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Cartilla - Certificados de Retencion
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SIIGO WINDOWS
Certificados de Retencin
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentacin . 3 2. Qu es un certificado de retencin? 3. Qu tipos de certificados de Retencin permite generar el software? 4. Qu se debe tener en cuenta para la generacin de certificados de
retenciones? 5. Cul es la ruta para generar certificados de retencin? 6. Qu opciones se presentan en la Ruta de Certificados de Retencin? 7. Qu datos solicita cada certificado de retencin?
Presentacin El presente documento ofrece explicacin sobre la generacin de los certificados de
retencin que se pueden generar en el sistema y cules son los aspectos a tener en cuenta para la correcta presentacin de los mismos.
CERTIFICADOS DE RETENCION
Qu es un certificado de retencin? La definicin se encuentra documentada en el artculo 381 del estatuto tributario donde informa que es un documento que debe ser expedido anualmente por los agentes retenedores el cual contiene los conceptos y cuantas de la retencin practicada a cada tercero estos conceptos deben ser diferentes de los originados en la relacin laboral, o legal y reglamentaria.
Qu tipos de certificados de Retencin permite generar el
software? En el momento el programa permite generar los siguientes certificados
1. Certificados de Retencin en la Fuente 2. Certificados de Retencin de IVA 3. Certificados de Retencin de ICA
Qu se debe tener en cuenta para la generacin de certificados
de retenciones? Para la generacin de certificados de retencin se requiere:
Si se requiere generar Certificados de ICA, inicialmente marcar en el registro de control la opcin de Reforma Tributaria Municipal
Que las cuentas contables en su parametrizacion inicial estn marcadas como Retencin
Cul es la ruta para generar certificados de retencin? La ruta para generar certificados de retencin es: Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Certificado de Retenciones
Qu opciones se presentan en la Ruta de Certificados de
Retencin? Al ingresar por la ruta antes mencionada, (Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Certificado de Retenciones) all se habilita la siguiente pantalla:
1. Certificados: Al seleccionar esta opcin se habilitan los parmetros para generar e imprimir los certificados para ser entregados a los terceros.
2. Bases: Al marcar esta casilla el sistema genera un informe con los porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retencin. Al seleccionar esta opcin se habilitara la siguiente pantalla:
Importante: En caso que la cuenta contable no se encuentre marcada como retencin y
posterior a ingreso de movimiento se marque, el sistema solo genera el certificado con la informacin digitada posterior a la marcacin.
a. Base Retencin: Informe para verificar por cada documento y por cada tercero la base de retencin, el porcentaje asignado en la cuenta de retencin y el valor a retener. Sirve como anexo a las declaraciones de retencin; se puede generar de Forma Detallada o Resumida
De forma Detallada solicita los siguientes datos:
o Rango de Fechas: Seleccionar el periodo (Das y Mes) por el cual se desea revisar el informe
o Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en cuenta en la generacin de cada certificado. Ej.
CERTIFICADO CUENTA INICIAL CUENTA FINAL
Retencin en la Fuente 2365100000 2365999999
Retencin de IVA 2367000000 2367999999
Retencin de ICA 2368000000 2368999999
o Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe,
en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter o Comprobantes: En caso de solo requerir un Tipo de documento (ejemplo P),
digitar la letra y el sistema solicita confirmacin si de todos los Tipos P o alguno en especial, si se requieren todos los comprobantes se coloca el asterisco
o Ordenado por: Es la forma de presencian del informe puede ser por Cuenta
Contable o Tercero
El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin del Informe Ordenado por Cuenta es:
El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin
del informe Ordenada por Nit es:
Importante: Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria
De forma Resumida solicita los siguientes datos:
o Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe, en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter
o Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en cuenta en la generacin de cada certificado. Ej.
CERTIFICADO CUENTA INICIAL CUENTA FINAL
Retencin en la Fuente 2365100000 2365999999 Retencin de IVA 2367000000 2367999999 Retencin de ICA 2368000000 2368999999
Importante: Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria
El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin es:
b. Control Bases: Este informe muestra todos aquellos documentos cuya base es incorrecta respecto al valor efectivamente retenido y al porcentaje asignado en la cuenta de retencin.
Los datos que el sistema solicita son los siguientes:
Importante: Los documentos que estn correctos no los muestra este informe. La finalidad de este informe es realizar una verificacin de las posibles inconsistencias antes de reportar la informacin exgena (Medios Magnticos) a la DIAN.
o Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe, en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter
o Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en cuenta en la generacin de cada certificado.
Ej.
CERTIFICADO CUENTA INICIAL CUENTA FINAL
Retencin en la Fuente 2365100000 2365999999 Retencin de IVA 2367000000 2367999999 Retencin de ICA 2368000000 2368999999
El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualizacin es:
Qu datos solicita cada certificado de retencin? Para ingresar a generar los certificados se debe hacer por la ruta antes mencionada (Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Certificado de Retenciones) e ingresar a la opcin de certificados
Importante: Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria
A continuacin se explicara el proceso para la generacin de cada certificado de retencin:
1. Certificado de Retencin en la Fuente All se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar Generales
El sistema solicita los siguientes datos:
a. Tabla de datos pago retencin: En esta opcin se habilita una ventana en la
cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retencin con una corta descripcin. Es informativo y de control
b. Informe: Al marcar esta opcin el sistema permite generar los certificados de retencin en la fuente solicitando la siguiente informacin:
Fecha de Emisin: Digitar la fecha de expedicin de los certificados
Ciudad Emisin del certificado: Digitar la ciudad de expedicin de los certificados
Rangos: Corresponde al rango de Nit desde y hasta el cual se quiere generar el
certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el ltimo tercero creado
Rango de Cuentas: Corresponde a las cuentas contables que se deben tener
como base para la generacin del certificado.
Ej.
CERTIFICADO CUENTA INICIAL CUENTA FINAL
Retencin en la Fuente 2365100000 2365999999
Importante:
Tener en cuenta que en los certificados de retencin solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria
Desea el Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta marcacin en la impresin se habilitara o no el campo para firmar el certificado.
Ej. Con Firma
Ej. Sin Firma
Importante: En el rango de cuentas realizar la bsqueda con las teclas de Funcin F2 o F3 o digitar los diez dgitos de la cuenta contable, el sistema permite continuar con menos dgitos pero por no tener los dgitos completos el sistema genera el certificado en blanco
Rango de Fechas: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generacin de la informacin, al querer tomar todo el ao los campos se pasan con enter
Los Certificados de retencin en la fuente pueden ser enviados a Excel, Impresin o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma
Ej. Visualizacin Certificado de Retencin en la Fuente - Con Firma
Importante: Para poder visualizar los certificados de retencin en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el template correspondiente, caso
contrario no se podr exportar en ese formato
Ej. Visualizacin Certificado de Retencin en la Fuente - Sin Firma
2. Certificado de Retencin de IVA
All se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar IVA
El sistema solicita los siguientes datos:
a. Tabla de datos pago retencin: En esta opcin se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retencin con una corta descripcin. Es informativo y de control
b. Informe: Al marcar esta opcin el sistema permite generar los certificados de
retencin de IVA solicitando la siguiente informacin:
Fecha de Emisin: Digitar la fecha de expedicin de los certificados
Ciudad Emisin del certificado: Digitar la ciudad de expedicin de los certificados
Seleccin de Nit: Corresponde al rango de terceros desde y hasta el cual se quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el ltimo tercero creado
Tipo de Impresin: Formas en las que SIIGO puede imprimir
Impresin Genrica: Formato estndar establecido en SIIGO Impresin Minerva: Imprime sin formato, pues se debe colocar la
forma minerva y el sistema imprime en los campos que este tiene predefinidos
Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta marcacin en la impresin se habilitara o no el campo para firmar el certificado.
Ej. Con Firma
Ej. Sin Firma
Tipo de Descripcin: Corresponde a la observacin que saldr impresa en el certificado, las cuales pueden ser: Descripcin Fija: El sistema permite digitar las observaciones que el
usuario requiera, cuenta con cinco (5) renglones de ochenta y cinco (85) caracteres cada uno.
Descripcin de la Cuenta: Al marcar esta opcin se imprime el nombre de la cuenta tal y como se encuentre definido en la apertura de cuentas contables
Concepto Digite el concepto de la operacin: Corresponde al concepto por el cual se expide el certificado y consta de cuarenta (40) caracteres
Rango de Fechas: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generacin de la informacin, al querer tomar todo el ao los campos se pasan con enter. El sistema genera la siguiente aclaracin:
Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable por compras
Cuentas Retencin IVA: En este campo se deben digitar las cuentas de retencin de IVA
Cuentas de IVA Rgimen simplificado: En este campo digitar la cuentas de IVA utilizadas en estas transacciones con terceros pertenecientes al rgimen simplificado
Los Certificados de retencin de IVA pueden ser enviados a Excel, Impresin o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma
Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de IVA - Con Firma
Importante: Para poder visualizar los certificados de retencin en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el template correspondiente, caso contrario no se podr exportar en ese formato
Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de IVA - Sin Firma
c. Certificado de Retencin de ICA
All se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar ICA
El sistema solicita los siguientes datos:
a. Tabla de datos pago retencin: En esta opcin se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retencin con una corta descripcin. Es informativo y de control
b. Informe: Al marcar esta opcin el sistema permite generar los certificados de retencin de ICA solicitando la siguiente informacin:
Fecha de Emisin: Digitar la fecha de expedicin de los certificados
Ciudad Emisin del certificado: Digitar la ciudad de expedicin de los
certificados
Ciudad donde se Consigno la Retencin: Como su nombre lo indica es la ciudad en la cual se realiza la consignacin y aparece de igual forma en la
impresin del certificado
Rango de Terceros: Corresponde al tercero desde y hasta el cual se quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el ltimo tercero creado
Tipo de Impresin: Formas en las que SIIGO puede imprimir
Genrica: Formato estndar establecido en SIIGO Minerva: Imprime sin formato, pues se debe colocar la forma minerva y
el sistema imprime en los campos que este tiene predefinidos
Imprimir Certificado Con Firma Sin Firma: Dependiendo de esta marcacin en la impresin se habilitara o no el campo para firmar el certificado.
Ej. Con Firma
Ej. Sin Firma
Descripcin: Corresponde a la observacin que saldr impresa en el certificado, las cuales pueden ser, el sistema permite digitar las observaciones que el usuario requiera, cuenta con cinco (5) renglones de ochenta y cinco (85) caracteres cada uno.
Rango de Meses: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generacin de la informacin, al querer tomar todo el ao los campos se pasan con enter
Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retencin de ICA, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados
Los Certificados de retencin de ICA pueden ser enviados a Excel, Impresin o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma
Importante: Para poder visualizar los certificados de retencin en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el tmplate correspondiente, caso contrario no se podr exportar en ese formato
Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de ICA - Con Firma
Ej. Visualizacin Certificado de Retencin de ICA - Sin Firma
Importante: Para poder generar los certificados de retencin es necesario que las
cuentas de 2365 Retencin en la fuente, 2367 Retencin de IVA y 2368 Retencin de ICA estn marcadas desde su creacin como cuentas de Retencin.