Código: PG-CO-01 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: PG-CO-01

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha: 03/07/2020 Revisión N°: 02

Los documentos exhibidos en forma digital son controlados. Al imprimir este documento es una copia NO CONTROLADA

PG-CO-01 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

MODIFICADO POR:

Francisca Álvarez Sistema de Gestión

Integrado

Fecha: 03/07/2020

REVISADO POR:

Janice Kerr Gerente RRHH y HSEC

Fecha:03/07/2020

REVISADO POR

Marcos Campos Subgerente General Fecha: 03/07/2020

APROBADO POR:

Luis Pedro Farías Gerente General

Fecha: 03/07/2020

Firma Firma

Firma Firma

Revisión Fecha Modificaciones

00 10/07/2018 - Emisión del documento

01 30/10/2019

- Cambia la estructura del procedimiento - Se cambia el objetivo y alcance. - Se definen responsabilidades claras para el proceso de elaboración de

documentos. - Se separan los procesos de documentos internos y externos. - Se agregan definiciones. - Se cambia la codificación de los documentos. - Se define la estructura para elaborar un procedimiento y un instructivo. - Se agregan anexos complementarios para asegurar el cumplimiento del

control de documentos.

02 03/07/2020 - Se agrega la revisión periódica y participación de los trabajadores.


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1. OBJETIVO Establecer las medidas para asegurar el control y distribución de los documentos del Sistema de Gestión Integrado de TANDEM S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos del Sistema de Gestión Integrado, como por ejemplo:

- Manual de Gestión de Calidad - Procedimientos e Instructivos de Gestión y Operacionales - Normas Externas - Planes de Calidad - Procedimientos e Instructivos de Contrato - Documentos entregados por el Cliente - Documentos entregados al Cliente

Se consideran como documentos las declaraciones de la política, procedimientos, especificaciones, manuales, pósteres avisos, software, etc. Los cuales pueden estar en diversos medios, ya sea en papel o soportes electrónicos, y pueden ser digitales, analógicos, fotográficos o escritos. Se exceptúan los documentos clasificados como registros, los cuales son controlados de acuerdo a lo establecido en el PG-CO-02 Procedimiento para el Control de Registros, del Sistema de Gestión Integrado. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

MA-CO-01 Manual de Gestión Integrado PG-CO-02 Procedimiento para el Control de Registros

4. DEFINICIONES

Actualización: todos los documentos generados bajo un sistema de gestión deben ser revisados y actualizados periódicamente o cuando se requiera.

Documento Controlado: es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes. Su distribución es registrada.

Instructivo: documento que describe en forma detallada, secuencial y lógica el desarrollo de una actividad específica.

Identificación: nombre o código de referencia que individualiza la documentación.

Planificación: documento que establece, como mínimo, las etapas, las variables a controlar, los criterios, las responsabilidades y los registros asociados a una actividad o proceso particular.

Procedimiento: documento que establece principalmente responsabilidad y criterios frente a la realización de una actividad que generalmente involucra la participación de más de un área en su desarrollo.

Documento de Origen Externo (DOE): todo documento usado como referencia para la realización de las actividades que no es generado por el Sistema de Gestión Integrado.


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5. RESPONSABILIDADES 5.1. Gerentes/Jefe de Área

Verificar que la distribución considere a todas las personas que requieren copia del documento y en general que la información contenida en él sea correcta.

Las responsabilidades asociadas al control de documentos se detallan en el ANEXO 2. Matriz de responsabilidades asociadas al control de documentos. 5.2. Persona a cargo de elaborar un documento:

Preparar y elaborar el documento de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.

Efectuar y/o incorporar todos los cambios aplicables con posterioridad a la emisión del documento.

5.3. Persona a cargo de revisar un documento:

Determinar la necesidad real de generación de un documento, cuando se solicite su elaboración por parte del personal de su unidad.

Verificar que el documento generado describe la actividad en forma consistente con los objetivos definidos para la misma.

Evaluar las modificaciones o cambios sugeridos a un documento, a fin de determinar si éstos proceden o no.

5.4. Persona a cargo de aprobar un documento:

Revisar y aprobar el documento en cuestión, y cualquier modificación realizada a éste. 5.5. Encargado de documentación (quien designe el Administrador de Contrato, Jefe y/o Gerente de área):

Canalizar hacia la Unidad SGI, la necesidad de emisión y modificación de documentos.

Controlar el avance en la generación de los documentos de su área.

Hacer efectiva la distribución de los documentos generados, cuando le sea solicitado.

Garantizar que se estén utilizando las versiones vigentes de los documentos.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 6.1. Manual de Gestión SGI El mecanismo establecido para el control del Manual de Gestión, se indica en el propio manual. 6.2. Generalidades del Control de Documentos La documentación válida dentro del Sistema de Gestión Integrado corresponde a aquella disponible en la plataforma documental SGI, a la cual se accede vía web en el link http://sistema.pullmanindustrial.cl, posteriormente se abrirá una ventana de diálogo que pedirá ingresar usuario y contraseña. La solicitud de contraseña se debe realizar al correo [email protected] indicado Nombre, RUT, cargo, código y nombre del contrato. Esta clave debe ser de uso exclusivo del trabajador.

Usuario: RUT Ejemplo: 182356067 (sin puntos ni guion) Contraseña: primeros 4 dígitos del RUT Ejemplo: 1823

http://sistema.pullmanindustrial.cl/

mailto:[email protected]


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Una vez ingresando a la página de inicio del sistema TANDEM, en la parte inferior se encuentra el link para acceder al sistema documental SGI.

Luego, se ingresa a la carpeta “sistema documental” en donde se accederá a toda la documentación. En el caso de requerir ingresar a la carpeta Documentos internos, ésta solicitará una nueva clave, la cual deben solicitar al Jefe del Sistema de Gestión Integrado Corporativo por correo electrónico.


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El acceso a la información está dado por perfiles de acceso definidos, asignados y mantenidos por la Unidad SGI. La forma, contenido e identificación de los documentos, se establecen en el ANEXO 1. Estructura para la documentación. La generación de documentos del SGI debe estar sujeta a una matriz de responsabilidades, donde se establece el tipo de documentos y los cargos responsables de elaboración, revisión y aprobación de los mismos, de acuerdo a su nivel de aplicación. Las copias impresas no entregadas por los responsables definidos en el ANEXO 2. Matriz de responsabilidades asociadas al control de documentos, corresponden solo a copias informativas (documentos no controlados). 6.3. Procedimientos e instructivos de gestión y operacionales Cuando es detectada la necesidad de documentar una actividad o proceso, la persona o el equipo de trabajo involucrado en el proceso, debe informar a su superior directo, quien a su vez canalizará esta solicitud al responsable que se designe para elaborar el documento, quien en conjunto con la Unidad SGI analiza la necesidad real de documentar la actividad. Dicha necesidad también puede provenir de una no conformidad, potencial no conformidad u oportunidad de mejora detectada de forma interna, auditoría interna o externa, inspecciones, revisión gerencial, petición de un trabajador, revisión periódica o cualquier otra situación. El primer paso es elaborar un borrador en digital del documento de acuerdo al formato y estructura estipulados en el ANEXO 1. Estructura para la documentación. Participación de los trabajadores La participación de trabajadores en cada documento, instructivo o procedimiento es fundamental para el desarrollo de los trabajos que desarrolla Tandem, con mayor énfasis se solicitará la colaboración cuando se tengan que realizar documentos que describan tareas críticas, lo que permitirá que éstos plasmen su experiencia y/o expertiz en dichos documentos. Posteriormente a la elaboración de un documento asociado a tareas críticas se realizará la difusión a todos los trabajadores, los cuales serán evaluados con una prueba escrita que incluya el contenido de los éstos. 6.3.1. Revisión de documentos El responsable de revisar según lo establecido en el ANEXO 2. Matriz de responsabilidades asociadas al control de documentos debe verificar que se cumpla con lo solicitado en el presente procedimiento, además de verificar que el contenido del documento corresponde a las actividades realizadas y cumple con el objetivo para el cual fue desarrollado. Cuando no exista conformidad con el documento, el responsable de la revisión debe efectuar sus comentarios por escrito sobre el mismo documento de forma digital o impreso, de lo contrario indicar en el mismo su conformidad y entregarlo al segundo revisor, cuando se haya designado más de uno. De existir un tercer revisor, el segundo procederá de la misma forma que el primero. Una vez revisado por todos los designados, el último revisor deberá devolverlo al responsable de la elaboración, quien realizará las modificaciones pertinentes. Una vez que el documento ha sido


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corregido según las observaciones de los revisores, deberá repetirse el ciclo, con el propósito de verificar que se incorporen correcta y completamente los cambios requeridos. Revisión periódica Para los contratos que el mandante solicite revisión de documentos, este se hará al menos una vez al año, el ingeniero residente o quién éste designe, debe realizar la revisión de todos los documentos que no hayan sido modificados durante el año, para determinar si se requiere su actualización, dejando evidencia de ello. . 6.3.2. Aprobación de documentos Una vez en conformidad con la revisión y corrección del documento, éste se envía en forma digital al aprobador, según lo establecido en el ANEXO 2. Matriz de responsabilidades asociadas al control de documentos. La aprobación debe realizarse considerando que se cumplan todos los aspectos contenidos en este procedimiento. Cuando sea necesario, se deben aportar antecedentes complementarios y observaciones con el propósito de mejorar la comprensión de la actividad descrita o corregir aspectos erróneos del documento, los cuales se canalizarán con la persona a cargo de la elaboración a fin de que se incorporen al documento.

Conforme con el documento presentado, el aprobador notificará al encargado de elaborar el documento o Unidad SGI, quién deberá recolectar las firmas y poner los timbres correspondientes, procediendo a incorporarlo en el formulario FO-CO-01-01 Lista maestra de control de documentos internos y externos, el cual se encuentra en ANEXO 3. Formato para lista maestra de documentos internos y externos, entregando a la Unidad de SGI una copia del archivo digital.

La Unidad SGI es la encargada de incorporar el documento en la Plataforma Documental SGI.

6.3.3. Modificación de documentos Cuando una actividad o proceso documentado sufre cambios o requiere modificaciones, los cargos involucrados en ella, deberán hacer presente a su superior directo la necesidad de modificar el documento que la describe, vía mail. La necesidad de modificar un documento también puede provenir de una no conformidad u oportunidad de mejora detectada de forma interna, auditoría interna o externa, inspecciones, revisión gerencial, petición de un trabajador, revisión periódica o cualquier otra situación.

De acogerse la necesidad de modificar el documento, la persona a cargo de actualizar los documentos según ANEXO 2. Matriz de responsabilidades asociadas al control de documentos, deberá canalizar los cambios solicitados e incluirlos en el documento en cuestión, actualizando fecha y número de revisión en el encabezado del documento y resumiendo las principales modificaciones en el ítem correspondiente de la portada. Como lineamiento de la Unidad SGI, en dicho ítem de la portada sólo se indicarán un máximo de 3 modificaciones, siendo la más antigua eliminada cuando se incorpore una nueva. Además, dentro del documento todos los párrafos que sufran cambios deben resaltarse con subrayado. Todos los documentos que no sufran modificaciones en el período de dos años, deben ser revisados y actualizados con el fin de asegurar que el contenido del documento se ajuste a la realidad de la empresa.


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6.4. Normas Externas Cada área que utilice normas externas para la realización de sus actividades debe mantener actualizado el formulario FO-CO-01-01 Lista maestra de control de documentos internos y externos con el nombre de dichos documentos y su edición o versión vigente. Una vez al año o al inicio de un contrato, se debe consultar al organismo emisor correspondiente, las posibles nuevas versiones para tramitar el reemplazo de las obsoletas, las cuales serán eliminadas. 6.5. Planes de Gestión Integrado Los Planes de Gestión Integrado ya sea como documento individual o constituido por más de un documento (plan de calidad, programas de medio ambiente y seguridad y salud ocupacional) son elaborados de acuerdo a lo establecido por el cliente, de no ser así se confecciona según el procedimiento PG-CO-08 Planificación SGI en Contratos. Los Planes de Gestión Integrado y sus programas deben ser generados, revisados y aprobados antes de comenzar la ejecución de los trabajos en terreno, al igual que los procedimientos e instructivos específicos asociados. El Administrador de Contrato debe preparar un programa de generación de la documentación del Plan, el que debe ser entregado al Gerente de Zona para conocimiento y verificación de su cumplimiento. Una vez terminado el contrato, el Plan de Gestión Integrado, las planificaciones y procedimientos específicos desarrollados deben ser incluidos en la base de documentos del Sistema de Gestión Integrado de TANDEM para ser utilizados en caso de ser necesario en contratos similares a futuro, por lo tanto, deben ser enviados a la Unidad SGI, quienes los almacenarán en el disco común SGI. 6.6. Procedimientos e Instructivos de Servicio/Contrato Los documentos generados bajo el Plan de Gestión Integrado, de aplicación específica a un contrato, son controlados por el Administrador de Contrato o quien éste designe. Los designados para elaborar, revisar y aprobar un documento, deben estar acorde a la pauta establecida en el ANEXO 2. Matriz de responsabilidades asociadas al control de documentos. El Administrador de Contrato es quien asigna el código al documento según lo establecido en ANEXO 1. Estructura para la documentación e imprime una versión en original para la firma de los responsables involucrados en la elaboración, revisión y aprobación. El Administrador de Contrato o quien éste designe, mantiene el formulario FO-CO-01-01 Lista maestra de control de documentos internos y externos, que incluye información de toda la documentación vigente utilizada en el Plan de Gestión Integrado. 6.7. Documentos y especificaciones propias Los documentos y especificaciones propios generados y aplicados en forma específica a un contrato, son controlados por el Administrador de Contrato o quien éste designe, para ello deberá mantener actualizado el formulario FO-CO-01-01 Lista maestra de control de documentos internos y externos con dichos documentos.


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6.8. Documentos entregados por el Cliente Los documentos entregados por el cliente para aplicar en forma específica en un contrato son controlados por el Administrador de Contrato o quien éste designe. Los documentos podrán ser entregados en físico, digital o a través de un sistema de administración de documentos web. El Administrador de Contratos o a quien éste designe mantiene actualizado el formulario FO-CO-01-01 Lista maestra de control de documentos internos y externos con dichos documentos entregados por el cliente, tales como contratos, anexos de contrato, aclaraciones de licitación, procedimientos e instrucciones de trabajo, especificaciones técnicas usados para la realización de las actividades del servicio, identificando además su fecha de recepción o revisión vigente si corresponde, y la distribución que va a tener el documento. 6.9. Distribución de documentos internos y externos La Unidad SGI mantiene los documentos originales en archivos digitales y para los documentos aplicables en casa matriz, mantiene además el documento original firmado y archivado. Cuando corresponda, la Unidad SGI emite copias impresas para distribuir en los contratos, las cuales deben incluir en el pie de página la frase DOCUMENTO CONTROLADO en color rojo. La Unidad SGI mantiene un registro de la entrega y retiro de documentos en el formulario FO-CO-01-02 Registro de entrega/retiro de documentos internos y externos, tal como se muestra en el ANEXO 4. Formato para el registro de entrega y retiro de documentos internos y externos, el cual le permite mantener un control de las copias controladas que se tienen distribuidas. El personal que recibe dicha documentación debe firmar dicho registro con el fin de respaldar la recepción del documento. En cuanto a los documentos que son elaborados en los contratos, el Administrador de Contrato o quien éste designe, es el encargado de mantener dichos documentos con la firma en original, y emitir las copias a distribuir, las cuales deben incluir en el pie de página la frase DOCUMENTO CONTROLADO en color rojo. Además, es el encargado de mantener actualizado el formulario FO-CO-01-02 Registro de entrega/retiro de documentos internos y externos, el cual le permite mantener un control de las copias controladas que se tienen distribuidas. El personal que recibe dicha documentación debe firmar dicho registro con el fin de respaldar la recepción del documento. El Administrador de Contrato o quien éste designe se encargará de eliminar las copias obsoletas. Si existe un Encargado de Calidad o personal perteneciente a la Unidad SGI en el contrato, es él quien se lleva la responsabilidad descrita anteriormente. También puede ser el asesor en Prevención de Riesgos si así lo requiere el Administrador del Contrato. 6.10. Control de Formularios del SGI El formato de los formularios asociados a la documentación del Sistema de Gestión Integrado es controlado a través de lo especificado en este procedimiento, asegurando que se esté utilizando la versión vigente. Para registros específicos que son generados a partir de las actividades propias de un contrato, el Administrador de Contrato o quien éste designe controla que todos los formatos en uso sean los vigentes.


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Los formularios deben ser codificados, según lo establece el sistema de gestión integrado siguiendo la estructura base del documento al que se asocia, por ejemplo, los dos primeros formularios asociados al procedimiento PG-GE-01 serían codificados FO-GE-01-01 y FO-GE-01-02 (FO: formulario), tal como lo establece el punto D. del ANEXO 1. Estructura para la elaboración de un documento. 7. REGISTROS

N° Nombre Responsable Lugar Medio o Soporte de Recuperación

Tiempo Retención

Disposición Final

1 FO-CO-01-01 Lista maestra de control de documentos internos y externos

Jefe SGI Intranet Digital 2 Años Eliminación

Intranet

2 FO-CO-01-02 Registro de entrega/retiro de documentos internos y externos

Jefe SGI Intranet Digital 2 Años Eliminación

Intranet

8. ANEXOS


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ANEXO 1. Estructura para la elaboración de un documento

A. Portada La portada de todo procedimiento e instructivo, debe estar acorde al siguiente modelo:

ELABORADO POR: Se debe indicar el nombre y apellido de la persona que elabora el documento (en letras Arial tamaño 12). REVISADO POR: Se debe indicar el nombre y apellido de la persona que revisa el documento (en letras Arial tamaño 12). APROBADO POR: Se debe indicar el nombre y apellido de la persona que elabora el documento y sus posibles modificaciones (en letras Arial tamaño 12). CONTROL DE CAMBIOS: Se debe indicar el número de revisión, fecha y las modificaciones realizadas. B. Contenido


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Los procedimientos o instructivos generados bajo el marco del Sistema de Gestión Integrado deben contener a lo menos los siguientes ítems:

Procedimientos Instructivos

1. Objetivo 1. Objetivo

2. Alcance 2. Documentos de Relacionados

3. Documentos Relacionados 3. Responsabilidades

4. Definiciones 4. Descripción del Proceso

5. Responsabilidades Seguridad y Salud Ocupacional

6. Descripción del Proceso Seguridad Vial

Seguridad y Salud Ocupacional Medio Ambiente

Seguridad Vial 5. Registros

Medio Ambiente 6. Anexos

7. Registros

8. Anexos

En cada ítem indicado debe contemplarse como mínimo la siguiente información: OBJETIVO En este ítem se entrega una clara definición del propósito de la documentación de la actividad establecida, indicando además ¿QUÉ? se pretende con el desarrollo de la misma. ALCANCE En este ítem se describe brevemente ¿DÓNDE Y A QUÉ? es aplicable la actividad descrita, considerando las restricciones establecidas. DOCUMENTOS RELACIONADOS Se deben indicar todas las referencias que han servido de base a la actividad documentada, tales como Manuales, Publicaciones, Normas y/u otros procedimientos o instructivos. En este punto se deben indicar los principales equipos y materiales necesarios para el correcto desarrollo de la actividad documentada. De ser necesario se especifica tipo y marca de ellos. RESPONSABILIDADES En este ítem se hace referencia a los todos los cargos involucrados en la actividad documentada, especificando y definiendo claramente sus responsabilidades en cuanto a la misma. DESCRIPCION DEL PROCESO En este ítem se describe la actividad en sí, de manera clara, breve y precisa, por medio de una secuencia lógica y ordenada, ya sea gráfica o escrita, de las acciones que se efectúan durante su desarrollo. La descripción del proceso define el ¿CÓMO?, ¿CON QUË? y ¿CUÁNDO? se realiza la actividad, haciendo referencia a los cargos involucrados en ello. Los nombres de equipos, formularios y documentos citados dentro de este punto deben realizarse señalando el número de la referencia (documentos relacionados). En este punto se deben indicar los principales equipos y materiales necesarios para el correcto desarrollo de la actividad documentada. De ser necesario se especifica tipo y marca de ellos. Si la actividad a describir implica el cálculo de datos obtenidos en su desarrollo, las fórmulas de los mismos pueden ser incluidas en este ítem.


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SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Este punto debe indicar como afecta la aplicación del procedimiento o instructivo a la Seguridad y Salud Ocupacional, se deben describir las acciones a tomar para la disminución de los riesgos asociados. En caso que estos sean despreciables, se deberá especificar que no aplica. SEGURIDAD VIAL Este punto debe indicar como afecta la aplicación del procedimiento o instructivo a la Seguridad Vial, se deben describir las acciones a tomar para la disminución de los riesgos asociados. En caso que estos sean despreciables, se deberá especificar que no aplica. MEDIO AMBIENTE Se debe indicar como afecta la aplicación del procedimiento o instructivo al Medio Ambiente y se deben describir las acciones a tomar para la disminución de los posibles impactos generados. En caso que estos sean despreciables, se deberá especificar que no aplica.

REGISTROS Se debe indicar el nombre o identificación de los registros resultantes de la aplicación del procedimiento o instructivo y que corresponden a todos los usados en la realización de la actividad. ANEXOS Los anexos deben incluir cualquier tipo de información que facilite la aplicación y comprensión del documento, como, por ejemplo, formularios, planillas, esquemas, diagramas, tablas, organigramas, flujogramas, gráficos, principios teóricos, definiciones, generalidades o actividades menores realizadas durante el desarrollo de las actividades, tales como la preparación de soluciones en el caso de instructivos de análisis. C. Encabezado de página Los documentos elaborados bajo la estructura de un procedimiento o instructivo debe llevar un encabezado de página en todas sus hojas, el cual debe contener la siguiente información: LOGO: Corresponde al logo de TANDEM. TITULO: Indica el nombre dado al procedimiento o instructivo (en letras Arial tamaño 14). CODIGO: Código alfanumérico asignado al documento. PÁGINA: Número de página del documento respecto del total de páginas, considerando los anexos. FECHA: Mes y año de aprobación de la última versión del documento. REVISION: Indica el número de veces que se ha modificado el documento respecto al original.

SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRADO/GERENCIA/ÁREA/CONTRATO

Código: XX-XX-XX

Página: XX de XX

PROCEDIMIENTO/INSTRUCTIVO… Fecha: XX/XX/XXXX Revisión N°: XX


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D. Codificación de los documentos Para manuales, procedimientos, instructivos y otros documentos controlados:

, donde: AAA: Corresponde al tipo de documento, pudiendo ser:

PG: Procedimiento General PO: Procedimiento Operativo IN: Instructivo

MA: Manual PGI: Plan de Gestión Integrado

PL: Política

y DO en el caso de otros documentos que no presentan la estructura de un procedimiento o instructivo pero que son de circulación controlada.

BBBB: Corresponde al área o contrato que genera el documento dada por:

CO: Unidad SGI (Corporativo) GG: Gerencia General

ARR: Área Recursos Humanos GC: Gerencia Comercial

GNE: Gerencia Zona Norte Extrema

AAC: Área Auditoría de Contratos

GN: Gerencia Zona Norte AP: Área Operaciones

GS: Gerencia Zona Centro

Para el caso de un Contrato se utilizará el código interno (centro de costo) asignado al servicio Ej: IC012. En caso de que existan varios contratos bajo una administración, se debe usar en su defecto la sigla del mandante Ej: DET (División El Teniente), DLB (División Los Bronces) u otra.

GC: Gerencia Zona Sur

ZZ: corresponde al número correlativo del documento por área generadora. 00, 01, 02, 03… Ejemplo: PG-CO-01. Es el primer procedimiento de aplicación general emitido por la Unidad de

Sistema de Gestión Integrado, de aplicación común para la organización. Para formularios provenientes de procedimientos: , donde: FO: Formulario YY: corresponde al número correlativo del formulario asociado al documento. Para formularios provenientes de instructivos: , donde: FO: Formulario YY: Corresponde al número correlativo del formulario asociado al documento

AAA-BBB-ZZ

FO-AAA-BBB-ZZ-YY

FO-AAA-BBB-ZZ-YY


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ANEXO 2. Matriz de responsabilidades asociadas al control de documentos

TIPO DOCUMENTO

CARGO QUE REVISA

CARGO QUE APRUEBA

CARGO QUE DISTRIBUYE

MANTIENE ORIGINALES

CARGO QUE ACTUALIZA

DOCUMENTO

Manual de Gestión SEGUN MANUAL JSGI JSGI

Procedimientos e instructivos de aplicación general

JSGI/PAA GG/GA/JA JSGI JSGI/PAA JSGI/PAA

Procedimientos e instructivos operativos de áreas

GA/JA/JSGI GA/JA GA/JSGI JSGI GA/JA/PAA

Normas Externas OE OE IAC/JSGI IAC/JSGI OE

Planes de Gestión Integrada

IAC/PAA GA IAC IAC PAA

Procedimientos e Instructivos de contrato

JAC IAC IAC IAC PAA

Documentos y Especificaciones Propias

PAA JA/IAC IAC IAC PAA

NOMENCLATURA

JSGI: Jefe SGI

GG: Gerente general

GA: Gerente de Área

JA: Jefe de Área

IAC: Ingeniero Administrador de contrato

JAC: Jefe de Área en Contrato

C: Cliente

OE: Organismo externo

PAA: Persona asignada en el área


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ANEXO 3. Formato para lista maestra de control de documentos internos y externos

ANEXO 4. Formato para el registro de entrega y retiro de documentos internos y externos

Documents

Código: PG-CO-01 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO