Código: GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 03/10/2018 Versión: 1 ... · ELABORAR PLANTILLA 2.1. Seleccionar Plantilla: Para seleccionar la plantilla se debe dar clic en el icono de plantillas

GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 5TR-GDO-INS-01

Fecha: 03/10/2018

INSTRUCTIVO RADICACIÓN EXTERNA Versión: 1

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Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la intranet: http://comunicarte.idartes.gov.co se considera COPIA NO CONTROLADA

OBJETIVO: Establecer la correcta elaboración de documentos de salida y en la normalización de la producción documental de IDARTES. ALCANCE: Debe ser aplicado por todos los funcionarios y contratistas del Instituto Distrital de las Artes- IDARTES responsables de la producción de documentos RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera – Área de Gestión Documental NORMATIVIDAD:

No DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

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INGRESAR AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO Ingresa a la página principal de la intranet/sistemas de información/ORFEO-Gestión Documental, que direcciona a la página principal de Orfeo, dando clic a INGRESAR A ORFEO, que indica el login para su usuario y contraseña. NOTA: Si no tiene cuenta de ORFEO solicitarla al correo gestió[email protected]. Indican-do nombres y apellidos completos, número de documento, dependencia, fecha de nacimiento, exten-sión y el usuario de red dado por el área de sistemas.

mailto:gestió[email protected]


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Después de validar nuestro usuario y contraseña damos clic en ingresar.


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En el Orfeo se encuentran una serie de menús divididos en tres módulos: Radicación: Se encuentran los tipos de radicación que tenga asignado cada usuario, dependiendo el nivel de seguridad y su necesidad. Carpetas: Muestra la cantidad de radicados por cada tipo de radicación que actualmente tiene en la cuenta. Otras opciones: Aparecen los módulos de consulta, expedientes, impresión, anulación que son los más utilizados. Además encuentra los botones de créditos, plantillas de radicación, ayudas, modificación de datos de la cuenta, cambio de contraseña, estadísticas y salir, una opción de búsqueda rápida dentro del siste-ma, y los botones de funciones que se utilizaran para los diferentes procesos de los radicados.

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ELABORAR PLANTILLA 2.1. Seleccionar Plantilla: Para seleccionar la plantilla se debe dar clic en el icono de plantillas y elegir una plantilla según la comunicación que se vaya a elaborar:

En el caso de que la comunicación sea masiva, revise la información consignada en “Radicación Masi-va” y continué con la secuencia.


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2.2 Descargar Plantilla: Una vez seleccionada la plantilla dar clic sobre el nombre y descargarla


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2.3. Diligenciar Plantilla y Guardar: Una vez descargada la plantilla, esta se diligenciará tal como muestra la imagen.

Tenga en cuenta que los caracteres resal-tados en rojo NO se deben ser modificados de ninguna forma, ya que estos los tomará el sistema como referencia para realizar la combinación de los datos del radicado con el documento.

Luego de diligenciar la plantilla se debe “Guardar” en un lugar donde se recuerde con facilidad, es im-portante que la plantilla se guarde en formato docx.


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RADICAR DOCUMENTO

3.1. Seleccionar si es un radicado NUEVO (Paso A) o CONSULTAR RADICADO (Paso B).

Paso A. Cuando se selecciona un NUEVO radicado se hace con el fin de generar una comunicación nueva de salida.

Una vez seleccionada la opción de radicación de salida, el siguiente paso es seleccionar el tipo de des-tinatario si es un Ciudadano, Empresa o funcionario, en la barra de búsqueda digitar una palabra clave para buscar el destinatario, seleccionar el destinatario y dar clic en agregar. Tal como aparece en la imagen:


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NOTA: Si no se encuentra registrado el destinatario en la base de datos, se debe realizar la solicitud al correo electrónico gestió[email protected] enviando: Nombre completo, Nit o CC, dirección, teléfono, correo electrónico, ciudad de residencia o ubicación, nombre del representante legal (persona Jurídica), y sigla.

mailto:[email protected]


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Una vez seleccionado y agregado el destinatario se deben diligenciar los campos: asunto, folios de comunicación, folios anexos y descripción de anexos, finalmente dar clic en radicar:

NOTA: Al escribir el asunto del radicado en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, el contenido se debe resumir en una idea concreta para facilitar la búsqueda posterior e identificación del tema relacionado.

Paso B: Cuando se selecciona la CONSULTA DE RADICADO se hace con el fin de dar respuesta a un radicado de entrada es decir un documento allegado al Idartes por una entidad o ciudadano.

Una vez seleccionada esta opción en la barra de búsqueda, se debe digitar el número de radicado al cual se le dará respuesta, luego buscar y seleccionar el número con los datos del radicado.


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Una vez seleccionado el radicado se modificarán los datos correspondientes a: Asunto, folios de co-municación, folios anexos y descripción de anexos, los cuales se deben modificar según correspondan los datos del nuevo radicado a elaborar, finalmente dar clic en radicar.

NOTA: Al escribir el asunto del radicado en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, el contenido


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se debe resumir en una idea concreta para facilitar la búsqueda posterior e identificación del tema relacionado.

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ENVIAR DOCUMENTO

Para realizar el envío del documento se debe tener en cuenta lo siguiente:

4.1. Combinar datos: Cuando se haya generado el radicado, se debe realizar la combinación de la PLANTILLA elaborada en el Paso 2 con los datos correspondientes, esto se hace anexando la planti-lla, de la siguiente manera.

Luego de esto se desplegará una ventana para anexar la PLANTILLA, desde la cual se debe buscar el archivo en el equipo, adjuntarlo y dar clic en cerrar; es importante hacer descripción del documento de lo contrario el Sistema no permitirá continuar con el paso.


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Una vez adjuntada la plantilla dar clic en Asignar Rad y luego Aceptar.

Luego de radicado el documento, se debe verificar que la combinación de haya hecho de forma correc-ta, dando clic en ver archivo y descargar. Si el documento descarga de manera correcta, se imprime y se firma para envío.


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4.2. Entregar impreso: Cuando el documento esté firmado, se debe entregar original y una copia con los anexos, CD, USB, discos duros que contenga el documento en la oficina de correspondencia para realizar la entrega física del mismo por medio de la empresa de mensajería.

Antes de entregar, el documento debe contar con el visto bueno de impreso por parte de la oficina pro-ductora del mismo, para ello se da clic en el módulo de impresión, buscar el número de radicado al cual se le va a marcar el visto bueno de impresión, señalarlo y marcarlo como impreso.

Una vez realizado este trámite entregar el documento en el Área de gestión documental.

4.3. Verificar envío y entrega

Una vez entregado el documento para envío, se podrá verificar el trámite y la trazabilidad de este me-diante el sistema, ingresando a la bandeja de salida, dando clic en la fecha del radicado para verificar el histórico y dando clic en el número del radicado para verificar la entrega del documento


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NOTA: Si el radicado se encuentra sin imagen en pdf, no se puede aplicar TRD ni incluir en el expediente Virtual.

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FINALIZAR E INCLUIR EN EL EXPEDIENTE

5.1. Aplicar Tabla de Retención Documental (TRD): Una vez corroborada la entrega del documento existen dos formas de clasificar el documento según la Tabla de Retención Documental de la depen-dencia:


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Aplicando a varios radicados a la vez, si son de un mismo tema o realizando el proceso radicado por radicado.

5.1.1. Asignar TRD a varios Radicados a la vez

Primero se verifica que los documentos tengan imagen digitalizada, se da clic en la carpeta radicación de salida, en seguida se revisa que los radicados pertenezcan a la misma serie, subserie y sean del mismo tipo documental, luego se procede a la inserción de la TRD correspondiente; para ello, se se-leccionan los radicados a los cuales se les va aplicar la TRD y se dirige al módulo de TRD, seleccio-nando la serie, la subserie y el tipo documental y se da clic en Aplicar TRD y cerrar.


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5.1.2 Asignar TRD a un solo radicado: Verificando que la imagen se encuentra digitalizada, se da clic en la carpeta de radicación de salida, señalando el radicado que se le aplicará TRD, ingresa por la fecha e información de radicado, dando clic donde dice TRD, se selecciona la serie, la subserie y el tipo documental y se le da clic en aplicar TRD y cerrar.


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5.2 Incluir en Expediente: Una vez asignada la TRD a cada uno de los radicados, se inserta al expe-diente virtual correspondiente, esta actividad se puede realizar de dos maneras, incluyendo varios ra-dicados a la vez, si son de un mismo tema o realizando el proceso radicado por radicado.

5.2.1 Incluir varios radicados en el expediente: Dar clic en la carpeta de salida verificando que los radicados que se incluyen pertenezcan al mismo expediente, luego se señalan los radicados, en in-cluir en expediente, posteriormente en buscar expediente y se selecciona la serie, la subserie y el año del expediente, después se selecciona el expediente y dar clic en incluir y cerrar.


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Cuando se da clic en cerrar ya queda asignado el radicado a un expediente virtual.


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En el caso de que no se cuente con el expediente para incluir el radicado, enviar un correo a ges-tió[email protected] con el formato de creación de Expediente que encontramos en el me-nú de Contenidos de ORFEO: https://orfeo.idartes.gov.co/Contenidos_Orfeo/.

5.2.2 Incluir un radicado en el expediente: Dar clic en la carpeta de salida, dar clic en la fecha del radicado luego en la pestaña expedientes, damos clic en incluir en, luego se selecciona buscar expe-diente y se incluye la serie, la subserie y el año del expediente, después en el expediente y se da clic en incluir expediente, confirmar y cerrar.




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Cuando se da clic en cerrar, queda asignado el radicado al expediente virtual.

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FINALIZAR RADICADOS Deben cumplir una serie de condiciones las cuales son: - Tener una imagen digitalizada. - Asignada la TRD (Tabla de Retención Documental) - Incluido en un expediente virtual 6.1 Finalizar varios radicados a la vez Este paso se debe realizar siguiendo la secuencia de asignación de TRD, inclusión en expedientes virtuales y finalización del radicado, con el fin de facilitar el trabajo y evitar retrasos en el proceso de finalización de radicados, para ello se debe dar clic en la carpeta de salida, seleccionando los radica-dos a finalizar, dando clic en finalizar radicado, agregando el comentario justificando su finalización y dando clic en realizar.


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6.2 Finalizar un radicado: La otra manera de finalizar los radicados es dando clic en la carpeta de salida, fecha del radicado y finalizar radicado y se agrega el comentario justificando la finalización y se da clic en realizar.


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ANEXOS:

HISTÓRICO DE CAMBIOS

Versión Fecha Emisión Cambios realizados

1 Octubre 2018 Emisión Inicial por ajuste de mapa de procesos. Código Anterior 8AP-

GDO-INS-01

Elaboró:

ORIGINAL FIRMADO

Brayan Esteban

Castellanos

Contratista

Área de Gestión

Documental

Aprobó:

ORIGINAL FIRMADO

Liliana Valencia Mejía Subdirectora

Administrativa y

Financiera

Revisó:

ORIGINAL FIRMADO

Luz Ángela Rodríguez

Profesional Especializado

Oficina Asesora de

Planeación

Validó:

ORIGINAL FIRMADO

Luis Fernando Mejía Jefe Oficina Asesora de

Planeación

Documents

Código: GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 03/10/2018 Versión: 1 ... · ELABORAR PLANTILLA 2.1. Seleccionar Plantilla: Para seleccionar la plantilla se debe dar clic en el icono de plantillas