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Descubre cómo implementar con éxito un nuevo proceso de trabajo digital, promoviendo comunicación y colaboración en el equipo.
¿Cómo empezar a gestionar proyectos online con éxito?
Colección Formaciónwww.sinnaps.com
● Intro
● Conociendo la gestión online de proyectos
Gestion offline vs. gestión online
Beneficios de usar un gestor de proyectos en la nube
¿Qué cambia en el papel del Project Manager?
● Pasos para implementar una gestión online
1. Asigna un responsable del proyecto de implementación
2. Establece una guía para una comunicación online efectiva
3. Marca hitos y puntos de control de la implementación
● Soluciones a problemas comunes
Tips para mejorar videollamadas
Lista de aplicaciones para facilitar el trabajo online
● Conclusión
Gestiona proyectos sin EXCEL en 30 días
Índice
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Gestiona proyectos sin EXCEL en 30 días
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Aprende a coordinar a tu equipo de trabajo, reducir costes, rentabilizar tus recursos, optimizar tiempos y comunicarte con tus colaboradores. Además, sabrás anticipar riesgos.
En el Academy de Sinnaps, también, sabrás cómo dirigir tus proyectos desde una perspectiva digital. Y te ayudamos a implementar una estructura de trabajo nueva en tu equipo, utilizando la teoría y aplicando la práctica en la herramienta.
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Aprende a gestionar proyectos ‘like a Pro’
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La gestión de proyectos online discurre mucho de la gestión desde la propia oficina o fábrica. Esto lleva a utilizar otras técnicas que se ajustan mejor a nuevas necesidades digitales.
Por eso, como director de proyectos es preciso que sepas realizar una gestión online adecuada, capaz de mejorar los resultados de los distintos proyectos.
En este eBook, aprenderás cómo gestionar proyectos en remoto. Mismos colaboradores pero distinto entorno. La era digital y la analítica de datos permiten una gestión de proyectos mucho más eficaz.
¡Descúbrelo!
Intro
Gestiona proyectos sin EXCEL en 30 días
Sólo el 3% de los datos potencialmente útiles se etiquetan, y aún menos se analizan, sin una transformación digital adecuada.
#projectmanagement
Conociendo la gestión online de proyecto
Gestiona proyectos sin EXCEL en 30 días www.sinnaps.com
Gestión online vs. Gestión offline
Conociendo la gestión online de proyectos
Online
● Implementación más costosa pero más efectiva
● Análisis de múltiples datos del proyecto
● Detección y predicción a tiempo de riesgos
● Simplificación de técnicas profesionales efectivas
● Rápida optimización de la gestión del proyecto
● Visualización fácil de las distintas rutas de trabajo
● Flexibilidad geográfica del equipo de trabajo
● Trabajo colaborativo a tiempo real
Offline
● Implementación más rápida pero menos efectiva
● Se pierden muchos datos importantes del proyecto
● Falta de precisión en la analítica
● Detección tardía de riesgos en el proyecto
● Optimización más costosa en tiempo y recursos
● Dificultad en la visualización de las rutas de trabajo
● Pérdida de tiempo en la actualización de información
y cambios del proyecto
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Conociendo la gestión online de proyectos
Beneficios de usar un gestor de proyectos en la nube
● Ya son un 73,3% de las empresas las que confían en el cloud. Una cifra que cada año va creciendo*.
● ¿Por qué? Para entenderlo mejor, te contamos los beneficios de un gestor de proyectos en la nube.
● Hay dos motivos que destacan del resto de ventajas del cloud computing: la productividad y el ahorro considerable de costes.
*Según un estudio realizado por Softwaredoit.es.
1. Es flexible
2. Permite ahorrar
3. Almacenamiento casi ilimitado
4. Permite el teletrabajo
5. Actualizaciones automáticas
6. Es seguro
7. Incrementa la productividad
8. Promueve la colaboración
9. Colabora con el medio
ambiente
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Su lenguaje con el equipo y colaboradores
Para evitar malentendidos, se usa un lenguaje directo, simple, claro y preciso. No dar por hecho cosas..
¿Qué cambia en el papel del Project Manager?
Herramientas de gestión online
Uso de técnicas de gestión simplificadas
El gestor online también comunica
Utiliza gestores online capaces de aplicar métodos, hacer planificaciones realistas y controlar desviaciones.
Métodos como PERT y CPM permiten conocer la duración mínima para que el proyecto se complete.
Muchos equipos en remoto utilizan el cronograma de actividades online para saber qué hacer y cuándo hacerlo.
Conociendo la gestión online de proyectos
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3 pasos para implementar una gestión online
Gestiona proyectos sin EXCEL en 30 días www.sinnaps.com
3 pasos para implementar una gestión online
1. Asigna un responsable del proyecto de implementación
¿Cómo?1. Elaborará un plan con un tiempo de
implementación estimado.
2. Identificará los distintos hitos o puntos de control donde se marcará unos objetivos.
3. Detectará dificultades en el equipo.
Se recomienda● La persona seleccionada debe formar parte del
equipo. Conocerá así a sus compañeros y esto facilitará la implementación.
● Cuente con todo el apoyo de Dirección.
● Gestionar la implementación como un proyecto.
Un 50% de los equipos de proyecto aseguran que fracasan por ausencia de apoyo por parte de Dirección.
#projectmanagement #transformaciondigital
Gestiona proyectos sin EXCEL en 30 días www.sinnaps.com
Debe tratarse de una persona con un mando de nivel intermedio que se encargará de facilitar y ofrecer las
herramientas que promuevan la gestión online del equipo.
2. Establece una guía para una comunicación online efectiva
1. Identifica a todas las personas que participan en los proyectos.
2. Asigna adecuadamente las responsabilidades a cada miembro. Ahorrarás no sólo tiempo, sino numerosos
malentendidos que además se acentúan si el equipo trabaja en remoto.
3. Invita a tu equipo a la aplicación cloud. Si gestionas proyectos complejos, utiliza herramientas de gestión de
proyectos que van más allá de aquellas apps que únicamente gestionan listados de tareas.
4. Establece permisos y notificaciones adecuadas para una comunicación a través de la planificación.
5. Programa una reunión general al inicio del proyecto. Convoca reuniones Kick Off para arrancar proyectos y
actividades complejas.
6. Establece un entorno de chat organizado y efectivo, desde la propia herramienta de gestión. Si optimizamos la
planificación para ganar tiempo, y luego perdemos la mitad de la tarde buscando un email, no tiene sentido.
3 pasos para implementar una gestión online
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3. Marca hitos y puntos de control de la implementación Marca los objetivos que en cada hito deberían cumplirse. Aquí, un ejemplo de una sucesión de hitos.
3 pasos para implementar una gestión online
Todo el equipo sigue se comunica en los diferentes canales sin dudas.
Todo el equipo recibe formación y es capaz de usar las herramientas online sin dudas.
Se implementan las estrategias de comunicación con sus diferentes canales.
Todo el equipo dispone del material y entorno adecuado.
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Hito A Hito B Hito C Hito D
Soluciones a problemas comunes
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Tips para mejorar tus videollamadas
1. Elegir un ambiente adecuado es clave para facilitar la conversión y promover la colaboración de todos.
2. Si no tienes remedio que atender una videollamada en un ambiente ruidoso, existen apps que permiten
poner subtítulos de las conversaciones a tiempo real.
3. Comparte ventanas y no pantallas completas. Lo participantes de la reunión se centrarán en la ppt.
4. ¡Muestra tu lado más humano! Todos tenemos una vida fuera del trabajo. Dependiendo de la cultura de
su lugar de trabajo, puede estar bien mostrar un poco de la vida "real" a su alrededor, como dejar que su
hijo salude a la cámara. Mostrar un poco de tu vida puede fomentar conexiones más profundas con los
compañeros de trabajo e incluso crear empatía.
Soluciones a problemas comunes
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Soluciones a problemas comunes
Lista de aplicaciones para facilitar el trabajo online
VideollamadasGoogle Hangouts y Google Duo. Zoom, MS Teams y Skype son alternativas muy aptas para hacer reuniones online.
Gestor de tareas y proyectos
Trello, Asana o Basecamp gestionan tareas. Mientras que
Sinnaps es un planificador y gestor de proyectos.
Slack, Google Hangouts y las propias apps de gestión de proyectos como Sinnaps, con conversaciones organizadas.
Chats colaborativos
Documentos y disco duro virtual
Google Drive, Dropbox, Onedrive. Además, CamScanner, para escanear documentos.
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Conclusión
La gestión de proyectos online es una condición, que más tarde o más temprana, debe llegar a todas las empresas. Si aplicamos las bases adecuadas para implementar otra forma de comunicación así como de control y gestión del equipo, estaremos ganando tiempo y dinero en nuestros proyectos.
Para que el proceso de implementación se entorno online sea un éxito, es fundamental la plataforma online seleccionada. Ésta debe ser capaz de ofrecer una gestión profesional fácil de aplicar por todo el equipo, como Sinnaps.
Para más eBooks sobre Formación de gestión de proyectos clic aquí
¡Gracias por leernos!
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