Choisir des outils collaboratifs et libres pour votre association

Panorama de l’informatique collaborative

Les enjeux

Le cloud

Un cas concret, une démarche

Panorama de l’informatique collaborative

Stockage et de partage de fichiers

Écriture collaborative

Brainstorming collectif

Gestion de projets

Gestion d’agendas

Planification de réunions

Réunions à distance

Messagerie instantanée

Les enjeux

● Pour l’organisation : – Fluidité, efficacité, agilité : en phase avec le modèle de gouvernance ?– Accompagnement au changement : le nouvel outil va-t-il être fédérateur ou clivant ?

● Financiers :– Le logiciel et ses dépendances– L’infrastructure– L’accompagnement, la formation– Les coûts d’entrée, les coûts de sortie– Économies (transport, logistique)

● Sociétaux, politiques :– en phase avec le projet associatif du point de vue de ses valeurs ?– en phase avec le projet associatif du point de vue pratique ?

● Environnementaux :– Prise en compte des « externalités »

Le cloud

Le cloud, ou l’informatique en nuage est l'exploitation de la puissance de calcul ou de stockage de serveurs informatiques distants par l'intermédiaire d'un réseau, généralement internet. C’est la délocalisation de l’infrastructure informatique.

Stockage et de partage de fichiers

Repères :

Stockage en ligne comme l’une des expressions du « cloud computing »

Croissance très forte du marché du cloud :

+ 25 % par an : CA de 278 Mrds de dollars en 2020, enjeux économiques importants

Des dizaines de solutions, des dizaines émergent chaque année.

Exemple : Google Drive, Dropbox, OneDrive... Nextcloud, (CozyCloud)

3 grandes options de partage :

• Pour des personnes spécifiques

• Pour des personnes disposant d’un lien transmis par l’auteur

• Pour le public, en y accédant par une page web ou une recherche sur un moteur de recherche

Écriture collaborative

Plusieurs types d’activités ou de modalités d'écriture collaborative :Brainstorming : développer de nouvelles idées Converging on brainstorming : Décider quoi faire avec les nouvelles idées produites par le brainstorming Rédaction : Rédiger Révision : Réviser Outlining : Construire le plan du document final Reviewing : Annoter le style, la grammaire, le style, les sections etc... Drafting : Faire un brouillon, les pré-textes Copyediting : Finaliser le document, l'organiser, le rendre homogène.

Les « pads »

Outils en ligne, pour la plupart gratuits, permettant :

• d'écrire à plusieurs de manière simultanée et en mode asynchrone

• de commenter

• de partager

Caractéristiques :

• Nécessitent une connexion Internet

• S’utilisent sans inscription

• Ne demandent pas d’installation

• Proposent éventuellement une zone de chat pour dialoguer

Exemple : Framapad, basé sur le logiciel Etherpad.

Les cartes mentales ou « mind mapping » ou cartes heuristiques

Exemple : Framindmap, basé sur Wisemapping.

La gestion de projet

La gestion de projet (ou conduite de projet)

Démarche qui vise à structurer, piloter et organiser du début à la fin le bon déroulement d’un projet

Comme réponse à des objectifs précis et mesurables

Suppose un découpage en sous-ensembles facilitant la planification

Fonctions

• Gérer toutes les étapes dans la conduite et le suivi d’un projet

• Outils de « workflow »

• Activation et suivi des interactions entre collaborateurs

• Outils de synchronisation, de gestion de tâches, agendas partagés

Une méthode simple de gestion des tâches dans le cadre d’un projet collaboratif : La méthode Kanban

Déplacer des tâches sous forme de post-it dans des colonnes correspondant à différentes étapes de réalisation. Exemples : Trello, Taiga, Wekan, Kanboard

La gestion d’agendas

Plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès au même agenda et le consulter.

• Création et description d’événements, invitations par mail

• Synchronisation avec les tablettes et smartphones

• Paramétrage des notifications (audio, mail)

• Définition des droits d’utilisateurs pour les personnes partageant l’agenda (consultation, modification)

• Ajout possible de pièces jointes aux événements

• Gestion des événements récurrents

• Codes couleurs affectés aux événements et aux différents agendas

Exemple : Google Agenda, Nextcloud...

La planification de réunion

Le principe : création de “sondages”, sur une plateforme en ligne pour :

• Organiser une réunion, planifier un rendez-vous

• Avec de multiples participants

• Éviter les allers et retours de mails

• Faciliter la visibilité des disponibilités

• Éventuellement proposer d’autres services (votes, liste de tâches...)

Exemples : Doodle, Framadate...

Les réunions à distance, visio-chat, web-conferences..

Outils de webconférence gratuits anonymes :

• Pas d’inscription

• Création d’un « salon »

• Connexion au serveur, mise en route de la webcam et du micro

• Envoi de l’URL du salon aux participants

Exemples d’outils : Appear.in, JumpChat, Talky, Jitsi. A noter l’émergence du standard WebRTC.

Outils de webconférence gratuits avec authentification :

• Nécessité d’un compte personnel

• Généralement nécessité de télécharger un pack en local

• Nombreuses fonctionnalités offertes : réseau de contacts, partage d’écran, envoi de fichiers, conférence par groupe…

Outils les plus connus : Skype, Google Hangouts

La messagerie instantanée d’entreprise

Plateforme unique de communication et de gestion de l’information, c’est une combinaison de messagerie interne, de gestion de projet et d’archivage, le tout avec une grande simplicité d’utilisation.

Fonction de communication interne très souple

• Archivage de tous les contenus : Documents partagés, fichiers, messages…

• Recherche de contenus : Barre de recherche efficace

• Synchronisation : Adaptation à tous types d’appareils (ordinateurs, mobiles, tablettes) et synchronisation automatique

Possibilité de créer plusieurs équipes :

• Correspondent à différents projets ou thèmes de communication dans l’organisation

Les canaux :

• canaux ouverts à tous les membres de l’équipe :

• canaux privés : réservés à certains membres de l’équipe

Exemples : Slack, Mattermost, RocketChat...

Un cas concret : un problème

Le contexte :

une association intermédiaire qui gère un « jardin d’insertion » par le maraîchage biologique et propose des services aux particuliers. La ferme se trouve à 2km du siège de l’association.

Le problème :

• Le serveur de fichier, installé par un bénévole, sur lequel sont stockés les documents du siège n’est pas accessible depuis la ferme. Les documents circulent par mail.

• Les plannings de la ferme (sur le compte google du responsable de culture) ne sont pas accessibles depuis le siège. Les prises de rendez vous se font par appels téléphoniques.

• Les réunions sont encombrées par les questions de synchronisation entre les collaborateurs (version des documents, questions d’agenda, etc...)

La vision :

• Les documents sont centralisés et accessibles à tous en fonction de leurs droits d’accès

• Les plannings sont visibles de tous et le responsable de culture valide les prises de rendez vous.

Un cas concret : une démarche

Avant projet (2 mois), animé par la direction, validation par le CA

• Qualification des besoins : partage de fichiers et d’agendas stockés dans le cloud, pas d’édition collaborative

• Choix de la solution : Nextcloud avec 3 mois d’essai, 2 demi-journées d’accompagnement sur chaque site

• Conception et planification : définition des rôles, définition des droits, classification des documents (type, confidentialité, workflow associé), planification du lancement et des formations

Mise en œuvre (3 mois), animée par la direction

• pré-lancement :

• mise a disposition de l'outil dans le cloud pour le chef de projet (la direction)

• organisation des répertoires, des agendas

• création des profils utilisateurs, droits d’accès aux répertoires, aux agendas

• lancement :

• progressif et planifié : le responsable de culture, 1 psychologue, le périmètre fonctionnel est réduit au départ à la gestion des documents

• accompagnement, formation des utilisateurs, documentation déclinée

Évaluation finale, supervisée par le CA

• évaluation en fin de phase pilote : gains effectifs, coûts effectifs, difficultés rencontrées

• élargissement du déploiement (comptable, direction, 2eme psychologue..)

Crédits, ressources :

L’image « le cloud computing » : Par Sam Johnston — modification of the Wikipedia file, Cloud computing.svg, created by Sam Johnston using OmniGroup's OmniGraffle and Inkscape (includes Computer.svg by Sasa Stefanovic), CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=21576051

Slides inspirés du travail « Les outils de travail collaboratif. » de Marie laure Malingre et Alexandre Serres de l’université de Rennes.https://www.sites.univ-rennes2.fr/urfist/ressources/outils-de-travail-collaboratif

Framasoft.org : Une association (et une communauté) qui fait la promotion du libre et qui propose des services « cloud » libres et gratuits ainsi qu’un annuaire complet des logiciels libres.