CERTIFICACION ESTADOS FINANCIEROS

Dando cumplimiento a la Resolución 375 del día 17 de septiembre de 2007, por medio de lapresente nos permitimos certificar que la información registrada en los Estados Financieros delMinisterio de Relaciones Exteriores con corte al 31 de diciembre de 2015, fue tomada fielmentede la contabilidad generada a través del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF.

Se expide en Bogotá, D.C., a los veintiséis días (26) de febrero de 2016.

PATTI LONDOÑO JARAMILLO

Viceministra de Relaciones Exteriores

Encargada de las funciones del Despacho

de la Ministra de Relaciones Exteriores

JOSÉ HUMBERTO SOLANO SORIANO

Contador Público

T.P. 41603-T

Formato No. 1

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2015

 (Cifras en Miles de Pesos)

FORMATO No. 2

MINSITERIO DE RELACIONES EXTERIORES

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2015

(Cifras en miles de pesos)

FORMATO No. 3

MINSITERIO DE RELACIONES EXTERIORES

ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2015

(Cifras en miles de pesos)

FORMATO No. 4

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2015

(Cifras en miles de pesos)

FORMATO No. 5

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

A 31 DE DICIEMBRE DE 2015

(Cifras en miles de pesos)

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORESNIT 899999042 9NOTAS DE CARACTER GENERALAL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

El Ministerio de Relaciones Exteriores fue creado por la ley 7 de 1886. Eldomicilio principal es la ciudad de Bogotá, D.C. La estructura del Ministerio deRelaciones Exteriores está conformada por: Despacho de la Ministra, Despachode dos Viceministerios, Secretaría General, Direcciones, Oficinas Asesoras,Oficinas y Coordinaciones; y en el exterior se encuentran las Misionescolombianas acreditadas que comprenden Misiones Permanentes ante

D

N1.1 Organismos Internacionales, Multilaterales y Regionales (Delegaciones),Embajadas y Consulados (a 31 de diciembre de 2015 se cuenta con 4Delegaciones, 59 Embajadas y 73 Consulados). Al sector Relaciones Exteriorespertenecen: el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, UnidadAdministrativa Especial del Orden Nacional, dotado de personería jurídica ypatrimonio propio, la administración está a cargo de este Ministerio; y la UnidadAdministrativa Especial de Migración Colombia, con personería jurídica,autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente.

D N1.2

La misión del Ministerio de Relaciones Exteriores es promover los interesesnacionales mediante el fortalecimiento y diversificación geográfica y temática dela política exterior, priorizando la cooperación internacional y el desarrollo delas fronteras y fomentando los vínculos con los colombianos en el exterior.

D

N2.1

El Ministerio de Relaciones Exteriores, respecto a su función económica dentrode las entidades del sector público, pertenece a las Entidades del GobiernoGeneral. En el proceso de recolección, clasificación, identificación,reconocimiento, registro y elaboración de los Estados Financieros del periodocomprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2015 se dio aplicaciónen su totalidad al marco normafivo establecido por la Contaduría General de laNación; así mismo, se dio aplicación a los parámetros establecidos en el SistemaIntegrado de Información Financiera - SI IF Nación.

D

N2.2

El Ministerio de Relaciones Exteriores dio aplicación integral al Plan General deContabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación, para locual los registros se basaron en los documentos soporte para cada uno de loshechos financieros, económicos, sociales y ambientales. El Ministerio cuentacon las certifícaciones de calidad establecidas por las normas NTCGP1000:2009 e NTC-ISO 9001:2008 del ICONTEC y recertificado en las mismaspara el año 2015. Por otra parte, este Ministerio dio cumplimiento al Plan deMejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República en cuanto alos hallazgos relacionados con los Estados Financieros correspondientes al año2014.

D

N2.3

Se aplicaron las normas, conceptos y procedimientos establecidos por laContaduría General de la Nación. Los activos y pasivos se reconocen y valoranaplicando los criterios, conceptos y normas relacionadas con el reconocimientode provisiones y depreciaciones. Las cifras reveladas en los Estados Financierosfueron tomadas fielmente de la contabilidad y presentan la realidad de lasoperaciones del Ministerio. Así mismo, para el caso de las sentencias yconciliaciones la Oficina Asesora Jurídica interna de este Ministerio diocumplimiento a los lineamientos establecidos en la Circular No. 23 de 2015,emitida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Dichainformación fue suministrada mediante el memorando I-GALJI-16-001779 del22 de enero de 2016, incorporándose en la contabilidad los valores ajustadosconforme a las variaciones que se presentaron en comparación con los saldos a30 de noviembre de 2015, impactando así de manera significativa los EstadosFinancieros.

o N2.4

Los libros oficiales se encuentran en el Sistema Integrado de InformaciónFinanciera - SIIF Nación, único sistema válido por la Contaduría General de laNación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dando así cumplimiento ala política de cero papel.

N4.1

El Ministerio de Relaciones Exteriores efectúa el proceso presupuestal, contabley de pagaduría a través del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIFNación, en el cual se realizan los registros con base en los documentos que lossoportan y del cual se toma la información como base para la elaboración de losEstados Financieros. Los usuarios autorizados para ingresar al SIIF cuentan conlos perfiles idóneos de acuerdo con la función asignada. Así mismo, así mismose cuenta como auxiliar con la herramienta informática SIAD, en la cual seprocesa, tanto lo relacionado con nóminas y prestaciones sociales a cargo de laDirección de Talento Humano como con el manejo de bienes muebles einmuebles a cargo del Fondo Rotatorio de este Ministerio, los cuales se

o

incorporan en la contabilidad del Ministerio conforme a la certificación mensualque expide el Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. De igual forma,la Oficina Asesora Jurídica Interna cuenta con los formatos GJ-F0-12 y GJ FO-13, base sobre el cual se toma la información de los procesos litigiosos y lasconciliaciones extrajudiciales.

D N4.2

Dentro de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio se encuentrael Grupo Interno de Trabajo Financiero, el cual está conformado por laCoordinadora, la funcionaria encargada de las operaciones presupuestales, elContador y el Pagador, quienes tienen asignadas sus funciones. Igualmente, secuenta con personal que apoya cada una de estas áreas, quienes cuentan con laidoneidad para el manejo del tema del área en la cual se desempeñan.

DN5.2

Los otros gastos ordinarios corresponden al ajuste del menor valor causado porsentencias y conciliaciones pagadas, las cuales se tenían previamenteprovisionadas desde años anteriores.

D

N5.4

Durante el año 2015 el Ministerio de Relaciones Exteriores pagó sentencias yconciliaciones judiciales y extrajudiciales. Así mismo, la variación significativaen las tasas de cambio de las diferentes divisas (dólar, euro, libra esterlina,franco suizo y yen japonés) impactó significativamente los Estados Financieros,en especíal todo lo relacionado con salarios, prestaciones sociales y seguridadsocial, debido a la entrada en vigencia del nuevo régimen salarial y prestacionalde los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos para losfuncionarios que prestan sus servicios en el exterior, conforme al Decreto 2348de 2014.

D N5.5 N/A

D N5.6

El Ministerio de Relaciones Exteriores no realiza ningún tipo de adquisición debienes, por cuanto estos los adquiere el Fondo Rotatorio de este Ministerio. Sinembargo, dado que quien utiliza los bienes es este Ministerio, se refleja en lacontabilidad en propiedad planta y equipo todo lo relacionado con bienes de usopermanente sin contraprestación, conforme a la certificación mensual que expideel Contador del Fondo Rotatorio de este Ministerio. Es importante señalar que elFondo Rotarorio de este Ministerio en el año 2015 compró sedes para lasEmbajadas de San Salvador (El Salvador), San José (Costa Rica), Tegucigalpa(Honduras) y Asunción (Paraguay).

D N5.7 N/A

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORESNIT 899999042 9NOTAS DE CARACTER ESPECIFICOAL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

D

1.1.10.05 1 Representa el saldo en la cuenta corriente número0060622019 del Citíbank, por concepto de Gastos dePersonal. Las cuentas bancarias que tiene el Ministerio deRelaciones Exteriores se encuentran debidamenteconciliadas.

130.730

D

1.4.01.04 1

Representa el saldo por concepto de cobros coactivos porprocesos que adelanta el Ministerio de Relaciones Exteriorescontra funcionarios y ex funcionarios. Es importante indicarque durante el año 2015 no se presentó ningúna actuación deprescripción de cobros por parte de la Oficina AsesoraJurídica Interna, ya que se cuenta con el respectivo estudiodel estado de cada uno de los cobros, según memorando l-GALJI 15-018289 del 25 de mayo de 2015 y e-mail del 17 defebrero de 2016. En esta cuenta se encuentran registrados 7cobros.

102.887

1.4.70.84 1 Representa el saldo por concepto del fallo de responsabilidad

D

fiscal que profirió en 1994 la Contraloría General de laRepública en contra de María Mercedes Nuñez de Méndez.Es importante indicar que el Ministerio de RelacionesExteriores, mediante oficio S-GFN-105817 con radicado2015ER0110793 del 28 de octubre de 2015, solicité a laDirección de Juicios Fiscales de dicha entidad informaciónsobre el estado del proceso de cobro, por cuanto es el enteque ejecuta el mismo, dando como respuesta mediantecomunicación 2015EE0141099 que el proceso continüavigente.

9.311

D

1.4.70.90 1 Se refleja en esta cuenta el saldo de los cobros coactivos queadelanta el Ministerio de Relaciones Exteriores contrafuncionarios y ex funcionarios por mayores valores pagados.Si bien esta cuenta supera el 5% fijado por la normatividadcontable, como lo indica el Numeral 11 del Capítulo 11 delManual de Procedimientos del Régimen de ContabilidadPública, es preciso señalar que esta situación no esrecurrente. El día 16 de abril de 2014, mediantecomunicación S-GFN-14-024536 este Ministerio solicitó a laContaduría General de la Nación la creación de un códigocontable en el grupo 14, con el fin de registrar aquellosvalores contenidos en esta cuenta; sin embargo, mediantecomunicación CGN No. 20142000013551 del 21 de mayo de2014 la Contaduría General de la Nación manifestó laimposibilidad de crear el respectivo código contable,indicando para ello que los valores continuén registrandoseen esta cuenta. Esta cuenta registra el cobro a 9 personas ylos valores y derechos se encuentran vigentes conforme alestudio juridico adelantado por la Oficina Asesora Juridicainterna según memorando I-GALJI-15-018289 del 25 demayo de 2015 y e-mail del del 17 de febrero de 2016.

77.869

D

1.6.05.05 1 El saldo de terrenos corresponde a los bienes trasladados porconcepto de bienes de uso permanente sin contraprestaciónde propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio deRelaciones Exteriores y que están al servicio de esteMínisterio, atendiendo ío señalado por las normas contablesen especial a lo indicado en el Parágrafo 25 del Capítulo IIIdel Título II del Manual de Procedimientos del Régimen deContabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117155950 del 8 de septiembre de 2011 de la ContaduríaGeneral de la Nación. Así mismo, fueron conciliados lossaldos con las áreas de contabilidad y almacén del FondoRotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de losestados financieros del Minsiterio, conforme a lacertificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio deeste Ministerio y al reporte de almacén.

4.186.566

D

1.6.40.28 1 El saldo de edificaciones corresponde a los bienestrasladados por concepto de bienes de uso permanente sincontraprestación de propíedad del Fondo Rotatorio delMínisterio de Relaciones Exteriores y de aquellos que le hansido entregados en comodato y que están ar servicio de esteMinisterio, atendiendo lo señalado por las normas contablesen especial a lo indicado en el Parágrafo 25 deI Capitulo illdel Titulo II del Manual de Procedimientos del Régimen deContabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117

123.397.119

155950 del 8 de septiembre de 2011 de la ContaduríaGeneral de la Nación. Así mismo fueron conciliados lossaldos con las áreas de contabilidad y almacén del FondoRotatorio, con el fin de garantizar la razonabilidad de losEstados Financieros del Mínisterio, conforme a lacertificación que expide el Contador del Fondo Rotatorio deeste Ministerio y al reporte de almacén.

D

1.6.55.25 1 El saldo de maquinaria y equipo corresponde a los bienestrasladados por concepto de bienes de uso permanente sincontraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio delMinisterio de Relaciones Exteriores y que están al serviciode este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normascontables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 delCapítulo Ill del Título II del Manual de Procedimientos delRégimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos.20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de laContaduría General de la Nación. Así mismo, fueronconciliados los saldos con las áreas de contabilidad yalmacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar larazonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del FondoRotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén.

972.662

D

1.6.60.11 1 El saldo de equipo médico y científico corresponde a losbienes trasladados por concepto de bienes de uso permanentesin contraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio delMinisterio de Relaciones Exteriores y que están al serviciode este Ministerio, atendiendo lo señalado por las normascontables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25 delCapítulo III del Título II del Manual de Procedimientos delRégimen de Contabilidad Pública y a los  conceptos Nos.20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de laContaduría General de la Nación. Así mismo, fueronconciliados los saldos con las áreas de contabilidad yalmacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar larazonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del FondoRotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén.

7.486

D

1.6.65.05 1 El saldo de muebles, enseres y equipo de oficina correspondea los bienes trasladados por concepto de bienes de usopermanente sin contraprestación de propiedad del FondoRotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y que estánal servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por lasnormas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientosdel Régimen de Contabilidad Pública y a los  conceptos Nos.20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de laContaduría General de la Nación. Así mismo, fueronconciliados los saldos con las áreas de contabilidad yalmacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar larazonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del FondoRotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén.

24.531.116

1.6.70.07 1 El saldo de equipo de comunicación y computación

D

corresponde a los bienes trasladados por concepto de bienesde uso permanente sin contraprestación de propiedad delFondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y deaquellos que le han sido entregados en comodato y que estánal servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por lasnormas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientosdel Régimen de Contabilidad Pública y a los  conceptos Nos.20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de laContaduría General de la Nación. Así mismo, fueronconciliados los saldos con las áreas de contabilidad yalmacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar larazonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del FondoRotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén.

31.171.380

D

1.6.75.08 1 El saldo de equipo de transporte, tracción y elevacióncorresponde a los bienes trasladados por concepto de bienesde uso permanente sin contraprestacion de propiedad detFondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y deaquellos que le han sido entregados en comodato y que estánal servicio de este Ministerio, atendiendo lo señalado por lasnormas contables en especial a lo indicado en el Parágrafo 25del Capítulo III del Título II del Manual de Procedimientosdel Régimen de Contabilidad Pública y a los  conceptos Nos.20104 142452 del 30 de abril de 2010, 20105 143127 del 14de mayo de 2010, 20109 146887 del 28 de septiembre de2010 y 20117 155950 del 8 de septiembre de 2011 de laContaduría General de la Nación. Así mismo, fueronconciliados los saldos con las áreas de contabilidad yalmacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar larazonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del FondoRotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén.

14.119.418

D

1.6.80.06 1 El saldo de equipo de comedor, cocina, despensa y hoteleríacorresponde a los bienes trasladados por concepto de bienesde uso permanente sin contraprestación de propiedad delFondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores yque están al servicio de este Ministerio, atendiendo loseñalado por las normas contables en especial a lo indicadoen el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manualde Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y alos conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010,20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembrede 2011 de la Contaduría General de la Nación. Así mismo,fueron conciliados los saldos con las áreas de contabilidad yalmacén del Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar larazonabilidad de los Estados Financieros del Ministerio,conforme a la certificación que expide el Contador del FondoRotatorio de este Ministerio y al reporte de almacén.

2.957.617

1.9.99.52 1 El saldo corresponde a la valorización de terrenos, tanto delámbito nacional como internacional, trasladados porconcepto de bienes de uso permanente sin contraprestaciónde propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio deRelaciones, de conformidad con lo establecido en elParágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual deProcedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los

D  conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010,20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembrede 2011 de la Contaduría General de la Nación. Esimportante señalar que todos los bienes fueron valorizados a31 de diciembre de 2015 y se concíliaron los saldosconforme a la certificación expidida por el Contador delFondo Rotatorio de este Ministerio.

647.518.891

D 1.9.99.62 1

El saldo corresponde a la valorización de edificaciones, tantodel ámbito nacional como internacional, trasladados porconcepto de bienes de uso permanente sin contraprestaciónde propiedad del Fondo Rotatorio del Ministerio deRelaclones, de conformidad con lo establecido en elParágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manual deProcedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010,20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembrede 2011 de la Contaduría General de la Nación. Esimportante señalar que todos los bienes fueron valorizados a31 de diciembre de 2015 y se conciliaron los saldosconforme a la certificación expidida por el Contador delFondo Rotatorio de este Ministerio.

628.517.497

D 1.9.99.66 1

El saldo corresponde a la valorización de la maquinaria yequipo, tanto del ámbito nacional como internacional,trasladados por concepto de bienes de uso permanente sincontraprestación de propiedad del Fondo Rotatorio delMinisterio de Relaciones, de conformidad con lo establecidoen el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II del Manualde Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y alos conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abril de 2010,20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109 146887 del 28de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8 de septiembrede 2011 de la Contaduría General de la Nación. Esimportante señalar que todos los bienes fueron valorizados a31 de diciembre de 2015 y se conciliaron los saldosconforme a ia certificación expidida por el Contador delFondo Rotatorio de este Ministerio.

21.140

D 1.9.99.68 1

El saldo corresponde a la valorización de muebles, enseres yequipo de oficina, tanto del ámbito nacional comointernacinal, trasladados por concepto de bienes de usopermanente sin contraprestación de propiedad del FondoRotatorio del Ministerio de Relaciones, de conformidad conlo establecido en el Parágrafo 25 del Capítulo Ill del Título IIdel Manual de Procedimientos del Régimen de ContabilidadPública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abrilde 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8de septiembre de 2011 de la Contaduría General de laNación. Es importante señalar que todos los bienes fueronvalorizados a 31 de diciembre de 2015 y se conciliaron lossaldos conforme a la certificación expidida por el Contadordel Fondo Rotatorio de este Ministerio.

11.406

El saldo corresponde a la valorización de equipos decomunicación y computación, tanto del ambito nacionalcomo internacional, trasladados por concepto de bienes deuso permanente sin contraprestación de propiedad del FondoRotatorio del Ministerio de Relaciones, de conformidad conlo establecido en el Parágrafo 25 del Capítulo III del Título II

D 1.9.99.69 1del Manual de Procedimientos del Régimen de ContabilidadPública y a los conceptos Nos. 20104 142452 del 30 de abrilde 2010, 20105 143127 del 14 de mayo de 2010, 20109146887 del 28 de septiembre de 2010 y 20117 155950 del 8de septiembre de 2011 de la Contaduría General de laNación. Es importante señalar que todos los bienes fueronvalorizados a 31 de diciembre de 2015 y se conciliaron lossaldos conforme a la certificación expedida por el Contadordel Fondo Rotatorio de este Ministerio.

34.134

 

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.Normograma del Ministerio de Relaciones ExterioresISSN 2256-1633Última actualización: 5 de julio de 2022 - (Diario Oficial No. 52066 - 15 de junio de 2022)