CURSO CONTROL DE GESTIN y CUADRO DE MANDO INTEGRALINSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICAS Noviembre 2014Carlos EcheverraIngeniero Comercial y PeriodistaMBA Y PMP

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

*Lo que de verdad distingue a unas organizaciones de otras no es

Si producen bienes u ofrecen serviciosSi son de mbito local, regional, de un solo pas o multinacionalesSi son grandes o pequeasSi son pblicas o privadasSi son con nimo de lucro o sin nimo de lucro... sino

Si son buenas o son malas ... y las buenas son aquellas que

Han incorporado Direccin Estratgica Han asumido el reto de la Calidad Total

PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

*con VISIN de futuroQu es la Direccin Estratgica?La estrategia es la gran tarea de la organizacin. En situaciones de vida o muerte es el Tao de la supervivencia o de la extincin.

El arte de la Guerra. Sun Tzu.500 a.C.No hay nada ms difcil y ms necesario que saber aprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos.

El arte de la Guerra. Sun Tzu

Organizar y hacer funcionar la organizacin mirando siempre al futuro Cada paso tiene sentido en funcin de los objetivos prefijados. Dirigir es POCA cosa:PlanificarOrganizarCoordinarAcompaarPROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICAaprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos

Consejo de CalidadDIRECCIN ESTRATGICA =PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICASISTEMADE CALIDAD

FotoAnlisishistricoAnlisisDAFO

Estrategia general

MISINVISINcompartida

Accionesestratgicas

GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas

MatrizFODA

PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O

Respuesta a las preguntas:

Quines somos?A qu nos dedicamos?En qu nos diferenciamos?Por qu y para qu hacemos lo que hacemos?Para quin lo hacemos?Cmo lo hacemos?Qu valores respetamos? La razn de ser de la organizacin MISIN

Debe ser una frmula:

Ambiciosa: Un retoClara: De fcil interpretacinSencilla: para que todos la comprendanCorta, para que se pueda recordar fcilmenteCompartida: Consensuada por las personas de la organizacinMISINLa razn de ser de la organizacin

Algunos ejemplos para comentar MISIN: Estamos comprometidos a generar el total entusiasmo del cliente por la marca X, lo que se traduce en niveles crecientes de ventas y rentabilidad, actuando con integridad y entregando productos competitivos de calidad mundial.

VALORES COMPARTIDOS: Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo en Equipo, Innovacin, Respeto y Responsabilidad individual

VALORES CULTURALES: Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola compaa, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el cliente, objetivos agresivos

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Estrategia general

MISINVISINcompartida

Accionesestratgicas

GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas

MatrizFODA

PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O

La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo (Alan Kay, pionero de la informtica) VISIN Compartida Planificar no significa saber qu decisin voy a tomar maana, sino qu decisin debo tomar hoy para conseguir lo que quiero maana (Peter Drucker)Sin VISIN no hay futuro. Planificar mirando hacia atrs es resignarse a mejorar el pasado.Una accin sin visin...carece de sentido.Una visin sin accin...es un sueo.Una visin con accin... puede cambiar al mundo.(Joel Arthur Barker)

Respuesta a las preguntas:

Qu y cmo queremos ser dentro de x aos?En qu nos queremos convertir?Para quin trabajaremos?En qu nos diferenciaremos?Qu valores respetaremos? Es el futuro de la organizacin dentro de X aos (concretos)VISIN Compartida

Debe ser una frmula:

Con visin de futuro, no de mejorar el pasadoCoherente con la MISINAmbiciosa: Un reto, pero realista, viableClara: De fcil interpretacinSencilla: para que todos la comprendanAtractiva: para provocar ilusinCompartida: Consensuada por las personas de la organizacinVISIN Compartida Es el futuro de la organizacin dentro de X aos (concretos)

FotoAnlisishistricoAnlisisDAFO

Estrategia general

MISINVISINcompartida

Accionesestratgicas

GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas

MatrizFODA

PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O

Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas.

Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder.

Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirn en derrotas. Sun Tzu, El arte de la guerra FODA

Es un anlisis de los puntos FUERTES y DBILES de la organizacin, en relacin a las OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno Recoge:los puntos Fuertes en que nos debemos apoyarlos puntos Dbiles que debemos superarlas Oportunidades que tenemos que aprovecharlas Amenazas de las que nos tenemos que defenderDebe ser:Ms que una simple identificacin: los puntos ms Fuertes y ms Dbiles, en relacin a las Oportunidades y Amenazas FODA

MATRIZ FODA

Cuatro Tipos de Estrategias *

FortalezasOportunidadesDebilidadesAmenazas(FODA)

Estrategias FO*EstrategiasFO Use las fortalezas internas de la empresa para tomar ventaja de las oportunidades externas

Estrategias DO *EstrategiasDO

Mejorar las debilidades internas para tomar ventaja de las oportunidades externasFortalezasOportunidadesDebilidadesAmenazas(FODA)

Estrategias FA*EstrategiasFA Usar las fortalezas de la empresa para evitar o reducir el impacto de las amenazas externas.

*ESTRATEGIAS DAEstrategiasDA

Tcticas defensivas con el fin de reducir las debilidades internas evitando las amenazas del entorno

*Matriz FODA

Matriz FODA

Ambiente interno

Ambiente externoLista de Fortalezas

F1. F2. F3. Lista de Debilidades

D1. D2. D3. Lista de OportunidadesO1. O2. O3. FO (Maxi-Maxi)Estrategia para maximizartanto las F como las O.1. DO (Mini-Maxi)Estrategia para minimizarlas D y maximizar las O.1.

Lista de Amenazas

A1. A2. A3. FA (Maxi-Mini)Estrategia para fortalecer elInstituto y minimizar las amenazas.1. DA (Mini-Mini)Estrategia para minimizartanto las A como las D.1.

FotoAnlisishistricoAnlisisDAFO

Estrategia general

MISINVISINcompartida

Accionesestratgicas

GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas

MatrizFODA

PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O

El PLAN ESTRATGICO puede tener los siguientes elementos:

Una INTRODUCCIN, con la presentacin de la institucin, el objetivo del Plan, los antecedentes, la metodologa utilizada, los participantes, los principales pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema de seguimiento y de evaluacin

La MISINLa VISINLos principales elementos del FODALos EJES ESTRATGICOSLos CUADROS DE MANDOPLAN ESTRATGICO + cuadros de mando

EJES ESTRATGICOSLneas bsicas de desarrollo de la institucinAgrupan un objetivo o varios que tienen un mbito comnCoherentes con la Misin, la Visin y el FODANo tienen por qu abarcar todos los aspectos importantes de la institucin. Es necesario priorizarHomogneosMuy pocos (5-10?)Son como un armario con su distribucinPLAN ESTRATGICO + cuadros de mando

Objetivos EstratgicosObjetivos OperativosAccionesResponsablesIndicadores Estndar-Objetivo CalendarioRecursos Valoracin Esquema de un CUADRO DE MANDO

OBJETIVOSObjetivos Estratgicos Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visin de futuro de la institucin.Declaraciones amplias, no especficas, sin fechambitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE correspondienteHomogneosPocos (1-3 por cada EJE)Viables, de acuerdo con el FODAObjetivos Operativos Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los objetivos estratgicosDiferenciables, distinguiblesPocos (4-5 por cada Objetivo Estratgico)Mejorar la calidad de la docencia, para conseguir resultados adecuadosa los requerimientos del entorno. Planificacin de la docencia. Implantacin de metodologas activasPLAN ESTRATGICO + cuadros de mando

ACCIONESPasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos operativosPermiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento y evaluacinRealistas (consultar DAFO)Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior (formar-proyectar-implementar...)Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesariasResponsables Tiene que sentirse propietario del proceso y participar en l desde el punto 0. Deber rendir cuentasCon nombres y apellidosNo es necesario que sean siempre los jefesPLAN ESTRATGICO + cuadros de mando

PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoIndicadores Instrumentos de medida

Pocos, pero significativos (especialmente pensando en los clientes) Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero mejor, de resultados. Cuantitativos o cualitativosPreferible un pequeo sistema de indicadores que no uno soloFciles de obtener Permiten introducir medidas correctoras

PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoCalendario Una fecha concreta (no un perodo). Permite realizar un seguimiento lo ms preciso posible y reaccionar a tiempoViableSi se planifica por 4 aos, distribuir las acciones RecursosLos costes totales de cada accin, o por lo menos los costes aadidos, si los hay Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estndar, Acciones e incluso objetivosEstndar-ObjetivoResultados deseados o previstos o nivel que se pretende alcanzar. Lo ms concreto posible

Algunas recomendaciones para la elaboracin de un Cuadro de Mando

La elaboracin tiene que hacerla un grupo muy reducido de personas (3-4) y despus consensuarlo individualmente o en pequeos grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario

Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener un cuadro provisional, que no tenerlo No todo tiene por qu tener el mismo peso especfico: se pueden ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores, pero no olvidar que lo mejor es enemigo de lo buenoEn alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y evaluacin: cundo, quin, cmo, consecuencias, etc.No es cuestin de suerte, sino de voluntad... Merece la PENA, pero hay pena!PLAN ESTRATGICO + cuadros de mando

PLANLIDERES

PLAN

PLAN

PLAN

PLAN

PERSONASPERSONASLIDERESLIDERESLIDERESLIDERESPERSONASRECURSOSPERSONASPERSONAS

RECURSOS

ACCION

RECURSOS

ACCIONACCION

RECURSOS

ACCION

RECURSOS

ACCIONPROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

Seguimiento y evaluacin del Plan Institucional- controlando su correcta periodificacin- evaluando para tomar decisiones

Despliegue a grandes sectores y reas - planes sectoriales coherentes con el plan institucional- base para una buena DPO- seguimiento, evaluacin y revisin

Despliegue a las unidades- planes estratgicos de cada unidad coherentes con el plan institucional y con los planes sectoriales- seguimiento, evaluacin y revisin

Revisin, renovacin y siguientes vueltas de todo- nuevo Plan Estratgico Institucional, nuevos planes sectoriales, nuevos planes de las Unidades... y despus qu?si no estn dispuestos a recorrer todo el camino, djenlo, por favor!PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA