código de ética - hender solutions€¦ · como lo establecido en la ley 1801 del 29 de julio de 2016 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL CÓDIGO NACIONAL DE POLICÍA Y CONVIVENCIA” 4.2

CÓDIGO DE ÉTICA

HENDER SOLUTIONS es una empresa de exportaciones con un alto contenido social, que además de su objetivo de generar beneficios a sus asociados y clientes, busca mejorar la calidad de vida de las comunidades. Contamos con talento humano comprometido, líder y con sensibilidad social y capaz de proponer soluciones innovadoras, en busca de satisfacer a nuestros clientes con productos y servicios de calidad

CODIGO DE ÉTICA CÓDIGO:

SAR-LAFT-002

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SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO - SARLAFT

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DEPENDENCIA GENERADORA: DIVISIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y CUMPLIMIENTO.

VIGENCIA: 2019

SAR, SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS

Responsable: División de cumplimiento y prevención de riesgos Copia controlada

Revisado por: Dirección administrativa

Elaborado por: JHOR HAROLD IBARGUEN ANDRADE Aprobado por: Dirección administrativa

Contenido Pág.

1. PRESENTACIÓN 2 2. FUNDAMENTOS 2

2.1. Visión 2 2.2. Misión 2 2.3. Valores y principios corporativos 2

3. OBJETIVOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA 3 4. PERSONAL / COLABORADORES 3

4.1. Cumplimiento normativo 3 4.2. Compromisos, deberes y responsabilidades 4 4.3. Derechos 5 4.4. Comportamiento que no son aceptados 6 4.5. Selección y contratación 6

5. RELACIÓN CON GRUPOS DE INTERÉS 7 5.1. Relación con el cliente 7 5.2. Relación con los accionistas 8 5.3. Relación con los proveedores 8 5.4. Relación con la comunidad 8 5.5. Relación con los competidores 8

6. CONFLICTO DE INTERÉS 9 7. SOBORNO Y EXTORCIÓN 10 8. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 10 9. REGALOS, INCENTIVOS Y CORTESÍAS 11 10. RESPONSABILIDAD AMBIENTAL 11 11. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD EN EL TRABAJO 11 12. CONFIDENCIALIDAD 12 13. RECURSOS Y ACTIVOS DE LA ENTIDAD 13 14. REDES SOCIALES 13 15. ADMINISTRACIÓN INFORMACIÓN FINANCIERA 14 16. COMITÉ DE ÉTICA 14 17. OTRAS DISPOSICIONES 15


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1. PRESENTACIÓN

Hender Solutions es una empresa de exportaciones con un alto contenido social, que además de su objetivo de generar beneficios a sus asociados y clientes, busca mejorar la calidad de vida de las comunidades. Contamos con talento humano comprometido, líder y con sensibilidad social y capaz de proponer soluciones innovadoras, en busca de satisfacer a nuestros clientes con productos y servicios de calidad. Nuestra diferencia radica en la capacidad de conectarnos con las comunidades, nuestros clientes y proveedores, a fin de generar confianzas, y actuar siempre teniendo en cuenta sus necesidades. Buscamos que las soluciones que proponemos cumplan con criterios de realidad, que nos permitan ser certeros en nuestras decisiones reduciendo al mínimo la incertidumbre. Trabajamos con todas aquellas personas y empresas que tienen una visión de país, justo, igualitario, con justicia social, en paz y con una economía fuerte desde las regiones.

2. FUNDAMENTOS 2.1. Visión

Ser una empresa líder en la promoción de las exportaciones y la inversión extranjera directa e inversión colombiana en el exterior, promoviendo desarrollo económico y social ambientalmente sostenible a nivel nacional e internacional.

2.2. Misión

Contribuir al crecimiento económico sostenible, a la transformación productiva, la generación de empleo, la diversificación de mercados y el desarrollo humano del Estado colombiano; a través de la promoción de las exportaciones de bienes y servicios y de inversión extranjera directa y de la inversión nacional el exterior.

2.3. Valores y principios corporativos

Transparencia: Somos transparentes en el manejo de nuestras finanzas y con los objetivos de nuestros negocios, así como nuestros colaboradores desarrollan sus funciones sin intención de perjudicar a los miembros de la entidad y los terceros.


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Integridad: Procuramos que nuestro accionar este de acuerdo a nuestros objetivos y la visión de cómo percibimos el mundo, actuando de forma ética y honesta, que genere confianza en nuestros grupos de interés: socios, clientes, proveedores, usuarios y comunidad en general.

Honestidad: Desarrollar todas las actuaciones y relaciones con integridad, responsabilidad y ética.

Respeto: Reconocemos y aceptamos a todas las personas, por ende, no toleramos ningún tipo de discriminación.

Diversidad: Reconocemos, aceptamos y respetamos la diversidad étnica, política, sexual, religiosa, presentes en las personas habitantes del planeta.

Responsabilidad: Actuamos con seriedad, en consecuencia, con nuestros deberes y derechos.

Responsabilidad social: Somos corresponsables en el desarrollo de acciones, y negocios que respondan por los interés y derechos de las comunidades, y en la propensión de una sociedad más justa, igualitaria, ambientalmente sostenible y económicamente sustentable.

Cooperativismo: Creemos en el trabajo cooperativo para mejorar los impactos y procurar un desarrollo económico y social colectivo.

Innovación: Constante búsqueda de mejores alternativas para lograr los mejores resultados posibles en nuestra labor y la satisfacción de nuestros grupos de interés.

3. OBJETIVOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA

Establecer las pautas de comportamiento que debe observar toda persona y colaborador que preste sus servicios, bajo cualquier modalidad de vínculo laboral o contractual en Hender Solutions.

Establecer las orientaciones éticas que marquen la ruta de relacionamiento en la Entidad y de esta con los grupos de interés, promoviendo el compromiso activo y vinculante con la puesta en práctica de los principios y valores, en procura del cumplimiento de la misión institucional.

Definir las políticas y responsabilidades como empresa compromiso.

4. PERSONAL/COLABORADORES 4.1. Cumplimiento normativo.


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La entidad y sus colaboradores, como representantes, actuaran acatando la constitución política, las leyes, los procedimientos, normas y regulaciones establecidas dentro del sistema jurídico y legal del Estado colombiano, así como propenderá por el conocimiento y respeto de las legislaciones internacionales y principalmente en los países donde la Entidad tenga presencia, o en donde desarrolle relaciones comerciales. El colaborador, independientemente del cargo o nivel jerárquico debe desarrollar sus funciones con ética, de acuerdo a los lineamientos aquí contenidos, de la misma forma se espera de toda persona un comportamiento adecuado, correcto y consistente con los valores y principios corporativos, así como lo establecido en la ley 1801 del 29 de julio de 2016 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL CÓDIGO NACIONAL DE POLICÍA Y CONVIVENCIA”

4.2. Compromisos, deberes y responsabilidades. Sin distinción todos los colaboradores de HENDER SOLUTIONS deben:

Fomentar un ambiente de respeto mutuo y cumplir con las leyes, políticas, reglamentos y regulaciones pertinentes.

Ser promotores de los valores y principios de la Entidad, y dar ejemplo de las conductas y prácticas que se fomentan en el presente Código.

Certificar anualmente que el desempeño laboral está acorde con lo establecido en el Código.

Solicitar las aclaraciones pertinentes en caso de duda frente a posibles situaciones que atenten contra el Código.

Fomentar el trabajo en equipo y apoyo entre unidades y áreas de la organización, con el fin de compartir conocimiento, experiencia y lo mejor de sí mismos.

Promover una competencia sana entre compañeros de trabajo, que permita un crecimiento profesional y sin afectar los resultados de la organización.

Comunicar oportunamente y con responsabilidad ideas, preocupaciones, y/o comentarios constructivos para la empresa, que permitan hacer los procesos más eficientes y efectivos.

Evitar juicios infundados de otras personas.

Solicitar retroalimentación, saber escucharla y utilizarla como un medio para mejorar.


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Dar retroalimentación constructiva cuando sea oportuno, y con honestidad y objetividad, describir más que evaluar y sugerir alternativas para mejorar.

Reconocer el buen trabajo de los demás y manifestarlo oportunamente.

Cumplir con las responsabilidades asignadas de manera consistente, honesta y responsable.

Ser responsable con respecto a la formación y desarrollo profesional, y aprovechar las oportunidades de desarrollo que brinda la empresa. (Capacitaciones).

Cumplir con los estándares y normas de seguridad y salud.

Proyectar con el buen ejemplo, la imagen de la empresa, dentro y fuera de las instalaciones.

Propiciar la comunicación abierta y los canales adecuados para una retroalimentación efectiva.

Colaborar en el desarrollo de las auditorías y/o investigaciones de fraude realizadas.

Evitar, prevenir y reportar actividades sospechosas, donde se pueda configurar posible Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT o la comisión de cualquier delito o situación que afecte el buen nombre e imagen de la entidad.

4.3. Derechos Sin distinción todos los colaboradores de HENDER SOLUTIONS tienen derecho a:

Que la empresa fomente un ambiente de trabajo sano en el que se propicien los principios y valores, así como se promueva una competencia sana y el crecimiento profesional.

Que la empresa salvaguarde a todos los colaboradores a través de equipos, dispositivos, sistemas y procedimientos de seguridad, de acuerdo al grado de seguridad requerido.

Que la empresa proteja el medio ambiente laboral y la salud ocupacional de los colaboradores.

Participar en los entrenamientos y capacitaciones desarrollados por la empresa.


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Que la empresa, este abierta a recibir las ideas, preocupaciones y/o comentarios constructivos de sus colaboradores, con el fin de hacer los procesos más eficientes y efectivos.

Ser reconocido por el buen trabajo desarrollado.

Que la empresa, retroalimente constructivamente el desempeño de sus colaboradores, de tal manera que ellos puedan mejorar.

Ser escuchados en descargos, pudiendo defenderse de las imputaciones que se asignen.

Ser remunerados de acuerdo a su perfil profesional.

Que la empresa le garantice las condiciones de trabajo digno, según la ley nacional e internacional.

Que se respecte la diversidad y la diferencia ya sea por condición o situación, no ser discriminado, ni vulnerado por ocasión a lo anterior; así mismo, los colaboradores dado el caso, podrán adelantar las acciones penales y judiciales pertinentes en garantía de sus Derechos Universales.

4.4. Comportamientos que no son aceptados

La siguiente lista de comportamientos es una guía y no excluye a que se puedan considerar otros, que, no estando contenidos en este código, deban ser observados en virtud de la imagen, la buena fe, la honra y la legalidad. Por lo anterior cada colaborador de HENDER SOLUTIONS deberá velar por no:

Reportar información que no corresponde a la realidad de la operación, manipulación de estados financieros.

Retención ilegal de recursos de la organización.

Acceso no autorizado a los sistemas de información a personal interno o externo de la Compañía.

Conflicto de intereses.

Agresión verbal o física entre colaboradores.

Acoso o conductas sexualmente implícitas y explicitas.

Hurto de elementos propios de la empresa o colaboradores.

Desarrollar acciones tendientes al LA/FT

Todo tipo de discriminación.


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Vulnerar la propiedad y autoría intelectual.

4.5. Selección y contratación La selección y la contratación de los colaboradores en HENDER SOLUTIONS, es un proceso de vital importancia, y por ello su desarrollo responsable, fundamentado en los estudios, la capacidad, el conocimiento y la experiencia de los candidatos, los cuales deben estar alineados con los principios éticos y valores corporativos de la Entidad. Además de lo anterior, este proceso se desarrolla con la mayor, responsabilidad, respeto, igualdad y objetividad, permitiendo la selección de los mejores candidatos, cumpliendo la normatividad y las regulaciones vigentes y pertinentes. De la misma forma, con la intención de evitar cualquier tipo de discriminación, propiciamos un ambiente de trabajo saludable, en donde nuestros colaboradores puedan desarrollarse profesionalmente y potencien sus capacidades y habilidades; estando siempre acordes a la normatividad interna vigente y la ley nacional, obrando siempre, según lo indican los principios y valores de la Entidad. Por lo anterior todo colaborador en caso de presentarse en un hecho de discriminación, debe comunicarlo a recursos humanos o quien cumpla esa función, siguiendo el conducto regular, quienes adelantarán las investigaciones respectivas y obraran según el resultado de las mismas.

5. RELACIÓN CON GRUPOS DE INTERÉS 5.1. Relación con el cliente

Sin distinción alguna, los colabores de HENDER SOLUTIÓNS, en aras de prestar un servicio de calidad, oportuno y eficaz, deberán de desarrollar sus funciones, cumpliendo con los más altos estándares de atención al cliente, procurando en todo momento generar un ambiente de respeto, amabilidad y transparencia; estableciendo canales eficaces de comunicación que den respuesta a las necesidades del cliente, de forma oportuna y veraz. En todo momento los colaboradores observan los principios éticos establecidos en el presente código, así como las determinaciones expresas en el manual de funciones y el Manual de Procedimientos para la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, adoptado por la empresa; de la misma forma se espera que nuestros clientes se alineen con nuestro proceder y compartan nuestros principios y valores.


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Comunicamos fehacientemente nuestra tendencia a la legalidad, y por eso en cumplimiento de las leyes y normas, oportunamente realizamos los respectivos reportes a las autoridades competentes, de la información solicitada, así mismo manifestamos que siguiendo los preceptos legales, morales y éticos, en caso de que un cliente se encuentre inmerso dentro de una situación de ilegalidad o en actos no éticos que afecten el buen nombre y el presente código, daremos por terminada la relación comercial.

5.2. Relación con los accionistas La relación entre los accionistas y la administración, se realizará de acuerdo a los parámetros establecidos en los estatutos de la organización, el presente código y bajo un clima de honorabilidad y respecto.

5.3. Relación con los proveedores En aras de fomentar las relaciones comerciales, para HENDER SOLUTIONS, el proceder con nuestros proveedores, lo hacemos según la observancia del presente código; aplicando los procedimientos establecidos en el Manual de Procedimientos de Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo adoptado por la entidad. Además, buscamos relaciones comerciales armónicas y esperando de que nuestros proveedores desarrollen sus actividades comerciales en el marco de la ley, respetando la normatividad vigente y la ley, por ello consideramos nuestro deber al momento de identificar acciones susceptibles a mejoría iniciar con las acciones necesarias tendientes a subsanarlas.

5.4. Relación con la comunidad Reiterando nuestro compromiso con el desarrollo económico y social del país y los territorios, buscamos siempre que nuestro accionar este en la vía de la promoción de actividades sostenibles y ambientalmente responsables, reconocemos la importancia de la consulta previa y el derecho a la autodeterminación de los puebles, por ello consideramos que la construcción de consensos con la comunidad, en los cuales desde la base sea el respecto y la colaboración desarrollemos acciones en procura del mutuo beneficio y la mitigación de riesgos.

5.5. Relación con los competidores Es nuestra política competir con prácticas transparentes de calidad e innovación de nuestros servicios y/o productos, el desarrollo de prácticas legales, por lo que es prohibido para nosotros y nuestros colaboradores


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obtener información de nuestros competidores que no haya sido publicada de manera oficial o que no haya sido autorizada para su entrega. Consideramos prácticas ilegales los acuerdos de precios, la manipulación de la oferta y la manipulación de los precios, por lo que dichas prácticas serán sancionadas conforme a lo estipulado en la ley. Por lo anterior, todo acuerdo que se suscriba con nuestros competidores debe contar con el aval jurídico que certifique que el mismo no infringe la regulación establecida.

6. CONFLICTO DE INTERÉS El conflicto de interés es, toda situación en la cual una persona antepone sus intereses personales o económicos a los de la organización. En procura de no generar situaciones de conflicto de interés, sin distinción todos los colaboradores de HENDER SOLUTIONS deben actuar con honestidad, ética y lealtad, buscando siempre la protección de los intereses de la empresa, razón por la cual no se permiten las siguientes acciones:

Vincular a familiares hasta el segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad.

Ofrecer a terceros o subalternos beneficios que no se encuentran autorizados, aprovechando el cargo o posición dentro de la organización.

Participar o desarrollar negocios que compitan o interfieran directa o indirectamente con la compañía.

Aceptar beneficios o ingresos de clientes, proveedores o competidores.

Tomar provecho del puesto o posición en la empresa para obtener beneficios personales, incluyendo a miembros de la familia o terceras personas.

Ningún colaborador de HENDER SOLUTIONS ni sus familiares en segundo grado de consanguinidad o primer grado de afinidad, podrán ser proveedores o contratistas, por lo cual, en caso de presentarse dicha situación, el colaborador deberá informar inmediatamente a la Gerencia General para validar la información y tomar una decisión acerca de la pertinencia o no de dicha relación.


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Cualquier duda, inquietud o denuncia con relación a una situación de conflictos de interés real o potencial, deberá ser comunicada a la dirección de recursos humanos o quien haga sus veces, al Oficial de Cumplimiento y a la Gerencia General por medio de comunicación escrita, y debe ser manejada éticamente por los colaboradores de acuerdo a lo establecido en el presente Código. Los colaboradores que después de entrada en vigencia el presente Código de Ética y tenga algún familiar vinculado a la empresa, deberán informarlo a la Dirección Administrativa.

7. SOBORNO Y EXTORSIÓN

Categóricamente rechazamos todo acto de corrupción, por lo que es prohibido para nuestros colaboradores el soborno y la extorsión, tanto para las negociaciones realizadas con terceros o a nivel interno de la Entidad, así como con organizaciones al margen de la ley. Es prohibido prometer, ofrecer y/o pagar a terceros, sin cumplir con los niveles de autorización establecidos de acuerdo a los procesos de la organización. Todas las actividades desarrolladas deben partir del principio de transparencia y cumplimiento de las leyes y normas de anti-corrupción. En caso de identificarse una situación de soborno o extorsión, la misma deberá comunicarse al Oficial de cumplimiento, quien, de acuerdo a las políticas de la Entidad, iniciará los trámites y las investigaciones necesarias y tomará las medidas disciplinarias y legales en caso de ser necesario.

8. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Es prohibido a los colaboradores de la Entidad la realización de toda acción tendiente a incorporar el dinero proveniente de actividades ilícitas a los canales legales de la economía; por lo tanto, el lavado de dinero tiene su origen en actividades ilícitas y es un medio que permite a la delincuencia organizada gozar de sus actos al margen de la ley. HENDER SOLUTIONS, está comprometido con el cumplimiento de la ley y las relaciones contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo, es por ello que establece los mecanismos legales para prevenirlo, por ello en su estructura cuenta con el Oficial de cumplimiento y el Manual de Procedimientos para la Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo; así que se permite comunicar que no inicia ninguna relación comercial, laboral o civil, sin el previo proceso de verificación y conocimiento, según los lineamientos de la política de Conocimiento del Cliente establecida.


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En caso de identificarse una situación de sospechosa de LA/FT, la misma deberá comunicarse al Oficial de cumplimiento, quien, de acuerdo a las políticas de la Entidad, iniciará los trámites y las investigaciones necesarias y tomará las medidas disciplinarias y legales en caso de ser necesario. En todo caso, los colaboradores deben orientar su conducta y proceder, según los lineamientos del Manual de Procedimientos para la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, adoptado por HENDER SOLUTIONS.

9. REGALOS, INCENTIVOS Y CORTESÍAS. Está prohibido para los colaboradores de la Entidad, sin distinción alguna, el entregar o aceptar regalos o cortesías, que comprometan su juicio en la toma de decisiones en una relación comercial y/o negociación, de la misma forma no se permiten recibir o solicitar donaciones por parte de proveedores o clientes. En el caso que se reciba un obsequio de un cliente o proveedor, se deberá informar y solicitar la autorización del Gerente del área para recibirlo y realizar el debido registro, así como el mismo no puede comprometer la integridad u objetividad del colaborador. En ningún caso se podrán aceptar obsequios superiores a 3 salarios mínimos mensuales legales vigentes, así como no podrán ser en dinero, ni ser de carácter ostentoso y/o exclusivo. En ningún caso el obsequio deberá comprometer el resultado de una negociación, y deberán registrarse contablemente según su naturaleza. La entidad definirá en su política de beneficios todo lo relacionado con el otorgamiento de obsequios a funcionarios.

10. RESPONSABILIDAD AMBIENTAL Nuestra política de trabajo, tiene como prioridad evitar los impactos negativos ambientales, desarrollando sus acciones de conformidad con el bienestar de la naturaleza y en general del medio ambiente; en ese sentido todas sus actuaciones siempre contendrán factores de prevención y mitigación de riesgos medioambientales, así como todos nuestros colaboradores, desarrollaran sus acciones siempre y en todo momento desde ésta perspectiva, buscando no afectar de forma negativa los entornos en donde de intervenga.

11. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD EN EL TRABAJO Para HENDER SOLUTIONS es prioridad prevenir todo tipo de incidentes laborales y salvaguardar la seguridad y salud de todos nuestros colaboradores; por esta razón


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todos somos responsables de generar ambientes de trabajo seguros y demostrar comportamientos orientados a la seguridad y salud. Todos debemos estar comprometidos y somos responsables en reportar cualquier riesgo potencial para la salud y seguridad que identifiquemos en nuestro lugar de trabajo, así como detener cualquier actividad laboral que sea considerada como riesgosa, no cumpliendo con los parámetros de seguridad establecidos. Es obligación de la Entidad, garantizar la integridad y seguridad de sus colaboradores, por ello suministrara la indumentaria y elementos de seguridad industrial, según el tipo de trabajo y laboral desarrollad; así mismo es obligación de todos nuestros colaboradores asistir a las capacitaciones y entrenamientos proporcionados por la empresa para la identificación de riesgos en el ambiente de trabajo, así como dar cumplimiento a las leyes, normas y estándares de seguridad y salud.

12. CONFIDENCIALIDAD La confidencialidad es el mantenimiento de ciertos hechos, datos e información fuera del público o acceso sin autorización. La confidencialidad está relacionada con la Reserva Bancaria, con el reporte de las operaciones sospechosas y con el reporte a las autoridades competentes, así como el debido y adecuado uso proporcionado a información sensible de la empresa y/o de sus negocios, por sus empleados, socios y clientes; así como toda información que no ha sido publicada oficialmente, pero la cual es utilizada para el desarrollo de las funciones de cada colaborador y que no puede ser divulgada ni compartida con terceros. La divulgación y/o uso no autorizado de información y documentación confidencial, se considera una falta grave y amerita la apertura de un proceso disciplinario que puede desembocar en el despido por justa causa, con las respectivas implicaciones civiles y penales a que haya lugar. En situación de dudas sobre el manejo de la información confidencial o privilegiada debe consultarse con la Gerencia o el oficial de cumplimiento. En el caso de entrega información confidencial o privilegiada con justa causa, se debe informar la naturaleza de la confidencialidad, así como se debe requerir a los terceros la suscripción de un Compromiso de Confidencialidad. HENDER SOLUTIONS respeta la información confidencial y privilegiada de terceros, así como sus derechos de propiedad intelectual e industrial; por lo que nuestros colaboradores sin excepción deben respetar dichos derechos, razón por la cual no


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se permite el uso de dicha información para beneficio de nuestra organización, si la misma no se ha obtenido oficialmente y con autorización expresa de su dueño. Se considera información confidencial y/o privilegiada la siguiente:

Estados financieros y proyecciones económicas.

Listas de clientes y proveedores.

Elementos de propiedad intelectual e industrial.

Diseños arquitectónicos y/o técnicos.

Estrategias, manuales y planes de mercadeo, publicidad y ventas

Formatos y/o archivos digitales de seguimiento y/o control de las actividades desarrolladas en cada una de las áreas en el día a día.

Datos personales de los trabajadores como son dirección, teléfono fijo y/o celular.

13. RECURSOS Y ACTIVOS DE LA ENTIDAD Es responsabilidad de los colaboradores el hacer buen uso, adecuado y racional, así como de la protección de los diferentes activos de la Entidad, siempre buscando su preservación y cuidado. Lo anterior incluye

Elementos de oficina

Equipos de computo

Elementos de comunicación (internet, teléfono y similares)

Además de herramientas informáticas, ofimáticas y tecnológicas.

Además, debe también propenderse por la protección de datos, secretos comerciales, planes de negocio, diseños, información contable y/o salarial. Todos los colaboradores en caso de conocer o identificar alguna situación que implique el mal uso de los recursos y activos de la Entidad, deberá comunicar con oportunidad a la Gerencia General.

14. REDES SOCIALES HENDER SOLUTIONS, respeta la privacidad de sus colaboradores y clientes, así como los Derechos a la libre expresión y libre desarrollo de la personalidad, por ende deja en claro que, la participación de todos sus colaboradores en las redes sociales, es de carácter personal y sin relación alguna con la Entidad, sin embargo,


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dado el caso de requerir la utilización de las redes sociales con fines de interés institucional de la organización, el colaborador deberá identificarse claramente, contar con la autorización del gerente del Oficial de Cumplimiento y el Gerente General y seguir los siguientes parámetros:

Toda publicación debe estar alineada con los principios y valores de la organización.

Cumplir con los lineamientos sobre manejo de información confidencial y privilegiada.

Ser respetuoso en la forma como se expresa ante la comunidad.

No ofrecer productos o servicios no autorizados por la organización, ni crear falsas expectativas.

El uso de las redes sociales sin la autorización expresa de la organización, será siempre a título personal del colaborador.

15. ADMINISTRACIÓN INFORMACIÓN FINANCIERA

HENDER SOLUTIONS, está comprometida en todo momento con sus accionistas, autoridades, clientes y el mercado en general, en suministrar información real y transparente sobre sus operaciones, razón por la cual todos los colaboradores deben contribuir para que los estados financieros, las declaraciones de impuestos y similares, reflejen la realidad de los hechos económicos, bien sea por el reporte de información o la aplicación de los controles en los niveles que corresponde. En virtud de lo anterior, la Entidad se acoge Al cumplimiento de la normatividad y las leyes nacionales, en cuanto a los reportes de la información financiera y fiscal a las autoridades competentes, así como garantizará el debido registro, elaboración y conservación de los informes financieros de acuerdo a las normas internacionales de Información Financiera y demás lineamientos pertinentes.

16. COMITÉ DE ETICA El órgano de consulta y evaluación de las situaciones que atenten contra el presente código y con la reputación e imagen de la Entidad es el COMITÉ DE ETICA. El cual está conformado por:

Gerente general

Oficial de cumplimiento

Director administrativo

Director jurídico


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Quienes tendrán las siguientes responsabilidades:

Promover el conocimiento del Código de Ética y su vivencia en la empresa.

Servir de órgano consultor sobre hechos o circunstancias que puedan afectar la ética empresarial.

Analizar libre y objetivamente las denuncias recibidas.

Orientar y apoyar las investigaciones internas o externas que sean necesarias.

Evaluar la gestión ética realizada

Y de más que se consideren en virtud de la dinámica de la organización

17. OTRAS DISPOSICIONES

En virtud de la buena aplicación del presente código se debe considerar lo siguiente:

El Comité podrá realizar la invitación a funcionarios externos cuando lo considere.

Para cualquier inquietud o aclaración sobre los lineamientos registrados en el presente código, podrá ser solicitado a la Dirección Administrativa.

Las denuncias relacionadas con el incumplimiento del código, podrán ser reportadas por medio del correo electrónico [email protected] y [email protected]; o a través de la página web www.hendersolutions.com.

El presente código debe ser divulgado a todos los miembros de la organización, por medio de comunicados internos, capacitaciones y demás herramientas que apoyen su divulgación.

Todo incumplimiento al presente código, será causal de sanciones disciplinarias que inclusive pueden llegar al despido con justa causa.

El código deberá ser revisado anualmente por el Comité de Ética, quien aprobará cualquier modificación al mismo.

Todos los colaboradores de la organización, deberán certificar el entendimiento de los lineamientos registrados en el Código.

Los miembros del Comité de Ética serán elegidos por la Asamblea de Accionistas.

El presente código se complementa con las demás políticas de la organización.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.hendersolutions.com/


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Para su entrada en vigencia, el código de ética será aprobado y adoptado por la Asamblea de accionistas, mediante acta.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA JUSTIFICACIÓN

1 25/04/2019 Lanzamiento manual de SARLAFT

Elaboro Reviso / Corrigió Aprobó

Nombre: Jhor Harold Ibargüen

Andrade

Cargo: Oficial de cumplimiento

Fecha: 25/04/2019

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