Centros de Integración Juvenil, A.C.€¦ · farmacodependencia, alcoholismo y tabaquismo, con instituciones nacionales y extranjeras, afines al quehacer institucional. 15. Supervisar

Centros de Integración Juvenil, A.C.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN

CODIGO: OR-SCAP-A6

ÍNDICE

PÁG.

INTRODUCCIÓN

1

OBJETIVO

2

REFERENCIAS

2

UBICACIÓN ESTRUCTURAL

3

ORGANIGRAMA DE PUESTOS

4

FUNCIONES GENERALES

5

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Subdirector/a de Capacitación

7

Secretaria

10

Auxiliar de Servicios Generales 13

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Marzo 2019 Marzo 2019 U: DIR.INV./SUB.CAP.

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento OR-SCAP-A6

Vigencia Marzo 2019 a Marzo 2021


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INTRODUCCIÓN

El presente documento es un instrumento administrativo que contiene en forma

ordenada y sistemática información específica de la Subdirección de Capacitación

de Centros de Integración Juvenil, A.C., respecto a su objetivo, ubicación,

estructura interna y funciones.

Este Manual de Organización se elaboró con el objeto de ser utilizado como un

medio de orientación para las personas que integran el área y como un instrumento

de capacitación para aquellos que se incorporen a la Subdirección.

Está encaminado a servir como un marco de referencia al personal de la

Subdirección de Capacitación, en el desempeño de sus actividades, definiendo en

términos generales, la relación que guarda con sus diferentes áreas, así como sus

respectivos ámbitos funcionales de autoridad y responsabilidad.




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OBJETIVO

Planear, coordinar, supervisar y evaluar el Programa de Enseñanza dirigido al personal

operativo y normativo de la Institución y profesionales de otros organismos afines, con objeto

de coadyuvar en su desempeño en la prevención, tratamiento, rehabilitación e investigación de

las adicciones, así como supervisar la integración y actualización del acervo bibliográfico,

hemerográfico y documental, tanto de publicaciones impresas como electrónicas

especializadas en el tema.

REFERENCIAS

- Ley General de Responsabilidades Administrativas.

- Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

- Ley Federal del Trabajo.

- Presupuesto de Egresos de la Federación.

- Contrato Colectivo de Trabajo.

- Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.




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UBICACIÓN ESTRUCTURAL

DIRECCIÓN

GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

ADJUNTA

NORMATIVA

SUBDIRECCIÓN DE

INVESTIGACIÓN

DEPARTAMENTO DE

INVESTIGACIÓN

CLÍNICA Y

EPIDEMIOLÓGICA

DEPARTAMENTO DE

INVESTIGACIÓN

PSICOSOCIAL Y

DOCUMENTAL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

DIRECCIÓN DE

INVESTIGACIÓN Y

ENSEÑANZA

SUBDIRECCIÓN DE

CAPACITACIÓN

DEPARTAMENTO DE

CAPACITACIÓN

PRESENCIAL

DEPARTAMENTO DE

CAPACITACIÓN A

DISTANCIA




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ORGANI GRAMA DE PUESTOS

SUBDIRECTOR/A DE

CAPACITACIÓN

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

CAPACITACIÓN

PRESENCIAL

AUXILIAR DE SERVICIOS

GENERALES SECRETARIA

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

CAPACITACIÓN A

DISTANCIA

JEFE/A DEL

DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN

CIENTIFICA




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FUNCIONES GENERALES

Definir y aplicar los lineamientos normativos, metodológicos y administrativos para la

elaboración del Programa de Enseñanza, de acuerdo a lo establecido en el sector salud y a las

necesidades de las áreas usuarias y prioridades de la Institución.

Diseñar, proponer y organizar el Programa de Enseñanza considerando el cumplimiento de

políticas, normas y procedimientos que favorezcan la enseñanza y capacitación del personal

operativo y normativo de la Institución y profesionales de otros organismos.

Supervisar la elaboración del diagnóstico de necesidades de capacitación para el personal de

las áreas operativas.

Coordinar y registrar la ejecución de los programas y proyectos educativos, con el fin de

retroalimentar los mismos y garantizar los resultados de su aplicación.

Establecer contacto con organismos externos para promover y apoyar la labor de la Institución,

en materia de enseñanza y capacitación, y colaborar con las mismas en la organización de

cursos, diplomados y posgrados referentes a la prevención, tratamiento e investigación del

consumo de sustancias.

Verificar la adquisición y sistematización del material bibliográfico que se considere relevante

para apoyar el quehacer de la Institución, en coordinación con las diferentes áreas que integran

Centros de Integración Juvenil, A.C.

Supervisar la calidad, accesibilidad y vigencia de la colección del acervo del Centro de

Documentación Científica, de las Bibliotecas Básicas de los CIJ, y de la Biblioteca Virtual,

verificando el descarte de documentos obsoletos.

Supervisar la promoción y difusión de los servicios que proporciona la Institución, mediante la

Biblioteca Virtual en Adicciones y los proyectos de enseñanza, a través de la participación en

eventos académicos, eventos de salud y ferias del libro.

Supervisar la clasificación los archivos de trámite de la subdirección, para su control y

resguardo, con base a los lineamientos establecidos por la Ley General de Transparencia y

Acceso a la Información Pública, el Archivo General de la Nación, y demás aplicables, e

informar con la periodicidad establecida de esta clasificación, a la Coordinación de Archivos.




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Proporcionar la información referente a sus funciones, solicitada por la ciudadanía, que le

requiera la Unidad de Transparencia, de acuerdo con los lineamientos de la Ley General de

Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Identificar, administrar y evaluar en forma permanente, los riesgos que se presenten en sus

áreas de trabajo como resultado de su operación




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Nombre del puesto: SUBDIRECTOR/A DE CAPACITACIÓN

Objetivo: Planear, coordinar y supervisar el desarrollo del Programa de

Enseñanza dirigido al personal operativo y normativo de la

Institución y profesionales externos, así como supervisar la

conformación del acervo bibliográfico, hemerográfico y documental,

tanto de publicaciones impresas como electrónicas especializadas en

el tema, definiendo los lineamientos generales y vigilando el

cumplimiento de la normatividad establecida en la Institución.

Ubicación: Dirección General

Dirección General Adjunta Normativa

Dirección de Investigación y Enseñanza

Subdirección de Capacitación

Jefe Inmediato: Director/a de Investigación y Enseñanza

Personal a su cargo: Secretaria

Auxiliar de Servicios Generales

Jefe/a del Departamento de Capacitación Presencial

Jefe/a del Departamento de Capacitación a Distancia

Jefe/a del Departamento de Documentación Científica




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Funciones del puesto

1. Elaborar de forma anual y conjuntamente con los Titulares de los Departamentos de

Capacitación Presencial y Capacitación a Distancia los programas de Enseñanza para el

personal operativo y normativo de la Institución.

2. Coordinar y supervisar la elaboración del Programa Anual de Trabajo (PAT) de la

Subdirección.

3. Coordinar las actividades para la capacitación y actualización del personal operativo y

normativo, así como la asistencia a cursos del personal administrativo, y establecer las normas

y políticas de apoyo presupuestal y logístico al programa de enseñanza y capacitación con las

áreas correspondientes.

4. Establecer y coordinar conjuntamente con los Titulares de los Departamentos de Capacitación

Presencial y Capacitación a Distancia el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación del

personal operativo.

5. Analizar y evaluar el cumplimiento de los lineamientos del Programa de Enseñanza.

6. Establecer acuerdos con instituciones y organismos externos que contribuyan al desarrollo e

implementación de proyectos de enseñanza, como universidades, instituciones de gobierno,

ONG´s, etc.

7. Colaborar con instituciones educativas en la organización de eventos en los que se difundan las

publicaciones de CIJ, la Biblioteca Especializada en Adicciones, y la Biblioteca Virtual.

8. Participar en publicaciones, conferencias, entrevistas y cursos para difundir los objetivos de la

Institución, sus alcances y resultados, particularmente en el área de Enseñanza.

9. Supervisar la elaboración de escritos teóricos, técnicos y metodológicos, que sirvan de base al

desarrollo del programa de capacitación y enseñanza, así como artículos de difusión de las

actividades que se realizan en el área para ser publicados en diversos documentos

institucionales.




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10. Realizar reuniones con los integrantes de los Departamentos de Capacitación Presencial,

Capacitación a Distancia y Documentación Científica para revisar y homogeneizar conceptos y

criterios de aplicación de los proyectos normativos, así como de seguimiento técnico,

administrativo y de definición de actividades.

11. Supervisar el registro de todas las actividades de enseñanza a las que asiste el personal de la

Institución, así como las que organiza el área dirigidas al personal interno y externo.

12. Coordinar la operación del Centro de Documentación Científica, de las Bibliotecas Básicas de

los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, el Centro de Capacitación y

la Biblioteca Virtual.

13. Fomentar y vigilar la actualización constante del acervo del Centro de Documentación

Científica, de las Bibliotecas Básicas de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de

Hospitalización, el Centro de Capacitación y la Biblioteca Virtual.

14. Promover y mantener contactos de intercambio de material informativo en materia de

farmacodependencia, alcoholismo y tabaquismo, con instituciones nacionales y extranjeras,

afines al quehacer institucional.

15. Supervisar la clasificación de los archivos de trámite de la Subdirección, con base en los

lineamientos establecidos para el efecto, así como verificar que se informe con la periodicidad

establecida de esta clasificación a la Coordinación de Archivos.

16. Atender y verificar el seguimiento a las solicitudes de información elaboradas por la

ciudadanía a través de la Unidad de Transparencia, referente a las funciones realizadas en el

área.

17. Coordinar las acciones necesarias para que el personal a su cargo, implemente los

mecanismos de detección y control de riesgos en la realización de las funciones asignadas a su

puesto.

18. Analizar e implementar en forma permanente los controles internos que se requieran para el

adecuado desempeño de las funciones y actividades asignadas a cada área de trabajo, con el

objeto de contar con elementos que permitan reorientar la labor realizada, dentro del marco

normativo al que deberá sujetarse la Institución

19. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su

Jefe/a Inmediato.




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Nombre del puesto: S E C R E T A R I A *

Objetivo: Transcribir y/o capturar información, atender llamadas telefónicas,

archivar, clasificar, llevar el control y resguardo de los archivos de

trámite que se generen en el área y dar seguimiento al mismo, a fin de

proporcionar el apoyo secretarial requerido.





Jefe Inmediato: Subdirector/a de Capacitación

Personal a su cargo: No tiene personal a su cargo.

*Brinda el apoyo secretarial requerido a los Jefes/as de los Departamentos de Capacitación

Presencial y Capacitación a Distancia.




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Funciones del puesto

1. Transcribir o capturar oficios y diversa documentación que se genere en la Subdirección, o le

sea solicitada.

2. Atender las llamadas telefónicas que se reciben en la Subdirección y Departamentos, así como

tomar los recados correspondientes.

3. Realizar la transmisión, recepción y control de la información que se atiende o es solicitada a

través de cualquier medio.

4. Recibir, registrar y enviar con toda oportunidad la correspondencia interna y externa del área,

así como turnarla al/la Subdirector/a para sus instrucciones.

5. Obtener las fotocopias de los documentos que le sean solicitados para el soporte de la

información.

6. Detectar las necesidades de papelería del área, solicitarla al almacén, recibirla, controlarla y

distribuirla.

7. Vigilar e informar al área correspondiente, el estado del equipo de oficina, para su

mantenimiento.

8. Abrir y controlar los expedientes necesarios para el archivo de la Subdirección, así como

mantener su organización en orden para el buen funcionamiento de la misma

9. Controlar y registrar el uso del servicio y acondicionamiento de las instalaciones para fines de

capacitación.

10. Llevar el control y registro de la caja chica para solventar los gastos necesarios de la

Subdirección de Capacitación.

11. Participar en la supervisión periódica de la limpieza de las instalaciones.

12. Clasificar, resguardar y dar seguimiento a los archivos de trámite del área, con base en los

lineamientos establecidos para el efecto e informar dentro del período establecido, la

clasificación a la Coordinación de Archivos, así como a su jefe/a inmediato.




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13. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por su

jefe/a inmediato.




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Nombre del puesto: AU X I L I A R D E SE R V I C I O S GE N E R A L E S

Objetivo: Mantener en buen estado y limpias las instalaciones del Centro de

Capacitación, para que el personal que ahí labora y el que acude a

capacitarse, desarrolle sus actividades en un ambiente adecuado.





Jefe Inmediato: Subdirector/a de Capacitación

Personal a su cargo: No tiene personal a su cargo.




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Funciones del puesto:

1. Limpiar los escritorios, mesas, sillas, cuadros, escaleras, extintores, pasillos, gavetas, puertas,

ventanas, persianas, pisos, descansos de escaleras, alfombras, cubículos, baños y demás

mobiliario de la unidad de trabajo.

2. Lavar paredes, baños y muebles que se encuentran dentro de los mismos (WC, mingitorios,

lavabos, espejos, puertas, botes de basura, lámparas, percheros, cancelería, porta rollos,

extractores y surtidores de jabón, etc.).

3. Acondicionar los espacios para los eventos que se lleven a cabo en el Centro de Capacitación.

4. Solicitar los insumos necesarios para desarrollar sus actividades.

5. Barrer azoteas, estacionamiento, banquetas, patios, jardineras y sótanos.

6. Suministrar diariamente papel y jabón para manos en los baños.

7. Mantener limpias y cuidadas las plantas (macetas y colgantes) del área de trabajo, podando,

regando y eliminando las hojas secas.

8. Preparar diariamente el café, para el consumo del personal institucional, entregar, recoger y

lavar las tazas, cafetera y equipo asignado para el mismo.

9. Apoyar en el manejo de vehículo institucional cuando sea necesario.

10. Apoyar con el servicio de café en eventos especiales.

11. Lavar los enfriadores y calentadores de agua, suministrar agua a los garrafones y conos de

papel en caso de ser necesario.

12. Mantener limpia el área de cafetería, incluyendo el refrigerador y hornos de microondas.

13. Apoyar en el servicio de mensajería cuando sea necesario para entregar la correspondencia de

la Subdirección de Capacitación.




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14. Cambiar balastras, focos y realizar mantenimientos menores al inmueble.

15. Realizar diversas actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por el/la

Subdirector/a.

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