高等教育“十一五”规划教材

公共课教材系列

现代常用文书写作

杨锐英 林 竞 主 编

毛 艳 罗 钊 宋 航 副主编

邱 芬 周 林 周 林

省级精品课程

北 京

科

学出版社

职教技术出版中心

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内 容 简 介

本书主要介绍了现代社会常见、实用的公务文书、事务文书、经济文书、

法律文书、信息文书、学术文书、书信文书、礼仪文书、申论等各种文体的

内涵、分类情况、使用范围、篇章结构及写作方法、要求，并精选了一些较

新颖、典型的范文。在每章的开头和结尾分别设计了阅读提示和思考与练习。 本书在呈现内容时，先总述后具体，先理论后方法，突出了可操作性；

介绍理论知识时力求结合实例阐明各种文书的写作规律；介绍写作方法时，

重点说明在实践中容易出现的疑难问题。试图“既授人以鱼，也授人以渔”。 本书可作为高等院校非汉语言文学专业本、专科学生的教材，也可作为

党政机关、企事业单位、社会团体文秘人员、参加公务员考试人员或需要了

解、学习现代常用文书写作知识的有关人员的参考书。

书繁体字版名为《SolidWorks 2001 PLUS 教学范本》，由知城数位科技股份

图书在版编目(CIP)数据

现代常用文书写作/杨锐英，林竞主编. —北京： 科学出版社，2008 （高等教育“十一五”规划教材·公共课教材系列） ISBN 978-7-03-021100-2

Ⅰ.现… Ⅱ.①杨…②林… Ⅲ.应用文–写作 Ⅳ. H152.3

中国版本图书馆 CIP 数据核字（2008）第 020502 号

责任编辑：沈力匀 周 恢/ 责任校对：赵 燕 责任印制：吕春珉 / 封面设计：北新华文

出版 北京东黄城根北街 16 号

邮政编码：100717

http://www.sciencep.com 北京双清印刷厂印刷

科学出版社发行 各地新华书店经销 *

2008 年 3 月第 一 版 2008 年 3 月第一次印刷 印数：1—3 500

开本：787×1092 1/16 印张：15 3/4 字数：354 000

定价：25.00 元

（如有印装质量问题，我社负责调换<环伟>）

销售部电话 010-62134988 编辑部电话 010-62135235（VP04）

版权所有，侵权必究

举报电话：010-64030229；010-64034315；13501151303

《现代常用文书写作》

编 委 会

主 任 刘福军

委 员（按姓氏笔画排序）

毛 艳 邹 华 张 华 李丽萍

李荣兴 张秋红 宋 航 罗 钊

林 竞 杨锐英

本书编写人员

主 编 杨锐英 林 竞

副主编 罗 钊 毛 艳 宋 航

撰稿人 （按编写章节顺序排列）

杨锐英 李荣兴 毛 艳 邹 华

罗 钊 张秋红 宋 航 张 华

李丽萍 林 竞 科

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前 言

文书最早指古代的应用文（古代有史料价值的文字材料或应用性的文字材

料，如书契、传记、版图等都称之为文书）。千百年来，在社会政治生活、经

济活动中，人们把文书作为一种彼此联系交流、处理事务、沟通感情、实施国

家管理的工具一直延续了下来，并随着经济社会、科技文化的发展，文书的种

类越来越多，使用范围也越来越广。就目前而言，文书又称为应用文书或实用

文书，有时也简称应用文或实用文。 作为管理工具、交往手段、信息载体的文书，在行政机关、企事业单位、

社会团体的管理过程中，在个人的工作、生活、学习、社会交往活动中的重要

作用越来越受人们的广泛认同。文书写作已被看作现代社会从业人员必备的素

质和技能，它同谋生、职薪、生活水准等联系在一起，成为人生竞争的重要手

段。因此，文书写作的知识和技能在从业人员和准备从业的人员中日渐普及。

本书正是为普及文书写作服务的一本教材或参考书。 全书由 10 章组成，涵盖了现代社会生活中常见、常用的公务类、事务类、

经济类、法律类、信息类、学术类、书信类、礼仪类、申论等文书。本书在每

章的开头和结尾分别设计了阅读提示和思考与练习，便于读者阅读和练习。在

呈现内容时，先总述后具体，先理论后方法，突出了可操作性；介绍理论知识

时力求结合实例阐明各种文书的写作规律；介绍写作方法时，重点说明在实践

中容易出现的疑难问题；同时，精选了一些较经典、新颖的例文，试图“既授

人以鱼，也授人以渔”。本书可作为高等院校非汉语言文学专业本、专科学生

的教材，也可作为行政机关、企事业单位、社会团体的文秘人员；参加公务员

考试人员；或需要了解、学习现代常用文书写作知识的有关人员的参考用书。 本书由杨锐英、林竞担任主编。全书的编写分工为：第一、九章由杨锐英、

李荣兴编写；第二章由毛艳编写；第三章由邹华编写；第四章由罗钊编写；第

五章由张秋红编写；第六章由宋航编写；第七章由张华编写；第八章由李丽萍

编写；第十章由林竞编写。全书由杨锐英统稿。 在本书的编写过程中，参考了诸多专家、学者的论著，难以一一罗列，在

此一并致谢。 由于时间较匆促和编者水平所限，书中难免有疏漏或不妥之处，敬请同行、

专家、读者批评指正。

目 录

第一章 现代常用文书写作基础知识............................................................................... 1

第一节 文书及文书写作概述 ................................................................................... 1 第二节 文书的基本要素和写作过程...................................................................... 5 第三节 文书的结构和表述方式............................................................................... 9 第四节 文书写作的方法和技巧............................................................................. 14 第五节 学习文书写作的意义和方法.................................................................... 16

第二章 公务文书写作 ........................................................................................................ 18

第一节 命令（令）决定 议案 公告 ............................................................... 18 第二节 通告 通报 通知 ...................................................................................... 27 第三节 报告 请示 批复 ................................................................................. 36 第四节 会议纪要 函 意见 ................................................................................. 43

第三章 事务文书写作 ........................................................................................................ 53

第一节 筹划类文书.................................................................................................... 53 第二节 总结类文书.................................................................................................... 60 第三节 记录类文书.................................................................................................... 68 第四节 条据文书 ........................................................................................................ 75

第四章 经济文书写作 ........................................................................................................ 80

第一节 意向书 合同 ............................................................................................... 80 第二节 招标书 投标书........................................................................................... 87 第三节 市场预测报告 市场调查报告 ............................................................... 93 第四节 商品说明书 催款书 ................................................................................. 98

第五章 法律文书写作 ...................................................................................................... 107

第一节 起诉状 答辩状......................................................................................... 107 第二节 上诉状 申诉状......................................................................................... 115 第三节 委托书 ........................................................................................................... 120

第六章 学术文书写作 ...................................................................................................... 128

第一节 学术论文概述 ............................................................................................. 128 第二节 毕业论文 ...................................................................................................... 132 第三节 毕业论文（毕业设计）答辩.................................................................. 140

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现代常用文书写作

第七章 信息文书写作 ...................................................................................................... 146

第一节 消息 通讯.................................................................................................. 146 第二节 海报 简报 启事 .................................................................................... 156

第八章 书信文书写作 ...................................................................................................... 170

第一节 书信文书概述 ............................................................................................. 170 第二节 介绍信 证明信......................................................................................... 172 第三节 慰问信 感谢信......................................................................................... 174 第四节 申请书 倡议书 求职信 ...................................................................... 178 第五节 私人书信 ...................................................................................................... 182

第九章 礼仪文书写作 ...................................................................................................... 189

第一节 欢迎词 欢送词 答谢词 ...................................................................... 189 第二节 祝词 贺词.................................................................................................. 195 第三节 请柬 邀请书 ............................................................................................. 197 第四节 讣告 悼词 碑文 .................................................................................... 201

第十章 申论写作................................................................................................................ 212

第一节 申论概述 ...................................................................................................... 212 第二节 申论的测试要素......................................................................................... 215

第三节 申论的写作.................................................................................................. 216 第四节 申论与作文的异同 .................................................................................... 218 第五节 申论个案评析 ............................................................................................. 219

参考文献 .................................................................................................................................. 227

第 一 章

现代常用文书写作基础知识

【阅读提示】

本章是全书的基础，主要介绍了文书的种类、特点、作用、基本要素、

结构、写作过程、写作方法技巧、学习的意义和方法等。在学习时，重点掌

握文书的种类、特点、文书的基本要素、写作过程及方法和技巧。

现代常用文书是应用写作的一种表现形态，是应用文书的一个重要组成部

分。作为写作学的一个重要分支，它是一种创造性的思维活动，它用语言文字

来表达人们感受、认识客观事物的过程，是人类在社会生活中反映客观事物、

传递信息、表达思想、组成篇章形式的书面语言。现代常用文书写作就是现代

人日常生活和工作中经常使用的、关于实际应用的写作。

第一节 文书及文书写作概述

一、文书及文书写作的含义

文书是一种社会现象，是人类实践活动的产物，它随着文字的产生和管理

活动的出现而出现，并随着社会的发展而发展。东汉著名史学家班固在其所著

的《汉书·刑法志》中明确提到“文书盈于几阁”之句，概括说明了“文书”

与历史、文字有着非常密切的关系。随着社会生产、科学文化的迅速发展，文

书与人们日常生活的关系也日益密切，并逐渐成为为某种具体的实用目的而写

的文章文体。 文书作为应用性的文字材料，千百年来，在社会政治生活和经济活动中，

人们把它作为一种彼此联系交流、处理事务、沟通感情、实施国家管理的工具

延续下来，进而使人类的历史文明得以记载并传之于世，并在社会政治、经济、

文化、科技乃至日常生活交往中的各个方面都发挥了重要作用。 文书最早指的就是古代的应用文（古代有史料价值的文字材料或者应用性

的文字材料，诸如书契、传记、版图等都称之为文书），但随着人类社会的发展，

文书的种类越来越多，格式越来越规范，使用范围越来越广，使用频率也越来

越高。今天，文书已成为用途最广、最大众化的一种应用性文体，无论国家机

关、企事业单位或者个人，在互相联系、彼此协商、传递信息、介绍经验、洽

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现代常用文书写作

淡工作以至进行各种写作时均离不开它，而社会的需要又使其日益成熟并焕发

出新的生命力。 就现阶段而言，文书又称应用文书或实用文书，是机关、团体、企事业单

位和个人在日常工作、学习和生活中，以文字的方式书写在一定的材料上，为

上传下达、办理公务、处理私事而形成的一种具有实用价值和特定格式的应用

性文体。它运用大量的事实，通过概念、判断、推理等逻辑思维形式，以质朴

的语言表达作者的意图和主张，告诉人们“做什么”、“怎么做”，有一说一，有

二说二，实话实说，以便取得直接的应用和行动效果。它首先是一种有特定文

面格式的书面文字材料，然后才是有固定形成和使用主体的社会交际工具。

二、文书的分类

文书的文章体裁，种类繁多，通常可以分为公务文书、事务文书、专业文

书、日用类文书 4 类。

（一）公务文书

公务文书又叫行政机关公文或行政公文，简称公文。它是用于公务活动的

一种具有较强实用性的文字材料，是办理公务的重要工具。根据《国家行政机

关公文处理办法》规定，公文分 13 种，即命令、决定、公告、通告、通知、通

报、议案、报告、请示、批复、意见、会议纪要和函。

（二）事务文书

事务文书是比行政公文使用频率更高、使用范围更广的用于处理日常事务

性工作的有一定惯用格式的文字材料。一般包括筹划类文书、总结类文书、记

录类文书、条据类文书等。

（三）专业文书

专业文书是社会各行各业在各自的业务范围内专门使用的专业性很强的文

字材料，它基本反映了社会生活的各个领域，如法律文书、经济文书、科技学

术文书、信息文书等。

（四）日用类文书

日用类文书是应用范围最广泛的一种文字材料，是在日常工作、学习、生

活中使用的内容单一、形式多样、种类繁杂的应用文体，包括书信类文书、告

启类文书、礼仪民俗类文书等。 随着社会经济的发展，现代常用文书的实用性日益加强，应用范围更加广

泛，分类方法更加多种多样，如申论写作、广告策划等也进入了现代常用文书的

写作范畴，成为普通人用以交流信息和思想，完成具体工作或办事的一种工具。

三、文书的特点

文书与其他文学体裁相比存在明显的差异，具有自身的特点和规律，具体

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第

一

章

现代常用文书写作基础知识

表现在以下几个方面：

（一）明确的实用性

明确的实用性是文书最鲜明的个性特征。文书写作从实际需要出发，是为

解决实际问题而写的，其写作目的就在于直接应用。例如，行政公文、规章制

度和法律文书等具有政策性和强制性，一经行文、签发，必须严格遵守，如有

违反，将相应地受到处分、处罚或法律制裁；计划是为完成某项具体工作而制

定的行动纲领，一经下达，必须遵照执行，努力完成；市场调查报告、市场预

测报告是为了改善企业的经营状况，适应市场需要，进行研究分析的结果；科

技学术文书是科学研究和技术开发的成果表现，主要为实践活动提供依据；信

息文书是新时期应用最为广泛的一种独有的文体形式，其在信息时代的作用日

益显著；条据是撰写人交给对方的一种书面凭证，它起证明的作用；而书信则

是互通情况、处理事务等进行社会交往的工具等。总之，文书表现出了直接的

实用性，一旦使用，就将产生一定的现实功效。实用性是文书写作的出发点，

也是它的最终归宿。

（二）内容的真实性

内容的真实性是文书的生命。没有真实性，一切文书就都失去了它的使用

价值。它要求文书中所选用的材料必须是真实的，所涉及的人、事、物必须是

现实生活中存在的事实，所引用的数据、资料、图表必须是科学测算的结果，

不允许有任何虚构、夸张和想像的成分，否则，就不能达到解决现实生活中实

际问题的目的，进而影响实际工作的正常进行。例如，调查报告的内容必须客

观真实有根有据；计划、总结的内容不允许有半点虚假，必须实事求是，实话

实说，坚持一是一，二是二的原则。这也是文书写作与文学创作的根本区别。

（三）格式的规范性

格式的规范性是文书写作的显著特点。它是在长期的使用过程中，或由国

家机关统一规定，或是长期约定俗成的一种较为稳定的格式与规范，一般有相

对统一的要求和标准。例如，如实记录会议的全过程，不对会议作任何分析评

价时，用“会议记录”；简单介绍会议情况，总结会议内容，重点分析、评价会

议的精神和意义时，用“会议纪要”；书信一般由称谓、问候、正文、落款和日

期 5 个部分构成；计划一般要先写目的，然后再写工作安排及工作要求。这种

文面形式和结构形式的规范性，是经过长期使用并经过不断完善和改进的结果，

有利于文书的写作、阅读、承办、归卷、查询。当然，格式也有突破创新的可

能，但这种变化必须以社会公认为前提。

（四）较强的时效性

所谓时效性，“时”指时间，“效”指效率、效果，即文书在某一段时间内

起作用。它要求写作迅速及时，不能延误时间；写作完成后的文书其本身的功

用或者效力要受到时间的限制。也就是说，文书必须在规定的时间内完成和使

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现代常用文书写作

用，否则时间一过，写出的文书将毫无用途，甚至没有阅读的必要了。例如，

会议通知的时间效力很强，一定要在开会之前发出，若会议开过之后才见会议

通知，就一点效用也没有了；合同也是在有效时间里才有效力，超过规定时间

就失效了。因此，强调时效性是文书写作的基本特征。

（五）作者与读者对象的特定性及其语言的平实性

文书都是为了处理具体事务而写的，它以实用为己任，直接为实际工作和

人们的日常生活服务。对于公文来说更是如此，它的作者往往不是一个人，而

是一个集体，是集体劳动的结果，一旦发文，希望达到什么样的效果是非常明

确的。因此，文书写作的作者是特定的，而阅读对象也是特定的，“为何写”、

“写什么”、“谁来写”、“写给谁”，以及将达到怎样的效果等，都是事先知道的，

并且很明确、很具体、很实在。 另一方面，为了让阅读对象及时掌握文书内容，快速处理工作，应采用简

明扼要的、严格合乎语法规律的应用语体，即采用通俗易懂、恰如其分、公正

平和的自然语言，不追求词藻华丽，不搞形象描述，不用含蓄虚构的写作技巧，

不追求结构新颖等，只要求条理清晰，用语精练，做到言简意明，真实可靠、

措辞得体。

四、文书的作用

文书具有较为广泛的社会功能。它是联结与维系社会生活的桥梁与纽带，

在人们的日常交往中起着重要的作用。具体而言，可以归纳为以下几点：

（一）规范约束作用

文书中有不少法律文书和规章制度是经过一定的法律程序予以通过的，它

们具有法律约束力，在它所涉及的范围内对任何单位和个人都有规范和限制的

作用，任何人不得违反。其他如命令、决定、意见、批复、公告、通告、通知

等，作为领导机关制发的下行文书，要求下级机关和有关人员遵照执行时，同

样具有法定的权威性，具有规范和约束作用。而经济文书中的合同、招标书、

投标书等，一旦制定，就对相关人员的思想和行为起到一定的规范和约束作用。

（二）联系沟通作用

社会生活中存在着多种多样的关系，个人与个人、个人与集体、集体与集

体之间的交流也日益频繁，而文书在这些交往中起着沟通情感、互通信息、商

洽工作、交流经验的重要作用。一方面它具有特定的联系沟通作用，如上级对

下级传达情况、部署工作、提出要求，下级向上级反映情况、请求指导，经济

活动中用以协调有关各方实际活动的合同、协议，甚至日常生活中的书信、请

柬，也是双方活动的协调者，起着联系沟通的作用。另一方面它又具有公众传

播的作用，目的是让大众知晓、了解相关事项或信息，如行政文书中的公告、

通告是向社会公众发布信息；通知、函用以布置和协调工作；信息文书更是具

有很强的传播作用。

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第

一

章

现代常用文书写作基础知识

（三）宣传教育作用

党和国家的方针政策与法律法规，都是通过文书的形式予以颁布，进而让

人知晓并了解的，这不仅对广大干部群众进行了宣传教育，也提高了他们的思

想认识水平，增强了执行政策的自觉性。科学研究的相关成果及其推广，也是

通过文书普及，从而使理论付诸于实践，达到实用的目的。另外，法律法规文

书的宣传教育作用更是显而易见。

（四）记录凭证作用

文书作为一种以记录事实为主的书面文体，在记载客观现实和发展状况的

同时，也对已有事实的存在起到一定的证实作用，为日后查证提供依据。它是

对各种信息的搜集、加工与整理之后所形成的一类或一种文本的汇编与存储，

它可以保存和积累大量的历史资料，作为执行公务、处理问题的依据与凭证。

例如，合同就是确定、变更或终止签约各方相互权利义务的一种凭证；会议记

录是了解会议进行情况的依据；而证明信、介绍信等则是证明使用者身份、经

历的一种凭证，而公务文书中，上级文件可成为下属部门的行为准则，下级文

件也可成为上级制定政策、做出决定的参考依据，平级文件通常也把对方文件

作为凭证。

第二节 文书的基本要素和写作过程

一、文书的基本要素

主旨、材料、结构、语言是文书的基本要素。主旨是文书的灵魂，材料是

文书的血肉，结构是文书的骨骼，语言是文书的细胞，四者相互结合，完成文

书的构架。

（一）主旨

1．主旨的含义

主旨又称主题，是文书撰写者通过文书的全部内容所表达的一个中心思想

认识或基本观点。它是贯穿于全文的行文的主要目的，是支配一切的中心。在

文书起草之前首先必须确立主旨，然后取材、谋篇布局、遣词造句，最后形成

一个整体。而文书主旨的具体内容则是根据文书的撰写目的来确定，这是决定

文书写作水平最重要的因素。 确立主旨，必须实事求是，以客观事实为依据；必须反映写作目的；必须

有的放矢，针对不同的阅读对象，采用不同的内容、讲述方法和语气，从而达

到良好的宣传、交流效果。

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现代常用文书写作

2．主旨确立的要求

主旨在写作中处于核心地位，必须做到明晰、正确、新颖、深刻、集中。 明晰是指一份文书肯定什么，反对什么，应该怎样做，不应该怎样做，态

度要鲜明，表述要清楚，不可模棱两可，便于读者理解。 正确是撰写文书的最基本的要求。首先作者应明确写作目的，正确领会写

作意图；其次是主旨必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，必

须符合客观事实，能反映客观事物的本质，经得起实践的检验。 新颖是指主旨在正确的基础上的新发现、新创造，要能针对现实发展中的

问题，提出新意见和解决办法，要有新意，给人以新鲜感。 深刻是指要深入分析问题，讲述道理，加深对事物的认识，能够通过现象

看本质，不泛泛而淡，不就事论事。 集中是指文书写作的主旨要明确，表达一个中心，重点突出，做到一题一

议而不是面面俱到，以免影响文章的表达效果。

（二）材料

1．材料的含义

材料是文书写作的基础，是文章的根基，它的选择和使用是为主旨服务的，

是作者为其写作目的而搜集或积累的一系列事实、论据、道理和引语。它可以

是相关方针、政策、法律法规，也可以是本系统、本单位的有关文件、群众的

反映、行业的基本情况和信息等，涉及内容广泛、真实、客观。 在收集材料的过程中，应多观察、多体验，采用普遍调查、重点调查、抽

样调查等方式，运用开座谈会、个别访谈、问卷调查等方法，在查阅相关资料

的基础上，多管齐下，广采博取，进而研究鉴别材料，揭示规律。 一般来说，材料有两类，即直接材料和间接材料，它们都来源于社会实践。

一方面收集材料时要多、要细；另一方面在收集材料时要有一定的方向、范围，

并且善于把个别的、分散的材料进行归类、整理、研究，以便使用时简单便捷。

2．选择材料的要求

文书材料经过筛选后，要求真实、典型。 真实决定着文书的存在价值，写入文稿中的材料必须实事求是、准确无误，

不能有丝毫的虚假，否则就影响了文书的效能和权威，削弱了文书的表达效果。 典型是材料选择的法则之一。要求文书材料能反映事物的共性和特征，能

揭示事物的本质和规律，按主旨需要取舍材料，做到观点和材料统一，具有新

颖的代表性和很强的说服力，能够有效地表达主旨。

（三）结构

1．结构的含义

结构，即文章的组织构造，是文章的表现形式。可以说，结构安排得是否

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第

一

章

现代常用文书写作基础知识

合理，将直接关系到文书写作的质量。就文书结构而言，它有特定的整体构造，

包括文面格式（外部直观构造）和内容安排（内部组成部分）两大方面。

2．文书内部结构的组成

（1）标题。 文书标题往往是对内容的简要归纳，起提示文本内涵的作用。什么文书种

类用什么类型的标题，有一定的规范，不可乱用；另外，标题应准确、规范、

简洁、鲜明。不同文书种类的标题写法各有特点，在以下章节中将会具体讲述。 （2）开头。 文书开头很重要，在文书中起“定调”的作用，它要求开门见山、下笔入

题、切合文体，可以概述情况（交代时间、地点、人物、事件等），说明依据（用

“根据……”“据……”等格式用语交代文件来源），介绍目的原因（用“为了……”

“为……”的介词开头回答“为什么写文书”的问题），表明态度，提出问题，

直接慰问祝贺等，形式多样，主旨明确，紧扣全文，概括凝练，起草文书者应

具体情况具体对待。 （3）正文。 正文是文章的核心部分，是写作的重点。写作中应注意层次、段落的安排

以及文章各部分内容的过渡和照应。 层次是文书内容的表现次序。它可以用小标题表示，也可以用“一、二、

三”等数量词表示，还可以用“首先……其次……再次”等表示。如一份调查

报告的正文一般就有三大层次，即首先介绍调查的基本情况或主要内容，其次

分析调查的结果或原因及其从中得出的结论，再次加以总结并提出相应的解决

方法和要求，从而对工作起相应指导作用。 一般说来，段落小于层次，它是文书中能够表达一个完整意思而又相对独

立的基本构成单位，又叫自然段。在文书写作中，段落的标志是每段起始都空

两格书写，一段结束就换行，每一段只集中表达一个完整的中心意思，根据内

容的需要不宜过长也不宜过短。 过渡又叫衔接，是相邻段落、层次间的连接、转换，起承上启下的桥梁作

用。可以用数字过渡，也可以用关联词语或简短的句子过渡，如“总之”、“综

上所述”、“为了”、“首先”、“此外”、“可是”、“相反”等词语的使用就表现了

一种顺序过渡的关系。 照应是文书前后内容上的关照、呼应，有强调表述、增强文章整体感等作

用。一般包括题文照应、首尾照应、前后照应三种方法，这些方法的使用将使

文章结构严谨而富有条理性。 （4）结尾。 文书结尾与开头呼应，形式多样，不拘一格。要求精练实在，有针对性，

有新意。可以总结全文、深化中心；可以提出希望、号召、意见、建议等；也

可以用“特此通知”“现予公告”“请予批复”等专用文书结尾语；还可以自然

结尾或没有结尾。具体结尾方式，不同文书写作有不同的要求，在其他章节将

详细说明。

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现代常用文书写作

总体来看，文书的结构相对规范而言之有序，一般都要求围绕主旨安排结

构，首尾圆合严谨，层次分明清晰，完整地体现文书内容，便于读者阅读理会。

（四）语言

1．语言的含义

语言是人类思维的结果，是表情达意、进行交流的工具，是构成文章的第

一要素。文书语言在长期的历史发展中形成了鲜明的规范化特色，讲究语言表

意的精确性和单一性，虽然不同的实用文体对语言的要求各有侧重，但异中有

同，都是为了有利于文书的写作和处理。 不同体裁的文章使用不同特点的语言，但都建立在基本的语言文字修养

——字、词、句的功夫之上。一般写作常用字为 3000 个左右，它是最基本的写

作材料；词则多多益善，单音词如“打、去、拿、给、还”等简洁有力，双音

词如“调查、发展、处理、清楚”等匀称稳重，多音词如“打得好、绿油油、

一清二楚、文约意丰”等形象大方；句子有陈述句、疑问句、祈使句等，不同

的句子表达不同的意义和感情。这些字、词、句在文书中的组合使用，必然形

成文书语言独特的风格。

2．文章语言的特点

（1）准确。 文书写作是一种实用写作，是为了解决社会生活中的各种实际问题而写的，

因此对语言准确度的要求特别高。一般要求语义明确、褒贬得当、用词准确、

句式恰当、表述精确、恰到好处、准确表达作者意图，如实反映客观事物。例

如，写总结时，一个单位或个人在某段时间内取得的成绩，是“很大”、“较大”、

还是“一些”，都要再三斟酌，无论时间、数量、范围等方面都要力求准确地反

映实际情况。 （2）平实。 平实指语言朴实无华，通俗易懂，即易看、易读、易懂。因为写作文书是

为了办事，而不是供人欣赏，只有平直朴素的语言，才能最为快捷有效地传达

信息，达到办理公务、处理事务的目的。 （3）简明。 简明即言简而意明，既要以较少的文字表达较多的内容，做到篇幅短小，

又要语体规范，用语准确。务求文字简练，抓住要领，一语中的。 （4）规范。 文书的语言必须合乎规范和逻辑，必须合乎各种文体的书写习惯。首先应

使用规范的简化字、规范的标点，在数字的使用和排列上也应符合规范；其次

在文书写作中，应多使用一些专用词语和固定的习惯用语，如“业经”、“收悉”、

“拟请”、“可否”、“遵照”、“为盼”、“为要”、“特此”、“专此”等，以体现文书

语言的简洁和规范；最后要适当使用得体的约定俗成的语言，要求句式完整、

严谨、简练，很少抒情、描写，不使用日常口语、方言土语，不用倒装、反语

9

第

一

章

现代常用文书写作基础知识

等修辞手法，以适应现实社会中的各种公共关系。 总之，文书的基本要素是相辅相成的，其中主旨居于文书写作的核心地位，

而材料、结构和语言都受主旨的制约，为主旨服务；主旨确立后，其他要素也

就有了安排和使用的依据。只有四者的共同作用，才能真正体现文书的特性和

使用价值。

二、文书的写作过程

文书写作的过程，就是以语言文字为媒介，通过对材料的加工提炼，确定

思想观点和内容体系，最后形成文章的过程。这一过程一般要经过准备、加工

和整合三个阶段。

（一）准备阶段

首先在写作前要弄清写作的目的和愿望，希望取得什么结果或达到什么目

标；弄清文书应具备的观点及其如何阐述的方法，了解采用什么样的结构才能

最有效地体现文书的内容等问题；然后根据具体的环境及特定的读者群来确定

语言的使用风格，力求有针对性地体现文书的效用，满足读者的需求。

（二）加工阶段

在做好前期准备之后，首先应确立主旨，筛选材料。这是一个复杂的过程，

要求作者深入社会实践，广泛开展调查研究，不断深化自身认识，充分占有材

料，并具有较高的分析理解能力，以围绕主旨，选择最为真实、可靠、新颖、

典型而多样化的事实依据，为主旨服务。其次要积极构思，编写提纲。构思是

一个统筹规划的过程，只有深化对客观事物及其规律的认识，才能真正在提炼

主题的基础上做出文本的整体安排，进而形成提纲挈领的书面表达形式，确定

文书的写作框架。

（三）整合阶段

整合即起草、修改直至定稿的过程。打草稿因人而异、因文而异，它是组

装成文的最初阶段，可以不断修改、补充和完善，而修改则是保证文书质量的

重要环节，应检查主旨是否正确，是否有独到之处；结构安排是否合理，过渡

是否自然流畅；材料是否真实，是否能说明主旨；语言是否洗炼规范，是否具

有说服力等，通过调整、改换，由浅入深，逐步强化，最终定稿，完成文书的

写作。

第三节 文书的结构和表述方式

一、文书的结构

这里所说的文书结构，主要指文书的基本格式，即文书的外部构造及其特

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现代常用文书写作

征。至于文书的内部组织结构，已于上节简要介绍，此处不再赘述。

（一）文书结构的基本模式

文书结构的基本模式，有的是在长期使用中“约定而成”，有的是“法定使

成”。前者如书信的格式：开头顶格写称谓，单独成行，后面加冒号；正文写完

后，另起一行写敬语“此致敬礼”时，“此致”后退两格或四格写，“敬礼”另

起一行顶格写；落款的署名和日期，则退居信笺右下方。后者如公文的格式：

包括文头、主体、文尾三部分，每一部分都由一定的要素构成，写法、位置都

有统一的规定，不允许标新立异，另搞一套，必须严格按照《国家行政机关公

文处理办法》中的相关条款执行。 总体来看，文书结构的基本模式有以下几种：

1．三段式

三段式是公务文书写作比较规范的一种外部结构形式，正文一般就是发文

的原由、发文的事项和结语三个层次组成，篇幅较短，脉络清晰。

2．条款式

法规、规章和通知、通告等告知性公文经常采用此种模式。一般采用明显

的汉字数码逐条排列，序码顺序为一、（一）、1、（1）、①，不能颠倒，也不能

混用；也可直接表达为章、节、条、项、目、款等层次。这样的文书眉目清楚，

简洁明了。

3．总分式

总分式一般用于篇幅较长、叙议结合的文书写作中。总，放于篇首，往往

介绍背景概况，表明观点主张；放于篇末，往往归纳全文，强调主旨或补充说

明。分，就是围绕要说明的问题或主旨，从多个方面分别加以阐述、说明或分

析，为自己的观点、主张，提供充分的事实或理论支撑。通知、通报、计划、

工作报告、调查报告等经常采用这种方法，要求层次分明，顺序合理，详略得

当，结构匀称。

4．连贯式

连贯式各层次之间按照事情发展进程或时间先后顺序安排材料，层层递进，

步步深入，或者前后为因果关系，结构形式比较单一，来龙去脉表述得很清楚，

易于操作把握，通常以自然段落组成全篇，如情况通报、会议记录等的写作。

5．并列式

并列式这种模式各层次之间的关系是一种并列关系，互不隶属，可以用小

标题提示该层次内容范围，也可以用序号加小标题的形式表现。多在会议纪要、

工作总结、规划、讲话等大型文书中使用。 除以上所述 5 种结构模式外，还有递进式、综合式、表格式等结构模式，

不同文书类型在具体使用模式上有所不同，这里不再一一列举。

11

第

一

章

现代常用文书写作基础知识

（二）文书构造的基本要求

文书的外部构造及其特征，都取决于文本内容的确立。必须服从主旨的需

要，体现客观事物的发展规律和内在本质联系；要适应不同文种的体式特点，

合理布局，体现细微差别；要为读者着想，理清思路，体现段落层次的条理性；

尽量使文书结构完整、形式和谐、组织周密、过渡自然，以达到内容与形式的

和谐统一，形成一个有机的整体。

二、文书的表述方式

文书表述方式的确定和运用，要根据行文的目的和内容而定。例如，某时

某地发生了一件事，要用叙述；解释一个概念或说明一种事物，要用说明；阐

明一个观念，证明一个事理，要用议论。不同的表述方式在文书写作中具有不

同的特点和功用。通常，文书运用语言介绍情况、陈述事实、阐述观点、总结

经验、探索规律等，常用的表述方式有说明、叙述和议论三种。

（一）说明

1．说明的含义

说明是作者客观地对人物、事物或事理进行介绍和解说，使人获得有关知

识的一种表述方式。说明在应用文书中有着广泛的用途，例如，规章、法律文

书、行政公文等的具体事项的说明，言论性文书论据部分的说明等。

2．说明的方法

说明的方法很多，例如，诠释说明、分类说明、比较说明、举例说明、数

字说明、定义说明、分析说明、比喻说明、图表说明等。在不同的文书写作中，

使用说明的侧重点不同，而且有时还与叙述、议论相交融，共同为文书的内容

服务。普遍来说，在文书写作中常用的说明主要有以下几种： （1）定义说明。 定义说明即下定义，用简明准确的语言把一事物区别于其他事物的本质属

性科学地概括出来的一种说明方法。这种方法主要告诉读者某种事物“是什 么”，如“公约是机关、单位、行业或公众自行约定行为准则的文书”，它以明

确事物的内涵和外延为目的。 （2）举例说明。 举例说明是举出具体的例子来说明事物事理的方法。它可以化抽象为具体，

变复杂为简明，使读者易于理解和接受。 （3）比较说明。 比较说明是将相似或不同的事物进行比较来说明事物特征的方法。在文书

写作中，它往往与数字说明、引用说明、分析说明、图表说明等同时使用，以

体现一种质或量的变化，加深读者的印象，增强说服力。

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现代常用文书写作

（4）分类说明。 分类说明即将说明对象按一定的标准划分成不同类别，并对各类别分别加

以说明的方法。通过分类，可以显示出不同事物的差异性，以把握说明对象的

概貌和特征，它往往与诠释说明、定义说明、图表数字等多种方法混合运用，

以清晰、客观地对说明对象进行展示。 一般而言，说明方法的运用都不是单一的，经常是多种说明方法共同作用

于说明对象，以期客观、科学地把事物的本来面目展现出来，从而达到实用的

目的。在具体使用说明时，还要抓住事物的特征进行说明，准确反映事物的结

构、状态、规模、性质等情况，不夸大，不缩小，不歪曲；要注意内容的科学

性，包括对规律本质的准确分析，材料的准确选用，概念的准确表述等；最后

还要注意语言的简洁、明晰、朴素和通俗易懂，真正达到说明的效果，起到文

书的作用。

（二）叙述

1．叙述的含义

叙述又叫“记述”、“记叙”、“述说”，它是一种记人叙事并陈述其来龙去脉

的表述方式。完整的叙述一般有“六要素”，即时间、地点、人物、事件、原因

和结果。叙述的人称通常采用第一人称（“我”、“我们”）和第三人称（“他”、

“他们”）。 叙述是应用文书写作中最基本、最常用的表现手法。它是表彰或批评通报、

调查报告、情况报告、科技报告、简报、有关书信等文种的主要表述方式，其

作用在于交代背景，介绍人、事、物的基本情况，记叙事件发生、发展的过程

及问题的来龙去脉，也可为议论性文体提供事实依据等。要求叙述的平直真实、

重点突出。

2．叙述的方法

叙述的方法有顺叙、倒叙、插叙、补叙和平叙 5 种。在文书写作中，叙述

的方法既表现出与其他文章的共性，又依据应用文体的内容而独具特色。通常

在文书中使用的叙述方法有： （1）顺叙。 顺叙即按照事件发生发展时间的自然顺序进行叙述。它是文书写作中最常

用的一种记述方法。在叙述过程中，要理清线索，以绝对真实的平铺直叙让读

者一看就知，一听就懂，毫不夸张地勾画事件，说明原委，以表明事理，给人

以清醒的认识。 （2）倒叙。 倒叙即先写事件结局或事件发展过程中最突出、最引人注目的部分，然后

再按时间或事件发展的自然顺序叙述的一种方法。它是为了突出重点和主旨，

造成悬念，提高读者的阅读兴趣而采用的。新闻文书一般采用此法。 （3）概述。 概述按照叙述的详略，叙述方式可分为概述和详述两种。而文书写作以概

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第

一

章

现代常用文书写作基础知识

述为主，只需概括地粗略地用简明的语言叙述事件发生发展的过程，不要求具

体、详尽，以免耽搁时间，降低办事效率。 （4）夹叙夹议。 这是一种既以叙述为主，又加以适当的分析评论的叙述方式。这种方式体

现了主旨与材料的结合，表明了作者的思想观点，直接提示读者文书所阐述的

中心，如会议纪要、调查报告等文种的正文部分经常使用此种方法。

（三）议论

1．议论的含义

简单地说，议论就是作者的判断，它是一种议事论理、辩明是非、以理服

人的表述方式。在文书写作中，议论指阐述道理，发表意见，提出措施，乃至

批驳某种观点的表述方法。它一般包含论点、论据、论证三要素，论点提出“证

明什么”，论据回答“拿什么证明”，论证解决“怎样证明”，三者相互联系，提

示阅读理解的方向。 文书的写作，采用的最主要的表述方法是说明和叙述，议论居于从属地位，

因而不需要具备三要素的完整的议论过程，只需三言两语议论一下，点到为止。

例如，调查报告、简报、通报、总结、申请书等，经常在叙述说明的基础上表

明对人物、事件、问题的评价，以便鲜明地表达观点，体现文书作者的意图。

2．议论的方法

议论的方法很多，有归纳法、演绎法、比较法、分析法、例证法、引证法、

喻证法、归谬法、反证法等，在文书写作中常用以下几种： （1）例证法。 例证法即用真实典型的事例证明观点。这是文书写作最常见的论证方法。

无论是具体事例、统计数据、概括的事实，都要真实典型，以概述方式为论点

服务。调查报告中此种方法运用最多。 （2）引证法。 引证法即引用经典性言论、党和政府的文件、科学上的公理和定理、格言、

谚语来证明观点，具有极大的权威性和鲜明的理论性。这种方法经常在行政文

书和论说文书中使用，要求引用内容必须完整准确，不能断章取义。 （3）比较法。 这种方法是把两种或两种以上的事物进行对比分析，得出结论，以证明论

点的正确性，此种论证方法的运用有利于区分事物，判明是非，使事情的本质

得到展现，使人一目了然。 （4）归纳法。 它往往与分析事实相结合，在事实中找出共同点来证明观点的方法。 以上方法的运用并不是孤立的，它们通常与其他方法交互使用，大多在夹

叙夹议的结构中恰如其分地突出矛盾的焦点或问题的中心，并直接和旗帜鲜明

地表明观点，达到以理服人、宣传教育的效果。

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现代常用文书写作

第四节 文书写作的方法和技巧

文书写作实用性强，格式规范，用语简明，表述准确，有一定的写作方法

和技巧，在不断地学习积累训练的基础上，可以比较熟练地使用文书来处理相

应的工作。具体写作方法简单概述如下：

一、确立主题

文书写作中，主题是文章的核心，它的具体表述往往是一个逻辑判断句，

通常由主语、谓语和宾语构成。例如，一篇工作报告的主旨可以是“我单位今

年工作大见成效”；一篇调查报告的主旨可以是“某公司财务管理相当薄弱”；

请示的主旨可以是“请批给某物”“请批示某事”；通知的主旨可以是“某单位

通知召开某会议”“某机关通知做好某工作”等。主旨简单明了，首先考虑文书

写作有没有用途、发文目的是否明确，然后在文书起草之前确立主题，作为其

他要素安排和使用的依据。 一般来说，主题作为一根红线贯穿全文，指导全文，必须真实地反映写作

目的和写作内容，这就使得文书的主题句经常出现在标题之中。例如，行政文

书的主题句多表现于标题的事由和文种两部分，一篇标题为《关于教育经费的

请示》一文，它的主题就是“请示批给教育经费”。这类“关于……的……”的

文书标题，是文书写作中最常使用的具有揭示主题作用的标题形式。当然，由

于针对对象不同，讲述内容不同，标题的运用也应有所不同，但是文书的主题

总是能在题目或正文中反映出来，充分表现出文书主题的单一性和明确性特点，

便于文书的理解和快速处理。

二、搜集、积累并选取材料

文书写作的基础和前提是搜集积累材料。材料包含了事实材料、理论材料

和事项三种。事实材料是文书中举证的各种情况、事件和数据等；理论材料是

文书中引用的相关言论、科学原理及社会舆论等；事项是文书写作的特殊材料，

它涵盖了文书正文中的原由部分、依据部分、背景部分、观念表述部分等多项

内容。无论哪种材料，都要求清晰、具体、全面。 在材料搜集积累到一定程度之后，还应对材料进行筛选，一是看材料的真

伪，二是看是否符合政策法规，只有根据真实的材料得出的结论才可靠、可信。

具体操作中，多使用第一手材料（亲身经历、调查所得），同时广泛查阅资料信

息，获取第二手材料，力保材料的准确性和新颖性，及时体现文书写作的价值。

例如，行政文书的材料多为相关政策、方针、法律、法规，事务文书的材料多

是事实情况、观念做法，法律文书的材料就是有关证据、法律依据等。应最大

限度地占有材料，去粗取精，去伪存真，才能保证文书写作的真实性和实用性。

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第

一

章

现代常用文书写作基础知识

三、合理安排结构

文书的结构有其自身的特点。它不像文学作品一样复杂化，只要简单明了，

条目清晰即可；它也不像文学作品那样多样化，只要格式规范就行。这就决定

了其谋篇布局都必须以文书主题为导向，从实际出发，紧扣中心，方能得出正

确结论，为今后的工作活动提供某种借鉴。 例如，规范文书的正文开头可以采用情况式（叙述时间、地点、人物、事

件等，也可以直接用“目前”、“200×年”之类的时间状语开头）、文件式（常

用“根据……”“据……”等格式用语，往往只一句话）、目的式（常用介词

“为……”“为了……”来说明文书写作的目的）等多种方法；事项主体部分则

可以用并列式（小标题或大写数字表示）或递进式（分条列项或时间顺序）或

混合交叉式（并列与递进交叉使用）来安排结构；结尾部分，行政文书以专用

语结束最为普遍，如“以上请示妥否，请批复”“特此公告”“请函复”等，也

有的文书采用希望号召式结尾或归纳总结式结尾，文种不同，结尾方式也应有

所不同。 总的来说，文书结构与文学作品结构相比，显得更加专业化、多样化和标

准化，这与文书写作的专业性、规范性、时限性等特点相吻合，是社会日益快

速发展的必然结果，也是作者应该适应的一种求新、求变的发展趋势，只有通

过文书结构的合理安排才能发挥文书写作的最大效用。

四、准确恰当地运用语言

文书语言与文学语言有明显的区别。文学语言讲究形象生动，多用描写、

叙述的表达方式，属于欣赏型语言；而文书语言要求准确、平实、庄重，多采

用说明、叙述，属于实用型语言。 在词汇上，文书写作大量采用书面词语、专用词语和文言词语。为了体现

文书的严肃性和法规性，一般不用或少用口语词、方言词和土语，不用或少用

修辞手法，不用或少用表现情感、描写形象的词语；多用“批转”、“转发”、“审

核”、“任免”、“表彰”、“批评”等专用词语或明快、简洁的表示态度的词语；

适当使用带有继承性的文约意丰的文言词，如“为荷”、“为盼”、“妥 否”、

“兹”、“欣逢”等。其他还有专门的文书开头语，如“根据……”“为 了……”

“由于……”“目前，……”等；有承启用语——承接上文，引出下文，如“为

此，……”“特作……”“拟作……”“综上所述，……”“总之，……”等；有

引叙用语，如“收悉”、“近接”等；有表态用语，如“同意”、“不行”、“应该”、

“照办”等；还有期请用语，如“拟请”、“恳请”、“报请”等。各种词语在文书

中的配合运用，使文书写作具有了别样的语言风格。 在语法上，文书写作大量运用动宾结构、“的”字短语和联合短语，使叙述

全面，表达简明，体现文书写作言简意明的特色。例如，“严禁走私和投机倒把”

“清理整顿市场”“予以批评教育”等动宾结构的使用，既体现其强制性又体现

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现代常用文书写作

了语言的规范化；“情节严重拒不交代的”“违反规定私自出售的”等“的”字

短语的使用，既具有特殊性又带有情感性；“要求赔偿抢险费、清场费，租金损

失费、房屋修复费、住户居民损失费等”，这种联合短语的使用既简洁又明确，

避免了语言的重复啰唆。总之，文书语言的运用既同中有异，又互为补充，共

同为文书写作的内容服务。

第五节 学习文书写作的意义和方法

一、学习文书写作的意义

社会的发展需要文书写作，人们的日常生活、工作和学习也离不开文书写

作。文书写作对于社会生活和个人发展都具有越来越重要的意义。 文书写作具有极强的实用价值。一方面，作为一种工具，它广泛应用于国

家机构工作的正常运转和社会生活中人与人之间的交流与沟通，日益普遍化的

特性使之成为各类专业人才必须具备的基本素质与能力。特别在信息高度发达、

交际日益频繁的现代，文书写作更是人们生活中不可或缺的。另一方面，在人

类历史发展的进程中，文书的作用也是显而易见的，它不仅总结了古代科技发

展的成果，还传播了知识信息，促进了精神文明和物质文明的进步。可以说，

到目前为止，人类社会的一切政治、经济、文化、生产劳动和科学研究等实践

活动都离不开文书写作，它不仅是人类社会交流思想感情，总结生产实践和社

会实践经验，记录科学技术研究成果的重要手段，而且是推进知识信息的传播

和文化教育发展的有效力量。对于人类自身的发展来说，作为一种创造思维活

动结果的文书写作也必将对个人的智力水平和语言表达水平的提高起到重要的

作用。

二、学习文书写作的方法

文书写作是一个人所具有的多方面的素养与能力的综合体现，学习文书写

作，是社会发展和个体发展的迫切要求。学习文书写作的方法很多，归纳起来，

主要有以下几方面：

（一）端正学习态度，掌握理论知识

文书是依法治国、依法行政的工具，不能简单地认为文书写作由于有规范

的格式就易于学习，从而掉以轻心，忽视了对相关知识的掌握。正确的方法应

该是系统学习写作基本理论和知识，了解并熟练运用写作方法和技巧，积极参

加社会实践活动，在实践中丰富和发展理论，明确文书写作的目的性，增强主

观能动性，有的放矢，力求理论与实践结合，达到事半功倍的效果。

（二）注重调查研究，提高政策水平和业务水平

文书写作都是在充分调查研究的基础上产生的，“没有调查就没有发言

17

第

一

章

现代常用文书写作基础知识

权”。调查是形成文书的基本条件，研究是建立在调查基础之上的，坚持调查研

究就是坚持实事求是、一切从实际出发的原则，这是文书写作价值的真正体现。

另外，了解客观实际，了解国家的政治经济形势，学习相关政策、法规，是提

高文书写作水平的必备条件；而了解本系统、本部门的全面情况，了解相关系

统的工作情况和有关规定，抓住矛盾的主要方面并予以科学判断和分析，从而

促进业务水平的提高，将直接影响到处理事务、沟通人际关系的能力。只有拓

宽知识面，熟悉本职工作，才能写出分析透彻、质量上乘的文章。

（三）多读名篇佳作，坚持勤写多练

文书写作有一个继承发展的过程，阅读借鉴是提高文书写作能力的重要途

径。阅读对人的思维方式、道德准则乃至语言修养的加强都是潜移默化的，只

有对政治理论、历史、社会科学文化知识乃至业务知识的全面把握和不断借鉴

模仿、消化吸收，才能在写作实践中达到融会贯通的效果。另一方面，多写多

练多改，勤于动笔，勇于实践，读写结合，持之以恒，是提高文书写作能力的

根本途径。

一、名词解释

1．文书。 2．公务文书。 3．事务文书。 4．专业文书。 5．日用类文书。 6．主旨。 7．材料。 8．说明。 9．叙述。 10．议论。

二、简答题

1．文书有哪些特点？ 2．文书有哪些作用？ 3．主旨、材料、结构、语言的关系如何？在文书写作中分别有哪些要求？ 4．文书写作中应注意哪些方法技巧？ 5．结合实际，谈谈文书写作的意义和方法。

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第 二 章

公务文书写作

【阅读提示】

本章主要介绍了《国家行政机关公文处理办法》中规定的 13 种行政公文。

阅读时注意区分在什么情况下使用何种文种。 公务文书，简称公文，是古往今来人们在公务活动中经常使用的文书。在

古代，公务文书主要是指官府文书，所以称“官书”或“官文书”。到了近代，

特别是现代，国家机构和各种社会团体日益增多，公务文书的使用范围也随之

扩大。因此可以这样来界定现代公务文书的概念：各机关、团体、企事业单位

在行使职权和日常公务活动中形成和使用的文字材料。在我国，党、政、军等

机关单位，工、青、妇等群众团体，教、科、文等事业单位，工、农、商等企

业单位，都在各自的活动中形成和使用公务文书。 2000 年 8 月 24 日，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理办法》

其中规定的行政公文共有 13 种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、

议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

第一节 命令（令）决定 议案 公告

一、命令

（一）命令概述

1．命令的概念

命令（令）是依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行

政措施，嘉奖有关单位及人员时使用的文种（例文 2.1）。命令和令不是两个文

种，而是同一文种的两个名称。撰写时标题中使用哪个名称应根据惯例和文字

顺畅的需要做出相应的选择。

2．命令的特点

（1）强制性。 命令是具有权力象征的公文，表现为执行上的不可动摇性，没有商洽的余

19

第

二

章

公务文书写作

地，不论在任何情况下，受令者都应该无条件接受。俗语说：“军令如山倒”，

“令行禁止”，充分反映了命令所具有的强制力。 （2）权威性。 权威性主要表现为两点：一是发布的机关级别高，权力大。根据法律规定，

国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理及各部部长、各委主任及县级

以上地方各级人民政府可使用命令；二是国家的各种法律、法令和行政法规，

一般都通过命令的形式加以颁发、公布。法随令出，它体现了对法的确认，显

然它的权威性是很高的。 （3）严肃性。 严肃性正由于命令表现了极高的权威，所以对命令（令）的使用一般都很

审慎，不可轻发，否则，命令（令）将贬值，失去“令行禁止”的威力。 （4）专用性。 专用性当代对命令（令）的使用，主要限于国家机关。

（二）命令的结构和写作

1．命令的结构

命令（令）的格式，一般由标题、编号、正文、签署、日期等几部分组成。

2．命令的写作

（1）标题。 命令的标题有 4 种形式：第一种，由发令机关和文种组成，如《中华人民

共和国国务院令》；第二种，由发令人的职务和文种组成，如《中华人民共和国

主席令》；第三种，由发令机关、事由和文种组成，如《国务院对胜利粉碎劫机

事件的民航杨继海机组的嘉奖令》；第四种，由事由和文种组成，如《戒严令》、

《向全国进军的命令》。 （2）正文。 命令正文的写法，因种类不同而有所差异。例如，公布令一般由公布对象、

公布根据、公布决定和执行要求 4 部分内容组成；行政令内容大致分为三部分：

发令原因（目的、根据）、命令的事项、执行要求；嘉奖令与前两种又不相同。

从总体上看，不论哪种命令（令），其正文均由三部分组成： 一是命令的原因。命令的原因即发布命令的缘起。说明为什么发布命令以

及发令根据。常用“为……特命令”，或“为此，发布命令如下”，或“根据……

为………特发布此令”。 二是命令的事项。这是正文的主体部分。不同类型的命令，主体有不同的

内容。有的简单到全文只有一句话或一段文字。 三是执行要求。即要求有关单位和人员在执行命令时必须遵守的规定，例

如，发布令，常写“从××年××月××日起施行”；行政令常用“以上各项，

望遵照执行”。 （3）签署。 签署位于正文的右下方，写明发令单位名称或单位负责人的职务及姓名。

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现代常用文书写作

（4）成文时间。 成文时间也可写在正文之后，签署之下。年、月、日要齐全。

（三）命令写作的注意事项

命令（令）是一种 具权威性、强制施行的指挥性公文。使用和撰写这种

公文时要求：

1．慎重使用

为保持命令（令）的高度权威性和收到令行禁止的效果，使用这种公文应

当特别慎重，尽量少用，能用别的文种（如有的决定、通告、通知等也可以发

出某种指令）便不用命令（令）。我国古代文献《尚书》中记载周成王的一段话：

“慎乃出令，令出惟行。”意思是说：发布命令要慎重，一旦发出就必须执行。

我国宪法对有权使用命令（令）的行政机关做了如下限定：国务院及其各部、

各委，县级以上地方各级人民政府。党的机关，其他行政机关和各人民团体、

企事业单位不使用命令（令）。军队机关和其他需要高度统一指挥的司法、航空、

铁道等部门不受此限。

2．语句果断

由于命令（令）是由权威机关发出，要求强制执行的，所以在表达上应当

使用果断的语句，使受令单位和个人义无反顾、无条件地执行。命令（令）主

要使用果决的祈使句（又称命令句），较多地运用“必须”、“不得“、“均应”

等决断性词语。这是有关法律赋予发令机关的职权，是处理重大事项或紧急情

况的需要，有关单位和个人是可以理解的。

3．篇幅简短

写作命令要求语言精练，篇幅简短，使受令者容易了然于心，见之于行。为

此撰写命令（令）时，应直截了当地提要求、做规定，而不必做详细解释和说明。

【例文 2.1】

中华人民共和国国务院令

《医疗事故处理条例》已经 2002 年 2 月 20 日国务院第 55 次常务会议通过,现予以公布，自 2002 年 9 月 1 日起施行。

总理 朱 基 二○○二年四月四日

二、决定

（一）决定的概述

1．决定的概念

所谓决定，即经过社会组织的领导集体会议讨论，对重大事项或者行动作

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第

二

章

公务文书写作

出的决策，是社会组织在管理工作中使用频率较高的一种公文（例文 2.2）。

2．决定的特点

（1）制约性。 决定的制约性虽然没有命令那么强硬，但它一般用于规范下级机关的行为，

具有法定的强制力，要求受文机关必须认真贯彻执行。 （2）指导性。 决定的指导性比较集中地体现在上级领导机关对重要事项或重大行动的决

策上。具有较强的理论性、政策性，是指导下级机关工作的准则。 （3）稳定性。 决定的稳定性主要表现在内容上。决定用于对重要事项的决策，其规定的

原则、措施以及有关事项，能在相当长的时期内发挥效用。

（二）决定的结构和写作

1．决定的结构

决定一般由标题、正文、发文机关、成文日期等几部分组成。

2．决定的写作

（1）标题。 决定的标题有两种写法：一是发文机关＋事由＋文种，如《中共中央关于

科学技术体制改革的决定》。二是事由＋文种，如《关于环境保护工作的决定》。 有的决定把成文日期作为题注写在标题之下，标明“××年××月××日

×××会议通过”字样，并用括号括住。例如《中共中央关于经济体制改革的

决定》标题下面即写明“中国共产党第十二届中央委员会第三次全体会议 1984年 10 月 20 日通过”。

（2）正文。 决定的正文主要包括 3 方面内容：一是决定缘由，二是决定事项，三是结

语。 决定的缘由，主要说明为什么要做出这个决定，即做出决定的目的、意义、

原因和根据。在内容上，一般包括理论依据和事实依据，即有关的政策、法规

和来自实际工作方面的情况。要求文字精当，开门见山，语言概括。涉及大家

比较熟悉的工作的决定，这部分可略写。此项写完后，一般以“特作如下决定”

“现决定如下”等用语过渡到事项部分。 决定的事项，要根据具体内容并结合实际撰写清楚。如对某项工作确定的

原则、提出的要求、做出的规定、提出的措施办法；或者对某事某人表明态度、

做出安排和处置；或者对某一文件表示批准意见等。这一部分内容根据不同情

况，可多可少，或长或短，可以采用一段到底、分条列项、小标题等表述方式。 决定的结语，可以写明落实决定的具体要求和措施，也可提出希望和号召。

这部分视情况而定，可以单独成段，也可以不写。

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现代常用文书写作

（3）发文机关。 正文之后要写机关全称或者规范化简称。如果标题已有发文机关名称，落

款处则一般不再写发文机关名称。 （4）成文日期。

后应写明年月日全称，如系行政公文，要使用汉字数字。

（三）决定写作的注意事项

1．要有政策和法律依据，同时结合实际

决定的事实根据必须是经过核实和认定的，未经核实或似是而非的不能写

出。

2．内容要明确突出

决定的内容，主要是陈述决定的事项、落实的措施、解决的办法、提出的

要求等，表达一定要完整、周密，尤其是所决定的事项，一定要明确突出，以

利于贯彻执行。

3．语言要准确、决断

决定的语言必须郑重、准确、严谨、精练，富有决断性，而又分寸适宜，

分析评价应中肯、扼要而有针对性；语言应用要恰如其分，使人信服。表述要

准确、鲜明、简洁，富于逻辑性，重点突出。只有这样，才有利于下级领会决

定的精神实质，并遵照办理。

4．不同类型的决定侧重点不同

【例文 2.2】

政协全国委员会常务委员会 关于举行辛亥革命 90 周年纪念活动的决定

（2001 年 2 月 28 日政协九届常委会第十二次会议通过）

2001 年 10 月 10 日是辛亥革命 90 周年纪念日。爆发于 1911 年 10 月的辛

亥革命，推翻了统治中国几千年的君主专制制度，开创了完全意义上的近代民

族民主革命，是中国人民前进道路上的一个伟大的里程碑。在新的世纪之初纪

念辛亥革命，缅怀和宣传孙中山等革命先辈致力国家统一、民族团结和中华振

兴的业绩，对于弘扬爱国主义精神，加强中华民族的大团结，早日实现祖国完

全统一；对于调动和激发全国各族人民加快社会主义现代化建设的积极性，坚

定不移地推进振兴中华的伟大事业，有着重要的现实意义。为此，政协第九届

全国委员会常务委员会决定： 一、届时隆重举行辛亥革命 90 周年纪念大会等纪念活动； 二、成立由叶选平副主席任主任的辛亥革命 90 周年纪念筹备办公室，负责

各项纪念活动的筹备工作。

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第

二

章

公务文书写作

三、议案

（一）议案概述

1．议案的概念

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常

务委员会提出并需大会列入议程，进行讨论、审议和决定的议事原案，属于建

议性公文（例文 2.3）。

2．议案的特点

（1）较强的政策法规性。 凡纳入法律程序的事项，一般是关于国家主权、权利和利益的事情，或者

是政府机关主要领导人的任免等。这些事项，严肃庄重、政策法规性极强，政

府无权决定，必须提请国家权力机构人民代表大会审议，经人民代表大会审议

通过后，有的还可以立法，要求全社会遵守执行。 （2）明显的定向性。 议案在行文对象上具有明显的定向性。议案不是普发性公文，它只能由法

定机关依照法定程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提交，

而不能向其他任何部门和单位行文。 （3）运行程序的法定性。 议案的运行程序必须在法律规定的框架内进行。议案的提出、批准具有明

显的法定性，其制作和提出机关必须是特定的；议案制成以后又必须按照法定

程序向同级人民代表大会或人民代表大会常委会提请审议。就是说，从议案制

作到审议批准，再到 后付诸实施，构成一环紧扣一环，环环相连的运转流程，

而每一个环节的运作都必须遵循法定程序，否则就会失去议案的应有效力。 （4）生效标志的特殊性。 议案的生效标志必须体现机关第一行政首长的署名，这是议案在形式上的

一个重要特征。例如，国务院的议案由国务院总理署名；省政府的议案由省长

署名，依此类推，别人不能替代。 （5）内容的呈批性。 议案用于提请审批，故其内容具有呈批性，主要包括汇报事项的背景、意

义等情况，以及批准请求。

（二）议案的结构和写作

1．议案的结构

议案结构比较规范，包括标题、正文和签署 3 部分。

2．议案的写作

（1）标题。 议案有规范的行政公文标题的结构：“发文机关＋事由＋文种”，写作时不

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现代常用文书写作

能省略其中任何一项。例如，《国务院关于提请审议中华人民共和国税收征收管

理法（草案）的议案》。标题必须写明发文机关，事由也要概括得清楚明确。 （2）正文。 正文主要是陈述议案的缘由或依据以及提请审议的事项两方面内容， 后

表明提请审议的要求。正文一般篇幅不太长，但是十分规范，均由“缘由＋事

项＋结语”三部分构成。 缘由部分。议案的缘由是提请审议批准事项的理由和依据，即为什么提出

议案。缘由一般要求写得概括准确，说明提请审议事项的意义、作用以及有关

背景。 事项。议案的事项是在议案中提出要求审议的具体事项。要写得明确显豁，

令人一目了然，切忌拐弯抹角，让人不知所指。 结语。提出请求，一般有“现提请审议”“现提请审议，并请做出批准的决

定”“请审议决定”等结语。 另外，议案因其所涉及内容的不同而有所变化：重大事项的议案，由于事

关重大，关系党和国家的经济命脉，要使议案获得批准，重要的是要写好它的

依据和理由，使人充分认识和理解议案提出的必要性。而其他方面的议案，如

人事任免、法规议案的写法一般都比较简单。 （3）签署。 议案的签署，与别的行政公文有所不同。其他行政公文一般用单位名称签

署，议案则多用行政机关负责人名义签署，如国务院提交的议案，署总理的职

务姓名；市政府提交的议案，署市长的职务姓名，以此类推。

（三）议案写作的注意事项

1．必须熟悉法规、政策

由于议案的政治性、法规性很强，所以议案必须以法律、政策为依据。

2．议案的标题必须醒目、具体和明确

事项应明了、单一，一般要一案一事一题，不能一案数事。否则，势必导

致纷乱臃肿，影响提请审议目的的顺利实现。

3．情况需确实，观点要鲜明，内容要具体

要在深入实际进行调查研究的基础上，广泛听取人民群众的意见和要求，

切实做好政策、法规和有关情况等方面材料的准备工作，以确保所提议案的正

确性、合理性和可行性。

4．语言精练、庄重

议案篇幅不宜过长，原由简明扼要，抓住要点，不必展开叙述和论述，语

言上要求十分精练。同时，议案由政府提交自己的直接上级人民代表大会，所

以要求语气庄重。

25

第

二

章

公务文书写作

5．要适时提文

要适时提文，即要在大会主席团宣布或决定的截止时间以内，将议案送交

大会审查委员会。逾期再提议案，就会失去其应有的效用。

【例文 2.3】

关于提请审议《广东省野生动物保护管理条例（草案）》的议案

广东省人民代表大会常务委员会： 为加强我省野生动物保护管理，省政府拟订了《广东省野生动物保护管理

条例（草案）》。该草案已经省政府常务会议讨论通过，现提请审议。

广东省人民政府省长 卢瑞华 二○○一年一月十八日

四、公告

（一）公告概述

1．公告的概念

公告是适用于向国内外宣布重要事项或法定事项的公文（例文 2.4）。公告

并不常用，但一旦使用公告，就会引起各方的关注和重视。

2．公告的特点

（1）发布内容较重要。 公告宣布的是重要事项或法定事项。所谓重要事项，即事关全局或在国内

外能产生重大影响的事项。内容通常是政治、经济、军事、法律等领域的大事，

例如，公布宪法、公布全国人大代表人数、公布夏时制等。法定事项是指按法

律程序批准确定的重大事项，例如，全国人民代表大会审议通过某项法规，需

向社会发出公告。不能事无大小都使用公告。 （2）发文机关级别较高。 由于公告具有向国内外发布的功能，所以公告一般由级别较高的国家行政

机关或者权力机关及其常设机构制发，例如，全国人民代表大会、全国人民代

表大会常务委员会、国务院、各省、市人民政府、各省、市人大及人大常委会。

不够级别的单位需得到授权才能发布公告，如新华社只能授权制发。一般的行

政机关无权向国外发布公告。 （3）发布范围广泛。 —般公文只向国内一定范围发布，公告则是向国内外宣告事项，所以其告

知对象范围广，经常是授权新华通讯社向全世界发布。 （4）发布形式独特。 公告发布途经广泛，一般通过新闻媒介（如报纸、电台、电视台）公开宣

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现代常用文书写作

布，借助新闻媒体能使传播更为迅速、广泛。 （5）宣告事项单一。 公告宣告的事项单一，通常是一文一事。

（二）公告的结构和写作

1．公告的结构

公告一般由标题、正文、落款和成文日期构成。

2．公告的写作

（1）标题。 公告的标题可以有四种写法： ① “发文机关＋事由＋文种”，如《中共中央、全国人大常委国务院关于

宋庆龄副委员长病情的公告》； ② “发文机关＋文种”，如《国务院公告》； ③ 只写文种，如《公告》； ④ “事由+文种”，如《关于试鸣防空警报的公告》。 有的公告在标题下方有编号，一般的写法是“第×号”，并用圆括号括住。 （2）正文。 公告的正文一般由缘由、事项和结束语组成。 缘由部分，扼要写明发文的原因、目的和意义。法规性的公文还要写清法

律依据。 事项部分或直陈重大事项，或宣布人事任免，或公布政策，或指明应当遵

守和办理的重要事项等。根据内容的多寡确定表现形式。内容多的，要分列条

款，内容少的，则无须分条列项。公告内容简单，一般不需详述细节和进行议

论，文字应简练，语气平和庄重，不带有强制性。 结尾部分通常用“现予公告”或者“特此公告”作为结束语。有时也可省

略，自然作结。 （3）落款和成文日期。 在公告正文的右下方署上发文机关的名称和日期。如果标题已写上了发文

机关的名称，在报纸上登载时常省略落款。也有的公告，成文日期写在署名下

方或标题和编号之下。

（三）公告写作的注意事项

1．防止滥用公告

公告是法定权威性的告知性公文，原则上讲只有党和国家的高级领导机关

才能使用。不够发布公告的级别，也未经有关部门授权的基层机关和行政主管

部门以及企事业单位一般不宜使用。

2．篇幅简短，文字精炼

公告的写作在篇幅上应力求简短，例如，宣告新中国成立这样翻天覆地重

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第

二

章

公务文书写作

大变化的公告，毛泽东同志只写了 700 多字，这篇公告堪称当代公文写作中短

小精悍的典范。

3．层次清晰，谨防歧义

为了便于人们知晓，一些内容较多、文字稍长的公告，应做到层次清晰。

同时，还要注意用语明确、简洁明快，特别是要严防“歧义”出现，以免使执

行者感到模棱两可，那就失去了“公告”的意义。

【例文 2.4】

关于选拔优秀选调生到省直机关工作的公告

为了改善省直机关公务员队伍结构，推动选调生工作与机关公务员队伍建

设相结合，经研究，决定从基层选拔部分优秀选调生到省直机关工作。选拔的

对象是 1999 年以来由组织人事部门选派到基层培养锻炼、具有国家公务员身

份、国民教育大学本科以上学历、在基层工作两年以上（截止今年 8 月）、年龄

30 岁以下（1976 年 8 月 1 日后出生，研究生可适当放宽）的选调生。选拔职位

详见广东组织工作网（http://www.gdzz.cn）、广东人才评价网（http://www. humanassess.com.cn），每人可报考两个职位,其中第二个职位供组织调剂。报名

时间为即日起至 10 月 16 日。符合条件的选调生可填写《选拔优秀调剂生到省

直机关工作报名推荐表》（一式两份，可在上述网站下载），由所在单位党组织

加具意见后，连同本人简况材料（包括基本情况、学习和工作经历、近 2～3年工作小结等），到县（市、区）委组织部报名。县（市、区）委组织部认真审

核后，于 10 月 20 日前送地级以上市委组织部。各地级以上市委组织部汇总审

核后于 10 月 24 日前报省委组织部。在地级以上市直属单位工作的选调生，可

直接到市委组织部报名。这次选拔工作按公务员转任的有关规定进行。省委组

织部、省人事厅对选调生报名材料审核后，按所报职位分类，交由用人单位按

一定比例确定初选对象，经面试、考核后择优选用，办理转任手续。

中共××省委组织部××省人事厅 二○○六年九月二十八日

第二节 通告 通报 通知

一、通告

（一）通告概述

1．通告的概念

“通告”是行政机关在一定范围内，对人民群众或机关团体公布应当遵守或

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现代常用文书写作

周知事项时使用的告知性文种（例文 2.5）。通告既可以用来公布重大事项，也

可以用来公布一般事项，其内容有的是与国家大事有关，有的是与人民群众的

日常生活有关。

2．通告的特点

（1）制发不受级别限制。 任何级别的机关单位都可就自己的业务事项制发通告。一般来说，通告的

发布通常是国家机关中的职能部门，但也可以是基层单位、群众团体。也就是

说党政机关、企业事业单位、人民团体都可发布通告。 （2）受文对象有明显的限制。 公告的告知对象是广泛的，是“向国内外宣布”；而通告的告知范围就小得

多，为社会各有关方面，只在“一定范围内”生效。 （3）发布形式灵活多样。 通告发布形式、途径灵活多样，一般来说，公文是用文本形式印发的，而

通告的发布形式除此之外，还可以通过报纸、广播、电视等媒介发布，或印成

较大单张在公共场所、交通要道张贴。 （4）内容具体，业务性强。 通告的内容一般属于业务方面的问题，而且多为局部的、具体的问题，如

交通、能源、邮电、金融、教科文等。因此，使用频率较高。 （5）有一定约束力。 通告具有传达与告知作用，同时又对人们的行为具有法律约束力。

（二）通告的结构和写作

1．通告的结构

通告的格式通常由标题、正文、落款和日期 4 部分内容组成。

2．通告的写作

（1）标题。 通告的标题一般有 4 种形式的写法： ① “发文机关＋事由＋文种”，公布较重要的事项一般用这种形式，如《中

华人民共和国公安部关于在全国实施居民身份证使用和查验制度的通告》； ② “发文机关＋文种”，发文机关级别高的可以采用这种标题形式，如《中

华人民共和国财政部通告》； ③ “事由＋文种”，如《关于整治市区人行道违章停放车辆的通告》； ④ 只有文种，即《通告》，一般由基层单位发布，并且内容不是很重要的，

常采用这种形式。 （2）正文。 通告的正文由通告的缘由、事项和结语 3 部分组成： 通告的缘由，即开头部分，应扼要阐明原因或目的、意义，是法规性的还

要写清法律依据。并用“现将有关事项通行如下”“特通告如下”等启用语引出

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第

二

章

公务文书写作

主体。 通告的事项，是通告的主体部分，具体内容应将要求人民群众遵守或周知

的事项具体明确、重点突出地写清楚。内容不复杂的可用篇段合一式，内容较

复杂的可采用条款式。 通告的结语，多用“特此通告”等惯用语结束正文，提起注意。有的通告

需指明执行的日期和要求，有的则不用结语。 （3）落款和日期。 如果标题已有发文机关，并在标题下署上了日期的，可不用落款，只需加

盖公章即可。如果标题没有发文机关，也没有日期，则落款处必须署上发文机

关名称和日期。

（三）通告写作的注意事项

1．要注意讲究政策性、法规性

通告的事项是党的方针政策和国家法律、法令、法规在某些事项上的具体

体现。因此撰写通告必须注意政策性、法规性，不能同政策和法律相抵触。

2．语句简洁，篇幅简短

通告的受众是广大群众，发布的形式是张贴、登报等，因而语言要简洁明

了，通俗易懂。

3．发文目的要明确

发布通告的目的或原因，一般在原由部分要扼要地交代清楚，让人们一看

就知道为什么要发此通告。

4．措辞恰当

通告不仅可用于上级对公众，也可用于平级之间，写作时就要求针对受众，

恰当措辞。

【例文 2.5】

关于整治市区人行道违章停放车辆的通告

为了保障城市道路交通畅顺，维护城市市容整洁和市政设施完好，市人民

政府决定对人行道违章停放车辆进行整治，现将有关事项通告如下： 一、未经市政府管理部门和公安交通管理部门批准，任何单位和个人不得

占用人行道设置车辆保管站或临时停放点。 二、市城市管理综合执法部门负责本通令的组织实施。公安、市政等部门

按照各自职责分工，协助实施本通告。 三、在市辖区人行道停放摩托车及非机动车的，应停放在车辆保管站或临

时停放点。其他机动车不得停放在人行道。 四、违反本通告，有下列行为之一的，由城市管理综合执法部门予以处罚： （略）

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现代常用文书写作

五、城市管理综合执法部门在执法时，可以扣留当事人的机动车驾驶证；

当事人不在现场或者拒不接受处理的，可以锁定机动车车轮或者拖曳车辆到指

定地点，其费用由当事人承担。 六、当事人逾期不接受处罚的，由城市管理综合执法部门申请法院强制

执行。 七、城市管理综合执法人员滥用职权、玩忽职守、营私舞弊的，由其所在

单位或上级主管部门给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事

责任。妨碍、阻挠执法人员依法执行公务，违反治安管理规定的。由公安部门

依法处理；构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。

广州市人民政府（印章） 二○○○年九月五日

二、通报

（一）通报概述

1．通报的概念

通报是上级机关表彰先进，批评错误或传达重要情况时使用的一种公文文

种（例文 2.6）。“通报”用于公布一般具有普遍意义的典型事例，通过对社会实

践中发生的正反两个方面事实的陈述，来对人们起到示范、指导、教育和训诫

作用。通报的使用不受发文机关级别的限制，任何机关单位都可向其下属制发

通报。

2．通报的特点

（1）周知性。 周知性是通报的基础。通报传递了信息，起到告知通晓的作用，扩大了所

通报事项的影响。先进的事迹，错误的事实和需要传达的事项，都是通报内容

的重要组成部分。 （2）真实性。 真实是通报的生命。通报的任何情况都必须是真实的，不能有差错，更不

能编造假情况。因此，写通报时正反两方面的事实都要认真核实，做到准确无

误。重在叙述事实，让事实说话，寓理于事，以事明理，切忌以偏概全和虚构

虚报。 （3）教育性。 这是通报 重要的特点。通报事项对读者的思想、行为产生教育和指导作

用。表彰通报通过表彰先进典型，鼓舞人们学先进，找差距；批评通报一方面

让当事人认识错误，改正错误，另一方面让人们吸取教训，引以为戒；情况通

报通过传达交流重要精神或情况引起人们的注意。其目的不仅仅是让读者了解

情况，更重要的是着眼于教育，提高人们的认识，对读者今后的行为产生一定

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第

二

章

公务文书写作

导向作用。 （4）典型性。 典型性即代表性，通报的内容要具有典型性，以达到以“点”教育“面”

的作用。因而无论是表彰通报还是批评通报，事例都应当是具有典型意义的。 （5）针对性。 上级领导对通报对象的评价和定性有明显的针对性，也体现出极强的政策

性。这种针对性在明确“舆论导向”的基础上起到了“指挥棒”的作用。

（二）通报的结构和写作

1．通报的结构

通报的内容结构一般由标题、正文和落款 3 部分组成。

2．通报的写作

（1）标题。 通报标题的写法一般有 3 种形式： ① 发文机关＋事由＋文种，如《国务院关于表彰国家科委等单位长年深入

基层开展扶贫工作的通报》、《国务院办公厅关于湖南省怀化社队煤矿三起重大

伤亡事故的通报》。 ② 事由＋文种，如《关于连续发生重大火灾情况的通报》、《违纪购房情况

通报》。 ③ 只有文种，如《通报》。在文种前面，往往可加上揭示主旨的修饰词，

如加上“情况”、“批评”、“表扬”等词语。 （2）正文。 根据通报内容的不同，其正文的不同写法侧重点不同，但都由情况缘由、

分析评价、决定事项、希望要求四个部分组成：

① 情况缘由。表彰通报的缘由叙述先进事迹，批评通报的缘由叙述错误事

实，一般都要详写。情况通报一般高度概括（总叙）情况，类似“导言”，要略

写。但都需要概括叙述通报的事因即事项发生的时间、地点、人物、原因、结

果等，要抓住实质性问题。

② 分析评价。往往用一两句议论，简要对通报事件进行分析、评议，指出

其典型意义，概括其主要经验，或分析事故发生的原因，指出事故的性质及其

危害，要表明发文单位肯定或否定的态度。 ③ 决定事项。表彰、批评通报的事项即通报决定，该部分文字简洁，往往

只有一句或几句话，常用“×××××决定对××××××予以通报表彰和奖

励（或予以通报批评）”之类的句式宣布对有关人员或团体进行奖励或处分的决

定，也有的分条列项。情况通报在该部分是对上文“导言”的展开，即详写事

件发生、发展和处理经过等。 ④ 希望要求。表彰、批评通报正文结尾一般提出希望、要求或发出号召之

类，号召人们向表彰的人物和事迹学习或者写明防止此类事故的措施，提出告

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现代常用文书写作

诫，或重申某一方面的纪律，要求大家从错误事实中吸取教训，引以为戒。篇

幅都不太长。情况通报则在上文叙述情况、分析情况、阐明意义的基础上，在

结尾部分提出指导性意见。 （3）落款。 正文之后要注明发文机关名称和成文日期。

（三）通报写作的注意事项

写作通报时应注意遵循以下一些原则：

1．真实性原则

通报中所涉及的事例，必须是真实可靠、客观存在的。这要求在写作通报

前要对有关事实材料进行反复调查核实，务求准确反映客观事实。

2．时效性原则

通报有很强的时效性，发通报要抓住时机，针对每个时期的主要工作和宣

传中心，及时发布，错过时机的通报，就失去了其意义。

3．典型性原则

通报对象应是有普遍指导意义的典型事例和有倾向性、代表性的重要事项，

不能事无巨细都发通报。这样才能使通报真正发挥教育鼓励或引以为戒的作用。

4．深刻性原则

通报的写作，特别是表彰性和批评性通报的写作，往往要在叙述事实的基

础上做进—步的分析和评价，揭示问题的实质，概括出可资借鉴的经验和应当

汲取的教训、要注意切中要害，一针见血。否则，就起不到以典型事例指导工

作的目的。

5．述评结合

在通报的写作中既要务“实”，又要务“虚”，事实、评价二者兼顾。要求

叙事简明扼要，突出主干，评析切中要害、合乎政策，这样才能达到通报的 目的。

【例文 2.6】

2006 年 4 月第一周机关效能检查通报

4 月 5 日星期三，下午 4 : 55～5 : 05，我们对街道机关科室工作人员上班

纪律和效能建设情况进行了例行检查。 从检查的情况看，好的方面延续了上周的情况，未明显发现网上聊天、玩

电脑游戏、擅离岗位等现象。在岗的工作人员井然有序，能主动向前来检查的

同志说明未到岗人员的工作去向。其中个人安全和防范意识比上周有所加强，

凡人员暂离岗位都会锁门，个人有价物品未放在明显位置。民政科和安全办分

别有两位同志（王丁芳、徐振华）请假，他们均已按相关程序进行请假和报批。

33

第

二

章

公务文书写作

存在的不足之处是，人员外出“去向牌”的利用率不高，许多同志们还未

养成填写外出去向的习惯，建议科室领导加强这方面的督促和检查。

检查人：孙毅、沈叶芝 ××街道机关党政办 二○○六年四月五日

三、通知

（一）通知概述

1．通知的概念

通知是适用于发布有关法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关

和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行

的事项，任免人员的公文。具有传达、指示、部署、知照、转发批转公文等多

种作用，是一种使用范围很广的公文（例文 2.7）。

2．通知的特点

（1）广泛性。 通知的应用广泛，使用频率高。在发文机关方面，通知不受发文机关级别

高低的限制，上下级之间，平行机关之间，不相隶属的机关之间，上至 高领

导机关，下至基层企业、学校单位，都可使用；在内容方面，大到全国性的重

大事项、行政法规，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。 （2）指导性。 通知在发布规章、部署工作、转发文件时，都明确阐述处理问题的原则和

具体措施、方法，如需要做什么事、怎样做、达到什么要求等。这说明通知对

下级或有关人员有约束力，起指挥、指导作用。 （3）时效性。 通知大多具有明显的时效性，时效要求比任何一种公文都严格。过了通知

时间，通知就失效，如会议通知。 （4）中转性。 中转性指用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。

具体分为三种情形：一是“上转下”，即将上级机关的公文批转给所属下级机关；

二是“下转上”，即将上级机关的来文转发给所属下级机关；三是“平转平”，

即将平级机关或不相隶属机关的来文转发给所属下级机关。 （5）灵活性。 通知不仅种类灵活多样，有批转性通知、转发性通知、发布性通知、事项

性通知、周知性通知、会议通知、任免通知等。而且用途多样，或用于转发文

件，或用于布置工作，或用于周知事项，使用灵活，制作简便。就行文而言，

通知比其他任何一种行政公文的格式都要灵活，同一类通知的结构也可能有多

种安排法。

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现代常用文书写作

（6）晓谕性。知照有关情况，要求依照办理、贯彻执行是通知的根本属性。

（二）通知的结构和写作

1．通知的结构

通知一般由标题、正文、落款和成文日期组成。

2．通知的写作

通知由于其所反映的职能、作用和行文关系都不一样，写法上也有较大差

别、不能强求一律。正文内容应视实际情况和需求而定。 （1）标题。 通知的标题主要有以下几种形式： ① 完全型标题，由发文机关、事由和文种 3 部分组成；事由一般用“关

于……”句式，但批转性通知往往不写“关于”二字。 ② 由事由和文种构成。即如果标题太长，可省略发文机关。但如果是两个

单位以上联合发文，不能省略发文机关。在文种前面可加上“紧急”、“联合”

等修饰语。 ③ 关于＋会议名称＋文种。 ④ 只写文种“通知”二字。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴

都可以，这样的通知标题就可以省略发文机关和事由。 （2）正文。 通知的正文主要包括缘由、事项、要求 3 部分。主体在事项部分。下面分

别介绍几类通知正文的写法： ① 批转、转发、发布性通知。这三类通知的正文一般包括以下两部分： 第一部分是批转、转发、印发决定。被批转、转发的文件是通知的主体内

容。批转、转发性通知该部分一般首先说明批转、转发决定，常用“（公文名称）

已经（本机关）同意（或批准），现转发给你们，请遵照（或认真贯彻）执行”

之类的句式。有的还扼要说明批转的目的或陈述转发的理由。发布性通知类似

转发性通知，只是将“转发”变为“印发”而已。 第二部分是通知指示。在该部分，批转性通知（一般以机关名义制发）对

所批转的公文进行“批示”，对受文单位提出贯彻执行的具体要求。即指出意义、

重要性和贯彻执行的办法、步骤、要求等，还可根据具体情况做出补充性的规

定。而转发性通知（一般以秘书部门名义制发，其无“批示”权）一般不“批”，

但可对所转发公文事项的意义予以强调。 这类通知由批语部分和批转或转发文件组成，彼此不能单独成文。如果批

语脱离被批转或转发文件，就没有实际依托内容；而被批转或转发文件，如果

离开批语则不能体现发文单位的意图，没有批语予以的权威性和合法地位。 ② 事项性、指示性通知。事项性通知是要求贯彻执行、具体要做的事情明

确；指示性通知则重在明确政策界限。这两种通知的正文一般包括缘由、事项

和结尾三部分。

35

第

二

章

公务文书写作

缘由部分一般先写发文的缘由、背景、依据。 事项性通知的事项部分要说明要求下级办理和需要有关单位周知或者执行

的具体事项，有的还说明怎么做和有什么要求等，可分条列项或加小标题。指

示性通知的事项，即一项项政策性的内容，写发布行政法规、规章制度、办法、

措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性的原则（或指示性意见）、具体工作

要求等。 结尾部分多提出贯彻执行要求，例如，“请遵照执行”“请认真贯彻执行”

“请研究贯彻”等习惯用语。也可不写习惯用语，把结尾写在事项中。 ③ 会议通知。通过文件传递渠道发出的会议通知，一般应写明召开会议的

目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议报到的时间、地点、需要的材料

以及会议议程（报告、讨论、表决、参观……）等，如果需要还可以写上包括

会务费、食宿费、会务组联系电话、联系人等其他事项。通常采用条文式写法，

要求内容周密、语言清晰、表述准确，不致产生歧义。 供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，应力求用简短、明白的

语言在通知事项中说明会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。 ④ 任免通知。任免通知的写法较为简单。正文一般包括任免根据，即某机

关的决定，有的还写明由什么会议决定或再说明做出该决定所依照的法律、法

规和具体任免内容，即任免决定的任免人员姓名和机关名称及职务。 （3）结尾。 结尾要署上发文机关印章和成文日期。用于张贴、板书或新闻媒体上发布

的简易周知性通知可不盖印章。

（三）通知写作的注意事项

1．选择恰当的类型

通知的适用范围较广，种类多样，因而在使用时要根据实际情况选择不同

的类型。

2．把握内涵，切忌滥发通知

由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和

推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意

滥发。

3．明确无疑，切忌模糊含混

发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此，在写作时必须

做到主旨明确，结构清晰。

4．用语庄重、切忌平淡无味

撰写通知时尽量使用简短明确、节奏明快的语句，这有利于增强肯定有力

的气势，显得语气庄重。

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现代常用文书写作

【例文 2.7】

中共××市委市级机关工委通知

市级机关各机关党委、总支、支部： 为认真贯彻 2006 年市级机关党的工作会议精神，切实巩固保持共产党员先

进性教育活动成果，确保机关各级党组织和机关广大党员干部严格执行廉洁自

律规定，过一个清正廉洁、健康文明之年。特提出以下要求： 一、各单位机关党组织要将盐委工〔2005〕38 号文件中市审计局机关党委、

市劳动和社会保障局机关党总支、市农业资源开发局机关党支部的《倡议书》

印发给每一位党员同志，并结合本单位的实际，通过支部活动、党小组学习的

形式组织党员学习讨论。 二、每名党员要通过学习讨论，向党组织做出“保持先进性、廉洁过春节”

的书面承诺，并以一定的形式进行公示。 三、春节后一上班，每位党员要将履行承诺情况，向党组织做出书面报告。 四、各单位机关党组织于 2 月中旬将贯彻市级机关党的工作会议精神，特

别是“保持先进性、廉洁过春节”的情况书面报市级机关工委办公室。 以上通知，请即执行。

中共××市委市级机关工委 二○○六年一月十八日

第三节 报告 请示 批复

一、报告

（一）报告概述

1．报告的概念

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问

事宜或要求时使用的一个文种，是沟通上下级机关联系的重要工具（例文 2.8）。

2．报告的特点

（1）客观陈述性。 报告使用于汇报工作、反映情况和答复上级机关的询问，因而需要陈述事

实，要以客观叙述为主，说明为辅，将已发生的客观事实或已完成的工作情况

如实报告。 （2）行文的时效性。 报告特别注重时效性，因为报告是下情上达的重要工具，行文要迅速，以

37

第

二

章

公务文书写作

便上级及时掌握情况以做出决断，给予指导避免损失，或及时推广先进经验。 （3）表述的概括性。 报告的表述有极强的概括性，其叙述和说明是概括性的。写作时对有关报

告内容常采用高度概括的手法，只作粗线条的勾勒，既不要求详述过程，也不

要求铺排大量的细节。

（二）报告的结构和写作

1．报告的结构

报告的格式一般包括标题、正文和结尾 3 部分。

2．报告的写作

（1）标题。 标题通常由发文机关、事由和文种三要素组成，报告的标题可以省略发文

机关，但事由不能省略，要简练、准确。 （2）正文。 报告的正文包括以下几个部分： 第—部分是缘由，用简明扼要的语句交代出全文的主要内容或基本情况。

然后用过渡语“现将有关情况报告如下”“为此，特作如下报告”之类的句式过

渡到下文。 第二部分是陈述事项，是报告的核心。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主

旨进行陈述。报送报告一般用套语式的句式“现将……报上，请审阅”。 第三部分是结尾。一般在陈述客观事实后，简述主观方面的看法意见或今

后的工作目标。内容视事项的具体内容而定。 （3）结尾。 报告的结尾一般有较为固定的结语，常用的有“以上报告如有不妥，请指

示”“特此报告”等。文末应有发文机关印章和成文日期。

（三）报告写作的注意事项

1．切实把握报告写作的通用规则。

在写作报告时一般可使用人们通常所讲的“三段式”规则。“三段式”不是

一成不变的模式，它由于不同的内容表现为多变的状态。主要有： （1）情况—做法—问题（意见）。 （2）情况（做法）—问题—今后意见。 （3）情况—问题—今后意见。 （4）情况—原因（责任）—下一步做法。 （5）情况—原因—责任及处理意见。 （6）情况—问题—建议等。 “三段式”写作对提高报告的撰文效率，达到眉目清楚是十分有用的。但要

注意的是，“三段式”只是一个基本的写法，并非所有报告都必须采用“三段式”。

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现代常用文书写作

2．注重报告的时效性

报告应当就工作中发现的新情况、新问题及时向上级机关做出报告，报告

承担着向上级机关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握

各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，若不注重时效性，就很有

可能影响决策的及时性和科学性。

3．内容要真实，重点要突出

汇报工作要实事求是，从实际出发，不能任意夸大或缩小。报告的内容要

根据主题的要求来安排，分清主次轻重，做到点面结合。

4．语言简洁，篇幅短小

“报告”的篇幅要尽量简短精悍。撰写时应按“纲”行文，省略不必要的内

容，只保留主要内容；用语方面要字斟句酌，力求精练。

5．立意要新，提炼主题

应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，从而提

炼出能反映本质的、带规律性的主题。

6．报告中不能夹带请示事项

报告、请示的适用范围完全不同，报告以陈述情况为主，受文单位无须答

复；请示以请求为主，受文单位必须答复。要做到专文专用。

【例文 2.8】

××食品药品监督局关于报送政务公开工作总结的报告

黄食药监办〔2006〕100 号 市政府政务公开办公室：

根据市政府办公厅《关于做好迎接省政务公开督促检查工作的通知》（黄政

办明电〔2006〕42 号）精神，现将我局 2006 年政务工作总结报送给你们，请

审阅。

二○○六年十一月八日 附：《××市食品药品监督局政务公开工作总结》（略）

二、请示

（一）请示概述

1．请示的概念

请示是用于向上级机关请求指示、批准的公文（例文 2.9）。请示的适用范

围较广，凡涉及有关方针政策、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批

准的事项（如财政支出、资产购置、人员定编和机构设置）等诸多方面的内容

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第

二

章

公务文书写作

时，均应以“请示”行文。

2．请示的特点

（1）陈请性。 请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。 （2）求复性。 请示的行文目的是请求上级批准，解决某个具体问题，要求做出明确的

答复。 （3）超前性。 请示行文时机具有超前性，必须在事前行文，等上级机关做出了答复之后

才能付诸实施。 （4）单一性。 请示事项具有单一性，为方便上级的批复，请示要求一文一事。

（二）请示的结构和写作

1．请示的结构

请示包括标题、正文和落款 3 部分。

2．请示的写作

（1）标题。 请示的标题通常由发文机关、事由、文种三要素组成，如《民政部关于增

加选举工作干部编制名额的请示》、《气象局关于加强人工影响天气工作的请

示》等。 （2）正文。 请示的正文包括缘由、事项和结语几部分。

① 缘由。“为什么要请示”，即请示的原因、背景，也就是请示问题的依据、

出发点和目的。

② 事项。“请示什么问题”，包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，

要符合法规、符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明

白。内容比较简单的，采取全文一贯到底的写法，一气呵成；内容较为复杂的

采取“分条列项”的方法加以表述。切忌隐约其辞，让人不知所指。更不可笼

统空泛，运用一些诸如“大概”、“或许”等模糊词语阐述，使请示机关不得要

领。 ③ 结语。为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的

要求常用的写法有：“以上请示，请批复”“以上意见当否，请指示”等。结语

是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能出现“请火速批复”“限×日内

批复”等字眼。要求上级批转的请示，事先要代替上级拟好批话。 （3）落款。 落款包括发文机关印章和成文日期。不少请示都有附件，要充分利用附件。

如有附件，正文就不必详述。

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（三）请示写作的注意事项

1．一文一事

一文一事即在一份请示中只能提出一件请求批准的事项，或者一个请求解

决的问题，以便上级机关及时、专一地进行处理。如果一文多事，可能导致受

文机关无法批复。

2．单头请示

请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门，否则，会造成责任不清，

谁也不答复或答复意见不一致等问题，使下级无所适从。

3．逐级请示

请示一般不得越级，如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时

抄送越过的直接上级机关。除个别领导直接交办的事项外，请示一般不直接送

领导个人。

4．不抄送下级

请示不能同时上报下达，因为请示的事项在上级机关批复之前还不能执行，

擅自扩散会不利于工作的正常开展。

5．要把握请示的内在逻辑

—份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什

么问题”两大层次组成。因而对于请示的陈述，必须注意其内在的必然联系。

哪些内容先说，哪些内容后说，都要慎重考虑，精心措辞。

6．请示理由充分，要求合理

必须是本单位无权、无力、无法解决的事，才向上级请示。在单位职权范

围内的、部门之间可协商解决的，不必请示。请示的理由要合理，突出解决问

题的必要性、重要性、迫切性。要求实事求是，“无理要求”是难以获得上级批

准的。

7．语言简洁

请示的语言表达要简洁明了。请示理由不但要充分，而且不应长篇大论，

要利用附件节约文字。

【例文 2.9】

关于《会计人员职权条例》中“总会计师” 是行政职务或是技术职称的请示

财政部： 国务院颁发的《会计人员职权条例》规定，会计人员技术职称分为总会计

师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务，又

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第

二

章

公务文书写作

作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按《条例》规定，负责全工厂的财务

会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人员有四五人，

究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责与权限呢？我们

认为应将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称。

比照最近国务院颁发的《工程技术干部技术职称暂行规定》，将《条例》第五章

规定的会计人员职称中的“总会计师”改为“高级会计师”。 以上认识是否妥当，请指示。

××省财政厅 ××年××月××日

三、批复

（一）批复概述

1．批复的概念

批复是上级机关用于答复下级机关请示事项时的文种（例文 2.10）。在行政

公文中，它依赖于请示而存在，没有收到下级机关请示便不能制发批复，批复

只能就请示中的事项予以批准答复，所以批复是一种被动性的公文。批复的内

容涉及面比较窄，除了直接回答所请示的事项以外，无须涉及其他问题。

2．批复的特点

（1）针对性。 批复内容有很强的针对性。只在答复下级机关的请示事项时使用，仅就请

示的问题表明态度，提出意见、办法。请示什么事项，就批复什么事项，批复

的内容是由请示的内容来决定的。 （2）明确性。 批复对请示中的事项，应做出态度明确的回答，不能模棱两可。 （3）权威性。 批复的本身往往体现了一定的政策精神。而且在批复中，上级机关的表态

是经过会议研究做出的决定，因而具有明显的权威性，下级机关必须坚决执行，

不得任意改变。 （4）简要性。 在批复下属单位的请示时，文字总是简明扼要。一般只做原则性、结论性

的批示和决定，不做具体分析和深刻阐述。

（二）批复的结构和写作

1．批复的结构

批复的结构包括标题、正文和结尾三部分。

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现代常用文书写作

2．批复的写作

（1）标题。 标题一般可写为以下几种方式： ① 发文机关＋批复事项＋行文对象＋文种，这是完全式的写法，如《国务

院办公厅关于深圳特区私人建房问题给广东省人民政府办公厅的批复》、《民政

部关于同意四川省设立峨眉山市给四川省人民政府的批复》。 ② 发文机关＋事由＋文种，如《广东省人民政府关于同意成立韶关市人民

对外友好协会的批复》、《 高人民法院关于购销合同履行地的特殊约定问题的

批复》。 ③ 发文机关＋原件标题＋文种，如《佛山市人民政府〈关于请求市领导裁

决河滨路 2 号住宅楼产权争议的请示〉的批复》。 批复的标题句式可用“关于……问题的批复”“同意……的批复”。 （2）正文。 正文一般都由批复引语、批复意见和结束语 3 部分组成： ① 批复引语。又叫“批复根据”或“批复缘由”，是对来文的引叙。一般

简要引述下级请示的日期、标题和发文字号，说明批复根据，点明批复态度，

使请示的下级机关一看就明白批复何文。引语的作用，在于表示已经知道下级

请示的问题，从而引出答复性的文字。一般情况下，引语只要说明下级有关请

示已经“收到”、“收悉”，之后用“经研究，现批复如下”的惯用语引出下文。

若内容简单，可直接用“经研究”承接批复意见。 ② 批复意见。要根据党和国家的方针政策、法律、法令、规章、制度和实

际情况，对请示中提出的问题，做出恰当的明确的答复。内容简单的只表明同

意或不同意，应该或不应该。否定性批复一般还要简单说明不批准的理由，以

便下级机关接受。对于同意的事项，也可同时指出如何才能保证批复事项的完

成，或如何防止某些问题的出现。 ③ 结束语。批复的结束语比较简单。一般只需在正文之下另起行写出“特

此批复”“此复”、“特此函复”即可，也可略去不写。 （3）结尾。 结尾要署上发文机关加盖机关印章，并签上日期。

（三）批复写作的注意事项

1．认真研究，掌握请示

批复是针对请示写的，这就要求写作人员认真研究请示，看其事项是否符

合工作实际，是否符合政策法规。对请示的答复应有理有据，令人信服。

2．态度鲜明，批复清楚

批复的内容要简单、明确。要鲜明地表示上级的态度。

3．语言精练，篇幅短小

批复的文字需准确简明精练，语气要坚决肯定，使受文单位一目了然。

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第

二

章

公务文书写作

4．撰写和制发及时

对于请示需要及时作出答复，以免贻误工作。一般说来，对请示不作答复，

应视作同意。

【例文 2.10】

国务院关于同意在武汉航空口岸 开展口岸签证工作的批复

湖北省人民政府： 你省《关于在武汉航空口岸设立签证机关的请示》（鄂政文[2003）4 号）

收悉。现批复如下： 同意在武汉航空口岸开展口岸签证工作。

国 务 院 二ＯＯ三年八月

第四节 会议纪要 函 意见

一、会议纪要

（一）会议纪要概述

1．会议纪要的概念

所谓纪要，就是记录要点和基本精神。会议纪要是如实地、概括地将会议

的议程、议题、会议文件、会议结果等加以综合，反映会议的基本情况、主要

内容、决议的重要事项的公文（例文 2.11）。

2．会议纪要的特点

（1）纪实性。 会议纪要是会议宗旨、基本精神和议定事项的概要纪实，须如实反映会议

的内容和议定事项，对会议内容不能随意更改和增删。 （2）提要性。 会议纪要必须对会议繁杂的情况和内容分类别、层次，讲顺序地加以综合、

概括性的整理归纳，高度概括出会议的主要事项和精神。 （3）约束性。 除学术讨论会议纪要可能介绍各种不同观点外，写入会议纪要的内容，一

般是与会者的共识和会议形成的决议。因而会议纪要一经下发，便要求与会单

位和有关人员遵守、执行它所传达的情况。虽一般没有具体执行事项，但其效

力有约束性，其精神对将开展的工作起到指导和依据作用。

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现代常用文书写作

（4）沟通性。 重要会议常用于解决较重要的问题，会议纪要记载的主要精神和议定事项，

既可向上级呈报，又可向下传达，也可与平级交流，还可以公开发表。它是上

下沟通会议情况、统一有关认识的重要工具。

（二）会议纪要的结构和写作

1．会议纪要的结构

会议纪要的结构一般由标题、正文、签名和日期三大部分组成。

2．会议纪要的写作

（1）标题。 会议纪要的标题有三种形式： ① 完全型标题，即由发文机关、事由和文种三部分组成，如《××市人民

政府第×次现场办公会议纪要》、《××县人民政府第×次常务会议纪要》等。 ② 省略型标题，由事由与文种两部分构成，这种用法较为普遍。标题中的

事由主要有三种写法：一是引用会议名称，如《全国教育工作会议纪要》；二是

概括会议议题或内容，如《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》，由

于需要概括，故常用“关于……”句式；三是写明与会人性质，如《××省×

×铁路沿线市县农业局长会议纪要》等。 ③ 类似总结、调查报告常用的正副标题，正标题概括会议的主要议题、基

本精神之类，副标题按前两种标题形式写，如《以十七大精神为指导，开创冬

季工作新局面——××地区县、市长会议纪要》。 （2）正文。 正文包括会议概况、议定事项和结尾三部分。 ① 会议概况。这是全文的前言、导语，即会议概况。一般要简要地交代会

议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果以及对会

议的评价。然后用“现纪要如下：”的固定性语句开启下文。 ② 议定事项。主要是归纳、整理、概括出与会代表对于问题的看法、评价、

一致观点、通过的决议事项、解决问题的对策等，是正文的主体。可根据不同

的会议类型和实际需要选择不同的写作方式。主要有四种基本写法：分类 式——按其内容加以归纳分类，每一类有一个小中心，以数字或小标题标明的；

归纳式——把会议讨论的许多问题和意见，按内在逻辑顺序，归纳为几个方面

或者几个问题，比较完整系统地写出来，以突出会议的中心和主旨；概括 式——把会议讨论的内容、发言的情况综合到一起，概括地叙述出来；记录 式——按在会议上的发言顺序，将每个发言人的主要意见归纳整理出来。无论

使用何种方式，都要求是在原始记录（或录音）的基础上，经过综合整理，突

出重点，概括要点，准确而完整、全面地表述会议的主要精神和决定的事项，

以便有关单位遵照执行。多用“会议认为”“与会者指出”“会议同意（赞同）”

“会议决定”“会议要求”等词语作引语，来叙述会议的综合意见。 ③ 结尾。常用“会议要求”“与会代表希望”“会议呼吁”“会议号召”等

45

第

二

章

公务文书写作

引起结尾性的段落。会议纪要的结尾一般有两方面的内容：其一，号召或希望

有关单位和人员为实现会议的目标和任务而努力奋斗；其二，交代会议的有关

事项。比如，要求对某些问题进行讨论、对什么文件进行修改或汇报某种情况

等。有的会议纪要可不用结尾，自然作结。 （3）签名和日期。 签名应签署会议的主办单位名称，日期一般以会议结束的日期为准。

（三）会议纪要写作的注意事项

1．掌握会议的全部情况

写作会议纪要前先要弄清楚会议的目的、任务、内容和形式，掌握会议的

所有文件材料，了解或参加会议全过程，特别要注意阅读会议的主体文件和材

料，倾听与会人员的发言，掌握会议的主要精神。

2．忠实会议，做好记录

会议纪要必须依据会议的实际内容，真实、准确地反映会议情况、精神和

议定事项。

3．明确宗旨，突出中心

会议纪要应该围绕会议主题，对会议的全面情况和意见进行分析、研究和

归纳，抓住要点，突出重点。

4．讲究用语，注意条理

要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。但都要尽可能简短、

通俗，切忌长篇大论，防止含糊其辞和产生歧义；在层次结构、段落安排上，对

会议讨论的意见条理化分类归纳，层次清晰，尽力给予理论上的概括，提纲挈领。

5．注意与会议记录的差别

会议纪要和会议记录有密切联系，也有显著区别。会议纪要以会议记录为

基础和依据，围绕会议主题表现会议的主要内容。会议记录则是不分主次、重

点的如实记录。另外，会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书，不对外

公布；会议纪要则在一定范围内公布传达，作为正式行政公文使用。

【例文 2.11】

关于接收安置三峡库区移民问题的会议纪要

（二○○○年七月二十八日）

7 月 20 日下午，××市长召开有关市长、秘书长和市经协办、民政局、财

政局、人事局、公安局、土地局、农业局等部门负责人会议，就接收安置三峡

库区移民问题进行了专题研究。现纪要如下： 省政府于 4 月底在济南召开了全省接收安置三峡库区移民工作会议，会上

传达了全国移民安置工作会议精神和国务院办公厅关于做好三峡工程库区移民

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46

现代常用文书写作

外迁安置工作的有关文件，对我省的移民安置工作进行了具体部署。这次国务

院下达给山东省的安置任务是 7000 人，省里分配给我市的安置任务是 800 人。 会议强调，三峡库区移民安置工作是一项全局性的重大政治任务，是社会

主义制度优越性的充分体现，做好这项工作是我们义不容辞的责任，各级各部

门要从讲政治、讲大局的高度来认识，周密部署，妥善安排，层层落实责任，

确保安置任务的圆满完成。 会议确定： 一、根据国务院和省政府对安置工作的要求，结合我市实际，确定由莱州

市接收安置 270 人，龙口市接收安置 270 人，招远市接收安置 260 人。以上三

市要结合本地实际，选择综合经济实力较强、接收安置条件较好、基层领导班

子素质较高、工作能力较强的乡镇、村，逐级落实安置任务。 二、关于移民的建房资金问题，根据省里确定的安置原则和目前我市农村

的实际情况，经测算每个移民户建房需 4.5 万元左右，共需资金 900 万元，国

务院和山东省给予补贴共 660 万元，缺口 240 万元，由市财政拨付 140 万元，

由市民政局从救灾损助资金中补贴 100 万元。 三、关于移民的养老保险金问题，待进一步摸底测算后，再制定具体落实

办法。（略） 会议要求： 一、各级各部门要按照省里确定的安置原则和鲁政办发[2000]53 号文件要

求，切实做好三峡库区移民的安置工作。对外迁移民要视同当地居民平等对待，

不得有任何歧视。 二、对安置移民所建住房要制定统一标准，由专业设计部门设计，由正规

建筑单位施工，以确保建筑工程质量。可先进行试点，待正式方案确定后再组

织实施。 三、移民安置资金由市财政专户管理，要严格执行国家和省制定的移民资

金管理规定，专款专用，不得挪用。 附件：与会人员名单（略）

二、函

（一）函的概述

1．函的概念

“函”是上下级、平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作；询问和答复

问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项时使用的文种。函

是一种党政机关常用的，使用频率很高、适用范围很广、使用十分灵活的公文（例

文 2.12）。

2．函的特点

（1）适用范围广泛。 函适用范围极广，既可用于商洽工作，咨询答疑，又可请求批准，争取援

47

第

二

章

公务文书写作

助，还可知照说明某些事项。在不相隶属机关单位之间的正式行文，可使用的

公文只有函和意见，联系业务时起桥梁作用。在行政公文的诸文种中，进行左

右沟通、横向联系也主要靠函。 （2）形式简便，制发灵活。 一般来说，函都比较短小，内容单一，语言简洁明了。无须阐述方针、政

策，也无须详细汇报情况。制发及受文均不受级别高低的制约，也不受内容繁

简的限制。因此，函的写作简便，使用灵活，有“公文轻骑兵”的誉称。 （3）行文多向，事务性强。 函的行文方向具有多向性。既可平行，又可以上行、下行，大多作平行文。

多用于解决具体事务，内容实在。 （4）语气礼貌，态度恳切。 函的发文机关与受文对象之间是不相隶属关系，所以函的语气讲究礼貌，

态度恳切，尤其是邀请函，态度应该十分谦恭。但是，由于公务活动的严肃性，

礼貌语气不能过，态度应不卑不亢。

（二）函的结构和写作

1．函的结构

函的内容结构一般由标题、正文和结尾 3 部分组成。

2．函的写作

（1）标题。 标题一般由三要素构成，即制文机关、事由与文种，如《××省科学技术

委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》。可省略写为事由和文

种，如《请配合做好搬迁工作的函》。便函可没有标题。 （2）正文。 正文一般是由 3 个层次组成： ① 制文的依据、缘由与背景。说明发函或复函的原因，如“申请函”开头

部分“为什么要申请”的内容，“商洽函”开头部分则可写“提出商洽问题的原

因”，“答复函”的开头部分“所引来文的标题及发文字号”等。 ② 申请、商洽、回复的具体事项。商洽函、询问函、告知函、答复函叙述

或说明需要商洽、询问、答复、告知的内容；批复函即批复决定，针对请示函

的内容作出肯定与否的明确回答。 ③ 结语，不同类别的函，结语也有所不同。商洽函、询问函，结束语可写

“特此函商，并望见复”“即请复函”之类；请示函可写“以上函请可否，即请

函复”；邀请函可写“特此函邀”；答复函、告知函、批复函等回函，可写“特

此复函”之类的套语。 （3）结尾。 结尾包括机关印章和成文日期。

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现代常用文书写作

（三）函写作的注意事项

1．开门见山，直叙其事

这是函的写作 基本的要求。函是一种比较简便的行政公文，讲究快捷，

所以，函一般写得很简短，应简明扼要地写出缘由、事项，写作中要做到一函

一事，开门见山，实话实说，中心突出。

2．叙事清楚，说理有节

公函是代表机关向外联系工作、商洽事情、请求帮助的，欲要对方理解、接

受、支持，取得圆满的效果，就要求叙事清楚、明白，且说理有节，令人信服。

3．短小精悍，注意技法

短小精悍是指写函不必详叙过程，不必大发议论，要求字约意丰；注意技法

是指函的撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。

4．措辞得体，用语平和

函的语言表达非常讲究，要根据不同类型的函选择恰当的语气分寸。对上

要尊重、谦敬，但不恭维逢迎；对下要严肃，但不自傲训人；对平行单位、不

相隶属单位，要以礼待人，用商量口气，不盛气凌人。总之，语言表达要礼貌、

得体、尊重对方，一般不用“必须”、”应该”、“注意”等指示性语言。特别是

当遇有纠纷性、交涉性的事情，相互致函时，也要注意掌握分寸。不使用过激

词语，做到叙事有理，但用语平和。

【例文 2.12】

关于同意在信息产业部电子行业 第十四职业技能鉴定站下建立二级鉴定站的复函

信息产业部电子行业第十四职业技能签定站： 你站关于在广东女子职业技术学院、岭南职业技术学院设立二级鉴定站的

申请报告收悉。为了推动广东各电子行业特有工种职业技能鉴定工作的深入开

展，经研究决定，同意在广东省设立电子行业特有工种二级职业技能鉴定站。

请你们务必加强对其的管理，共同将广东省电子行业职业技能鉴定工作开展起

来。如有问题，及时与部电子行业职业技能鉴定指导中心反映。 特此函复。

信息产业部电子行业职业 技能鉴定指导中心公章

二○○四年四月二十八日

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第

二

章

公务文书写作

三、意见

（一）意见概述

1．意见的概念

意见是对当前工作中所遇到的涉及全局性、方针政策性的重大事项和主要

问题，特别是新问题提出见解和处理办法时使用的公文。意见用以指导下属机

关的工作，是党的领导机关和国家行政机关常用的公文之一（例文 2.13）。

2．意见的特点

（1）针对性。 意见的产生是根据实际工作的需要来决定的。通常是针对现实工作中需要

解决的问题，进行有的放矢的研究后提出见解和处理办法，对下级单位起“出

主意，想办法”的作用。因此，具有很强的针对性。 （2）建议性。 意见针对某一重要问题而提出见解和处理办法，具有一定的建议、参谋和

指导作用，无论是用作上行文、下行文，还是平行文，其内容都具有建议性。 （3）指导性。 意见具有指示的性质，但其“指示”多表现为原则性的指导。 （4）多向性。 意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，提出工作见解、建

议和参考意见，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关

报送的“意见”做出处理或给予答复。作为下行文，表明主张，做出计划，阐

明工作原则、方法和要求，下级机关应遵照执行或参照执行。作为平行文，对

平行的或者不相隶属机关的有关专门工作做出评估、鉴定和咨询，提出意见供

对方参考。 （5）广泛性。 意见的广泛性不仅表现在使用的范围上，还表现在作用的多样上。有的意

见具有指导、规范作用，有的具有评估、鉴定作用，有的具有批评作用，有的

具有探索、过渡作用。这些功用，决定了它既可用于党政领导机关，也可用于

人民团体、企事业单位；上级可用，下级甚至基层组织也可用。

（二）意见的结构和写作

1．意见的结构

意见一般由标题、正文和落款 3 部分构成。

2．意见的写作

（1）标题。 标题一般由发文机关名称、事由和文种 3 要素构成，如《中共中央关于进

一步繁荣文艺的若干意见》。也有的省略了发文机关名称，一般采用“关于……

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现代常用文书写作

的意见”“对……的几点意见”的形式。 （2）正文。 意见的正文应有以下内容： ① 开头。简要说明提出意见的原因、根据、意义、目的等，常用“提出如

下意见”引起下文。 ② 主体。该部分应当明确、详尽地写出意见的具体内容，如阐明工作的基

本见解、原则性要求、政策性措施及注意事项等。 ③ 结尾。多为意见落实的希望和要求。可有可无，根据具体内容而定。 （3）落款。 落款包括发文机关盖章和成文日期。

（三）意见写作的注意事项

1．领会方针，把握材料

意见的撰写人必须全面深刻地领会和掌握党的有关方针、政策，以此作为

提出意见的指导思想，还需掌握大量的第一手材料，从中把握问题的本质和有

关事宜的规律性，这是写好意见的基础。

2．行文多向，用语不同

意见既可以下级写给上级，类似一种建议；又可以是上级发给下级，类似

指示；也可以发给平级，所提意见供对方参考。具体情况不同，用语也截然不同。

3．语言简洁、条理清楚

写作意见时要求内容明确、文字简练、语言客观、措辞平和，结构上做到

条理分明，使人一目了然。

4．不同类型的意见有不同侧重点

指导性意见因机关层次的不同而要求不同，高层领导机关发布的意见政治

色彩比较浓；下层领导机关的意见则比较具体，操作性比较强。实施性意见要

写得具体、可行。评估性意见要体现科学性、公正性。批评性意见一定要有理

有据，并尽可能提出改进意见。

【例文 2.13】

国务院办公厅关于实施 《国家行政机关公文处理办法》 涉及的几个具体问题的处理意见

国办函〔2001〕1 号 2001 年 1 月 1 日

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 为确保国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23 号）

的贯彻施行，现就所涉及的几个具体问题提出如下处理意见：

51

第

二

章

公务文书写作

一、关于“意见”文种的使用 （略） 二、关于“函”的效力 “函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定

的法定效力。 三、关于“命令”、“决定”和“通报”三个文种用于奖励时如何区分的

问题 （略） 四、关于部门及其内设机构行文问题 （略） 五、关于联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号 （略） 六、关于联合行文的会签 联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用

复印件会签。 七、关于联合行文的用印 行政机关在联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章

即可。 八、关于保密期限的标注问题 （略） 九、关于“附注”的位置 “附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。 十、关于“主要负责人”的含义 “主要负责人”指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。 十一、关于公文用纸采用国际标准 A4 型问题 （略）

一、判断题（错误的请给予改正）

1．×××公司关于招收退休退职职工子女就业、进行合理安排、确保社会

稳定的通知 2．××市人民政府关于转发《××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的

通知》的通知 3．××省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行

意见 4．××××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告 5．关于对张××进行欺骗伪造病假条错误的通报 6．××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知 7．全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定 8．关于增加生产任务的函 9．××市公安局关于表扬×××的通知 10．××县政府写给××市政府的《关于企业改制问题的请示》

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现代常用文书写作

二、名词解释

1．函、决定、决议 2．通告、通知、通报

三、简答题

1．试述会议纪要和会议记录的区别。 2．报告有何写作要求? 3．请示有何特点? 4．试述函和批复的区别。

第 三 章

事务文书写作

【阅读提示】

本章主要介绍了日常工作、生活中常见常用的筹划类、总结类、记录类、

条据类文书。阅读时重点把握各文种的概念及写作，并体味例文，强化训练。 事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信

息、总结经验、研究问题、指导工作、规范行为的实用性文书。事务文书按照

不同的标准，可以分为不同的种类。依据其性质和作用的不同，常用的事务文

书可分为：筹划类文书、总结类文书、记录类文书、条据类文书等。尽管它们

不是《国家行政机关公文处理办法》中的法定文种，但却是在日常工作中使用

得极为普遍和广泛的文书。

第一节 筹划类文书

筹划类文书是单位或个人对一定时限内的工作、生产或学习做有目的、有

步骤地安排或部署所撰写的文书。这类文书包括计划、规划、可行性研究报告、

设想、安排、方案等。

一、计划

（一）计划概述

1．计划的概念 计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，为了实现某项目标或完

成某项任务而事先做出安排或打算的书面材料（例文 3.1）。计划按不同标准可

分为不同的种类，以拟写格式来分，有条文式计划、表格式计划和文表结合式

计划。

2．计划的特点

（1）明确的目的性。 在一定时期内，要完成什么任务、解决什么问题，取得怎样的效果，达到

怎样的目标，这是制定计划的核心内容，也是制定具体措施的依据。计划本来

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现代常用文书写作

就是为了避免行动的盲目性而制定的，没有一个明确的目的，就谈不上计划。 （2）较强的预见性。 计划是先于要进行的实践活动制定的，必须对未来工作中可能发生的问题

有充分的估计，提出科学的、切实可行的方案。 （3）切实的可行性。 为了实现预期的目标，必须有切实可行的措施和方法。计划必须切合实际

情况，保证目标的实现，否则计划就是一堆空话，甚至会起到相反的作用。 （4）一定的约束性。 计划一经制定，就要对完成任务的实际活动起到指导作用和约束作用。工

作的开展、时间的安排等，都必须按计划严格执行，但在执行的过程中可以根

据情况的变化而灵活调整。

（二）计划的写法

1．条文式计划

这类计划一般由标题、正文和落款 3 部分构成。 （1）标题。 标题一般由 4 个要素组成：单位名称、适用时限、事由和文种，如《××

大学 2008 年毕业生分配工作计划》。若计划是还不成熟或未经批准的则在标题

后面或下方加“草案”、“征求意见稿”、“讨论稿”等字样，并加上圆括号。 （2）正文。 正文是计划的主体部分，具体内容一般由前言、目标和任务、措施和步骤

构成。前言简要概括基本情况，并指出制定计划的目的、依据和意义。目标和

任务是计划的核心内容，提出工作任务以及要达到的数量和质量的指标。写法

一般采用分条列项的方式，用小标题或序号表明层次，然后逐项写出具体任务

和具体目标。措施和步骤是完成任务的保证，措施要具体，分工要明确，步骤

要有序，条理要清楚。时间安排应当具体，到什么时间，要完成哪些任务，都

要一一说明。 （3）落款。 在正文右下方署上制定计划的单位名称，在署名的下一行写上日期。

2．表格式计划

表格式计划要求把各项内容划分为几个栏目，再把制定好的各项具体内容

填写进栏目中，形成表格。这种计划适用于时间较短、范围较小、方式变化不

大、内容较单一的具体安排，如生产计划、月计划等。其栏目设计一般包括序

号、工作内容、时间要求、承办单位、责任人等项。

3．文表结合式计划

文表结合式计划即条文式和表格式相结合的计划。一般是将各项目的内容

填进表格后，再用简短文字对计划的背景、依据、目标、执行原则、具体安排、

措施方法等做解释说明。

55

第

三

章

事务文书写作

（三）计划写作的注意事项

1．从实际出发，统筹兼顾

撰写计划必须要从实际出发，要充分分析客观条件，既要有前瞻性又要留

有余地。事关全局性的计划，要处理好整体与局部的关系，做到统筹兼顾。

2．目标明确，步骤具体

计划的目标必须明确具体，便于操作。

3．突出重点，条理清楚

一段时间内要完成的事情很多，必须有主次之分轻重之别，这样才有利于

工作的全面开展。

【例文 3.1】

条文式计划 ××种籽分公司××年第一季度工作计划

根据总公司的安排，为搞好我公司今年第一季度的种子工作，特作如下计划： 一、任务与要求 （一）搞好种籽调查工作。具体要求： 1．就地挖潜。（略） 2．利用冬季时间，组织技术力量，在合理解决报酬的基础上，开展室内育

种。（略） 3．调查各种作物品种分布情况。（略） 4．加强贮备种子的检查。（略） （二）积极解决水稻种源问题。（略） （三）搞好良种推销工作。（略） 二、实现措施 （一）于一月上旬召开全公司职工大会，布置具体任务。…… （二）抽调 10 名职工到外地协商种源。…… （三）抽调 15 名职工到××地、××地推销良种。…… （四）解决好与粮食、检疫以及铁路等部门的关系问题。……

××种子分公司 ××年××月××日

二、规划

（一）规划概述

1．规划的概念

规划是指就某项带有全局性的工作所制订的时间较长、范围较广、内容较

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现代常用文书写作

概括的发展计划（例文 3.2）。规划适用的时间一般都超过一年，多从宏观上对

发展远景及所要达到的目标粗线条地勾划出一个大致的轮廓，但须在理论上论

证它的可行性，提出要实现的奋斗目标。规划通常是由国家、国务院所属部委、

省市地方政府、科研和教育单位制定，如《广州市城市建设长远规划》。

2．规划的特点

（1）全局性。 由于规划是从总体上考虑的，就必须从全局出发，对所规划的事业、工程

或工作进行全方位的了解、分析和安排、部署。 （2）方向性。 制定规划必须首先确定规划的大方向、大趋势，即确定总的努力方向和奋

斗目标。规划中的所有对策和措施都要从这个大方向、总目标出发，为这个大

方向、总目标服务。 （3）长期性。 规划是用来部署较长时期内的工作的，规划时期的长短是由项目、地域、

范围的大小决定的，少则三五年，多则十年、数十年。

（二）规划的写作

规划的写作方法：一是格式，即条文式、表格式、文表结合式，与计划的

格式相同，可参见上述计划的写法；二是标题、正文、落款和日期的写法。

1．标题

标题一般有两种写法：一是写明制定单位名称、时间期限、内容和文种，

如《××市关于建立和发展社会主义市场经济的十年规划》；二是写明时间期限、

内容和文种，省去制定单位名称，如《关于培养少数民族经济工作干部的十年

规划》。

2．正文

正文一般由前言、主体和结尾三部分组成。前言要写明制定规划的缘由、

目的、根据，并对基本情况和问题进行分析。主体要写明规划的具体内容，包

括规划的任务、目标、要求、措施、做法、应该遵循的原则以及实现规划后的

意义和作用。结尾写明希望、要求或号召。

3．落款

落款即在正文之后右下角写明制定规划的机关名称。

4．日期

在落款下面写明制定本规划的年月日，如果在标题下面写明了制定规划的

日期或会议通过的日期，在此就不必写了。

57

第

三

章

事务文书写作

【例文 3.2】

××厂经济发展十年规划

（2001 年至 2010 年） 一、基本任务和总目标 遵照党中央关于加大国有企业改革力度的要求，根据本企业产品在国民经

济中的地位和作用，制定 2001 年至 2010 年的十年规划。十年内的奋斗目标和

重点是：研制尖端产品，赶上国际先进水平；进行部分产品的更新换代；新建

和扩建部分生产车间；大力培训工人，促进技术进步；提高企业经营管理水平

和经济效益，为加速社会主义现代化建设作出贡献。 二、十年内的发展规划 （一）企业发展规模：（略） （二）产品发展方向：（略） （三）主要技术经济指标： 1．提高劳动生产率：（略） 2．增加总产值：（略） 3．降低可比产品成本：（略） 4．加速资金周转：（略） 5．提高盈利水平：（略） 三、为实现目标而采取的措施 （一）举办各种文化班、学习班，提高职工文化水平，学习先进技术，改善

队伍的素质，使之适合四化的要求。 （二）加强政治思想工作，正确贯彻经济责任制。（略） （三）改善劳动组织，开展劳动竞赛。（略） （四）认真执行财经纪律。（略）

××厂

××年××月××日

三、可行性研究报告

（一）可行性研究报告概述

1．可行性研究报告的概念

可行性研究报告是针对拟开发的新项目、新技术，组织有关专家学者分析

其必要性、可能性、客观条件与未来前景的书面报告（例文 3.3）。其作用从根

本上说，就是为项目的决策者提供决策依据。这包括为项目的市场需求、技术

上的可能性、未来的收益、资金的提供等方面提供理论论据和可行理由。

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现代常用文书写作

2．可行性研究报告的特点

（1）科学性。 可行性研究报告是项目开发前的必要工作步骤，是项目开发的决策依据。

因此，必须以科学理论为指导，进行广泛深入的市场调查，获取大量真实的材

料，对材料的分析要客观、冷静，本着科学的态度，实事求是。 （2）综合性。 可行性研究报告涉及市场需求、技术上的可能性、资金的预算等多方面的

内容，大型项目的可行性研究报告就更复杂，因此其研究在内容上具有综合性，

在撰写中需要多方面人员的合作。

（二）可行性研究报告的结构和写作

1．可行性研究报告的结构

可行性研究报告由封面和标题、正文、附件 3 部分组成。

2．可行性研究报告的写作

（1）封面和标题。 大型的可行性研究报告设有封面，封面包括项目的名称、编制单位的名称、

成文时间。有的可行性研究报告还设有扉页，列出参与人员的姓名、职务及分

工，较长的报告还有目录。可行性研究报告的标题由项目名称加文种构成，如

“××建立纺织厂的可行性研究报告”。 （2）正文。 正文是可行性研究报告的主体部分，通常分为 3 个部分：开头、主体、结尾。 ① 开头。一般是内容的概述，介绍项目的必要性、经济意义、背景资料、

理论依据和采用的分析方法。 ② 主体。包括以下 8 个方面内容：第一，市场调查情况；第二，项目相关

情况；第三，地址的选择；第四，工艺技术方案；第五，组织机构设置及人员

管理；第六，环境保护；第七，资金保障；第八，财务分析。在实际编制可行

性研究报告时要注意将该方案涉及的问题逐一分析清楚，不同的报告要依据实

际情况有不同侧重。 ③ 结尾。是整篇研究报告的概括和总结。作者在该部分要对论证的提议和

项目表明自己的态度，对重点问题及关键性内容再次强调，以证实报告的可行性。

3．附件

可行性研究报告有时需要一些辅助资料作为正文的论据，主要有相关政策

文件、调查资料、统计图表、设计图纸等。

（三）可行性研究报告写作的注意事项

1．材料要真实准确

可行性研究报告论证的项目是投资的重要依据，也是未来开展工作的依据，

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第

三

章

事务文书写作

所以要保证资料来源真实可靠、全面准确。

2．论证要科学合理

可行性研究报告是企业向上一级管理机关报批的资料，也是企业为项目募

集资金的依据，所以分析应当有理有据，证据确凿，主要问题的论证要科学合

理，有一定的深度。

【例文 3.3】

建设××产品加工厂的可行性研究报告（提纲）

项目名称：（略） 编制单位：（略） 编制负责人：（略） 日期：（略） 第一章 总论 （一）立项的背景情况 （二）根据和范围 第二章 需求预测和拟建规模 （一）现有生产能力 （二）市场对××产品的需求情况 （三）销售预测 （四）拟建规模产品方案 （五）工程建设及投产进度 第三章 资源与能源条件研究 （一）原材料及燃料供应 附表 1 各种原料及燃料的需要量和成本 （二）能源供应（给排水、电力、热力、供气） 附表 2 能源需要量及成本情况表 第四章 厂址选择 （一）厂区自然条件 工程地质、气温及相对湿度、风雨雪等 附表 3 各厂址自然条件比较 附表 4 各厂址投资费用比较 附表 5 各厂址经营费用比较 （二）厂房构成及建筑面积 附表 6 厂房设计方案 第五章 设计方案 （一）指导思想

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现代常用文书写作

（二）工艺流程及设备 （三）设备选择方案比较 1．报价 附表 7 外国及国内设备报价 2．技术性能及指标 3．生产能力 4．劳动定员 第六章 环境保护与安全消防设施 （一）环境保护 1．环境污染产生的环节及种类 2．污染物治理工艺及排放形式 3．环境执行标准 （二）安全措施 第七章 投资估算及经济效益评价 （一）基本数据 1．工厂生产规模及年产量 2．总投资（包括基本建设和流动资金） 附表 8 基建投资估算表 附表 9 资金来源 3．产品成本 4．产品销售收入及销售利润 5．其他经济指标 （二）经济评价 1．经济评价的基本依据 2．资金平衡及贷款偿还期的计算 3．企业投资利润率和投资收益率 4．内部收益率计算 5．投资回收期 6．不确定性分析 第八章 研究结论

第二节 总结类文书

总结类文书是反映工作状况和经验，对工作中存在的问题或具有普遍意义

的重要情况进行分析研究的文书。这类文书包括调查报告、总结、述职报告、

调研报告等。

61

第

三

章

事务文书写作

一、调查报告

（一）调查报告概述

1．调查报告的概念

调查报告是对客观事物进行调查研究，根据所获得的成果写成的反映客观

实际、揭示事物本质和规律的书面报告（例文 3.4）。

2．调查报告的特点

（1）真实性。 调查报告的基础是客观事实，其主旨是调查研究后揭示的客观事物的本质

和规律。撰写调查报告要深入调查，对材料的真实性要反复核实。若了解的仅

是事物的表象，那么得出的结论，或是假的，或是非本质规律的。 （2）典型性。 调查对象是否典型，所运用的材料是否典型，是调查报告成败的关键。因

此，必须选择具有典型意义的事实或材料撰写调查报告。这样才具有现实意义

和普遍意义。 （3）理论性。 调查报告主要是通过对大量的材料进行分析和综合，达到揭示事物的本质

和规律的目的。所以，撰写调查报告一般通过对事实的概括叙述和简要说明，

由事论理， 后引出结论，在表达上多采用夹叙夹议、叙议结合的方式。 （4）时效性。 调查报告要回答当前工作中迫切需要解决的问题，具有较强的时效性。

（二）调查报告的结构和写作

1．调查报告的结构

调查报告一般由标题、署名和正文 3 部分构成。 （1）标题。 标题的形式有单标题和双标题两种。单标题的写法比较灵活，可以是公文

式标题，如《××研究所关于白云山制药厂挖掘人才的调查报告》；可以是设问

式标题，如《沈阳市噪声控制设备厂为什么能迅速扭亏》；也可以只写调查地点

和范围，如《××事件的调查》。双标题的写法为：正标题鲜明地揭示主题，副

标题指明调查的地点、内容或范围，如《他山之石可以攻玉——关于××市大

规模引进先进技术的调查报告》。 （2）署名。 署名就是写上作者的名字、单位名称，放在标题下一行居中位置，个人署

名可署于文尾右下方，也可署于标题之下右下方。 （3）正文。 正文分为开头、主体和结尾三部分。

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现代常用文书写作

① 开头的写法较灵活，常用的形式有：第一概括介绍式，即介绍调查对象

的基本情况；第二结论式，即在开头中先写调查报告的结论，在阐述主要事实；

第三议论式，针对调查的问题说明意义，做简要的评述，在叙写事情的经过；

第四提问式，抓住中心提出问题，引起读者的思考和兴趣。 ② 主体是正文的主要部分，要写明调查到的具体情况，总结出来的经验和

规律。主体部分的结构通常有纵式结构、横式结构和对比结构 3 种。 纵式结构可以按照调查的顺序、时间的顺序或根据事件发生的先后过程来

写。这种结构比较简单，适合表达线索单一、内容集中的报告内容。 横式结构可以按调查的内容分为几个部分，加以叙述和说明。这种结构比

较常见，它的特点是从不同侧面和角度回答问题，论述比较全面透彻，适合表

述问题比较复杂，内容层次多的报告内容。 对比结构即把两个不同对象加以对比来写。在自始至终的对比中让人们认

识到不同的思想、不同的做法，会产生不同的结果。结构安排上的对比是为了

引起读者思想上的对比，使读者在对比中肯定所是，否定所非。 ③ 结尾。调查报告的结尾也可以是多种多样的。有的总结全文，深化主题；

有的展望未来，提出希望；有的归纳主题，强调意义；有的指出存在问题，提

出建议；但也有的没有明显的结尾部分，全文由总到分，言尽意尽，说完了事。

（三）调查报告写作的注意事项

1．材料真实

调查报告所运用的材料必须真实可靠，确凿无误。如果材料失实，那么调

查报告就失去了它的科学价值。

2．针对性强

调查报告必须根据国家现行的方针、政策，从实际出发，有针对性的进行

调查研究，对经验或教训作认真细致的分析总结，指导群众去弄清他们关心的

事情或解决他们迫切需要解决的问题。

3．叙议结合

调查报告介绍事实材料时，主要运用叙述的方法。揭示事物的本质意义，

表明作者的见解时，在叙述的过程中往往要进行一些议论。

【例文 3.4】

贫困线下的沉思 ——从一个乡情看社会主义初级阶段低层次文化特征

宋复泉

贫困线，是以人均收入确定的贫困与温饱的界限。贫困线下，无疑是社会

主义初级阶段的最低层次。本文是从一个贫困乡的基本情况出发，对这一层次

63

第

三

章

事务文书写作

文化的特征做一粗浅的分析。 内蒙古自治区和林县灯笼素乡基本情况（略） 在现有总人口中，12 岁以上总人口 4144 人，文盲、半文盲占 52.6%，高

中文化以上程度 236 人，占 3.8%。乡政府所在地与 1987 年建起的一个文化站，

平常基本上不开展活动。农民每年除了到乡里看一两场戏外，基本上再无其他

文化活动了。 综上，灯笼素乡的经济是极为典型的贫困经济，文化则是反映贫困经济的

低层次文化。 低层次文化的主要特征是闭塞迂腐。生活方式、民风民俗、文艺活动，以

及道德、审美、理想等文化要素，处在几乎不变的状态中，没有与外来文化的

交流和融合。（略） 低层次的文化心理，是愚昧的文化心理。（略） 低层次的文化状态决定了人们思维方式的凝固性，大锅饭的分配方式又使

凝固的思维方式附加了麻木的依赖性。思维方式的这两个特点在贫困地区有着

充分的表现。（略） 灯笼素乡的调查告诉我们，改变低层次文化的落后状态，首先是要科学地

探讨贫困的原因，这是根治贫困的思想前提。（略） 其次，要抓战略性的大环节。在探讨社会主义初级阶段发展问题的时候，

使人深感忧虑的是，近几年，较低层次与较高层次的差距不是在缩小，而是在

急剧地拉大。（略） 再次，特别要在提高劳动力素质上下功夫。（略）

二、总结

（一）总结概述

1．总结的概念

总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的

回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用于指导

今后工作的事务性文书（例文 3.5）。按性质和作用，总结分为综合性总结和专

题性总结。综合性总结又称全面总结，是对本组织一定时期内工作的全面总结。

专题性总结也称单项总结，是对某一项工作或某一问题的总结。

2．总结的特点

总结的目的就是要通过实践，提高认识，掌握事物的发展规律，去指导今

后的实践活动。因此，总结的注意特点是： （1）理论性。 总结的过程，就是从感性认识上升为理性认识的过程，在分析事实材料的

基础上，比较、归纳、提炼出正确的观点，从而提高认识，发扬成绩，吸取教

训，更好地指导今后的实践活动。

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现代常用文书写作

（2）客观性。 总结是针对本组织或个人所定计划的总结，应该以客观事实为依据，真实、

客观地分析情况、解决问题、总结经验、不允许虚构和编造。

（二）总结的结构和写作

1．总结的结构

总结的结构由标题、正文和尾部组成。

2．总结的写作

（1）标题。 总结的标题有两种写法：一是公文式标题，由单位名称、时间、事由、文

种组成，如《××公司 2002 年度工作总结》；二是非公文式标题，此类标题比

较灵活，有的为双标题，如《开源节流，减员增效——销售部第四季度工作总

结》，有的为单标题，如《推动人才交流，培植人才资源》。 （2）正文。 正文由前言、主体和结尾 3 部分组成。 前言：即正文开头，一般概括介绍基本情况，交代背景，点明主旨或说明

成绩，给读者一个总体印象。要求开门见山、简明扼要。 主体：这是总结的重点部分，主要写取得的成绩和经验，存在的问题和教

训以及今后努力的方向等。对于一般的工作总结，重点放在成绩和经验上。在

写法上要求做到观点鲜明、材料典型，叙述和议论相结合。写主体部分切忌事

无巨细，一一罗列。这一部分内容需要对事实进行理论上的分析和归纳，所以

在写作中通常采用多种方式来安排结构：一是重视结构，即按时间顺序或工作

进程来写，综合性总结常采用这种写法；二是横式结构，即把经验体会上升到

一定理论高度，归纳出几个并列的观点，按照其内部的逻辑关系来安排内容和

层次；三是纵横式结构，即在一份总结中，既有纵式结构又有横式结构，它是

按材料间的逻辑关系，把内容分为几个部分，每一部分又按时间顺序来写，或

是以时间顺序讲整个工作分为几段，每一段又分别归纳出一些经验或体会，利

用小标题分开来写。 结尾：可以总括全文，重申主旨；可以提出改进设想或展望未来。 （3）尾部。 尾部包括落款和成文日期两项内容。如果标题中已有发文单位，这里可不

必再写。

（三）总结写作的注意事项

1．正确的指导思想

必须以党的方针、政策、路线为依据，正确地估计实际工作情况，从中总

结出能够指导现实的有价值的经验。

65

第

三

章

事务文书写作

2．坚持实事求是

写总结要求内容真实可靠，如实反映客观实际，要反复核实材料，仔细推

敲观点，这样才能增强总结的科学性和可信性。

3．总结出规律

总结的根本任务就在于总结经验，找出规律性的东西，以指导今后的工作。

因此，要求作者从客观实际出发，从分析研究事实入手，发掘出事物的本质特

点，找出内在联系，找出取得成绩的原因或存在问题的根源，从而认识事物的

本质规律，提出符合客观实际的意见，明确今后的工作任务和努力方向。

【例文 3.5】

省总工会、省商业企业集团驻五华县安流镇 工作队××年下半年工作总结

按照省委《关于进一步加强农村基层组织建设的决定》的要求，我们驻双

福管理区的工作队，坚持以经济建设为中心，紧紧围绕 “五个好”这一目标，

在安流镇委的领导下和双福管理区干部、群众的关心支持下，深入实际，认真

细致扎实地开展各项工作，取得了较好的成绩。现总结如下： 一、深入实际，搞好基层组织建设平 （略） 二、大力扶持发展集体经济，加快管理区脱贫致富 （略） 三、抓好群众关心的热点、难点问题，为群众办实事、办好事（略） 四、协助、配合管理区干部，积极完成镇委、镇府下达的任务（略） 五、加强自身建设，提高工作能力（略）

省总工会、省商业企业集团公司 驻五华县安流镇双福管理区工作队

三、述职报告

（一）述职报告概述

1．述职报告的概念

述职报告是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作

人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告（例

文 3.6）。

2．述职报告的特点

（1）个人性。 述职报告要求述职者对自身所负责的某一阶段工作进行全面的回顾，从中

总结出成绩和经验，找出不足与教训，对个人履行岗位职责的情况做出正确的

评价。述职报告也是对个人任职期间德、能、勤、绩的检验。

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现代常用文书写作

（2）真实性。 述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据，述职者一定要实事求是、

真实客观地陈述，力求全面、真实、准确地反映述职者在所在岗位履行职责的

情况。对成绩和不足，既不要夸大，也不要缩小。 （3）通俗性。 述职报告通常由述职人在会议上口头陈述，这就要求语言必须通俗易懂，

尽量口语化，让所有与会者都能听懂、理解。 （4）落款和成文日期。 在正文的右下角署上述职人的职务姓名及成文时间。

（二）述职报告的结构和写作

1．述职报告的结构

述职报告的结构是由标题、称谓、正文、落款和成文日期组成。

2．述职报告的写作

（1）标题。 述职报告的标题有 4 种形式：一是由述职人、时限、文种组成，如《××

×2002 年度述职报告》；二是由述职人和文种组成，如《×××述职报告》；三

是正副标题，如《抓住机遇，迎接挑战——×××经理述职报告》；四是直接用

文体作标题，如《述职报告》。 （2）称谓。 称谓指述职报告的对象或呈送的部门，如“各位领导”、“组织人事部”、“董

事会”等。 （3）正文。 正文的结构是由开头、主体、结尾组成。 开头。述职报告的开头概述述职者所任的职务和期限，任职期间的基本情

况，以及对自己任职期间成绩的总体评价。 主体。述职报告的主体部分主要包括：履行职务的基本情况；所取得的成

绩和实践经验；存在问题和努力方向。 结尾。结尾部分是正文的结束语，一般用“以上报告，请领导和同志们指

正”“以上就是我的述职，谢谢各位”等。

（三）述职报告写作的注意事项

1．实事求是

真实地反映述职人履行职责的实际情况，无论陈述成绩还是缺点，都应抱

着实事求是、一分为二的态度，绝不能弄虚作假。

2．突出特点

紧紧围绕个人履职情况展开陈述，选择有代表性的典型事例，切忌千篇一

67

第

三

章

事务文书写作

律，人云亦云。

3．语言简洁

语言简洁朴实、通俗易懂、口语化。

4．要把集体的成绩和个人贡献区分清楚

即在写作时，不要把个人的述职报告写成组织的工作报告。有些人写述职

报告，容易把集体领导的成果都归功于个人工作的开展。但应明白，述职人只

是领导班子的一员或工作集体的一员，述职时只需讲清个人实际作用，而不应

将集体功绩占为己有。

【例文 3.6】

述 职 报 告

（2001 年 8 月 8 日在十堰市人大常委会二届人大常委会第 11 次会议）

主任、各位副主任、秘书长、各位委员： 我于 1998 年 12 月份担任市财政局局长。两年多来，在市委、市政府的正

确领导和市人大的监督、支持下，我与党委一班人和全体干部职工一道，认真

履行岗位职责，完成了财政局各项年度工作任务。现作如下述职： 一、两年来的工作情况 （一）从调研着手，认知和解决财政经济实际问题 （略） （二）围绕中心做好本职工作 （略） 两年多来，通过人大的正确指导和帮助，我们紧紧围绕市委、市政委工作

中心，重点开展了以下几项工作：（略） （三）增强法制观念，做到依法理财 （略） （四）抓好机关作风建设 （略） 二、存在问题及整改措施 两年多来，尽管我在做好自己的本职工作上付出了努力，但仍存在诸多

不足： （略） 针对上述问题，我将从以下几方面着手，予以整改：（略） 衷心感谢各位领导两年来对财政工作的支持、监督、指导及对我个人的帮

助。我将认真地总结经验，发扬成绩，克服不足，以百倍的信心，饱满的工作

热情，与班子成员一道，团结全体干部职工，勤奋工作，顽强拼搏，为我市经

济发展和财政振兴做出应有贡献。

市财政局局长××

二○○一年八月八日

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现代常用文书写作

第三节 记录类文书

记录类文书是用于记载重要情况、事件和有关资料的文书。这类文书包括

会议记录、大事记、年鉴等。

一、会议记录

（一）会议记录概述

1．会议记录的概念

会议记录是记载会议的基本情况、会议报告、讨论发言、会议决议等内容

的书面材料（例文 3.7）。它是会议情况的真实反映，不论会议规模大小，凡是

重要的会议都应有记录。会议记录可以作为贯彻执行会议决议或会议精神的依

据，作为进一步分析研究、检查总结工作时的重要参考，还能起到文献资料的

重要作用。

2．会议记录的特点

（1）真实性。 会议记录是对会议情况的客观记录。 （2）资料性。 会议记录是分析会议进程、研究会议议程的依据；是编写会议简报和撰写

会议纪要的重要资料；还可以作为原始资料编入档案长期保存，以备需要时 查阅。

（二）会议记录的结构和写作

1．会议记录的结构

会议记录的结构包括标题、正文和尾部 3 个部分。

2．会议记录的写作

（1）标题。 由会议名称和文种组成，如“××集团公司第三届董事会议记录”。 （2）正文。 正文由 3 部分组成：第一部分记录会议的概况，包括会议名称（含次数）、

开会时间、会议地点、会议主席或主持人（具体姓名及职务）、出席列席和缺席

情况、会议记录人签名等；第二部分记录会议内容，会议议题（如果有多个议

题，可在议题前分别加上序号）、发言人及发言内容（记录每人的发言都要另起

一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。记录的方法有：摘要记录，记录一般

会议中的发言要点、结论、决议等；详细记录，在重要会议中尽可能详细完整

69

第

三

章

事务文书写作

地记录会议上的重要发言、不同看法和争论，有条件的可采用录音、录像手段，

以保证其准确和完整）；第三部分记录会议决议，决议事项应分条列出，有表决

程序的要记录表决的方式和结果。 现场记录下来的文字需要进行整理，整理后，应送发言人和会议主持人审

阅。 后单独一行写“散会”、“休会”，使记录有头有尾，结构完整。 （3）尾部。 会议记录右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。

（三）会议记录写作的注意事项

（1）记录速度快。 （2）记录内容真实。 （3）及时整理。

【例文 3.7】

××公司项目会议记录

时间：××年××月××日上午×时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门经理 主持人：×××（集团公司副总裁） 记录：×××（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“×××”的兴建立项以及如何开展

前期工作的问题。（略） 二、讨论发言。 第一分公司×总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南（略） 第二分公司×总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。（略） 市场部×总：汇报市场调查与预测的结果。（略） 财务部×总：汇报公司的资金状况。（略） 技术部×总：汇报建设项目投、招标情况。（略） 三、决议（略） 四、散会（上午×时）

主持人：×××（签名） 记录人：×××（签名）

二、大事记

（一）大事记的概念

大事记是按照时间顺序，简要地记载某一地域、某个领域、某个单位、某

个人物、某一历史时期重大事件的一种重要材料（例文 3.8）。作为反映重大历

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现代常用文书写作

史活动的参考资料，仅供作存查，不作运转处理。它可以向利用者提供某一问

题的历史梗概，便于人们了解或研究史实的演变及其规律性，是总结工作、编

写资料、考证历史的重要依据。

（二）大事记的结构和写作

1．大事记的结构

大事记的内容主要由大事时间和大事记述两部分组成。

2．大事记的写作

（1）大事时间。 大事时间一般要求记载准确的日期，并按照大事发生的先后顺序排列，每

件大事年、月、日齐备，有的甚至要写明确切的时、分、秒。对时间不确切的

事件，应尽力进行考证。先排有确切日期的大事，后排接近日期时间的大事，

日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。 （2）大事记述。 大事记述是大事记的主要组成部分，通过许多重大事件的记述，反映历史

发展的概貌和规律。 首先，要立足本单位，根据本单位的性质、任务和主要职能活动，围绕中

心工作选择大事。大事的合理选择，是撰写这部分内容的关键。选择单位内部

的大事，从以下四个方面考虑：单位重要的决策、规划、发展目标、工作任务；

单位机构的调整，人员任免、调动、奖励以及处分；单位重要的会议，如党代

会、职代会、团代会、各种联席会议、各种表彰总结性会议、各种大型业务会

议以及新闻发布会议等；影响单位发展进程的重大事件。选择对本单位的发展

有一定制约力的大事时，主要考虑以下方面：党和国家的大政方针以及行业、

主管部门的指示决议；驻地政府、街道的决定和政策以及重大部署和指示；与

外单位发生的有影响的重大事件。 其次，记述大事要遵循以下原则：一是记大弃小，务求在“大”字上做文

章，围绕“大”字进行筛选，摒弃那些非典型的事件；二是实事求是，大事记

的编写应当坚持实事求是的写作态度，要尊重历史，尊重事实，绝不任意夸大

和缩小，努力做到客观公正；三是表述准确，从写作角度看，大事记的表达方

式主要是说明和叙述，记事的五个要素（时间、地点、人物、过程、结果）要

齐全，过程和结果要详细突出，单篇大事记篇幅不宜过长，要简明扼要，大事

记是重要事情的文字实录，实录就是事实的复制，所以，文字必须准确地表述

出事情的原貌。

（三）写作大事记的注意事项

编写大事记应尊重历史，尊重事实，维护事物的本来面目，客观地加以记

述。写作大事记的注意事项有： （1）观点正确，用材真实。 （2）大事突出，要事不漏，小事不记。

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第

三

章

事务文书写作

（3）系统条理，简明扼要。

【例文 3.8】

大 事 记

2004 年 1～12 月大事记 1 月 1 日 省长徐荣凯在昆明会见美国思科系统公司全球高级副总裁郭思聪一行。 2 日 省政府召开全省进一步清理拖欠工程款电视电话会议。常务副省长秦光荣

在会上要求各地、各部门确保春节前让农民工拿到被拖欠工资，一季度基本解

决重点工程拖欠征地补偿费问题，三年内全部完成清理拖欠工程款任务。 …… 31 日 昆明市呈贡县洛羊镇发生高致病性禽流感疫情。省委书记白恩培、省长徐

荣凯、省委副书记王学仁等领导作出重要指示，副省长孔垂柱率工作组赶往疫

区察看疫情，指导防治工作。省政府召开电视电话会，要求各地提高认识、加

强领导、全力以赴做好防治工作。 2 月 1 日 …… 3 日 …… …… 12 月

三、年鉴

（一）年鉴概述

1．年鉴的概念

年鉴是工具书的一种，与其他工具书相比，年鉴具有以下特点：年鉴是资

料性的工具书；年鉴是逐年编撰，连续出版的工具书；年鉴是系统地汇辑上一

年度重要文献资料的工具书。因此，年鉴可以定义为：系统汇辑上一年度重要

的文献信息，逐年编纂，连续出版的资料性工具书（例文 3.9）。

2．年鉴的特点

（1）年鉴是资料性的工具书。 这一特点包含三层涵义：其一，年鉴是工具书，与众多的非工具书性质不

同；其二，工具书所具有的特点和属性，年鉴全都具备；其三，年鉴是资料性

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现代常用文书写作

工具书，年鉴同辞书性、线索性、表谱性、图录性工具书不同。 （2）年鉴是逐年编纂，连续出版的工具书。 年鉴具有年度性、连续性，累积起来，有较大的历史价值作用，既有现实

性，又有史册性。年鉴年度性的特点是年鉴与手册、指南等资料性工具书的区

别所在。 （3）年鉴是系统地汇辑上一年度重要文献资料的工具书。 这一特点包含 3 层涵义：一是明确收录范围，以上一年度为主，把有关的

资料文献尽可能全面收集，反映一年来的新动态，新经验，新成果。二是表明

收录内容是各类文献资料：既有一次文献，包括专文、特载、报告、法规等；

又有二次文献，包括书目、索引、提要、文摘等：还有三次文献，包括综述、

概况及概述性条目，有较强的汇编性和概括性。三是材料组织较为系统，多种

方法并用：主体内容按科学分类编排，大事记按时序编排，各国、各省市自治

区、各市地县概况按地域编排，内容分析索引又按字顺编排，各类资料井然有

序。强调系统性是为便于检索。

（二）年鉴的结构和写作

1．年鉴的结构

“体例”是年鉴写作必须遵守的基本要求。为年鉴写稿子，首先要了解和掌

握年鉴的体例。一部年鉴，供稿者常达数百名，如果没有一个统一的体例规范，

作者各行其是，势必造成条目信息不足，繁简失当，内容重复，前后矛盾。因

此，编写年鉴要有一个统一的大家都必须遵守的体例。各种年鉴颁布的体例规

范各不相同，大致可以分为内容规范和形式规范两部分，具体包括：一是年鉴

的性质、编辑原则、编辑方针；二是年鉴的总体结构；三是年鉴的选材要求，

包括选材原则、选材标准等；四是写作要求，包括使用的文体、计量单位、数

字用法等具体的规定，作者应认真贯彻。 “条目”是年鉴的基本单元，年鉴的条目就是一个独立主题的完整信息资料

概述。年鉴收录的内容除特载、专文、文件法规等一次文献和索引、书目、提

要、文摘等二次文献外，还有三次文献。在年鉴的文献结构上，一般以三次文

献为主，年鉴的三次文献在形式上一般是条目体。年鉴的内容主要是通过条目

这个手段来表现的，可以说条目是年鉴的主体。它由标题、正文和撰稿人署名

组成。一部年鉴，条目文字一般占 60%左右，年鉴质量的高低，在很大程度上

取决于条目的质量。因此，一部年鉴要成为精品，必须下功夫精心撰写条目。

2．鉴条目的写作

（1）条目的设置。 ① 条目的特征。条目具有“三性”：一是独立性，一事一条，独立成篇，

有题目、有中心内容、有中心内容的材料和数据、有时间、有地点、有结果，

是一个完整的结构；二是排他性，作为一个独立的条目，有其特定的内容范围，

不能在一个条目中记述几件事情，不能兼收并蓄；三是年度性，条目所记述的

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第

三

章

事务文书写作

除首部年鉴可作适当追溯外，其内容只能是上年度内发生的事情，不能超越。

有时即使采用一些历史资料，也只是作为背景材料，为内容的广度和深度服务。 ② 条目的类型。根据年鉴条目记述的内容，一般可以分为综合性条目和专

题性条目。综合性条目：主要反映一个行业、一个部门、一个领域全貌的条目，

其表现形式主要有综述、概况等，设在条目或栏目之首，起到统领栏目或条目

的作用。专题性条目：主要反映一个行业、一个部门、一件事物的某一侧面的

情况，是对同一事物、事件的综合处理及概括记述。它可分为常规性条目、单

一记事性条目、人物条目等。 ③ 立条的标准。设立条目的主要标准是：重大、典型、有新意，这是条目

具有年度特色的体现。一年内的事情很多，而年鉴中的条目数量有限，故立条

不能面面俱到，必须选择本年度 重大、 有典型意义、 有新意的事情立为

条目。有的事物，孤立地看也许并不重要，但是从全局看可能预示着一项新事

业的发展，或有一定的指导意义，亦可考虑立条。 （2）条目的取材。 ① 取材的原则。一是要体现和符合年鉴编纂方针和出版宗旨，项目齐全、

有点有面；二是有历史价值和历史意义，注意典型性；三是要有新意，能反映

年度特点、地区特点和行业特点；四是要讲究实用性，要从读者需求出发，努

力发掘社会普遍关心的热点、焦点、兴奋点问题。 ② 上述原则具体化为 5 个特点：一是“全”，指对上一年发生的事情或所

作的工作要进行全面回顾，着眼全局，掌握全面情况。二是“大”，指上年发生

的重大事情，举办的重大活动，产生了重大影响的工作或举措等。三是“要”，

指从本系统、本单位的角度看是“主要”的，很有分量的材料。四是“新”，指

上年发生的新情况、新事物、新成果、新经验、新问题，以及新获得的奖励、

荣誉等。五是“特”，指上年发生的具有年度特点、地方特色或行业特殊性的事

情，以及那些特别的事情。 （3）条目的表述方法。 年鉴的条目，从内容上看，有综合性条目与专题性条目之分；从篇幅上看，

有大、中、小之别；从时间上看，有常规条目（固定设置，每年更换内容，以

保持年鉴的连续性）和年度性条目（每年更换选题）的差异。不管哪一类条目，

撰写时均应重视表述的方法。 条目表述必须符合鉴体。年鉴条目有其独具一格的写作形式，这是由其资

料性工具书的性质决定的。年鉴写作要求记述文与说明文文体，不用文艺文体

和议论文体。为此，特别强调以下 4 点： ① 言之有物。条目写作要开门见山，直陈其事，内容要扎实、丰满、具体

实在。 ② 用事实说话。对记述的事物不进行评论，用事实去体现观点，让读者从

中得出结论。 ③ 文字精练。文约事丰、挤干一切水分，向读者提供高浓缩的信息结晶。 ④ 规范行文。年鉴是集体创作，需格外强调规范全文的行文，要用规范的

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现代常用文书写作

现代汉语。数字、时间、称谓、简称、计量单位等，均要按照编撰规范执行，

不可自行其事。 （4）条目的标题及条目的写法。 条目标题是查阅信息的根据，要简洁准确，使人看到标题就能大致知道条

目的内容。条目标题一般采用直叙式，用一句话或几个字表明。表现内容主题

的词，要尽量放在前面，以求清晰明了，便于检索。 条目标题文字表达时应注意以下四点： ① 应力求短小精悍，简洁明确。 ② 不宜用总结、动员报告式的标题。 ③ 不宜多用副词、形容词等修饰语。年鉴稿主要采用记叙体，应开门见山，

直叙其事，过多的副词、形容词不宜在年鉴稿中出现，更不宜多用带有修饰性

的词语。 ④ 不宜与内容脱节。条目标题是条目内容的概括，不能出现条目标题与内

容不吻合现象。 综合性条目要求写出两部分内容：一是年度基本情况，要具有全面性、概

括性。二是年度必要数据，要求全面准确，有连续性。 专题性条目是反映一件事情或一个方面的突出典型的条目。它反映的是点

上的微观情况。其记述要求为：一是所记述的内容有历史价值和社会价值，属

上年发生，内容新颖、突出；二是精心提炼题目，从所记述的内容中提取中心

意思，抓住实质，以简洁凝炼的文字反映出来，起到“画龙点睛”的作用；三

应记叙完整，避免内容重复，对跨年度的内容，如工程建设、科研开发等，记

述中对上一年之前的情况做简要回顾，重点仍是上年内的情况。

【例文 3.9】

《云南年鉴》（2005 年总第 20 卷）

《云南年鉴》属综合性年鉴。它的体例设特载、专文、大事记、云南省及

州市县概况、政治、军事、法制、民族、经济管理、开发区建设、非公经济•

乡镇企业、支柱产业、农林水利、工业、交通运输、信息产业、建设• 环保、

财政税务、金融、贸易• 经济合作、教育、文化等 31 个部类。31 个大部类下

面又设有小的部类，以“教育”为例，其下又分为综述、高等教育、基础教育

与民族教育、职业教育与成人教育等四个小部类。部类之下又设有条目。以“高

等教育”为例，其下设有以下条目：

高 等 教 育

普通高校招生 2004 年全国报考云南省博士研究生人数为 659 人，国家下

达的博士研究生招生计划数为 340 人（含研究所），实际录取 346 人，比上年增

录 70 人，增幅为 25.36%。全国报考云南省硕士研究生的人数为 11 591 人，国

家下达云南省硕士研究生招生计划数为 4 158 人，实际录取 4 250 人，比上年增

录 1 165 人，增幅为 37.76%。

75

第

三

章

事务文书写作

云南高考招生报名人数为 146 076 人，招生计划达到 84 520 人，计划与考

生报名人数之比约为 1 : 1.73。其中文科类计划招生 21 951 人，与考生报名数

之比为 1 : 1.90；理工类计划招生 44 207 人，与考生报名数之比为 1 : 1.65；外

语类计划招生 3 143 人，与考生数之比为 1 : 1.71；艺术类计划招生 4 292 人，

与考生数之比为 1 : 1.32；体育类计划招生 1 505 人，与考生数之比为 1 : 1.97；“三校生”计划招生 9 422 人，与考生数之比为 1 : 1.84。年内云南普通高校共

录取考生 89 437 人，完成计划的 105.8%。其中文史类录取 23 974 人，完成计

划的 109.1%；外语类录取 3 245 人，完成计划的 103.2%；理工类录取 46 069人，完成计划的 104.2%；艺术类录取 4 492 人，完成计划的 104.6%；体育类录

取 1 545 人，完成计划的 102.6%；“三校生”录取 10 112 人，完成计划的 107.3%。

云南连续两年的农村考生数都超过城市考生。 （招考办）

第四节 条 据 文 书

人们在生活、学习、工作中，借到、领到、收到或归还钱物时，一般要写

张条子交给对方（个人或单位）作为凭证。这张作为凭证的条子，就是条据。 条据文书在我国有着漫长的历史，早在春秋时期就有“圣人执左契，而不

责于人。有德司契，无德司契”的记载。这里的“契”就是一种凭证性条据文

书。因条据文书篇幅短小，形式灵活，作用明显，故一直是人们运用得较多的

一个应用文种。 随着历史的沿革，根据条据的内容和性质，条据文书逐渐演变为两大类：

说明性条据和凭证性条据。

一、说明性条据

（一）说明性条据文书的概述

1．说明性条据文书的概念

说明性条据是告知对方某个信息，向对方说明某件事情时使用的一种简短

的应用文，实际上是一种简单书信，如留言条、请假条、便条等。这类条据只

起说明、告知作用，不具备法律效力。长期以来，这类文书对于传递信息、沟

通感情、帮助工作起到了不可或缺的作用。但随着现代通讯工具的使用，这类

文书正在淡出人们的视野，更多的被电话、短信和电子邮件所取代。

2．说明性条据文书的种类和写法 （1）便条。 这是在向对方表达一定的意思，或是需对方做什么事情时所写的简单书信

（例文 3.10）。它一般不经过邮政部门传递，而是托别人代交。 写便条，必须建明扼要地交代：写给谁，什么事，谁写的，何时写的。这

样写，让人一看就明白。

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现代常用文书写作

【例文 3.10】

便 条

×××同志： 我急需一本《中国人名大辞典》，请您代我从省图书馆借一本，并让××同

志带回。

×× ××年××月××日

（2）留言条。 在日常交往中，没有见到对方，但有些话要向对方说，有些事要托对方办，

只好写张条子留给对方，这种条子就叫留言条（例文 3.11）。

【例文 3.11】

留 言 条

本人今日上午外出开会，下午照常办公。

×× ××年××月××日

（3）请假条。 有事、有病不能按时上班，不能到校上课，或者不能出席会议，可以写张

条子，托人捎给单位负责人或学校老师，这就是请假条（例文 3.12）。 请假条要写上对方的称呼，像写信一样，开头顶格写，后面用冒号。然后

另起一行，空两格，写明不能上课或上班的原因，末了写上“请予准假”或“特

此请假”和“此致”、“敬礼”，并在假条的右下方写上自己的名字和写假条的时

间。也有先写请假事由，再写称呼的。因某种原因，自己不能写，可以请别人

代写。

【例文 3.12】

请 假 条

××老师： 昨天晚上我突然感冒发烧，今天不能到校上课，请准假一天。 此致

敬礼

学生：×× ××年××月××日

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第

三

章

事务文书写作

二、凭证性条据

（一）凭证性条据文书概述

1．凭证性条据文书的概念

凭证性条据是人们在日常工作、生活中用作凭证的篇幅短小、格式固定的

应用文书，包括领条、收条、欠条、借条等（例文 3.13）。与说明性条据文书相

反，凭证性条据文书随着社会的发展和人际关系的多元化变得越来越重要，使

用频率也越来越高。

2．凭证性条据文书的特点

（1）凭证性。 凭证性即具有法律效力，可以成为处理借贷纠纷的依据，可以作为维护人

们合法权益的凭证。 （2）简明性。 简明性即语言简洁，篇幅短小，涉及事情单一，目的实用。

（二）凭证性条据文书的结构和写作

1．凭证性条据文书的结构

凭证性条据文书格式固定，一般由标题、正文、署名和日期 4 部分构成。

2．凭证性条据文书的写作

（1）标题。 由表明条据性质的词和“条（据）”组成，如收（代收）条（据）、领条、

欠条或借条（据），要居中书写。 （2）正文。 要在标题下第一行居左空两格书写，是核心部分。首先要直接写明条据的

性质、关系，如“今收到”“今借到”之类的词语。接着写明钱物的用途、名称、

数量、归还日期等。然后写上“此据”二字作结尾语。 （3）署名。 在正文右下方要写上当事人的正式名字，按上手印或盖上章；如有见证人，

好也要签名盖章。 （4）日期。 在署名的正下方，应将年、月、日完整地写上。

（三）凭证性条据文书写作的注意事项

1．内容要清楚，表达要严密

凭证性条据文书既然是“立字为据”，内容一定要完备、明了；表达也要准

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现代常用文书写作

确，不能出现含混不清的说法，不能用会产生歧义的词语，不能用同音字代替。

2．数字书写要规范，要使用法定的计量单位

为避免纠纷，数字一定要用中文大写，计量单位使用国家法定计量单位。

3．手续完备，用途要合法

凭证性条据文书还要注意手续完备，如签字、按手印或盖章、日期等，必

要时可以进行公证等，以备将来发生纠纷时充当凭证，保护自己的权益。但是

如果用途不合法，法律就不会保护。

4．行文要一文一事，修改要慎重仔细

一个条据只涉及一个问题，如借条就是借条，如果还钱时一次未还清，因

再打个欠条，同时，把原借条销毁。条据文书一般不能修改，如确需修改，经

双方同意后， 好将修改后的内容重写一份，而将原条据销毁；如果在原条据

上修改，则要在修改处盖章或按手印，一方私自修改被视为无效。

【例文 3.13】

便 条

××： 公司职工代表大会将在后天上午 9 : 00 开幕，明天上午我将与全体会议筹

备人员去会场进行最后的检查。请你制作一个检查项目表，列出会前、会中、

会后需检查的主要项目。 行政经理 ××× ××年××月××日

借 条

今借到财务处人民币壹万伍千元整（现金），作为出差费用。日后按规定报

销，多退少补。 此据

借款人：×××（签名盖章） ××年××月××日

一、选择题

1．“计划”的特点是 （ ） A．简略性 B．预见性 C．可行性 D．指导性

2．下列选项中，属于常用事务文书的有 （ ） A．招标书、投标书 B．计划、总结

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第

三

章

事务文书写作

C．请示、公告 D．调查报告、述职报告 3．计划的类型包括 （ ）

A．分列式 B．文书式 C．表格式 D．文表结合式

4．会议记录的特点是 （ ） A．真实性 B．资料性 C．稳定性 D．感召性

5．会议记录中，主持人和记录人的签字应放在 （ ） A．标题左下方 B．标题右下方 C．结尾左下方 D．结尾右下方

6．大事记的内容结构包括 （ ） A．大事标题 B．大事时间 C．大事记述 D．大事沿革

7．述职报告的特点是 （ ） A．内容详细 B．个人性 C．真实性 D．通俗性

8．在写述职报告时应注意 （ ） A．语言简洁 B．突出特点 C．实事求是 D．区分集体成绩和个人贡献

二、简答题

1．计划和规划有何区别？ 2．总结就是向上汇报的总结报告吗？ 3．作为总结性的公文，调查报告与总结有何异同？ 4．可行性研究报告的特点是什么？

三、模拟写作练习

1．修改以下计划的标题。 （1）××县国民经济和社会发展五年计划 （2）××大学 200×年招生工作规划 2．草拟公文。 （1）为了充分发挥档案的作用，公司拟组织有关人员利用档案编写大事记。

请列出大事记的构成及编写原则和要求，并试记述一两条。 （2）写一篇学习方面的总结（标题自拟）。 （3）请写一封电子邮件。

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