Código: MN-MIC-03-01 Versión: 1 MANUAL DEL SISTEMA Fecha … Manual... · 2015. 10. 27. · INTEGRADO DE GESTIÓN Código: MN-MIC-03-01 Versión: 1 Fecha Aprobación: 13/08/2015

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Código: MN-MIC-03-01

Versión: 1

Fecha Aprobación: 13/08/2015

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Se garantiza su vigencia solo si corresponde a la versión oficial publicada en el Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP

Firma de Autorizaciones

Elaboró Revisó Aprobó

Profesional Universitario 222-03 Oficina Asesora de

Planeación

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Representante Alta Dirección Sistema

Integrado de Gestión

Control de Cambios

Fecha Descripción

Agosto de 2015 Elaboración del documento



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TABLA DE CONTENIDO

1. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................... 4

1.1. Objetivo ............................................................................................................................... 4

1.2. Alcance ................................................................................................................................ 4

1.3. Definiciones ......................................................................................................................... 5

1.4. Exclusiones ......................................................................................................................... 5

2. ANTECEDENTES, NATURALEZA Y ESTRUCTURA DEL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y DESARROLLO PEDAGOGICO .................................................... 5

2.1. El Surgimiento del IDEP ...................................................................................................... 5

2.2. Naturaleza ........................................................................................................................... 6

2.3. Estructura Organizacional ................................................................................................... 7

2.4. Funciones del IDEP ............................................................................................................. 7

2.5. Portafolio de Servicios del IDEP ......................................................................................... 8

2.6. Direccionamiento estratégico .............................................................................................. 9

2.6.1. Misión .............................................................................................................................. 9

2.6.2. Visión ............................................................................................................................... 9

2.6.3. Valores y principios éticos ............................................................................................... 9

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................................................ 9

3.1. ¿Qué es el SIG del IDEP? .................................................................................................. 9

3.2. ¿Qué hace el SIG? ............................................................................................................ 10

3.3. Principios del Sistema Integrado de Gestión .................................................................... 10

3.4. Política del Sistema Integrado de Gestión ........................................................................ 11

3.5. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión ..................................................................... 11

3.6. Planeación Institucional y el Sistema Integrado de Gestión ............................................ 12

4. COMPONENTES Y REQUISITOS DEL SIG ............................................................................. 12

4.1. Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC) .................................................................... 12

4.2. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) ......................................................................... 12

4.3. Subsistema Seguridad y Salud en el Trabajo (SYST) ...................................................... 13

4.4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) ...................................... 13

4.5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS) ................................................................. 14

4.6. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) ......................................... 14

4.7. Subsistema de Control Interno (SCI) ................................................................................ 14

5. ESTRUCTURA DEL SISTEMA Y DOCUMENTACIÓN ............................................................. 15



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5.1. Elementos comunes del Sistema Integrado de Gestión ................................................... 15

5.2. Mapa de procesos o modelo de operación por procesos ................................................. 16

5.2.1. Procesos caracterizados ........................................................................................... 16

5.2.2. Procedimientos documentados ................................................................................. 17

5.2.3. Listados de control .................................................................................................... 17

5.2.4. Planificación de la Gestión del Riesgo ...................................................................... 18

5.3. Documentos reglamentarios del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico .................................................................................................................................... 18

5.4. Documentos asociados con el alcance del SIG ................................................................ 18

5.4.1. Planes ........................................................................................................................ 18

5.4.2. Manuales ................................................................................................................... 18

5.4.3. Procesos y Procedimientos ....................................................................................... 19

6. MEDICIÓN DE LOS PROCESOS DEL SIG .............................................................................. 19

7. ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION EN EL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PRDAGOGICO ............................................ 19

7.1. Responsabilidad y Autoridad ............................................................................................. 19

7.2. Representante de la Dirección .......................................................................................... 20

8. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................................... 20



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1. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1.1. Objetivo

El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Integrado de Gestión implementado por el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, para el aseguramiento de la calidad en los servicios ofrecidos, el control y evaluación de los procesos y la gestión, la mitigación de riesgos laborales y el tratamiento a los impactos ambientales

1.

Se contempla este manual como un instrumento integrador y articulador de los elementos de gestión establecidos para el IDEP en busca de su difusión, apropiación e implementación en todas las áreas y procesos, con el propósito de fortalecer y consolidar las relaciones entre los subsistemas, optimizar con el objetivo de que exista el uso de recursos y evitar la duplicidad de esfuerzos y funciones. Por otra parte, la adopción de este manual responde a las directrices dispuestas por la Alcaldía Mayor de Bogotá para la implementación del SIG a nivel distrital.

1.2. Alcance

El alcance del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP, aplica a los 16 procesos que hacen parte del modelo de operación por procesos, siendo tres (3) estratégicos, tres (3) misionales, nueve (9) de apoyo y uno (1) de evaluación independiente, como son:

Procesos Estratégicos: Dirección y Planeación, Mejoramiento Integral y Continuo, Divulgación y Comunicación.

Procesos Misionales: Diseños, Estudios, Estrategias.

Procesos de Apoyo: Gestión Documental, Gestión contractual, Gestión jurídica, Atención al Usuario, Gestión de Recursos Físicos, Gestión Tecnológica, Gestión del Talento humano, Gestión financiera, Control Interno Disciplinario.

Proceso de Evaluación y Seguimiento

1 A través del cumplimiento de los estándares de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, el Modelo

Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, ISO 9001:2008 para Gestión de la Calidad, ISO 14001:2004 para la Gestión Ambiental,

OHSAS 18001:2007 para la gestión de la Seguridad y la Salud Ocupacional, NTC ISO 27001:2006 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la

Información, NTC ISO 15489-1 Información y documentación. Gestión de documentos Ley 594del 2000 - Ley General de Archivos y Decreto

514 de 2006 para Gestión Documental y Archivo, NTC ISO 26000 Guía de Responsabilidad Social



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1.3. Definiciones Los términos y definiciones se acogen a las establecidas en las normas NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2014 y NTD-SIG 001:2011.

1.4. Exclusiones En concordancia con la NTD-SIG001-2011 no se presenta ningún tipo de exclusión. Dentro del Sistema Integrado de Gestión las exclusiones serán consistentes con las normas técnicas de referencia de cada uno de los subsistemas.

2. ANTECEDENTES, NATURALEZA Y ESTRUCTURA DEL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y DESARROLLO PEDAGOGICO

2.1. El Surgimiento del IDEP

El Instituto para la Investigación Educativa y el desarrollo Pedagógico – IDEP, se crea en el año 1994 mediante Acuerdo 26 del Concejo de Bogotá suscrito en la sesión del 10 de diciembre. El contexto en el cual surge lo liga a la historia cultural, educativa y política del país. No se trata entonces de un simple instituto descentralizado encargado de la ejecución de recursos. Por el contrario, como se advierte en la exposición de motivos y el reconocimiento ganado en 20 años de vida institucional, el IDEP es uno de los grandes hitos en el campo educativo de la ciudad, un logro significativo de los maestros en alianza con los cabildantes, que permitió dotar al naciente Distrito Capital de un instituto dedicado específicamente a la investigación en educación y la formación de los maestros. Para el Sistema Integrado de Gestión –SIG- es fundamental advertir esta naturaleza sui generis del IDEP toda vez que la propuesta de procesos misionales consignada en este documento, busca precisamente responder tanto a la naturaleza como la dinámica y trayectoria del Instituto. Para ello es necesario una primera precisión: el IDEP no hace parte de la estructura ni es una unidad funcional de la Secretaria de Educación. Esta autonomía está ratificada tanto en su acuerdo de creación y sus estatutos, en su misión, en sus funciones y objetivos estratégicos como en el manejo de los aspectos financieros y humanos que en la exposición de motivos pone en evidencia la necesidad de un Instituto que tenga un marco de unidad. Allí se presentan de manera clara y explícita cuatro puntos centrales que serán recogidos en las funciones del IDEP, que tienen todavía vigencia y que permite ilustrar su procedencia y antecedentes, tal como se enuncian en aquel documento de 1994:

“1. Diseñar una estructura que permita dirigir, coordinar y ejecutar los programas de investigación, evaluación del sistema y perfeccionamiento profesional que en los aspectos educativos deba cumplir la administración distrital para garantizar una mejor calidad de la educación. 2. Generar una estructura apropiada para capacitar y actualizar según los desarrollos curriculares a los docentes, tanto de establecimientos públicos como privados.



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3. A través de una entidad descentralizada, ofrecer a la comunidad educativa distrital textos, documentos y material audiovisual didáctico actualizado para el ejercicio de su labor pedagógica en procura de una mejor calidad educativa. 4. A través de la investigación, la capacitación y la producción tanto de material escrito como audiovisual, generar recursos propios que permitan aliviar la carga fiscal que actualmente tiene el Distrito por concepto de actualización de la comunidad docente”

2.

Se trata entonces de un Instituto que debe estar nucleado por la investigación y a ella corresponde su naturaleza, que piensa los asuntos relacionados con la evaluación y los hace objeto de estudio y de política, que se articula y reconoce el papel de las innovaciones educativas jalonadas desde ámbitos institucionales y colectivos de maestros, que involucra una mirada sobre la producción de medios, que a su vez, debe dar cuenta de las condiciones y orientaciones de la capacitación y la actualización de docentes, pensar la relación entre currículo y material didáctico, todo lo cual le debía permitir “fijar políticas sobre formación, actualización y especialización docente a través del Comité Distrital de Formación Docente”. En el Acuerdo 26 de 1994 se enuncian los objetivos y funciones del IDEP, asuntos relacionados con su patrimonio, organización, composición del Consejo Directivo, funciones de aquel y del Director Ejecutivo, además de un articulado sobre la transición del personal, sobre los bienes y los rubros presupuestales. El IDEP, en tanto instituto, planteaba la relación estratégica INVESTIGACIÓN – FORMACIÓN – INNOVACIÓN – EVALUACIÓN – COMUNICACIÓN - MEDIOS, una relación extremadamente potente si tenemos en cuenta que operaría con autonomía en sus políticas, con recursos propios y con un propósito mayor: consolidar una comunidad académica en educación para el Distrito Capital. Y es en este horizonte que resulta pertinente y viable, del Sistema Integrado de Gestión, tanto en su configuración como en su adecuación.

2.2. Naturaleza El Instituto para la investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico es un Establecimiento Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría de Educación. Los principales propósitos de la entidad se encuentran incluidos en la formulación del plan estratégico, el cual contiene: • Misión. • Visión. • Objetivos. • Estrategias. • Principios y valores corporativos. • Políticas. El Plan Estratégico de Desarrollo Institucional refleja las intenciones globales de la alta dirección en torno al ejercicio de la investigación y el desarrollo pedagógico, la calidad de sus productos, los resultados que espera frente a sus usuarios y al mejoramiento continuo de la entidad, cuyo

2 Tomado de Anales de Concejo. Exposición de Motivos Proyecto de Acuerdo 115 de 1994.



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seguimiento se efectúa a través de la medición y evaluación de la gestión, que incluye la calidad de los productos y el estado de los procesos con lo que se efectúa revisión permanente al SIG.

2.3. Estructura Organizacional

De conformidad con el artículo 1 de la Resolución 04 de 2007, expedida por el Consejo Directivo del IDEP, modificado por el artículo 1 de la Resolución 14 de este mismo órgano directivo, la estructura organizacional del Instituto es la siguiente:

2.4. Funciones del IDEP

1. Dirigir, coordinar y ejecutar los programas de investigación, tanto básica como aplicada con énfasis en lo socio-educativo y pedagógico, que deba cumplir la administración, de acuerdo con los planes y programas aprobados y difundir los resultados de las investigaciones.

2. Dirigir, coordinar y ejecutar los programas de evaluación del sistema educativo y perfeccionamiento profesional.

3. Articular y promover las innovaciones educativas producto de los proyectos institucionales

o locales con los procesos investigativos y de formación de docentes como alternativa para el mejoramiento de la práctica pedagógica.



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4. Diseñar, producir, promocionar y evaluar textos, documentos, periódicos, material audiovisual y ayudas educativas didácticas.

5. Promover y evaluar la oferta de capacitación y actualización de los docentes, de acuerdo

con los desarrollos curriculares y pedagógicos y facilitar el acceso a la capacitación de los docentes públicos vinculados a los establecimientos educativos del Distrito Capital.

6. Asumir las competencias relacionadas con currículum y material educativo.

7. Fijar políticas sobre formación, actualización y especialización docente a través del Comité

Distrital de Formación Docente, que se creará con la participación de las Universidades existentes en el Distrito.

2.5. Portafolio de Servicios del IDEP

Para el logro del propósito misional el IDEP cuenta con los siguientes servicios:

- Centro Virtual de Memoria en Educación y Pedagogía (CVMEP): Este proyecto desarrollado por docentes e investigadores es un lugar para la recuperación histórica de materiales sobre la escuela, el maestro, y la evolución de la pedagogía en Colombia. El CVMEP facilita la consulta de investigaciones hechas por expertos que han analizado la importancia de la historia de la educación y la pedagogía, así como experiencias pedagógicas que forjan la memoria educativa de Bogotá.

- Revista Educación y Ciudad: Publicación semestral propuesta para potenciar la reflexión y el debate acerca de temas relacionados con la educación. Difunde resultados de investigación, estudios y ensayos. Indexada en la Categoría C del Publindex de Colciencias; Ulrichs, EBSCO y e revis@s.

- Aula Urbana Dial: Espacio semanal que divulga noticias, actividades, y proyectos pedagógicos y educativos. Se sintoniza a través del dial 850 Khz- AM, todos los domingos a las 9:10 de la mañana, en el marco del programa radial Escuela País.

- Magazín Aula Urbana: Ofrece a los docentes, herramientas de reflexión y estudio sobre el

desarrollo de las políticas y los resultados de investigación e innovación del IDEP.

- Publicaciones: El IDEP ha publicado más de 240 libros, disponibles para consulta en sala,

y en formato digital.

- Centro de Documentación: Facilita a los usuarios la consulta en sala, referencia virtual, búsquedas especializadas, y envío de documentos vía correo electrónico, además de atención personalizada. Cuenta con Biblioteca Virtual para la consulta, acceso y descarga en línea de contenidos especializados (investigaciones, innovaciones, sistematizaciones, monografías, publicaciones periódicas y material multimedial); la participación interactiva; el acceso al Aula Virtual para maestros e investigadores; y la publicación de monografías, tesis y documentos.



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- Servicios de Información Académica: Catálogo de Publicaciones, bases de datos académicas especializadas en educación, atención al usuario para la búsqueda y recuperación de información, capacitación en el manejo de fuentes de información (Bases de Datos Académicas) y envío de información académica vía correo electrónico.

2.6. Direccionamiento estratégico

2.6.1. Misión

Producir y divulgar conocimiento educativo y pedagógico, mediante la investigación, la innovación, el desarrollo pedagógico y el seguimiento a la política pública educativa para avanzar en el propósito de ciudad de hacer de la educación un derecho de las personas y contribuir en la construcción de saberes.

2.6.2. Visión

En el año 2024, el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico-IDEP, logrará reconocimiento Distrital, Nacional e Internacional y avanzará en el posicionamiento como centro de investigación, en educación y desarrollo pedagógico a partir de la producción y capacidad de transferencia de conocimientos educativo y pedagógico

2.6.3. Valores y principios éticos

De acuerdo al ideario ético del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico-IDEP adoptado mediante resolución 152 de 2015, los valores y principios éticos son:

- Respeto - Probidad - Responsabilidad - Equidad - Solidaridad - Trabajo en equipo - Vocación de Servicio

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

3.1. ¿Qué es el SIG del IDEP?

Es una plataforma que permite unificar los sistemas de gestión de una entidad, que anteriormente se ejecutaban en forma independiente. Esta articulación busca un acercamiento integral a ciudadanas y ciudadanos, que perciban y experimenten la prestación de nuestra función atendiendo sus múltiples visiones, expectativas y necesidades, además de promover el manejo eficiente de recursos públicos.



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Este Sistema se despliega en políticas, procesos, orientaciones, metodologías, estrategias e instrumentos diseñados y adoptados para cumplir la misión y alcanzar la visión del Instituto en pro de la Comunidad Educativa Distrital, fundamentado en la norma técnica distrital NTD-SIG001-2011 donde se reúnen referentes de otras normas técnicas nacionales e internacionales.

3.2. ¿Qué hace el SIG?

El Sistema Integrado de Gestión - SIG, como su nombre lo indica integra de manera armónica y complementaria los subsistemas mencionados, bajo estándares de calidad como: ISO9001:2008 y NTCGP 1000:2009 para Gestión de la Calidad, ISO 14001:2004 para la Gestión Ambiental, OHSAS 18001:2007 para la Subsistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo, ISO 26000: 2010 para la Responsabilidad Social, ISO 27001:2005 para la Gestión de la Seguridad de la Información, MECI 1000:2005 para el Modelo Estándar de Control Interno –MECI y Ley 594 del 2000 - Ley General de Archivos y Decreto 514 de 2006 para Gestión Documental y Archivo).

3.3. Principios del Sistema Integrado de Gestión

Los principios son considerados la orientación filosófica para la implementación del Sistema Integrado de Gestión, y si bien no son requisitos de la norma técnica distrital NTD-SIG001-2011, es necesario determinar su grado de aplicación en las entidades y organismos distritales para establecer niveles de mejoramiento institucional.

A continuación se exponen los principios del Sistema Integrado de Gestión, no obstante estos complementan y no contradicen los principios establecidos para cada uno de los subsistemas:

Coherencia: la armonización implica que cada uno de los elementos establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestión apunte a una misma dirección, es decir, que comparta el mismo propósito, en especial respecto a los elementos estratégicos y los operativos.

Control hacia la mejora: el seguimiento y monitoreo al desempeño de los sistemas de gestión busca contar con insumos que permitan el emprendimiento de acciones de mejora.

Productividad: toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestión cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad.

Seguimiento y evaluación: los sistemas de gestión para la toma de decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario monitorear constantemente el desempeño del sistema en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

Sostenibilidad: el Sistema Integrado de Gestión busca dar continuidad a la operación de las entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su permanencia conservando un mismo patrón de operación.

3

3 Alcaldía Mayor de Bogotá (2011), Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión NTD-SIG001-2011, página 16.



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3.4. Política del Sistema Integrado de Gestión

El Instituto para la Investigación Educativa y el desarrollo pedagógico – IDEP dedicado a producir y divulgar conocimiento educativo y pedagógico, mediante la investigación, la innovación, el desarrollo pedagógico y el seguimiento a la política pública educativa para avanzar en el propósito de ciudad de hacer de la educación un derecho de las personas y contribuir en la construcción de saberes, busca la satisfacción de sus usuarios y partes interesadas, cumpliendo los requisitos legales y organizacionales suscritos frente al Sistema Integrado de Gestión. Por esto se compromete a:

1. Prevenir la contaminación, mitigación y/o compensación de los impactos ambientales.

2. Identificar y prevenir las condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y seguridad del personal, para garantizar un ambiente de trabajo adecuado.

3. Proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de los activos de información.

4. Administrar y conservar los documentos de archivo producidos en el ejercicio de su gestión y preservar la memoria institucional.

5. Contribuir al mejoramiento continuo, la eficacia, eficiencia, efectividad, de su Sistema de Gestión de Calidad.

Para lograr lo anterior promovemos un ambiente de responsabilidad social a la vez que fortalecemos el desarrollo de nuestro personal, la participación de los usuarios y partes interesadas, destinando los recursos necesarios para consolidar nuestra cultura de mejoramiento continuo y la sostenibilidad de nuestro Sistema Integrado de Gestión.

3.5. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

1. Mejorar permanentemente los procesos institucionales a través de la producción y socialización de conocimientos sobre la vida escolar y la educación ciudadana desde la perspectiva del derecho a la educación.

2. Articular los siete subsistemas del SIG de manera gradual, mediante la identificación y cumplimiento conjunto de sus requisitos, con el fin de unificar la gestión institucional.

3. Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol y de evaluación para garantizar la mejora continua.

4. Aumentar la calidad, oportunidad, pertinencia de los servicios y mejorar los niveles de satisfacción que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios y usuarias del IDEP.



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Paralelo a la formulación de los objetivos de calidad, se realizó un ejercicio de coherencia entre éstos y la política de calidad, así como entre éstos y los objetivos estratégicos, del cual se concluye que existe coherencia entre los elementos evaluados, aunque si bien aparecen relaciones neutras, estas se dan en una proporción menor a las positivas.

3.6. Planeación Institucional y el Sistema Integrado de Gestión El proceso de implementación y mejora del Sistema Integrado de Gestión, se alineó con la planificación estratégica de la entidad, aprobada mediante la Resolución 43 de 2014 “Por medio de la cual se aprueba la Plataforma Estratégica y Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 2012-2016, del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP”, siendo éste el principal instrumento y referente de la gestión del Instituto.

4. COMPONENTES Y REQUISITOS DEL SIG

El Sistema Integrado de Gestión como su nombre lo indica integra las políticas, estrategias, procesos, procedimientos y demás instrumentos que diseñe la Contraloría de Bogotá, inmersos en los siguientes subsistemas:

4.1. Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)

Definición: Como sistema de gestión, apunta a adoptar una visión estratégica que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, especialmente orientado a mejorar la calidad de los productos, a consolidar estándares que reflejen las necesidades implícitas y obligatorias, a proveer información confiable, a promover la transparencia, la participación y el control político y ciudadano, a garantizar el fácil acceso al información relativa a resultados del sistema, a emprender acciones preventivas y correctivas, a tener cultura por la mejora continua, a satisfacer a los ciudadanos, a simplificar procesos y a crear un sistema laboral orientado hacia la productividad, entre otros beneficios. Requisitos. Para la Gestión de Calidad, se implementan los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y de la Norma Técnica para la Gestión Pública – NTCGP 1000:2009, que se establecen del capítulo cuatro al capítulo ocho. El Instituto de Investigación educativa y Desarrollo Pedagógico

consciente de la importancia del Sistema de Gestión de la Calidad como una herramienta de gestión, vincula a todos los procesos los requisitos que la norma NTCGP 1000: 2009 e ISO 9001: 2008 exigen.

4.2. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) Definición: Este subsistema se entiende como el conjunto de actividades adelantadas tanto por las instituciones del Estado como por los particulares, con el objeto de evaluar en un momento y en un espacio determinados, las interacciones entre el medio ambiente y los elementos que se relacionan y/o aspiran a relacionarse con él, con el propósito de concertar, adoptar y ejecutar decisiones con efectos de corto, mediano y largo plazo, encaminadas a lograr un desarrollo sostenible.



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Requisitos: El referente normativo para la implementación de este sistema, es la norma ISO 14001:2004, la cual establece los requisitos de implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental eficaz, los cuales se detallan en el capítulo cuatro. El instituto cuenta con el Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA, que busca el desarrollo de programas que permitan el alcance de los objetivos referentes al cumplimiento de la política ambiental.

4.3. Subsistema Seguridad y Salud en el Trabajo (SYST) Definición: Este subsistema especifica los requisitos destinados a permitir que la entidad controle sus riesgos para la seguridad y salud en el trabajo – SST y mejore su desempeño. Estos riesgos se ven asociados a condiciones y factores que afecten o podrían afectar la salud y seguridad de empleados, trabajadores temporales, contratistas, visitantes y cualquier otra persona en el lugar de trabajo. El referente por excelencia para este tema es la norma OHSAS18001:2007, la cual es de aplicación voluntaria y en cuyo modelo de gestión propuesto para la gestión de riesgos laborales, propone ayudar a la organización a: (i) Comprender y mejorar las actividades y resultados de la prevención de riesgos laborales, (ii) Establecer una política de prevención de riesgos laborales que se desarrollaron en objetivos y metas de actuación. (iii) Implantar la estructura necesaria para desarrollar esa política y objetivos, (iv) Establecer dos (2) compromisos mínimos que han de estar fijados en la política de la organización, el primero relacionado con el compromiso del cumplimiento de la legislación y otros requisitos que la organización suscriba, y el segundo, relacionado con el compromiso de mejora continua que deberá estar reflejado en objetivos y metas. Requisitos: El estándar internacional que complementa la legislación nacional en materia laboral, es OHSAS: 18001:2007. El instituto cuenta con un Plan Institucional de Seguridad y Salud Ocupacional, en el cual se establece un plan de acción anual que permite dar seguimiento al cumplimiento de los requisitos de la norma referenciada.

4.4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) Definición: El Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, comprende la política, estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar la gestión de la seguridad de la información. De este modo, un SGSI se implanta de acuerdo a estándares de seguridad como el ISO 27001, y se basa en códigos de buenas prácticas y objetivos de control que promueven la preservación de las características de confidencialidad, integridad y disponibilidad. Requisitos: Para la Gestión en Seguridad de la Información, se implementan los requisitos de la norma ISO 27001:2005, los que se establecen entre los capítulos cuatro y ocho. En el Instituto se cuenta con un Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- PETIC, que se consolida como es la guía de acción clara y precisa para la administración de las Tecnologías de Información y Comunicaciones del Instituto, mediante la formulación de estrategias y proyectos que garantizan el apoyo al cumplimiento de su misión alineados con el Plan de Desarrollo de la ciudad.



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4.5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

Definición: Herramienta de gestión organizacional, transversal a los diferentes sistemas de gestión, que garantiza la sostenibilidad de las acciones, proyectos y políticas públicas, teniendo en cuenta los grupos de interés con los que se relaciona, más allá de las obligaciones legales, basada en la ética y transparencia. Requisitos: La norma ISO 26000 es el documento de referencia guía sobre responsabilidad social y establece como principios la transparencia, la rendición de cuentas, el respeto a la ley y a los derechos humanos. En el marco de la Plataforma Estratégica del Instituto así como de su Ideario Ético, se incluye y acepta la responsabilidad para abordar los impactos de sus decisiones y actividades a través de un comportamiento transparente y ético, que está integrado en toda la organización y se lleva a la práctica en todas sus decisiones.

4.6. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)

Definición: La gestión documental es el conjunto de actividades que permiten el control de los documentos y registros requeridos en la gestión de la institución y el cumplimiento de los requisitos de la normatividad legal aplicable, determina el tiempo de creación, eliminación o conservación definitiva, convirtiéndose así en un factor clave para la optimización de los procesos. Requisitos: A este subsistema le aplica lo establecido en la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” y en el Decreto 514 de 2006, el cual establece la obligación a cada entidad pública de tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP, dando cumplimiento a la normatividad vigente, aprueba el Programa de Gestión Documental (PGD) diseñado con el propósito de consolidar la Política de Gestión Documental de la entidad y el Sistema de Gestión Documental y Archivístico de la entidad. Éste documento parte de los lineamientos del Archivo General de la Nación dados en la “Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental”, el cual reúne toda la reglamentación con la cual cuenta la Entidad para regular la producción, trámite y administración de documentos.

4.7. Subsistema de Control Interno (SCI)

Definición: Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Requisitos: El MECI en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico cuenta con un plan de acción que busca garantizar el sostenimiento del sistema a largo plazo, mediante la ejecución de actividades de seguimiento y monitoreo permanente a los procesos, planes de mejoramiento resultantes de las auditorías de Control Interno, Auto evaluaciones y de



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los diferentes organismos de control. La revisión periódica de los procedimientos permite la mejora continua de los procesos del sistema de gestión de calidad para que cumplan con su propósito.

5. ESTRUCTURA DEL SISTEMA Y DOCUMENTACIÓN

5.1. Elementos comunes del Sistema Integrado de Gestión

El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico ha establecido un modelo de operación por procesos en los cuales las actividades se ejecutan de acuerdo con el ciclo PHVA que también rige el Sistema Integrado de Gestión, buscando mejorar el desempeño y la capacidad para prestar un servicio que responda a las necesidades y expectativas de los usuarios.

El Sistema Integrado de Gestión por otra parte, se rige por los principios que son comunes a todos los sistemas de gestión, dado que todos que apoyan los procesos, presentando una serie de aspectos en común, que permite analizarlos de manera uniforme y casi secuencial. Estos aspectos son:

- Definir claramente los requisitos de los productos, descritos en la caracterización de los productos de los procesos misionales.

- El manual del SIG, describe la estructura organizacional de la entidad, sus diferentes roles y responsabilidades e instancias de autoridad y coordinación.

- El mapa de procesos permite visualizar los procesos misionales, orientados por los procesos estratégicos y soportados en los procesos de apoyo y el de evaluación y control. Así mismo, cada proceso cuenta con la caracterización, que relacionada la articulación o interacción con los demás procesos del SIG y el valor agregado que ofrecen, determinando la eficacia en el desempeño de cada proceso.

- Cada proceso cuenta con los procedimientos necesarios para el cumplimiento de su objetivo, junto con los responsables de ejecutar las actividades y los puntos de control.

- Los planes institucionales, reflejan la planificación institucional para cada vigencia,

desagregada por procesos y dependencias.

- Los planes de Adquisiciones, Capacitación y los programas de Bienestar Social y de Seguridad y Salud en el trabajo, garantizan la optimización de recursos físicos y de infraestructura, se fortalecen las competencias de los funcionarios de la entidad, se brinda bienestar y mejoramiento de la calidad de vida de los mismos.

- Se adelantan mediciones de los procesos, llevando registro que evidencien las acciones

realizadas y controlando la gestión de los mismos, estudiando las causas de las desviaciones con respecto al desempeño planificado, a los objetivos buscados y al impacto esperado.

- Se realiza evaluación del desempeño del sistema a través de auditorías internas de calidad

y se efectúan revisiones periódicas del sistema por parte de la alta dirección.



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- Se toman las acciones, correctivas y preventivas a fin de controlar aquellos resultados,

procesos o situaciones que no satisfacen las especificaciones o no funciona de acuerdo a lo planificado.

5.2. Mapa de procesos o modelo de operación por procesos

Los procesos necesarios para el Sistema Integrado de Gestión fueron identificados y su representación gráfica se ha definido en el siguiente Mapa de Procesos:

Los procesos se encuentran caracterizados de acuerdo al numeral 4.2.1 literal d de la NTD-SIG 001-2011.

5.2.1. Procesos caracterizados Se elaboraron caracterizaciones por proceso (disponibles en el sitio web www.idep.edu.co), en las cuales además de mostrar la interacción con los demás procesos del sistema, se relaciona el objetivo del proceso, su alcance, las actividades principales de cada proceso según el ciclo PHVA (Planear, Hacer , verificar, Actuar).

http://www.idep.edu.co/



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5.2.2. Procedimientos documentados Los procedimientos se encuentran controlados y dispuestos en la página web www.idep.edu.co para su aplicación y consulta. A continuación se relacionan los procedimientos mínimos exigidos por la norma NTD-SIG 001:2011 y que ya fueron documentados:

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PROCESO DEL SIG

Control de documentos Mejoramiento Integral y Continuo

PRO-MIC-03-01 Control de documentos

Control de registros Gestión Documental

PRO-GD-07-07 Control de Registros

Auditorías Internas integrales del SIG Evaluación y seguimiento

PRO-ESE-16-01 Auditorías Internas

Reporte y control de no conformidades del SIG Mejoramiento Integral y Continuo

PRO-MIC-03-07 Producto no conforme

Aplicación de acciones correctivas Mejoramiento Integral y Continuo

PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Acciones preventivas y de mejora Mejoramiento Integral y Continuo

PRO-MIC-03-03 Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Reporte de accidentes de trabajo Gestión del Talento Humano

PRO-GTH-13-15 Reporte de accidentes de trabajo

Investigación de accidentes laborales y ambientales

Gestión del Talento Humano PRO-GTH-13-17 Investigación de accidentes laborales y

ambientales

Identificación de peligros y valoración de riesgos

Gestión del Talento Humano PRO-GTH-13-18 Identificación de peligros y valoración de

riesgos en Seguridad y Salud en el Trabajo

Identificación de aspectos e impactos ambientales

Mejoramiento Integral y Continuo PRO-MIC-03-02 Identificación de aspectos y valoración de

impactos ambientales

Protección del intercambio de información Gestión Tecnológica

PRO-GT-12-09 Monitoreo del uso de los medios de procesamiento de información

Monitoreo del uso de los medios de procesamiento de información

Gestión Tecnológica PRO-GT-12-09 Monitoreo del uso de los medios de

procesamiento de información

Otorgar acceso a los medios de procesamiento de información

Gestión Tecnológica PRO-GT-12-02 Asignación de Usuarios

Planificación operativa Dirección y Planeación

PRO-DIP-02-06 Elaboración de Fichas

Construcción y actualización del normograma Gestión Jurídica

PRO-GJ-09-04 Elaboración y actualización del Normograma

Participación ciudadana Dirección y Planeación

PRO-DIP-02-09 Participación Ciudadana

5.2.3. Listados de control

El control de documentos y registros del sistema se efectúa a través del listado maestro de documentos, listado maestro de registros, tablas de retención documental y normograma.




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5.2.4. Planificación de la Gestión del Riesgo El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico-IDEP adopto la política de administración del riesgo mediante la resolución 14 de 2014,en la que establece como política el compromiso “con la implementación de un sistema de administración del riesgo, realizando un análisis detallado del contexto estratégico, una correcta definición de causas y efectos, dando tratamiento efectivo que permita mitigar la materialización de los riesgos, realizar seguimiento e implementar acciones de mejora para evitar que se afecte el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales”

5.3. Documentos reglamentarios del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico

La normatividad de carácter general y específica aplicable en la entidad, está contenida en el Normograma disponible en el sitio web www.idep.edu.co

5.4. Documentos asociados con el alcance del SIG A continuación se relacionan los documentos internos que la entidad ha determinado como necesarios para el normal funcionamiento de sus procesos y el cumplimiento del alcance del SIG:

5.4.1. Planes

Plan Estratégico de Desarrollo Institucional PEDI

Plan de Acción

Plan Institucional de Capacitación

Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETIC

Plan Estratégico de Comunicaciones

Plan Anual de Adquisiciones

Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Plan Institucional de Bienestar e Incentivos

Plan Institucional de Seguridad y Salud Ocupacional

Programa de Gestión Documental

5.4.2. Manuales

Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

Manual de Funciones y Competencias Laborales

Manual de Contratación

Manual de Inducción y Reinducción

Metodología para la Formulación del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional

Manual de Archivo y Correspondencia

Manual de Procedimientos Técnicos




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5.4.3. Procesos y Procedimientos

Caracterizaciones de los procesos

Procedimientos

Formatos

Instructivos

6. MEDICIÓN DE LOS PROCESOS DEL SIG El seguimiento y medición de los procesos se realiza a través de un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes, programas y proyectos, lo cuales permiten una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. La batería de indicadores podrá ser consultada en el sitio web www.idep.edu.co.

7. ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION EN EL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PRDAGOGICO

De conformidad con el Titulo II de la Resolución 07 de 2014 se asigna la responsabilidad y autoridad del SIG de la siguiente manera:

7.1. Responsabilidad y Autoridad Para efectos del desarrollo, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, las instancias de participación y articulación en esta Entidad, son las siguientes:

a) Director(a) General. b) Representante de la Alta Dirección para el SIG. c) Comité del Sistema Integrado de Gestión. d) Equipo Operativo del SIG.

En el SIG el (la) Director(a) General del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP será responsable por impartir las directrices para el desarrollo, implementación, revisión, sostenibilidad y mejora del SIG del IDEP, establecer la Política del SIG del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP y asegurar que se establezcan los objetivos del mismo y adoptar los actos administrativos que requiera el desarrollo, implementación, sostenibilidad y mejora del SIG en el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP.




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7.2. Representante de la Dirección Para efectos del desarrollo, sostenibilidad y mejora del SIG en el IDEP, el/la Director(a) de la entidad designó al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces, como Representante de la Alta Dirección para el SIG, quien tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Solicitar y garantizar los recursos para la operatividad, desarrollo, implementación, sostenibilidad, mejora y seguimiento del SIG.

b) Informar al Comité del SIG sobre el seguimiento y avances del sistema y la implementación de acciones para la mejora continua del mismo.

c) Asegurar que se establezcan los mecanismos de difusión, socialización, promoción y divulgación del SIG al interior de la entidad.

d) Proyectar para firma del(a) Director(a) los actos administrativos que requiera el desarrollo, implementación, sostenibilidad, mejora y seguimiento del SIG.

e) Liderar la implementación, sostenibilidad y mejoramiento continuo del SIG. f) Formular los objetivos y políticas del SIG del Instituto para la Investigación Educativa y el

Desarrollo Pedagógico - IDEP. g) Coordinar y supervisar la planificación para la implementación de los Subsistemas del SIG

y evaluar los resultados, formulando estrategias para el mejoramiento continuo. h) Las demás que sean establecidas en los manuales e instructivos que sean emitidos en el

marco de la implantación de los diferentes subsistemas que conforman el SIG”.4

8. CONTROL DE CAMBIOS

Cuando se presenten cambios que afecten el Sistema Integrado de Gestión, el Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP tiene la responsabilidad de garantizar la integridad del Sistema, identificando dichos cambios, evaluando su impacto y conveniencia desde el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la entidad. Para ello se ha establecido el proceso de “Control de Documentos” que reposa en la documentación del proceso estratégico de Mejoramiento Integral y Continuo, y que da cuenta de los controles para la actualización y cambios en el Sistema Integrado de Gestión, así como el listado maestro de documentos, disponible en el sitio web institucional.

4 IDEP (2014) Resolución 07 del 20 de Febrero de 2014 “Por la cual se reestructura y se crean los niveles de responsabilidad y autoridad del

Sistema Integrado de Gestión- SIG del Instituto para la Investigación educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP y se dictan otras

disposiciones”, Página 6-8

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Código: MN-MIC-03-01 Versión: 1 MANUAL DEL SISTEMA Fecha … Manual... · 2015. 10. 27. · INTEGRADO DE GESTIÓN Código: MN-MIC-03-01 Versión: 1 Fecha Aprobación: 13/08/2015