CBMS4203 Unit1 oum

UNIT 1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN

PENGENALANPembelajaran Sistem Maklumat dimulakan dengan Unit 1, iaitu unit yang akan membincangkan asas kepada sistem maklumat. Bagi sesebuah organisasi, maklumat merupakan suatu aset yang sangat penting sehingga menjadi salah satu faktor bagi sesebuah organisasi dalam mencapai kelebihan bersaing. Oleh itu, pengurusan maklumat penting bagi memastikan organisasi boleh memperolehi dan berinteraksi dengan maklumat yang tepat dan terkini. Pengurusan maklumat yang cekap dan efektif boleh dicapai melalui beberapa cara dan medium. Di antara unsur pengurusan yang penting ialah komputer diikuti oleh sistem maklumat, teknologi maklumat, maklumat dan pengurus serta individu yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dengan pengurusan sistem maklumat. Ada di antara anda yang biasa mendengar dan memahami unsur-unsur pengurusan yang dinyatakan di atas. Sistem maklumat yang merupakan salah satu daripada unsur tersebut, dirujuk juga sebagai sistem maklumat pengurusan. Adakah kedua-duanya merupakan satu konsep yang sama? Sistem maklumat sebenarnya lebih luas konteksnya berbanding dengan sistem maklumat pengurusan. Sistem maklumat pengurusan merupakan salah satu komponen kepada sistem maklumat. Namun begitu, banyak definisi yang telah diberikan oleh para penyelidik terhadap kedua-dua istilah ini.

OBJEKTIF PEMBELAJARANDi akhir unit, anda seharusnya dapat: 1. menyenaraikan kepentingan pengurusan maklumat; 2. menggunakan konsep sistem untuk menyelesaikan masalah; 3. menghuraikan aspek teknologi maklumat yang boleh digunakan untuk mencapai kelebihan bersaing; dan 4. melihat bagaimana sistem maklumat mampu membantu di dalam pengurusan strategik.

OUM

1

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

UNIT 1 BAB 1

BAB 1

PENGENALAN KEPADA SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER

PENGENALANOrganisasi mempunyai banyak sumber yang perlu diurus dengan bijak. Salah satu sumber yang memainkan peranan penting bagi memastikan organisasi dapat bertahan dengan perubahan persekitaran serta kemajuan teknologi ialah maklumat. Komputer telah banyak membantu pengurus dengan memberikan maklumat yang boleh dipercayai dalam masa yang singkat. Maklumat yang dihasilkan oleh komputer digunakan oleh mereka yang berada di persekitaran organisasi termasuk pengurus dan bukan pengurus. Pengurus berada di setiap peringkat pengurusan dan di semua unit organisasi bagi memainkan peranan serta melaksanakan tugasnya dengan menggunakan kemahiran dalam komunikasi dan penyelesaian masalah. Oleh itu, untuk memanfaatkan kemajuan teknologi, pengurus perlu tahu menggunakan komputer dan maklumat. Bab ini dimulakan dengan penerangan kepentingan pengurusan maklumat kepada organisasi. Sebagai panduan pembaca, penggunaan perkataan firma di dalam bab ini dan bab seterusnya merujuk kepada organisasi. Bab ini akan merangkumi huraian berkenaan jenis pengguna, perbezaan di antara data dan maklumat, jenis-jenis sistem maklumat pengurusan serta pengurusannya.

OBJEKTIFDi akhir bab ini, anda seharusnya dapat: 1. menyenaraikan lima sumber-sumber utama dalam sesebuah firma; 2. mengenalpasti tugas dan peranan tiga jenis pengguna sistem; 3. menerangkan tiga jenis peringkat pengurusan dan tugas masing-masing; dan 4. menyenaraikan kepentingan pengurusan maklumat bagi kelima-lima jenis sistem pengurusan maklumat.

1.1

PENGURUSAN MAKLUMAT

Pada pendapat anda, apakah kaitan di antara pengurusan maklumat dengan kehidupan harian anda?

Pengurus gerai akhbar dan majalah mengurus gerainya dengan memerhatikan objek fizikal di gerainya seperti akhbar, majalah, wang, gerai dan pelanggan. Namun begitu, apabila perniagaannya meningkat, beliau telah mengambil langkah untuk membuka beberapa kedai buku dengan ratusan pekerja dan ribuan pelanggan yang perlu diuruskan setiap hari. Pada tahap ini, pengurus tersebut lebih memerlukan maklumat berbanding dengan pemerhatian. Untuk menguruskan keadaan fizikal firmanya,

2

OUM

UNIT 1 BAB 1


pengurus tersebut menggunakan banyak laporan atau paparan maklumat. Dengan cara yang sama, tentu anda boleh bayangkan bagaimana pentingnya maklumat kepada pengurus besar yang lain, misalnya, Presiden Boh, Proton dan Adabi. Para pengurus ini menganggap maklumat sebagai sumber firma yang paling bernilai. Selain daripada maklumat, firma juga mempunyai beberapa sumber lain yang perlu diuruskan oleh pengurus. Hopeman (1969), telah menyenaraikan 5 jenis sumber yang terlibat iaitu personnel, material, mesin (termasuk kemudahan dan tenaga), wang dan maklumat (termasuk data). Pengurus perlu menguruskan sumber-sumber yang disenaraikan supaya ia dapat digunakan dengan cara yang paling berkesan. Perhatikan bahawa sumber firma sebenarnya terbahagi kepada sumber fizikal (boleh dilihat dengan mata kasar) dan sumber konseptual (tidak boleh dilihat dengan mata kasar). Semua sumber yang telah disenaraikan tadi merupakan sumber fizikal kecuali maklumat yang merupakan sumber konseptual. Sumber konseptual sama penting dengan sumber fizikal. Sumber konseptual akan digunakan oleh pengurus untuk menguruskan sumber fizikal. Cuba bayangkan anda salah seorang pekerja di sebuah firma di persekitaran anda. Bagaimanakah anda dapat mengaitkan sumber fizikal dan konseptual firma tersebut? Sumber diperolehi dan disediakan supaya boleh digunakan apabila perlu. Biasanya proses penyediaannya melibatkan penukaran bahan mentah kepada bahan yang lebih berguna seperti memasang komputer dan melatih pekerja. Selepas proses ini, pengurus berusaha untuk mengoptimumkan penggunaan sumber tersebut. Pengurus dapat mengurangkan masa rehat sumber ini di tahap yang minimum dan memastikan sumber digunakan pada tahap yang paling cekap. Kemudian, pengurus akan menggantikan sumber pada masa yang sesuai, sebelum menjadi lapuk atau kurang cekap. Konsep pengurusan maklumat adalah sama dengan pengurusan sumber fizikal yang telah diterangkan sebelum ini. Namun kedua-duanya mempunyai perbezaan dari segi konteksnya. Pengurus akan memastikan data yang diperlukan dapat diperolehi dan diproses kepada maklumat yang berguna. Seterusnya, pengurus perlu memastikan pula maklumat tersebut sampai kepada individu yang sepatutnya dalam bentuk dan masa yang sesuai supaya ia boleh digunakan. Kemudian, maklumat yang tidak diperlukan akan dihapuskan dan digantikan dengan maklumat yang lebih tepat dan terkini. Oleh itu, pengurusan maklumat dapat ditakrifkan sebagai sekumpulan aktiviti yang melibatkan proses perolehan maklumat, penggunaannya dengan cara yang paling efektif dan penghapusannya pada masa yang sesuai.

Latihan 1.1Mengapakah maklumat merupakan sumber yang penting kepada firma?

OUM

3


UNIT 1 BAB 1

1.2

TARIKAN KEPADA PENGURUSAN MAKLUMAT

Sebelum masyarakat menyedari akan kepentingan pengurusan maklumat, maklumat tidak dianggap sebagai aset penting sesebuah firma. Namun, pada hari ini, penggunaan dan pengetahuan tentang sistem maklumat merupakan perkara penting bagi pengurus kerana kebanyakan organisasi bergantung kepada sistem maklumat untuk berjaya dan bertahan. Perhatian yang diberikan oleh pengurus terhadap sistem maklumat adalah disebabkan oleh dua faktor utama, iaitu perubahan persekitaran bisnes yang semakin kompleks dan peningkatan kemahiran komputer. (a) Perubahan Persekitaran Bisnes Perubahan persekitaran bisnes dapat dihuraikan dalam dua keadaan iaitu: Kewujudan Ekonomi Global Peningkatan ekonomi industri negara-negara maju di Amerika, Eropah dan Asia banyak disumbangkan oleh perniagaan import dan eksport. Hari ini, kebolehan untuk beroperasi secara global menentukan kejayaan dan masa depan sesebuah firma. Globalisasi dalam ekonomi industri dunia telah membuka peluang-peluang baru kepada bisnes dan meningkatkan kepentingan maklumat kepada firma. Perdagangan dan pengurusan bisnes global hari ini telah direalisasikan oleh sistem maklumat melalui rangkaian dan komunikasi. Sistem maklumat yang canggih dapat menyediakan kemudahan bagi menjalankan aktiviti bisnes secara global seperti beroperasi 24 jam sehari dalam persekitaran antarabangsa, komunikasi dan sebaran maklumat kepada pelanggan dan pembekal di seluruh dunia dan menyediakan servis dan maklumat secara atas talian. Oleh itu, sesebuah firma memerlukan sistem maklumat dan komunikasi yang benar-benar mantap bagi membolehkan persaingan dalam pasaran dunia. Perubahan Ekonomi Industri Kuasa industri utama seperti Amerika Syarikat, Jerman dan Jepun sedang mengalami perubahan dari ekonomi industri kepada ekonomi servis berasaskan pengetahuan dan maklumat manakala ekonomi pembuatan telah beralih kepada negara berpendapatan rendah. Ini kerana pengetahuan dan maklumat memainkan peranan yang sangat penting bagi mendapatkan keuntungan dalam bentuk ekonomi baru yang berasaskan pengetahuan dan maklumat. Bilangan pekerja di sektor perkhidmatan seperti jualan, pendidikan, kesihatan, bank dan firma guaman adalah jauh lebih tinggi berbanding mereka yang bekerja di sektor pertanian dan pembuatan. Servis yang diberikan oleh pekerja di sektor perkhidmatan ini melibatkan penggunaan teknologi dan sistem maklumat dalam menghasilkan dan menyebarkan maklumat dan pengetahuan. Servis berasaskan maklumat seperti web portal (Yahoo, America Online) pangkalan data (IEEE, Lexis) dan e-dagang (Amazon.com) sedang berkembang pesat dan firma ini mempunyai jutaan pekerja. Penggunaan pengetahuan dalam pengeluaran produk tradisional juga semakin meningkat. Begitu juga dengan industri pembuatan di kilang yang telah menggunakan teknologi maklumat dalam meningkatkan pengeluaran mereka. Contohnya, industri automobil menggunakan reka bentuk yang dihasilkan oleh grafik komputer, kilang menggunakan robot dan realiti maya.

4

OUM

UNIT 1 BAB 1


Berdasarkan kepada perubahan ini, cuba anda senaraikan perisian yang boleh digunakan untuk menghasilkan rekabentuk bergrafik 3D.

(b) Peningkatan Kemahiran Komputer Saiz dan kelajuan komputer pada masa ini telah mengalami perubahan yang besar berbanding pada tahun awal dicipta. Kebanyakan pengguna tidak tahu menggunakan komputer, malah ada yang takut untuk menyentuh dan mempelajari komputer. Keadaan ini sudah jauh berubah berbanding dengan pengguna komputer hari ini. Kebanyakan pekerja sudah tahu menggunakan komputer. Mereka juga mempunyai komputer peribadi sendiri di rumah dan di pejabat yang disambungkan dengan rangkaian. Komputer telah menjadi sebahagian dari keperluan hidup dan pekerjaan manusia, sama seperti keperluan asas yang lain.

1.3

PENGGUNA SISTEM MAKLUMAT

Pada pendapat anda, siapakah pengguna sistem maklumat?

Anda akan mendapati bahawa jawapan yang diberikan di atas adalah berbeza jika persoalan yang sama ditanya pada masa ini dan ketika sistem maklumat mula diperkenalkan.

TAKRIFAN: Pengguna sistem maklumat merupakan setiap individu yang menggunakan sistem maklumat untuk tujuan tertentu seperti mencapai maklumat, mengemaskini data, memproses maklumat, melaksanakan transaksi atau menjana laporan.

Pengguna terdiri dari pelbagai kategori dan jawatan dan mereka boleh berada di dalam atau di luar firma. Sewaktu sistem maklumat mula diperkenalkan bilangan pengguna sistem lebih terhad kepada kerani di bahagian perakaunan firma, iaitu komputer hanya dapat melaksanakan aplikasi perakaunan seperti gaji, inventori dan bil. Maklumat yang dihasilkan oleh aplikasi perakaunan kemudiannya akan digunakan oleh pengurus firma. Evolusi sistem komputer dari Sistem Maklumat Perakaunan (Acounting Information System - AIS) kepada Sistem Maklumat Pengurusan (Management Information System - MIS) telah mengubah perspektif penggunaan sistem maklumat daripada hanya merekodkan transaksi firma kepada penghasilan maklumat yang boleh membantu pengurus dalam menyelesaikan masalah. MIS dapat menyokong keperluan maklumat untuk kegunaan pihak pengurusan.

OUM

5


UNIT 1 BAB 1

Namun begitu, penggunaan maklumat MIS tidak terhad kepada pengurus sahaja. Maklumat MIS digunakan oleh pengguna lain termasuk pekerja bukan pengurus yang mencapai laporan firma, pelanggan yang menerima penyata bulanan, pemegang stok yang menerima cek dividen dan kerajaan yang menerima laporan cukai. Secara umumnya, pengguna sistem maklumat terdiri daripada pengurus, bukan pengurus dan individu serta organisasi di dalam persekitaran maklumat.

1.3.1

Kedudukan Pengurus

Pada fikiran anda, mengapakah anda perlu mengetahui peringkat-peringkat pengurusan dan apa kaitannya dengan Sistem Maklumat Pengurusan?

Pengurus berada di beberapa peringkat pengurusan dan di dalam pelbagai unit firma. Peringkat Pengurusan Secara umumnya, setiap firma mempunyai tiga peringkat pengurusan yang dikenali sebagai: peringkat pengurusan atasan dikenali juga sebagai peringkat pengurusan strategik. peringkat pengurusan pertengahan dikenali juga sebagai peringkat kawalan pengurusan. peringkat pengurusan bawahan dikenali juga sebagai peringkat kawalan pengoperasian.

Setiap peringkat pengurusan menjalankan tugas-tugas pengurusan yang berbeza dari skop dan dan jangka masa. Jadual 1.1 menunjukkan bidang tugas setiap peringkat pengurusan dan individu yang bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas yang berkenaan:Jadual 1.1: Bidang Tugas Peringkat Pengurusan Firma Peringkat Pengurusan Atasan Pertengahan Bidang Tugas Membuat perancangan jangka panjang (5-10 - 20 tahun) Membuat perancangan jangka sederhana (1 bulan - 1 tahun). Merancang tindakan untuk perancangan jangka panjang dan memastikan matlamat firma dicapai. Memastikan perancangan yang dibuat oleh peringkat pengurusan atasan dan pertengahan dicapai. Jawatan CEO, Presiden, Naib Presiden Pengurus Cawangan, Pengarah, Ketua Bahagian

Bawahan

Ketua Jabatan, Penyelia, Penyelaras, Ketua Projek

6

OUM

UNIT 1 BAB 1


Pengurus membuat perancangan menggunakan beberapa jenis pelan mengikut tahap pengurusan, iaitu : Pelan strategik (Pengurusan Atasan) Pelan strategik merupakan pelan jangka panjang yang menakrifkan misi dan matlamat keseluruhan organisasi. Perancangan strategik memberi fokus kepada isu-isu yang memberi kesan kepada perkembangan dan kedudukan firma di masa hadapan serta perancangan jangka panjang teknologi maklumat. Pengurus atasan memberi tumpuan kepada keseluruhan perusahaan bisnes dan menggunakan sistem maklumat untuk menyokongnya dalam menentukan hala tuju firma. Pengurus di peringkat pengurusan atasan juga dikenali sebagai eksekutif. Para eksekutif yang terdiri daripada beberapa presiden dan naib presiden ini membentuk jawatan kuasa eksekutif yang diwujudkan di firma tertentu untuk menangani isu-isu utama yang dihadapi oleh firma tersebut. Anda boleh melawat laman web http://www.anu.edu.au/hr/bussol/hrbsstrt.html untuk mendapatkan contoh bagaimana pelan strategik dilaksanakan oleh Bahagian Sumber Manusia, Australian National University

Pelan taktikal (Pengurusan Pertengahan) Pelan taktikal merupakan pelan perancangan bagi jangka masa yang lebih pendek, biasanya dari satu bulan hingga ke satu tahun. Pelan ini merangka tindakan bagi mencapai objektif bisnes ini. Pengurus pertengahan mengagihkan kuasa dan tanggungjawab kepada pengurus bawahan dan memberikan arahan, sumber dan maklum balas terhadap prestasi kerja yang dilaksanakan. Pelan harian (Pengurus Bawahan) Pelan harian merupakan pelan yang dihasilkan oleh pengurus bawahan yang mengetuai pekerja pengoperasian. Mereka menyelaraskan tugas-tugas pengoperasian, menyelesaikan masalah dan memastikan semua sumber yang perlu dapat disediakan. Pada pendapat anda adakah wujud satu persekitaran pengurusan di mana seorang pengurus perlu membuat ketiga-tiga pelan pengurusan?

Sebenarnya, setiap peringkat pengurusan memerlukan jenis sistem maklumat yang berbeza mengikut keperluan maklumat masing-masing. Setiap peringkat pengurusan mempunyai sumber dan paparan maklumat yang berbeza yang perlu disokong oleh sistem maklumat. Rajah 1.1 menunjukkan sumber maklumat persekitaran lebih banyak digunakan oleh pengurus peringkat atasan berbanding pengurus di peringkat yang lebih bawah manakala pengurus peringkat bawahan lebih mengutamakan maklumat dalaman. Graf di bahagian bawah rajah ini menunjukkan pengurus peringkat atasan mengutamakan maklumat ringkas berbanding pengurus bawahan yang menggemari maklumat yang lebih terperinci.

OUM

7


UNIT 1 BAB 1

A. Pengaruh sumber maklumatPersekitaran

Peringkat pengurusan atasan

Peringkat pengurusan pertengahan

Peringkat pengurusan bawahan Dalaman

B. Pengaruh bentuk maklumatRingkas Peringkat pengurusan atasan


Rajah 1.1: Pengaruh peringkat pengurusan terhadap sumber dan paparan maklumat Sumber:Terperinci

Peringkat pengurusan bawahan

Mc Leod, 2001

Jabatan Firma Pengurus juga berada di jabatan firma yang dikenali sebagai unit atau kawasan fungsian. Dengan kata lain, setiap jabatan firma diuruskan oleh pengurus di tiga peringkat pengurusan sebagaimana yang telah dijelaskan sebelum ini. Rajah 1.2 menunjukkan kedudukan pengurus di peringkat pengurusan dan di jabatan firma. Setiap firma mempunyai kombinasi jabatan yang berlainan. Tetapi, pada umumnya, jabatan yang biasanya terdapat di dalam firma ialah jabatan kewangan, pemasaran, pembuatan, sumber manusia dan perkhidmatan maklumat (yang juga dikenali sebagai Sistem Maklumat (Information System - IT), Sistem Maklumat Pengurusan (Management Information System - MIS) dan Teknologi Maklumat (Information Technology - IT)).

8

OUM

UNIT 1 BAB 1


Peringkat pengurusan atasan


Peringkat pengurusan bawahan Jabatan Kewangan Jabatan Sumber Manusia Jabatan Kewangan Jabatan pemasaran

Rajah 1.2: Kedudukan pengurus di peringkat pengurusan

1.3.2

Tugas Pengurus

Sebenarnya, pengurus mempunyai tugas dan peranan yang sama walaupun mereka berada di peringkat pengurusan dan jabatan firma yang berlainan. Pada tahun 1914, Henri Fayol, seorang ahli teori pengurusan Perancis mengenal pasti bahawa pengurus melaksanakan lima fungsi utama pengurusan. Pertama, pengurus merancang (plan) apa yang akan dilakukan. Kemudian, mereka mengurus (organize) bagi mencapai perancangan yang dibuat. Seterusnya, mereka menentukan kakitangan yang akan melaksanakan tugas yang berkenaan dengan sumber-sumber firma (staff). Setelah itu, pengurus mengarah kakitangan ini untuk melaksanakan perancangan (direct). Akhir sekali, mereka mengawal (control) sumber-sumber supaya digunakan dengan baik. Setiap pengurus di setiap peringkat pengurusan dan jabatan firma melaksanakan fungsi-fungsi di atas pada tahap tertentu dengan fokus yang mungkin agak berbeza mengikut peringkat pengurusan. Rajah 1.3 menunjukkan pengaruh peringkat pengurusan terhadap fokus pelaksanaan fungsi pengurusan. Fungsi pengurusan boleh dijadikan panduan dalam mereka bentuk sistem maklumat.

Pe rin

Pe r

Pe r

engurusan a at p tas gk a in

at gk

gurusan pe pen rtRancang

en g

engurusan b at p aw gk a in Rancang

n ha

n

an ah

Kawal Rancang Arah

Kawal

Kawal

Susun

Arah Susun

Susun Arah Staff

Staff

Staff

Rajah 1.3:

Pengaruh peringkat pengurusan terhadap fokus pelaksanaan fungsi pengurusan

OUM

9


UNIT 1 BAB 1

1.3.3

Kemahiran Pengurus

Tahukah anda mengapakah pengurus perlu mempunyai kemahiran pengurusan?

Pengurus mesti mempunyai pelbagai kemahiran yang dapat membantu melaksanakan tugasnya dengan cekap. Secara umumnya, setiap pengurus perlu mempunyai dua kemahiran asas, iaitu kemahiran komunikasi dan menyelesaikan masalah. Dua kemahiran asas ini penting kerana ia digunakan di dalam melaksanakan tugas rutin pengurus. Mari kita lihat dengan lebih dekat tentang apa yang dikatakan mengenai dua kemahiran asas ini. Kemahiran Komunikasi

Rajah 1.4: Kemahiran komunikasi

Pengurus sentiasa berkomunikasi dengan individu di dalam firma seperti kakitangan bawahan, kakitangan atasan, kakitangan di jabatan lain serta individu di luar firma seperti pelanggan, pembekal dan institusi kewangan. Pengurus berkomunikasi dengan cara menghantar dan menerima maklumat secara bertulis atau lisan. Contoh komunikasi bertulis ialah surat, laporan, memo, minit mesyuarat dan e-mel. Komunikasi lisan pula berlaku semasa mesyuarat, percakapan telefon dan mel suara, lawatan, temujanji bisnes dan aktiviti sosial seperti jamuan dan keraian. Kedua-dua bentuk komunikasi ini berlaku di dalam dan di luar firma. Setiap pengurus mempunyai pilihan komunikasi yang berlainan. Ada pengurus yang lebih suka berinteraksi secara lisan di telefon atau temujanji daripada menulis e-mel atau surat. Ada pengurus yang lebih menggemari e-mel kerana lebih murah dan ringkas. Namun begitu, cara berkomunikasi ini boleh digabungkan mengikut kesesuaian dan gaya pengurusan seseorang pengurus.10

OUM

UNIT 1 BAB 1


Kemahiran Menyelesaikan Masalah

Rajah 1.5: Kemahiran menyelesaikan masalah

Pengurus juga menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh firma sama ada besar atau kecil bagi memastikan firma boleh beroperasi dengan lancar. Masalah sering digambarkan sebagai sesuatu perkara yang negatif atau boleh mendatangkan keburukan kepada firma atau individu. Sebenarnya, masalah dalam konteks pengurusan merangkumi kedua-dua perkara yang boleh mendatangkan keburukan atau kebaikan kepada firma. Kita akan mengenali takrifan masalah dengan lebih mendalam di dalam unit tiga nanti. Walau bagaimanapun, masalah perlu dihadapi dan tindakan yang diambil untuk menangani masalah ini dipanggil penyelesaian. Pengurus yang menyelesaikan masalah akan melalui beberapa proses yang di antaranya melibatkan pembuatan keputusan. Proses ini merujuk kepada pemilihan beberapa alternatif penyelesaian yang telah dikenalpasti. Keputusan kemudiannya akan diambil setelah beberapa alternatif dinilai. Biasanya, beberapa alternatif penyelesaian akan dikenalpasti untuk setiap masalah bagi mendapatkan penyelesaian yang lebih baik. Pada pendapat anda, apakah tindakan yang akan diambil oleh seseorang pengurus jika sesuatu masalah tidak dapat diselesaikan?

1.3.4

Pengetahuan Pengurus

Selain daripada kemahiran asas, pengurus perlu melengkapkan diri mereka dengan literasi maklumat dan literasi komputer yang merupakan dua pengetahuan yang penting di dalam pengunaan komputer. Literasi Komputer TAKRIFAN: Literasi komputer merujuk kepada pengetahuan asas yang perlu ada kepada pengguna komputer supaya mereka dapat menggunakan komputer dengan baik.

OUM

11


UNIT 1 BAB 1

Pengetahuan asas yang dimaksudkan ialah pemahaman istilah komputer, mengetahui kekuatan dan kelemahan komputer dan kebolehan menggunakan komputer (tidak semestinya tahu menulis atur cara) dan lain-lain pengetahuan yang perlu mengikut perkembangan teknologi semasa. Literasi Maklumat Selain daripada mempunyai pengetahuan tentang komputer, pengurus juga perlu mempunyai literasi maklumat. TAKRIFAN: Literasi maklumat merujuk kepada pemahaman tentang cara untuk menggunakan maklumat di dalam setiap proses penyelesian masalah, mengetahui sumber maklumat dan bagaimana maklumat boleh dikongsi untuk kebaikan bersama.

Literasi komputer dan literasi maklumat tidak bergantung di antara satu sama lain walaupun kedua-duanya mempunyai hubungan dan saling melengkapkan di antara satu sama lain. Ada pengurus yang mempunyai celik maklumat tetapi tidak celik komputer. Namun, adalah lebih baik sekiranya pengurus mempunyai kedua-dua pengetahuan ini.

Latihan 1.2Pilih satu organisasi yang berada di sekitar anda. Dengan menggunakan konsep sistem, senaraikan unsur sistem bagi organisasi tersebut.

1.4

PENGURUS DAN SISTEM

Pada pendapat anda, adakah sama konsep sistem yang digunakan oleh pengurusan dengan konsep sistem di dalam reka bentuk sistem.

Untuk memudahkan dan menjadikan tugas menyelesaikan masalah lebih cekap, pengurus boleh melihat firma sebagai sebuah sistem. Ini adalah kerana sistem mempunyai konsep dan ciri yang boleh dilihat dari aspek yang paling umum hingga ke aspek yang paling spesifik. Ini memudahkan kita melihat keseluruhan sistem atau sesuatu bahagian sistem dengan lebih terperinci dan hubungannya dengan bahagian sistem lain. Rujuk kembali modul Analisis dan Reka bentuk Sistem dan cuba ingat konsep sistem yang telah anda pelajari. Jika anda masih ingat, sistem baru dibangunkan untuk menyelesaikan masalah yang wujud di dalam sistem semasa. Mari kita lihat konsep sistem dalam konteks sistem maklumat pengurusan dan cuba kaitkan dengan konsep sistem yang telah kita pelajari di dalam kursus Analisis dan Reka bentuk Sistem.

12

OUM

UNIT 1 BAB 1


Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur yang bekerjasama untuk mencapai objektif yang sama. Sebuah organisasi seperti firma, institusi atau jabatan, merupakan contoh sistem dengan ciri sistem yang ditakrifkan di atas. Firma terdiri daripada beberapa unsur seperti manusia, perkakasan, perisian, peralatan dan lain-lain unsur yang saling bekerjasama untuk menjayakan objektif firma. Unsur-unsur Sistem Setiap sistem mempunyai gabungan unsur-unsur yang berbeza. Namun begitu, pada umumnya, sistem mempunyai beberapa unsur yang asas, iaitu objektif, mekanisme kawalan, input, transformasi dan output seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 1.6. Bagi sesebuah sistem, sumber-sumber input ditransformasi kepada sumber-sumber output. Sumber-sumber ini kemudiannya mengalir daripada unsur input, melalui unsur transformasi dan unsur output. Mekanisma kawalan pula memantau proses transformasi untuk memastikan sistem mencapai objektifnya. Bagaimanakah mekanisme kawalan dihubungkan dengan aliran sumber bagi membolehkannya memantau prestasi dan perkembangan sistem?

Sebagai contoh, tubuh badan manusia mempunyai beberapa sistem yang mempunyai mekanisma kawalan. Cuba fikirkan bagaimana sistem respirasi menjadikan kita berpeluh pada cuaca panas supaya kulit kita akan menjadi lebih sejuk dan bulu roma pada kulit akan berdiri tegak untuk memerangkap lebih banyak haba ketika cuaca sejuk. Pernahkah anda terkena keracunan makanan? Jika pernah, anda tentu ingat bagaimana anda sering berulang alik ke tandas atau muntah-muntah sepanjang hari kerana sistem penghadaman menyingkirkan toksik yang berada di dalam badan anda. Tindakbalas ini berlaku kerana mekanisme kawalan yang ada di dalam sistem badan kita mengubah proses transformasi yang yang ditetapkan. Dalam industri pembuatan kereta contohnya, jika ada kekurangan di dalam kereta yang dihasilkan, pengurusan akan memaklumkan input sistem untuk mengambil tindakan bagi mengatasi masalah yang dikenalpasti. Dalam sesebuah sistem, mekanisma kawalan dihubungkan oleh gelung maklum balas (garisan di antara mekanisma dan sumber input dan output sebagaimana yang terdapat di dalam Rajah 1.6) yang mendapatkan maklumat dari output sistem dan menghantarnya ke mekanisme kawalan. Mekanisma kawalan juga memantau prestasi sistem dengan membandingkan isyarat maklum balas tadi dengan objektif sistem; jika output sistem mencapai objektif, sistem berada di dalam keadaan yang stabil; sebaliknya jika output sistem tidak menepati objektif sistem, isyarat dari akan dihantar ke input sistem supaya tindakan yang sesuai boleh diambil untuk mengubah operasi sistem.

OUM

13


UNIT 1 BAB 1

Objektif

Mekanisme kawalan

Input

Transformasi

Output

Rajah 1.6: Komponenkomponen sistem yang boleh mengawal operasinya

Sistem Gelung Terbuka dan Gelung Tertutup Bagaimanakah mekanisme kawalan dihubungkan dengan aliran sumber bagi membolehkannya memantau prestasi dan perkembangan sistem?

Tidak semua sistem mempunyai mekanisme kawalan, gelung maklum balas dan objektif untuk mengawal operasinya. Sistem seperti ini dipanggil sebagai sistem gelung terbuka. Rajah 1.7 menunjukkan sistem gelung terbuka.

Input

Transformasi

Output

Rajah 1.7: Sistem gelung terbuka

Sistem gelung tertutup pula mempunyai tiga komponen kawalan, iaitu mekanisme kawalan, gelung maklum balas dan objektif sebagaimana yang dapat dilihat dalam Rajah 1.6. Sistem Terbuka dan Tertutup TAKRIFAN: Sistem terbuka ialah sistem yang dihubungkan ke persekitarannya melalui aliran sumber. Kebanyakan sistem yang wujud di dunia ini terdiri dari sistem terbuka. Sebagai contoh, Sistem Undian Pilihanraya mengambil input undian daripada pengundi di seluruh negara dan menyebarkan keputusan pilihan raya semula kepada penduduk di seluruh negara. Berbeza dengan sistem terbuka, sistem tertutup ialah sistem yang tidak dihubungkan ke persekitarannya. Mungkin anda pernah melakukan uji kaji sains di makmal semasa14

OUM

UNIT 1 BAB 1


anda masih bersekolah. Adakah uji kaji ini mempunyai kaitan dengan mana-mana unsur persekitaran di luar makmal? Jika tidak, sistem yang dijalankan di makmal yang tertutup dan terasing dari dunia luar merupakan contoh kepada sistem tertutup. Sub Sistem TAKRIFAN: Sistem terbuka ialah sistem yang dihubungkan ke persekitarannya melalui aliran sumber. Dengan kata lain, sistem mempunyai beberapa peringkat. Sebagai contoh, tubuh badan manusia mempunyai beberapa sistem seperti sistem respirasi dan sistem pencernaan yang mempunyai beberapa sub sistem yang boleh dipecahkan sehingga ke sel tunggal. Sistem di sebuah klinik, misalnya, mempunyai beberapa pecahan sistem yang lebih kecil dan pecahan sistem ini mungkin mempunyai beberapa sub sistem lagi sehingga ke peringkat sub sistem yang paling ringkas, yang tidak boleh dipecahkan lagi. Sistem klinik pula mempunyai sub sistem pesakit, sub sistem pekerja dan sub sistem farmasi. Sub sistem pesakit pula terdiri daripada sub sistem pendaftaran, sub sistem temu janji dan sub sistem rawatan. Contoh sebuah sistem yang mempunyai beberapa sub sistem ditunjukkan oleh Rajah 1.8.

Rajah 1.8: Sistem dan sub sistem

Supersistem Supersistem ialah sistem yang lebih besar yang mengandungi beberapa sub sistem. Contohnya, subsistem jabatan terkandung di dalam supersistem fakulti; sistem fakulti pula terkandung di dalam supersistem universiti.

OUM

15


UNIT 1 BAB 1

Sistem Fizikal dan Konseptual TAKRIFAN: Sistem fizikal adalah sistem yang terdiri daripada sumber-sumber fizikal yang boleh dilihat oleh mata kasar. Contoh kepada sistem fizikal adalah seperti firma bisnes yang terdiri daripada manusia, bangunan, perkakasan, perisian dan peralatan pejabat. TAKRIFAN: Sistem konseptual pula merupakan sistem yang menggunakan sumbersumber konseptual, yang tidak boleh dilihat secara fizikal untuk mewakili sistem fizikal.

Sumber konseptual yang dimaksudkan di sini ialah data dan maklumat. Sistem konseptual wujud sebagai idea di dalam fikiran pengurus, rajah atau graf di atas kertas atau paparan data di atas skrin. Pembuatan merupakan sistem fizikal yang terdiri daripada manusia, bahan mentah dan mesin yang bekerjasama untuk menghasilkan produk. Tetapi data dan maklumat yang disimpan di dalam sistem ini merupakan sistem konseptual yang mencerminkan apa yang berlaku di dalam sistem fizikal pembuatan. Melalui sistem konseptual pembuatan ini, pengurus boleh mengetahui tentang kuantiti bahan mentah yang digunakan, jujukan proses transformasi yang berlaku, pekerja yang mengendalikan operasi pembuatan dan kuantiti dan destinasi produk siap yang dihasilkan secara harian, mingguan atau bulanan. Kepentingan Pandangan Sistem Pandangan sistem adalah cara kita melihat sesuatu perkara, masalah atau peristiwa dalam konteks sesebuah sistem. Ia melihat operasi bisnes sebagai sistem yang terkandung di dalam sebuah persekitaran yang lebih besar. Pandangan sistem memberi manfaat kepada pengurus dengan: (a) Menghuraikan kompleksiti struktur dan fungsi organisasi dengan konsep supersistem dan subsistem. Struktur umum dan terperinci serta hubung kait di antara setiap komponen sistem dapat ditakrif dan digambarkan dengan jelas. (b) Mengenalpasti objektif dan hala tuju organisasi. (c) Menentukan bagaimana setiap komponen sistem perlu bekerjasama untuk mencapai objektif organisasi.

(d) Mengenalpasti hubung kait organisasi dan persekitarannya. (e) Mementingkan nilai maklumat maklum balas yang boleh dicapai daripada sistem gelung tertutup.

16

OUM

UNIT 1 BAB 1


1.5

DATA DAN MAKLUMAT

Data dan maklumat sering digunakan bersama di dalam sesuatu bidang. Tetapi, keduaduanya mempunyai takrifan yang berbeza. Data merupakan fakta asas atau fakta mentah yang boleh terdiri daripada teks, rajah, grafik, imej, bunyi atau klip video yang tidak bermakna. Contoh data ialah senarai pelajar yang mengandungi nama, nombor matrik, jantina, bidang dan alamat. TAKRIFAN: Data yang diproses ke dalam bentuk yang lebih bermakna kepada pengguna dipanggil sebagai maklumat.

Proses merupakan operasi yang dilakukan ke atas data untuk mengubah bentuk atau kandungannya. Data di dalam senarai pelajar tadi boleh diproses menjadi laporan atau graf yang menunjukkan peratus bilangan pelajar perempuan berbanding dengan pelajar lelaki yang mendaftar di universiti atau peratus bilangan pelajar mengikut bidang-bidang yang ditawarkan di universiti. Operasi lain yang boleh dilakukan ke atas data ialah operasi aritmetik, meringkaskan data, membina jadual dan sebagainya. Pemproses maklumat boleh terdiri daripada komponen komputer, bukan komputer atau gabungan kedua-duanya sekali yang akan mentransformasikan data kepada maklumat. Walau bagaimanapun, takrifan data dan maklumat adalah berbeza mengikut pandangan pengguna yang ingin menggunakannya. Data boleh dilihat sebagai maklumat dan sebaliknya mengikut pandangan individu yang berlainan. Misalnya, bil telefon merupakan sekumpulan data yang tidak bermakna kepada presiden sebuah syarikat telekomunikasi tetapi ia menjadi maklumat yang berguna kepada pelanggan telefon yang ingin membayar bil telefon.

1.6

JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

Sistem Maklumat di dalam organisasi dikenali sebagai Sistem Maklumat Berasaskan Komputer (Computer-Based Information Sistems - CBIS) yang dibangunkan mengikut fungsian di Peringkat Fungsian Organisasi. Contoh CBIS ialah Sistem Maklumat Perakaunan (Accounting Information System AIS) atau Sistem Maklumat Transaksi (Transaction processing System - TPS), Sistem Maklumat Pengurusan (Management information System - MIS), Sistem Pengautomasian Pejabat (Office Automation System - OAS), Sistem Sokongan Keputusan (Decision Support System - DSS), Sistem Berasaskan Pengetahuan (Knowledge Based System - KBS), Sistem Maklumat Eksekutif (Executive Information System - EIS) dan Sistem Maklumat Pembuatan. Di dalam unit ini, kita akan melihat lima jenis sistem maklumat utama, iaitu sistem maklumat perakaunan, sistem maklumat pengurusan, sistem pengautomasian pejabat, sistem sokongan keputusan, sistem berasaskan pengetahuan dan sistem maklumat eksekutif. Jadual 1.2 menunjukkan ciri-ciri lima CBIS tersebut.

OUM

17


UNIT 1 BAB 1

Jadual 1.2: Ciri-ciri Sistem Maklumat Utama (Adaptasi dari Laudon & Laudon, 2000)

Sistem Maklumat Perakaunan Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) atau Sistem Maklumat Transaksi (TPS) adalah sistem yang digunakan di peringkat pengoperasian firma. AIS ialah sistem berkomputer yang melaksanakan dan merekodkan semua transaksi rutin atau harian firma. Contoh TPS ialah sistem gaji, sistem pendaftaran, sistem pesanan pelanggan dan sistem keputusan peperiksaan pelajar. Mari kita lihat apa yang berlaku di dalam sistem pendaftaran pelajar di universiti. Sistem pendaftaran ini melaksana dan merekodkan segala aktiviti pendaftaran pelajar pada setiap semester. Fail utama merupakan fail pendaftaran yang mengandungi maklumat terperinci pelajar dan kursus seperti nama, nombor matrik, alamat, fakulti, nombor telefon, nama kursus dan kod kursus yang dipanggil sebagai elemen-elemen data. Data-data akan dimasukkan ke dalam sistem dan data-data baru (seperti pendaftaran kursus dan bayaran yuran) akan mengemaskini elemen-elemen data tadi. Elemen data di dalam fail utama digabungkan untuk menghasilkan laporan yang diperlukan oleh pihak pengurusan dan pengguna yang berkaitan.

18

OUM

UNIT 1 BAB 1


Sistem Maklumat Pengurusan Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) menyediakan maklumat pengurusan yang menyokong fungsi-fungsi perancangan, kawalan dan pembuatan keputusan dengan menghasilkan laporan khas dan berkala. MIS melaporkan operasi asas firma melalui data-data AIS. Rajah 1.9 menunjukkan contoh laporan yang dikeluarkan oleh MIS. Biasanya, laporan dihasilkan secara mingguan, bulanan atau tahunan dalam format yang umum. MIS mempunyai keupayaan analitikal yang rendah dan tidak fleksibel.

Rajah 1.9: Contoh laporan yang dikeluarkan oleh MIS

Sistem Sokongan Keputusan Sistem Sokongan Keputusan (DSS) adalah sistem maklumat yang membantu pengurus menyelesaikan masalah dan membuat keputusan dalam isu-isu spesifik. DSS menjawab persoalan seperti Di manakah lokasi yang paling sesuai untuk firma membuka cawangan yang baru?, dan Apakah cara yang paling efektif untuk memperkenalkan idea baru dalam produk firma? Sistem Automasi Pejabat Sistem Automasi Pejabat (OAS) adalah sistem komputer yang terdiri daripada peranti elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktiviti di kalangan pengurus dan pekerja. Di antara aplikasi OAS yang sering digunakan ialah pemprosesan perkataan, e-mel, kalendar elektronik, mesin faksimili, konferens audio, konferens video, konferens komputer dan desktop publishing. Sistem Berasaskan Pengetahuan Sistem Berasaskan Pengetahuan (KBS) ialah sistem komputer yang boleh meniru cara manusia menyelesaikan masalah seperti berfikir, belajar atau memberikan penerangan penyelesaian dengan menggunakan kepintaran buatan dan pengetahuan yang disimpan di dalam pangkalan data yang mengandungi pengetahuan domain tertentu seperti perubatan, kewangan atau insuran. Bidang kepintaran buatan mempunyai banyak aplikasi atau sistem yang diwakili oleh KBS. Di antaranya ialah sistem pakar, rangkaian neural dan algoritma genetik.

OUM

19


UNIT 1 BAB 1

1.7

JABATAN SISTEM MAKLUMAT

Cuba anda fikirkan, apakah kepentingan jabatan sistem maklumat kepada sesebuah organisasi?

Jabatan Sistem Maklumat (IS) membangun dan menyelenggara sistem maklumat firma. Jabatan ini juga dikenali sebagai Jabatan Perkhidmatan Maklumat, Jabatan Teknologi Maklumat (IT) dan Jabatan Sistem Maklumat Pengurusan (MIS). Struktur dan nama jabatan ini berbeza mengikut firma. Di dalam firma yang kecil, mungkin hanya seorang sahaja individu yang mengendalikan semua tugas yang berkaitan dengan sistem maklumat manakala firma yang lebih besar mempunyai beberapa unit di dalam jabatan IS serta bilangan pekerja yang lebih ramai untuk melaksanakan tugas khusus bagi setiap unit tersebut. Rajah 1.10 menunjukkan carta organisasi umum jabatan IS.

Jabatan IS/IT

Pembangunan Aplikasi Pentadbir Pangkalan Data

Sokongan Sistem Pentadbir Rangkaian

Sokongan Pengguna Sokongan Web

Rajah 1.10: Carta organisasi umum jabatan IS

1.7.1

Pakar Maklumat

TAKRIFAN: Pakar Maklumat merujuk kepada kakitangan firma yang bertanggungjawab di dalam membangun dan menyelenggara sistem maklumat firma.

Terdapat lima kategori pakar maklumat, iaitu Juru Analisa Sistem, Pentadbir Pangkalan Data (DBA), Pentadbir Rangkaian, Pengaturcara dan Operator. Juru Analisa sistem membangunkan sistem baru atau meningkatkan sistem semasa firma. Juru Analisa menakrif masalah, dan mendokumenkan analisis dan rekabentuk sistem dan membina sistem yang dicadangkan. Interaksi dan kerjasama dengan pengguna dan pihak pengurusan perlu untuk menghasilkan sistem yang memenuhi keperluan pengguna. Pentadbir pangkalan data membina dan menyelenggara pangkalan data yang mengandungi data yang diperlukan untuk menghasilkan maklumat pengguna.

20

OUM

UNIT 1 BAB 1


Pentadbir rangkaian membina dan menyelenggara rangkaian komunikasi data yang menghubungkan dan membenarkan perkongsian sumber-sumber pengkomputeran. Perkembangan Internet dan World Wide Web telah melahirkan pakar baru dalam bidang ini yang dikenali sebagai Webmaster atau Web designer. Pengaturcara menulis kod-kod atur cara di dalam bahasa pengaturcaraan tertentu berdasarkan dokumentasi rekabentuk yang ditulis oleh juru analisa sistem. Pengaturcara juga menguji atur cara yang ditulis supaya bebas dari ralat sintaks dan ralat logik. Operator komputer mengendalikan peralatan pengkomputeran berskala besar seperti komputer kerangka utama dan mini. Mereka melakukan tugas-tugas rutin komputer seperti mengawasi operasi sistem komputer, mengendalikan pencetak, storan data dan membantu pengguna yang mengalami masalah. Andaikan sesebuah organisasi tidak mempunyai salah satu daripada pakar maklumat yang telah dijelaskan. Cuba senaraikan kesan-kesan yang akan timbul hasil daripada kekurangan ini.

1.8

TREN PENGKOMPUTERAN PENGGUNA AKHIR

Perkembangan teknologi maklumat telah menjadikan ramai manusia mempunyai literasi komputer pada tahap yang minimum atau pada tahap yang lebih tinggi. Perkembangan ini telah membolehkan pengguna komputer mengguna atau membangunkan sistem komputer tanpa bantuan pakar maklumat. Pengguna sistem, iaitu mereka yang menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer juga dikenali sebagai pengguna akhir. Pembangunan sebahagian atau keseluruhan sistem maklumat oleh pengguna dipanggil sebagai pengkomputeran pengguna akhir (End user Computing - EUC). Pengkomputeran pengguna akhir berkembang kerana faktor-faktor berikut: Peningkatan literasi komputer. Peningkatan kerja-kerja tertangguh di Jabatan Sistem Maklumat. Permintaan yang tinggi untuk membangun dan menyelenggara sistem maklumat telah menyebabkan banyak tugas di jabatan sistem maklumat tidak boleh disiapkan dalam masa yang ditetapkan. Harga perkakasan semakin murah. Ini memudahkan pengguna membeli perkakasan dan mempelajarinya sendiri. Pilihan pakej perisian yang banyak di pasaran. Pakej perisian yang menyediakan fungsi-fungsi umum sesuatu aplikasi sistem ini boleh diubah mengikut keperluan spesifik sesuatu firma serta mudah digunakan oleh pengguna yang mahir atau kurang mahir untuk melaksanakan sistem berasaskan komputer.

OUM

21


UNIT 1 BAB 1

1.9

MENCAPAI CBIS (COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM)

Setiap sistem di dalam CBIS mempunyai kitar hayat yang mempunyai permulaan dan pengakhiran di mana sistem tersebut tidak lagi diperlukan dan digantikan dengan sistem lain. Proses ini dipanggil sebagai kitar hayat pembangunan sistem (System Development Life Cycle - SDLC) yang mengandungi fasa-fasa perancangan, analisis, reka bentuk, pelaksanaan dan penyelenggaraan. Tentu anda masih ingat lagi tentang SDLC yang telah anda pelajari di dalam kursus Analisis dan Reka Bentuk Sistem dahulu bukan? Selain daripada pendekatan tradisional SDLC ini, CBIS juga boleh dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan yang lebih drastik dan pantas yang dikenali sebagai kejuruteraan semula proses bisnes (Business Process Reengineering - BPR). BPR juga telah diperkenalkan di dalam modul yang dinyatakan di atas. BPR merujuk kepada proses memikirkan dan mereka bentuk semula proses bisnes untuk mencapai peningkatan dramatik dalam kos, kualiti dan servis (Hammer et. al, 1993). Sebagai contoh, proses semakan kredit yang mengambil masa selama 6 hari berjaya dipendekkan menjadi 4 jam. BPR menggabungkan kedua-dua strategi penciptaan inovasi bisnes dengan strategi peningkatan besar proses bisnes untuk menjadikan organisasi lebih kukuh dan lebih berdaya saing melalui penggunaan teknologi maklumat. Andaikan sesebuah organisasi tidak mempunyai salah satu daripada pakar maklumat yang telah dijelaskan. Cuba senaraikan kesan-kesan yang akan timbul hasil daripada kekurangan ini.

Latihan 1.31. Takrifkan istilah-istilah berikut: eksekutif sistem pengkomputeran pengguna akhir Bezakan di antara: Data dan maklumat Literasi komputer dan literasi maklumat Pemproses maklumat dan pakar maklumat Siapakah pengguna sistem maklumat? Apakah mekanisma kawalan bagi firma? Dengan bantuan pengaturcara, seorang pengurus di sebuah jabatan akaun menggunakan Microsoft Excel untuk menghasilkan lejer dan kunci kira-kira bulanan. Adakah ini contoh EUC? Terangkan alasan anda.

2.

3. 4. 5.

22

OUM

UNIT 1 BAB 1


RUMUSANSetelah menyelesaikan pembacaan dalam bab 1, anda seharusnya telah memperolehi penjelasan yang lengkap berkenaan kepentingan maklumat, jenis pengguna sistem serta hubungkait antara komponen-komponen sistem. Secara ringkasnya, keseluruhan bab ini dapat disimpulkan seperti penerangan berikut. Maklumat merupakan salah satu daripada sumber organisasi yang penting dan perlu diuruskan dengan baik. Bentuk perniagaan yang semakin kompleks dan peningkatan kemahiran komputer merupakan faktor penggalak kepada pengurusan maklumat. Data adalah fakta mentah yang tidak mempunyai makna manakala maklumat ialah data yang diproses ke dalam bentuk yang lebih bermakna. Jenis sistem maklumat berasaskan komputer yang utama ialah sistem maklumat perakaunan atau sistem maklumat transaksi, sistem maklumat pengurusan, sistem pengautomasian pejabat, sistem sokongan keputusan, sistem berasaskan pengetahuan, sistem maklumat eksekutif dan sistem maklumat pembuatan. Unit firma yang bertanggungjawab untuk membina dan menyelenggara sistem dipanggil sebagai jabatan sistem maklumat. Jabatan ini mempunyai pakar maklumat yang terdiri daripada Juru Analisa sistem, Pentadbir pangkalan data, Pentadbir rangkaian, Pengaturcara dan Operator komputer. Tugas pakar maklumat dapat diringankan dengan penglibatan pengguna di dalam membangunkan sistem. Fenomena ini dikenali sebagai tren pengkomputeran pengguna akhir.

OUM

23

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

UNIT 1 BAB 2

BAB 2

KONSEP SISTEM

PENGENALANAnda telah diperkenalkan dengan model sistem di dalam bab satu. Di dalam bab ini, anda akan diperkenalkan pula dengan beberapa jenis model lain yang membantu pengurus dalam menyelesaikan masalah. Di antaranya ialah model fizikal, naratif, grafik dan matematik. Model sistem yang telah anda pelajari merupakan model sistem umum yang boleh digunakan di dalam pelbagai keadaan. Anda akan melihat dengan lebih terperinci lagi tentang unsur-unsur model sistem umum yang terdiri daripada sistem fizikal dan sistem konseptual. Dalam bab ini juga, anda akan diperkenalkan dengan unsur sistem lain, iaitu piawaian (standard). Secara umumnya, piawai adalah tahap prestasi yang perlu dicapai oleh output sistem. Pengurus akan memastikan piawai sistem dipenuhi dengan membandingkan output sistem dengan piawai. Tindakan boleh diambil jika output kurang atau melebihi piawai yang ditetapkan. Strategi pengurusan yang hanya memberikan tumpuan kepada sesuatu yang berlaku di luar piawai atau norma dikenali sebagai pengurusan melalui pengecualian. Strategi kedua yang hampir sama dengan strategi pertama pula dinamakan sebagai faktor kejayaan kritikal, iaitu pengurus menentukan beberapa faktor yang kritikal kepada kejayaan firma dan memberi fokus kepada pencapaian faktor-faktor tersebut.

OBJEKTIFDi akhir bab ini, anda seharusnya dapat: 1. menakrif empat jenis model dan kegunaan setiap satunya di dalam bisnes; 2. mengenalpasti empat dimensi maklumat; 3. menggunakan konsep pengurusan melalui pengecualian; 4. menggunakan model sistem umum untuk memahami mana-mana organisasi; dan 5. menggunakan pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah.

2.1

MODEL

Sekiranya anda seorang pengurus, apakah kegunaan model kepada anda?

Model merupakan perwakilan kepada sesuatu seperti objek, konsep atau aktiviti dunia nyata yang dikenali sebagai entiti. Model digunakan untuk mewakilkan masalah yang perlu diselesaikan di dalam bentuk yang mudah difahami. Di sini akan dihuraikan tentang jenis-jenis model dan kegunaannya.

24

OUM

UNIT 1 BAB 2


Jenis-jenis Model Model boleh dikelaskan kepada empat jenis yang utama, iaitu model fizikal, model naratif, model grafik dan model matematik. (a) Model Fizikal Model fizikal ialah perwakilan entiti secara tiga dimensi yang boleh dilihat dengan mata kasar. Biasanya entiti ini dimodelkan di dalam saiz yang lebih kecil daripada saiz sebenar. Contoh model fizikal yang sering digunakan di dalam perniagaan ialah model rumah dan model kereta. (b) Model Naratif Model naratif digunakan oleh pengurus melalui penerangan entiti yang dibuat di dalam komunikasi lisan atau bertulis. Butiran entiti dapat difahami oleh pendengar melalui penerangan yang disampaikan. Model naratif merupakan jenis model yang paling popular kerana ia merangkumi setiap komunikasi perniagaan. (c) Model Grafik Pernahkah anda mendengar pepatah Inggeris yang berbunyi sebuah gambar menceritakan seribu perkataan? Model grafik digunakan untuk menggambarkan tentang sesuatu entiti melalui graf, carta, bentuk, simbol dan garisan. Selain daripada bisnes, model grafik juga digunakan di dalam reka bentuk sistem maklumat. Tentu anda masih ingat tentang beberapa model grafik yang anda gunakan ketika menganalisis dan mereka bentuk sistem dahulu. Di antaranya ialah Rajah Aliran Data (Data Flow Diagram - DFD), Rajah Hubungan Entiti (Entity Relationship Diagram - ERD), Carta Alir dan Carta Struktur.

Anda boleh melawat ke laman web http://home.ust.hk/~eteval/ostei/ system.htm untuk melihat dengan lebih terperinci bagaimana Rajah Aliran Data (DFD) dan Rajah Hubungan Entiti (ERD) dibangunkan dalam sesebuah organisasi. (d) Model Matematik Model matematik pula merupakan rumus atau persamaan matematik yang terdiri daripada beberapa pemboleh ubah dan pemalar. Bagaimana cara anda mengira keuntungan jualan? Anda boleh mengira keuntungan jualan dengan memasukkan nilai-nilai di dalam persamaan mudah ini: Untung = Jualan Kos Pengurus perlu terus memantau situasi selepas penyelesaian dilaksanakan untuk memastikan penyelesaian dapat menyelesaikan masalah sebagaimana yang diharapkan. Jika sesuatu perkara yang tidak diingini berlaku, sesuatu perlu dilakukan untuk membetulkan keadaan. Berdasarkan penerangan umum jenis-jenis model tersebut, cuba bina satu gambarajah yang dapat mengaitkan kesemua model-model tersebut.

OUM

25


UNIT 1 BAB 2

Kegunaan Model Keempat-empat model di atas dapat memudahkan kefahaman dan komunikasi. Ini ialah kerana entiti telah diwakilkan di dalam bentuk yang lebih ringkas. Model-model ini boleh digunakan secara berasingan atau digabungkan mengikut kesesuaian keadaan. Sebagai contoh, model matematik mempunyai kelebihan lain, iaitu kebolehan meramal masa hadapan.

2.2

MODEL SISTEM UMUM

Model sistem umum diperkenalkan untuk memudahkan anda menggunakan manamana konsep sistem maklumat di dalam pelbagai jenis organisasi. Unsur bagi model sistem umum merupakan asas keseluruhan sistem maklumat di setiap organisasi. Jika anda dapat memahami konsep model sistem umum, anda dapat memahami jenis-jenis sistem maklumat dan sebarang struktur organisasi dengan mudah. Anda hanya perlu menambah atau mengubahsuai model sistem umum dengan jenis sistem maklumat dan struktur organisasi tertentu semasa anda membuat analisis atau reka bentuk sistem maklumat.

2.2.1

Sistem Fizikal

Sistem fizikal firma mentransformasi sumber-sumber input kepada sumber-sumber output sebagaimana yang dapat dilihat dalam Rajah 2.1. Sumber-sumber input diperolehi dari persekitaran, diproses untuk menjadi sumber-sumber output dan dipulangkan kembali ke persekitaran yang sama. Oleh kerana wujudnya interaksi di antara firma dan persekitarannya melalui sumber-sumber fizikal, sistem fizikal firma dapat diklasifikasikan sebagai sistem terbuka. Jika kita ambil proses pembuatan minyak masak di sebuah firma, kita boleh membayangkan bagaimana sumber-sumber input yang terdiri dari bahan mentah seperti kelapa sawit diproses menjadi minyak masak. Kelapa sawit diperolehi dari persekitaran firma dan minyak masak dipasarkan kepada pelanggan yang juga berada di persekitaran firma.

Sumber Input

Proses Transformasi

Sumber Output

Rajah 2.1: Sistem fizikal firma

Selain daripada aliran material ini, ada beberapa aliran lain seperti aliran personel, mesin dan wang. (a) Aliran material Material input seperti bahan mentah dan komponen diperolehi dari pembekal. Bahanbahan ini disimpan di dalam gudang atau stor sebelum diproses. Selepas melalui proses transformasi, bahan-bahan ini bertukar menjadi produk yang akan disimpan di dalam gudang sebelum dihantar atau dipasarkan kepada pelanggan.

26

OUM

UNIT 1 BAB 2


(b) Aliran personel Aliran personel merujuk kepada pengaliran pekerja. Pekerja diperolehi dari persekitaran melalui agensi pengiklanan atau media cetak dan elektronik. Permohonan pekerja ini akan diproses oleh jabatan sumber manusia. Pekerja kemudian ditempatkan di jabatanjabatan firma. Semasa bekerja, pekerja akan dilatih dan didedahkan dengan pengetahuan dan pengalaman yang menjadikannya lebih mahir. Ada pekerja yang berkhidmat sehingga tamat tempoh dan ada yang berhenti lebih awal. Dalam kedua-dua kes, pekerja tersebut dikembalikan semula ke persekitaran. (c) Aliran mesin Aliran mesin menerangkan bagaimana mesin diperolehi dari pembekal digunakan di dalam firma untuk tempoh tertentu dan dipulangkan semula ke persekitaran setelah mesin tersebut tidak boleh digunakan lagi atau mesin yang baru diperlukan. Komputer, mesin pencetak, mesin pendua dan mesin faksimili adalah di antara beberapa mesin yang digunakan dalam firma.

(d) Aliran wang Aliran wang pula dimulakan dari pemilik wang tersebut seperti bank atau individu yang digunakan untuk membiayai operasi firma. Wang juga diperolehi dari pelanggan yang memberi keuntungan kepada firma. Wang dipulangkan semula ke persekitaran sama ada untuk membayar semula pinjaman, membuat pelaburan atau menderma.

Latihan 2.1Apakah kepentingan model?

2.2.2

Sistem Konseptual

Setelah jelas dengan penerangan sistem fizikal, cuba anda fikirkan apakah kaitannya dengan sistem konseptual?

Anda telah diperkenalkan dengan komponen mekanisma kawalan sistem di dalam bab satu. Kewujudan komponen ini menjadikan sesuatu sistem boleh mengawal outputnya supaya memenuhi objektif sistem dan jenis sistem ini dipanggil sebagai sistem gelung tertutup. Sebaliknya, sistem yang tidak mempunyai mekanisme kawalan dipanggil sebagai sistem gelung terbuka. Di dalam firma, pengurusan merupakan mekanisme kawalan yang memantau prestasi sistem. Untuk mengawal firma, pengurusan memerlukan maklumat yang biasanya ditulis sebagai laporan atau dokumen lain yang berkaitan. Laporan pengurusan mengandungi maklumat input, transformasi dan output yang membantu pengurus menilai prestasi firma. Rajah 2.2, 2.3 dan 2.4 menunjukkan contoh laporan input, transformasi dan output.

OUM

27


UNIT 1 BAB 2

Rajah 2.2: Laporan pembekal memberikan maklumat input

KOD TUGAS PETUGAS

K34-23 AZMI P6754

STATUS SEMASA PROSES 3 - PASANG PINTU KABINET UNIT 34 - PEMASANGAN TARIKH DAN MASA MULA - 12/7; 11:30A ANGGARAN TUGAS SIAP - 12/7; 4:30P TUGAS SETERUSNYA PROSES 4 - CAT KABINET UNIT 5 - CATRajah 2.3: Laporan status tugas memberikan maklumat transformasi

Rajah 2.4: Laporan jualan memberikan maklumat output

28

OUM

UNIT 1 BAB 2


Dimensi Maklumat Pengurus menilai output yang dihasilkan oleh pemproses maklumat berdasarkan empat dimensi maklumat, iaitu: Relevan Maklumat dikatakan relevan apabila ia mengandungi dapat memenuhi keperluan masalah yang sedang dihadapi. Pengurus boleh mencapai maklumat yang berkaitan tanpa perlu melihat maklumat lain yang tidak berkenaan. Tepat Maklumat juga perlu tepat dan tidak mempunyai ralat. Ini penting terutamanya di dalam perkara yang melibatkan wang seperti gaji, pinjaman dan bil. Ramalan masa depan dan laporan prestasi juga dapat dibuat dengan baik dengan penggunaan maklumat yang tepat. Ketepatan Masa Maklumat sentiasa ada ketika diperlukan. Maklumat lepas dan maklumat terkini boleh membantu pengurus membuat keputusan dengan lebih baik. Lengkap Maklumat juga perlu menyeluruh dan lengkap tetapi tidak berlebihan sehingga tidak berkaitan dengan masalah yang hendak diselesaikan.

Piawai Pengurus memerlukan maklumat yang menerangkan apa yang dicapai oleh sesuatu jabatan atau unit firma dan piawaian prestasi yang sepatutnya dicapai oleh jabatan tersebut. Anda telah pun tahu bahawa setiap sistem mesti mempunyai objektif yang merupakan matlamat keseluruhan yang perlu dicapai. Cuba anda kaitkan keempat-empat dimensi maklumat ini dengan keberkesanan perlaksanaan piawaian dalam sesebuah firma.

Setiap sistem mempunyai sekurang-kurangnya satu objektif. Objektif dinyatakan secara umum dan sesuatu yang lebih spesifik mesti ditentukan untuk mengukur sama ada objektif sistem dapat dicapai. TAKRIFAN: Piawai merupakan ukuran kepada prestasi firma dan dinyatakan di dalam istilah yang lebih spesifik dan boleh diukur secara kuantitatif di dalam bentuk wang, bilangan, peratus dan sebagainya.

Misalnya, objektif syarikat ialah untuk memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan; piawai prestasi ialah menerima kurang daripada 10 aduan pelanggan sebulan. Objektif universiti ialah untuk melahirkan graduan yang berprestij; piawai prestasi ialah mengeluarkan 10 peratus graduan kelas satu dan 20 peratus graduan yang mendapat A di dalam projek akhir.

OUM

29


UNIT 1 BAB 2

Pengurus membuat perbandingan di antara piawai dan prestasi firma untuk mengawal sistem fizikal. Perbezaan di antara keduanya menentukan sama ada tindakan perlu diambil. Rajah 2.5 menunjukkan piawai sebagai unsur tambahan sistem fizikal. Dengan ini, sistem konseptual mengawal sistem fizikal menggunakan tiga komponen penting, iaitu pengurusan, pemproses maklumat dan piawai.

Piawai

Maklumat Pengurusan

Maklumat

Pemproses maklumat

Data

Sumber Input

Proses transformasi

Sumber Output

Rajah 2.5: Piawaian prestasi dihantar kepada pengurusan dan pemproses maklumat

Teknik Pengurusan Terdapat dua teknik pengurusan yang dapat membantu pengurus melaksanakan tugasnya dengan lebih cekap dan efektif. Teknik yang dimaksudkan ialah Teknik Pengurusan Melalui Pengecualian (Management By Exception) dan Faktor Kejayaan Kritikal (Critical Success Factors - CSF). Pengurusan Melalui Pengecualian Kaedah apabila pengurus mengambil sesuatu tindakan hanya apabila sesuatu aktiviti berlaku di luar prestasi atau norma yang ditetapkan. Oleh itu, selagi aktiviti firma berada di dalam lingkungan prestasi yang ditetapkan, firma boleh dikatakan di dalam keadaan yang stabil. Teknik ini dapat dilaksanakan dengan perbandingan piawai dan prestasi sebenar sistem yang dihasilkan oleh pemproses maklumat. Sebagai contoh, jumlah pengeluaran kipas yang ditetapkan ialah sebanyak 500 hingga 800 sehari; pengurus akan membuat tindakan susulan hanya jika jumlah pengeluaran kipas berada di luar sasaran yang telah ditetapkan. Teknik pengurusan melalui pengecualian ini boleh dilaksanakan oleh CBIS. Oleh itu, pengurus boleh memberi fokus kepada tugas-tugas yang lain dengan lebih baik. Faktor Kejayaan Kritikal (CSF) Teknik pengurusan yang menggunakan konsep yang serupa dengan teknik pengurusan melalui pengecualian dipanggil sebagai faktor kejayaan kritikal (CSF). CSF merupakan teknik yang digunakan oleh pengurus untuk mengenalpasti beberapa faktor utama yang membawa kepada kejayaan sesuatu fungsi. Biasanya, organisasi menetapkan beberapa CSF untuk dipenuhi dengan sempurna. CBIS menyokong CSF dengan menghasilkan maklumat kepada pengurus.

30

OUM

UNIT 1 BAB 2


Persamaan di antara CSF dan pengurusan melalui pengecualian ialah ia menekankan bahagian tertentu sistem berbanding dengan keseluruhan sistem. Perbezaannya ialah CSF kekal sama dalam tempoh yang panjang manakala pengurusan melalui pengecualian boleh berubah mengikut masa. Anda boleh melawat laman web di www.sizzlingsolutions.com/pdf/gsm.pdf untuk memahami bagaimana model sistem mengaplikasikan kedua-dua teknik Pengurusan Melalui Pengecualian dan Faktor Kejayaan Kritikal.

2.2.3

Persekitaran

Di dalam model sistem umum, sumber mengalir ke dalam firma daripada persekitaran dan setelah melalui proses transformasi, sumber dipulangkan kembali ke persekitaran. Persekitaran melengkapkan model sistem umum seperti di dalam Rajah 2.6. Sumber fizikal memasuki proses fizikal dan sumber konseptual (maklumat dan data) memasuki pemproses maklumat untuk disimpan atau digunakan oleh pengurus. Ia juga boleh mengalir ke atau dari persekitaran.

PersekitaranPiawai Maklumat dan data Pemproses maklumat

Keputusan Pengurusan

Maklumat

DataSumber Fizikal Sumber Fizikal

Sumber Input

Proses transformasi

Sumber Output

Rajah 2.6: Model sistem umum firma

2.2.4

Penyelesaian Masalah

Pada pendapat anda, mengapakah penyelesaian sesuatu masalah perlu dirancang dengan teliti dan apakah komponen-komponennya?

Pengurus akan membuat beberapa keputusan semasa menyelesaikan sesuatu masalah. Pembuatan keputusan ialah tindakan yang dibuat semasa memilih tindakan atau strategi yang dirasakan akan memberi penyelesaian terbaik bagi sesuatu masalah oleh pengurus. Unsur Penyelesaian Masalah Untuk menyelesaikan masalah dengan baik, pengurus perlu berurusan dengan beberapa unsur. Unsur-unsur penyelesaian masalah yang perlu dikenalpasti ditunjukkan di dalam Rajah 2.7.31

OUM


UNIT 1 BAB 2

Masalah

Piawai

Keadaan dikehendaki Penyelesai masalah (Pengurus)

Penyelesaian alternatif

Maklumat

Keadaan semasa

Kekangan

Rajah 2.7: Unsur-unsur penyelesaian masalahPenyelesaian

Piawai menunjukkan keadaan yang dikehendaki, iaitu prestasi yang perlu dicapai oleh firma manakala maklumat menunjukkan keadaan semasa, iaitu pencapaian sebenar firma. Pengurus perlu mencapai kedua-dua maklumat ini untuk mengetahui sama ada masalah wujud atau tidak. Masalah wujud apabila terdapat perbezaan di antara piawai dan maklumat. Masalah berlaku sama ada prestasi sebenar lebih tinggi atau lebih rendah daripada piawai. Oleh itu, masalah dirujuk sebagai sesuatu perkara yang mendatangkan kebaikan atau keburukan firma. Jika prestasi firma melebihi piawai, mungkin adalah lebih baik jika kita meninggikan piawai supaya prestasi yang baik itu dapat dikekalkan. Sebaliknya, jika prestasi firma tidak mencapai piawai, kita perlu menyiasat tentang sebab mengapa masalah itu berlaku. Apabila masalah telah dikenalpasti, pengurus perlu menentukan beberapa penyelesaian alternatif dengan menggunakan maklumat dari kakitangan lain atau pengalamannya sendiri. Sistem maklumat boleh digunakan untuk menilai setiap alternatif yang telah dikenalpasti. Penilaian perlu mengambilkira sebarang kekangan di dalam dan luar firma. TAKRIFAN: Kekangan dalaman merupakan sumber-sumber yang terhad di dalam firma. Kekangan luaran merujuk kepada halangan dari persekitaran firma yang menghadkan aliran sumber ke dalam dan ke luar firma.

Penyelesaian boleh dicapai dengan kehadiran setiap unsur penyelesaian yang difahami oleh pengurus.

32

OUM

UNIT 1 BAB 2


Masalah dan Simptom Perbezaan di antara masalah dan simptom perlu difahami. Simptom adalah keadaan yang dihasilkan oleh masalah. Pengurus selalunya dapat melihat simtom berbanding masalah. Untuk mengetahui punca masalah, simptom perlu dikaji dengan lebih mendalam. Sebagai contoh, doktor mengkaji simptom-simptom untuk mengetahui punca penyakit. Dengan cara yang sama, pengurus perlu mengkaji simptom sesuatu keadaan, misalnya kemerosotan jualan; masalah sebenarnya ialah sebab mengapa jualan merosot.

Struktur Masalah Masalah mempunyai struktur yang mempengaruhi cara ia diselesaikan. TAKRIFAN: Masalah berstruktur ialah masalah yang mempunyai elemen-elemen tertentu dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut dapat difahami dan dilihat dengan jelas. Misalnya, persamaan untung = jualan kos dapat menerangkan mengapa keuntungan firma meningkat atau merosot. Ada juga masalah yang tidak difahami oleh pengurus. Masalah yang dikenali sebagai masalah tidak berstruktur ini tidak mempunyai elemen atau hubungan yang difahami oleh penyelesai masalah. Masalah perilaku manusia adalah contoh masalah jenis ini. Kebanyakan masalah yang sering dihadapi oleh pengurus terdiri daripada gabungan masalah berstruktur dan tidak berstruktur. TAKRIFAN: Masalah berstruktur ialah masalah yang mempunyai elemen-elemen tertentu dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut dapat difahami dan dilihat dengan jelas. Contohnya ialah pemilihan untuk mengeluarkan produk baru. Namun begitu, beberapa elemen seperti kos dan kuantiti bahan mentah, pembekal dan kos promosi dapat ditakrifkan dengan jelas. Tetapi, beberapa elemen lain seperti sambutan pelanggan dan peratus keuntungan sukar untuk dianggarkan.

Latihan 2.2Bagaimana masalah boleh dikenalpasti di dalam firma?

OUM

33


UNIT 1 BAB 2

2.3

PENDEKATAN SISTEM

Tahukah anda bagaimanakah pendekatan secara sistem dapat membantu menyelesaikan masalah?

Pendekatan sistem adalah panduan untuk menyelesaikan masalah secara langkah demi langkah untuk memastikan supaya masalah dapat difahami, alternatif penyelesaian dikenalpasti dan penyelesaian yang dipilih adalah berkesan. Rajah 2.8 menunjukkan pendekatan sistem yang dimaksudkan.

Rajah 2.8: Pendekatan sistem

2.4

FASA PERSEDIAAN

Langkah-langkah di dalam fasa ini tidak semestinya dilakukan secara berjujukan. Langkah pertama - Melihat firma sebagai sebuah sistem Anda perlu menggambarkan firma sebagai sebuah sistem dengan menggunakan konsep sistem umum. Anda perlu memetakan firma anda dengan model sistem umum. Langkah kedua - Kenalpasti sistem persekitaran Anda juga perlu mengenalpasti persekitaran firma yang terdiri dari pelanggan, pembekal, pesaing, pemilik atau pemegang stok, kesatuan pekerja, masyarakat kewangan, kerajaan dan masyarakat global. Langkah ketiga - Kenalpasti setiap subsistem firma Subsistem di dalam firma boleh dilihat daripada beberapa aspek. Subsistem yang mudah difahami oleh pengurus ialah jabatan atau unit yang terdapat di dalam firmanya. Setiap jabatan boleh dilihat sebagai sebuah sistem yang berasingan seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 2.9.

34

OUM

UNIT 1 BAB 2


Rajah 2.9: Jabatan firma sebagai sebuah subsistem

Subsistem firma juga boleh dilihat sebagai peringkat pengurusan. Subsistem tersebut mempunyai hubungan superior dan subordinat dan dihubungkan oleh aliran keputusan maklumat dan keputusan. Keputusan dan arahan yang dibuat oleh peringkat pengurusan atasan disalurkan ke seluruh organisasi. Maklumat pengoperasian di peringkat pengurusan yang lebih bawah juga turut disalurkan ke seluruh organisasi. Dengan itu, pengurus dapat melihat kepentingan maklumat dengan lebih jelas melalui hirarki peringkat pengurusan ini. Apabila pengurus dapat melihat firmanya sebagai sistem yang mempunyai beberapa Presiden subsistem, dia telah memahami konsep sistem dan mencapai dan objektif fasa. Pada peringkat ini, pengurus telah bersedia untuk menggunakan pendekatan sistem dalam menyelesaikan masalah. Anda sudah semestinya mempunyai pengalaman dalam pembangunan sistem. Cuba anda kaitkan Fasa Persediaan yang telah dijelaskan dengan sistem Subsistem yang Subsistemanda bangunkan. pernahpembuatan kewangan

Subsistem pemasaran

2.5

FASA DEFINISI

Subsistem Subsistem Apabila dikenalpasti, sumber manusia masalah maklumat

pengurus boleh meminta bantuan juru analisa untuk memahami masalah tersebut. Juru analisa mempunyai kemahiran menakrif masalah yang tidak ditakrifkan dengan jelas kepada spesifikasi dalam bentuk model, dokumentasi dan rajah bagi sistem baru atau sistem yang ditingkatkan. Beberapa kaedah pengumpulan maklumat seperti temubual dan pemerhatian boleh digunakan oleh pengurus untuk memahami masalah. Fasa ini mengandungi dua langkah utama, iaitu teruskan dari peringkat sistem ke subsistem dan analisis bahagian sistem mengikut jujukan tertentu. Langkah 4. Teruskan dari peringkat sistem ke subsistem Apabila pengurus hendak memahami masalah, dia akan memulakan analisis pada sistem yang berada di bawah tanggungjawabnya. Sistem tersebut boleh terdiri dari firma atau salah satu unit firma. Analisis ini akan berterusan mengikut hirarki sistem, dari satu35

OUM


UNIT 1 BAB 2

peringkat ke peringkat yang lain. Hendaklah diingat bahawa sistem boleh wujud di setiap peringkat firma dan analisis boleh dimulakan di sebarang subsistem di dalam firma. Mula-mula, pengurus mengkaji kedudukan firma dalam hubungannya dengan persekitaran. Di antara persoalan yang dikaji ialah: (a) sama ada firma mempunyai hubungan yang seimbang dengan persekitarannya, (b) sama ada aliran ke dan dari persekitaran firma berlaku mengikut yang sepatutnya, dan (c) adakah sistem mencapai objektifnya dalam menyediakan produk dan servis kepada persekitarannya.

Kemudian, pengurus menganalisis sistem dari aspek subsistemnya. Setiap subsistem dikaji sama ada bekerjasama dengan subsistem lain untuk mencapai objektif sistem. Secara ringkasnya, langkah ini bertujuan untuk mengesan subsistem yang mengandungi punca masalah. Langkah 5 - Analisis bahagian sistem mengikut jujukan tertentu Unsur-unsur sistem dianalisis mengikut jujukan tertentu semasa pengurus mengkaji setiap peringkat sistem. Jujukan yang disusun mengikut keutamaan ini (misalnya 1 dianalisis dahulu, diikuti dengan 2, 3 dan seterusnya) ditunjukkan dalam Rajah 2.10). Dengan ini, masalah di dalam unsur kelima tidak boleh diselesaikan jika terdapat masalah di dalam unsur keempat.

Rajah 2.10: Jujukan unsur sistem yang dianalisis

Unsur pertama Menilai piawai. Piawai bagi prestasi sistem ditetapkan di dalam bentuk kuantitatif tertentu seperti bilangan, peratus dan kewangan. Ciri-ciri piawai dianalisis untuk memastikan ia memenuhi criteria berikut: (a) Mempunyai nilai yang sah. Piawai sepatutnya selaras dengan objektif sistem dan boleh mengukur prestasi sistem dengan baik. Sebagai contoh, jika objektif sistem ialah untuk mengurangkan kos, penggunaan perkakasan IT yang canggih adalah piawai yang kurang sesuai.

36

OUM

UNIT 1 BAB 2


(b) Realistik. Jika kita menetapkan keuntungan sebanyak 50 peratus, kita mungkin tidak dapat mencapainya jika kita baru sahaja memulakan perniagaan atau selama ini kita hanya berjaya mencapai setakat 10 peratus sahaja. (c) Mudah difahami oleh individu yang bertanggungjawab melaksanakannya. (d) Boleh diukur di dalam unit yang jelas. Misalnya, kos yang minimum kurang jelas berbanding dengan pengurangan kos sebanyak 15 peratus di dalam penggunaan buruh dan 20 peratus di dalam penggunaan kertas. Unsur kedua Bandingkan output sistem dengan piawai. Selepas pengurus mendapati piawai memenuhi criteria yang sepatutnya, dia akan menilai output sistem dengan membandingkannya dengan piawai. Seperti yang telah diterangkan di atas, masalah wujud apabila terdapat perbezaan di antara output dan piawai. Jika output lebih rendah daripada piawai, puncanya akan dikaji. Jika output melebihi piawai, mungkin piawai perlu ditinggikan supaya pencapaian yang baik itu boleh diteruskan. Unsur ketiga Menilai pengurusan. Pengurusan dan struktur organisasi dinilai secara kritikal dari beberapa aspek. Di antara aspek pengurusan yang dianalisis ialah kualiti dan kuantiti kerjasama di antara kumpulan, bilangan pengurus sama ada mencukupi atau tidak, kemahiran dan kebolehan pengurus. Struktur organisasi juga dinilai sama ada menyumbang kepada masalah atau sebaliknya. Jika perlu, struktur organisasi boleh diubah dengan menambah unit baru, mengubah struktur pentadbiran dan sebagainya. Unsur keempat Menilai pemproses maklumat. Maklumat yang tidak sampai atau tidak mencukupi mungkin wujud walaupun pengurusan yang sedia ada sudah cukup baik. Jika masalah wujud di sini, sistem maklumat perlu dikaji semula agar dapat menyediakan maklumat yang diperlukan. Unsur kelima Menilai input dan sumber input. Jika tiada masalah yang timbul pada empat unsur pertama tadi, sistem konseptual telah dipastikan tidak mempunyai masalah. Masalah berlaku di dalam sistem fizikal. Tinjauan dibuat berkenaan dengan sumber fizikal di dalam unsur input dan sumber yang mengalir ke dalam unsur input daripada persekitaran. Misalnya, adakah gudang menyimpan bahan mentah yang mencukupi dan adakah pembekal menghantar bahan mentah yang berkualiti? Unsur keenam Menilai proses transformasi. Prosedur dan proses yang tidak sempurna mungkin memberi kesan kepada tranformasi input kepada output. Proses transformasi boleh ditingkatkan kecekapannya dengan bantuan teknologi seperti robot, komputer dan mesin. Unsur ketujuh Menilai sumber output. Akhir sekali, output atau produk akhir yang dihasilkan. Fokus diberikan kepada sumber-sumber fizikal di dalam unsur output seperti gudang menyimpan produk siap, pekerja dan mesin di bahagian penghantaran dan kenderaan penghantaran barang.

OUM

37


UNIT 1 BAB 2

2.6

FASA PENYELESAIAN

Fasa Penyelesaian adalah fasa yang terakhir dalam pendekatan sesuatu sistem. Pada pendapat anda apakah tindakan yang akan diambil jika tiada penyelesaian yang ditemui?

Fasa penyelesaian berkisar kepada penentunya alternatif penyelesaian, pemilihan penyelesaian terbaik dan pelaksanaannya. Langkah 6 - Kenalpasti penyelesaian alternatif Beberapa alternatif yang berbeza dikenalpasti untuk menyelesaikan masalah yang sama untuk mendapatkan penyelesaian yang paling baik. Pengurus biasanya menggunakan pengalaman lepas atau gerak hatinya (intuition) untuk di dalam langkah ini. Pengurus sering menyelesaikan masalah secara berkumpulan. Kumpulan ini menggunakan kaedah sumbang saran (brainstorming) untuk melontar idea bagi mencari penyelesaian. Masih ingat lagi tentang Reka bentuk aplikasi bersama (Joint Application Design) (JAD) di dalam modul SSADM? Kaedah yang lebih formal ini juga boleh digunakan dengan bantuan fasilitator. Katakan anda berhadapan dengan masalah kekurangan wang tunai di dalam perniagaan anda. Apakah alternatif penyelesaiannya? Anda boleh 1) membuat pinjaman 2) meningkatkan jualan dengan mengadakan diskaun dan promosi atau 3) mengurangkan tenaga pekerja. Langkah 7 - Nilai penyelesaian alternatif Setiap alternatif perlu dinilai menggunakan criteria penilaian yang sama, iaitu tahap di mana alternatif boleh menyelesaikan masalah dengan cara yang terbaik dan sejauh mana alternatif boleh memenuhi objektif sistem. Penilaian boleh mengambilkira kebaikan dan kelemahan setiap alternatif. Langkah 8 - Pilih penyelesaian terbaik Langkah seterusnya selepas alternatif dinilai ialah memilih satu penyelesaian terbaik. Mintzberg telah mengenalpasti tiga cara yang boleh digunakan oleh pengurus untuk tujuan ini. (a) Analisis alternatif dinilai secara sistematik dengan mengambilkira kesan alternatif terhadap matlamat organisasi. (b) Pertimbangan proses pemikiran seorang pengurus. Contohnya, seorang ketua jabatan menggunakan pengalaman dan gerak hatinya di dalam memutuskan sama ada rayuan seorang pelajar yang sepatutnya diberhentikan perlu diterima atau ditolak. (c) Penawaran (bargaining) perbincangan di antara sekumpulan pengurus.

Langkah 9 - Laksanakan penyelesaian Penyelesaian dilaksanakan dengan mengambil tindakan tertentu. Misalnya, setelah keputusan untuk membuat pinjaman diambil, maka prosidur untuk memohon pinjaman dilakukan.

38

OUM

UNIT 1 BAB 2


Langkah 10 - Buat susulan untuk memastikan penyelesaian adalah efektif Pengurus perlu terus memantau situasi selepas penyelesaian dilaksanakan untuk memastikan penyelesaian dapat menyelesaikan masalah seperti yang diharapkan. Jika sesuatu perkara yang tidak diingini berlaku, sesuatu perlu dilakukan untuk membetulkan keadaan.

Latihan 2.31. Takrifkan istilah-istilah berikut: (a) piawai (b) masalah 2. Apakah kelebihan model? Apakah kelebihan model matematik berbanding dengan model-model lain? Elemen model sistem umum yang manakah menyediakan maklumat yang dikehendaki? Keadaan semasa? Apa atau siapakah yang menyelesaikan masalah berstruktur? Masalah tidak berstruktur? Masalah semi berstruktur? Nyatakan cara yang boleh digunakan untuk memecahkan firma kepada subsistem.

3.

4.

5.

RUMUSANModel merupakan perwakilan sesuatu seperti objek, konsep atau aktiviti dunia nyata yang dipanggil sebagai entiti. Terdapat empat jenis model, iaitu fizikal, naratif, grafik dan matematik. Model sistem umum boleh digunakan untuk menganalisis pelbagai jenis organisasi. Model ini terdiri daripada sistem fizikal dan sistem konseptual. Model ini mempunyai piawai yang menentukan prestasi sistem yang hendak dicapai dan pemproses maklumat yang menghasilkan maklumat bagi prestasi sebenar firma. Maklumat yang dihasilkan sepatutnya mempunyai empat dimensi penting, iaitu relevan, tepat, ketetapan masa dan lengkap. Maklumat ini boleh digunakan oleh pengurus untuk melaksanakan dua teknik pengurusan pengurusan melalui pengecualian dan faktor kejayaan kritikal. Masalah wujud apabila terdapat perbezaan di antara maklumat dari piawai dan pemproses maklumat. Pengurus menyelesaikan masalah yang mendatangkan kesan negatif atau positif kepada firma. Masalah dikelaskan kepada masalah berstruktur, semi berstruktur dan tidak berstruktur. Pendekatan sistem boleh digunakan oleh pengurus semasa menyelesaikan masalah. Pendekatan sistem terdiri daripada tiga fasa iaitu fasa persediaan, definisi dan penyelesaian. Setiap fasa mempunyai langkah tertentu yang boleh digunakan sebagai panduan.

OUM

39

ASAS SISTEM MAKLUMAT PENGGUNAAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DI DALAM PERANCANGAN STRATEGIK

UNIT 1 BAB 3

BAB 3

PENGGUNAAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DI DALAM PERANCANGAN STRATEGIK

PENGENALANPengurusan strategik merupakan nadi utama sesebuah organisasi terutamanya entiti perniagaan yang bersaing di dalam ekonomi berasaskan pengetahuan. Sejauh mana sesebuah organisasi tersebut dapat bertahan di dalam persaingan adalah bergantung kepada pengurusan strategik yang cekap dan berkesan. Sistem maklumat mampu membantu para pengurus melaksanakan pengurusan strategik ini dengan baik. Di dalam bab ini, para pelajar akan didedahkan dengan konsep pengurusan strategik, model rantaian nilai Porter, pengurusan rantaian bekalan, strategi tahap industri dan sistem maklumat yang meliputi daya saingan dan ekonomi rangkaian. Setiap jenis sistem maklumat yang dibincangkan di dalam modul ini adalah bersepadu di anta satu sama lain. Sistem-sistem maklumat ini mampu menyelsaikan masalah organisasi. Perancangan strategik yang berkesan mampu menghasilkan penyepaduan sistemsistem maklumat yang ada di dalam sesebuah organisasi.

OBJEKTIFDi akhir bab ini, anda seharusnya dapat: 1. memahami definisi pengurusan strategik; 2. memahami konsep model rantaian nilai Porter; dan 3. memahami strategi daya saingan dan ekonomi rangkaian.

3.1

APAKAH PENGURUSAN STRATEGIK?

Anggapkan anda sebagai seorang kakitangan disesebuah organisasi pekerjaan. Pada pendapat anda, perlukan seseorang kakitangan sokongan itu mengetahui dengan baik apakah hala tuju strategik sesebuah organisasi yang dianggotainya itu? Pengurusan strategik merupakan pengurusan yang mampu mengubah objektif, operasi, produk, perkhidmatan dan hubungan persekitaran organisasi di dalam usaha membantu organisasi berkenaan mencapai kelebihan berbanding pesaing-pesaingnya. Pengurusan strategik yang berkesan boleh dibantu oleh sistem maklumat strategik organisasi berkenaan. Sistem maklumat strategik boleh digunakan pada setiap peringkat di dalam organisasi dan ia lebih bersifat menyeluruh dan terperinci berbanding sistemsistem lain. Secara asasnya, sistem maklumat strategik mengubah matlamat, produk perkhidmatan ataupun hubungan dalaman dan luaran sesebuah firma.

40

OUM

UNIT 1 BAB 3


Sistem maklumat strategik mengubah cara firma mengendalikan perniagaan dan urusan-urusan firma secara mendalam dan terperinci. Secara amnya tidak ada satu sistem strategik yang menyeluruh. Apa yang ada adalah beberapa buah sistem yang beroperasi di peringkat strategi yang berbeza sama ada di peringkat perniagaan, firma dan industri dan ia digabungkan menjadi apa yang dinamakan Sistem Maklumat Strategik. Anda akan mempelajari dengan lebih terperinci di dalam kursus Sistem Maklumat Strategik (CBMS4203).

3.2

STRATEGI DI PERINGKAT PERNIAGAAN DAN MODEL RANTAIAN NILAI

Di peringkat perniagaan, persoalan yang utama ialah Bagaimana organisasi dapat bersaing di dalam pasaran?. Pasaran mungkin kenderaan, papan mikrocip atau kabel. Strategi generik yang paling umum di peringkat ini adalah: Menjadi pengeluar kos-rendah Membezakan produk dan perkhidmatan Menukar skop persaingan sama ada dengan memperluaskan pasaran untuk memasukkan pasaran global. Memperkecilkan pasaran dengan mengfokus kepada pasaran Niche yang kecil. Pada pandangan anda, bagaimanakah seseorang kakitangan bawahan dapat membantu menyumbangkan idea dan kepakarannya bagi membolehkan sesebuah organisasi dapat bersaing di pasaran?

3.3

PENGGUNAAN TEKNOLOGI DALAM RANTAIAN NILAI

Model yang biasa digunakan di tahap perniagaan adalah analisis rantaian nilai Porter. Model rantaian nilai mengemukakan aktiviti-aktiviti khusus di dalam perniagaan di mana pada aktiviti-aktiviti inilah strategi-strategi persaingan boleh digunakan sebaik-baiknya (Porter, 1985). Model rantaian nilai ini boleh membantu mempertingkatkan daya-daya persaingan dengan mengenalpasti titik tumpuan pengaruh kritikal dan khusus di mana pada titik-titik inilah teknologi maklumat dapat digunakan secara efektif untuk memperkukuhkan kedudukan persaingan.

Model ini melihat organisasi sebagai satu rangkaian kepada aktiviti-aktiviti asas yang boleh menambahkan nilai ke atas produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan firma. Rajah 3.1 menunjukkan hubungan aktiviti-aktiviti di dalam model rantaian nilai Porter. Aktivti-aktiviti ini boleh dikategorikan kepada: aktiviti-aktiviti utama aktiviti-aktiviti sokongan.

OUM

41


UNIT 1 BAB 3

Aktiviti-aktiviti Sokongan Pentadbiran dan Pengurusan: Sistem Penjadualan dan Pesanan Elektronik Sumber Manusia: Sistem Perancangan Tenaga Kerja Teknologi: Sistem Rekaan dengan Bantuan Komputer Perolehan: Sistem Pembelian BerkomputerLogistik Dalam Sempadan Operasi Logistik Luar S empadan Jualan dan Pemasaran Perkhidmatan

Sistem Pergudangan Automatik

Sistem Mesin Berkawalan Automatik

Sistem Jadual Penghantaran Automatik

Sistem Tempahan Berkomputer

Sistem Penyelenggaraan Peralatan

Aktiviti-aktiviti utama Rajah 3.1: Penggunaan teknologi dalam rangkaian

3.3.1

Aktiviti-aktiviti Utama

Aktiviti-aktiviti utama adalah aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan hampir keseluruhannya pengeluaran dan pengagihan produk serta perkhidmatan organisasi yang mencipta nilai bagi para pelanggan.

Aktiviti-aktiviti ini termasuklah logistik, operasi, jualan dan pemasaran. Aktiviti logistik merujuk aktiviti penerimaan dan penyimpanan barangan bagi proses pengagihan sehinggalah kepada aktiviti pengeluaran. Aktiviti operasi pula merujuk kepada pengubahan input kepada produk yang telah siap. Aktiviti jualan dan aktiviti pemasaran pula termasuklah usaha-usaha untuk mempromosikan dan menjual barangan-barangan serta perkhidmatan-perkhidmatan keluaran organisasi tersebut.

3.3.2

Aktiviti-aktiviti Sokongan

Aktiviti-aktiviti sokongan diperlukan untuk memastikan agar aktiviti-aktiviti utama ini dapat dilaksanakan dan ia mengandungi infrastruktur organisasi (pentadbiran dan pengurusan), sumber manusia (pengambilan, penggajian dan latihan), teknologi (memperbaiki produk-produk dan proses-proses pengeluaran) dan perolehan (mendapat input). Organisasi memperolehi satu kelebihan persaingan di dalam perniagaan apabila mereka menyediakan produk dan perkhidmatan yang lebih bernilai atau apabila mereka menyediakan produk dan perkhidmatan yang sama nilai tetapi pada kadar harga yang lebih rendah kepada para pelanggan. Sistem maklumat strategik boleh memberi kesan42

OUM

UNIT 1 BAB 3


strategik seandainya dapat membantu firma menghasilkan produk dan perkhidmatan pada kos yang lebih rendah berbanding pesaing-pesaing lain ataupun sekiranya dapat membantu menghasilkan produk dan perkhidmatan yang sama kosnya dengan produk dan perkhidmatan pesaing yang lain tetapi ia mempunyai nilai yang lebih tinggi.

3.4

PRODUK DAN PERKHIDMATAN SISTEM MAKLUMAT

Organisasi-organisasi boleh mewujudkan keunggulan jenama secara membezakan produk iaitu mencipta produk-produk serta perkhidmatan-perkhidmatan baru yang dapat dibezakan dengan mudah daripada produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh para pesaing. Segala produk serta perkhidmatan baru ini pula tidak dapat ditiru oleh pesaingpesaing industri yang sedia ada dan pesaing-pesaing baru yang dianggap berpotensi. Para pengeluar telah mula menggunakan sistem maklumat untuk mencipta produk serta perkhidmatan yang boleh diubahsuai bagi memenuhi kehendak-kehendak setiap pelanggan. PETRONAS telah disenaraikan sebagai salah sebuah daripada 500 syarikat yang paling berdaya saing di dunia hari ini. Pada fikiran apakah yang ada pada syarikat ini sehingga membolehkannya menguasai dan mengembang operasinya di luar negara?

3.5

MENCAPAI RUANG PASARAN

Perniagaan-perniagaan boleh membangunkan ruang lingkup baru untuk pasaran secara membezakan fokus, iaitu mengenalpasti sasaran yang khusus bagi setiap produk atau perkhidmatan agar kedua-duanya dapat memberi perkhidmatan terunggul. Sesebuah firma itu boleh menyediakan produk ataupun perkhidmatan khusus dan boleh berjaya dengan lebih baik dalam pasaran yang telah difokuskan berbanding produk atau perkhidmatan yang ditawarkan oleh para pesaing yang sedia ada. Sistem maklumat boleh memberi satu kelebihan persaingan kepada firma-firma ini dengan menghasilkan data untuk memperbaiki jualan dan teknik-teknik pemasaran mereka. Sistem maklumat yang sedemikian rupa menganggap maklumat sebagai satu sumber yang boleh digunakan oleh organisasi bagi menambahkan lagi margin keuntungan dan selanjutnya membolehkan organisasi menguasai pasaran. Sistem maklumat membolehkan firma-firma ini menganalisa corak pembelian, citarasa dan juga keutamaan-keutamaan pelanggan agar mereka dapat mengarah hala tuju pengiklanan dan pemasaran mereka kepada pasaran yang telah difokuskan. Peralatan perisian penggalian data (data mining) seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 3.2 akan mencari corak-corak data dari kumpulan data besar dan mendapatkan peraturan-peraturan yang boleh digunakan sebagai garis panduan dalam proses penetapan keputusan. Pengaliran data boleh digunakan untuk mencari pelanggan-pelanggan yang mempunyai minat yang spesifik atau menentukan minat sekumpulan pelanggan. Pen

Documents

CBMS4203 Unit1 oum