Cómo agendar y crear una reunión en Zoom

Paso 1 Para comenzar vamos a dar clic en el icono de Zoom que se encuentra en tu equipo ya instalado.

A continuación, te aparece esta ventana donde vas a ingresar el correo con el que te diste de alta y la contraseña, das clic en el botón de Ingresar.

Posteriormente, te aparece otra ventana, donde podremos visualizar la pantalla de inicio, aquí encontramos cuatro opciones de lado izquierdo.

Nueva reunión, esta opción te permite hacer una videoconferencia al instante, sin haber hecho una planificación anticipadamente.

Entrar, esta alternativa te da acceso a una reunión ya planificada por ti u otro anfitrión, vas a entrar con la información que te solicitan.

Compartir pantalla, al presionar en esta opción podrás compartir la pantalla de tu computadora, en una reunión donde participas como invitado.

Agendar, en este icono nos vamos a enfocar, aquí vamos a programar nuestra reunión. Al darle clic en el icono, nos despliega una nueva ventana, con diferentes apartados, que son los siguientes:

Tema, en esta área le darás un nombre a tu reunión o clase.

Fecha, aquí eliges el día y la hora, para cuando quieres que se lleve a cabo la videoconferencia, también tienes la opción de darle una Duración, pero si estamos inscritos gratuitamente, Zoom te proporciona 40 minutos de tiempo para llevar a cabo la reunión, si se termina el tiempo de la videoconferencia, y aún no terminas, puedes volver abrir la reunión, así que te toma en cuenta este punto para la planificar tu clase.

Las siguientes opciones ya aparecen predeterminadas, pero si tu lo deseas, puedes cambiarlas. ID de la reunión, aquí aparece la opción ya establecida de Genera automáticamente, es recomendable dejarla así. Contraseña, en este apartado Zoom nos proporciona una contraseña, como anfitrión, tendrás que enviarla a tus invitados, por medio de sus correos electrónicos, más adelante veremos este punto.

Video, en esta sección te dan dos opciones, Anfitrión y Participantes, se recomienda seleccionar encendido, para habilitar el video cuando comience la reunión o clase.

Lun mayo 11, 2020 09:00 a.m.

Audio: aquí permitirás que los usuarios llamen solo por Teléfono, solo por Audio de la computadora o ambos, se recomienda que sea ambos.

Calendario, en esta opción te sugerimos que utilices el calendario de la cuenta de correo con la que te diste de alta, se te recomienda usar, una cuenta de Gmail, por su facilidad.

Y por último tenemos Opciones avanzadas, en este apartado te aparecen cuatro alternativas para realizar tu videoconferencia, estas son:

Habilitar la sala de espera: este apartado es recomendable seleccionarlo para que los invitados se vayan uniendo a la reunión.

Habilitar entrar antes que el anfitrión: permitir que los participantes se unan antes de empezar la reunión, e interactuar antes de que llegue el anfitrión, pero recuerden que la reunión solo dura 40 minutos, así que este tiempo lo toma desde que los participantes se comienzan a conectar, se sugiere no habilitarlo.

Silenciar participantes al entrar: silenciará a todos los participantes a medida que se unan a la reunión y usted será la persona que les permita habilitar el micrófono, es recomendable seleccionarla.

Grabar la reunión de manera automática en el ordenador local: seleccioné esta opción si desea que la reunión se grabe automáticamente, es muy útil esta alternativa, ya que la grabación se podrá utilizar, como material de su clase o bien compartirla con algún participante faltante. Por último, das clic en Agregar.

Paso 2 Ya que agendaste tu reunión, se abrirá una interfaz de internet con el calendario que elegiste, entraras al correo que usaste para abrir la cuenta de Zoom.

Posteriormente se abrirá esta nueva pantalla donde te solicitan tu contraseña, da clic en Siguiente.

En seguida te aparece esta otra ventana, donde Zoom solicita permiso para acceder a tu calendario, da clic en Permitir.

Deyanara Martínez

Se abrirá tu calendario seleccionado y aparecerá agendada tu reunión o reuniones.

Si das clic sobre la reunión de tu calendario, te direccionará a otra pantalla, donde veras la información detallada. Estos datos deberán ser enviados a tus invitados por medio de sus correos electrónicos, para que ellos puedan acceder a la reunión o clase.

Cuando entras a la aplicación de Zoom, en la portada aparecerá la reunión que tienes programada para ese día, das clic en Iniciar.

Paso 3 Listo entramos a la pantalla donde se desarrollará la videoconferencia. En la parte inferior de la pantalla encontramos diferentes herramientas, para utilizarlas mientras realizas tu clase.

Micrófono o Silenciar, en este icono nosotros podemos silenciar nuestro audio o activarlo durante la reunión.

Video, en este apartado puedes, parar el video o reanudarlo, cuando lo necesites durante en tu clase.

Participantes, al presionar esta opción te aparece un recuadro de lado derecho donde visualizaras los invitados que están conectados a tu clase o reunión, en la parte inferior de este espacio, tienes más opciones, don podrás invitar a más alumnos, silenciar a todos los participantes, activarlos, etc.

Chatear, aquí puedes conversar con tus invitados por medio de mensajes escritos, esta opción te ayudara, para que los estudiantes puedan preguntarte sus inquietudes lo encontramos debajo de la lista de tus invitados.

También por medio del chat pueden enviarse archivos, solo das clic en archivo y lo seleccionas de tu computadora y le das enviar.

Compartir pantalla, si lo que deseas es que los alumnos visualicen en ese momento tu pantalla, para mostrar algún documento, video o imagen, da clic sobre el icono, te visualizaras una pantalla con diferentes alternativas, tú decidirás cual mostrar.

La primera es Pantalla, al seleccionarla, los alumnos o invitados podrán visualizar todo el contenido que tienes en tu monito. La segunda es Pizarra, esta opción nos proporciona un pizarrón en blanco, donde podrás escribir textos, dibujar a mano alzada con el mouse, entre otras opciones. Y la tercera opción es Programas que ya tienes abiertos, podrás elegir el programa que desees compartir, ya que Zoom te los mostrara dentro de esa misma ventana. En el mismo icono de compartir pantalla tiene otras opciones al dar clic de lado derecho, seleccionas, Un participante puede compartir a la vez esto es con el fin que no sé juntes otras pantallas.

Grabar, para hacer el video de tu clase o reunión, antes de comenzar la videoconferencia, en la parte principal de Zoom da clic en el icono de Configurar.

Se abrirá una nueva pantalla, ahí presionas en Grabación y te aparecerán diferentes opciones, en el apartado de Almacenar mis grabaciones, das clic donde aparece un folder.

Se despliega una ventana donde seleccionamos la carpeta donde se guardará la grabación, das clic en Escoger.

Posteriormente cuando comiences la videoconferencia, no se te olvide dar clic en el icono de Grabar, para que sé realizarse el video. Verifica que tu reunión está siendo grabada. Para ello, revisa que en la parte superior de la pantalla aparezca que se está Grabando. En la parte inferior donde se encontraba el botón de Grabar, aparecen dos botones, uno es para pausar la grabación y el otro para terminarla.

Para terminar tu clase o reunión, das clic en el botón de Fin, te saldaran dos alternativas, y seleccionas Finalizar reunión para todos.

Se cerrará tu pantalla de videoconferencia y te saldrá un recuadro donde muestra como se está convirtiendo la grabación en video.

Al terminar de convertirse tu grabación te aparecerá esta última ventana donde darás clic en guardar.

Recuerda que este es un Tutorial con aspectos básicos para la utilización de Zoom. Si surgen algunas dudas o inquietudes, puedes visitar la página web de ayuda que proporciona el programa Zoom https://support.zoom.us/hc/es