CHỨC NĂNG VĂN BẢN VAI TRÒ VĂN THƯtrungtamcntt.vinhuni.edu.vn/DATA/56/upload/678/documents/2018/02/hdsd... · duyệt và nằm trên Tab Văn bản chờ lãnh đạo phê

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM - VNPT NGHỆ AN

Hệ thống quản lý văn bản điều hành http://nghean.vnptioffice.vn

1

CHỨC NĂNG VĂN BẢN - VAI TRÒ VĂN THƯ

Ngoài các chức năng của một nhân viên như xem văn bản, thay đổi mật khẩu, ...

Vai trò văn thư còn có các chức năng khác như:

Thêm mới văn bản đến

Nhấn vào nút “Thêm mới văn bản đến” trong mục “Sổ văn bản đến”

Văn thư của đơn vị có quyền lưu trữ văn bản đến. Các thông tin có dấu (*) là thông

tin bắt buộc như: trích yếu, file công văn, số đến, số ký hiệu. Văn thư cần chọn đúng các

thông tin như: lĩnh vực, loại văn bản, cấp độ văn bản và lãnh đạo phê duyệt.

Khi cần gửi tin nhắn đến lãnh đạo để thông báo hiện tại có văn bản cần duyệt, văn

thư check vào nút “Gửi tin nhắn đến lãnh đạo”



2

Phần chọn văn bản đính kèm: văn thư bắt buộc chọn ít nhất một văn bản. Văn thư

nhấp “chọn văn bản đính kèm”, hệ thống hiển thị khung chọn như hình:

Chọn đường dẫn đến các file văn bản cần gửi. Sau đó nhấp “Chọn” (Văn thư có

thể chọn nhiều file văn bản bằng cách giữ phím Ctrl).

Khi chọn xong muốn xóa văn bản nào thì nhấn vào biểu tượng thùng rác màu đỏ. Sau khi đã chọn xong các file cần thiết nhấn “Hoàn tất”.

Văn thư lưu ý nên đặt tên văn bản đúng số ký hiệu trên văn bản để sau này có thể

tìm kiếm dễ dàng. Ví dụ: 7561/UBND-CN.pdf

Phần văn bản liên quan cho phép văn thư chọn những file văn bản có liên quan đến

văn bản đang thêm. Có thể chọn một hoặc nhiều văn bản liên quan.

Văn thư nên cập nhật đầy đủ phần này thì khi nhân viên xem văn bản có thể xem

lại những văn bản liên quan mà không cần tìm kiếm.

+ Nếu văn bản này đã được duyệt trên giấy thì văn thư có thể check vào “Văn bản

đã duyệt”, nhập ngày duyệt, hạn xử lý của văn bản và nhập chỉ đạo của lãnh đạo vào ô

“Bút phê lãnh đạo”



3

Sau đó văn thư click “Lưu để phát hành văn bản” để lưu trữ.

+ Nếu không check vào “Văn bản đã duyệt” thì văn bản sẽ trở thành văn bản chờ

duyệt và nằm trên Tab “Văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt” của chức năng Xử lý văn bản

đến của văn thư và Tab “Văn bản chờ duyệt” của chức năng “Duyệt văn bản đến” của lãnh

đạo.

+ Nếu văn thư nhấp tiếp vào trích yếu của VB chờ lãnh đạo phê duyệt thì sẽ

xuất hiện bảng cập nhật văn bản đến:



4

Văn thư nhấn nút “Xem” để kiểm tra nội dung của File văn bản, “Cập nhật” để cập nhật

lại các thông tin cần thiết, nhấp “Nhập bút phê lãnh đạo để phát hành” để nhập bút phê

của lãnh đạo.



5

Sau đó nhấn “Lưu”, VB sẽ chuyển qua tab “VB chờ văn thư phát hành”

+ Nếu đã check vào “Văn bản đã duyệt” thì văn bản sẽ trở thành đã duyệt và nằm

trên Tab “Văn bản đã duyệt” của chức năng Xử lý văn bản đến của văn thư và Tab “Văn

bản đã duyệt” của chức năng “Duyệt văn bản đến” của lãnh đạo.



6

Văn thư vào Tab “Văn bản chờ văn thư phát hành”, nhấn vào trích yếu của VB, sẽ hiện

thông tin chi tiết của VB:

Nhấp “Xem” để xem nội dung văn bản, nhấp “Chuyển” để chọn nhân viên cần gửi

+ Sau khi chuyển văn bản sẽ nằm trong Tab “Văn bản đã chuyển” của Lãnh đạo lẫn Văn thư.



7

- Sổ văn bản đến

+ Tab văn bản đến điện tử: hiện danh sách các văn bản được chuyển từ các đơn vị

khác đến trong 30 ngày gần nhất.

+ Tab văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt: hiện danh sách các văn bản mà văn thư đã

lưu và chờ lãnh đạo phê duyệt trong 30 ngày gần nhất.

+Tab văn bản chờ văn thư phát hành: hiện danh sách các văn bản mà lãnh đạo đã

phê duyệt trong 30 ngày gần nhất.

+ Tab văn bản đã chuyển thực hiện: hiện danh sách các văn bản đã được duyệt và

đã chuyển đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình trong

30 ngày gần nhất.

Phần tìm kiếm cho phép cán bộ tìm kiếm văn bản theo các tiêu chí như: số ký hiệu,

trích yếu, năm, lĩnh vực, cấp độ, loại văn bản,...



8

Để xử lý văn bản từ các đơn vị khác đến, văn thư cần chọn văn bản đó để xem. Sau

khi click chọn vào trích yếu của văn bản đó thì thông tin của văn bản xuất hiện và cho phép

văn thư click nút “Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt” để lưu văn bản và chuyển cho lãnh đạo

duyệt, sau đó triển khai cho đơn vị mình.



9

- Sổ văn bản đi.

Trên menu Sổ văn bản đi của văn thư chỉ có 2 tab: văn bản chờ phát hành và văn

bản đã phát hành.



10

Sau khi click vào trích yếu một văn bản cần phát hành, văn thư cần nhập một số thông tin cần thiết để phát hành văn bản như: số đi, số ký hiệu, ngày ban hành …

Khi click nút phát hành thì một cửa sổ xuất hiện cho phép chọn nơi cần phát hành đến:



11

Chọn cán bộ hoặc đơn vị cần chuyển, nhấn “Chuyển phát hành”. - Tạo nhóm cán bộ nhận văn bản

Để thuận tiện trong quá trình chọn người nhận văn bản theo các nhóm, văn

thư có thể tạo các nhóm người nhận:

+ Nhập tên nhóm cần tạo.

+ Chọn các cán bộ cần đưa vào luồng nhấn nút “>>”. Để xóa bỏ cán bộ đã chọn ra

khỏi luồng, chọn cán bộ từ lưới danh sách đã chọn, nhấn “<<”

+ Nhấn “Lưu” để lưu lại thông tin luồng.



12

- Tạo nhóm đơn vị nhận văn bản

+ Nhập tên nhóm cần tạo.

+ Chọn các đơn vị cần đưa vào luồng nhấn nút “>>”. Để xóa bỏ đơn vị đã chọn ra

khỏi luồng, chọn cán bộ từ lưới danh sách đã chọn, nhấn “<<”

+ Nhấn “Lưu” để lưu lại thông tin luồng.



13

- Thống kê văn bản

Giúp văn thư thống kê, báo cáo văn bản đến và đi của đơn vị mình theo tiêu chí tìm

kiếm. Văn thư có thể in sổ văn bản và bìa sổ văn bản để lưu trữ văn bản theo từng tháng

giống như sổ theo dõi văn bản tại đơn vị.

+ Bìa văn bản:



14

+ Sổ đăng ký văn bản đến:

+ Tình hình xử lý văn bản:

+ Tình hình duyệt văn bản đến:



15

+ Bìa sổ đăng ký văn bản đi:



16

+ Sổ đăng ký văn bản đi:



17

CHỨC NĂNG VĂN BẢN - VAI TRÒ LÃNH ĐẠO


Người dùng được cấp quyền lãnh đạo còn có các chức năng khác như:

- Cập nhật thông báo khẩn

Chỉ lãnh đạo đơn vị mới được cập nhật thông báo khẩn của đơn vị mình. Khi lãnh

đạo nhập thông báo khẩn thì nhân viên tại đơn vị khi đăng nhập hệ thống sẽ thấy được

thông báo. Khi không muốn đặt thông báo khẩn, lãnh đạo xóa trắng thông báo và nhấp

“Cập nhật”.

Tất cả các cán bộ của đơn vị sẽ thấy được thông báo khẩn là dòng màu đỏ chạy

ngang nằm phía trên của trang web.

- Duyệt văn bản đến Tab văn bản chờ duyệt: hiện danh sách các văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt trong


Tab văn bản đã chuyển văn thư: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo đã chuyển cho

văn thư nhưng chưa triển khai trong 30 ngày gần nhất.

Tab văn bản đã chuyển thực hiện: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo duyệt và đã

chuyển đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình.



18

Khi lãnh đạo click vào Trích yếu của một “Văn bản chờ duyệt” thì thông tin của văn bản này hiện ra.

+ Nút “Chuyển lãnh đạo khác” cho phép lãnh đạo chuyển văn bản cho một lãnh đạo

khác cùng đơn vị duyệt.



19

+ Nút “Duyệt” cho phép lãnh đạo duyệt văn bản và chuyển lại cho văn thư để chuyển

cho các cán bộ cùng đơn vị hoặc các đơn vị khác. Lãnh đạo cũng có thể tự chuyển

đến các thành viên trong đơn vị hoặc gởi đến các đơn vị khác. Khi chọn “Duyệt” thì

một cửa sổ xuất hiện, lãnh đạo có thể chọn những đơn vị hoặc cán bộ nào cần chuyển

văn bản đến, nhập ý kiến xử lý, ý kiến chỉ đạo, hạn xử lý, tập tin cần kèm theo. Sau

đó chọn “Xác nhận”

Sau khi chuyển xong thì văn bản sẽ được hiện lên trên Tab “Văn bản đã chuyển

thực hiện” của lãnh đạo.



20

Khi lãnh đạo tiếp tục click vào Trích yếu của văn bản đã chuyển thì thông tin chi

tiết của văn bản hiện ra. Đồng thời phần Bút phê lãnh đạo sẽ hiện thông tin của lãnh đạo,

đơn vị của lãnh đạo duyệt văn bản, các đơn vi được chuyển văn bản đến.

Sau khi chuyển văn bản đến các cán bộ trong đơn vị hoặc các đơn vị khác, lãnh đạo

có thể nhấp link QTXL để xem quá trình xử lý của văn bản. Nhìn vào đây lãnh đạo có thể

biết được cán bộ nhận văn bản đã xem văn bản chưa và tình trạng xử lý văn bản của cán

bộ



21

- Duyệt văn bản đi

+ Tab văn bản chờ duyệt: hiện những văn bản đi chờ lãnh đạo phê duyệt trong 30

ngày gần nhất.

+ Tab văn bản chờ chuyên viên sửa: hiện danh sách các văn bản đi lãnh đạo gởi lại

chuyên viên chỉnh sửa.

+ Tab văn bản chờ lãnh đạo khác duyệt: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo chuyển

lãnh đạo khác phê duyệt.

+ Tab văn bản chờ văn thư phát hành: Liệt kê danh sách các văn bản lãnh đạo

chuyển văn thư phát hành

+ Tab văn bản đã phát hành: Liệt kê danh sách các văn bản đã được lãnh đạo phê

duyệt và phát hành

Sau đó click vào trích yếu văn bản để xem thông tin chi tiết:



22

Nếu văn bản cần chỉnh sửa lại, lãnh đạo có thể click nút “Chuyển chuyên viên” để

yêu cầu xử lý lại

Văn bản vừa chuyển được chuyển sang tab VB chờ chuyên viên xử lý



23

Nếu văn bản cần lãnh đạo khác hay lãnh đạo cấp trên phê duyệt thì có thế click nút “Chuyển lãnh đạo khác” để trình cho lãnh đạo khác duyệt.



24

Văn bản vừa chuyển được chuyển sang tab VB chờ LĐ khác duyệt

Nếu văn bản đã phê duyệt xong và cần chuyển cho văn thư phát hành, lãnh đạo có

thể click nút “Chuyển văn thư phát hành” để yêu cầu văn thư phát hành văn bản



25

Văn bản vừa chuyển được chuyển sang tab VB chờ văn thư phát hành - Ủy quyền phê duyệt

Giúp lãnh đạo ủy quyền phê duyệt công văn khi đi công tác xa

Nhấp vào mục “Ủy quyền phê duyệt văn bản” trong mục “Văn bản đến”.

Lãnh đạo chọn người được ủy quyền, thời gian ủy quyền, check chọn đồng ý ủy

quyền và nhấn “Cập nhật”.

Khi ủy quyền phê duyệt thì tất cả các văn bản đi và đến chuyển cho lãnh đạo phê

duyệt sẽ tự động chuyển đến cho lãnh đạo được ủy quyền phê duyệt.



26

Hết ngày ủy quyền, văn bản tự động chuyển trở lại cho lãnh đạo phê duyệt.

Trường hợp lãnh đạo công tác về sớm trước ngày ủy quyền, lãnh đạo vào phần ủy

quyền, bỏ check đồng ý ủy quyền, nhấp cập nhật thì văn bản tức thị chuyển đến lãnh đạo

duyệt mà không ủy quyền nữa.

- Thống kê văn bản

Giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quát tình hình sử dụng hệ thống văn phòng điện tử

trong đơn vị mình.

+ Tình hình xử lý văn bản

+ Tình hình duyệt văn bản đến:



27



28

CHỨC NĂNG VĂN BẢN - VAI TRÒ CHUYÊN VIÊN


Vai trò chuyên viên còn có các chức năng khác như:

Soạn thảo văn bản đi:

Khi muốn soạn thảo một văn bản mới chuyên viên vào menu: “Đăng ký văn bản

đi”. Tương tự như chức năng lưu trữ văn bản đến của văn thư, điểm khác biệt là văn bản

này là văn bản được chính đơn vị lưu và chuyển ra bên ngoài các đơn vị khác.

Nhập các thông tin cần thiết vào màn hình bên dưới. Các thông tin có dấu (*) là

thông tin bắt buộc.

+ Chọn “Chọn văn bản đính kèm” để đính kèm file văn bản đã soạn thảo.

+ Chọn “Chuyển cán bộ khác” để chuyển tiếp văn bản cho cán bộ khác thì văn

bản sẽ hiện trên tab “Văn bản đã xử lý” của Chuyên viên đồng thời cũng hiện trên tab

“Chờ xử lý” của cán bộ khác



29

+ Chọn “Trình lãnh đạo phòng”: thì văn bản sẽ hiện trên tab văn bản đã xử lý và

đồng thời cũng hiện trên tab văn bản chờ duyệt của lãnh đạo phòng.



30

+ Chọn “Chuyển văn thư”: thì văn bản sẽ hiện trên tab văn bản chờ văn thư phát

hành và đồng thời cũng hiện trên tab văn bản chờ phát hành của văn thư.

Xử lý văn bản đi.

+ Tab văn bản chờ xử lý: hiện danh sách các văn bản mà chuyên viên cần xử lý trong


+ Tab văn bản đã xử lý: hiện danh sách các văn bản mà chuyên viên đã xử lý xong và

đang chờ chuyên viên khác tiếp tục xử lý hày đang chờ lãnh đạo duyệt trong 30 ngày

gần nhất.

+ Tab văn bản chờ văn thư phát hành: hiện danh sách các văn bản mà lãnh đạo đã phê

duyệt và chờ văn thư phát hành trong 30 ngày gần nhất.

+ Tab văn bản đã phát hành: hiện danh sách các văn bản đã được duyệt và đã chuyển

đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình trong 30 ngày

gần nhất.



31



32

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG


Vai trò Quản trị hệ thống còn có các chức năng khác như:

Danh mục quận/huyện

Cho phép thêm sửa xóa quận huyện. Tuy nhiên khi quận huyện đã có xã thì không

thể xóa mà chỉ có thể sửa.

+ Click chọn nút Thêm để thêm quận huyện

+ Đối với từng quận huyện, có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải,

cuối mỗi dòng

Danh mục phường/xã

Cho phép thêm sửa xóa phường, xã. Tuy nhiên khi phường xã đã có trường thì

không thể xóa mà chỉ có thể sửa

+ Click chọn nút Thêm để thêm phường xã

+ Đối với từng phường xã, có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải,

cuối mỗi dòng



33

Danh mục dân tộc

Cho phép thêm sửa xóa dân tộc.

+ Click chọn nút Thêm để thêm dân tộc

+ Đối với từng dân tộc, có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải, cuối

mỗi dòng



34

Danh mục tôn giáo

Cho phép thêm sửa xóa tôn giáo.

+ Click chọn nút Thêm để thêm tôn giáo.

+ Đối với từng tôn giáo, có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải, cuối

mỗi dòng

Danh mục trình độ

Cho phép thêm sửa xóa trình độ.

+ Click chọn nút Thêm để thêm một trình độ mới.

+ Đối với mỗi trình độ, có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải, cuối

mỗi dòng



35

Danh mục chức vụ

Cho phép thêm sửa xóa chức vụ.

+ Click chọn nút Thêm để thêm một chức vụ mới.

+ Đối với mỗi chức vụ, có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải, cuối

mỗi dòng

Danh mục đơn vị

Cho phép thêm sửa xóa các đơn vị trực thuộc mình quản lý.

+ Click chọn nút Thêm để thêm một đơn vị mới.

+ Đối với mỗi đơn vị, có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải, cuối

mỗi dòng

Danh mục tổ/phòng

Cho phép thêm sửa xóa các phòng ban, tổ bộ môn trong đơn vị trực thuộc.

+ Click chọn nút Thêm để thêm một phòng ban, tổ bộ môn mới.



36

+ Đối với mỗi phòng ban, tổ bộ môn có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng

bên phải, cuối mỗi dòng

Danh mục cán bộ

Cho phép thêm sửa xóa cán bộ trong đơn vị mình quản lý.



37

+ Click chọn nút Thêm để thêm một cán bộ mới.

+ Đối với mỗi cán bộ có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải, cuối mỗi

dòng

Danh mục lĩnh vực văn bản

Cho phép thêm sửa xóa lĩnh vực văn bản.

+ Click chọn nút Thêm để thêm một lĩnh vực mới.

+ Đối với mỗi lĩnh vực, có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải, cuối

mỗi dòng

Danh mục loại văn bản

Cho phép thêm sửa xóa loại văn bản.

+ Click chọn nút Thêm để thêm một loại văn bản mới.

+ Đối với mỗi loại văn bản. có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải,

cuối mỗi dòng

Danh mục sổ văn bản đến

Cho phép thêm sửa xóa sổ văn bản đến.

+ Click chọn nút Thêm để thêm một sổ văn bản đến mới.

+ Đối với mỗi sổ văn bản đến có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải,

cuối mỗi dòng



38

Danh mục sổ văn bản đi

Cho phép thêm sửa xóa sổ văn bản đi.

+ Click chọn nút Thêm để thêm một sổ văn bản đi mới.

+ Đối với mỗi sổ văn bản đi có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên phải,

cuối mỗi dòng:

Danh mục nơi gửi văn bản

Cho phép thêm sửa xóa nơi gửi văn bản.

+ Click chọn nút Thêm để thêm một nơi gửi văn bản mới.

+ Đối với mỗi nơi gửi văn bản có thể chọn sửa hoặc xóa bằng biểu tượng bên

phải, cuối mỗi dòng



39

Thông tin liên hệ

Cho phép xem thông tin gửi đến từ các đơn vị, hoặc từ bất cứ người nào khác gửi đến

thông qua chức năng “Gửi thông tin liên hệ”. Chỉ có User thuộc nhóm Quản trị hệ thống

mới có quyền này.

Phân quyền sử dụng

Chức năng phân quyền sử dụng của Quản trị người dùng cho phép.

+ Cho phép xem quyền hiện tại của cán bộ: bằng cách click vào tên nhân viên và

xem quyền nào được check bên phía danh sách nhóm quyền.

+ Cập nhật quyền cho cán bộ: check vào các cán bộ muốn phân quyền và check

các quyền tương ứng cho các cán bộ đó, sau đó nhấn nút “Cập nhật”.



40



41

CHỨC NĂNG VĂN BẢN NỘI BỘ

Gửi văn bản nội bộ

Cho phép người dùng gửi văn bản đến các cán bộ trong và ngoài đơn vị.

- Người dùng nhập các thông tin văn bản nội bộ (bắt buộc nhập đối với các trường

có dấu (*)

Cán bộ nhấn “Chuyển Đơn vị/ Cán bộ khác”, chọn danh sách đơn vị/cán bộ muốn

chuyển, nhập ý kiến vào mục “Ý kiến xử lý”, nhấn “Chuyển”.



42

Văn bản nội bộ đã gửi Hiển thị danh sách các văn bản nội bộ đã gửi.



43

Để xem thông tin chi tiết của văn bản nội bộ nhấp vào trích yếu văn bản cần xem,

chi tiết về văn bản nội bộ đã chọn sẽ được hiển thị:

+ Khi cần cập nhật thông tin văn bản, nhấp nút “Cập nhật”:

Nhấn nút “Xem” để xem lại file văn bản đính kèm, nhấn nút “Cập nhật” để hoàn

tất quá trình cập nhật.



44

Văn bản nội bộ đã nhận Liệt kê danh sách các văn bản nội bộ đã nhận trong 30 ngày gần nhất.

Quá trình xử lý Văn bản nội bộ (QTXL) Liệt kê tình trạng xử lý văn bản nội bộ của các cán bộ nhận văn bản.

Tạo luồng nhận Văn bản nội bộ Người dùng có thể tạo nhóm người nhận thông tin điều hành, văn bản nội bộ theo

cá nhân

Tạo nhóm mới- Đặt tên nhóm (bắt buộc) - Chọn thành viên cần tạo nhóm từ danh sách người nhận được liệt kê - Nhấn nút “>>” hoặc “<<” để thêm, xóa thành viên của nhóm



45

- Sau đó nhấn “Lưu” để lưu lại danh sách thành viên nhóm. Xóa nhóm:

- Nhấn nút “Xóa” -> hiện thông báo yêu cầu xác nhận Xóa nhóm -> chọn OK để

tiếp tục xóa hoặc Hủy để hủy bỏ



46

CHỨC NĂNG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH

Thông tin điều hành đã nhận

Hiện danh sách các thông tin điều hành mà cán bộ đã nhận trong 30 ngày gần nhất.

Tất cả cán bộ trong hệ thống có thể gửi thông tin trao đổi với nhau mà không cần thông

qua lãnh đạo duyệt.

Khi click vào tiêu đề của một thông tin điều hành thì thông tin hiện ra như bên

dưới, bao gồm nội dung của thông tin điều hành:

Người dùng có thề click “chuyển tiếp”, “DS người nhận” để chuyển tiếp đến người

khác hoặc xem danh sách người nhận, đồng thời cũng có thể phản hồi thông tin bằng cách

sử dụng form phản hồi bên dưới:



47

Gửi Thông tin điều hành

Cho phép người dùng tạo một thông tin điều hành mới và gửi đến các cán bộ trong hệ thống.

Khi nhấn nút “Gửi” thì một cửa sổ xuất hiện cho phép chọn người nhận, nhóm

người nhận đã được tạo trước đó:



48

Có thể check gửi tin nhắn nếu người dùng muốn gửi tin nhắn kèm theo.

Thông tin điều hành đã gửi

Hiện danh sách các thông tin điều hành đã gửi trong 30 ngày gần nhất



49

Phản hồi thông tin điều hành đã nhận

Sau khi click nút “phản hồi” từ chi tiết thông tin điều hành đã nhận. Trang phản hồi

thông tin điều hành được gọi. Người nhận thông tin điều hành đã được chọn mặc định là

cán bộ đã gửi thông tin điều hành

+ Nhập các thông tin cần thiết. Sau đó, chọn “Gửi”. Thông tin sẽ được phản hồi lại

cán bộ đã chọn

Chuyển tiếp thông tin điều hành

Khi người dùng nhấp nút “Chuyển tiếp”, các thông tin liên quan đến thông tin điều

hành đã chọn như: tiêu đề, nội dung, tập tin đính kèm, văn bản liên quan sẽ được sao chép

sang trang chuyển tiếp để người dùng có thể gửi tiếp cho các cán bộ khác nếu cần:



50

Tạo luồng người nhận

Người dùng có thể tạo nhóm người nhận thông tin điều hành theo cá nhân

Tạo nhóm mới

- Chọn “Tạo nhóm mới” -> đặt tên nhóm (bắt buộc)

- Chọn thành viên cần tạo nhóm từ danh sách người nhận được liệt kê

- Nhấn nút “>>” hoặc “<<” để thêm, xóa thành viên của nhóm

- Sau đó nhấn “Lưu” để lưu lại danh sách thành viên nhóm.

Xóa nhóm:

- Nhấn nút “Xóa” -> hiện thông báo yêu cầu xác nhận Xóa nhóm -> chọn OK

để tiếp tục xóa hoặc Hủy để hủy bỏ



51

CHỨC NĂNG HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Hồ sơ công việc giúp từng cán bộ có thể lưu công việc của mình lại để tiện theo dõi.

Một hồ sơ công việc có thể chứa một hoặc nhiều văn bản đến, chứa một hoặc nhiều hồ sơ

công việc con. Dưới đây là các menu của hồ sơ công việc:

Hồ sơ công việc

Mục hồ sơ công việc cho phép liệt kê danh sách tất cả các công việc mà cán bộ đã lưu.

Danh sách hồ sơ công việc sẽ bố trí theo dạng cây thư mục (cha con). Một hồ sơ

công việc có thể không hoặc có nhiều hồ sơ công việc con. Khi chọn vào một hồ sơ công

việc thì chi tiết của hồ sơ công việc sẽ hiện lên như bên dưới:



52

Thông tin chi tiết sẽ bao gồm:

Thông tin chính: tiêu đề, ngày mở, ngày hoàn thành, hạn xử lý, độ quan

trọng, lĩnh vực và tỉ lệ hoàn thành.

Nội dung công việc

Văn bản liên quan: bao gồm số ký hiệu, trích yếu và các file văn bản

Danh sách hồ sơ công việc con

Khi muốn cập nhật lại hồ sơ công việc thì chọn nút “Cập nhật” lúc này trang cập

nhật sẽ hiện ra như bên dưới và cho phép cán bộ câp nhật



53

Cán bộ nhập lại thông tin mới và chọn lưu thì thông tin thay đổi của hồ sơ công việc

sẽ được lưu lại.

Lưu công việc mới

Mục này cho phép cán bộ lưu hồ sơ công việc cho chính mình để tiện theo dõi

Tiêu đề là thông tin bắt buộc, các thuộc tính còn lại có thể có hoặc không. Có thể chọn

dòng chữ màu xanh “Chọn hồ sơ công việc” ở dòng thuộc hồ sơ để chọn hồ sơ công việc

cha cho hồ sơ công việc đang tạo. Sau khi chọn thì một danh sách hồ sơ công việc cha sẽ

hiện lên cho cán bộ chọn.



54

Sau khi chọn một văn hồ sơ công việc cha thì click “Chọn” để lưu lại. Có thể chọn

tập tin đính kèm hay văn bản liên quan nếu có. Sau khi nhập đầy đủ thông tin thì chọn lưu

để lưu lại toàn bộ hồ sơ công việc

Lĩnh vực công việc

Cho phép cán bộ thêm sửa xóa các lĩnh vực công việc cho riêng mình. Và khi thêm một

hồ sơ công việc mới có thể chọn lĩnh vực công việc cho hồ sơ để tiện cho việc theo dõi,

tìm kiếm sau này.



55

CHỨC NĂNG LỊCH CÔNG TÁC TUẦN

Xem lịch công tác

Xem lịch công tác đơn vị: chọn năm, tuần, đơn vị cần xem lịch. Lịch công tác sẽ

hiện ngay phía dưới:

Xem lịch công tác cá nhân: Năm, tuần, đơn vị, phòng/tổ, cán bộ cần xem

Xem báo cáo đơn vị:

- Xem lịch công tác đơn vị



56

+ Click “Chọn nhiều đơn vị”

+ Chọn đơn vị cần xem -> nhấn “Xem”

Xem báo cáo cá nhân:

+ Xem lịch công tác cá nhân

+ Click “Chọn nhiều cá nhân”



57

+ Chọn các cá nhân cần xem -> nhấn “Xem”



58

Đăng ký lịch

+ Đăng ký lịch công tác tuần

+ Đăng ký lịch cá nhân: chọn năm, tuần muốn đăng ký -> chọn “Đăng ký”

+ Đăng ký lịch đơn vị: chọn năm, tuần cần đăng ký -> “Đăng ký”

Đăng ký chi tiết lịch

Khi click vào đơn vị thực hiện của tuần chi tiết lịch công tác trong tuần sẽ hiện ra như bên dưới



59

Nhập chi tiết công tác theo ngày, buổi - > nhấn “Lưu” để lưu lại.

Để các cán bộ khác có thể thấy lịch công tác của cá ký chi tiết cần check chọn “Hiển

thị lịch công tác”. Khi đó, tác đã chọn khi nhấp vào menu Xem chi tiết lịch công tác.



60

CHỨC NĂNG TIN NHẮN

Tin nhắn đã gửi

Hiển thị danh sách tin nhắn đã gửi trong 30 ngày gần nhất

Khung tìm kiếm: Nhập thông tin tin nhắn cần tìm ->click “Tìm” để hiển thị danh

sách tin nhắn đã gửi thỏa mãn các tiêu chí tìm kiếm. Click “Xóa” để xóa tin nhắn đã

gửi.

Khi nhập vào tiêu đề, thông tin chi tiết về tin nhắn tương ứng sẽ được hiển thị:



61

Gửi tin nhắn

+ Gửi tin nhắn bình thường: Danh sách người nhận đã tồn tại trên hệ thống

+ Người dùng nhập tiêu đề và nội dung tin nhắn cần gửi (thông tin bắt buộc):

Nội dung tin nhắn được nhập là tiếng việt không dấu và độ dài tối đa không quá

160 kí tự.

+ Click nút “Chọn người nhận” danh sách người nhận được hiển thị



62

+ Check chọn cán bộ sẽ nhận tin nhắn

+ Click “Gửi” tin nhắn sẽ được gởi đến cán bộ đã chọn hoặc “Đóng” để hủy

bỏ.

Gửi tin nhắn từ file

Gửi tin nhắn đến người nhận từ file excel (*.xls)

Từ giao diện trang gửi tin nhắn, nhấn nút “Gửi từ file” để đến trang gửi tin

nhắn từ file

+ Nhập tiêu đề tin nhắn nếu cần ( mặc định hệ thống sẽ lấy tên file excel chứa

danh sách người nhận)

+ Chọn file excel cần nhập vào hệ thống : file được lưu dưới dạng *.xls

+ Tạo file excel (*.xls) với định dạng như hình hướng dẫn hoặc nhập vào “Tải

file mẫu” để tải file mẫu theo định dạng được quy định.



63

+ Nhấn “Đọc file” để đọc nội dung từ file excel vào lưới hiển thị

+ Những tin nhắn không hợp lệ ( Số điện thoại không hợp lệ hoặc nội dung tin

nhắn rỗng) sẽ được tô màu cột Stt.

+ Người dùng có thể thêm, sửa hoặc xóa thông tin về số điện thoại, nội dung tin

nhắn trực tiếp từ lưới hiển thị ( Nhấn vào nút trên lưới để hiện nút

“Thêm”, “Sửa”.

+ Nhấn “Gửi” để gửi tin nhắn theo danh sách hiển thị trên lưới. Những dòng

không hợp lệ sẽ bị bỏ qua trong quá trình gửi.

Tạo nhóm người gửi

Người dùng có thể tạo luồng người nhận tin nhắn theo cá nhân



64

Tạo luồng mới

+ Chọn “Tạo nhóm người nhận tin nhắn” -> đặt tên luồng ( bắt buộc)

+ Chọn thành viên cần tạo luồng từ danh sách người nhận được liệt kê

+ Nhấn nút “>>” hoặc “<<” để thêm, xóa thành viên của luồng người nhận.

+ Sau đó nhấn “Lưu” để lưu lại danh sách thành viên luồng.

Xóa luồng

+ Nhấn nút “Xóa luồng ” -> hiện thông báo yêu cầu xác nhận Xóa luồng ->

chọn OK để tiếp tục xóa hoặc Hủy để hủy bỏ.



65

CHỨC NĂNG QUẢN LÝ HỌP

Danh mục loại hình họp

Cho phép thêm, sửa, xóa các loại hình cho cuộc họp. Nếu có tồn tại lịch họp thuộc

loại hình thì ko thể xóa, chỉ có thể chỉnh sửa.

Danh mục hình thức họp

Cho phép thêm, sửa, xóa danh mục hình thức họp cho cuộc họp. Đối với các hình

thức họp đã được tạo lịch họp sẽ không được xóa chỉ có thể chỉnh sửa.



66

Danh mục lĩnh vực họp

Cho phép người dùng định nghĩa, cập nhật thông tin về lĩnh vực họp cho cuộc họp.

Tuy nhiên, nếu lĩnh vực họp đã tồn tại cuộc họp sẽ không thể xóa.

Danh mục loại thiết bị

Cho phép người dùng thêm, sửa, xóa danh mục loại thiết bị của đơn vị. Những loại

thiết bị đã được có thiết bị sẽ không thể xóa khỏi hệ thống



67

Danh mục thiết bị

Cho phép người dùng cập nhật (thêm, sửa, xóa) thiết bị theo loại thiết bị, đơn vị.

Những thiết bị đã được sử dụng trong cuộc họp thì không thể xóa.

Danh mục chức vụ họp

Cho phép người dùng thêm, sửa, xóa danh mục chức vụ họp cho thành phần tham dự

cuộc họp. Khi chức vụ đã được gán cho cán bộ thì không được xóa



68

Danh mục phòng họp

Cho phép người dùng cập nhật (thêm, sửa, xóa) thông tin phòng họp theo đơn vị

như : tên phòng họp, sức chứa, thiết bị sẵn có, trạng thái phòng. Ngoài ra, có thể

cập nhật thiết bị của phòng nếu cần.

Lịch họp

Hiển thị lịch họp của cán bộ trong 30 ngày gần nhất

Khung tìm kiếm cho phép người dùng nhập các tiêu chí củ thể cho cuộc họp cần tìm,

nhấn “Tìm” hệ thống sẽ hiện thị những cuộc họp theo các tiêu chí đã chọn. Nhấn “Xóa

trắng” để xóa các thông tin tìm kiếm và tải lại danh sách cuộc họp.



69

Mời họp

Nhấn nút “Mời họp” dưới danh sách lịch họp để khởi tạo một cuộc họp mới:

+ Nhập các thông tin cần thiết về cuộc họp: Tên cuộc họp, nội dung, thời gian

họp, phòng họp, tài liệu cho cuộc họp, văn bản liên quan, thành phần tham dự ngoài

đơn vị, ghi chú….( Bắt buộc nhập đối với các trường có dấu *).

Lưu ý: Các thành phần tham dự ngoài đơn vị phải được cách nhau bằng dấu “;”.

+ Nhấn mời họp

+ Chọn cán bộ cần mời họp từ danh sách cán bộ, nhấn để chuyển sang



70

lưới cán bộ tham dự hoặc để xóa cán bộ ra khỏi danh sách thành phần tham

dự. Nếu cần cập nhật vai trò trong cuộc họp cho cán bộ, nhấp đôi chuột ngay cán bộ

cần thay đổi hoặc nhấn nút “Cập nhật vai trò ” để chỉnh sửa, mặc định cán bộ sẽ tham

dự với vai trò thành viên.

+ Check “Gửi tin nhắn đến người nhận ” nếu cần gửi tin nhắn SMS đến danh

sách cán bộ tham dự.

+ Nhấn “Lưu và mời họp” để tiến hành mời họp cho cuộc họp vừa tạo.

Xem chi tiết cuộc họp

+ Khi cần xem thông tin chi tiết cuộc họp: Nhấp vào dòng tiêu đề trong cột

Cuộc họp trên lưới hiển thị.

+ Đối với cán bộ có tham dự cuộc họp có quyền: Cập nhật tài liệu cá nhân, biên

bản cuộc họp, chọn người đại diện và điểm danh. Riêng với cán bộ khởi tạo cuộc họp

sẽ có thêm chức năng cập nhật thành phần tham dự, cập nhật cuộc họp hoặc cập nhật

trạng thái cuộc họp, điểm danh.



71

Cập nhật mời họp

+ Danh sách cán bộ đã được mời họp sẽ hiện thị trên lưới danh sách tham dự.

+ Nhấn nút hoặc để thêm hoặc xóa người tham dự cho cuộc họp.

+ Check “Gửi tin nhắn đến người nhận bên dưới ” nếu cần gửi tin nhắn SMS đến

danh sách cán bộ tham dự.

+ Nhấn “Lưu và mời họp” để tiến hành cập nhật lại danh sách tham dự cho cuộc

họp.

Ủy quyền người đại diện

Nếu cần ủy quyền cho cán bộ trong đơn vị đại diện tham dự cuộc họp nhấn “Ủy

quyền”

+ Chọn cán bộ sẽ thay thế tham dự cuộc họp

+ Check “Đồng ý ủy quyền” -> Nhấn Lưu

+ Khi cần hủy người đại diện: bỏ check “Đồng ý ủy quyền” -> Nhấn “Đồng ý”

+ Khi cuộc họp cần hủy bỏ nhấn -> “Hủy cuộc họp”

+ Có thể cập nhật trạng thái đã hoàn tất cho cuộc họp nếu cuộc họp kết thúc

sớm hơn thời gian dự kiến -> nhấn “Cập nhật hoàn tất”.



72

Điểm danh thành phần tham dự

+ Click chọn trạng thái tham dự cho từng cán bộ, mặc định là Có mặt -> Nhấn

“Lưu” để cập nhật điểm danh cho cuộc họp. Tên cán bộ điểm danh sẽ hiện thị bên góc

trái dưới danh sách cán bộ.

+ Đối với cán bộ thuộc đơn vị: Chỉ có thể cập nhật trạng thái tham dự trực tiếp

từ lưới hiển thị.

+ Đối với cán bộ là khách mời: Người dùng có thể thêm, sửa thông tin cán bộ

nếu cần.

Documents

CHỨC NĂNG VĂN BẢN VAI TRÒ VĂN THƯtrungtamcntt.vinhuni.edu.vn/DATA/56/upload/678/documents/2018/02/hdsd... · duyệt và nằm trên Tab Văn bản chờ lãnh đạo phê