CIMA / DEINF / CADASTRO DE ALUNOS NÚCLEO DE GESTÃO DA REDE ESCOLAR E MATRÍCULA

CIMA / DEINF / CADASTRO DE ALUNOS

NÚCLEO DE GESTÃO DA REDE ESCOLAR E MATRÍCULA

• Orientações Gerais

• Visando a facilitar e a agilizar o processo de atendimento das solicitações recebidas pela

CIMA/DEINF/Cadastro de Alunos, estamos definindo alguns fluxos de informações e

padronizando os dados que devem constar das solicitações enviadas à nossa equipe.

a) Todas as solicitações devem ser encaminhadas, primeiramente, para a Diretoria de Ensino ou Secretaria Municipal de Educação para análise e posterior envio à CIMA/ DEINF/Cadastro de Alunos.

b) Após realizada a análise, caso seja necessário o envio, a DE ou Secretaria Municipal de Educação deverá “dar um de acordo” e encaminhar o material por:

e-mail ao técnico responsável pelo atendimento da DE/ SME

c) A escola deve conferir se as solicitações foram corretamente efetuadas. Caso ocorra qualquer problema, é necessário retornar a solicitação pelos mesmos meios descritos nos itens a e b.

CIMA/DEINF/CADASTRO DE ALUNOS

Orientações Gerais

Matrícula ou inscrição de novo aluno – Sistema não permite (homônimo ou nome comum)

É necessário realizar as consultas disponíveis no Sistema de Cadastro de Alunos (02.1.1 - Consultar Ficha do Aluno - Por R.A., 02.1.2 - Consultar Ficha do Aluno - Por Nome Fonética, 02.1.3 - Consultar Ficha do Aluno - Por Nome Completo, 02.1.6 - Consultar Ficha do Aluno - Por Nome da Mãe, 02.1.7 - Consultar Ficha do Aluno - Por Nome do Pai E 02.1.8 - Consultar Ficha Do Aluno - Por R.G. Civil) para se certificar de que o aluno que se deseja cadastrar não possui RA. Utilizar os campos da Certidão de Nascimento e os registros de matrículas em anos passados, que porventura existam no histórico do aluno, como referência. Depois de efetuadas as consultas disponíveis e ainda assim o RA do aluno não for localizado, enviar um documento no padrão do detalhado ao lado solicitando a inclusão da matrícula do aluno:

SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO

(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)

Data: ____/_____/_____

Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos

Assunto: Solicitação de Cadastro e Matrícula de Aluno (homônimo)

Informamos que ao tentarmos efetuar no Cadastro de Alunos a matrícula do aluno

________________________________________ o Sistema apresenta um aluno homônimo e não

permite sua matrícula ou inscrição.

Por isso, enviamos em anexo cópia da: ( ) da Certidão de Nascimento, ( ) da Ficha de Cadastro, (

) do RG Civil para:

a) ( ) que sua matrícula seja incluída na classe nº ______________________, no número de

chamada _______________, a partir da data de ______/______/______;

b) ( ) que sua inscrição seja efetivada na escola nº ______________________,, no tipo de ensino

____________ e série _______.

Atenciosamente,

Carimbo e Assinatura

(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)

(Nome do Aluno)

(Número da Classe)

(Nº da Chamada) (data da matrícula)

(código CIE)


Alterar dados do aluno em RAs fechados pela Segurança Pública

Constatado que um aluno tem algum dado

incorreto na sua ficha de cadastro (RA) o

procedimento de correção é utilizar a opção

3.3.3 (Alterar ficha do aluno – por RA) e efetuar

as correções.

Em alguns casos, pode ocorrer do Sistema de

Cadastro apontar que o RA já foi emitido pela

Secretaria de Segurança Pública como RG Civil

e não permitir a alteração da ficha. Nesta

situação, a escola de posse de cópia do RG do

aluno e/ou da Certidão de Nascimento, deve

enviar a solicitação de alteração/correção

conforme detalhado no documento ao lado.

Caso o RG civil tenha sido emitido com erro

deve-se orientar o aluno a tirar uma segunda

via do RG junto à Secretaria de Segurança

Pública.



Data: ____/_____/_____


Assunto: Solicitação de Correção de Ficha do Aluno – RA fechado pela Secretaria de Segurança Pública

Solicitamos a correção da Ficha do Aluno RA _______________________, nome

________________________________________ tendo em vista que o Sistema de Cadastro de

Alunos não disponibiliza para correção, pois o RA já foi emitido como RG Civil.

Por isso, enviamos em anexo cópia da: ( ) da Certidão de Nascimento, ( ) do RG Civil

para que sejam efetuadas a correção nos seguintes campos:

_____________________________________________________________.

Atenciosamente,



(Nome do Aluno)

(RA / Dig / UF)

(quais os campos que necessitam de correção)


Efetuar matrícula no ano corrente com matrícula em série superior em anos anteriores

Caso seja identificado que a matrícula do aluno foi incluída na classe incorreta em anos anteriores ou o aluno está sendo matriculado em série inferior à que já cursou, é necessário formular uma solicitação de inclusão da matrícula do ano letivo em curso, conforme modelo sugerido ao lado.

Nesses casos, além da solicitação é necessário enviar um parecer circunstanciado da Supervisão de Ensino, esclarecendo e justificando a solicitação.



Data: ____/_____/_____

Para:CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos

Assunto: Solicita inclusão de matrícula em série inferior

Solicitamos a inclusão da matrícula do aluno RA ______________________________ nome

_________________________________________, a partir de _____/_____/_____ na classe

__________________________, número da chamada ____________, tendo em vista que consta

matrícula em série superior em ano letivo anterior.

Atenciosamente,



(RA/Dig/UF)

(Nome Completo do Aluno)

(nº da classe) (nº da chamada)


Efetuar matrícula de aluno sem idade mínima para o tipo de ensino/série.

Na tentativa de inclusão da matrícula do aluno se o Sistema apresentar a mensagem “Aluno sem idade mínima para o tipo de de ensino/série” é necessário, primeiramente, confirmar se a série pretendida está correta.Caso esteja correto é necessário enviar solicitação de inclusão da matrícula do ano letivo em curso, conforme modelo sugerido ao lado, além dos documentos escolares (histórico, por exemplo) que comprovem o direito do aluno em cursar a série pretendida. Excetuam-se os ingressantes no 1º ano do EF, para os quais deve ser obedecido a Del. CEE 73/2008.



Data: ____/_____/_____


Assunto: Solicita inclusão de matrícula sem idade mínima para o tipo de ensino/ série

Solicitamos a inclusão da matrícula do aluno RA ______________________________ nome

_________________________________________, a partir de _____/_____/_____ na classe

__________________________, número da chamada ____________, tendo em vista que o Sistema

informa que o mesmo não possui idade mínima para o tipo de ensino/ série.

Atenciosamente,



(RA/Dig/UF)

(Nome Completo do Aluno)

(nº da classe) (nº da chamada)


Duplicidade de RA

Quando identificada duplicidade de RA no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar solicitação de regularização conforme modelo sugerido ao lado.



Data: ____/_____/_____


Assunto: Duplicidade de RA

Solicitamos a regularização da seguinte duplicidade de RA, identificada no Sistema de Cadastro de

Alunos:

Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nome

Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nome

Atenciosamente,



Observações:

1. Se o Aluno possuir matrícula no ano letivo nos dois RA’s é necessário informar a matrícula

correta;

2. A avaliação do RA a ser mantido será realizado pelo técnico do DEINF;

3. Após a migração da(s) matrícula(s) e exclusão de RA, a escola deve fazer as correções

necessárias pela opção 3.3.3

(Nome Completo do Aluno) (RA/Dig - UF)



Reclassificação

Quando requerida uma reclassificação de mais de uma série no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar solicitação de regularização conforme modelo sugerido ao lado.Deve acompanhar a solicitação o parecer circunstanciado favorável do Supervisor da Escola e o “de acordo” do Dirigente e Ensino.



Data: ____/_____/_____


Assunto: Reclassificação de Aluno

Solicitamos a regularização da seguinte reclassificação de RA, no Sistema de Cadastro de Alunos:

Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nr

para

a classe ______________________, Nr ___________da Escola _______________________

a partir de ______________________.

Atenciosamente,




(Nr da classe) (Chamada) (Nome da Escola e cód. CIE)

(Data da Reclassificação)


Ordem Judicial / Liminar

Quando requerida uma inclusão de um aluno através de Ordem Judicial / Liminar no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar solicitação de regularização conforme modelo sugerido ao lado.Com cópia da Ordem Judicial / Liminar



Data: ____/_____/_____


Assunto: Ordem Judicial / Liminar

Solicitamos a regularização da seguinte inclusão através de Ordem Judicial / Liminar, no Sistema de

Cadastro de Alunos:

Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nr

Através de:

Ordem Judicial / Liminar _________________________________________________________

Atenciosamente,



(RA/Dig - UF) (Nome completo do Aluno)

(Nr. da Ordem Judicial / Liminar)


Cancelamento Compatibilização(só para Capital)

Quando requerida um cancelamento da compatibilização de um aluno no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar solicitação de regularização conforme modelo sugerido ao lado.



Data: ____/_____/_____


Assunto: Cancelamento de Compatibilização

Solicitamos a regularização do seguinte cancelamento de compatibilização, no Sistema de Cadastro de

Alunos:

Nome ________________________________________, RA _______________ e ___________________

Motivo _________________________________________________________________________________

Atenciosamente,



Observação:

Essa solicitação será encaminhada para análise e autorização da CGEB.

(RA/Dig - UF) (Nome completo do Aluno) (código CIE da Escola)

OBRIGADA

[email protected]

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