CONTENIDO

Administracin de la Funcin Informtica

CENTROS DE CMPUTO Y SU FUNCIN

CONTENIDO TEMTICO

UNIDAD TEMAPG.

I.Centros de Cmputo y su Funcin.3

1.1.Administracin de la Funcin informtica.3

1.2.Qu es la Administracin de un Centro de Cmputo?3

1.2.1.Concepto de Informtica.4

1.2.2.Concepto de Administracin.4

1.3.Elementos que Constituyen un Centro de Cmputo.

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1.4.Funcin y Servicios de un Centro de Cmputo.7

1.4.1.Funcionamiento de un Centro de Cmputo (Estudio de un Caso).8

1.5.Importancia de la Administracin de un Centro de Cmputo.

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Unidad i.Centros de Cmputo y su Funcin

1.1. Administracin de la funcin informtica.

Para poder dar respuesta a esta pregunta es necesario contemplar las siguientes definiciones:1. Rafael Archiga Gallegos define al centro de cmputo simplemente como "...el lugar donde fsicamente reside una computadora..

1. Antonio Vaquero y Luis Joyanes lo definen como "una instalacin concebida especialmente (climatizada, Sonorizada, con doble suelo, en la cual trabaja un grupo de personas que las administran y operan) para albergar computadoras, sus perifricos locales y equipo auxiliar, adems de las salas para el personal de servicio."

1. Una organizacin es un conjunto de elementos para cumplir un propsito; por ejemplo, una organizacin de produccin es una agrupacin de hombres, materiales, mquinas y dinero. Esos elementos los relaciona entre s la parte administrativa, a fin de transformar los esfuerzos y las materias primas en bienes y servicios, con el objetivo de satisfacer necesidades humanas y obtener beneficios.

Si conjuntamos los tres anteriores conceptos podremos dar una definicin ms apropiada de un Centro de Cmputo:

Centro de Cmputo: es una instalacin, con caractersticas especiales de construccin, en la cual reside fsicamente el equipo de cmputo, en donde trabaja un grupo de personas capacitadas, los cuales lo relaciona entre s la parte administrativa, llegando a obtener el objetivo de satisfacer las necesidades de los usuarios.

Los centros de cmputo tambin son conocidos con los nombres de Centro de Procesamiento Electrnico de Datos, Departamento de informtica, Departamento de Sistemas, etc.

En la actualidad se maneja el concepto de Administracin de la Funcin Informtica para referirse a las etapas del proceso administrativo orientadas al logro de los objetivos de la organizacin apoyados fuertemente en el uso de las tecnologas de la informacin (Tl).

Es decir, que el proceso administrativo se enfocar en planear, organizar, dirigir y controlar los elementos humano, material y financiero relacionados directamente con el procesamiento masivo de datos de una entidad administrativa para lograr los objetivos globales de la empresa.

1.2. Qu es la Administracin de un Centro de Cmputo?

Con la finalidad de establecer un criterio comn sobre la Administracin de un Centro de Cmputo es conveniente los conceptos que dan la pauta para su comprensin, estas reas son: Informtica y Administracin.

1.2.1. Concepto de Informtica.

La gran explosin tecnolgica de los ltimos aos ha creado un mundo en el cual constantemente se deben manejar grandes volmenes de datos en un mnimo de tiempo. Las tcnicas que se han desarrollado y, estas en conjuncin con el mtodo cientfico, se han apoyado en otras ramas del conocimiento, lo cual ha venido a conformar la ciencia de la informtica.

El concepto de informtica no escapa del fenmeno lingstico; por ello se ha puesto gran inters en lo referente al trmino de informtica por las discrepancias y equivalencias aportado por los autores que han incorporado algunas consideraciones que lo complementan.

La "Informtica" puede definirse como el procesamiento automtico de informacin mediante las computadoras, y tal nombre tuvo su origen en el trmino francs Informatique (Information Automatique). En 1966, la Academia Francesa reconoci este nuevo concepto y lo defini del modo siguiente:

"Ciencia del tratamiento sistemtico y eficaz, realizado especialmente mediante mquinas automticas, de la informacin contemplada como el vehculo del saber humano y de la comunicacin humano y de la comunicacin en los mbitos, econmico y social"

"Ciencia que estudia los sistemas inteligentes de informacin"

"La aplicacin racional y sistemtica de la informacin en los problemas econmicos, sociales y polticos"

"Es el rea de conocimiento que explica o trata de explicar el cmo manejar la informacin por medios automatizados o no"

"(Del Francs Informatique.) Disciplina que incluye las diversas tcnicas y actividades relacionadas con el tratamiento lgico y automtico de la informacin, en cuanto sta es soporte de conocimientos y comunicacin humana".

De acuerdo a lo expuesto anteriormente en una forma ms simple la Informtica: busca el compendio y registro sistemtico de todos aquellos conocimientos tiles para el manejo interdisciplinario; concurren en ella ciencias y materias tales como: Administracin, Contabilidad, Economa, Probabilidad y Estadstica, Simulacin, Sociologa y, la propia Computacin; logrando su principal funcin que es la conversin de datos de informacin.

1.2.2. Concepto de Administracin.

La Administracin es una actividad inherente a cualquier grupo social, sin embargo es conveniente analizar las definiciones de los tratadistas ms destacados en este mbito, a fin de concluir con una definicin propia de Administracin y conceptualizarla en una forma ms simple.

Es la Direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

La Administracin es la Actividad por la cual se obtiene determinados resultados a travs de esfuerzo y la cooperacin de otros.

Mtodo por el cual un grupo de personas en cooperacin dirige sus acciones hacia metas comunes. Este mtodo implica tcnicas mediante las cuales un grupo principal (gerentes) coordina las actividades de otras.

Es una Ciencia Social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales, por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano.

A partir de esto, es posible conceptualizar la Administracin, en una definicin simple e integral:

"La Administracin de un Centro de Cmputo es un proceso administrativo cuyo(s) objetivo(s) es llevar a cabo la coordinacin de los recursos, logrando as sus fines y metas para una mayor productividad de la impresa a la cual presta sus servicios".

De acuerdo a la filosofa fundamentada en los elementos de la Administracin Moderna: El Proceso Administrativo, tiene un enfoque definido el cual consiste en la planeacin, organizacin, direccin y control, que se realiza para determinar y lograr los objetivos especficos a travs de los seres humanos y otros recursos. Expliquemos brevemente estos conceptos:

Planeacin. Esta implica la eleccin de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esquematizando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar.

Organizacin. Es la asignacin de las tareas desarrolladas en la planeacin a diversos individuos, grupos o ambos dentro de la empresa, esta funcin crea mecanismos para poner los planes en accin.

Direccin o Desempeo. Puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organizacin en direcciones apropiadas. La direccin apropiada, tal como se usa en esta definicin, es cualquier direccin que ayude a la organizacin a desplazarse hacia el logro de metas.

Control. Es la funcin administrativa a travs de la cual los administradores renen informacin que mide el desempeo reciente dentro de la organizacin, comparando el desempeo actual con los estndares preestablecidos de desempeo y a partir de esta comparacin, determina si la organizacin debe ser modificada para satisfacer los estndares preestablecidos. El control es un proceso continuo.

Los principios generales de la administracin sugeridos por Fayol en 1916 son todava considerados por una gran mayora de los administradores un aspecto de vital importancia para el xito de las organizaciones modernas.

1. Divisin del trabajo. Fayol considera la especializacin del trabajo como una mejor forma de usar los recursos humanos de la organizacin.

2. Autoridad. La autoridad es definida por Fayol como el derecho para dar rdenes y el poder para obtener obediencia.

3. Disciplina. Una organizacin exitosa requiere del esfuerzo comn de los trabajadores. Sin embargo, las sanciones deben aplicarse con mucho cuidado para fomentar este esfuerzo comn.

4. Unidad de mando. Los obreros deben recibir rdenes de un solo jefe.

5. Unidad de direccin. La totalidad de la organizacin debe desplazarse hacia un objetivo comn, en una direccin comn.

6. Subordinacin de los intereses individuales a los intereses generales. Los intereses de una sola persona no deben tener prioridad sobre los intereses de la organizacin.

7. Remuneracin. Muchas variables tales como el costo de la vida, la oferta de personal calificado, las condiciones generales de los negocios y el xito del negocio debern influir para determinar el salario del trabajador.8. Centralizacin. Fayol defini la centralizacin como el descenso en importancia de la funcin de un subordinado. la descentralizacin consiste en aumentar la importancia.

9. Cadena escalar. La estructura jerrquica es una relacin de autoridad. Cada administrador desde el supervisor de primera lnea hasta el presidente posee cierta cantidad de autoridad, el presidente posee la mayor parte de autoridad y el supervisor de primera lnea posee la parte ms pequea de autoridad. La existencia de esta cadena escalar y el apego a ella son aspectos necesarios para que las organizaciones tengan xito.

10. Orden. Con fines de eficiencia y para mantener los problemas de coordinacin en un mnimo, todos los materiales y los individuos relacionados con un tipo especifico de trabajo deben ser asignados a la misma rea de trabajo.

11. Equidad. Todos los trabajadores deben ser tratados por igual.

12. Estabilidad en la permanencia del personal. La retencin del personal productivo deber ser prioritario para el administrador.

13. Iniciativa. La administracin deber emprender los pasos necesarios para fomentar la iniciativa del trabajador.

14. Espritu de grupo. La administracin debe fomentar la armona y los buenos sentimientos entre los empleados.

Cuando se administra cualquier empresa se debe contemplar que existen dos fases:

La estructural, en la que a partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos.

La operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin.

A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecnica y dinmica de la administracin. Para este autor la mecnica administrativa es la parte terica de la administracin en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro.

Mientras que la dinmica se refiere a cmo manejar de hecho el organismo social. Aparte George Terry establece que estas fases estn constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos bsicos de la administracin.

PLANEACION: Qu se quiere hacer? Qu se va hacer?

ORGANIZACIN: Cmo se va hacer?

DIRECCION: Ver que se haga

CONTROL: Cmo se ha realizado?

1.3. Elementos que Constituyen un Centro de Cmputo.

Las dimensiones de un centro de cmputo son muy variables, bsicamente los elementos que requieren son: un local apropiado con piso falso, aire acondicionado, iluminacin especial, donde adems exista un lugar para concentrar los trabajos que se van a procesar y los dispositivos magnticos que van a utilizar.

Asimismo, requiere de un indicador de temperatura, pues sta deber mantenerse constante. A excepcin de las mini-computadoras, las cuales no requieren de aire acondicionado ni suministro especial de energa, en su mayora.

Se requiere adems:

Una sintoteca y/o discoteca donde guardar los dispositivos magnticos para preservar la informacin que se tenga en cinta o discos, libre de los cambios de temperatura.

Un rea para captura de datos con dispositivos tales como discos magnticos.

Un almacn donde guarda el material utilizado para alimentar la computadora (papel, cintas de carro, discos vrgenes, papelera en general, etc.).

Un rea para la recepcin y entrega de los trabajos que se van a procesar o ya procesados, respectivamente, generalmente colocada a un lado de la sala de cmputo y conocida como "Mesa de Control".

Un rea para la captacin y validacin de informacin conocida como "Codificacin".

Un rea adicional para el jefe del Centro y adems, un rea para el personal Administrativo requerido.

1.4. Funcin y Servicios de un Centro de Cmputo.

El rea de informtica es un rea de servicio, cuyo objetivo es apoyar al resto de las reas de la organizacin. Por tanto debe hacerse conciencia de lo siguiente:

El 10% de la productividad del personal del rea de informtica debe ver hacia dentro

El 90% restante debe proyectarse hacia fuera

La aseveracin anterior obedece a que el trabajo del profesional en informtica es muy apasionante, y por tratarse de una tecnologa novedosa y en constante auge, aquel se llega a enfrascar en la idea de que sus actividades se circunscriben al ambiente interno del rea de informtica, sin darse cuenta que el beneficio de su trabajo producir fuera de dicha rea.

La eficiencia en el rea de informtica, en cuanto a la calidad y oportunidad de la informacin que genera, representa un poderoso eslabn, el cual unido a la cadena de los servicios que presta la empresa o institucin, conforma el esquema de la informacin-usuario-servicio.

En trminos generales, las actividades operativas de un Centro de Cmputo se pueden dividir en tres campos bien definidos:

Operacin de las instalaciones. Presenta, por el contrario, caractersticas francamente iterativas dentro de un Ciclo que se repite constantemente.

Claro est que las actividades de anlisis y programacin desembocarn datos o temprano en las actividades operativas del Centro de Cmputo, dependiendo de la calidad de las primeras la eficiencia o deficiencia con que se desarrollan las segundas.

Desarrollo de Sistemas. Est constituido por labores que se desarrollan en un proceso que no es repetitivo en cuanto a cada proceso que no es repetitivo en cuanto a cada programa, proceso y/o sistema que se implanta; es decir, no representa una rutina constante y permanente en relacin a una sola de estas actividades, an cuando cualesquiera de ellas se sujeta a un mismo proceso.

Apoy Tcnico. Est constituido por labores de apoyo y asesora a los usuarios del centro de cmputo, basados en cursos de capacitacin, evaluacin de software y asesora directa a los usuarios.

1.4. 1. Funcionamiento de un Centro de Cmputo (Estudio de un Caso)

Un centro de cmputo funciona como una maquinaria perfectamente sincronizada (considerando una buena administracin, tanto en recursos humanos como materiales), en donde cada oficina y cada empleado tiene encomendada una tarea especfica, de acuerdo con las funciones bsicas definidas, en la cual existen normas y procedimientos, mediante la implantacin de un sistema que utilice una computadora.

Los pasos que normalmente se siguen son:

1. Solicitar al Jefe del Centro de Cmputo, que haga el estudio correspondiente.

2. El jefe del centro de cmputo comisiona a un grupo de empleados de la oficina de Planeacin y Desarrollo para que realicen un estudio de viabilidad, sobre el sistema en cuestin.

3. Si el resultado del estudio es favorable, es decir, si es conveniente utilizar una computadora, se turna el sistema a la oficina de Anlisis Detallado del Sistema.

4. Una vez terminado ste, se procede efectuar la Programacin del mismo y terminada la programacin y realizadas las pruebas de escritorio de los programas, se pasan a transcribir a la computadora.

5. Terminada la trascripcin, se dispone a correr el programa para lo cual es necesario tener la aprobacin de la Mesa de Trabajo y adems anexar un diagrama de operacin en donde se indique al operador, qu se va a hacer con el programa y qu archivos y perifricos requiere, el cual se entrega en mesa de control donde se registra en un cuaderno especial, la hora en que se recibi el trabajo y quin lo recibi (para evitar que se extrave).

6. La mesa de control procede a pasar el trabajo a Operacin junto con todo el material que se requiera, tal como, papelera y cintas magnticas, etc.

7. Operacin firma de recibido y el trabajo espera su turno de entrada al computador. Una vez procesado, Operacin regresa el trabajo a Mesa de Control donde se anota la hora de recibido, las rdenes de trabajo estn numeradas para facilitar su localizacin y manejo.

8. Recibido el trabajo por la mesa de control, sta avisa al Programador que est listo su trabajo. Este procedimiento debe repetirse cuantas veces se requiera, para correr un programa (antes de ser implantado dentro el sistema diseado para el usuario).

9. Ya aprobado el sistema, se procede a terminar la documentacin del mismo y posteriormente entregarlo al Jefe de la oficina de Anlisis y Programacin, el cual procede a revisarla, en caso de estar incompleta, se regresar al programador para su correccin;

10. Si est bien, se entrega al Jefe del Centro de Cmputo, el cual a su vez efecta la revisin final antes de entregarla al departamento solicitante.

De lo anterior, se observa que existen procedimientos bien definidos para administrar el trabajo al computador, y que los trabajos se van autorizando y atendiendo de acuerdo a un nivel de prioridad por trabajo, y que el administrador interno de la computadora (Sistema Operativo) va agrupando los trabajos en colas de espera.

1.5. La Importancia de la Administracin en los Centros de Cmputo

Directa o indirectamente, usted interactua en el mundo moderno con una computadora: en los cajeros automticos de los bancos, en la compra de un boleto de avin, en su oficina, en la simple orden de hamburguesas que come en el restaurante. Es pues, muy familiar para todo el quehacer del hombre actual el manejo de programas de cmputo, as como de la informacin generada por estos medios.

A las empresas que poseen los centros de cmputo ms modernos les preocupa constantemente el control y la seguridad de dicha informacin, por medio de procedimientos giles que incluyan la confiabilidad y la restriccin en el uso de la misma.

Al analizar la evolucin de la informtica, podemos obtener muchas conclusiones:

La primera, es que la tecnologa de informacin est en constante cambio, sencillamente es una espiral sin fin, no deja de evolucionar. Pero lo ms sorprendente es que lo hace a una velocidad extraordinaria comparada con otro tipo de tecnologas, en menos de 50 aos se han logrado avances realmente sorprendentes.

Otra conclusin, es que el mercado informtico tambin va en aumento constante, basta con revisar las cifras para darse cuenta que el negocio de la informacin automatizada es algo muy serio. A partir de 1991, las empresas han invertido y gastado ms en tecnologa de informacin que en otras inversiones de capital. Las naciones ms poderosas invierten sumas estratosfricas tan slo en actividades de investigacin de desarrollo.

Por otra parte, pudimos observar que las organizaciones usuarias, invierten tambin grandes cantidades de sus ingresos en la adquisicin y mantenimiento de equipo, adems de software, capacitacin, servicios y otros costos indirectos relacionados con el sistema de informacin. La aparente contradiccin estriba entonces en lo siguiente:

Para qu buscar acelerar el cambio de un equipo tan costoso?

Despus de todo, por lo general, as como est funciona correctamente.

La respuesta a esta interrogante no es tan simple como podra parecer. En el caso de un sistema de informacin que se lleva manualmente y va a ser automatizado, se asume (porque no siempre es as), que se est realizando una buena inversin.

Sin embargo, cuando slo se trata de "mejorar" el sistema ya existente, probablemente la inversin no sea tan conveniente, quizs el beneficio sea mnimo. An as, el cambio se busca y por mnima que sea la mejora, la mayora de las empresas que desean seguir siendo competitivas lo realizan tarde o temprano.

La clave est ah precisamente, en la competitividad. Las empresas saben que la informacin es para ellas lo que la sangre para el ser humano es inherente as misma y por tanto, no pueden prescindir de ella.

Sin embargo, esta analoga no es tan vlida si pensamos que nuestro organismo tiene un "Sistema" bien establecido al cual solo podemos mantener en buenas condiciones o mejorar cuando est deteriorado, pero no alterar ni controlar. En cambio, las empresas deben buscar la mejor manera de establecer, mantener, y controlar su sistema de informacin para poder desempearse adecuadamente.

Por otra parte siguiendo con la analoga, as como el funcionamiento del sistema circulatorio no garantiza que un individuo sea un buen corredor, el buen funcionamiento del sistema de informacin, tampoco asegura que la empresa sea competitiva.

No obstante un mal funcionamiento o incluso un desempeo mediocre de este sistema, si va en detrimento de su competitividad. De ah que puede deducirse que esta relacin puede ser indirecta.

Al hablar de un funcionamiento malo o mediocre del sistema de informacin, se entra en terrenos ms bien "suaves". No existen parmetros exactos que nos digan si este sistema est funcionando de una u otra manera. Pero sabemos que la oportunidad de la informacin es muy importante, al igual que su exactitud y presentacin entre otros factores. Es ah donde se manifiesta la utilidad de contar con una infraestructura adecuada de un Centro de Cmputo.

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