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ÁREA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA OBRAS DE IMPERMEABILIZACIÓN DE LA CUBIERTA DE LA LOCALIDAD
DORADA, PROPIEDAD DE CHEC
MANIZALES, MAYO DE 2014
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TABLA DE CONTENIDO
1. CONDICIONES CONTRACTUALES .......................................................................... 5
1.1. OBJETO ................................................................................................................................ 5
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO .................................................................................................... 5
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ............................................................................................ 6
1.4. VISITA OBLIGATORIA ........................................................................................................... 8
1.5. INFORMACIÓN GENERAL ..................................................................................................... 9 1.5.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................... 9 1.5.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN ......................... 9 1.5.3. TRANSPARENCIA ................................................................................................................ 10 1.5.4. INSCRIPCIÓN ...................................................................................................................... 10 1.5.5. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ................................... 11
1.6. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN .............................................. 11 1.6.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ......................................................................... 11 1.6.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. .......................................................................................................................................... 11
1.7. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ............................................................................... 12
1.8. CONDICIONES DE LA OFERTA ............................................................................................. 12 1.8.1. IDIOMA DE LA OFERTA ....................................................................................................... 12 1.8.2. VIGENCIA DE LA OFERTA .................................................................................................... 12 1.8.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ............................................................................................ 13 1.8.4. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ................................................................. 15 1.8.5. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ...................................................................................... 15 1.8.6. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ............................................... 16 1.8.7. PRECIO ................................................................................................................................ 17 1.8.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ............................................................................ 18 1.8.9. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ................................................. 19 1.8.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN .................................................................... 19 1.8.11. OTRAS CONDICIONES .................................................................................................... 19
1.9. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ............................................... 20 1.9.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ........................................................................................... 20 1.9.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ........................................................................... 21 1.9.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ............................... 22 1.9.4. CLÁUSULA DE RESERVA ...................................................................................................... 22 1.9.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS ......................................................................... 22 1.9.5.1. PRESELECCIÓN ............................................................................................................... 22 1.9.5.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ............................................................................... 22
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1.9.5.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ......................................................................... 23 1.9.5.4. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS ......................................................... 24 1.9.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ............................................................................................... 25 1.9.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ................................................................................................. 26
1.10. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ....................................................................... 26 1.10.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ................................ 26 1.10.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO .......................................................................... 27 1.10.3. DOMICILIO CONTRACTUAL ............................................................................................ 27 1.10.4. FONDOS ......................................................................................................................... 27 1.10.5. VALOR DEL CONTRATO .................................................................................................. 27 1.10.6. FORMA DE PAGO ........................................................................................................... 28 1.10.7. RETENCIÓN DE PAGOS .................................................................................................. 28
1.11. GARANTÍAS DEL CONTRATO .............................................................................................. 29
1.12. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA .......................................................................................... 30
1.13. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ................................................................. 30
1.14. IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS .............................................................................. 31
1.15. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO .............................................................................. 32
1.16. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO .................................................................................. 34
1.17. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ......................................................................................... 35
1.18. REQUISITOS DE LA FACTURA ............................................................................................. 35
1.19. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ......................................................................... 35
1.20. COMPENSACIÓN................................................................................................................ 36
1.21. INTERVENTORÍA ................................................................................................................ 36
1.22. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ................................................................................... 36
1.23. SALUD OCUPACIONAL ....................................................................................................... 36
1.24. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ............................................... 41
1.25. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL .................................. 41
1.26. INDEMNIDAD .................................................................................................................... 42
1.27. POLÍTICA AMBIENTAL ........................................................................................................ 42
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1.28. CONTROL DE REGISTROS ................................................................................................... 43
1.29. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS............................................................................................... 43
1.30. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA .................................................................................... 43
1.31. PERSONAL DEL CONTRATISTA ........................................................................................... 45
1.32. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA .............................................................................. 45
1.33. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN FINAL ................................ 45
1.34. PRESENTACIÓN DE INFORMES ........................................................................................... 45
1.35. ACTAS DE RECIBO PARCIALES DE OBRA ............................................................................. 46
1.36. ENTREGA FINAL Y RECIBO DE LA OBRA .............................................................................. 46
1.37. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ...................................................................................... 46
1.38. TERMINACIÓN ................................................................................................................... 47
1.39. PAZ Y SALVOS PARA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ........................................................... 47
1.40. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ........................................................................................... 48
1.41. ESPECIFICACIONES TECNICAS. ........................................................................................... 48
2. CARTA DE PRESENTACIÓN .................................................................................. 49
3. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS .............................. 52
4. CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL ................. 53
1. CONDICIONES CONTRACTUALES Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. 1.1. OBJETO Prestación de servicios para obras de impermeabilización de la cubierta de la localidad Dorada, propiedad de CHEC. 1.2. ALCANCE DEL CONTRATO En desarrollo del objeto contractual el contratista se compromete a realizar las obras necesarias para instalar membrana para impermeabilizar la cubierta en la localidad de La Dorada. Entre las actividades se encuentra:
1. Instalación de superboard 2. Instalación de membrana 3. Cambio de súper canaleta 4. Cambio de hojas en fibrocemento 5. Instalación de Flanshes en lámina
Si en el transcurso de las obras surgiera un ítem o actividad no considerada en las obras acordadas, este será pactado a valor comercial, para lo cual se utilizará el formato de fijación de precios unitarios utilizado por la CHEC para tal fin. La ejecución del contrato será en las instalaciones de la CHEC ubicadas en la localidad de La Dorada, en el municipio de la Dorada Caldas Se deberá contar con un profesional o técnico debidamente certificado en Salud Ocupacional de tiempo completo. En el Anexo 1 de la presente solicitud de ofertas se pueden apreciar las cantidades aproximadas de obra a ser ejecutadas y las actividades a realizarse. Las actividades y obras aquí descritas son estimadas y obedecen a las necesidades usuales detectadas por CHEC y conforme a lo anterior, las cantidades de obra indicadas en el Anexo 1 pueden aumentar, disminuir o incluso no ser ejecutadas, así como pueden surgir actividades nuevas relacionadas con el objeto contratado.
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La Empresa no se obliga a realizar todas las actividades enlistadas por ítems en el Anexo 1. Así, podrá ejecutarse solo algunas de las obras allí descritas, sin que por tal circunstancia, CHEC deba reconocer pagos adicionales por no cumplirse en su totalidad. El objeto contractual deberá ser desarrollado teniendo en cuenta las condiciones técnicas previstas en la normativa vigente y de acuerdo con el plazo y condiciones fijadas en la presente solicitud. 1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR Podrán presentar ofertas las personas jurídicas o naturales que sean ingenieros civiles o arquitectos cuya actividad principal sea el ejercicio de la ingeniería civil en obras como las descritas en el objeto de la presente solicitud de ofertas, de acuerdo con lo que se estipula en este numeral. En el presente proceso de contratación podrán presentar oferta las personas naturales o jurídicas que cumplan los siguientes requisitos: Personas Naturales: a) Acreditar ser ingeniero civil, arquitecto o arquitecto constructor con una experiencia general a través de su vida profesional demostrable a partir de la expedición de la matricula profesional y que no deberá ser menor a dos (2) años, para lo cual deberá presentar fotocopia legible de la matricula o tarjeta profesional y certificado de vigencia de la matrícula profesional expedido por el COPNIA. b) Acreditar una experiencia específica determinada en impermeabilización con membranas en cualquiera de los ítems descritos a continuación:
Cubiertas
Terrazas
Parqueaderos
Esta experiencia debe ser representada en un (1) solo contrato celebrado, ejecutado y liquidado con personas jurídicas a la fecha de presentación de la presente propuesta por un valor igual o mayor al valor ofertado en este proceso. c) Asistir a la totalidad de la visita obligatoria. Personas Jurídicas: a) Haber sido constituida como mínimo hace dos (2) años contados a partir de la fecha de matrícula en el registro mercantil y y cuya duración no debe ser inferior a
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la del plazo contractual y tres (3) años más, para lo cual debe presentar copia del Certificado de Existencia y Representación Legal vigente donde conste la fecha de matrícula. El objeto social del oferente debe tener relación con la naturaleza (construcción de obras civiles) de la presente solicitud de ofertas. b) Acreditar una experiencia específica determinada en impermeabilización con membranas en cualquiera de los ítems descritos a continuación:
Cubiertas
Terrazas
Parqueaderos Esta experiencia debe ser representada en un (1) solo contrato celebrado, ejecutado y liquidado con personas jurídicas a la fecha de presentación de la presente propuesta por un valor igual o mayor al valor ofertado en este proceso., c) Acreditar que la persona jurídica cuenta con un ingeniero civil, arquitecto o arquitecto constructor matriculado desde hace más de dos (2) años, contados desde la fecha de expedición de la matrícula profesional, hasta la fecha de apertura del presente proceso de contratación, puede ser el representante legal, uno de los socios o el que abona la oferta, y se acredita mediante la presentación de una fotocopia legible de la matricula profesional y el certificado expedido por el COPNIA sobre la vigencia de la matricula profesional y será el que se hará cargo del contrato durante todo el plazo de ejecución. En caso de que este ingeniero, arquitecto o arquitecto constructor no pueda continuar al frente del contrato, la persona jurídica deberá presentar a la interventoría, para su aprobación, un candidato de iguales características. d) Asistir a la totalidad de la visita obligatoria. La experiencia específica que haya sido lograda en consorcio o en unión temporal se validará únicamente en el porcentaje de participación en el consorcio o en la unión temporal. La experiencia específica se acepta como Contratista. No se acepta esta experiencia como residente de obra o de interventoría. Para el efecto, deberá presentar copia legible del contrato y de acta de liquidación, en el cual pueda verificarse claramente la experiencia especifica exigida. En caso de ser persona jurídica, el objeto social del oferente debe tener relación con la naturaleza (obras civiles) de la presente solicitud de ofertas.
CHEC podrá verificar dicha información y cualquier inconsistencia o falsedad en los datos suministrados por el oferente, podrá ser causal de rechazo de la oferta.
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No se admite la participación de consorcios o uniones temporales, ni ofertas alternativas. Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva. 1.4. VISITA OBLIGATORIA Se realizará visita de carácter obligatorio, con el fin de entregar a los posibles oferentes el contexto sobre el cual se ejecutarán las actividades objeto del presente proceso de contratación y verificar las condiciones de lugar. Dicha visita se llevará a cabo el día 16 de mayo de 2014 a las 11:00 am., con sitio de encuentro en la localidad de la CHEC ubicada en el municipio de La Dorada - Caldas, Cra 3ª N° 11-26. Aunque las obras no son complejas, se requiere la visita para que los posibles oferentes conozcan y se enteren de las condiciones de mercado de la zona y puedan presentar una propuesta acorde con los precios comerciales del lugar. La visita estará coordinada por el Ingeniero Jairo Iván Salazar Gallego y se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin que será elaborada al inicio de la visita, la cual será aportada al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la visita. La constancia deberá ser entregada con la oferta. Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En todo caso el delegado debe ser un ingeniero civil, arquitecto o arquitecto constructor matriculado para lo cual debe presentar fotocopia de su tarjeta profesional vigente. En caso que no sea presentada la matricula profesional que lo acredite como tal o el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la visita obligatoria a una persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. Se recomienda que la persona que asista en representación de cada firma participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente.
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Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la asistencia y realización de la visita, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. Los oferentes deben tener presente que en las instalaciones CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. La no asistencia a la visita, es causal de rechazo de la oferta.
1.5. INFORMACIÓN GENERAL 1.5.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico. 1.5.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA
CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
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Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.
El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás
1.5.3. TRANSPARENCIA CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432 La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra. 1.5.4. INSCRIPCIÓN El oferente debe tener inscripción vigente o estar en trámite de inscripción en la base de datos de Contratistas de CHEC, o inscripción vigente en el Registro de Proponentes de las Cámaras de Comercio o en el registro de Contratistas de EPM, para lo cual, debe manifestar si se encuentra inscrito en CHEC, o en caso contrario, adjuntar copia del certificado de inscripción en la Cámara de Comercio o en el registro de Contratistas de EPM, además de fotocopia del R.U.T.
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Si desea inscribirse en CHEC, enviar correo a [email protected]. 1.5.5. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2001 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC. El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato. 1.6. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN 1.6.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día 12 de mayo de 2014, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC. 1.6.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE
LA SOLICITUD DE OFERTAS. Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Servicios Logísticos de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con Jairo Iván Salazar Gallego, teléfono 8899000 Ext. 1433, en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m., o por escrito a través del correo [email protected] Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las
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respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales. 1.7. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día jueves 22 de mayo de 2014 a las 3:00 pm. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. 1.8. CONDICIONES DE LA OFERTA 1.8.1. IDIOMA DE LA OFERTA La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español. 1.8.2. VIGENCIA DE LA OFERTA La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la
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fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación. En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad. 1.8.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el Oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación: a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato
adjunto. (Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma)
b) Certificado de existencia y representación legal del oferente. (Subsanable). c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar
la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
d) El original de la garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de
pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).
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e) Constancia de inscripción vigente en la base de datos de contratistas de CHEC
o en el de EPM o en el registro de proponentes de cualquier Cámara de Comercio del país o constancia de haber iniciado el proceso de inscripción. (Subsanable)
En todo caso para la aceptación de la oferta, el beneficiario debe estar inscrito al menos en uno de los registros citados.
f) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente, el cual podrá
descargarse de la página www.procuraduria.gov.co (Subsanable)
g) Certificado de antecedentes fiscales del oferente, el cual podrá descargarse de la página www.contraloriagen.gov.co (Subsanable)
h) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. En el caso de las personas naturales deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable).
i) Constancia de asistencia a la visita obligatoria (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la visita)
j) Documento de autorización de asistencia a la visita obligatoria, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la reunión. (Subsanable).
k) Oferta económica, la cual debe indicar los valores unitarios, el costo directo total, el porcentaje correspondiente a Administración, el porcentaje correspondiente a Imprevisto y el porcentaje correspondiente a Utilidad, el valor del IVA y el valor total de la oferta económica. Debe diligenciarse y presentarse en el Formato suministrado en el link ANEXOS. (Subsanable únicamente para errores aritméticos).
l) Experiencia específica certificada de acuerdo con los requerimientos indicados
en el numeral 1.3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN. (Subsanable siempre y cuando se haya obtenido la experiencia antes de la fecha de cierre del proceso de solicitud de ofertas).
En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos u órdenes de compra que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. (Subsanable).
m) Certificado expedido por el COPNIA dentro de los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, sobre vigencia de la Matricula Profesional del oferente para personas naturales o del representante legal o del ingeniero civil, arquitecto o arquitecto constructor que avala la oferta – sí el
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representante legal no es ingeniero civil, arquitecto o arquitecto constructor – para personas jurídicas. (Subsanable).
n) Fotocopia legible de la Matrícula Profesional del oferente para personas
naturales, o del representante legal de la persona jurídica si es ingeniero civil, arquitecto o arquitecto constructor que abona la oferta. (Subsanable).
o) CD - ROOM que contenga archivo Excel de la oferta económica, archivo Excel
de los APU. Archivo Excel con la discriminación del AI (Administración, imprevistos). (Subsanable)
p) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).
q) Copia del RUT actualizado para el año 2013 indicando su actividad
económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN (Subsanable)
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta. 1.8.4. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental. 1.8.5. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de
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ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta. 1.8.6. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación. Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
“OFERTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA OBRAS DE IMPERMEABILIZACIÓN DE LA CUBIERTA DE LA LOCALIDAD DORADA,
PROPIEDAD DE CHEC ”
Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original. Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original. El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:
a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.8.3. Documentos de la Oferta.
b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y
presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o
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indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos. No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares. 1.8.7. PRECIO Se debe cotizar en pesos colombianos. Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables, la oferta será eliminada. El oferente presentará su oferta por un costo final calculado, según los precios unitarios dados y lo dispuesto en el cuadro de cantidades y precios. El valor unitario registrado en el formulario de cantidades y precios prevalecerá sobre el valor unitario registrado en el análisis de precios unitarios del ítem correspondiente. Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulados en esta solicitud de ofertas, incluyendo el costo de las garantías, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. CHEC verificará el precio de cada oferta efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades con los precios totales. El oferente en los análisis de precios unitarios tendrá en cuenta todas las actividades inherentes para la ejecución de cada actividad. CHEC no se hará responsable ni reconocerá omisiones o faltantes en cada análisis. Los precios de los ítems nuevos que surjan en la ejecución del contrato y que no estén considerados en la solicitud de ofertas, serán pactados teniendo como base los análisis de precios unitarios presentados, mediante acta de fijación de precios debidamente firmada. CHEC reitera que no tendrá en cuenta justificaciones atinentes a la cantidad de obras ejecutadas, sean muchas o pocas, para modificar los precios unitarios.
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En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total en la oferta económica, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario que está registrado en el cuadro de cantidades y precios (publicado en el link ANEXOS). Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. Del mismo modo, si existen diferencias entre los valores unitarios registrados en la oferta económica y los registrados en los APU prevalecerá el registrado en la oferta económica. Las correcciones establecidas, según el procedimiento anterior, serán de forzosa aceptación para el oferente en relación con los precios, en caso de que se le acepte la oferta. 1.8.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales, así mismo podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448. El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6. La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
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- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC. - La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó. - Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último. En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado. La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente. 1.8.9. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Los oferentes deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente. El documento debe tener una antigüedad no superior a treinta (30) días de la fecha de cierre del presente proceso de contratación. Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente. 1.8.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad. 1.8.11. OTRAS CONDICIONES El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
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En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida. Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato. 1.9. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerán los siguientes datos: Póliza de seriedad, su vigencia y monto y el valor final de la oferta incluyendo el IVA. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas. 1.9.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS
En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y
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las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC. 1.9.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:
a. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.
b. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta
solicitud de ofertas.
c. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.
d. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos
requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.
e. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de
la oferta por el oferente o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.
f. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o
influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.
g. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no
corresponde a la realidad.
h. Cuando el oferente presente precios reajustables.
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CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.
1.9.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE
OFERTAS CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:
a. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.
b. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente
ninguna oferta. 1.9.4. CLÁUSULA DE RESERVA CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes. Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC. 1.9.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS 1.9.5.1. PRESELECCIÓN El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final. 1.9.5.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
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La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:
Análisis Contractual y legal.
Verificación cumplimiento de requisitos para participar.
Análisis Técnico
Calidad comercial de la oferta
CHEC se reserva el de recho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho del oferente a modificarla. En todo caso será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre la simplemente procedimental o documental.
a) Análisis contractual y legal: Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación. b) Experiencia del oferente y requisitos de participación: Se verificará el cabal cumplimiento dado a los contratos que anexa para validar la experiencia específica así como el cumplimiento de los requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta. c) Análisis técnico:
Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento, mediante la comprobación de ajuste con los requisitos. Así mismo, no serán objeto de evaluación las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos. d) Calidad comercial de la oferta:
Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual o menor al exigido. Las ofertas con plazos de entrega superiores podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada. 1.9.5.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD
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Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores.
En la oferta económica sólo se admiten correcciones en la operación matemática para obtener el valor, razón por la cual se hará la selección para los valores debidamente corregidos, antes de IVA. Para efecto de comparación de ofertas en igualdad de condiciones, a los oferentes pertenecientes al régimen común se les adicionará el 16% de IVA y a los pertenecientes al régimen simplificado se les adicionará el 2,4%, correspondiente al IVA asumido por CHEC, caso para el cual las ofertas serán evaluadas IVA incluido.
Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor total e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:
100*1
XP
PP
Dónde:
P: Puntaje de ponderación. P1: Valor oferta evaluable más baja. Px: Valor oferta que se está ponderando.
En caso de empate, CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes. 1.9.5.4. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”. Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante.
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En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas. El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes. Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS. 1.9.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA CHEC aceptará la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas. Si es del caso CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico. Si ninguna de las ofertas se ajusta a los intereses económicos de CHEC las ofertas podrán ser rechazadas sin necesidad de dar explicación o contraprestación a los oferentes.
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1.9.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible el jefe de la dependencia responsable de la contratación considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En este evento no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas.
1.9.6.2. AJUSTE ECONÓMICO Cuando las propuestas recibidas sean económicamente inconvenientes, previos estudios y análisis pertinentes, el jefe de la dependencia encargada del trámite contractual decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico, siempre con arreglo a los principios señalados en el Manual de Contratación de la Empresa. En este caso, se solicitará a los proponentes que resulten elegibles que presenten una nueva propuesta económica en sobre cerrado, dentro del término que con tal fin se fije, vencido el cual se procederá a su apertura y a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable. 1.10. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 1.10.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO
Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. La siguiente información la debe dirigir al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios:
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Las garantías requeridas por CHEC, las cuales deben estar debidamente firmadas por el CONTRATISTA con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja).
Certificado de existencia y representación legal, si la vigencia del documento entregado es superior a 60 días.
Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas las garantías por parte de CHEC. 1.10.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato es de sesenta días (60) días calendario, contados a partir de la firma del acta de inicio. En caso que el oferente proponga plazos superiores, la oferta será subsanable para efectos de sujetarse a lo estipulado en este numeral, so pena de rechazo de la oferta. El plazo para las obras se determina con base en la complejidad de las mismas y la urgencia de éstas, teniéndose en cuenta que la mayoría de las obras a realizar deben ser llevadas a cabo en el menor tiempo posible, debido a la necesidad de dar habitabilidad a la construcción. La ejecución de las obras correspondientes se efectuará, SIN EXCEPCIONES, sin suspender el funcionamiento de la infraestructura. El oferente tendrá en cuenta que las obras podrán requerir ejecutarse sábados, domingos y festivos con el fin de cumplir con el plazo propuesto. 1.10.3. DOMICILIO CONTRACTUAL Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales. 1.10.4. FONDOS El valor del contrato será cancelado con recursos propios. 1.10.5. VALOR DEL CONTRATO El contrato es de cuantía indeterminada y su valor real será el que resulte de multiplicar las cantidades de obra realmente ejecutadas por el Contratista y
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recibidas a satisfacción por el Interventor, por los precios unitarios cotizados y aceptados por CHEC, más el valor de las obras adicionales y complementarias ejecutadas por el Contratista, previa concertación con CHEC y recibidas a satisfacción por la misma. 1.10.6. FORMA DE PAGO El valor del contrato será cancelado así: Actas de recibo parcial de obra según avance de obra a partir de la fecha del acta de inicio y un acta final por el valor restante de las obras, una vez se reciban a satisfacción por parte de la interventoría. Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de CHEC, previo cumplimiento de todos los requisitos para el pago de la misma. Será requisito indispensable para el pago de las actas parciales, la presentación por parte del contratista de un informe de labores ejecutadas en el período y de los pagos causados por seguridad social y pagos parafiscales de todo el personal del contrato, incluido el personal administrativo y contratista. De igual manera deberá presentar la nómina cancelada y debidamente firmada. CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la ley. En la factura se debe indicar el número de la aceptación de oferta que CHEC haya asignado o el número de contrato, y el número de la orden del sistema contable O.W. que será informado por el interventor. En ningún caso se concederá anticipo. 1.10.7. RETENCIÓN DE PAGOS CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes o servicios defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el contratista a CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por éstas o para cubrir el pago de multas, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al contratista. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuará los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.
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1.11. GARANTÍAS DEL CONTRATO El contratista presentará garantías a favor de particulares que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia y preferiblemente con sucursal en Manizales. El Contratista podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:
Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.
Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista. En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas. El contratista deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista, en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato. Estas garantías serán las siguientes: a. De cumplimiento, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor
estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicionales.
b. De estabilidad de la obra, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será de cinco (5) año contados a partir de la firma del acta final de recibo de obra.
c. De responsabilidad civil extracontractual, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y ciento veinte (120) días calendario
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adicionales. Deberá incluir amparo adicional correspondiente a contratistas y subcontratistas, gastos médicos y responsabilidad civil patronal.
d. De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 3 años más.
El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórrogas y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del Contratista. En caso de mora o incumplimiento del contratista de las obligaciones que aquí se establecen, CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de CHEC, para lo cual efectuará examen de la solicitud, valores, condiciones generales y particulares con sujeción a la póliza o certificado matriz e idoneidad del garante, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato. 1.12. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente. 1.13. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de CHEC.
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Esta autorización deberá solicitarse por escrito, con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte. 1.14. IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS El oferente debe manifestar en su oferta si es o no responsable del IVA, y el régimen al cual pertenece. Así mismo discriminará el IVA si se genera. En caso que no se discrimine se entenderá que el precio ofrecido incluye IVA. Así mismo, si el oferente discrimina un porcentaje de IVA, que conforme a la legislación tributaria no se genera por el bien o servicio contratado o se genera a una tarifa diferente a la señalada en la oferta o sobre cierto valor diferente al valor total de la propuesta, CHEC podrá corregir este error, ya que las disposiciones tributarias no se pueden modificar por convenciones particulares. El contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países. Por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (Renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas el IVA tenga alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, y correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato, serán por cuenta del CONTRATISTA. El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso.
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Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. RETENCIÓN DEL IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, a cargo del contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. 1.15. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta, en el contrato o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de éste u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. En el evento en que el contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo, de cualquier
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suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del contratista, se cobrará por la vía judicial. Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor total del contrato. Las causales de deducciones por incumplimiento son las siguientes: a) Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del
contrato.
En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para la formalización del contrato, tales como las garantías exigidas por CHEC y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del contrato para su firma; CHEC aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor estimado del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento. b) Por no iniciar la presentación de servicios o por suspensión de los mismos
sin causa justificada o por causa imputable al contratista Si una vez firmada el acta de inicio, el CONTRATISTA no inicia las actividades objeto del contrato con todos los recursos solicitados, CHEC aplicará una deducción del cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude.
c) Por retardo o incumplimiento
En caso de mora o incumplimiento por parte del contratista de las obligaciones establecidas en este contrato, éste autoriza a CHEC para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince
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por ciento (0.15%) del valor estimado del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada por el contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC.
d) Por suspensión injustificada del contrato
Si cumplido el plazo fijado para iniciar la ejecución del contrato el contratista no ha dado inicio al mismo, CHEC aplicará una deducción del cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude. e) Por omitir información sobre multas, deducciones y sanciones
Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. 1.16. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO De conformidad con la ley el contratista, quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada. Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. En el caso de presentarse la fuerza mayor o caso fortuito aceptado por CHEC y que no interfiera en la prestación del servicio, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de CHEC al contratista. Los inconvenientes de fuerza mayor deberán informarse a CHEC por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan comenzado. Dentro de los diez (10) días siguientes, suministrarán a CHEC todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor y la documentación certificada que CHEC pueda requerir. Es responsabilidad del interventor el cabal conocimiento de tales hechos, pues debe estar permanentemente al tanto de las actividades que se ejecutan y de los problemas que puedan surgir durante su desarrollo.
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1.17. RESERVA DE LA INFORMACIÓN La información que suministra CHEC o que conozca el Contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato. Cualquier filtración de información reservada de CHEC imputada al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea. 1.18. REQUISITOS DE LA FACTURA Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos de Ley y la omisión de alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna. El contratista podrá optar por emitir factura como titulo valor o simple factura, en original y dos copias. En ambos casos los documentos deberán ser presentados en el proceso de Gestión Documental de CHEC. CHEC, al momento de recibir la factura verificará si la misma cumple con los requisitos de título valor o de simple factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en las oficinas del proceso de Gestión Documental. Si la factura es título valor, en el original y las dos copias se pondrá un sello de “recibido” que indicará fecha, hora y firma de quien recibió; el original y una copia de la factura se devolverán al contratista y la otra copia reposará en las instalaciones de CHEC. El documento de aceptación de la factura como título valor se enviará al contratista o proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la fecha de recepción de la factura. En la factura o título valor se debe indicar el número de la aceptación de oferta o contrato que CHEC haya asignado y el número de la suborden de pago que será informada por el interventor.
1.19. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA La totalidad de comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita o por correo electrónico. No se autorizan órdenes verbales procedentes del interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del Contratista.
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1.20. COMPENSACIÓN Por el hecho de presentar la oferta, el oferente y/o contratista (persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal), autoriza a CHEC para que compense cualquier valor que el Contratista adeude en virtud de la ejecución del contrato que se suscriba , o de la aceptación de oferta que se envíe como consecuencia de la presente solicitud de oferta o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con CHEC, con las sumas de dinero que existan a favor del Contratista por cualquier concepto, así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal, todo lo cual no obsta para que CHEC pueda reclamar los valores que el Contratista quede adeudando una vez realizada la compensación.
1.21. INTERVENTORÍA
CHEC ejercerá la supervisión por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al Contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas recomendaciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados. 1.22. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre CHEC y el contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato. 1.23. SALUD OCUPACIONAL El Contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la atención a los aspectos de salud ocupacional, higiene y seguridad industrial, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos profesionales, aportes parafiscales y prestaciones sociales. El CONTRATISTA deberá poner a disposición del personal a su cargo todos los elementos de protección personal, y demás elementos que garanticen y salvaguarden la integridad personal. Todos estos costos deberán presupuestarse dentro de los gastos de administración del contrato.
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Durante el desarrollo del contrato, el Contratista debe cumplir con las disposiciones vigentes en el país en materia de salud ocupacional, las cuales deben conocer y aplicar, esto es, el Código Sustantivo del Trabajo en sus Artículos Nos. 57, 58, 108, 117, 199, 200, 205, 206, 219, 220, 221, 349, 351 y 352; Ley 09 de 1979, Título III Código Sanitario Nacional y sus disposiciones reglamentarias; Resoluciones No.2400 y 2413 de 1979 del Ministerio de Trabajo; Resolución No. 08321 de 1983 del Ministerio de Salud; Resolución No.2013 de 1986 del Ministerio de Trabajo y Ministerio de Salud; Decreto No.2665 de 1988 y las Resoluciones Nos. 1016 de 1989 y 1792 de 1990 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Resolución 1401 de 2.007 de investigación de Accidentes e incidentes de trabajo y la resolución 1409 de 2.012 Trabajo en alturas.. El CONTRATISTA deberá contar con un plan de salud ocupacional el cual será evaluado y aprobado por el proceso de Salud Ocupacional CHEC una vez se haya adjudicado el contrato y como prerrequisito para el inicio de actividades. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de CHEC, el cual primará. El plan de Salud Ocupacional deberá contener como mínimo:
- REQUISITOS LEGALES: deberá cumplirse con todas las normas nacionales en materia laboral, de seguridad, salud en el trabajo y medio considerándose principalmente las siguientes:
TITULO NORMA
Por la cual se dictan medidas que buscan preservar, conservar y mantener la salud de los individuos en sus ocupaciones.
LEY 9 DE 1979 Tít. III, Tit VII,
Seguridad Industrial Norma OSHAS 18001
Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.
Resolución 2400 de 1979.
Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo
Resolución 02013 de 1986
Copaso Resolución 157 de 2008 / Resolución 1457 de 2008
Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional en el país.
Decreto N° 614 de 1984
Po la cual se dicta el reglamento de Higiene y seguridad industrial para la industria de la construcción
RES 2413 de 1979
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Ministerio de la Protección Social, por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores.
RES. 1016 DE 1989.
Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones
Ley 100, decretos y resoluciones reglamentarias.
Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.
Decreto Ley N° 1295 de 1994, y sus actualizaciones (ley 776 de diciembre de 2002, ley 1562 de 2012).
Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas
Ministerio de la protección Social. Resolución No 1409 de 2012.
Reglamenta las actividades de alto riesgo.
DEC. 1281 DE 1994.
El plan debe componerse de los siguientes aspectos: A. Comité paritario de salud ocupacional (COPASO). El oferente deberá dar cumplimiento a los requerimientos de la normatividad vigente, la resolución 2013 de 1986 resuelve que todas las empresas e instituciones públicas o privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas a conformar un Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO). El artículo 35 del Decreto 1295 de 1994 establece para empresas de menos de 10 trabajadores, la obligación de nombrar un Vigía Ocupacional. B. Programa de seguridad y salud en el trabajo del oferente/contratista. El oferente contratista deberá presentar su programa de salud ocupacional de acuerdo con los requerimientos de ley (RES. 1016 DE 1989: Ministerio de la Protección Social, por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores), y la resolución Número 1348 de abril de 2009 (Ministerio de la protección social: por la cual se adopta el Reglamento de Salud Ocupacional en los Procesos de Generación, Transmisión y Distribución de Energía Eléctrica en las empresas del sector eléctrico), se deberán incluir todos los procedimientos, elementos y disposiciones establecidas en la resolución 1409 de 2012. El oferente/contratista deberá presentar a CHEC la matriz de identificación de Peligros y evaluación de riesgos asociados al contrato. Para lo cual deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos:
- Inventario de actividades y tareas.
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- Identificación de peligros en cada actividad. - Evaluación del riesgo asociado al peligro. - Personal Expuesto - Valoración del riesgo - Control E existente - Calificación del riesgo control existente - Tratamiento ( controles futuros ) - Acciones de Mejora - Implementación de medidas de prevención y control para cada riesgo
conforme lo establecido por el oferente en su programa de seguridad y salud en el trabajo y por la legislación nacional y las aplicables y vigentes para el sector eléctrico.
C. Programa de capacitación e inducción en Seguridad y salud en el trabajo D. El oferente contratista deberá presentar su programa de capacitación en
Seguridad y salud en el trabajo, aplicado a la obra o servicio en base a la Identificación de peligros y evaluación de riesgos, mecanismos de control identificación de aspectos e impactos ambientales e impacto social. Antes de iniciar el contrato el personal del mismo deberá recibir una charla de inducción en Seguridad y salud en el trabajo la cual debe ser aprobada por CHEC.
E. Exámenes médicos al personal
El contratista deberá realizar los exámenes médicos a sus trabajadores antes, durante (dependiendo del tiempo que dure la relación laboral) y después de la relación laboral. El contratista deberá entregar los conceptos de aptitud del examen médico a la interventoría de CHEC antes de iniciar las actividades éstos se podrán entregar en forma física o en medio digital. F. Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos para el contrato a
ejecutar. El contratista deberá presentar a CHEC la matriz de identificación de Peligros y evaluación de riesgos asociados al contrato. Para lo cual deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos:
- Inventario de actividades y tareas. - Identificación de peligros en cada actividad. - Evaluación del riesgo asociado al peligro. - Personal Expuesto - Valoración del riesgo - Control existente - Calificación del riesgo control existente - Tratamiento (controles futuros) - Acciones de Mejora
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- Implementación de medidas de prevención y control para cada riesgo conforme lo establecido por el oferente en su programa de seguridad y salud en el trabajo y por la legislación nacional y las aplicables y vigentes para el sector eléctrico.
G. Plan de emergencia. El oferente que resulte seleccionado, antes de iniciar el contrato, deberá tener diseñado y difundido el plan de emergencia a todo el personal a su cargo, se entregaran a CHEC las evidencias de su cumplimiento de éste requisito.
H. Descripción del equipo de protección personal, ropa y herramientas de trabajo. El oferente, deberá tener en cuenta su oferta la cantidad y las características de los equipos de protección personal y ropa de trabajo resultante de la Matriz de peligros y evaluación de riesgos para cada actividad que se desarrolle en el contrato. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS: El Contratista deberá proveer al personal de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de los trabajos a realizar, debiendo cumplir con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad. Estará terminantemente prohibido el uso de herramientas artesanales o elaboradas sin normatividad técnica para las mismas (hechizas o confeccionadas artesanalmente) o herramientas en mal estado. NOTA: El contratista deberá presentar al interventor CHEC, el programa de salud ocupacional que haya definido para el contrato cuando este inicie. Este debe incluir la Matriz de peligros y riesgos o Panorama de factores de riesgos, el subprograma de medicina preventiva y del trabajo. Adicionalmente deberá presentar mensualmente el informe de indicadores de ausentismo. El CONTRATISTA se responsabiliza ante CHEC y las entidades de control y vigilancia, de las mencionadas disposiciones, por el cumplimiento de ellas por parte del personal a su cargo. El CONTRATISTA deberá disponer de un profesional en salud ocupacional con 20% de dedicación en cada frente, quien hará acompañamiento a las obras, acompañando en terreno las personas que desarrollan las diferentes actividades objeto de esta contratación y dando las capacitaciones requeridas. En todo caso el CONTRATISTA deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en salud ocupacional, del proceso de salud ocupacional de CHEC y del comité paritario de salud ocupacional de CHEC, para lo
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cual el CONTRATISTA, el INTERVENTOR y el proceso de salud ocupacional de CHEC coordinaran todos los aspectos.
1.24. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para este servicio debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. El Contratista se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales ofrecidas e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes a la seguridad social (EPS, ARL, pensiones), subsidio familiar, subsidio de transporte, etc. El Contratista suministrará fotocopias de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARL, pensiones), Caja de Compensación, necesarias para tramitar la cuenta de cobro o factura. En consecuencia, el Contratista se obliga a dar completa y puntual observancia a todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo. El incumplimiento por parte del Contratista de estas obligaciones da la facultad a CHEC de no tramitar las cuentas de cobro o factura, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente. El oferente debe tener en cuenta que el Gobierno Nacional reglamentó el pago del impuesto sobre la renta para la equidad (CREE) a cargo de las sociedades, personas jurídicas y asimiladas y las personas naturales que contraten dos (2) o más personas, por lo que el oferente no deberá contemplar costos por concepto de ICBF y SENA, únicamente lo concerniente a Caja de Compensación Familiar. El oferente debe tener en cuenta que el Gobierno Nacional reglamentó los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social en salud a partir del 1º de enero de 2014, de los trabajadores que devenguen individualmente considerados, hasta 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes con sujeción a los artículos 21 y siguientes de la ley 1607 de 2012. Por lo que el oferente no deberá contemplar estos costos en la propuesta. 1.25. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Cuando el contratista sea persona natural, la base de cotización para el sistema de seguridad social corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, ingreso base que no podrá exceder de 25 SMLMV ni ser inferior a 1 SMLMV, so pena de ser reportado a la UGPP (Unidad Administrativa
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Especial de Gestión Pensional y Contribuciones de la Protección Social). Todo lo anterior será objeto de rigurosa verificación por parte de los interventores. Dando cumplimiento a lo consagrado en el Decreto 723 de 2013, expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social y demás normas complementaria, CHEC realizará la afiliación de sus contratistas personas naturales, al Sistema General de Riesgos Laborales, a la ARL que sea escogida por cada contratista, siempre que sea admitida dicha afiliación por parte de Administradora de Riesgos Laborales. Al contratista le corresponderá pagar de manera anticipada, el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales, cuando la afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. CHEC pagará el valor de la cotización de manera anticipada, cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV o V, sin perjuicio de la verificación que CHEC realice del pago mensual de aportes por parte de sus contratistas al sistema general de riesgos laborales, para lo cual podrá decidir efectuar el pago anticipado de las cotizaciones por los riesgo I, II o III, y efectuar el recobro al contratista en la facturación o cuenta de cobro respectiva, en el mes inmediatamente siguiente al pago por parte de CHEC.” Todo lo anterior será objeto de rigurosa verificación por parte del interventor.
1.26. INDEMNIDAD
El Contratista mantendrá indemne a CHEC contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a su personal, así como reclamaciones laborales de cualquier índole relacionadas con el objeto de este contrato. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra CHEC por este concepto, el Contratista será notificado lo más pronto posible por la Empresa para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la ley, para mantener indemne a ésta. En caso de que CHEC sea condenada judicialmente por este concepto, podrá repetir contra el Contratista por las sumas pagadas por tal concepto y cobrar además cualquier perjuicio adicional que le sea causado. 1.27. POLÍTICA AMBIENTAL Dentro de la ejecución de las obras y/o actividades propias y derivadas del objeto del contrato, el contratista deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la política ambiental de CHEC y de manera estricta, a la normatividad ambiental vigente que le aplique a las actividades que se deriven del contrato, garantizando la consecución de los permisos ambientales y ejerciendo control y mitigación de los impactos ambientales asociados. El equipo de trabajo Gestión Ambiental, en caso de ser necesario, llevará a cabo visitas de campo, solicitará reportes, certificados o reuniones, con el fin de hacer
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seguimiento al cumplimiento de la normatividad ambiental y los lineamientos de la Política Ambiental, también asesorará al contratista y al interventor del contrato en materia ambiental, cuando así se requiera. 1.28. CONTROL DE REGISTROS En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento “Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan “legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros.
1.29. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS El Contratista deberá proveer al personal de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de los trabajos a realizar, debiendo cumplir con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad.
1.30. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Sin perjuicio de las labores comprendidas en el objeto contractual, el Contratista responderá ante CHEC o ante terceros por los perjuicios que se causen a personas o bienes por su culpa o por negligencia o descuido de las personas que tenga bajo su dependencia para el desarrollo de las obras. Los daños que se causen deberán ser reparados a satisfacción de CHEC y se presentarán los paz y salvos respectivos. El contratista deberá garantizar la disponibilidad de personal, equipos, herramienta, transporte y recursos locativos durante el plazo contractual, debiendo reforzarlo cuando las exigencias de obra así lo requieran. Igualmente, dispondrá de equipos, personal, instalaciones y bodegas suficientes para atender sus responsabilidades y acatará instrucciones impartidas por el interventor cuando deba iniciar obras, haciendo replanteo y procediendo a su ejecución en un plazo no superior a quince (15) días contados a partir de la fecha de inicio de la obra.
Costos del contratista
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El contratista se obliga con CHEC a ejecutar, a los precios de los recursos del contrato, todos los trabajos necesarios para cumplir con todos los aspectos que permitan garantizar el objeto y alcance indicado en los términos de referencia. El contratista declara expresamente que para la fijación de dichos precios tuvo en cuenta todos los requisitos estipulados en las especificaciones técnicas y que incluyó los gastos que deberá hacer, así como las honorarios que espera percibir y que conoce de las leyes y reglamentación colombianas que inciden en los costos del contrato, en su ejecución y en los plazos para el cumplimiento del objeto del contrato. El contratista debe considerar entre sus costos indirectos un profesional en salud ocupacional, que hará el acompañamiento constante durante la ejecución de la obra. Será a cargo del contratista la responsabilidad de cualquier tipo legal, jurídica o moral por la adquisición de materiales, transporte, mano de obra, etc., así como los otros gastos que requiera para cumplir el objeto y alcance del contrato. También serán por cuenta del contratista el pago de los salarios de los profesionales (ingenieros auxiliares) y empleados (administrativos y operativos) que necesite para ejecutar los trabajos, de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, de los impuestos, tasas y contribuciones de carácter nacional, departamental o municipal, las primas de las pólizas de seguros y de las garantías; de todos los gastos que implique el perfeccionamiento del contrato, pagos por los cuales el contratista no tendrá derecho a ningún reembolso por parte de CHEC. Además, el contratista declara que para la fijación de los precios unitarios o sumas globales, tuvo en cuenta los riesgos e imprevistos inherentes al tipo de obras a ejecutar, los cuales se entienden evaluados e incluidos en su totalidad. CHEC podrá deducir al contratista cualquiera de los gastos que se viere obligada a hacer por cualquiera de los conceptos antes mencionados tomando su valor de los pagos debidos a aquel o de las retenciones realizadas, sin perjuicio de las sanciones a que hubiere lugar.
Acceso de CHEC a las oficinas del contratista CHEC, el interventor o sus representantes tendrán en todo momento libre acceso a las instalaciones del contratista (oficinas, bodegas y sitios de trabajo), para inspeccionar el estado de los trabajos en pro del cumplimiento del objeto del contrato, a fin de realizar precisiones o recomendaciones y verificar el cumplimiento del desarrollo lógico de los trabajos propuesto por el contratista y la correcta gestión de materiales.
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El contratista se obliga a otorgar todas las facilidades necesarias para que el personal de CHEC o del interventor pueda efectuar tales inspecciones. 1.31. PERSONAL DEL CONTRATISTA
El contratista deberá estar a cargo de las obras en un todo. En caso de que el contratista no cuente en algún momento con la disponibilidad y tiempo que requiera el contrato, deberá nombrar un ingeniero civil con las mismas características a las exigidas a los oferentes, quien deberá someterse a la aprobación de CHEC. 1.32. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA
El Contratista será responsable hasta por culpa leve por todas las actividades que desarrolle en cumplimiento del objeto del contrato. De igual forma, el Contratista responderá civilmente por los perjuicios que cause a CHEC o a terceros en desarrollo del mismo, hasta la terminación y liquidación definitiva del contrato. El Contratista asumirá toda responsabilidad por cualquier demanda o reclamación contra CHEC y sus empleados, instaurada por cualquier persona, por cualquier tipo de daño proveniente de sus actos u omisiones de sus funcionarios y/o empleados, en desarrollo del contrato.
1.33. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN FINAL Una vez el contratista cumpla con todos los requisitos estipulados en los términos de referencia y en el contrato, CHEC expedirá el certificado de recepción y aceptación final del trabajo objeto de esta solicitud pública de ofertas, en el cual constará que el contratista ha hecho entrega de los informes a satisfacción de CHEC y la fecha de terminación del contrato. Para su expedición será requisito indispensable que el contratista haya constituido el amparo de calidad de las obras ejecutadas. La expedición de este certificado no implicará el cese de la responsabilidad del contratista por el cumplimiento de todas las demás obligaciones emanadas del contrato.
1.34. PRESENTACIÓN DE INFORMES El contratista deberá entregar como anexo en cada pago parcial un informe detallado de las labores desarrolladas durante el periodo, el interventor dará instrucción al contratista sobre el contenido explicito que debe tener este informe.
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Cada que lo considere necesario la interventoría, convocara una reunión para realizar el comité de obra en el sitio que designe la interventoría. El Contratista deberá presentar al Interventor un informe ejecutivo cada que presente acta parcial o final, donde se describan las actividades desarrolladas y la ejecución del cronograma de inversión y de obra, además de un registro fotográfico a color de las obras realizadas 1.35. ACTAS DE RECIBO PARCIALES DE OBRA El contratista hará actas parciales de obra concertadamente con el interventor de acuerdo con los avances de los trabajos.
El pago de la correspondiente factura del acta parcial de obra se hará en el plazo normal previsto por CHEC para tal fin, luego de que la interventoría haya revisado y aprobado a satisfacción los documentos correspondientes. 1.36. ENTREGA FINAL Y RECIBO DE LA OBRA El contratista avisará con quince (15) días calendario de anticipación, la fecha en que se propone hacer la entrega total de las obras, la interventoría dará la aprobación o hará las observaciones necesarias para que el contratista las termine a satisfacción a más tardar el último día del plazo, el contratista deberá tener debidamente terminadas y aprobadas las obras para entregarlas a CHEC por conducto de la interventoría del contrato; si no las tuviere terminadas, el recibo sólo se hará cuando se hayan ejecutado todas las modificaciones y reparaciones exigidas de acuerdo con este numeral. También deberá remover y retirar por su cuenta todas las instalaciones, el equipo de construcción y los servicios temporales que haya construido o adquirido para la ejecución de los trabajos. Lo anterior será requisito para el recibo definitivo de la obra. El recibo definitivo se hará constar en acta que firmará el contratista y la interventoría del contrato. 1.37. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato de Revaluación de Proveedores, a través del cual se evaluará el desempeño del contratista de acuerdo con los siguientes criterios: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto y servicio, criterios aplicados solo para los contratos de suministro de bienes. Para contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes se tienen los siguientes criterios: Calidad, oportunidad, comunicación clara y oportuna, asesoría de quejas y
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reclamos, y asesoría y conocimiento técnico. Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su sistema de gestión de calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista. 1.38. TERMINACIÓN El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de las partes por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. 1.39. PAZ Y SALVOS PARA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de terminación de las obras, las partes elaborarán un documento de “liquidación” dentro del cual dejarán constancia expresa del cumplimiento de las obligaciones principales, el soporte que existe para ello y la condición de “paz y salvo” a la que se ha llegado. Además, para el pago de la última factura correspondiente al acta de liquidación, el contratista deberá entregar al interventor todos los documentos exigidos por parte de CHEC para el acta final de liquidación los cuales son:
Acta final de obra y liquidación en formato CHEC.
Soportes de medidas del acta.
Acta de pactación de precios en formato CHEC (En el caso de que aplique)
APUs del Acta de pactación de precios con la justificación de cada uno de ellos y fotografías que muestren la actividad nueva pactada. ( En caso de que aplique)
Fotocopia de los pagos a la seguridad social y parafiscales de todo el personal (Con el pago del salario variable transitorio si se constituyó el mismo) y del contratista en caso de ser persona natural.
Fotocopia de las planillas de nómina correspondientes al periodo de la última acta de todo el personal: Incluido tiempo extra, si se incurrió en el mismo.
Fotocopia de las planillas de liquidación laboral del contrato (nomina de liquidación): Con base en el salario variable transitorio si se constituyó el mismo.
Paz y salvos de FIC: Se debe liquidar con base en todo el personal sin importar si el tiempo de prestación del servicio a la empresa fue para todo o parte del contrato.
Paz y salvos, Comfamiliares y el Ministerio de la Protección.
CD con todos los archivos presentados en el informe expreso exceptuando las fotocopias de los pagos de la seguridad social, parafiscales y pago de nóminas.
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Se advierte que cualquier documento o requisito de ley no enlistado en el presente documento no exime de la responsabilidad legal al contratista de presentarlo en el momento que se le solicite de parte de interventoría o CHEC. El contratista deberá presentar para la liquidación del contrato los respectivos soportes que permitan comprobar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Se dejará constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, CHEC deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones. Así mismo deberá entregarse paz y salvo de la Oficina de Trabajo que garantice el pago de todas las obligaciones adquiridas con los trabajadores vinculados a la obra. Se exige además paz y salvo de pagos de COMFAMILIAR.
1.40. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
La liquidación del contrato se hará entre el Interventor y el Contratista dentro de los 90 días siguientes a la terminación del contrato. En el evento que el Contratista se negare o no se hiciere presente para ello, el Interventor a más tardar dentro de los 4 meses siguientes a la fecha de terminación del contrato, procederá a la liquidación del mismo.
En esta etapa se acordarán los ajustes, revisiones, reconocimientos y transacciones a que haya lugar y, para el efecto, previo al pago de la última cuenta que se adeude al Contratista, las partes firmarán un acta de liquidación o de finiquito en la cual conste la declaratoria de paz y salvo entre sí, por las obligaciones contraídas en desarrollo del contrato.
1.41. ESPECIFICACIONES TECNICAS. Se debe instalar sobre la cubierta una membrana blanca de alta reflactancia Termoplástica flexible reforzada a base de PVC plastificado reforzada con una armadura de fibras sintéticas en poliéster resistente a la acción de los rayos ultravioletas y a la intemperie.
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Espesor: Desde 1.14 a 1.2 mm La membrana se instalará sobre cubierta compuesta por tejas en super canaleta y fibrocemento de cinco canales, sobre la cuales se instalara una base portante en superboard de 10 mm, ancladas mecánicamente a la cubierta Debido a que la distancia entre crestas es de aproximadamente 91 cm se creara un corredor de circulación, por lo que se construirá una estructura en perfiles tubulares de 100x50 con apoyos cada 1.50mts, en los sitios donde indique la interventoría. Las áreas de circulación deben ser debidamente marcadas, haciendo una diferencia marcada de tal forma que se distinga un sendero de circulación sobre la cubierta La membrana instalada debe cumplir con las normas de eficiencia energética acuerdo a COOL ROOF RATING COUNCIL. (Reflectividad >= 83% Emitancia térmica> = 0,86). El personal que ejecutara los trabajos debe tener certificación vigente de trabajo en alturas. Los aplicadores de la membrana deben ser certificados. Los trabajos se ejecutarán en fines de semana, o en semana siempre y cuando no se encuentre personal laborando en el segundo piso de la localidad. Se tomaran todas las precauciones , con el fin de velar por la integridad de las personas que trabajan en las instalaciones de la localidad y la del personal que va a ejecutar las obras.
2. CARTA DE PRESENTACIÓN Ciudad y fecha Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. CHEC
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Gerente (E) Oficina ASUNTO: Oferta Técnico - Económica El (Los) suscrito (s), obrando en nombre propio (en caso de ser persona natural) u obrando en nombre y representación legal de (en caso de ser persona jurídica):__________________________________________, presenta su oferta en la cual ofrece (n), la prestación de servicios para obras de impermeabilización de la cubierta de la localidad Dorada, propiedad de CHEC. Lo propuesto tiene un valor de: ________________________________________ ($______________) incluido IVA, de acuerdo con el contenido de la solicitud de ofertas. La oferta estará vigente por 90 días, de acuerdo a lo solicitado en términos de referencia. EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE: 1. Tiene la facultad legal para firmar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la
oferta compromete totalmente a la firma que legalmente representa. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de __________.
3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de ofertas,
incluidos sus adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asume la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.
4. Ha tomado cuidadosa nota de las características de los servicios a prestar y de
las condiciones que puedan afectar su ejecución. 5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error
u omisión. 6. Conozco las condiciones generales, información general de la solicitud de oferta,
del contrato, el cuadro de la oferta, las especificaciones técnicas generales y particulares y acepto todos los requisitos contenidos en ellos.
7. Soy el único interesado en la oferta que presento, que ninguna otra persona
tiene interés en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tengo
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conexión alguna con otra persona o Entidad oferente en esta misma solicitud de oferta.
8. Para la determinación de los precios unitarios y/ó globales, tuve en cuenta todos
los gastos e impuestos legales vigentes necesarios para el suministro e instalación de los insumos, e igualmente para la ejecución de los servicios a que se refiere dicho precio.
9. Acepto incondicionalmente y me acojo en su totalidad al contenido del cuadro de
la oferta suministrado por la entidad como único documento de referencia para la elaboración y calificación de la mía.
10. Manifiesto que me encuentro al día en mis obligaciones legales tributarias. 11. Sobre mí no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a
favor de terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato.
12. Bajo la gravedad de juramento, declaro que no me encuentro incurso en ninguna
causal de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la presente solicitud pública de ofertas y me comprometo a ceder el contrato en caso que sobrevengan.
Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos: (Relacione aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida.) Marcar con una equis la opción escogida para el pago de pólizas
Que las pólizas sean pagadas por CHEC S.A. E.S.P. y descontadas del primer pago.
Pagaré las pólizas directamente. Atentamente, _______________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE -------------------------------------------------------------------
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FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE CC El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente:
Nombre del oferente:
NIT:
Nombre de Representante legal
Cédula de Ciudadanía:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:
Fax:
Ciudad:
3. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte del proponente en los cuales haya sido multado, de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.9.5.4. de estos términos de referencia.
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En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación, toda vez que en caso de no presentarse este formato y comprobarse que el oferente ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. Yo __________________, obrando en nombre propio o en nombre y representación de __________________, manifiesto bajo la gravedad de juramento que no he sido penalizado durante el lapso estipulado en estos términos de referencia.
FIRMA
4. CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL Ciudad y fecha________________________ Señores
No. CONTRATO
OBJETO
ENTIDAD CONTRATANTE TANTE
VALOR DEDUCCIÓN
FECHA DE LA IMPOSICIÓN DE LA MULTA
CANTIDAD DE MULTAS POR CONTRATO
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CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Manizales Yo, __________________________________identificado con la Cédula de Ciudadanía No.________________ expedida en_________________, manifiesto bajo la gravedad del juramento: Que he cumplido con los pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud y pensiones) y con los aportes parafiscales correspondientes a los empleados que he vinculado por contrato de trabajo, por lo que declaro que me encuentro a paz y salvo con las Empresas Promotoras de Salud – EPS, Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías – AFP, Administradoras de Riesgos Profesionales – ARP, Cajas de Compensación Familiar - CONFAMILIAR, Instituto de Bienestar Familiar Firma________________________ Nombre______________________ Cédula______________________
