Deze case study gaat over de faxoplossing van iXware bij Ploeger Logistic Services.

Ploeger Logistic Services is een Nederlandse onderneming met vestigingen in Harderwijk, Tilburg, Wijchen en Poppel (B),

Om flexibel en slagvaardig om te kunnen gaan met plotselinge opdrachten of aanvullende wensen zijn bij ploeger zowel de vestigingen als de wagen uitgerust met de modernste communicatietechnologie, waaronder iXware.

iXware is een oplossing waarmee het mogelijk is berichtenverkeer (fax, SMS en voice) centraal te beheren, digitaliseren en archiveren. Zo creëert men transparantie, een grotere reactiesnelheid en meer gebruikersgemak.

iXware biedt communicatiediensten die bepaalde bedrijfsprocessen een stuk vereenvoudigen. Het onderscheidt zich van andere oplossingen door de eenvoud en schaalbaarheid van het product. Daarnaast is iXware ongecompliceerd in installatie, gebruik, integratie en beheer. iXware is bovendien modulair opgebouwd waardoor het systeem altijd uit te breiden is met extra modules of capaciteit, zonder verlies van uw eerder gemaakte investering(en).

CASE STUDY

Ploeger GroepDaltonstraat 13

3846 BX Harderwijk - Nederland

www.ploeger.nlinfo@ploeger.nl

Tel : +31 (0) 341 - 46 65 11Fax : +31 (0) 341 - 43 30 74

iXware Nederland BVStoomloggerweg 6 (3e verdieping)3133 KT Vlaardingen - Nederland

www.ixware.cominfo@ixware.com

Tel : +31 (0) 10 - 44 55 155Fax : +31 (0) 10 - 44 55 199

SilversideTielweg 30

2803 PK Gouda - Nederland

www.silverside.nlinfo@sliverside.nl

Tel : +31 (0) 182 - 55 51 77Fax : +31 (0) 182 - 55 51 78

KlantprofielDe Ploeger Groep heeft vestigingen in Harderwijk, Tilburg, Wijchen en Poppel (B). Dit zijn strategisch gekozen uitvalbases voor efficiënt vervoer in de Benelux en daarbuiten. In Harderwijk en Tilburg staan moderne warehouses met opgeteld meer dan 45.000 m2 oppervlak. Deze bieden alle faciliteiten voor op- en overslag, voorraadbeheer, maar ook voor additionele diensten als in- en ompakken, etiketteren en verzendklaar maken.

Bij de Ploeger Groep werken meer dan 400 mensen. Wie logistiek zegt, zegt fysiek transport. De Ploeger Groep beschikt voor dit deel van de logistieke keten over meer dan 225 vervoerseenheden.

Ploeger is een flexibele en slagvaardige organisatie die ook in staat is plotselinge opdrachten of aanvullende wensen alert uit te voeren behoeft ook de middelen daarmee om te gaan. Daarom zijn zowel de vestigingen als de wagens uitgerust met moderne communicatietechnologie.

UitdagingDe Ploeger groep heeft altijd het beheer van de IT in eigen huis gezocht. Maar sinds de ontwikkelingen op dit gebied de laatste jaren in een stroomversnelling zijn gekomen, werd het volgens Johan van Dalfsen, Financieel Directeur van de onderneming, noodzakelijk deze poot van het bedrijf uit te besteden. ‘De ontwikkelingen in de IT gaan zo hard dat daar voor ons niet tegen bij te scholen is,’ vertelt Van Dalfsen. ‘Daarom hebben we een paar jaar geleden een aantal partijen in de hand genomen die

ons daarbij helpen. Silverside uit Gouda is binnen deze groep een belangrijke partner van ons.’

Een transportbedrijf kan nooit stilstaan en daarom besloot Ploeger in 2006 de IT-infrastructuur compleet te vervangen om met het oog op de toekomst helemaal in te kunnen springen op de veranderingen en steeds hoger wordende eisen in de Logistieke sector. Het hart van de operatie, die in totaal zo’n vier jaar in beslag zal nemen, is een geavanceerd Transport Management Systeem. Hiermee kunnen planners relatief snel de best passende ritten samenstellen.

Ook het faxverkeer, dat traditioneel gezien in de logistieke sector nog enorm veel gebruikt wordt, moet hiervoor gedigitaliseerd worden zodat het direct in het TMS opgenomen kan worden. Volgens Van Dalfsen

waren er een aantal redenen waarom de digitalisatie van faxen van groot belang is: ‘Ten eerste puilden, mede door wetgevingen die het bedrijf verplichten documenten en dossiers tenminste vijf jaar te bewaren, de archiefkasten uit en namen kostbare bedrijfsruimte in. Daarnaast wilden we de papierstroom binnen het bedrijf beperken. Tenslotte zijn faxen, die veelal orders bevatten, voor ons zeer belangrijk en willen we voorkomen dat deze kwijtraken. Waarom wij nog steeds de voorkeur geven voor het ontvangen van orders per fax ten opzichte van e-mail? Omdat het een stuk betrouwbaarder is, denk alleen maar eens aan alle spam die je tegenwoordig binnenkrijgt.’

SolutionSamen met Silverside is de Ploeger Groep op zoek gegaan naar een oplossing voor de digitalisatie van dat faxverkeer en kwam uiteindelijk uit bij iXware. ,iXware kwam van een groep van drie partijen als beste uit de bus omdat het een goede integratie met onze emailapplicatie Lotus Notes heeft,’ legt Van Dalfsen uit. ‘Voorlopig gebruiken we iXware nog vooral om het faxverkeer van en naar alle vestigingen te routeren naar multifunctionals, analoge faxen en een aantal gebruikers die de fax in de inbox van Notes gebruiken. Medio 2009 is het bedoeling dat iedereen de faxen in mailclients ontvangt. De eerste stap is dus gezet, maar je ziet nu al wel dat het voor een grote verbetering qua efficientie en beheersing heeft gezorgd.’

Alle faxen die nu bij de Ploeger groep binnenkomen worden gestructureerd en digitaal opgeslagen op het netwerk. Zo kan ieder document eenvoudig en snel teruggevonden worden en desgewenst doorgestuurd worden naar de chauffeurs die deze kunnen ontvangen op hun boardcomputers.

ToekomstVan Dalfsen geeft aan dat er bij Ploeger bewust is gekozen voor een meerjarentraject voor de vernieuwing van de IT-infrastructuur. ‘Het faxverkeer is reeds gedigitaliseerd en de vrachtwagens zijn voorzien van een boardcomputers. In 2008 wordt het het Transport Management Systeem operationeel. Als dat allemaal achter de rug en werkend is wordt er ook alles, inclusief iXware, aan een digitaal archief gekoppelt en gaat ook iedereen definitief over op de iXware/Notes- koppelingen,’ blikt Van Dalfsen vooruit.

“Silverside uit Gouda een belangrijke IT-partner van ons.”

“Orders per fax zijn een stuk betrouwbaarder dan per email”