監理マニュアル - nenkin.go.jp€¦ · 2012-02-01 · 監理マニュアルの全体構成を規定した「はじめに」、本編の概要を規定した「『Ⅰ.基本編』

監理マニュアル

～Ⅰ.基本編～

【年金記録に係るコンピュータ記録と紙台帳等の突合せ事業】

Ver.0.9

平成 22年 8月 19日版

日本年金機構

© Japan Pension Service

資料１


（Ⅰ.基本編）

平成 22 年 8 月 19 日

i


目次

1. はじめに .................................................................................................................................. 1-1

1.1. 『監理マニュアル』の位置付け ................................................................................... 1-1

1.2. 『監理マニュアル』の目的 ........................................................................................... 1-1

1.3. 『監理マニュアル』の全体構成 ................................................................................... 1-1

2. 『Ⅰ.基本編』の概要 .............................................................................................................. 2-1

2.1. 『Ⅰ.基本編』の目的 ...................................................................................................... 2-1

2.2. 『Ⅰ.基本編』の概要 ...................................................................................................... 2-1

3. 監理基本方針 .......................................................................................................................... 3-2

4. 責務 .......................................................................................................................................... 4-1

4.1. 体制 .................................................................................................................................. 4-1

4.2. 役割と責務 ...................................................................................................................... 4-2

4.2.1. 機構本部................................................................................................................... 4-2

4.2.2. ブロック本部突合チーム ....................................................................................... 4-2

4.2.3. 記録突合センターG ................................................................................................ 4-2

4.2.4. センター受託業者 ................................................................................................... 4-2

5. コミュニケーションルール ................................................................................................... 5-1

5.1. 基本方針 .......................................................................................................................... 5-1

5.1.1. コミュニケーションルートの一元化 ................................................................... 5-1

5.1.2. 窓口担当者の設置 ................................................................................................... 5-1

5.1.3. コミュニケーションツールの活用 ....................................................................... 5-1

5.1.4. 会議体運営............................................................................................................... 5-1

5.2. コミュニケーションルート ........................................................................................... 5-2

5.2.1. センター発コミュニケーション ........................................................................... 5-2

5.2.2. 機構本部発コミュニケーション ........................................................................... 5-4

5.3. コミュニケーションツール ........................................................................................... 5-5

5.3.1. 電子メール............................................................................................................... 5-5

5.3.2. 共有フォルダ（機構 LAN） ................................................................................. 5-6

はじめに

平成 22 年 8 月 19 日

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1. はじめに

1.1. 『監理マニュアル』の位置付け

『監理マニュアル』は、日本年金機構が実施する、年金記録に係るコンピュータ記録と

紙台帳等の突合せ事業（以下、「突合せ事業」）に際しての、監理業務を規定するものであ

る。突合せ事業の関連主体（機構本部、ブロック本部突合チーム、記録突合センターG、セ

ンター受託業者）は、原則として、本監理マニュアルに従い、監理業務を遂行することと

する。

1.2. 『監理マニュアル』の目的

『監理マニュアル』の目的は以下の 3 点である。

監理業務を通じて、高い作業品質、適正な事業コストでの突合せ事業を実現すること

監理業務に係るコスト及び人員の制約の中で、全国 29 センターの効率的な事業監理を

実現すること

監理手順を整備し、スキルに関わらない均一監理を実現すること

1.3. 『監理マニュアル』の全体構成

突合せ事業に関する『監理マニュアル』は以下の 3 編で構成される。

Ⅰ.基本編

Ⅱ.センター立上げ監理編

Ⅲ.センター運営監理編

別途参照：『突合事業規定』

『Ⅰ.基本編』で規定された基本方針、体制に基づき『Ⅱ.センター立上げ監理編』、『Ⅲ.

センター運営監理編』において、それぞれセンター立上げ時、業務開始後のセンター運営

時の各主体の監理作業が規定される。

なお、別途の『突合事業規定』において、突合せ事業に関する個人情報保護規定等を定

めており、各主体は規定に従って監理を実施することとする。

はじめに

平成 22 年 8 月 19 日

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2. 『Ⅰ.基本編』の概要

2.1. 『Ⅰ.基本編』の目的

『Ⅰ.基本編』の目的は、突合せ事業全体で共通する、体制及び基本方針を規定し、長期

に渡る突合せ事業の監理円滑化に資することである。

2.2. 『Ⅰ.基本編』の概要

『Ⅰ.基本編』は、センター立上げ時、運営時を通じて共通する体制及び基本方針を規定

する。

監理マニュアルの全体構成を規定した「はじめに」、本編の概要を規定した「『Ⅰ.基本編』

の概要」、監理業務の考え方を記載した「監理基本方針」、各主体の関係性及び役割、責務

を規定した「責務」、各主体間のコミュニケーションのルート及びツールを規定した「コミ

ュニケーションルール」の 5 章から構成される。

監理基本方針

平成 22 年 8 月 19 日

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3. 監理基本方針

1. 責務・役割の明確分担

突合せ事業においては、機構本部、ブロック本部突合チーム、記録突合センターG、セン

ター受託業者の 4 主体が存在する。適切且つ円滑な監理を実現するため、4 主体の責務、役

割を明確化する。

2. コミュニケーションルールの一元化

主体間の、迅速かつ円滑なコミュニケーションを可能にするため、指示系統、報告ルー

トを一元化するとともに、場面に応じたコミュニケーションツールを明確化し、事業立上

げ～運営段階でのコミュニケーション負荷を軽減する。

3. 定期・定量的な状況把握

突合せ事業では、マルチサイトにて多数の作業者が審査作業に従事するため、作業効率

及び品質にばらつきが発生するリスクが内在している。本リスクを回避するため、各セン

ターの作業状況を定期・定量的に把握可能な体制を構築する。なお、監理、報告対象に関

しては、真に必要なものに限定し実施する。

4. 突合事業規定の遵守

長期に渡って、機構職員とセンター受託業者が協働で突合せ事業を行うに当たり、突合

事業規定を明確化し、個人情報保護を中心として遵守を徹底するとともに、問題が発生し

た際に、早期に対応可能な手順を整備する。

責務

平成 22 年 8 月 19 日

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4. 責務

4.1. 体制

突合せ事業は、以下の主体によって構成される。

図 4-1：突合せ事業推進体制

表 1：関連主体一覧

主体説明

機構本部突合せ事業の全体統括。記録問題対策部及び施行監理

業者によって構成される。

ブロック本部突合チーム管下のセンターを監理するチーム。全国 9 ブロックの

機構職員によって構成される。

センター

記録突合センターG

センター受託業者の立上げ及び運営を監理するグル

ープ。センターに配置される機構職員によって構成さ

れる。

センター受託業者突合せ業務を遂行する主体。突合せ事業受託業者から

なる。（全国 29 センター17000 人）

その他工事業者

センター立上げ時の各センターの機器設置工事等の

受託者。

通知・発送業者突合せ事業の通知・発送業務の受託者。

機構本部

記録問題対策部

機構職員

【凡例】

受託者

施行監理業者

その他

工事業者・通知発送業者等

ブロック本部

ブロック本部

突合チーム

センター

センター受託業者

中央


監理担当者

突合業務担当者

センター


○○○


監理担当者


センター


×××


監理担当者


責務

平成 22 年 8 月 19 日

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4.2. 役割と責務

4.2.1. 機構本部

機構本部は、中央記録突合センターを運営し、管理・監督する責務を負う。また、9 つの

ブロック本部を統括することによって、突合せ事業全体の監理を実施する責務を負う。

センター及びブロック本部からの報告と各種統計データに基づいて、突合せ事業全体の

進捗及び作業品質を把握し、必要に応じてブロック本部、センターに指示を行うことを基

本的な役割とする。

4.2.2. ブロック本部突合チーム

ブロック本部突合チームは、機構本部からの指示に基づいて、ブロック内の各センター

を管理・監督する責務を負う。

現場での監理措置を要する事態が発生した場合は、各センターに赴き対処する役割を担

う。また、ブロック内の各センターの作業進捗、品質等の報告を確認し、必要な対応を指

示するとともに、機構本部に報告する。問題が検出された場合はブロック本部が責任を持

って詳細状況を把握し、機構本部に報告する。

センターから受けた業務遂行上の不明点に関する問合せについては、原則ブロック本部

が回答し、回答できない場合のみ機構本部にエスカレーションする。

4.2.3. 記録突合センターG

記録突合センターG は、突合せ業務における担当業務を確実に遂行する責務を負う。ま

た、ブロック本部からの指示に基づいて、センター受託業者の業務遂行を管理、支援する

責務を負う。

センター受託業者の円滑な業務遂行を支援するため、問合せに随時回答するとともに、

回答できない場合はブロック本部にエスカレーションする。また、センター受託業者から

進捗・稼働状況等について報告を受け、報告内容を確認の上、ブロック本部及び機構本部

に報告する。

4.2.4. センター受託業者

センター受託業者は、記録突合センターG の管理・監督の下、突合せ業務における担当

業務を確実に遂行する責務を負う。

円滑且つ効率的な業務遂行のために必要なセンター立上げ準備、運営管理を実施し、作

業の進捗状況、品質等を定められた頻度で記録突合センターG に報告する。また、機構職

員からの指示に迅速且つ適切に対応し、対応結果を報告する。

コミュニケーションルール

平成 22 年 8 月 19 日

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5. コミュニケーションルール

5.1. 基本方針

5.1.1. コミュニケーションルートの一元化

突合せ事業における関連主体間のコミュニケーションは、報告、問合せ等のようにセン

ターから発信するフローと、指示、周知、配布等のように機構本部から発信するフローの 2

種類が考えられる。各主体の責務に応じた情報集約、指示系統が実現されるよう、センタ

ーと機構本部とのコミュニケーションは原則ブロック本部を介すこととし、コミュニケー

ションルートを明確に定義する。

5.1.2. 窓口担当者の設置

各監理主体に、コミュニケーションの窓口となる窓口担当者を設置する。他主体からの

問合せ窓口を窓口担当者に一元化することによって、効率的な問合せ対応を可能にし、コ

ミュニケーション負荷の軽減を図る。

5.1.3. コミュニケーションツールの活用

オンラインでのコミュニケーションツールとして、電子メール、共有フォルダ（機構 LAN）

の使用を想定し、その使用ルールを規定する。

ただし、緊急時は電話連絡とし、関連主体の窓口担当者リストは各監理主体が共有する

こととする。なお、センター受託業者内部でのコミュニケーションツールに関しては、必

要な情報を的確に伝えうる範囲内で自由なコミュニケーションツールの利用を許可する。

5.1.4. 会議体運営

センターにて、週次定例会議を開催し、センター受託業者は記録突合センターG に対し、

業務運営状況として進捗等を報告する。

機構本部においても、週次定例会議を通じて、突合せ事業全体の進捗情報等を共有する。

以上の会議体の開催タイミングから逆算して、各種報告・提出物のマイルストンが決定

される。


平成 22 年 8 月 19 日

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5.2. コミュニケーションルート

5.2.1. センター発コミュニケーション

センターから発信するコミュニケーションとして、報告・提出と問合せの 2 種類がある。

以下に、それぞれのフローを記載する。

なお、各種報告・提出・問合せの際に用いる、具体的なコミュニケーションツールは

『Ⅱ.センター立上げ監理編』、『Ⅲ.センター運営監理編』で規定される。

1) 報告・提出（定期・都度）

各種提出物（利用者一覧等）、定期報告（作業進捗報告書等）、都度報告（インシデ

ント報告）は以下の通り、センターからブロック本部突合チームと機構本部に同時に

報告・提出し、情報を迅速に収集できるようにする。

図 5-1：報告・提出（定期・都度）フロー

報告・提出

報告・提出内容確認

報告・提出

報告・提出内容確認

指示・確認結果報告

確認報告・提出内容確認

詳細確認・対応指示

確認・対応

確認・対応

受託業者

記録突合

センターＧ

センター

ブロック本部

突合チーム

機構本部


平成 22 年 8 月 19 日

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2) 問合せ（都度）

業務進行上の不明点に関する問合せは、以下フローに示すとおり、回答可否を判断

の上、回答が困難なもののみ上位主体へエスカレーションすることで、可能な限りセ

ンター、ブロック本部内での解決を図る。

なお、ブロック本部突合チームにて回答した内容は、機構本部に報告し、機構本部

で回答内容を把握できるようにする。

また、記録突合センターG が回答しセンター内で解決した問合せについても、全セ

ンターでの共有が必要と判断される場合は、ブロック本部突合チーム及び機構本部に

回答内容と合わせて報告することとする。

図 5-2：問合せ（都度）フロー

回答

エスカレーション

回答

回答可否判断

回答内容確認

回答可否判断

回答

エスカレーション

可

不可

問合せ

確認可

不可

問合せ内容確認

受託業者

記録突合

センターＧ

センター

ブロック本部

突合チーム

機構本部

回答受領回答受領

回答報告

回答受領

回答受領・伝達

回答受領

伝達

回答受領

伝達


平成 22 年 8 月 19 日

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5.2.2. 機構本部発コミュニケーション

機構本部から発信するコミュニケーションとして、指示及び周知、配布等がある。以下

に、それぞれのフローを記載する。

1) 指示（定期・都度）

問題に対する対応指示は、以下の通り、ブロック本部を介して行う。

図 5-3：指示（定期・都度）フロー

指示確認

指示

確認

確認

指示

受託業者

記録突合

センターＧ

センター

ブロック本部

突合チーム

機構本部


平成 22 年 8 月 19 日

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2) 周知・配布（定期・都度）

FAQ 及び定期的な進捗状況や審査結果の周知等は、ブロック本部、センター同時に

情報を共有できるよう、以下のフローとする。

図 5-4：周知・配布フロー（定期・都度）

5.3. コミュニケーションツール

5.3.1. 電子メール

電子メールによるコミュニケーションは、以下のルールに従う。

関係者間の連絡等は、決められた窓口担当者の連絡先に行う

電話や口頭による連絡が行われた場合は、原則、事後、電子メールを用いて相手と

内容を共有する

必要に応じてメーリングリストを作成することを可能とする

メーリングリストを作成した場合、担当者に追加、変更等があった際には、速やか

にメーリングリストの更新を行う

電子メールには必ず件名を入れ、その際、件名の先頭には受信者が何のメールかを

判断可能となるキーワードを入れる

キーワードについては、センター受託業者は機構の指示に従う

なお、ファイルを添付する際は、ファイルにパスワードを設定すること。パスワードは、

記録突合センターＧの指示を仰ぐこと。

周知・配布確認

確認

配布・周知

確認

受託業者

記録突合

センターＧ

センター

ブロック本部

突合チーム

機構本部


平成 22 年 8 月 19 日

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5.3.2. 共有フォルダ（機構 LAN）

円滑な情報共有、及び効率的なコミュニケーション管理の実現のため、機構 LAN 内に共

有フォルダを導入し、ファイル／文書の授受などを行う。

共有フォルダ利用の際は、以下のルールに従う。

各主体は指定された格納期限までに、指定の共有フォルダにファイルを格納する

格納するファイル名は、指定されたファイル名とする

なお、共有フォルダ（機構 LAN）利用はセンター運営時のみとし、使用する共有フォル

ダの詳細は、監理マニュアルⅢ編を参照のこと。


～Ⅱ.センター立上げ監理編～

【年金記録に係るコンピュータ記録と紙台帳等の突合せ事業】

Ver.0.9

平成 22年 8月 19日版

日本年金機構


資料１


（Ⅱ.センター立上げ監理編）

平成 22 年 8 月 19 日

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目次

1. 『Ⅱ.センター立上げ監理編』の概要 .......................................................................... 1-1

1.1. 『Ⅱ.センター立上げ監理編』の目的 ................................................................... 1-1

1.2. 『Ⅱ.センター立上げ監理編』の概要 ................................................................... 1-1

2. センター立上げ監理基本方針 ...................................................................................... 2-1

3. センター立上げ作業（センター受託業者） ................................................................ 3-1

3.1. 個別作業スケジュール作成 ................................................................................... 3-1

3.2. 設備準備 ................................................................................................................ 3-1

3.3. 要員確保 ................................................................................................................ 3-2

3.4. 業務準備 ................................................................................................................ 3-2

4. センター立上げ作業（機構職員） ............................................................................... 4-1

4.1. 個別作業スケジュール作成 ................................................................................... 4-1

4.2. 設備準備 ................................................................................................................ 4-1

4.3. 要員確保 ................................................................................................................ 4-1

4.4. 業務準備 ................................................................................................................ 4-2

5. 監理作業（センター受託業者） ................................................................................... 5-1

5.1. 監理作業内容......................................................................................................... 5-1

5.2. 報告・提出要領 ..................................................................................................... 5-2

5.3. 問合せ要領 ............................................................................................................ 5-4

6. 監理作業（機構職員） ................................................................................................. 6-1

6.1. 監理作業内容......................................................................................................... 6-1

6.2. 報告・提出対応要領 .............................................................................................. 6-3

6.3. 問合せ対応要領 ..................................................................................................... 6-5

7. 週次監理サイクル......................................................................................................... 7-7

『Ⅱ.センター立上げ監理編』

の概要

平成 22 年 8 月 19 日

1-1


1. 『Ⅱ.センター立上げ監理編』の概要

1.1. 『Ⅱ.センター立上げ監理編』の目的

『Ⅱ.センター立上げ監理編』の目的は、センター立上げに係る業務を主体別に規定し、

円滑なセンター立上げを実現することである。

1.2. 『Ⅱ.センター立上げ監理編』の概要

『Ⅱ.センター立上げ監理編』では、突合せ事業におけるセンター立上げ時の作業、監理

作業を主体別に規定する。

『Ⅱ.センター立上げ監理編』の目的、概要を規定する「『Ⅱ.センター立上げ監理編』の

概要」、センター立上げに係る監理基本方針を規定した「センター立上げ監理基本方針」、

センター受託業者の作業を定めた「センター立上げ作業（センター受託業者）」、機構職員

の作業を定めた「センター立上げ作業（機構職員）」、センター立上げ作業を実施する中で

センター受託業者が実施する監理業務を定めた「監理作業（センター受託業者）」、機構職

員が実施する監理業務を定めた「監理作業（機構職員）」、週次の監理サイクルを示した「週

次監理サイクル」の 7 章から構成される。

センター立上げ監理基本方針

平成 22 年 8 月 19 日

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2. センター立上げ監理基本方針

1. 重点管理作業を意識した進捗管理

作業項目とスケジュールを明確化し、特にクリティカルパス上の作業、他の作業と接点

がある作業等、マスタスケジュールへの影響が大きい作業について、重点管理作業1とし、

遅延発生を回避するよう定期的に詳細に進捗状況を管理する。

2. 作業チェックポイントの明確化

立上げ作業時の確認者及びチェックポイントを明確化し、作業完了を機構職員、センタ

ー受託業者双方が、確認可能な体制とする。

3. 監理サイクルの一元化

報告やセンター内定例会議のタイミング等、週次監理サイクルを一元化し、ブロック本

部突合チームや機構本部が効率的に各センターの立上げ状況を把握できる体制とする。

4. 突合事業規定の遵守

長期に渡って、機構職員とセンター受託業者が協働で突合せ事業を行うに当たり、突合

事業規定を明確化し、個人情報保護を中心として遵守を徹底するとともに、問題が発生し

た際に、早期に対応可能な手順を整備する。

1 対象作業は、別紙①『センター立上げ作業一覧』参照。

センター立上げ作業

（センター受託業者）

平成 22 年 8 月 19 日

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3. センター立上げ作業（センター受託業者）

センター立上げ作業を①個別作業スケジュール作成②設備準備③要員確保④業務準備に

分類した上で、センター受託業者の担務を以下に規定する。

なお、センター立上げ作業は、確認作業の際のチェックポイントと合わせて、別紙①『セ

ンター立上げ作業一覧』に記載されているため、適宜参照すること。また、関連主体の定

義については、『Ⅰ.基本編「3.1 体制」』を参照のこと。

3.1. 個別作業スケジュール作成

センター受託業者は、別紙②『標準スケジュール』を基に、業務稼働開始までのセンタ

ー立上げに関する個別作業スケジュールを作成し、記録突合センターG に提出する。個別

作業スケジュール作成においては、作業のマイルストン、作業順序、作業の依存関係を確

認する。

工事スケジュールについては、記録突合センターG を通じて工事業者とスケジュール調

整を実施し、記録突合センターG、機構本部に確定した日程を報告した上で、個別スケジュ

ール上に記載する。

その後、作業遂行の中で個別作業スケジュールを更新した場合は、その旨を記録突合セ

ンターG に報告した上で、再提出する。

なお、個別作業スケジュール作成においては、別紙③『個別作業スケジュール雛形』を

用いること。

3.2. 設備準備

突合せ業務を遂行する設備・環境を準備する。

センター受託業者は、場所を確保した上で、各種工事の前に設備の配置計画図を作成し、

記録突合センターG に提出する。その後、工事業者、記録突合センターG による現地調査

の受入準備を実施する。

工事・設備設置における、センター受託業者担当部分（セキュリティ設備設置、机・椅

子等の備品及びバーコードシステム端末設置等）を実施する。また、バーコードシステム

を導入する。

各作業実施後は、別紙①『センター立上げ作業一覧』のチェックポイントの充足を確認

する。最終的には、別紙④『設備チェックリスト』の充足を確認する。


（センター受託業者）

平成 22 年 8 月 19 日

3-2


3.3. 要員確保

センター受託業者は、要員計画を策定し、計画に従い必要な時期までに必要な要員数を

確保する。要員は、仕様書に定められた要件を満たす者とする。

なお、統括責任者は、突合業務開始 2 ヶ月前、管理者・作業管理者及び品質管理担当者

は突合業務開始 1 ヶ月前までに決定し、記録突合センターG を介して機構本部に報告する

こと。最終的な要員名簿に関しては、「利用者一覧」ファイルを定められた期日までに作成

し、記録突合センターG を介して機構本部に提出すること。

3.4. 業務準備

センター受託業者は、機構本部で実施される集合研修を受講した上で、センター研修計

画を規定する『センター研修計画書』及び『センター研修教材』を作成し、記録突合セン

ターG に提出、確認を経た上で、センター研修を実施する。

なお、『センター研修計画書』は、機構本部から配布される『研修全体計画書』、『センタ

ー研修計画書作成要領』を、センター研修教材に関しては、機構本部から配布される各種

マニュアル、参考資料を基に作成する。センター研修実施後は、センター研修実施報告書

を作成し、記録突合センターG に提出する。

業務開始に向けてセンター設備利用規定等の作成、マニュアルの印刷等資材の準備を行

い、業務遂行計画として運用仕様書を作成する。運用仕様書は、業務スケジュール、作業

体制、設備、品質管理、機密保持対策等について記載した上で、突合業務開始 1 ヶ月前ま

でに記録突合センターG を介して機構本部に提出すること。


（機構職員）

平成 22 年 8 月 19 日

4-1


4. センター立上げ作業（機構職員）

センター立上げ作業を①個別作業スケジュール作成②設備準備③要員確保④業務準備に

分類した上で、機構職員の担務を以下に規定する。

なお、センター立上げ作業一覧は、確認作業の際のチェックポイントと合わせて、別紙

①『センター立上げ作業一覧』に記載されているため、適宜参照すること。また、関連主

体の定義については、『Ⅰ.基本編「3.1 体制」』を参照のこと。

4.1. 個別作業スケジュール作成

記録突合センターG は、工事スケジュールについて、センター受託業者・工事業者とス

ケジュール調整を実施する。その後、センター受託業者から個別スケジュールを受領し、

標準スケジュールとの整合性を確認する。

4.2. 設備準備

記録突合センターG は、センター受託業者から、配置計画図を受領し、業務実施に不都

合がないか確認する。その後、工事業者による現地調査に同行し、工事に向けた確認に加

え、確保された場所が仕様通りであることを確認する。

その後、機構職員は工事業者による機構担当工事（ネットワーク工事・センター内 LAN

工事・端末設置工事）の実施を確認するとともに、記録突合センターG は、センター受託

業者担当の重点管理作業に関して、必要に応じて現地確認を実施する。

記録突合センターG は、全ての立上げ作業実施後、別紙④『設備チェックリスト』に従

って、突合事業が開始可能な状態であることを確認する。

4.3. 要員確保

機構本部及びブロック本部は、業務開始に向けて、各センターに必要な職員を配置する。

記録突合センターG 長を、2010 年 6 月 1 日（後続 4 拠点に関しては 2010 年 9 月 1 日）

に配置した上で、記録突合センターG に関しては、稼動開始 1 ヶ月～2 週間前を目処に配置

する。

また、記録突合センターG は、センター受託業者の採用人数及び採用した要員情報を定

期的に確認するとともに、必要に応じ、採用や研修の現場に立ち会うこと等により、業務

稼働開始に必要な要員が確保されていること、採用及び研修が適切に行われていることを

確認する。

なお、機構本部は記録突合センターG を介して、センター受託業者内の統括責任者に関

しては、突合業務開始 2 ヶ月前、管理者・作業管理者及び品質管理担当者に関しては突合

業務開始 1 ヶ月前までに決定報告を確認する。最終的な要員名簿に関しては、「利用者一覧」


（機構職員）

平成 22 年 8 月 19 日

4-2


ファイルを定められた期日までにセンター受託業者から受領、確認する。

4.4. 業務準備

機構本部は、作成した『研修全体計画書』、『集合研修計画書』に従って、集合研修を実

施する。その後、『センター研修計画書作成要領』を作成し、各種マニュアル、参考資料と

合わせて、センター受託業者に配布する。

記録突合センターＧは、センター受託業者が作成した『センター研修計画書』、『センタ

ー研修教材』をセンター研修前に受領し、レビューを行う。センター受託業者によるセン

ター研修実施後、記録突合センターG は、センター研修実施報告書を受領、確認する。

なお、機構本部は記録突合センターG を介して、突合業務開始 1 ヶ月前までにセンター

受託業者から提出される運用仕様書を確認する。運用仕様書については、仕様書の要件を

満たし、各受託者の提案書と齟齬がないことを確認する。

監理作業（センター受託業者）

平成 22 年 8 月 19 日

5-1


5. 監理作業（センター受託業者）

5.1. 監理作業内容

センター立上げ時において、センター受託業者が実施する監理作業を以下に記載する。

なお、週次の監理サイクルに関しては、7 章を参照のこと。

5.1.1. 進捗管理

センター受託業者は、作成した個別作業スケジュールを基に、週次の監理サイクルで立

上げ作業の進捗状況を管理する。各作業項目について、進捗状況を確認し、報告様式に従

って、記録突合センターG に報告する。遅延が見込まれる作業については、状況を詳細に

報告する。重点管理作業2については、遅延発生見込みの有無に関わらず、詳細な状況を報

告する。

また、重点管理作業の進捗を中心に、センター内定例会議において、記録突合センターG

と情報共有すること。

5.1.2. インシデント管理

センター受託業者は、受託業者内規定、『個人情報保護規定』（受託業者作成）、『突合事

業規定』に鑑みて、以下に示す緊急措置を要する事態が発覚した場合は、状況を正しく把

握し、記録突合センターG に報告することとする。

セキュリティ規定違反（資料紛失、メール誤送信、入退室キーの紛失等）

ハラスメント

その他不祥事と考えられる事象

機構本部の指示に従い、インシデント対応及び再発防止策の検討・実施を行う。

また、インシデント発生件数、分類等を管理し、報告する。

5.1.3. 問合せ対応状況管理

センター受託業者は、当月に起票した問合せ起票件数と回答受領済件数を管理し、報告

様式に従って、記録突合センターG に報告する。

2 対象作業は、別紙①「センター立上げ作業一覧」参照


平成 22 年 8 月 19 日

5-2


5.2. 報告・提出要領

センター立上げ時において、センター受託業者が実施する報告内容・報告方法を、その

頻度ごとに記載する。

5.2.1. 都度

1) インシデント報告

(a) 報告手順及び期限

センター受託業者は、インシデント発覚後、直ちに（定時時間外に発覚した場合

は翌営業日の開始時）口頭で記録突合センターG に報告すること。

口頭報告の際に、詳細報告を要求された事案に関しては、1 営業日以内に『インシ

デント報告』を起票し、記録突合センターG にメールにて提出すること。

(b) 報告様式

別紙⑤『インシデント報告』

5.2.2. 週次

1) 作業進捗報告


毎週木曜日 18:30 までに、個別作業スケジュールを基に、別紙⑦『作業進捗報告

書（サンプル）』の例に倣って作業進捗報告書を作成し、記録突合センターG にメー

ルにて送付すること。

作業進捗報告書には、別紙①『センター立上げ作業一覧』における重点管理作業

の進捗報告を記載するとともに、5.2.4 で規定する各種提出物を添付した上で、提出

すること。

(b) 報告様式

別紙⑨『作業進捗報告書（頭紙）』

別紙⑩『作業進捗報告書（サンプル）』）3

3 別紙⑦はサンプルのため、作成時は各センターの個別作業スケジュールに、ステータス列を追加したも

のを様式として使用すること。


平成 22 年 8 月 19 日

5-3


5.2.3. 月次

1) インシデント発生状況報告


翌月の初回の週次報告時に、当月分のインシデント発生状況報告を作成し記録突

合センターG にメールにて送付すること。

(b) 報告様式

別紙⑪『インシデント発生状況報告』

2) 問合せ対応状況報告


翌月の初回の週次報告時に、当月分の問合せ対応状況報告を作成し記録突合セン

ターG にメールにて送付すること。

(b) 報告様式

別紙⑫『問合せ対応状況報告』

5.2.4. 各種提出物

1) 機器申請

2) 配置計画図

3) 利用者一覧

4) センター研修計画書

5) センター研修教材

6) センター研修実施報告書

7) 運用仕様書

(a) 提出手順及び期限

上記の各種提出物については、作業進捗報告書に添付し、提出すること。

(b) 提出様式

（任意）


平成 22 年 8 月 19 日

5-4


5.3. 問合せ要領

センター立上げ時において、作業等に関する疑義が発生した場合の問合せ要領を以下に

記載する。

5.3.1. 記録突合センターG への問合せ

(a) 手順及び期限

作業進行中、疑義が発生都度、記録突合センターG にメールもしくは口頭で問い

合わせること。記録突合センターG から問合せ・回答票の起票を求められた場合は、

都度起票し、記録突合センターG にメールにて送付する（記録突合センターG 経由に

てエスカレーションされる）。

(b) 様式

別紙⑦『問合せ・回答票』

監理作業（機構職員）

平成 22 年 8 月 19 日

6-1


6. 監理作業（機構職員）

6.1. 監理作業内容

センター立上げ時において、職員が実施する監理作業を以下に記載する。

なお、週次の監理サイクルに関しては、7 章を参照のこと。

6.1.1. 進捗管理

職員は、センター受託業者が作成した個別作業スケジュールに基づき、週次の管理サイ

クルで立上げ作業の進捗管理を実施する。

1) 記録突合センターG

記録突合センターG は、センター受託業者の作業進捗報告書を確認し、ブロック本

部突合チーム及び機構本部へ報告する。遅延見込みとして報告された作業及び重点管

理作業については、詳細な作業状況をセンター受託業者にセンター内定例会議におい

て確認する。

2) ブロック本部突合チーム

ブロック本部突合チームは、センター受託業者の作業進捗報告書を以下のポイント

で確認し、問題がある場合には詳細な状況報告を聴取の上、必要に応じて対応を指示

する。

タスクごとに、未着手、対応中、もしくは完了という進捗ステータスが提

示されていること

後続タスクに影響を与えるタスクに遅延がないこと

進捗状況に問題が検出された場合、問題原因が分析されていること

確認したブロック内センターの状況を機構本部に週報を通じて報告する。

3) 機構本部

機構本部は、センター受託業者の作業進捗報告書及びブロック本部突合チームの週

報を確認し、問題があれば対応を指示する。

6.1.2. インシデント管理

職員は、以下に示す緊急措置を要する事態発覚の報告を受けた場合は、状況を把握し、

対応方法を検討、指示する。

セキュリティ規定違反（資料紛失、メール誤送信、入退室キーの紛失等）


平成 22 年 8 月 19 日

6-2


ハラスメント

その他不祥事と考えられる事象

また、月次で提出されるインシデント発生状況を確認する。


記録突合センターG は、センター受託業者の『インシデント報告』を確認し、対応

方針を検討し、指示する。対応が困難な場合は、エスカレーションする。

また、月次で提出される、センター受託業者のインシデント発生状況報告を確認し、

ブロック本部突合チーム及び機構本部へ報告する。


ブロック本部突合チームは、『インシデント対応照会』を確認し、対応方針を検討し、

指示する。対応が困難な場合は、エスカレーションする。また、ブロック内各センタ

ーでの対応状況を監督する。


問題がある場合には、必要に応じて対応を指示する。

3) 機構本部

機構本部は、『インシデント対応照会』を確認し、対応方針を検討し、指示する。ま

た再発防止策の策定・提出を指示し、その内容を承認する。

インシデント発生内容を全センターに周知し、内容及び再発防止策を共有する。


問題があれば対応を指示する。

6.1.3. 問合せ対応状況管理

職員は、問合せ対応状況報告を確認し、必要に応じて対応する。


記録突合センターG は、センター受託業者の問合せ対応状況報告を確認し、ブロッ

ク本部突合チーム及び機構本部へ報告する。


ブロック本部突合チームは、センター受託業者の問合せ対応状況報告を確認し、未

回答分についての状況を確認する。


平成 22 年 8 月 19 日

6-3


3) 機構本部

機構本部は、センター受託業者の問合せ対応状況報告を確認し、未回答件数が多い

場合は、ブロック本部突合チームに確認し、必要に応じて対応を指示する。

6.2. 報告・提出対応要領

センター立上げ時において、機構職員が実施する報告及びセンター受託業者からの報告、

提出物の対応要領について、以下に頻度ごとに記載する。

6.2.1. 都度

1) インシデント報告

(a) 報告・提出対応手順及び期限

記録突合センターG は、センター受託業者から速報を受けた後、対応可能なイン

シデントに対しては直ちに対応すること。

詳細報告が必要と考えられる事案に関しては、『インシデント報告』の起票を要求

した上で、速報から一両日中に対応方針を検討の上、『インシデント報告』に記載し、

センター受託業者にメールにて送付すること。

対応が困難な事案に関しては、『インシデント対応照会』を速報から一両日中に起

票し、メールにてブロック本部突合チーム（cc:機構本部）に送付すること。

ブロック本部突合チームから『インシデント対応照会』を受領した際は、内容を

『インシデント報告』に転記し、センター受託業者にメールにて送付すること。

ブロック本部突合チームは、確認し、一両日中に対応可否を判断し、対応可能な

ものについては『インシデント対応照会』に記入し、メールにて記録突合センターG

（cc:機構本部）に送付すること。

対応困難なものは、『インシデント対応照会』にその旨を記載した上で、メールに

て機構本部に送付すること。

また、機構本部から受領した『インシデント対応照会』を記録突合センターG へ

転送すること。

機構本部は、確認後、対応方針を検討の上、『インシデント対応照会』に記入し、

ブロック本部突合チームにメールにて送付すること。

(b) 報告様式

別紙⑥『インシデント対応照会』


平成 22 年 8 月 19 日

6-4


6.2.2. 週次

1) 作業進捗報告


記録突合センターG は、受領した作業進捗報告書を確認した上で、毎週金曜日

15:00 までに、ブロック本部突合チーム及び機構本部にメールにて送付すること。

ブロック本部突合チームは、格納された作業進捗報告書を一両日中に確認し、問

題があれば指示をすること。

なお、記録突合センターＧ、ブロック本部突合チーム、機構本部の各主体は、突

合作業の進捗状況を共有フォルダ（機構 LAN）の週報ファイルに、毎週金曜日 18:30

までに記入すること。共有フォルダ（機構 LAN）の指定場所に関しては、別途周知

する。

(b) 報告様式

別紙⑨『作業進捗報告書（頭紙）』

別紙⑩『作業進捗報告書（サンプル）』4

別紙⑬『週報』

6.2.3. 月次

1) インシデント発生状況報告


記録突合センターG は、センター受託業者が作成したインシデント発生状況報告

を一両日中に確認し、ブロック本部突合チーム及び機構本部にメールにて送付するこ

と。

(b) 報告様式

別紙⑪『インシデント発生状況報告』

2) 問合せ対応状況報告


記録突合センターG は、センター受託業者が作成した問合せ対応状況報告を一両

日中に確認し、ブロック本部突合チーム及び機構本部にメールにて送付すること。

(b) 報告様式

別紙⑫『問合せ対応状況報告』

4 別紙⑦はサンプルのため、作成時は各センターの個別作業スケジュールに、ステータス列を追加したも

のを様式として使用すること。


平成 22 年 8 月 19 日

6-5


6.2.4. 各種提出物

1) 機器申請

2) 配置計画図

3) 利用者一覧

4) センター研修計画書

5) センター研修教材

6) センター研修実施報告書

7) 運用仕様書

(a) 提出対応手順及び期限

記録突合センターGは、センター受託業者から上記の各種提出物を受領した際は、

一両日中に確認し、ブロック本部突合チーム及び機構本部にメールにて送付すること。

(b) 提出様式

（任意）

6.3. 問合せ対応要領

センター立上げ時において、センター受託業者からの問合せに対する対応要領を以下に

記載する。

6.3.1. 記録突合センターG の対応


随時寄せられるセンター受託業者からの問合せのうち、回答可能なものは口頭に

て回答すること。回答困難なものについては、センター受託業者に『問合せ・回答票』

の起票を求め、各種マニュアルを参照の上、回答を記入し、センター受託業者にメー

ルにて送付すること。

また、回答した問合せのうち、全センターで共有することが望ましいと判断され

るものに関しては、センター受託業者に『問合せ・回答票』の起票を求め、回答内容

を記録突合センターG にて記載の上、ブロック本部突合チーム及び機構本部にメール

にて送付すること。

記録突合センターG での対応が困難な事案に関しては、『問合せ・回答対応照会』

を一両日中に起票し、メールにてブロック本部突合チーム（cc:機構本部）に送付す

ること。

ブロック本部突合チームから『問合せ・回答対応照会』を受領後、内容を確認し、

『問合せ・回答票』に転記した上で、センター受託業者にメールにて送付すること。


平成 22 年 8 月 19 日

6-6


(b) 様式

別紙⑧『問合せ・回答対応照会』

6.3.2. ブロック本部突合チームの対応


ブロック本部突合チームは、『問合せ・回答対応照会』を確認し、一両日中に対応

可否を判断し、対応可能なものについては『問合せ・回答対応照会』に記入し、メー

ルにて記録突合センターG（cc:機構本部）に送付すること。

対応困難なものに関しては、『問合せ・回答対応照会』にその旨を記載した上で、

メールにて機構本部に送付すること。

また、機構本部から受領した『問合せ・回答対応照会』を記録突合センターG へ

転送すること。

(b) 様式


6.3.3. 機構本部の対応


機構本部は、確認後、対応内容を検討の上、『問合せ・回答対応照会』に記入し、

メールにてブロック本部突合チームに送付すること。

(b) 様式



平成 22 年 8 月 19 日

7-7


7. 週次監理サイクル

図 7-1:週次監理サイクル図

機構本部

ブロック本部

記録突合センターＧ

受託業者

木曜日金曜日月曜日

15:0018:30 13:00

報告書確認

報告書確認

週報記入

報告書確認

週報確認

本部定例会議

報告書メール送信

報告書メール送信

センター内定例会議

週報記入

作業締

報告書作成

（週次・月次）

18:30

週報記入

1～2日前に日程を前倒し可

【監理マニュアルⅡ編】別紙一覧資料１

都度日次週次月次要求

センター立上げ作業一覧 1 センター立上げまでの作業一覧、確認者、チェックポイントを記載。

標準スケジュール 2 センター立上げまでの標準スケジュールを記載。

報告用個別作業スケジュール雛形 3 ○ 標準スケジュールを元に、調整の上で個別スケジュールを確定させ、記載。

確認用設備チェックリスト 4 設備準備終了時に、確認し、必要な設備が準備されていることを確認する。

インシデント報告 5 ○ インシデント発生時に、カテゴリー、概要、原因を記載。機構職員からの指示後、対応概要を記載。

問合せ・回答票 7 ○ 問合せ発生時に、概要、問合せカテゴリーを記載。FAQ追加要否、回答概要は機構職員が記載。

作業進捗報告書（頭紙） 9 ○重点管理作業の進捗状況、遅延が発生している作業状況を中心に、センター立上げ作業の進捗状況を文章で記載。なお、提出時に、各種提出物を添付すること。

作業進捗報告書（サンプル） 10 ○ 個別作業スケジュールに規定された各作業の進捗状況を記載。

インシデント発生状況報告 11 ○ インシデントの発生件数、対応状況を、種類別に集計。

問合せ対応状況報告 12 ○ 問合せ件数、回答受領状況を、問合せ分類別に集計。

センター立上げ作業一覧 1 センター立上げまでの作業一覧、確認者、チェックポイントを記載。

標準スケジュール 2 センター立上げまでの標準スケジュールを記載。

設備チェックリスト 4 設備準備終了時に、確認し、必要な設備が準備されていることを確認する。

インシデント対応照会 6 ○ インシデント発生時、対応困難な場合に、起票し、ブロック本部、機構本部へエスカレーション。

問合せ・回答対応照会 8 ○ 問合せ発生時、対応困難な場合に、起票し、ブロック本部、機構本部へエスカレーション。

週報 13 ○ 問合せ発生時、対応困難な場合に、起票し、ブロック本部、機構本部へエスカレーション。

報告タイミング概要別紙番号別紙名分類対象

センター

受託業者

確認用

機構職員

報告用

報告用

確認用

【別紙①】センター立上げ作業一覧

受託業者記録突合センターG

職員工事業者

1.1.1個別スケジュール（初版）の作成

・センター受託業者は、標準スケジュールに基づき、業務稼働開始までのセンター立上げに関する個別作業スケジュールを作成する。・成果物は記録突合センターGに提出する。

○ △ △ △ ○ ・標準スケジュールとの整合性

1.1.2個別スケジュール（更新版）の作成

・センター受託業者は、NW工事及び機器設置等を実施する日程を個別スケジュールに反映する。・成果物は記録突合センターGに提出する。

○ △ △ △ ・標準スケジュールとの整合性

2.1.1 場所選定/確保・センター受託業者は、仕様要件を満たす作業場所を選定する。

○ ・仕様書・委託要領の要件を充足していること

2.1.2 現地調査

・本部工事業者は、突合せ作業地及び建物に関して、電子機器等の機材設置が可能か確認する。・記録突合センターGは、工事業者の現地調査に立ち会う。

○ ○ ○

・機材設置が可能な建物、執務室であること・受託業者報告と相違がないこと・仕様書・委託要領の要件を充足していること

2.1.3 機器申請

・センター受託業者は、本部提供機器以外に必要な機器を設置する場合、機器申請を記録突合センターGに提出する。・記録突合センターGは、確認の上、承認する。

○ △ △ △

・突合せ事業遂行上、必要性が認められる機器であること・個人情報保護等セキュリティの観点から、問題がない機器であること

2.1.4配置計画図作成・提出

・センター受託業者は、NW工事にて必要な机・機器の配置計画図を作成し、記録突合センターGに提出する。・記録突合センターGは、確認の上、工事業者に配置計画図を引き渡す。・工事業者は、確認の上、必要に応じて調整を行う。

○ △ △ △ △ ○

・机、機器の配置計画が記されていること・NW工事に支障のない配置計画であること・突合せ作業の実施に支障のない配置計画であること

2.1.5工事スケジュール調整

・センター受託業者は、NW工事及び機器設置等の実施日程を工事業者、機構本部と調整の上確定し、記録突合センターG、ブロック本部突合チームに報告する。

○ △ △ ○ ○・後続タスクに支障のない工事スケジュールであること

2.1.6 NW敷設工事

・本部工事業者は、各センターと日本年金機構のデータセンタ―を結ぶ専用回線の敷設工事を実施した上で、機構本部に報告する。・記録突合センターGは、現地にて確認する。

▲ △ ○ ○ ・ＮＷが想定通り、接続されていること

2.1.7 備品設置①・センター受託業者は、機器設置に必要な備品（机・椅子等）を調達、設置する。・記録突合センターGは、現地にて確認する。

○ ▲ ○・配置計画図に従った設置状況であること・突合せ作業遂行上、支障のない設置状況であること

2.1.8 センター内LAN工事・本部工事業者は、センター内のLAN工事を実施した上で、機構本部に報告する。・記録突合センターGは、現地にて確認する。

▲ △ △ ○ ○ ・センター内LANが想定通り、接続されていること

個別作業スケジュール作成

1.11計画

作業内容

【担務】○：実施者、△：確認者、▲：現地確認者

重点管理作業

センターブロック本部突合チーム

機構本部チェックポイント作業分類

設備工事2.1

作業項目

2設備準備



職員工事業者

作業内容


重点管理作業


機構本部チェックポイント作業分類作業項目

2.1.9機器設置工事（提供機器）

・本部工事業者は、専用端末機（WM）、業務専用プリンタ、ファイル共有サーバを各センターに設置する。設置した上で、機構本部に報告する。・記録突合センターGは、現地にて確認する。

▲ △ △ ○ ○

・配置計画図に従った設置状況であること・要員数に見合う端末数が設置されていること・各端末から想定通り、紙台帳検索システムが利用できること

2.1.10 セキュリティ設備工事・センター受託業者は、必要なセキュリティ設備を設ける。※あらかじめ、設置されているセンターの場合、当作業は不要。

○・IC認証もしくはテンキー認証を備えた設備であること

2.1.11 備品設置②・センター受託業者は、その他独自に設置する機器（事務用電話機器・コピー機等）、備品（ロッカー等）を調達、設置する。

○

・突合せ作業遂行上、支障のない備品が設置されていること・仕様書・委託要領を充足する職員用備品が設置されていること・機器申請済みの機器が設置されていること

2.1.12 設備準備最終チェック・記録突合センターGは、センター設備準備として、必要な設備が正しく準備されたことを確認し、その結果をブロック本部突合チーム、機構本部に報告する。

○ ○ △ △ ○・別紙④『設備チェックリスト』を充足していること・機器申請済みの機器が設置されていること

2.2.1バーコードシステム仕様調整

・センター受託業者は、バーコードシステム要求仕様書に基づき、機構本部と仕様を調整し確定する。

○ ○ ・バーコードシステム要求仕様書に基づいていること

2.2.2バーコードシステム設計開発

・センター受託業者は、仕様に基づき、バーコードシステムを設計、開発し、仕様通りに動くことを確認した上で、記録突合センターGに報告し、記録突合センターはブロック本部、機構本部にその旨を報告すること。

○ △ △ △ ○ ・バーコードシステムが仕様通り動作すること

2.2.3バーコードシステム機器設置

・センター受託業者は、バーコードシステムに必要な機器を調達し、設置する。・記録突合センターGは、現地にて確認する。

○ ▲ ○

・バーコードシステムが想定端末数設置されていること（3席に1台が目安）・各端末から想定通り、バーコードシステムが利用できること

2.3.1バーコードシステム仕様配布

・機構本部は、中央記録突合センターの先行開発にて確定した仕様を、ブロック本部突合チーム経由で全センターに配布する。

△ △ △ ○・バーコードシステム仕様が全センターに配布されていること

2.3.2バーコードシステム提供

・中央記録突合センター受託業者は開発したバーコードシステムを、希望するセンター受託業者に提供する。

○・バーコードシステムが希望する全センター受託業者に提供されていること

2.3.3バーコードシステム仕様調整

・配布された中央記録突合センターの仕様をもとに、バーコードシステムを独自に開発／改修するセンター受託業者は、機構本部と仕様調整を行う。

○ ○ ・バーコードシステム要求仕様書に基づいていること

バーコードシステム開発（中央記録突合センター）

2.2

設備工事2.1

2設備準備

バーコードシステム開発（他センター）

2.3



職員工事業者

作業内容


重点管理作業



2.3.4バーコードシステム設計開発

・センター受託業者は、仕様に基づき、バーコードシステムを設計、開発し、仕様通りに動くことを確認した上で、記録突合センターGに報告し、記録突合センターはブロック本部、機構本部にその旨を報告すること。

○ △ △ △ ○ ・バーコードシステムが仕様通り動作すること

2.3.5バーコードシステム機器設置

・センター受託業者は、バーコードシステムに必要な機器を調達し、設置する。・記録突合センターGは、現地にて確認する。

○ ▲ ○

・バーコードシステムが想定端末数設置されていること（3席に1台が目安）・各端末から想定通り、バーコードシステムが利用できること

3.1.1 新規採用・機構本部は、突合せ業務要員として、701名を新規採用する。

○ ・規定の職員数が採用されていること

3.1.2 センター長配置・機構本部は、センター長＋スタッフ1名をブロック本部管理部に配置する。

○ ・29センター長が決定され、配置されていること

3.1.3 記録突合センターG配置・ブロック本部は、各センターに職員を配置し、機構本部に報告する。

○ △ ・規定の職員数が、各センターに配置されていること

3.2.1 業務体制申請（再委託申請）

・センター受託業者は業務実施体制全体像及び緊急対応体制を記録突合センターGに提出する。・再委託をする場合には、その申請を行う。

○ △ △ △

・突合せ事業遂行上、不都合のない実施体制であること・再委託を実施する場合、申請手続に沿って、適切な業者に委託されていること

3.2.2センター要員計画作成

・センター受託業者は予定工数を確認した上で、必要要員数を算出する。・新規要員募集について計画策定し、記録突合センターGに報告する。

○ △ △ △・予定工数を達成する上で、十分な要員計画であること

3.2.3 管理者要員確保・センター受託業者は、稼動時分の管理者要員を確保する。・要員確保状況を記録突合センターGに報告する。

○ △ △ △ ○・仕様書・委託要領の要件を充足する管理者を確保していること・1フロア1名の管理者数を確保していること

3.2.4 統括責任者決定・センター受託業者は、大規模な業務実施施設の運営に関し、深い知識・経験を有する者を統括責任者として指定し、記録突合センターGに報告する。

○ △ △ △ ○・仕様書・委託要領の要件を充足する統括責任者を確保していること

3.2.5作業管理者、品質管理担当者の決定

・センター受託業者は、作業管理者及び品質管理担当者を指定し、記録突合センターGに報告する。

○ △ △ △ ○

・仕様書・委託要領の要件を充足する作業管理者、品質管理担当者を確保していること・作業者6名に対して1名程度の割合で、作業管理者数が確保されていること

3要員確保

2設備準備

要員確保（業者）3.2

要員確保（職員）3.1

バーコードシステム開発（他センター）

2.3



職員工事業者

作業内容


重点管理作業



3.2.6 作業者要員確保

・センター受託業者は、稼働時分の作業者の要員を確保する。・確保状況については、週次の作業進捗報告に合わせて随時報告すること

○ △ △ △ ○・センター要員計画を充足する、要員数が確保できていること

3.2.7 利用者一覧の提出・センター受託業者は、紙台帳検索システム、機構LANのユーザ登録のため、利用者一覧を作成し、記録突合センターGに提出する。

○ △ △ △ ○・センター要員計画を充足する、要員数が確保できていること

4.1.1 研修全体計画書の配布・機構本部は、ブロック本部及びセンターに、研修全体計画書を配布する。

△ △ △ ○ ・全ブロック本部、センターに配布されていること

4.1.2 事例研修の実施

・機構本部は、センター受託業者に対して、1次審査、2次審査作業の事例研修を実施する。

○（受講） ○・集合研修計画書に規定されたプログラムが消化されていること

4.1.3 職員研修（8月、10月）の実施

・機構本部は、ブロック職員、記録突合センターG向けに、それぞれの役割、業務の流れ、管理業務等について研修を行う。

○（受講） ○（受講） ○・集合研修計画書に規定されたプログラムが消化されていること

4.1.4 受託業者研修（8月、10月）の実施

・機構本部は、センター受託業者の管理者及び研修講師担当者を対象に、役割、業務の流れ、監理業務等について研修を行う。

○（受講） ○・集合研修計画書に規定されたプログラムが消化されていること

4.1.5 中央実機研修の実施

・記録突合センターGは、実機を用いたシステム操作に係る研修を行う。・センター受託業者は、研修を受講する。（中央記録突合センター＋希望者）

○（受講） ○ ○・実機が想定通り、動作していること・参加した審査担当者が、実機操作に習熟していること

4.1.6 各種マニュアル配布・機構本部は、ブロックを経由し、全センターに、各種マニュアル（業務手順書、職員マニュアルetc）を配布する。

△ △ △ ○ ・全センターにマニュアルが配布されていること

4.2.1 センター研修計画書作成

・センター受託業者は、研修全体計画書及びセンター研修プログラムを基に、センター研修の内容、スケジュール等を検討し、センター研修計画書を作成する。

○ △ △ △ ○

・研修全体計画書、センター研修計画書作成要領に準拠していること・日程、参加人数、会場等が具体的に記載されていること

4.2.2 センター用マニュアル作成

・業務手順書を基に、センター受託業者用のマニュアルを作成する。・作成したマニュアルを記録突合センターGに提出する。

○ △ △ △・業務手順書に準拠していること・簡易で理解が容易なマニュアルとなっていること

4業務準備

3要員確保

センター研修（受託業者）

4.2

集合研修4.1

要員確保（業者）3.2



職員工事業者

作業内容


重点管理作業



4.2.3 センター研修の実施

・センター受託業者の研修講師担当者が、作業者・作業管理者を対象に1次審査の業務の流れ、作業内容等を研修する。・記録突合センターGは現地にて確認する。

○ ▲ ○

・センター研修計画書に規定されたプログラムが消化されていること・審査担当者の理解度を理解度テストによって確認していること

4.2.4 センター研修実施報告書作成

・センター受託業者は、センター研修の実施結果について、報告書を作成し、記録突合センターGに提出する。

○ △ △ △

・研修日時、参加人数等が具体的に記載されていること・センター研修計画書に規定されたプログラムが消化されていること

4.3 センター研修（職員） 4.3.1 職員研修の実施・記録突合センターGの代表者は、記録突合センターGに、職員の業務内容を伝達研修する。

○ ・集合職員研修の内容を反映していること

4.4.1 運用仕様書の作成・運用仕様書を作成し、記録突合センターGへ提出する。 ○ △ △ △ ○・作業スケジュール、作業体制、機密保持対策等、仕様書、委託要領で規定された内容を含んでいること

4.4.2 チーム編成・センター受託業者は、運用仕様書として策定した計画に基づき、実際のチーム編成（要員配置）を行う。

○

・運用仕様書に準拠していること・突合せ事業遂行上、不都合のないチーム編成であること

4.4.3個人情報保護に関する規定整備

・センター受託業者は、個人情報保護に関する規定を整備し、記録突合センターGに報告する。

○ △ △ △ ○

・「個人情報の取扱い業務に係る規定」、「受託者内での個人情報取扱い状況の点検・検査に係る規定」、「個人情報の取扱い業務に係る規定に違反した場合の処分等を定めた規定」を含んでいること

4.4.4危機管理体制の整備

・センター受託業者は、危機管理体制を整備し、記録突合センターGに報告する。

○ △ △ △

・事務処理誤りや個人情報漏洩等の問題が発生し、緊急措置が必要な問題が発生した場合の対応体制、連絡体制が含まれていること

4.4.5 その他センター個別規定策定

・センター受託業者は、センター個別規定を作成し、記録突合センターGに報告する。

○ △ △ △

・センターにおける、入退室やその他喫煙所、作業場所内での飲食等、の設備利用に係るルールが含まれていること

4.5 資材準備 4.5.1 マニュアルの印刷

センター受託業者は、業務開始後に使用する各種マニュアルについて、必要数印刷する。記録突合センターGは、必要なマニュアルが準備されていることを確認する。

○ ▲ ・必要部数が準備されていること

4業務準備

業務計画・規定策定4.4

センター研修（受託業者）

4.2

【別紙③】個別作業スケジュール（雛形）

5日週 ##### ##### ##### 3日週 ##### ##### ##### ##### 7日週 ##### ##### ##### 5日週 ##### ##### ##### 2日週 9日週 ##### ##### ##### 6日週 ##### ##### ##### 4日週 ##### ##### ##### 1日週 8日週 ##### ##### ##### 6日週 ##### ##### ##### 3日週 ##### ##### ##### ##### 7日週 ##### ##### ##### 7日週 ##### ##### #####

1　計画 1.1 個別作業スケジュール作成 1.1.1 個別スケジュール（初版）の作成 ○


2　設備準備

2.1 設備工事 2.1.1 場所選定/確保

2.1.2 現地調査

2.1.3 機器申請

2.1.4 配置計画図（レイアウト）作成 ○

2.1.5 スケジュール調整

2.1.6 NW敷設工事 ○

2.1.7 備品設置① ○

2.1.8 センター内LAN工事 ○

2.1.9 機器設置工事（提供機器） ○

2.1.10 セキュリティ設備工事

2.1.11 備品設置②

2.1.12 センター設備準備確認

2.2　バーコードシステム開発（中央記録突合センター）

2.2.1 バーコードシステム仕様調整

2.2.2 バーコードシステム設計開発 ○

2.2.3 バーコードシステム機器設置 ○

2.3　バーコードシステム開発（他センター）

2.3.1 バーコードシステム仕様配布

2.3.2 バーコードシステム配布




3　要員確保

3.1　要員確保（職員） 3.1.1 新規採用

3.1.2 センター長配置

3.1.3 記録突合センターG配置

3.2　要員確保（業者） 3.2.1 業務体制申請（再委託申請）

3.2.2 センター要員計画作成

3.2.3 管理者要員確保 ○

3.2.4 統括責任者決定 ○


3.2.6 作業者要員確保 ○

3.2.7 利用者一覧の提出 ○

4　業務準備 4.1　集合研修 4.1.1 研修全体計画書の配布





4.1.6 各種マニュアル配布

4.2　センター研修（受託業者） 4.2.1 センター研修計画書作成 ○


4.2.3 センター研修の実施 ○

4.2.6 センター研修実施報告書作成 ○

4.3　センター研修（職員） 4.3.1 職員研修の実施

4.4　業務計画・規定策定 4.4.1 運用仕様書の作成 ○

4.4.2 チーム編成

4.4.3 個人情報保護に関する規定整備 ○

4.4.4 危機管理体制の整備


4.5　資材準備 4.5.1 マニュアルの印刷

重点管理作業

マイルストン作業分類作業項目

2010(平成22年) 2011（平成23年）4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 1月 2月 3月12月

入札説明会入札・契約中央記録突合センター

稼働開始

先行24センター

稼働開始

1次審査開始 2次審査開始

後続4センター

稼働開始

集合研修① 集合研修②

【別紙④】設備チェックリスト

チェックNo.

チェックリストチェック

欄

1.1座席数分の専用端末が設置されていること、また、全ての専用端末で想定通り紙台帳検索システムが操作可能であること

1.3 突合せ業務専用プリンタが設置されていること、また、専用端末から印刷可能であること

1.4 ファイル共有サーバが設置されていること

1.5バーコードシステム端末が想定数（３席に１台の割合）設置されていること、またバーコードシステムが想定通り操作可能であること

1.6バーコードシステム用プリンタが設置されていること、また、バーコードシステム端末から印刷可能であること

1.7 バーコードシステム用サーバが設置されていること

2 座席 2.1 仕様を満たす座席数分の机・椅子の設置が完了していること

3.1執務室に、入退室管理可能なセキュリティ設備（テンキー認証orIC認証）を設置していること

3.2 マシンルームに、施錠及び入退室管理可能なセキュリティ設備を設置していること

4.1 仕様を満たす照会対応席数（電話数）を設置していること

4.2 ナビダイヤル等が導入されていること

5.1スキャナ（職員用）が1台以上設置されていること、またスキャナからインターネット接続が可能であること

5.2PC（職員用）が1台以上設置されていること、またPCからインターネット接続が可能であること

5.3 職員用座席（机・椅子）が確保されていること

5.4 職員用電話機器が設置されていること、また、通話可能であること

5.5 職員用コピー機が設置されていること

4 電話機器

5 職員用備品

3

チェック分類備考

1 突合せ作業機器

セキュリティ設備

【別紙⑤】インシデント報告

センター名報告日

報告者

報告管理番号

発生日起票者起票者所属

区分

報告確認者対応指示日対応指示者

センター

受託業者

　　 ①セキュリティ　　　　　　　　　　　　 ②ハラスメント　　　　　　　　　　　③その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

インシデント概要

インシデント原因

記録突合センター

Ｇ

対応指示概要

【別紙⑥】インシデント対応照会

センター名照会日

照会者

報告管理番号

発生日起票者起票者所属

区分

報告確認者対応日対応者

報告確認者対応日対応者


Ｇ

　　 ①セキュリティ　　　　　　　　　　　　 ②ハラスメント　　　　　　　　　　　③その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

インシデント概要

インシデント原因

機構本部

対応（指示）概要

ブロ

ック本部突合Ｔ

対応（指示）概要

【別紙⑦】問合せ・回答票

センター名問合せ日

問合せ者

問合せ管理番号

起票日起票者起票者所属

区分

回答日回答者回答者所属

FAQ追加要否

センター

受託業者

①システム操作　　　　　　　　②審査　　　　　　　　③監理方法　　　　　　　　④その他（　　　　　　　　）

問合せ概要


Ｇ

①要　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②不要

回答概要

【別紙⑧】問合せ・回答対応照会

センター名照会日

照会者

問合せ管理番号

起票日起票者起票者所属

区分


FAQ追加要否


FAQ追加要否


Ｇ

①システム操作　　　　　　　　②審査　　　　　　　　③監理方法　　　　　　　　④その他（　　　　　　　　）

問合せ概要

ブロ

ック本部突合Ｔ

①要　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②不要

回答概要

機構本部

①要　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②不要

回答概要

【別紙⑨】作業進捗報告書（頭紙）


報告者報告期間

報告時添付有無

週次

提出物

その他連絡事項

インシデント発生状況報告書

問合せ対応状況報告書

作業進捗状況（遅延発生作業・遅延が見込まれる作業・重点管理作業）

月次

作業進捗報告書

報告様式チェックリスト

ドキュメント名

【別紙⑩】作業進捗報告書（サンプル）

5日週 ##### ##### ##### 3日週 ##### ##### ##### ##### 7日週 ##### ##### ##### 5日週 ##### ##### ##### 2日週 9日週 ##### ##### ##### 6日週 ##### ##### ##### 4日週 ##### ##### ##### 1日週 8日週 ##### ##### ##### 6日週 ##### ##### ##### 3日週 ##### ##### ##### ##### 7日週 ##### ##### ##### 7日週 ##### ##### #####

1　計画 1.1 個別作業スケジュール作成 1.1.1個別スケジュール（初版）の作成

○


2　設備準備 2.1 設備工事 2.1.1 場所選定/確保 2010/5/31

2.1.2 現地調査

2.1.3 機器申請

2.1.4 配置計画図（レイアウト）作成 ○ 2010/6/18

2.1.5 スケジュール調整

2.1.6 NW敷設工事 ○ 2010/8/6

2.1.7 備品設置① ○ 2.1.6「NW敷設工事」後

2.1.8 センター内LAN工事 ○ 2.1.9「備品設置①」後

2.1.9 機器設置工事（提供機器） ○ 2.1.9「備品設置①」後

2.1.10 セキュリティ設備工事 2.1.11「機器設置工事（提供機器）」前

2.1.11 備品設置②

2.1.12 センター設備準備確認 ○

2.2　バーコードシステム開発（中央記録突合センター）




2.3　バーコードシステム開発（他センター）

2.3.1 バーコードシステム仕様配布

2.3.2 バーコードシステム配布




3　要員確保 3.1　要員確保（職員） 3.1.1 新規採用 2010/6/30

3.1.2 センター長配置 2010/6/1

3.1.3 記録突合センターG配置 2010/8/23

3.2　要員確保（業者） 3.2.1 業務体制申請（再委託申請）

3.2.2 センター要員計画作成

3.2.3 管理者要員確保 ○

3.2.4 統括責任者決定 ○


○

3.2.6 作業者要員確保 ○

3.2.7 利用者一覧の提出 ○ 2010/8/9

4　業務準備 4.1　集合研修 4.1.1 研修全体計画書の配布



2010/7/14


2010/7/16


4.1.6 各種マニュアル配布

4.2　センター研修（受託業者） 4.2.1 センター研修計画書作成 ○


4.2.3 センター研修の実施 ○

4.2.4 センター研修実施報告書作成 ○

4.3　センター研修（職員） 4.3.1 職員研修の実施

4.4　業務計画・規定策定 4.4.1 運用仕様書の作成 ○ 2010/8/6

4.4.2 チーム編成

4.4.3個人情報保護に関する規定整備

○

4.4.4 危機管理体制の整備


4.5　資材準備 4.5.1 マニュアルの印刷

2010(平成22年) 2011（平成23年）

4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 1月 2月 3月

作業分類作業項目重点管理作業

マイルストンステータス

入札説明会入札・契約中央記録突合センター

稼働開始

先行24センター

稼働開始

1次審査開始（中央） 2次審査開始（中央）

後続4センター

稼働開始

1.0版

更新版

7/16

集合研修① 集合研修②

7/14

NW工事業者決定（6月中旬～下旬）

差分反映

各作業項目の進捗状況として

以下の3つのいずれかを記載

する。

・完了

・対応中

・未着手

サンプル

【別紙⑪】インシデント発生状況報告書



発生件数累積件数

セキュリティ

ハラスメント

その他

対応状況

インシデント

【別紙⑫】問合せ対応状況報告書



回答受領済回答未受領回答受領済回答未受領

システム操作

審査

監理方法

その他

累積件数

問合せ分類

問合せ件数

【別紙⑬】週報(サンプル）

週報（●月●日～●月●日）

ブロック本部名センター名週報

北海道

宮城①

宮城②

東京①

東京②

千葉

神奈川

埼玉

茨城

新潟

栃木

長野

愛知①

静岡

愛知②

石川

大阪①

大阪②

兵庫

京都

広島

岡山

香川

愛媛

福岡

熊本

鹿児島

長崎

大分

機構本部

北海道

東北

南関東

北関東・信越

中部

（例）中央記録突合センターの発足を視野に入れ、5名増員。心強い。6月4日のセンター長会議に向け、連日、職員、施行監理業者スタッフは深夜までの作業続く。成果物は、各種説明資料・監理マニュアル一式を次週提示予定。

近畿

中国

四国

九州

ブロック本部突合チームにて、把握しているブ

ロック内各センターの状況を、記録突合セン

ターＧは、担当センターの状況を記載する。

各センターの実態が把握できるよう記載する

こと。

（参考）

受託業者

項目内容期限

1 センターG長との連携開始各センターの窓口担当者を設置し、センターG長との連携を開始する。統括責任者とは別に全体管理等の準備推進役を設置する場合、その旨もセンターG長に伝達すること。

8月20日

2 作業スケジュール作成立ち上げに向けた作業スケジュール（ドラフト）を作成する。 8月26日

3 配置計画図の作成作業スケジュールの作成と並行し、配置計画図（レイアウト）を作成する。※工事調整等、配置計画図を基とした各種調整を開始する必要があることから、早期に着手することが望ましい。※レイアウト確定に向けた主たるポイントを下記に例示。

9月13日

4 KDDI社との調整 KDDIとの連携を開始し、現地調査やNW工事の日程を調整する。（直接調整）

5 NTTデータとの調整 NTTデータとの連携を開始し、機器設置工事の日程等を調整する。（別途説明）

6 作業スケジュール更新各種調整を踏まえ、作業スケジュールを常時更新する。※什器の搬入タイミングがネックになることから、機器設置に必要な什器の搬入可能時期を早期に調整する（それ以外の什器は後から搬入する等の工夫は適宜行う）。※レイアウト確定に向けた主たるポイントを下記に例示。

9月13日

7 バーコードシステム仕様調整バーコードシステムを独自に開発する場合、その開発スケジュールを定めた上で、機構本部と仕様調整会議を実施する。

9月13日

8 研修計画の確認機構本部から今後配布する「研修全体計画書」および「センター研修計画書作成要領」を確認し、センター内での研修の準備に着手する。※上記資料は後日配布予定。少なくとも、9/1（予定）の集合研修にて説明予定。※また、センター内での研修で使用可能な研修資材（紙台帳検索システムのモックアップ画面や紙上演習用資材など）も後日展開予定。

9月3日

9 週次報告の開始センターG長との連携開始とあわせ、明日（8/20）以降からの準備作業について、週次報告を開始する。（初回提出は8/26（木）目処）

8月26日

10 事例研修への参画事前にご連絡差し上げた事例研修（8/23～8/27）の参加する。※本日配布の業務手順書（0.9版）を事例研修参加者に展開し、事前に目を通していただきたい。※事例研修を通じ、業務手順書（0.9版）への感想コメントを業者内で取り纏め、8/31を目途にご提示いただきたい。詳細は裏面「業務手順書（0.9版）の感想コメント」を参照。

8月31日

11

＜レイアウトの確定にむけた主たるポイント（例）＞

人員配置

プリンタ配置

バーコードシステム関連

職員エリアの要望

300名規模の記録突合センターを想定した場合、審査工程ごとの人員配置の目安は以下。　・受付：～50名程度　・一次審査：～200名程度　・二次審査：20名程度　・保管：数名程度　・管理：40名程度

プリンタの配置の目安（人員との比率）は以下。　・受付：紙台帳印刷者1台/人　・一次審査：1台/2チーム程度　・二次審査：1台/2チーム程度　・職員エリア：1台/10人以上程度なお、機構設置プリンタ台数を超えないよう、受付業務を分業化（印刷・並べ替え・マーカー）する等の対策を講じる必要がある。

職員エリアへのバーコード端末の引き入れ（1台程度）が必要。また、サーバ室の立ち入りを限定化する措置が必要。

例えば以下のようなレイアウトが必要となり得る。　・作業机（会議卓）の設置　・受託業者エリアとの隔離（受託業者側に内鍵を付したドアの設置等）　　等

直近の立ち上げ準備作業のポイント

項番

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監理マニュアル - nenkin.go.jp€¦ · 2012-02-01 · 監理マニュアルの全体構成を規定した「はじめに」、本編の概要を規定した「『Ⅰ.基本編』