Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Sưu liệu chương trình TTQT
Sưu Liệu
CHƯƠNG TRÌNH TTQT
Version 3.0
1
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 1 - TỔNG QUAN................................................................4I. Các mã sản phẩm Product.....................................................................................4
1. Phần nhập khẩu:................................................................................................42. Phần xuất khẩu:.................................................................................................4
II. Các mã sản phẩm Sub Product:............................................................................41. Phần nhập khẩu:................................................................................................42. Phần xuất khẩu:.................................................................................................5
Chương 2 - NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG THƯ (L/C).........................6I. Khởi tạo L/C.........................................................................................................6
1. Nhập thông tin L/C nhập khẩu..........................................................................62. Khai báo thông tin LC xuất.............................................................................25
II. Xử lý các sự kiện của L/C (nhập khẩu – xuất khẩu)...........................................291. Giao dịch sửa đổi thư tín dụng........................................................................292. Xử lý các giao dịch Expiry (đáo hạn), Cancel (hủy)......................................313. Xử lý các giao dịch ủy quyền thanh toán (MT740-Reimb)............................32
Chương 3 - BẢO LÃNH NHẬN HÀNG........................................36I. Nhập thông tin bảo lãnh nhận hàng:...................................................................36II. Xử lý các sự kiện bảo lãnh nhận hàng – Expiry (đáo hạn), Cancel (hủy)..........39
Chương 4 - BỘ CHỨNG TỪ..........................................................40I. Nhập thông tin bộ chứng từ L/C.........................................................................40
1. Nhập thông tin bộ chứng từ L/C nhập khẩu...................................................402. Nhập bộ chứng từ L/C xuất khẩu....................................................................44
II. Các sự kiện của bộ chứng từ...............................................................................461. Nhập giao dịch bất hợp lệ - Discrepancy........................................................462. Nhập giao dịch chấp nhận bộ chứng từ - Acceptance.....................................473. Nhập giao dịch tất toán bộ chứng từ - Expiry.................................................484. Nhập thay đổi mã sản phẩm thứ cấp (Sub-product) bộ chứng từ - Changesubproduct..................................................................................................495. Nhập giao dịch gởi điện đòi tiền BCT (sử dụng trong trường hợp L/C xuất khẩu cho phép đòi tiền bằng điện) – MT742..........................................................50
Chương 5 - NHỜ THU NHẬP KHẨU...........................................53I. Tạo mới nhờ thu..................................................................................................53II. Các sự kiện nhờ thu (Expiry, Accept).................................................................55
Chương 6 - THANH TOÁN BỘ CHỨNG TỪ- NHỜ THU........56I. Thanh toán bộ chứng từ L/C nhập khẩu, nhờ thu nhập khẩu..............................56
1. Receipt............................................................................................................562. Payment..........................................................................................................56
II. Thanh toán bộ chứng từ L/C xuất khẩu, nhờ thu xuất khẩu...............................60Chương 7 - BẢO LÃNH NGÂN HÀNG........................................62
I. Phát hành bảo lãnh..............................................................................................62II. Các sự kiện của bảo lãnh ngân hàng...................................................................64
Chương 8 - CÁC LOẠI ĐIỆN – MESSAGES..............................65I. Free format (MT499/ MT799/ MT999)..............................................................65II. Chọn điện và in điện...........................................................................................66
Chương 9 - THU PHÍ - CHARGES...............................................68I. Charges...............................................................................................................68II. Charge Foreign bank...........................................................................................69
2
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 10 - XEM TRẠNG THÁI GIAO DỊCH, XÓA CÁC GIAO DỊCH NHẬP SAI VÀ TRA SỐ REF ACB TỪ REF NƯỚC
NGOÀI 70I. Kiểm tra tình trạng giao dịch..............................................................................70II. Xóa các giao dịch chưa hoàn thành....................................................................70III. Tra số Ref ACB từ số Ref của Ngân hàng nước ngoài...................................71
Chương 11 - THÔNG TIN NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ.......72I. Nhập thông tin nhân viên quản lý hồ sơ.............................................................72II. Tìm kiếm thông tin nhân viên quản lý hồ sơ......................................................72
Chương 12 - DUYỆT.........................................................................74I. Giao dịch cấp 1 (Nhân viên tại chi nhánh).........................................................74II. Giao dịch cấp 2 (Kiểm Soát Viên tại Chi nhánh)...............................................74III. Giao dịch cấp 3 (Nhân viên tại Hội Sở)..........................................................74IV. Giao dịch cấp 4 (Kiểm Soát Viên tại Hội Sở)................................................75
Chương 13 - XEM VÀ IN ĐIỆN......................................................76Chương 14 - SCAN CHỨNG TỪ.....................................................77
I. Cấp nhân viên chi nhánh / Kiểm soát viên chi nhánh.........................................77II. Cấp nhân viên hội sở / Kiểm soát viên hội sở....................................................79
Chương 15 - LƯU HỒ SƠ, BÁO CÁO DOANH SỐ VÀ PHÍ.......80I. Lưu hồ sơ............................................................................................................80II. Báo cáo doanh số và phí của khách hàng...........................................................81
3
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 1 - TỔNG QUAN
I. Các mã sản phẩm Product
1. Phần nhập khẩu:ILS Sight Import Letter of Credit (Thư tín dụng nhập khẩu trả ngay)
ILU Usance Import Letter of Credit (Thư tín dụng nhập khẩu trả chậm)
ILM Mix Import Letter of Credit (Thư tín dụng nhập khẩu hỗn hợp)
IBS Sight Import Bill (Bộ chứng từ nhập khẩu trả ngay)
IBU Usance Import Bill (Bộ chứng từ nhập khẩu trả chậm)
SGA Ký hậu 1/3 bộ chứng từ
SGS Shipping Guarrantee by Sea
IDP Import D/P (Nhờ thu nhập khẩu trả ngay)
IDA Import D/A (Nhờ thu nhập khẩu trả chậm)
IBG Import Banker Guarantee (Phát hành bảo lãnh ngân hàng)
2. Phần xuất khẩu:ELS Sight Export Letter of Credit (Thư tín dụng xuất khẩu trả ngay)
ELU Usance Export Letter of Credit (Thư tín dụng xuất khẩu trả chậm)
ELM Mix Export Letter of Credit (Thư tín dụng xuất khẩu hỗn hợp)
EBS Sight Export Bill (Bộ chứng từ xuất khẩu trả ngay)
EBU Usance Export Bill (Bộ chứng từ xuất khẩu trả chậm)
EDP Export D/P (Nhờ thu xuất khẩu trả ngay)
EDA Export D/A (Nhờ thu xuất khẩu trả chậm)
EBG Export Banker Guarantee (Nhận được bảo lãnh ngân hàng)
II. Các mã sản phẩm Sub Product:Without L/C không xác nhận
May Add L/C có thể xác nhận
Clean Nhờ thu trơn
With Docs Nhờ thu kèm chứng từ
1. Phần nhập khẩu:Loan Bộ chứng từ/ Bảo lãnh nhận hàng có vay thanh toán
Without Loan Bộ chứng từ/ Bảo lãnh nhận hàng thanh toán bằng vốn tự có
4
Sưu liệu chương trình TTQT
2. Phần xuất khẩu:Discount Bộ chứng từ có chiết khấu
Without Discount Bộ chứng từ không có chiết khấu
5
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 2 - NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG THƯ (L/C)
I. Khởi tạo L/C
1. Nhập thông tin L/C nhập khẩuQuy trình khởi tạo L/C (áp dụng cho cả L/C xuất khẩu và nhập khẩu):
Để thực hiện nhập giao dịch thư tín dụng nhập khẩu hay thông báo L/C xuất khẩu người sử dụng truy cập theo đường dẫn sau trong phân hệ Trade Finance:
Create Import Credit / Import L/C / Capture Create Export Credit / Export L/C / Capture
Hệ thống sẽ hiện ra 1 màn hình gồm 4 trang: page 1, page 2, page 3, page 4, page 5. Mỗi trang đều hiển thị số tham chiếu của giao dịch hay chính là số của LC, mã và tên của loại sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp đã được người sử dụng lựa chọn cho giao dịch.
Màn hình trang 1
6
Sưu liệu chương trình TTQT
Reference No.
Số tham chiếu của giao dịch hay số của LC. Hệ thống sẽ tự động sinh ra số tham chiếu này dựa trên cơ sở các thông tin mà người sử dụng đã nhập và các thông số đã được cài đặt sẵn, do đó nó là số duy nhất cho mỗi giao dịch. Người sử dụng sẽ chỉ thấy được số tham chiếu khi đã nhập các thông tin cần thiết và lưu lại (Nút Add).
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 – F20
Product (Type)/ Product Sub Type
Mã sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp gắn với LC. Hay chính là loại LC cần phát hành. Nhấn List box để chọn trong danh sách thông tin tương ứng.
Trạng thái: Mandatory
Các loại sản phẩm chính - Product Types
Các sản phẩm thứ cấp - Product sub- types
Branch
Mã của chi nhánh liên quan đến giao dịch LC. Người nhập liệu đang ở nhập giao dịch chi nhánh nào chương trình tự động mặc định giao dịch ở chi nhánh đó
Trạng thái: Mandatory
PCentre (Profit Centre)
Mã của bộ phận TTQT. Chương trình sẽ hiển thị tự động
Trạng thái: Mandatory
Doc. Ref. No.
Số hợp đồng, số Invoice...của KH.
Trạng thái: Option
7
Sưu liệu chương trình TTQT
Doc. Date
Ngày của Số hợp đồng, số Invoice...của KH.
Trạng thái: Option
Status
Trạng thái hiện tại của LC. Khi người sử dụng đang nhập giao dịch thì hệ thống sẽ không hiển thị trường này, tuy nhiên ngay sau khi người sử dụng lưu lại các thông tin (save), trước khi được duyệt, hệ thống sẽ hiển thị Status là “Capture”, ngay khi LC được duyệt, phát hành và có hiệu lực, Status sẽ được hiển thị là “Active”. Và hệ thống sẽ tiếp tục chỉ ra các Status khác nhau của LC theo từng quy trình đã được thực hiện cho đến khi LC đáo hạn.
Trạng thái: Mandatory
Applicant ( Beneficiary thứ nhất trong trường hợp L/C chuyển nhượng )
Trường hợp nhập khẩu: Số tài khoản của KH yêu cầu mở LC (Số tài khoản được cài đặt trên TCBS). Người sử dụng đánh số tài khoản VND hoặc tài khoản ngoại tệ của khách hàng cần chuyển tiền trên tài khoản này để ký quỹ trên TCBS chương trình sẽ tự động hiển thị tên và địa chỉ của khách hàng muốn mở L/C vào trường Name & Addr kế bên và người nhập liệu có thể chỉnh sửa theo đúng trường Applicant mà khách hàng muốn hiển thị trên MT700
Trường hợp xuất khẩu: Người sử dụng sẽ nhập thông tin
Trạng thái: Mandatory – (nếu là giao dịch NK)
Trạng thái: Option – (nếu là giao dịch XK)
Điện Swift: MT700 – F50, MT720 – F50
8
Sưu liệu chương trình TTQT
Applicant Bank
Applicant Bank (F51A) có Swift: Người sử dụng Edit để vào màn hình phụ, Trong màn hình phụ chọn trường Search Swift và nhập vào một vài ký tự đầu hoặc toàn bộ của mã Swift mà mình muốn chọn, chương trình sẽ đổ ra danh sách các mã Swift tương ứng. Người nhập liệu chọn đúng Swift mà mình cần và kiểm tra tên và địa chỉ ngân hàng tương ứng mã Swift đã chọn được tự hiển thị ở màn hình bên cạnh. Nếu đây đúng là ngân hàng mình cần tìm nhấn nút OK
Applicant Bank (F51D) không có Swift: Người sử dụng sẽ nhập tên và địa chỉ của Applicant bank vàotrường Name & Addr kế bên
Trạng thái: Option
Enter Date
Ngày nhập giao dịch LC. Hệ thống sẽ tự mặc định là ngày nhập liệu. Đối với L/C nhập khẩu ngày này sẽ là ngày Issue date trong điện MT700
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 – F31C
Expiry Date
Ngày đáo hạn của LC. người sử dụng nhập dựa trên thông tin trên Giấy đề nghị mở LC của KH.
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 – F31D
Location
Nơi hết hiệu lực của LC.
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 – F31D
9
Sưu liệu chương trình TTQT
Applicant Rule
Chọn trong List Box
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 – F40E
Currency
Loại tiền của giao dịch, chọn trong List Box
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 – F32B
Amount
Trị giá của LC
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 – F32B
S/U Amt (Sight Usance Amount)
Trị giá LC trả ngay và trị giá LC trả chậm. Người sử dụng chỉ được phép sử dụng trường này nếu lựa chọn loại sản phẩm chính là Mixed Payment, nghĩa là việc thanh toán LC sẽ được thực hiện một phần là trả ngay và một phần là trả chậm. Khi đó người sử dụng sẽ phải nhập phần trị giá LC áp dụng kỳ hạn trả ngay và phần trị giá LC áp dụng kỳ hạn trả chậm là bao nhiêu (Lưu ý: tổng của 2 phần này phải bằng đúng trị giá của LC). Để nhập các thông tin cần thiết người sử dụng nhấn vào nút Edit ở bên cạnh trường này màn hình sẽ hiện ra 1 cửa sổ nhỏ để người sử dụng nhập thông tin.
Trạng thái: Option
Trạng thái: Mandatory nếu sản phẩm chính là Mixed Payment.
10
Sưu liệu chương trình TTQT
Tolerance (+/-)
Dung sai của L/C. Nếu LC không cho phép có dung sai thì có thể bỏ trống trường này.
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 – F39A
Max Credit Amount (Maximum Credit Amount)
Trị giá hóa đơn thương mại khống chế tối đa.
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 – F39B
Additional Amout Covered
Các giá trị thêm vào. Nếu ngoài trị giá thực của LC (tổng giá hàng NK) còn có thêm một vài khoản khác như là: lãi suất cũng được tính vào trị giá của LC, người sử dụng có thể nhập thông tin về các khoản này bằng cách nhấn vào nút Edit ở bên cạnh trường này màn hình sẽ hiện ra 1 cửa sổ nhỏ để người sử dụng nhập thông tin.
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 – F39C
Màn hình trang 2:
11
Sưu liệu chương trình TTQT
Transferable
LC có thể chuyển nhượng. Để trống thì hệ thống mặc định là ‘N’nghĩa là không thể chuyển nhượng. Nếu LC cho phép được chuyển nhượng quyền hưởng trị giá LC đến một người hưởng lợi thứ 2 hoặc thứ 3 thì người sử dụng có thể thay đổi bằng chữ ‘Y’.
Trạng thái: Option
Back to Back
Người sử dụng nhập số LC giáp lưng
Trạng thái: Option
Master L/C
Người sử dụng nhập số LC Master
Trạng thái: Option
12
Sưu liệu chương trình TTQT
Red clause
Người sử dụng nhập số tiền điều khoản đỏ
Trạng thái: Option
Restrict
Điều khoản hạn chế ngân hàng chiết khấu, thanh toán, chấp nhận LC. Nếu ngân hàng mở LC muốn hạn chế chiết khấu, thanh toán, chấp nhận LC tại một ngân hàng nào đó, họ sẽ chỉ định rõ tên của NH được uỷ quyền chiết khấu. Nhấn nút Edit hệ thống sẽ mở ra màn hình phụ để khai báo thông tin ngân hàng được uỷ quyền. Cách nhập thông tin giống Applicant bank
Trạng thái: Option
Điện SWIFT: MT700- F41A, MT700-F41D
Margin Detail
13
Sưu liệu chương trình TTQT
Khai báo về thông tin ký quỹ trong hồ sơ L/C. Nhấn Edit, hệ thống hiển thị màn hình phụ để nhập thông tin như sau:
Percentage: Tỷ lệ ký quỹ của L/C
Margin Acccount: Số TKKQ của khách hàng yêu cầu mở L/C, số tài khoản này chương trình sẽ tự động hiển thị dựa trên thông tin khách hàng nhân viên nhập ở page 1
Amount: Trị gía ký quỹ L/C = Trị giá L/C * Percentage
AcctLetter: Loại ký quỹ, nếu ký quỹ L/C nhân viên sẽ chọn ký quỹ L/C, nếu thu tiền nhờ thu nhân viên chọn ký quỹ khác, nếu bảo lãnh ngân hàng nhân viên sẽ chọn ký quỹ bảo lãnh
In phiếu yêu cầu ký quỹ Print
Beneficiary ( Beneficiary thứ 2 trong trường hợp L/C chuyển nhượng)
Người hưởng lợi của LC
Box list kế bên để nhân viên chọn nước nhập khẩu
Trạng thái: Mandatory
Điện SWIFT: MT700 – F59, MT720-F59
14
Sưu liệu chương trình TTQT
Advising bank
Ngân hàng thông báo LC hay ngân hàng nhận điện 700. Nhấn Edit để chọn trong danh sách các ngân hàng đại lý
Trạng thái: Mandatory
Điện SWIFT: MT700- Receiver
Reimbursing bank
Ngân hàng hoàn trả (nếu có). Thông thường trường này chỉ được sử dụng đối với các LC cho phép đòi tiền bằng điện hoặc L/C xác nhận. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Option
Điện SWIFT: MT700-F53
Màn hình trang 3:
15
Sưu liệu chương trình TTQT
Preadv No/Date
Người sử dụng nhập số và ngày phát hành L/C trong điện MT705 nếu có
Trạng thái: Option
Advice Type
Người sử dụng chọn Phương thức phát hành L/C đối với L/C nhập khẩu, hoặc phương thức nhận L/C đối với L/C xuất
Trạng thái: Option
Tenor Type/Day
Nhập điều kiện thanh toán/số ngày trả chậm khi L/C không phải là hỗn hợp. Nhấn List Box để chọn trong List of Value. Nếu L/C là trả ngay không chọn trường này hoặc chọn code 000
Trạng thái: Option
Draft At
Nhập thông tin trường 42C
Trạng thái: Option
Available type
Việc chỉ định Ngân hàng được uỷ quyền thanh toán/chiết khấu/chấp nhận thanh toán được khai báo ở màn hình trước (trường Restrict). Nếu không khai báo gì, kết hợp với thông tin ở trường này,hệ thống tự động tạo “Available with any bank. By…” để đưa vào điện SWIFT . Ngân hàng được uỷ quyền thanh toán/chiết khấu/chấp nhận thanh toán được khai báo ở màn hình trước ( trường Restrict). Nếu không khai báo gì, kết hợp với thông tin ở trường này,hệ thống tự động tạo “Available with any bank By…” để đưa vào điện SWIFT
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 – F41A
16
Sưu liệu chương trình TTQT
Drawn on
Nhập ngân hàng bị đòi tiền trong hối phiếu. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Option
Điện SWIFT: MT700 - F42A, MT700 – F42D
Trade Terms
Điều kiện thương mại theo L/C. Nhấn List Box để chọn
Trạng thái: Option
Partial shipment
Điều kiện giao hàng theo L/C. Nhấn List Box để chọn
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F43P
Transhipment
Điều kiện chuyển tải theo L/C. Nhấn List Box để chọn
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F43T
Place From / Place to / Port From / Port to
Thông tin về nơi giao hàng, nơi dỡ hàng, cảng đi, cảng đến (nếu có)
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F44A, MT700 - F44B, MT700 - F44E, MT700 - F44F
17
Sưu liệu chương trình TTQT
Last Ship date
Ngày giao hàng muộn nhất
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F44C
Shipment Period
Thời gian giao hàng. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, chọn code tương tự thông tin cần nhập và sửa các thông tin này lại cho chính xác những dữ liệu cần nhập ở trường 44D
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F44D
Màn hình trang 4:
Goods Description
Mô tả hàng hoá của LC. Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình nhập thông tin hàng hoá như sau:
18
Sưu liệu chương trình TTQT
Code: Mã hàng hóa L/C, nhấn List Box để chọn
Content: Hiện thị tên hàng hoá tương ứng với mã hàng hoá được chọn
Sau khi chọn code hàng hóa sẽ xuất hiện một màn hình để người nhập liệu nhập đủ thông tin của trường này vào, sau đó nhấn nút OK, chương trình sẽ ra lại màn hình ngoài, theo tỷ lệ nhập từng mặt hàng người nhập liệu đánh tỷ lệ vào trường Percentage, nhấn nút Accept, sau đó nhấn nút Add
Nếu nhập không đủ thông tin sau khi Add nhấn MT701 để vào màn hình mới nhập tiếp thông tin
Nếu sau khi đã chọn sau đó không muốn chọn nữa nhấn Remove Update
Percentage : Tỉ lệ trị giá hàng hóa so với trị giá L/C
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 - F45A
Documents Information
Các chứng từ yêu cầu của LC. Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình chứng từ như sau:
19
Sưu liệu chương trình TTQT
Code: Mã chứng từ L/C, mỗi mã chứng từ tương ứng một loại chứng từ, nhấn List Box để chọn
Content: Hiện thị diễn giải mô tả chứng từ, đây chỉ là là những mẫu để giúp người sử dụng có thể nhập liệu nhanh hơn cũng như chính xác hơn nên người sử dụng chọn từng code tương ứng loại chứng từ và có thể sửa các thông tin chứng từ theo đúng yêu cầu trong L/C
Người sử dụng có thể chọn được nhiều code khác nhau
Cách nhập tương tự trường Goods Decription
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 - F46A
Additional Conditions
Các điều khoản phụ của LC. Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình như sau:
20
Sưu liệu chương trình TTQT
Code: Mã điều khoản phụ của L/C, mỗi mã điều khoản phụ tương ứng một điều khoản phụ , nhấn List Box để chọn
Content: Hiện thị nội dung điều khoản phụ, đây chỉ là những mẫu được nhập sẵn để giúp người sử dụng có thể nhập liệu nhanh hơn cũng như chính xác hơn nên người sử dụng chọn từng code tương ứng từng điều khoản phụ và có thể sửa các thông tin điều khoản phụ theo đúng yêu cầu trong L/C
Người sử dụng có thể chọn được nhiều code khác nhau nhưng không được chọn một code nhiều lần
Sau khi chọn sẽ xuất hiện một màn hình để người nhập liệu nhập đủ thông tin của trường này vào, sau đó nhấn nút OK, chương trình sẽ ra lại màn hình ngoài nhấn nút Accept, sau đó nhấn nút Add
Nếu đã chọn code rồi (đã nhấn accept) nhung sau đó không muốn chọn nữa chọn lại code đó nhấn Remove Update
Nếu F47A của MT700 không chứa đủ thông tin sau khi Add nhấn MT701 để vào màn hình mới F47B-MT701 nhập tiếp thông tin
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT700 - F47A
21
Sưu liệu chương trình TTQT
Payment details (42M)
Khi điều khoản thanh toán của LC là hỗn hợp (cả trả ngay, cả trả chậm).
Trạng thái: Option
Điện SWIFT: F42M- MT700
Payment defer (42P)
Khi điều khoản thanh toán của LC là trả chậm
Trạng thái: Option
Điện SWIFT: F42P –MT700
Advise Through Bank
Ngân hàng thông báo thứ hai (second advising bank). Người sử dụng chọn F57A, F57B, F57D. Sau đó nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F57
Presentation Period
Thời hạn xuất trình chứng từ. Nhấn Edit để nhập thông tin Màn hình
Các thao tác khác tương tự trường Additional Conditions
Người sử dụng có thể chọn được nhiều code khác nhau
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F48
22
Sưu liệu chương trình TTQT
Charge
Điều khoản phí L/C quy định. Nhấn Edit để nhập thông tin
Code: Mã phí. Nhấn Edit để nhập thông tin, nhấn List Box để chọn
Content: Hiện thị Điều khoản phí L/C , đây chỉ là là những mẫu để giúp người sử dụng có thể nhập liệu nhanh hơn cũng như chính xác hơn nên người sử dụng chọn từng code tương ứng và có thể sửa các thông tin chứng từ theo đúng yêu cầu trong L/C
Người sử dụng chỉ chọn được một code
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F71B
Bank to Bank Information
Thông tin của NH gửi dành cho ngân hàng nhận (đây chính là nội dung Sender to Receiver của điện Swift). Nhấn Edit để nhập thông tin
Các thao tác khác tương tự trường Additional Conditions
Người sử dụng có thể chọn được nhiều code khác nhau nhưng không chọn một code nhiều lần
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F72
Presenting bank instruction
Chỉ thị của NH phát hành dành cho NH xuất trình chứng từ. Nhấn Edit để nhập thông tin. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình như sau:
Các thao tác khác tương tự trường Additional Conditions
Người sử dụng có thể chọn được nhiều code khác nhau
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT700 - F78
23
Sưu liệu chương trình TTQT
Nhân viên TTQT sẽ in phiếu thu tiền ký quỹ tương ứng đã khai trên phần Amount và chuyển qua cho teller hạch toán
Màn hình trang 5:
Lưu ý : Trang thứ 5 chỉ nhập thông tin trong trường hợp cần phát hành L/C chuyển nhượng (phát hành MT720)
ACB Foreign LC No
Số L/C xuất của ACB phát hành L/C chuyển nhượng này
Form of Document Credit
Loại L/C chuyển nhượng
Chọn trong danh sách
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT720 – F40B
24
Sưu liệu chương trình TTQT
Issue Bank’s Foreign LC
Ngân hàng phát hành L/C gốc. Người sử dụng chọn nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT720 - F52
Non bank Issuer
Nhập trường này trong trường hợp người phát hành L/C gốc không phải là ngân hàng mà là một tổ chức nào đó
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT720 – F50B
Applicant’s Foreign LC
Người mở L/C gốc (L/C xuất ACB nhận được để lấy thông tin phát hành MT720)
2. Khai báo thông tin LC xuấtĐôí với LC xuất, có một số khác biệt trong màn hình khai báo LC.Màn hình trang 1:
25
Sưu liệu chương trình TTQT
Receive Type
Cách nhận được L/C từ ngân hàng nước ngoài. Chọn trong list box (Mail hoặc Swift)
Trạng thái: Option
Issue Date
Ngày phát hành LC của NH nước ngoài được ghi trên MT700/710
Trạng thái: Option
1st Advising bank
Khai báo ngân hàng thông báo LC đầu tiên (Là ngân hàng Receiver trên điện MT700, MT701), Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Option
26
Sưu liệu chương trình TTQT
Doc Credit No
Số LC của NH nước ngoài.
Trạng thái: Option
Last Nego Date
Ngày xuất trình chứng từ trễ nhất
Last Nego Date = Late ship Date + Presentation Period
Trạng thái: Option
2nd Advising Bank
Ngân hàng thông báo thứ hai. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Option
Issuing Bank
Ngân hàng phát hành LC
Nhấn Edit để vào màn hình liên quan,các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Option
Beneficiary
Người thụ hưởng L/C
Nhân viên nhập số tài khoản ngoại tệ mà người thụ hưởng sẽ được báo có khi tiền về (Số tài khoản được cài đặt trên TCBS). Người sử dụng đánh số tài khoản ngoại tệ của khách hàng chương trình sẽ tự động hiển thị tên và địa chỉ của người thụ hưởng vào trường Name & Addr kế bên và người nhập liệu có thể chỉnh sửa
Trạng thái: Option
Màn hình trang 5:
27
Sưu liệu chương trình TTQT
Option Fields for MT730
Người sử dụng khai báo thông tin cho điện MT730 nếu muốn gửi các điện thông báo nhận L/C xuất khẩu.
Tên các trường đã được nêu rõ trên màn hình.
Trạng thái: Option
Nội dung thu phí
Diễn giải nội dung thu phí trong trường hợp phải thanh toán phí bằng ủy nhiệm chi
Trạng thái: Option
28
Sưu liệu chương trình TTQT
Phí
Số tiền phí cần phải đi thanh toán cho ngân hàng thông báo. Chỉ nhập thông tin khi muốn chuyển UNC thanh toán phí cho ngân hàng trong nước
Trạng thái: Option
II. Xử lý các sự kiện của L/C (nhập khẩu – xuất khẩu)
1. Giao dịch sửa đổi thư tín dụngĐể thực hiện nhập tu chỉnh thư tín dụng nhập khẩu hay thông báo tu chỉnh L/C xuất khẩu người sử dụng truy cập theo đường dẫn sau trong phân hệ Trade Finance:
Create Import Credit / Import L/C / L/C Amendment Create Export Credit / Export L/C / L/C Amendment
Reference
Số tham chiếu của tín dụng thư mà người sử dụng đang thực hiện giao dịch sửa đổi. Nhấn nút Search và chọn số L/C cần tu chỉnh, tất cả các L/C này đã được chuyển sang trạng thái Active
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT707 - F20
29
Sưu liệu chương trình TTQT
Increase/Decrease
Người sử dụng sẽ chon giá trị tương ứng là I-tăng tiền, hoặc D-giảm tiền (nếu sửa đổi là tăng hay giảm tiền).
Trạng thái: Option
Amount by
Người sử dụng nhập số tiền tăng thêm hoặc giảm đi (nếu có).
Trạng thái: Optional
Điện Swift: MT707 - F32B/33B
Amount L/C after Amend
Dựa vào số tiền được nhập ở trường Amount by, hệ thống sẽ tự động tính toán để đưa ra giá trị L/C sau khi thay đổi
Trạng thái: Optional
Điện Swift: MT707 - F34B
Increase/Decrease
Người sử dụng sẽ chon giá trị tương ứng là I-tăng tiền, hoặc D-giảm tiền (nếu sửa đổi là tăng hay giảm tiền).
Trạng thái: Option
Update Margin
Khi có thay đổi về trị giá của tín dụng thư, người sử dụng sẽ cập nhật về ký quỹ. Nhấn nút Edit hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin chi tiết về ký quỹ.
Trạng thái: Option
Narative Text (F77)
Tương ứng với F77 trong MT707 của điện Swift. Người sử dụng nhấn nút Edit để hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin.
Trạng thái: Optional
Điện Swift: MT707 - F77
30
Sưu liệu chương trình TTQT
Bank to Bank (F72)
Tương ứng với F72 trong MT707 của điện Swift. Người sử dụng nhấn nút Edit để hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin.
Các thao tác khác tương tự trường Additional Conditions
Trạng thái: Optional
Điện Swift: MT707 - F72
Product, Sub Product, Tenor, Currency, Amount, Star, Expiry, Applicant, Advising Bank, Advise Type thông tin được chuyển từ L/C qua
Tolerence, Max Credit Amount, Additional Amount Cover, Confirmation Instructions,... nếu có tu chỉnh các trường này thì nhập thông tin thay đổi vào
2. Xử lý các giao dịch Expiry (đáo hạn), Cancel (hủy) Create Import Credit / Import L/C / L/C event / Expiry Create Export Credit / Export L/C / L/C event / Cancel
Product, Sub Product, Amount, Star, Expiry, Applicant thông tin được chuyển từ L/C qua
Reference
Số tham chiếu của tín dụng thư mà người sử dụng muốn thực hiện giao dịch đáo hạn, hủy. Nhấn nút Search và chọn số L/C cần thực hiện
Trạng thái: Mandatory
31
Sưu liệu chương trình TTQT
Information
Người sử dụng có thể nhập các thông tin liên quan đến hủy, đáo hạn... tín dụng thư
Trạng thái: Option
3. Xử lý các giao dịch ủy quyền thanh toán (MT740-Reimb) Create Import Credit / Import L/C / L/C Event / Reimb
Reference
Số tham chiếu của tín dụng thư mà người sử dụng muốn thực hiện giao dịch ủy quyền thanh toán. Nhấn nút Search và chọn số L/C cần thực hiện
Trạng thái: Mandatory
32
Sưu liệu chương trình TTQT
Applicant Rule
Chọn trong List Box
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT740 – F40F
Account Identification
Tài khoản ghi nợ khi thanh toán
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT740 – F25
Negotiating Bank
Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT740 – F58Màn hình trang 2
33
Sưu liệu chương trình TTQT
Reimbursing Bank’s Charges
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT740 – F71A
**** Tu chỉnh ủy quyền thanh toán : (cách nhập tương tự màn hình tu chỉnh L/C) Create Import Credit / Import L/C / L/C Event / Reimb
Màn hình trang 1:
Màn hình trang 2:
34
Sưu liệu chương trình TTQT
35
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 3 - BẢO LÃNH NHẬN HÀNG
I. Nhập thông tin bảo lãnh nhận hàng:Màn hình trang 1:
Reference
Số tham chiếu của giao dịch Bảo lãnh nhận hàng. Số tham chiếu này sẽ được hệ thống tự động sinh sau khi giao dịch được ghi nhận.
Trạng thái: Mandatory
Product (Type)/ Product Sub Type
Tùy theo loại Bill of Lading chọn loại product cho thích hợp
Trạng thái: Mandatory
36
Sưu liệu chương trình TTQT
LC Reference
Nếu một SG được phát hành trên một LC, người sử dụng nhấn search để chọn số LC tương ứng trong List of value. Sau khi đã chọn được số tham chiếu của LC tương ứng, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin chi tiết liên quan đến LC đấy.
Trạng thái: Option
Enter Date
Ngày phát hành SG, hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện tại của hệ thống tuy nhiên người sử dụng có thể chọn một ngày khác.
Trạng thái: Mandatory
Expiry
Ngày đáo hạn của SG.
Trạng thái: Mandatory
Amount
Trị giá của bộ chứng từ cần phát hành bảo lãnh.
Trạng thái: Mandatory
Currency
Mã tiền tệ của bảo lãnh nhận hàng. Dữ liệu theo dữ liệu của L/C. Nhấn Search để lấy thông tin.
Trạng thái: Mandatory
Màn hình trang 2:
37
Sưu liệu chương trình TTQT
Margin Detail
Khai báo về thông tin ký quỹ bổ sung shipping guarrantee. Nhấn Edit, hệ thống hiển thị màn hình phụ để nhập thông tin như sau:
Các thông tin còn lại nếu người sử dụng có nhu cầu nhập thì nhập thông tin vào
38
Sưu liệu chương trình TTQT
II. Xử lý các sự kiện bảo lãnh nhận hàng – Expiry (đáo hạn), Cancel (hủy)
Cách nhập thông tin tương tự các sự kiện của L/C
39
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 4 - BỘ CHỨNG TỪ
I. Nhập thông tin bộ chứng từ L/C
1. Nhập thông tin bộ chứng từ L/C nhập khẩu Create transaction Import / Import Bill Processing/ Capture
Reference
Số tham chiếu của giao dịch hay số của bộ chứng từ. Hệ thống sẽ tự động sinh ra số tham chiếu này dựa trên cơ sở các thông tin mà người sử dụng đã nhập và các thông số đã được cài đặt sẵn, do đó nó là số duy nhất cho mỗi giao dịch. Người sử dụng sẽ chỉ thấy được số tham chiếu khi đã nhập các thông tin cần thiết và lưu lại (Nút Add). Khi nhấn xong nút Add sẽ chuyển sang Update
Trạng thái: Mandatory
Product (Type)/ Product Sub Type
Tùy theo loại chứng từ chọn loại product và sub-product cho thích hợp
Trạng thái: Mandatory
40
Sưu liệu chương trình TTQT
Enter Date
Ngày nhập BCT, hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện tại của hệ thống
Trạng thái: Mandatory
LC Reference
Mỗi bộ chứng từ được phát hành trên một LC, người sử dụng nhấn search để chọn số LC tương ứng trong List of value. Sau khi đã chọn được số tham chiếu của LC tương ứng, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin chi tiết liên quan đến LC đã chọn.
Trạng thái: Option
SG ref No
Nếu bộ chứng từ đã phát hành bảo lãnh nhận hàng trước, người sử dụng nhấn search để chọn số bảo lãnh tương ứng bộ chứng từ trong List of value.
Trạng thái: Option
Tenor
Nhập số ngày trả chậm khi chọn Product là bộ chứng từ trả chậm .Nhấn List box để chọn trong danh sách thông tin tương ứng.
Trạng thái: Option
From Date
Ngày dùng làm mốc để tính thời hạn thanh toán
Trạng thái: Option
Negotiate Bank
Ngân hàng gởi bộ chứng từ. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Option
41
Sưu liệu chương trình TTQT
Receive Doc Date
Ngày nhân viên ACB nhận được chứng từ do công ty giao nhận giao
Trạng thái: Option
Mature
Ngày trễ nhất ACB phải thanh toán BCT cho ngân hàng nước ngoài.
Trạng thái: Option
Their Ref
Số Ref của ngân hàng gởi chứng từ
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT799 – F21, M999– F21, M756– F21
Cover Letter Date
Ngày trên Cover Letter của ngân hàng nước ngoài
Trạng thái: Option
Amount
Trị giá của BCT.
Trạng thái: Mandatory
Currency
Loại tiền của BCT. Nhấn Search để lấy trong Liste of value
Trạng thái: Mandatory
Màn hình trang 2:
42
Sưu liệu chương trình TTQT
Goods
Loại hàng hóa nhập về. Nhấn Search để lấy trong Liste of value> Đây là thông tin dùng để lấy báo cáo nên chỉ cần chọn trong danh sách mà không cần phải sửa diễn giải
Trạng thái: Option
43
Sưu liệu chương trình TTQT
Documents
Liệt kê các chứng từ kèm theo số lượng của từng chứng từ. Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình chứng từ như sau:
Code: Mã chứng từ L/C, mỗi mã chứng từ tương ứng một loại chứng từ, nhấn List Box để chọn
Content: Hiển thị diễn giải mô tả chứng từ
Original: số bản gốc
Copy: số bản copy
Người sử dụng có thể chọn được nhiều code khác nhau
Trạng thái: Option
2. Nhập bộ chứng từ L/C xuất khẩu Create transaction Import / Export Bill Processing/ CaptureMàn hình trang 1:
44
Sưu liệu chương trình TTQT
Doc to Bank
Ngân hàng mà ACB cần chuyển bộ chứng từ đến. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank. Sau đó sửa tên và địa chỉ giống như tên và địa chỉ mà L/C quy định về nơi gởi chứng từ đến.
Trạng thái: Option
Send Docs Date
Ngày ACB gởi chứng từ cho ngân hàng nước ngoài
Trạng thái: Option
Màn hình trang 2:Cách xử lý tương tự màn hình trang 2 phần nhập khẩu
45
Sưu liệu chương trình TTQT
II. Các sự kiện của bộ chứng từ
1. Nhập giao dịch bất hợp lệ - Discrepancy Create transaction Import / Import Bill Processing/ Bill Evens / Discrepancy Create transaction Export / Export Bill Processing/ Bill Evens / Discrepancy
46
Sưu liệu chương trình TTQT
Reference
Số tham chiếu của BCT có bất hợp lệ. Nhấn nút Search và chọn số BCT có bất hợp lệ
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT734 - F20
Enter Date
Ngày nhập giao dịch bất hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị ngày hiện tại của hệ thống
Trạng thái: Mandatory
Information
Nhập thêm thông tin cần chuyển đến ngân hàng gởi chứng từ
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT734 - F72
Discrepancy
Liệt kê các bất hợp lệ. Nhấn Edit để nhập thông tin. Các thao tác khác tương tự trường Addition Conditional
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT734 - F77J
Status Type
Liệt kê cách xử lý BCT bất hợp lệ
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT734 - F77B
2. Nhập giao dịch chấp nhận bộ chứng từ - Acceptance Create transaction Import / Import Bill Processing/ Bill Evens /Acceptance Create transaction Export / Export Bill Processing/Bill Evens /Acceptance
47
Sưu liệu chương trình TTQT
Accept Amt
Số tiền được chấp nhận thanh toán. Số tiền này có thể là toàn bộ hoặc một phần giá trị của bộ chứng từ. Loại tiền được hệ thống tự động hiển thị phù hợp với loại tiền của bộ chứng từ.
Trạng thái: Mandatory
3. Nhập giao dịch tất toán bộ chứng từ - Expiry Create transaction Import / Import Bill Processing/ Bill Events / Expiry Create transaction Export /Export Bill Processing/ Bill Events /Expiry
48
Sưu liệu chương trình TTQT
Amount
Trị giá BCT (hệ thống tự hiển thị)
Trạng thái: Mandatory
Drawn
Trị giá BCT đã được thanh toán (hệ thống tự hiển thị)
Trạng thái: Mandatory
Balance
Trị giá BCT còn lại chưa thanh toán (hệ thống tự hiển thị)
Trạng thái: Mandatory
Custom No
Số tờ khai hải quan
Trạng thái: Mandatory
Custom Amount
Trị giá tờ khai hải quan
Trạng thái: Mandatory
4. Nhập thay đổi mã sản phẩm thứ cấp (Sub-product) bộ chứng từ - Changesubproduct
Create transaction Import/Import Bill Processing/Bill Evens / Changsubproduct Create transaction Export/Export Bill Processing/Bill Evens / Changsubproduct
49
Sưu liệu chương trình TTQT
Search số BCT cần thay đổi mã sản phẩm thứ cấp Chọn lại Sub-product đúng AddGiao dịch khi thực hiện đến đây đã hoàn tất, không cần phải qua cấp kiểm soát duyệt
5. Nhập giao dịch gởi điện đòi tiền BCT (sử dụng trong trường hợp L/C xuất khẩu cho phép đòi tiền bằng điện) – MT742
Create transaction Export/Export Bill Processing/Bill Evens / ClaimMàn hình trang 1
50
Sưu liệu chương trình TTQT
Claim No
Lần gởi lệnh đòi tiền thứ mấy, sau khi nhấn nút Add chương trình sẽ tự động hiển thị
Trạng thái: Mandatory
Claim Amount
Số tiền bộ chứng từ gởi đi thanh toán
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT742 – F32B
51
Sưu liệu chương trình TTQT
Claim date
Ngày mà ngân hàng nước ngoài phải thanh toán nếu L/C có quy định điều này
Trạng thái: Option Màn hình trang 2
ChargeLiệt kê tất cả các phí phải thu
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT742 – F71B
Total Amount Claim
Tổng số tiền cần phải đi thanh toán, số tiền này chương trình sẽ tự động tính dựa trên những dữ liệu đã nhập vào
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT742 – F34
52
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 5 - NHỜ THU NHẬP KHẨU
I. Tạo mới nhờ thu Create transaction Import / Collection Inward/ Capture
Reference
Số tham chiếu của giao dịch hay số của nhờ thu. Hệ thống sẽ tự động sinh ra số tham chiếu này dựa trên cơ sở các thông tin mà người sử dụng đã nhập và các thông số đã được cài đặt sẵn, do đó nó là số duy nhất cho mỗi giao dịch. Người sử dụng sẽ chỉ thấy được số tham chiếu khi đã nhập các thông tin cần thiết và lưu lại (Nút Add).
Trạng thái: Mandatory
Product (Type)/ Product Sub Type
Mã sản phẩm chính và sản phẩm thứ cấp gắn với nhờ thu. Nhấn List box để chọn trong danh sách thông tin tương ứng.
Trạng thái: Mandatory
53
Sưu liệu chương trình TTQT
Tenor
Nhập số ngày trả chậm trong trường hợp D/A. Nhấn List box để chọn trong danh sách thông tin tương ứng.
Trạng thái: Option
From Date
Ngày để tính thời hạn thanh toán
Trạng thái: Option
Mature
Ngày đáo hạn sẽ được tính dựa trên thời hạn (From Date) của nhờ thu.
Trạng thái: Option
Export Bank
Ngân hàng nước ngoài gởi BCT nhờ thu. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Mandatory
Exporter
Nhà xuất khẩu
Trạng thái: Option
Importer
Số tài khoản TCBS của KH nhận nhờ thu
Trạng thái: Option
54
Sưu liệu chương trình TTQT
Margin
Khai báo về thông tin thu tiền trong hồ sơ nhờ thu. Nhấn Edit, hệ thống hiển thị màn hình phụ để nhập thông tin như sau:
Percentage: Tỷ lệ % thu tiền để thanh toán nhờ thu
Margin Acccount: Số TK giữ tiền của khách hàng để thanh toán nhờ thu, số tài khoản này chương trình sẽ tự động hiển thị dựa trên thông tin khách hàng nhân viên nhập ở page 1
Amount: Trị gía thu tiền nhờ thu
Account Letter: Loại ký quỹ, thu tiền nhờ thu nhân viên chọn ký quỹ khác
Trạng thái: Option
II. Các sự kiện nhờ thu (Expiry, Accept)Create transaction Import / Collection Inward/ Event/ ExpiryCreate transaction Export / Collection Outward/Event/ Accept
Information
Người sử dụng thông tin Sender to Receiver Information trong sự kiện Accept, Expiry
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT412 – F72
Các trường khác nhập tương tự như sự kiện L/C
55
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 6 - THANH TOÁN BỘ CHỨNG TỪ- NHỜ THU
I. Thanh toán bộ chứng từ L/C nhập khẩu, nhờ thu nhập khẩuQuá trình thanh toán bộ chứng từ được chia làm hai quy trình riêng biệt: Receipt và Payment
1. ReceiptLà quy trình xử lý việc thu tiền của khách hàng nội (applicant) để thanh toán. Nguồn tiền thu có thể là tiền gửi (do khách hàng nộp tiền), hoặc tiền vay (do tín dụng giải ngân), hoặc tiền ký quỹ (do khách hàng nộp từ lúc mở L/C), hoặc các nguồn khác (nếu có).
2. PaymentLà quy trình xử lý việc trả tiền cho người hưởng/ngân hàng nước ngoài (beneficiary) thông qua các TK nostro.
Người sử dụng truy cập màn hình nhập thông tin cho Receive bộ chứng từ theo các đường dẫn:
Create transaction Import / Import Bill Processing/ Settlement/ Receipt Create transaction Import / Collection In/ Settlement/ Receipt
Reference
Số tham chiếu của BCT cần thu tiền. Nhấn nút Search và chọn số BCT cần thực hiện giao dịch
Trạng thái: Mandatory
56
Sưu liệu chương trình TTQT
Receive No
Lần thu tiền thứ mấy của BCT. Số này sẽ được hệ thống tự động sinh sau khi ghi nhận giao dịch Receipt. Người sử dụng có thể thu tiền /nhận tiền nhiều lần cho một bộ chứng từ. Tuy nhiên tổng trị giá thu/nhận phải bằng trị giá bộ chứng từ (sau khi đã trừ ký quỹ BCT tương ứng)
Trạng thái: Mandatory
Amount
Số tiền cần ký quỹ thêm của bộ chứng từ
(Amount = trị giá BCT – Trị giá ký quỹ của BCT)
Trạng thái: Mandatory
Người nhập liệu sẽ thực hiện in số tiền ký quỹ bổ sung đã khai trên phần Amount và chuyển sang teller hạch toán
Trạng thái: Mandatory
Người sử dụng truy cập màn hình nhập thông tin cho thanh toán bộ chứng từ theo các đường dẫn:
Create transaction Import /Import Bill Processing/ Settlement/ Payment
57
Sưu liệu chương trình TTQT
Reference
Số tham chiếu của BCT cần thanh toán. Nhấn nút Search và chọn số BCT cần thực hiện giao dịch
Trạng thái: Mandatory
Payment No
Lần thanh toán thứ mấy. Số này sẽ được hệ thống tự động sinh sau khi ghi nhận giao dịch Payment. Người sử dụng có thể thanh toán nhiều lần cho một bộ chứng từ nếu bộ chứng từ có yêu cầu đó. Tuy nhiên tổng trị giá thanh toán phải bằng trị giá bộ chứng từ
Trạng thái: Mandatory
Related Reference
Số Ref cần đi thanh toán của ngân hàng nước ngoài
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT202 - F21
Payment Amount
Sô tiền cần chuyển thanh toán cho bộ chứng từ. Số tiền này có thể nhỏ hơn hoặc bằng trị giá bộ chứng từ (nhỏ hơn nếu thanh toán nhiều lần).
Trạng thái: Mandatory
Charges Foreign bank
Các phí thu của ngân hàng nước ngoài . Nhấn Edit để nhập thông tin. Màn hình như sau:
Code: Mã phí. Nhấn Edit để nhập thông tin, nhấn List Box để chọn
Content: Diễn giải điều khoản phí L/C
Người sử dụng có thể chọn nhiều code
Trạng thái: Option
58
Sưu liệu chương trình TTQT
Fee Amount Total
Tổng số tiền phí ACB thu của ngân hàng nước ngoài, đây là tổng các phí ở phần Charges Foreign Bank (hệ thống tự tính)
Trạng thái: Option
Actual Payment Amount
Số tiền thực sự ACB phải thanh toán ngân hàng nước ngoài (hệ thống tự tính), số tiền này =Payment Amount – Fee Amount Total
Trạng thái: Mandatory
Settlement Method
Kênh thanh toán, đây chính là nơi tập trung thông tin để in điện MT202/MT756
Người sử dụng nhập thông tin vào các trường trong điện MT202/MT756 theo chỉ dẫn tên trường trên màn hình và nhấn Add để ghi nhận.
Trạng thái: Mandatory
Our Correspondent
Ngân hàng nước ngoài giữ tài khoản Nostro của ACB. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Mandatory
Infor 72 (MT756/MT400)
Nếu có thông báo thanh toán (MT756) và cần thông tin ở F72 thì nhập dữ liệu vào trường này
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT756 - F72
59
Sưu liệu chương trình TTQT
Cho T/T / Thu phí
Người nhập liệu sẽ thực hiện in phiếu yêu cầu chuyển tiền lên tài khoản chờ thanh toán và thu phí để chuyển sang teller hạch toán
II. Thanh toán bộ chứng từ L/C xuất khẩu, nhờ thu xuất khẩu
Create transaction Export / Export Bill Processing/ Settlement/ Payment Create transaction Export / Collection Out/ Settlement/ Payment
Reference
Số tham chiếu của BCT được ngân hàng nước ngoài thanh toán. Nhấn nút Search và chọn số BCT cần thực hiện giao dịch
Trạng thái: Mandatory
Payment No
Lần nhận được tiền từ ngân hàng nước ngoài thứ mấy. Số này sẽ được hệ thống tự động sinh sau khi nhấn nút Add và giao dịch được ghi nhận.
Trạng thái: Mandatory
60
Sưu liệu chương trình TTQT
Invoice No
Số Invoice của BCT đã chuyển cho ngân hàng nước ngoài
Trạng thái: Option
Payment Amount
Số tiền bộ chứng từ, nhờ thu đã chuyển cho ngân hàng nước ngoài
Trạng thái: Mandatory
Actual Payment Amount
Số tiền thực sự ACB được ngân hàng nước ngoài chuyển trả. Thông thường số tiền này là trị giá BCT sau khi ngân hàng nước ngoài trừ phí
Trạng thái: Mandatory
Bank Check/Hợp đồng vay
Số bank check và số hợp đồng vay
Trạng thái: Option
Nhân viên sẽ in phiếu yêu cầu ghi có cho khách hàng và chuyển sang cho teller hạch toán
61
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 7 - BẢO LÃNH NGÂN HÀNG
I. Phát hành bảo lãnh Đường dẫn:
Create Trans Export / Export L/C / Capture
Màn hình trang 1:
Product
Loại bảo lãnh
- Nếu nhận được bảo lãnh từ ngân hàng nước ngoài thì chọn sản phẩm là nhận được BL ngân hàng
- Nếu phát hành bảo lãnh đến ngân hàng nước ngoài thì chọn sản phẩm là PH bảo hành ngân hàng
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT760 – F20 ( Product là PH bảo lãnh ngân hàng)
Màn hình trang 2:
62
Sưu liệu chương trình TTQT
Màn hình trang 3:
63
Sưu liệu chương trình TTQT
Guarantee Details
Tất cả những điều khoản, điều kiện, chi tiết của bảo lãnh ngân hàng
Trạng thái: Mandatory
Swift : MT760 - F77C
II. Các sự kiện của bảo lãnh ngân hàngĐường dẫn :
Create Trans Export / Banker Guarantee / Banker Events / Cancellation
Create Trans Export / Banker Guarantee / Banker Events / Expiry
Create Trans Export / Banker Guarantee / Banker Events / Amendment
Màn hình
Cách nhập tương tự sự kiện L/C
64
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 8 - CÁC LOẠI ĐIỆN – MESSAGES
I. Free format (MT499/ MT799/ MT999)Mỗi loại sản phẩm sẽ có một phân hệ Free Format riêng. Tương ứng với sự kiện cần chuyển điện tự do người sử dụng sẽ vào từng phân hệ tương ứng
Màn hình:
Reference
Số tham chiếu của L/C nhập, L/C xuất, nhờ thu… mà người sử dụng cần chuyển điện free Format. Nhấn nút Search và chọn số L/C nhập, L/C xuất, nhờ thu… cần thực hiện giao dịch tương ứng từng phân hệ
Trạng thái: Mandatory
Điện Swift: MT799 – F20, M999– F20, M499– F20
Event
Sự kiện cần đi điện Free format, tất cả đều chọn sự kiện Others
Trạng thái: Mandatory
65
Sưu liệu chương trình TTQT
Event Seq (Event Sequence)
Hệ thống hiển thị số lần thực hiện giao dịch free Format tương ứng số Ref
Trạng thái: Mandatory
Enter Date
Hệ thống sẽ hiển thị ngày thực hiện giao dịch điện này
Trạng thái: Mandatory
Other Ref
Người sử dụng nhập số Ref của ngân hàng nước ngoài (nếu có)
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT799 – F21, MT999– F21, MT499-F21
Receiver Bank
Nhập ngân hàng cần gởi điện đến. Nhấn Edit để vào màn hình liên quan, các thao tác khác tương tự trường Applicant Bank
Trạng thái: Mandatory
Information
Người sử dụng có thể nhập các thông tin liên quan đến hủy, phục hồi... tín dụng thư cần chuyển điện
Trạng thái: Option
Điện Swift: MT799 – F79, M999– F79
II. Chọn điện và in điệnTương ứng với mỗi sự kiện như: mở L/C, thanh toán bộ chứng từ... sẽ có các điện MT và các thông báo tương ứng.
66
Sưu liệu chương trình TTQT
Msg Group
Chọn các điện/thông báo tương ứng các sự kiện muốn tạo ra. Nếu muốn tạo điện SWIFT hoặc muốn tạo các thông báo, nhất thiết phải khai báo trường này. Nhấn Edit, hệ thống sẽ hiển thị màn hình sau để chọn điện/thông báo:
Chọn loại điện/thông báo nào nhấn List Box, nhấn Accept, sau khi chọn xong nhấn Add
Bỏ loại điện/thông báo nào chọn trong bảng Code, nhấn Remove sau đó nhấn Add
Trạng thái: Option
67
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 9 - THU PHÍ - CHARGES
I. ChargesTương ứng với mỗi sự kiện như: mở L/C, thanh toán bộ chứng từ... sẽ có các
loại phí tương ứng sử dụng để thu khách hàng trong nước. Màn hình Charges sẽ có trong tất cả các sự kiện có thu phí theo biểu phí của
ACBNếu giao dịch không được thu phí hoặc thu phí chưa đủ trong khi thực hiện giao
dịch mà giao dịch đã Active thì vào phân hệ Fee để thu hoàn thành phần thu phí đó
Reference
Số tham chiếu của tín dụng thư, bộ chứng từ …mà người sử dụng đang thực hiện giao dịch thu phí. Nhấn nút Search và chọn số L/C cần thu phí, chỉ chọn số Ref trong trường hợp thu phí bổ sung, nếu thu phí trong khi mở, tu chỉnh... khi nhấn nút Charges chương trình sẽ tự chuyển số ref qua
Trạng thái: Option
68
Sưu liệu chương trình TTQT
Event
Các sự kiện cần thực hiện thu phí. Chọn sự kiện tương ứng trong List Box
Trạng thái: Mandatory
Seq Event
Số thứ tự tương ứng mỗi sự kiện cần thực hiện thu phí. Chọn số thứ tự sự kiện tương ứng trong List Box
Ví dụ: thu phí tu chỉnh 1, thu phí tu chỉnh 2...
Trạng thái: Mandatory
Seq Charges
Số lần thu phí tương ứng mỗi sự kiện cần thực hiện thu phí. Chọn số thứ tự sự kiện tương ứng trong List Box
Ví dụ: thu phí tu chỉnh 1 lần thứ 1, thu phí tu chỉnh 1 lần thứ 2...
Trạng thái: Mandatory
Charge Details
Sau khi chọn Ref, Seq Event==>Nhấn Create ==> Chương trình sẽ hiện ra danh sách phí tương ứng các sự kiện đã chọn. Chọn phí nào nhấn List Box, nhấn nút chọn vào phí đó
Không chọn phí nào thì không nhấn chọn
Sau khi chọn các phí cần thu nhấn nút Cal ==> phí sẽ hiển thị theo biểu phí cua ngân hàng ACB nhưng nếu khách hàng không thu phí theo biểu phí nhân viên vẫn có thể sửa phí này lại được. Sau khi đã chọn các phí cần thu nhấn nút Add để lưu dữ liệu ==> Nhấn Print để in phiếu thu tiền khách hàng và chuyển sang teller hạch toán
Trạng thái: Option
II. Charge Foreign bankCách nhập tương tự màn hình Charges. Và tổng phí sẽ được trừ vào số tiền thanh toán trước khi chuyển đi ngân hàng nước ngoài
69
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 10 - XEM TRẠNG THÁI GIAO DỊCH, XÓA CÁC GIAO DỊCH NHẬP SAI VÀ TRA SỐ REF ACB TỪ REF NƯỚC NGOÀI
Đường dẫn : AllstatusMàn hình :
I. Kiểm tra trạng thái giao dịch Nhập số Ref ACB (đây là số Ref của những giao dịch chưa được Active) nhấn nút Search sẽ xem được tình trạng hiện tại của các giao dịch chưa hoàn thành
II. Xóa các giao dịch chưa hoàn thành● Lưu ý chỉ xóa được những giao dịch chưa hoàn thành (không phải trạng thái
Active)
● Muốn xóa giao dịch nào nhập số Ref ACB của giao dịch cần xóa nhấn nút Search Chọn số Ref của giao dịch cần xóa Nhấn nút Delete
70
Sưu liệu chương trình TTQT
III. Tra số Ref ACB từ số Ref của Ngân hàng nước ngoài Nhập số Ref của ngân hàng nước ngoài, chỉ tra được khi giao dịch đã được Active) nhấn nút Search sẽ tìm ra được số Ref ACB tương ứng với số Ref Ngân hàng nước ngoài
71
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 11 - THÔNG TIN NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ
I. Nhập thông tin nhân viên quản lý hồ sơ Đường dẫn:
Report / Create File Manager
Màn hình:
Reference
Số tham chiếu của tín dụng thư, nhờ thu …cần nhập thông tin nhân viên quản lý hồ sơ. Nhấn nút Search và chọn số L/C, nhờ thu cần nhập tên nhân viên quản lý hồ sơ
Trạng thái: Option
Employee name
Tên nhân viên quản lý tín dụng thư, nhờ thu
Trạng thái: Option
II. Tìm kiếm thông tin nhân viên quản lý hồ sơ Đường dẫn:
Report / Search File Manager
Màn hình:
72
Sưu liệu chương trình TTQT
Ref
Số tham chiếu của tín dụng thư, nhờ thu …cần tìm thông tin nhân viên quản lý hồ sơ. Nhấn nút Query chọn số L/C, nhờ thu cần tìm thông tin nhân viên quản lý hồ sơ. Nếu cần thay đổi tên nhân viên nhấn View sẽ chuyển ra màn hình Create
Trạng thái: Option
Employee Name
Tên nhân viên quản lý hồ sơ cần tìm tham chiếu của tín dụng thư, nhờ thu … Nhấn nút Query chọn số L/C, nhờ thu cần tìm
Trạng thái: Option
73
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 12 - DUYỆT
I. Giao dịch cấp 1 (Nhân viên tại chi nhánh)Approve Transaction Import / Import L/C / CaptureNhân viên tại chi nhánh sử dụng giao dịch này khi:
Đang thực hiện giao dịch nhưng có việc đột xuất không thể tiếp tục hoàn thành giao dịch sau khi nhấn update và thoát ra khỏi màn hình thì vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch ==> nhấn nút View sau đó tiếp tục thực hiện đến khi hoàn thành giao dịch.
Giao dịch đã hoàn thành và nhân viên muốn chuyển giao dịch này lên kiểm soát viên để kiểm soát viên duyệt thì vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch này ==> nhấn nút Approve
II. Giao dịch cấp 2 (Kiểm Soát Viên tại Chi nhánh)Approved Transaction Import / Import L/C / CaptureKiểm soát viên chi nhánh vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch
==> nhấn nút View để kiểm tra dữ liệu nhân viên đã nhập- Nếu chấp nhận chọn nút Approve để chuyển lên hội sở - Nếu không chấp nhận chọn nút Reject để trả lại cho nhân viên
Kiểm soát viên tại chi nhánh không được quyền sửa giao dịch này
III. Giao dịch cấp 3 (Nhân viên tại Hội Sở)Đường dẫn :
Approved Transaction Import / Import L/C / CaptureNhân viên Hội sở vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch ==> nhấn
nút View để kiểm tra dữ liệu chi nhánh đã nhập- Nếu chấp nhận chọn nút Approve chuyển giao dịch lên kiểm soát viên Hội Sở
74
Sưu liệu chương trình TTQT
- Nếu không chấp nhận và muốn sửa giao dịch, chọn nút View vào giao dịch để update lại dữ liệu.
- Nếu không chấp nhận và muốn trả lại giao dịch để chi nhánh sửa, chọn nút Reject để trả lại cho KSV chi nhánh
Nhân viên hội sở được quyền sửa lại các giao dịch trước khi chuyển giao dịch lên Kiểm soát viên Hội sở
IV. Giao dịch cấp 4 (Kiểm Soát Viên tại Hội Sở)Đường dẫn :
Approved Transaction Import / Import L/C / CaptureKiểm soát viên Hội sở vào đường dẫn này và Search số Ref của giao dịch ==>
nhấn nút View để kiểm tra dữ liệu đã được nhân viên TTQT hội sở kiểm tra- Nếu chấp nhận chọn nút Approve để chuyển điện vào phòng Swift - Nếu không chấp nhận chọn nút Reject để trả lại cho nhân viên Hội Sở. Kiểm
soát viên Hội sở không được quyền sửa giao dịch này.
75
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 13 - XEM VÀ IN ĐIỆNMàn hình
Tại các giao dịch Approve đều xem và in được điện nhưng in điện của nhân viên chi nhánh, Kiểm soát viên chi nhánh, nhân viên hội sở trước khi Kiểm soát viên hội sở duyệt thì các điện in ra đều là bản nháp (Điện draft)
Khi giao dịch đã được kiểm soát viên Hội sở duyệt (Giao dịch chuyển sang tình trạng Active - ACT), các điện in ra mới là điện đã chuyển đi nước ngoài (Điện không có chữ Draft) theo đường dẫn:
Import Query / Import L/C
Import Query / Collection Inward
Import Query / Shipping Guarantee
Import Query / Import Bill Processing
Export Query / Export L/C
Export Query / Collection Outward
Export Query / Bank Guarantee
Export Query / Export Bill Processing
Search số Ref cần in điện ==> chọn sự kiện tương ứng cần xem hoặc in thông báo/ điện ==> Swift ==> View để xem ==> Print để in
76
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 14 - SCAN CHỨNG TỪ
I. Cấp nhân viên chi nhánh / Kiểm soát viên chi nhánhĐường dẫn Scan ImageMàn hình
Ref
Số tham chiếu của tín dụng thư, nhờ thu …cần scan chứng từ để chuyển lên hội sở
Trạng thái: Mandatory
Event
Sự kiện tương ứng với số ref . Nhấn chọn trong list box
Trạng thái: Mandatory
Seq Event
Số lần sự kiện xảy ra
Trạng thái: Mandatory
77
Sưu liệu chương trình TTQT
Seq Scan
Số lần scan tương ứng số lần sự kiện xảy ra
Trạng thái: Mandatory
Docs type
Loại chứng từ
Chứng từ nào cần scan thì nhấn chọn vào Y/N
Trạng thái: Option
Quantity
Số lượng chứng từ
Trạng thái: Option
Cal
Nhấn cal để tính tổng số lượng chứng từ cần chuyển
Trạng thái: Option
Create
Nhấn Create để tạo lần scan mới
Trạng thái: Option
Update
Dùng để thay đổi dữ liệu đã thực hiện
Trạng thái: Option
Scan
Gắn dữ liệu đã scan cần chuyển lên hội sở
Trạng thái: Option
78
Sưu liệu chương trình TTQT
View Image
Xem ảnh đã được scan
Trạng thái: Option
Add
Lưu dữ liệu đã scan vào chương trình
Trạng thái: Option
Finish
Chuyển dữ liệu đã scan xong lên hội sở
Trạng thái: Option
II. Cấp nhân viên hội sở / Kiểm soát viên hội sởĐường dẫn Scan ImageMàn hình
Search
Liệt kê tất cả các giao dịch scan được chi nhánh chuyển lên
Trạng thái: Option
79
Sưu liệu chương trình TTQT
Chương 15 - LƯU HỒ SƠ, BÁO CÁO DOANH SỐ VÀ PHÍ
I. Lưu hồ sơBước 1:
Đường dẫn :Create L/C Import / L/C Import / ExpiryCreate L/C Import / Collection Inward / Event / ExpiryCreate L/C Export / L/C Export / ExpiryCreate L/C Export / Collection Export / Event / Expiry
Bước 2:
Sau khi Expiry hồ sơ sẽ được ghi nhận lưu trong đây
Đường dẫn :Report / Lưu hồ sơ
Màn hình
Rownum :
80
Sưu liệu chương trình TTQT
Nếu Query trong ngày đây sẽ là số thứ tự theo thời gian hồ sơ được tất toán trong ngày
Khi lưu hồ sơ vào thùng sẽ chọn From Date là ngày bắt đầu muốn lưu vào thùng và To Date là ngày kết thúc lưu của thùng đó Query
Nhấn Print để in danh sách hồ sơ lưu trong thùng, đánh số thùng vào vào danh sách sau đó lưu số thùng vào thời gian lưu vào sổ theo dõi để tiện cho việc sao lục hồ sơ đã tất toán sau này
II. Báo cáo doanh số và phí của khách hàngĐường dẫn :Report / Doanh so, phi cua khach hang
From Date
Ngày bắt đầu lấy báo cáo doanh số, phí của khách hàng
Trạng thái: Option
To Date
Ngày kết thúc lấy báo cáo doanh số, phí của khách hàng
Trạng thái: Option
Account
Số tài khoản TCBS của khách hàng cần báo cáo doanh số, phí
Trạng thái: Mandatary
81