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Caso aplicando diagrama de pareto, diagrama ishikawa, diagrama de flujo
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Reingeniería de ProcesosCASO:
Oficina de Grados y Títulos FIIS
Integrantes: Arellano Chicana, Andy.Casas Melchor, Pablo.Del Águila Castañeda, Darwin Gustavo.De La Torre Yangali, JorgeDomínguez Jara, Alex.Escriba Garibay, Ofelia.Lara Sam, Angel.
El mundo pertenece a los que siguen aprendiendo
Profesor:
Ing. Alejandro Rea
• Objetivo General• Proceso Actual• Factores Críticos• Objetivos Específicos• Proceso Propuesto• Logros Obtenidos
Agenda
Objetivos Generales
• Contar con un proceso eficiente y eficaz que facilite al egresando la obtención de constancia de egresado, grado de bachiller, resolución de expedito y título profesional.
• Objetivo General• Proceso Actual• Factores Críticos• Objetivos Específicos• Proceso Propuesto• Logros Obtenidos
Agenda
Proceso Actual: Requisitos
• Para la obtención de la constancia de egresado, diploma de bachiller, titulo profesional, es necesario que se cumpla con algunos requisitos como la constancia de no adeudamiento a la biblioteca de la universidad, constancia de no adeudar equipos deportivos, etc.
• Estos tramites resultan muy tedioso para cualquier persona, ya que el egresando tiene que dirigirse a cada oficina respectiva que emite estos requisitos, con el fin de solicitar dicho documento.
• y esto no todo, para conocer el estado de trámite de cada requisito, el egresando tiene que dirigirse a cada oficina, obteniendo respuestas similares: “esta en mesa de parte”, “falta la firma del jefe“.
Cuantos Viajes tiene que realizar para Cumplir con los Requisitos?
Proceso Actual: Diploma de Bachiller
El graduando presenta por Mesa de partes documentos con
requisitos completos solicitando"Diploma de Bachiller"
¿Documentos OK?
¿Documentos ok?
Mesa de Partes entrega documentos a la OGYT
La OGYT de la FIIS revisa, evalúa y verifica
el expediente y los documentos presentados
Mesa de Partes revisa los documentos para constatar
que se encuentren todos en regla
Documentos se observany se espera a que el alumno
regrese a preguntar
Documentos son devueltos al graduando
Nota: El expediente en mención, es el de constancia de egresado, que se supone, ya debe encontrarse en la oficina.Posteriormente, en este expediente se incorporarán losdocumentos de solicitud de bachiller, expedito y finalmentedel título.
La OGYT de la FIILenvía el expediente Consejo de Facultad
El expediente es devuelto a la OGYT
La OGYT de la FIISenvía el expediente a la
OGYT del Rectorado
El expediente con surespectivo diploma esdevuelto a la OGYT
El diploma es firmadoy sellado por las
autoridades de la FIIS
La OGYT de la FIISentrega un ticket al
graduando p ara quefirme el libro de actas
de la OGYT del Rectorado
El graduando firmael libro de actas de
la OGYT del Rectoradoy el ticket es sellado
El graduando entrega ticket
sellado en la OGYTde la FIIS
El graduando firma libro de actas de la
OGYT de la FIIS
La OGYT de la FIISentrega Diploma de
Bachiller al graduando
Resolución para
Bachiller
Diplomade Bachiller
INICIO
Esperar hasta quehaya Consejo de
Facultad
OGYT del RectoradoElabora Diploma
de Bachiller
FIN
No
Si
No
Si
• Objetivo General• Proceso Actual• Factores Críticos• Objetivos Específicos• Proceso Propuesto• Logros Obtenidos
Agenda
Factores Críticos
Los Factores Críticos fueron Identificados en base a:EncuestasEntrevistasObservación
Estuvieron dirigidos a:Personal del área (actual)Ex Personal AdministrativoProfesionales Titulados
Diagrama Causa – Efecto
Mostramos el diagrama de Ishicawa con las posibles causas que contribuyen a la demora del TrámitePROCEDIMIENTO
Demasiada Burocracia
Consejo Facultad
Reunión Esporádica
Demasiada dependencia de papeles
INFORMACIÓN
Falta de Fluidez Interna
Falta de difusión del Proceso
Falta de Comunicación del estado del Tramite
INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
Equipo Obsoleto
Sistema de Información
Falta de Base de Datos Centralizada
Falta de Conectividad
Falta Aplicativos Integrado entre Áreas
Horario de Atención no definido
Recursos no aprovechados
GraduandosDesinteresados
Desorientados Falta de Disponibilidad
Personal Administrativos
Falta de Capacitación
Falta de Compromiso con el trabajo
Falta de Motivación
Mala Administración Documentaría
DEMORA EN EL TRÁMITE
PERSONAS
Desactualización de la información Solicitud repetida
de documentos como el DNI
RequisitosDemora en la Obtención
Cobros Excesivos
Se a diseñado un Ishicawa para cada Factor Crítico
Causa – Efecto de Factor Crítico
PROCEDIMIENTO
Demasiada Burocracia
Consejo Facultad
Reunión Esporádica
Demasiada dependencia de papeles
INFORMACIÓN
Falta de Fluidez Interna
Falta de difusión del Proceso
Falta de Comunicación del estado del Tramite
INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
Equipo Obsoleto
Sistema de Información
Falta de Base de Datos Centralizada
Falta de Conectividad
Falta Aplicativos Integrado entre Áreas
Horario de Atención no definido
Recursos no aprovechados
GraduandosDesinteresados
Desorientados Falta de Disponibilidad
Personal Administrativos
Falta de Capacitación
Falta de Compromiso con el trabajo
Falta de Motivación
Mala Administración Documentaría
DEMORA EN EL TRÁMITE
PERSONAS
Desactualización de la información Solicitud repetida
de documentos como el DNI
RequisitosDemora en la Obtención
Cobros Excesivos
Analizamos los puntos donde se justifica la mejora, en base al Ishicawa anterior
• Objetivo General• Proceso Actual• Factores Críticos• Objetivos Específicos• Proceso Propuesto• Logros Obtenidos
Agenda
Objetivos Específicos de Cambio
Agilizar los procesos para la obtención de constancia de egresado, grado de bachiller, resolución de expedito y título profesional.
Alentar una integración entre las diferentes áreas.
Mantener informado a los usuarios de ésta oficina de los trámites que están realizando.
Aprovechar los recursos con los que cuenta la universidad, y así poder reducir costos del proyecto.
Mejorar el desempeño del personal que se encuentra laborando en la oficina de grados y titulo profesional
En base a diagrama de Ishicawa, establecemos cuales son los objetivos específicos que se deben cumplir para la mejora.
• Objetivo General• Proceso Actual• Factores Críticos• Objetivos Específicos• Proceso Propuesto• Logros Obtenidos
Agenda
Proceso Recomendado: Puntos
SOLICITUD DE REQUISITOS DESDE LA OGYT
Se plantea Implementación un servicio que permite realizar todos los trámites de los documentos que son requisitos para la obtención de la constancia de egresado, diploma de bachiller, titulo profesional, etc, desde la oficina de OGYT.
Solicitud A mesa de partes (adjuntando losrequisitos que posee ySolicitando también los que le falta)
Pagar en caja la tasa establecida
Personal envía solicita a las dependencias los requisitos pertinentes
OGYT
Dependencia1
Dependencia1Dependencia1
Dependencia1
Comunicación fluida entre OGYT y
graduando mediante correo
Entrega del documento solicitado
SISTEMA DE COMUNICACIÓN MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO CON LOS GRADUANDOS
Proceso Recomendado: Puntos
OGYT
Comunicación fluida entre OGYT y
graduando mediante correo
•Comunicación mediante correos electrónicos
ADMINISTRACIÓN DE LOS CORREOS ELECTRONICOS:
1ro. Se Creará carpetas por Año de ingreso2do. Dentro se creará carpetas por cada escuela3ro. Se almacenarán los correos en base al código de Matrícula del egresando
PERSONAL A CARGO:Personal con conocimiento en internet, EmailSe recomiendo que sea un practicante de la FIIS o de facultad de administración
SISTEMA DE COMUNICACIÓN MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO CON LOS GRADUANDOS
Proceso Recomendado: Puntos
implementar una pequeña base de datos de los graduandos (puede ser en Excel)
Nro Graduando Escuela Estado correo Teléfonos
4856 Cámara , Edgar Sistemas Bachiller [email protected] 958456125324862
un registro de “expedientes en trámite” así el encargado de comunicar a los graduandos podrá ordenarse mejor:
Nro Exp
e
Graduando solicita Correo - teléfonos Estado del trámite
Fecha de presentac
ión
¿Se Entregó
?
4857 Escriba Garibay, Ofelia
Grado de bachiller
[email protected] 928456984567852
Observado, falta declaración jurada
21/05/06
Tocto Mojamet, Amer
Título profesional
[email protected] 96325845
Procede 05/06/06 SI
El manejo de Información en Archivos Excel, facilitará la Migración a un Base de Datos Posterior
ELABORACIÓN DE UN MANUAL EN EL CUAL SE DESCRIBA TODOS LOS PROCEDIMIENTOS QUE EL GRADUANDO DEBE REALIZAR
Proceso Recomentado: Puntos
Presentación: en formato digital y físico (priorizando el formato digital a modo de ahorrar costos y en el caso de cambios estos son mucho más fáciles de realizar.)
Etapas:
•Recopilación de la información (Requisitos para los trámites de la OGYT
•Armar la estructura y el diseño del manual
•Ya con el manual armado, este debe ser publicado en la página Web de la universidad para su difusión
Proceso Recomendado: Diploma de Bachiller
Graduando presenta solicitud en mesa de partes
Inicio
Fin
Mesa de partes eleva los documentos a la OGYT
Encargado crea un expedientede cada graduando solicitante.
¿Solicita documentos?
Solicitud de los documentos a lasdependencias
Recepción de documentos y entrega de los recibos respectivos
¿DocumentosOK?
Informar a alumno sobreObservaciones de su tramite
mediante correo
La OGYT de la FIILenvía el expediente Consejo de Facultad
El expediente es devuelto a la OGYT
La OGYT de la FIISenvía el expediente a la
OGYT del Rectorado
El expediente con surespectivo diploma esdevuelto a la OGYT
El diploma es firmadoy sellado por las
autoridades de la FIIS
La OGYT de la FIISentrega un ticket al
graduando p ara quefirme el libro de actas
de la OGYT del Rectorado
El graduando firmael libro de actas de
la OGYT del Rectoradoy el ticket es sellado
El graduando entrega ticket
sellado en la OGYTde la FIIS
El graduando firma libro de actas de la
OGYT de la FIIS
La OGYT de la FIISentrega Diploma de
Bachiller al graduando
Resolución para
Bachiller
Diplomade Bachiller
Esperar hasta quehaya Consejo de
Facultad
OGYT del RectoradoElabora Diploma
de Bachiller
• Objetivo General• Proceso Actual• Factores Críticos• Objetivos Específicos• Proceso Propuesto• Logros Obtenidos
Agenda
