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caso practico
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO INSTITUTO DE CIENCIAS
ECONÓMICO ADMINISTRATIVAS
LICENCIATURA EN ADMINITRACIÓN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA “CONAGUA”
PRESENTAN: OSCAR NOE AVILES MEZA
ANGELICA MARIA MORALES DE LOS SANTOS
OCTUBRE, 2015
INDÍCE
Planeación
Objetivo………………………………………………………………………………. 3
Factores a revisar……...…………………………………………………………………… 3
Fuentes de información……...…………………………………………………………….. 3
Investigación preliminar……..………………………………………………………………3
Preparación del proyecto de auditoría……………………………………………………..5
Programa de trabajo………………………………...……………………………………… 7
Diagnóstico preliminar.………..…………………………………………………………….9
Instrumentación
Documental …………………………………………………………………………..11
Leyes ………………………………………………………………………………….11
Reglamentos …………………………………………………………………………12
Organigrama …………………………………………………………………………16
Manuales administrativos ……..…………………………………………………………..17
Sistemas de información y certificación…….…………………………………………... 17
Política de personal …….………………………………………………………………….17
Auditorías administrativas previas …………,,,,,,,……………………………………….17
Ubicación geográfica …………………………………………………………………18
Acceso a redes de información…...………………………………………………………20
Entrevista y cuestionarios………………………………………………………………. 20
Medición ………………………………………………………………………………..29
Supervisión en el trabajo……..….............................................................................. 29
Examen ………………………………………………………………………………….30
Informe de auditoría ……….………………………………………………………………32
Seguimiento ……………………………………………………………………………..38
Conclusiones……………………………………………………………………………. 38
PLANEACIÓN
-OBJETIVO
Determinar a través de la Auditoria Administrativa, aplicada al departamento de
personal de la Comisión Nacional del Agua, Dirección Local Hidalgo, posibles mejoras
que se puedan aplicar para obtener un mejor desempeño organizacional.
FACTORES A REVISAR
Dentro de la Comisión Nacional del Agua, Dirección Local Hidalgo se estudiarán los
controles con los que cuenta el departamento de personal, el proceso que se lleva a
cabo para los mismos y los sistemas implementados.
ELEMENTOS ESPECÍFICOS
Para el estudio de los controles se analizarán y evaluarán los documentos utilizados,
como los expedientes de los trabajadores, listas de asistencia, nómina stock,
evaluaciones al desempeño, evaluaciones de inducción, controles para altas de
personal, documentos sobre las prestaciones al personal de los archivos en trámite y
de concentración.
Así también se necesitará llevar a cabo encuestas y entrevistas con el personal que
labora en el departamento, con los encargados de llevar a cabo estos controles y la
documentación.
También se implementará un estudio de campo para revisar dichos documentos y
observación sobre los procesos, tiempos y forma del manejo de la información.
FUENTES DE INFORMACIÓN
Por tratarse de una institución gubernamental la mayor parte de la información
requerida será proporcionada por fuentes internas, de acuerdo a las entrevistas,
encuestas y observaciones al área de personal; así mismo se tomará en cuenta
información externa proveniente de las legislaciones que debe tener como base esta
institución.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Dentro del departamento de personal de la Comisión Nacional del Agua, Dirección
Local Hidalgo se ha detectado la necesidad de monitorear los controles que se llevan
a cabo dentro del departamento, dentro de estos controles principalmente serán
motivo de análisis los sistemas utilizados para el manejo de la documentación
pertenecientes al personal de toda la organización.
Las estrategias de acción a utilizar en esta auditoria serán:
* Acopio de información de los encargados de los controles en el área.
* Analizar información proveniente de los trabajadores.
* Utilizar técnicas de análisis de manera objetiva para obtener resultados útiles para la
organización.
* Llevar a cabo visitas periódicos para observar además de la información
proporcionada la manera de llevar a cabo las operaciones de la organización.
La organización cuenta con un análisis FODA, que se muestra a continuación:
FORTALEZAS
*Somos una organización
*Se tiene legislación aplicable al sector
*Factor humano con conocimiento implícito y explícito
*Personal con experiencia y multidisciplinario
*Programa de capacitación continua
*Capacitación
*Infraestructura
*Interés y participación de la alta dirección en el cambio
*Única autoridad en materia hidráulica
*Planes y programas institucionales (P.N.D. y P.N.H. 2001-2006)
*Equipo y tecnología
*Disponibilidad de recursos
*Presupuesto
DEBILIDADES
*Cultura
*Resistencia al cambio
*No se trabaja en equipo
*Falta de comunicación
*Duplicidad de funciones
*Carencia de estructura organizacional homogeneizada
*Indefinición en legislación vigente
*Exceso de informes
*Excesiva especialización
OPORTUNIDADES
*Administración por procesos
*Modelo de Calidad Total INTRAGOB
*Consideración del recurso agua como estratégico y de seguridad nacional
*Formación y consolidación de organismos de cuenca
*Coordinación con otras instancias del gobierno
*Estrechar la coordinación con las instituciones de educación e investigación
*Uso eficiente del agua agrícola y público urbano
*Capital intelectual
*Servicio Profesional de Carrera
*Modificación del marco jurídico
*Participación de los usuarios en los programas federalizados
*Capacitación al personal de las asociaciones civiles y ONG´s
*Participación de la sociedad e instancias del gobierno.
AMENAZAS
*Asignación de presupuesto con radicación extemporánea
*Falta de financiamiento
*Conflictos político-sociales por el agua
*Entorno político y social del Estado
*Contaminación de cuencas
*Sobreexplotación de acuíferos
*Falta de continuidad en los programas
*Falta de planeación en el crecimiento y desarrollo a favor de la disponibilidad
*Incumplimiento de disposiciones legales por usuarios y dependencia
*Resistencia de grupos de usuarios en la transferencia de Distritos de Riego
*Sequías e inundaciones
*Falta de interés de la sociedad e instancias gubernamentales. |
Podemos darnos cuenta que están muy conscientes de que existen debilidades y
amenazas que obstruyen el desarrollo organizacional, sin embargo también existen
puntos muy importantes a su favor dentro de su fortalezas, este análisis FODA nos
permitirá más adelante para el diagnóstico de la organización.
Para cumplir con el objetivo planteado para esta auditoría será necesaria la
programación de las actividades y el presupuesto de los costos de la misma que se
mencionan posteriormente en la propuesta técnica y el programa de trabajo
propuesto.
PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORIA
NATURALEZA: Auditoría Administrativa en el Sector Público, Poder Ejecutivo, por ser
un organismo descentralizado de la Secretaría de Medio y Recursos Naturales.
ALCANCE: Dirección Local de Hidalgo, Subdirección de Enlace Administrativo,
Departamento de Personal.
ANTECEDENTES: Se llevan a cabo Auditorías anuales por parte del Órgano Interno
de Control, se seleccionan algunas áreas y al siguiente año se revisa que las
observaciones hechas hayan sido solventadas.
OBJETIVO:
* Determinar a través de la Auditoria Administrativa, aplicada al departamento de
personal de la Comisión Nacional del Agua, Dirección Local Hidalgo, posibles
mejoras que se puedan aplicar para obtener un mejor desempeño organizacional.
ESTRATEGIAS:
* Recopilación de información documental para el estudio de los controles.
* Utilización de técnicas como entrevistas, cuestionarios y observación directa para la
obtención de la información.
* Llevar a cabo las actividades planeadas de acuerdo al cronograma establecido.
* Obtener información sobre las actividades cotidianas de la organización que
permitan estudiarla y proponer mejoras.
JUSTIFICACIÓN: En la Comisión Nacional del Agua es necesario implementar la
Auditoría Administrativa en el área de personal ya que es un área fundamental en la
organización y servirá de base para corregir errores que pudieran afectar la
evaluación que se lleva a cabo cada año por el grupo de auditores del Órgano de
Control Interno de las Oficinas Centrales.
ACCIONES: Se necesita implementar un estudio de campo que permita el
cumplimiento de los objetivos de la Auditoria Administrativa; así también es necesario
la elaboración y aplicación de cuestionarios a los empleados de acuerdo a la
información que se desea obtener; tabulación y análisis de la información obtenida;
detección de problemas en la organización y elaboración de propuestas; elaboración
y presentación del informe final, se necesitará durante todo el trabajo de auditoría
implementar una supervisión del trabajo para lograr los objetivos planeados; se
describirá el proceso de seguimiento para las propuestas que se pongan en práctica.
RECURSOS: para el trabajo de auditoría se necesita un grupo de tres auditores,
encargados respectivamente de la coordinación general, el liderazgo del proyecto y el
análisis del proyecto.
En cuanto a los recursos tecnológicos se necesitará de una computadora por auditor
integrante del equipo, una impresora y el software básico.
Para los recursos materiales únicamente es necesario tener la papelería disponible
para la aplicación de los cuestionarios, las impresiones, papel, bolígrafos y tinta para
impresora.
COSTOS: Para la elaboración del proyecto de auditoría y de acuerdo a los recursos
anteriores se necesitará la cantidad de $1,520.00 sin incluir el equipo de cómputo y la
impresora con los que ya se cuenta.
Cantidad | Recurso l Costo |
1 paquetes de 500 Hojas tamaño carta $100.00 |
4 cartuchos Tinta para impresora $500.00 |
1 paquete Bolígrafos $ 30.00 |
1 paquete Lápices $ 30.00 |
-----------------------------------Transporte $200.00 |
---------------------------------- Alimentación $300.00 |
2 Carpetas blancas de 1 pulgada $ 80.00 |
1 Encuadernado $ 30.00 |
1 paquete Folders color crema $ 50.00 |
---------------------------------- | Imprevistos $200.00 |
Total | $1520.00 |
RESULTADOS ESPERADOS: La empresa pretende lograr con esta auditoría que se
lleven a cabo mejoras que ayuden a las evaluaciones hechas por el órgano de control
interno de las oficinas centrales, así como obtener un mejor desarrollo tanto del área
como de la organización en general.
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: como información complementaria pueden
analizarse las auditorías anteriores y los manuales que se utilizan en la empresa.
====================PROGRAMA DE TRABAJO========================
IDENTIFICACIÓN: Auditoría Administrativa al Departamento de Personal de la
Comisión Nacional del Agua, Dirección Local Hidalgo.
RESPONSABLES:
Coordinador General: Gabriel Vergara Romero.
Líder de Proyecto: Wendy Escamilla Palma.
Asistente o Analista de Proyecto: Karla Arizahí Ángeles Trejo.
ÁREA: Departamento de Personal. CLAVE: 41/2009
ACTIVIDADES
01 Planeación
02 Revisión de las características de la empresa a través del proceso administrativo
03 Definir qué elementos específicos se van a analizar
04 Definir qué fuentes de información que se van a utilizar
05 Planeación de la investigación preliminar
06 Desarrollar el programa de trabajo que se llevara a cabo
07 Diagnóstico preliminar
08 Instrumentación
09 Observación directa a las actividades del personal
10 Desarrollar las entrevistas y encuestas
11 Aplicación de entrevistas y encuestas
12 Examen de auditoria
13 Análisis de la información
14 Selección de la información
16 Diagnóstico de la empresa
17 Informe a la empresa
18 Seguimiento
======== AQUÍ SE REALiZARA UN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES EL CUAL
SEÑALE LAS NUMERACIONES ANTERIORES=====================
PERIODICIDAD:
Los reportes de avance serán quincenales, se presentarán a la Jefa de Departamento
con el formato anterior, con el fin de mantenerla informada de los resultados que nos
van arrojando la serie de actividades de la investigación.
ASIGNACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD:
El responsable de entregar y explicar el formato a la Jefa de Departamento será el
Coordinador General, elaborar el reporte será la Analista y de revisarlo la Líder del
Proyecto.
DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
* Génesis de la organización
* Creación de la organización:
La Comisión Nacional del Agua es heredera de una gran tradición hidráulica y a lo
largo de su historia ha estado integrada por destacados profesionales y especialistas
de diversas disciplinas, reconocidos internacionalmente por su dedicación y
capacidad técnica.
El departamento de Personal en la Dirección forma parte de la Subdirección del
Enlace Administrativo y desde la creación de la CONAGUA ha pertenecido a este
aunque cambiando la denominación de la Subdirección.
* Cambios en su forma jurídica:
Dentro de las instituciones que le antecedieron destacan la Dirección de Aguas,
Tierras y Colonización creada en 1917; la Comisión Nacional de Irrigación, en 1926;
la Secretaría de Recursos Hidráulicos en 1946 y la Secretaría de Agricultura y
Recursos Hidráulicos en 1976.
La CONAGUA se crea como tal el 16 de Enero de 1989, y el Departamento en su
forma jurídica no ha sufrido cambios.
* Manejo de la delegación de facultades:
Para cumplir con su propósito esencial, la Comisión se divide operativamente en tres
grandes áreas:
1. Oficinas Centrales.
2. Organismos de Cuenca.
3. Direcciones Locales.
Dentro de la Dirección Local Hidalgo, la Dirección otorga facultades a la Subdirección
de Enlace Administrativo y ésta a su vez al Departamento de Personal. En éste, la
Jefa de Departamento delega facultades a sus distintas áreas: Capacitación,
Remuneraciones, Prestaciones y Programas Especiales.
* Infraestructura
* Modificaciones a la estructura organizacional
La estructura de la Dirección ha sido modificada en distintas ocasiones, la vigente es
del 2006, pero actualmente se está trabajando en una distinta que se espera
implementar en el 2010.
Dentro del Departamento de Personal existe una estructura la cual no ha sufrido
cambios significativos, sin embargo, no se cuenta con un organigrama que la refleje.
* Nivel de desarrollo tecnológico
El Departamento cuenta con un nivel de desarrollo tecnológico aceptable y
destacado, existe todo lo necesario no solamente como bienes muebles, también
cuentan con distintos sistemas enlazados a nivel nacional para realizar la mayor parte
de las actividades.
* Forma de operación
* Logros alcanzados
Los logros del Departamento han sido diversos, ha logrado la certificación ISO,
reconocimientos por la integración del personal de la Dirección Local, etc.
* Proceso de toma de decisiones
La toma de decisiones se ha delegado dentro de lo posible para evitar la
concentración en una sola persona, sin embargo, las decisiones más importantes del
Departamento las toma la Jefa del Departamento y algunas veces con el visto bueno
del Subdirector del Enlace Administrativo.
* Posición competitiva
* La organización es un órgano de gobierno desconcentrado de la Secretaría de
Medio Ambiente y Recursos Naturales a nivel Federal, que tiene como fin preservar
las aguas nacionales y sus bienes públicos inherentes.
* Clientes, proveedores y competidores
Los clientes dentro de la organización son llamados usuarios, los cuales acuden a la
institución con el fin de solicitar permisos y pago de derechos sobre el agua.
Por tratarse de una institución gubernamental que provee el recurso hídrico, no
existen competidores para la organización.
INSTRUMENTACIÓN
-DOCUMENTAL
La Comisión Nacional del Agua tiene la información de todos los requisitos legales
establecidos, esta Dirección Local tiene como guías principales:
-LEYES
* Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Artículo 27 Constitucional
“La propiedad de las tierras y aguas comprendidas dentro de los limites del territorio
nacional corresponden originalmente a la nación, la cual ha tenido y tiene el derecho
de transmitir el dominio de ellas a los particulares constituyendo la propiedad
privada...”
* Ley de Aguas Nacionales (LAN)
Objetivo: Regular la explotación, uso y aprovechamiento de aguas nacionales, su
distribución y su control, así como la preservación de su cantidad y calidad para
lograr su desarrollo integral sustentable.
* Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
Artículo 1
Bases de organización de la Administración Pública Federal: Centralizada y
Paraestatal.
Los órganos desconcentrados son las entidades de la Administración Pública
jerárquicamente subordinada a una Secretaría de Estado o aun departamento
administrativo, cuenta con facultades específicas para resolver sobre la materia y
dentro del ámbito territorial que se determine en cada caso.
Administración Pública Paraestatal
* COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA (CONAGUA)
Administración Pública Centralizada
* SECRETARÍA DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES (SEMARNAT)
* Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
* Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal
REGLAMENTOS
* Reglamento de Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública
Federal.
* Reglamento Interior de la Comisión Nacional del Agua
ARTÍCULO 17.- Corresponden a la Subdirección General de Administración las
siguientes atribuciones:
I. Someter a la consideración del Director General el proyecto de Manual de
Integración, Estructura Orgánica y Funcionamiento de la Comisión;
II. Autorizar los proyectos de instrumentos normativos a que se refiere el artículo 14,
fracción V(1), de este Reglamento en materia de:
a) Administración, desarrollo y control del personal;
b) Organización y desarrollo institucional;
c) Administración, registro y control de los recursos financieros, relativos a
presupuesto, gasto público, contabilidad gubernamental y rendición de cuentas;
d) Administración, adquisición, arrendamiento, conservación y control de los bienes
muebles e inmuebles, almacenes e inventarios;
e) Administración y promoción de proyectos de innovación y calidad;
f) Administración, desarrollo y control de los sistemas y bienes informáticos y de
telecomunicaciones, así como establecimiento de mecanismos de seguridad que
garanticen el buen uso y resguardo de la información institucional, y
g) Organización, concentración y conservación de archivos y documentos oficiales;
III. Administrar el Sistema del Servicio Profesional de Carrera en la Comisión;
XI. Administrar el Sistema de Remuneraciones y de Prestaciones del personal de la
Comisión, en su nivel Nacional y en el Regional Hidrológico-Administrativo,
considerando la información que reciba de los Organismos;
XII. Conducir y administrar la política de relaciones laborales, de conformidad con las
Condiciones Generales de Trabajo y los lineamientos que emita la Oficialía Mayor de
la Secretaría; difundirlos entre el personal y vigilar su cumplimiento, así como remitir a
dicha Oficialía para su dictamen, los casos de cese de trabajadores de tabulador
general de base;
XV. Solicitar a las unidades administrativas la ejecución de las resoluciones de
terminación de los efectos de los nombramientos y constancias de nombramiento y
asignación de remuneraciones o ambas, de los servidores públicos de la Comisión
que les estén adscritos, y ordenar la ejecución de aquéllas correspondientes a los
servidores públicos de la Subdirección General a su cargo;
XVI. Promover e integrar los Manuales de Organización y de Procedimientos con
base en las propuestas que formulen las unidades administrativas de la Comisión;
(1) Artículo 14, Fracción V: Autorizar y someter a la consideración del Director
General de la Comisión, los proyectos de políticas, procedimientos, metodologías,
sistemas, normativa, reglas de operación, lineamientos, manuales, guías técnicas y
operativas, indicadores, criterios administrativos, formatos e instructivos y demás
instrumentos administrativos que, de conformidad con las disposiciones legales
aplicables, les corresponda formular, conforme a este Reglamento, tanto en lo
concerniente al nivel Nacional como al Regional Hidrológico-Administrativo, así como
efectuar el control administrativo de los mismos;
ARTÍCULO 18.- Corresponden a la Gerencia de Personal, las siguientes atribuciones:
I. Aprobar los proyectos de los instrumentos administrativos a que se refiere la
fracción II del artículo anterior de este Reglamento en materia de:
a) Administración, organización, selección, desarrollo, capacitación, promoción,
adscripción, registro y control de los movimientos administrativos del personal,
incluyendo al contratado bajo el régimen de honorarios;
b) Certificación de capacidades de los recursos humanos de la Comisión;
c) Relaciones laborales de la Comisión, de conformidad con las Condiciones
Generales de Trabajo, y los lineamientos que emita la Oficialía Mayor de la
Secretaría, el Subdirector General de Administración o ambos;
d) Pago de estímulos y recompensas a los servidores públicos de la Comisión, de
conformidad con las disposiciones aplicables en la materia y la disponibilidad
presupuestaria respectiva;
e) Emisión, control, registro y cancelación de nombramientos, credenciales y
constancias de identificación del personal adscrito a la Comisión, con el que se
conformará el Sistema de Identificación Institucional;
f) Expedición de credenciales que identifiquen individualmente a los servidores
públicos de la Comisión, así como de constancias de identificación que soliciten las
unidades administrativas de la misma para acreditar a los servidores públicos que
sean designados por éstas, para la realización de diligencias que deban practicarse
en ejercicio de sus atribuciones, y
g) Formulación del Manual de Integración, Estructura Orgánica y Funcionamiento de
la Comisión y de los Manuales de Organización, Procedimientos y Servicios al
Público;
II. Integrar y formular el anteproyecto de Manual de Integración, Estructura Orgánica y
Funcionamiento de la Comisión, así como los Manuales de Organización y
Procedimientos, con base en las propuestas que formulen las unidades
administrativas de la misma;
III. Participar en el Comité Técnico de Profesionalización y Selección de la Comisión y
proponer en su caso, las medidas que considere adecuadas para el mejoramiento y
operación del Sistema de Servicio Profesional de Carrera;
IV. Participar en la administración y operación del Sistema del Servicio Profesional de
Carrera en la Comisión, tanto en lo referente a su nivel Nacional como en lo
correspondiente a su nivel Regional Hidrológico-Administrativo, de conformidad con
las disposiciones aplicables;
V. Difundir y vigilar el cumplimiento de la política de relaciones laborales y de los
acuerdos y resoluciones de las Comisiones Mixtas de Seguridad, Higiene y Medio
Ambiente en el Trabajo en la Comisión;
VII. Conducir la operación del Sistema de Pago de remuneraciones, prestaciones,
enteros a terceros y nóminas del personal adscrito a la Comisión, conforme a las
disposiciones legales aplicables, con la aportación de información del nivel Nacional y
de los Organismos;
VIII. Expedir las constancias de nombramiento o de asignación de remuneraciones
del personal de la Comisión, de conformidad con las designaciones que se realicen
en términos de las disposiciones aplicables, así como las cédulas de información del
personal contratado por honorarios asimilados a servicios personales;
IX. Ejecutar las resoluciones de terminación de los efectos de los nombramientos,
constancias de remuneración o ambos y contratos de los servidores públicos de
confianza, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
X. Instrumentar y administrar el Sistema de Identificación Institucional para acreditar
al personal de la Comisión como servidores públicos adscritos a la misma, a través
de la expedición de credenciales que los identifiquen individualmente, así como
constancias que los acrediten en diligencias que deban practicar las unidades
administrativas de dicha Comisión en ejercicio de sus atribuciones, de conformidad
con las solicitudes que al efecto formulen dichas unidades, las que deberán
comunicarle la sustitución o supresión, en su caso, de la designación de los
servidores públicos de que se trate;
XII. Operar el Sistema de Comunicación Interna de la Comisión;
XIII. Aplicar el procedimiento para el pago de estímulos y recompensas a los
servidores públicos de la Comisión;
XIV. Instrumentar y formalizar los convenios en materia de relaciones laborales, de
conformidad con las Condiciones Generales de Trabajo;
XV. Coordinar el programa de desarrollo del personal de la Comisión;
XVI. Informar y acordar con el Subdirector General de Administración los asuntos de
su competencia, y
XVII. Las demás que le encomiende el titular de la Subdirección General de
Administración, las que señalen las disposiciones legales y reglamentarias aplicables,
y las que correspondan a las subgerencias, jefaturas de proyecto y jefaturas de
departamento que le estén adscritas.
La Gerencia de Personal contará para el ejercicio de sus atribuciones con las
Subgerencias de Administración de Remuneraciones; de Organización y Planeación
de Personal; de Relaciones Laborales, y de Desarrollo de Personal, cuyos titulares
elaborarán los proyectos de los instrumentos administrativos, resoluciones y actos a
que se refiere este artículo, con el apoyo del personal que les esté adscrito y los
someterán a la aprobación de la Gerencia citada.
ARTÍCULO 86.- Corresponden a las direcciones locales, dentro del territorio de la
entidad federativa de su sede, las siguientes atribuciones:
II. Ejercer las atribuciones conferidas a las Direcciones y Coordinaciones de los
Organismos, salvo las previstas en las fracciones II, V, XIII XIV y XXVIII del artículo
75(2); II a V, XI, XVIII, XX, XXIII a XXV y XXVII a XXX del artículo 76; II, III, V, VI, VIII,
IX, XII a XVI y XXIV del artículo 79; II a V, XII, XIV, XVIII, XXV, XXVII y XXIX a XXXI
del artículo 80; IV, V, X, XI, XIII, XIV y XVI del artículo 81; II a V, VII, VIII, XII, XVII,
XVIII, XX, XXIII a XXV y XXVII del artículo 82; IV, VI, VII, XII a XIV, XVIII, XXI y XXIV
del artículo 83; IX, XI, XVII y XIX del artículo 84; VI, VII, IX y X del artículo 85; y I, VII,
IX y XII del artículo 87, de este Reglamento;
Las direcciones locales contarán con una Subdirección de Enlace Administrativo,
misma que ejercerá, además de las facultades contenidas en la fracción VII, de este
artículo, las que correspondan al control y administración de los recursos humanos,
financieros y materiales, que se asignen a las direcciones locales, y se apoyará para
el ejercicio de las mismas, en las Jefaturas de Departamento de Recursos Humanos,
de Recursos Financieros, y de Recursos Materiales.
VII. Practicar notificaciones de resoluciones o actos de los Organismos o de las
autoridades del nivel Nacional a las personas y a los usuarios cuyo domicilio
señalado para oír y recibir dichas notificaciones se encuentre dentro de la entidad
federativa de su sede;
(2) ARTÍCULO 75.- Corresponden a la Dirección de Administración en cada
Organismo las siguientes atribuciones:
I. Ejercer las funciones operativas y ejecutivas del Organismo en la región
hidrológico-administrativa materia de su competencia, en lo concerniente a la
administración de los recursos humanos, materiales y financieros que le sean
asignados, de conformidad con lo que este ordenamiento establece;
III. Proporcionar a la Gerencia de Personal la información que requiera para apoyar
su participación, tanto en el Comité Técnico de Profesionalización y Selección, como
en la administración
y operación del Sistema del Servicio Profesional de Carrera en la Comisión, y
proponerle medidas para el mejoramiento y operación de dicho sistema;
IV. Difundir y vigilar el cumplimiento de la política de relaciones laborales y de las
comisiones mixtas de seguridad, higiene y medio ambiente en el trabajo en el
Organismo;
VI. Coadyuvar en la operación del sistema de pago de remuneraciones, prestaciones,
enteros a terceros y nóminas del personal; aplicar el procedimiento para el pago de
estímulos y recompensas a los servidores públicos previsto en el programa de
desarrollo del personal, así como instrumentar y formalizar convenios en materia de
relaciones laborales, de conformidad con las Condiciones Generales de Trabajo;
VII. Expedir las constancias de nombramiento o de asignación de remuneraciones del
personal, de conformidad con las designaciones que se realicen en términos de las
disposiciones aplicables, así como las cédulas de información del personal contratado
por honorarios asimilado a servicios personales;
VIII. Ejecutar las resoluciones de terminación de los efectos de los nombramientos,
constancias de remuneración o ambas, así como de los contratos de los servidores
públicos de confianza, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
IX. Instrumentar y administrar el Sistema Regional de Identificación del Organismo, y
expedir credenciales que identifiquen individualmente a sus servidores públicos como
personal de la Comisión, así como constancias que los acrediten en las diligencias
que deban practicar las unidades administrativas del Organismo, en ejercicio de sus
atribuciones, de conformidad con las solicitudes que las mismas formulen, conforme a
las comunicaciones que dichas unidades administrativas realicen, y remitir la
información a la Subdirección General de Administración para la integración del
Sistema de Identificación de la Comisión;
X. Proponer los proyectos relativos a la terminación de los efectos de los
nombramientos de los servidores públicos de tabulador general adscritos a la propia
Comisión y conocer de su ejecución, así como la de los laudos o sentencias
definitivas que se emitan con motivo de la impugnación de las resoluciones que se
dicten;
XXIII. Compilar, organizar, vincular y operar los acervos documentales e informativos
de los inmuebles federales que se le asignen, y proporcionar, al responsable
inmobiliario y coordinador para la administración de los inmuebles a cargo de la
Comisión, la información que requiera para el ejercicio de sus funciones;
Esta información se tendrá que analizar en la etapa del examen para poder
establecer criterios de comparación entre su normatividad y las actividades que se
llevan a cabo.
SUBDIRECCIÓN DE
ENLACE ADMINISTRATIVO
2991
NC2
JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA Y
TELECOMUNICACIONES
OA1
4614
JEFATURA DE DEPARTAMENTO
DE PERSONAL
OA1
4613
JEFATURA DE DEPARTAMENTO
DE PAGADURÍA
OA1
4615 SUBDIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN
NA1
2358
JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
OA1
4616
OA1
JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
PRESUPUESTAL DE PROGRAMAS FEDERALIZADOS
4612
JEFATURA DE DEPARTAMENTO RECURSOS MATERIALES
OA1
4617
OA1
JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
4619
OA1
JEFATURA DEPARTAMENTO DE INNOVACION Y CALIDAD
4618
DIRECCIÓN LOCAL HIDALGO
LA1
765
ORGANIGRAMA
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Dentro de la información documental a verificar se encuentran los siguientes
manuales administrativos que de igual manera, dan la pauta para revisar lo
establecido y lo realmente realizado en la organización.
* Manual de Bienvenida.
* Manual de Identidad.
* Manual de Organización.
* Manual de Gestión de la Calidad.
* Manual de Planeación de la Calidad.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CERTIFICACIÓN
Actualmente la Comisión Nacional del Agua, Dirección Local Hidalgo está llevando a
cabo un proceso de certificación ISO 9000, donde se tiene un grado de avance
importante y se está trabajando para certificar también, dentro del área de personal,
el alta de los trabajadores y el proceso de inducción.
PLANTILLA DE PERSONAL
El área de personal tiene registros de los expedientes de todos los trabajadores, en la
parte del examen de auditoría se revisarán dichos registros, puesto que representan
controles del área a estudiar.
AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS PREVIAS
Como se mencionó anteriormente, la Comisión Nacional del Agua recibe anualmente
la visita de auditores provenientes del Órgano de Control Interno de las Oficinas
Centrales, esta información está disponible para verificar las propuestas realizadas y
el grado de alcance de las mismas, se sabe que se tiene como propósito cubrir las
propuestas, debido a que en la Auditoría siguiente se revisa siempre en primera
instancia el cumplimiento de las mismas.
UBICACIÓN GEOGRÁFICA
* Localización
Las oficinas de la Comisión Nacional del Agua se encuentran en Boulevard Felipe
Ángeles No. 1610, Colonia Santa Julia, C.P. 42080, a pesar que esta organización no
es privada si es necesario que esté al alcance de los usuarios y este lugar es muy
accesible.
CONAGUA
DLHGO
BANCO
SANTANDER-SERFIN
OBSERVACIÓN DIRECTA
Dentro de la observación directa en la organización, se analizaron las siguientes
cuestiones:
* Inspección de los archivos existentes y de los controles de documentos vía
electrónica que se tienen en el departamento. Para llevar a cabo la revisión, fue
necesario estudiar los catálogos de disposición documental y cuadros de disposición
archivística de la Institución.
* Comportamiento del personal, debido a que el grueso del personal labora en la
CONAGUA desde hace 20 o 30 años, existe resistencia a nuevas formas de trabajo,
nuevas metodologías, e incluso sistemas.
* Ambiente de trabajo; se cuenta con un grado alto de apoyo por parte de la Jefa de
Departamento, lo que propicia mayor compromiso de los demás Servidores que
conforman el equipo de trabajo, por lo que el ambiente en general es de cordialidad y
respeto, el personal se encuentra conforme con su ambiente laboral.
En cuanto al ambiente físico, se puede observar que los espacios están bien
distribuidos. En general las oficinas son cómodas y se tienen ordenadas todas las
áreas y objetos de trabajo.
ACCESO A REDES DE INFORMACIÓN
La Comisión Nacional del Agua cuenta con una red a nivel nacional, controlada desde
oficinas centrales, por lo que todo el personal que cuenta con equipo de cómputo
tiene acceso a la intranet, del mismo modo, se cuenta con internet pero con
restricciones, porque debido a abusos en el uso de la misma, se optó por bloquear
diversas páginas que el internet ofrece, con el fin de optimizar el tiempo en la mayor
medida posible.
Específicamente el Departamento de Personal cuenta con un sistema para pago de
nómina llamado Meta4, con el cual se trabaja la mayor parte de las actividades de los
que lo conforman, en este, se trabaja el sueldo, prestaciones, tiempo extra, ayuda de
alimentos, premios de puntualidad, aguinaldos, etc.
Para las actividades realizadas en Programas especiales, los sistemas se van
abriendo según el Programa a trabajar, por ejemplo, Sistema Integral de Perfiles,
Sistema para integrar el Registro Único de Servidores Públicos, Sistema para
Asignación de Capacidades Técnicas para el cumplimiento del Servicio Profesional
de Carrera.
-ENTREVISTA Y CUESTIONARIOS
Se realizó una entrevista al Subdirector del Enlace Administrativo, subdirección a la
que pertenece el Departamento de personal, con el fin de conocer a fondo la forma
de trabajar del mismo, específicamente con el Subdirector, debido a que es
importante conocer la perspectiva global de quien dirige los procesos y actividades.
Posteriormente, se procedió a elaborar y aplicar un cuestionario al área estudiada, el
cuestionario se muestra a continuación y el objetivo del mismo es obtener información
correspondiente a la manera en la que el departamento está trabajando y cómo
implementa los controles.
Debido a que el área está conformada por la Jefa del Departamento y 6 trabajadores,
la encuesta se aplicó al 100% del universo.
2. Mencione si la Dirección Local cuenta con una plantilla de personal autorizada, en
su caso indique el número de plazas que la integran clasificada por nivel jerárquico y
de qué fecha data.
R=Si, se anexa plantilla de personal.
3. Mencione la cantidad de empleados que integra la plantilla funcional de la
Dirección Local indicando la cantidad de personas de base y de mando, esta última
clasificada por nivel jerárquico.
R=Si, se anexa resumen de empleados.
4. Indique si la Dirección Local cuenta con manuales de organización y de
procedimientos autorizados, y en su caso indique la fecha de su autorización y si los
mismos están publicados en el portal de la CNA.
R=El Manual de Organización de la CONAGUA fue enviado mediante memorando en
medio magnético, y se encuentra publicado en la página de Intranet de la CONAGUA
5. En caso de resultar positiva la respuesta anterior, indique la fecha en que se
realizó la última modificación a los manuales antes mencionados.
R= El 15 de mayo 2008
6. Indique si la Dirección Local cuenta con algún sistema digitalizado (biométrico)
para el control de la asistencia del personal adscrito a ésta, en su caso mencione la
fecha de su implantación y haga una breve descripción de la operación del mismo.
R=Si se tiene un sistema biométrico para el control de asistencia, se implantó a partir
del año 2005.Se efectúa registrando la huella y el NIP asignado a cada trabajador,
diario se baja la información de los relojes y quincenalmente se generan los reportes
por persona, se aplica la justificación de incidencias o en su caso los descuentos que
correspondan.
7. Indique si el sistema mencionado en el punto anterior fue verificado y en su caso
autorizado por Oficinas Centrales de la CONAGUA; asimismo indique si se encuentra
operando en todas las instalaciones de la Dirección Local, aclarando en caso
negativo las razones.
R= La Gerencia de Personal tuvo conocimiento de su adquisición y funcionamiento;
actualmente, se está en espera de la autorización de los equipos ya con el sistema
institucional, a través de la propia G.P.El sistema biométrico solamente funciona en
las instalaciones de la DLH, en virtud de que en el resto de los centros de trabajo la
mayor parte del personal es de campo.
8. En el caso de que el control de asistencia se realice a través del checado de
tarjetas o la firma de listas de asistencia, indique quien es el responsable de las
mismas y si en su caso, donde se encuentran físicamente dichos documentos.
R= La C. Rosalinda González Flores, es quien se coordina con los enlaces
administrativos de cada área de la DLH, para la entrega de listas y/o tarjetas de
asistencia, las cuales se resguardan en el área de personal. En el caso de los
Distritos de Riego y Residencia General, éstos son responsables de la custodia de
sus registros de asistencia.
9. Mencione si se tienen establecidas medidas o procedimientos para verificar que el
personal adscrito a la Dirección Local se localice físicamente en su área de trabajo.En
su caso, describa brevemente como se lleva a cabo esta actividad, con que
frecuencia se realiza y que evidencia se tiene de ella.
R=Se efectúa el control de salidas del personal en horas de oficina, mismo que cada
persona entrega al área de vigilancia, previa autorización de su jefe inmediato. Se
tienen los formatos de control de salidas diarios.
10. Mencione si se tienen establecidos controles y/o registros en el área para las
siguientes actividades: faltas, retardos, vacaciones, ausencias por enfermedad,
etc.Explique brevemente en qué consisten y cómo se llevan a cabo.
R=Si, de acuerdo a los procedimientos de control de asistencia para el personal de
mando y tabulador general, emitidos por la Gerencia de Personal en mayo
2006.Establecen los lineamientos para el control de asistencia quincenal, la
aplicación de descuentos y/o justificación correspondiente y su aplicación en el
sistema de nómina.
11.Mencione si se tiene establecido algún procedimiento para la aplicación de
sanciones por faltas y retardos del personal; y en su caso indique se es de aplicación
para el personal de mando adscrito a la Dirección Local.Describa brevemente el
mismo.
R=Si se tiene establecido el procedimiento, el cual fue descrito en el punto anterior, y
es de aplicación general, tanto a personal de mando como de tabulador general.
12.¿Durante el ejercicio de 2008 se han cubierto plazas por interinato?En caso
afirmativo, proporcionar relación por área administrativa, periodo, tipo de
nombramiento, nivel salarial, etc.?¿De éstas, con que documentación se cuenta para
su contratación?
R=Sí, las correspondientes a los aforadores eventuales por temporada de lluvias. (7
plazas)Of. B00.07.01.04.-2095 28 abril 2008 emitido por la Subgerencia de
Relaciones Laborales, así como el Convenio para la contratación de personal
eventual por temporada de lluvias.Se anexa plantilla.
13. Indique si se cuenta con algún procedimiento establecido para el control de las
ausencias como: permisos especiales, licencias médicas, licencias con y sin goce de
sueldo, etc.Explique brevemente en qué consisten y cómo se llevan a cabo.
R=Si, de acuerdo al Manual para trámite de Licencias, Se aplica de acuerdo a la
antigüedad del trabajador.
14.¿Existe personal adscrito a la Dirección Local, que este exento de registro de
control de asistencia?En caso afirmativo exponer las razones y proporcionar relación
por área administrativa.
R= Ninguno
15. | Indique si se cuenta con algún procedimiento establecido para el control de las
altas, bajas, promociones del personal de la Dirección local.Describa brevemente en
qué consiste.
R=Si, el correspondiente a la operación del sistema de nómina y se encuentra
publicado en la intranet.De acuerdo al tipo de movimiento, se anexa la
documentación soporte a la constancia de nombramiento, la cual una vez requisitada,
se envía a la GP para su validación y liberación de plazas en el Sistema de Nómina,
para su captura.
16. ¿Se cuenta con expedientes individuales del personal de la Dirección Local?¿Que
documentación se integra en los mismos?
R=Si, se cuenta con expedientes personales.
Acta de nacimiento Cédula de la Clave Única de Registro de Población (CURP)
Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
Cartilla del Servicio Militar Nacional liberada
Comprobante de domicilio
Comprobante de grado máximo de estudios o Cédula Profesional
Currículum Vitae
Filiación al Gobierno Federal
Constancia de nombramiento
Solicitud de empleo
Designación de beneficiarios (Metlife)
Cédula de Inscripción al FONAC (Personal de Tabulador General) con designación
de beneficiarios
Cédula de Inscripción al Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR)
17. ¿Se cuenta con algún sistema informático para la elaboración de la nómina?En
caso afirmativo indique como se obtuvo este y si cuenta con el Vo.Bo. de Oficinas
Centrales de CONAGUA.
R=Si, es el sistema institucional de nómina, el cual fue instalado por el área de
nómina de la Gerencia de Personal.
18. Mencione en el caso de las áreas que se ubican fuera del edificio sede de la
Dirección Local, cual participación y responsabilidad en la elaboración de las nóminas
de sueldos.
R=Envío de reporte de faltas y retardos para su aplicación en nómina.
19. Mencione brevemente que actividades se realizan para la elaboración de la
nómina de sueldos.
R=Captura de movimientos de personal en el sistema, afectación de pago de tiempo
extraordinario, afectación de descuentos por faltas y retardos, así como la afectación
de servicios (préstamos, seguros, ahorro, etc.)
20. ¿Se tienen programadas y calendarizadas las actividades para la elaboración de
las nóminas de sueldos?Proporcione el calendario para la elaboración de nóminas.
R=Si, existe calendario de elaboración de nómina que envía la Gerencia de
Personal.Se anexa calendario.
21. ¿Existe un tabulador de sueldos para las remuneraciones del personal?En su
caso indique quien lo autorizó y proporcione copia del mismo.
R= Si, fue enviado por la Gerencia de Personal y autorizado por el Subdirector
General de Administración.Se anexa copia
22. ¿Qué controles se tienen establecidos para el sistema de nómina, en cuanto a la
seguridad para su acceso y para asegurar que la información se procese
correctamente?
R= Los controles de seguridad del sistema los establece la Gerencia de Personal a
través del área de Operación de Nómina, otorgando claves de seguridad por usuario.
Así mismo, se revisa a través del sistema mediante listado de nómina previo al cierre.
23. Cada cuando se le da mantenimiento al sistema.
R=Lo hace la Gerencia de Personal a través del área de Operación de Nómina |
24.¿Se cuenta con archivos de respaldo de los programas y bases de datos que se
tienen implementados en la Dirección Local?¿Cada cuando se hacen los respaldos,
en qué lugar son resguardos y quien tiene acceso a ellos?
R= La Gerencia de Personal respalda la nómina de la CONAGUA a través del área
de Operación de Nómina, no obstante, se tienen en la DLH, nómina firma y nómina
stock por quincena.
1. Mencione qué controles se llevan a cabo en el departamento
R=Asistencia, Padrón de hijos, padres, madres, plantilla de capacidades técnicas,
asistencia, salidas, nóminas, evaluaciones al desempeño, plantilla de personal,
recibos de tiempo extra y ayuda de alimentos, prendas de protección, botiquines,
perfiles, expedientes
2. Menciona si los controles son bajo sistema o manuales
R= La mayor parte elaborado con el equipo de cómputo, mediante sistemas u hojas
de Excel.
3. Define si los controles establecidos son respetados.
R= No todos.
4. Responde si existe un área específica para toda la documentación.
R= Si, dentro del edificio hay un archivo de concentración, y en la carretera a
Actopan, hay instalaciones para la demás documentación que ya no se usa con tanta
frecuencia.
5. Considera que los controles establecidos son suficientes
R=Falta implementar algunos para que todo quede mecanizado y relacionados todos
los controles, para que no haya necesidad de modificar constantemente el total de las
tablas, sino que al cambiar una automáticamente se modifiquen las demás.
6. ¿Qué propondría para el cumplimiento o diseño de los controles dentro del
Departamento?
R=Mayor motivación para convencer a la gente de que los controles facilitan el
trabajo, no lo multiplican.
7. ¿Los expedientes de Personal se encuentran en orden?
R=Si, en el archivo que se encuentra dentro del edificio.
8. ¿Qué documentación se maneja comúnmente dentro del Departamento?
Expedientes de persona Nóminas firma Nóminas stock Perfiles de puesto Oficios
Memorándums Constancias de nombramiento Credenciales de la Dirección
9. ¿Quién autoriza la documentación?
R=La mayor parte la Jefa de Departamento y el Subdirector del Enlace
Administrativo.
10. ¿Qué requisitos deben cumplir la documentación que se utiliza?
R=LegibleVerazQue contengan los logos institucionales
No. NOMBRE RFC COMPROBANTE DE DOMICILIO
CURRICULUM VITAE
FILIACIÓN AL GOB. FDRAL
SOLICUTUD DE EMPLEO
1 BAUTISTA ACOSTA X X
2 CALVA MOLINA ANGEL X
3 MARTINEZ LOPEZ VIRGINIA X
4 MOTA CORNEJO VERONICA X X
5 OLVERA VERGARA MARIA ELENA X
EXAMEN (ANALISIS DE LA AUDITORIA)
Para llevar a cabo el examen de auditoría en la Comisión Nacional del Agua,
Dirección Local Hidalgo, se procedió a analizar la información recopilada en la
instrumentación, aplicar los indicadores, y estudiar las respuestas de los
cuestionarios, las entrevistas y de la observación directa mencionada anteriormente.
De acuerdo a lo que se observó, se puede concluir que los controles existen, sin
embargo muchas veces es muy fácil para los trabajadores hacer su trabajo como lo
han realizado durante el tiempo que llevan laborando en la institución y no tomar en
cuenta, por ejemplo, que los documentos deben cumplir requisitos definidos por la
dirección, que se deben llevar registros de todas y cada una de las actividades de
cada trabajador, que se deben actualizar los registros como el de las madres
trabajadoras y el de ayuda de alimentos verificando siempre que los datos sean
verídicos.
También pudimos darnos cuenta que los expedientes no están completos y que en
muchas ocasiones a los documentos que deben estar autorizados por oficinas
6 RIVAS CRUZ NOE X
7 RODRIGUEZ GUZMAN ARMANDO X
8 RODRIGUEZ MOCTEZUMA HORTENCIA X
9 SANCHEZ MERCED ANA ALBERTA X
10 VALENZUELA ARGON ALEJANDRA X X X
11 ACEVDO ZAPATA JUAN FRANCISCO X
12 BARCENAS CUEVAS ANDRES X
13 CAMPOS GOMEZ JOSE LUIS X
14 GUEVARA OSORNIO DAVID X
15 MARQUEZ CALVA MIGUEL ANGEL X X
16 RAMIREZ LUNA RUBEN X X X
17 VAZQUEZ SANDOVAL JOSE FLORENCIO X X X
18 VERA CASTELLANO ALFONSO X
19 VILLAGOMEZ NAVA ESUBERTO X
20 GARCIA ROFRIGUEZ ROSA DELIA X X X
21 HINOJOSA HINOJOSA ORTENCIA X
22 GARCIA CORONA IDELFONSA GLORIA X X
TOTAL DE CASOS 3 16 1 6 8
X DOCUMENTOS FALTANTES
centrales no lo están.
En general el área de personal se encuentra bien en este rubro de los controles sin
embargo podría encontrarse mejor, cumpliendo al cien por ciento con lo planeado.
A continuación se pueden observar los resultados de la aplicación de los indicadores.
Expedientes:
Trabajadores con documentos faltantes en expedientes
Total de trabajadores
22/364=6.04%
Este resultado nos muestra que del total de trabajadores, el 6.04% no cumple con
toda la documentación que debiera incluir su expediente, para logra llegar al 0%
tendrá que recopilar la documentación faltante los encargados de llevar los
expedientes.
Horario especial:
Trabajadoras con oficio de autorización
Trabajadoras con horario especial
23/34=67.64%
El porcentaje anterior nos indica que de todas las trabajadoras que están listadas
para laborar con horario especial, solo el 67.64% cuenta con oficio de autorización
para gozar del horario especial que le concede tener hijos en horario escolar.
Ayuda de alimentos:
Oficios autorizados para pago de ayuda de alimentos
Trabajadores que cuentan con ayuda de alimentos
10/43=23.25%
Este indicador nos muestra que de todos los trabajadores que cuentan con ayuda de
alimentos, únicamente el 23.25% tiene la autorización de oficinas centrales, requisito
establecido por la misma dirección, por lo tanto también tendrán que obtenerse
dichas autorizaciones.
Tarjetas de asistencia:
Tarjetas de asistencia
Total de trabajadores
364/364=100%
Este indicador nos muestra que para este aspecto, el área de personal está
cumpliendo al 100% con esta actividad.
Cumplimiento de controles:
Controles respetados
Controles establecidos
78/85=91.76%
En este resultado se puede observar que respecto a todos los controles que maneja
el área de personal únicamente el 91.76% se cumple, en términos generales esta
cifra parece aceptable respecto del 100% que debería cumplirse, sin embargo el área
podría mejorar en cuanto a los temas realizados y para ello se construyeron las
cédulas con las observaciones que creemos pertinentes y que se muestran más
adelante en el informe de auditoría
INFORME DE AUDITORÍA.(DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS)
En base al diagnóstico contenido dentro del examen se presenta el informe general,
que contiene los resultados de la auditoría realizada al departamento de personal de
la CONAGUA, así como las recomendaciones que se pueden poner en práctica para
la mejora de los controles utilizados por el departamento de personal.
Esta auditoría fue llevada a cabo bajo observación, detectando algunos problemas en
cuanto al control de las actividades de los trabajadores y algunas irregularidades en
cuanto al manejo de la documentación que circula dentro del departamento.
Para la realización de la auditoria al departamento de la CONAGUA se desarrollo la
siguiente metodología que nos ayudó a llevar a cabo las actividades de forma
sistemática y ordenada.
* Se determinó el objetivo de la auditoría el cual fue determinar posibles mejoras que
se pudieran aplicar para el desempeño del departamento de personal de la
CONAGUA.
* Se determinó la naturaleza, antecedentes, alcance de la auditoria, que abarcó el
departamento de personal, enfocándonos a los controles utilizados, así como las
estrategias que se llevarían a cabo para la correcta elaboración de la auditoria.
* Una vez definido el objetivo general y el específico se determinó analizar los
sistemas utilizados para el manejo de la documentación pertenecientes al personal de
toda la organización.
* Para realizar la auditoría se necesitaron tres auditores, así como las instalaciones
necesarias dentro del departamento para poder desempeñar el trabajo que incluyen
equipo de cómputo y papelería, además del tiempo necesario que necesitamos para
ser atendidos por el personal bajo revisión.
* Para llevar a cabo esta auditoría primero se realizo un programa de actividades,
representado por un cronograma de actividades, donde se describen las actividades
a realizar y el tiempo en días que se había programado que duraría cada una de
ellas. Las actividades que se llevaron a cabo en un periodo de un mes y una semana
son:
* Planeación
* Revisión de las características de la empresa a través del proceso administrativo
* Definir qué elementos específicos se van a analizar
* Definir qué fuentes de información que se van a utilizar
* Planeación de la investigación preliminar
* Desarrollar el programa de trabajo que se llevara a cabo
* Diagnóstico preliminar
* Instrumentación
* Observación directa a las actividades del personal
* Desarrollar las entrevistas y encuestas
* Aplicación de entrevistas y encuestas
* Examen de auditoria
* Análisis de la información
* Selección de la información
* Diagnóstico de la empresa
* Informe a la empresa
* Seguimiento
* Se llevó a cabo un estudio de campo para la revisión de documentos y observación
de los procesos, tiempos y formas del manejo de la información.
* Para la obtención de la información se recurrió a fuentes internas, provenientes de
la misma empresa, así como a información de fuentes externas obtenida de la
legislación a través de la cual se fundamenta esta institución.
* Dentro de la información interna se recurrió a la reglamentación de la organización
* Reglamento de Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública
Federal.
* Reglamento Interior de la Comisión Nacional del Agua.
* El organigrama de la organización.
* Manuales administrativos.
* Sistemas de información y certificación.
* Plantilla de personal.
* Auditorias administrativas previas.
* Dentro de la información externa se encuentran:
* Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
* Ley de Aguas Nacionales (LAN)
* Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
* Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
* Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal
* Para el estudio de los controles utilizados y de su funcionamiento se analizaron y
evaluaron los documentos que se utilizan dentro del departamento:
* El formato de control de documentos en expedientes de personal.
* Control de ayuda de alimentos.
* Control de madres de familia con horario especial.
* Se llevaron a cabo encuestas y entrevistas al personal del departamento.
* Se desarrollaron una serie de indicadores que nos permitan medir la información
obtenida.
