ORGANIZADOR DE EVENTOS Industria de las Juntas

Regional Distrito Capital

ELABORADO POR

LILIANA BAYONA RODRGUEZ Instructora Turismo Centro Nacional de Hotelera, Turismo y Alimentos

INTRODUCCIN

Seor Aprendiz: Esta cartilla ha sido elaborada para que usted inicie o se actualice en los aspectos ms sobresalientes de los Eventos. Habr notado que la industria de las juntas viene en crecimiento y que hace parte de un importante subsector de la economa de pases como el nuestro, siendo una de las principales fuentes de ingreso para las regiones. Aqu aprender lo bsico de los eventos, concepto, clasificacin y algunos tips para que usted recuerde a la hora de organizar eventos.

OBJETIVOS

Al finalizar el estudio y reflexin de esta cartilla, usted seor aprendiz, estar en capacidad de: Conceptualizar y clasificar los eventos. Identificar los elementos ms importantes para organizar un evento.

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CONCEPTUALIZACIN DE LOS EVENTOS

Definicin: Evento De Wikipedia, la enciclopedia libre Evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible. As, se dice eventualmente o ante todo evento en previsin de algo que, conjetural o previsiblemente, pudiera ocurrir en una circunstancia determinada y es generalmente un hecho imprevisto. Cultura Un uso ambiguo del concepto hizo que, se identificara como evento a los aspectos singulares de la dinmica social. Aquellos actos que producen un beneficio social, emergiendo de necesidades subyacentes, tales como:

Un festival, emerge de la necesidad de exponer el arte en el campo musical. Una ceremonia, emerge de la necesidad de socializar en momentos relevantes de la persona, por ejemplo, una boda. Una competicin, emerge de la necesidad de mostrar los valores personales de los cuales se han trabajado por tiempo, por ejemplo, un torneo deportivo.

Una fiesta, emerge de la necesidad de reconocimiento personal por el entorno social que apreciamos, por ejemplo, una fiesta de cumpleaos. Una convencin, emerge de las necesidades comerciales de las corporaciones o de los pases, por ejemplo, una convencin poltica.

Matemticas En la ciencia, un evento es algo que sucede en un lugar y tiempo particular. Especficamente, un evento puede referirse a:

Un fenmeno, que es observable en un momento dado. En fsica, un evento es cualquier acontecimiento ocurrido en una posicin y momento determinados, que lo definen como un punto en el espacio-tiempo. Un evento estadstico, que es el resultado posible de un experimento aleatorio.

(En este sentido, "evento" es un anglicismo inaceptable; lo correcto es el vocablo suceso). Tecnologa

En la programacin existe la programacin orientada a eventos, en la que un evento es un mensaje de software que indica que algo ha ocurrido, como un tecleo o un click de un mouse.

En el control de procesos, un evento es una ocurrencia que ha ocurrido y que ha sido registrado.

Filosofa

Evento (filosofa) Evento cerebral, cualquiera cosa que ocurre en el cerebro. Evento mental, algo que ocurre en la mente, como un pensamiento.

Otras definiciones:

Evento, Etimologa: del latn eventus, sinnimos: acontecimiento, eventualidad, suceso, hecho. Qu es un Evento? Suceso de importancia social o personal, hecho que ocurre en un momento definido. Reunin de personas (ms de dos) a una hora acordada y en un lugar especifico, unidos por un fin comn. Un evento se refiere a una actividad social. Evento (anglicismo, "Event"). Propiamente hablando debera ser "suceso", pero "evento" est muy

arraigado y tiene una acepcin castellana que no difiere demasiado del significado que se le quiere dar.

Resea Histrica Las fiestas en la edad antigua, indisolublemente eran cvicas y religiosas, eran muy numerosas y tenan especial brillantez. Todas las fiestas contribuan a exaltar tanto los sentimientos religiosos como el patriotismo, la fe en los dioses y el orgullo nacional. En Atenas slo la guerra poda interrumpir el ciclo de estas grandes reuniones peridicas o, al menos, disminuir su esplendor. Por esta razn, Opora, la diosa de las cosechas, la diosa de los espectculos y las fiestas. El bienestar de la paz, para un ateniense del siglo de Pericles, es ante todo la abundancia material y la alegra de las grandes fiestas o panegirias. La mayora de esas fiestas, si no todas, incluan juegos que se celebraban en forma de concursos (agones): concursos gimnsticos y atlticos casi siempre, pero tambin concursos lricos y musicales, concursos dramticos de comedia y tragedia, e incluso a veces, concursos de belleza, es decir, de estatura y prestancia, tanto entre hombres como entre mujeres.

En el ao 884 a.C. se hizo la primera referencia a unos Juegos dedicados a Zeus cuando el rey de los eolios, el pueblo que estaba en Olimpia, firm un armisticio con Esparta y Clestenes. Fueron las primeras bases para los futuros Juegos Olmpicos, pues los armisticios se firmaban con el encendido del fuego sagrado en la ciudad de Olimpia. Y as, cada cuatro aos se firmaba un pacto de no agresin entre los distintos estados helenos, en los que se celebraban unos eventos que por primera vez en la Historia servan para unir a los atletas de distintas polis. As fue durante siglos hasta su abolicin por Teodosio I en el ao 393 d.C. motivos? ntimamente ligados con el cristianismo. Y es que los Juegos fueron trasladados a Roma a finales del siglo I a.C. por Lucio Cornelio Sila, lo que marc el principio del fin, pues los Juegos fueron considerados paganos cuando el cristianismo se impuso como religin oficial. Durante cientos de aos (1.500 aos) no se encendi el fuego olmpico; durante cientos de aos los Juegos Olmpicos permanecieron en el olvido hasta que a finales del siglo XIX lleg Pierre de Fredi, barn de Coubertin.

En Colombia en el ao de 1960 el conocimiento sobre el manejo de convenciones era escaso, el crecimiento de la hotelera en el pas obedece a un reconocimiento de la industria de juntas. El planeador no era creativo nace el OPC. OPC= ORGANIZADOR PROFESIONAL CONVENCIONES, FERIAS Y EVENTOS DE

Capitulo X Art. 100 ley 300 de 1996: son operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones las personas naturales y jurdicas legalmente constituidas que se dediquen a la organizacin de certmenes con congresos, convenciones, ferias, seminarios y reuniones en general Perfil del profesional: Expertos mercadotecnitas. Excelentes coordinadores. Manejo de tcnicas de ejecucin de juntas y eventos varios.

El Cliente Es la persona que solicita, participa en el evento. Por esto, la industria de las juntas es una actividad con una proyeccin eminentemente humana.

Recuerde: Trate al Cliente, como le gustara que lo tratarn a Usted.

El por qu de los eventos En la poca actual, cuando el hombre vive alcanzado de tiempo se requiere de quien le organice sus eventos. Entre las diversos tipos de eventos podemos sealar los siguientes con su respectiva clasificacin: ACADEMICOS Panel Simposio Seminarios Congresos Mesa Redonda Foro Conferencias Video Conferencia Audio Conferencia Debates Ruedas de Prensa

CORPORATIVOS, LABORALES O EMPRESARIALES Muestras, Ferias y/o Exposiciones Mtines Desayunos o Almuerzos de Trabajo Convenciones

Reuniones de trabajo Ruedas de negocios Asambleas de turismo

SOCIALES Banquetes T Ccteles Vinadas Desayunos temticos Almuerzos temticos Cenas temticos Desfiles Bodas Quince Aos Nacimientos Culturales Deportivos

Tiempos del evento

ETAPAS DEL EVENTO

PRE EVENTOEs hora de definir:1. Planeacin Y Organizacin. 2. Tipo de reunin. 3. Objetivos. 4. Perfil del participante. 5. Lugar y fecha. 6. Eventos especiales. 7. Facilidades. 8. Promocin. 9. Servicios de apoyo. 10. Personal de atencin. 11. Financiamiento, patrocinios y presupuesto. 12. Controles y reglamentos. 13. Diseo programa. 14. Operacin. 15. Organizacin de salones e instalaciones. tcnico del

EVENTOEs hora de ejecutar las actividades: 1. 2. 3. Montaje Recibimiento Material impreso

POST EVENTOEs la hora de Evaluar el Evento 1. 2. Agradecimientos Pagos

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COMO SE ORGANIZA UN EVENTO

La clave del xito est en lograr una buena convocatoria. En que el pblico seleccionado asista. Si una reunin requiere de protocolo, las invitaciones debern llegar entonces tres semanas antes, as como dos meses antes si se realizara en el extranjero o apenas con quince das de antelacin en el caso de los ccteles. Si el evento consiste en el lanzamiento de un producto, entonces debera invitarse al doble de las personas que realmente se esperan. Lo ms importante es hacerle un seguimiento a los invitados una vez enviada las invitaciones, stas deben presentarse en un formato atractivo. Finalmente, tener una lista de proveedores confiables e interesados, es fundamental para garantizar los insumos del evento. Cmo organizar eventos de manera exitosa La organizacin de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con l y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus objetivos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1 Debemos definir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cul es nuestra meta, qu deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea til. 2 Determinar nuestro pblico objetivo, hacia quin estar orientado nuestro evento. 3 Conocer el presupuesto del que disponemos para su realizacin. 4 Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qu asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unin de estos aspectos generar atractivo e inters al evento. 5 Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas. 6 Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo. 7 Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicacin. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gust de otros eventos adaptndolo a nuestra empresa y su sector.

8 Definir el programa, el cmo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva. 9 Seleccin de los proveedores, qu tipos de proveedores buscamos, sus caractersticas, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una mxima calidad de trabajo y para evitar riesgos. 10 Bsqueda y seleccin del lugar donde se llevar a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad. 11 Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atencin y el pblico acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrnico, marketing directo personalizado, relaciones pblicas, colaboraciones con medios de comunicacin (radio, TV, peridicos), los socios de la empresa, todo. 12 Planificar y determinar la jerarqua del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas. 13 El gran da, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la

coordinacin del equipo, etc. y as asegurarnos que todo el evento se celebre con xito. 14 Anlisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuntos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cunto tiempo ha dedicado cada medio de comunicacin a nuestro evento, calcular el nmero de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y as poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo. Sea para 50 participantes o ms de 500, la planificacin, organizacin y celebracin de un evento o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los ms sensatos. Una reunin mal organizada desacreditar al organizador y, lo que es ms grave an, al patrocinador. Por esta razn, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificacin, incluso si es realmente necesario celebrarlo. Pre evento - Mise en Place Es el alistamiento y preparacin total, previo al servicio, de todos los elementos (equipos, utensilios, salones, personal, etc.) para ser utilizados en el desarrollo del evento, teniendo en cuenta una buena planeacin, organizacin, comunicacin y

coordinacin, para lograr un excelente servicio en el evento. Una mise en place bien hecha es el ndice de la calidad del establecimiento y una forma de prever que el servicio no sufra ninguna complicacin. Con base en los deseos, necesidades y gustos del cliente, el evento tendr unas caractersticas propias en cuanto a participantes. Motivo, costos, servicios entre otros, que se vern reflejados en un contrato establecido por las partes y que para el establecimiento ser la pauta para planear y ejecutar las tareas que sean necesarias para cumplir con los requerimientos del cliente. Se examinar entonces cada detalle y personal en cada rea que tenga que ver con el evento y que implique una mise en place. Actividades de Preparacin 1. Muebles y Equipos

Las mesas y su disposicin pueden variar segn la reunin, el tamao y forma del saln, el nmero de cubiertos, etc. Lencera El uso de manteles y/o individuales es poltica del establecimiento pero deben estar limpios y colocados apropiadamente. Si se usan individuales, deben ponerse a una pulgada del borde de la mesa y no deben sobresalir de los bordes. Las servilletas deben doblarse y colocarse de acuerdo con estilo indicado. El mantel de mayor tamao debe medirse y colocarse sobre la mesa principal, los de menor dimensin sern para las mesas restantes. Los manteles deben doblarse de la misma manera y tener el mismo diseo Tipos de Montajes Para la ubicacin de las mesas de acostumbra a utilizar formas geomtricas dependiendo del rea disponible del saln, del tipo de evento que se vaya a realizar, del nmero de personas y bsicamente del acuerdo que se tenga con el cliente sobre la disposicin del saln y tipo de evento, as:

Equipos en los eventos:

2. Alimentos en los eventos:

3. Decoracin floral

4. FOTOGRAFIAS Y FILMES

Para finalizar no olvide el xito del evento depende de su profesionalismo para ello organcelo cuidando detalle a detalle as garantizar el xito del mismo.