Chương 1

TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2003

1.1. Giới thiệu:

Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản, trực quan nhất trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu chạy trên nền MS Access.

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel;

Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (Development Tools) giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ

MS Access 2003 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thông qua query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic.

Để sử dụng MS Access 2003 bạn cần có 1 máy tính PC có cấu hình hệ thống như sau:- Bộ xử lý Pentium trở lên.- Bộ nhớ RAM tối thiểu 16 MB- Hệ điều hành Windows XP hoặc mới hơn.- Đĩa cứng tối thiểu 200 MB.

1.2. Khởi động Access: Để khởi động MS Access ta có thể dùng các cách sau.

Cách 1: Double click vào shortcut của Access trên màn hình Destop.

Cách 2: Chọn menu Startchọn Programs Microsoft officeMicrosoft office Access 2003 xuất hiện màn hình khởi động như hình

1

1.3. Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng: Chọn lệnh File New …

Trong khung file new Chọn mục Blank Database…

Xuất hiện cửa sổ File new DataBase

Trong mục save in: chọn vị trí lưu tập tin cơ sở dữ liệu Trong mục file name: Nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu (có phần mở rộng là

MDB)

Click nút create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu.

2

1.4. Tạo cơ sở dữ liệu bằng wizard

Database Wizard sẽ giúp bạn tạo ra CSDL mới một cách tự động dựa trên các CSDL mẫu sẵn có của Access. Tuy nhiên, các chương trình này dựa trên các chương trình mẫu do Access cung cấp. Công việc của chương trình cũng như giao diện bằng tiếng Anh không phù hợp mấy với nhu cầu quản lý của người Việt Nam Do đó, phần trình bày này mang tính tham khảo.

Tại cửa sổ khởi động của access Chọn file New

Trong khung file new, tại mục Template chọn On my computer

Trong cửa sổ Template, chọn tab Databases Chọn một sơ sở dữ liệu mẫu (Inventory Control để tạo CSDL quản lý xuất

nhập hàng hóa) OK

Xuất hiện cửa sổ File new DataBase

3

Trong mục save in: chọn vị trí lưu tập tin cơ sở dữ liệu

Trong mục file name: Nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu

Click nút create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu.

Hộp thoại Database Wizard giới thiệu nội dung CSDLNext.

Hộp thoại hiển thị danh sách các Table hiện trong cơ sở dữ liệu. Chọn vào từng Table cụ thể, khung bên phải hiển thị danh sách các Field tương ứng. Nếu muốn bỏ đi Field nào bạn không check vào ô đó Next. (Các Table trong Database này liên quan đến việc quản lý hàng hóa của công ty. Nên chọn tất cả, sau này nếu không sử dụng thì sẽ bỏ)

Hộp thoại tiếp theo hiển thị các dạng form mẫu, chọn một mẩu Next . Tiếp theo là danh sách các mẫu Report mẫu, bạn chọn một mẫu Next

4

Nhập tiêu đề cho CSDL, Access đặt tên mặc định là Inventory Control

Nếu muốn khởi động cơ sở dữ liệu ta chọn Yes, start the database. Click nút Finish để kết thúc

1.5. Mở một database đã có:Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau:Cách 1:

Tại cửa sổ khởi động, chọn menu File Open… Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mởOpen

Cách 2: Double click vào tên tập tin cần mở

1.6. Thoát khỏi access:Khi không làm việc với Access, hãy thoát khỏi Access bằng một trong các cách:

Chọn menu File Exit Nhấn tổ hợp phím Alt + F4;

5

Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.

1.7. Các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu trong Access

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp những số liệu liên quan đến một mục đích quản lý, khai thác dữ liệu nào đó, CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần sau đây:

1.7.1. Bảng (TABLE):Table là thành phần quan trọng nhất của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu. Do đó đây là đối tượng phải được tạo ra trước. Bên trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng.

1.7.2. Truy vấn (QUERY):Query là công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu. Người sử dụng có thể sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE để thao tác trên dữ liệu.

1.7.3. Biểu mẫu (FORM): Form là công cụ để thiết kế giao diện cho chương trình, dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu. Biểu mẫu giúp thân thiện hóa quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiện thị dữ liệu.

1.7.4. Báo cáo (REPORT):Report là công cụ giúp người dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trước và có thể in ra màn hình hoặc máy in.

1.7.5. Tập lệnh (MACRO):6

Macro là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác được qui định trước. Tập lệnh của Access có thể được xem là một công cụ lập trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể.

1.7.6. Bộ mã lệnh (MODULE):Là công cụ lập trình trong môi field Access mà ngôn ngữ nền tảng của nó là ngôn ngữ Visual Basic for Application. Đây là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn tập lệnh, giúp tạo ra những hàm người dùng tự định nghĩa. Bộ mã lệnh thường dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp.

1.8. Làm việc với các đối tượng trong cửa sổ cơ sở dữ liệu:Để làm việc trên đối tượng, ta chọn đối tượng trên thanh object, các thành viên của đối tượng sẽ hiện ra trong phần bên phải của cửa số database như hình.

Để tạo thêm một đối tượng mới: Click nào nút New trên thanh Menu của cửa số.

Để thiết kế lại một đối tượng: Click chọn đối tượng cần thiết kế lại, click nút Design trên thanh Menu của cửa sổ database để thiết kế lại.

Để xem nội dung trình bày của một đối tượng: Click chọn thành viên cần xem, Click vào nút Open (hoặc Preview, Run tùy ý đối tượng ) để xem nội dung.

1.9. Quản lý các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu Access Access quản lý cơ sở dữ liệu theo nhóm các đối tượng. Để thao tác lên từng thành viên của các đối tượng, Ta chọn đối tượng sau đó thực hiện thao tác.

1.9.1. Xóa một đối tượng. Click phải chuột trên đối tượng cần xóa,

7

Thanh object

Chọn mục delete trên Menu Popup Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete. Hoặc nút trên thanh công cụ.

1.9.2. Đổi tên đối tượng Click phải chuột trên đối tượng, chọn rename. Nhập tên mới.

1.9.3. Sao chép một đối tượng Click phải chuột lên thành viên cần chép Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard. Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ database Nhập tên cho đối tượng sao chép. Đối với kiểu đối tượng Table, ta có thể

lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép

o Structure only: Sao chép cấu trúco Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu

o Append Data to Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng đang tồn tại.

1.9.4. Xuất dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác.Có thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel, hoặc dBase (giống như FoxPro)…

Click chuột phải lên thành viên cần chép dữ liệu sang ứng dụng khác, chọn mục Export

Xuất hiện cửa sổ Export … to… Trong mục Save as type: chọn loại ứng dụng muốn xuất dữ liệu Click nút Export.

8

1.9.5. Chép dữ liệu từ ứng dụng khác vào cơ sở dữ liệu Access hiện hành Click phải trong cửa sổ databases Chọn Import. Trong cửa sổ Import, tại mục files of type chọn loại ứng dụng cần sao

chép dữ liệu Chọn đối tượng chứa dữ liệu cần sao chépClick nút Import.

Nếu chép dữ liệu từ cơ sở dữ liệu access khác sang cơ sở dữ liệu access hiện hành thì tại cửa sổ import ta chọn cơ sở dữ liệu chứa dữ liệu cần sao chép click nút Import.

9

Trong cửa sổ Import Objects, chọn đối tượng cần sao chépOK Nếu chép dữ liệu từ Excel thì trong cửa sổ Import, tại mục Files of type, ta

chọn loại ứng dụng Excel Chọn tập tin Excel cần chép Import Ở bước 1, chọn Show WorkSheet, nếu có nhiều WorkSheet thì phải chỉ

định WorkSheet chứa dữ liệu cần sao chépNext

Bước 2: đánh dấu check vào mục First row contains column headingsNext

10

Bước 3: chọn bảng chứa dữ liệu sao chép In new table: chép vào một bảng mới In an Existing table: chép vào một bảng đã có.

Chọn xong Next Bước 4: Chỉ định field làm chỉ mụcNext

Bước 5: Chọn cách chỉ định khóa chính cho bảng Let Access add primary key: Access tự chỉ định khóa chính Choose my own primary key: người sử dụng tự tạo khóa No primary key: không tạo khóa

Chọn xong Next Bước 6: Nhập tên cho bảng Finish kết thúc qua trình Import.

11

Chức năng Link Tables: tương tự như chức năng import, chức năng Link Tables dùng để chép dữ liệu từ ứng dụng khác sang cơ sở dữ liệu hiện hành, nhưng khi dữ liệu nguồn thay đổi thì dữ liệu đích cũng thay đổi theo và ngược lại.

Cách thực hiện: Trong cửa sổ làm việc, chọn menu FileLink Tables hoặc click chuột

phải trong cửa sổ database chọn Link Tables.

Trong cửa sổ Link chọn tập tin dữ liệu cần chép liên kết click nút Link

Chọn đối tượng cần sao chép OK

12

1.10. Bảo vệ cơ sở dữ liệu1.10.1. Tạo password:

Để bảo vệ cơ sở dữ liệu, access cung cấp một chức năng để tạo password cho cơ sở dữ liệu. Cách thực hiện như sau:

Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách Tại cửa sổ khởi động access chọn File Open Trong cửa sổ open, chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần tạo

password. Tại nút open, chọn open Exclusive

Trong cửa sổ database chọn menu Tools security Set Database Password.

13

Nhập password 2 lần OK

1.10.2. Hủy password Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive Trong cửa sổ Database, chọn menu Tools security UnsetDatabase

Password Nhập Password OK

14

Chương 2

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆUXây dựng cơ sở dữ liệu là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng dụng trên Access. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng.

2.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu AccessMột cơ sở dữ liệu Access bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý.

Ví dụ:

Một cơ sở dữ liệu Quản lý sinh viên bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA được kết nối nhau một cách phù hợp phục vụ việc lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý sinh viên. Cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên trong Access được mô tả như sau:

2.2. Bảng dữ liệu (Table)2.2.1. Khái niệm:

a. Bảng (Table): Là thành phần cơ bản trong cơ sở dữ liệu của MS Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất, dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng đang quản lý. Một bảng gồm có nhiều cột (field) và nhiều hàng (record)

b. Field : Mỗi field (field hoặc cột) trong một bảng chỉ chứa một loại dữ liệu duy nhất, nó lưu trữ một thuộc tính của đối tượng.Trong một bảng phải có ít nhất một field.

Ví dụ:

Bảng SINHVIEN, lưu trữ thông tin của đối tượng sinh viên, gồm các field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP.

15

c. Record: Là một thể hiện dữ liệu của các field trong bảng. Trong một bảng có thể có không có record nào hoặc có nhiều record. Trong một bảng thì dữ liệu trong các record không được trùng lắp

2.2.2. Khóa chính (Primary key)Khóa chính của một bảng là một hoặc nhiều field kết hợp mà theo đó Access sẽ xác định một record duy nhất trong bảng. Dữ liệu trong field khóa chính không được trùng và không rỗng. Thông thường, trong mỗi bảng nên có khóa chính để tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu và để MS Access tự động kiểm tra ràng buộc dữ liệu khi người dùng nhập liệu.

Ví dụ: trong bảng sinh viên Mã sinh viên xác định một sinh viên duy nhất.

Khi một field hoặc nhiều field kết hợp được chỉ định là khóa chính thì Access sẽ tự động tạo chỉ mục cho chúng.

Khi nhập dữ liệu, Access sẽ tự động kiểm tra khóa chính và không cho phép trùng lắp, và không rỗng

2.2.3. Khóa ngoại (Foreign key)Khóa ngoại hay khóa ngoài là một field hay một nhóm field trong một record của một bảng, trỏ đến khóa chính của một record khác của một bảng khác. Thông thường, khóa ngoại trong một bảng trỏ đến khóa chính của một bảng khác.

Dữ liệu trong field khóa ngoại phải tồn tại trong field khóa chính mà nó trỏ tới

Ví dụ

16

Khóa chính

Field TENSV

Record

Khóa ngoại dùng để tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu

2.2.4. Cách tạo bảngThiết kế bảng bằng design: Trong cửa sổ database, chọn object Tables, double click lệnh create table in

design view hoặc click nút New chọn Design viewOK. Xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần:

Field Name: tên field. Data Type: là kiểu dữ liệu cần lưu trữ Description: Nhập chú thích cho tên field (không bắt buộc) Field Properties: là phần mô tả các thuộc tính của Field. General: là phần định dạng dữ liệu cho field trong cột Field Name. Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field .

Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:17

Khóa ngoại Khóa chính

Nhập tên field trong cột field Name, chấp nhận khoảng trắng, không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Nên nhập tên theo tiêu chí: Ngắn gọn, dễ nhớ, gợi nghĩa, và không có khoảng trắng.

Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type

Chú thích cho filed trong cột description.

Chỉ định thuộc tính cho field trong khung field properties.

Xác định khóa chính cho bảng bằng cách đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng thời làm khóa), click nút primary key trên thanh công cụ hoặc chọn menu Edit Primary key.

Click vào nút trên thanh công cụ chuẩn (Standard) hoặc vào Menu File -> Save hoặc sử dụng phím nóng Ctrl-S để lưu lại cấu trúc của bảng.

Nhập tên cho Table trong hộp thoại Save as như hình 2.3 (trong field hợp Table mới tạo, chưa đặt tên).

Lưu ý: Nếu bảng chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo

Nhấn nút Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khoá chính cho bảng.

18

Khóa chính

Nhấn nút No để lưu mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau. Nhấn nút yes để Access tự tạo khoá chính có tên là ID, kiểu

Autonumber.

2.2.5. Các kiểu dữ liệu (Data Type)Trong access mỗi field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:

Data TypeKiểu dữ liệu Dữ liệu Kích thướcText Văn bản Tối đa 255 ký tựMemo Văn bản nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65.535 ký tự

Number

Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực). Đối với kiểu số thực việc sử dụng dấu thập phân và dấu phân cách tuỳ thuộc vào môi field Window.

1, 2, 4, hoặc 8 byte

Date/Time

Kiểu ngày tháng năm. Access sẽ hiểu kiểu dữ liệu nhập vào đúng với định dạng trong môi field Window. Nếu nhập không đúng thì Access tự động báo lỗi không tương thích kiểu.

8 byte

Currency Kiểu tiền tệ. Ký hiệu mặc nhiên là $. 8 byte

AutoNumberAccess sẽ tự động tăng tuần tự hoặc ngẩu nhiên khi một mẩu tin mới được tạo

4 byte

Yes/noKiểu luận lý (Boolean). Dữ liệu kiểu này chỉ nhận 1 trong 2 giá trị: đúng(yes) và sai( no)

1bit

OLE Object Đối tượng của các phần mềm khác Tối đa 1 GBHyperLink Tham chiếu đến trang Web

Lookup Wizard

Thường nhận giá trị từ một bảng khác hoặc 1 danh sách  giá trị định trước.

Lưu ý:

Để thay đổi những định dạng mặc định của các kiểu dữ liệu trong môi field Window, chọn Start Setting Control Panel Regional and Language options Customize.

Tab Number để thay đổi định dạng số như dấu thập phân, phân cách hàng ngàn…

Tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày tháng như dd/mm/yy,… Tab Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ.

19

2.2.6. Các thuộc tính của Fielda. Field Size ( kích thước ):

Quy định kích thước của field , tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu. Chỉ có hiệu lực với các cột có kiểu là Text hoặc Number.

Đối với kiểu dữ liệu text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc định là 50 ký tự.

Đối với kiểu dữ liệu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự. Đối với kiểu dữ liệu Number: kiểu Number bao gồm một số kiểu con,

giới hạn kích thước kiểu Number chính là xác định kiểu con.

Field size Miền giá trị Số lẻ tối đaByte 0- 255 0Integer -32768- 32767 0Long integer - 214783648 – 214783647 0Single -3.4×1038- 3.4×1038 7Double -1.79×10308-1.79×10308 15Decimal -1028-1 – 1028-1 20

b. Decimal Places: Quy định số chữ số thập phân (chỉ sử dụng trong field hợp số dạng single, double). Đối với kiểu Currency, Fixed, Percent luôn luôn decimal places là 2

c. Format:

20

Quy định dạng hiển thị  của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in, phụ thuộc vào kiểu dữ liệu. Có thể chọn các định dạng do Access cung cấp sẵn hoặc tạo một chuỗi ký tự định dạng riêng.

Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Text

Ký tự định dạng Tác dụng@ Chuỗi ký tự> Đỗi toàn bộ ký tự ra chữ hoa< Đổi toàn bộ ký tự ra chữ thường“chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy\<ký tự> Ký tự nằm sau dấu \[Black]  [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan]

Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)

Ví dụ:

Định dạng Dữ liệu nhập Hiển thị@@@-@@-@@@ 12345678 123-45-678> Lý Tự Trọng LÝ TỰ TRỌNG< Lý Tự Trọng lý tự trọng

Định dạng dữ liệu kiểu  number Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn

Ký tự Tác dụngGeneral Number Hiển thị đúng như số nhập vàoCurrency Có dấu phân cách , dấu thập phân và ký hiệu tiền tệ

FixedHiển thị giống như cách định dạng trong Regional Settings của Windows Control Panel, phần số lẻ thập phần phụ thuộc vào Decimal

Standard Giống như dạng Fix, nhưng có dấu phân cách hàng ngàn.

Percent Hiển thị số dạng phần trăm (%)Scientific Hiển thị số dạng khoa học

Ví dụ:

Dạng Dữ liệu nhập vào Hiển thịGeneral Number 1234.5 1234.5Currency 1234.5 $1,234.50Fixed 1234.5 1234.5Standard 1234.5 1,234.5Percent 0.123 12.30%Scientific 1234.5 1.23E+03

Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số:

Ký tự Tác dụng21

.(period) Dấu chấm thập phân,(comma) Dấu phân cách ngàn0 Số (0-9)# Số hoặc khoảng trắng (blank)$ Dấu $% Phần trămE+ E- e+ e- Số dạng khoa họcKhoảng trắng (blank) Khoảng trắng“Chuỗi văn bản” Chuỗi văn bản\<Ký tự> Ký tự nằm sau dấu \[Black]  [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan]

Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)

Định dạng dữ liệu kiểu Data/Time: Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn:

Dạng Hiển thị Ví dụ General Ngày, Giờ 12/09/2002, 07:30:45 PMLong Date Thứ, Ngày tháng, Năm Firday, 12 September, 2002Medium Date Ngày-Tháng-Năm 12-09-02Short Date Ngày/Tháng/Năm 12/09/02Long Time Giờ: Phút: Giây AM/PM 07:56:53 AMMedium Time Giờ: Phút AM/PM 07:59 AMShort Time Giờ: Phút 08:03 Các ký tự định dạng:

Ký tự Định dạng: (colon) Dấu phấn cách giờ/dấu phân cách ngày Dấu phân cách ngàyd Ngày trong tháng (1-31)dd  Ngày trong tháng (01-31)ddd Ngày trong tuần ( Sun-Sat)dddd Ngày trong tuần ( Sunday-Saturday)w Ngày trong tuần (1-7)ww Tuần trong name ( 1-54 )m Tháng (1-12)mm Tháng (01-12)mmm Tháng (Jan-Dec)mmmm Tháng (Januray-December)q Quý trong năm (1-4)y Ngày trong năm (1-336)yy Năm (01-99)yyyy Năm (0001-9999)h Giờ (0-23)

22

n Phút (0-59)nn Phút (00-59)s Giây (0-59)ss Giây (00-59)AM/PM, am/pm, A/P, AMPM Trước 12h hoặc sau 12 h

Định dạng dữ liệu kiểu Yes/No:

Định dạng Ý nghĩaYes/No Đúng/SaiTrue/Fasle Đúng/SaiOn/Off Đúng/Sai

Chuỗi ký tự định dạng kiểu yes/no gồm 3 phần: First; Second; Third

First: bỏ trống, định dạng trong mục này không ảnh hưởng đến dữ liệu kiểu Yes/No. Tuy nhiên ta luôn để dấu chấm phẩy (;) cho mục chọn này.

Second: field hợp nội dung field mang giá trị đúng. Third: field hợp nội dung field mang giá trị sai.

Ví dụ:

Chuỗi định dạng Hiển thịField hợp True Field hợp Fasle

; “Nam”; “Nữ” Nam Nữ; “Biên chế”; “ ” Biên chế

d. Input Mask (mặt nạ nhập liệu): Quy định khuôn định dạng dữ liệu. Người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo đúng định dạng đó.

Chú ý: khi quy định Input Mask cho bảng, các qui định này sẽ được áp dụng cho cả biểu mẫu ( Form ), truy vấn (Query), báo cáo (Report). Nếu chỉ muốn áp dụng cho riêng biểu mẫu hoặc báo cáo thì qui định Input Mask cho riêng biểu mẫu hay báo cáo đó.

Những field cùng lúc qui định thuộc tính Format và Input Mask, Access sẽ hiển thị theo dạng qui định trong Format khi hiển thị dữ liệu. Tuy nhiên nếu điều chỉnh dữ liệu thông qua biểu mẫu, Access lại dùng dạng thức qui định trong Input Mask.

Các ký tự dùng định dạng trong Input Mask

Ký tự Ý nghĩa

23

0 Vị trí bắt buộc nhập, ký tự số từ 0-9, không cho phép nhập dấu9 Không bắt buộc nhập, ký tự số hoặc khoảng trắng, không cho

phép nhập dấu# Không bắt buộc nhập, số 0-9, khoảng trắng, dấu + -L Bắt buộc nhập, ký tự chữ.? Không bắt buộc nhập, ký tự A-ZA Bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc sốa Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số& Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳC Không bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ. , Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn. Tùy thuộc vào định dạng

của Windows/ : Dấu phân cách ngày, giờ. Tùy thuộc vào định dạng của

Windows< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ nhỏ (thường)> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ  lớn (hoa)! Dữ liệu ghi từ  phải sang trái (canh phải)

\<ký tự> Ký tự theo sau dấu \ sẽ được đưa thẳng vào dữ liệuPassword Nhập dữ liệu kiểu mật khẩu (chỉ hiển thị dấu *)

Ví dụ

Input Mask Dữ liệu> L0L0L0 T2A3B4>L<?? Mai

e. Tạo field Lookup Wizard:Một lookup field cho phép bạn nhập dữ liệu cho field từ một danh sách giá trị. Có hai cách để lookup field có thể nhận giá trị từ một danh sách các giá trị.

Từ một danh sách các giá trị mà do bạn tự nhập vào, ví dụ, bạn có thể nhập giá trị “N”, “X”, “C”, “T” cho field LOAIHD

Từ một danh sách các giá trị trong một bảng hoặc một query, ví dụ thay vì nhập dữ liệu cho field MAKH trong bảng hóa đơn thì ta có thể chọn MAKH trong danh sách hàng của bảng KHACHHANG

Cách tạo:

Trong cửa sổ thiết kế bảng, tại field muốn tạo Lookup Wizard, cột Data type chọn Lookup Wizard

Ví dụ: tạo field MAKH trong bảng HOADON lookup từ field MAKH trong bảng KHACHHANG. Tại field MAKH chọn Lookup Value trong cột Data Type

24

Xuất hiện cửa sổ Lookup Wizard, với hai tùy chọn là hai cách tạo danh sách cho lookup field.

Nếu chọn dữ liệu nguồn cho field bằng cách lấy giá trị từ bảng hoặc query khác thì chọn tùy chọn thứ nhất và click next

Chọn bảng hoặc query cung cấp giá trị cho lookup field, click next

Chọn field chứa danh sách giá trị cho lookup field, click next

25

Chọn field field sắp xếp, click next

Nếu tạo dữ liệu nguồn cho field bằng cách tự nhập giá trị thì chọn tùy chọn hai và click next.

Nhập giá trị cho danh sách, click next

Nhập tiêu đề cho field và click finish để kết thúc.

26

f. Validation rule (Quy tắc hợp lệ): Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập liệu. Nếu dữ liệu không thỏa điều kiện cho trước, Access xuất hiện trên màn hình một thông báo chứa dòng văn bản quy định ở Validation text. Trong validation rule có các phép toán sau:

Phép toán so sánh: > , < , >=,  <=, =,  <> Phép toán quan hệ: or; and; not Phép toán về chuỗi: toán tử Like (giống như).Có thể sử dụng toán tử Like

kèm với các ký  tự thay thế như: Dấu *: thay thế tất cả các ký tự. Dấu #: thay thế các ký tự số. Dấu ?: thay thế ký tự tại vị trí có dấu ?.

g. Validation text (Thông báo lỗi):Chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào không thoả điều kiện của Validation Ruler, chuỗi trong validation text có độ dài tối đa 255 ký tự.

h. Required (Yêu cầu):Có yêu cầu bắt buộc nhập dữ liệu cho một field hay có thể để trống.

i. AllowZeroLength:Quy định field có kiểu text hay Memo có thể có (yes) hoặc không có (no) chuỗi có độ dài Zero. Nếu field là field khoá thì thuộc tính này là No.

Chú ý:

Cần phân biệt field có giá trị null (trống chưa có dữ liệu) và một field chứa chuỗi có độ dài là zero (đó là chuỗi “”). Khi hiển thị ra màn hình cả hai có hình thức giống nhau.

j. Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp)Quy định thuộc tính Index để tạo chỉ mục đơn (chỉ mục trên một field).

Nếu chọn No thì không sắp xếp dữ liệu. Nếu chọn Yes (No Duplicates) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên field và

không cho phép các giá trị trùng nhau. Nếu chọn Yes (Duplicates Yes) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên field và

cho phép các giá trị trùng nhau.

k. Caption (tiêu đề/nhãn): Qui định nhãn là một chuỗi ký tự xuất hiện tại dòng tên field. Chuỗi này cũng xuất hiện tại tiêu đề của các điều khiển trong các biểu mẫu hoặc báo cáo. Nếu giá trị này bỏ trống thì Access sẽ lấy tên field làm tiêu đề.

l. Defaut value (giá trị mặc nhiên):Quy định giá trị mặc nhiên cho cột. Access sẽ  tự động gán giá trị này vào khi thêm mẩu tin mới. Người sử dụng có thể gán một biểu thức cho thuộc tính này.

2.2.7. Hiệu chỉnh cấu trúc của bảng:

27

Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View) bằng cách: Từ cửa sổ Database, chọn bảng muốn thay đổi cấu trúc, nhấn nút Design

Xoá một hoặc nhiều field:

Chọn cột muốn xóa, chọn Edit - Delete rows hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Delete columns trong menu tắt.

Chèn thêm field:

Chọn Insert – Insert Rows hoặc nhấn chuột phải, chọn Insert Row trong menu tắt.

Chuyển  đổi thứ tự vị trí các cột trong bảng.

Chọn cột muốn thay đổi vị trí, drag chuột để chuyển cột đó đến vị trí mới.

2.2.8. Cách nhập dữ liệu cho bảng: Trong cửa sổ Database chọn object Table chọn bảng muốn nhập hoặc

sửa dữ liệuclick Open. Hoặc double click vào tên bảng muốn mở. Bảng được mở ở chế độ nhập liệu (Chế độ Data Sheet view) Dữ liệu nhập vào phải thỏa mãn các thuộc tính của bảng và thuộc tính của

field nếu có. Nếu dữ liệu không thỏa mãn thì Access sẽ thông báo lỗi.    Các ký hiệu trên thanh chọn:

Mẩu tin hiện hànhMẩu tin trốngMẩu tin đang hiệu chỉnh hoặc nhập dữ liệu

Các phím thông dụng khi nhập dữ liệu:

Tổ hợp phím/phím

Tác dụng

Tab Sang ô bên cạnh (phải)Shift Tab Sang ô bên cạnh (trái)Home Đến đầu dòng End Về cuối dòngCtrl+Home Đến mẩu tin đầuCtrl+End Đến mẩu tin cuốiEnter Nhận dữ liệu và di chuyển con trỏ sang ô bên cạnhF2 Chuyển sang chế độ sửa nội dung ôCtrl’ Lấy giá trị tương ứng của mẫu tin phía trướcCtrl+Alt+Space Lấy giá trị mặc định (Default)Shift+F2 Phóng to/thu nhỏ ô đang sửaShift+Enter Lưu

Cách nhập liệu cho field kiểu OLE.

Chọn Insert - Object. Chọn Create New nếu muốn tạo đối tượng mới. Chọn Create from file nếu muốn lấy đối tương từ tập tin trên đĩa

(thường là hình ảnh) chọn file cần sử dụng.

28

2.2.9. Tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu:Sau khi thiết kế các bảng, ta được cấu trúc của các bảng, nhưng giữa các bảng chưa có các thông tin quan hệ với nhau. Do đó việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng sẽ giúp MS Access quản lý dữ liệu được hợp lý hơn và bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập dữ liệu.

Để thiết lập được quan hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu.

a. Các loại quan hệ: Trong Access tồn tại 2 kiểu quan hệ: quan hệ 1-1 (một-một) và quan hệ 1-n (một-nhiều)

Quan hệ 1-1: một record của bảng này sẽ liên kết với duy nhất một record của bảng kia và ngược lại.

Ví dụ:

Quan hệ 1-n: mỗi record của bảng 1 sẽ liên kết với một hoặc nhiều record của bảng n, ngược lại một record của bảng n chỉ liên kết với duy nhất một record trong bảng 1.

29

Ví dụ:

Thể hiện dữ liệu của quan hệ 1-n

b. Cách tạo quan hệ: Mở cửa sổ quan hệ (RelationShips) bằng cách chọn menu Tools

Relationships hoặc Cick vào nút  trên thanh công cụ.

Nếu là lần đầu tiên (CSDL chưa có quan hệ) thì hộp thoai Show Tables sẽ xuất hiện. Nếu không có cửa sổ Show Table thì Click vào nút  hoặc vào menu View Show Table.

Chọn bảng cần thiết lập quan hệ, click Add.

30

Bạn có thể cho hiển thị danh sách các bảng (click vào Tables), các truy vấn (Click vào Query) hoặc hiển thị cả Tables và Query (Click vào both)

Sau khi chọn xong các Table (Query) tham gia quan hệ, đóng cửa sổ Show Table

Drag chuột kéo field quan hệ từ bảng này sang bảng kia. (vd: Kéo field MaSV từ bảng SINHVIEN sang MaSV của bảng kết quả). Xuất hiện cửa sổ Edit RelationShips.

Chọn mục: Enforce Referential Integrity nếu muốn quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn. Quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹ sẽ đảm bảo các vấn đề sau:

Khi nhập dữ liệu, dữ liệu của field tham gia quan hệ ở bảng “nhiều” (bảng con) phải tồn tại trong bảng “một” (bảng cha). Ví dụ: muốn nhập một sinh viên cho bảng KETQUA thì MaSV đó phải tồn tại trong bảng SINHVIEN.

Không thể xóa những mẩu tin trong bảng “một” khi những mẩu tin trong bảng “nhiều” có quan hệ với mẩu tin bên “một

Nếu vi phạm các nguyên tắc trên thì Access sẽ không nhận dữ liệu và thông báo lỗi.

Chọn Cascade Update Related Field: cho phép bạn sửa giá trị khóa chính của mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi Access sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó vào các field tương ứng (có quan hệ) trên các bảng  “nhiều” (bảng con) của quan hệ.

Chọn Cascade Delete Related Records: cho phép bạn xóa mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi, Access sẽ tự

31

động xóa tất cả các mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con) của quan hệ nếu như những mẩu tin đó có liên quan với mẩu tin vừa xóa.

Lưu ý:

Nếu cả hai field tham gia liên kết đều là khóa chính, Access tự tạo ra quan hệ 1-1 (One to one): mỗi mẩu tin trong bảng này sẽ quan hệ với 1 và chỉ một mẩu tin trong bảng kia.

Nếu một bên là field khóa chính, bên còn lại là khóa ngoại, Access sẽ tạo quan hệ 1-nhiều (One to many): Mỗi mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) có quyền quan hệ với nhiều mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con), ngược lại mỗi mẩu tin trong bảng “nhiều” chỉ được quyền quan hệ với một mẩu tin trong bảng “một”.

c. Kiểu kết nối (Join type): Có 3 kiểu liên kết giữa các bảng:

1: Only include rows where the joined field from both tables are equal: đây là loại liên kết phổ biến nhất giữa hai bảng. Trong đó dữ liệu khi thể hiện trên bảng kết quả sẽ gồm những mẩu tin mà dữ liệu chứa trong field liên kết ở hai bảng phải hoàn toàn giống nhau. Liên kết này còn gọi là liên kết nội

2: Include all records from “bảng bên trái” and only those records from “bảng bên phải” where the joined fields are equal:  Trong kiểu liên kết này, Access sẽ thể hiện trên bảng kết quả toàn bộ dữ liệu trên ‘bảng bên trái” và chỉ những mẩu tin bên “bảng bên phải” có nội dung trong field liên kết giống field field tương ứng với “bảng bên trái”.

3: Include all records from “bảng bên phải” and only those records from “bảng bên trái” where the joined fields are equal:  Trong kiểu liên kết này, Access sẽ thể hiện trên bảng kết quả toàn bộ dữ liệu trên ‘bảng bên phải” và chỉ những mẩu tin bên “bảng bên trái” có nội dung trong field liên kết giống field field tương ứng với “bảng bên phải”.

Để chọn kiểu liên kết giữa hai bảng: từ cửa sổ Edit Relationships Click vào nút Join type để mở khung hội thoại Join Properties dùng để quy định thuộc tính của quan hệ.

Muốn xóa một quan hệ: Click đường quan hệ muốn xóa, bấm DEL.

Lưu ý:

32

Nếu nhập dữ liệu trước khi tạo quan hệ thì khi nhập liệu ta có thể nhập tùy ý Ngược lại, nếu tạo quan hệ trước, nhập liệu sau thì khi nhập liệu ta phải

nhập bảng 1 (bảng cha) trước và bảng n (bảng con) sau.

2.3. Các thao tác với bảng ở chế độ Datasheet view2.3.1. Một số định dạng trong chế độ Database View

Để thực hiện các thao tác định dạng, ta phải mở bảng ỡ chế độ DataSheet View.

a. Thay đổi font: Chọn Format Fontchọn font muốn đổi, toàn bộ bảng dữ liệu sẽ đổi font.

b.   Thay đổi độ rộng cột: Cách 1:Click chọn cộtChọn menu Format Column hoặc chọn mục

Column Width trong menu tắt.

Cách 2: Rê chuột vào đường biên cột sao cho xuất hiện mũi tên hai chiều, click và drag để thay đổi độ rộng. Muốn điều chỉnh độ rộng cột vừa bằng đúng chiều dài dữ liệu thì Double click vào cạnh bên phải của cột.

c.  Thay đổi vị trí cột: Click vào tiêu đề cột. Drag để thay đổi vị trí cột (chuột vẫn đang ở tại tiêu

đề cột).

d.  Che dấu (Hide column) và hiển thị (Unhide column)cột: Chọn cột muốn ẩn, vào menu Format Hide column (che dấu cột); muốn

hiển thị tại cột bị che dấu chọn Unhide column.

e. Cố định và ngưng cố định cột: Chọn cột cần cố định; chọn Format Freeze Columns (cố định) hoặc

Unfreeze all columns (ngưng cố định cột).

f.  Thay đổi chiều cao dòng: Chọn dòng muốn thay đổi,  chọn menu Format - Rows Height hoặc đặt con

trỏ vào đường biên của dòng sao cho xuất hiện mũi tên 2 chiều, Drag để thay đổi cao.

2.3.2. Sắp xếpa. Sắp xếp theo một field Đặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần sắp xếp

Chọn menu Records Sort Sort Ascending (sắp xếp tăng dần)/Sort

Descending (sắp xếp giảm dần) hoặc click nút (Sort Ascending)/ (Sort Descending) trên thanh công cụ.

b. Sắp xếp theo nhiều field Chọn menu Records Filter Advanced Filter/Sort

33

Xuất hiện cửa sổ Filter Double click chọn các filed chứa dữ liệu cần sắp xếp, thứ tự ưu tiên từ trái sang phải.

Ở mục Sort chọn kiểu sắp xếp.

Để thực hiện sắp xếp ta chọn menu FilterApply Filter/Sort

2.3.3. Tìm kiếm và thay thế:a. Tìm kiếm:

EditFind…, hoặc click nút trên thanh công cụ.

Xuất hiện cửa sổ Find and Replace.

Find What: Nhập giá trị cần tìm

Lokk In: Phạm vi tìm.

Kiểu so trùng giá trị cần tìm với giá trị trong ô

Search: hướng tìm

Match Case: Tìm phân biệt chữ hoa và chữ thường

Click nút Find Next để thực hiện tìm kiếm, nếu tìm hết access sẽ cho xuất hiện hộp thông báo hoàn tất việc tìm kiếm.

b. Thay thế:

34

Trong cửa sổ Find and Replace, nếu muốn thay thế các giá trị được tìm thấy bằng một giá trị khác ta chọn tab Replace

Replace With: Nhập giá trị cần thay thế.

Click nút Replace để thay thế được tìm thấy hiện tại.

Click nút Replace All để thay thế toàn bộ các giá trị được tìm thấy.

2.3.4. Lọc dữ liệua. Filter by form

Chọn menu Records Filter Filter by Form, hoặc click nút trên thanh công cụ. Xuất hiện màn hình lọc dữ liệu

Chọn giá trị lọc trong các combobox tại field chứa điều kiện lọc nếu điều kiện lọc bằng với một trong các giá trị trong combobox, nếu điều kiện lọc là một biểu thức thì nhập trực tiếp vào field chứa điều kiện lọc

Chọn menu Filter Apply Filter/Sort để thực hiện lọc hoặc click nút trên thanh công cụ.

Để bỏ lọc ta click phải trên bảng dữ liệu lọc chọn Remove Filter hoặc click

nút remove Filter

b. Filter by selection Quét khối chọn điều kiện lọc.

Chọn menu Records Filter Filter by Selection

Hoặc click chuột phải trên giá trị làm điều kiện lọc chọn Filter by Selection hoặc click nút Filter by selection trên thanh công cụ .

35

c. Filter excluding selectionChức năng Filter Excluding selection dùng để loại bỏ giá trị được chọn.

Chọn giá trị muốn loại bỏ

Chọn menu Records Filter Filter Excluding selection hoặc click phải trên giá trị muốn loại bỏ chọn Filter Excluding selection.

d. Advanced filterChức năng Advanced filter cho phép lọc với nhiều điều kiện ở nhiều field khác nhau.

Chọn menu Record Filter Advanced filter/Sort, xuất hiện cửa sổ Filter

Dòng Field: Nhập tên các field chứa điều kiện lọc

Dòng Sort: Chọn kiểu sắp xếp (nếu có yêu cầu)

Dòng Criteria: Nhập điều kiện lọc. Nếu các điều kiện lọc ở các field bắt buộc thỏa mãn đồng thời (và) thì các điều kiện phải được nhập trên cùng một dòng. Nếu các điều kiện không thỏa mãn đồng thời (hoặc) thì nhập trên khác dòng.

36

Ví dụ: Lọc ra các sản phẩm có đơn vị tính là kg và đơn giá >10

Ví dụ: Lọc ra các sản phẩm có đơn vị tính là kg hoặc đơn giá >10

37

Chương 3

QUERY-TRUY VẤN DỮ LIỆU

3.1. Khái niệmQuery là các câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc) là một loại ngôn ngữ máy tính phổ biến để tạo, hiệu chỉnh, và truy vấn dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu quan hệ.

Trong access, Query là một công cụ mạnh dùng để khai thác và xử lý dữ liệu, đáp ứng các nhu cầu tra cứu dữ liệu, gồm các loại query simple select queries, parameter queries, crosstab queries và action queries.

3.2. Select Queries:Select query là loại query dùng để truy vấn dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu. Nếu truy vấn dữ liệu trên nhiều bảng thì các bảng tham gia truy vấn phải được thiết lập quan hệ với nhau.

3.2.1. Các toán tử điều kiện Các toán tử điều kiện thường được sử dụng trong biểu thức điều kiện của query:

Toán tử Ví dụ Mô tả

= ="MN" Tìm những record có giá trị là MN.

< <10 Tìm những record có giá trị <10.

< = <=10 Tìm những record có giá trị <=10.

> >10 Tìm những record có giá trị >10.

> = >=10 Tìm những record có giá trị >=10.

BETWEEN BETWEEN 1/1/99 AND 12/31/99

Tìm những record có giá trị trong khoảng 1/1/99 và 12/31/99.

LIKE LIKE "S*" Tìm những record chứa text được bắt đầu bằng ký tự "S."

NOT NOT "MN" Tìm những record có giá trị khác MN.

IS NULL IS NULL Tìm những record có giá trị rỗng

3.2.2. Cách tạo select query

38

Trong cửa sổ database chọn object query. Double click lệnh Create query in Design view xuất hiện cửa sổ thiết kế

query

Chọn các bảng (hoặc query) trong cửa sổ Show Table cần sử dụng trong query Add, click nút Close đóng cửa sổ Show Table.

Nếu chọn thiếu bảng thì click nút Show Table để chọn tiếp bảng.

Cửa sổ thiết kế query gồm các thành phần: Khung chứa các bảng tham gia truy vấn: các bảng phải được kết nối Lưới thiết kế chứa tên các field hiển thị trong kết quả truy vấn gồm

các dòng Field: chứa tên field Table: tên bảng chứa field tương ứng trên dòng field Sort: chọn kiểu sắp xếp Show: Cho phép field hiển thị hoặc không hiển thị trong kết

quà Criteria: Nhập điều kiện lọc dữ liệu, nếu các điều kiện bắt

buộc thỏa mãn đồng thời (AND) thì phải được nhập trên cùng

39

một dòng, nếu các điều kiện không thỏa mãn đồng thời (OR) thì nhập trên khác dòng

Ví dụ: Tạo query xem danh sách các hóa đơn xuất trong tháng giêng, thông tin bao gồm MAHD, TENKH, MASP, SOLUONG

Ví dụ: Tạo query xem danh sách các hóa đơn xuất hoặc các hóa đơn được lập trong tháng giêng, thông tin bao gồm MAHD, TENKH, MASP, SOLUONG

Sau khi thiết kế xong click nút save để lưu và nhập tên cho query.

Click nút run để thực thi query.

3.2.3. Tạo field tính toánField tính toán là các field không có sẵn trong cơ sở dữ liệu mà nó là một field mới được tạo ra từ một biểu thức tính toán. Một biểu thức bao gồm các toán tử, hàm, biểu thức, chuỗi, tên field.

Nếu trong biểu thức có chứa chuỗi thì chuỗi phải được đặt trong cặp dấu nháy kép “ ”.

Nếu trong biểu thức có chứa tên field thì tên field phải đặt trong cặp dấu móc vuông []

Nếu tên field tồn tại trong nhiều bảng thì phải nhập tên bảng chứa field phía trước tên field cách tên field bởi dấu chấm than(!):[tên bảng]![tên field]

40

Hóa đơn lặp trong tháng 1 và loại hd xuất

Hóa đơn lặp trong tháng 1 hoặc loại hd xuất

Cú pháp tạo field tính toán:

<Tên field mới> : <biểu thức tính toán>3.2.4. Cách sử dụng công cụ expression builderCó thể sử dụng công cụ expression builder để xây dựng biểu thức bằng cách

Đặt trỏ tại field tính toán click nút build trên thanh công cụ hoặc click phải chọn Build

Xuất hiện cửa sổ Expression builder

Khung trên cùng là nơi nhập biểu thức là sự kết hợp của các toán tử, tên field, tên hàm, …

Khung trái: chứa các đối tượng trong cơ sở dữ liệu, để truy xuất vào một đối tượng ta chọn đối tượng, khung giữa hiện thị các thành phần con của đối tượng được chọn

Nếu muốn sử dụng hàm ta click folder Function Build-in Functions Khung bên phải hiển thị toàn bộ các hàm trong thư viện của access.

3.2.5. Các toán tử thông dụng:a. Toán tử số học:

Toán tử Mô tả+ Cộng- Trừ * Nhân/ Chia^ Lủy thừa

b. Toán tử nối chuỗiDùng để nối các chuỗi thành một chuỗi.

Toán tử Ví dụ& “Nguyễn ” & “ ” & “An”

41

Nguyễn An.

+ “Nguyễn ” + “ ” + “An” Nguyễn An.

c. Toán tử so sánh

Toán tử Mô tả< Nhỏ hơn<= Nhỏ hơn hoặc bằng> Lớn hơn>= Lớn hơn hoặc bằng<> khác

Kết quả của toán tử so sánh là True hoặc False.

d. Toán tử logic

Toán tử Mô tảAnd vàOr HoặcNot Đảo

Toán tử And chỉ cho kết quả là True khi hai toán hạng được định trị là True Toán tử Or chỉ cho kết quả là False khi hai toán hạng được định trị là False

3.2.6. Các hàm thông dụnga. Hàm thống kê

Hàm Ý nghĩaSum(<Biểu thức>) Tổng giá trị của <Biểu thức> trong nhóm record

Avg(<Biểu thức>) Trung bình cộng giá trị của <Biểu thức> trong nhóm record

Count(<Biểu thức>) Đếm số record trong nhóm

Min(<Biểu thức>) Trả về giá trị nhỏ nhất trong nhóm record

Max(<Biểu thức>) Trả về giá trị lớn nhất trong nhóm record

b. Hàm điều kiệnIIF(<điều kiện>,<kết quả khi điều kiện đúng>,<kết quả khi điều kiện sai>) Điều kiện là một biểu thức logic cho kết quả là True hoặc False.

c. Hàm xử lý chuỗi:

Hàm Ý nghĩaLeft(<Chuỗi>, n) Trích ra từ bên trái của <chuõi> , n ký tựRight(<Chuỗi>, n) Trích ra từ bên phải của <chuõi> , n ký tựMid(<Chuỗi>, m, n) Trích ra từ <chuõi>, tại vị trí m , n ký tựLen(<Chuỗi>) Trả về chiều dài của <chuỗi>

42

d. Hàm thời gian:

Hàm Ý nghĩaDate() Hàm trả về kết quả là ngày hiện hành của

máyMonth(<Biểu thức ngày>) Trả về kết quả là tháng trong biểu thức

ngàyYear(<Biểu thức ngày>) Trả về kết quả là năm trong biểu thức

ngày

datePart(“d/m/ww/q/yyyy”, <Biểu thức ngày>)

d: trả về ngày trong biêu thức ngàym: trả vê tháng trong biểu thức ngàyww: trả về tuần trong biểu thức ngàyq: trả về quý trong biểu thức ngàyyyyy: trả về năm trong biểu thức ngày

3.2.7. Tổng hợp dữ liệu trong nhóm record sử dụng chức năng Totala. Chức năng Total: Khi xử lý dữ liệu, người dùng thường quan tâm đến việc

tổng hợp thông tin trong một nhóm các record, ví dụ, tính tổng tiền của từng hòa đơn, mỗi nhân viên lập bao nhiêu hóa đơn trong từng tháng…. Access cung cấp công cụ Total để thực hiện các yêu cầu này.

Ví dụ: Tạo query để xem mỗi khách hàng lập bao nhiêu hóa đơn và tổng tiền là bao nhiêu.

Kết quả của select query khi chưa tổng hợp

MÃ KH MÃ HĐ tt

CINOTEC

10162 440

CINOTEC

10162 66

CINOTEC

10196 660

43

Sau khi tổng hợp dữ liệu

MÃ KH TỔNG SỐ HĐ

TỔNG TIỀN

CINOTEC

5 2631.75

COMEC 5 10329

Gro

up b

y

MÃ KH MÃ HĐ tt

CINOTEC

10196 198

CINOTEC

10162 1267.75

COMECO

10159 7606.5

COMECO

10159 11

COMECO

10225 60.5

COMECO

10225 115.5

COMECO

10225 2535.5

b. Cách tạo: Tại cửa sổ thiết kế query, chọn các bảng cần trong query Chọn các field muốn hiển thị trong kết quả

Ckick nút Total trên thanh công cụ Lưới thiết kế xuất hiện dòng Total. Trên dòng Total.ta chọn group by tại những field muốn kết nhóm Chọn phép thống kê cho những field cần tính toán thống kê.

c. Các tùy chọn trên dòng Total:

44

sum

coun

t

Tùy chọn Ý nghĩa

Group by Gộp các record có giá trị giống nhau tại các một số field được chỉ định thành một nhóm

Sum Tính tổng các giá trị trong một nhóm record tại field được chỉ định

Avg Tính trung bình cộng các giá trị trong một nhóm record tại field được chỉ định

Max Tìm giá trị lớn nhất trong nhóm record tại field được chỉ định

Min Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm record tại field được chỉ định

Count Đếm số record trong nhómFirst Tím giá trị đầu tiên trong nhóm tại cột được chỉ địnhLast Tìm giá trị cuối cùng trong các giá trị trên cột của nhóm.Expression Dùng cho field chứa biểu thức tính toán.

Where Dùng cho field chứa điều kiện dùng để lọc Record trước khi tính toán và không hiển thị trong kết quả.

3.2.8. Chức năng Top Valuesa. Chức năng: Dùng để hiển thị các record có giá trị nằm trên cùng của danh

sáchb. Cách thực hiện:

Nếu muốn hiển thị danh sách các record có giá trị cao nhất ở field được chỉ định thì sắp xếp field đó theo chiều giảm dần (Descending)

Nếu muốn hiển thị danh sách các record có giá trị thấp nhất ở field được chỉ định thì sắp xếp field đó theo chiều tăng dần (Ascending)

Trong ô Top Values ta nhập vào số giá trị muốn hiển thị.c. Các tùy chọn trong Top Values:

All : Hiển thị tất cả các record của Query. 5 : Hiển thị 5 record đầu tiên. 25 : Hiển thị 25 record đầu tiên. 100 : Hiển thị 100 record đầu tiên. 5% : Hiển thị 5% record đầu tiên trên tổng số record. 25% : Hiển thị 25% record đầu tiên trên tổng số record.Nếu các record thuộc Top Values có giá trị trùng nhau thì chúng cũng xuất hiện trong kết quảNếu muốn chỉ xuất hiện duy nhất một record trong các record có giá trị trùng nhau ta click phải trong cửa sổ thiết kế query chọn properties, tại thuộc tính Unique Values chọn yes

3.3. Queries tham số (Parameter Queries)Query tham số là query nhắc người dùng nhập điều kiện cho query khi query thực thiCách tạo:

Trong cửa sổ thiết kế query, chọn các bảng/query tham gia truy vấn

45

Chọn các field hiển thị trong kết quả Tại field chứa điều kiện lọc, nhập câu nhắc trên dòng Critetia và đặt

trong cặp dấu [ ]Ví dụ: tạo query cho xem danh sách các hóa đơn của một sản phẩm tùy ý, thông tin hiển thị gồm MAHD, NGAYLAPHD, TENSP, SOLUONG

Khi query thực thi sẽ xuất hiện hộp thoại nhắc người dùng nhập giá trị của điều kiện lọc cho query.

3.4. Crosstab query3.4.1. Chức năng:Crosstab query là query dùng để thống kê dữ liệu dưới dạng bảng tham chiếu chéoMột crosstab query cần ít nhất là 3 field

Một field để lấy giá trị làm tiêu đề cho cột gọi là column heading Một field (hoặc nhiều field) để lấy giá trị làm tiêu đề cho dòng gọi là row

heading Một field để lấy dữ liệu thống kê

Ví dụ:

46Row Heading

Column Heading

Dữ liệu thống kê

Câu nhắc nhập giá trị điều kiện lọc

3.4.2. Cách tạo crosstab query bằng wizard: Trong cửa sổ Database, chọn object queries, Click nút New Crosstab

query Wizard OK Xuất hiện cửa sổ Crosstab query wizard.

Chọn bảng hoặc query chứa các field muốn hiển thị trong kết quả của crasstab query. Nếu các field được lấy từ nhiều bảng hoặc trong query có chứa các điều kiện lọc dữ liệu thì phải tạo một select query chứa tất cả các field và các điều kiện, sau đó lấy select query này làm dữ liệu nguồn tạo crosstab query. Click Next để tiếp tục.

Chọn một (hoặc nhiều field)field làm Row HeadingNext Chọn một field làm column Heading Next Chọn một field làm dữ liệu thống kêNext Nhập tên cho query Finish.

47

Một số hạn chế khi tạo crosstab query bằng wizard:▪ Không tạo crosstab query bằng wizard khi các field hiển thị trong kết

quả được lấy từ nhiều bảng▪ Không tạo crosstab query bằng wizard khi các field chứa điều kiện lọc

3.4.3. Cách tạo crosstab query bằng design: Trong cửa sổ Database, chọn object queries, double click lệnh create query

in design viewXuất hiện cửa sổ thiết kế query Chọn các bảng chứa field muốn hiển thị trong kết quả

▪ Chọn một hoặc nhiều field làm row Heading.▪ Chọn một field làm column heading.▪ Chọn một field làm dữ liệu thống kê.▪ Chọn các field chứa điều kiện lọc dữ liệu

Chọn menu query Crosstab query. Trong lưới thiết kế xuất hiện thêm dòng Total và dòng Crosstab

Đối với các field làm row heading và column heading thì trên dòng Total ta chọn chức năng Group by, trên dòng Crosstab, chỉ định chức năng row haeding hoặc column heading

Đối với field chứa dữ liệu để thống kê thì trên dòng Total, chọn hàm thống kê (Sum, Avg, Count, Min, Max, …), trên dòng Crosstab chọn Value.

Đối với các field chứa điều kiện lọc dữ liệu thì trên dòng Total chọn Where, các field này sẽ không xuất hiện trong kết quả.

Lưu ý:48

Row Heading và Column Heading có thể hoán đổi nhau, nhưng đối với những field chứa nhiều giá trị thì nên chọn làm Row Heading.

3.5. Find Duplicates query Wizard3.5.1. Chức năng: Find Duplicate query Wizard dùng để tìm những record có giá trị trùng lắp ở một số field. Ví dụ, tìm nhửng nhân viên có trùng ngày sinh, trùng tên, …

3.5.2. Cách tạo: Trong cửa sổ Database, chọn object queries, Click nút New Find

Duplicates query Wizard OK Xuất hiện cửa sổ Find Duplicates query wizard. Chọn bảng chứa field muốn tìm dữ liệu trùng lắp Next Chọn field chứa dữ liệu trùng lắpNext

Chọn các field muốn hiển thị trong kết quả Next Nhập tên cho queryFinish.

3.6. Find Unmatched query Wizard3.6.1. Chức năng:Trong quan hệ 1-n, một record trong bảng 1 quan hệ với nhiều record trong bảng n. Tuy nhiên cũng có những record không quan hệ với bất kỳ record nào trong bảng n. Ví dụ, những nhân viên chưa tham gia lập hóa đơn, những nhân viên này tồn tại trong bảng NHANVIEN, nhưng không tồn tại trong bảng HOADON.

Find Unmatched query Wizard dùng để tìm những record có trong bảng 1 nhưng không có trong bảng n

3.6.2. Cách tạo: Trong cửa sổ Database, chọn object queries, Click nút New Find

Unmatched query Wizard OK49

Xuất hiện cửa sổ Find Unmatch query wizard. Chọn bảng 1 là bảng chứa các record cần tìm Next Chọn bảng n là bảng chứa record quan hệ Next

Ví dụ: tìm nhân viên chưa tham gia lập hóa đơn, bảng 1 là bản NHANVIEN, bảng n là bảng HOADON, field quan hệ là field MANV

Chọn chứa dữ liệu so trùng ở hai bảng Next Chọn các field hiển thị trong kết quảNext Nhập tên cho query Finish

3.7. Action queryAction query là loại query mà khi thực thi sẽ làm thay đổi dữ liệu trong các bảng của cơ sở dữ liệu. Có 4 loại action query

Update query Make-Table query Append query Delete query

3.7.1. Update querya. Chức năng

Update query dùng để cập nhật dữ liệu trong các bảng

b. Cách tạo Trong cửa sổ Database, chọn object queries, double click lệnh create query

in design viewXuất hiện cửa sổ thiết kế query Chọn các bảng chứa dữ liệu muốn cập nhật Chọn field chứa dữ liệu cần cập nhật và các field chứa điều kiện Trong menu Query chọn Update query Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Update to Tại field chứa dữ liệu muốn cập nhật và trên dòng Update to ta nhập biểu

thức cập nhật dữ liệu50

Click nút run để thực thi query

Khi thực thi query sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo số record được Update

Nếu đồng ý click yes Xem kết quả trong bảng chứa dữ liệu Update.

3.7.2. Make-Table querya. Chức năng

Make-Table dùng để tạo một bảng mới dựa trên các bảng hoặc query có sẵn

b. Cách tạo Trong cửa sổ Database, chọn object queries, double click lệnh create query

in design viewXuất hiện cửa sổ thiết kế query Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho Make-Table. Chọn các field muốn hiển thị trong bảng mới Chọn menu Query Chọn Make-Table query Xuất hiện hộp thoại Make Table

Table name: Nhập tên bảng mới CurrentDatabase: Bảng mới được lưu trong cơ sở dữ liệu hiện hành Another Database: Bảng mới được lưu trong một cơ sở dữ liệu khác,

click nút browse để tìm cơ sơ dữ liệu chứa bảng mới Click nút OK để tạo Make-Table

51

Click nút run để thực thi query Khi query thực thi sẽ xuất hiện hộp thông báo số record được đưa vào bảng

mới

Nếu đồng ý Click yes, khi đó bảng mới sẽ được tạo, xem kết quả trong phần Table

3.7.3. Append querya. Chức năng

Append query dùng để nối dữ liệu vào một bảng có sẵn.b. Cách tạo Trong cửa sổ Database, chọn object queries, double click lệnh create query

in design viewXuất hiện cửa sổ thiết kế query Chọn các bảng làm dữ liệu nguồn cho query Chọn các field chứa dữ liệu nối vào bảng có sẵn, các field được chọn phải

tương ứng với các field trong bảng muốn nối dữ liệu vào Chọn menu query Append query Xuất hiện hộp thoại AppendChọn bảng muốn nối dữ liệu vào

Trong lưới xuất hiện dòng Append to, chứa tên các field tương ứng trong bảng có sẵn.

Click nút run để thực thi query

52

Xuất hiện hộp thông báo số record được nối vào

Nếu đồng ý click yes, xem kết quả trong phần Table.

3.7.4. Delete querya. Chức năng

Delete query dùng để xóa các record trong bảng cùng một lúc theo các điều kiện cho trước.

b. Cách tạo Trong cửa sổ Database, chọn object queries, double click lệnh create query

in design viewXuất hiện cửa sổ thiết kế query Chọn bảng chứa dữ liệu muốn xóa Chọn field chứa điều kiện xóa Chọn menu query Delete query Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Deletetại field chứa điều kiện xóa ta

chọn where Nhập điều kiện xóa trên dòng Criteria

Click nút run để thực thi, xuất hiện hộp thông báo số record bị xóa

Nếu đồng ý yes, các record trong bảng đã bị xóa, xem kết quả trong phần Table

53

Chương 4

FORM-BIỂU MẪU4.1. Giới thiệuForm là giao diện chính dùng để giao tiếp giữa người dùng và ứng dụng, form được sử dụng để nhập dữ liệu, xem thông tin, chỉnh sửa dữ liệu, hiển thị thông báo, điều khiển ứng dụng, …

Để thiết kế form cần phải chọn dữ liệu nguồn cho form, dữ liệu nguồn của form có thể là table hoặc query. Nếu dữ liệu nguồn là các field trên một bảng thì lấy bảng đó làm dữ liệu nguồn, nếu dữ liệu nguồn là các field trên nhiều bảng thì phải tạo query làm dữ liệu nguồn cho form.

4.2. Cách tạo form4.2.1. Tạo form bằng chức năng AutoForm Chức năng AutoForm là công cụ tạo form nhanh và dễ dàng, thường dùng để tạo những form đơn giản có dữ liệu nguồn từ một bảng hoặc một query. Để tạo form bằng AutoForm ta phải chọn dữ liệu nguồn cho form.

a. Cách tạo: Trong cửa sổ database chọn object formsNew Xuất hiện cửa sổ New Form Chọn dạng AutoForm chọn dữ liệu nguồnOK

b. Các dạng form tạo bằng AutoForm: Autoform: Columnar Chi hiển thị một record tại môt thời điểm. Dữ liệu

trong mỗi record hiển thị dạng cột.

54

Autoform: Tabular Hiển thị cùng một lúc nhiều records trên form. Dữ liệu trong các record được hiển thị dạng dòng

Autoform: Datasheet Hiển thị cùng một lúc nhiều records trên form dạng lưới

Autoform: Pivottable Phân tích và tổng hợp dữ liệu dạng bảng

Autoform: Pivotchart phân tích và tổng hợp dữ liệu dạng đồ thị

55

4.2.2. Tạo form bằng chức năng Wizard Chức năng Wizard là công cụ tạo form nhanh và có sự tham gia chọn lựa của người dùng trong trong các bước tạo form.

Cách tạo Trong cửa sổ database chọn object formsNew Xuất hiện cửa sổ New FormChọn Form Wizardchọn dữ liệu

nguồnOK Hoặc double click lệnh Create Form by using Wizard trong cửa sổ

Database chọn dữ liệu nguồn OK

Chọn các field hiển thị trên form, click nút để chọn một field, click nút

để chọn tất cả các field trong table hoặc query dữ liệu nguồnNext

Chọn dạng form (Columnar, Tabular, Datasheet, …)Next

56

Nhập tiêu đề cho form Finish

4.2.3. Tạo Form bằng Designa. Cách tạo Trong cửa sổ database, chọn object Forms Chọn New Design View chọn dữ liệu nguồnOK hoặc double click

lệnh Create Form in Design view (form không có dữ liệu nguồn) Xuất hiện cửa sổ thiết kế form cùng với toolbox và field list(dữ liệu nguồn

của form)

Drag chuột kéo các field từ field list đưa vào form hoặc chọn các control từ toolbox thả vào form

57

Toolbox

Field list

b. Các phần trong cửa sổ thiết kế form Form header: chứa nội dung tiêu đề của form Form footer: chứa nội dung của phần cuối form, thường đặt các ô tính toán

thống kê dữ liệu cho form trong phần form footer. Để bật hoặc tắt thanh form Header/Footer ta chọn menu View Form Header/Footer

Detail: chứa nội dung chính của form, phần này hiển thị nội dung trong dữ liệu nguồn của form

4.3. Hiệu chỉnh formCác form khi thiết kế bằng AutoForm hoặc bằng Wizard đều có thể hiệu chỉnh lại bằng cách mở form ở chế độ Design View

Chọn form cần hiệu chỉnh Chọn menu View Design view hoặc click nút Design trên thanh công cụ Thực hiện hiệu chính

4.3.1. Thêm và xóa field Thêm các field dữ liệu vào form:

Drag chuột kéo một hoặc nhiều field từ field list vào form Xóa field : chọn field cần xóa Nhấn phím delete

4.3.2. Di chuyển và thay đổi kích thước của các control Di chuyển:

Chọn field cần di chuyển Drag chuột để di chuyển, khi con trỏ có hình dạng thì ta di chuyển cả

nhãn và control, khi con trỏ có dạng thì ta chỉ di chuyển một thành phần.

Thay đổi kích thước Chọn control muốn thay đổi kích thước Đưa trỏ đến các nút chọn, khi con trỏ có dạng mũi tên 2 chiều ta drag

chuột để thay đổi kích thước

58

4.3.3. Thuộc tính của form Trong thiết kế form đôi khi ta có nhu cầu hiệu chỉnh hoặc thiết lập các thuộc tính của form theo nhu cầu của người dùng. Để thực hiện ta mở cửa sổ thuộc tính bằng cách Mở form ở chế độ design view Chọn menu view Properties hoặc

double click trên form Trong cửa sổ properties Chọn form trong combobox

Cửa sổ thuộc tính được chia thành 4 nhóm chính Format: liên quan đến các thuộc tính

định dạng Data: chứa các thuộc tính về dữ liệu

nguồn Event: chứa các thuộc tính liên quan đến

các sự kiện xãy ra trên các đối tượng trên form và form, thường được sử dụng trong macro

Other: chứa những thuộc tính dùng để tạo menu, toolbar, shortcut menu…a. Các thuộc tính thông dụng trong nhóm Format

THUỘC TÍNH CÔNG DỤNG

Caption Tạo tiêu đề cho form

Default view

Thiết lập dạng hiển thị của form- Single Form chỉ hiển thị số liệu của một Record- Continuous Form: hiển thị các record liên tiếp nhau- Datasheet hiển thị dữ liệu dạng bảng

Scroll Bar Thiết lập chế độ hiển thị thanh cuộnRecord Selectors

Bật/tắt thanh chọn record

Navigation Buttons

Bật/tắt các nút duyệt record

Dividing lines Bật/tắt các đường kẽ phân cách các phần của formAuto Center Tự động hiển thị form ngay giữa màn hình Border Style Chọn kiểu đường viền của formMin Max botton

Bật/tắt nút Max/Min

Close Button Bật/tắt nút close formPicture Alignment

Canh picture nằm ở các vị trí trên form.

59

b. Các thuộc tính thông dụng trong nhóm DataTHUỘC TÍNH CÔNG DỤNG

Record Source Chọn dữ liệu nguồn cho formFilter Khai báo điều kiện lọcOrder by Khai báo field cần sắp xếp số liệuAllow filter Cho phép/ không cho phép lọc các record Allow Edits Cho phép/ không cho phép chỉnh sửaAllow Additions Cho phép nhập thêm các record hay không

4.3.4. Cách tạo và sử dụng các công cụ trong toolbox

1. Select object: Chọn các đối tượng cần thao tác

2. Control Wizard: Bật hoặc tắt chế độ hổ trợ của access khi thiết kế một số công cụ.

3. Label: công cụ để tạo nhãn, tiêu đề hoặc các dòng chù thích

4. Textbox: Có hai loại Bound control: hiển thị dữ liệu của các field trong các bảng hoặc query Unbound control: không có dữ liệu nguồn, thường dùng để nhập các biểu

thức tính toán, các biểu thức nhập trong text box được bắt đầu bằng dấu =5. Option group: dùng để tạo nhóm các tùy chọn, có thể tạo bằng 2 cách:

Wizard và design Cách tạo bằng wizard: Mở form ở chế độ design. Bật nút control wizard Chọn công cụ option group vẽ vào form xuất hiện cửa sổ option

group wizard

Nhập nhãn cho các optionNext

60

Chọn/không chọn option mặc địnhNext

Nhập giá trị cho các option tại cột values, mặc định các option được tạo sẽ lần lượt sẽ có option value là 1, 2, …, nếu các field có kiểu dữ liệu là yes/no, thì option value là -1 (yes) 0 (no). Nhập xong click Next

Chọn field lưu trữ giá trị của các optionNext

61

Chọn kiểu option: có 3 kiểu option buttons, check boxes và toggle button, chỉ khác nhau về hình thức, nhưng cùng chức năng. Chọn xong click next

Nhập nhãn cho option Finish Tạo bằng design: Mở form ở chế độ design Tắt nút control wizard Chọn công cụ Option Group vẽ vào form Click phải trên Option Group chọn properties Chọn tab data, tại thuộc tính control source chọn field dữ liệu nguồn

cho Option Group Click phải trên từng option chọn properties Chọn tab data, tại thuộc tính Option value, nhập giá trị cho từng option.

6. Combo box, list box: dùng để tạo hộp danh sách, hai công cụ này chỉ khác nhau về hình thức, chức năng và cách tạo là giống nhau Cách tạo bằng Wizard: Mở form ở chế độ design Bật nút control wizard Chọn công cụ Combo box vẽ vào form, xuất hiện cửa sổ Combo box

wizard với 3 tùy chọn là 3 chức năng khác nhau của combo box

62

Nếu chọn tùy chọn thứ nhất: I want the combo box to look up the values in a table or query, click Next Chọn bảng hoặc query cung cấp giá trị cho combo boxNext

Chọn field chứa giá trị đưa vào combobox, click nút để chọn Next

Chọn kiểu sắp xếp cho field được chọnNext Hiệu chỉnh độ rộng của danh sách đưa vào combo boxNext Chọn field chứa giá trị của combo boxNext

63

Nhập tiêu đề cho combo box Finish Nếu chọn tùy chọn thứ hai: I will type the values that I want, click Next

Number of column: nhập số cột cho danh sách

Nhập giá trị cho danh sáchNext

Chọn field lưu trữ giá trị của danh sáchNext64

Nhập nhãn cho combo boxFinish. Nếu chọn tùy chọn thứ ba: Find a record on my form based on the

value I selected in my combo box (Tìm một record trên form dựa vào giá trị được chọn trong combo box), click Next

Chọn field chứa giá trị muốn đưa vào combo boxNext Hiệu chỉnh độ rộng của danh sáchNext Nhập nhãn cho combo box Finish.

Cách tạo bằng Design: Mở form ở chế độ Design Tắt nút Control Wizard. Chọn công cụ combo box (list box) vẽ vào form Click phải trên combo box (list box), chọn properties Thiết lập các thuộc tính sau:

THUỘC TÍNHÝ NGHĨA

BoundColumn Giá trị của cột được trả về khi chọn một mục chọn trong combo box (list box)

ControlSource Chọn field dữ liệu nguồn của combo box (list box)ColumnCount Số cột hiển thị trong combo box (list box),

RowSourceType Kiểu dữ liệu nguồn: Table, Query, Field list, Value list…

RowSource

Nguồn dữ liệu cung cấp cho combo box (list box).Nếu RowSourceType là Value List thì nhập danh sách các giá trị cách nhau bằng dấu chấm phẩy.Nếu là Table/Query thì phải chọn tên bảng, tên query hay câu lệnh SQL

65

7. Command button: Dùng để tạo các nút lệnh, có hai cách để tạo nút lệnh bằng công cụ Command button, Wizard và Design. Cách tạo bằng Wizard: Mở form ở chế độ Design Bật nút Control Wizard. Chọn công cụ Command button vẽ vào form, xuất hiện cửa sổ

Command Button Wizard gồm khung Categories chứa nhóm các hành động trên các đối tượng Record Navigation: chứa các hành động di chuyển giữa các record

(Go to First Record, Go to Last Record, Go to Next Record, Go to Previous Record)

Record Operations: chứa các hành động thực hiện trên record (Add New Record, Delete Record, Duplicate Record, …)

Form Operations: chứa các hành động thực hiện trên form (Apply Form Filter, Close Form, Open Form, …)

Report Operations: chứa nhóm các hành động thực hiện trên Report (Mail Report, Print Report, Preview Report, Send Report to file)

Aplication: chứa các hành động thực hiện trên ứng dụng (Quit Application, Run Application, Run MS Excel, Run MS Word)

Miscellaneous: chứa các hành động hổn hợp (Print table, Run Query, Run Macro)

Khung Action chứa các Actions cụ thể trong từng nhóm, chọn nhóm hành động trong khung Categories, chọn hành động trong khung Actions Next

Chọn cách hiển thị nhãn cho nút lệnh, có hai tùy chọn

Text: nhãn của nút có dạng text

66

Picture: nhãn của nút có dạng Picture , chọn xong click Next

Nhập tên cho nút lệnh Finish Cách tạo bằng Design: Mở form ở chế độ Design Tắt nút Control Wizard. Chọn công cụ Command button vẽ vào form Click phải trên nút lệnh Properties Chọn tab Event, chọn một sự kiện (VD: on click), Click nút Xuất hiện cửa sổ Choose Buider, chọn Macro BuilderOK

Nhập tên và lưu macroOK Trong cửa sổ thiết kế macro, tại cột action chọn hành động cho nút lệnh,

đóng cửa sổ thiết kế macro, khi đó nút lệnh đã được gán hành động8. Image: Dùng để chèn hình nền cho form

Cách tạo: Mở form ở chế độ Design, chọn công cụ Image vẽ vào form Xuất hiện cửa sổ Insert Picture, chọn hình OK Có thể hiệu chỉnh chế độ hiển thị hình bằng thuộc tính Size mode

9. Unbound Object Frame: Chèn một đối tượng từ các chương trình khác vào form.

67

10. Bound Object Frame: Chèn hình ảnh từ field chứa hình có kiểu dữ liệu OLE Object

11. Page Break: chèn dấu ngắt trang 12. Tab control: Tab control thường được sử dụng trong trường hợp form có

nhiều điều khiển cần được tổ chức, phân nhóm theo chủ đề Cách tạo: Mở form ở chế độ Design Chọn công cụ Tab control vẽ vào form

Mặc định tab control có hai trang Chèn thêm trang: Click phải trên Tab control chọn Insert Page Xóa trang: Click phải trên Tab Control Chọn Delete Page Tạo tiêu đề cho trang: click phải trên trang muốn tạo tiêu đề, chọn

properties, tại thuộc tính cation13. Line và Rectangle: dùng để kẽ đường thẳng và hình chữ nhật.14. SubForm/SubReport: dùng để tạo SubForm hoặc SubReport bằng

wizard. Điều kiện để thiết kế SubForm/SubReport bằng wizard là phải thiết kế trước một form chính (Main form), dữ liệu nguồn của subform phải chứa field quan hệ với mainform.

4.3.5. Thiết kế form Main-SubCơ sở dữ liệu trong access là một cơ sở dữ liệu quan hệ. Các bảng trong sơ sở dữ liệu có quan hệ chặt chẽ với nhau, thể hiện mối liên quan giữa các đối tượng ta đang quản lý. Form dùng để hiển thị thông tin vì vậy form cũng phải thể hiện được mối liên kết giữa các đối tượng trong cơ sở dữ liệu.

Form Main-sub là form hiển thị mối quan hệ 1-n trong cơ sở dữ liệu.

Cách tạo subForm bằng Wizard: Tạo main form: dữ liệu nguồn của main form thường là thông tin ở bảng

1, do đó dạng form thường là những dạng hiển thị một record tại một thời điểm như columnar.

Mở main form ở chế độ Design68

Bật nút control Wizard Chọn công cụ SubForm/SubReport vẽ vào Form, xuất hiện cửa sổ

SubForm Wizard với hai tùy chọn

Use existing Tables and Queries (sử dụng bảng và các query làm dữ liệu nguồn cho subform) Next Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho sub form, trong bảng

hoặc query phải có field liên kết với main form Next

Chọn field liên kết với subformNext Nhập tên cho subform Finish.

Use an existing form: sử dụng form có sẵn làm subform. Chọn form làm subformNext Nhập tên cho SubFormFinish

Cách tạo Form Main-sub bằng Design: Tạo main form

Dữ liệu nguồn của main form thường là bảng 1 trong relationships69

Dạng main form thường là dạng columnar để hiển thị một record trên form tại một thời điểm

Tạo sub form Nếu dữ liệu nguồn cho subform được lấy từ nhiều bảng thì phải tạo

query, trong query phải chứa field liên kết với main form (link child filed)

Dạng của subform thể hiện quan hệ n, do đó thường chọn dạng Datasheet hoặc Tabular.

Mở main form ở chế độ design, drag chuột kéo subform thả vào main form

Tạo liên kết main-sub: Click phải chuột trên subform chọn Properties, chọn tab Data. Tại thuộc tính link child field: nhập tên của field trong subform

liên kết với main form Tại thuộc tính link master field: nhập tên field của main form liên

kết với subformVí dụ : Tạo form hiển thị danh sách hóa đơn của từng khách hàng. Main form hiển thị thông tin về khách hàng Subform hiển thị danh sách hóa đơn của khách hàng trên mainform. Mainform và subform liên kết nhau qua MAKH

Ví dụ: thiết kế form dạng main-sub dùng để hiện thị danh sách các hóa đơn của từng khách hàng, khi người dùng muốn xem thì chọn mã khách hàng cần xem trong combobox trên mainform. Tạo mainform bằng design, không chọn dữ liệu nguồn Trên mainform, thiết kế một combobox có dữ liệu nguồn là MaKH được lấy

từ bảng khách hàng. Tạo query làm dữ liệu nguồn cho subform, chứa thông tin về các hóa đơn

của khách hàng trên mainform, đồng thời phải chứa field MaKH để liên kết với mainform

Đưa subform vào mainform Tạo liên kết giữa mainform và subform:

70

subform

Link Master field

Link Child field

Click phải trên subform Properties Data Link child fields: Nhập tên field trong subform liên kết với mainform Link master fields: Nhập tên của combobox trên mainform.

4.3.6. Công thức truyền dữ liệu: Truyền dữ liệu từ subform sang mainform:

[Tên SubForm].Form![Tên ô chứa dữ liệu] Truyền dữ liệu từ form đến các đối tượng khác

Forms![Tên Form]![Tên ô chứa dữ liệu]Ví dụ: Đếm tổng số hóa đơn của từng khách hàng

Chương 5 REPORT - BÁO BIỂU

5.1. Giới thiệuReport là công cụ để tạo các báo cáo, báo biểu, kết xuất dữ liệu ra màn hình hoặc máy in. Giống như form, dữ liệu nguồn của report có thể là bảng hoặc là query.

71

Link child fields

Link master fields

TSHD

5.2. Cách tạo report5.2.1. Tạo report bằng AutoReport:Chức năng AutoReport là công cụ tạo Report nhanh và dễ dàng, thường dùng để tạo những Report đơn giản có dữ liệu nguồn từ một bảng hoặc một query. Để tạo form bằng AutoReport ta phải chọn dữ liệu nguồn cho Report.

a. Cách tạo: Trong cửa sổ database chọn object Report New Xuất hiện cửa sổ New Report Chọn dạng AutoReport chọn dữ liệu nguồnOK

b. Các dạng Report tạo bằng AutoReport AutoReport: Columnar Hiển thị dữ liệu trong mỗi record dưới dạng cột, mỗi

field trong record là một dòng.

AutoReport: Tabular Hiển thị dữ liệu của mỗi record dưới dạng dòng, mỗi field là một cột.

72

5.2.2. Tạo report bằng WizardChức năng Wizard là công cụ tạo Report nhanh và có sự tham gia chọn lựa của người dùng trong trong các bước tạo Report.

Trong cửa sổ database chọn object Report New Xuất hiện cửa sổ New ReportChọn Report Wizardchọn dữ liệu nguồn

cho Report OK Hoặc double click lệnh Create Report by using Wizard trong cửa sổ

Database chọn dữ liệu nguồn OK

Chọn các field hiển thị trong Report, click nút để chọn một field, click nút để chọn tất cả các field trong dữ liệu nguồn Next

73

Chọn field kết nhóm nếu cần (dạng main-sub Report)Next

Chọn field sắp xếpNext

74

Chọn dạng Report Layout: gồm 3 dạng Columnar, Tabular, Justified Orientation: chọn hướng trang in Portrait (trang đứng), Lanscape (trang

ngang), chọn xong click Next

Chọn kiểu trình bày trên Report (màu chữ, font chữ, kiểu chữ, …)Next Nhập tiêu đề cho Report Finish

5.2.3. Tạo report bằng Designa. Cách tạo Trong cửa sổ database, chọn object Report Chọn New Design View chọn dữ liệu nguồnOK hoặc double click

lệnh Create report in design view (form không có dữ liệu nguồn) Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report cùng với toolbox và field list(dữ liệu nguồn

của Report)

Drag chuột kéo các field từ field list đưa vào report hoặc chọn các công cụ từ toolbox vẽ vào report

Cách tạo và sử dụng các công cụ trong toolbox giống như thiết kế form.b. Các phần trong cửa sổ thiết kế report

75

Một report gồm các phần: Page Header/Footer, Report Header/Footer, Detail, Group Header/Footer (Các report có phân nhóm)

Page Header/Footer: Chứa tiêu đề đầu trang và cuối trang. Nội dung đặt trong phần Page Header/Footer sẽ xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang

Bật/tắt thanh Page Header/Footer: View Page Header/Footer Các nội dung thường đặt trong Page Header/Footer

Tiêu đề của trang được tạo bằng công cụ label Chèn số trang: Insert Page Numbers… hoặc nhập công thức

="Page " & [Page] & " of " & [Pages] trong textbox

76

Page Header

Page Footer

Chèn ngày hiện hành của máy: Insert Date and Time…hoặc nhập hàm = Now() trong textbox

Report Header/Footer: Tiêu đề đầu và cuối report, nội dung đặt trong Report Header/Footer chỉ xuất hiện ở phần đầu của trang đầu tiên và phần cuối trang của trang cuối cùng

Bật/tắt thanh Report Header/Footer: View Report Header/Footer Các nội dung thường đặt trong Report Header/Footer

Công thức tính toán, thống kê dữ liệu

Detail: chứa nội dung chính của report, hiển thị dữ liệu trong dữ liệu nguồn dưới dạng các textbox bound control, mỗi textbox là một field dữ liệu hoặc các textbox dạng unbound control dùng để tạo thêm field mới

77

Report header

Report Footer

Group Header/Footer (Các report có phân nhóm): đối với các report có phân nhóm giống như form dạng main-sub thì ngoài các phần cơ bản còn có thêm phần kết nhóm là group header/Footer Nội dung trong phần group header/Footer là tiêu đề của nhóm Thống kê dữ liệu theo nhóm Bật/Tắt thanh group header/footer: View Sorting and Grouping

Group Header: (Yes/No) Group Footer: (Yes/No)

5.2.4. Tạo report có phân nhóma. Tạo report có phân nhóm bằng wizardDữ liệu nguồn cho report có phân nhóm thường được lấy từ nhiều bảng có quan hệ 1-n, field kết nhóm thường là field khóa chính của bảng 1. Tạo dữ liệu nguồn cho report theo yêu cầu phân nhóm. Trong cửa sổ Database, double click lệnh Create report by using wizard

78

Group Footer

Group Header

Chọn dữ liệu nguồn cho report (là query đã tạo), chọn các field hiển thị trong kết quảNext

Nếu dữ liệu có quan hệ 1-n thì access tự phân nhómNext

Chọn field kết nhóm thứ hai (hiển thị hai quan hệ 1-n)Next

Nếu trong report có chứa field cần thống kê tính toán thì click nút Summary Option… để chọn phép thống kê (Sum, Avg, Min, Max)OKNext

79

Chọn dạng trình bày của report trong khung Layout Stepped, Block: tiêu đề của nhóm sẽ lặp lại ở mỗi trang Outline 1, Outline 2, Align Left 1, Align Left 2: Tiêu đề của nhóm lặp

lại trong mỗi nhóm. Chọn hướng trang in trong khung Orientation

Portrait: trang đứng Landscape: trang ngang

Chọn xong click Next Chọn kiểu trình bày report (Font chữ, màu chữ, …) Next Nhập tiêu đề cho report Finish.

b. Tạo bằng design Trong cửa sổ Database, chọn object report. Click nút New Design View Chọn dữ liệu nguồnOK Xuất hiện cửa sổ thiết kế report Chọn field kết nhóm:

Chọn menu View Sorting and Grouping Trong cửa sổ Sorting and Grouping, chỉ định field kết nhóm tại mục

Field/Epresstion Trong khung Group properties, mở thanh Group Header và Group

Footer(yes) Cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh group Header và group Footer Drag chuột lần lượt kéo các field từ field list vào các phần tương ứng của

report

80

5.3. Hiệu chỉnh reportCác report khi thiết kế bằng AutoReport hoặc bằng Wizard đều có thể hiệu chỉnh lại bằng cách mở report ở chế độ Design View Chọn report cần hiệu chỉnh Chọn menu View Design view hoặc click nút Design trên thanh công cụ Thực hiện hiệu chính

5.3.1. Thêm và xóa field Thêm các field dữ liệu vào report:

Drag chuột kéo một hoặc nhiều field từ field list vào report Xóa field : chọn field cần xóa Nhấn phím delete

5.3.2. Di chuyển và thay đổi kích thước của các control Di chuyển:

Chọn field cần di chuyển Drag chuột để di chuyển, khi con trỏ có hình dạng thì ta di chuyển cả

nhãn và control, khi con trỏ có dạng thì ta chỉ di chuyển một thành phần.

Thay đổi kích thước Chọn control muốn thay đổi kích thước Đưa trỏ đến các nút chọn, khi con trỏ có dạng mũi tên 2 chiều ta drag

chuột để thay đổi kích thước

5.3.3. Định dạng các đối tượng trong report Định dạng văn bản trong các control dùng thanh công cụ Formatting

Mở report ở chế độ Design Chọn các đối tượng chứa văn bản cần định dạng Chọn font chữ trong khung font, kích thước trong khung size...

81

Canh lề cho các đối tượng (trong form và report) Mở report ở chế độ Design Chọn các đối tượng cần canh lề. Chọn menu FormatAlign chọn kiểu canh lề

Thay đổi thuộc tính của các đối tượng trong report Click phải trên đối tượng cần thay đổi thuộc tính, chọn properties

Property Mô tả

Format Định dạng kiểu dữ liệu numbers, dates, times, text

Decimal Places Số số lẻ

Visible Hiển thị hoặc ẩn control

Left Xác định vị trí của control theo chiều ngang

Top Xác định vị trí của control theo chiều dọc

Width Xác định độ rộng của control

Height Xác định chiều cao của control

Back Color Chọn màu nền của control. Click nút để chọn màu.

Special Effect Chọn hiệu ứng 3-D cho control

Border Style Chỉ định kiểu đường viền của control transparent lines, solid lines, dashed lines,…

Border Color Màu đường viền

Border Width Độ rộng của đường viền

82

Fore Color Chỉ định màu cho văn bản trong các control

Font Name Chọn font chữ

Font Weight Chữ đậm

Font Italic Chữ nghiêng

Font Underline Gạch dưới

Text Align Canh lề cho văn bản trong control

5.3.4. Các thao tác trên reporta. Tạo cột số thứ tự

Khi tạo report có dạng danh sách, ngoài các field trong cơ sở dữ liệu, ta có thể thêm cột số thứ tự cho danh sách.

Cách tạo: Mở report ở chế độ design. Tạo một textbox trong phần detail

Nhâp nội dung cho textbox =1

Click phải trên textbox properties chọn tab data Tại thuộc tính Running Sum: chọn kiểu đánh số thứ tự

No: không đánh số thứ tự Over Group: đánh số thứ tự theo nhóm, dùng cho report có phân nhóm Over All: đánh số thứ tự trên toàn bộ danh sách, dùng cho report không

phân nhóm

83

b. Ngắt trangĐối với các report có phân nhóm, thường người dùng có nhu cầu hiển thị dữ liệu trong mỗi nhóm trên một trang, để thực hiện ta dùng chức năng ngắt trang theo nhóm

Click phải trên thanh group header, chọn propertiesTại thuộc tính Force New Page chọn Before section

Hoặc click phải trên thanh group footer, chọn properties Tại thuộc tính Force New Page chọn After section

c. Tạo ô tính toánKhi tạo các báo cáo thường cần phải thống kê dữ liệu. Trong report khi cần thống kê dữ liệu trên cả report thì các ô thống kê tính toán được đặt trong phần report header/Footer, khi thống kê trên nhóm thì các ô tính toán đặt trong phần Group header/Footer

Lưu ý : các ô tính toán không đặt trong phần Page Header/Footer84

Biểu thức tổng quát: =<Biểu thức tính toán>

85

Thống kê theo nhóm

Thống kê toàn bộ dữ liệu

Chương 6

MACRO – TẬP LỆNH

6.1. Giới thiệuMột macro là một tập hợp của một hoặc nhiều hành động thực hiện chính xác theo một trình tự từ trên xuống để phục vụ các yêu cầu thao tác trên các đối tượng trong cơ sở dữ liệu.

Một macro giúp bạn thực hiện các công việc hàng ngày bằng cách tự động hóa chúng. Thay vì thực hiện bằng tay các công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể ghi lại một macro đơn giản cho toàn bộ công việc một lần.

Ví dụ: để in report bạn phải thực hiện một loạt công việc như chọn object report trong cửa sổ database, tìm và mở report, in report và đóng lại thì bạn chỉ cần tạo một macro in report và gán cho sự kiện click của nút in.

Một macro thường gồm 3 thành phần:

Object: đồi tượng thực hiện hành động

Event: sự kiện tác động vào đối tượng

Action: hành động xảy ra khi sự kiện tác động vào đố tượng

Ví dụ: tạo nút đóng form bằng macro

6.2. Cách tạo và thực hiện macro:6.2.1. Cách tạo: Cách 1:

Trong cửa sổ database, chọn object Macro Newxuất hiện cửa số thiết kế macro.

Cột Action: chọn các hành động mà bạn muốn macro thực hiện Cột comment: ghi chú cho các hành động Action Arguments: chọn các đối số cho các hành động tương ứng được

chọn trong cột action86

Object: nút đóng form

Event: Click

Action: đóng form

Lưu và đặt tên cho macro. Cách 2: Dùng cách kéo thả: chỉ sử dụng cho các action đơn giản như:

OpenForm, OpenTable, OpenReport. Mở đồng thời hai cửa sổ Database và cửa sổ thiết kế macro sau cho

đồng thời nhìn thấy cả hai cửa sổ trên màn hình

Drag chuột kéo table, form, report,… trong cửa sổ Database thả vào cột Action trong cửa sổ thiết kế macro.

Lưu và đặt tên macro.

6.2.2. Thực hiện macroCó 2 cách để thực hiện macro

Đối với macro không gán cho sự kiện của một đối tượng cụ thể thì chọn tên

macro và click nút run để thực thi (hoặc double click vào tên macro)Ví dụ: macro mở form

87

Đối với macro được gán vào một sự kiện (event)cho một đối tượng cụ thể thì phải mở đối tượng và tác động sự kiện vào đối tượng để gọi macro.

Ví dụ: tạo macro cho nút đóng form Hoadon, để thực thi macro này phải mở form Hoadon và tác động sự kiện click vào nút đóng form

6.3. Gán macro vào sự kiện (Event) của đối tượngThông thường macro được gán vào các sự kiện của các đối tượng trên form hoặc report, khi sự kiện xãy ra thì macro sẽ được thực thi

Ví dụ: sự kiện On Click của nút Command Button,

6.3.1. Sự kiện (Event) Sự kiện là những tác động vào đối tượng để sau đó các lệnh trong macro tự động thực thi. Ví dụ: Onclick, OnDoubleClick, OnLoad,…. Mỗi đối tượng có các sự kiện khác nhau.

6.3.2. Các sự kiện thông dụng

88

click

Đối tượng Command Button:On Enter Nhấn phím EnterOn Got Focus Nhận được sự tập trungOn Lost Focus Mất sự tập trungOn Click Thao tác click chuộtOn Dbl Click Thao tác double clickOn Mouse Down Nhấn phím của chuộtOn Mouse Move Di chuyển chuộtOn Mouse Up Thả phím chuộtOn Key Down Nhấn phímOn Key Up Thả phímOn Key Press Phím dược nhấn

Đối tượng TextBoxBefore Update Trước khi cập nhật dữ liệu After Update Sau khi cập nhật dữ liệuOn Undo Quay lại thao tác trướcOn Change Khi có sự thay đổi dữ liệu On Enter Nhấn phím enterOn Got Focus Nhận được sự tập trungOn Lost Focus Mất sự tập trungOn Click Thao tác click chuộtOn Dbl Click Thao tác double clickOn Mouse Down Nhấn phím của chuộtOn Mouse Move Di chuyển chuộtOn Mouse Up Thả phím chuộtOn Key Down Nhấn phímOn Key Up Thả phímOn Key Press Phím dược nhấn

Đối tượng FormBefore Update Trước khi cập nhật dữ liệu After Update Sau khi cập nhật dữ liệuOn Undo Quay lại thao tác trướcOn Delete Xóa dữ liệuOn Open Mở formOn Load Load formOn Resize Thay đổi kích thướcOn UnLoad Thoát khỏi formOn Close Đóng formOn Click Click trên formOn Dbl Click Double click trên formOn Mouse Down Nhấn phím chuộtOn Mouse Move Di chuyển chuộtOn Mouse Up Thả phím chuột

89

On Key Down Nhấn phímOn Key Up Thả phímOn Key Press Phím được nhấn

6.3.3. Cách gán macro vào sự kiện Cách 1: dùng cho trường hợp macro đã được tạo trước, các macro này dã có trong phần Macro. Mở cửa sổ thiết kế form hoặc report chứa đối tượng cần gán macro Click phải trên đối tượng Chọn properties Chọn sự kiện thích hợp Chọn tên macro trong danh sách

Cách 2: dùng trong trường hợp vùa tạo macro vừa gán cho sự kiện của đối tượng Mở cửa sổ thiết kế form hoặc report chứa đối tượng cần gán macro Click phải trên đối tượng Chọn properties Chọn sự kiện thích hợp click nút Xuất hiện cửa sổ Choose Builder

Chọn Macro BuilderOK Xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro và hộp thoại yêu cầu đặt tên và lưu macro Thiết kế macro và đóng lại, macro này đã được gán

90

Tại sự kiện của đối tượng sẽ xuất hiện tên macro được gán.

6.4. Các Action thông dụng:

AddmenuTạo thanh menu

Menu Name Tên của menuMenu macro Name Tên macro tạo menuStatus bar text Hiển thị text trên thanh trạng thái

Apply filterLọc dữ liệu

Filter name Tên của Query lọc.Where condition Điều kiện lọc.

Beep Phát tiếng kêu bipCancel Event Hủy bỏ 1 biến cố đang thực hiệnClose Đóng đối tượng được chỉ định

Object Type Kiểu đối tượng.Object Name Tên đối tượng.Save (Y/N ) Có lưu các thay đổi khi đóng.

Copy Object Sao chép một đối tượng trong tập tin CSDL

Destination Database Tên tập tin CSDL đích.New Name Tên mới cúa đối tượng sao chép.Source Object type Kiểu đối tượng nguồn.Source Object Name Tên đối tượng nguồn

Delete Object xoá 1 đối tượng trong CSDL

Object type Kiểu đối tượngName Object Tên đối tượng cần xóa

Echo: Ẩn/hiện lệnh đang thực thi trên thanh statusbar

Echo on Yes: cho hiện kết quả của macro được thực hiện; No: không hiện kết quả.

Status bar text Chuỗi văn bản xuất hiện trên thanh trạng thái

Find next Tìm mẫu tin kế tiếp thoả điều kiện trong Findrecord

Find record Tìm mẫu tin thỏa diều kiện dò tìm

Find What Chuỗi dữ liệu cần tìmMatch Kiểu so trùngMatch case phân biệt chữ thường, hoaSearch Phạm vi dò tìmSearch as formated Có phân biệt tìm theo định dạngOnly curent field Chỉ tìm trên field hiện hànhFind First Tìm kiếm bắt đầu từ record đầu tiên

Goto Control Di chuyển con nháy đến 1 điều khiển chỉ định Action ArgumentControl Name Tên điều khiển

Goto record di chuyển tương đối giữa các record

Object type Loại đối tượngObject Name Tên đối tượngRecord Vị trí di chuyển

Offset Vị trí thứ mấy của mẫu tin trên dãy các nút di chuyển

Hours Glass Thay đổi biểu tượng của chuộtMaximize, minmize, Restore Phóng to, thu nhỏ, phục hồi kích thước cửa sổ

MsgBoxXuất hiện một hộp thoại thông báo

Message Nội dung thông báoBeep Phát tiếng kêuType Biểu tượng kèm theo hộp thoạiTilte tiêu đề cho hộp thoại

91

Open form Mở 1 biểu mẫu

View Chế độ hiển thị biểu mẫuForm Name Tên biểu mẫuFilter Name Tên Query làm bộ lọc dữ liệuWhere Condition Biểu thức điều kiện lọc Data mode Chế độ hiển thị dữ liệu Window mode Chế độ của sổ

Open Query Mở Query

Query Name Tên truy vấnView Chế độ thể hiện truy vấnData mode Chế độ hiển thị dữ liệu.

Open ReportMở report

Report Name Tên của báo biểuView Chề độ hiển thị báo biểuFilter Name Tên truy vấn dùng làm bộ lọc dữ liệuWhere Condition Biểu thức điều kiện lọc

Open tableMở bảng

Table Name Tên của bảngView Chế độ hiển thị bảngData mode Chế độ hiển thị dữ liệu

Output to Đưa dữ liệu từ Access ra các ứng dụng khác Excel, Word,HTML

Object type Kiểu đối tượngObject Name Tên đối tượngOutput Format Dạng dữ liệu đưa raOutput file Tên File đua raAuto start Tự động mở ứng dụng khác

PrintOut In đối tượng hiện hành ra máy in

Print range Phạm vi inPage form Trang bắt đầu inPage to Trang cuối cùngPrint Quality Chấn lượng inCopies Số bản in cho một inCollate copies Đối chiếu khi in nhiều bảng

QuitThoát khỏi Access

Option Một số lựa chọn khi thoátPrompt Hỏi ý kiến lưuSave all Lưu tất cảExit Thoát không lưu

Rename Đổi tên đối tượng

New name Tên mới của đối tượngObject type Loại đối tượngOld name Tên cũ của đối tượng

Requery Cập nhật lại dữ liệu nguồn của một điều kiệnControl name Tên điều kiện

Run App Thực thi một ứng dụng nào đó trong môi trường Windows

Runcode Thực hiện 1 hàm có trong bộ mã lệnh của tập tin CSDLFunction Name Tên hàm

Run command Thực hiện các lệnh có sẵn của accessCommand Tên lệnh thực thi

Run macroThực hiện tập lệnh

Macro Name Tên tập lệnhRepeat count Số lần lập lạiRepeat Expression Biểu thức chỉ điều kiện lặp tập lệnh

Run SQL SQL statement Nội dung câu lệnh SQL92

Thực hiện lệnh SQL Use Transaction Có sử dụng cơ chế giao tác không?SaveLưu đối tượng

Object type Kiểu đối tượngObject name Tên đối tượng

Select ObjectChọn một đối tượng

Object type Loại đối tượngObject name Tên đối tượngIn database Windows Đối tượng có trong CSDL không?

SerdkeysGởi ra màn hình các thao tác phím nhấn

Keystrokes Tên phím

Wait Chờ/không chờ nhấn phím

Set ValueGán giá trị cho đối tượng

Item Tên điều kiện, thuộc tính điều kiện

Expression Giá trị cần gán vào

SetWarnings Bật/Tắt chế độ thông báo hệ thống của AccessShowAllrecord Hiển thị lại tất cả mẫu tin của bảng / truy vấn. Xoá bỏ chế độ lọcShowToolbarẨn/hiện thanh toolbar

Toolbar Name Tên của thanh công cụShow Ẩn/Hiện

StopAllMacro Dùng tất cả các tập lệnh đang chạyStopMacro Dùng tập lệnh hiện hành

6.5. Hiệu chỉnh macroTrong cửa sổ Database, chọn macro muốn hiệu chỉnh click nút Design

6.5.1. Chèn thêm action: Đặt trỏ dưới dòng muốn chèn InsertRow hoặc nhấn phím Insert Chọn Action muốn chèn thêm

6.5.2. Xóa action Chọn action cần xóa Nhấn phím Delete hoặc chọn EditDelete

6.5.3. Thay đổi thứ tự các action Chọn action muốn thay đổi vị trí Drag chuột tại đầu dòng kéo đến vị trí mới

6.6. Các loại macro6.6.1. Macro nhómCác macro có cùng tính chất, cùng chức năng hoặc thực hiện các hành động trên cùng môt form, report thường được tạo trong cùng một nhóm. Một macro nhóm chứa nhiều macro bên trong nó vì vậy mỗi macro thành phần bên trong macro nhóm phải được phân biệt bằng môt tên riêng.

a. Cách tạo: Trong cửa sổ database chọn object MacroNew

93

Chèn thêm cột Macro Names: ViewMacro Names hoặc click nút Macro Name trên thanh công cụ.

Trong cửa sổ thiết kế xuất hiện cột Macro Name Nhập tên Macro thành phần trong cột Macro Names, chọn hành động tương

ứng và nhập các action argument cho từng macro

b. Cách gọi macro trong macro nhómMacro nhóm chứa nhiều macro thành phần vì vậy khi gọi macro trong macro nhóm phải có tên macro nhóm trước tên macro thành phần, cách nhau bởi dấu chấm.

<Tên macro nhóm>.<tên macro thành phần>

6.6.2. Macro có điều kiệnMacro có điều kiện là macro kiểm tra điều kiện trước khi thực hiện lệnh, nếu biểu thức điều kiện cho kết quả là đúng thì lệnh tương ứng được thực thi, nếu biểu thức điều kiện cho kết quà sai thì lệnh tương ứng không được thực thi.

a. Cách tạo Trong cửa sổ Database, chọn object macroNew Xuất hiện cửa sổ thiết kế macro

Mở thêm cột điều kiện: View Condition hoặc click nút condition trên thanh công cụ.

Cửa sổ thiết kế macro xuất hiện cột Condition Nhập biểu thức điều kiện trong cột Condition Nếu cùng một điều kiện, macro thực hiện nhiều lệnh thì biểu thức điều kiện

của các lệnh sau ta không nhập lại mà chỉ cần nhập …

94

b. Các hàm thường dùng trong biểu thức điều kiện Hàm MsgBox («msg», «type», «title»): hàm có tác dụng cho xuất hiện hộp

thông báo, trên hộp thông báo có các nút yes, no, ok, …để cho người dùng chọn lựa. Giá trị trả về của hàm chính là sự chọn lựa click vào nút lệnh nào trên hộp thông báo.

Các tham số của hàm Msg: Nội dung của chuỗi thống báo Type: giá trị số biểu diển các nút lệnh và biểu tượng trên hộp thông

báo Title tiêu đề của hộp thông báo

Giá trị số của các biểu tượng và nút lệnh trên hộp thông báo

Giá trị số Biểu tượng và nút lệnh trên hộp thông báo16 Biểu tượng dấu cấm. (Stop)32 Biểu tượng dấu hỏi. (Question)48 Biểu tượng dầu gảm thán. (Exclamation)1 Gồm hai nút OK, Cancel.2 Gồm ba nút Abort, Retry, Ignore.3 Gồm ba nút Yes, No, Cancel.4 Gồm hai nút Yes, No.5 Gồm hai nút Retry, Cancel.

Già trị trả về của hàm là sự chọn lựa nút lệnh trên hộp thông báoGiá trị trả về của

hàm MsgBoxSự lựa chọn nút lệnh trên hộp thông

báo1 Người sử dụng chọn nút OK.2 Người sử dụng chọn nút Cancel.3 Người sử dụng chọn nút Abort.4 Người sử dụng chọn nút Retry.5 Người sử dụng chọn nút Ignore.6 Người sử dụng chọn nút Yes.7 Người sử dụng chọn nút No.

95

Cùng một điều kiện

Ví dụ: khi click nút xóa chương trình sẽ xuất hiện hộp thống báo xác nhận “Bạn có chắc chắn xóa không?”, nếu người dùng click nút yes thì xóa, ngược lại thì không xóa. Biểu thức điều kiện:

MsgBox("Bạn có chắc chắn xóa không ?",32+4,"Cẩn thận")=6

DCount («expr», «domain», «criteria»): Đếm số record trong tập record được chỉ định bởi tham số <<Domain>> thỏa mãn điều kiện được chỉ định trong biểu thức <<criteria>>.

expr: tên field muốn đếm số record domain: tên bảng chứa expr criteria: biểu thức điều kiện

Ví dụ:=DCount("[OrderID]", "Orders", "[ShipRegion] = 'CA'")

6.6.3. Macro AutoexecMacro Autoexec là macro tự động thực thi khi chương trình được khởi động và có tên là autoexecMacro autoexec thường dùng để mở form giao diện, khi ứng dụng được khởi đông thì form giao diện tự động mở ra đầu tiên. Để thực hiện ta tạo một macro autoexec chứa action OpenForm, Form name là tên form giao diện.

6.7. Xậy dựng hệ thống menu Một ứng dụng hoàn chỉnh thường cần đến hệ thống menu để liên kết các thành phần thành một hệ thống.Ví dụ: hệ thống menu trong chương trình quản lý hóa đơn

96

Có hai cách để xây dụng hệ thống menu cho chương trình: dùng macro và dùng lệnh

6.7.1. Xây dựng hệ thống menu bằng macroa. Cách tạo: Nguyên tắc: mỗi menu của một cấp cần có một macroVí dụ: menu chính gồm 4 menu con, như vậy cần tạo 5 macro

Tạo menu cấp 1: Tạo macro cho menu cấp 1 chứa 4 menu con

Chọn Action AddMenuMenu Name: tên các menu trong menu cấp 1Menu Macro Name: tên macro để tạo menu cấp 2StatusBar Text: Dòng văn bản xuất hiện trên thanh status bar khi menu

được chọn.

Tạo macro cho menu cấp 2, macro này có tên trùng với tên được đặt trong mục Menu Macro Name của macro cấp 1, mỗi menu là một macro

Trong menu chính có bao nhiêu menu con thì tạo bấy nhiêu macro

97

Tên menu

Tên macro con

b. Đưa menu vào chương trình:Để đưa menu vào hoạt đông thì cần phải có một form chính của chương trình, khi form này được mở thì hệ thống menu sẽ được kích hoạt

Mở form chính ở chế độ design Click phải trên form properties Chọn tab Other Tại thuộc tính Menu bar, nhập tên macro cấp 1

6.7.2. Xây dựng hệ thống menu bằng lệnh Tạo một toolbar mới

Chọn menu ToolsCustomizeNew…

Trong cửa sổ New Toolbar, nhập tên cho toolbarOK

98

Màn hình xuất hiện thanh công cụ trắng Trong cửa sổ customize, đánh dấu check vào tên thanh toolbar vừa tạo

Click nút properties Xuất hiện cửa sổ Toolbar Properties Trong mục Type: chọn Menu Bar close

Xuất hiện thanh menu

Tạo menu cấp 1: Trong cửa sổ Customize chọn tab Commands

Trong khung Categories chọn New menu

99

Drag chuột kéo New menu trong khung Commands thả vào thanh menu vừa tạo.

Click chuột phải trên menu, tại mục Name: Nhập tên cho menu

Tiếp tục thực hiện với các menu còn lại

Tạo menu cấp con: Mổi mục con có thể là lệnh mở form, report, Table…

Để mở đối tượng nào thì chọn đối tượng đó trong khung categories

Drag chuột kéo đối tượng trong khung Commands vào thanh menu

100

Gắn kết menu vào chương trình Mở form giao diện đã tạo

Click phải trên form chọn properties

Chọn tab Other

Tại thuộc tính Menu bar: Nhập tên thanh menu vừa tạo

101

Chương 7 MODULE

7.1. Giới thiệuModule là một công cụ của access dùng ngôn ngữ Visual Basic để tạo những chương trình nhằm giải quyết những yêu cầu phức tạp mà Macro không giải quyết được. Có hai loại module: module dùng chung và module gắn liền với form, report.

Module dùng chung là những thủ tục, hàm được sử dụng chung cho toàn bộ các form, report có trong tập tin cơ sở dữ liệu, các module này có thể được gọi từ bất kỳ form, report nào, nó được chứa trong phần Module của cửa sổ Database.

Module gắn liền với form, report là những hàm, thủ tục gắn liền với các đối tượng trên form, report, các module này là một thành phần của form, report, nó không xuất hiện trong phần Module của cửa sổ Database

7.2. Tạo module7.2.1. Module dung chung:

Trong cửa sổ database, chọn object Module New Xuất hiện màn hình soạn thảo module như hình

Nhập code của các thủ tục trong cửa sổ soạn thảo

Click nút run để thực thi module, hoặc gọi module từ các module khác

7.2.2. Module gắn với form, report: Mở đối tượng form hoặc report ở chế độ design Click phải trên control muốn gán module chọn properties Chọn tab event chọn event thích hợp Click nút Xuất hiện cửa sổ Choose Builder Chọn lệnh Code BuilderOK

102

Cửa sổ soạn thảo

Cửa sổ thi hành lệnh

Project explorer

Xuất hiện cửa sổ soạn thảo module với nội mặc địnhSub ControlName_SuKien()

End Sub Mở Form hoặc report, tác dụng sự kiện vào control để thực thi module.

7.2.3. Các thành phần trong modulePhần khai báo chung (Declaration Section): gồm những lệnh khai báo biến, hằng, và khai báo về cách thức làm việc. Các hằng, biến khai báo trong phần này sẽ có hiệu lưc trong tất cả các thủ tục.

Phần các thủ tục, gồm các thủ tục trong module, mỗi thủ tục gồm các lệnh khai báo biến, hằng, và các lệnh trong thủ tục. các hằng và biến trong phần này chỉ có hiệu lực trong thủ tục khai báo nó. Cấu trúc của một thủ tục:

Sub <Tên thủ tục> ( )

Các lệnh

End Sub

7.2.4. Lệnh khai báo:103

Phần khai báo

Phần thủ tục

a. Khai báo cách thức làm việc của access Option Compare Database: so sánh cắn cứ vào bộ mã riêng của từng nước Option Compare Text: so sánh không phần biệt chữ hoa, chữ thường Option Compare Binary: so sánh căn cứ vào giá trị nhị phân của các ký tự

trong bảng mã Option Explicit: Thiết lập chế độ phải khai báo biến trước khi dùng, mặc

định là không khai báo biến trước khi dùngb. Khai báo biến: Cú pháp:

Ví dụ:Dim i As Integer, st As String*15

Phạm vi của biến: Biến cục bộ: là biến được khai báo trong một thủ tục hoặc trong phần

Declarations cùa form hoặc report, chỉ có tác dụng trong thủ tục khai báo nó hoặc trong form hoặc report chứa nó.

Biến toàn cục: là biến được khai báo sau từ khóa Public, biến này được khai báo tại phần Declaration của Module dùng chung.

c. Khai báo hằng Hằng là đại lượng có giá trị không đổi trong suốt quá trình thực thi chương trình.

Cú pháp:

Ví dụ:Const ngay = #24/12/2004#

7.2.5. Lệnh gán:Dùng để gán giá trị cho một biến hay một hằng. Lệnh gán được sử dụng trong thân của thủ tục.1. Lệnh Let: Gán giá trị của một biểu thức cho một biến.

Cú pháp :

104

Dim <Tên biến> As <Kiểu dữ liệu>

Public <Tên biến> As <Kiểu dữ liệu>

[Public|Private] <Const TenHang> [As kiểu dữ liệu] = <Biểu thức>

[Let] tenBien| tenHam = BieuThuctenBien.TenThanhPhan = BieuThuctendoiTuong{ . | ! } (Thuoctinh | tenDoiTuong) = BieuThuc

2. Lệnh Set : Gán đối tượng cho một biến thuộc loại đối tượng tương ứng.Cú pháp :

Set tenBien = {[New] bieuThuc | Nothing}Ví dụ :

Sub tinhtong Dim myDB as databaseDim mySet As recordsetSet myDb = CurrentDBSet mySet = myDb.OpenRecordSet(“NhanVien”)

End Sub

7.3. Kiểu dữ liệu:7.3.1. Kiểu số:

Byte: Kiểu số nguyên dương trong phạm vi từ 0..255, chiếm 1 byte. Integer: Kiểu số nguyên, có giá trị trong khoảng -32768...32767, chiếm 2

bytes. Long: Kiểu số nguyên dài, có giá trị trong khoảng 2,147,483,648 ..

2,147,483,647, chiếm 4 bytes. Single: Kiểu số thực, có giá trị trong khỏang 1.401298E-45 to

3.402823E38. Chiếm 4 bytes. Double: Kiểu số thực có giá trị trong khoảng 4.94065645841247E-324 to

1.79769313486232E308. Chiếm 8 bytes. Currency: Kiểu tiền tệ. Bản chất là kiểu số, chiếm 8 bytes, có giá trị trong

khoảng -922,337,203,685,477.5808 to 922,337,203,685,477.5807. Ðặc biệt, kiểu này luôn có ký hiệu tiền tệ đi kèm.

7.3.2. Kiểu chuỗi: String 7.3.3. Variant :

Variant là kiểu dữ liệu không tường minh, có thể chứa giá trị số hoặc chuỗi Ví dụ:

Dim a As Variant a = 123 a = “Nguyen Van Nam”

7.3.4. Kiểu đối tượng thuộc cơ sở dữ liệu Database: Cơ sở dữ liệu đang mở Recordset: Tập hợp các mẫu tin Field : Trường trong bảng Form: Form đang sử dụng Form_TenForm: Form đang được chỉ định QueryDef: Bảng truy vấn (Query) TableDef: Bảng dữ liệu (Table)…

7.4. Các hàm thông dụng105

7.4.1. Hàm MsgBox: Hàm có tác dụng làm xuất hiện hộp thông báo trên đó có các nút cho người dùng chọn lựa, giá trị trả về của hàm là sự chọn lựa của người dùng trên hộp thông báo.Cú pháp:

MsgBox(Câu thông báo, kiểu HTB+biểu tượng trên HTB,Tiêu đề)

Trong đó: Câu thông báo: là nội dung sẽ xuất hiện trong hộp thông báo. Kiểu hộp thông báo (HTB) gồm :

VbOkOnly Hộp thông báo chỉ có nút OK

VbOkCancel Hộp thông báo gồm 2 nút OK và Cancel

VbYesNo Hộp thông báo gồm 2 nút Yes No

VbYesNoCancel Hộp thông báo gồm 2 nút Yes No và Cancel

Biểu tượng trên hộp thông báo gồm:

vbCritical Biểu tượng X

vbQuestion Biểu tượng ?

vbExclamation Biểu tượng !

vbInformation Biểu tượng i

Giá trị trả về của hàm là VbYes, VbNo, VbOk, …

Ví dụ:Sub chao()

If MsgBox("Ban tiep tuc khong", vbYesNo + vbQuestion, "Chu y") = vbYes Then MsgBox "Chuc may man", vbOKOnly, "Chao"Else MsgBox "Tam biet", vbOKOnly, "Chao"End If

End Sub

Lệnh MsgBox: có tác dụng cho xuất hiện hộp thông báo, không có giá trị trả về.Cú pháp:

MsgBox Câu thông báo, kiểu hộp thông báo,Tiêu đề

7.4.2. Hàm InputBox:

106

Hiển thị hộp thông báo, trên hộp thông báo có một textbox cho người dùng nhâp giá trị vào biến.Cú pháp:

InputBox(Câu thông báo, tiêu đề, giá trị mặc định)

Giá trị trả về của hàm là giá trị do người dùng nhập vào textbox

Ví dụ:Sub tong() Dim a As Integer Dim b As Integer Dim t As Integer a = InputBox("Nhap a", "nhap du lieu", 0) b = InputBox("Nhap b", "nhap du lieu", 0) t = a + b MsgBox a & "+" & b & "=" & a + b, vbOKOnly, "ket qua"End Sub

7.4.3. Hàm dữ liệu sốa. Int(<Number>): Lấy phần nguyên của <Number>

b. Phép Mod: <Number1> Mod <Number2>, cho kết quả là phần dư của phép chia Number1 cho Number2

c. Format(<Number>, “format”): định dạng dữ liệu số hoặc chuyển chuỗi số thành số

Ví dụ:

Định dạng dữ liệu số:

Format(123456.789, “#,###.00) 123.456,46

Chuyển chuỗi thành số

Format(“123456.789”, “#,###.00) 123.456,46

d. Val(<Chuỗi số>) : chuyển <Chuỗi số> thành số.

7.4.4. Hàm xử lý chuỗia. Left(<Chuỗi>,n)

b. Right((<Chuỗi>,n)

c. Mid(<Chuỗi >,m,n)

d. Len(<Chuỗi >)

e. Trim(<Chuỗi >)

7.5. Biến đối tượngBiến đối tượng là biến dùng để chỉ một loại đối tượng như CSDL, bộ các mẫu tin, biểu mẫu, điều khiển. Có hai loại biến đối tượng:

107

Đối tượng có sẵn, khi dùng không cần phải khai báo Đối tượng không có sẵn, khi dùng phải khai báo

Mỗi đối tượng gồm có các phương thức và thuộc tính, để truy xuất đến các phương thức và thuộc tình của đối tượng ta dùng cú pháp:

<Tên đối tượng>. <phương thức><Tên đối tượng>.<thuộc tính>

7.5.1. Các đối tượng có sẵn:1. Application: Dùng để thực hiện các công việc liên quan đến ứng dụng.

Các phương thức của Application:a. SetOption: thiết lập các tùy chọn trong cửa sổ Options. Cú pháp :

Ví dụ : Thiết lập mục tùy chọn của trang Edit/Find mục conFirmApplication.SetOption “Confirm record changes “, FalseApplication.SetOption “Confirm document deletions”, 0

b. Quit: thoát khỏi Access Cú pháp :

QuitType: kiểu đóngacSave: Tự động lưu tất cả các đối tượng không cần hỏi.acPrompt: Trước khi thoát, hiển thị hộp thoại hỏi người dùng có lưu những thay đổi không.acExit: Thoát và không lưu..

Các thuộc tính của Application:a. MenuBar: dùng để tạo thanh menu cho chương trình.

Cú pháp :

2. Docmd: Dùng để thực hiện những công việc thông thường trong access bằng ngôn ngữ VB như mở form, mở report, query, lọc dữ liệu, thi hành macro, ....Các phương thức của Docmd:a. Close: Dùng để đóng đối tượng Cú pháp

108

Application.SetOption OptionLabel, OptionValue

Application.Quit QuitType

Application.MenuBar = MenuName

ObjectType: kiểu đối tượng cần đóngacForrm: Ðóng form acReport: Ðóng report acQuery: Ðóng query acTable: Ðóng bảng

ObjectName: Tên đối tượng cần đóng SaveOption: Tùy chọn lưu hoặc không lưu khi đóng đối tượng

SaveNo: Không lưu SaveYes: Luôn lưuSavePromt: Hiển thị hộp thoại nhắc lưu nếu có sự thay đổi

Ví dụ:DoCmd.Close acForm, "frmHoadon", acSaveNo

b. OpenForm: Mở form và thiết lập môi trường làm việc cho form Cú pháp

ObjectName: tên form muốm mở ViewMode: chế độ mở

acDesign: mở form để thiết kếacNormal:mở form để thao tác

FilterName : Mở form để lọc WhereCondition: điều kiện giới hạn dữ liệu DataMode: thiết lập chế độ dữ liệu trên form WindowsMode: thiết lập kiểu cửa sổ của form:

acDialog : Kiểu hộp thoại acWindowsNormal Kiểu cửa sổ bình thường

Ví dụ: DoCmd.OpenForm "frmLapHoaDon", , ,"hoadonID = 'HÐ0035'

c. OpenReport: Mở report và thiết lập môi trường làm việc cho report

Cú pháp:

ObjectName – tên Report ViewMode: Chế độ mở

acDesign: Mở report ở chế độ thiết kế

109

DoCmd.Close [ObjectType], [ObjectName], [SaveOption]

DoCmd.OpenForm [objectName], [ViewMode], [FilterName], [WhereCondition], [DataMode], [WindowsMode]

DoCmd.OpenReport [objectName], [ViewMode], [FilterName], [WhereCondition], [DataMode], [WindowsMode]

acNormal: Mở Report để thi hành FilterName : điều kiện lọc WhereCondition: Điều kiện giới hạn dữ liệu nguồn DataMode: thiết lập chế độ dữ liệu trên Report WindowsMode: thiết lập kiểu cửa sổ report:

acDialog: Kiểu hộp thoại acWindowsNormal: Kiểu cửa sổ bình thường

Ví dụ:DoCmd.OpenReport "rptHoadon", , ,"hoadonID= '" + txtHoadonID + "'"

d. GotoRecord: Di chuyển giữa các record Cú pháp:

ObjectType: kiểu đối tượng ObjectName: Tên đối tượng Record:

acFirst: Di chuyển đến record đầuacLast: Di chuyển đến record cuốiacNewRec: Di chuyển đến record mớiacNext: Di chuyển đến record tiếpacPrevious: : Di chuyển đến record trước

e. Quit: Thoát khỏi access Cú pháp:

QuitType: kiểu thoátacQuitPrompt: Hiển thị hộp thoại nhắc lưu nếu có sự thay đổi trước khi thoát acQuitSaveAll: thoát và lưu tất cảacQuitSaveNone: thoát và không lưu

f. RunSQL: thực thi câu lệnh SQL Cú pháp:

Ví dụ:DoCmd.RunSQL "UPDATE canbo SET luongchinh = hessoluong*290000"

7.5.2. Đối tượng không có sẵn: 1. Database: là thành phần chứa Table hay query. Để sử dụng đối tượng

Database phải khai báo trước.

110

DoCmd. GotoRecord [ObjectType], [ObjectName], [Record]

DoCmd.Quit [QuitType]

Docmd.RunSQL SQLStatement

Cú pháp:

2. Recordset: Truy xuất đến các record trong table hoặc query trong cơ sở dữ liệu.

Cú pháp:

Table/Query: chỉ các table/query làm dữ liệu nguồn cho biến recordset. Loại: chỉ loại dữ liệu nguồn. có 3 loại.

DBOpenTable: dữ liệu nguồn là table, loại biến này hỗ trợ hầu hết các tác vụ trên bảng dữ liệu với tình trạng cập nhật mới nhất

DBOpenDynaset: dữ liệu nguồn là table hoặc là query, hỗ trợ cho tác cụ Find.

DBOenSnap: tương tự như DBOpenDynaset nhưng không cho thay đổi dữ liệu

Thuộc tính và phương thức của đối tượng Recordset: Phương thức

MoveFirst, MovePrevious, MoveNext, MoveNext : di chuyển giữa các record.

AddNew: Thêm một record mới. FindFirst/ FindPrevious/FindNext/FindNext<Điều kiện tìm>: tìm

một record theo điều kiện cho trước.<Điều kiện tìm>: viết theo cú pháp sau:

“Tên Field=’ ” & Giá trị&” ‘ “Nếu có nhiều điều kiện thì viết theo cú pháp sau:“Tên Field=’ ” & Giá trị 1&” ‘And Giá trị 2=” ’ “

Giá trị 1, giá trị 2 có thể là tên biến, hoặc hằng, hoặc nhãn…

Edit, Update: Chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu, hai phương thức này luôn đi kèm nhau. Cú pháp :

BiếnRecordset.EditBiếnRecordset!tenField = bieuthuc

………BiếnRecordset.Update

EOF/BOF: kiểm tra vị trí của record. Thuộc tính

NoMatch: Tìm record RecordCount: Đếm số record có trong biến recordset.

7.6. Cấu trúc điều khiển:

111

Dim BienDataBase as DatabaseSet BienDatabase = CurrentDb

Dim BienRecordset as Recordset Set BienRecordset = BienDataBase.OpenRecordset(Table/Query, loại)

7.6.1. Cấu trúc If…Then…Else Lệnh If…Then…Else để thực hiện lệnh dựa vào giá trị của biểu thức điều kiện

Cú pháp:If <Điều kiện 1> Then

[<lệnh 1>][ElseIf <Điều kiện2> Then

[<lệnh 2>]]...[Else

[<lệnh n>]]End IfHoặcIf <Điều kiện> Then <Lệnh 1>[Else <Lệnh 2>]

Ví dụ:

If so Mod 2 = 0 Then

Msgbox “Số chẵn !”

Else

Msgbox “Số lẻ !”

End If

7.6.2. Cấu trúc Select Case Cú pháp:

Select Case <Biểu thức>[Case <giá trị 1>

[<thủ tục 1>]]...[Case Else

[<thủ tục n>]]End Select

Ví dụ:Select Case so Case 1 thang = "Janualy" Case 2 thang = "Janualy" Case 3 thang = "Janualy"

112

Case 4 thang = "Janualy" Case 5 thang = "Janualy" Case 6 thang = "Janualy" Case 7 thang = "Janualy" Case 8 thang = "Janualy" Case 9 thang = "Janualy" Case 10 thang = "Janualy" Case 11 thang = "Janualy" Case 12 thang = "Janualy" Case Else thang = "Không xác d?nh" End Select

7.6.3. Cấu trúc For…Next Cú pháp:

For <Biến chạy> = <giá trị 1> To <Giá trị 2> [Step <n>][<thủ tục>][Exit For][<thủ tục>]

Next [biến chạy] <biến chạy> là biến kiểu số nguyên. <giá trị 1>, < giá trị 2> là các giá trị mà biến chạy sẽ nhận và thực hiện

dịch chuyển sau mỗi lần lặp. Trong trường hợp đặc biệt nếu gặp lệnh Exit For trong vòng lặp, ngay

lập tức thoát khỏi lệnh lặp và thực hiện lệnh tiếp ngay sau từ khoá Next.

Ví dụ:Dim i As Byte Dim tong As Integertong = 0 For i = 1 To 50 tong = tong +i Next Msgbox tong

113

7.6.4. Cấu trúc For Each…Next Cú pháp:

For Each item In group[<thủ tục>][Exit For][<thủ tục>]

Next [item]

7.6.5. Cấu trúc Do…Loop Cú pháp:

Do [{While | Until}<condition>][<thủ tục>][Exit Do][<thủ tục >]Loop

HoặcDo

[<thủ tục >][Exit Do][<thủ tục >]

Loop [{While | Until}<condition>]

7.7. Lệnh FunctionLệnh Function dùng để khai báo một hàm mới.

Cú pháp:

Function, End Function là các từ khoá bắt buộc khai báo cấu trúc một chương trình con dạng hàm

<tên hàm> là tên gọi hàm đang khai báo. Tên không chứa dấu cách và ký tự đặc biệt

<danh sách các tham số> là các tham số cần thiết cho hàm. Có thể có hoặc không

<kiểu DL hàm> Kiểu dữ liệu trả về của hàm.

114

Function <tên hàm>([<danh sách các tham số>]) As <kiểu DL hàm> <thủ tục> End Function

<thủ tục> thân chương trình con. Trong đó câu lệnh <tên hàm> = <biểu thức>

phải xuất hiện ít nhất một lần trong thủ tục. Câu lệnh này có tác dụng gán giá trị cho hàm.

Ví dụ:Function Tong2So(a, b As Double) As Double Tong2So = a + b End Function

7.8. Lệnh SubLệnh Sub để khai báo một thủ tục con mới.

Cú pháp:

Ví dụ:Sub tong2so(a, b As Double) tong = a + b //tong là biến toàn cục End Sub

7.9. Lệnh Call Lệnh Call được sử dụng để truyền điểu khiển đến thủ tục.

Cú pháp:Call subroutinename [(<arguments>)]

Hoặcsubroutinename [<arguments>]

Ví dụ mẫu

Viết các thủ tục thực hiện các công việc di chuyển giữa các record và thêm tìm xóa thoát.

115

[Public] [Private] Sub <tên CTC>([<danh sách các tham số>]) <thủ tục> End Sub

Option Compare Database

Dim db As Database

Dim rst As Recordset

-------------------------------------------------------------------------------------------

Sub LoadDb()

Set db = CurrentDb()

Set rst = Me.Recordset

End Sub

-------------------------------------------------------------------------------------------

Private Sub CmdDau_Click()

LoadDb

rst.moveFirst

End Sub

-------------------------------------------------------------------------------------------

Private Sub CmdTruoc_Click()

LoadDb

rst.MovePrevious

If rst.BOF Then

rst.MoveNext

MsgBox "Day la mau tin dau roi", vbInformation + vbOKOnly, "thong bao"

End If

End Sub

-------------------------------------------------------------------------------------------

Private Sub CmdNext_Click()

LoadDb

rst.MoveNext

If rst.EOF Then

rst.MovePrevious

MsgBox "Day la mau tin cuoi roi", vbInformation + vbOKOnly, "thong bao"

End If

End Sub

116

-------------------------------------------------------------------------------------------

Private Sub CmdLast_Click()

LoadDb

rst.MoveLast

End Sub

-------------------------------------------------------------------------------------------

Private Sub CmdXoa_Click()

Dim rs As Recordset

Dim MakhStr As String

Set rs = Me.Recordset

MakhStr = InputBox("Nhap vao ma khach hang can xoa")

rs.FindFirst "[MAKH]='" & MakhStr & "'"

If rs.NoMatch Then

MsgBox "Makhachhang " & MakhStr & "khong tim thay"

End If

End Sub

-------------------------------------------------------------------------------------------

Private Sub CmdThem_Click()

LoadDb

Dim ma As String

Dim ten As String

Dim dc As String

Dim tp As String

Dim dt As String

ma = InputBox("nhap ma khach hang:")

If ma = "" Then

Exit Sub

End If

ten = InputBox("nhap ten khach hang:")

If ten = "" Then

Exit Sub

End If

117

dc = InputBox("nhap dia chi khach hang:")

tp = InputBox("nhap thanh pho cua khach hang:")

dt = InputBox("nhap dien thoai cua khach hang:")

rst.AddNew

rst!MAKH = ma

rst!TENKH = ten

rst!DIACHI = dc

rst!THANHPHO = tp

rst!DIENTHOAI = dt

rst.Update

End Sub

-------------------------------------------------------------------------------------------

Private Sub CmdTim_Click()

LoadDb

Dim str As String

str = InputBox("nhap ma can tim:")

If str = "" Then

Exit Sub

Else

rst.FindFirst "makh='" & str & "'"

If rst.NoMatch Then

MsgBox "khong tim thay."

End If

End If

End Sub

-------------------------------------------------------------------------------------------

Private Sub CmdXoa_Click()

LoadDb

Dim str As String

str = InputBox("NHAP MAKH CAN XOA?")

rst.FindFirst "MAKH='" & str & "'"

If rst.NoMatch Then

118

MsgBox "KHONG TIM THAY THONG TIN NAY", vbInformation + vbOKOnly, "THONG BAO"

Else

rst.Delete

rst.MoveNext

End If

End Sub

-------------------------------------------------------------------------------------------

Private Sub CmdThoat_Click()

If MsgBox("CO MUON THOAT KHONG?", vbOKCancel, "THONG BAO") = vbOK Then

DoCmd.Close , , acSaveYes

End IfEnd Sub

119

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2003..................................................11.1. Giới thiệu:...................................................................................................................11.2. Khởi động Access:......................................................................................................11.3. Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng:.................................................................................21.4. Tạo cơ sở dữ liệu bằng wizard....................................................................................31.5. Mở một database đã có:..............................................................................................51.6. Thoát khỏi access:.......................................................................................................51.7. Các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu trong Access..............................................61.8. Làm việc với các đối tượng trong cửa sổ cơ sở dữ liệu:.............................................71.9. Quản lý các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu Access..........................................71.10. Bảo vệ cơ sở dữ liệu..............................................................................................13

Chương 2 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU...........................................................................152.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access...........................................................................152.2. Bảng dữ liệu (Table).................................................................................................152.3. Các thao tác với bảng ở chế độ Datasheet view........................................................33

Chương 3 QUERY-TRUY VẤN DỮ LIỆU..........................................................................383.1. Khái niệm..................................................................................................................383.2. Select Queries:..........................................................................................................383.3. Queries tham số (Parameter Queries).......................................................................453.4. Crosstab query..........................................................................................................463.5. Find Duplicates query Wizard..................................................................................483.6. Find Unmatched query Wizard.................................................................................483.7. Action query..............................................................................................................49

Chương 4 FORM-BIỂU MẪU..............................................................................................544.1. Giới thiệu..................................................................................................................544.2. Cách tạo form............................................................................................................544.3. Hiệu chỉnh form........................................................................................................58

Chương 5 REPORT - BÁO BIỂU.........................................................................................725.1. Giới thiệu..................................................................................................................725.2. Cách tạo report..........................................................................................................725.3. Hiệu chỉnh report......................................................................................................81

Chương 6 MACRO – TẬP LỆNH.........................................................................................856.1. Giới thiệu..................................................................................................................856.2. Cách tạo và thực hiện macro:....................................................................................856.3. Gán macro vào sự kiện (Event) của đối tượng.........................................................876.4. Các Action thông dụng:............................................................................................906.5. Hiệu chỉnh macro......................................................................................................926.6. Các loại macro..........................................................................................................926.7. Xậy dựng hệ thống menu..........................................................................................95

Chương 7 MODULE...........................................................................................................1017.1. Giới thiệu................................................................................................................1017.2. Tạo module.............................................................................................................1017.3. Kiểu dữ liệu:...........................................................................................................1047.4. Các hàm thông dụng...............................................................................................1057.5. Biến đối tượng........................................................................................................1067.6. Cấu trúc điều khiển:................................................................................................1107.7. Lệnh Function.........................................................................................................1137.8. Lệnh Sub.................................................................................................................114

120

7.9. Lệnh Call.................................................................................................................114

121