CÓDIGO PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN …...Ver Flujograma 9. PUNTOS DE CONTROL ... La oficina de planeación brindará acompañamiento técnico para la formulación del plan

PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN ESTRATEGICA CÓDIGO DGE-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL PÁGINA: 1 de 6

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Formular y hacer seguimiento al plan estratégico del Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH, que oriente las acciones de la entidad.

2. ALCANCE

Desde la identificación y análisis de los elementos que componen el marco estratégico del CNMH hasta la formulación del plan estratégico.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Asesor de Planeación

4. DEFINICIONES

CONSEJO NACIONAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL - CONPES: Creado por la Ley 19 de 1958. Ésta es la máxima autoridad

nacional de planeación y se desempeña como organismo asesor del gobierno en todos los aspectos relacionados con el desarrollo económico

y social del país.

INDICADOR: Expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado de avance en el cumplimiento de una meta/producto, en un momento determinado. META: Todo bien o servicio que el CNMH produce combinando recursos a partir de una tecnología de producción; debe ser una prioridad del Gobierno o del CNMH articulada al Plan Nacional de Desarrollo y contendrá un conjunto de metas y sus actividades interrelacionadas a un horizonte de 4 años MISIÓN: Es el objeto o razón de ser de la entidad. AREAS DE EFECTIVIDAD

PROCEDIMIENTO Formulación y actualización del Plan Estratégico

Institucional

CÓDIGO DGE-PR-001 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 6

4. DEFINICIONES

OBJETIVO INSTITUCIONAL/OBJETIVO ESTRATÉGICO: Finalidad hacia la que se orientan las metas del plan, según las funciones y misión del Ministerio y de las entidades adscritas y vinculadas del sector. PERIODO FISCAL: El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. PLAN NACIONAL DE DESARROLLO – PND: “Carta de Navegación” del Gobierno donde se establecen los objetivos, metas y prioridades de la administración durante su cuatrienio. PLAN ESTRATÉGICO: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones del Centro Nacional de Memoria Histórica para alcanzar objetivos acordes con la misión y con el Plan Nacional de Desarrollo; está conformado por los objetivos estratégicos y las metas/producto del cuatrienio. VISIÓN

5. NORMAS LEGALES

1. Constitución Política de Colombia, artículo 339.

1. Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

2. Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia,

se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

3. Decreto 4637 de 2011 Por el cual se por el cual se suprime y se crea una Secretaría y se suprime un programa en el Departamento Administrativo de

la Presidencia de la República y se dictan otras disposiciones.

6. CONDICIONES GENERALES

La definición de las metas del plan estratégico debe tener en cuenta los proyectos de inversión incluidos en el presupuesto del periodo fiscal.


Institucional


PÁGINA 3 de 6

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIÉN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

1

Identificar los elementos que componen el marco estratégico del CNMH. Y definir la metodología para planeación estratégica.

Identifica en la ley de victimas que dio origen al CNMH, los decretos reglamentarios y demás normas pertinentes, las acciones que por mandato debe asegurar la entidad. Identifica en el plan nacional de desarrollo las estrategias o componentes que involucran al CNMH Analiza los elementos que componen el marco estratégico del CNMH: 1. Misión. 2. Visión. 3. Políticas 4. Objetivos institucionales.

Director General Asesor de planeación

Metodología para el ejercicio de Planeación estratégica.

2 Realizar un diagnóstico CNMH

Analiza los diferentes factores internos y externos relacionados con el CNMH, junto con sus políticas, objetivos y metas institucionales. Contrasta objetivos y metas formulados en la planeación estratégica y tácticas vigentes frente a la gestión del CNMH para determinar:

Asesor de Planeación Grupo de Planeación

Documento de diagnóstico del CNMH


Institucional


PÁGINA 4 de 6

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

1. Logros 2. Asuntos no cumplidos 3. Asuntos pendientes que deben ser incorporados en la

planeación estratégica

3

Realizar el ejercicio de planeación estratégica

Presenta la metodología para la realización del ejercicio de planeación estratégica y el diagnóstico del CNMH. Define objetivos, estrategias, indicadores y metas para el logro de la visión y el cumplimiento de la misión institucional.

Director General Asesor de Planeación Grupo Directivo y Asesor

Documento de planeación estratégica

4 Socializar plan estratégico al Consejo directivo

Socializa el plan estratégico al Consejo directivo ¿Hay ajustes? Si: Continuar con actividad 5 No: Continuar con actividad 6

Director General Asesor de Planeación

Acta de reunión de socialización el plan SIP-FT-001

5 Realizar ajustes Realiza ajustes al plan estratégico Asesor de Planeación Plan estratégico revisado

6

Aprobar y/o actualizar la planeación estratégica del CNMH.

Aprueba el plan estratégico Director General Plan estratégico aprobado


Institucional


PÁGINA 5 de 6

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

7

Divulgar documento de planeación estratégica

Divulga el plan estratégico a todos los servidores del CNMH y sociedad en general. Publica en la página web de la entidad.

Asesor de planeación

Listado de Asistencia SIP-FT-002 Reporte de consulta página

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma

9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

6 Aprobar y/o actualizar la planeación estratégica del CNMH.

Aprueba el plan estratégico Cuando se apruebe el Plan

Director General Plan estratégico

aprobado

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. Plan nacional de desarrollo

11. ANEXOS

No Aplica


Institucional


PÁGINA 6 de 6

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO FORMULACION DEL PLAN DE ACCIÓN PÁGINA: 1 de 5


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para asesorar la formulación de los planes de acción – plan de efectividad- de las diferentes áreas de la entidad y consolidarlo en el plan de acción institucional.

2. ALCANCE

Inicia con el establecimiento de los lineamientos para la formulación de los planes de acción, incluyendo la asesoría técnica para su formulación por parte de los directores técnicos y asesores. Finaliza con la consolidación de la información en el Plan de acción de la Entidad.


Profesional especializado en Planeación

4. DEFINICIONES

ESTRATEGIA: Manera que tiene la organización de conseguir sus objetivos, a partir de su misión y conforme a sus valores. FORMATO PLAN DE ACCIÓN: Es el registro de la formulación de actividades e indicadores, que permite visualizar los parámetros de la

planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión y los rangos de calificación.

PLAN DE ACCIÓN: Es un instrumento de programación y control de la ejecución anual de actividades que deben llevar a cabo las

dependencias para dar cumplimiento a las estrategias establecidas en el plan estratégico. PLANEACIÓN: Proceso para la búsqueda de un futuro deseado, mediante acciones organizadas, coordinadas y controladas que faciliten o

modifiquen una realidad.

PROCEDIMIENTO FORMULACION DEL PLAN DE ACCIÓN CÓDIGO DGE-PR-002 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 5

5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia título XI, Capitulo II, Art. 339: Establece las bases para la planeación nacional, entre ellas, la obligatoriedad de promulgar y adoptar un Plan de desarrollo.

Ley 152 de 1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. Se establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, se aplica a la Nación, las entidades territoriales y los organismos públicos de todo orden.

Decreto 4803 de 2011 Por el cual se establece la estructura del CNMH


El plan de acción desarrollado por las áreas del CNMH así como los documentos desarrollados para el plan de acción de la entidad deben cumplir con los lineamientos establecidos por la Oficina asesora de planeación.

La oficina de planeación brindará acompañamiento técnico para la formulación del plan de acción de cada proceso, pero serán cada uno de los responsables de los planes los que consolidaran y presentarán la información para la aprobación final.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Establecer lineamientos para la formulación del plan de acción de la entidad

Establece los lineamientos para la formulación del plan de acción

Asesor de planeación Guía de Formulación de

plan de Acción

2 Realizar acompañamiento técnico a procesos del CNMH

Brinda asesoría técnica para la formulación del plan de acción de las áreas del CNMH


Listado de Asistencia SIP-FT-002


PÁGINA 3 de 5

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Grupo de planeación

3 Formular planes de acción por proceso

Propone las actividades del plan de acción con indicadores y metas de acuerdo a la guía propuesta. Diligencia formato plan de acción

Directivos y asesores Plan de acción

DGE-FT-001

4 Analizar Información y consolidar el plan de acción

Analiza la información contenida en los planes de acción de cada área y consolida el plan de acción de la entidad. Comunica a directivos y asesores Hay ajustes? SI: continuar con actividad 5 NO: continuar con actividad 6


Plan de Acción Consolidado

Comunicación interna

GDC-FT-008

5 Realizar ajustes Ajusta el plan de acción y los comunica a planeación

Directivos y asesores

Comunicación interna GDC-FT-008

Plan de Acción Ajustado

6 Aprobar el Plan de Acción Aprueba el plan de acción de la entidad Comité Estratégico

Acta SP-FT-001

Plan de Acción Aprobado


PÁGINA 4 de 5

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


No. NOMBRE

ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

4 Analizar Información y consolidar el plan de acción

Analiza la información contenida en los planes de acción de cada área y consolida el plan de acción de la entidad. Comunica a directivos y asesores Hay ajustes? SI: continuar con actividad 5 NO: continuar con actividad 6

Anual Asesor de planeación


GDC-FT-008

6 Aprobar el Plan de

Acción Aprueba el plan de acción de la entidad Anual Comité Estratégico

Acta SP-FT-001

Plan de Acción


Guía Metodológica para la formulación del plan de acción

11. ANEXOS

No Aplica


PÁGINA 5 de 5



DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL

CAMBIO VERSIÓN



VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO MONITOREO DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PLANES

DE ACCIÓN PÁGINA: 1 de 5


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Establecer e implementar una metodología para el monitoreo del plan estratégico y del plan de acción con el fin de medir los niveles de cumplimiento de los objetivos estratégicos y las metas institucionales

2. ALCANCE

Inicia con la recopilación del análisis de indicadores de gestión por proceso, determinando los indicadores claves para medir la gestión del CNMH y finaliza con un informe de monitoreo del plan estratégico y plan de acción.


Profesional especializado de Planeación

4. DEFINICIONES

GESTIÓN: Es el conjunto de acciones y actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientada a cumplir la misión institucional. PLAN DE ACCIÓN: Es un instrumento de programación y control de la ejecución anual de actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias establecidas en el plan estratégico. MONITOREO: Acción que facilita que un determinado momento se pueda evaluar el avance del plan de acción y si es necesario implementar acciones para terminar o agilizar su ejecución

PROCEDIMIENTO MONITOREO DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PLANES DE

ACCIÓN


PÁGINA 2 de 5

5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia título XI, Capitulo II, Art. 339: Establece las bases para la planeación nacional, entre ellas, la obligatoriedad de promulgar y adoptar un PND.

Ley 152 de 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. Se establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, se aplica a la Nación, las entidades territoriales y las metas del plan de acción organismos públicos de todo orden.


El monitoreo se realizara a través de los Indicadores clave para la medición de la gestión, los cuales permitirán determinar si hay un avance en el propósito de lograr los objetivos propuestos e informes de gestión cada proceso del CNMH.

Los Informes de cumplimiento de metas e indicadores, incluyen metas de gobierno.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Recopilar y Consolidar la información para el seguimiento

Recopila y consolida la información proveniente de los diferentes proyectos y otras fuentes internas y externas. Consolida en informes de resultado periódico

Grupo de Planeación Informes de Indicadores

2 Elaborar informe de cumplimiento de metas

Hace seguimiento trimestral a las metas de los proyectos de acuerdo al plan de acción a través de


Informe de cumplimiento de


ACCIÓN


PÁGINA 3 de 5

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


del plan de acción indicadores Grupo de Planeación metas e indicadores

3

Presentar Informe de cumplimiento de metas del plan de acción

Presenta informe a la Dirección General e incorpora comentarios Requiere acciones correctivas? Si: continuar con actividad N° 4 No: continuar con actividad N°7

Asesor Planeación Director General

Acta de revisión informe SIP-FT-001

4 Realizar un diagnóstico de la situación

Analiza las causas del no cumplimiento de objetivos y metas propuestas. Elabora documento de diagnóstico y lo envía a los directores técnicos y asesores responsables.

Grupo de Planeación

Documento de diagnóstico Comunicación interna a directores con diagnóstico GDC-FT-008

5 Definir plan de acción correctivo

Determina el plan de acción correctivo Directores y asesores Plan de acción correctivo

6 Seguimiento al plan de acción correctiva

Hace seguimiento al plan de acción correctivo Hay Ajustes? SI: continua con actividad N°2 NO: Regresa a actividad N°4

Grupo de planeación Plan de acción correctivo

7 Presentar informe a entidades solicitantes

Consolida información y presenta informes de gestión a las entidades y organizaciones que lo

Grupo de Planeación Informe


ACCIÓN


PÁGINA 4 de 5

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


soliciten. Comunicación Oficial enviada GDC-FT-007

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma



3 Presentar Informe de cumplimiento de metas del plan de acción

Presenta informe a la Dirección General e incorpora comentarios Requiere acciones correctivas? Si: Continuar con actividad N°4 No: Continuar con actividad N°7

Semestral Asesor Planeación Director General

Acta SIP-FT-001

6 Seguimiento al plan de acción correctiva

Hace seguimiento al plan de acción correctivo Se corrige? Si: Continuar con actividad. N° 2 No: Continuar a actividad N°4

Semestral Grupo de planeación Plan de acción correctivo


ACCIÓN


PÁGINA 5 de 5


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica




No Aplica Elaboración del documento primera versión DD/MM/AAAA 001


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS PÁGINA: 1 de 7


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Establecer e implementar la metodología para la formulación, registro, evaluación y seguimiento de los proyectos del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH.

2. ALCANCE

Desde la identificación de necesidades derivadas del ejercicio de planeación estratégica, incluyendo la asesoría técnica en la formulación de proyectos la validación de los mismos y la evaluación de fuentes de financiación, y Finaliza con el seguimiento a su ejecución.



4. DEFINICIONES

BANCO DE PROYECTOS: El banco de proyectos es una herramienta que permite vincular el direccionamiento estratégico con la formulación de los proyectos especiales bajo demanda, atendiendo a criterios y a la modalidad de financiación requerida para su ejecución. Representa un conjunto de propuestas presentadas bajo criterios especiales que optan a un potencial financiamiento de recursos con fondos nacionales o internacionales. DPS: Departamento de Prosperidad Social DNP: Departamento Nacional de Planeación FORMATO DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN: Conjunto de características técnicas y de exposición impresa que se exigen para la presentación de un proyecto.

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS CÓDIGO DGE-PR-004 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 7

4. DEFINICIONES

PROYECTO: Un proyecto se refiere a un conjunto de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos siguiendo una metodología definida con un grupo de trabajo idóneo, así como de otros recursos cuantificados en forma de presupuesto, que prevé el logro de determinados resultados sin contravenir las normas y buenas prácticas establecidas, y cuya programación en el tiempo responde a un cronograma con una duración limitada. PROYECTOS DE INVERSIÓN: Es toda intervención limitada en el tiempo que utiliza total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, modernizar o recuperar la capacidad productora de bienes o servicios de la Institución. Un proyecto articula estratégicamente las acciones de una entidad a su misión y objetivos de acuerdo con las prioridades fijadas en el plan estratégico y en los planes acción. SUIFP: Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas VIABILIDAD FINANCIERA Y TÉCNICA: Formalizar y organizar la gestión relacionada con la formulación de proyectos de inversión CNMH, de manera que cada Proyecto:

Sea coherente con los lineamientos Institucionales y estratégicos del CNMH

Atienda la metodología que para tal fin ha sido diseñada por el Departamento Nacional de Planeación.

Tenga la revisión y aprobación de los entes competentes para tal fin.

Se aseguren los recursos necesarios para su ejecución en los términos y condiciones bajo los cuales sea aprobado.

5. NORMAS LEGALES

Ley anual de presupuesto

Decreto 111 de 1996 Estatuto orgánico del presupuesto

Decreto anual del presupuesto


PÁGINA 3 de 7


Todos los proyectos de inversión deben estar orientados a la implementación del Plan Estratégico y Planes de Acción del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH.

El Asesor de la Oficina de Planeación en conjunto con los responsables de las líneas estratégicas del Plan Estratégico podrá establecer convocatorias para la presentación de proyectos de inversión que comprometan la ejecución de recursos que provengan de otras fuentes.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Identificar las necesidades

Identifica las necesidades de las dependencias que se derivan del plan de acción

Directores y asesores No Aplica

2 Asesorar en la formulación de proyectos

Realiza acompañamiento y asesoría para formular proyectos

Grupo de Planeación Formulación de Proyectos

3 Definir y formular los proyectos

Define y formula los proyectos en el respectivo formato Entrega el formato de formulación de proyecto, los soportes y estudios técnicos que respaldan el proyecto a la Oficina de Planeación

Directores y asesores

Formulación de proyecto Comunicación interna de presentación de proyecto GDC-FT-008


PÁGINA 4 de 7

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


4 Validar proyectos Valida en conjunto con dirección general los proyectos formulados

Asesor de planeación Director general

Acta de reunión de validación SIP-FT-001

5 Revisar Proyectos formulados

Revisa que el formato esté diligenciado correctamente y los soportes técnicos estén completos. ¿El formato y los soportes respectivos cumplen con los requisitos definidos? Si: Continuar con actividad N.8 No: Continuar con actividad N.6

Grupo de planeación No Aplica

6 Devolver Proyecto y soportes

Elabora comunicación y devuelve el formato de formulación de proyectos de inversión junto con los soportes correspondientes, realizando las observaciones y haciendo las recomendaciones concernientes al Proyecto.

Profesional especializado de la oficina de planeación

Comunicación interna devolviendo el proyecto GDC-FT-008

7 Realizar ajustes al Proyecto

Realiza ajustes según las observaciones recibidas por el profesional de planeación y completa los soportes para enviar a la Oficina de Planeación.

Directores y asesores Formulación de proyectos

8 Evaluar fuentes de financiación

Evalúa las diferentes fuentes de financiación ¿Presupuesto Nacional? SI: continuar con actividad N°9 No: continuar con actividad N°15


Evaluación de fuentes de financiación DGE-FT-003

9 Agrupar Proyectos y para formular macro

Realiza la agrupación y formulación de proyecto de inversión siguiendo la metodología establecida por el


Proyecto de inversión DNP EXT


PÁGINA 5 de 7

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


proyectos de inversión Departamento nacional de planeación DNP Grupo de Planeación Directores y Asesores

Informe síntesis agrupación de proyectos

10 Validar Macro proyectos de Inversión

Valida en conjunto con dirección general los proyectos formulados

Asesor de planeación Director general

Acta de reunión de validación SIP-FT-001

11 Registrar en el Banco de proyectos de la Nación

Radica el proyecto en el sistema de información establecido para ello SUIFP

Directores y/o gerentes de Proyecto

Ficha de proyecto SUIFP. EXT

12 Aprobar proyecto

Analiza y aprueba proyecto ¿Hay Ajustes? SI: Continuar con la actividad N°7 No: Continuar con actividad N°13

Asesor de planeación CNMH DPS DNP

Registro de trámite en el sistema. EXT Proyecto Codificado. EXT Acta de reunión de aprobación SIP-FT-001

13 Realizar seguimiento mensual

Hace seguimiento mensual a la ejecución del proyecto y elabora informe de avance cuantitativo y cualitativo

Directores y/o gerentes de proyecto Grupo de Planeación

Informe de avance

14 Realizar cierre de Hace balance del proyecto, cuantifica impacto y cierra Grupo de Planeación Informe Balance


PÁGINA 6 de 7

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Proyecto proyecto.

Otros Recursos

15

Consolidar y priorizar proyectos que requieran otras fuentes de financiación

Consolida los proyectos que no se financian con presupuesto nacional y los prioriza. Entrega de fichas de proyectos priorizados al proceso de desarrollo de alianzas interinstitucionales y cooperación internacional.


Comunicación interna entregando fichas de proyectos no financiados GDC-FT-008

16 Registrar en el banco de proyectos los proyectos financiados

Registra los proyectos en banco de proyectos Actualiza ficha de formulación

Grupo de Planeación Formulación de proyectos

17 Realizar seguimiento a la ejecución y metas de proyectos

Hace el seguimiento a la ejecución y metas de cada proyecto


Acta de reunión de seguimiento SIP-FT-001 Informes de seguimiento

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 7 de 7



4 Validar proyectos Valida en conjunto con dirección general los proyectos formulados

Anualmente Asesor de planeación Director general

Acta SIP-FT-001

12 Aprobar proyecto Analiza y aprueba proyecto

Anualmente

Asesor de planeación DPS DNP

Registro de trámite en el sistema. EXT Proyecto Codificado. EXT


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica




No aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO ANUAL PÁGINA: 1 de 11


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Programar y realizar el seguimiento a la ejecución del plan anual del presupuesto del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH y

tramitar modificaciones de acuerdo a la dinámica interna de la entidad.

2. ALCANCE

Desde la solicitud de información para la elaboración del presupuesto, incluyendo la validación del presupuesto ante dirección general y el tramite en los aplicativos SUIF y SIIF. Finaliza con el seguimiento de la programación a la ejecución del presupuesto.



4. DEFINICIONES

MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL:. Adiciones , reducciones, traslados, aplazamientos, distribuciones e incorporaciones

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Estimación de ingresos y gastos necesarios para atender las necesidades de la entidad y

del Sector en cada vigencia fiscal. Este documento, se radica en la Dirección General del Presupuesto Nacional a más tardar, el 31

de marzo de cada año.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Los que tienen por objeto atender las necesidades en materia de gastos de personal, gastos

generales y transferencias corrientes, que son necesarias para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y

la Ley.

GASTOS DE INVERSIÓN: Conjunto de actividades registradas en el marco de un proyecto registrado en el Banco Proyectos de

Inversión Nacional - BPIN, encaminadas a acrecentar la capacidad de producción y la productividad en el campo de la estructura

física, económica y social.

PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL PRESUPUESTO CÓDIGO DGE-PR-005 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 11

4. DEFINICIONES

MARCO PRESUPUESTAL DE MEDIANO PLAZO: Proceso estratégico de proyección y priorización del gasto del Gobierno Nacional

que define unas cuotas de gasto sectorial que cubren un periodo de 4 años y es renovado anualmente.

PRESUPUESTO: Autorización máxima de ingresos y gastos que le permiten al Sector público, cumplir con la producción de bienes y

servicios públicos para la satisfacción de las necesidades de la población según la naturaleza del Sector.

PROPUESTA PRESUPUESTAL DE MEDIANO PLAZO: Actualización del marco de gesto de mediano plazo - MGMP que presenta

cada vigencia fiscal el Sector del Interior en cuanto rentas, recursos de capital, gastos y resultados esperados, para su discusión y

aprobación con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación.

PROYECTO DE PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN: Estimación definitiva de ingresos y gastos presentada por el Gobierno

Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público ante el Congreso de la República para su aprobación.

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA –SIIF-: Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el

registro de la gestión financiera, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y

confiable. La administración general, está a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP.

SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS SUIFP : Herramienta que integra los procesos asociados a cada

una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los

productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas

VIGENCIA FISCAL: El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no

pueden asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no

afectados por compromisos, caducan sin excepción.


PÁGINA 3 de 11

4. DEFINICIONES

VIGENCIAS FUTURAS: Son autorizaciones otorgadas para la asunción de obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias

posteriores. Las vigencias futuras pueden ser ordinarios o excepcionales, sin perjuicio de lo anterior, como regla general, la

autorización de vigencias futuras en su monto máximo, el plazo y las condiciones, deben consultar las metas plurianuales del marco

fiscal de mediano plazo –MFMP; en lo relacionado con proyectos de inversión nacional deben contar con el concepto previo favorable

del Departamento Nacional de Planeación - DNP y el Ministerio del Ramo; y no pueden superar el periodo de gobierno, salvo los

proyectos de gasto de inversión los cuales pueden superar tal periodo siempre y cuando el Consejo Nacional de Política Económica y

Social –CONPES los declare de importancia estratégica.

5. NORMAS LEGALES




Decreto 178 de 2003, “por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicación del Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF- de la Nación

Decreto 4730 de 2005 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto”.



El Jefe de la Oficina de Planeación en conjunto con los responsables de las líneas estratégicas del Plan Estratégico podrá establecer convocatorias para la presentación de proyectos de inversión que comprometan la ejecución de recursos que provengan de otras fuentes.


PÁGINA 4 de 11


Tipo de Modificaciones al presupuesto y requisitos para solicitarlas :

o Traslado : Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Certificado de disponibilidad presupuestal Actualización del plan de Acción Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación cuando se trate de proyectos de Inversión. Solicitud del registro previo del traslado presupuestal en el SIIF

o Distribución Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación - DNP cuando se trate de proyectos de Inversión. Actualización del plan de Acción Normas o Convenios que justifican la distribución. Solicitud del registro previo del traslado presupuestal en el SIIF

o Adición Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación - DNP cuando se trate de proyectos de Inversión. Actualización del plan de Acción Certificación de existencia de los recursos libres de afectación para ser incorporados. Certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la entidad que hace entrega de los recursos Copia del convenio o acuerdo de cooperación cuando se trata de recursos de cooperación.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Solicitar información para elaboración de anteproyecto del

Solicita mediante comunicación oficial dirigida a cada Director(a) Técnico y/o grupos responsables y a la

Asesor de planeación Comunicación interna GDC-FT-008


PÁGINA 5 de 11

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


presupuesto Dirección Administrativa y Financiera, la información necesaria para el diligenciamiento de los formularios establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las directrices establecidas por el Departamento Nacional de Planeación - DNP para la elaboración del anteproyecto de presupuesto. Envía ficha de anteproyecto de presupuesto por dependencia.

Formularios que componen el anteproyecto del presupuesto. EXT Anteproyecto de Presupuesto DGE-FT-004

2

Recibir y revisar información solicitada para la elaboración del Anteproyecto

Verifica que la información remitida por las dependencias sea consistente y coherente con la planeación estratégica, con el plan de acción y con las metas, políticas y criterios establecidos en el marco de gasto de mediano plazo. ¿La información solicitada presenta inconsistencias? SI: Regresar a la actividad N° 1 NO: Continuar con la actividad N° 3


Comunicación interna enviada por correo electrónico solicitando aclaración de inconsistencias GDC-FT-007

3 Consolidar información de cada dependencia

Consolida la información remitida por cada dependencia y elabora Anteproyecto de Presupuesto de funcionamiento e inversión


Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento e Inversión

4 Validar anteproyecto del Valida anteproyecto de presupuesto con Director Asesor de Planeación Acta de reunión


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


presupuesto con Dirección General

General Hay ajustes? SI: Continuar con actividad N.5 NO: Continuar con actividad N.6

aprobando presupuesto SIP-FT-001

5 Realizar Ajustes Realiza ajustes sugeridos Asesor de planeación Anteproyecto ajustado

6

Registrar y remitir la información del anteproyecto de presupuesto

Registra el anteproyecto de presupuesto en el sistema integrado de información financiera SIIF II, de conformidad con los perfiles establecidos para ello (Entidad-Consolidado-Programación presupuestal y Entidad-Programador-Presupuestal) e imprime el registro efectuado. Remite mediante correo electrónico los formularios diligenciados del anteproyecto de presupuesto, junto con el texto de justificación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público – MHCP para su respectiva consolidación y presentación al Congreso de la Republica.

Grupo de planeación Profesional especializado de la Dirección Administrativa y Financiera

Formularios que compone el anteproyecto del presupuesto. EXT Documento de Justificación Comunicación oficial enviada por correo electrónico GDC-FT-007 Reporte de programación anteproyecto de presupuesto (aplicativo en el SIIF)


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


7 Presentar anteproyecto del presupuesto

Convoca a Consejo Directivo del CNMH para exponer la proyección del presupuesto de la vigencia fiscal siguiente, con el fin de discutir el presupuesto global consolidado para la entidad. ¿Se requieren ajustes al anteproyecto de presupuesto? SI: Continuar con la actividad N° 8 NO: Continuar con la actividad N° 9

Asesor de Planeación Director general

Comunicación interna enviada por correo electrónico citando consejo directivo Acta de Presentación del anteproyecto SIP-FT-001

8 Ajustar versión final del anteproyecto de presupuesto.

Realiza los ajustes sugeridos por el Consejo Directivo al anteproyecto del presupuesto, en los formularios dispuestos para ello.

Asesor de planeación Anteproyecto de presupuesto ajustado.

9 Presentar anteproyecto de Presupuesto

Presenta ante el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las necesidades de recursos con su debida justificación.

Asesor de Planeación Director (a) Administrativo y Financiero

Comunicación oficial enviada presentando el anteproyecto GDC-FT-007 Documento de justificación Anteproyecto de presupuesto


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


10 Recibir y distribuir la cuota definitiva.

Recibe y distribuye la cuota para funcionamiento y por proyecto de Inversión Actualiza ficha de Proyección de Presupuesto

Director General Asesor de Planeación Director (a) Administrativo y Financiero

Comunicación oficial recibida asignando cuota. EXT Proyección de presupuesto DGE-FT-004

11 Comunicar distribución cuota.

Comunica a cada Director(a) Técnico y/o grupos responsables y a la Dirección Administrativa y Financiera las cuotas definitivas para realizar los ajustes al anteproyecto de presupuesto.

Asesor de Planeación Comunicación interna GDC-FT-008

12 Realizar ajustes al anteproyecto de presupuesto

Realiza los ajustes a las actividades de los proyectos de inversión y a los rubros de gastos de funcionamiento de acuerdo a las cuotas aprobadas. Actualiza ficha proyección de presupuesto Es Presupuesto de Inversión? Si Continuar con actividad13 No Continuar con GFN-PR-002 Proceso de Distribución, Asignación y ejecución de Presupuesto

Gerentes de Proyecto Director (a) Administrativo y Financiero

Formulario proyección de presupuesto DGE-FT-004

13 Cargar cuotas presupuestales en SUIFP

Registrar las cuotas presupuestales aprobadas para cada uno de los proyectos de inversión

Profesional Especializado en Planeación

Registro de cuotas presupuestales aprobadas en el


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


aplicativo SUIFP

14 Actualizar en SIIF y en el SUIFP el presupuesto anual.

Actualiza el presupuesto de inversión en el SIIF y los proyectos de inversión en el SUIFP Actualiza el presupuesto de funcionamiento en SIIF de acuerdo al Decreto de liquidación de presupuesto. Continua con Procedimiento “Elaboración, consolidación y administración del plan anual de adquisiciones” ABS-PR-001

Profesional Especializado en Planeación Profesional especializado en Presupuesto

Registro de Presupuesto en el aplicativo SUIFP y en el aplicativo SIIF

15

Realizar seguimiento a la programación de la ejecución del presupuesto

Hace seguimiento mensual a la ejecución presupuestal programada por los responsables de presupuesto. Elabora el informe de ejecución presupuestal del sector con base en los reportes del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF

Asesor Planeación Informe de Ejecución Presupuestal

16 Socializar los informes de ejecución y seguimiento

Socializa con los responsables de presupuesto los informes de ejecución y seguimiento de presupuesto.

Asesor de Planeación Acta de socialización de informes de ejecución. SIP-FT-001

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


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6

Registrar y remitir la información del anteproyecto de presupuesto

Registra el anteproyecto de presupuesto en el sistema integrado de información financiera SIIF II, de conformidad con los perfiles establecidos para ello (Entidad-Consolidador-Programación presupuestal y Entidad-Programador-Presupuestal) e imprime el registro efectuado. Remite mediante correo electrónico los formularios diligenciados del anteproyecto de presupuesto, junto con el texto de justificación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público – MHCP para su respectiva consolidación y presentación al Congreso de la Republica.

Anual

Grupo de planeación Profesional especializado de la Dirección Administrativa y Financiera

Formularios que compone el anteproyecto del presupuesto. EXT Anexo texto de justificación Comunicación oficial enviada por correo electrónico GDC-FT-007 Reporte de programación Anteproyecto de presupuesto (aplicativo en el SIIF)


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica


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VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES

PÁGINA: 1 de 8


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Realizar el seguimiento a la ejecución del plan anual del presupuesto del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH y tramitar

modificaciones de acuerdo a la dinámica interna de la entidad.

2. ALCANCE

Desde el seguimiento a la ejecución del presupuesto, gestionando solicitudes de modificación presupuestal recibidas por parte de las diferentes direcciones del CNMH y Finaliza con la notificación de respuesta a solicitud de modificación de presupuesto.


Asesor Planeación

4. DEFINICIONES

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Estimación de ingresos y gastos necesarios para atender las necesidades de la entidad y del

Sector en cada vigencia fiscal. Este documento, se radica en la Dirección General del Presupuesto Nacional a más tardar, el 31 de

marzo de cada año.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Los que tienen por objeto atender las necesidades en materia de gastos de personal, gastos

generales y transferencias corrientes, que son necesarias para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la

Ley.

GASTOS DE INVERSIÓN: Conjunto de actividades registradas en el marco de un proyecto registrado en el Banco Proyectos de

Inversión Nacional - BPIN, encaminadas a acrecentar la capacidad de producción y la productividad en el campo de la estructura física,

económica y social.

PRESUPUESTO: Autorización máxima de ingresos y gastos que le permiten al Sector público, cumplir con la producción de bienes y

PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES


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4. DEFINICIONES

servicios públicos para la satisfacción de las necesidades de la población según la naturaleza del Sector.

PROYECTO DE PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN: Estimación definitiva de ingresos y gastos presentada por el Gobierno

Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público ante el Congreso de la República para su aprobación.

5. NORMAS LEGALES




Decreto 178 de 2003, “por el cual se dictan algunas disposiciones sobre el manejo de recursos públicos y la aplicación del Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF- de la Nación

Decreto 4730 de 2005 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto”.



Tipo de Modificaciones al presupuesto y requisitos para solicitarlas :

o Traslado Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal y justificación técnica y económica Certificado de disponibilidad presupuestal. Actualización del plan de Acción Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación cuando se trate de proyectos de Inversión. Solicitud del registro previo del traslado presupuestal en el SIIF o Distribución Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación - DNP cuando se trate de proyectos de Inversión.



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Actualización del plan de Acción Normas o Convenios que justifican la distribución. Solicitud del registro previo del traslado presupuestal en el SIIF

o Adición (Incorporación) Formato diligenciado de solicitud de modificación presupuestal, justificación técnica y económica Viabilidad del Departamento Nacional de Planeación - DNP cuando se trate de proyectos de Inversión. Actualización del plan de Acción Certificación de existencia de los recursos libres de afectación para ser incorporados. Certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la entidad que hace entrega de los recursos Copia del convenio o acuerdo de cooperación cuando se trata de recursos de cooperación.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Realizar seguimiento a la ejecución del presupuesto

Solicita la información necesaria para hacer el seguimiento mensual a la ejecución presupuestal programada. Elabora el informe de ejecución presupuestal del sector con base en los reportes del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF y en la base de datos de ejecución del plan de compras

Asesor Planeación Profesional especializado en Planeación

Comunicación interna por correo electrónico solicitando información de ejecución. Acta de seguimiento a la ejecución del presupuesto SIP-FT-001



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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Informe de Ejecución Presupuestal

2 Presentar informe de ejecución

Presenta el Estado de avance a los responsables de ejecución con las observaciones para toma de decisiones pertinentes Presenta mensualmente Informe de avance al director general y al comité sectorial del DPS Presenta mensualmente Informe de obligaciones al DNP y al DPS


Informe de Obligaciones. EXT Informe de Ejecución presupuestal Comunicación enviada por Correo electrónico

3 Identificar Modificaciones

Identifica las modificaciones necesarias con base al seguimiento a la ejecución presupuestal Solicita la modificación al grupo de planeación

Asesor de Planeación Gerentes de Proyecto

Solicitud de Modificación DGE-FT-005 Acta de reunión modificación SIP-FT-001



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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


4 Revisar Viabilidad de Modificación

Revisa viabilidad de Modificación Es viable la modificación? Si continuar con Actividad N. 5 No Fin de procedimiento


Solicitud de Modificación DGE-FT-005 Comunicación Interna GDC-FT-008

5

Aprobar internamente solicitud modificación

Aprueba internamente la solicitud de modificación Requiere aprobación de consejo directivo? Si continuar con actividad N. 6 No continuar con Actividad N.7



6 Tramitar solicitud ante Consejo directivo

Elabora acto administrativo y presenta al consejo directivo El Consejo aprueba? Si Continuar con Actividad N.7 No Fin de Procedimiento

Asesor de Planeación Acta de reunión de consejo directivo SIP-FT-001

7 Registrar Solicitud de Modificaciones en SUIFP

Ingresa la solicitud al aplicativo SUIFP con sus respectivos soportes.

Gerente de Proyecto

Registro de solicitud de modificación en aplicativo SUIFP. EXT



PÁGINA 6 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


8 Hacer solicitud de Modificación a instancia encargada.

Envía Solicitud a la instancia encargada Asesor de Planeación

Comunicación oficial enviada

GDC-FT-007

9 Realizar seguimiento a solicitud

Hace seguimiento a través de diferentes medios Grupo de planeación

Comunicación oficial enviada

GDC-FT-007

10 Notificar el resultado del trámite al solicitante

Recibe concepto oficial de solicitud y notifica al solicitante

Es Favorable?

SI Continuar con GFN-PR-002 Procedimiento de distribución y ejecución presupuestal

No Fin de procedimiento


Comunicación oficial recibida. EXT


GDC-FT-008

11 Archivar comunicación oficial de modificación

Archiva y custodia el documento que formaliza la modificación presupuestal, de acuerdo con el procedimiento de retención documental.


Comunicación oficial recibida. EXT

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma



PÁGINA 7 de 8



5 Aprobar internamente solicitud modificación

Aprueba internamente la solicitud de modificación Requiere aprobación de consejo directivo? SI: Continuar con actividad N°6 NO: Continuar con Actividad N°7

Cuando se presente solicitud de modificacion




Aplicativo SUIFP. EXT

11. ANEXOS

No Aplica



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No Aplica Creación del documento DD/MM/AAAA 01


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS PÁGINA: 1 de 7


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Presentar la metodología que el CNMH utiliza para la presentación de resultados de gestión a la ciudadanía en general, así como la manera

que estos resultados contribuyen a la consecución de los objetivos planteados por el gobierno Nacional

2. ALCANCE

Desde la preparación del plan de rendición de cuentas de la entidad, incluyendo la preparación de acciones para la consolidación de la información necesaria para realizar la rendición de cuentas en audiencia pública y de manera permanente a la ciudadanía. Finalizando con la evaluación y retroalimentación del proceso como insumo para la planeación del proceso en la siguiente vigencia.


Profesional especializado en Planeación

4. DEFINICIONES

Rendición de cuentas: Es el deber legal y ético que tiene toda entidad o persona de responder e informar por la administración, manejo

y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido

y el derecho de la ciudadanía a ser informada y solicitar explicaciones sobre las acciones y decisiones de la Administración. Su ejercicio

fortalecer la democracia, incentivar la buena gestión, mejorar la gobernabilidad y la legitimidad, generar debate y permite la identificación

de acciones de mejora.

Audiencia Pública: La Audiencia Pública es un espacio de participación ciudadana, propiciado por las Entidades u Organismos de la Administración

Pública, donde personas naturales o jurídica y las organizaciones sociales se reúnen en un acto público para intercambiar información, explicaciones,

evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de cada entidad,

así como sobre el manejo de los recursos para cumplir con sus objetivos contribuyendo con el cumplimiento de los planes de desarrollo público.

PROCEDIMIENTO RENDICION DE CUENTAS CÓDIGO DGE-PR-007 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 7

5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia de 1991, art 270 Participación ciudadana

LEY 489 de 1998, art 32 y39 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

LEY 734 DE 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Único

DECRETO 1599 DE 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano

LEY 1474 DE 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

DECRETO 2482 DE 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión CONPES 3654 Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos


Corresponde al grupo de planeación la función de consolidar y reportar los diferentes formularios que integran el informe de la Rendición de cuentas. Adicionalmente, la función de recopilar, revisar, conciliar y reportar la información requerida por los diferentes entes de control.

La responsabilidad de recopilar, y remitir la información con sus anexos a la oficina de planeación para ser consolidados y posteriormente reportados al ente de control, está en cada una de las direcciones del CNMH.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Preparar el plan de rendición de cuentas

Define el esquema del Plan Anual de Rendición de Cuentas de acuerdo a la disponibilidad de recursos, su ejecución, monitoreo, control e implementación.

Asesor de Planeación Profesional Especializado en Planeación

Plan de Trabajo de rendición de cuentas


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


tiene en cuenta los contenidos mínimos que solicita el DAFP y el CONPES para elaborar e integrar a la estrategia de divulgación Usa evaluación de periodos anteriores para la adecuada y clara presentación de gestión del CNMH

2 Presentar el plan de Rendición de cuentas

Presenta el plan al comité directivo para aprobación Sugiere ajustes al plan de rendición de cuentas y asigna tareas a los integrantes del comité. Es aprobado? SI Continuar con actividad N°3 NO: Continuar con actividad N°1

Comité directivo

Plan de trabajo de rendición de cuentas aprobado Acta de Comité directivo aprobando el plan SIP-FT-001

3 Preparar acciones para la rendición de cuentas

Coordina junto con Servicio al ciudadano, Control interno y Comunicaciones las acciones de recopilación, revisión, conciliación y divulgación de la gestión del CNMH

Profesional especializado en planeación Responsables procesos CNMH

Plan de trabajo de rendición de cuentas Acta de Comité técnico SIP-FT-001 Comunicación interna enviada por correo electrónico


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


solicitando información.

4 Sensibilizar para la rendición de cuentas

Realiza una jornada de sensibilización de la tarea de rendición de cuentas al interior de la entidad Invita a los servidores a las audiencias de rendición de cuentas de entidades del sector.

Profesional especializado en planeación

Lista de asistencia SIP-FT-002 Comunicación interna enviada por correo electrónico invitando a servidores.

5 Consolidar Información

Recopila la información solicitada para rendición de cuentas a las diferentes dependencias de la entidad. Revisa contenidos y concilia de acuerdo a los lineamientos y prepara informe de rendición de cuentas para divulgar Elabora documento resumen que dé cuenta de los Compromisos adquiridos para la vigencia, los logros más significativos y los retos para la próxima vigencia, estos contenidos son presentados y/o comentados durante la Audiencia Pública.

Profesional especializado en planeación

Informe de Rendición de cuentas


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Prepara los instrumentos de socialización para la rendición de cuentas (Presentaciones, piezas de apoyo) Proceso de Difusión de Memoria Histórica DMH-PO

6 Realizar rendición de cuentas en audiencia

Realizar la audiencia pública de acuerdo a los lineamientos del DPS Asiste y presenta el informe de gestión de la entidad articulados a otras entidades del sector Ejecuta las acciones planeadas adicionales de rendición de cuentas

Asesor Planeación Comunicación Oficial enviada GDC-FT-08

7 Realizar rendición de cuentas permanente a la ciudadanía

Realiza la rendición de cuentas de acuerdo a los lineamientos establecidos por el CNMH en la planeación de rendición de cuentas anual

Asesor de Planeación Pagina web

8 Evaluar el proceso

Evalúa el proceso de rendición ante la ciudadanía. Preguntar, si fue claro el proceso de presentación de información Tabular las respuestas de las preguntas y hace análisis de la información recopilada y elabora un Informe


Informe de Evaluación procesos de Rendición de cuentas


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma



2 Presentar el plan de Rendición de cuentas

Presenta el plan al comité directivo para aprobación Sugiere ajustes al plan de rendición de cuentas y asigna tareas a los integrantes del comité. Es aprobado? SI Continuar con actividad N°3 NO: Continuar con actividad N°1

Anual Comité directivo

Plan de trabajo de rendición de cuentas aprobado Acta de Comité directivo aprobando el plan SIP-FT-001


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica


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CÓDIGO PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y GESTIÓN …...Ver Flujograma 9. PUNTOS DE CONTROL ... La oficina de planeación brindará acompañamiento técnico para la formulación del plan