CHECKLIST DE INICIACIN DEL PROYECTO

PROYECTO:

Se requiere la contratacin de una solucin integral de digitalizacin, a travs de

un servicio, la cual deber incluir todos los componentes para su correcta

ejecucin, deber incluir el hardware y software necesario y la digitalizacin de

los expedientes del Seguro Popular del Estado de Hidalgo (SPEP).

El motivo por el cual se solicita dicho servicio, es mejorar la organizacin,

conservacin y consulta de los archivos documentales.

PREPARADO POR: Juan Francisco Monroy Estrada

CONTROL DE CAMBIOS

REV. FECHA CAMBIO AUTOR

A 03/05/2014 Primera versin Juan Francisco Monroy Estrada

ANTECEDENTES

Ubicacin

El estado de Hidalgo est ubicado en la regin centro-norte del pas, en las coordenadas: al norte, 21

24; al sur, 19 36 de la latitud norte; al este, 97 58; al oeste, 99 53 de la longitud oeste; siendo uno

de los estados mejor comunicados de la Repblica con importantes vas de acceso como la autopista

Arco Norte, las carreteras federales No 85 (Mxico-Laredo), No 132 (Mxico-Tuxpan), No 105

(Pachuca-Tampico) y No 57 (Mxico-Queretaro). La mayor parte de Hidalgo forma parte de la

majestuosa Sierra Madre Oriental. Pachuca, la capital de Hidalgo, se encuentra a 45 minutos al norte

de la Ciudad de Mxico por la carretera federal No 85.

Con una ubicacin envidiable, al centro de la Repblica Mexicana y en un terreno heterogneo

integrado por montaas, bosques y valles, se encuentra el estado de Hidalgo. Su posicin geogrfica le

brinda facilidades de acceso y comunicacin con otros estados; limita al norte con San Luis Potos, al

noreste con Veracruz, al sureste con Puebla, al sur con Tlaxcala y el estado de Mxico, y al oeste con

Quertaro, es as como permite a nuestros visitantes tener diferentes rutas de acceso.

Divisin territorial

2

El estado de Hidalgo es una de las 32 entidades federativas de Mxico y se encuentra dividido en 84

municipios. Cada municipio es gobernado por un ayuntamiento, conformado por el presidente

municipal y el cabildo del municipio.

En materia de salud, Hidalgo se divide en catorce Jurisdicciones Sanitarias:

01 JURISDICCION SANITARIA HUEHUETLA

02 JURISDICCION SANITARIA SAN MIGUEL TOLCAYUCA

03 JURISDICCION SANITARIA HUICHAPAN

04 JURISDICCION SANITARIA TULANCINGO

05 JURISDICCION SANITARIA OTOM TEPEHUA

06 JURISDICCION SANITARIA IXMIQUILPAN

07 JURISDICCION SANITARIA ACTOPAN

08 JURISDICCION SANITARIA TULA DE ALLENDE

09 JURISDICCION SANITARIA MIXQUIAHUALA

10 JURISDICCION SANITARIA PACHUCA

11 JURISDICCION SANITARIA APAN

12 JURISDICCION SANITARIA HUEJUTLA

13 SANITARIA JACALA DE LEDESMA

14 JURISDICCION SANITARIA ATLAPEXCO

Perfil demogrfico

De acuerdo con la Demografa del Estado de Hidalgo, el estado tiene una poblacin total de 2 665 018

habitantes,1 el 2,3 % del total del pas.2 Hidalgo es de las entidades con mayor porcentaje de catlicos

y menor cantidad de hablantes de lengua indgena.3 Existen 546.029 indgenas en Hidalgo,

equivalente al 23,27 % de la poblacin total.4 Existen 320 mil hablantes de alguna lengua indgena, el

Conteo registra ms de 40 lenguas de Mxico y Amrica; 7 de las cuales son habladas por 98,6 % de

ellos; la Nhuatl es la de mayor frecuencia con 68,1 % de los hablantes, le siguen la Otom con 29,7 %

y la Tepehua con 0,5 %.

Servicios de Salud e Infraestructura

Actualmente se encuentran afiliadas al Sistema de Proteccin Social en Salud en el estado de Hidalgo

ms de 3100,000 personas, es decir se atiende al 100% de poblacin sin esquema de seguridad social.

3

El otorgamiento de la atencin mdica hacia las familias adscritas al Seguro Popular, se desarrolla a

travs de la red de servicios de salud, que consta de 6 Hospitales de alta especialidad, 11 Hospitales

Generales, 30 Hospitales Integrales y 544 Centros de Salud, administrados mediante 10 Jurisdicciones

Sanitarias ubicadas en el Estado de Hidalgo.

Para ampliar y fortalecer la atencin mdica hacia las familias afiliadas al Seguro Popular, se cuentan

con convenios de prestacin de servicios mdicos entre los Servicios de Salud del Estado de Hidalgo y

el Hospital para el Nio, as como el Hospital Universitario.

Adicionalmente los Servicios de Salud del Estado de Hidalgo otorgan atencin mdica a las familias

que se encuentran en lugares de extrema pobreza a travs de Unidades Mdico-Dentales y Caravanas

por la Salud, destacando que los insumos y equipos mdicos son financiados por el Seguro Popular,

para garantizar la oportuna atencin a la poblacin afiliada.

La documentacin de los afiliados al Seguro Popular es almacenada en archiveros, gavetas o cualquier

otro medio de almacenamiento fsico, son susceptibles de arder o inundarse. No se puede recuperar

un documento en formato papel destruido por el fuego o el agua.

El Seguro Popular requiere de digitalizar los expedientes de sus derechohabientes, lo que permitir

poder simplificar la bsqueda de estos documentos y ayudar en los procesos administrativos,

adems que puedan cubrir en caso de algn desastre la recuperacin de su informacin, el objetivo es

ser capaz de restaurar todos los documentos y la informacin que permita restaurar la funcionalidad.

Lo que actuara como un plan de recuperacin ante desastres es el mantenimiento de una copia de

seguridad de los documentos en una ubicacin externa.

La recoleccin de la documentacin se estima de acuerdo a los 52 MAO (Modulo de Afiliacin y

Orientacin) repartidos en el Estado de Hidalgo en sus 84 municipios que conforman el mismo. La

recoleccin se har de forma ordenada y calendarizada por zona, dividido en 10 zonas:

Zona Nm. MAO

Norte 011, 012, 013, 014, 015, 022, 023, 031, 035, 036, 037

Centro 045, 051, 053, 054, 055, 057, 061, 062, 063, 064, 065, 066, 091, 092,

093, 095 ,097

Oeste Centro 056

4

Sur Este 101, 103, 104, 106

Sur Oeste 071, 072

Norte Centro 021, 024, 025

Este 041, 042, 043, 044, 094, 105

Sur 081, 102, 096

Norte Este 032, 033, 034, 046

Oeste 052

Una vez digitalizada la documentacin, se requerir de software de administracin electrnica de

documentos para la organizacin de las imgenes de los expedientes, que deber entregar el proveedor

del servicio.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el proceso de afiliacin es necesario conservar por un periodo mnimo de 5 aos la documentacin:

Pliza de Afiliacin,

Formato de expediente incompleto,

Acuse de recibo de la Carta de Derechos y Obligaciones,

Recibos de pago de cuotas familiares; y,

CECASOEH

Y aunque pueden ser destruidas las copias simples, el SPEP es el responsable del resguardo de los

expedientes de las familias afiliadas que se encuentran en cada MAO, sin embargo los expedientes se

encuentran dispersos en las diferentes MAO y es complicado realizar la verificacin de expedientes desde

Oficina Central.

Derivado de lo anterior y con el fin de tener un mejor resguardo de la documentacin que integra al

padrn de usuarios se requiere contar con una copia digital de dicha informacin.

Debido a la creciente demanda de servicios del Seguro Popular en el estado de Hidalgo se ha generado

una gran cantidad de documentacin que es necesario resguardar para verificar la vigencia de las plizas

en el estado.

El volumen de expedientes de los afiliados ha superado la capacidad de resguardo que se tiene en el

estado, es necesario contar con una copia de seguridad

5

OBJETIVOS DEL PROYECTO

a)

Contar con expedientes en forma electrnica del registro de personas inscritas en el Seguro

Popular para hacer consultas mediante la generacin de un archivo digital y una base de datos

electrnica cuya finalidad sea simplificar los procesos de almacenamiento y consulta de esta

informacin

b) Este proyecto solo se enfocara a la digitalizacin de expedientes y el desarrollo del sistema para la

consulta de esta informacin

c) Sistema implantado en un ambiente web que permita consultar los expedientes previamente

digitalizados de todos los afiliados al Seguro Popular del estado de Hidalgo., as como

resguardarlos y evitar duplicidad en la informacin.

d) Almacenar la informacin de los afiliados para que pueda ser consultada por medio de la intranet

de la Secretara de Salud el estado.

e) Tener el estatus de la vigencia de las plizas de los afiliados al Sistema en el estado de Hidalgo

f) Disponibilidad para 20 usuarios previamente acreditados de los MAOs en el Estado

BACKGROUND

ALCANCE DEL PROYECTO

1 Cules son las funciones de negocio que quedan dentro o fuera del alcance del proyecto?

Dentro Digitalizacin de expedientes

Sistema web funcional

Fuera Trabajos que no estn definidos en la oferta comercial y en los puntos indicados en

el apartado Dentro del Alcance.

Gestin de costos adicionales por viticos y traslados que no estn relacionados con

las actividades definidas en el apartado Dentro del Alcance.

Proceso de Adquisiciones de equipo de cmputo y comunicaciones para la

realizacin de los desarrollos, consultora, gestin del cambio y gestin del proyecto

por parte del proveedor.

Errores en el diseo de mdulos, flujos de trabajo, notificaciones.

Proceso de instalaciones de hardware en el site que no cumplan con los

lineamientos y estndares de instalacin.

Proceso de instalaciones de software que no cumplan con las normas de seguridad,

disponibilidad y permanencia de informacin de acuerdo a los lineamientos y

6

estndares.

2 Qu ubicaciones quedan dentro y fuera del proyecto?

Dentro Todas las Juridicciones del Estado de Hidalgo

Fuera Cualquier otra cosa no escrita en este documento

3 Cules son las interfaces del proyecto?

Gestin de Orden de Compra

Definicin del programa piloto (si aplica).

Configuracin de flujos, mdulos, pantallas, vistas, notificaciones y reportes.

Polticas de Seguridad del Gobierno para implantacin de nuevos sistemas.

Proceso de digitalizacin de documentos y su recopilacin de los mismos.

Proceso de Adquisiciones de Materiales (HW y SW u otros).

4 Qu procedimientos de negocio son requeridos o estn involucrados en el proyecto?

Comparar demos del proyecto con varios proveedores.

Comparar calidad de los productos y servicios.

Revisin de oferta de hardware y servicios vs precio.

Revisin del alcance del proyecto vs oferta comercial.

Revisin de la oferta comercial vs compra de hardware y servicios adquiridos.

5 Qu procedimientos de operacin de infraestructura tecnolgica son requeridos para el

proyecto?

Procedimientos de instalacin de hardware en oficinas y sitios del Gobierno del Estado

Procedimientos de instalacin de software y aplicaciones del Gobierno del Estado

Polticas de seguridad, disponibilidad y almacenamiento de informacin del Gobierno del Estado

Procesos y procedimientos de solicitud de ancho de banda, parmetros de QoS, configuracin de

redes IP, protocolos de comunicacin y conectividad de elementos.

Procesos y procedimientos de solicitud de servicios de interconexin de sistemas.

Procesos y procedimientos de asignacin, registro y distribucin de licencia de uso final de

aplicaciones.

6 Se requiere para el proyecto realizar protocolos de pruebas de aceptacin?

La calidad del sistema se evaluar al finalizar la construccin del mismo, en la etapa de pruebas.

7

Se indicar si cada uno de los mdulos y la calidad de las imgenes cumplen con los requisitos

estipulados inicialmente.

El usuario deber estar convencido de que el sistema facilita la consulta de expedientes y con ello

ser ms fcil identificar la duplicidad y el estatus de las plizas.

Es necesario ejecutar las siguientes pruebas de aceptacin:

Pruebas de Hardware (instalacin, almacenamiento, redundancia, conectividad, power

supply)

Verificar inventario, instalaciones y accesorios conforme a normas y procesos de montaje

del Gobierno del Estado.

Pruebas de integridad de plataformas (restablecimiento, backups, sistema redundante,

soporte, atencin a fallas).

Pruebas de seguridad (niveles de usuario, acceso a sistemas operativos, acceso a bases de

datos, acceso a archivos de aplicacin, firewall, etc.)

Pruebas y aceptacin del servicio por parte del rea cliente.

El sistema deber incluir un proceso donde se realice el control de calidad de las imgenes y

documentos pertenecientes a un lote de documentos digitalizados y deber incluir las siguientes

funciones:

Creacin y eliminacin de documentos

Reemplazo de imgenes

Adicin de imgenes

Rotacin de imgenes

Edicin de lote completo

Presentacin de miniaturas de las imgenes y estructura de los documentos para

su navegacin.

Fijar la revisin obligatoria de todas las imgenes del lote para el cumplimiento de

la calidad de la digitalizacin.

Se efectuar un muestreo semanalmente conforme a lo establecido en el proceso

de digitalizacin para tener un nivel de confianza del 99% y un margen de error del

2%. Se valorar el 2% de las imgenes.

La evaluacin de la muestra constar de dos partes:

o La coincidencia de fojas entre el documento original y el digitalizado (orden);

cada imagen desordenada cuenta como un error. Si el expediente digital no

coincide con el expediente fsico, se contabilizarn como errores al nmero

total de imgenes.

o La verificacin de la Calidad de las imgenes consistir en:

Que la imagen presente las mismas caractersticas y rasgos del

documento original.

Que las imgenes digitalizadas se puedan visualizar en cualquier

8

tipo de visor de imgenes.

Que no se encuentren fuera de foco.

Que no presente inclinacin mayor a cinco grados respecto a la

horizontal.

Que no presente rayas o manchas ajenas al documento original.

Que la foja no est doblada.

Que la orientacin del texto de las imgenes este en forma de

lectura natural.

Que no presenten bordes ajenos al documento original.

Las imgenes que presenten cualquiera de estos problemas contarn cada una como un error.

7 Es necesario para el proyecto un anlisis del sistema de operacin de la organizacin?

Es necesario realizar el anlisis del sistema de operacin de la organizacin para los procesos que

intervienen en el desarrollo de proyectos de acuerdo a lo siguiente:

Analizar procesos y flujos de trabajo de las reas participantes.

Analizar niveles de aceptacin de nuevos procesos y flujos de trabajo

Analizar y detectar procesos y flujos de trabajo ineficientes

Analizar las formas y procesos de almacenamiento, procesamiento y presentacin de la

informacin a diferentes niveles de detalle.

8 Se requiere algn entrenamiento para el proyecto?

Se requiere realizar el entrenamiento y transferencia de conocimientos para un total de 20 usuarios

en el uso del sistema.

9 Qu documentacin administrativa del proyecto ser requerida?

Plan de trabajo de implementacin.

Alcance.

Oferta comercial.

Orden de Compra.

Minutas de seguimiento y listas de asistencia.

Procesos y procedimientos de infraestructura tecnolgica.

Cronograma

Plan de Recursos

Plan de Costos

Plan de Comunicacin

Plan de Administracin de Riesgos

9

Carta de Aceptacin

10 Cules son los requerimientos crticos del proyecto?

Total disponibilidad de recursos clave de la implementacin por parte del proveedor.

Desarrolladores, PMs, Gestores del Cambio y Consultores con gran experiencia demostrable.

Cumplimiento de los procedimientos de operacin.

Entrega e instalacin del hardware de la herramienta en el tiempo requerido.

La siguiente tabla muestra los requerimientos mnimos para el software y hardware del sistema de

administracin electrnica de documentos:

No Requerimiento Resultado esperado

R.1 Sistema modular y escalable Acceso rpido a la informacin

R.2 Sistema abierto, no propietarios (tiff, sql, txt) No gastar en renovacin de licencias

R.3 Proveer la mxima seguridad para la proteccin y acceso a sus documentos a travs de la red

Libre de virus

R.4 Facilitar la administracin de documentos de forma eficiente Rapidez en las consultas

R.5 La interface para el usuario deber estar en su totalidad en idioma espaol

Sistema amigable con el usuario

R.6

Permitir las opciones y herramientas para digitalizacin, edicin de campos, guardar informacin, impresin, bsqueda, eliminacin, envo por correo electrnico, acceso a los documentos e inclusin de comentarios

Importacin e intercambio de documentos

R.7 Soportar el almacenamiento, recuperacin y control de cualquier archivo electrnico conservando su formato original

R.8 El sistema deber almacenar imgenes digitalizadas en formato estndar TIFF, BMP, JPG, PDF o GIF

R.9 Las imgenes y documentos debern ser accedidos por la aplicacin servidor y no directamente por el cliente

Concentrar toda la informacin

R.10 El sistema debe considerar validaciones que reduzcan errores de captura, como avisar al tratar de registrar un documento previamente ingresado al sistema

Reduccin de errores en captura

RESTRICCIONES

11 Cul es el costo mximo del proyecto?

$225,479.00 USD

12 En qu fecha se requiere concluir el proyecto?

28 de febrero de 2015.

13 Cules son las dependencias del proyecto respecto de otros proyectos?

10

Proyectos no administrados por la PMO que absorban tiempo y recursos de otras reas.

14 Cules son los problemas actuales del Proyecto?

Inconsistencia en la informacin de Expedientes de los afiliados.

ORGANIZACIN

15 Qu reas de la organizacin deben estar de acuerdo con este proyecto?

PMO, reas de Ingeniera, Implementacin, Soporte y Operacin, Tecnologas de la Informacin,

Compras.

16 Quin firmar los requerimientos?

Compras y PMO de la Empresa

17 Quin eliminar los obstculos del proyecto?

PMO y la Direccin General.

18 Quin aceptar el producto final?

PMO y reas usuarias.

LDER DE PROYECTO

19 Quin ejecutar la iniciacin del proyecto?

Project Manager.

RECURSOS Y RESPONSABILIDADES

20 Qu recursos adicionales (Humanos y Materiales) sern requeridos?

Equipamiento

Se requieren dos servidores Doble Ncleo Intel XEON 2.00 GHz o superior, Windows Server 2008 edicin estndar 64 bit .Garanta de 3 aos en partes y mano de obra, 16 GB Ram, 2 discos duros de 73 GB Ultra 320 SCSI, Monitor 15 Flat Panel, 24X CD ROM, Tarjeta de Red integrada 10/100/1000, Mouse USB, Teclado.

Unidad de Almacenamiento con Capacidad de 4.0 Terabytes crudos, RAID-6, 2 Controladoras, Cache 2 GB, Host Connections ISCSI, Sistemas Operativos Soportados: AIX,HP-UX, Linux, Netware, Novell (iSCSI), Sun Solaris, VMWare, Windows Server 2008,Windows 7. Soporte en lnea. Garanta de 3 aos en partes y mano de obra.

11

50 scanners: Velocidad: 6 ppm en A4 Primera pgina en 18sg Resolucin: 600x600 dpi Tec. de realce de resolucin REt. Ms de 128 niveles de grises Ciclo mensual : 6.000 pginas Memoria :De 1 MB (duplicada en la prctica por la tecnologa de Memoria Mejorada MEt) hasta 9 MB Capacidad: 1 Bandeja de 100 hojas 10 sobres; 1 Salida de 100 hojas Tamao papel: A4, Carta, Legal y personalizado Consumo(en watios):120 w Imprimiendo 5 w en Standby 5 w en PowerSave

52 equipos de cmputo: Sistema Operativo: El sistema operativo es responsable por la administracin de los recursos de su computador y permite que el software y el hardware trabajen juntosWindows Vista Home Premium (64) Original Procesador; Un procesador ms rpido le permite terminar sus tareas en menos tiempo. Procesador Intel Core 2 Duo T5850 de 2.16 Ghz Memoria: Ms memoria le permite ejecutar ms programas de software al mismo tiempo. 4GB (2x2048) DDR2 667Mhz PC2-5300 Ranuras de memoria totales: Ranuras de memoria totales en el equipo 2 SoDIMM (200-pin) ocupadas Pantalla: Pantalla sensible al tacto y de alta definicin

Instalaciones

Se requiere de una bodega donde se almacenarn los expedientes que estn en espera para digitalizarse

Se requieren dos oficinas a fin de que el desarrollador y el lder de proyecto puedan instalarse con sus equipos de cmputo

Servicios

Internet de banda ancha

21 Qu perfiles o Recursos Humanos se requieren para el proyecto?

Se requiere un equipo de trabajo que cumpla con conocimientos de:

- Programacin en ambiente web

- Diseo y creacin de base de datos

- Personal para operar y supervisar lnea de escaneo

CALENDARIO

FECHA DE INICIO

22 Cundo iniciar el proyecto?

05/May/2014

FECHA DE FIN

12

23 Cundo finalizar el proyecto?

El sistema deber funcionar para agosto del 2015

ESTIMACIN

24 Horas de esfuerzo?

8 horas diarias de lunes a viernes por cerca de 43 semanas

Recurso Esfuerzo

PM 4 horas * 43 semanas

Desarrolladores 8 horas * 35 semanas

Consultores 8 horas * 28 semanas

Gestor del cambio 4 horas * 20 semanas

25 Horas actuales de esfuerzo tiene ya el proyecto? En caso de que haya iniciado.

0 horas

26 Qu suposiciones se realizarn?

Se da por hecho que los documentos se encuentran en buen estado y que no se

presentaran problemas de legibilidad a la hora de escanear los documentos para cargarlos

a la base de datos

La dependencia cuenta con servicios de internet y equipos de cmputo aptos para el

acceso al sistema

La dependencia se har cargo de la recoleccin y entrega de los expedientes

La dependencia ya cuenta con la infraestructura tecnolgica para el uso del sistema

Suponemos que los recursos tendrn la disponibilidad de tiempo pactada en la oferta.

Suponemos que los recursos del proyecto tienen un gran nivel de experiencia.

PRODUCTO FINAL

27 Cul es el producto final?

Entregables Criterios de aceptacin

13

Imgenes

Formato de imagen: TIFF (Tagged Image File Format). Algoritmo de compresin: Grupo IV (para documentos bi-tonales). Modo: Bitonal. Resolucin de digitalizacin: 200 DPI en Blanco y Negro. Modo de digitalizacin: Duplex. Tecnologa de cmara: Sensor CCD

Importacin al sistema de administracin de imgenes

Expedientes digitalizados y en la base datos

Software debidamente licenciado Cumplir con los requerimientos establecidos y se note mejora en los procesos de consulta

Hardware instalado y con garanta en sitio por 3 aos

Equipo funcionando en sitio

Manual tcnico Contener todos los elementos de software, bases de datos, configuracin del sistema

Manual de usuario Entendible, fcil de seguir y que contenga todos los elementos que el usuario deba conocer del sistema

28 Cul es la solucin del proyecto?

Implementacin de Sistema en Ambiente Web para Digitalizacin de los Expedientes

29 Cules son los hitos del proyecto?

Programa estimado

Inicio de proyecto 01 de enero de 2015

Planeacin 05 de enero de 2015

Anlisis 08 de febrero de 2015

Recoleccin de expedientes 28 de febrero de 2015

Diseo 28 de febrero de 2015

Digitalizacin 28 de marzo de 2015

Construccin 28 de marzo de 2015

Pruebas 15 de mayo de 2015

Implantacin 31 de mayo de 2015

Cierre 01 de agosto de 2015

CASO DE NEGOCIO

30 Por qu realizar este proyecto?

Disminuir la prdida de documentacin que integra el padrn de afiliados al Seguro Popular

Verificar duplicidades en la integracin de documentacin del padrn.

14

Contar con un respaldo digital de la documentacin de los afiliados al Seguro Popular,

almacenada en una ubicacin externa en caso de contingencia.

Realizar verificacin de expedientes desde Oficina Central.

Aplicacin de criterios de validacin de manera ms eficaz.

Ahorro de espacio para almacenar los expedientes.

Informacin disponible de todos los afiliados el estado en cualquier momento

31 Qu sucede si no se realiza este proyecto?

No se tendr un control y seguimiento adecuado de las actividades de los proyectos.

32 Por qu realizarlo ahora?

Porque se cuenta con capital suficiente para realizar la inversin

33 En qu impactar la realizacin del proyecto?

Mejorar el control de los expedientes de afiliados

RIESGOS

IDENTIFICACIN

34 Qu podra salir mal?

Al no tener un control de los archivos fsicos se corre el riesgo de dejar fuera informacin

asi como la legibilidad de los documentos.

Riesgos externos: el proveedor no cuente con los recursos necesarios para el

cumplimiento de su contrato

Riegos organizacionales: problemas asociados con el presupuesto para el proyecto.

Riesgos en la gestin de proyectos: el tiempo programado para la ejecucin del proyecto

no haya sido el adecuado, retraso en la contratacin del proveedor.

Riegos tcnicos: los servidores no cuenten con los requisitos tcnicos necesarios para la

implementacin por parte del proveedor, diferencias en la calidad de los servicios

prestados por el proveedor y los especificados en el contrato, dificultades en la

integracin entre sistemas.

Riesgos de asignacin de recursos: los servidores no se encuentren listos para la

implementacin por parte del proveedor, baja disponibilidad de recursos humanos de las

reas involucradas

RIESGOS CUANTITATIVOS

15

35 Cmo sern evitados?

Riesgos externos:

A) El proveedor no cuente con los recursos necesarios para el cumplimiento de su contrato:

evaluacin previa de los candidatos en donde se demuestre la disponibilidad de recursos y

penalizacin establecida en el contrato por falta de disponibilidad de recursos.

B) Falta de energa elctrica en el proceso de digitalizacin C) Retraso en la digitalizacin por falla de los equipos escneres

Riegos organizacionales:

D) Problemas asociados con el presupuesto para el proyecto: autorizacin por escrito del

presupuesto antes de iniciar el proyecto y solicitud de fondo de emergencia en caso de

algn imprevisto.

Riesgos en la gestin de proyectos:

E) El tiempo programado para la ejecucin del proyecto no haya sido el adecuado:

considerar holgura de tiempo entre actividades crticas y dependientes, tiempos

claramente establecidos en el contrato con el proveedor, penalizacin al proveedor en

caso de retraso de su parte.

F) Retraso en la contratacin del proveedor: consultar con el rea de compras los tiempos

establecidos para la contratacin de proveedores.

Riegos tcnicos:

G) Los servidores no cuenten con los requisitos tcnicos necesarios para la implementacin

por parte del proveedor: solicitar al proveedor requisitos tcnicos de instalacin, verificar

disponibilidad de recursos humanos con los responsables de las reas de soporte, redes y

servidores.

H) Diferencias en la calidad de los servicios prestados por el proveedor y los especificados en

el contrato: evaluacin previa de los candidatos, establecer en los requisitos para

contratacin del proveedor que es necesario que cuente con experiencia previa en

implementaciones, as como cartas de las empresas en donde haya desempeado

funciones y penalizaciones establecidas en el contrato.

I) Dificultades en la integracin entre sistemas: evaluacin previa de los candidatos,

establecer en los requisitos para contratacin del proveedor que es necesario que cuente

con experiencia previa en implementaciones, as como cartas de las empresas en donde

haya desempeado funciones, penalizaciones establecidas en el contrato e involucrar

desde el inicio del proyecto a los responsables de los sistemas a integrar.

Riesgos de asignacin de recursos:

J) Baja disponibilidad de recursos humanos de las reas involucradas: notificacin de inicio

de proyecto a las reas responsables de asignar recursos humanos.

RIESGOS CUALITATIVOS

16

36

Riesgo Probabilidad (1 a 10)

Impacto (1 a 10)

Total

A 1 3 3

B 2 5 10

C 2 5 10

D 3 3 9

E 1 2 2

F 3 5 15

G 2 5 10

H 4 4 16

I 3 5 15

J 3 6 18

INSUMOS DEL PROYECTO

HARDWARE

Dos Servidores Intel Xeon 7000 series (Quad Core 3.46 GHz) RAM 8 GB por nodo.

SOFTWARE

Dos sistemas operativos Oracle Entreprise Linux 64-bit.

Oracle Database 11g.

WebLogic 11g R1 (10.3.5).

Oracle Universal Content Management.

NETWORK

Ambientes con acceso a Internet

Red de baja latencia.

STAFF

Instalador y configurador de Oracle.

Administrador del proyecto.

Responsable del rea de bases de datos.

Responsable del rea de redes.

Responsable del rea de servidores.

17

Responsable del rea de administracin de proyectos.

Responsable del rea de aplicaciones.

Lder tcnico.

FACILITIES

Accesos a la(s) sala(s) de servidores.

Aula de capacitacin.

Acceso a los servidores de instalacin.

Espacio fsico para el Instalador y configurador

Acceso a la Empresa.

OTROS

No aplica

APROBACIN DE LA INICIACIN DEL PROYECTO

FECHA REQUERIDA:

28/Febrero/2015

CLIENTE:

Direccin General

RESPONSABLE DE LA EJECUCIN DEL PROYECTO:

Lder de Proyecto (se asignar una vez haya sido aprobado el proyecto)

LIDER TCNICO:

Lder Tcnico (se asignar una vez haya sido aprobado el proyecto)

PROVEEDORES:

Proveedor para la instalacin y configuracin.

Proveedor para la consultora de la implementacin del software y encargado de la gestin del

proyecto.