Embed Size (px)
Citation preview
CHECKLIST : OPENEN VAN OFFERTES
1 Inleiding
2 Wat heb je nodig ?
2.1 De minimale configuratie
2.2 De tussenoplossing (aangeraden)
2.3 De maximale configuratie
3 Een dossier voorbereiden
3.1 Parameters
3.2 Aankopers associëren
3.3 Dossier activeren
4 Hoe verloopt een openingssessie in de
praktijk?
4.1 De sluiting van het dossier
4.2 Het decrypteren van de
documenten
4.3 PV van opening
5 Vragen?
1 Inleiding
Deze checklist geeft een praktisch overzicht van hoe je een dossier in
e-Tendering dient voor te bereiden vóór de opening, en hoe een
openingssessie in de praktijk verloopt.
M/V
Indien er wordt verwezen naar personen worden de gebruikte termen altijd in de mannelijke
geslachtsvorm weergegeven. Deze keuze werd gemaakt omwille van de leesbaarheid.
2 Wat heb je nodig ?
2.1 De minimale configuratie
Een zaal met internetverbinding
Een computer uitgerust met :
- Een internetverbinding;
- Window, Linux of Mac besturingssysteem;
- Een standaard webbrowser : Internet Explorer, Google
Chrome, Mozilla Firefox;
- Een recente versie van Java
- De gebruikelijke kantoorsoftware om de
offerteformulieren te bekijken en de gegevens te noteren
op het PV van Opening
Voorzieningen voor het werken met een Belgische eID :
- Een e-ID kaartlezer (al standaard op bepaalde laptops en
toetsenborden of te kopen via http://eid.belgium.be);
- De nodige software installeren, afhankelijk van uw
browser
- Uw PIN code!
2 / 12
2.2 De tussenoplossing
(aangeraden)
De elementen uit de minimale configuratie
( zie 2.1 )
Een tweede PC. Dit om het gelijktijdig
openen te vergemakkelijken.
2.3 De maximale configuratie
De elementen uit de tussenoplossing configuratie
( zie 2.2 ).
Een beamer voor het projecteren van hetgeen
gebeurt in e-Tendering indien je beslist om de
opening in openbare zitting uit te voeren. Dit ter
bevordering van de transparantie naar de
inschrijvers toe. Opgelet dat men bij het openen
van offerteformulieren geen commercieel
gevoelige informatie toont.
Voor meer informatie betreffende de door e-Tendering ondersteunde configuraties kan je het volgende
document raadplegen :
http://www.publicprocurement.be/fr/documents/specifications-e-procurement
Gelieve steeds de nodige testen te verrichten aan de configuratie om onaangename verassingen tijdens de
publieke zitting te vermijden. Controleer zeker de internetverbinding en controleer zeker je accountgegevens
voor de applicatie.
3 / 12
3 Een dossier voorbereiden
Wanneer je in e-Notification een publicatie hebt gemaakt waarbij je e-Tendering hebt geactiveerd, wordt er in
e-Tendering automatisch een dossier gecreëerd.
Dit dossier is echter niet automatisch zichtbaar voor ondernemingen: je moet eerst in e-Tendering naar het
dossier gaan, de parameters controleren, aankopers associëren en tenslotte het dossier activeren.
3.1 Parameters
In een e-Tendering dossier zijn verschillende
parameters beschikbaar:
o Enkel hashcode opladen toegestaan : Indien “ja”, dan kan een inschrijver er voor kiezen om enkel de hashcode van een document op te laden (en te tekenen) maar niet het document zelf. Het document dient dan vóór de openingszitting fysiek bij de Aanbestedende Overheid gebracht te worden (onder dubbele omslag) of, in geval van dubbele zending, opgeladen te worden nadien (zie ook dubbele zending).
o Dubbele zending :
Indien de opdracht zich binnen het kader van de wet Defensie en Veiligheid bevindt en deze optie is geactiveerd, kan de inschrijver er voor kiezen om voor de uiterste indieningsdatum enkel de hashcode van zijn documenten op te laden. Na de opening, beschikt de inschrijver over een periode van 24 uur om al zijn documenten op te laden in de applicatie.
Indien de opdracht geen deel uitmaakt van de wet Defensie en Veiligheid, wordt deze optie niet toegelaten.
4 / 12
o Uiterste indieningsdatum : Deze datum komt overeen met de “Ultieme datum voor het indienen van offertes of aanvragen tot deelneming.” Ze definieert de datum (en het uur) waarna inzendingen niet meer geaccepteerd kunnen worden
o Minimum aantal aankopers voor opening : Het minimum aantal aankopers dat hun akkoord dient te geven voor het elektronisch openen.
o Aantal percelen : Het aantal percelen waaruit de opdracht bestaat.
o Varianten toegestaan : Indien “ja” kunnen varianten worden ingediend voor deze opdracht.
o Prijzen opgeven : Indien “ja” gaat het hier om een aanbesteding en zullen de (totaal)prijzen (per lot) worden opgenomen in het PV van opening.
o Handtekening verplicht:
Indien “nee” zullen alle opties en informatie
betreffende de elektronische handtekening van
de offerte/aanvraag tot deelname voor je dossier
worden geactiveerd.
Indien “ja” wordt het dossier op de klassieke
manier geconfigureerd. De indieners zullen
knoppen tot hun beschikking hebben om hun
offerte/aanvraag tot deelname elektronisch te
ondertekenen of een getekend indieningsrapport
op te laden.
5 / 12
o Elektronisch inschrijvingsformulier beschikbaar: Indien “ja” dient de inschrijver het elektronisch inschrijvingsformulier in te vullen alvorens het indieningsrapport te handtekenen. Het elektronisch inschrijvingsformulier bevat de belangrijkste bedrijfsgegevens, en eventueel informatie i.v.m. loten (als er meerdere loten zijn) en prijzen (als ‘prijzen opgeven’ toegestaan is).
o Ontvangst van offertes/aanvragen tot deelneming automatisch sluiten: Deze parameter laat toe om de openingsmethode van je dossier te definiëren. Indien je wilt dat je dossier automatisch door de applicatie wordt gesloten op de uiterste indieningsdatum selecteer dan “Ja”. Indien je de sluiting handmatig wilt uitvoeren, selecteer “Nee”.
o Richtlijnen voor indiening: Op de parameter pagina vind je ook een tekstvak waar je eventueel richtlijnen voor indiening kan ingeven. Deze richtlijnen zijn zichtbaar voor de ondernemingen die willen deelnemen aan het dossier.
6 / 12
3.2 Aankopers associëren
Op deze pagina kan je collega aankopers van buiten de
eigen organisatie associëren met het dossier, zodat ook
zij er toegang tot hebben, bijvoorbeeld om te assisteren
bij het openen van het dossier.
De personen die je wil associëren moeten wel
geregistreerd zijn in het centrale gebruikersbeheer van
e-Procurement.
Klik op “Externe aankopers zoeken” en selecteer de
gewenste personen.
3.3 Dossier activeren
Als je alle parameters gecontroleerd en eventueel
aangepast hebt, moet je het dossier ten slotte ook
activeren, zodat het zichtbaar wordt voor inschrijvers.
Klik op het tabblad “Beschrijving” op de knop “Dossier
activeren”.
Deze controle en activatie moeten zo snel mogelijk na de publicatie uitgevoerd worden want zolang een
dossier niet geactiveerd is, is het niet zichtbaar voor inschrijvers!
7 / 12
4 Hoe verloopt een openingssessie in de praktijk?
4.1 De sluiting van het dossier
De applicatie e-Tendering laat toe om in de parameters te definiëren op welke manier een dossier gesloten dient
te worden. (zie paramater “Automatische sluitingsdatum”)
Deze keuze moet door de aanbestedende overheid worden gemaakt met inachtneming van de gelijke
behandeling van de indieners.
Afhankelijk van het type sluiting, zijn er twee scenario’s mogelijk :
Handmatige sluiting
In dit scenario verloopt het beheer van het dossier zoals
vandaag reeds het geval is. Op de uiterste dag en
tijdstip van indiening verschijnt het tabblad “Openen”.
Om de ontvangst van offertes / aanvragen tot
deelneming handmatig te sluiten, dient de
aanbestedende overheid te klikken op de knop
“Openen”. Pas vanaf dat moment zullen inschrijvers
geen verdere handelingen meer kunnen stellen en krijgt
het dossier de status “gesloten” (voorheen was dit de
status “voor geopend verklaard”).
Indien de dossierparameters van het dossiers zo zijn
ingesteld dat er slechts één persoon nodig is om te
openen zal het decrypteren van de aanvragen tot
deelneming/offertes automatisch plaatsvinden na de
manuele sluiting. Indien dit niet op die manier is
geconfigureerd zal de applicatie wachten tot het
vereiste aantal personen deze opening binnen dezelfde
minuut bevestigt.
Eenmaal de documenten zijn gedecrypteerd zal het
dossier net zoals vroeger de status “geopend” krijgen.
Automatische sluiting
In dit scenario zal e-Tendering de ontvangst van
offertes / aanvragen tot deelneming automatisch
sluiten op de uiterste dag en tijdstip van indiening,
waardoor deelnemers geen verdere handelingen
meer zullen kunnen stellen op het dossier. Vanaf dat
moment krijgt het dossier de status “Gesloten”.
Meteen zal ook het tabblad “Openen” verschijnen om
de ingediende documenten te decrypteren. De
aanbestedende overheid moet vervolgens op de knop
“openen” klikken in dit tabblad om de decryptie doen
starten. Standaard kan één enkele persoon deze
decryptie uitvoeren. Indien je echter hebt ingesteld
dat de opening met meerdere gebruikers dient te
gebeuren moet iedere vereiste gebruiker binnen
dezelfde minuut op de knop “openen” klikken om de
decryptie te doen starten.
Eenmaal de documenten zijn gedecrypteerd zal het
dossier net zoals vroeger de status “geopend” krijgen.
8 / 12
4.2 Het decrypteren van de
documenten
De aanbestedende overheid meldt zich aan in e-
Tendering en navigeert naar het dossier. Hij toont het
scherm met de details van het dossier.
In het tabblad “Details” wordt steeds de tijd op de
server weergegeven. Vink “automatisch vernieuwen”
aan om de weergegeven tijd regelmatig te laten
vernieuwen. Je kan dit ook manueel doen via de F5
toets van uw toetsenbord, of via de ‘refresh’ of
‘vernieuw’ knop van uw browser.
Wanneer de datum en tijd van opening verstreken zijn,
zal een nieuw tabblad “ Openen “ verschijnen.
Indien het een handmatige sluiting betreft verklaart
de aanbestedende overheid de zitting voor geopend
en klikt tegelijkertijd op de knop “Openen”.
Er verschijnt een venster waarin moet bevestigd
worden dat het dossier voor gesloten wordt
verklaard.
Zodra de voorzitter op “OK” klikt, is het dossier
gesloten en kunnen inschrijvers geen enkele
handeling meer uitvoeren op het dossier.
Indien het een automatische sluiting betreft,
verschijnt er geen venster ter bevestiging omdat de
sluiting reeds automatisch heeft plaatsgevonden. De
eerste klik op de knop “openen” activeert meteen de
decryptie.
Indien, afhankelijk van de instellingen van het dossier,
meerdere aankopers vereist zijn om te openen
klikken deze deelnemers vervolgens, binnen dezelfde
minuut, op de knop “Openen”.
9 / 12
Tijdens het openingsproces worden alle documenten
gedecrypteerd, gescand op virussen en wordt de
handtekening – voor zover mogelijk – gevalideerd.
Terwijl het proces loopt, kunnen al enkele papieren
offertes worden geopend.
Elk document kan apart gedownload worden. Het is
echter gemakkelijker om dit later, na de sessie, te doen
en nu meteen over te gaan tot het opstellen van het PV
van Opening.
Op het tabblad offertes worden alle elektronisch
ingediende offertes opgesomd. Als je op de naam van
een onderneming klikt, zie je ook de documenten die
ze heeft ingediend.
Een groen of oranje vinkje geeft aan of het al dan niet
nodig is om de verschillende elementen van de
indiening op geldigheid te controleren (handtekening,
indieningstijdstip, …)
10 / 12
4.3 PV van opening
Nu kan het PV van opening worden gegenereerd .
Klik daarvoor in het tabblad “PV Opening” op “Genereer
PV van Opening”. Een nieuw venster opent zich.
Per elektronische offerte kan nu het offerteformulier
worden gedownload (de inhoud niet projecteren! )en
per papieren offerte kan het offerteformulier worden
geopend.
Indien het elektronisch indieningsformulier werd
gebruikt, zullen de gegevens hiervan automatisch in het
PV ingevuld worden.
Voor de elektronische offertes volstaat het de gegevens
die reeds aanwezig zijn in het PV van opening te
controleren of aan te vullen.
Voor elke papieren offerte dient een nieuwe sectie
“Papieren Offerte” toegevoegd worden. De velden in
deze sectie kunnen dan worden ingevuld.
Er is geen verplichting alle velden in te vullen. Er
werden genoeg velden voor commentaar voorzien waar
opmerkingen kunnen worden ingevuld.
Als het PV volledig is ingevuld kan men overgaan tot
het indienen, handtekenen en publiceren van het PV.
Deze functies bevinden zich steeds onderaan het PV.
De eerste stap (“PV afronden”) zorgt ervoor dat het
PV niet meer kan gewijzigd worden. Het is
vergrendeld en alle andere gebeurtenissen of
opmerkingen moeten daarna in een tweede PV
worden ingediend.
Het systeem zal nu vragen hoe het PV moet
gepubliceerd worden:
o ‘Voor iedereen zichtbaar’: iedereen kan het
PV opzoeken en raadplegen
o ‘Voor iedereen onzichtbaar’: enkel de
aankopers verbonden aan het dossier kunnen
het PV opzoeken en raadplegen
o ‘Zichtbaar voor inschrijvers’: enkel de
11 / 12
inschrijvers die een offerte ingediend hebben
voor dit dossier, zullen het PV kunnen
raadplegen.
De tweede stap is het tekenen van het PV. Onderaan
het PV kan u – na uitvoeren van stap 1 – de knoppen
“aantal handtekeningen” of “nu plaatsen” vinden.
Bij “nu plaatsen” wordt het PV direct gepubliceerd,
volgens de optie voor zichtbaarheid die werd
gekozen. Daarna is het niet meer mogelijk om het PV
te tekenen.
Bij de optie “aantal handtekeningen” zal het systeem
vragen hoeveel handtekeningen op het PV moeten
geplaatst worden. Daarna worden de verschillende
mogelijkheden voor het manueel tekenen
weergegeven. Via deze methode kunnen zowel
voorzitter, assistenten als aanwezigen het PV
elektronisch tekenen op voorwaarde dat ze gebruik
kunnen maken van één van de voorgestelde
mogelijkheden.
Na het tekenen moet de optie “nu plaatsen” gebruikt
worden om het PV te publiceren, volgens de optie
voor zichtbaarheid die werd gekozen.
Na de openingssessie kan je het hele dossier
downloaden met alle offertedocumenten, het PV van
opening ( in XML formaat weliswaar ) en de details van
het dossier.
Daartoe klik je op de knop “Download alle
documenten” in het tabblad “Beschrijving”.
Via het tabblad “Logboek” kan je een overzicht
downloaden van alle handelingen die gebruikers op het
dossier hebben uitgevoerd.
12 / 12
5 Vragen?
Wetstraat 51, 1040 Brussel
02/790.52.00
Bezoek ons op
www.publicprocurement.be
Website e-Tendering:
https://eten.publicprocurement.be
Federale Dienst e-Procurement,
FOD Beleid en Ondersteuning
