How to Create Sales KPI Dashboard? – Tutorial

Mục tiêu chính của các Sales KPI Dashboard là hiển thị các chỉ số hiệu suất chính chính (KPI) và cung cấp chế độ xem so sánh các KPI về doanh thu, sản lượng của sản phẩm , nhà cung ứng, nhân viên bán hàng có sử dụng các yếu tố hình ảnh tương tác.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một bảng điều khiển bán hàng trong Excel.

Hãy xem bảng điều khiển bán hàng tương tác cuối cùng sẽ giống như thế này

Bảng điều khiển bán hàng kpi excel của chúng ta được chia thành bốn phần theo 4 sản phẩm

Với Dashborad này chúng ta sẽ dễ dàng so sánh các chỉ số chính (Ví dụ Doanh thu bán các loại sơn của các quản lý bán hàng) . Để đo hiệu suất và tạo bảng điều khiển bán hàng trong Excel là một quy trình đơn giản, chúngần sẽ áp dụng hàm OFFSET và định dạng có điều kiện

Với sự trợ giúp của định dạng có điều kiện chúng ta có thể phân tích sự khác biệt cao và thấp.

Mẫu Dashboard này cho phép chúng ta theo dõi việc bán hàng nổi trội nhất, nó được sử dụng để thông báo cho nhóm bán hàng và quản lý sản phẩm nào bán chạy tốt hoặc kém.

Chúng ta nên xếp hạng các sản phẩm có hiệu suất cao nhất và kém nhất để xác định sản phẩm nào không bùng nổ với khách hàng của bạn.

Có 3 sheet của Dashboard KPI của chúng ta:• KPI là sheet chính; chúng ta tóm tắt kết quả phân tích và tạo mô hình kết quả ở đây.• data là sheet chứa dữ liệu chính.• calc là sheet chứa số liệu trung gian

Chúng ta có dữ liệu KPI thô cho 100 salesreps và cho 4 products. Dữ liệu trông như hình dưới đây

B1: Đặt tên các vùng: Trên sheet data chọn vùng data!$E$10:$E$109 đặt tên là menu , và trên sheet Calc chọn ô calc!E6 đặt tên là Sort_order

B2: Trên sheet Calc, hãy tạo mẫu như sau:

Tại ô D10 nhập công thức =Data!E10, sau đó sao chép xuống 100 dòng để lấy toàn bộ danh sách Salesrep qua, đồng thời đánh số thứ tự 1 vào ô C10 và sao chép xuống 100 dòng

B3: Sử dụng hàm OFFSET

Giải thích hàm Cú Pháp:   =OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])- Reference:  là vùng tham chiếu làm cơ sở cho hàm (làm điểm xuất phát) để tạo vùng tham chiếu mới.- Rows:  là số dòng bên trên hoặc bên dưới reference, tính từ ô đầu tiên (ô ở góc trên bên trái) của reference.- Cols:  là số cột bên trái hoặc bên phải reference, tính từ ô đầu tiên bên góc trái của reference.- Height:  là số dòng của vùng tham chiếu cần trả về- Width:  là số cột của vùng tham chiếu cần trả về.

Hãy về ô calc!E6 (sort_order) và nhập vào số 1lập công thức tại ô E10 = OFFSET(data!$E10;0;sort_order) để lấy doanh số bán của từng Salesrep bên sheet data sang

Giải thích: Hàm này lấy vị trí ô data!$E10 làm gốc, đi xuống dưới 0 dòng và qua phải 1 cột (vì sort_order đang chứa số 1) sẽ gặp ô data!F10 chứa số 49 đó là kết quả

Tại ô F10 lập công thức =E10+$C10/1.000.000.000 (Doanh số duy nhất cần tạo ra để có 2 Salesrep bán cùng doanh số thì tạo ra 1 chênh lệch )

B4:

a) Hàm CHOOSE  CHOOSE(index_num, value1, [value2], …)

index_num: Vị trí của giá trị trả về (Chọn đối số giá trị). Giá trị index_num phải là số từ 1 đến 254, công thức hoặc tham chiếu đến ô chứa số từ 1 đến 254. Đây là giá trị bắt buộc. Nếu  index_num là (1) hàm CHOOSE trả về value1, nếu  index_num là (2) CHOOSE trả

về value2, v.v.v… Nếu  index_num nhỏ hơn (1) hoặc lớn hơn số của giá trị cuối cùng trong danh sách hàm

CHOOSE trả về giá trị lôi #VALUE! Nếu  index_num là phân số, nó bị cắt cụt đến số nguyên thấp nhất trước khi được dùng

b) Hàm LARGE và SMALLLARGE( array,k)

- Array: Mảng dữ liệu mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất thứ k trong đó- K: Thứ hạng của giá trị mà bạn muốn tìm trong mảng dữ liệu.Các đối số trong hàm LARGE đều bắt buộc phải có.

* Trên sheet calc quét chọn cột Doanh số duy nhất (F10:F109) đặt tên là DOANH* Tại ô G10 bạn nhập công thức tính Thứ tự sắp xếp doanh số=CHOOSE($E$7;LARGE(DOANH;$C10);SMALL(DOANH;$C10))

B5: Tại ô H10 nhập công thức tính ra vị trí của doanh số nằm ở dòng mấy bằng công thức =MATCH(G10;DOANH;0)

B6: Tại ô J10 nhập công thức =OFFSET(data!E$9;$H10;0)Sau đó copy công thức này sang các ô bên phải đến ô cuối là N10Sau đó copy tất cả công thức này đến dòng 109

Vậy đến đây chúng ta đã xong việc tính toán cho sheet calc, bây giờ đến phần quan trọng nhất là tạo sheet KPI chúng ta theo các bước sau:

B1: Trên sheet KPI hãy tạo một cấu trúc bảng giống như hình dưới

Tại ô C7 nhập =OFFSET(calc!C9;calc!$E$5;0)Tại ô D7 nhập =OFFSET(calc!J9;calc!$E$5;0) , sau đó copy công thức này sang phải đến ô H7Copy tất cả công thức từ C7 đến H7 xuống đến dòng 17 nhé, vậy là OK rồi

B2: Bây giờ chúng ta tạo các Option Button như hình nhé

Qua thẻ DEVELOPER chọn nhóm Controls, Bấm nút Insert chọn nút Option Button và vẽ nút vào ô E5 như hình, sau đó click chuột phải vào nút chọn lệnh Format Control xuất hiện hộp thoại và nhập vào như hình:

Tương tự ta làm thêm 3 nút nữa

Tại Cell Link là ô calc!E6 liên kết với nút này, mỗi khi chúng ta chọn nút sẽ có 1 con số xuất hiện (1 hoặc 2 hoặc 3 hoặc 4 tùy thuộc nào nút nào chọn)

B3: Tạo Scrool Bar

Qua thẻ DEVELOPER chọn nhóm Controls, Bấm nút Insert chọn nút Scroll Bar và vẽ nút vào ô như hình, sau đó click chuột phải vào nút chọn lệnh Format Control xuất hiện hộp thoại và nhập vào như hình:

Tại Cell Link là ô calc!E5 liên kết với nút này, mỗi khi chúng ta bấm vào mủi tên lên hoặc xuống sẽ có 1 con số xuất hiện từ 1 đến 90 Chú ý: Khi Current Value là 1 thì trên khung hiển thị là dòng 11 và khi Current Value lên đến 90 thì dòng 100 sẽ được hiển thị

B4: Làm các công việc cho bảng tính bên phải

a) Tạo 2 công thức

Quét khối calc!J10:N109 đặt tên KETQUAVà lập các công thức sau:Tại ô M13 nhập =calc!J10Tại ô N13 nhập =VLOOKUP(M13 ; KETQUA ; sort_order+1 ; 0) Sau đó copy 2 công thức này xuống các ô bên dưới

b) Chèn 3 hình vào vị trí như hình vẽ

c) Tạo 2 macro

1. Tạo macro sắp xếp dữ liệu từ cao đến thấp (High to Low)

+ Đứng ở sheet KPIVào thẻ DEVELOPER, chọn nhóm Code, bấm nút Record Macro xuất hiện hộp thoại

Nhập tên tang và OK bắt đầu ghi macro:+ Chọn sheet calc, nhấp chuột vào ô E7 gõ số 1, Enter+ Quay về sheet KPI, kết thúc ghi macro bằng cách ấn nút Stop Recording

2. Tạo macro sắp xếp dữ liệu từ cao đến thấp (High to Low)

+ Đứng ở sheet KPIVào thẻ DEVELOPER, chọn nhóm Code, bấm nút Record Macro xuất hiện hộp thoại

Nhập tên tang và OK bắt đầu ghi macro:+ Chọn sheet calc, nhấp chuột vào ô E7 gõ số 2, Enter+ Quay về sheet KPI, kết thúc ghi macro bằng cách ấn nút Stop Recording

3. Tạo macro sắp xếp dữ liệu từ cao đến thấp (High to Low)Vào thẻ DEVELOPER, chọn nhóm Code, bấm nút Visual Basic xuất hiện cửa sổ VBAClick đúp vào Modul ta sẽ thấy mã VBA của 2 macro thêm 2 lệnh vào mỗi macro giống như hình

d) gán 2 macro vào các hình

Click chuột phải vào mỗi hình chọn lệnh Assign Macro, chọn tên macro để gán vào, OK

B5: Định dạng có điều kiệnBạn có thể kết hợp công cụ định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) với cài

đặt KPI của bạn. Để quản lý tất cả các quy tắc định dạng có điều kiện trong sheet này, hãy sử dụng Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện ( Conditional Formatting Rules).

Trên thẻ Home, click Conditional Formatting, sau đó click Manage Rules. Chọn ‘Format all cells based on their values’ . Đây là cách dễ nhất để tạo KPI dựa trên conditional formatting

1) Đầu tiên bạn hãy tạo vùng như hình dưới để chứa Bảng định mức doanh số cao và thấp cho từng sản phẩm (các con số này cho các Sales Manager chỉ định)

2) Sử dụng Conditional Formatting+ Quét khối E7:E17+ Chọn thẻ Home, chọn nhóm Styles, chọn Conditional Formatting, chọn Icon Sets, chọn Shapes và chọn mẫu

Sau đó lại chọn Conditional Formatting, chọn Manage Rule, xuất hiện hộp như hình

Ấn vào nút Edit Rule xuất hiện hộp và nhập vào địa chỉ như hình là OK

Tương tự chúng ta thực hiện cho 3 cột còn lại