Clubhaandbog for Lions Club Hadsten

BRUGERHÅNDBOG

FOR

LIONS CLUB HADSTEN

CLUBHÅNDBOG LIONS CLUB HADSTEN

Side 2

FORORD

Denne Clubhåndbog indeholder en samling af clubbeslutninger og retningslinier, som har bli-vende betydning for clubbens virke. Ajourføring og ændringer af Clubhåndbogen påhviler bestyrelsen. Clubhåndbogen er tilgængelig på KlubIntra og Clubbens sekretær er sammen med IT-afd. ansvarlig for, at trufne clubbeslutninger af blivende betydning bliver indført i Clubhåndbogen. Ansvarlig for denne Clubhåndbog er den til enhver tid siddende bestyrelse. Den tiltrædende bestyrelse skal gennemgå Clubhåndbogen på det første bestyrelsesmøde i det nye Clubår.

Hvis der findes uoverensstemmelser mellem indholdet i denne clubhåndbog og Vedtægter for Lions Club Hadsten, er det bestemmelserne i vedtægter, der er gældende. Godkendt på generalforsamlingen den 3. april 2013


Side 3

INDHOLD

Afsnit 1. Clubåret 1 / 1 Mødeplaner 1 / 2 Donationer og gaver, herunder K&H Fonden 1 / 3 Medlemsliste Afsnit 2. Retningslinier for bestyrelsen. 2 / 1 Generelle retningslinier for bestyrelsen 2 / 2 Præsidenten 2 / 3 Vicepræsidenten 2 / 4 Sekretæren 2 / 5 Kassereren 2 / 7 Clubmesteren 2 / 8 Tailtwisteren 2 / 9 Past Præsident. Afsnit 3. Retningslinier for udvalgene. 3 / 1 Generelle retningslinier for udvalgene 3 / 2 Møde- og programudvalg 3 / 3 Aktivitetsudvalg 3 / 4 Velfærdsudvalg 3 / 5 Festudvalget 3 / 6 Lilleåmarkedsudvalget 3 / 7 IR-YE, LEO og favrskovudvalg 3 / 8 Medlemsudvalg 3 / 9 I.T.- udvalg 3 / 10 PR udvalg 3 / 11 Ad hoc udvalg Afsnit 4. Clubbens regelsæt. 4 / 1 Awards, herunder Make-up 4 / 2 Beslutningsproces i Clubben 4 / 3 Eksterne Lionsmøder (deltagelse) 4 / 4 Eksterne Lionsmøder (refusion) 4 / 5 Foredrag, virksomhedsbesøg 4 / 6 Gæster 4 / 8 Kabinetsarbejde 4 / 9 Clubhilsen til medlem 4 / 10 Forslag til nye medlemmer 4 / 11 Medlemsoptagelse 4 / 12 Framelding til møder 4 / 13 Retningslinier


Side 4

INDHOLDSFORTEGNELSE

BRUGERHÅNDBOG FOR........................................................................................................................................... 1

LIONS CLUB HADSTEN ............................................................................................................................................... 1

FORORD ......................................................................................................................................................................... 2

INDHOLD ........................................................................................................................................................................ 3

Afsnit 1 / 1 ....................................................................................................................................................................... 5

MØDEPLANER ............................................................................................................................................................... 5

Afsnit 1 / 2 ....................................................................................................................................................................... 6

DONATIONER OG GAVER........................................................................................................................................... 6

Afsnit 1 / 3 ....................................................................................................................................................................... 7

MEDLEMSLISTE 2012-13 ............................................................................................................................................. 7

RETNINGSLINIER FOR BESTYRELSEN .................................................................................................................... 8

PRÆSIDENTEN ........................................................................................................................................................... 10

VICEPRÆSIDENTEN .................................................................................................................................................. 11

SEKRETÆREN ............................................................................................................................................................ 12

Aktivitetskassen indeholder alle midler indtjent ved aktiviteter, indsamlinger o. lign. ............................................. 13

CLUBMESTEREN ........................................................................................................................................................ 15

PAST PRESIDENT ...................................................................................................................................................... 17

MØDE- OG PROGRAMUDVALG ............................................................................................................................... 19

AKTIVITETSUDVALGET ............................................................................................................................................. 20

IR / YE / LEO / FAVRSKOVUDVALG ......................................................................................................................... 24

MEDLEMSUDVALGET ................................................................................................................................................ 25

IT- UDVALGET ............................................................................................................................................................. 26

PR - UDVALGET .......................................................................................................................................................... 27

AD HOC UDVALG ........................................................................................................................................................ 28

CHEVRON/AWARDS .................................................................................................................................................. 29

BESLUTNINGSPROCES I CLUBBEN ....................................................................................................................... 30

DELTAGELSE I EKSTERNE LIONS MØDER ........................................................................................................... 31

FOREDRAG I CLUBBEN............................................................................................................................................. 33

KABINETSARBEJDE ................................................................................................................................................... 36


Side 5

Afsnit 1 / 1

MØDEPLANER

Clubben afholder møde den 1. og 3. onsdag kl. 18.15. Første mødedato i Clubåret er den 1. onsdag i august. Clubårets sidste møde afholdes den 1. onsdag i juni. Der afholdes ingen Clubmøder i juli. Kalenderårets sidste møde afholdes den 1. onsdag i december. Clubmødet den 3. onsdag er normalt et arbejdsmøde, hvor de enkelte udvalg afholder mø-der. Clubbens faste mødested Sangforeningens lokaler, Granvej 12B, Hadsten. Mødekalenderen skal indeholde følgende faste program - punkter: August Inden månedens udgang – evalueringsmøde for årets afholdte Lilleåmarked. November 1. eller 3. onsdag – møde med Rotary Hadsten. I år med lige årstal er Lions vært. December 1. onsdag - julefrokost April 1. onsdag - generalforsamling Juni 1. onsdag - afslutning med ledsager Dagsordenen til Arbejdsmøder skal som minimum indeholde følgende faste punkter:

1. Clubmester 2. Spisning 3. Præsidenten 4. Bestyrelse og udvalg 5. Eventuelt 6. Tailtwister

Ved virksomhedsbesøg, andre eksterne møder og festlige lejligheder kan dagsordenen af-kortes til et minimum. Uopsættelige sager skal dog forelægges og behandles. Indkaldelse til den ordinære generalforsamling i april måned sendes til hvert enkelt medlem senest 14 dage før afholdelsen og skal indeholde følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent 2. Præsidenten aflægger beretning om Clubbens virksomhed 3. Kassereren fremlægger en oversigt over regnskaberne for såvel Clubbens admini-

stration som aktiviteter for den forløbne del af Clubåret til godkendelse. Desuden præsenteres et budget for administrationen i det kommende Clubår

4. Bestyrelsen stiller forslag om størrelsen af kontingent og tiltrædelsesafgift for de kommende Clubår

5. Rettidigt indkomne forslag. Forslag skal være P i hænde senest 1. marts 6. Valg af president 7. Valg af vicepresident 8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer, 9. Valg af LEO-udvalg og medlem til Favrskovudvalget

10. Valg af 2 revisorer 11. Eventuelt


Side 6

Afsnit 1 / 2

DONATIONER OG GAVER Retningslinier for bevilling/godkendelse af gaver og donationer sker som følger: Beløb på kr. 5.000,00 og derunder - Bestyrelsen og Velfærdsudvalget kan hver især god-kende og bevilge gaver og donationer med efterfølgende orientering på næste Clubmøde. Beløb over kr. 5.000,00 - Ansøgninger behandles i bestyrelsen. Ansøgningen videregives herefter til Velfærdsudvalget, der fremlægger deres indstilling til Clubben, som ved evt. af-stemning godkender bevilling eller afslag. Alle ansøgninger om gaver og/eller donationer skal fremsendes til P, der fremlægger ansøg-ningen på det førstkommende bestyrelsesmøde/clubmøde. Ansøgninger m.v. skal udsendes til velfærdsudvalgets medlemmer forud for møderne pr mail. PR-ansvarlig foranlediger information til pressen om vedtagne donationer og gaver. I samarbejde med P og/eller K, besvarer Velfærdsudvalgsformanden indkomne ansøgninger. Clubben ønsker normalt ikke at indgå i støtte til faste sponsorater. K&H Fonden Clubben har en generalforsamlingsbeslutning om, at der på LC Hadstens konto i Katastrofe- og Hjælpefonden (K&H-fonden) altid skal være 10.000 kr. til rådighed. Hver gang kassereren modtager kontoudtog om forbrug på LC Hadstens konto, skal kassere-ren sørge for at der indbetales supplerende beløb, således at kontoen altid har det anførte rådighedsbeløb.


Side 7

Afsnit 1 / 3

MEDLEMSLISTE 2012-13 Sekretær og IT har ansvaret for at oversigt over Bestyrelse og udvalg altid foreligge fuldt op-dateret på KlubIntra.


Side 8

afsnit 2 / 1

RETNINGSLINIER FOR

BESTYRELSEN 1. Generelt Bestyrelsen er ansvarlig for Clubbens daglige ledelse.

Information om de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgaver kan findes, dels i de efter-følgende sider, dels i i den grønne håndbog afsnit 2.4.

Bestyrelsens sammensætning er følgende:

P Præsident PP Pastpræsident VP Vicepræsident S Sekretær K Kasserer CM Clubmester TT Tailtwister

2. Valg

På Clubbens ordinære generalforsamling vælges præsident og vicepræsident. Den øv-rige bestyrelse vælges efter indstilling fra den nye præsident. Rotationsprincippet an-vendes, således at alle Clubbens medlemmer involveres i bestyrelsesarbejdet over en årrække. Sekretær- og kassererposterne kan dog være flerårige. Der tilstræbes kontinu-itet i udskiftningen, således at alle bestyrelsesmedlemmer ikke udskiftes på én gang. Ved frafald af et bestyrelsesmedlem udpeger præsidenten et nyt medlem.

3. Forberedelse og opgaver

Den aftrædende bestyrelse forbereder det kommende Clubår ved udarbejdelse af for-slag til budget for Clubkassen og forslag til kontingentet for det kommende år til god-kendelse på generalforsamlingen. På generalforsamlingen offentliggør den nye præsident udvalgssammensætningen for det kommende Clubår. Bestyrelsen udfører og er ansvarlig for Clubbens daglige drift, herunder korrespondance internt i Lionsorganisationen og eksternt, økonomi, mødeplanlægning, dagsordener til Clubmøderne, behandling af ansøgninger og indstillinger til Clubmøderne. Bestyrelsen har ansvaret for kontakten til zonen, distriktet og den øvrige Lions-organisation.

4. Møder

Bestyrelsesmøderne afholdes efter behov, normalt et møde om måneden på skift hos de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Den nyvalgte præsidenten udarbejder forslag til mødeplan for bestyrelsesmøderne til det første bestyrelsesmøde, der tilstræbes afholdt i maj måned inden starten på det nye Clubår. S tager referat af bestyrelsesmøderne. De væsentlige beslutninger på bestyrelsesmøderne samt indstillinger om bidrag og til-skud forelægges på det førstkommende Clubmøde. Bestyrelsen har ansvaret for, at Clubben er repræsenteret ved de møder, som zone, di-strikt og multipeldistrikt afholder. Fremlæggelse af forslag i disse forsamlinger godken-des i bestyrelsen og i Clubben.


Side 9

4 a. Aflysning af enkelte møder

Bestyrelsen er bemyndiget til at aflyse / flytte et club- eller arbejdsmøde, såfremt besty-relsen vurderer at fremmødet af clubbens medlemmer vil være begrænset.

5. Overlevering

Den afgående bestyrelse er ansvarlig for overlevering til ny bestyrelse. Overlering sker personligt , således at hver bestyrelsesmedlem orienterer og overlevere til den nyvalgte bestyrelsesmedlem.


Side 10

afsnit 2 / 2

PRÆSIDENTEN 1. Generelt

Præsidenten (P) leder Clubbens virksomhed og er ansvarlig for at love, vedtægter og øvri-ge bestemmelser for Clubben og for Lions International overholdes. P sikrer en god ar-bejdsgang i Clubben og fordeler opgaverne til bestyrelsesmedlemmer og udvalg. P er medlem af medlemsudvalget.

P repræsenterer Clubben i lokalsamfundet. 2. Forberedelse og opgaver Det er den nyvalgte Præsidents opgaver i samarbejde med bestyrelsen at:

- tilrettelægge det nye Clubår, herunder at udarbejde skitse til mødedatoer i det nye Clubår samt fastlægge datoer for faste tilbagevendende programpunkter,

- nedsætte Clubbens udvalg og udpege formænd og medlemmer hertil. Det tilstræ-bes at skabe rotation i udvalgene, dog således at der sikres kontinuitet.

- fremlægge egne målsætninger for det nye Clubår på generalforsamlingen. 3. Bestyrelsesmøder

P indkalder til bestyrelsesmøderne i henhold til den fastlagte mødeplan. P er selv mødele-der. Det tilstræbes, at dagsorden er medsendt mødeindkaldelsen. P kan i særlige tilfælde indbyde andre Clubmedlemmer til at deltage i et bestyrelsesmøde.

4. Clubmøder Ved Clubmøderne er det Præsidentens opgave og ansvar at:

- gennemgå Præsident-post og andet relevant modtaget post, - orientere om deltagelse i eksterne møder i Lions organisationen - forestå medlemsoptagelser i henhold til vedtagne bestemmelser, - uddele evt. awards til medlemmer, - byde gæster velkommen.

5. Eksterne møder

Præsidenten har ansvaret for, at Clubben er repræsenteret ved møder i zonen eller distrik-tet. P deltager i møder i zone-, midtvejs- og distriktsmøder. Endvidere deltages i årsmøde, såfremt Clubben efter indstilling fra bestyrelsen har truffet beslutning herom. Endvidere re-præsenterer P Clubben ved andre relevante arrangementer i zonen eller i distriktet.


Side 11

afsnit 2 / 3

VICEPRÆSIDENTEN 1. Generelt

Vicepræsidenten (VP) er stedfortræder for præsidenten ved dennes fravær ved Clubmø-der eller bestyrelsesmøder.

VP overtager normalt præsidentposten i det efterfølgende Clubår. VP er medlem af medlemsudvalget. 2. Forberedelse og opgaver VP bør deltage i distriktets P-seminar.

Forud for den ordinære generalforsamling sammensætter VP forslag til den nye bestyrelse og tillige de enkelte udvalg for det kommende Clubår.

3. Deltagelse i eksterne møder VP bør sammen med P deltage i zone-, distrikts- og eventuelt årsmøder.


Side 12

afsnit 2 / 4

SEKRETÆREN 1. Generelt

Sekretæren (S) varetager hovedparten af Clubbens korrespondance, såvel internt i Club og Lionsorganisation, som eksternt. Endvidere varetager sekretæren mødeindkaldelser og referater.

2. Opgaver Det er sekretærens opgaver at:

− foretage mødeindkaldelser til Clubmøderne, samt tilsende gæster dagsorden, dette er også gældende ved eksterne møder, eksempelvis virksomhedsbesøg.

− udfærdige referater fra Clubmøder og bestyrelsesmøder. − Indsætte referater på KlubIntra til brug for embedsmænd og Clubmedlemmer − Sammen med IT udarbejde og ajourføre medlemsfortegnelse og mødestatistik-

ker − Sammen med IT føre statistik over de enkelte medlemmers fremmøde med

henblik på rekvirering og uddeling af awards for 100% fremmøde. − lave register over årets Clubbeslutninger jf. afsnit 4 side 2 − rekvirere diverse awards.


Side 13

afsnit 2 / 5 KASSEREREN 1. Generelt

Kassereren (K) har ansvaret og forvaltningen af Clubbens økonomi. K administrerer alle ud- og indbetalinger og fører det i den forbindelse nødvendige bog-holderi efter god regnskabsskik og efter Lions vedtægter og bestemmelser. K har ansvaret for, at der på Clubbens vegne om fornødent søges om momsfritagelse hos Told- og Skat for momspligtige aktiviteter. Øvrige tilladelser til aktiviteter / arrange-menter indhentes at det enkelte udvalg, som har ansvaret for aktiviteten / arrangemen-tet. Kassereren er ansvarlig for at Clubkasseaktiviteter ikke overstiger momsgrænserne.

Regnskabsåret følger Clubåret fra 1/3 - 28(29)/2. 2. Bogholderi

Bogholderiet opdeles i en Clubkasse og en aktivitetskasse (momsfri) og om fornødent aktivitetskasse (momspligtig). Der findes separate bankkonti for de enkelte kasser. Kas-serne holdes skarpt adskilte.

Clubkassen indeholder midler fra kontingenter og bøder. Clubkassen afholder udgifter til administration, afgifter, mødeaktivitet i Clubben og eksterne møder i Lionsorganisati-onen, gaver til medlemmer i henhold til gaveregulativet og andet i forbindelse med Clubbens drift. Under Clubkassen føres en særskilt konto for Festkassen. Festudvalget har rådighed over Festkassen til brug for indtægter og udgifter i forbindelse med afhol-delsen af Clubbens fester.

Aktivitetskassen indeholder alle midler indtjent ved aktiviteter, indsamlinger o. lign. Aktivitetsmidlerne anvendes til donationer i overensstemmelse med Clubbens målsæt-ning og beslutninger.

3. Kontingent, afgifter m.m.

Det af generalforsamlingen fastlagte kontingent opkræves af K. Kontingentet opkræves med halvdelen pr. den 1. juli og den 1. januar. Når kontingentet er betalt udstedes et medlemskort for perioden. Endvidere opkræver K betalinger for medlemmers køb af julemærker, lodsedler m.m.

K afregner Clubkassens afgifter til Distriktet og Lions Club International.

Afregning sker til Distriktskassereren 4. Clubmøder

K tømmer med jævne mellemrum Løven og indsætter pengene på Clubkassens konto.

K (Clubkassen) betaler fortæring for gæster, jf. afsnit 4, side 6. 4. Interne lotterier

K forestår salg og afregning af interne Lions-lotterier til Convention og Europa Forum.


Side 14

5. Årsregnskab og Budget Regnskab.

Årsregnskab for såvel Clubkassen som aktivitetskasserne skal foreligge i revideret stand på generalforsamlingen. Forinden regnskabet overgives til de valgte revisorer, skal regnskabet godkendes på et bestyrelsesmøde.

Budget. På den årlige generalforsamling fremlægges budgettet for Clubkassen for det kommen-de år til godkendelse. Der kan udarbejdes budget for hele Clubbens økonomi, såfremt bestyrelse og/eller Clubben træffer beslutning herom.

5. Clubemblemer.

K er ansvarlig for indkøb, salg og opbevaring af Clubemblemer, Ladylions nåle mv.


Side 15

afsnit 2 / 7

CLUBMESTEREN 1. Generelt. Clubmesteren (CM) står for den praktiske tilrettelæggelse og ledelse af Clubmøderne

og har ansvaret og opsynet med Clubbens ejendele. CM overtager normalt vicepræsidentposten i det efterfølgende Clubår. CM er medlem af medlemsudvalget. 2. Clubmøder og arrangementer.

CM modtager fra- og tilmeldinger til møder og arrangementer. Generelt skal medlem-merne melde afbud via kalenderen på Hjemmesiden med registrering på Doodle senest onsdag kl. 12.00 på mødedagen. Der kan fastsættes anden frist for afbud. Oplysning herom kan ses på clubkalenderen på hjemmesiden / beskrivelse på Doodle. CM har ansvaret for kontakten til mødestedet og for, at de praktiske rammer omkring møderne er på plads, herunder fortæring m.m., og at de nødvendige rekvisitter er til stede.

CM har inden mødet lavet bordplan med omdeling af navneskilte og at gæster er place-ret efter aftale med P.

CM står for ledelse og afvikling af møderne. Møder, der ikke afholdes Clublokalerne, aftaler CM og møde- og programudvalgsfor-

mand opgavefordelingen mellem sig. Normalt vil møde- og programudvalgsformanden stå for samtlige aftaler.

CM kontrollerer om medlemmer er fraværende uden afbud og meddeler dette til S og K.


Side 16

afsnit 2 / 8 TAILTWISTEREN

Tailtwisteren (TT)har til opgave at skabe en munter og fornøjelig stemning under

medlemsmøderne og at sørge for, at de præges af godt kammeratskab. Som det sidste punkt på dagsordenen ved Clubmøderne er det TT’s opgave – gerne på

en underholdende måde – efter eget skøn at idømme medlemmerne småbøder for ver-bale eller fysiske forseelser.

TT’s afgørelse kan ikke appelleres. De tildelte bøder lægges i Løven, der sendes rundt efter bødeuddelingen. Den maksimale bødestørrelse er af Clubben fastlagt til max. 20 kr. for det enkelte med-lem. Når det drejer sig om manglende eller for sent afbud til Clubbens møder gælder dette maksimum ikke.


Side 17

afsnit 2 / 9

PAST PRESIDENT

Past Presidenten (PP) skal bistå P og den øvrige bestyrelse med råd og vejledning på basis af de erfaringer han har indhøstet i sin præsidentperiode.

PP er stedfortræder for P og VP ved disses forfald. PP er medlem af medlemsudvalget.


Side 18

afsnit 3 / 1

GENERELLE RETNINGSLINIER FOR

UDVALGENE

1. Udpegning Udvalgssammensætningen foretages af den nye præsident som anført i afsnit 2. Ved den årlige sammensætning af udvalg tilstræbes en kontinuitet, således at højest

halvdelen af medlemmerne udskiftes. Det tilstræbes, at den afgående formand, indgår i udvalget det efterfølgende år. Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte et AD HOC udvalg (et hurtigt arbejdende udvalg

der efter endt opgave opløses igen) 2. Forberedelse Udvalgene starter før Clubåret med udarbejdelse af grovplan for udvalgets arbejde. Aftræ-

dende udvalgsformand foranlediger en fyldestgørende overdragelse til tiltrædende ud-valgsformand ved årsskiftet for lionsåret.

3. Udvalgsmøder Udvalgsmøder afholdes ved hvert andet Clubmøde og ellers efter behov. Udvalgsforman-

den er ansvarlig for, at udvalgssager behandles uden unødig forsinkelse. Ved henvendelse udefra bør udvalgene af hensyn til Clubbens omdømme, snarest muligt

behandle henvendelsen. (der skal altid ske orientering af P). Såfremt der ikke umiddelbart kan træffes en afgørelse, bør udvalget kvittere (telefonisk eller skriftlig) for modtagelse af henvendelsen.

Udvalgene orienterer på Clubmøder løbende om situationen i udvalgene. 4. Økonomi Udvalg som planlægger aktiviteter, udarbejder budget / overslag herfor og skal anmode

Clubben om de nødvendige midler. Ved planlægning af aktiviteter med økonomisk risiko skal udvalget forinden sikre sig

opbakning i Clubben. (jvf. afsnit 4, beslutningsprocesser i Clubben ). 5. Post / henvendelser

Henvendelser til Clubben tilsendes / videregives omgående til P, der straks videre fordeler sager, der skal behandles i udvalg til udvalgsformændene.

6. Andet

Udvalgene er selv ansvarlige for deres korrespondance. Clubpapir (med Lions logo) og kuverter fås hos IT. Porto udgifter godtgøres hos K mod aflevering af kvittering.

Udvalgene inddrager PR-udvalget i udarbejdelse og offentliggørelse af materiale i nyheds

- medierne.


Side 19

afsnit 3 / 2

MØDE- OG PROGRAMUDVALG 1. Det er udvalgets opgave at udarbejde program for Clubåret. 2. Programmet skal indeholde Mødedatoer for Clubmøder med angivelse af hvad møderne indeholder. Husk at anfører om ledsagere deltager. Dato for generalforsamling. Dato for zonemøder, midtvejsmøde, distriktsmøder, årsmøder. Dato for zonearrangement. 3. Møde- og programudvalget drager omsorg for, at der i programmet medtages: Foredrag af unge, der har været på ungdomslejr. (Aftales med IR/YE) Mødeaften med Zoneformand. (P har datoen) Mødeaften med DG,VDG eller andet kabinetsmedlem (P har datoen) Mødeaften med medlemmerne fra Rotary Hadsten (I lige årstal er Clubben vært med tilhø-

rende beværtning og foredragsholder). 4. Møde- og programudvalget søger for indkøb af vingave til foredragsholdere/virksomheds-

ejere. Regler for gaver, se afsnit 4 side 5. 5. Møde- og programudvalget har ansvaret for kontakten til foredragsholdere mv.


Side 20

afsnit 3 / 3

AKTIVITETSUDVALGET Udvalgets opgave er at planlægge, forberede og sammen med Clubbens øvrige medlem-mer, at gennemføre aktiviteter, der indtjener penge til aktivitetskassen. Der lægges vægt på, at aktiviteterne samtidigt er med til at udvikle et godt Clubfællesskab. Udvalget forelægger den planlagte aktivitet for Clubben for at sikre sig opbakning og god-kendelse. P skal forinden være orienteret. Henvendelser fra andre Clubber om fællesaktiviteter behandles i udvalget og forelægges til afgørelse i Clubben. Der udarbejdes budget / overslag for hver enkelt aktivitet. Udvalget skal være opmærksom på særlige krav herom fra Told-. og Skattestyrelsen (oplysninger kan hentes hos kasse-rer), og på at der i visse tilfælde skal indhentes tilladelse fra Politimesteren. Indtjeningen fra aktiviteten samt regnskab med alle bilag afleveres efter aktivitetens afslut-ning til K.


Side 21

afsnit 3 / 4 VELFÆRDSUDVALG Udvalgets opgave er at analysere og vurdere indkomne donationsansøgninger samt finde egnede donationsformål. Udvalget fremlægger vedtagne beslutninger på førstkommende arbejdsmøde. Formanden for udvalget, eller den han pålægger opgaven, har ansvaret for at ansøgninger besvares.


Side 22

afsnit 3 / 5 FESTUDVALGET Festudvalget er ansvarlig for at arrangere, indbyde og gennemføre alle fester i Clubben. Til det brug har udvalget rådighed over Festkassen. Ved hvert festarrangement skal udvalget udarbejde budget og efterfølgende skal udvalget aflevere et regnskab med bilag til K, således at K har mulighed for at afstemme Festkas-sen. Normalt vil følgende fester blive afholdt: Lilleåmarkedsfesten afholdes som en afslutning på årets Lilleåmarked. Normalt vil festen blive afholdt den 1. lørdag i september. Julefrokost med Lady Lions afholdes når det er muligt . Ladies Night afholdes i marts måned i forbindelse med clubbens chartring den 6. marts 1971. Normalt vil festen blive afholdt den 1. lørdag i marts. Fest for venskabsClubben Gjerstad, når venskabsClubben kommer på Pinsebesøg.


Side 23

afsnit 3 / 6 LILLEÅMARKEDSUDVALGET Lilleåmarkedesudvalget planlægger og gennemfører årets Lilleåmarked. MATERIELUDVALGET Udvalget har til opgave og har ansvaret for, at clubbens materiel til enhver tid er klar til brug. Udvalget kan indkalde øvrige medlemmer til at deltage i arbejdet med vedligeholdel-sen af materiellet. Udvalget står endvidere for udleje af materiellet til priser, som godkendes af bestyrelsen. Udvalget skal påse, at hjemmesidens oplysninger om materiel og priserne for leje af dette er opdateret i samarbejde med IT-afd.


Side 24

afsnit 3 / 7

IR / YE / LEO / FAVRSKOVUDVALG

IR

Udvalget holder sig løbende orienteret om lionsprojekter på IR-området samt andre mulig-heder for at yde international hjælp.

Udvalget orienterer Clubben om nye IR-tiltag og resultater af afsluttede IR-aktiviteter. Yderligere retningslinier for IR-arbejdet er beskrevet i matriklens håndbogsafsnit og i sær-

skilt IR-håndbog.

YE

Udvalget er ansvarligt for udvælgelse og udsendelse af unge, på Lions ungdomslejre og Homestay.

Udvalget forestår ligeledes modtagelse af unge fra andre lande. Udvalget forelægger snarest efter distriktets orienteringsmøde forslag om Clubbens ung-

domudveksling. Der kan udsendes 1 eller 2 om året. Clubben betaler rejseomkostninger, lommepenge,

forsikring og aktivitetspakke. Udvalget skal forinden beslutning om udsendelse træffes, forelægge dette for Clubben,

samt anmode om bevilling af de nødvendige midler. Yderligere retningslinier for ungdomsudveksling er beskrevet i håndbog for LionsClubbers

YE udvalg Håndbogen findes på Lions Office (Fagområder > Youth Camp & Exchange > Youth Camp & Exchange)

Udvalget aftaler med møde- og programudvalget om, hvornår de udsendte unge skal komme i Clubben og aflægge rejserapport. Lidt om ungdomsudveksling. Der er meget stor forskel på de rejser, hvor unge tager på ferie sammen med venner og så de arrangementer, Lions står for. Forskellen opstår ved, at unge fra mange lan-de/kulturer/folkeslag placeres i samme lejr og ”tvinges” til at være sammen og virke sam-men i den periode lejeren er aktiv. Kort sagt tilbyder Lions de unge at være deltagere i den kultur de besøger, frem for at være tilskuere som turister på charterrejse.

LEO

LEO er en lionsaktivitet. LEO Club Favrskov er stiftet og chartret med LC Hadsten som hovedsponsor. På generalforsamlingen udpeges en LEO-kontaktudvalg, bestående af 2 medlemmer. Kontaktudvalget vælger selv en formand. Udvalget er bindeled mellem LEO Club Favrskov og Lions Club Hadsten. Det er LEO-udvalgets opgave at deltage at støtte LEO Clubben og deltage i LEO Club-bens møder. Udvalget skal sørge for aftaler om, hvilke møder, der sker deltagelse i. Udvalget skal løbende holde Clubben orienteret om LEO clubbens aktiviteter og virke. Det er udvalget opgave at sørge for, at LEO clubben inviteres til at deltage i de af Lions Clubbens møder og aktiviteter, som udvalget finder relevant.


Side 25

afsnit 3 / 8

MEDLEMSUDVALGET Udvalgsformanden er altid P. De øvrige medlemmer er PP, VP og CM.

Udvalgets opgave er at arbejde for tilgang af nye medlemmer ud fra bestyrelsens oplæg til medlemstilgang for Clubåret, samt tage stilling til Clubmedlemmernes indstilling af nye medlemmer.

Udvalget sørger for altid at have eksemplarer af Hvervepakken og Velkomstpakken på lager. Nye eksemplarer bestilles gennem S. Udvalget skal endvidere være opmærksom på medlemmernes trivsel i Clubben.

Udvalget skal, efter anmodning fra bestyrelsen, tage kontakt/følge op på medlemmer der gentagne gange ikke deltager.


Side 26

afsnit 3 / 9

IT- UDVALGET IT skal sørge for at såvel Clubbens som Lilleåmarkedets hjemmesider altid er fuld opdateret. Udvalgene er selv ansvarlige for deres korrespondance. Clubpapir (med Lions logo) og ku-verter fås hos IT. Udvalget er ansvarligt for Clubbens og Lilleåmarkedets hjemmeside på Internet. IT-udvalgets formand er KLOA-ansvarlig for Lions Office.

Hjemmesiden opdateres mindst 1 gang pr. måned med div. oplysninger om møder og ak-tiviteter.

Clubreferat må ikke udsendes på hjemmesiden, med mindre de er beskyttet med Pass-word.

Hjemmesiden bør indeholde.: 1. Præsentation af Clubben v/P med billede af P samt postadresse.

2. Alle formål Clubben har støttet a. indeværende år. b. tidligere år. (ikke med beløb angivet)

3. Clubbens aktiviteter eks. Lilleåmarked, Julefrokostarangement, Aktiviteter i det fælles Favrskovudvalget vedr. skolernes 5. klasser. 4. Link til 106B og Lions Danmark.

Udvalget er behjælpelig med email-adresser og service til Clubbens medlemmer.

Det er IT-afdelingens opgave - Løbende at holde Doodle opdateret med møder og indhold af møder. Doodle tilgås fra Klubkalenderen på hjemmesiden - foretage løbende indberetning om nytilgang, afgang og transfer af medlemmer til Distriktkontoret samt den årlige - ajourføring og indberetning af medlemsoplysninger til matriklen. - efter den ordinære generalforsamling at foretage indberetning til Distriktskontoret om nyvalg af P, S og K samt i øvrigt udvalgssammensætninger m.v. - foranledige trykning af brevpapir og kuverter med logo og Clubnavn.


Side 27

afsnit 3 / 10

PR - UDVALGET

Udvalgets opgave er at skaffe Clubben omtale i de lokale nyhedsmedier (aviser, radio og tv) primært i forbindelse med aktiviteter og donationer med det formål at gøre Lionsorgani-sationens formål kendt og få opbakning omkring Clubbens arrangementer.

Udvalget forsyner skriftlig (på e-mail) THE LION og 106B INFO med artikler og billeder fra

Clubbens aktiviteter.

Udvalget formidler en artikel om det forgangne års begivenheder, anvendelse af indsam-lede midler samt om ny præsident og evt. zoneformand m.v. optaget i de lokale medier.

Udvalget er ansvarligt for arkivering af artikler i nyhedsmedier m.m. af betydning for Club-

bens historie. Alle udsendte skrivelser skal ske på papir med Lions logo. Mails skal indeholde clubbens signatur i form af bl.a. relevant logo.


Side 28

afsnit 3 / 11

AD HOC UDVALG Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte et sådant udvalg. Når en opgave er tilendebragt opløses udvalget igen. Alle Clubbens medlemmer kan inddrages til en bestemt opgave.

Det er bestyrelsen, der i samråd med evt. udvalgsformanden, udpeger medlemmerne. Nærmere retningslinier fremlægges af bestyrelsen.

.


Side 29

afsnit 4 side 1

CHEVRON/AWARDS Jubilæumschevron

Forud for Clubåret gennemgår S medlemslisten for 10, 15, 20, 25 osv. års jubilarer og bestiller de aktuelle chevrons.

100% møde awards

PP uddeler 100% møde awards til medlemmer, der har haft 100% fremmøde i sidste Clubår, idet make-up medregnes som anført nedenfor. Opgørelsen over hvilke medlem-mer, der er berettiget til denne award, finder sted ved Clubårets slutning og bestilles hos Lions Danmark i Hillerød til levering først i det følgende Clubår.

Awards for ekstraordinær indsats i Clubben P kan, såfremt han finder, at et medlem har gjort en ekstraordinær indsats i Clubben, tilde-

le medlemmet en påskønnelsesaward. Regler for MAKE-UP Der gives make-up for deltagelse i andre lions møder og lionsorienteret arbejde i øvrigt. Se

nærmere i ”den grønne håndbog”. Den der ønsker Make-up, skal selv meddele dette til IT-afdelingen inden for 10 dage.


Side 30

afsnit 4 / 2

BESLUTNINGSPROCES I CLUBBEN Den øverste myndighed er Clubben. Alle beslutninger skal træffes af Clubben.

Enhver beslutning i Clubben tilstræbes at ske i fuld enighed. Såfremt dette ikke er muligt, og der ikke er stillet specielle krav i de fælles vedtægter (se reglerne i ”Den Grønne Hånd-bog”), gælder følgende retningslinier.

1. Beslutninger med væsentlige økonomiske konsekvenser. Beslutninger, der kan medføre en økonomisk risiko for det enkelte medlem (underskud på

aktiviteter) skal ske i fuld enighed blandt de fremmødte medlemmer. Hvis enighed ikke opnås bortfalder forslaget. 2. Beslutninger, der kan splitte Clubben. Beslutninger om ”følsomme” emner, der indebærer risiko for opsplitning af Clubben (med-

fører medlemsafgang) tilstræbes at ske i fuld enighed blandt alle medlemmer. Dette må dog ikke medføre, at et enkelt eller få medlemmer kan stå i vejen for en positiv

udvikling af Clubben. I en sådan situation er det præsidentens opgave så vidt muligt at for-lige parterne.

3. Øvrige beslutninger. Hvis andet ikke er foreskrevet, kan øvrige beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. 4. Registrering.

S sørger sammen med IT-afd. for at alle Clubbeslutninger bliver registreret i håndbogen. Vedtægtsændringer vedtaget på generalforsamlinger tilsendes medlemmerne og ajourfø-res på KlubIntra.


Side 31

Afsnit 4 / 3

DELTAGELSE I EKSTERNE LIONS MØDER 1. Generelt

Deltagere i nedennævnte giver ved efterfølgende Clubmøder et kort referat.

2. Årsmøde Clubben deltager om muligt med det antal repræsentanter reglerne giver stemmeret til. P og VP bør deltage. 3. Distriktsmøde Clubben deltager med mindst det antal repræsentanter reglerne giver stemmeret til. P og VP bør deltage. 4. Midtvejsmøde

Clubben deltager med i mindst P og VP

5. Zonemøde Clubben deltager med størst muligt antal, mindst med P og VP. 6. PSK-møde Tiltrædende P, S og K deltager. 7. Orienteringsmøder.

Udvalgene deltager med mindst en repræsentant ved distriktets orienteringsmøder indenfor udvalgenes arbejdsområde.

8. Chartringer og jubilæer.

Clubben bør lade sig repræsentere ved P, VP eller PP ved chartringer og jubilæumsre-ceptioner i Clubber i zonen.

9. Møde for nye lions Nye lions medlemmer bør deltage sammen med deres sponsorer i de af distriktet ar-

rangerede møder for nye lions inden for medlemskabets første 12 måneder. 10. Nye medlemmers deltagelse.

Nye Clubmedlemmer opfordres til at deltage i zone-, midtvejs-, eller distriktsmøde for at lære lions organisationen uden for Clubben at kende.


Side 32

Afsnit 4 / 4

REFUSION AF UDGIFTER FOR DELTAGELSE I EKSTERNE LIONSMØDER 1. Mødeafgift

Clubben betaler mødeafgift for Clubbens repræsentanter, jævnfør pkt.4. 2. Fortæring

Såfremt fortæring ikke er medregnet i mødeafgift (jf. punkt 4), betaler Clubben herfor. 3. Transport. Transport sker for egen regning. Udgifter til færgetransport/broafgift dækkes dog efter

regning. Samtransport skal ske, hvor det er muligt. 4. Specifikation af refusioner.

Ved følgende møder m.v. betaler Clubkassen udgifter for:

Årsmøde Clubben betaler

a) Generalforsamling 1 delegat pr. 10 Mødeafgift incl. frokost medlemmer eller størstedelen heraf .

b) Gallafest . For egen betaling

Distriktsmøde Delegater får betalt Mødeafgift incl. frokost. Fest, Get Together og overnatning betales af Clubben.

Midtvejsmøde Berettigede delegater Spisning Zonemøde 2 repræsentanter Spisning

PSK-møde 3 repræsentanter Spisning

Orienteringsmøder 0

Chartringer/jubilæer i zonen 1 repræsentant + ledsager

Charterclubbens Fastsatte beløb for deltagelse i programmet

Møde for nye lions Spisning for nyt medlem med frue + sponsor. 5. Internationale møder.

Ved deltagelse i internationale møder, kan deltager ansøge bestyrelsen om rejsetilskud. Bestyrelsen udarbejder herefter forslag til forelæggelse i Clubben.


Side 33

afsnit 4 / 5

FOREDRAG I CLUBBEN

Møde- og programudvalget indgår aftale med foredragsholderen i god tid forud for mø-dets afholdelse. Hvis der er aftalt et honorar med foredragsholderen, som skal betales af Clubkassen, kan der eventuelt suppleres med 1 flaske vin. Alternativt 3 flasker vin. Afgørelsen træffes af møde- og programudvalget. Honoreringen kan også være en donering fra aktivitetsmidlerne til en organisation eller lig-nende, som foredragsholderen repræsenterer. Bevilling jvf. afsnit 4 nr. 2.

Møde- og programudvalgsformanden eller P takker og overrækker gave til foredragsholder. VIRKSOMHEDSBESØG

Virksomhedsbesøg aftales i god tid forud for mødets afholdelse. Medlemmer betaler fortæringen ved besøget, hvis virksomheden ikke inviterer. Hvis virksomheden er vært ved fortæring af den ene eller anden art, påhviler det tailtwiste-ren at kompensere medlemmernes sparede udgift til fordel for ”LØVEN”.

Virksomhedsejeren og/eller rundviseren honoreres med en vingave.

Møde- og programudvalgsformanden foranlediger indkøb af vingaver til ovennævnte mø-der.

Lady Lions deltager i ovennævnte møder i henhold til det udsendte program. Møde- og programudvalgsformand eller P takker og overrækker gave til virksomhedsejer / rundviser.


Side 34

afsnit 4 / 6

GÆSTER 1. Medlemsemner

Medlemsemner bydes med til 1. Clubmøde af sponsor, efter at medlemsemnet er god-kendt.

Sponsor afhenter og ledsager emnet til møderne indtil optagelse har fundet sted.

Inden mødet starter. Sponsor møder i god tid sammen med medlemsemnet og præsenterer vedkommende for

Clubbens medlemmer. Ved mødet start P byder medlemsemnet velkommen på det første møde. Fortæring Clubkassen betaler fortæring for medlemsemnet indtil optagelse finder sted. 2. Foredragsholdere eller andre indbudte gæster. Forud for mødet Programudvalgsformand eller en af ham udpeget person checker 2-3 dage før mødet den

endelige aftale med gæsten om deltagelsen i mødet. Inden mødet starter Gæsten modtages af CM (ved foredragsholdere også af programudvalgsformanden) og

bydes personligt velkommen. (husk at være til mødet i god tid) Ved mødets start Ved mødets åbning bydes gæsten officielt velkommen af P. Fortæring Clubkassen betaler gæstens fortæring på mødet 3. Kabinetsbesøg. P søger besøgsdato for kabinetsmedlemmer lagt på så tidligt et tidspunkt af Clubåret som muligt. Forud for mødet.

P meddeler Clubbens ønsker vedr. emner m.v. til DG, VDG, ZF eller andet kabinetsmed-lem.

På mødeindkaldelsen optages kabinetsmedlemmet som et punkt på dagsordenen. Dette

punkt bør dog kun undtagelsesvis være eneste programpunkt for en mødeaften. Inden mødet starter. Kabinetsmedlemmet modtages af P og CM og bydes personligt velkommen. Ved mødets start


Side 35

P præsenterer og byder kabinetsmedlemmet officielt velkommen.

Fortæring

Kabinetsmedlemmets fortæring er for egen regning

Lions fra andre Clubber. P byder disse gæster velkommen ved mødets start.

Fortæring Disse gæster betaler selv for deres fortæring. 5. Enker efter lionsmedlemmer. De der ønsker det, får tilsendt månedsbreve og invitationer i samme omfang som medlemmer af clubben


Side 36

afsnit 4 / 8

KABINETSARBEJDE

Et Clubmedlem kan efter indstilling fra Clubben eller efter eget ønske påtage sig opgaver i kabinettet efter nærmere aftale med Clubben.

Når et medlem af Clubben har påtaget sig et kabinetsarbejde som RF, ZF eller Chair-man, skal Clubben tage hensyn hertil ved fordeling af udvalgsposter, ligesom medlemmet kan sige fra ved deltagelse i Clubbens aktiviteter i det omfang, det ikke kan forliges med kabinetsarbejdet.

Hvis et medlem indstilles til VD, G, DG eller højere poster i organisationen, må konse-kvenserne for Clubben tages op på et Clubmøde, hvor der indgås en aftale med Clubmed-lemmet.

Hvis medlemmet ikke deltager i et Clubmøde p.g.a deltagelse i møde i forbindelse med kabinetsarbejdet, skal medlemmet have make-up for mødet, som om han har deltaget i Clubmødet.

Medlemmet er selv ansvarlig for at gøre IT-afd. opmærksom herpå.

Bestyrelsen kan bevillige tilskud til et Clubmedlemsdeltagelse i distrikts- og årsmøder i det omfang kabinettet ikke betaler udgifterne fuldt ud.


Side 37

afsnit 4 / 9 CLUBBENS HILSEN TIL ET MEDLEM.

I nedennævnte tilfælde foranlediger bestyrelsen en delegat til at møde op og aflevere en hilsen.

1. Fødselsdage.

Ved runde fødselsdage fra 50, 60, 70, 75, 80 år og opefter gives en gavecheck på kr. 500/indkøbes gave på tilsvarende beløb.

2. Bryllup, sølvbryllup og guldbryllup Gave (værdi 500 kr.) Medlemmet skal selv give meddelelse til P i god tid forud for begi-

venheden..

3. Sygdom, hospitalsindlæggelse m.v. Blomster efter årstiden (værdi indtil 200 kr.)

4. Dødsfald. Ved aktivt medlems dødsfald sendes krans med bånd (værdi 400-500 kr.) Ved ægtefælle til aktivt medlems dødsfald sendes bårebuket værdi 250 – 350 kr

5. Ved andre mærkedage. Clubben yder intet. 6. Receptioner, jubilæum og lign. 3 fl. rødvin. (værdi ca. kr. 200,-) 7. Gavekomitéen

består af P og CM.


Side 38

afsnit 4 / 10

PROCEDURE FOR FORSLAG TIL NYE MEDLEMMER.

Forslagsstilleren (medlemssponsor) stiller sit forslag skriftlig til medlemsudvalget formand. Hvis medlemmet godkendes af udvalget, meddeles navnet på det foreslåede medlem på

først kommende Clubmøde. Fraværende medlemmer orienteres straks af S via e-mail. El-ler hvis e-mail ikke haves pr. brev.

Indsigelse fra medlemmer skal være formanden for medlemsudvalget i hænde senest 14

dage efter forelæggelsen i Clubben. Udvalget afgør suverænt, om sponsor kan invitere kandidaten som gæst.

Udvalgsformanden forsyner sponsor med hvervepakke til medlemsemnet. Sponsor har nu ansvaret for at sætte medlemsemnet med hustru grundigt ind i: - hvad Lions er, - hvad det koster, - forpligtigelser for Clubben og Lions International, - samt rettigheder. Sponsor inviterer medlemsemnet til Clubmøde/arrangement (se bemærkninger under

GÆSTER). Sponsor er ansvarlig for at tilmelde medlemsemnet til via Doodle som gæst, så længe

den pågældende ikke er optaget som medlem. Medlemsemnet gives normalt lejlighed til at deltage i 2 Clubmøder, før han bedes svare

på, om han ønsker medlemsskab. Clubben betaler det nye medlems tiltrædelsesafgifter overfor Lions International.


Side 39

afsnit 4 /11

MEDLEMSOPTAGELSE.

Når medlemsemnet (til sin sponsor) har udtrykt ønske om optagelse, meddeler sponsor

dette til medlemsudvalgets formand. Der fastsættes en egnet mødeaften (gerne hvor Lady Lions deltager).

K forsyner P med medlemsemblem til det nye medlem og lady lions nål til ægtefællen. CM husker at placerer det nye medlem og sponsor ved P, samt indkøb af blomster til æg-

tefællen / ledsageren.

Optagelsesceremonien finder sted umiddelbart efter spisningen. P byder med en kort tale det nye medlem velkommen i Clubben. Sponsor hæfter lionsemblemet på det nye medlem, mens P bagefter (eller ved først kommende lejlighed) byder ægtefællen/ledsageren velkommen i kredsen med en buket blomster og forsyner hende med den særlige lady lions nål, og forsyner det nye medlem med en medlemspakke og Clubhåndbog.

Efter optagelsen fortsætter sponsors arbejde med at sikre, at det nye medlem finder sig til-rette i Clubben, samt sørge for at medlemmet deltager (om muligt med sin Lady Lion) i di-striktets møde for nye medlemmer. Sponsor bør ligeledes deltage i dette møde.


Side 40

afsnit 4 /12 FRAMELDING

Framelding sker via clubkalenderen og Doodle.

Husk at der ved arrangementer med deltagelse af vores damer, også skal foretages fra-meldning for disse.

Ved manglende eller for sen framelding vil der blive opkrævet et beløb svarende til kuvert-prisen, som ved næste møde skal indbetales til TT (Løven). Ved møder med ledsagere opkræves et tilsvarende gebyr, hvis der ikke er foretaget fra-melding for ledsageren.

Forsyning- og kuvertansvarlig (P.t. Aksel Møller) opkræver betalingen ved manglende eller for sen framelding.

.


Side 41

afsnit 4 / 13

RETNINGSLINIER Kontingent Kontingent fastsættes på den ordinære generalforsamling. Kontingent betales halvårligt halvårligt og forfalder til betaling pr. 1. juli og pr. 1. januar. Se nærmere om kontingent og betaling på hjemmesiden under Diverse.

Nye medlemmer betaler kontingent, når medlemmet er optaget i Lions. Kontingentet træder i

kraft fra og med efterfølgende halvår. Halvåret, hvor medlemmet optages, er således kontin-gent fri.

Opsigelse af medlemskab. Ønsker et medlem at udtræde af Clubben bør opsigelsen indgives inden 31/5 for andet

halvår og den 30/11 for første halvår. Dette begrundes med medlemskontingent til Distriktet og Lions International.

Orlov Et medlem kan ansøge om orlov i en nærmere fastsat periode. Medlemmet betaler uændret kontingent ved orlov begrundes med medlemsafgifter til

Distriktet og Lions International.

Bestyrelsen afgør suverænt om et medlem kan oppebære orlov.

Documents

Clubhaandbog for Lions Club Hadsten