CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU NG · Tài liệu hướng dẫn sử dụng 8 Tại trang Tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến gồm 2 thẻ: Thông tin

CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU

TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

THỦ TỤC CẤP GIẤY XÁC NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN VỀ BẢO VỆ MÔI

TRƯỜNG ĐỐI VỚI TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRỰC TIẾP SỬ DỤNG PHẾ

LIỆU NHẬP KHẨU LÀM NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT – ĐỊA PHƯƠNG

HẠNG MỤC: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM PHỤC VỤ KẾT NỐI,

TRIỂN KHAI CƠ CHẾ MỘT CỬA QUỐC GIA CHO CÁC THỦ TỤC

HÀNHCHÍNH THUỘC LĨNH VỰC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA BỘ TNMT

DỰ ÁN: TRIỂN KHAI CƠ CHẾ MỘT CỬA QUỐC GIA VÀ CƠ CHẾ

MỘT CỬA ASEAN TẠI BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Hà Nội - 2018

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

2

PHIÊN BẢN TÀI LIỆU

Ngày tháng Phiên bản Nội dung sửa đổi Ghi chú

/\ V1.0 Viết mới

THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT

STT Thuật ngữ/Viết tắt Ý nghĩa

1. BTNMT Bộ Tài nguyên và Môi trường

2. TNMT Tài nguyên và Môi trường

3. Tổ chức Đơn vị nộp hồ sơ xin cấp phép đến bộ tài nguyên

môi trường.

4. Tiếp nhận và trả kết

quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của sở tài nguyên

và môi trường

5. Một cửa quốc gia Hệ thống một cửa quốc gia

6. Chuyên Viên Chuyên viên xử lý nghiệp vụ của bộ Tài nguyên và

Môi trường


3

MỤC LỤC

I Giới thiệu chung ....................................................................................................... 4

II Đăng nhập hệ thống ................................................................................................. 4

III Hướng dẫn sử dụng .................................................................................................. 5

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ và tiếp nhận hồ sơ ............... 5

2. Lãnh đạo Chi cục phân công xử lý và thẩm định hồ sơ ......................................... 10

3. Chuyên viên xem xét hồ sơ .................................................................................... 14

3.1 Soạn và phát hành văn bản từ chối trường hợp hồ sơ không đạt ................. 16

3.2 Yêu cầu bổ sung hồ sơ ................................................................................... 18

3.3 Soạn thảo thông báo thu lệ phí thẩm định hồ sơ ........................................... 19

4. Kế toán xác nhận thanh toán .................................................................................. 21

5. Chuyên viên soạn thông báo khảo sát .................................................................... 23

6. Chuyên viên cập nhật Kết quả kiểm tra thực tế và soạn giấy xác nhận ................. 28

6.1 Soạn và phát hành văn bản từ chối trường hợp hồ sơ không đạt ................. 30

6.2 Yêu cầu chỉnh sửa bổ sung ............................................................................ 33

6.3 Soạn thảo giấy xác nhận ............................................................................... 37

7. Lãnh đạo Chi cục duyệt và trình văn bản .............................................................. 39

8. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nhập kết quả xử lý hồ sơ .................................. 41

9. Lãnh đạo Sở ký giấy xác nhận ............................................................................... 42

10. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện trả kết quả .......................................... 43

10.1 Hồ sơ chờ trả kết quả ............................................................................... 43

10.2 Hồ sơ đã trả kết quả ................................................................................. 49


4

I Giới thiệu chung

Tài liệu hướng dẫn cho đối tượng thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, trả kết quả hồ

sơ cho các thủ tục hành chính của dự án triển khai cơ chế một cửa Quốc gia và một

cửa Asean tại Bộ Tài nguyên và môi trường giai đoạn 2016-2020.

Mỗi thủ tục gồm nhiều bước, mỗi bước được thực hiện bởi một bộ phận/phòng

ban khác nhau và theo thứ tự lần lượt.

Sau đây, tài liệu sẽ hướng dẫn minh họa các bước tiếp nhận, xử lý, trả kết quà hồ

sơ của thủ tục “Cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện về bảo vệ môi trường trong nhập khẩu

phế liệu làm nguyên liệu sản xuất cho tổ chức, cá nhân trực tiếp sử dụng phế liệu nhập

khẩu làm nguyên liệu sản xuất” - Địa phương.

Các thủ tục khác của dự án nếu có các bước trong quy trình giống các bước ở thủ

tục minh họa thì cũng thực hiện tương tự.

II Đăng nhập hệ thống

Từ trình duyệt Web, để truy cập vào hệ thống phần mềm Cổng dịch vụ công trực

tuyến, người dùng cần truy cập vào địa chỉ (chẳng hạn hệ thống được cài đặt tại địa

chỉ: http://mc.monre.gov.vn)

Nhập thông tin tài khoản được cấp vào các trường như sau:

- Tên đăng nhập: Nhập tên đăng nhập

- Mật khẩu: Nhập mật khẩu

Ví dụ: Chuyên viên Tiếp nhận và trả kết quả Bắc Ninh đăng nhập với tên đăng nhập

“bd_chuyenvienvp”, mật khẩu “12345aA@”:


5

Sau đó nhấn nút Giao diện hệ thống tương ứng với Chuyên viên

bộ phận tiếp nhận và tả kết quả hiển thị như sau:

Tùy vào từng tài khoản đăng nhập mà các chức năng hiển thị trên giao diện sẽ

khác nhau, tương ứng với các chức danh, nhiệm vụ của người dùng tài khoản đó.

III Hướng dẫn sử dụng

Do đã hướng dẫn chung phần đăng nhập vào hệ thống ở trên nên tại phần này sẽ

mặc định các đối tượng sử dụng đã đăng nhập được vào hệ thống thành công.

Các hồ sơ được gửi về từ hệ thống thuộc cơ chế một cửa quôc gia và cơ chế một

cửa ASEAN được tiếp nhận và chờ xử lý tại Bộ Tài nguyên và Môi trường, qua các

bước như sau:

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ và tiếp nhận hồ sơ

Sau khi tổ chức nộp hồ sơ tại hệ thống một cửa quốc gia, hệ thống một cửa quốc

gia sẽ kiểm tra tính hợp lệ và gửi hồ sơ hợp lệ sang bộ phận tiếp nhận Sở Tài nguyên

và Môi trường, tại đây bộ phận tiếp nhận của Sở TNMT sẽ tiếp nhận hồ sơ.

- Bước 1: Nhấn vào menu Hồ sơ trực tuyến chờ tiếp nhận, danh sách các hồ

sơ chờ tiếp nhận được hiển thị như sau:


6

- Bước 2: Tại danh sách hồ sơ đang chờ tiếp nhận, chọn hồ sơ cần xử lý

nhấn vào nút Chọn >> Tiếp nhận hồ sơ

Trang Tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến hiển thị tương ứng như sau:


7


8

Tại trang Tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến gồm 2 thẻ: Thông tin chung,

Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tổ chức nộp hồ sơ, thông tin chung và chi

tiết của hồ sơ đang cần phê duyệt.

Tại thẻ Thông tin chung, 2 vùng thông tin Thành phần hồ sơ quy định sẽ hiển

thị các file do tổ chức đính kèm vào hệ thống.

- Bước 3: Sau khi xem xét hồ sơ, bộ phận một cửa sẽ thực hiện một trong các

trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hồ sơ cần bổ sung thêm giấy tờ Bộ phận một cửa nhập ý

kiến tại trường [Nội dung ý kiến] và nhấn nút

Cửa sổ [Yêu cầu bổ sung hồ sơ] được hiển thị:


9

Tại cửa sổ, nhập yêu cầu bổ sung tại trường [Nội dung yêu cầu] và nhấn nút

Hồ sơ sẽ được gửi về cho tổ chức với trạng thái “Hồ sơ chờ bổ sung”

Sau khi được tổ chức bổ sung và gửi lại cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, hồ

sơ sẽ ở chức năng Hồ sơ đang tiếp nhận bổ sung. Cách thực hiện tiếp nhận hồ sơ tại

chức năng này tương tự chức năng Hồ sơ trực tuyến chờ tiếp nhận đang hướng dẫn

tại phần này.

Trường hợp 2: Hồ sơ đạt yêu cầu Bộ phận một cửa nhập ý kiến tại

trường [Nội dung ý kiến] và nhấn nút

Cửa sổ xác nhận được hiển thị:


10

Trường hợp đồng ý tiếp nhận, nhấn nút . Ngược lại, nhấn nút

Sau khi tiếp nhận, hồ sơ sẽ được chuyển đến bộ phận tiếp theo để tiếp tục xử lý

Tại tài khoản tổ chức, hồ sơ sẽ có trạng thái là “Hồ sơ đã tiếp nhận”

Bộ phận một cửa kết thúc nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ.

2. Lãnh đạo Chi cục phân công xử lý và thẩm định hồ sơ

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, hồ sơ sẽ được

chuyển đến Lãnh đạo Chi cục để phân công cho một chuyên viên xử lý tiếp hồ sơ.

Cách thực hiện nhiệm vụ này trong hệ thống như sau:

- Bước 1: Nhấn vào menu Hồ sơ đang cần xử lý, chọn chức năng Phân công

phòng xử lý và thẩm định hồ sơ Chức năng được hiển thị như sau:

- Bước 2: Nhấn vào liên kết tương ứng với hồ sơ cần xử lý


11

Trang “Xử lý hồ sơ” được hiển thị:

Tại đây gồm các thẻ như sau:

Thẻ “Quay lại” cho phép người dùng quay lại giao diện trước đó, không thực hiện

xử lý hồ sơ nữa.

Thẻ “Thông tin chung” hiển thị các thông tin chung của hồ sơ


12

Thẻ “Thông tin chi tiết” hiển thị các thông tin chi tiết của hồ sơ

Thẻ “Quá trình xử lý” hiển thị thông tin của từng quá trình xử lý hồ sơ: từ bước

Bộ phận một cửa tiếp nhận đến bước đang xử lý tại thời điểm hiện tại.

Tại thẻ này, muốn xem thông tin chi tiết tại bước xử lý nào thì nhấn vào ký hiệu

tương ứng với bước xử lý đó.

Ví dụ: Xem chi tiết bước “Tiếp nhận hồ sơ”


13

Thẻ “Xử lý hồ sơ” cho phép người dùng xử lý hồ sơ tương ứng với vai trò của

người dùng đó. Cụ thể tại đây là Lãnh đạo cục phân công xử lý hồ sơ.

Tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, Lãnh đạo Cục thực hiện phân công hồ sơ

- Bước 3: Tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, Lãnh đạo chi cục thực hiện phân công hồ sơ:

+ Nếu có tài liệu cần đính kèm thì thực hiện đính kèm file: Nhấn nút

để thêm hồ sơ xuất hiện bảng nhập thông tin tài liệu đính kèm

Nhập tên tài liệu

Nhập Ghi chú

Chọn check box gửi cho tổ chức cá nhân

Bấm nút để upload tài liệu

Bấm để xóa tài liệu

Bấm để lưu tài liệu vừa đính kèm.


14

+ Chọn phòng muốn phân công xử lý hồ sơ tại trường [Đơn vị xử lý], nhập

yêu cầu xử lý tại trường [Nội dung xử lý] và nhấn nút

Chương trình hiển thị hộp thoại xác nhận:

Nhấn nút trên hộp thoại Hồ sơ được chuyển đến phòng vừa được

phân công để thực hiện xử lý tiếp hồ sơ.

3. Chuyên viên xem xét hồ sơ

Sau khi hồ sơ được Lãnh đạo phòng phân công, hồ sơ sẽ được chuyển đến

Chuyên viên để xem xét hồ sơ. Cách thực hiện nhiệm vụ này trong hệ thống như sau:

- Bước 1: Nhấn vào menu Hồ sơ đang cần xử lý, chọn chức năng Xem xét

hồ sơ Chức năng được hiển thị như sau:


15

- Bước 2: Nhấn vào liên kết tương ứng với hồ sơ cần xử lý


Tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, Chuyên viên thực hiện xử lý hồ sơ sau khi xem xét.

- Bước 3: Sau khi xem xét hồ sơ, tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, hồ sơ sẽ có 1 trong 3

trạng thái sau:

+ Không Đủ điều kiện

+ Yêu cầu bổ sung

+ Đủ điều kiện


16

Tùy vào từng trường hợp của hồ sơ mà Chuyên viên sẽ thực hiện các bước xử lý

tiếp theo khác nhau. Sau đây, tài liệu sẽ hướng dẫn cách xử lý hồ sơ theo từng trường

hợp khi Chuyên viên xem xét hồ sơ.

3.1 Soạn và phát hành văn bản từ chối trường hợp hồ sơ không đạt

Sau khi xem xét hồ sơ, trường hợp hồ sơ không đạt, Chuyên viên xử lý như sau:

+ Nếu có tài liệu cần đính kèm thì thực hiện đính kèm file, cách thực hiện

tham khảo tại phần 2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận hồ sơ.

+ Chọn giá trị tại trường [Trạng thái xử lý] là “Hồ sơ không đạt”, nhập ý

kiến tại trường [Nội dung xử lý] và nhấn nút


Nhấn nút trên hộp thoại Hồ sơ được chuyển sang chức năng Soạn

văn bản trả lời của chính tài khoản Chuyên viên này. Tại đây, cho phép Chuyên viên

soạn thảo văn bản để trả lời tổ chức về việc hồ sơ không đạt.


17

Nhấn vào liên kết tương ứng với hồ sơ cần soạn văn bản trả lời


Tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, Chuyên viên thực hiện soạn văn bản trả lời về việc hồ sơ

không đạt. Cách thực hiện như sau:

+ Đính kèm văn bản từ chối (văn bản trả lời). Cách thực hiện đính kèm file

tham khảo tại phần 2.

+ Nhập ý kiến, nội dung xử lý tại trường [Nội dung xử lý] và nhấn nút


18


Sau khi thực hiện xong, hồ sơ có kèm văn bản từ chối được chuyển đến Lãnh đạo

Chi Cục để Duyệt và trình văn bản từ chối -> Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập

kết quả xử lý-> Lãnh đạo sở ký số văn bản từ chối -> Bộ phận Bộ phận tiếp nhận và

trả kết quả trả kết quả. (Thao tác lần lượt các bước công việc đó xem mục 7, 8, 9, 10)

3.2 Yêu cầu bổ sung hồ sơ

Sau khi xem xét hồ sơ, trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ, cần bổ sung thêm,

Chuyên viên xử lý như sau:



+ Chọn giá trị tại trường [Trạng thái xử lý] là “Hồ sơ cần bổ sung”, nhập ý



19


Nhấn nút trên hộp thoại Hồ sơ sẽ được gửi sang phía Một cửa quốc

gia để chuyển tới tổ chức với trạng thái “Hồ sơ chờ bổ sung”.

Sau khi được tổ chức bổ sung và gửi lại, hồ sơ sẽ được chuyển lại cho Bộ phận tiếp

nhận và trả kết quả tại menu Hồ sơ trực tuyến chờ tiếp nhận

Các bước tiếp theo xử lý hồ sơ này lại được lặp lại như xử lý hồ sơ ban đầu.

3.3 Soạn thảo thông báo thu lệ phí thẩm định hồ sơ

Sau khi xem xét hồ sơ, trường hợp hồ sơ đạt, Chuyên viên xử lý như sau:

+ Nếu có tài liệu cần đính kèm thì thực hiện đính kèm file, cách thực hiện tham

khảo tại phần 2.


20

+ Chọn giá trị tại trường [Trạng thái xử lý] là “Hồ sơ đạt”, nhập ý kiến tại

trường [Nội dung xử lý] và nhấn nút



thảo thông báo thu phí thẩm định của chính tài khoản Chuyên viên này. Tại đây,

cho phép Chuyên viên soạn thông báo thu phí thẩm định.

Nhấn vào liên kết tương ứng với hồ sơ cần soạn thông báo.



21

Tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, Chuyên viên thực hiện soạn thông báo chấp thuận cho

phép nhập khẩu phế liệu. Cách thực hiện như sau:

+ Đính kèm thông báo. Cách thực hiện đính kèm file tham khảo tại phần 2.



Hồ sơ được chuyển sang mục 4.

4. Kế toán xác nhận thanh toán

Sau khi yêu cầu thanh toán lệ phí được gửi tới tổ chức cá nhân, tổ chức cá nhân

nhận thông báo và đóng phí thẩm định. Bộ phận kế toán của chi cục sẽ xác nhận việc

đóng lệ phí của tổ chức trên hệ thống tại bước này.

- Bước 1: Nhấn vào menu Hồ sơ đang cần xử lý, chọn chức năng xác nhận

thanh toán Chức năng được hiển thị như sau:


22

Bước 2: Nhấn vào liên kết tương ứng với hồ sơ cần xử lý


Tại đây gồm các thẻ (xem hướng dẫn sử dụng tại mục 2)


người dùng đó.


23

Tại đây người dùng có thể:

Thêm tài liệu đính kèm (xem mục 2)

Chọn trạng thái xử lý, người dùng chọn một trong hai trạng thái:

o Đã thanh toán

o Không thanh toán

Nhập nội dung xử lý

Nhấn Lưu để lưu hồ sơ

Nhấn chuyển hồ sơ để chuyển sang bước kế tiếp

Nếu trạng thái là không thanh toán thì hồ sơ sẽ dừng xử lý tại đây.

Nếu trạng thái là đã thanh toán thì hồ sơ chuyển sang bước tiếp theo: Chuyên viên

soạn thông báo khảo sát.

5. Chuyên viên soạn thông báo khảo sát

- Bước 1: Nhấn vào menu Hồ sơ đang cần xử lý, chọn chức năng Thông báo

khảo sát Chức năng được hiển thị như sau:


24







25

Tại đây người dùng có thể:

Thêm tài liệu “Văn bản thông báo khảo sát”: Nhấn chọn file đính

kèm.


Chọn thành viên hội đồng: Tại mục này người dùng có thể chọn thành viên hội

đồng đã có trong danh sách, hoặc thêm một thành viên hội đồng mới, cụ thể

như sau:

Nhấn xuất hiện hộp thoại thêm thành viên hội đồng như sau:


26

Tại đây người dùng thao tác như sau:

+ Chọn lĩnh vực

+ Chọn tên các thành viên hội đồng có sẵn trong danh sách

+ Nếu thành viên hội đồng chưa có trong danh sách thì Nhấn để

thêm mới thành viên, xuất hiện giao diện:


27

Nhập thông tin thành viên hội đồng vào các ô texbox

Nhất lưu lưu thông tin

Bấm quay lại danh sách để quay lại

Nhấn thoát để thoát khỏi form

Sau khi xong các thao tác thì màn hình thông báo khảo sát như sau:


28

Nhấn Lưu để lưu hồ sơ

Nhấn chuyển hồ sơ để chuyển sang bước kế tiếp

Sau bước này hệ thống sẽ gửi một thông báo khảo sát đến tổ chức cá nhân (tại hệ

thống một cửa quốc gia), Đoàn kiểm tra sẽ theo lịch đi khảo sát thực địa và cập nhật

kết quả khảo sát lên hệ thống ở bước tiếp theo là bước “kết quả đoàn kiểm tra”

6. Chuyên viên cập nhật Kết quả kiểm tra thực tế và soạn giấy xác nhận

- Bước 1: Nhấn vào menu Hồ sơ đang cần xử lý, chọn chức năng Thông báo

khảo sát Chức năng được hiển thị như sau:


29







30

Tại đây người thực hiện:

Thêm tài liệu “Biên bản họp đoàn kiểm tra”: Nhấn chọn file đính

kèm.

Trạng thái xử lý: Chọn một trong ba trạng thái

Đủ điều kiện

Không đủ điều kiện

Yêu cầu bổ sung


Tùy vào từng trường hợp của hồ sơ mà Chuyên viên sẽ thực hiện các bước xử lý

tiếp theo khác nhau. Sau đây, tài liệu sẽ hướng dẫn cách xử lý hồ sơ theo từng trường

hợp khi Chuyên viên cập nhật kết quả kiểm tra thực tế.

6.1 Soạn và phát hành văn bản từ chối trường hợp hồ sơ không đạt

Sau khi xem xét hồ sơ kiểm tra thực tế, trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện để

cấp giấy chứng nhận, Chuyên viên xử lý như sau:


tham khảo tại phần 2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận hồ sơ.

+ Chọn giá trị tại trường [Trạng thái xử lý] là “Hồ sơ không đạt”, nhập ý




31


văn bản trả lời của chính tài khoản Chuyên viên này. Tại đây, cho phép Chuyên viên

soạn thảo văn bản để trả lời tổ chức về việc hồ sơ không đủ yêu cầu cấp giấy chứng

nhận.

Nhấn vào liên kết tương ứng với hồ sơ cần soạn văn bản trả lời



32

Tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, Chuyên viên thực hiện soạn văn bản trả lời về việc hồ sơ

không đạt. Cách thực hiện như sau:

+ Đính kèm văn bản từ chối (văn bản trả lời). Cách thực hiện đính kèm file




Nhấn nút trên hộp thoại Hồ sơ được chuyển sang Lãnh đạo duyệt.


33

Hồ sơ được chuyển đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại chức năng Hồ sơ chờ

trả kết quả để thực hiện trả kết quả cho tổ chức về việc từ chối phê duyệt hồ sơ.

6.2 Yêu cầu chỉnh sửa bổ sung

Sau khi xem xét hồ sơ kiểm tra thực tế, trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc cần

chỉnh sửa bổ sung. Chuyên viên xử lý như sau:



+ Chọn giá trị tại trường [Trạng thái xử lý] là “Hồ sơ cần bổ sung”, nhập ý



Nhấn nút trên hộp thoại Hồ sơ sẽ chuyển sang bước tiếp theo bước

Yêu cầu bổ sung hồ sơ. Bước này thực hiện như sau


34

Nhấn vào liên kết tương ứng với hồ sơ cần soạn thông báo.


Tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, Chuyên viên thực hiện soạn thông báo yêu cầu bổ sung hồ

sơ:

Đính kèm thông báo. Cách thực hiện đính kèm file tham khảo tại phần 2.

Nhập ý kiến, nội dung xử lý tại trường [Nội dung xử lý]

Nhấn nút


Sau bước này thông báo bổ sung hồ sơ sẽ chuyển đến tổ chức cá nhân. Sau khi

được tổ chức bổ sung và gửi lại, hồ sơ sẽ được chuyển lại cho chuyên viên tiếp nhận

và trả kết quả để tiếp nhận hồ sơ bổ sung.

6.2.1 Chuyên viên văn phòng tiếp nhận hồ sơ bổ sung

- Bước 1: Nhấn vào menu Hồ sơ đang cần xử lý


35

Chọn mục “Tiếp nhận hồ sơ bổ sung” Chức năng được hiển thị như sau:

Bước 2: Tại danh sách hồ sơ đang chờ tiếp nhận nhấn vào nút Chọn >> Tiếp nhận hồ

sơ. Các bước tiếp nhận giống mục 1.

Sau bước này hồ sơ chuyển sang bước kiểm tra hồ sơ bổ sung

6.2.2 Chuyên viên kiểm tra hồ sơ bổ sung

- Bước 1: Nhấn vào menu Hồ sơ đang cần xử lý

Xuất hiện danh mục. Chọn mục Kiểm tra hồ sơ bổ sung xuất hiện danh mục hồ sơ

như sau:


36

Bước 2: Tại danh mục kiểm tra hồ sơ bổ sung, chọn hồ sơ cần xử lý bấm nút

xuất hiện giao diện xử lý hồ sơ như sau:



người dùng đó

Tại đây người thực hiện:

Thêm tài liệu “Biên bản họp đoàn kiểm tra”: Nhấn chọn file đính

kèm.

Trạng thái xử lý: Chọn một trong hai trạng thái

Đủ điều kiện

Yêu cầu bổ sung

Nội dung xử lý

Nhấn nút để chuyển hồ sơ sang bước tiếp theo.

Nếu hồ sơ vẫn cần bổ sung thì sẽ chuyển tới bước yêu cầu bổ sung hồ sơ.


37

Nếu hồ sơ đã bổ sung và đạt yêu cầu thì hồ sơ sẽ chuyển sang bước Soạn thảo

giấy xác nhận. Hình dưới đây là một xử lý cho hồ sơ đủ điều kiện.

6.3 Soạn thảo giấy xác nhận

Sau khi xem xét hồ sơ, trường hợp hồ sơ đạt, Chuyên viên xử lý như sau:

+ Nếu có tài liệu cần đính kèm thì thực hiện đính kèm file, cách thực hiện tham

khảo tại mục 2

+ Chọn giá trị tại trường [Trạng thái xử lý] là “Hồ sơ đạt”, nhập ý kiến tại

trường [Nội dung xử lý] và nhấn nút



38


thảo thông báo của chính tài khoản Chuyên viên này. Tại đây, cho phép Chuyên viên

soạn thảo giấy xác nhận.

Chọn hồ sơ cần xử lý, nhấn vào liên kết .


Tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, Chuyên viên thực hiện soạn thảo giấy xác nhận. Cách thực

hiện như sau:

Đính kèm giấy xác nhận

- Nhấn nút để tải file giấy xác nhận mẫu va tiến hành chỉnh sửa

- Nhập thông tin liên quan đến giấy xác nhận

- Nhấn để đính kèm file giấy xác nhận đã soạn thảo lên hệ

thống

- Nhấn Nếu muốn đính kèm thêm văn bản khác.

- Nhấn để lưu văn bản đính kèm

Nhập ý kiến, nội dung xử lý tại trường [Nội dung xử lý]

Nhấn nút



39

Nhấn nút trên hộp thoại Hồ sơ được chuyển sang bước ký duyệt

giấy xác nhận để Lãnh đạo duyệt.

7. Lãnh đạo Chi cục duyệt và trình văn bản

Lãnh đạo chi cục duyệt và trình văn bản (gồm các văn bản từ chối, giấy xác

nhận…)



Tại đây lãnh đạo chi cục vào hệ thống bằng cách nhấn vào liên kết

tương ứng với hồ sơ đang cần ký duyệt, trang “Xử lý hồ sơ” được hiển thị:


40

Tại thẻ “Xử lý hồ sơ”, tùy vào việc duyệt hay không duyệt thông báo của Lãnh

đạo mà Chuyên viên thực hiện một trong các trường hợp sau:

Đính kèm tài liệu


Chọn trạng thái xử lý

+ Trường hợp 1: Không duyệt thông báo

+ Trường hợp 2: Duyệt thông báo

Sau đây là các hướng dẫn cụ thể từng trường hợp:

Trong trường hợp Lãnh đạo không duyệt giấy xác nhận do Chuyên viên soạn,

Hồ sơ được trả lại cho Chuyên viên tại chức năng Soạn thảo giấy phép để Chuyên

viên soạn lại giấy phép Cách soạn lại thông báo tương tự phần soạn thông báo lúc

ban đầu.

Trong trường hợp Lãnh đạo duyệt thông báo do Chuyên viên soạn, Chọn

trường [Trạng thái xử lý] là “Duyệt” thì hồ sơ sẽ chuyển sang bước ký giấy xác nhận

của lãnh đạo sở.

Nhấn nút chuyển hồ sơ


Nhấn nút trên hộp thoại Hồ sơ được chuyển đến bước chuyên viên tiếp

nhận trình ký.


41

8. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nhập kết quả xử lý hồ sơ

Sau khi lãnh đạo chi cục duyệt hồ sơ, hồ sơ được chuyển dến bước này để chuyên

viên tiếp nhận nhập thông tin giấy xác nhận và trình lãnh đạo sở ký giấy xác nhận.



Tại đây lãnh đạo chi cục vào hệ thống bằng cách nhấn vào liên kết Chọn >> Nhập

kết quả tương ứng với hồ sơ đang cần ký duyệt, trang “Xử lý hồ sơ” được hiển thị:

Chuyên viên tiến hành nhập đầy đủ thông tin vào các ô textbox.


42

Bấm lưu

Bấm Chuyển hồ sơ để chuyển hồ sơ sang bước lãnh đạo sở ký giấy xác nhận.

9. Lãnh đạo Sở ký giấy xác nhận

Lãnh đạo sở duyệt và ký số giấy xác nhận.

- Bước 1: Nhấn vào menu Hồ sơ nhấn vào danh sách hồ sơ cần xử lý.

Màn hình danh sách hồ sơ cờ ký số hiển thị như sau:

Tại đây lãnh đạo chi cục vào hệ thống bằng cách nhấn vào liên kết Chọn >> Ký số

bản tin tương ứng với hồ sơ đang cần ký duyệt.

Bấm vào nút ký số văn bản để ký xuất hiện giao diện


43

kiểm tra văn bản ký

ký số cho văn bản

thoát

Sau khi ký số xong hồ sơ sẽ chuyển tra bộ phận tiếp nhận để trả hồ sơ.

10. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện trả kết quả

Như đã nêu tại mục 6.1 và 6.3, sau khi hồ sơ bị từ chối hoặc hồ sơ được phê

duyệt thì hồ sơ sẽ được chuyển đến cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tại chức

năng Hồ sơ chờ trả kết quả để thực hiện trả kết quả cho tổ chức.

Tại tài khoản của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, nhóm chức năng Kết quả hồ

sơ gồm những chức năng sau:

- Hồ sơ chờ trả kết quả

- Hồ sơ đã trả kết quả

Sau đây là các hướng dẫn cụ thể:

10.1 Hồ sơ chờ trả kết quả

Chức năng này cho phép Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trả kết quả xử lý hồ sơ

sang phía Một cửa quốc gia. Cách thực hiện như sau:

- Bước 1: Nhấn vào menu Kết quả hồ sơ, chọn chức năng Hồ sơ chờ trả kết

quả Chức năng được hiển thị như sau:


44

Tại danh sách hồ sơ chờ trả kết quả hiển thị tất cả các hồ sơ thuộc tất cả các lĩnh

vực đang chờ trả kết quả.

- Bước 2: Nhấn nút Chọn >> Trả kết quả tương ứng với hồ sơ cần trả kết

quả.

Trang “Trả kết quả xử lý hồ sơ” được hiển thị gồm 2 thẻ thông tin:

- Thẻ Thông tin trả kết quả: cho phép Bộ phận một cửa xem kết quả hồ sơ

cũng như nhập thêm các thông tin để thực hiện trả kết quả hồ sơ cho Tổ chức.


45

- Thẻ Thông tin hồ sơ: cho phép xem các thông tin chi tiết của hồ sơ.


46

- Bước 3: Tại thẻ Thông tin trả kết quả, nhập thông tin trả kết quả vào các

trường sau:

Kết quả xử lý: Trường này được hệ thống hiển thị tự động Dựa vào

giá trị tại trường này là hồ sơ đủ điều kiện phê duyệt hay hồ sơ bị từ chối mà

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sẽ nhập các thông tin phía sau tương ứng.

Số văn bản: Nhập số văn bản


47

Người ký: Nhập tên người ký văn bản

Chức vụ: Nhập chức vụ của người ký

Ngày ký: Nhập ngày ký văn bản

Ngày hết hiệu lực: Nhập ngày hết hiệu lực của văn bản

Nơi nhận: Nhập nơi nhận văn bản

Tên văn bản: Nhập tên văn bản

Thông tin kết quả xử lý: Nhập thông tin về kết quả của hồ sơ

Thông tin lệ phí: Nhập thông tin lệ phí

Tệp kết quả: Nhấn vào biểu tượng để đính kèm file kết

quả.

Cách thức trả: Chọn cách thức trả kết quả

Ngày trả kết quả: Ban đầu, hiển thị giá trị ngày hiện tại. Có thể chọn lại

giá trị tại trường này.

Người nhận: Ban đầu hiển thị tên của Tổ chức. Có thể nhập lại giá trị

tại trường này.

Lần cấp kết quả: Nhập lần cấp kết quả

Số CMND/Hộ chiếu: Ban đầu hiển thị số CMND/Hộ chiếu của Tổ chức

đã đăng ký từ trước. Có thể nhập lại giá trị tại trường này.

Điện thoại: Ban đầu hiển thị số điện thoại của Tổ chức đã đăng ký từ

trước. Có thể nhập lại giá trị tại trường này.

Email: Ban đầu hiển thị địa chỉ E-mail của Tổ chức đã đăng ký từ trước.

Có thể nhập lại giá trị tại trường này.

Địa chỉ: Ban đầu hiển thị địa chỉ của Tổ chức đã đăng ký từ trước. Có

thể nhập lại giá trị tại trường này.

Có thể đính kèm thêm giấy tờ cần thiết tại vùng Văn bản liên quan

bằng cách nhấn nút 1 dòng dữ liệu được hiển thị:


48

Nhập tên giấy tờ tại trường [Tên giấy tờ]

Nhấn vào biểu tượng để đính kèm file giấy tờ

Ví dụ:

- Bước 4: Nhấn nút



49

Trường hợp đồng ý nhấn nút

10.2 Hồ sơ đã trả kết quả

Chức năng này cho phép Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả em được danh sách

những hồ sơ đã thực hiện trả kết quả cho Tổ chức cũng như xem kết quả, xem thông

tin của từng hồ sơ đó. Cách thực hiện như sau:

- Bước 1: Nhấn vào menu Kết quả hồ sơ, chọn chức năng Hồ sơ đã trả kết

quả Chức năng được hiển thị như sau:

Muốn xem thông tin hồ sơ, thực hiện tương tự đã hướng dẫn tại phần 1. Bộ phận

tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ.

Muốn xem kết quả hồ sơ, nhấn nút Chọn >> Xem kết quả tương ứng hồ sơ muốn

xem.

Thông tin hồ sơ cũng như thông tin chi tiết về kết quả của hồ sơ được hiển thị lần

lượt tại 2 thẻ: Thông tin hồ sơ và Thông tin kết quả.

Thông tin kết quả:


50

Thông tin hồ sơ:


51

Documents

CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU NG · Tài liệu hướng dẫn sử dụng 8 Tại trang Tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến gồm 2 thẻ: Thông tin