - (MCI Equipe) 50 %

Individual 30 %


Resultado esperado: Neste campo você deve inserir o quantitativo que representa o atingimento da

meta. Veja um exemplo:

Meta: “Melhorar o índice de eficiência em 2% até 31/12/2013”

Resultado esperado: 2.

Escala: A escala é utilizada para acompanhar o alcance das metas nos níveis empresarial, de equipe e

individual. Selecione o tipo de meta que está sendo cadastrada e preste muita atenção! Pois além de

escolher o tipo da meta, você deve escolher uma das duas opções disponíveis para cada uma delas,

conforme abaixo:

- Maior Melhor: Essa opção significa que quanto maior for o alcance da meta, melhor será o

resultado. Veja um exemplo:

Meta: “Melhorar o índice de eficiência em 2% até 31/12/2013.”

Caso o índice de eficiência alcançado seja superior a 2%, melhor será o resultado.

- Menor Melhor: Essa opção significa que quanto menor for o quatitativo alcançado, melhor será o

resultado. Veja um exemplo:

Meta: “Reduzir o custo administrativo de 60% para 40% até 31/12/2013.”

Caso a redução do custo administrativo seja inferior a 40%, melhor será o resultado.

Atividades: No cadastramento da meta este campo deve ficar em branco.

Realizado: No cadastramento da meta este campo deve ficar em branco.

Maiores detalhes sobre o preenchimento destes campos você verá na etapa de Acompanhamento.

Pronto! Você já preencheu todos os campos obrigatórios para o cadastramento da meta de equipe.

Clique no botão “Salvar alterações” para finalizar o cadastramento.


ATRIBUIR META DE EQUIPE

Após finalizar o cadastramento da meta é necessário atribuí-la às pessoas da sua equipe que irão

executar as atividades relativas a ela. Para realizar a atribuição, selecione a meta que deseja,

conforme figura 8:

Figura 8 – Selecionar meta

Em seguida clique no botão “Atribuir selecionados”, conforme figura 9:

Figura 9 – Botão de atribuição de meta

Será aberta uma caixa de diálogo com duas etapas para concluir a atribuição da meta de equipe.

Etapa 1: Neste momento o nome de todos os seus subordinados diretos estarão visíveis. Selecione

para quais empregados a meta será atribuida e em seguida clique no botão “Próximo”, conforme

figura 10:

Figura 10 – Atribuir Objetivo/Meta


Etapa 2: Nesta tela irão aparecer as informações da meta cadastrada, porém, apenas o campo com a

informação do peso poderá ser editado, caso seja necessário.

Em que casos o peso da meta deverá ser editado?

Quando houver mais de uma meta atribuída ao empregado.

Neste caso o peso das metas deve ser alterado de forma que a soma dos pesos das metas atribuidas

resulte em 50%.

Após conferir se o peso informado está correto, clique no botão “Atribuir” para finalizar a atribuição,

conforme figura 11:

Figura 11 – Atribuir Objetivo/Meta


REGISTRO DO ACORDO DE METAS - PLANO INDIVIDUAL DE TRABALHO

Após a reunião do Plano Individual de Trabalho – PIT, o avaliado irá cadastrar no sistema, por meio

do formulário de registro de acordo de metas, a meta individual. Ao finalizar o preenchimento ele

deverá enviar o formulário para sua validação.

Você irá receber este formulário por meio da área “Pendências”, localizada na página inicial do

sistema, conforme figura 12:

Figura 12 – Pendências

Para visualizar o formulário clique em “Registrar acordo de metas” e confira as informações

inseridas pelo seu subordinado.

Caso as informações não estejam de acordo com o que foi combinado na reunião do Plano

Individual de Trabalho, devolva o formulário para o seu subordinado por meio do botão “Enviar

para revisão de NOME DO SUBORDINADO”. Solicite as alterações necessárias utilizando o campo

“Comentários do Gestor”, conforme figura 13.

Figura 13 – Registro de acordo de meta

Caso as informacoes estejam conforme o que foi combinado na reunião do Plano Individual de

Trabalho, registre que está de acordo, por meio do campo “Comentários do Gestor”. Em seguida,

avance o formulário para a etapa de Acompanhamento clicando no botão “Avançar para

Acompanhamento de Metas”, conforme figura 14:


Figura 14 – Registro de acordo de meta

Atenção! Você também será avaliado pelo seu superior imediato, portanto, deverá cadastrar a sua

meta individual e encaminhar para validação. Para cadastrá-la, você deve seguir os mesmos passos

para cadastramento da meta, já descritos.

Após realizar o cadastro da sua meta individual, você terá que vinculá-la à meta individual do seu

superior imediato. Para isso, acesse o módulo “Objetivos/Metas” por meio do menu de navegação,

conforme figura 15:

Figura 15 – Acesso ao módulo de metas

Ao acessar o módulo “Objetivos/Metas” você deve clicar no botão “Vincular Objetivo/Meta a um

Objetivo/Meta de outro Empregado”, localizado na coluna “Ação” no campo da Meta Individual,

conforme figura 16:


Figura 16 – Vincular Objetivo/meta a um Objetivo/meta de outro empregado

Será aberta uma caixa de diálogo com três etapas para concluir a vinculação da meta individual.

Etapa 1: Estarão visíveis o nome de todos os seus subordinados diretos e do seu superior imediato.

Selecione apenas o nome do seu superior imediato e em seguida clique no botão “Próximo”,

conforme figura 17:

Figura 17 – Selecionar Destinatário

Etapa 2: Selecione o “Objetivo/Meta” a ser vinculado e clique no botão “Próximo”, conforme figura 18:

Figura 18 – Selecionar Destinatário

Etapa 3: Certifique-se de que as informações estão corretas e clique no botão “Vincular”, conforme

figura 19:


Figura 19 – Confirmar vínculo

Pronto! Agora que concluímos todas as ações da etapa de Planejamento, vamos passar para a

próxima etapa do PGD, a etapa de Acompanhamento.



ACOMPANHAMENTO:

Essa é a etapa em que você, avaliador, deve fazer o monitoramento constante e próximo do desempenho de cada membro da sua equipe, observando os comportamentos e evidências relacionadas às competências definidas e acompanhando o alcance das metas que foram definidas nas reuniões de MCI. No acompanhamento, é importante que aconteçam reuniões periódicas entre avaliador e avaliado, com o objetivo de analisar os resultados obtidos até aquele momento. As evidências e os resultados parciais devem ser registrados, pelo avaliador e avaliado, na forma de histórico, o qual servirá de subsídio para as demais reuniões de acompanhamento e para a etapa de avaliação. O registro é feito no que chamamos de Diário de Bordo.

DIÁRIO DE BORDO:

• O Diário de Bordo é uma ferramenta que permite ao avaliador e avaliado registrarem, durante a etapa de acompanhamento, evidências de indicadores comportamentais das competências e resultados parciais observados, que devem ser anotados na forma de fatos e dados.

• Ele deve ser considerado como uma ferramenta de memória auxiliar para manter um histórico atualizado do desempenho do empregado durante o ano.

• O Diário de Bordo é uma ferramenta individual, que deverá ser compartilhada nas reuniões de acompanhamento e feedbacks periódicos, a fim de avaliador e avaliado alinharem suas percepções e observações.


PRINCIPAIS ERROS DA ETAPA DE ACOMPANHAMENTO:

• Passar longos períodos sem fazer reuniões de acompanhamento e feedback, seja por falta de tempo ou qualquer outro motivo.

• Não fazer nenhum acompanhamento/feedback para empregados que tenham desempenho bom ou excepcional, supondo ser desnecessário.

• Não fazer mais acompanhamento/feedback para empregados que considera “causa perdida”.

• Manter a atitude de apontar somente erros e falhas e não considerar os acertos. Elogios também são importantes, pois geram sensação de reconhecimento.

• Considerar que as conversas rápidas e informais do dia a dia são suficientes e que é “perda de tempo” uma reunião individual e reservada, de balanço do período, para compartilhamento do Diário de Bordo.

• Não solicitar ao avaliado que inicie a reunião pela sua autoavaliação do período.

IMPORTANTE! Devem ser registradas apenas as evidências dignas de nota, isto é, fatos e comportamentos que se destacam positiva ou negativamente em relação ao padrão de desempenho esperado. Fatos considerados “normais” na rotina de trabalho não precisam ser registrados.

LEMBRE-SE! O contato no dia a dia de trabalho, onde você, avaliador, fornece informações, orientações e feedbacks rápidos, em situações informais e superficiais, não se constitui em uma reunião de acompanhamento, que requer uma conversa mais formal e aprofundada.


CHECK-LIST PARA REUNIÃO DE ACOMPANHAMENTO: A reunião de acompanhamento objetiva conscientizar e promover o engajamento dos avaliados e avaliadores no Programa de Gestão de Desempenho. 1 - PREPARE-SE PARA A REUNIÃO:

• Agende previamente a reunião e reserve um tempo adequado, dependendo da pauta.

• Escolha um local privativo e garanta que não haja interrupções.

• Analise o seu Diário de Bordo antes da reunião.

• Cheque se todas as informações estão completas e atualizadas.

• Identifique os pontos – chaves para feedback no período. 2 - DURANTE A REUNIÃO:

• Comece retomando o objetivo da reunião de acompanhamento.

• Solicite ao empregado uma autoavaliação sobre o período desde a última reunião de acompanhamento, e peça que ele comente sobre suas próprias anotações.

• Após a autoavaliação, faça os seus comentários de concordância e, em seguida, os que são divergentes. Explique sempre o porquê de forma assertiva e amistosa.

• Termine sempre com uma avaliação positiva (real) de algum aspecto do trabalho dele, para preservar ou aumentar a autoestima e auxiliar na busca pelo melhor desempenho.

IMPORTANTE! A periodicidade das reuniões de acompanhamento é variável, dependendo do nível de maturidade e autonomia de cada empregado, bem como das necessidades de feedback, que deverão ser sempre próximos à ocorrência dos fatos observados. Recomenda-se pelo menos uma reunião de acompanhamento durante o período avaliativo, para fornecer feedback positivo ou negativo.


LEMBRE-SE!

O sucesso do PGD depende, em grande parte, da Qualidade do Acompanhamento realizado! Afinal, o gestor é o técnico do time, e como tal deve dar todo apoio, suporte e orientação para que os empregados sejam campeões! Esta etapa de acompanhamento é de vital importância, pois o jogo ainda está acontecendo e há muitas oportunidades de melhorar o desempenho, mudar de estratégia, reforçar as competências individuais e da equipe. Torne-se parceiro e aliado da sua equipe, pois as metas são de responsabilidade de todos os que fazem parte do mesmo time!

AFINAL, QUANDO A EQUIPE GANHA, O TÉCNICO DEMONSTRA

TODA SUA COMPETÊNCIA!


A ETAPA DE ACOMPANHAMENTO NO SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS: ACOMPANHAMENTO DAS COMPETÊNCIAS:

Para visualizar o Diário de Bordo do seu subordinado, clique na foto do empregado por meio do

bloco “Minha Equipe”, na página inicial do sistema e em seguida clique no item “Ações”. Neste

momento um menu de navegação será aberto, então, clique na opção “Anotações”, conforme figura

20:

Figura 20 – Acessar o Diário de bordo

Agora você está no Diário de Bordo do empregado selecionado!

Para fazer um registro no Diário de Bordo, preencha o campo “Título” com o assunto e o campo

“Observação” com o comentário.

Ao preencher o campo “Título”, sugerimos que você insira a que competência se refere o

comentário, pois posteriormente isso irá auxiliá-lo a preencher o formulário de avaliação de

competências. Veja um exemplo na figura 21:


Figura 21 – Diário de bordo

No item “Tornar a observação visível para” você pode permitir que o comentário fique visível,

também, para outras pessoas. As opções são:

- Se você não quer que ninguém além de você visualize o comentário inserido, deixe marcada

somente a opção “Eu”

- Se você quer que o o empregado para quem você inseriu o comentário visualize o que foi escrito,

marque também a opção com o nome dele. Neste caso somente vocês dois terão acesso ao registro.

- Se você pretende que o comentário seja visualizado por mais alguma outra pessoa, marque o

campo “Outros” e escreva o nome da(s) pessoa(s) que poderá(ão) visualizar o comentário.


ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS/METAS

O acompanhamento das metas será feito por meio do painel de metas. Durante todo a etapa de

acompanhamento ficará disponível na área “Pendências” um link de acesso ao painel. Dessa forma,

para realizar o acompanhamento das metas dos seus subordinados, clique em “Acompanhar Metas”

na área “Pendências”, conforme figura 22:

Figura 22 – Acompanhar metas

Ao clicar, você irá visualizar todas as metas atribuídas para o avaliado, bem como as informações

referentes as metas. Dentre as informações disponíveis temos o item “Atividades”, e será por meio

dele que você fará o acompanhamento dos compromissos semanais assumidos pelos avaliados nas

reuniões de MCI, conforme figura 23:

Figura 23 – Acompanhar Metas

Agora que concluímos todas as ações da etapa de Acompanhamento, vamos passar para a próxima

etapa do PGD, a etapa de Avaliação.



A gestão de desempenho é estruturada por dois processos avaliativos que ocorrem

simultaneamente: Gestão e Desenvolvimento de Competências e Monitoramento e Melhoria de

Resultados.

Tais processos visam criar uma cultura de gestão de pessoas participativa e flexível, criando

diferentes possibilidades de desenvolvimento de competências, crescimento e reconhecimento

pessoal e profissional. As ferramentas utilizadas são objetivas e criteriosas e avaliam a qualidade do

trabalho realizado pelos empregados, de forma a auxiliar no planejamento de melhorias do

desempenho funcional, na retenção de talentos, na qualidade de vida e nos resultados

organizacionais.

Vamos conhecer melhor cada um deles:

AVALIAÇÃO DE COMPETÊNCIAS

Competências são conhecimentos, habilidades e atitudes, identificadas pelo desempenho que é

demonstrado no dia a dia de trabalho, que agregam valor a pessoas e organizações. Elas são

reveladas quando as pessoas agem frente às situações profissionais com as quais se deparam.

As competências profissionais foram mapeadas em sintonia com o direcionamento estratégico do

Sicoob e diferenciam os nossos empregados dos empregados de outras instituições. Para cada

competência, foram descritos dois comportamentos observáveis, que servem para auxiliar o gestor

na identificação dessas competências em seus subordinados.

No quadro a seguir você poderá relembrar as competências profissionais gerais, com seus conceitos

e comportamentos observáveis.



Para você que é superintendente, gerente ou supervisor, serão acrescidas as competências

profissionais de gestão:

As competências profissionais são comuns a todos os empregados do Sicoob e todos serão avaliados

em cada uma delas, porém como cada cargo exige responsabilidades e complexidades diferenciadas,

os pesos das competências serão diferentes para cada um.

Os pesos variam de: 1 para o peso mínimo à 5 para o peso máximo, conforme demonstrado nas

tabelas a seguir:




COMO É REALIZADA A AVALIAÇÃO DE COMPETÊNCIAS? É realizada por meio de questionário estruturado, padronizado com referenciais técnicos, que

permite a análise comparativa entre o desempenho esperado e o que de fato foi realizado pelo

empregado.

Após o preenchimento, o questionário ficará arquivado até que os relatórios sejam gerados e

encaminhados para as partes interessadas, pela área de Gestão de Pessoas, para que o avaliador

possa analisar os resultados antes da reunião de feedback.

A metodologia de avaliação de competências do Sicoob contempla dois métodos*:

• Avaliação 90º - para os empregados, supervisores e assessores: É composta pela autoavaliação do empregado e a avaliação do seu superior imediato.

• Avaliação 180º - para os superintendentes e gerentes: É composta pela avaliação do respectivo superior imediato, seus subordinados e pela autoavaliação.

*Sugere-se que no 1º e no 2º ciclo do PGD as entidades utilizem o método de avaliação de 90º. Dessa forma, os superintendentes,

gerentes, supervisores, assessores e demais empregados serão avaliados somente por seus gestores imediatos. Sendo assim, a utilização do método de avaliação 180º começa a ser utilizado a partir do 3º ciclo avaliativo. Isso possibilita instituir uma cultura avaliativa com menos ocorrência de erros avaliativos.

ATENÇÃO! Avaliador, a autoavaliação não tem peso na pontuação final. Ela é utilizada como subsídio para a

reunião de feedback, pois ao nos autoavaliarmos, pensamos a respeito de nós mesmos e paramos

para medir o nosso próprio desempenho. Com isso, no momento do feedback, compara-se a

autoavaliação com a avaliação recebida pelo superior imediato, o que nos possibilita verificar se

de fato o que pensamos a respeito de nós mesmos é coerente com o que o outro pensa da gente.

Esse deve ser um momento de diálogo e o objetivo é que se chegue a um resultado final da

avaliação de competências.


A avaliação de competências reflete a evolução do empregado e acontecerá de acordo com os

seguintes conceitos e escala:

Ao ser realizada a avaliação de competências profissionais gerais e de gestão, são identificadas as

competências que apresentaram resultado acima do esperado e os GAPs, ou seja, as lacunas de

desempenho das competências, que precisam ser desenvolvidas. É seu papel, avaliador, estar

constantemente atento aos comportamentos e desempenho evidenciados pelas pessoas da sua

equipe no dia a dia de trabalho, para que no momento da avaliação não cometa injustiças e/ ou

erros.

Este processo compara o quanto os comportamentos evidenciados no período avaliativo estão

próximos, ou afastados, do padrão proposto (comportamento esperado). O resultado dessa

avaliação subsidia a elaboração do Plano de Desenvolvimento Individual, que será explicado na etapa

de Desenvolvimento do PGD.

A nota final da Avaliação de Competências será conforme abaixo:


AVALIAÇÃO DE RESULTADOS

A avaliação de resultados é utilizada para acompanhar o alcance das metas nos níveis empresarial,

de equipe e individual e para comprovar, sistematicamente, os resultados organizacionais.

COMO É REALIZADA A AVALIAÇÃO DE RESULTADOS?

Você, avaliador, deverá oferecer amplo conhecimento a sua equipe das metas estabelecidas, das

formas de aferição e do cronograma de atingimento dessas metas!

Você deverá promover de maneira consistente:

• foco preciso nos objetivos mais importantes (meta crucialmente importante - MCI);

• ações definidas que ajudem sua equipe a alcançar um padrão de desempenho (medidas de direção);

• medidas claras de desempenho demonstradas por meio do placar desenvolvido por sua equipe;

• reuniões semanais para prestação de contas (individual e equipe);

• registro das reuniões semanais a fim de criar um histórico dos resultados individuais, o qual servirá de subsídio no momento da avaliação de resultados.

Os resultados apresentados nesse processo, como consequência do desempenho, representam a

manifestação concreta e objetiva do que o avaliado é capaz de fazer. É algo que pode ser definido,

acompanhado e mensurado, por meio das reuniões semanais de MCI.

A atribuição das notas para cada uma das metas (empresarial, equipe e individual) deve respeitar os

critérios estabelecidos, de acordo com os pesos diferenciados para cada meta, sempre totalizando

100%, conforme exemplo demonstrado no quadro a seguir:



RESULTADO FINAL DO PGD

Esse momento é de crucial importância, pois define o resultado da nota final do PGD e reflete o

desempenho com relação às competências estabelecidas e aos resultados esperados.

É importante lembrar que o sucesso do resultado final do PGD vem desde o início do programa, com

a definição clara das metas e expectativas referentes às competências profissionais e com um

acompanhamento eficaz, feito por você, avaliador.

Considerando que a avaliação é o registro formal dos resultados obtidos e que durante a etapa de

acompanhamento todos os feedbacks necessários foram realizados, não ocorrerão surpresas para o

avaliado.


MATRIZ DE DESEMPENHO

O Resultado Final da Avaliação de Desempenho permitirá a visualização da “Matriz de

Desempenho”, a qual é composta por 16 (dezesseis) quadrantes que variam de acordo com a

combinação dos resultados obtidos nas avaliações de Competências e de Resultados.

Perceba que quanto maior é a nota final da Avaliação de Competências e da Avaliação de Resultados,

o avaliado apresenta o desempenho mais próximo do que é esperado.


Alguns erros podem e devem ser evitados quando você, avaliador, for realizar a avaliação da sua

equipe.

Fique atento a eles sempre com postura crítica e consciente!


CHECK-LIST DO AVALIADOR PARA AVALIAÇÃO FINAL

• Escolha um lugar adequado, reserve um tempo e cuide para não ser interrompido, pois este é um trabalho de análise individual do gestor, de grande responsabilidade e de consequências relevantes na vida do empregado.

• Retome o seu Diário de Bordo e faça uma análise geral, verificando se as informações estão completas;

• Uma prática recomendada é realizar as avaliações de todos os empregados no mesmo período, de modo a utilizar o mesmo padrão de avaliação;

• Relembre os erros de avaliação mais frequentes. Seja autocrítico e se questione várias vezes sobre sua coerência. Fique muito atento à avaliação dos empregados pelos quais você tem afinidades pessoais e sentimentos de amizade, pois nestes casos, inconscientemente, tendemos a aumentar as notas. Do mesmo modo, fique atento também aos empregados pelos quais você não tem afinidades pessoais e simpatia, pois nestes casos, tendemos a diminuir as notas e sermos mais rígidos nos critérios.

Lembre-se de que o Programa de Gestão de Desempenho tem como objetivo diferenciar o

desempenho de cada empregado.


A ETAPA DE AVALIAÇÃO NO SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS:

AVALIAÇÃO DE COMPETÊNCIAS

No momento da avaliação, a área de Gestão de Pessoas irá disponibilizar os formulários através do

sistema, na área de “Pendências” da página inicial. Avaliados e avaliadores receberão os formulários

e deverão respondê-lo dentro do prazo estipulado.

Ao acessar o formulário de avaliação de competências, você visualizará todas as competências

profissionais gerais que serão avaliadas por meio dos comportamentos observáveis, bem como a

escala de pontuação de 1 a 4, conforme figura 24:

Figura 24 – Formulário de avaliação de competência


Ao concluir o preechimento do formulário você terá as seguintes opções:

- Salvar e fechar: o formulário será fechado com todas as suas respostas salvas no sistema. A

qualquer momento você poderá abrir o formulário e realizar alterações;

- Fechar sem salvar: o formulário será fechado sem salvar as alterações realizadas;

- Enviar formulário finalizado: o formulário será encaminhado para a área de Gestão de Pessoas e

as notas não poderão ser mais alteradas.


AVALIAÇÃO DE RESULTADOS

CADASTRO DE RESULTADO DAS METAS

Quando as metas cadastradas no sistema chegarem na data de vencimento, você deverá cadastrar o

resultado alcançado, tanto das metas de equipe quanto das metas individuais dos seus

subordinados.

Para cadastrar o resultado da meta de equipe, acesse o módulo “Objetivo/Metas” por meio do menu

de navegação, conforme figura 25:

Figura 25 – Acesso ao módulo “Objetivo/Metas”

Ao acessar o módulo, clique no texto da meta de equipe. Uma nova janela será aberta contendo o campo “Realizado”, onde você deverá inserir o resultado alcançado, conforme figura 26:

Figura 26 – Editar Objetivo/Meta

O cadastro do resultado das metas individuais dos seus subordinados deverá ser realizado por meio do formulário “Cadastrar Resultados de Metas”, presente na área de “Pendências”, conforme figura 27:

Figura 27 – Cadastrar Resultados de Metas

Ao visualizar o formulário, clique no ícone de edição da meta individual localizado no canto superior

direito da meta, conforme figura 28:


Figura 28 – Editar Meta Individual

A janela “Editar Objetivo/meta” será aberta. Insira o resultado da meta individual do avaliado no

campo “Realizado” e em seguida clique no botão “Salvar alterações”, conforme figura 29:

Figura 29 – Editar Objetivo/Meta

Para finalizar o processo de cadastramento de resultado, clique no botão “Finalizar Avaliação das

Metas”, conforme figura 30:

Figura 30 – Finalizar Avaliação das Metas



A Etapa de Desenvolvimento consiste na análise do relatório gerado no resultado final da etapa de Avaliação. É o momento em que são analisados os GAPs, com os pontos fortes e as oportunidades de melhoria, importantes para a elaboração do Plano de Desenvolvimento Individual. Esta etapa é composta por duas fases:

a) Reunião de feedback; e b) Plano de Desenvolvimento Individual

REALIZAÇÃO DA REUNIÃO DE FEEDBACK E ELABORAÇÃO DO PLANO DE DESENVOLVIMENTO INDIVIDUAL REUNIÃO DE FEEDBACK

A Reunião de Feedback é a fase em que o avaliador agenda uma reunião com cada membro de sua equipe, individualmente, para juntos discutirem sobre os resultados do PGD, com o objetivo de destacar os pontos positivos, identificar as necessidades de melhoria e elaborar o Plano de Desenvolvimento Individual. RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES PARA REUNIÃO DE FEEDBACK

• Converse com o seu subordinado sobre o objetivo deste encontro: alinhar percepções, identificar pontos fortes e pontos a desenvolver, comunicar as notas finais e elaborar um Plano de Desenvolvimento Individual.

• Reserve pelo menos 1 hora do seu tempo, em um lugar tranquilo e privativo, garantindo que vocês não serão interrompidos. Isso demonstra respeito e compromisso.

• É fundamental criar um clima amistoso e de confiança, deixando a pessoa à vontade. Somente quando nos sentimos em clima apropriado somos capazes de expor sentimentos e opiniões verdadeiros.

• Na reunião de feedback final o avaliador deve primeiro ouvir o empregado falar sobre a sua autoavaliação e, somente depois, deve complementar com seus pontos de concordância e discordância. A experiência e os estudos demonstram que, ao começar pela autoavaliação, o empregado desenvolve a autocrítica e maturidade necessárias para que haja um verdadeiro crescimento pessoal e profissional.


• Se a etapa de Acompanhamento foi conduzida com qualidade e os Diários de Bordo foram compartilhados, não deve ocorrer nenhuma surpresa, principalmente negativa, uma vez que o compartilhamento de informações está atualizado e o empregado já sabe a percepção geral do avaliador sobre ele.

• Lembre-se de levar seu Diário de Bordo com as evidências registradas. Ele é sua memória auxiliar. Não confie somente em sua memória! Quando agendar a reunião, peça ao empregado que também leve o seu Diário de Bordo;

• O empregado somente confiará no seu feedback se ele souber que você acompanha de perto o desempenho dele e que as suas avaliações são imparciais e justas.

PLANO DE DESENVOLVIMENTO INDIVIDUAL O Plano de Desenvolvimento Individual - PDI é a elaboração de um plano de ação formal, compartilhado entre avaliador e avaliado. O PDI tem como objetivo reforçar as competências que apresentaram resultado acima do esperado e desenvolver as lacunas/gaps de competências, visando à qualificação e o bom desempenho do profissional. O PDI pode gerar ações que resultem em: treinamentos, visitas técnicas, adequação das atividades desenvolvidas ao perfil do empregado, acompanhamento constante das atividades, acompanhamento biopsicossocial, dentre outras. As competências que deverão compor o PDI são aquelas consideradas prioritárias para o desenvolvimento do empregado, ou seja, aquelas que têm maior impacto nos resultados individuais e nos resultados de sua área de atuação. As competências selecionadas para a elaboração do PDI do ciclo vigente devem ser no máximo três, sendo: 1 (uma) competência que o empregado se destaca positivamente, para que a mesma seja reforçada e continue a ser um talento para o empregado e as outras 2 (duas) devem ser competências nas quais o empregado precisa se desenvolver. Um número maior de competências pode levar a perda de foco, sobrecarga e cumprimento apenas parcial de resultados.

IMPORTANTE! É de fundamental importância que o avaliado saia da reunião de feedback com sentimento positivo, bom relacionamento com o seu avaliador, confiante e motivado para melhorar seu desempenho.


FIQUE ATENTO AOS PRINCIPAIS ERROS NA ELABORAÇÃO DE UM PDI

• Escolher mais de três competências para serem desenvolvidas no período de um ano, perdendo foco e atingindo resultados insatisfatórios.

• Não selecionar as competências que são consideradas as de maior impacto para os resultados da área.

• Não detalhar o plano de ação para desenvolvimento da competência;

• Impor o plano de ação sem diálogo e consenso com o empregado;

• Escolher uma ação de desenvolvimento inadequada para o desenvolvimento da competência;

• Não dar apoio/ suporte para o empregado no desenvolvimento das competências;

• Não demonstrar importância ao PDI, levando ao descrédito do processo.


A ETAPA DE DESENVOLVIMENTO NO SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS:

Após o formulário de avaliação ser preechido e finalizado, encerra-se a etapa de avaliação. A partir

daí, a área de Gestão de Pessoas irá imprimir e enviar os relatórios para os avaliadores, dando início

a etapa de desenvolvimento. Neste momento, ficará disponível para você, na área “Pendências”, o

formulário de “Feedback/Plano de Desenvolvimento”, conforme figura 31:

Figura 31 – Acesso ao formulário de Feedback/Plano de Desenvolvimento

Neste formulário você terá acesso às notas dos dois processos avaliativos, de competências e metas,

bem como a matriz de desempenho, conforme figura 32:

Figura 32 – Matriz de desempenho

Neste formulário de feedback, você poderá inserir considerações sobre o desempenho do avaliado,

no campo “Comentários”, conforme figura 33:

Figura 33 – Registro de feedback – Competências


Após analisar o formulário e preencher os campos com os comentários sobre as competencias, você

deverá agendar as reuniões de feedback com os seus avaliados.

IMPORTANTE!

Lembre-se de levar os relatórios para as reuniões de feedback! Ele será de

extrema importancia para auxiliá-lo na condução da conversa com o seu

avaliado.


PLANO DE DESENVOLVIMENTO INDIVIDUAL - PDI

Ainda no formulário “Feedback/Plano de Desenvolvimento”, você terá acesso ao espaço para

cadastrar os objetivos de desenvolvimento, que devem ser escolhidos com foco em desenvolver as

competências que foram identificadas como prioritárias para constarem no Plano de

Desenvolvimento Individual do seu avaliador. Para realizar o cadastramento clique no botão

“Adicionar Novo Objetivo/meta de Desenvolvimento”, conforme figura 34:

Figura 34 – Plano de desenvolvimento


Uma nova janela “Editar Objetivo/meta de Desenvolvimento” será aberta para realizar o

cadastramento, conforme figura 35:

Figura 35 – Editar Objetivo/meta de Desenvolvimento

Após realizar o cadastramento, você poderá inserir uma atividade de aprendizagem, específica para

desenvolver a competência referente ao objetivo cadastrado. Para isto, clique no botão “Adicionar

nova Atividade de aprendizagem”, conforme figura 36:

Figura 36 – Adicionar nova Atividade de aprendizagem

Você terá a opção de cadastrar atividades de aprendizagem que estão disponíveis no catálogo do

sistema ou atividades que não estão catalogadas. No caso de atividades catalogadas, uma nova

janela será aberta com a opções de pesquisar no catálogo e depois adicionar a atividade ao Plano de

Desenvolvimento, conforme figura 37:


Figura 37 – Catálogo de cursos

No caso de atividades que não estão catalogadas, você deve cadastrar as informações de acordo

com os campos disponíveis, conforme a figura 38.

Figura 38 – Adicionar nova atividade de aprendizagem


Ao concluir o cadastramento dos objetivos de desenvolvimento, é necessário o envio do formulário

para o avaliado realizar a inserção de atividades de aprendizagem e assinatura. Para enviar o

formulário clique no botão “Enviar para assinatura do empregado”, conforme figura 38:

Figura 38 – Enviar para assinatura do empregado

Pronto! Agora fechamos um ciclo do PGD e estamos prontos para iniciar o proximo ciclo. As ações de desenvolvimentos escolhidas serão acompanhadas na etapa de acompanhamento do ciclo seguinte.

Lembre-se! É papel do avaliador acompanhar o PDI de seus subordinados. Quando o seu avaliado se desenvolve, ele melhora a qualidade de suas entregas, tem mais chances de atingir as metas estabelecidas e torna a sua equipe uma equipe de profissionais mais qualificados!


IMPLEMENTAÇÃO DE AÇÕES DE MELHORIA E AVALIAÇÃO DO CICLO O PGD deve ser revisto anualmente de forma que, ao final de cada ciclo, seja realizada análise e identificação de pontos de melhoria para aprimoramento do Programa. O ciclo do PGD é contínuo, composto de etapas interdependentes, conforme figura a seguir:



Documents

Cartilha PGD