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Historia de Éxito de Clientes SAP | Ópticas | General Óptica Modernización de la Gestión de Personas con la última Tecnología SAP Partner de implementación Salir

Caso Éxito SAP & Stratesys - GENERAL OPTICA - JUN2013

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  • 1. Historia de xito de Clientes SAP | pticas | General pticaModernizacin de la Gestin de Personas con la ltima Tecnologa SAPPartner de implementacinSalir

2. Historia de xito de Clientes SAP | pticas | General ptica2Resumen ejecutivo Organizacin Visin Por qu SAP Implementacin Solucin Beneficios FuturoOrganizacin General ptica S.A. Sector pticas Productos y Servicios Distribucin y venta de productos pticos de primera calidad Web www.generaloptica.es Soluciones y Servicios SAP SAP HCM, SAP BI y SAP Portal ESS / MSS El xito alcanzado por General ptica en este proyecto ha consistido en sustituir completamente su sistema de software para administracin de personal y nmina basado en aplicaciones, bases de datos y hojas de clculo, por SAP HCM. Las mejoras conseguidas han sido: Un sistema integrado para administracin de personal y nmina, incluido el pago de primas variables mensuales. Descentralizacin en la generacin de listados. Los destinatarios de la informacin son los que ahora los generan. Integracin completa con el resto del aplicaciones SAP implantadas en la compaa en , 2010, permitiendo eliminar el antiguo sistema de interfaces entre aplicaciones.Copyright/Trademark | Nota Legal | ImpressumSalir 3. Historia de xito de Clientes SAP | pticas | General ptica3Resumen ejecutivo OrganizacinGeneral ptica al servicio de tu miradaVisin Por qu SAP Implementacin Solucin Beneficios FuturoGeneral Opticase dedica al cuidado de la salud visual, liderando el sector ptico desde hace ms de 50 aos. Para ello dispone de una cadena de ms de 250 establecimientos pticos con los mejores profesionales, productos, servicios y garantas; y ms de 1.700 empleados. Son lderes en Espaa y ptica de referencia en Portugal, donde desde 2009 operan con el nombre comercialMais Optica. General Optica funda en1955su primera ptica en Barcelona, y ya en1958lacadena cuenta con cuatro centros pticos en esta ciudad y en el Pas Vasco. En1970 General Optica ya cuenta con 16 tiendas e inicia su expansin inaugurando sus primeras pticas en Madrid, Levante y el sur de Espaa, y en el ao1978lacompaa se consolida como laCopyright/Trademark | Nota Legal | Impressumprimera empresa comercial de ptica en Espaa con 30 establecimientos. En1997 se introduce un nuevo concepto de tienda ms moderna y abierta. Se inicia un proceso de expansin y remodelacin de todos los centros. Este plan de desarrollo incluye tambin la apertura de tiendas en centros comerciales. La compaa cuenta ya con ms de 1.000 empleados. En losltimos aos siguen apostando por las innovaciones tcnicas y por la calidad de sus servicios, incorporando nuevas marcas de prestigio internacional y nuevos servicios como losgabinetes de audiologa. Adquirida por el Grupo italiano De Rigo en el ao 2000 la compaa ha duplicado con creces su presencia en el mercado en una dcada.Salir 4. Historia de xito de Clientes SAP | pticas | General ptica4Resumen ejecutivo Organizacin Visin Por qu SAP Implementacin Solucin Beneficios FuturoModernizar el software con una apuesta ambiciosa Los objetivos principales que persegua General Optica con este proyecto eran: 1. Sustituir el ecosistema informtico que daba soporte a los procesos de administracin de personal y nmina por un nuevo y nico sistema moderno, unificado, de fcil actualizacin y con proyeccin de futuro.3. Obtener la informacin gil y rpida por los destinatarios de los informes sobre multitud de centros de trabajo, sin importar el pas. 4. La ejecucin del proyecto deba ser gil, de alta calidad y conseguir la mnima intrusin posible en el da a da del negocio.2. Reestructurar los procesos de trabajo garantizando su eficacia y maximizando su eficiencia, desplazando la carga de trabajo al software y liberando a las personas.Con la incorporacin del mdulo HCM en nuestra plataforma actual de SAP, hemos conseguido concentrar en una nica herramienta toda la gestin crtica de nuestro negocio. El proyecto, de la mano de Stratesys, nos ha permitido una implantacin ajustada a los plazos previstos y con una puesta en marcha prcticamente transparente para toda la Organizacin. Lali Brucart. Directora IT. General ptica, S.A.Copyright/Trademark | Nota Legal | ImpressumSalir 5. Historia de xito de Clientes SAP | pticas | General ptica5Resumen ejecutivo Organizacin Visin Por qu SAP Implementacin Solucin Beneficios FuturoCopyright/Trademark | Nota Legal | ImpressumIntegracin de todos los procesos en la plataforma SAP El proyecto ha estado enmarcado dentro de la plataforma SAP que ya utilizaba General Optica , para otros mdulos, con el fin de rentabilizar la inversin realizada en soluciones SAP por su integracin, as como por otras caractersticas como: La integracin con herramientas conocidas, como Microsoft Office. Esta familiarizacin facilita la adopcin de la herramienta, minimiza los requisitos de formacin y ayuda agarantizar que los empleados sean productivos desde el primer da. Repositorio de datos nico. La aplicacin proporciona un sistema unificado para almacenar y tratar datos, asegurando la integracin actual y futura. Se utiliza una plataforma ya instalada en la compaa para otros mdulos y pases, lo que supone un menor coste de mantenimiento e infraestructura.Salir 6. Historia de xito de Clientes SAP | pticas | General ptica6Resumen ejecutivo Organizacin Visin Por qu SAP Implementacin Solucin Beneficios Futuroxito de una implantacin flexible y global El modelo de implantacin utilizado en este proyecto alcanza el xito mediante la inclusin de mtodos giles en la gestin de proyectos de software. Sus claves son: 1. Visin global. Go-Live inicial de Administracin de Personal y Estructura Organizativa, y posterior implantacin del proceso de Nmina, Portal del Empleado/ Manager y Business Intelligence. En todas las fases del proceso se tienen en cuenta las interacciones entre mdulos.3. Alta visibilidad y control. Mltiples iteraciones y retroalimentacin en cada proceso. Ensayos continuos con la complicidad de los usuarios finales que han participado en todas las fases de forma activa. 4. Nuevas formas de evolucin. El uso de herramientas especiales de Stratesys, que permiten mover casos de test entre entornos con total libertad, ha facilitado en gran medida garantizar el 100% de ajuste en los tres clculos paralelos garantizados para la nmina de Espaa y Portugal, que acabaron formando parte del entorno productivo.2. Capacitar la colaboracin. El equipo de Stratesys utiliz SAP StreamWork como herramienta colaborativa de toma de decisiones. Rapidez y 5. Los Software Productivity Pack de Stratesys. eficacia asegurada para un equipo de implantacin Han reducido el proceso de implantacin repartido en tres ciudades de dos pases. significativamente, permitiendo a los consultores dedicarse a tareas prioritarias.El equipo de implantacin ha sido permeable a nuestras particularidades. Han sabido adaptar los procedimientos de implantacin a nuestras necesidades en cada momento sin perjuicio de la calidad y asegurando la gestin del cambio. scar Marcn. Jefe de Desarrollo de Sistemas. General ptica, S.A.Copyright/Trademark | Nota Legal | ImpressumSalir 7. Historia de xito de Clientes SAP | pticas | General ptica7Resumen ejecutivo Organizacin Visin Por qu SAP Implementacin Solucin Beneficios FuturoModernizar el sistema de RRHH con las ltimas funcionalidades Para dar respuesta a los objetivos y expectativas de General Optica en esta primera fase, integramos el sistema de administracin y gestin de recursos humanos con el resto de mdulos SAP de otras reas y aplicamos las soluciones que alcanzan los mdulos siguientes: PA para respaldar los procesos de administracin de personal; PT para la gestin de tiempos, absentismos y contingentes; OM para gestionar la estructura organizativa; PY-ES y PY-PT para la nmina de Espaa y Portugal, BI para explotar la informacin y el PORTAL ESS/MSS para focalizar los procesos en la relaciones laborales. Las actividades cubiertas por la implantacin de la solucin en General Optica han sido: Gestin de los movimientos relativos al personal mediante la automatizacin de alertas sobre tareas asignadas al equipo de Administracin de Personal. Gestin del organigrama de personal. Cambios dinmicos y plan de ocupacin integrado con centros de coste. Clculo de nmina espaola y portuguesa centralizado. Pago de primas variables mensuales en base a criterios complejos de ventas por tienda y grupo de personal. Descentralizacin de la incorporacin de datos de cobro variable que la realizan los empleados desde el portal. Ascenso de categora salarial segn convenio automatizado. Comunicacin automtica y masiva con las administraciones pblicas. (INSS, RED, SEPE, AEAT). Traspaso directo de contabilizacin de nmina con centros de coste asociados y provisiones. Reporting operativo y analtico mediante BI HCM. Mantenimiento del maestro de personal con la participacin de los propios empleados.Copyright/Trademark | Nota Legal | ImpressumSalir 8. Historia de xito de Clientes SAP | pticas | General ptica8Resumen ejecutivoBeneficios inmediatosOrganizacin Visin Por qu SAPLos beneficios inmediatos obtenidos han sido:ImplementacinSe ha conseguido la agilidad necesaria para adaptar la administracin de personal y nmina a la realidad, mejorando la relacin con el empleado. El personal de General Optica est distribuido en ms de 200 tiendas y Servicios Centrales.Solucin Beneficios FuturoLa fiabilidad del nuevo sistema ha conseguido transformar tareas repetitivas y sin valor aadido en tareas mucho ms giles y con mayor capacidad de anlisis.Reduccin de costes con el ahorro de tiempos improductivos con la automatizacin y tratamiento masivo de las comunicaciones con la administracin. Envo de ficheros AFI, FDI, FAN, 190, [email protected], [email protected] Reduccin del riesgo sobre procesos cambiantes como la nmina. Soporte tecnolgico y funcional ante cambios normativos por parte del proveedor del software. Extraccin de informacin en tiempo real y descentralizada.Con el proyecto de implantacin de SAP HCM hemos reajustado nuestros procesos y reducido tiempos improductivos. Respaldados por la solidez y fiabilidad del nuevo sistema y apoyados en la empata manifestada por el equipo implantador con nuestras necesidades. Susana Gutirrez. Directora de Recursos Humanos. General ptica, S.A.Copyright/Trademark | Nota Legal | ImpressumSalir 9. 9Resumen ejecutivo Organizacin Visin Por qu SAP Implementacin Solucin Beneficios FuturoEstrategia integradora con enfoque global La implantacin de SAP HCM en General Optica es solo la primera fase en la estrategia de implantacin de una solucin global que cubra todos los requerimientos del rea de RRHH. En la actualidad se ha puesto en marcha la Fase 2 del proyecto en el que se incorporarn los mdulos de: Seleccin de personal. Evaluacin de personal. Formacin. Seguridad y salud laboral.50 xxx xxx (YY/MM)Todo ello permitir adems la integracin con el Portal de Empleado y el Manager, BI para cada uno de los mdulos y el desarrollo de una solucin de movilidad a travs de iPad.Copyright/Trademark | Nota Legal | ImpressumSalir