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BLOQUE I: EL ESPACIO DE TRABAJO
CLASE 2
En la clase anterior revisamos, en primer lugar, los conceptos
relacionados
con el lugar donde prestamos servicios, la competencia del
organismo y
nuestras propias funciones.
En segundo trmino comenzamos a transitar por las prescripciones
del
Reglamento de Mesa de Entradas y Despacho aprobado por el
Decreto N
759/66, norma sta fundamental para el debido ejercicio de las
funciones de
Responsable de Mesa de Entradas.
Ya saben ubicarse dentro de la organizacin del Estado y poseen
las
herramientas necesarias para reconocer la estructura
organizativa, los
procedimientos y los actores involucrados en el desempeo de sus
funciones,
vamos entonces a posicionarnos en nuestro lugar en el mapa del
estado y
analizar desde ese lugar, los canales, vas y formas de
comunicacin desde las
funciones de las/los Responsables de Mesa de Entradas.
Algunas aclaraciones previas
Como ya dijramos en la clase anterior, las estructuras del
Estado estn
conformadas en su mayora, por una estructura formal y una
informal. La
sumatoria de estas dos estructuras nos pone en presencia de la
estructura real
de los organismos.
Vale recordar esta aclaracin ya que muchos de ustedes
seguramente estn
desempeando las funciones de Responsable de Mesas de Entradas y
no van
a encontrar ninguna posicin dentro del organigrama de sus
respectivos
organismos que mencionen tal posicin.
Seguramente si ustedes se fijan en sus recibos de haberes, van a
ver
consignado en el campo de funciones, la de asistente
administrativa/o y sin
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embargo el trabajo diario representa, en la realidad, la funcin
de Responsable
de Mesa de Entradas.
Tambin resulta necesario formular una aclaracin respecto al
nombre del rea
que estamos denominando Mesa de Entradas.
El Decreto N 759/66 que analizamos durante la clase pasada
aprueba el
Reglamento de Mesas de Entradas, Salidas y Archivo cuyo
cumplimiento es
obligatorio y efectivo en jurisdiccin de los Ministerios,
Secretaras de Estado
civiles, organismos descentralizados y empresas del Estado.
Este nombre es abarcativo de las funciones especficas de una
Mesa de
Entradas, donde ingresan, egresan y se archivan las
actuaciones.
Cabe aqu puntualizar que cuando los organismos elaboran sus
proyectos de
norma de creacin de sus estructuras, no siempre denominan a las
Mesas de
Entradas de la misma manera. El nombre no es uniforme, pueden
citarse
como ejemplo: Mesa de Entradas, Salidas y Despacho; Mesa de
Entradas y
Salidas; Mesa de Entradas y Despacho, etc.
Sin perjuicio de ello debe sealarse que el Reglamento de Mesas
de Entradas,
Salidas y Archivo en el punto 1 de su Anexo establece En los
Ministerios,
Secretaras de Estado Civiles, Entidades Descentralizadas y
Empresas del
Estado, existir un Servicio de Mesa de Entradas, Salidas y
Archivo, con la
conformidad orgnico-jerrquica que le asigne la estructura
aprobada por el
Poder Ejecutivo, que en el curso de este Reglamento se denominar
Servicio
de Mesa de Entradas.
La Comunicacin
En el ejercicio diario de las funciones las/los Responsables de
Mesa de
Entradas deben comunicarse con actores internos de diferentes
nivel jerrquico
y con actores externos a los organismos de revista.
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La comunicacin, bsicamente es el intercambio de mensajes entre
las
personas.
Es importante tener presente que se comunica con lo que se dice
y con lo que
se hace, pero tambin con lo que no se dice o con lo que no se
hace.
La comunicacin sirve como un medio a travs del cual los
integrantes de una
organizacin conocen y difunden su trabajo, facilitando el flujo
de la informacin
y generando un clima laboral que se refleja en un nivel de
desempeo eficiente
y eficaz.
Tomando como ejemplo una de las principales funciones del/ de
la
Responsable de Mesa de Entradas:
Recepcin de expedientes: las personas afectadas a las funciones
del Servicio
de Mesa de Entradas deben verificar si corresponde la recepcin
del
La Comunicacin Interna
Est determinada por la interrelacin que
se desarrolla entre las personas de un
organismo determinado y est dirigida a los
propios empleados o agentes pblicos.
Dentro de la comunicacin interna
podemos encontrar la comunicacin que se
da en un plano vertical, el jefe y sus
empleados y la horizontal, entre pares.
Comunicacin Externa
Es el conjunto de actividades generadoras
de mensajes dirigidos a crear, mantener o
mejorar la relacin con las personas de
otras comunidades y con los ciudadanos en
general. Es decir que se dirigen a los
diferentes actores externos a la
organizacin.
La comunicacin en el desempeo de las funciones de las/los
Responsables de Mesa de
Entradas
En la actualidad no hay duda que uno de los aspectos
fundamentales del trabajo de una/un
Responsable de Mesa de Entradas es atender a los agentes
internos (del propio organismo) y
externos (de otras organizaciones) teniendo en cuenta la
demanda, el destinatario y los
lineamientos del rea. Con relacin a la ciudadana en general,
debe decirse que ello depende
directamente del organismo de que se trate.
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expediente, conforme al giro de la documentacin, revisar la
foliatura para
establecer si su numeracin es correlativa, controlar si la
documentacin se
ajusta a las "Normas para la elaboracin, redaccin y
diligenciamiento de los
proyectos de actos y documentacin administrativos, etc.
Podemos sealar a modo de ilustracin y sin dejar de lado las
otras funciones
que habitualmente se desempean, que para desarrollar con
eficacia y
eficiencia las referida funcin, deben necesariamente conocerse
las reglas de
cortesa en la atencin al pblico, el manejo de la comunicacin
organizacional
e interpersonal, la informacin contenida en la normativa que
regula los
procesos en los que intervienen y el acabado conocimiento de las
actividades
que se desarrollan en el rea conforme las normas que regulan la
materia.
Nuevas tecnologas de informacin y comunicacin
En la actualidad no hay duda que el trabajo de un/una
responsables de Mesa
de Entradas ha tenido un avance y desarrollo acorde con las
nuevas
tecnologas de informacin y comunicacin.
Con las facilidades que nos otorga el uso de las computadoras y
de las redes
de amplio alcance muchas, sino todas, las funciones que se
desempean se
producen a travs de estos medios, por ejemplo la redaccin de
la
documentacin administrativa, sistemas de seguimiento de
expedientes, etc.
En ese sentido podemos decir que desde distintos organismos se
est
avanzando en la construccin y desarrollo de procesos
informatizados que
incluyen plantillas con formularios tipos que se bajan
directamente de la web y
tramitan electrnicamente.
Los agentes pblicos en la actualidad, viven la re definicin de
sus funciones
basada en los nuevos medios informticos de comunicacin y deben
adaptarse
rpidamente para no quedar relegados y fuera del circuito.
Basta pensar a ttulo de ejemplo, el archivo digital de la
documentacin
administrativa y la construccin de las diferentes bases de datos
contenedoras
de la informacin pblica.
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El lenguaje
Tampoco podemos olvidar que el medio de comunicacin, por
excelencia, que
materializa las relaciones con nuestros semejantes es el
lenguaje. Todos los
hombres estamos vinculados por el lenguaje. Es por medio de su
utilizacin
que podemos exteriorizar nuestra actitud, los cambios que
hagamos de la
misma, as como tambin los propsitos que tengamos de persuadir a
los
dems sobre determinadas cuestiones.
El lenguaje se convierte de esta manera en una herramienta vital
para las
relaciones interpersonales y fundamentales para el trabajo de
todas las
personas. Para este ltimo, es el instrumento ms til con que
cuenta para
conocer la conducta de los otros y realizar todo tipo de
actividades.
Si bien como dijramos en varios cursos sobre procedimientos
administrativos,
la voluntad del Estado se manifiesta a travs de la aprobacin de
actos
administrativos formalizados por escrito, no podemos dejar de
reconocer que
en general, la supremaca de la palabra hablada sobre la escrita,
es
indiscutible. Es as que actualmente el 90% de las comunicaciones
se verifica a
travs de la palabra hablada.
De hecho, muchas veces el xito en las relaciones sociales y
laborales
depende de la habilidad que se tenga para manejar el lenguaje,
De igual
manera la impresin causada en los dems est muy influida por el
impacto de
la voz.
La palabra es el vehculo del pensamiento. Hay una estrecha
relacin entre el
desarrollo del lenguaje y su madurez y la expresin verbal.
Cuanto ms
vocabulario incorporamos al idioma que manejamos, mejor es
nuestra
capacidad de expresar ideas y sentimientos y cuanto ms
enriquecida de
significacin a travs del timbre y tono de la voz, sus
inflexiones y, tambin,
por los gestos, expresiones del rostro, gesticulacin y
movimientos del cuerpo,
nos permite establecer mejores relaciones con los
interlocutores.
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El lenguaje deber ser utilizado convenientemente para lograr una
buena
comunicacin en nuestras relaciones tanto personales como
grupales. El
empleo de expresiones verbales inadecuadas suelen conducir a
falsas
interpretaciones y crear bloqueos en el proceso de comunicacin,
dificultando
de esta manera las posibilidades de relacin.
Algunos medios de comunicacin utilizados por los/las
Responsables de
Mesa de Entradas
Las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC), a
veces
denominadas nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin
(NTIC)
son un concepto muy asociado al de informtica. Si se entiende
esta ltima
como el conjunto de recursos, procedimientos y tcnicas usadas en
el
procesamiento, almacenamiento y transmisin de informacin, esta
definicin
se ha matizado de la mano de las TIC, pues en la actualidad no
basta con
hablar de una computadora cuando se hace referencia al
procesamiento de la
informacin. Internet puede formar parte de ese procesamiento
que, quizs, se
realice de manera distribuida y remota. Y al hablar de
procesamiento remoto,
adems de incorporar el concepto de telecomunicacin, se puede
estar
haciendo referencia a un dispositivo muy distinto a lo que
tradicionalmente se
entiende por computadora pues podra llevarse a cabo, por
ejemplo, con un
telfono mvil o una computadora ultra-porttil, con capacidad de
operar en red
mediante Comunicacin inalmbrica y con cada vez ms
prestaciones,
facilidades y rendimiento
Sistema de seguimiento de expedientes.
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Entre los Lineamientos Estratgicos para la Puesta en Marcha del
Plan
Nacional de Gobierno Electrnico, aprobado por el Decreto N
378/2005, en los
organismos de la Administracin Pblica Nacional pueden destacarse
los
siguientes:
Desarrollar, mantener y promover sistemas integrados basados
en
Internet para la prestacin de servicios y la provisin de
informacin al
pblico.
Disponer las medidas necesarias para que las comunicaciones
se
efecten preferentemente mediante tecnologas informticas,
optimizando para ello la utilizacin de los recursos
electrnicos
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disponibles en los distintos organismos de la Administracin
Pblica
Nacional.
En el marco del Plan Nacional de Gobierno Electrnico la
actual
SUBSECRETARA DE TECNOLOGAS DE GESTIN de la JEFATURA DE
GABINETE DE MINISTROS se encuentra obligada a desarrollar,
administrar y
mantener un SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES, accesible
por
Internet, que permita a los habitantes y ciudadanos que hayan
iniciado una
tramitacin ante algn organismo de la ADMINISTRACIN PBLICA
NACIONAL, realizar consultas sobre el estado del trmite.
Para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Gobierno
Electrnico, los
organismos de la Administracin Pblica Nacional debern utilizar
tramitacin
electrnica.
La Tramitacin Electrnica permite ofrecer a los habitantes y
ciudadanos la
posibilidad de presentar sus formularios en formato electrnico,
y avanzar con
el objetivo de que todas las transacciones posibles sean
realizadas en forma
electrnica, preferentemente mediante la utilizacin de Internet,
utilizando la
firma electrnica y la firma digital para la autenticacin de la
identidad de los
usuarios.
Consecuentemente con ello, es obligatoria la implementacin de la
tramitacin
electrnica de expedientes para trmites internos del Estado
Nacional, con
utilizacin de Firma Digital.
La administracin pblica electrnica facilita el acercamiento del
aparato
pblico a los administrados, ya que permite la operacin desde sus
propias
sedes, reduce drsticamente las necesidades de traslados y
esperas, as como
la restriccin que representan los horarios de funcionamiento
administrativo.
COMDOC
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EL COMDOC es un sistema informtico, llamado de
Comunicaciones
Documentales, desarrollado por el MINISTERIO DE ECONOMA Y
FINANZAS
PBLICAS. Es una herramienta para el registro y seguimiento de
expedientes
y dems documentacin administrativa que si fuera implementado en
toda la
Administracin Pblica Nacional posibilitara un tratamiento
estandarizado de
las tramitaciones, facilitando la interaccin e integracin entre
los organismos.
Resulta innegable la conveniencia de utilizar herramientas
tecnolgicas en la
medida que propenden a agilizar y racionalizar considerablemente
los trmites
administrativos, al tiempo que los dota de mayor transparencia y
accesibilidad
para su control al estar disponibles en medios informticos.
La implementacin uniforme de este sistema nos enmarcara en un
proceso de
progresiva despapelizacin del Estado, brindando las herramientas
adecuadas
para contribuir al mejoramiento de la eficacia y eficiencia de
la gestin pblica,
a la vez de constituir un paso importante hacia la implementacin
del
expediente electrnico.
Internet
El uso de internet en las oficinas hace que las funciones que
all se desarrollan
sean ms transparentes y accesibles al ciudadano.
A la vez facilita la tarea de quienes cuentan con la posibilidad
de utilizar ese
servicio.
Por ejemplo permite, a travs de motores de bsqueda, basados
en
aplicaciones llamadas spiders ("araas") o robots, buscar
informacin de
manera gil y precisa, con base en las palabras escritas,
haciendo una
recopilacin sobre el contenido de las pginas y mostrando como
resultado
aqullas que contengan la palabra o frase en alguna parte del
texto.
Es uno de los servicios estrella de la sociedad de la
informacin, proporcionado
para los llamados motores de bsqueda, como Google o Yahoo, que
son
herramientas que permiten extraer de los documentos de texto las
palabras
que mejor los representan. Estas palabras las almacenan en un
ndice y sobre
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este ndice se realiza la consulta. Permite encontrar recursos
(pginas web,
foros, imgenes, vdeo, ficheros, etc.) asociados a combinaciones
de palabras.
Los resultados de la bsqueda son un listado de direcciones web
donde se
detallan temas relacionados con las palabras clave buscadas. La
informacin
puede constar de pginas web, imgenes, informacin y otros tipos
de
archivos. Algunos motores de bsqueda tambin hacen minera de
datos y
estn disponibles en bases de datos o directorios abiertos. Los
motores de
bsqueda operan a modo de algoritmo o son una mezcla de
aportaciones
algortmicas y humanas. Algunos sitios web ofrecen un motor de
bsqueda
como principal funcionalidad: Dailymotion, YouTube, Google
Video, etc. son
motores de bsqueda de vdeo.
Internet es una gran fuente de informacin.
En el ao 2012, un estudio realizado en Estados Unidos indic que
un 56 % de
los 3.030 adultos estadounidenses entrevistados en una encuesta
en lnea
manifest que si tuviera que escoger una sola fuente de
informacin, elegira
Internet, mientras que un 21 % preferira la televisin y tanto
los peridicos
como la radio sera la opcin de un 10 % de los encuestados. Dicho
estudio
posiciona a los medios digitales en una posicin privilegiada en
cuanto a la
bsqueda de informacin y refleja un aumento de la credibilidad en
dichos
medios.
Correo electrnico
Es una de las actividades ms frecuentes en los hogares y en las
oficinas con
acceso a internet. El correo electrnico y los mensajes de texto
del mvil han
modificado las formas de interactuar de las personas.
Hoy es comn que en todas las reas de habilite para las consultas
internas y
externas, un mail de consulta que evita gran cantidad de
llamadas telefnicas o
concurrencia personal a los organismos para solicitar informacin
sobre alguna
temtica asignada al rea de que se trate.
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Ahora bien, para que esta herramienta sea realmente productiva
debe
promoverse el uso de buenas prcticas sensibilizando al personal
de la
organizacin que lo utiliza.
Estos son slo dos ejemplos de los usos que la tecnologa nos pone
a
disposicin para mejorar la organizacin y produccin del trabajo
en el
ambiente laboral para mejorar la relacin entre los actores
internos y externos
que ya mencionramos anteriormente.
Va jerrquica
Ahora vamos a ver a la luz de las normas que rigen la relacin de
empleo
pblico, y como se debe actuar con sus superiores jerrquicos.
Qu es la jerarqua?
Est constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad
superior a los
agentes inferiores. La va jerrquica es el camino que sigue,
pasando por todos
los grados de la jerarqua, las comunicaciones que parten de la
autoridad
superior o las que le son dirigidas. Este camino est impuesto a
la vez por la
necesidad de una transmisin segura y por la unidad de mando. A
veces es
necesario conciliar el respeto de la va jerrquica con la
obligacin de obrar
rpidamente. El principio jerrquico quedar salvaguardado si los
jefes han
autorizado a sus agentes respectivos a entrar en relaciones
directas; y la
situacin quedar regularizada si ellos informan inmediatamente a
sus jefes
respectivos sobre lo que han hecho de comn acuerdo. Si los
agentes quedan
de acuerdo y sus operaciones son aprobadas por sus jefes
inmediatos las
relaciones directas pueden seguir; desde el instante en que el
acuerdo
desaparece o que la aprobacin de los jefes falta las relaciones
directas cesan
y la va jerrquica queda inmediatamente restablecida. Es una
falta apartarse
de la va jerrquica sin necesidad, pero es una falta mucho mayor
seguir dicha
va cuando de ello resulte un perjuicio para la empresa.
Ley Marco de Regulacin del Empleo Pblico Nacional, N 25.164
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La relacin de empleo pblico queda sujeta a los principios
generales
establecidos en la citada ley, los que debern ser respetados en
las
negociaciones colectivas que se celebren en el marco de la Ley
24.185.
La ley N 25.164, en el Captulo V, establece los deberes de los
agentes
pblicos.
Entre ellos se destaca Seguir la va jerrquica correspondiente en
las
peticiones y tramitaciones realizadas.
El Decreto N 1421/02, reglamentario de la ley, establece que
cuando sta se
refiere a la autoridad jerrquica, hace alusin a la autoridad
competente para
impartir la orden de conformidad con la organizacin interna que
se derive de la
estructura organizativa.
Ejemplo:
Un agente es evaluado por su superior jerrquico. Al considerar
que el puntaje
obtenido no se adecua a la realidad, decide presentar por
escrito un reclamo
solicitando se modifique el puntaje asignado.
En ese sentido presenta su reclamo ante el superior jerrquico de
su jefe
inmediato.
En este caso se debe enderezar la presentacin del agente
involucrado y
remitir el reclamo al superior inmediato para que ste revea el
puntaje
asignado.
Recin en esa instancia, y de mediar una denegatoria a lo
solicitado, podr
dirigir su reclamo al superior jerrquico de su jefe
inmediato.
En el ejercicio diario de las funciones de una Mesa de Entradas,
debe prestarse
especial atencin a las jerarquas de los actores involucrados
debiendo vincular
esta temtica con los contenidos estudiados en el mdulo 1 de este
bloque,
cuando estudiamos nuestra posicin en el Estado.
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Las actividades para esta semana son:
1. Actividad: Observe las herramientas tecnolgicas del rea donde
cumple
sus funciones:
-Identifique tres medios de comunicacin tecnolgicos de uso
frecuente en
la Mesa de Entradas donde usted trabaja.
-Seale las ventajas y desventajas de los medios elegidos.
-Proponga un cambio tecnolgico en su espacio de trabajo.
2. Participar en el FORO
Qu proceso de comunicacin del rea donde usted presta
servicios,
mejorara? Fundamente.
