书书书

新 编 公 文 写 作 教 程

董立淳!编著

上 海 人 民 出 版 社

目!!录

第一章!公文写作概述 !!!!!!!!!!!!!!!!!

第一节!公文与公文写作 !!!!!!!!!!!!!!

第二节!公文写作人员的修养 !"!!!!!!!!!!

思考与练习 !#!!!!!!!!!!!!!!!!!!

第二章!公文的写作过程 !$!!!!!!!!!!!!!!

第一节!公文写作的准备阶段 !$!!!!!!!!!!

第二节!公文写作的撰写阶段 %$!!!!!!!!!!

第三节!公文写作的修改阶段 &#!!!!!!!!!!

第四节!公文写作的校对阶段 &’!!!!!!!!!!

思考与练习 #’!!!!!!!!!!!!!!!!!!

第三章!公文的种类与格式 ("!!!!!!!!!!!!!

第一节!公文的种类及用途 ("!!!!!!!!!!!

第二节!公文的格式 (&!!!!!!!!!!!!!!

思考与练习 ’$!!!!!!!!!!!!!!!!!!

第四章!公文的语言 ’’!!!!!!!!!!!!!!!!

第一节!公文语言的特色 ’’!!!!!!!!!!!!

第二节!现代公文体式用语及词语汇释 !!&!!!!!!

思考与练习 !&#!!!!!!!!!!!!!!!!!!

!

第五章!行政公文的写作"上# !&)!!!!!!!!!!!!

第一节!命令"令# !&)!!!!!!!!!!!!!!!

第二节!议案 !#*!!!!!!!!!!!!!!!!!

第三节!决定 !((!!!!!!!!!!!!!!!!!

第四节!指示 !$!!!!!!!!!!!!!!!!!!

第五节!公告$通告 !$(!!!!!!!!!!!!!!

第六节!通知 !)#!!!!!!!!!!!!!!!!!

思考与练习 !*&!!!!!!!!!!!!!!!!!!

第六章!行政公文的写作"下# !’!!!!!!!!!!!!!

第一节!通报 !’!!!!!!!!!!!!!!!!!!

第二节!报告 %"%!!!!!!!!!!!!!!!!!

第三节!请示 %")!!!!!!!!!!!!!!!!!

第四节!批复 %!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

第五节!函 %!*!!!!!!!!!!!!!!!!!!

第六节!会议纪要 %%#!!!!!!!!!!!!!!!

思考与练习 %&(!!!!!!!!!!!!!!!!!!

后!记 %#(!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

%

第一章!公文写作概述

为了提高党政机关!企事业单位管理工作的效率"更好地为

社会主义现代化建设事业服务"我们应当普及公文写作的基础

知识"同时开展公文写作理论的研究#

第一节!公文与公文写作

一$公文的产生与发展

!!"一#公文的产生

公文是一种文体"古已有之#公文"是人们在社会实践活动

中形成的文字材料"它的产生与文字的形成!阶级的出现!国家

的产生有着直接的联系#

原始社会末期"随着社会生产和社会分工的发展"社会上逐

渐分化出奴隶和奴隶主两大对立的阶级"后者为保护本阶级的

利益"镇压被剥削者的反抗"组成了自己的国家#公元前%!世

纪至公元前!!世纪的夏!商时代"随着奴隶社会的形成和奴隶

制国家机关的出 现"统 治 阶 级 为 了 行 使 国 家 职 能"强 化 国 家 机

器"就需要利用文字作为指挥国事!传达命令!联系公务!记录祭

祀和作战活动等的工具"从而有了以反映国家机关活动内容的

各种文字记录#公文就起源于这种记录#所以"公文的产生是

和文字!阶级以及国家的产生紧密结合在一起的#

!

"二#公文的发展过程

我国公文的历史久远#依据考古发掘"我国现存的公文最

早产生于殷商时期#在河南安阳小屯村发现的甲骨文中"绝大

多数都是殷商后期几个王的活动记录和奴隶主的文告"这就是

甲骨文公文#以后"则有刻在青铜器上的金文公文"刻在石头上

的石刻公文"刻在竹木上的简册公文和写在缣帛上的公文#纸

的发明和应用"更推进了公文的发展#先秦时期出现在$尚书%

中的就有&典!谟!训!诰!誓!命’六种公文名称#秦始皇统一中

国后"规定皇帝的命为&制’!令为&诏’"臣僚上给皇帝的文书称

为&奏’#两汉在秦的基础上"增加了下行文&策’和&戒’"上行文

&章’!&表’!&议’#魏晋南北朝时期"中央机关上级官僚下达给

直属官僚的文 书 用&令’"下 达 给 非 直 接 隶 属 关 系 的 则 用&符’#

从三国时代魏开始"大臣对皇帝陈述事情增加了&启’#三国以

后"平行机关之间的来往文书称为&移’"也有称&刺’的#晋以后

臣僚上给皇后!太子!诸王的公文称为&笺’"下级官僚给上级官

僚的公文称 为&牒’#到 了 唐 代"皇 帝 颁 下 的 公 文 名 称 有&册’!

&制’!&敕’三种#皇太子下行公文称为&令’"亲王!公主下行公

文称为&教’#上级对下级的下行公文称为&符’#

&公文’两字"最初见于范晔的$后汉书(刘陶传%)&但更相

告语"莫肯公文’#但是汉代称&公文’的还不普遍"大多称为&文

书’!&文簿’或&文案’等#三国以后"已普遍称为&公文’#

历代公文"大多是以反映朝政活动为内容的各种文字记录"

但也有一些具有较高的史料价值"有的是脍炙人口的名篇"如李

斯的$谏逐客书%!诸葛亮的$出师表%!李密的$陈情表%!骆宾王

的$讨武曌檄%!王安石的$本朝百年无事劄子%等#

辛亥革命后"南京临时政府于!’!%年*民国元年+初"公布

了第一个公文程式条例"废除了封建社会的&制!诏!敕!表!奏’

%

等公文名称"规定了下列文件的名称和用法#

令$公布法令!任免官吏及有所指挥时用#

咨$同级官署往复时用#

呈$官署或职官对于大总统"下级官署对于 上 级 官 署 有 所

陈请!报告时用#

示$也称布告"宣布事件或有所劝戒时用#

状$人民对于官署有所陈述时用#

!’!%年%月%#日"南 京 临 时 政 府 大 总 统 下 令 规 定 公 文 中

不准再用&大 人’!&老 爷’等 称 号"官 吏 互 称 职 务 如&科 长’!&局

长’等"民间互称&先生’等#这种变化反映在公文的用语上"是

一个很大的进 步#这 次 革 新 在 我 国 公 文 发 展 史 上 是 极 有 意 义

的#以后北洋军阀和国民党执政时期为适应政治需要"又先后

对公文程式进行修订"提倡公文改用白话文"实行分段!标点"并

规定了一些套话"如&等因’!&奉此’!&令行知照’等#

中国共产党成 立 后"曾 利 用 各 种 文 件"如&宣 言’!&告 同 胞

书’等开展宣传"发动群众#在各革命根据地"中国共产党更为

建立新的公文制度"进行了一系列的改革与创新"为建国后机关

工作的建立和发展"奠定了基础#中华人民共和国成立前"由于

长期处于地下工作和战争年代"我党领导下的各根据地的公文

制度难以绝对统一#到解放战争时期"出现的公文种类主要有)

令!训令!指令!决定!布告!批复!通知!通报!呈!报告!函!公函!

电等#

!’#’年新中国成 立 后"开 始 建 立 起 社 会 主 义 的 公 文 制 度#

!’(!年’月"中 央 人 民 政 府 政 务 院 颁 发 了$公 文 处 理 暂 行 办

法%"将公文分 为 七 类 十 二 种)报 告!签 报,命 令,指 示,批 复,通

报!通知,布告!公告!通告,公函!便函#!’()年!"月"$国务院

秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见%"对公文名称作

&

了解释和调整"去掉了签报!公告!便函三种#增加了令!请示!

批示三种"将公函简称为&函’#!’*!年%月"国 务 院 办 公 厅 颁

发了$国家行政机关公文处理暂行办法%"对公文文种又一次进

行修改"规定为九类十五种)命令!令!指令,决定!决议,指示,布

告!通告!公告,通知,通报,报告!请示,批复,函#!’*)年%月"

国务院办公厅正式颁布了$国家行政机关公文处理办法%"把公

文名称规定为十类十五种"将命令和令划为一种"增加了会议纪

要这一类#!’**年’月(日"国家 技 术 监 督 局 发 布$国 家 机 关

公文格式%"!’*’年%月%%日又发布了$发 文 稿 纸 格 式%"首 次

以国家标准的形式对有关格式作了明确的规定"将我国的公文

写作纳入了统一的标准化轨道#

为使国家行政机关的公文处理工作实现规范化!制度化!科

学化"提高公文质量和公文处理工作的效率"更好地为社会主义

现代化建 设 事 业 服 务"国 务 院 办 公 厅 根 据 几 年 来 的 实 践"于

!’’&年!!月%!日对$国家行政机关公文处理办法%*以下简称

&办法’+作了修 订#修 订 后 的&办 法’自!’’#年!月!日 起 施

行#与原稿相比"修订稿最显著的特点是贯彻了实事求是的原

则"突出了公文处理的科学性,适应了政治体制改革的需要"增

加了&议案’文种"删去了&指令’!&决议’和&布告’"增强了公文

的实用性,适应 了 公 文 处 理 自 动 化 的 需 要"增 加 了&主 题 词’和

&紧急电报’等内容"充分体现了时代性"通过字斟句酌"对公文

处理工作要求也更加具体!明确"使文件更具有可操作性,特别

是明确了办公厅*室+在公文处理工作中的地位与作用"更有利

于发挥各级国家行政机关的办公厅*室+对公文处理工作的管理

和指导职能#

!’’$年(月&日"中共 中 央 办 公 厅 又 印 发 了$中 国 共 产 党

机关公文处理条例%*以下简称&条例’+#$办法%和$条例%堪称

#

我国公文处理法规建设上的&双璧’"它们的先后出台"标志着我

国公文处理法规的成熟和完善"表明了我国公文处理工作更进

一步走上规范化!制度化!科学化和现代化的轨道"必将对我国

社会主义现代化建设作出新的更大贡献#

"三#公文的发展趋势

随着时代的变迁"各类文体都不断地向前发展"公文同样也

不例外#目前党政机关!企事业通用公文的内容与形式还在不

断发展之中"其趋势主要表现在如下几个方面)

!+内容上的战略性#进入’"年代 后"各 项 系 统 性 的 改 革

工程相继上马"大规模的经济建设将成为历史发展的必然趋势"

这就是时代赋予公文的战略内容#在此历史时期"整个国家机

关!企事业单位的通用公文"在内容上有一个明确的发展趋势"

就是要将这一时期的伟大战略任务"通过公文的形式反映出来"

用以发布政策!统一思想!明确业务!指导行动#在企业单位中"

也应将较长时期的发展方向!战略任务!现代化经营管理思想!

分配制度等"运用公文这一形式"反映和固定下来"以指导一定

时期的工作#公文内容的战略性"将取代目前事无巨细!事必行

文的做法"以解决&文山’问题"提高办事效率#

%+体式上的规范化#规范化是指公文从拟 稿 到 印 制 成 品

的整个过程中"必须依据公文体裁和文种特点"按一定的规范程

式!标准和要求进行撰写!印制和办理#国家技术监督局颁布的

$发文稿纸格 式%和$国 家 机 关 公 文 格 式%已 奠 定 了 规 范 化 的 基

础#客观事实表明)公文有进一步向统一化!标准化和法制化方

向发展的趋势#

&+篇幅上的微型化#繁文缛节!篇 幅 冗 长"必 将 影 响 机 关

的办公速度和工作效率#因此"开门见山!直述不曲!要言不繁"

应成为公文最基本的发展趋势#在不影响内容表达的前提下"

(

公文的篇幅趋于简短!精悍#这既是对上对下高度负责的表现"

也是磨炼公文写作人员笔锋"提高机关办事效率的迫切要求#

#+表达上的简明化#通用公文的另一发展趋势是在行文规

格上尽量避繁就简"多用单刀直入!开门见山的方法行文#具体

有两种形式)一是表格式#即将现行公文从以单一的文字表达形

式为主转变为表格与文字相结合的一种书面表达方式#这将是

根据横向坐标原理"制定一种具有公文性质和作用的特殊表格#

通过表格"可将客观事物的类别!性质!数量在一定时间!空间的

发展变化情况!作者的意见"以及提出要求的理由和必要的说明"

运用表文并举的形式"简单明了!直观地反映出来"以代替长篇叙

述和说明#实行表格化的公文"仍然要有文头!文号!标题!主送!

抄送!阅读级限和落款等项标志#二是条文化#公文是一种具有

特定体式的应用文章"它通常由叙述!议论和说明三部分组成"一

般是将结论性的意见和要求有条理地加以陈述和议论#采用条

文式的表达方式"可以减少不必要的叙述语言"使公文趋于简单!

明确"条理清楚"既说明问题"又提高工效"还能节约时间!减少不

必要的浪费#条文化的公文"一般没有专门明显的开头!结尾"避

免繁文缛节!空泛议论和不必要的叙述说明#

(+语言上的时代感#语言是思想 的 外 衣#新 的 思 想 必 然

要通过新的语言形式表达出来#当代机关通用公文"在语言上

的变化是很明显的"它强烈地打上了时代的烙印#今后"公文的

信息负载量比过去将更大"政策明晰度比过去将更强"外在形式

比过去将更讲究"当代新语汇将越来越丰富多彩!准确生动#

此外"公文的数量将有增无减"增长速度也将越来越快#研

究公文的发展趋势"有助于制作好当代公文"也有助于推进我国

公文改革的进程并更好地发挥公文的效用#

总之"公文的产生!公文体式的发展与变革"都反映了整个

$

时代的变化"反映了统治阶级的需要及其对公文在行使政治权

力中的重要性的认识程度#我们研究公文的产生与发展"主要

目的是为了继承和发扬公文写作的好传统"为祖国的社会主义

建设事业服务#

二$现代公文的概念及其含义

"一#现代公文的概念

公文是法定机关依照特定的规范体式"经过一定的处理程

序制成"并在特定范围内使用的书面文字材料"是各类机关单位

用以表达自己的法定意愿!联系与处理公务!记载与传递信息的

依据和工具#

"二#现代公文概念的含义

上述&公文’这个概念"可从以下三个方面来加以理解#

!+公文出自法定机关"具有法定的权威与效力#所谓法定

机关"是指依据法律和有关章程条例规定所建立的正式组织机

构#凡具有法定地位的正式组织"都有各自的职权和主管业务

的活动范围#就广泛的意义而言"在联系和处理公务的过程中"

以组织的名义所制定的各种文书"都是公文"都具有处理公务的

合法效用#

%+公文是依照特定的规范体式和一定的处理程序制成"并

在特定范围内使用的书面文字材料#我们平时所用的书面文字

材料是很多的"如各种文学作品!科技资料!研究论文等"但这些

并不是公文#公文与其他的书面文字材料不同"它有规定的体

式"并需经一定的处理程序"而且只能在特定范围内使用#如对

公文的书面格式有明确的规定"对公文的处理流程不能任意颠

倒或者省略其中某一环节"行文有一定的原则和制度"不能任意

)

扩大或缩小发送范围等#

&+公文是各类机关单位用来表达自己的法定意愿!联系与

处理公务!记载 与 传 递 信 息 的 依 据 和 工 具#所 谓&各 类 机 关 单

位’"不仅包括各级政府行政机关及其各职能部门"而且也包括

党的机关及各种团体!企事业单位在内#所有这些机关单位的

办事机构"都需要通过公文的形式"表达本机关的意愿和决定"

获得与自身工作!活动有关的重要信息#因此"公文既是处理工

作问题的一种办事工具"也是记录本机关工作!交流活动信息的

一种重要手段#

三$公 文 写 作

"一#公文写作及其含义

公文写作是研究各种公文的基本格式!写作特点和基本写

法的一门学科#它可以看作是文书学!秘书学的分支学科"也可

以看作是写作学的分支学科#

公文写作一语"人们通常从两个方面来加以理解"其一是指

公文撰写而言"其二才是指对公文写作规律的研究#就后一种

理解来说"公文写作可称之为公文写作研究#它的研究对象是

公文"任务是总结公文写作的经验"研究公文写作的规律"用以

指导公文写作的实践"同时"还要探讨和发展公文写作的理论"

以不断提高公文写作的质量#因此"公文写作所指的还不仅仅

是单纯的事务性或技术性工作"而是一门科学"属于社会科学的

范畴#

"二#公文写作的特殊性

公文写作有 其 自 身 的 特 殊 性#公 文 有 它 自 身 的 特 点 和 规

律"不了解和熟悉这些规律"是无法写好公文的#公文写作作为

*

一门学科有其自身的规律和方法"不能用其他门类的科学来取

代#如有人学过语法!修辞!逻辑"对他学写公文有很大助益"但

不能说学过这些"就可以不学公文写作了#因为语法!修辞和逻

辑只能解决遣词!用语及思维方式!表达条理等问题"写作公文

的其他问题"还 必 然 通 过 对 公 文 写 作 这 门 科 学 的 学 习 来 解 决#

这是不同门类的学科"尽管它们之间有着某种联系"甚至这种联

系还相当紧密"但终究不能取而代之#再如公文写作学与写作

学之间的关系极为密切"如前所述"它属于写作学中的一个分支

学科"但学了写作"并不就等于学会了公文写作"因为尽管两者

有许多明显的共同性"公文写作还是有其自身的特殊性"与其他

门类的写作有着较为明显的差异#所以"我们必须对公文写作

加以专门的学习和研究#

公文写作的特殊性"表现在多个方面#如公文讲究行文关

系"因上下左右机关不同"关系各异"态度!语气就应有所区别"

又如公文的表现手法"以说明为主"兼有叙述和议论#公文中的

叙述多用直笔"讲求实际,公文中的议论"说理比较平直!客观"

把问题说清楚 即 可#这 些 既 不 同 于 文 学 作 品 的 描 写!抒 情!想

象"也不同于一般的议论文搞层层论证#再如"公文有一套适应

各种行文关系的专门用语"大量使用介词结构等#只有掌握住

公文写作的特点"才能写好公文#

"三#公文写作的价值

公文写作的价值取决于社会生活的客观需要"在全面开创

社会主义现代化建设新局面的今天"随着我国社会主义法制的

健全以及国家机构和经济体制的改革"各项活动越来越趋向正

规化#公文作为整个社会生活的纽带"是国家这部机器上的螺

丝钉"作为机关!团体!企事业单位处理公务的工具"将日益发挥

其重要作用#对各级机关的领导和文秘工作人员来说"就必须

’

熟悉和掌握好公文这一重要工具"这也是实现干部的专业化!知

识化所应具备的一项基本功#由此"公文写作作为专门学科"也

就具备了它之所以得以存在的客观依据#

"四#公文写作队伍的建设

目前"我国从事公文写作的队伍"在数量和质量两方面"都

远远地落后于社会发展的需要#就数量而言"由于缺乏这方面

的专门人才"有些单位有时为了应急"只能临时抓差#就质量而

言"现有的公文写作队伍"其中有许多人未经公文写作的专门训

练"这就难以适应社会发展的实际需要了#因此"我们说)公文

写作队伍无论是在思想认识上还是业务水平上"都有提高一步

的必要"以适应社会对公文写作人才的需要#

第二节!公文写作人员的修养

公文是各级党政机关和企事业单位用以贯彻执行党和国家

各项方针政策及法律规定的得力工具#对公文写作人员来说"

要使自己撰写的公文符合要求"必须具有强烈的政治责任感和

高度的思想修养"必须具备广博的业务知识和丰富的生活经验"

同时还应具有较深的语言文字功底和较高的写作水平#

公文写作人员究竟应该具备哪些修养呢？可从以下三方面

来加以说明#

一$思想政治修养

公文写作人员要有正确的理论指导"掌握有关的方针政策

及法律规定"加强工作责任感和事业心"提高自己的政治修养和

思想修养#

"!

对公文写作人员来说"只有努力学习理论知识"提高政治水

平"完整!准确地理解和把握马列主义!毛泽东思想和邓小平理

论的基本原理和科学方法"才能具有清醒的政治头脑"才能深刻

理解和认真贯彻执行党和国家的各项方针政策及法律规定"从

而据以写出内容正确!格式规范!文字得体的公文#公文写作人

员要在调查研究 和 观 察 生 活 中"了 解 各 项 政 策!法 规 的 适 用 对

象!适用时间!适用地点和适用条件"真正理解和领会它们的重

要性!精神实质 和 政 策 界 限"始 终 与 党 中 央 保 持 步 调 一 致#否

则"在写作中就可能出现不应有的问题#请看下面这个实例)

!!今年"按指!’*#年#九月二十九日%武汉大学中文系党

总支发出学生政审调查表%竟要回答&’无产阶级文化大革

命运动和十一次路线斗争以及历次政治运动中直系亲属和

主要社会关系中有无重大问题？属何性质？该生的态度怎

样？(’有无右派%是否摘帽？过去和现在与该生及家庭有无

联系？(’有无在香港$台湾$澳门及资本主义国家的？(等等)

此表寄至湖南大学人事处后%该处的同志也不觉得有何不

安%照转给有关同志)

"原 载*人 民 日 报+%转 引 自!’*#年!%月#日*报 刊

文摘+#

当时"粉碎&四人帮’已有*年多了"各种文件!报刊经常讲

到要彻底否定&文化大革命’"纠正冤假错案--可是在我国堂

堂的高等学府"全国重点大学里"那些公文写作人员竟然会制订

出这样的表格！而且竟然能获得有关领导的审核批准"并正式

付诸使用#究其根本原因"我们不难看出"那些同志平时并未学

习好马列主义理论"特别是没有认真学习党的十一届三中全会

以来的重要文件"才导致这么严重的后果#由此可见"加强公文

写作人员的政治修养和思想修养是非常必要的"决非可有可无#

!!

上述这一实例"我们应引以为戒#

二$业务学识修养

公文写作人员要学习各方面的知识"熟悉本部门的业务"做

到理论联系实际"提高自己的学识修养#

革命导师列宁在$青年团的任务%中曾经说过)&只有用人类

创造的全部知识财富来丰富自己的头脑"才能成为共产主义者#’

对公文写作人员来说"这话完全适用"我们没有理由不用人类创

造的全部知识财富来丰富自己的头脑#&读书破万卷"下笔如有

神#’公文写作所涉及的社会生活面和科学门类十分广泛"尤其需

要有广博的知识作后盾#作为公文写作人员"应在&博’字上下功

夫"这是提高写作水平的重要一环#除了亲身参加各类社会实践

活动以获得直接的知识和经验外"大量知识的获得则要通过读书

这一重要途径"接受前人和他人通过实践积累起来的知识#此

外"还应善于利用各种工具书"以收到事半功倍的效果#

值得我们重视的是)中央制定的方针政策都是就全国范围

而言的"各地区!各单位!各部门都有自己的实际情况和具体问

题"公文写作人员在撰写有关的公文时"就必须结合本地区!本

单位!本部门的实际情况"研究贯彻执行的具体办法"避免发生

&偏离’现象#每个部门都有各自的职责范围和工作任务"都有

各自的业务活动"公文的内容与这些业务紧密相连#对公文写

作人员来说"为了避免犯主观主义的错误和瞎指挥的毛病"使自

己拟写的公文能符合实际工作的需要"就必须深入实际"努力学

习本行业的业务知识"掌握规律#

公文写作人员应努力使自己既成为&通才’"又成为&专才’"

只有具备广博的知识和扎实的本行业业务能力"积累大量的信

%!

息资料"写作时才能形成创造性的思考#&书到用时方恨少"事

非经过不知难#’这确实是前人的经验之谈#公文写作人员要想

胜任自己的工作"没有较好的学识修养是难以想象的#我们要

知道自己懂的东西太少"那就得设法使自己尽量多懂得一些"多

学习一些#

三$写作技艺修养

公文写作人员要加强语文学习"提高自己的写作技艺修养#

认真学好语文知识"是我们做好一切工作的基础#公文写

作人员整天要与文字打交道"扎扎实实地学习语言文字就显得

尤为重要#如果缺 乏 扎 实 的 语 文 基 础 知 识"连 基 本 的 文 字!词

汇!语法!修辞以及逻辑知识都没有搞懂弄通"公文上出现错别

字和病句"标点符号用错"这样就可能产生歧义"使受文单位感

到无所适从#重要的公文出现歧义"将会带来严重的损失#有

份文件中写到&两湖地区"地处大江南北--’这&两湖地区’到

底指的是哪个地区"颇让读者花时间去猜想一番#如若写明为

&湖南湖北’"让人一看就明"既不增加文字"也不令人费解#公

文中的用词造句"必须反复推敲"不能马虎了事#有的词语"字

序一调"词意就 会 截 然 相 反"如 曾 国 藩 镇 压 太 平 军"屡 吃 败 仗#

他在奏折草本上把&屡战屡败’换个词序"改为&屡败屡战’上报"

表明自己对清 王 朝 的 忠 心"虽 败 而 不 气 馁#结 果"不 仅 未 被 治

罪"反而得到 奖 赏#这 个 事 例"说 明 了 用 词 造 句 的 重 要 性#因

此"在选择用字用词方面"一定要力求准确#

对公文写作人员来说"仅仅具有语文基础知识还远远不够"

公文写作人员还必须在写作实践中不断提高自己的公文写作技

艺#写作技艺是实践的结果"假如一个公文写作人员平时懒于

&!

动笔"那么不管他的语文基础知识有多么扎实"也不管他的写作

理论讲得如何 头 头 是 道"总 还 是 写 不 出 一 份 象 样 的 公 文 来 的#

这就好像精通游泳理论的人"却不肯下水练习"最终还是要被水

所淹死#

思 考 与 练 习

一!为什么要开展公文写作的学习研究？

二!公文的发展趋势表现在哪几方面？

三!什么是公文？如何理解&公文’这一概念？

四!什么是公文写作？如何理解&公文写作’这一概念？

五!公文写作的特殊性"表现在哪些方面？

六!公文写作人员应该具备哪些方面的修养？

七!是非题*正确的在括号内打&"’"错误的打&#’+#

!+公文这种文体"古已有之# *!!+-----------

%+公文的产生是与文字!阶级!国家的产生联系在一起的#!*!!+----------------------

&+我国现存最早的公文是春秋战国时期产生的# *!!+--

#+&公文’两字"最初见于范晔的$后汉书%# *!!+-----

(+我国最早的公文是石刻公文# *!!+---------

$+辛亥革命后"南京临时政府于!’!%年初公布了第一个公文程

式条例"这是一次对公文的改革"有积极的意义# *!!+-

)+!’**年!!’*’年 国 家 技 术 监 督 局 相 继 发 布 了$国 家 机 关 公 文

格式%和$发文稿纸格式%# *!!+-----------

*+&议案’这一文种"是 在!’*)年%月 颁 发 的$国 家 行 政 机 关 公

文处理办法%中出现的# *!!+------------

’+非法定机关不得制发公文# *!!+----------

!"+以法定机关名义所制定的各种文书"都是公文# *!!+-

!!+作为书面文字材料的情报资料也属公文# *!!+----

!%+各类机关单 位 要 表 达 自 己 的 法 定 意 愿"均 可 使 用 公 文 这 一

#!

工具# *!!+-------------------

!&+公文写作是文秘学科的分支学科# *!!+-------

!#+学会写作"也就等于学会了公文写作# *!!+-----

!(+公文写作是一项单纯的事务性或技术性工作"凡写作能力较

强的同志均可担当这一工作# *!!+---------

!$+公文写作的价值取决于社会生活的客观需要# *!!+--

!)+公文是整个社会生活的纽带# *!!+---------

!*+目前我国公文写作队伍的建设还落后于社会发展的需要#

*!!+----------------------

(!

第二章!公文的写作过程

公文的写作"与文学创作!学术论文不同"它不是一种严格

意义上的创作过程"而是一个把领导意图与本机关!本部门的客

观实际完美结合的写作过程#公文写作质量的高低!作用的大

小"关键就在于这个结合的过程"就公文写作人员而言"正确认

识和掌握这个过程的规律性"对提高公文写作水平有着很大的

帮助#

公文写作的过程"大致可分为四个阶段#

第一节!公文写作的准备阶段

&凡事预则立"不预则废’#做任何事情都要进行准备工作#

搞工程设计先要收集有关资料"作可行性研究,写书先要收集素

材"拟写提纲#拟写公文也同样如此"做好准备工作是提高公文

质量的重要保证#公文写作的准备工作主要包括如下四个方面)

一$充分理解领导意图%明确发文目的

"一#充分理解和领会领导意图

公文是各级机关贯彻执行党和国家方针政策的政治工具"是

机关领导人的意志或领导集体意图的体现,因此"公文写作的内

容!用途!文种以及完成时限等方面"都必须受到领导意图的制

$!

约#公文写作人员必须忠实地体现机关领导的发文意图"而不能

随心所欲地在起草公文时加上个人的感情色彩和主观想法#

充分理解和领会领导意图是公文的灵魂"也是公文的目的#

所谓领导意图"即领导人提出的公文的基本思想"包括主要的观

点!意见!办法和写作要求"是党的方针!政策在本机关!本部门

的具体化#

反映领导意图并非简单地转述领导意图"公文写作人员有

责任通过综合研究"理解和领会政策!指示精神"深化和完善领

导意图"证明和表达领导意图#这就需要公文写作人员有较高

的理论修养以及对实际情况的掌握"而这只有通过自身的努力"

通过深入实际的调查研究才能达到目的#为了更好地领会和反

映领导意图"还要有针对性地学习党的方针政策"学习有关的上

级文件"以此加深对领导意图的理解#在理解领导意图的过程

中应注意如下两个方面)

首先"要主动争取领导指示#公文写作有两种情况)一是依

据惯例主动起草#如各项工作的进展情况及完成情况的报告"

每年都要定时写作"各种简报也大多由公文写作人员随机起草"

另一种情况是依据领导指示写作#无论何种情况"都要注意主

动争取领导指示"倾听领导同志对问题的分析和看法"多向领导

请教#平时在工作中"对领导人的工作方法!思想意图"也需要

随时领会#只有这样"才能保证准确地理解和表达领导意图#

其次"要正确领会领导意图#领导交待思想意图时"有的比

较原则"只交待大致的指导思想或基本意图,有的则比较具体"

不仅确定公文的基本思想!主要观点和内容"而且连具体写作问

题"如内容结构!表达方式!文字篇幅等都给予详尽的指示#对

前者"需要通过自己的理解和领会"补充和完善领导意图"并得

到领导的赞同#如对领导意图拿捏不准或对领导意图有所补充

)!

或发挥时"切忌主观臆断或自作主张"要把自己的领会和补充主

动向领导汇报"求得领导的指示"以免贻误正常工作#对后者"

则应力求完满地贯彻和落实领导意图#

"二#了解发文背景%明确发文目的

在公文写作的准备阶段"除了要充分地领会和反映领导意

图与指示外"还要了解与公文内容有关的工作历史和现状!发文

的客观必要性!有关部门或人员对制发公文的意见和要求等发

文背景#只有详尽地了解这些情况"才能准确地把握公文的性

质与作用#发文目的与发文背景密切相关"实际工作中对制发

公文的客观需要是决定发文目的的基本因素"领导和有关人员

对制发公文的 决 策 性 或 建 设 性 意 见 是 影 响 发 文 目 的 的 决 定 因

素,因此"公文写作人员在了解发文的起因"收集各方面意见等

背景材料的同时"也就随之明确了发文的目的#

二$深入进行调查研究%搜集典型材料

了解情况"掌握政策是写好公文的先决条件"假如不能做到

这点"就不能动笔写作#调查研究是了解情况!掌握政策的主要

手段#它是一门非常具体!非常复杂而又细致的学问"是公文写

作人员写好公文必须掌握的基本功之一#

"一#全面充分地搜集材料

公文写作人员在拟稿之前"要根据发文目的和内容进行调

查研究"充分搜集材料"这是公文写作活动的前提和基础#拟稿

前进行调查研究"目的是为了保证文件内容所表达的观点及领

导意图得到确切的依据"同时又有可靠的事实证明这些观点和

意图的正确性和可靠性#调查的范围和深度可根据发文内容来

决定#调查搜集材料的范围主要包括两方面)一是过去工作中

*!

形成和积累的有关材料"一是当前正在发生的与所拟公文相关

的实际材料#如写一份指示"就要弄清下级单位的情况!意见和

要求"特别是近期出现的新情况!新问题,还要弄清上级的意图

以及与此相关的政策!法规等#

全面充分地搜集材料"必须做到&四个结合’)

!+直接材料与间接材料的结合#搜集材料时"既要搜集通

过亲身深入实际"耳闻目睹!口问手记直接得来的第一手材料"

又要搜集通过查阅有关资料和听取有关方面介绍得来的间接材

料#前者真切!可靠"最有价值,后者全面!客观"同样具有价值#

%+&点’上材料与&面’上材料的结合#这里的&点’指反映局

部问题!个别事例!特殊情况的材料"&面’指反映全局问题!整体

概貌!一般情况的材料#前者有助于了解具体情况"后者有助于

了解整个事物的全貌#有&点’无&面’"易导致内容狭窄"削弱公

文的社会作用,有&面’无&点’"易导致内容浮泛"减弱公文的说服

力#只有将此两者加以结合"才能把问题看得既深刻又全面#

&+静态材料与动态材料的结合#静态材料"是指反映本单

位的基本历史面貌和发展状况的材料#它包括一个单位的发展

过程!规模大小!人员结构情况等#动态材料"是指反映本单位目

前状况的材料#如当前工作的中心任务及其实际完成情况"规章

制度的具体执行情况"职工目前的思想状况!工作与生活情况等#

两者结合运用"形成强烈对照"可以看出事物的发展变化#

#+正面材料与反面材料的结合#所谓正面材料"是指反映

公务活动的成绩!经验等的材料,所谓反面材料"是指反映公务

活动的缺点!问题的材料#正面的成功经验值得加以总结"反面

的失败教训同样值得认真吸取"赞成和拥护的意见要知道"反对

和抱怨的意见也要了解#只有如此"才能全面而又客观地了解

和反映整个事物#

’!

"二#仔细认真地核实材料

核实材料"是指对材料的真伪和准确程度进行认真仔细的

核对"其目的是为了保证公文的庄重性和准确性#核实材料"主

要包括如下几点)

!+核对事实情况#这主要是对通过调查得 来 的 直 接 或 间

接材料进行再次核实#核对的办法"可以深入基层直接听取群

众的具体反映"或 开 座 谈 会 了 解 情 况"或 通 过 个 别 访 谈 了 解 情

况#凡属大体一致的"即可确定为属实可信"拟稿时可以采用#

凡属虚假的!不真实的事例"则坚决不予采纳#

%+核对原始数据#核对数据"必须先看其原始数据是否准

确#为保证确定其准确程度"除查看原始记录外"有时还可向当

事者询问"或与有关数字进行比较分析"确认无误后"再看计算

是否准确#

&+核对引文出处#在拟写公文时"常会引用上级机关的文

件材料或有关领导同志讲话#为保证内容的准确无误"要对引

文作认真的核对#核对时应注意两点)即一看引文"二看出处#

此两者均不容忽视#首先要看引文是否与原文相一致"其次要

看引文的出处#若出处有误"那么引文的准确性也就难以保证

了#因此最好避免采用间接引文"尽量直接引用#尽管有些公

文中并不注明引文的出处"但公文写作人员在搜集材料时所作

的卡片上"应注明所引材料的出处"以便需要时加以核对#

"三#严格科学地选用材料

充分占有材料是公文写作的基础和前提"搜集材料要多而

且全面"但在具体选用材料时"则应严格把关"科学选用#公文

必须实事求是"不得将虚假材料选取入文,否则将会导致错误的

结论"给党和国家带来严重的损失#因此"写作公文必须选取真

实的"有代表性和现实意义的材料入文"以反映客观实际#搜集

"%

材料的过程"实际上是个调查研究的过程"应一边搜集"一边进

行初步的鉴别拣选工作#何种材料可在公文中选用"何种材料

剔除不用"哪些材料还应补充新的观点!内容"有多大的普遍性"

是主要的还是次要的"材料是否全面!真实!充分"材料之间的相

互关系怎样等 问 题"都 要 在 搜 集 材 料 的 过 程 中 认 真 加 以 考 虑#

公文写作人员要根据领导意图来鉴别和占有材料"并据以深化

公文的主题"确定初步的写作提纲"把有关材料一次性地搜集齐

全"防止多次返工#在选用材料的过程中还应注意"尽量多选第

一手材料"也即要求多选那些未经整理和加工的原始材料"在实

践中直接获取的材料和由有关人员直接提供的情况#对所有的

材料都必须加以核实"凡是未经核实的材料一律不许选入公文"

以保证公文的严肃性#选用材料时必须注意以下几点)

!+材料的真实性#公文写作要求材料绝对真实"如果所引

材料不真实"由此而得出的结论!主张和政策就都不会正确"文

件自然也就无法符合客观实际#公文写作要求材料的真实性只

能是事实的真实"既不夸大"也不缩小"做到一是一!二是二"而

绝不能是艺术的真实"为了片面追求生动!典型"而将不同的人

和事捏合在一块"更不能无中生有"任意编造材料入文#

%+材料的典型性#公文材料必须做到典型"以准确地表现公

文的观点"达到务实的目的#所谓典型"就是能比较集中!突出地反

映一定范围内的普遍性和本质规律"具有代表性的事例#这是最生

动的!具体的!活的材料#公文写作中的典型材料具有能揭示公务

活动的本质和规律的特点"说服力强"具有普遍的指导意义#

&+材料的合理性#材料要为观点服务"材料和观点必须是

统一的"即使是真实可靠的材料"如果离开了公文所要阐述的观

点"那么它的价值依然是不高的#因此"要根据所写公文主题的

需要来决定选用材料的多少!选用材料的详略以及选用材料的

!%

表现形式#决不能以为&多多益善’"以致公文越写越长"而将主

题湮没于材料堆中#

三$正确提炼公文主题和观点

在选定公文各部分材料之后"即可依据材料"最后提炼确定

公文主题和各部分的观点#

公文的主题主要是指公文所表达的基本思想!中心思想!主

要目的*宗旨+#不论拟写什么文件"总是有一定的目的"或要解

决某问题"或要交流某情况,可以说"这个&问题’!&情况’"就是

公文的主题#任何一份公文都有其主题"即使是发一个简单的

通知"也不例外#

"一#拟写公文必须首先明确主题

主题是公文的统帅和灵魂"是构成公文内容的核心#拟写

公文首先就得搞清楚主题是什么"只有明确了主题"才能有针对

性地围绕主题开展准备工作和拟写工作#诸如写给谁!写什么!

怎样写"需要准备哪些材料"采用什么语气!什么文种等等#如

果主题不明确"即使下笔千言"也将离题万里"从而也就无法达

到行文目的#一份好的公文"必须要有明确的主题#只有主题

明确"才能使收文机关领会公文的精神和实质"了解发文的意图

和目的#例如"要向上级写一份总结工作情况的报告"其内容较

多而涉及面又较广"时间跨度也较大"拟写公文时就要合理地进

行组织"有顺序地排列有关材料"对各项经验!教训要作分析比

较"从中提炼出最能反映事物本质的问题"这就是这份公文的主

题#再如写指示"必须要有个中心意思"解决问题要提出主要措

施#只有明确了主题"才能组织起公文的观点和材料#如果一

篇公文仅仅只是罗列了一大堆材料"而没有提出明确的观点"那

%%

就失去了它所存在的基本价值#

公文的主题"既要依据领导意图来加以确定"又要根据已占

有材料所反映出来的客观实际情况来加以修订和完善#

"二#确定全面反映和表现主题的观点

公文的观点是从表现主题的需要出发提出的对有关材料所

反映的实际事物的看法#

观点是从材料中产生的"但它的产生也要依据主题的需要

来进行统筹安排#公文要有针对性地反映某些方面的问题"确

定表现公文主题的观点"就要确定从哪些方面*属性+来反映主

题"以达到行文的目的#

观点必须是主题所包含的属性*方面!部分+"各个观点之间

要有其内在的联系"从而构成一份公文的有机结构#所确定的

各个观点要能较为全面地表达公文主题所包含的客观情况#观

点确定之后"再依据各个观点之间的主次!疏密及相互关系"安

排其搭配和排列的顺序"从而形成一份公文有机的内容结构#

所谓全面反映主题"就是要求我们运用整体联系的辩证法

观点"客观地反 映 出 具 体 实 际 的 各 个 方 面 情 况"防 止 产 生 片 面

性#如其不然"必将导致工作的失误#因此"公文写作在确定主

题!表达观点时"必须抓住对立面!抓住矛盾"全面而又客观地反

映出实际工作的状况#只有这样"才能使公文具有令人信服的

说服力#

"三#提炼主题和观点的基本要求

!+从占有材料中提炼主题和观点#公文写 作 人 员 必 须 从

实际出发"从事实材料中找出规律"只有有了大量可靠的材料"

提炼主题和观点才会有坚实的基础#一般情况下"领导在交代

意图时即已对公文的主题和观点有了初步设想#这些设想是依

据已经掌握的情况产生的"它们在搜集占有材料的过程中"根据

&%

实际情况及其 材 料 而 不 断 地 得 以 深 化 和 完 善"直 至 最 后 确 立#

若初步设想的主题和观点与所属材料不符"就违背了这一要求"

需要从材料中重新加以提炼#

%+从党和国家的方针!政策的高度去提炼主题和观点#主

题和观点必须反映出事实材料的本质和规律#行政机关的工作

是在党和国家方针!政策和理论的指导下进行的"写作公文时应

以此为据去认识和反映各项工作实践及其材料"用相应的基本

观点去统率材料"从理论与实践相结合的高度去反映各项工作

的本质和规律"从而产生理性认识"不断地丰富和发展方针!政

策和理论"保证公文符合党和国家的方针!政策及法律!法规#

&+用科学的方法提炼主题和观点

要从大量的事实材料中提炼出正确的主题和观点"必须学

会运用科学的分析问题的方法#这就要求我们以马列主义!毛

泽东思想!邓小平理论为指导方针"坚持具体问题具体分析的方

法"用科学分析的方法对手中掌握的大量的实际情况材料"进行

认真深入的分析研究"以形成正确的观点#在用科学方法分析

材料时"必须排除主观因素的影响"使自己的认识尽可能符合客

观实际#要学会运用辩证逻辑的方法观察和思考问题"防止片

面性#对大量的现象材料进行认真的分析判断"去伪存真"认清

客观事物内在本质和规律#

四$正确选用文种类别

内容是通过形式来体现的"只有通过选择合适的文种"才能

恰到好处地体现公文的内容"实现预期的行文目的#公文的文

种类别各不相同"它们所起的作用也各不相同,因此"不能随意

选用公文文种"否则就将不能达到制发公文的目的"甚至将会打

#%

乱机关之间正常的工作秩序"给工作带来影响#

"一#掌握公文的选用标准

正确选用文种类别"首先必须理解并掌握选用公文的标准#

这个标准的主要依据就是国务院办公厅!’’&年!!月%!日修

订颁布的$国家行政机关公文处理办法%和!’’$年(月&日中

共中央办公厅 印 发 的$中 国 共 产 党 机 关 公 文 处 理 条 例%两 份 文

件"它们分别对党政机关各种公文的性质!特点及适用范围"作

出了明确的规定#尽管其文字较为简洁"但内容却相当重要"是

帮助我们理解有关问题!掌握选用公文文种的重要依据#因此"

我们必须认真学习文件中的有关规定"领会其精神实质"弄清其

基本含义"对各类公文的基本用法"都应仔细分辨清楚#

"二#明确公文的行文对象

党政机关公文的行文对象是稳定的"必须依据机关的组织

系统!领导关系以及职权范围来确定所选用的文种类别#按照

民主集中制的原则"我国各级各类机关从上到下"组成了严密的

组织系统和网络#每一机关都在此组织系统和网络中占据一定

的位置"有着各自特定的管理隶属关系和职权范围#由于各个

机关所具有的权力!地位与职责各不相同"它们相互之间的关系

也不同"这种差异反映到公文的来往上"就造成了行文关系的不

同类别"一般分为以下三类)

!+上行文)下级机关向所属上级领导机关的行文称为上行

文#由下而上的行文关系称为上行关系#上行文主要有)报告!

请示等#

%+下行文)上级领导机关对所属下级机关的行文称为下行

文#由上到下的行文关系称为下行关系#下行文主要有)命令

*令+!决定!指示!通知!通报!批复!决议!规定等#

&+平行文)相互没有隶属关系和指导关系的机关之间的行

(%

文称为平行文#它们相互之间的行文关系称为平行关系#平行

文主要有)通知!通报!函等#

"三#区分公文的同类差别

拟写公文必须正确区分公文的同类差别"选用适当的公文文

种#例如"同是向下传达领导指示性的意图"性质重要的应用&指

示’"性质一般的则可用&通知’#文种的选用还应考虑行文关系"

同是商洽办理工作"若系上行关系"一般要用&报告’"若系下行关

系"则用&函’即可#针对下级机关的来文"根据具体情况"可写一

个普发性的工作指示"也可针对来文机关写一个批复#

公文的内容与文种之间的关系是相辅相成的"文种的选用

是由内容来决定的#文种选用得适当与否对内容的有效表达将

会起着加强!促进的作用或削弱!阻碍的作用#

在何种情况下选用何种公文种类"是我们每个公文写作人

员经常遇到的 问 题"只 有 认 真 学 习$国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办

法%等有关文件"正确掌握各种公文的使用范围"才能解决同类

相近文种的混用问题#

第二节!公文写作的撰写阶段

公文写作在作 了 充 分 准 备 的 基 础 上"即 可 进 入 撰 写 阶 段#

这一阶段的工作主要包括合理安排篇章结构!掌握规范公文体

式!熟练运用语言技巧等三个方面#

一$合理安排篇章结构

"一#结构的概念

结构是指文章的内部构造和材料组织安排的方式#如果我

$%

们把文章主题喻为灵魂"材料比作文章的血肉"那么"结构就是

文章的骨架了#就公文写作而言"结构是一项不可缺少的要素#

公文结构的内 容"与 普 通 文 章 相 同"包 括 公 文 的 开 头 和 结

尾"层次和段落"过渡和照应"既要讲究篇章结构的合理安排"又

要做到言之有序"从而使整篇行文组成一个严密的有机整体#

"二#公文篇章结构的合理安排

撰写公文必须按照确定的写作意图"依据文体性质和文稿

内容等因素"精心合理地安排篇章结构形式#

!+公文的层次#公文各层次在布局上并非平均使用笔墨"

而是依据全文重点及行文需要"有详密!疏略之别"以分清主次"

突出主题#公文总体布局应做到疏密相间!和谐匀称#元人乔

梦符主张&凤头!猪肚!豹尾’"将密笔*主要文字内容+置于中间"

疏笔*首!尾+则别开生面!雄壮有力#切忌将中心内容置于一头

*首或尾+"造成黑乎乎的一大片"令人难以卒读"却将几层疏笔

连缀"集中压于另一头"致使整体布局松散!拖沓!呆板#因此"

除极为简短的公文不分段外"大多数公文通常采用纺锤体格局"

首!尾层次各为单段以置疏笔"中间层次呈现多段以处密笔#若

公文内容以议论为主*如指示等+"则首叙情由"末结希望*或要

求+"中间层次依内在逻辑顺序分段论证#若公文内容以通报情

况为主*如报告!通报等+"则首揭缘由"末结结论*或态度+"中间

按发展顺序详介情况#若公文内容以措施为主*如规章制度之

类+"则首叙依据*或目的+"末结要求*或希望+"中间据轻重顺序

逐条分列具体措施#

%+公文的开头和结尾#公文的开头和结尾虽非主要内容之

所在"却是发挥写作技巧之关键#公文的开头"应尽快争取导入

主题#常用的开头方法有)*!+直起式"开宗明义"落笔入题#*%+

缘起式"叙其缘由"导入主题#*&+逆起式"铺排相反之意"再逐一

)%

排除"以突出主题#*#+突起式"发端突兀"气势磅礴"多用于带有

鼓动!感召性的文书*如倡议书等+"以增强吸引力#公文的结尾

应自然!有力"意尽而止#常用的结尾方法有)*!+结束呼应"照应

前文"深化主题#*%+结束总结全篇"指出要点"强调结论#*&+发

出号召"唤起读者的响应#*#+提出问题"启发读者深思#

&+公文的过渡和照应#公文分段的基本要求是意!段相应"

用段落来体现层次#一个段落内只应该有一个相对独立的意思"

不可多种意思杂处一起#一个完整的意思应集中于一段内叙述"

不要散放各段之中"以免零碎#一个层次可以单独成段"也可分

为数段"但不要把几层混为一段#由于各段的含义具有单一性"

为贯通全文"顺畅文气"防止脱节!生硬"常需用过渡段"以承启前

后两个层次"转折正反两种含义"衔接时间!空间的转换"以便自

然地从上文导入下文#此外"在同一层次!同一段落中"可运用过

渡句"在相反!主从!并列的语句间起转折衔接的作用#

#+公文层次的排列形式#鉴于公 文 文 种!行 文 对 象!行 文

目的!依据等各有不同"因此"公文主体部分的层次排列形式也

多种多样#一般采用如下几种形式)

*!+纵式"也称纵贯式#以时间推移和因果联系来 排 列 层

次"全篇的思路按纵向发展#其排列情况主要有三类)

! 以公务活动进展的顺序来安排层次结构"反映前后层次

的承接关系#调查总结性的公文常采用这种形式#

" 以对公务 活 动 由 浅 入 深 的 认 识 过 程 来 安 排 层 次 结 构#

这是一种递进式的结构#层意逐层深入"次序不得颠倒#如批

转性通知"先讲批转文件的名称"再围绕转发文件的主题进一步

阐明有关问题的重要"或对收文机关提出贯彻执行的要求"从而

体现逐层深入的过程#

# 以公务活动内部的因果联系来安排层次结构"层次的排

*%

列次序为由因到果或由果溯因#这种排列方式运用较广"指令周

知性公文!报告性公文及总结性公文"常见此种结构形式#如批

评性通报"先述通报缘由"次谈处理意见"就是由因到果的顺序#

*%+横式"也称并列式#依据事物的不同方面或不 同 情 况

来排列层次"全篇的思路往横向发展#其排列情况主要有两类)

! 以公务活动的各个侧面来安排层次结 构#一 项 公 务 活

动"自整体上看"是由各个部分组合而成的"每一部分为一个侧

面"反映某一方面的情况"按这些侧面来排列层次"层与层之间

为并列关系"形成为横式结构#

" 以问题的不同类别来安排层次结构#公 文 主 要 是 写 实

事#某一问题!某项工作!某个决定"都可分并列的几点进行叙

述"这几点是以事物内部不同类别分类排列的"构成了不同类别

的横式排列次序"这种结构方式在公文中使用量较大"如报告中

的几方面情况"总结中的几条经验"法规中的几项规定"都属于

此种结构方式#

*&+纵横结合式"也称为交错式#在公文写作中"单纯的横

式或纵排列的情况并不很多"在内容较为复杂!材料涉及面广!

篇幅较长的公文中"往往采用纵横结合的排列方式#实际写作

中"有些公文的结构形式相当复杂"纵中有横"横中有纵"纵中还

有纵"横中还有横"形成为立体交叉的形式"这就要求写作者思

路必须清晰"掌握正确的谋篇布局方法#

"三#结构安排应注意的问题

!+认真理清思路"使公文结构清晰严密#结构的安排与写

作者个人的思路密切相关"公文的结构是写作者观察事物!分析

问题的思维活动在公文中的反映"是写作者的&思路’在公文中

的再现#要安排好公文的结构"写作者就得认真锻炼自己思维

的逻辑性"不断锻炼自己的思路#

’%

思路是组织安排好材料的前提#只有思路清楚"材料的安

排才会合理"全篇的结构才能完整#要想理清思路"就要学会运

用马克思主义认识论的方法去认识客观事物"把握客观事物的

内在联系和规律性#其次是要学会运用逻辑思维的方法"去组

织公文的各部分内容"使公文的各部分内容构成一个条理清楚!

层次分明的有机整体#只有这样"才能使公文的结构清晰严密#

%+结构安排应考虑公文的文种特点#我们 在 考 虑 正 文 结

构时"必须弄清 楚 本 公 文 的 行 文 关 系 和 发 文 目 的"正 确 选 用 文

种"以免彼此混用"影响公文的质量#

&+结构安排应为表现中心服务#安排结构的根本目的"在

于更好地体现发文的意图#因此"公文正文应怎样开头结尾"怎

样承接过渡"怎样分条阐述"怎样连贯照应等"都要依据表现中

心的需要酌定#

二$掌握规范公文体式

公文体式指的是公文的体例和格式#

"一#公文体式发展概述

建国以来"党和政府为了统一机关的公文体式"曾经作过多

次规定)!’("年#月%$日"为 了 划 定 党 内 文 件 纸 形 与 格 式"以

便保管存档"中共中央办公厅颁发了$关于统一文件纸形与格式

的规定%#!’(!年’月%’日中央人民政府政务院颁布的$公文

处理暂行办法%"要求以语体文为原则"加注标点符号"废除旧公

文中&等因奉此’等套语"文中尽量避免使用简称"一般实行一文

一事"使用!$开纸"汉语均采用直行竖写"要写明出文机关"出

文年月日"加盖骑缝章等#!’((年!月 中 共 中 央 批 准 的$中 国

共产党中央 和 省!市 级 机 关 文 书 处 理 工 作 和 档 案 工 作 暂 行 条

"&

例%"对党委部门的公文体式作了与政府机关大体一致的明确规

定#!’($年为适应我国的文字改革工作"中央办公厅和国务院

秘书厅又分别发出通知"改从右到左竖排为从左到右横排"单面

书写在上面装订"双 面 书 写 在 左 边 装 订#!’(*年"中 央 办 公 厅

和国务院秘书厅再次分别通知改掉框架式"按每种文件实际需

要安排格式#!’*!年%月国务院办公厅发布的$国家行政机关

公文处理暂行 办 法%"开 始 设 专 章 规 定 了 公 文 体 式#!’*)年%月!*日"国务院办公厅发布$国家行政机关公文处理办法%"并

于!’’&年!!月%!日对此作了新的修订"使之与!’**年’月(日国家技术监督局发布的$国家机关公文格式%相一致#这次的

修订本"内容简洁明了"要求具体完备"便于实际执行#

"二#法定格式和惯用格式

公文文体在长期实际使用过程中"为了更好地表达内容"按

照客观需要"在形式上要求清晰醒目"便于实际应用"逐步演变

发展"形成了特定的格式#

!+法定格式#这是由国家机关正式规定的公文格式"前文

&公文体式发展概述’已介绍了法定格式在我国的发展情况#除

了$国家行政机关公文处理办法%内规定的十二类十三种行政公

文外"法定的格式还包括各省!自治区!直辖市人民政府和国务

院各部门制定的 某 些 规 章"以 及 有 关 领 导 部 门 制 定 的 外 交!军

事!司法!行政法规等专用公文的格式#

%+惯用格式#这是在实际应用中逐渐形成的习惯写法"为

人们所承认!接受#这类格式不是法定的"而是约定俗成的#人

们在使用这类文体时"都会不约而同地依照一定的格式来写"以

便更好地表达内容"让大家理解和接受#尽管这类惯用格式不

如法定格式那样要求严格而具体"比较灵活和自由"但大体上同

样也离不开一定的规律!范围和要求"如简报!计划!总结等#

!&

"三#公文体式的作用

公文具有一定的体式并不单单是为了显示它与别种文字材

料的不同"而是 为 了 更 好 地 保 证 公 文 的 权 威 性!准 确 性 和 有 效

性"并为公文的处理工作*包括文书立卷+提供方便"提高机关的

工作效率#同时"公文这种特定体式的形成"正是机关与机关之

间!个人与组织之间!个人与个人之间的各种关系的一种反映#

不同的行文关系以及不同的内容采用不同的文种"都会有不同

的格式要求#只有遵循这些格式"才会应用得体!行之有效#若

无统一规范"人人各行其是"各有各的习惯写法"那么"在实际中

使用时就易出差错"使对方收文机关难以理解其意"给工作带来

损失#

"四#公文文体的表达方式

文体是为适应不同的交际需要而形成的书面语言形式#公

文文体主要采用叙述!议论!说明三种表达方式#

!+公文中的叙述"主要用于介绍公务活动 的 基 本 情 况!经

过以及背景等#多用概括叙述的方式"不必详细展开内容#

公文中的叙述"主要表现在)*!+请示性!陈述性公文中的情

况反映,*%+商洽性公文中的事由叙述,*&+指示性公文中提出的

存在问题分析,*#+答复性公文中提出的来文所要求解决问题的

情况叙述#

公文叙述的 要 求 有 两 条)一 要 叙 事 清 楚#二 要 叙 事 简 括#

前者是指公文在叙事时应交代有关的关系"有的要写事情的始

末"有的要写出事情的产生!变化情况"有的只陈述事情的结局,

这几种情况"都要做到脉络清楚!线索分明#后者是指公文中的

叙述必须做到文字简洁!概括"不必详细叙写"它与一般的记叙

文是不同的"常用&概括叙述’"少用&具体叙述’#

%+公文中的议论"主要用于对某项公务活 动 下 结 论!作 决

%&

定!提要求等#多与叙述结合使用"形成夹叙夹议"它主要是议

事说理"对问题作出分析和判断#

公文中的议论"主要表现在)*!+在上行文中提出的需要解

决问题的理由或存在问题的原因#*%+在平行文中提出的意见

和要求#*&+在下行文中提出的解决问题的原由和意见及应注

意的事项和应采取的措施#

公文议论的要求也有两条)一是言之成理#公文的&理’是

建立在&事’的基础上的"说理就是对问题的分析"无论所提出的

办法!意见或措施!要求等"都要从叙事中得出合乎逻辑的观点#

二是直截了当#公文的说理重在&说’字"只需三言两语"将问题

的性质!结论性的意见等点明即可"要用直截了当!一语道破的

方法"明确表态#

&+公文中的 说 明"主 要 用 于 介 绍 一 项 公 务 活 动 的 基 本 情

况!前因后果!内在联系及有关措施!办法等#这种表达方式在

公文中用得较多"它同叙述!议论结合"共同承担起表现公文主

题的任务#

说明这种表达方式在常用公文中所占比重较大"起着十分

重要的作用#如命 令 中 的 办 法 与 措 施"通 知!通 报 中 的 情 况 介

绍"指示!报告!请示中的条款行文等"都是说明的具体运用#

公文说明的要求有三条)*!+客观翔实#作者在作说明时"

态度要冷静客观"不掺杂个人感情"如实说明"既不夸大"也不缩

小#*%+简而得要#说明的语言要简练而道出本质"有明确的规

定性#无论是定义说明"还是法规性!条例性说明"都要在分寸

上!界限上体现出解释的单一性和规定的明确性#尤其是党政

机关的原则性公文"更要体现出这一特点#*&+言之有序#事物

本身是呈条理而存在的"说明事物时也应按一定的条理去反映#

&&

三$熟练运用语言技巧

语言是人类最重要的交际工具#人们要对客观事物作出反

映"表情达意"交流信息"必须借助于语言这一物质形式"才能进

行#语言是作者进行思维活动和表达思想的重要工具"也是构

成文章的一个重要的因素#作为公文"也不例外#公文语言与

其他书面语言一样"既要符合现代汉语语法!修辞"逻辑等方面

的规范"又具有自己的特色#公文写作人员必须熟练地掌握好

语言这一工具"认真锤炼语言"只有这样"才能提高自己的公文

写作水平"写出好的公文#关于公文的语言"本书第四章将作详

细的介绍#

第三节!公文写作的修改阶段

文稿经过准备和撰写两个阶段"形成了初稿,在公文写作的

过程中"自初稿到定稿"尚需经过一个重要环节"即对文稿进行

修改#

一$文稿修改的意义与范围

"一#文稿修改的意义

所有文章都是对客观事物的反映"公文同样也不例外"由于

客观事物的复杂性"加上人的主观认识的局限性以及人的业务

能力和知识修养的不足"因此"常常难以一下子使所写的公文做

到完美无缺"使内容的表达与客观事物的实际完全一致#人的

认识往往需要经过不断实践和反复思考之后才能逐渐提高"当

#&

人在认识提高之后"就能找出初稿中的不足之处"从而对文稿加

以修改#

就公文写作而言"文稿修改还有其自身特殊的意义#

首先"公文写作 具 有 命 意 写 作 的 特 点"必 须 忠 实 于 领 导 意

图#公文写作要求拟稿人对所要提出!分析和解决的问题"必须

有明确!深刻而又全面的认识"由于命意写作这一特点"容易造

成拟稿人对机关领导的制文意图不能一下子全面领会"这种差

距需要通过修改这一过程"不断地加深理解和领会"并使之在文

稿中得以正确地表述#

其次"公文写作是本机关公务活动的反映#拟稿人要在所

写的公文中"对所述公务活动情况作出本质的!概括的反映#由

于受到其职权范围及工作实践经验的限制"对所写的内容不完

全熟悉"由于公文具有时限性"不可能旷日持久地透彻了解全面

情况"修改正是给拟稿人提供了一个修改!补充和完善的机会#

再次"公文具有法定的权威性"要求文稿具有较高的文字质

量#即使领导意 图 和 有 关 情 况 在 动 笔 前 已 经 有 了 较 深 刻 的 领

会"在构思内容并使之转化为文字的过程中"也难免会产生&词

不达意’的情况"尤其是一些重要公文"关系全局"更要在修改上

下功夫"使文字表述趋于完善#

公文是推动实际工作的重要工具"通过对文稿进行修改"可

以保证公文的质量"充分发挥公文的效用"避免工作中不必要的

失误#公文写作人员应抱着对党!对国家!对人民高度负责的态

度"认真修改好文稿"以达到行文的意图和目的#

"二#文稿修改的范围

文稿修改的范围"既包括内容"也包括形式"应该全面!认真

地进行修改#

!+内容方面的修改#首先要看公文的立意如何"看其是否

(&

符合党和国家现行的方针!政策和法规以及上级指示精神"是否

符合本机关领导的发文意图"是否符合实际工作情况"是否做到

了主题突出!观点鲜明!材料引用得当#与有关方针政策及指示

精神!领导意图有矛盾者应予修改"引文不准确或政策界限不清

之处也应予以修改#观点表达不够鲜明的应重新考虑措词"材

料叙述繁简失当的应予删除或增补#还要看文中的观点与材料

是否一致"修改无典型意义的材料!空洞无物的事例以及失实的

数据等#另外"还应考虑到其中提出的措施与办法是否切合实

际工作的需要"提出的理由是否充足"执行期限定得是否合理"

执行后能否收到预期的效果,修改措施!办法是否落实"有否以

空话!套话代替扎实的措施"所提措施!办法与其他文件有否相

互抵触!脱节之处#

%+形式方面的修改#先看全文的篇章结构是否紧凑"条理

是否清楚"布局是否合理"详略是否得当"重点是否突出"是否正

确反映了制文意图,修改时"对结构安排不妥的要作调整"修改

调整杂乱无章!前后脱节!词序颠倒及主次详略不当的层次!段

落#再看公文的文字是否简练通顺"是否合乎语法!逻辑规律#

更正错别字及标点符号"对用词不当!语句不通!修辞失当!滥用

省略以及篇幅冗长的情况加以修改#另外"还要看文稿选用的

公文体式是否恰当"文面格式是否符合国家标准的规定"所用语

气和态度是否符合发文机关的身份"作出相应修改#

二$文稿修改的程序与方式

"一#文稿修改的程序

为避免公文写作的无效劳动!旷日持久"努力提高机关工作

的效率"以适应时限写作的特点"针对需要修改的众多方面"必

$&

须合理地掌握修改程序)

!+先内容"后形式#根据客观实际 的 需 要 和 行 文 目 的!意

图"自全篇着手"从实处落手#先看公文的观点是否正确"中心

是否突出"事实有无出入"数据是否准确"要求是否合理"解决问

题的措施和办法是否真正切实可行#然后"再去考虑篇章结构

与文字表达的问题#如果舍本逐末"先字斟句酌"把全篇的语句

改通后再去考虑文稿的思想内容"把偏离主题的议论删去"将说

服力不强的例证撤换掉"对不切实际的规定作更正"那么"前面

对文字所作的修改也就徒劳无功了#

%+先总体"后局部#对 于 立 论"先 审 察 其 中 心 观 点"再

考虑其分支观点#对于叙事"先看对整体的概括是否做到了清

楚!全面"再看事例是否做到了生动!典型#对规定"先看它

总体的要求是否得宜"再对它具体的措施认真加以推敲#对结

构"先理顺总的层次"分清基本段落"再考虑过渡!衔接与呼

应#对语气"先考虑角度是否得体"再推敲措辞是否确切#对

节奏"先顺文句"再改标点#如此顺流而下!自然流畅"方能

得以事半功倍!及时定稿#

&+先内部"后公开#有些 公 文 所 涉 及 的 范 围 相 当 广"发

出前需要广泛地征求意见#为避免在公开范围内纠缠于枝节问

题"并防止将一些考虑尚未成熟!暂时不宜公开的内容公诸于

众"可以先在内部小范围内"组织有关人员集体检查!修改!

完善"然后逐步扩大范围"使修改的内容不断集中"文稿的表

达日趋严密#

"二#文稿修改的方式

文稿修改的方式"应视修改程度而定#就修改程度而言"文

稿的修改有小改和大改两种方式#

!+小改"是对文稿作一般性的修改#通常只需对个别的文

)&

字和词句作出简单的修改#一般只采用个人修改的方式"先由

拟稿人自己检查修改"再请核稿人对文稿的内容!文字!体式等

进行全面审核"然后再送机关领导人审定签发#

%+大 改"是 对 文 稿 进 行 较 大 的 修 改#这 种 修 改 的 范 围 较

广!工作量较多"难度也较大#如文稿的观点正确与否!材料与

观点是否相一致"整篇公文的层次结构是否得当等#为了使修

改工作收到良好的效果"宜采用组织集体修改的方式#

对文稿作集体修改"应注意以下几方面的问题)

*!+选准有关参加人员#集体修改"除拟稿人自身参加外"

还要召请有关方面的人员共同参加修改"提出修改意见#参与

修改的人员必须选准"应尽量选择对文稿所涉内容有实践经验

或专门研究者"并须具备一定的思想政策水平与文字表达能力#

若某人在某一方面特别突出"也应予以考虑#

*%+灵活运用各种形式#根据文稿的具体内容和各方面的

实际情况与条件"分别采用各种形式"进行集体修改工作#有的

可召开专门会议讨论修改文稿内容"当会议结束时"文稿即修改

完毕并定稿#如会议纪要!会议报告等"就常采用这一形式#有

的可以采取分散传阅修改的方法"也就是把文稿复印*或打印+

多份"分发到各有关人员之手"让他们分别明确提出具体的修改

要求"然后根据汇总起来的修改意见"由拟稿人集中起来并修改

定稿#还有的是个别特邀修改"把文稿交与有关权威人士"请他

们提出具体修改意见#

*&+正确集中修改意见#由于每个人看问题的角度不尽相

同"因此组织人员集体修改文稿"提出的意见必然会有不同甚

至根本相对#这就需要有最后决定权的人员能正确对待各种不

同意见"大胆地 吸 收 正 确 的 意 见"并 敢 于 摈 弃 那 些 不 正 确 的

意见#

*&

第四节!公文写作的校对阶段

校对文稿是公文写作的最后一个工作环节"是保证公文质

量的重要措施之一#它可以体现原稿的要求"避免错漏情况的

发生"保证文件顺利印刷#校对是文秘人员的基本功之一"也是

文秘人员的重要职责之一#

一$校对工作的基本要求与方法

"一#公文校对工作的基本要求

!+忠 于 原 稿"校 对 文 稿 应 以 原 稿 为 准"绝 对 忠 实 于 原 稿#

如对原稿中的文字!标点!措词!提法及具体内容有疑问或发现

错误时"不得自作主张!擅自更改"而应立即通知拟稿人或核稿

人处理#

%+使用统一的校对符号"校对人员校对文稿应用统一的校

对符号"并用红笔标于校样稿的版心之外"一般不要在原错字处

增删改动#

&+改稿须经批准#在未经签发人和核稿人同意的情况下"

校对公文稿时"即使是拟稿人亲自校对"也不能再作内容的增删

和提法的更改#

#+确认无误付印#校对文稿一般须经三校"若第三校时仍

有错误须加改动"还应再校一次"确认没有差错之后再予付印"

以保证公文的质量#

"二#校对的程序及一般要求

!+初校#它是整个校对工作的基础"基础的好坏与否对后

面各工序影响很大#初校时应依照原稿逐字逐句地校对"把文

’&

字!符号!图 表!数 据 上 的 错 误 基 本 消 除#主 要 解 决 下 列 几 个

问题)

*!+错字#所有与原稿不相符合的字均属错字之 列"必 须

予以校正#

*%+错体#就印刷字体说"在设计指定的一种体式 中 不 得

夹用其他体式"无 论 是 文 字!数 码 或 标 点 符 号"误 用 错 体"就 要

改换#

*&+漏字和多字#应排的字而漏排"不应排的字而多排"在

校样中也时常见到#对漏排的字应补上"多排的字应删除#

*#+窜行!窜段#由于各种原因出现此类情况"要予以改正#

*(+图版不正#图版的方位是否正确"不如文字易于辨别"

排版时常常不能按照图版应该保持的水平线平装平正"校对时

应注意纠正#

初校以改正文字和标点符号为重点"同时也应根据技术设

计的规定"密切注意排版的版式规格是否符合要求"如有明显错

误"可在初校样上批注#

%+二校#它是根据初校样改正后 的 一 次 校 对#二 校 是 初

校的补充"也要对原稿逐字句地进行校对"除进一步消灭初校时

所述及的种种差错外"还应注意下列各项的检查和调整)

*!+重点应是象形字!错别字和形体相似"正倒易混的倒字

或符号"改正初校时的&笔误’#

*%+进行版面格式的检查#依设计规定检查版头!正文!标

题!图表位置!用料和排法是否合乎要求#

*&+空白!距离的调整#字间!行间!段间的距离是否匀称"

标题和正文之间的空白大小是否适当"都要从整个版面的布局

来考虑#

&+三校#它是根据二校校正后的一次校对#一般公文"三

"#

校即可付印"因此三校是整个校次中的最后一校"是把关的一次

校对#三校除依初!二校时的要求进行校对外"应通观全局"照

顾全面"对 全 部 排 样"包 括 版 头!正 文!标 题!发 文 机 关!年!月!

日!附件等逐一检查是否准确"签字手续!用印是否合乎要求#

上述三次校对工作"各有分工侧重而又互相联系"前校是后

校的基础"后校是前校的补充#

#+核对#即以最后一次校样与印出的清样相核对"也称核

红#核对基本上只对改动的部分"而非通篇校对#校对工作还

应注意是否因版面改动而影响合页图!表页码的双单码关系和

脚注与文中的注序是否在同一面上,改动的四周有无因改动版

面而造成新的错误,版口两边有无因改版松动版子而造成字!符

的颠倒"或标点!数字!上下标!角码铅字滑移!折断等现象#

"三#校对的基本方法

文稿校对的基本操作方法有对校!折校!读校三种"采用何

种方法"可视具体情况灵活选用#

!+对校 法*又 称 点 校+#*!+将 原 稿 置 于 左 边*或 校 样 上

方+"校样置于右边*或原稿下方+#先看原稿"后看校样"逐字逐

句对下去#*%+校对时手眼并用"左手指原稿"右手执笔点看校

样"随着双目所视不断移动#*&+校对时"原稿应尽量接近校样"

以免头部长时间左右摆动而感到疲劳#*#+校对时"眼睛要均匀

地!有节奏地在每个字!符号上作短暂停留"看清原稿上的每个

字!符号或标点"并默念文句#默念时要有一定的间歇"一般以

五!六个字或一!二个词汇为宜#如遇较长的词句"在分次校改

后"最好在校样上将整个词句复阅一遍#*(+校对时"原稿要看

得准!记得清"这样再看校样就能心中有数"及时发现错误#

对校法的优点是同样的文字接近着"在原稿和校样上阅读两

次"便于仔细核对"去异存同#其缺点是校对者边看原稿!边看校

!#

样"头部不断摆动"容易疲劳,而且文字阅读两次"费时较多"工作

缓慢#对校法一般适用手写稿改动较乱!上下通行较多的稿件#

%+折校法*又称比校+#*!+将原稿置于桌上"校样夹在两

手的拇指!食指和中指之间"压在原稿上进行校对#*%+校对时"

持校样的双手随着视线自左向右徐徐移动*校样为横排+"并注

意眼睛和双手动作的协调"使校样和原稿的字逐个相互接触过

去"要做到双眼能同时看清原稿和校样的词句#*&+校对时"须

脑!眼!手并用"全神贯注地默念文句"以默念来控制视线和校样

移动的速度#*#+如原稿比较复杂或改动较乱"可将校样上下移

动来适应#*(+校到校样的一行末尾时"可用拇指和中指向前推

移校样*不 必 离 开 原 稿+#*$+改 正 校 样 上 的 错 误 时"左 手 持 校

样!右手持笔改正错误#

折校法的优点是脑!眼!手三者同时运用"合为一体"较易集

中精力"一目两行"在默念中做好校对#同时"也可免除校对者

头部摆动的疲劳#其缺点在于易出象形字错"对稿件或校样进

行折叠"也相对地增加了额外的手续"并在稿件上留下折痕#折

校法一般适用打字稿!改动不乱的翻印稿和重排稿#

&+读校法*古称&校仇’或&校勘’+#读校需要两人合作进

行"一人朗读原稿"一人看校样并改正校样上的错误"一般的座

位"读者在左"校 者 在 右"以 便 校 者 在 需 要 时 向 左 边 查 看 原 稿#

两人均应用笔指看读校之处"以免跳行漏句#读稿人要每字!每

句!每个标点符号朗读清楚"速度要均匀"音调要有节奏"同音偏

旁字!罕见的字!另行!另面!另页!空行!文下着重点和特殊格式

等都要读出"以便校者易于接受#看校样的人要聚精会神地对

每一字!每个标点符号!每句话以及字体和版面格式都要辨别清

楚"即用听觉对付原稿"集中视觉功能对付校样#

在使用拼音文字的国家"人们习惯于以音辨字"因此"读校

%#

法对于拼音文字的稿件是最有成效的"但读校法多占用人力"读

校一次不能代替两个校次"有时以耳代目"难免发生错误#而且

我国的汉字结构复杂"又多同音字和近音字,如果读校二人方音

不同"则易发生读错!听错的毛病#因此"读校法适用于内容通

俗!专用名词少和检查性质的校次"而且一!二!三校不宜连续使

用#至于内容很深!生僻字多"专用名词多!规格复杂的公文"不

适于采用读校法#

以上三种校对方法各有优点#某种公文采用某种校法"应

据文稿内容!稿件和稿样的清晰程度和校对人员熟悉原稿的程

度而定#有时在三个校次中都采用同一方法"有时在不同的校

次中采用不同的方法#只要有利于提高校对质量"加快校对速

度"各种校对方法均可灵活选用#文秘人员和校对工作者应学

会和掌握各种不同的校对方法#

二$常用校对符号及注意事项

"一#常用校对符号

在校样变成清样之前"无论在校对!通读或核对中"免不了

要改正校样上的错误#用一种统一规定的符号来改正校样中的

差错"就是校对符号#校对符号起源于改稿符号"起初使用时形

式很不一致"后来被人用惯了"经过补充整理"逐渐有了定型"成

为校对的必要工具和校对与排版工作的&共同语言’#我国古代

的刻本和抄本 经 校 勘 家 标 注 校 读 符 号 的 被 称 为 校 刻 本 和 校 抄

本#在这种校本上"可看到各式各样的校对符号#

为了提高出版和印刷工作的效率"避免错误"中国印刷科学

技术研究所曾在!’*%年提出校对符号及其使用标准"经国家出

版事业管理局批准公布#这个新规定的符号及用法"与过去的

&#

习惯用法不同#现在各出版印刷部门都按此规定统一使用"它

适用于出版印刷业中文*包括少数民族文字+各类校样的校对工

作*见表%,!+#

除了使用规定的符号及其用法中的使用要求外"在实际运

用中"还有几点具体补充)

!+要改 正 的 字*符+圈 起 来 时"不 要 沾 及 左 右 其 他 的 字

*符+"以免误会,

%+校样中的引线不可交叉"但改动较大!引 线 较 多 时 也 可

用不同的色笔相交"以便于分清引线所指要改正的字*符+,

&+删除符号 不 能 用 于 删 除 一 个 汉 字 的 一 部 分*如&份’改

&分’"不能用删除符号删去其边旁&亻’+"以免误会,

#+改正的汉字如易与外文字母!数字或符 号 相 混 时"应 加

注说明文字,

(+改正外文字母应注出文种*如希腊字母!拉丁字母!俄文

字母等+以及大!小写"正!斜体"以利改版工作#

$+校对需要刻制的字*符+"应加注&刻制’两字,

)+遇有特殊的符号或罕见的文字"应清楚地写出应改的字

*符+"如在校样的同一面上已排出同一字*符+的"可将应改的字

*符+用虚线引向该处"以便参照改版,

*+引 线 引 出 行 间 后 应 向 上 靠"并 靠 上 边 书 写 改 正 的 字

*符+"不要影响下行改动,

’+改正的字*符+应写在较近的空白处"单码一般写在旁边

版口空白处"双码一般写在右边版口空白处#

"二#校对注意事项

校对符号"按其作用可分为两类)一类是独立使用的符号"

其本身就有&视而可识!察而见意’的作用#符号中的大部分属

于这一类"多用于格式的改正#另一类是不能独立使用的符号"

##

它只标志错误"还要另外写出用以改正错误的文字或标点符号#

改正字符和增补字符均属此类#使用这两类符号的"若觉得意

义还不够明显"可另加文字说明#

校对符号是保证校对质量的一种技术措施"它直接影响到

印制公文质量的好坏#因此"校对要注意下列各点)

!+校对用笔"其颜色以鲜明醒目为主#一般是)

红笔*红墨水笔或红圆珠笔+)校改校样与原稿不同之处#

绿笔*绿墨水笔或绿圆珠笔+)用于提问#发现疑问或原稿

上有错别字!应改未改的字"即在该处下方用绿笔画一条线"并

在对应行的版口外打一问号"注明意见或应改的字#

采取一!二连校时"一!二应用不同色笔以示区别#

%+校改要整洁!完整!正确"防止产生新的错误#校对的桌

面应清洁"稿件安放位置要固定"校过的校样和原稿均应反面依

次叠放,原稿!校 样 如 有 破 损"应 随 时 贴 补,校 改 的 字 要 写 得 工

整!清晰"不宜过 大!过 小!歪 斜"不 可 杜 撰 简 化 字"校 改 外 文 稿

件"最好用印刷体书写"以便于改版#

&+使用符号要恰当#对于校样上的每一处错误"都应当使

用一个适当的符号,符号的形式要写得清楚"符号的位置要放得

准确"切忌潦草"使改版人通过符号对改错处一目了然"不致发

生疑难和误会#符号不能不用"也不可多用"若一张校样上的符

号纵横!杂乱无章"这样的校样无疑会增加改版工作和下次核对

工作的困难#

#+注意辨认重点的字符#如有关政治性问题的!正反义的

文句"有关剂量等的数据"形状相似容易混淆的字符等"应特别

注意#但这并非说其他字符的校对可以马马虎虎了#对改出来

的字符有写错或写得不清时"最好重新写过#

(+勤问!勤思!勤于抄录"不断积累校对经验#在校对业务

(#

上或专业知识上"遇有疑难时"应勤于询问和推敲"多查阅参考

书!工具书"求得解决"切勿主观臆断#校对人员宜有专用笔记

本"遇到常用的名词!术语"勤于抄录"以供校对同样性质的文件

时参考"借以扩大知识领域"提高校对质量#

表!,"!中华人民共和国专业标准校对符号及其用法

本标准规定的符号及用法"适用于出版印刷业中文*包括各少数民族文字+各类校样的校对工作!!!!

编号

符号形态

符号作用

符号在文中和页边用法示例

说!!明

一%字符的改动

二%字符方向位置的移动

$#

续表

三%字符间空距的改动

)#

续表

四%其!!他

使用说明)

!+校样中的校对引线不可交叉"初!二!三校样中的校对引

线"要从行间画出#

%+校样上改正的字符要书写清楚"校改外文"要用印刷体#

&+校对校样"应根据校次分别采用红!纯蓝!绿三种不同色

笔*墨水笔或圆珠笔+书写校对符号#

*#

#+作译者改动校样所用笔的颜色"要与校样上已使用的颜

色有所区别"但不可用铅笔#

思 考 与 练 习

一!公文写作前"文秘人员应做哪些准备工作？

二!公文写作的撰写阶段"应做哪些主要工作？

三!就公文写作而 言"文 稿 修 改 有 何 特 殊 意 义？ 试 述 文 稿 修 改 的 范

围!程序与方式#

四!试述校对工作的基本要求与方法#

五!找一份未经校 对 的 公 文"对 照 原 稿"运 用 常 用 的 校 对 符 号 进 行

校对#

’#

第三章!公文的种类与格式

第一节!公文的种类及用途

!!不同的公文种类名称"反映着不同的行文目的和要求"同时

也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围#分清各

种公文种类"正确使用公文名称"对做好公文写作工作具有极其

重要的意义#

一$行政公文的种类及用途

!’’&年!!月%!日"国务院办公厅对!’*)年%月!*日发

布的$国家行政机关公文处理办法%作了修订后"重新予以发布#

这份文件中"规定公文的种类为十二类十三种#现将其种类与

用途分述如下)

"一#命令"令#

适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章,宣布施行

重大强制性行政 措 施,奖 惩 有 关 人 员,撤 销 下 级 机 关 不 适 当 的

决定#

"二#议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或

人民代表大会常务委员会提请审议事项#

"三#决定

"(

适用于对重要事项或者重大行动作出安排#

"四#指示

适用于对下级机关布置工作"阐明工作活动的指导原则#

"五#公告%通告

&公告’适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项#

&通告’适 用 于 在 一 定 范 围 内 公 布 应 当 遵 守 或 者 周 知 的

事项#

"六#通知

适用于批转下级机关的公文"转发上级机关和不相隶属机

关的公文,发布规章,传达要求下级机关办理和有关单位需要周

知或者共同执行的事项,任免和聘用干部#

"七#通报

适用于表彰先进"批评错误"传达重要精神或者情况#

"八#报告

适用于向上级 机 关 汇 报 工 作"反 映 情 况"提 出 意 见 或 者 建

议"答复上级机关的询问#

"九#请示

适用于向上级机关请求指示!批准#

"十#批复

适用于答复下级机关请示事项#

"十一#函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作!询问和答复问题,

向有关主管部门请求批准等#

"十二#会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项#

!(

二$党的机关公文种类及用途

党的机关公文"是党的机关实施领导!处理公务的具有特定

效力和规范格式 的 文 书"是 传 达 贯 彻 党 的 路 线!方 针!政 策"指

导!布置和商洽工作"请示和答复问题"报告和交流情况的工具#

!’’$年(月&日"中共中央办公厅颁发了$中国共产党机关公

文处理条例%"其中规定了党的机关公文常用种类有下述十四种#

"一#决议

用于经会议讨论通过的重要决策事项#

"二#决定

用于对重要事项作出决策和安排#

"三#指示

用于对下级机关布置工作"提出开展工作的原则和要求#

"四#意见

用于对重要问题提出见解和处理办法#

"五#通知

用于发布党内法规!任免干部!传达上级机关的指示!转发

上级机关和不相隶属机关的公文!批转下级机关的公文!发布要

求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项#

"六#通报

用于表彰先进!批评错误!传达重要精神!交流重要情况#

"七#公报

用于公开发布重要决定或者重大事件#

"八#报告

用于向上级机关汇报工作!反映情况!提出建议"答复上级

机关的询问#

%(

"九#请示

用于向上级机关请求指示!批准#

"十#批复

用于答复下级机关的请示#

"十一#条例

用于党的中央组织制定规范党组织的工作!活动和党员行

为的规章制度#

"十二#规定

用于对特定范 围 内 的 工 作 和 事 务 制 定 具 有 约 束 力 的 行 为

规范#

"十三#函

用于机关之间商洽工作!询问和答复问题"向无隶属关系的

有关主管部门请求批准等#

"十四#会议纪要

用于记载会议主要精神和议定事项#

第二节!公 文 的 格 式

公文格式"也就是公文的书写形式和公文各组成部分的排

列顺序及区域划分#公文必须具有一定的格式"这种格式是使

公文具有权威性和约束力的具体表现形式"它要求公文结构完

整"合乎逻辑"标识明确"严谨周密"使各机关保持一致#

一$发文稿纸的格式

"一#&发文稿纸格式’的公布

关于文件纸形和格式"党和国家早在("年代就作出规定"

&(

以后不断进行修正"形成了完整的统一的格式"其中包括发文稿

纸的格式#为了适应形势发展的需要"国家技术监督局研究了

公文纸形和格式的标准化问题"并于!’*’年%月%%日发布了

$发文稿纸格式%#

标准规定了发文稿纸的标准格式"适用于国家各机关!各社

会团体和企事业单位的文件生成!传递和处理过程#少数民族

地区文件"其格 式 编 排 可 参 照 这 一 标 准 和 有 关 规 定 设 计 使 用#

国家机关公文发文稿纸的标准格式见下页图#

"二#发文稿纸的用纸幅面尺寸规定

按照$发文稿纸格式%的规定)发文稿纸用纸幅面尺寸"当前

国内一般可采用!$开 型*长 为%$"毫 米"宽 为!*#毫 米+的 纸

张"有条件的机关和涉外部门"可推荐采用国 际 标 准 -#型*长

为%’)毫米"宽为%!"毫 米+的 纸 张"上 白 边*天 头+宽 为%"毫

米"下白边*地脚+宽为)毫米"左白边*订口+宽为%"毫米"右白

边*翻口+宽为!(毫米"上下误差均不得超过"+(毫米#

"三#发文稿纸的图文区格式

发文稿纸的图文区分为眉首区!说明区!标题区和正文区四

部分"分述如下)

!+眉首区#用于填写发文单位名称!文件密级和缓急时限#

这里可预先印上发文单位名称"后缀&发文稿纸’四字#单位名称

要用全称或规范化简称"如&上海市电视中专发文稿纸’#缓急栏

用于填写文件要求处理的时间限度"可按规定用汉字填写#$国

家行政机关公文处理办法%第十条第三款规定)&紧急文件应当

分别标明.特急/!.急 件/,紧 急 电 报 应 当 分 别 标 明.特 急/!.加

急/!.平急/#’密级栏用于填写文件的机密程度"根据./)!($0

*)$文献保密等级代码%的规定用汉字填写#依此规定"保密等

级分为公开级!国内级!内部级!秘密级!机密级!绝密级#

#(

表#,"!发文稿纸标准格式

((

!!%+说明区#用于填写文件制作过程中的各种标识"各栏内

容说明#

*!+签发)由承办单位的负责人签署核准意见及姓名与日

期"表示同意 该 文 件 发 出 并 生 效#$国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办

法%第三十条规定)&公文由本机关领导人签发#重要的或涉及

面广的"必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发,经授

权"有的公文可由秘书长或办公厅*室+主任签发#’

$中国共产党机关公文处理条例%第二十一条中规定)&公文

须经本机关领导人审批签发#重要公文应当由机关主要领导人

签发#联合发文"须经所有联署机关的领导人会签#党委办公

厅*室+根据党委授权发布的公文"由被授权者签发或者按照有

关规定签发#领导人签发公文"应当明确签署意见"并写上姓名

和时间#若圈阅"则视为同意#’

*%+会签)由两个或两个以上单位联合发文时"由各有关单

位负责人签署核准意见及姓名与日期"表示同意该文件发生并

生效"如联合发文单位较多"此栏位置不够时"可另附附页#根

据发文要求规定"在联合行文时主要承办单位负责承印#故主

要承办单位的负责人应在签发栏中签署意见及姓名与日期#

*&+主送)此栏用于顺序填写主办与答复文件的主送单位

的名称#一般只送一个主办单位#在对几个机关联合发布的文

件或普及性文件"可以主送几个以上机关#

*#+抄送)此栏用于顺序填写需了解文件内容以便协助办

理的抄送单位的名称#

分清主送!抄送机关是文件发出后能否得到及时处理的一

个关键#如首页主!抄送机关栏不够填写时可另附附页#

*(+发文号)此栏用于填写发文单位统一编制的文件字号

及文件生效日期#

$(

*$+核稿)此栏由负责审核报上级领导签发文稿的人员签

署姓名并填写日期#如有些单位核稿层次较多"或需增列项目"

则可在拟稿单位栏和印刷栏两行之间增列!$%行标记#

*)+拟稿单位)此栏用于填写起草文稿的单位或单位内文

稿起草部门的名称#

**+拟稿)此栏由文稿起草人签署姓名及日期#需 要 时 应

填写联系电话#

*’+印刷)此栏由文稿印刷人员签署姓名及日期#

*!"+校 对)此 栏 由 负 责 最 后 一 次 校 对 的 人 签 署 姓 名 及

日期#

*!!+份数)此栏填写文件的印刷份数#

*!%+附件)此栏用于顺序填写在正式文件之后所附材料的

标题名称及其份数#附件有时是属于正文的文件材料#如发布

法规性文件或转发某一文件的通知"正文只起批准发布或按语

的作用"附件却是主要文件#$国家行政机关公文处理办法%第

十条第七款规定)&公文如有附件"应当在正文之后"成文时间之

前注明附件顺序和名称#’

*!&+主题词)此栏用于根据文件的中心内容"由文 件 制 作

人填写主题词"供检索或有关领导选择阅看#

&+标题区#用于填写文件的标题#文 件 标 题 能 起 到 提 示

作用"让人一看就明白是什么机关来文"说的是什么事情"用哪

种文种表示#

#+正文区#用于按规定书写文件正文#正文是公文的主体

中心"除少数民族文字外"书写时一律自左至右编排书写"正文文

字每行长度与图文区宽度相等#每段首行应当空两个字位置起

始书写#书写时应采用符合档案保管要求的书写材料"字迹要求

清晰!整齐#拟写公文应严格遵守一文一事的原则#正文是公文

)(

制作者立场!观点!思想三者的具体表现"是作者业务水平!政策

水平和语言表达能力的综合反映"所以"写好正文至关重要#

二$通用公文的格式

"一#&国家机关公文格式’的规定

建国后"党和国家对公文格式均作了具体规定"而且形成为

我国的传统格式#*"年代"为了 适 应 现 代 化 管 理 工 作 的 需 要"

健全国家机关公文格式"国家技术监督局于!’*’年’月(日发

布了$国家机关公文格式%"以国标的形式规定了机关公文通用

的纸张尺寸!规格!书写形式和公文各组成部分的排列顺序!区

域划分!字体字号等#这一标准适用于我国各级党!政!军机关

正式发布的公文"其他公文可参照这一标准执行#

"二#公文用纸幅面尺寸规定

按照$国家机关公文格式%的规定"公文用纸幅面尺寸当前

国内一般用!$开型的纸张"有条件的机关和涉外部门"可推荐

采用国际标准-#型的纸张#公布性 公 文 的 用 纸 幅 面 尺 寸"可

根据实际需要确定#公文用纸天地四方的尺寸要求与发文稿纸

相同"这里不再重复#

"三#公文图文区的数据项目区域

公文图文区的数据项目区域分为指定项目区域与选择项目

区域两种#前者 用 于 规 定 必 须 填 写 的 数 据 项 目#它 由 公 文 管

理!发文机关!发文字号!公文标题!正文!生效标识和页码等项

组成#后者用于规定供选择填写的数据项目"可根据需要选择

填写#它由批示!签发!主送机关!无正文说明!附件说明!注释

及特殊要求说明!主题检索!抄送机关和印发说明等项组成#在

此"按顺序逐一介绍*具体格式见表&,%"表&,&"表&,#+#

*(

表#,!!下行文文头格式

’(

表#,#!上行文文头格式

"$

表#,$!公文结尾格式

!$

!!!+公文管理标识域#位于公文首页图文区顶端往下!$!%行*每行的基本行距为%+(毫米"下同+的位置#具体表达项目

包括)公文格式代码!公文份号!秘密等级!缓急时限和收文处理

等#分别标识于左右两侧#

*!+公文格式代码为九位阿拉伯数字码"标识于公文首页

图文区!$&行"!$!*列*每列距离为%+(毫米"下同+范围内"

作公文自动化检索用#

*%+份号是依据同一文稿印刷若干份时每份的顺序编号"

用阿拉伯数 字 标 识 于 文 件 首 页 左 上 角#$$行"!$!*列 范 围

内"用 六 位 阿 位 伯 数 字 标 识#如 某 份 文 件 的 第!(份 为&份 号

""""!(’"其作用是为了便于统计!登记!查找!保管!注销#行政

机关的&绝密’!&机密’公文应当标明份数序号#党内秘密公文

应当标明份号#

*&+秘密等级是指公文秘密程度的等级#按照./)!($的

规定"用汉字标识于公文首页左上角!份号下方)$’行"!$!*列范围内#$国家行政机关公文处理办法%第十条第二款规定)

&秘密公文应当分别标明.绝密/!.机密/!.秘密/#.绝密/!.机

密/公文应当标明份数序号#’

*#+缓急时限也称紧急程度"是对公文送达和办理的时间

限度要求#可用汉 字 标 识 于 公 文 首 页!"$!%行"!$!*列 范

围内#

*(+收文 处 理 标 识*实 即 收 文 处 理 章+"包 括)收 文 机 关 名

称!收文编号!收文时间!档号等项目#由收文部门在公文首页

图文区右上侧!$!%行"#"$$"列范围内盖章"对-#型纸则在

公文首页图文区右上侧!$!%行"#*$)"列范围内盖章标识#

%+发文机关标识域#又称&版头’#位于公 文 首 页 的 公 文

管理标识域以下"占!"行位置#发文机关标识由发文机关全称

%$

或规范化简称后加&文件’两字组成*党的机关正式公文也可用

加括号标注文 种 名 称 的 方 法+"用 套 红 大 字 居 中 标 识 于 公 文 首

页"密级下方!&$%%行或&)$#$行范围内#$国家行政机关公

文处理办法%第十条第一款规定)&联合行文"主办机关应当排列

在前#’$中国共产党机关公文处理条例%中规定)&联合行文"版

头可以用主办机关名称"也可以并用联署机关名称#在民族自

治地方"发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制#’

如遇联合行文单位较多"本区域不够用时可往下顺延"但不得超

过本页纸图文区的三分之二#

&+发文字号标识域#简称文号"位于公文首页发文机关标

识域以下"占#行*即%&$%$或#)$("行的位置+#发文字号

依次由机关 代 字!年 份*用 方 括 弧 括 入+和 序 号 组 成*如&中 发

1!’’#2!%号’"是指中共中央!’’#年 发 的 第!%号 文 件+"标 识

于居中位置#联合行文时"只标明文件主办机关的发文字号#

紧贴%$行或("行线居中位置划一条不长于!#"毫米的细

实线作为该标识域与下一区域的界线#

编制发文字号"应注意如下问题)

! 机关代字应反映本机关的本质属性"避免与性质相近机

关的代字 重 复#如&农 业 局’!&农 垦 局’应 分 别 选 用&农’!&垦’

字#地方机关的代字中应有代表本地行政区划名称的代字"以

免与国家级机关的代字重复#部门多的机关可在机关代字后再

加上承办部门的代字#此外"发文字号也应体现党政分开的原

则"如&0税发’!&0税党发’#

" 年号概用全称"并须以方括号标注在机 关 代 字 之 后"次

序不得颠倒"亦不能用圆括号#

# 顺序号采用阿拉伯数字标注"其前不加虚数&"’#若机关

代字中加有承办部门的代字"其顺序号应按所加代字分类编号#

&$

#+签发标识域#属选择项目域#供上行文用#紧靠发文字

号标识域右侧"空#列*两个字+标注&签发人’和签发者姓名#签

发人和签发人姓名之间应空%列*一个字+标识#$国家行政机关

公文处理办法%第十条第五款规定)&上报的公文"应当在首页注

明签发人姓名#’第三十条规定)&公文由本机关领导人签发#重

要的或涉及面广的"必须由正职或者主持日常工作的副职领导人

签发,经授权"有的公文可由秘书长或办公厅*室+主任签发#’

值得注意的是)作为文头格式项目之一的&签发人’"与发文

处理中的&签发’和某些领导者个人名义落款的&签署’有严格的

区别#&签发人’是位于文头发文字号右侧的格式项目"&签发’是

发文处理中的一个程序"即由机关领导人在发文稿纸的&签发’栏

内签写核准意见!姓名和签发日期,&签署’是指以领导者个人名

义落款的公文*如政府系统常用的&命令’+"在正文之后发文机关

署名的位置上"由领导人在本人职务名称后空一个字符亲笔签写

姓名或加盖签名章#党的机关公文一般没有&签署’#

(+批示 域#属 选 择 项 目 域#占%#行*即!&$&$行 的 位

置+"位于公文管理标识域以下"发文机关标识域之上"供上行文

选用#供领导批示意见用#

$+标题表达域#位于公文首页发文字号标识域以下"占!$行*即%)$#%行或(!$$$行的位置+#标题一般应标明发文机

关名称!公文主题*事由+及文种*公文种类+三部分#在结构上"

公文标题往往在&事由’之前用介词&关于’组成介词结构"使&事

由’更加明确!突出#标题可分一行或多行居中书写#$国家行

政机关公文处理办法%第十条第六款规定)&公文标题"应当准确

简要地概括公文的主要内容"一般应当标明发文机关"并准确标

明公文种类#标题中除法规!规章名称加书名号外"一般不用标

点符号#分行书写时要注意匀称美观"人名!地名!词组不能分

#$

隔成二行表示"以免产生异议#’公文标题的排列方式多种多样"

不拘一格"但无论以何种方式排列"都要根据内容结构酌情合理

地进行排列#归纳起来"大体有如下八种方式)

*!+单行标题式#这种标题排列方式较为简单"一 般 居 于

一行正中"醒目!匀称#例如)

国务院办公厅公告

*%+上下等长式#也称两行等长式"要求上下两行 字 数 匀

称相等#例如)

中共中央!国务院关于认真做好

第三次全国人口普查工作的指示

*&+上短下长式#例如)

中共中央!国务院

关于保护森林发展林业若干问题的决定

*#+上长下短式#例如)

中华人民共和国全国人民代表大会

公!!!!告

*(+正递式#例如)

最高人民法院

关于人民武装警察部队成员的婚姻问题

是否应按现役革命军人婚姻问题处理的批复

*$+倒递式#例如)

教育部关于颁发$高等学校学生守则%

$中等专业学校学生守则*试行

草案+%的通知

*)+上下短中间长式#例如)

中共中央!国务院批转

公安部$关于释放和安置原国民党县团

($

以下党政军特人员的方案%的通知

**+上下长中间短#例如)

国家经济计划委员会!国家科学技术委员会!

国家标准总局关于印发$采用

国际标准管理办法*试行+%的通知

可以看出"上述八种公文标题的排列方式"给人以醒目!美

观之感"符合公文标题形式美的基本要求#

)+题注域#属选择项目域#位于标题表达域以下"主送机

关标识域以上"占#行*即#&$#$行或$)$)"行的位置+"标识

时"居中书写"用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产

生的法定程序和文件产生的时间!地点"标以0000年0月0日0000会议通过或0000年0月0日0000会 议 上

批准#

*+主送机关标识域#属选择项目 域#位 于 公 文 标 题 表 达

域或题注域以下"占*行"&主送’两字靠左侧顶格标识#用于标

识公文的主要收受机关*即发文机关要求公文予以办理或答复

的对方机关+的全称!规范化简称或同类型机关的统称#

一般来说"如果主送机关较多或名称较长"一行排不完"回

行时仍要顶格#顶格排印主要是为了表示礼仪"以示对收文机

关的尊重#此种格式源于竖写竖排"因此"以前又称主送机关为

&抬头’#在实际行文时"如主送机关单一"可用全称或规范化简

称"如&中国共产党上海市委员会’或&中共上海市委’,如主送机

关较多"可用统称"如&各区!县人民政府"市政府各委!办!局’#

上行文一般只标一个主送机关"如果需要同时报送几个上

级机关"可以用并报和抄报形式"其排列应按机关性质!职权和

其他隶属关系顺序排列#

下行文时对普发性文件或要对几个单位发同一文件时"可

$$

标识多个主送机关#

’+正文表达域#位于公文标题表达域或主 送 机 关 标 识 域

以下"生效标识域或附件说明域以上#正文是公文的主体部分"

用来表达公文的内容#每一段落的首行一律空#列*两个字+开

始书写"回行时要顶格书写#正文的格式必须为内容服务)有的

用条款式"有的用小标题式"有的不分条款和小标题"也有的正

文采用图表式"并辅之以文字说明#各种形式都可采用"只要能

充分表现内容!说明问题即可#

!"+无正文说明域#属选择项目域#在公文末页图文区!$#行"!$%%列范围内标识#无正文是指由于篇幅所限使生效标

识与正文不能同处一页纸上而出现的分离情况"为维护公文的完

整性"应对其加以说明"标作&此页无正文’"外用圆括弧括入#

!!+附件说明域#属选择项目域#附件是附属于正文的补

充材料"位于正文表达域或无正文说明域以下"公文生效标识域

之上"用以说明公文正件所附材料的名称及件数#附件并非每

份公文都有"只是公文的正文需用其他材料来加以补充说明或

印证参考时才用#附件必须与正文的内容有密切联系"可附可

不附的"不必附,附件如较长"可只节录其中有关部分#应注明

附件名称及件数#不可只写成&附件如文’字样"以免给公文的

处理带来麻烦#

!%+生效标识域#位于附件说明域或正文表达域以下偏右

位置"具体内容包括发文机关印章或签署及成文时间#

联合行文时"按各联合行文机关印章的大小留出空行#

印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证"除了以批转

性通知下发的会议纪要等文件以及专门印制的有特定版头的普

发性公文之外"正式行文都应加盖发文机关印章#此外应注意

的是)有特定版头"但 不 是 普 发 性 公 文"必 须 盖 印,是 普 发 性 公

)$

文"但无特定版头"也应盖印#必须指出)所谓&普发性公文’指

的是&普发性下行公文’"即上级机关对所属下级机关的普发性

行文"如省委对所 属 各 市!地 委"省 委 各 部 委"省 直 各 单 位 党 组

*党委+的行文#至于下级机关对上级机关的行文"也即上行文"

则绝对没有&普 发’之 说#凡 是 上 行 文"都 必 须 履 行 盖 印 手 续#

$国家行政机关公文处理办法%第十条第八款规定)&公文除会议

纪要外"应当加盖印章#联合上报的非法规性文件"由主办机关

加盖印章#联合下发的公文"联合发文机关都应当加盖印章#’

用印要求端正地盖在成文时间的上方"并做到上不压正文"下压

成文时间年!月!日#$)个字*视印章的大小而定+#

有些公文由领导人直接签发"就用签署#

签署是由签发公文的领导人在文件正本上的签字或盖章"

用以证实公文的效用#签署处在规定的发文机关位置上"在本

人职务名称后空%列*一个字+书写#以机关领导人名义发出的

公文"如无领导人的亲笔签署是无效的#

成文时间位于发文机关名称以下的位置"由于成文时间直

接关系到公文的时效"因此需完整地写出年!月!日#一般情况

下"成文时间以领导人签发日期为准,经会议讨论通过的公文"

以通过日期为准"并应当在标题之下!正文之上注明会议名称和

通过日期,法规性公文以批准日期为准,几个机关联合行文"以

最后签发机关领导人的签发日期为准,电报则以发出日期为准#

依据$国家行政机关公文处理办法%第二十九条的规定"成

文时间必须使用汉字#这里必须注意两点)一是成文日期不同

于印发日期"领 导 签 发 之 日!会 议 通 过 之 日 就 是 公 文 的 成 文 时

间,而印发日期 是 指 秘 书 部 门 实 际 印 制 发 出 某 一 公 文 的 日 期#

两者可能一致"也可能不一致#二是成文日期不等于生效日期#

生效日期是指公文内容开始发生效力的时间#如有些规章制度

*$

类公文在正文结尾部分规定&本条例自发布之日起施行’"则其

发布之日即生效之日#也有的规定&本条例自0000年0月

0日起施行’"则其成文时间与生效时间就不相等了#

!&+注释或特殊要求说明域#属选择项目域#位于公文生

效标识域以下"主题检索标识域之上"用以说明公文中在其他区

域不便说明的各种事项#如需要加以解释的名词术语"或用于

表示公文的传达范围!使用方法等内容#如有些文件上注明&此

件发至县团级"传达到全体党员’"是指只限县团级的干部亲自

阅读"但文件内容可传达到全体党员#

!#+主题检索标识域#属选择项目域#位于公文注释或特

殊要求说明域以 下"抄 送 机 关 标 识 域 之 上"作 公 文 主 题 检 索 使

用#印刷时按公文主题内容"用主题词顺序标识"每个主题词之

间空%列*一个字+#$国家行政机关公文处理办法%第十条第十

款规定)&文件应当标注主题词,上报的文件"应当按照上级机关

的要求标注主题词#’

由于公文主题词的内容较新"本书后文将作专题介绍#

!(+抄送机关标识域#属选择项目域#在主题检索标识域

以下!印发说明域之上位置"用以标识需要了解公文内容的机关

的名称#整个区域用两条等宽的平行细实线作为界线#第一条

界线下首行空%列*一个字+标注&抄送’两字"后面依机关性质!

职权!隶属关系及其他逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规

范化简称#若一行未能写完"需移行时应与上一行冒号后平行

书写#值得注意的是)并非每份公文都有抄送机关"而应视其是

否有必要了解或需其协助办理而定"不要乱抄乱送#如市财政

局发$关于加强区县会计档案工作的通知%"主要是要求各区县

财政局切实抓紧这方面的工作"主送机关是各区县财政局"市档

案局主管这方面工作"因此也有必要让其了解情况"就需将此通

’$

知抄送给市档案局#

!$+印发说明域#属选择项目域#用于标识公文印发部门

名称!印发日期等#印刷时"行首和行尾均应空%列*一个字+#

本区域位于公文末页页码上端"并由一条与图文区等宽的细实

线作为两个区域的分界线#

公文印发部门一般为发文机关的办公部门"如中共上海市

委的正式文件的印制机关是中共上海市委办公厅#在印制机关

同行的右边需写上印发日期"一般以送印日期为准#写作&00

00年0月0日印发’"如系翻印件"则将&印发’二字 改 为&翻

印’#如果是办公部门行文"则印制机关与发文机关相同#$国

家行政机关公文处理方法%第三十五条中规定)&上级行政机关

的秘密公文"除绝密和注明不准翻印的以外"经下一级机关负责

人或者办公厅*室+主任批准"可以翻印#翻印时"应当注明翻印

的机关!时间!份数和印发范围#密码电报不得翻印!复制"不得

密电明复!明电密电混用#’

!)+页码域#用于标识公文张页的 顺 序 编 号"位 于 每 一 页

公文图文区最下端"占#行位置#用阿拉伯数字标识于公文纸

正面图文区右下角倒数第一行"倒数第#$$列的位置上"或公

文纸背面图文区左下角倒数第一行"正数第#$$列#没有图文

区的页面不编号#

"四#关于排版形式与字体%字号的选用

国家标准规定)文字符号一律采用从左向右编排*少数民族

文字除外+"正文文字的每行长度与图文区宽度相等#标准对字

距!行距未作具体规定"各机关单位可以根据文种需要和印刷要

求灵活掌握#$国家行政机关公文处理办法%第十条第十一款规

定&文字从左至右横写!横排#少数民族文字按其习惯书写!排

版#在民族自治地方"可并用汉字和通用的少数民族文字#’

")

公文印刷中字号的选用一般按发文机关名称!大标题!小标题!

标识字符!正文及注释!说明文字等顺序依次从大到小地选用#

发文机关标识推荐用高为%%毫米!宽为!(毫米的黑变体

字或初号宋体字,联合行文时"考虑字太多"推荐使用小初号宋

体字#

公文大标题推荐使用二号宋体字"小标题推荐使用三号宋

体字#

对秘密等级!缓急时限和各标记字符或其他重点字句"为了

醒目起见"推荐使用三号黑体字,主题词推荐使用三号宋体字#

一般公文的正文!主送机关!抄送机关!无正文说明!附件说

明!发文机关!发文字号!成文日期!印发说明!注释!特殊情况说

明等"均采用三号或四号仿宋体字#

对数字"除发文字号!统计表!计划表!序号!百分比和其他

必须用阿拉伯数字者外"一般用汉字标识#在同一公文中数字

的使用应前后一致#公文中的标点符号"应当符合!’(!年中央

人民政府出版总署公布的$标点符号使用法%的规定#

三$公文主题词的标引

"一#公文主题词

为了使机关公文处理更加规范"便于公文的立卷归档"适应

使用电子计算机进行主题检索的需要"特别是作为国家标准的

$国家机关公文格式%和$发文稿纸格式%的实施"明确要求各级

国家机关在制发公文时应在文尾标引主题词"主题词也就成为

公文的构成因素之一#

所谓公文主题词"是指能够用来表达公文的基本内容并经

过规范化处理的词汇#

!)

"二#主题词的基本特征

!+主题词的最本质特征是它最能体现公文内容特 征 和 归

属类别#如$国务院办公厅关于发布3国家行政机关公文处理办

法4的通知%一文的主题词是&公文!管理!办法’其中&管理’高

度概括了全文的内容特征"&公文’点明了此文属于公文类"&办

法’则显示出公文文种#主题词的这一最本质属性"不但能使一

个个文件区别开来"而且具有某些立卷特征"便于立卷归档#

%+主题词具有主题性和技术性两重性特征"主题词既要表

现公文主题的核心内容"但又非完全为了表现公文主题而确立

的"而是为了便于公文信息在计算机中输入!储存和检索#这就

使它具有了主题性和技术性两重性的特征#

&+主题词具有简明性的特征#主题词一般 由 三 至 五 个 能

确切表达公文主题内容的名词或名词性词组构成"词*词组+与

词*词组+之间 空 一 格 位 置"不 用 标 点 符 号"比 公 文 标 题 还 要 简

炼"具有简明性#

"三#主题词的标引依据

目前"公文主题词标引的依据主要有两种)一是中共中央办

公厅秘书局制定的$公文主题词表%"收录主题词#%&’条"其中

正式主题词&*&(条"非正式主题词#"#条"此表是党的机关今

后一个时期标引公文主题词的主要依据#二是国务院办公厅秘

书局颁发的$国务院公文主题词表%"共由十五类!"""个主题词

组成"分为主表和附表两大部分"主表有十三类)!(个主题词"

附表有二类%*(个主题词#该表主要用于标引国务院!国务院

办公厅印发的文件和各地区!各部门报送的文件*见 本 书 第*$页+#此外"各地还从本地的实际情况出发"以上述两表为基础"

自行编制了地方性公文主题词表"如上海市人民政府!’’*年$月修订颁布的$公文主题词表%#

%)

"四#主题词的标引程序和方法

公文主题词的 标 引 难 度 较 大"要 求 较 高"在 整 个 标 引 工 作

中"只有掌握正确的标引方法"并遵循正确的标引程序"才能保

证标引质量"提高标引水平#

!+阅读文件"分析主题#标引人员通过阅读文件"了解判断

文件所论述的中心内容以确定公文的主题"提炼出主题概念"并

分析该主题的类型和结构"若是单主题"可用一个专指性的主题

词或几个主题词进行组配来表达主题"如&关于文物保护的指示’

*主题词)文物保护!指示+"可用&文物保护’这个专指性的主题

词来表达主题,如果是多主题"则应分解为一个个单主题"用几个

主题词或分组组配的形式来表示"如&国务院批转国家工商局关

于公司年检和重新登记注册若干问题意见的通知’*主题词)公司

!检查!注册!通知+就用&检查’!&注册’这两个主题词来表达

主题#在进行主题词标引时"还要分析主题结构*即构成主题的

各个因素000主体因素!通用因素!位置因素!时间因素!文件类

型因素+"其中主体因素*即我们通常所说的&问题’+是首要因素"

是利用者查找文件的检索入口"必须加以标引"如上述&文物保

护’!&检查’!&注册’,通用因素!位置因素!时间因素对主体因素

起限定!修饰作用"也要予以标出"因为它们能与主体因素结合而

成为一个完整的主题,文件类型因素和主体因素没有必然联系"

但有助于了解论述的对象"放在最后"如上述&指示’!&通知’#

%+转换主题概念"掌握标引方法#分 析 了 公 文 主 题 后"即

可依据主题词表选取标引词"进行主题概念的转换"也就是将表

达公文主题概念的自然语言转换成规范化语言的具体过程#转

换的方法是)标引人员依据选定的主题概念"查看有关主题词表

中有无与该主题概念相对应的正式主题词"若有就将该主题词

作为标引词抽取并记录下来"便完成了转换主题概念过程"如前

&)

举&关于文物保护的指示’*主题词)文物保护!指示+"这一文件

的主题概念为&文 物 保 护’"在 词 表 中 有 相 应 的 主 题 词&文 物 保

护’"如果选定的主题概念在词表中没有相应的主题词"就可以

通过概念限定组配或概念相交组配的方法来解决"如&关于经济

技术协作的办法’*主题词)技术协作!经济协作!办法+"主题

概念为&经济技术协作’"它在词表中无相应的主题词"但有&经

济’!&技术’!&技术协作’!&协作’这些相关的主题词"将&经济技

术协作’分解为&技术协作’!&经济协作’两个概念成分"其中&技

术协作’与词表中的词一致"直接选作标引词"而&经济协作’这

个概念可以通过&经济’与&协作’两个主题词去组配#

由于各个部门对主题词的应用目的各有不同"因而对主题

词的标引方法也作了不尽相同的规定#限于篇幅"本书着重介

绍$上海市人民政府公文主题词表%的标引方法#

为了使主题词在计算机应用中"既能为公文管理服务"又能

为档案管理服务"同时提高计算机公文检索的速度和准确性"该

表分为三个层次#第一层是对主题词的区域分类"如&综合经济

类’!&工交能源类’等#第二层是类别词#类别词是概括反映公

文主要类别的主题词"是参照各政府部门职责范围内的工作内

容来划分的"其 特 点 是 覆 盖 面 广"具 有 确 定 性#第 三 层 是 类 属

词#类属词是反映公文具体内容的主题词"它可以从各个角度

来反映一件公文的内容#小部分反映公文形式的文种词集中于

&文秘工作’类别下"是依据党政机关规定的公文种类和其他常

用公文种类来划分的"它具有唯一性的特点#

主题词按&先内容后形式"先主要后次要’的顺序标引#具

体标引方法是)先选类别词"根据公文内容的主题在类别词中选

择一个主题词"标在一组主题词的首位,再选类属词"在标类属

词时"先标反映公文内容的词"最后标反映公文形式的词#

#)

主题词表中的类别标题不作为主题词使用"类属词的选择

不受类别区域的限制,确定一个类别词后"如还需要其他类别词

来反映公文内容"其他类别词可充当类属词使用#

类属词标引时如无十分贴切的主题词"可按&宜宽不宜窄’

的原则"选择相近的主题#每份公文一般以标引四至五个主题

词为宜"除类别词外"最多不要超过五个#

&+标引著录#主题概念转换后"将转换的主题词*标引词+

按照规定的形 式 记 录 到 一 定 的 载 体 上#标 引 著 录 工 作 应 按 照

$国家机关公文格式%*著录在文件上+和$档案著录规则%*著录

在检索工具上+的要求进行#在文件上著录时"主题词的标引位

置在公文末页下部抄送栏目左上侧"&主题词’三字顶格排印"后

用冒号"冒号之 后 从 左 至 右 写 主 题 词 的 内 容"词 目 之 间 空 一 个

字"不用标点符号#字号要比正文大一些"以示醒目#主题词的

用词不考虑语法上的结构"不考虑词与词之间的搭配连接"仅将

各个词依次罗列出来#

#+校对审核#这是标引工作的重要步骤"也是最后一道工

序#通过校对审核"以加强标引的一致性和准确性#校对审核

的内容很多"如文件标题的提炼是否全面!准确"选用的主题词

是否符合选词规则和组配规则"同类主题词所使用的标引词是

否前后一致等#审核中若发现错误"应及时予以纠正#

"五#主题词的制作要求

主题词的基本特征"即是主题词制作的原则要求#此外"制

作主题词还应注意下面几个问题)

!+体现构成要素#主题词的构成要素有三个方面)一是体

现公文归属类别的词"二是体现公文内容特征的词"三是体现公

文文种的词#标引时可据其涵义"按&一范围!二内容!三文种’

的顺序依次排列#

()

%+选词准确!简炼#主题词里的词或词组必须能够准确无

误地反映出公文的内容特征和归属类别"这是选词的标准#选

词应从有关主题词表中选用"特别是下发各省!市!自治区的文

件与上报党中央!国务院的公文"必须用相应主题词表中所列之

词"不能自己随意乱造#如上报国务院的公文"应从$国务院公

文主题词表%中选用"上报教育部的公文"应从$国务院公文主题

词表%和$教育类公文主题词表%中选用#

要特别注意专为印发和颁发法律!条令!规章!规定等公布

性公文主题词的选用#这一类公文的正文"一般是阐述印发!颁

布的缘由和一两句指示性意见或要求#发文的主要目的是为了

贯彻执行&附件’的内容#这样"附件反客为主#因此"这一类公

文选主题词时"要以附件内容为主要依据#如$国务院办公厅关

于发布3国家行政机关公文处理办法4的通知%"正文内容仅一句

话"正文文种 是 通 知,附 件 内 容 是&国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办

法’"文种是办法#就文种而言"一是通知"一是办法"选哪个合

适呢？依前述原理"主 题 词 的 正 确 选 择 应 为&公 文!管 理!办

法’"而不是&公文!处理!通知’#有的附件内容是对正文内容

的补充和说明"这时选择主题词应以正文内容为主要依据#

&+不能与标题相混#在公文运行中"有的人把主题词视为

标题的简约形式"因而在拟制时"主题词在内容上与标题基本雷

同#实际上一个完整的公文标题由发文机关!事由!文种三要素

组成"它和主题词的三个部分"确有近似之处"如事由和类属词"

文种和文种词#但在本质上是两回事#一是主题词的扩充性比

标题要大得多"它最少有三个名词或名词性词组"最多可以达到

七个)而公文标 题 最 多 只 能 由 三 要 素 构 成"最 少 可 以 是 一 个 要

素,二是事由和类属词相比"它的简明度和准确度远不如后者"

它只能是一个偏正结构式或动宾结构式"而类属词则可能由几

$)

个名词性词组构成#但有些公文写作人员往往对此内容只是一

种表层理解"从而把主题词和标题简单雷同化#

下面将公文主题词的标引举例如下)

*!+$市政府办公厅转发市工商局等三部门关于整顿当前

市场秩序和加强物价管理的请示的通知%"从这件公文的内容主

题来看"它属于市场管理和物价管理工作,从三个部门的办文来

看"工商局是主办单位,因此可以在&八!商业外贸类’里选择&工

商’这个类别词"将它标在首位#然后"根据公文的具体内容和

不同侧面标上&市场’!&物价’!&管理’等类属词*注)其中的&物

价’在这件公文里作类属词用+#最后"根据这件公文的文种"在

末尾标上&通知’#

*%+市财政局$关于改进区财政管理体制的报告%"这件公

文的内容属于 体 制 改 革 方 面"类 别 词 可 标&体 制’,类 属 词 可 标

&区’!&财政’!&管理’等"文种词标&报告’#

*&+南市区政府$关于豫园旅游区内商业企业工商登记问

题的请示%"这 件 公 文 的 内 容 属 工 商 管 理 问 题"类 别 词 可 标&工

商’"类属词可标&旅游’!&登记’等"文种词可标&请示’#

*#+崇明县政府$关于崇明等三岛发电用煤缺口的报告%"

这件公文的内容主要是反映能源紧张问题"类别词要标&能源’"类属词可标&电力’!&煤炭’!&供应’等"文种词标&报告’#

以下列出的$上海市人民政府公文主题词表%"是由上海市

人民政府办公厅于!’’*年$月修订颁布"可供各企事业单位在

写作公文时标引使用#

上海市人民政府公文主题词表"主表#

%"+!综合经济类"&&个#

!类别词)

!!!"!-计划!"!/经济管理!"!1物价!"!2协作!"!3浦东开发

))

!类属词)

!!!统计!!!!!指标! !!!分配!!!!!统配

调拨!! 单列!! 平衡!! 经济

管理!! 调整!! 调控!! 控制

结构!! 制度!! 所有制!! 股份制

责任制!! 流通!! 产业!! 行业

改革!! 改造!! 竞争!! 兼并

开放!! 开发!! 资源!! 土地

资产!! 资料!! 投资!! 产权

招标!! 经营!! 生产!! 转产

项目!! 产品!! 质量!! 承包

租赁!! 合同!! 包干!! 国有

国营!! 私营!! 集体!! 个体

企业!! 公司!! 集团!! 合作社

普查!! 商标!! 注册!! 广告

监督!! 增产!! 效益!! 节约

浪费!! 破产!! 亏损!! 特区

开发区!! 保税区!! 展销!! 展览

变更!! 产业化!! 成本!! 登记

第三产业!! 多种经营!! 国有企业!! 国有资产

经纪人!! 经济实体!! 联营!! 评估

使用权!! 统筹!! 转制

%!+!工交能源类"’#个#

!类别词)

!!!"%-工业!"%/交通!"%1能源!"%2邮电

!类属词)

!!!冶金!! 钢铁!! 地矿!! 机械

汽车!! 电子!! 电器!! 仪器

*)

仪表!! 化工!! 航天!! 航空

核工!! 船舶!! 兵器!! 军工

轻工!! 有色金属!! 盐业!! 食品

印刷!! 包装!! 手工业!! 纺织

服装!! 丝绸!! 设备!! 原料

材料!! 加工!! 厂矿!! 国产化

机电!! 民品!! 新产品!! 铁路

公路!! 桥梁!! 民航!! 机场

航线!! 航道!! 空中管制!! 飞机

港口!! 码头!! 口岸!! 车站

车辆!! 运输!! 旅客!! 出租汽车

打捞!! 道路!! 地铁!! 高架

公交!! 海监!! 航运!! 货运

客运!! 空运!! 立交桥!! 轮渡

牌照!! 轻轨!! 隧道!! 水运

通行证!! 石油!! 煤炭!! 电力

燃料!! 天然气!! 煤气!! 沼气

核电!! 汽油!! 原子能!! 通信

电信!! 邮政!! 网络!! 数据

电话!! 电台!! 电讯!! 通讯

无线电

%#+!城乡建设类"()个#

!类别词)

!!!"&-城乡建设!"&/规 划!"&1市 政!"&2土 地"&3房 产!"&4

环保!"&.环卫!"&5公用事业!"&6园林!"&7市容

!类属词)

!!!城市!! 乡镇!! 基建!! 建设

建筑!! 建材!! 勘察!! 测绘

’)

设计!! 监理!! 征地!! 工程

房地产!! 房屋!! 住宅!! 装修

设施!! 出让!! 转让!! 风景名胜

岛屿!! 办公用房!! 城镇!! 拆迁

动迁!! 房租!! 解困!! 旧区改造

扩建!! 排水!! 配套!! 商品房

施工!! 实事!! 私房!! 土地批租

物业管理!! 选址!! 沿海!! 用水

重大工程!! 住房!! 雕塑!! 保护区

植物!! 动物!! 污染!! 生态

生物!! 垃圾!! 排污!! 三废

水源保护! 水质!! 治理

%$+!农林水利类"()个#

!类别词)

!!!"#-农业!"#/林业!"#1水利!"#2气象!"#3防汛

!类属词)

!!!农村!! 农民!! 农民负担!! 农场

农垦!! 粮食!! 棉花!! 油料

生猪!! 蔬菜!! 糖料!! 烟草

水产!! 渔业!! 水果!! 经济作物

农副产品!! 副业!! 畜牧业!! 乡镇企业

农膜!! 种子!! 化肥!! 农药

饲料!! 灾害!! 以工代赈!! 扶贫

蚕桑!! 菜篮子!! 村镇!! 耕地

减负!! 奶业!! 农机!! 养殖

渔政!! 绿化!! 木材!! 森林

草原!! 防沙治沙!! 河流!! 湖泊

滩涂!! 水库!! 水域!! 流域

"*

水土保持!! 节水!! 抗旱!! 三峡

灾情!! 海塘!! 水情!! 围垦

气候!! 预报!! 预测!! 防台

%)+!财政金融类"*&个#

!类别词)

!!!"(-财政!"(/税务!"(1审计!"(2金融

!类属词)

!!!预算!! 决算!! 核算!! 收支

财务!! 会计!! 税率!! 债务

积累!! 经费!! 集资!! 收费

资金!! 基金!! 租金!! 拨款

利润!! 补贴!! 折旧费!! 附加费

固定资产!! 出租!! 罚款!! 费用

减免!! 节支!! 留成!! 流动资金

没收!! 票据!! 三乱!! 税收

税制!! 税种!! 退税!! 预算外

增收!! 增值税!! 征管!! 银行

货币!! 黄金!! 白银!! 存款

贷款!! 信贷!! 贴现!! 通货膨胀

交易!! 期货!! 利率!! 利息

贴息!! 外汇!! 外币!! 汇率

债券!! 证券!! 股票!! 彩票

信托!! 保险!! 赔偿!! 信用社

拆借!! 储蓄!! 代理!! 担保

冻结!! 国库券!! 假币!! 融资

世界银行!! 现金

%(+!工商贸易类"*%个#

!*

!类别词)

!!!"$-商业!"$/外贸!"$1工商!"$2服务业

!类属词)

!!!商品!! 物资!! 收购!! 定购

购置!! 市场!! 集贸!! 酒类

副食品!! 日用品!! 销售!! 消费

批发!! 供应!! 零售!! 拍卖

专卖!! 订货!! 营业!! 仓库

储备!! 储运!! 货物!! 博览会

超市!! 打假!! 贩运!! 供销

回收利用!! 家用电器!! 交易会!! 交易所

控购!! 连锁店!! 粮油!! 贸易

票证!! 商务!! 网点!! 对外援助

军贸!! 进口!! 出口!! 引进

海关!! 缉私!! 仲裁!! 商检

外商!! 外资!! 合资!! 合作

关贸!! 许可证!! 驻外企业! 补偿贸易

独资!! 来料加工!! 劳务输出!! 利用外资

三来一补!! 外向型!! 饮食业!! 宾馆

餐饮!! 饭店

%*+!外事旅游类"))个#

类别词)

!!!")-外交!")/外事!")1旅游

!类属词)

!!!对外政策!! 对外关系!! 领土!! 领空

领海!! 外交人员!! 建交!! 公约

大使!! 领事!! 条约!! 协定

协议!! 议定书!! 备忘录!! 照会

%*

国际!! 涉外事务!! 抗议!! 领馆

涉外!! 使馆!! 国际会议!! 国际组织

对外宣传!! 出访!! 出国!! 出入境

签证!! 护照!! 邀请!! 来访

谈判!! 会谈!! 会见!! 接见

招待会!! 宴会!! 外国人!! 外宾

对外友协!! 外国专家!! 定居!! 公派

外国记者!! 友好城市!! 荣誉市民!! 白玉兰奖

导游!! 景观!! 旅行社!! 涉外旅游

%&+!政法监察类"(&个#

!类别词)

!!!"*-公安!"*/司法!"*1监察!"*2法制

!类属词)

!!!警察!! 武警!! 警衔!! 治安

非法组织!! 安全!! 保卫!! 禁毒

消防!! 防火!! 检查!! 扫黄

案件!! 处罚!! 户口!! 证件

事件!! 危险品!! 游行!! 海防

边防!! 边界!! 边境!! 罢工

不安定因素!!管制!! 火灾!! 拘留

农转非!! 突发事件!! 外来人口!! 烟花爆竹

综合治理!! 政法!! 法律!! 法院

律师!! 检察!! 程序!! 公证

劳改!! 劳教!! 监狱!! 法规

规章!! 解释!! 立法!! 诉讼

违法!! 行政复议!! 行政诉讼!! 廉政建设

审查!! 纪检!! 执法!! 行贿

受贿!! 贪污!! 处分!! 反腐败

&*

纪律!! 纠风!! 举报!! 惩处

%’+!劳动人事类"&(个#

!类别词)

!!!"’-机构!"’/人事!"’1劳动!"’2工资!"’3社会保障!"’4

表彰

!类属词)

!!!驻外机构!! 体制!! 职能!! 编制

精简!! 更名!! 办事机构!! 撤销

非常设!! 合并!! 隶属关系!! 权限

事业单位!! 职责!! 行政人员!! 干部

公务员!! 考核!! 录用!! 职工

家属!! 子女!! 知识分子!! 专家

参事!! 院士!! 文史馆员!! 履历

聘任!! 任免!! 辞退!! 退职

职称!! 待遇!! 离休!! 退休

交流!! 安置!! 调配!! 模范

辞职!! 级别!! 兼职!! 评比

取消!! 人才!! 荣誉称号!! 专业技术人员

职务!! 资格!! 就业!! 失业

招聘!! 合同制!! 工人!! 保护

劳务!! 第二职业!! 事故!! 待业

竞赛!! 劳动争议!! 劳模!! 临时工

外地劳动力!!下岗!! 用工!! 再就业

职业!! 职业介绍!! 津贴!! 奖金

福利!! 收入!! 补助!! 公积金

养老!! 社会保险!! 评选!! 奖励

"%+!民政社区类"#)个#

#*

!类别词)

!!!!"-民政

!类属词)

!!!基层政权!! 选举!! 行政区划!! 地名

人口!! 双拥工作!! 社团!! 救灾

救济!! 募捐!! 婚姻!! 移民

抚恤!! 慰问!! 调解!! 老龄问题

烈士!! 纠纷!! 残疾人!! 墓地

殡葬!! 社区服务!! 郊区!! 街道

救助!! 捐赠!! 内援!! 遣送

区县!! 区政!! 社区管理!! 市区

收容!! 追认

""+!科教卫体类""%(个#

!类别词)

!!!!!-科技!!!/教育!!!1文化!!!2卫生!!!3体育

!类属词)

!!!科学!! 技术!! 科普!! 科研

鉴定!! 标准!! 计量!! 专利

发明!! 实验!! 情报!! 计算机

自动化!! 信息!! 卫星!! 地震

海洋!! 成果!! 地质!! 高新技术

技术改造!! 技术监督!! 检测!! 科协

可行性研究!!评审!! 学术!! 学校

教师!! 招生!! 学生!! 培训

毕业!! 学位!! 留学!! 教材

校办企业!! 成人教育!! %!!工程!! 高等教育

合作办学!! 基础教育!! 进修!! 民办

希望工程!! 学历!! 幼托!! 院校

(*

职技教育!! 中小学!! 自费!! 文字

文史!! 文学!! 语言!! 艺术

古籍!! 图书!! 宣传!! 广播

电视!! 电影!! 出版!! 版权

报刊!! 新闻!! 音像!! 文物

古迹!! 纪念物!! 电子出版物!!编纂

地方志!! 美术!! 摄影!! 文教用品

戏剧!! 艺术节!! 娱乐!! 医院

中医!! 医疗!! 医疗保险!! 医药

药材!! 防疫!! 疾病!! 计划生育

妇幼保健!! 检验!! 检疫!! 爱国卫生

保健!! 初级保健!! 献血!! 职业病

运动员!! 教练员!! 运动会!! 比赛

健身

"!+!军事国防类"#%个#

!类别词)

!!!!%-军事!!%/民防

!类属词)

!!!军队!! 国防!! 空军!! 海军

征兵!! 服役!! 转业!! 民兵

预备役!! 军衔!! 复员!! 文职

后勤!! 装备!! 战备!! 作战

训练!! 军需!! 武器!! 弹药

人武!! 警报!! 军属!! 退伍

义务兵!! 优待金!! 防空!! 防空洞

"#+!秘书行政类"&&个#

!类别词)

$*

!!!!&-文秘工作!!&/会议!!&1讲话!!&2活动!!&3信访!!&4

行政事务!!&.印章!!&5保密

!类属词)

!!!机关!! 国旗!! 国徽!! 机要

督查!! 公文!! 档案!! 文件

秘书!! 电报!! 提案!! 议案

谈话!! 总结!! 批示!! 汇报

建议!! 意见!! 文章!! 题词

章程!! 条例!! 办法!! 细则

规定!! 方案!! 布告!! 决议

命令!! 决定!! 指示!! 公告

通告!! 通知!! 通报!! 报告

请示!! 批复!! 函!! 会议纪要

办公自动化!!备案!! 督察!! 动态

发言!! 废止!! 规则!! 回复

记录!! 纪要!! 名单!! 批转

批准!! 申请!! 审核!! 审批

协调!! 修改!! 征询!! 转发

简报!! 行政!! 工作制度!! 纪念活动

庆典活动!! 休假!! 节假日!! 着装

参观!! 接待!! 措施!! 调查

视察!! 考察!! 礼品!! 馈赠

服务!! 调研!! 预案!! 值班

"$+!综合党团类"*)个#

!类别词)

!!!!#-党派团体!!#/统战!!#1民族!!#2宗教!!#3侨务!!#4

港澳台!!#.综合

!类属词)

)*

!!!共产党!! 民主党派!! 共青团!! 团体

工会!! 协会!! 学会!! 民间组织

文联!! 学联!! 妇女!! 儿童

基金会!! 党风!! 党务!! 方针

青少年!! 少儿!! 组织!! 政协

民主人士!! 爱国人士!! 民族区域自治!!民族事务

民俗!! 清真!! 寺庙!! 宗教房产

外籍华人!! 归侨!! 侨乡!! 华侨

侨眷!! 香港问题!! 澳门问题!! 台湾问题

对台!! 整顿!! 形势!! 社会

精神文明!! 法人!! 发展!! 其他

试点!! 常委会!! 处理!! 创优

代表!! 范围!! 工作!! 国家

接受!! 决策!! 领导!! 清理

情况!! 权利!! 权益!! 人大

任务!! 义务!! 整治!! 政策

政府!! 政治!! 重点!! 咨询

上海市人民政府公文主题词表"附表#

%"+!中国行政区域类"$%个#

!"!-华北地区

!北京!! 天津!! 河北!! 山西

!内蒙古

!"!/东北地区

!辽宁!! 吉林!! 黑龙江

!"!1华东地区

!上海!! 江苏!! 浙江!! 安徽

!福建!! 江西!! 山东

!"!2中南地区

!河南!! 湖北!! 湖南!! 广东

**

!广西!! 海南

!"!3西南地区

!四川!! 贵州!! 云南!! 西藏

!重庆

!"!4西北地区

!陕西!! 甘肃!! 青海!! 宁夏

!新疆

!"!.台湾

!"!5香港

!"!6澳门

%!+!世界行政区域类"!!&个#

!"%-亚洲

!!!中国!! 蒙古!! 朝鲜!! 韩国

日本!! 越南!! 老挝!! 柬埔寨

缅甸!! 泰国!! 马来西亚!! 新加坡

文莱!! 菲律宾!! 印度尼西亚!!东帝汶

尼泊尔!! 锡金!! 不丹!! 孟加拉国

印度!! 斯里兰卡!! 马尔代夫!! 哈萨克斯坦

吉尔吉斯斯坦!!塔吉克斯坦!!乌兹别克斯坦!!土库曼斯坦

格鲁吉亚!! 阿塞拜疆!! 亚美尼亚!! 巴基斯坦

阿富汗!! 伊朗!! 科威特!! 沙特阿拉伯

巴林!! 卡塔尔!! 阿联酋!! 阿曼

也门!! 伊拉克!! 叙利亚!! 黎巴嫩

约旦!! 巴勒斯坦!! 以色列!! 塞浦路斯

土耳其

!"%/欧洲

!!!冰岛!! 法罗群岛!! 丹麦!! 挪威

瑞典!! 芬兰!! 爱沙尼亚!! 拉脱维亚

’*

立陶宛!! 俄罗斯!! 白俄罗斯!! 乌克兰

摩尔多瓦!! 波兰!! 捷克!! 斯洛伐克

匈牙利!! 德国!! 奥地利!! 列支敦士登

瑞士!! 荷兰!! 比利时!! 卢森堡

英国!! 爱尔兰!! 法国!! 摩纳哥

安道尔!! 西班牙!! 葡萄牙!! 意大利

梵蒂冈!! 圣马力诺!! 马耳他!! 南斯拉夫

斯洛文尼亚!!克罗地亚!! 波黑!! 马其顿

罗马尼亚!! 保加利亚!! 阿尔巴尼亚!!希腊

!"%1非洲

!!!埃及!! 利比亚!! 突尼斯!! 阿尔及利亚

摩洛哥!! 西撒哈拉!! 毛里塔尼亚!!塞内加尔

冈比亚!! 马里!! 布基纳法索!!佛得角

几内亚比!! 几内亚!! 塞拉利昂!! 利比里亚

科特迪瓦!! 加纳!! 多哥!! 贝宁

尼日尔!! 尼日利亚!! 喀麦隆!! 赤道几内亚

乍得!! 中非!! 苏丹!! 埃塞俄比亚

吉布提!! 索马里!! 肯尼亚!! 乌干达

坦桑尼亚!! 卢旺达!! 布隆迪!! 刚果民主共和国

刚果!! 加蓬!! 厄立特里亚!!圣多美和普林西比

安哥拉!! 赞比亚!! 马拉维!! 莫桑比克

科摩罗!! 马达加斯加!!塞舌尔!! 毛里求斯

留尼旺!! 津巴布韦!! 博茨瓦纳!! 纳米比亚

南非!! 斯威士兰!! 莱索托!! 圣赫勒拿

!"%2大洋洲

!!!澳大利亚!! 新西兰!! 巴布亚新几内亚

所罗门群岛 瓦努阿图!! 新喀里多尼亚!!斐济

基里巴斯!! 瑙鲁!! 密克罗尼西亚联邦

马绍尔群岛共和国!! 帕劳

"’

北马里亚纳群岛自由联邦!! 关岛!! 图瓦卢

瓦利斯群岛和富图纳群岛!! 西萨摩亚!! 美属萨摩亚

纽埃!! 托克劳!! 库克群岛!! 汤加

法属波利尼西亚!! 皮特凯恩群岛

!"%3美洲

!!!格陵兰!! 加拿大!! 圣皮埃尔和密克隆

美国!! 百慕大!! 墨西哥!! 危地马拉

伯利兹!! 萨尔瓦多!! 洪都拉斯!! 尼加拉瓜

哥斯达黎加!!巴拿马!! 巴哈马

特克斯群岛和凯科!! 斯群岛!! 古巴

开曼群岛!! 牙买加!! 海地!! 多米尼加

波多黎各!! 美属维尔京群岛英属维尔京群岛

圣基茨和尼维斯!! 安圭拉!! 安提瓜和巴布达

蒙特塞拉特!!瓜德罗普!! 多米尼克!! 马提尼克

圣卢西亚!! 圣文森特和格林纳丁斯!! 巴巴多斯

格林纳达!! 特立尼达和多巴哥!! 荷属安的列斯

阿鲁巴!! 哥伦比亚!! 委内瑞拉!! 圭亚那

苏里南!! 法属圭亚那!!厄瓜多尔!! 秘鲁

巴西!! 玻利维亚!! 智利!! 阿根廷

巴拉圭!! 乌拉圭

%#+!上海行政区域%领导类"!&个#

!!!浦东新区!! 徐汇!! 长宁!! 普陀

闸北!! 虹口!! 杨浦!! 黄浦

南市!! 卢湾!! 静安!! 宝山

闵行!! 嘉定!! 金山!! 松江

南汇!! 奉贤!! 青浦!! 崇明

徐匡迪!! 陈良宇!! 蒋以任!! 韩正

左焕琛!! 冯国勤!! 周禹鹏!! 周慕尧

!’

四$公文格式的标准化

"一#公文格式标准化的意义

公文格式"也就是公文的外观形式"是为准确表达公文内容

服务的#虽然公文的格式并不能改变其内容"但它对能否正确地

表达行文的目的"充分发挥公文的现实效用"具有重要的影响#

建国以来"党和国家一贯重视党政机关公文格式的改革"不

断建立和完善机关公文格式系统#$国家机关公文格式%中明确

指出)&本标准适用于我国各级党!政!军机关正式发布的公文#’

!’*’年#月%(日中共中央办公厅也发布 了$中 国 共 产 党 各 级

领导机关文件处理条例*试行+%对党的机关文件格式作出了全

面具体的规定#

党政机关公文格式标准化"是机关工作中不可疏忽的问题#

那种认为&文件格式无关紧要"不必过于讲究’的看法是不正确

的#实现公文格式的标准化"意义非常重大"主要表现在如下三

个方面)

第一"是准确撰制公文的依据#国家标准正是将&准确!有

效地撰制’公文"作为公文格式标准的出发点之一#公文格式"

主要是指文件各组成部分在公文页面上的安排#有了标准的规

定"就能便于按式拟制#各单位在工作实践中形成的公文"只有

按规范格式拟文"才能确保公文在内容上准确并具备实际效用,

若格式紊乱"即使内容准确无误"也难以保证公文效用的合法性

与权威性#如在制发一份公文时"要依照公文格式的规范要求"

以表达内容为中心进行版面安排#基本组成部分"应分别安排

在公文页面的相应位置上"收文机关收到文件后"将公文首页一

看"即能知道文件的大体内容#不如此"就会有损于文件内容的

%’

突出表达"影响公文的质量与效用#

第二"可以提高公文处理效率"充分发挥文件的效用#统一

党政机关公文格式"有利于提高公文处理的效率"做好机关公文

处理工作#如在 上 行 文 发 文 字 号 右 边 规 范 地 标 注 签 发 人 的 姓

名"这就为上级领导直接及时了解有关情况提供了方便"从而加

速请示文件的及时!准确地处理#又如在公文上规范地标注&特

急’!&急’"就为公文传递和处理明确了时限要求"收文机关可根

据需要按急事急办的原则"在规定期限内优先办毕#文件有规

范的格式"有助于做到内容清晰"严肃庄重"美观大方"帮助读者

全面领会"正确理解"坚决执行文件内容的有关要求"从而使公

文的效用得以及时有效地发挥#

第三"是加强文件管理"实现公文管理现代化的基础#文件

无论在制发!传递!办理过程中"还是在文书处理程序上办理完

毕后"都有个严格管理的问题#至于那些已办理完毕"对本机关

工作具有保存 价 值 而 经 过 立 卷 归 档 转 变 为 档 案 的 文 件 更 是 如

此#当今世界上"一个国家政府的效率"往往可以用政府机关文

件管理的效率作为衡量标准之一#文件的科学管理"对机关职

能的实现将产生重要影响#随着科学技术的进步"尤其是计算

机的广泛应用"目前党政领导机关都十分重视公文管理的现代

化建设#我们知道"这种现代化的基础首先是标准化"特别是公

文格式的标准化#失去这个基础"让机器去处理格式纷乱的公

文"其结果会使机器的效能大为降低"工作质量和效率也就难以

提高"&现代化’也就失去了其存在的价值和意义#

"二#公文格式标准化的现状

自$国家机关公文格式%发布后"全国范围内开始试行按规

范化的格式行文"各级党政机关文件格式向着标准化的方向迈

出了可喜的一步#从试行情况看"机关公文格式系统正在逐步

&’

建立和完善"文件质量有了较为明显的提高"公文处理效率得以

进一步提高"文件管理的制度化!现代化日益加强#

然而"值得注意的是"由于对$国家机关公文格式%的宣传不

够有力"有关职能部门把关不严"加上传统习惯的影响"致使目

前仍有部分党政机关!企事业单位对公文格式的标准化缺乏应

有的认识"在严格执行国家标准上还存在着较大的差距"尤其是

公文格式不规范"与$国家机关公文格式%的国家标准要求相距

甚远#主要表现为如下几方面)

!+部分项目标识不全#一份公文的各个项目"分别有其各

自的作用"它们共同构成一个有机的整体#项目标识不全"不仅

有损于公文本身的效用"而且还影响行文的效果#如有的单位

发出的文件"版面格式上有文头而无文尾"既不注明文件印数"

也看不出是何机关印制和何时印发的#也有的文件既无主送机

关"又无抄送机关"应予标注而未注明"使人根本看不出文件是

发给谁的"不明白究竟是谁该对处理文件!执行文件负责#

%+部分项目标注不准#一份公文的项目"尤其是国家标准

中规定的指定项目"对于表达公文内容"发挥公文效用"具有重

要作用#若在标注上不准确"不仅影响到公文格式的标准化"而

且会有损于行文的目的#这个问题在发文字号!文种!主送机关

等方面表现得较为突出"如有的机关标注发文字号时"不标全年

度或将结构顺序颠倒"错误地标为&00发*’(+&"号’!&1!’’(2

行发!$号’#再如有的机关至今还在报告中提出请示事项的要

求"甚或将提出请示事项的上行公文标注为&请示报告’"由于选

用文种不当"使工作受到了影响#

&+部分项目标识位置不当#由于每份公文 各 个 项 目 的 作

用各不相同"因而在公文页面上标识位置也不相同"若不按标准

要求标识"不仅影响公文格式的美观!大方和严肃!庄重"而且也

#’

将影响文件的 阅 读 和 效 用 的 发 挥#如 依 据 国 家 标 准 的 格 式 要

求"下行文发文字号应标识于版头间隔横线之上的正中部位"有

些机关却将它标识于版头间隔横线之下右边#公文标题应居中

标识于版头间隔横线之下"有些机关却将它标识于版头的发文

字号之上#

综上所述"我们可以看出"严格地执行国家标准的要求"统

一公文格式的标准"是适应现代化管理工作的需要#

"三#实现公文格式标准化的措施

实行公文格式标准化"必须坚决克服当前在公文格式上存

在的各种弊端"应该采取如下几方面的措施)

!+领导重视"层层把关#不管哪个机关"哪个单位"每份文件

的形成都必须经机关部门负责人核稿及机关领导人审定签发#

应向机关各级领导同志大力宣传公文格式规范标准的重要意义"

让每一位担任领导工作的同志都能明确实行公文格式标准化的

基本要求"在签发公文时"把公文格式是否符合国家标准作为审

核公文的一项重要内容#做到层层严格把关"确保公文格式的规

范化!标准化"使不合规范格式的公文"难出本机关大门#

%+普及知识"提高素质#严格讲究 公 文 格 式 的 规 范 化"不

仅是事务性!技术性问题"而且也反映了机关工作人员的思想业

务素质的状况#实践证明"普及机关公文格式标准化知识"提高

公文写作人员的素质"是实现公文格式规范化的一项重要措施#

例如有的地区举办不同形式"由不同对象参加的各种短训班"以

$国家机关公文格式%标准为依据"组织学员对照各自机关现行

公文格式与国家标准之间的差距"共同探讨在公文格式规范化

建设上存在的问题及应该采取的具体措施和方法"使大家明确

要求"改进工作#这是实现机关公文格式标准化的一种行之有

效的措施#

(’

&+上级机关带头"从本机关做起#各级机关"尤其是中!高

级领导机关中"有相当一部分老同志在文书处理工作上积累了

丰富的实践经验"但随着$国家机关公文格式%标准的推行"这些

同志的某些习惯做法已不再适应新的要求"如不相应作出改变"

这些传统惯例的做法就有可能成为机关公文格式混乱的原因之

一#在我国党政机关中"上行下效成为一种规律"因此"严格按

$国家机关公文格式%标准拟写公文"必须从上级机关做起"从本

机关做起"自我严格要求"率先律己#作为上级党政机关"在执

行国家标准上"更应作出榜样"起到表率作用"以带动整个组织

系统公文格式的规范化#

思 考 与 练 习

一!国家行政机 关 的 公 文 有 哪 些 种 类？ 党 的 机 关 公 文 有 哪 些 种 类？

请列表比较其异同#

二!什么是公文格式？实现 公 文 格 式 标 准 化 的 意 义 主 要 表 现 在 哪 些

方面？

三!什么是公文主题词？它有哪些基本特征？有哪些制作要求？

四!选择题)

!+国家技术监督局于*8+!’*)年%月!*日#9+!’**年’月(日#

:+!’*’年%月%%日#+发布了$发文稿纸格式%# *!!+--

%+发文稿纸中的&拟 稿’一 栏*8+用 于 填 写 起 草 文 稿 的 单 位#9+

用于填写单位内文稿起草部门的名称#:+由文稿起 草 人 签 署

姓名及日期#+ *!!+----------------

&+发文稿纸中的&会 签’一 栏*8+由 承 办 单 位 的 负 责 人#9+由 各

有关单位负责人#:+由负责审核报上级签发 文 稿 的 人 员#+签

署核准意见及姓名与日期"表示同意该文件发出并生效#

*!!+

-

---------------------

#+依据同一文 稿 印 制 若 干 份 时"每 份 的 顺 序 编 号 是*8+收 文 编

$’

号#9+份号#:+发文字号+# *!!+----------

(+发文机关标识由*8+发 文 机 关 全 称 后 加&文 件’一 字#9+发 文

机关的规范化简称后加&文件’二字#:+发文机关全 称 或 规 范

化简称后加&文件’二字#+组成# *!!+--------

$+一般情况下"法 规 性 公 文 以*8+领 导 人 签 发#9+会 议 讨 论 通

过#:+批准#+日期为准# *!!+-----------

)+一般情况下"成文日期以*8+拟 稿#9+领 导 人 签 发#:+印 发#+

日期为准# *!!+-----------------

*+主送机关是指*8+要 求 公 文 予 以 办 理 或 答 复 的 对 方 机 关#9+

要求其协助办理印发文件的机关#:+要求其了解所 发 文 件 的

机关#+ *!!+-------------------

’+印章是公文制机关对公文生效负责的凭证"要端正盖在*8+发

文机关的上方#9+签署位置的上方#:+成文日期的上方#+

*!!+---------------------

五!请依题目内容"拟写公文标题#

!+##省人民政府办公 厅 制 订 了 重 要 的 规 章$##市 国 家 行 政

机关公文处理办法实 施 细 则%"发 给 下 属 机 关"要 求 在 有 关 部

门和范围内贯彻执行#

%+##市税务局就换发税务登记证*卡+发出周知性公文#

&+上海市电视中专长宁 分 校 向 上 海 市 档 案 馆 发 文"内 容 是 安 排

九五级文档班实习问题#

#+##省公安厅就开展扫黄斗争的情况向上级机关汇报本部门

这一专项工作#

(+国务院就加强绿化工作作出重大决定#

$+##市人民政府对下 级 机 关 和 所 属 单 位 部 署 工 作 任 务"交 待

办法"要求办理执 行"内 容 是 切 实 做 好!’’*年 防 汛 防 台 准 备

工作#

)+##区人民政府给##市 人 民 政 府 写 了 一 份 题 为$##区 人

民政府关于拟建立##街道办事处的请示%"市政府复文同意

)’

建立#

*+##部为选拔出国人员进行推销和调研活动发文给上海市人

民政府#

’+中国人 民 银 行 收 到 广 东 省 分 行$关 于 发 放 职 工 洗 理 费 的 请

示%"为此复文#

!"+##市机电局所属的####厂 因 安 全 措 施 不 落 实 导 致 火

灾"局机关将这严重问题告知下级机关"为此发文#

六!根据公文内容"对照主题词表标引主题词#

市政府关于成立上海市住房制度改革办公室和

撤销上海市住房制度改革领导小组及其办公室的通知

!一九九一年六月十三日"

沪府发5!’’!6!#号

各区!县人民政府"市政府各委!办!局)

为进一步理顺本市住房制度改革的管理体制"更好地实 施$上 海 市 住

房制度改革实施方案%"经研究决定)

一!撤销上海市住房制度改革领导小组及其办公室"同时撤销上海市

住房问题研究小组#

二!成立上海市住房制度 改 革 办 公 室#上 海 市 住 房 制 度 改 革 办 公 室

为市政府非常设性机构"负责处理实施房改方案的日常行政 工 作"与 市 房

委办公室两块牌子"一套班子#

特此通知#

主题词) ! ! ! !

*’

书书书

第四章!公 文 的 语 言

语言是公文写作的第一要素"如果离开了语言"便无公文写

作可言#公文语言是用于公务活动!具有公文特色的规范化的

语言#当前"研究公文语言的特征!结构!运用及其发展规律的

科学000公文语言学已在孕育!生长#而且"随着文秘工作实际

的发展和文书学!秘书学研究的深入"公文语言学作为应用语言

学的一个分支"正越来越受到文秘学界的重视#

第一节!公文语言的特色

&语言是思想 的 直 接 现 实’*$马 克 思 恩 格 斯 全 集%+第 三 卷

(%(页+"是表情达意的工具"也 是 构 成 文 章 的 要 素#公 文 语 言

虽不像文学作品的语言那样"要求具有很高的艺术性"但它非常

值得研究"具有自身的独特之处"特别是公文这种具有法定的权

威性和约束力的文书"如果用词不当"即使一字之差"甚至是一

个标点符号误用"也将会影响公文的准确性"以致造成无法挽回

的损失#所谓&一字入公文"九牛拔不出’"这句话充分表明了语

言在公文中的 重 要 性#因 此"学 习!研 究 和 掌 握 公 文 语 言 的 特

色"对提高公文写作水平十分重要#

由于公文语言在运用上有其自身的特点"因此"即使是某些

文学家"如果未经系统的学习和训练"也不一定能写好公文#正

如刘勰在$文心雕龙%中所指 出 的 那 样)&才 冠 鸿 笔"多 疏 尺 牍’#

’’

可见"要写好公文"就必须充分研究公文语言的特点#概括地说"

公文的语言具有庄重!严密!准确!精练的特色#现分述如下)

一$公文语言的庄重性

从前述&公文’概念中"我们知道"公文具有法定强制力或行

政的约束力"这种强制力或约束力在公文语言上的一个反映"即

是庄重性#所谓庄重"是指公文所使用的语言必须是一种符合

语法规范!使用必要的公文体式的书面语言#我们可从下述两

大方面来看公文语言的庄重性#

"一#公文语体与其他书面语体或口语不同

公文语体不同于其他的书面语体"更不同于日常生活中的

口语#比如文艺语体的语言特点是形象性和美感性"多用描写

性的语言"在文 艺 语 体 中 可 以 大 量 运 用 各 种 句 式 和 修 辞 手 段#

口语是人们面对面交际使用的语言"它的特点是通俗性#在口

语中"可以使用谚语!俚语!歇后语等熟语材料以及其他口头上

常用的一些固定格式#显然"口语或书面语体中的文艺语体等"

都不及公文语体那样谨严庄重#当然"我们说公文具有庄重性

的特色"并非说公文写作要故作高深之语#公文的用语要能够

充分地体现出国家机关或一定组织处理公务时所必须持有的严

正的立场和严肃的态度#

"二#保证语言庄重应考虑的因素

为了使行文的语言做到庄重"必须注意下列几方面的因素#

首先"在公文中应使用规范化的书面语言"公文写作不能用

夸饰的文学语言"并尽量不用或少用口语#下面所引的一段文

字就在一定程度上体现了公文的这一特点#

!!近几年来%随着农村经济形势的好转%农村建房出现了

""!

建国以来少有的兴旺景象)这是农村经济发展$农民富起

来的一个必然趋势%是一件好事)"引自*国务院关于制止

农村建房侵占耕地的紧急通知+#

这是一段较为典型的书面语言"先用概括的语言分析农村

形势的好转"用&少有’二字点明农村建房的兴旺景象"接着指出

这是&必然趋势’"并用&是一件好事’对这一现象作了肯定#假

如把这段文字改为口语"把第一句话说成)&最近这几年"农村的

生产!生活越来越好"盖新房的一天比一天多"简直是开国以来

最红火的时候了#’把第二句话说成)&这真是农业生产大发展"

农民的生活就像芝麻开花节节高"干嘛不盖它几间新房呢？这

是天大的好事嘛！’我们可以很明显地看出"公文不能这样写"否

则就不能体现出公文所应具有的庄重性的特色#

有的同志在写作公文时"常常加上一些不必要的修饰语"以

强调文意"效果却往往适得其反#如"&00厂是唯一一个能与

之竞争的厂家’,其 中 的&唯 一’已 经 表 示 独 一 无 二"再 加 上&一

个’显得画蛇添足"近似广告用语#再如"&这项试验工作"要精

心组织!精心指挥!严肃认真!周到细致!稳妥可靠!万无一失’"

其中有不少词语是同义反复"反而给人以虚张声势之感"也有损

于公文的庄重性#

其次"在公文中应使用必要的公文体式用语"这也是公文语

言庄重性的体现#

现代公文体式用语言具有特定含义"难以用一般词语替代#

这些公文体式用语"是在长期的使用过程中"经过自然淘汰而保

留下来的"目前已基本趋于定型和规范#它们言简意赅"易为人

们理解领会"便于表达公务活动中的有关事宜"而且使用位置也

比较固定"带有一定的模式化倾向"在公文语言中占有重要的地

位"是公文中主要的语言规范"其特色被长期保持"并习惯性地

!"!

被使用#人们写来顺手"听来顺耳"具有很强的生命力#依据它

们的具体用途"这类用语主要有下述几种)

!+开端 用 语)表 示 行 文 的 目 的!依 据!原 因!伴 随 情 况 等#

如&据!查!根据!依照!遵照!兹因!由于!为了!关于!随着!据反

映’等#常用于公文全篇或段落的开头"多组成介词结构!动宾

结构的形式#

%+引叙用语)引叙来文时的常用 词 语#如&顷 接!前 接!近

接!已悉!敬悉!收悉!电悉!均悉’等#多用于批复!函等公文#

&+称谓用语)对单位!个人不同的 称 呼 用 语#如&本 校!贵

厂!该局!00书记’等#称谓用语在使用时无等级色彩"上下级

机关均可据情使用#

#+经办用语)说明公务 处 理 情 况 时 的 用 语#如)经!业 经!

现经!现将!径向!责成!查收!暂行!已经!试行!办理!参照执行!

贯彻执行!研究执行’等#

(+承启用语)承接上文"并引起下文的一类词语"如先说明

目的用&为此"为了--’,说明依据用&根据--"遵照--’等"

接着用一个基本固定的结构形式引起下文"如&遵照中发1!’’(2

!*号文件的精神"特作如下决定*决议!规定!通知+’或&拟采取

以下措施’!&提出如下意见’等#承启用语所承接的上文往往较

为简短"引起的下文一般是文中内容的主体部分"并多以条款式

表述#承启用语多用于通知!决定等下行文种"有时也用于上行

文报告和其他日常应用的计划!规章制度等文种#

$+期请用语)表示公文作者某种 期 望 和 请 求 的 用 语#如)

&请!希!望!盼!特请!恳请!拟请!切望!务盼!切盼!希即遵照!即

请查核’等#期请用语需根据上行文"或下行文或平行文的不同

而选用#

)+征询用语)表示征求!询问对有关事项的意见!态度的用

%"!

语#如)&当否!可否!妥否!是否可行!意见如何’等#征询用语

多用于上行文请示!报告或平行文函的结尾#

*+表态用语)表明制发机关意见 和 态 度 的 用 语#如)&应!

似应!理应!均应!亦须!准予!碍难照准!不拟同意!毋庸再议!

遵照执行!参照办 理’等#表 态 语 气 应 注 意 讲 究 分 寸"有 时 应

明确表态!有时应留有一定的余地"视具体情况而定#根据表

态用语分寸的不同"接受表态的执行者在执行上可表现出一定

的差别#

’+批转用语)上级对下级来文批示意见或向下转发时的用

语"如)&批示!阅批!核阅!批转!转发!下发!颁发’等#多用于批

转文件和转发文件#

!"+结尾用语)公文结束 时 的 一 种 用 语#如)&为 荷!为 盼!

为要!此复!此令!特此报告!现予公布’!&以上请示如无不当"请

批准’!&以上意见当否"请批复’!&妥否"请批示’等#有时"我们

通过结尾用语"就可以判别出这份公文的所属文种#

以上这些公文体式用语均有特定的含义"由于多年沿用"已

为人们所接受"若换用其他词语"往往不如这些词语所表达的意

思那么确切"并且有损于公文的庄重性#

还有一点要阐明的是"由于公文的政策性很强"因此要写得

庄重严谨"但是庄重并不就意味着公文的语言平淡板滞#不论

是何文种"公文中赞成什么"反对什么"提倡什么"禁止什么"都

应旗帜鲜明"毫不含糊#当褒则褒"当贬则贬"态度相当鲜明"语

言也生动而有力#尤其在以表彰或惩戒为内容的通报!决定等

形式的公文中"还可以适当使用某些修辞手法"以更好地反映出

发文者的观点和立场#如毛泽东同志在他所起草的$中国人民

解放军宣言%中写道)&我军所到之处"敌人望风披靡$$$$

"人民欢声$$

雷动$$

’"用两个成语有力地表达了我军的声威和广大人民群众

&"!

对中国人民解放军的欢迎态度"作者的观点和立场十分鲜明"

其思想感情在这份宣言中毫无掩饰地流露了出来"收到了很好

的表达效果#

二$公文语言的严密性

"一#语言严密(((公文语言的重要特色

所谓严密"是指事理说明严密"合乎逻辑规范"既不能粗疏

错漏"也不能前后矛盾#公文的语言运用是受所反映的客观事

物以及工作的内在逻辑规律支配的#只有对事物!工作情况及

其规律透彻了解"才能写好公文#这就需要在写作前对事物进

行周密细致的调查研究"充分了解和掌握有关实际情况#在写

作时要讲究表述的严密"既考虑在不同条件下出现的各种状况"

同时又考虑到每一事物内部的不同因素,在指出哪些是可行的

同时"还要指出哪些是不可行的"既有事实依据"又有具体措施,

既要注意一种倾向"又要防止另一种倾向的产生,对于事物的复

杂性!多面性都要一一顾及!考虑周全"使收文机关在接到文

件后的办理或贯彻执行过程中"无论发生何种情况"都能做到

有据可依"有案可查#如$国务院关于节约用电的指令%一文是

这样开头的#

!!’目前我 国 电 能 一 方 面 供 应 不 足%另 一 方 面 又 浪 费 很

大)为了加强用电管理%节约用电%提高电能利用率%以适

应四化建设和人民生活的需要%特发布如下指令!!(

这段文字"其内在的逻辑联系十分严密"先说我国在供电和

用电方面的实际情况"提出问题的所在是&供电不足’与&浪费很

大’两者之间 的 矛 盾#这 个 矛 盾 说 明 我 国 在 用 电 管 理!节 约 用

电!电能利用率等方面"确实存在着问题"以至于不能适应四化

#"!

建设和人民生活的需要"文章就是根据这种内在的逻辑联系来

说明目前存在的问题"说明解决问题的必要性和关键#

"二#保证语言严密应考虑的因素

为了保证公文语言的严密性"在写作中必须注意考虑下面

几点#

首先"要根据特定的收文对象作定向表达#由于公文的收

文对象往往特指某些组织机构或有关人员"因此"我们在拟写公

文时"应考虑发文者与收文者之间的关系#由于关系不同"行文

的内容!文种!词汇!语气都有所不同#写上行文"要选用与内容

相应的文种与语言"如写请示与报告"要持尊重的态度"提出请

求!希望!建议之类"不能用命令式的语气及词语#写平行文"发

文者与收文者的关系是平等的"因此要相互尊重"也不可用命令

式的语气及词语"必须平等地协商"语气应该是平等的!友善的#

写下行文则不同"它可以用命令性!规定性的词语"但要避免像

旧式官府对下属那样进行粗暴的训斥"而应该是说理的"用语要

适当"使下级易于接受执行#

其次"拟写公文时"对于事物的记述应择要而周全"时间!地

点!数量!范围等都需要交代清楚#往往有些看似细枝末节的地

方"若稍为疏忽"也许就将引起歧义"发生不必要的误解#

我们在某些公文中经常看到一些记述不够谨严"容易产生

歧义"甚至前后矛盾的文字"如有一份报告在开头部分中写道)

&我们一行五人由王工带队"月初进厂"首先整建班子"接着整建

规章--’#这段文字令人费解#&王工’可能指的是姓王的工

程师"把口语写进了公文,&班子’大概是指厂领导班子,&月初’

到底是指几月初？&进厂’是指进的哪家厂？时间!地点交代得

不明不白,再说&规章’又怎么能整？这段文字可以改为)&我们

工作队一行五人由王00工程师带队"于今年0月初进驻00("!

00厂"首先抓了整顿厂领导班子的工作"接着就着手建立健全

各项规章制度--’#这样就避免了因记述不周全而带来的苟

简之弊"表意清楚"语言严密#只要能充分地将意思表达清楚"

即使多些文字"也不要紧,不能充分表达意思的"字数虽少"也不

是好公文#

再次"要正确反映事物之间的各种关系#事物之间的关系

是多种多样的"写作公文时"只有准确运用语言"讲究严密性"将

事物之间这样或那样的关系反映清楚"写出的公文才会达到严

丝合缝"具有较强的说服力#

事物之间的关系主要有顺序!并列!因果!条件!转折!目的

等关系#就顺序 关 系 而 言"公 文 大 多&一 事 一 文’"讲 述 一 个 问

题#我们拟写公文时"在内容安排上必须遵循事物内在的客观

联系"做到顺理成章"保证语言的严密性#如要布置下属单位开

展某项工作"需起草一份指示"在提出命题后"应先分析有关情

况"阐明进行这项工作的必要性"提出办法!要求!注意事项等#

假如在提出命题之后"就提出注意事项"然后才分析情况"讲必

要性"最后又提办法!要求"这样写"层次混乱"会使下级单位难

以领会"甚至引起误解"影响贯彻执行#就因果关系而言"有怎

样的原因就会产生与之相应的结果"事物的结果也必有与之相

关的原因"这是事物的客观规律#在公文写作中"只有讲清事件

的前因后果"才能让人了解事物的本来面目"起到公文应有的作

用#如果颠倒了因果关系"或在两件无关的事情之间强加因果

关系"都不能说是语言严密#有一份报告中写道)&在前段教学

工作中"由于我们重视了课堂教学"因而忽视了辅导工作#’其实

&重视课堂教学’并非造成&忽视辅导工作’的原因"而&忽视辅导

工作’也不是&重视课堂教学’的结果#把因果关系强加在这两

件事之间"显然是表述得不严密"事理不合逻辑#

$"!

三$公文语言的准确性

古人对公文表意的准确贴切曾设喻)&笔下有财产万千"笔

下有人命关天"笔下有是非曲直"笔下有毁誉忠奸#’由此可见"

公文语言准确性的重要程度#

"一#准确性的含义

准确"是写文章的一般要求"就公文写作而言"公文事关公

务"政策性极强"因此"公文写作语言的准确性尤为重要#所谓准

确"是指要如实地反映客观情况"准确而又精当地使用词语"做到

恰如其分"既不能歪曲和编造事实"也不能滥用和生造词语#

"二#保证语言准确应考虑的因素

首先"要做到事实和用语准确#

公文是务实的文书"因此"文中所涉及的事实材料必须与实

际情况相符"这是抓准问题的关键所在#只有抓准了问题"所提

出的解决办法才能具有针对性#仍以前举$国务院关于节约用

电的指令%为例"从这份&指令’的开端部分中"我们可以看到"由

于公文的制作者摸准了事实情况"抓准了存在问题*电能的供应

不足与浪费很大的矛盾+"所以"这份公文提出的解决矛盾的办

法和要求"也是与实际情况完全符合的#如这份&指令’在解决

问题的意见*即&指令’的具体要求+中提出)

!!一$严格实行定量用电)

二$严格控制使用电热设备)

三$实行择优供电)

!!

这些具体的要求"每一项都指明了解决当前供电与用电中

实际存在的问题和矛盾的办法"切实可行"具有很强的针对性#

)"!

我们在拟写公文时"只有做到准确而又精当地运用语言来

如实反映客观事物"才能使公文语言的准确性得到保证#公文

既然是为了解决实际问题而发"就必须做到用语准确"决不能含

糊其词"模棱两可"更 不 能 语 义 两 歧"言 过 其 实"随 意 夸 大 或 缩

小#写作公文"对事物的质和量都必须表达明晰"措词确切#为

此"要弄清每个词的确切含意!范围大小!程度深浅!分量轻重及

与其他近义词的细微差别"做到用词准确"搭配得当#尤其是法

规性文件的用语"更需着力追求精确#如传统上刑法中惯用的

术语&紧急避难’"我国刑法中却将它改为&紧急避险’"虽只换了

一字"用词却由含糊臻于准确#$中华人民共和国刑法%第十八

条第一款写道)&为了使公共利益!本人或他人的人身和其他权

利免受正在发生的危险"不得已采取的紧急避险行为"不负刑事

责任#’所要避免的是某种&危险’"而不是什么&灾难’#可见"用

&险’字代替&难’字"就更准确地反映了事物的本质#

公文写作中"有时用错一个词"文意就完全不同#如有份简

报"报道某负责同志主动把扰乱社会治安的儿子送往公安机关

服法*劳动教养+"但文中却写成了&送子伏法’"这就完全背离了

事实"因为&服法’是指承担法律责任"服从法律制裁"而&伏法’

是指&执行死刑’#真所谓&差之毫厘"失之千里’！对于大量的

同义词!近义词"如&年代’与&年头’!&局面’与&场面’!&事业’与

&事情’!&伟大’与&重大’!&损坏’与&毁坏’!&功勋’与&功劳’等"

都须认真予以区别"然后加以使用#例如把&错误’说成&过失’"

或把&错误’说成&罪行’"就是缩小或夸大了问题的严重性#又

如"&规定’怎样和&要求’怎样或者&希望’怎样"在分寸上应有所

不同"采用的词语也都应当有明确的区别#再以写作数字为例"

公文均应使用准确的语言"表达清楚数额的幅度和上下的界限#

如&凡四十人以上者应--’"这就是一种语义两歧的说法"因为

*"!

&四十人以上’究竟包括&四十’与否"可以产生两种解释"起点不

明确#确 切 的 表 达 方 式 应 采 用&凡 四 十*含 本 数+人 以 上 者

应--’#

其次"要做到感情表达准确#

公文语言在一定条件下虽然允许带有感情色彩"但我们在

表达时却要注意适度"讲究分寸"应从不同公文的内容特点和表

达需要出发"做到审慎!严格"以保证公文的准确性#请看下面

这段文字)

!!我局所属00工厂去年借助外力%生产一度发展很快%

但因某些政策不落实%自今年二月以来%生产直线下降)

同样表达这 个 意 思"如 用 某 些 修 辞 手 法 加 以 藻 饰"就 会

变成)

!!我局所属00工厂去年借助外部东风%生产一度像凌

云燕子%飞向蓝天)曾几何时%由于政策变化不落实%今春

以来却又像冰山融化%江流直下%一泻千里)

如此华而不实的语言"不能准确表达文意和感情"在公文中

是不能使用的#公文是办理公务的工具"它借助于明确的概念!

准确的判断和严密的推理来表达思想感情及传递信息"需要直

陈其事"直截了当地把意思表达出来#否则"就难以实现公文所

要达到的目的#比如在文学作品中"形容水!旱灾难时"可以写

成&一片汪洋"顿成泽国’!&赤地千里"禾苗枯焦"颗粒无收’"以

夸张来激发读者的感情#但这类语言在公文中就不能使用"必

须改用准确的数据和事实情况来说明水!旱灾的程度#比如有

多少土地受灾"减产几成等"以真情实况来表述灾情的严重性#

我们在写作公文时"必须弄清词的感情色彩"特别要注意分

清褒义词!贬义词和中性词"防止误用#如有个工厂在一份报告

中说)&为了增产节约"胡师傅挖空心思地搞革新"找窍门#’这句

’"!

中在该用褒义词或中性词时误用了贬义词语&挖空心思’"应将

其改为&想方设法’#有个文件中提到"&林彪!.四人帮/长达十

余年的统治"为 资 本 主 义 自 由 化 思 想 开 拓 了 新 的 市 场’#在 这

里"该用贬义词或中性词之处误用了褒义词&开拓’"&开拓’是指

为了好的目的进行开辟!扩展"应将其改为&提供’#

在拟写公文过程中"除了应慎重对待词的感情色彩外"对词

的语体色彩!形象色彩等"也应认真斟酌!谨慎使用"防止失度"

以保持公文的准确性#

四$公文语言的精练性

公文是公务活动的交际工具"是领导获取信息的重要方式"

随着改革开放形势的深入"要求公文向着高效!快速!方便的方

向发展"讲求公文语言的精练性"是现代公文的发展趋势"是现

代公务活动求实!求简!求快的一种反映"更是对我们建设有中

国特色社会主义的一种要求#

"一#公文语言的精练性与文学作品的含蓄性不同

公文语言的精练性与文学作品的含蓄性是完全不同的两个

概念#文学作品讲究的是意在言外"弦外之音"而由于每个人的

出身经历!思想感情!兴趣爱好以及欣赏习惯等因素的影响"作

家所赋予作品的含意和读者的理解常常不尽相同#文学作品这

种含蓄性的特 点 并 不 适 用 于 公 文#假 如 某 份 公 文 的 语 言 高 度

&含蓄’"每个读者都可以按照自身的理解去探究其言外之意"弦

外之音"就将产 生 各 行 其 事 的 结 果"给 我 们 的 工 作 带 来 不 良 影

响"误时误事#

公文讲究精练性"它的语言要求简明扼要!言简意赅#既要

反对糚嗦冗长"又要反对苟简不明#公文是推动行政工作!处理

"!!

实际问题的一种手段"要努力做到长话短说"那些起承转合的冗

长过门"都可从略#草拟公文时要字斟句酌"去芜存菁"该说的

一定要说"做到&要言不烦’,不该说的坚决不说"做到没有闲言

废语"文字干净利落#正如$文心雕龙(书记%中说)&随事之体!

贵乎精要#意少一字则义阙"句长一句则辞妨#’

"二#达到语言精练的途径

我们写作公文可从两个方面着手以求精练#首先"就公文

中的议论而言"公文立论以实用为度"要围绕所欲达到的目的"

有针对性地提炼观点!申论析理!评价褒贬"以推动和影响受文

机关的工作"达到发文者的意图#切忌脱离具体工作实际"漫无

边际地放言空论#如发布开学通告"无需大段阐述办学路线!方

针与政策#发召开运动会的通知"也不必大谈特谈&发展体育运

动"增强人民体质’的重大意义#

其次"就公文中的叙述而言"公文叙事应按适于实用的标准

选材#要对材料的主次!优劣!真伪!新旧进行仔细的鉴别"有所

取舍"善于割爱"选择出真实!新颖!生动!具有说服力和代表性

的典型材料写入公文"做到言简意明"免得因叙事零乱繁杂"造

成主旨不清#

"三#达到语言精练应注意的问题

为了使公文的语言达到精练"我们在写作公文时要注意如

下几个问题)

第一"力戒堆砌修饰"避免重复累赘#也许有人认为"形容

词用得多"才能使文章生辉"让人产生美感#其实胡乱堆砌华丽

的词藻只能给人以臃肿之感"何美之有？尤其是写公文"最要惜

墨如金"用尽可能少的文字来说明尽可能多的内容#有的人在

写作时生怕别人不能理解其用意"重复糚嗦"空话连篇"结果往

往是以文害意#如有人为首长起草讲话稿)&这个问题虽然小"

!!!

却很重要#它的重要性是确实存在的"不是任何人凭主观所能

想象出来的#若不充分认识这个问题的重要性"就不能引起我

们足够的重视"不 能 迅 速 而 有 力 地 予 以 解 决#’这 样 写"事 少 文

冗"拖沓重复"也许作者的意图是为了让人重视文中所提到的那

个小问题"以引起人们的注意"并希望使问题能够很快地得到解

决"但结果却适得其反"冲淡了主题"使阅文者*或听众+产生逆

反心理"更加不 利 于 存 在 问 题 的 解 决#因 此"为 使 公 文 语 言 精

练"必须精选词语"下苦功夫对文字进行反复咀嚼"削尽一切冗

繁"要如鲁迅先生所说的那样)&写完后至少看两遍"竭力将可有

可无的字!句!段删去"毫不可惜--’"只有将那些无实际内容

的字句删去"以较少的文字去表达丰富的内容"公文的主旨才会

更突出"才会适应高速发展的社会要求#

第二"文字不要苟简"造成简而不明#公文的精练"并非单指

文字上的简短"而是要在内容充实的基础上做到文字简明"篇幅

短小#假如仅仅是在压缩文字上下功夫"过于概括"甚至随意苟

简"该说的话不说"该用的词不用"单纯追求文字少"公文语言需

要的表意功能却发挥不出来"往往造成简而不明"扼而不要"使得

内容空洞抽象"语意不清"这就不利于实际问题的解决#我们常

常可以看到这样的公文"有的由于少写了一两个字或少说了一句

半句话"弄得意思晦涩难懂"语气不能连贯,有的不注意句子的结

构"因而成分残缺!表达不周,有的两句作一句说"缺乏必要的交

待或照应"而使意思不完整#如&自从压缩基建规模以来"我县的

基本建设不断加强"互相配合也很好#’这句话意义就很不清楚"

&压缩基建规模’同&基本建设不断加强 ’发生矛盾"&互相配合’是

指什么之间 的 配 合"也 不 易 看 清#应 该 在&不 断’前 面 加 上&管

理’"在&互相’之前加上&同有关部门’"使意义完整#

另外"值得一提的是"不得随意滥用简称#有的公文中随意

%!!

滥用某些不规范的简称"使人难以理解#如把&五讲四美三热爱

活动办公室’简化成&五四三办’"使人莫名其妙#再如&政办’"

可以理解为政府办公室"政协办公室"也可理解为政治部或政治

处办公室#除了上述随意简称机关外"还有随意简称事物的"如

把&生产自救’简称为&生救’"把&开始盲目流入城市’简称为&开

始盲流’"把&生态环境’简称为&生境’等#此外"还有随意使用

数字概括的"随意简称地名的"等等"在此不再一一列举#这些

都有损于文字的正确表达"不属于真正的精练#

第二节!现代公文体式用语及词语汇释

一$现代公文体式用语

!!现代公文体式用语是在长期公务活动中积累而形成的"以

其特有的简!浅!明!准区别于其他用语的规范性语言#它的正

确使用"使公文语言富有节奏感"从而赋予文件以庄重的色彩#

它的规范运用"有利于拟稿!办文的规范化"推广机关办公自动

化"从而提高了机关工作效率#

自上古时代起"公文用语就随着文书的产生而同时产生"它

的发展经历了漫长的演变过程"至今还保留着许多常用的文言

词语"由于这些文言词语的运用能使现代公文语言显得庄重!严

密!准确!精练"故而使用文言词语已成为现代公文的一大特色"

它和现代一些常用的词语组成了一种约定俗成的用语"即现代

公文体式用语#

值得注意的是"现代公文体式用语既不是习惯用语"也不是

行业用语"它和基本词汇相异"也并非完全是非基本词汇的文言

词语"具体地将 现 代 公 文 体 式 用 语 划 归 为 哪 一 类 是 很 困 难 的#

&!!

若将现代公文体式用语说成是基本词汇"它确实存在着非基本

词汇的文言词语,若将现代公文体式用语视为非基本词汇"它又

有许多基本词汇固定地运用在现代公文内#本书在前述&公文

语言的庄重性’一点中谈及"由于现代公文体式用语具有特殊含

义"故难以用一般词语替代#它是在长期使用过程中"经自然淘

汰而保留下来的"已基本趋于定型和规范#所以"现代公文体式

用语究竟该如何归类"还值得我们大家研究探讨#但不论如何"

它作为一种特定的语言现象总是客观存在着的#

另外"从现在大量的公文中可以看到"由于不理解现代公文

体式用语的真实含义及其适用范围"错用!滥用公文用语的现象

较为普遍"严重损害了现代公文的权威性和形象性#为了加强

公文用语的规范性"有必要指出公文用语的适用范围"并进行相

应的分类#

本书在前述&公文语言的庄重性’一点中"已将现代公文体

式用语大体上分为开端用语!引叙用语!称谓用语!经办用语!承

启用语!期请用语!征询用语!表态用语!批转用语!结尾用语等

十类"这里不再详细介绍#

随着社会的进步与发展"随着办公自动化的普及与应用"势

必要求公文用语的规范化!制度化和科学化#这就要求广大公文

写作人员共同努力"寻找出适合现代公文规范的公文体式用语#

二$常用公文词语汇释

公文的拟写"不仅有规范的格式"而且还在实践中逐步形成

了一套为人们所广泛使用!并受到社会认可的公文词语#为便

于大家掌握和运用"下面将常用公文词语"按汉语拼音字母顺序

排列"作一简要介绍)

#!!

*!+案*!"+)&处理公事的记录’!&查考’!&事件’或&涉及法

律的事件’的意思#

在案)&在处理公事的记录里’的意思#)例*)该厂部分房屋

产权"应属我局所有"上次会上"我们曾声明在案$$

#

备案)&以备查文’的意思#)例*)各市!地!州和省级有关部

门批准授予记者职称的人员"应将$专业干部确定与晋升业务职

称呈报表%抄送省委宣传部和省人事局备案$$

#

议案)&供讨 论 的 事 件’的 意 思#)例*)此 次 会 议 共 有 五 项

议案$$

#

破案)&查清涉及法律的事件’的意思#)例*)在公安人员和

广大群众的 共 同 努 力 下"今 年 一 季 度 发 生 的 治 安 案 件 已 全 部

破案$$

#

*%+颁*#$"+)发下的意思"多用于庄严!隆重的场合#

颁布)&庄严地发布’的意思"多用于公布重要的法律!规定!

条例!命令#)例*)!’)’年)月#日 全 国 人 民 代 表 大 会 常 委 委

员会颁布$$

了$中华人民共和国全国人民代表大会和地方各级人

民代表大会选举法%#

颁发)&隆重地发给’的意思#一般指领导机关"通过一定的

仪式发给个人或单位以奖状!奖品!奖金或荣誉证书等#)例*)

我市将于!%月下旬召开治安工作总结表彰大会"会上"将对有

功人员和单位颁发$$

奖状!奖品和奖金#

*&+不*#%+)&否定’的意思#

不日)&不多天!不久’的意思#)例*)该批机器设备"不日$$

即

可运抵你厂#

不时)&随时’的意思#)例*)各医疗卫生单位"应储备一定

的急救药物"以备不时$$

之需#

不法)&违法’的意思#)例*)对投机倒把!扰乱市场的 不 法$$(!!

行为"应予坚决打击#

*#+查*&’(+)&清点’!&了解’!&调查’!&清查’的意思"其确

定意义"要根据具体语言环境而定#

查收)&清点收下’的意思#)例*)兹送去科技展览券*"张"

请查收$$

#

查复)&了解后作答复’的意思#)例*)国务院关于节约成品

油的通知"兹已印发各地"你县是否收到？请速查复$$

#

追查)&追问调查究竟’的意思#)例*)关于你县大量中药材

霉烂变质一事"应即追查$$

原因"迅速上报#

查询)&了解询问’的意思#)例*)你局急需了解的情况"经

多方查询$$

"已有线索#

查对)&清查核对’的 意 思#)例*)!’’#年 度 的 行 政 经 费 收

支帐目"业经查对$$

"全部正确无误#

*(+此*&)+)&这个’的意思#

此令)&就 这 样 命 令’的 意 思"多 用 于 命 令 的 正 文 末 尾#

)例*)经省人民政府第00次常务会议讨论"批准任命000同

志为00市00局局长"此令$$

#

此复)&就这样答复’的意思"多用于复函的正文末尾"表示

终了#)例*)0府发1!’’"2)*号报告悉#省人民政府同意举办

&00市设计院职工大学’"此复$$

#

特此)&特地这样’的意思#)例*)纪念&五(四’青年节电影

晚会提前于(月&日晚)时举行"特此$$

通知#

*$+大**!+)&十分’!&很’的意思#

大有)&很有’的意思#)例*)农工商联合企业大有$$

发展余地#

大肆)&十分放纵’的意思#)例*)对少数坏人大肆$$

盗窃国家

财产的不法行为"必须坚决依法制裁#

大力)&十分尽力’的意思#)例*)该项水利工程业已竣工"

$!!

对你市在人力!物力上的大力$$

支援"特电表示感谢#

*)+度**%+)&次’的意思#

再度)&再一次’的意思#)例*)两县接壤地区的林权纠纷"

经再度$$

协商"仍未取得一致意见#

一度)&一段时间’的意思#)例*)由于洪水灾害的影响"我

省远途铁路交通运输曾一度$$

中断#

**+否*+,-+)&不对’!&不’的意思#

当否*妥 否+)&是 不 是 恰 当’的 意 思#)例*)兹 送 去 我 室

!’’(年度工作计划"当否$$

*妥否$$

+"请批示#

可否)&可不可以’的意思#)例*)由于工业人口急剧增加"

当前"我市蔬菜供应十分紧张#为缓和蔬菜供需矛盾"可否$$

在市

郊增划部分蔬菜生产用地"以应急需"请核示#

能否)&能不能’的意思#)例*)你局借调来我处的工程技术

人员"能否$$

于四月底前赶赴施工现场"望告#

*’+函*’("+)&信’的意思#

函告)&通过信件相告’的意思#)例*)你厂托运的机器部件

已于)月*日 运 抵 成 都"请 速 派 人 去 八 里 庄 货 站 提 取"特 此

函告$$

#

函复)&通过信件答复’的意思#)例*)我局拟于’月&"日

晚借用你厅礼堂召开国庆联欢晚会"可否"盼速函复$$

#

*!"+即*./+)&当时’!&当地’!&立刻’的意思#

即日)&当天’的意思#)例*)农业参观团 即 日$$

来蓉"望速派

干部作好接待工作#

即席)&当场’的意思#)例*)省府领导同志即席$$

发表谈话#

即可)&立刻 就 可 以’的 意 思#)例*)我 市 供 水 工 程 扩 建 计

划"业经上级主管部门批准"明日起即可$$

动工#

须即)&必须立即’的意思#)例*)为夺取今年的农业丰收"

)!!

对水稻病虫害"须即$$

抓紧防治#

当即)&当时立即就’的意思#)例*)我局接全力防洪的紧急

通知后"当即$$

进行了研究并采取了一系列具体预洪措施#

*!!+鉴*.0!"+)&审察’!&考虑’!&教训’的意思#

鉴别)&审查!辨别’的意思#)例*)各地对所收集到的情况"

要注意鉴别$$

真伪"予以核实#

鉴于)&由于考虑到’的意思#)例*)鉴 于$$

今年财力较紧"扩

建体育场的项目"拟待明年财政状况稍宽裕后再行安排#

鉴戒)&教训’的意思#)例*)该厂由于不重视对职工进行安

全生产的教育"致伤亡事故连续发生#各厂矿企业应引为鉴戒$$

#

*!%+接*.01+)&接到’的意思#

接洽)&联系商量’的意思#)例*)关于去00化工厂参观一

事"已同该厂接洽$$

妥当#

接待)&迎接招待’的意思#)例*)全国少数民族局参观团"

定于明日来我市参观"请即作好接待$$

准备工作#

接替)&接任代替’的意思#)例*)兹决定张00同志调局政

治部工作"其原任行政处长职务暂由王00同志接替$$

#

接办)&接过来继续办下去’的意思#)例*)00化工厂已由

我公司接办$$

"今后"有关对外业务事宜"请向我公司业务科接洽#

接管)&接收管理’的意思#)例*)该厂迁走后"所遗房产!设

备"均由迁入的企业接管$$

#

*!&+经*.2"3+)&经过’的意思#

业经)&已经经过’的意思#)例*)你厅报送的$关于压缩国

营企业管理费的具体规定%"业经$$

省府第五十次常务会议讨论批

准"请即按此执行#

均经)&都已经过’的意思#)例*)代表们所提的全部提案"

均经$$

大会秘书处汇编完毕"并已交有关部门研究办理#

*!!

并经)&并且经过’的意思#)例*)00水库工程施工计划"

经省府研究同意并经$$

水利部审查批准"请即按此执行#

后经)&后来经过’的意思#)例*)该厂生产管理混乱"产品

质量低劣"后经$$

停产整顿后"情况有所好转#

未经)&没有经过’的意思#)例*)该林区的树木"未 经$$

县人

民政府批准"任何单位和个人不得擅自砍伐#

*!#+迳)*.4"3+&直接’的意思#

迳向)&直接向’的意思#)例*)有关年度计划的制定情况"

请迳向$$

计委反映#

迳与)&直接同’的意思#)例*)关于你州在00设办事处的

有关事宜"请迳与$$

市人民政府联系解决#

迳报)&直接报送’的意思#)例*)安全生产大检查的有关情

况"请迳报$$

市人民政府联系解决#

*!(+就*.0%+)&靠近’!&从事’的意思#

就地)&在原地’的意思#)例*)此类问题应尽可能就地$$

解决#

就业$"就学#)&从事某项职业*从事学习+’的意思#)例*)

必须采取措施"于短期内解决这批待业青年的就业$$

*就学$$

+问题#

就绪)&已经安排好’的意思#)例*)经全体同志的努力"大

会的筹备工作已全部就绪$$

#

*!$+谨*.)"+)敬词"有&恭敬地!小心慎重地’的意思#

谨电)&恭敬地去电’的意思#)例*)欣闻00水利工程胜利

建成"谨电$$

致敬#

谨启)&恭 敬 地 陈 述’的 意 思"用 于 下 款 末 尾 的 敬 词#

)例*)--00公司谨启$$

#

*!)+免*506"+)&去掉’的意思#

免去)&免除*有关人员某种职务+’的意思#)例*)兹决定免$

去$00同志行政科长职务#

’!!

*!*+拟*")+)&打算’!&起草’的意思#

拟于)&打算在’的意思#)例*)我局拟于$$

下星期三召开大会

进行动员#

本拟)&本来打算’的意思#)例*)这次会议本拟$$

于%月)日

举行"后因故延期#

拟稿)&起草文稿’的意思#)例*)有关征地问题的复文"由

建委负责拟稿$$

#

拟订)&起草制定’的意思#)例*)关于加强集市贸易管理问

题"建议由工商行政部门拟订$$

具体办法"报经当地人民政府批准

后执行#

*!’+批*72+)&写上字句"判定是非!优劣!可否’的意思"多

用于上级对下级#

批示)&对下级请示的问题表示意见’的意思#)例*)兹送上

我局!’’(年度工作计划"当否"请批示$$

#

批复)&对下级来文的批示答复’的意思#)例*)你局)月$日$要求增加行政经费的请示%收悉"现批复

$$如下--

批转)&把下级机关的来文批示转给其他有关单位执行或参

考’的意思#)例*)00省人民政府批转$$

省人事局!省科委$关于

安排使用闲散在社会上的科学技术人员的意见%#

*%"+期*82+)&希望’或&日期’的意思#

以期)&以此希望’的意思#)例*)在思想工作中要注意进行

疏导"以期$$

在教育青年上取得良好的效果#

定期)&规定日期’的意思#)例*)各级人民政府对所属各部

门的工作"要定期$$

进行检查#

按期)&按照预定的日期’的意思#)例*)各生产单位所需原

料!设备"有关部门必须按期$$

供应#

如期)&合乎预定的日期’的意思#)例*)该厂定购的首批机

"%!

器设备"已如期$$

运到#

限期)&限定 日 期’的 意 思#)例*)你 局 所 属 企 业 的 基 建 任

务"必须限期$$

完成#

*%!+切*809+)&务必!千万’的意思#

切勿)&千万不要’的意思#)例*)加固沿江堤防"是保证安

全度汛的重要措施#沿江各地!县都要特别重视并抓紧这一工

作"切勿$$

等闲视之#

切切)&千万注意’的意思#)例*)此系高压电杆"触及有生

命危险"万勿靠近"切切$$

此告#

切实)&务必实实在在’的意思#)例*)县五届人民代表大会

定于明年%月召开"请各有关单位切实$$

作好会前准备工作#

*%%+顷*82"3+)&刚才’的意思#

顷闻)&刚才听 到’的 意 思#)例*)顷 闻$$

000同 志 不 幸 病

逝"特电致哀并向家属表示慰问#

顷接)&刚才接到’的意思#)例*)顷接$$

来函"所询各事答复

如下--

顷奉)&刚才接到’的意思"多用于下级对上级#)例*)顷 奉$$

上级指示"每星期二下午进行业务技术学习"概不对外接待#

顷据)&刚才根据’的 意 思#)例*)顷 据$$

00中 心 气 象 台 预

报"00地区明晨将有暴雨"望即作好防洪的有关准备#

*%&+任*:9"+)&担负’!&使用’的意思#

任用)&给予职务’的意思#)例*)人事部门将根据每个干部

的实际情况量才任用$$

#

任命)&颁布命令或书面通知"任用有关人员担任某种职务’

的意思#)例*)兹任命$$

000同志为00县副县长"免去其00区区长职务#

*%#+审*;’<"+)&审查核对’的意思#

!%!

审定)&审查决定’的意思#)例*)此报告可否下发"请领导

审定$$

#

审批)&审查批示’的意思#)例*)兹送上!’’(年度排水工

程施工计划一份"请审批$$

#

审发)&审查发出’的意思#)例*)该$报告%我们已在文字上

进一步作了修改"现送上请审发$$

#

*%(+时*;’/+)&时令!时候!时间’的意思#

届时)&到时候’的意思#)例*)兹定于)月*日上午*时在

会议室召开抗洪救灾工作会议"请届时$$

参加#

准时)&准确地遵守时间’的意思#)例*)代表团定于明日上

午’时准时$$

到达00#

按时)&按照规定时间’的意思#)例*)该任务极为重要"必$

须$

按时完成#

临时)&暂时’!&不 是 事 先 约 定!事 先 预 料 到 的’之 意#)例

"*)0局长赴 京 学 习 期 间"日 常 工 作 由000同 志 临 时$$

负 责#

)例!*)厅务会议每半月举行一次"必要时可临时$$

召开#

*%$+事*;’4+)&事情’!&事项’的意思#

事由)&公文的主要内容’的意思#)例*)为提高公文处理效

率"请在来文前扼要注明事由$$

#

事宜)&事情的安排和处理’的意思#)例*)来函悉#关于征

地的有关事宜$$

请迳与00市人民政府联系解决#

*%)+望*=!"3+)&希望’的意思#

尚望)&还希望’的意思#)例*)生产所需原料"除由当地自

力更生解决一部分外"尚望$$

你县大力支援#

*%*+为*=90+)作表&目的’的介词"是&为了’的意思#

为此)&为了 这 个’的 意 思#)例*)要 完 成 全 年 工 业 生 产 任

务"必须加强运输力量"保证能源供应,为此$$

"交通!电力!煤炭等

%%!

部门"要采取得力措施"作出相应安排#

为使)&为了使得’的意思#)例*)为使$$

全厂职工能尽快掌握

此项新技术"决定举办业余技术训练班"加强在职培训#

*%’+为*=>0+)作动词时是&当作’!&是’的意思#

引为)&引来当作’的意思#)例*)该地区由于一贯忽视生产

安全"致近年来重大人身伤亡事故一再发生"给国家和人民造成

巨大损失"对此"希各领导要高度重视"引为$$

教训#

为止)&作为截止时间’的意思#)例*)该厂至今年!"月底

为止$$

"已完成全年生产任务的’";#

为要)&是重要的’意思#)例*)正确执行物价政策和广开就

业门路等方面的问题"事关安定!团结的大局"望认真研究解决

为要$$

#

为宜*为妥+)&是适当的’*&是妥当的’+的意思#)例*)业余

文化学习班招收学员"以自愿报名的方式为宜$$

*为妥$$

+#

为盼)&是所盼望的’的意思#)例*)现将我厂征用土地的报

告及全部附件报上"请速予批复为盼$$

#

为荷)承受别人的恩惠叫&荷’"可引申为&接受别人的帮助’

的意思#&为荷’即&感谢你们的帮助’的意思#多用于介绍信的

末尾表示感谢#)例*)兹介绍000同志去你局学习档案管理

经验"请予大力协助为荷$$

#

*&"+悉*?2+)&知道!了解’的意思#

收悉)&收到后知道了’的意思#)例*)’月!"日来函收悉$$

"

经研究答复如下--

已悉)&已经知道了’的意思#)例*)你县&月)日来文已悉$$

#

阅悉)&看过后知道了’的意思#)例*)来函阅悉$$

"所托各事"

均已照办#

电悉)&通过电报*电话+了解到’的意思#)例*)电悉$$

你县遭

&%!

受特大洪灾"省委!省府领导"对此极为关怀"特电表示慰问#

谨悉)&恭敬而慎重地了解到’的意思#)例*)来函谨悉$$

#

*&!+系*?4+)&是’的意思#

确系)&的确是’的意思#)例*)经技术鉴定"此次大桥垮塌

事故"确系$$

施工质量低劣造成#

显系)&显然是’的意思#)例*)此次火灾"显 系$$

坏人有意纵

火造成#

果系)&果然是’的意思#)例*)经反复调查"此次车祸事故"

果系$$

司机酒后开车失误造成#

*&%+行*?/"3+)&实行’!&就是’的意思#

另行)&另外’的意思#)例*)兹介绍000同志去你处另行$$

分配工作"请接洽#

暂行)&暂时实行’的意思#)例*)合作商店职工的退休!退

职"应按$00省商业集体所有制企业职工退休!退职暂行$$

办法%

的规定办理#

试行)&试验推行’的意思#)例*)该$条例%可先试行$$

一段时

间"针对试行$$

中发现的问题"再行修改!补充#

自行)&自己进行’的意思#)例*)兴办农工商联合企业"应

由各地$$

自行筹集资金#

*&&+须*?@+)&必须’的意思#

还须)&还必须’的意思#)例*)造成这一事故的原因"还 须$$

进一步调查#

亦须)&也必须’的意思#)例*)企业领导除应集中主要精力

抓生产外"对职工的生活和教育"亦须$$

妥善安排#

均须)&都必须’的意思#)例*)关于对青少年的教育工作"

无论学校!家庭!社会"均须$$

引起足够的重视#

务须)&一定必须’的意思#)例*)汛期将近"各地各单位 务$

#%!

须$

于#月底前作好防洪抢险的准备工作#

*&#+严*A("+)&严格’的意思#

严防)&严格防范’的意思#)例*)提高革命警惕"严 防$$

坏人

破坏#

严禁)&严格禁止’的意思#)例*)油库重地"严禁$$

烟火#

严守)&严格遵守’的意思#)例*)严守$$

国家机密"防止失密!

泄密#

严加)&严格加以’的意思#)例*)对蓄意破坏国家财产的犯

罪行为"要严加$$

惩处#

*&(+以*A)+)&用’的意思#

以资)&用来作为’的意思#)例*)该厂职工通过技术革新"提

前一个月全面完成了全年生产任务"特予通报表扬"以资$$

鼓励#

以此)&用这个’的意思#)例*)每个厂每天节约原煤一吨"

一年可节约&$(吨#以此$$

推算"全市两百个厂"一年即可节约原

煤)+&万吨#

以利)&用来有利于’的意思#)例*)各社!队要根据当地的

实际情况和社员的意愿"实行各种形式的联产计酬责任制"以利$$

调动广大群众的农业生产积极性#

以其)&用他*它+的’意 思#)例*)该 同 志 一 贯 以 其$$

勤 奋 好

学!埋头苦干的革命精神"影响带动群众#

*&$+应*A2"3+)&应该’的意思#

应即)&应该立即’的意思#)例*)目前"正是小麦生长的关

键时节"应即$$

抓住有利进机"加强田间管理#

应将)&应该把’的 意 思#)例*)各 级 计 委 应 将$$

社 队 企 业 生

产"统一纳入地方工业生产计划#

应以)&应该用’的 意 思#)例*)该$操 作 规 程*草 案+%应 以$$

班!组为单位"进行讨论修改#

(%!

均应)&都应 该’的 意 思#)例*)凡 保 存 有 旧 政 权 档 案 的 单

位"均应$$

按规定时间"将档案移交指定的单位集中统一保管#

本应)&本来应该’的意思#)例*)该同志由于粗枝大叶"造

成责任事故"给工作带来很大损失"本应$$

从严处理"但鉴于事故

发生后"本人尚能认真检查"并能积极工作"立功补过"为此"决

定给予该同志记大过一次处分#

*&)+用*AB"3+)&使用’的意思#

滥用)&超过规定限度使用’的意思#)例*)该厂违反财经纪

律"滥用$$

行政费用购买了高级沙发!高级收录机和彩色电视机等

非必需高档商品#

乱用)&该用于甲项的奖金"擅自用于乙项’的意思#)例*)

该厂违反财经纪律"乱用$$

基建费用购买了电风扇!空调器和电冰

箱等高档商品#

挪用)&移作它用’的意思#)例*)要严格遵守财经纪律"任

何人不得挪用$$

公款#

概用)&一律用’的意思#)例*)各单位在填报生产进度统计

表时"概用$$

规定表格"不得任意更换#

*&*+于"AC#$+在,的意思-

限于)&限定在’的意思#)例*)你县棉花收购任务"限于$$

!"月底前完成#

定于)&决定在’的意思#)例*)兹定于$$

(月#日晚)时"在

文化宫举行&五四’青年节联欢晚会"请准时参加#

应于)&应该在’的 意 思#)例*)00电 站 扩 建 工 程 即 将 开

工"施工所需的全部器材物资"应于$$

#月底前运抵工地#

希于)&希望在’的意思#)例*)明年(月起"将在我县进行

土壤普查"希于$$

#月底前作好有关准备工作#

业于)&已经在’的意思#)例*)该厂基建工程业于$$

*月上旬

$%!

竣工"不日即可投产#

准于)&准定在’的意思#)例*)我局出席会议的人员"准 于$$

(月!%日上午*日时到达北京#

拟于)&打算在’的意思#)例*)为解决能源紧缺问题"我县

拟于$$

今年内自筹资金"新建小型水力发电站一座#

*&’+予*AC+)&给以’的意思#

应予)&应该给以’的意思#)例*)各级领导必须充分发扬民

主"接受群众监督"对来自群众的批评应予$$

鼓励#

希予)&希望给以’的意思#)例*)兹介绍经委000同志去

你厂了解扩权试点情况"希予$$

协助#

定予)&一定给以’的意思#)例*)对蓄意破坏沿江水利设施

者"定予$$

严惩#

准予)&准许给以’的意思#)例*)你处000同志遗失工作

证一事"鉴于本人已作深刻检讨"经研究"准予$$

补发#

特予)&特地给以’的意思#)例*)该厂大搞革新挖潜"成绩

显著"特予$$

通报表扬#

不予)&不给予’的意思#)例*)新建企业中凡不符合本规定

者"不予$$

登记#

*#"+与*AD+)作动词是&参加’的意思,有时可作连词"意思

相当于&和’"多用于文件标题#

与会)&参 加 会 议’的 意 思#)例*)这 次 大 会"与 会$$

代 表 共

!%&"人#

参与)&参加进去共同工作’的意思#)例*)关于我市环境污

染情况的调查工作"去年你局曾参与$$

其事#

*#!+兹*E2+)&现在’的意思#

兹有)&现 在 有’的 意 思#多 用 于 介 绍 信 或 便 条 的 开 头#

)例*)兹有$$

我局000同 志 去 你 处 联 系 借 用 运 输 车 辆 问 题"请

)%!

接洽#

兹派)&现 在 派’的 意 思"多 用 于 介 绍 信 或 便 条 的 开 头#

)例*)兹派$$

我厂总工程师000同志去你局参加产品设计会议"

请接洽#

兹介绍)&现在介绍’的意思"多用于介绍信或便条的开头#

)例*)兹介绍$$$

我厅000同志去你厂了解新产品试制情况"请予

协助#

兹将)&现在把--’的意思#)例*)兹将$$

我县$农业生产情

况统计表%一份"随函附上"请查收#

兹就)&现在对--’的意思#)例*)兹就$$

改进当前轻工生产

问题"提出以下几点意见"供参考#

兹因)&现在因为’的意思#)例*)兹因$$

北楼即将动工维修"

即日起"改在南楼办公#

三$易错词语辨析

汉语里有些词声音相近"有些词意思差不多"有些词字形也

相象#用词造句"一不留心"往往用错#

现将一些常用而容易用错的词分组按音序排列"并写出词

义或用法"供参考#

标记!!标明某种东西的记号#

标志!!*!+表明"显示#*%+同&标记’#

标明!!用文字或符号标出来"使大家明白#

表明!!清楚地表示出来#

表现!!显示出来#

表演!!*!+文艺节目的演出#*%+作示范性的动作#

哺育!!喂养#

*%!

抚育!!爱护"养育#

不屑!!轻视,认为不值得#

不惜!!舍得"不顾惜#

沉重!!*!+分量重#*%+情况严重时的心理状态#

郑重!!严肃慎重的态度#

吃紧!!紧张#

吃劲!!费劲,吃力#

遏止!!阻止#

遏制!!控制#

繁复!!多而复杂#

反复!!*!+多次重复#*%+变动"改变#

妨碍!!阻碍#

妨害!!有害#

防痨!!预防痨病#

防涝!!防御涝灾#

仿造!!照样子制造#

仿照!!模仿"参照#

飞腾!!向上飞奔#

沸腾!!*!+液体受热达到沸点#*%+形容情绪极高#

扶养!!扶助"供养#

抚养!!爱护"教养#

割断!!用刀切断#

隔断!!阻隔断绝#

工时!!工厂里计算工人劳动量的时间单位#

工事!!用于攻击或防卫的军事建筑#

公事!!公家的事务#

公正!!公平正直#

’%!

公证!!在争议中"为双方作证明#

固然!!同本来!虽然的意思相近#

果然!!事情同预料的相符合"含有&果真这样’的意思#

顾问!!特别约请的对专门知识技术提供意见的人#

过问!!理睬"管"关心的意思#

贯串!!连接而相通#

贯穿!!*!+穿过"串连#*%+同&贯串’#

灌输!!注入#用于思想或知识#

灌注!!浇进#

贯注!!集中投入#用于精神或注意力#

合计!!总共#

核计!!*!+核对计算#*%+自己盘算或跟人商量#

合算!!*!+上算#*%+合并计算#

核算!!*!+企业经营中的考核计算#*%+算计#

恒心!!长久不变的意志#

横心!!决心不顾一切#

后辈!!年轻!晚辈的人#

后备!!作为补充的准备#

棘手!!形容事情难办#

辣手!!手段厉害#

简洁!!简明扼要#

简捷!!直截了当#

间隙!!空隙#用于时间或空间#

间歇!!每隔一定时间停止一会儿#

娇气!!意志脆弱"不能吃苦#

骄气!!自高自大"目中无人#

截止!!到期停止#

"&!

截至!!到--为止#

界限!!事物性质的区别#

界线!!分界的边线#

经心!!在意"留心#

精心!!用全部精力#

精致!!精巧细致#

精制!!精工制造#

聚积!!一点一滴地累积#

聚集!!集合在一起#

开展!!推行"发展#

展开!!*!+张开"伸展#*%+同&开展’#

克服!!制伏"战胜#

克复!!经过战斗而夺回被敌人占领的地方#

苦楚!!痛苦#

苦处!!苦恼的事情#

宽待!!宽大对待#

宽贷!!宽容"饶恕#

款待!!亲切地招待#

筐子!!用竹子或柳条编的装东西的器具#

框子!!东西周围的边#

门帘!!门上挂的布帘#

门联!!门两旁贴的对联#

名声!!对名誉的评价#

名胜!!著名的有古迹或优美风景的地方#

难堪!!难以忍受"受窘#

难看!!丑陋"不好看#

农时!!适于农事活动的季节#

!&!

农事!!农业生产中的各项工作#

破例!!打破常规#

破裂!!分裂开来#

溶化!!物质在水里化开#

熔化!!用火融化#

融化!!*!+冰!雪等变成水#*%+同&溶化’!&熔化’#

闪耀!!闪烁照射#

闪烁!!光亮忽明忽暗"动摇不定#

什物!!泛指日常用的衣物#

实物!!实际的东西#

实足!!确实足够#

十足!!达到顶点#

实用!!实际使用#

试用!!试验用一用#

熟悉!!很了解#

熟习!!对某种技术和学问很熟练或了解很深刻#

树立!!建立#

竖立!!直立#

条理!!层次"次序#

调理!!*!+调养"护理#*%+安排管理#

停止!!停住不动#

停滞!!不前进"或前进极慢#

通宵!!整夜#

通晓!!透彻了解#

推脱!!推卸#

推托!!借故拒绝#

违反!!不遵照"向着反方向做#

%&!

违犯!!违背"触犯#

鲜明!!*!+鲜艳明亮#*%+明朗"不含糊#

显明!!明白清楚#

相通!!事物之间连贯沟通#

相同!!两种以上的事物"内容或形式一致#

相应!!相适应"相符合#

响应!!赞同!支持某种号召或倡议#

效力!!*!+功用#*%+出力"效劳#

效率!!功效的比率#

压制!!用威力使人屈服#

抑制!!按住"控制#

一班!!一群#

一斑!!一小部分#

一齐!!同时"全都#

一起!!*!+一处#*%+一同#

以至!!到"直到#用于时间!数量!范围的延伸或扩大#

以致!!弄得"由此而造成#用于下半句的开头"表示结果#

用度!!费用"开支#

用途!!用处#

珍重!!爱惜"珍爱#

尊重!!尊敬"重视#

正确!!对#

准确!!丝毫不差#

志愿!!志向"意愿#

自愿!!自己愿意#

主意!!主张"办法#

注意!!留心#

&&!

思 考 与 练 习

一%问答题-

!!!+什么是公文语言？为什么要学习和研究公文语言？

!!%+为什么说公文语言具有庄重性的特点？

!!&+怎样才能使公文的语言做到庄重？

!!#+什么是严密？怎样才能使公文语言符合严密的特色？

!!(+为保证公文语言的严密性"写作时应考虑哪些方面的因素？

!!$+什么是准确？怎样才能保证公文语言的准确性？

!!)+公文语言的精练性与文学作品的含蓄性有什么不同？

!!*+为使公文语言精练"我们在写作时应注意哪些问题？

二%是非题-

!!!+公文语言学是应用语言学的一个分支# *!!+

!!%+语言是构成公文的一个重要因素# *!!+

!!&+公文语言具有自己的独特之处# *!!+

!!#+公文语言在运用上有其自身的特点# *!!+

!!(+只要是文学家"就一定能写好公文# *!!+

!!$+公文语体与其他书面语体是相同的# *!!+

!!)+使用必要的公文体式用语是公文语言严密性的体现#*!!+

!!*+使用公文体式用语能使公文的表意更为确切# *!!+

!!’+公文语言具 有 庄 重 性 的 特 点"因 此"公 文 语 言 是 没 有 感 情 色

彩的# *!!+

!!!"+公文的语言运用只受其所反映的客观事物支配# *!!+

!!!!+公文有特定的收文对象# *!!+

三%指出下列语句的错误之处.并加以改正-

!!!+印花工序基本上全由手工操作"所以影响了毛巾质量的提高#

!!%+保持信息畅通"是能 不 能 胜 利 完 成 这 项 科 学 实 验 的 重 要 因 素

之一#

!!&+为严防失密!泄密事 件 的 形 成"确 保 党 和 国 家 机 密 的 安 全"现

#&!

将随身携带秘密文件问题规定如下#

!!#+我们必须正确处理和认识市场调节和集中统一指导的关系#

!!(+出席这次会议的"有 工 人!技 术 人 员 和 领 导 干 部"还 有 许 多 是

共产党员#

!!$+东城区党委关于提拔干部!培养干部的意见和干部任职的通知#

!!)+能不能尽快搬掉这个 垃 圾 堆"这 是 搞 好 新 城 地 区 环 境 卫 生 的

一个关键#

!!*+思想政治工作"今后只能加强"不能降低#

!!’+我省要进一步落实农业生产责任制"积极执行多种经营#

!!!"+队长在大会上布置了冬季安全生产大检查的情况#

!!!!+依靠群众还是脱离群众"是搞好各项工作的重要条件#

!!!%+我们应该正确贯彻党的方针政策"深刻理解党的方针政策#

!!!&+各机关要建立统一的文书收发和处理的规则#

!!!#+00省人民政府关于禁止赌博的处罚条例#

!!!(+所有的重活儿"服务公司都派人承担#

!!!$+随着运输任务的不断增加"劳务收入的分成过去一直没有明

确"往往造成不必要的矛盾#

!!!)+经过文明礼貌月活动"青年中滋长了勤奋好学!积极工作!团

结友爱的风气#

!!!*+本公司出售人革制品#

!!!’+以上意见"如有不妥"请批转各地执行#

!!%"+经过全厂的努力"今年的生产创最好水平#

!!%!+入夏以来"又遭受%"个乡的水灾"受灾人口达!!万"我厂积

极踊跃派人前去救灾#

!!%%+现将$提纲%转发你们"请结合实际"参照执行#

四%修改下列公文标题-

!!!+00局关于 在 全 局 范 围 内 大 张 旗 鼓 地 开 展 投 机 倒 把 活 动 的

通知

!!%+关于组建&兴华实业发展总公司’的请示报告

(&!

!!&+有关扩大生产经营范围的申请

!!#+00市关于学习全市第一 次 统 战 工 作 会 议 上000同 志$0

0市第一次统战工作 会 议 的 报 告%!000同 志$在 全 市 第 一

次统战工作会议上的发言%和00同志$00市第一次统战工

作会议的总结报告%三个文件的通知

!!(+00局关于00厂工业废水污染苏州河的请示

!!$+00公司关于开展向00同志学习"争当雷锋式的好团干!好

团员!好青年活动的决定

$&!

第五章!行政公文的写作*上+

行政公文的写作是全书的重点部分"也是教学的重点部分#

对公文写作者来说"学会国家行政机关!%类!&种公文的辨析

与撰写"有着十分重要的意义#本书从下列几方面进行阐述)首

先从理论着手"概要介绍各公文文种的用途!性质!特点!作用!

分类以及相近文种的区别等内容,然后介绍各个文种的结构安

排"并从实例着手"分析其具体写法"指出其注意事项,接着或对

部分范文作赏析评介"或对部分习作进行评析及示范修改#从

理论与实践两方面向读者介绍公文写作的实用知识#

第一节!命!令!"令#

一$命令"令#的性质与分类

!!"一#命令"令#的性质

命令*令+是 国 家 领 导 机 关 颁 布 的"具 有 强 制 执 行 性 质 和

法定效 力 的 文 件#通 常 以 领 导 人 名 义 发 布"具 有 独 特 的 权

威性#!"二#命令"令#的分类

按命令*令+的用途"一般可分为以下几类)

!+颁布令"也称公布令!发布令#主 要 用 以 依 照 有 关 法 律

规定颁布行政法规和规章#

)&!

%+行政令#主要用以宣布施行重大强制性行政措施"撤销

下级机关不适当的决定#

&+奖 惩 令"包 括 嘉 奖 令 和 惩 戒 令#主 要 用 以 嘉 奖 有 功 人

员!宣布对有关人员的惩罚#

#+特赦令#主要用以对战犯等的赦免#

(+动员令#主要用以非常时期动员群众参战!抢险等#

二$命令"令#的结构与写作方法

"一#结构安排

命令*令+一般由标题!正文!署名!日期等部分构成#

!+标题的构成情况有三种)一是发布者*机关或个人+加文

种"如$中华人民共和国主席令%,二是事由加文种"如$向全国进

军的命令%,三是发布者加事由加文种"如$国务院关于在我国统

一实行法定计量单位的命令%#有的还要单独编号"加括号置于

标题之下#

%+正文的总体要求是引文简明扼要"文风 庄 重 严 肃"语 气

坚决有力"不得模棱两可#但因命令*令+的内容不尽相同"要求

各异"故在写法上也就有所区别#

&+署名在正文下方横宽二分之一处标以发文机关 领 导 人

的名字"姓名前要冠以职务#有些只以机关名义发布的命令"可

不签领导人的姓名#

#+日期的标法有两种)一是位于标题之下"一 是 书 于 全 文

末尾#

"二#具体写法

!+颁布令#

)例文*

*&!

中华人民共和国中央军事委员会命令

一#兹将$中 国 人 民 解 放 军 纪 律 条 令%颁 发 全 军

执行&

一九七五年十一月二十五日颁发的$中国人民解

放军纪律条令%和一九八二年七月二十日发的$关于奖

惩问题的暂行补充规定%即行作废&

二#本条令是根据国家宪法和有关法律精神制定

的&它是全军维护纪律’实施奖惩的依据&

三#本条令的解释和修改权属于中华人民共和国

中央军事委员会&

此令

主席!邓小平

一九八四年一月二十七日

例文是一份颁布性命令"这类命令主要用于发布重要行政

法规和规章#由例文可见"其标题由发文机关加文种&命令’两

字组成#颁布令的正文部分"由所颁发文件的全称!颁布对象!

颁布根据和有关决定几方面组成#颁布令的落款"一般署发令

机关全称"多数是署发令机关领导人全衔加姓名#发令日期"可

以放在发令领导人姓名之下"亦可放在标题之下#颁布令一般

均有附件"即要公布实施的法规和规章的全文#上文所举的颁

布令后面即附有$中国人民解放军纪律条令%全文#颁布性命令

在写法上要求做到篇幅简短"结构严谨"用词精确"语气严肃#

%+行政令#

)例文*

国务院关于在西藏自治区拉萨市实行

戒严的命令

鉴于少数分裂主义分子不断在西藏自治区拉萨市

’&!

制造骚乱’严重危害社会安定’为了维护社会秩序’保

障公民人身#财产的安全’保护公共财产不受侵犯’根

据宪法第八十九条第十六项的规定’国务院决定’自一

九八九年三月八日零时起在拉萨市实行戒严’由西藏

自治区人民政府组织实施’并根据实际需要采取具体

戒严措施&

国务院总理!李!鹏

一九八九年三月七日

例文是国务院 就 拉 萨 实 行 戒 严 一 事 而 发 的 一 份 行 政 性 命

令"其标题由发布机关!事由!文种三部分组成#这份例文的正

文部分内容相当重大"法规性极强#尽管其篇幅较短"但发令的

原因具体"紧迫感强,发令的目的明确"理由充足,发令的依据有

力"系依据宪法有关条文的规定#执行的要求具体"切实可行#

全文结构紧密"用语简练利落"语气强硬"充分体现出强制性和

威严性的语言特色#

&+奖惩令#

)例文*

国务院对民航王仪轩机组的嘉奖令

一九八三年五月十八日!国发(!’*&)’"号

中国民航沈阳管理局第十飞行大队王仪轩机组’

一九八三年五月五日驾驶三叉戟%’$号机’执行沈阳

至上海航班任务’在飞临渤海上空遭到六名武装暴徒

劫持后’表现得很勇敢#很机智’确保了旅客安全’捍卫

了祖国的尊严’当出现严重危害旅客和飞机安全的险

情时’机组及时采取紧急措施’多次化险为夷&在暴徒

以武力相威胁而又与地面失去联系等十分危急的情况

下’为了避免机毁人亡’机组沉着冷静’以高超的技术’

"#!

使飞机安全降落在不适宜降落大型飞机的南朝鲜春川

机场&飞机落地后’机组人员面对各种复杂的情况’立

场坚定’组织旅客团结战斗’争取返回祖国&在这次事

件中’机组人员表现出热爱党#热爱人民#热爱社会主

义祖国的高尚品质和革命气节’表现出一心确保旅客

安全的崇高职业道德’以实际行动为人民立了功&

为了表彰王仪轩机组的英雄事迹’国务院决定*授

予王仪轩机组+中国民航英雄机组,称号-授予机长王

仪轩+中国 民 航 英 雄 机 长,称 号-给 机 长 王 仪 轩#和 长

林’领航员王 培 富’空 勤 通 讯 员 王 永 昌 各 记 特 等 功 一

次’各晋升两级-给领航员冯云武’空勤机械员林国荣’

乘务员程梅#姜民英#李霞各记大功一次’各晋升一级-

并对王仪轩机组九名同志分别给予奖金奖励&

国务院号召民航全体空勤人员和广大职工向英雄

的王仪轩机组学习’加强防止劫机的安全保卫工作’忠

于职守’尽职尽责’切实保证空中飞行安全’为社会主

义民航事业的建设’为祖国四化建设作出贡献&

例文是一份表彰民航王仪轩机组的嘉奖令#正文部分由嘉

奖的依据!嘉奖的决定以及嘉奖的希望三部分组成#写法上行

文丰满"但简明扼要"语言洗练"饱含激情"具有很强的号召力#

#+特赦令#

)例文*

中华人民共和国主席特赦令

!一九六三年三月三十日公布"

根据第二届全国人民代表大会常务委员会第九十

一次会议的决定’对于确实改恶从善的蒋介石集团#伪

满洲国和伪蒙疆自治政府的战争罪犯’实行特赦&

!#!

一#蒋介石集团#伪满洲国和伪蒙疆自治政府的

战争罪犯’关押已满十年#确实改恶从善的’予以释放&

二#判处死刑#缓期二年执行的战争罪犯’缓刑时

间已满一年’确实有改恶从善表现的可以减为无期徒

刑或十五年以上有期徒刑&

三#判处无期徒刑的战争罪犯’服刑时间已满七

年’确实有改 恶 从 善 表 现 的’可 以 减 为 十 年 以 上 有 期

徒刑&

这个命令’由最高人民法院和高级人民法院执行&

中华人民共和国主席!刘少奇

例文是国家主席依据全国人大常委会的决定所发布的特赦

令#全文分为三个部分)第一部分是特赦的依据和特赦的对象

范围#第二部分中分项说明特赦的具体措施"运用政策的界限#

第三部分说明执行赦免的机关#

(+动员令#

*见例文赏析+

"三#注意事项

!+命令*令+的标题通常由发文者*发文机关或领导人的职

务名称+!事由!文种组成"也有的省略了事由或发文者"甚至有

些较为简短的命令的标题只有&命令’两字#向全国发布的"一

般不标受令者,有特指对象的"则需标明受令的单位或个人#签

署人是发令 机 关 的 最 高 领 导 人"以 国 家 元 首 名 义 签 署 的 常 用

&令’公布,以其他名义发布的"令或命令均有#签署日期以签署

之日为准"必须标明年月日#

%+一般上级机关也可用&命令*令+’的形式指挥自己的下

级"但由于&命令*令+’无丝毫商量回旋的余地"因而只有在必须

采取重大强制性的行政措施时才用#通常情况下多用&指示’等

%#!

体裁#

&+命令*令+的内容要高度概括!集中明确"一般都 较 为 简

单,但也有内容较长的命令*令+"写作时为了保持条理清晰"就

要分条叙写"但语言必须简洁明快"不作具体的说明和解释#

#+命令*令+的结构要严谨"层次要分明"富有严密 的 逻 辑

性和鲜明的层次感#

三$例 文 赏 析

)例文*

向全国进军的命令

!一九四九年四月二十一日"

各野战军全体指挥员战斗员同志们’南方各游击

区人民解放军同志们*

由中国共产党的代表团和南京国民党政府的代表

团经过长时间的谈判所拟定的国内和平协定’已被南

京国民党政府所拒绝&南京国民党政府的负责人员之

所以拒绝这个国内和平协定’是因为他们仍然服从美

帝国主义和国民党匪首蒋介石的命令’企图阻止中国

人民解放事业的推进’阻止由和平方法解决国内问题&

经过双方代表团的谈判所拟定的国内和平协定八条二

十四款’表示了对于战犯问题的宽大处理&对于国民

党军队的官兵和国民党政府的工作人员的宽大处理’

对于其他各项问题亦无不是从民族利益和人民利益出

发作了适宜的解决&拒绝这个协定’就是表示国民党

反动派决定将他们发动的反革命战争打到底&拒绝这

个协定’就是表示国民党在今年一月一日所提议的和

&#!

平谈判’不过是企图阻止人民解放军向前推进’以便反

动派获得喘息时间’然后卷土重来’扑灭革命势力&拒

绝这个协定’就是表示南京李宗仁政府所谓承认中共

八个和平条件以为谈判基础是完全虚伪的&因为既然

承认惩办战争罪犯’用民主原则改编一切国民党反动

军队’接收南京政府及所属各级政府的一切权力以及

其各项基础条件’就没有理由拒绝根据这些基础条件

所拟定的而且是极为宽大的各项具体办法&在这种情

况下’我们命令你们*

!一"奋勇前进’坚决#彻底#干净#全部地歼灭中

国境内一切敢于抵抗的国民党反动派’解放全国人民’

保卫中国领土主权的独立和完整&

!二"奋勇前 进’逮 捕 一 切 怙 恶 不 悛 的 战 争 罪 犯’

不管他们逃至何处’均须缉拿归案’依法惩办’特别注

意缉拿匪首蒋介石&

!三"向任何国民党 地 方 政 府 和 地 方 军 事 集 团 宣

布国内和平协定的最后修正案&对于凡愿停止战争’

用和平方法解决问题者’你们即可照此最后修正案的

大意和他们签定地方性的协定&

!四"在人民解放军包围南京之后’如果南京李宗

仁政府尚未逃散’并愿意于国内和平协定上签字’我们

愿意再一次给该政府以签字的机会&

中国人民革命军事委员会主席!毛泽东

中国人民解放军总司令!!!!朱!德

7赏析8

$向全国进军的命令%发布于!’#’年#月%!日#当时"经

过辽沈!淮海和平津三大战役"国民党军队的主力已被消灭"其

##!

作战部队仅剩一百多万人"分布在从新疆到台湾的广大地区内

和漫长的战线上#为获喘息之机"国民党在承认中共提出的八

项和平条件作为谈判基础之后"于!’#’年#月!日派出以张治

中为首的国民党政府和平谈判代表团抵达北平"与中国共产党

代表团进行谈判#经过了半个月的谈判"拟定了国内和平协定#

#月!(日"中国共产党代表团将国内和平协定*最后修正案+提

交南京政府代表团"#月%!日被南京国民党政府所拒绝#这份

命令正是在此背景下发布的#

作为通用公文的一种"命令是上级机关对下级机关及其人

员发布的一种强制执行性质的指挥性文件#这份命令的正文主

要由下达该命令的依据和命令事项两大部分构成#

写作下达命令的依据"关键在于充分说明命令的理由"使执

行者确信命令的合理性和必要性#本文开头用一句话点明之所

以要发布命令的缘由"依据在于&由中国共产党的代表团和南京

国民党政府的 代 表 团 经 过 长 时 间 的 谈 判 所 拟 定 的 国 内 和 平 协

定"已被南京国民党政府所拒绝’#南京国民党政府拒绝国内和

平协定为什么 就 成 了 命 令 中 国 人 民 解 放 军 向 全 国 进 军 的 理 由

呢？能否把这点说清楚"是这个命令是否成立并具有说服力的

关键之处#作者抓住这一关键"采取多种方式"从不同角度进行

说明和论证#一是追溯拒绝协定的原因"是因为南京国民党政

府的负责人员&仍然服从美帝国主义和国民党匪首蒋介石的命

令"企图阻止中国人民解放事业的推进"阻止用和平方法解决国

内问题’#二是直接解剖协定的内容"以协定对于战犯!国民党

军队官兵和政府工作人员的宽大处理这两个至关重要的事实和

对其他各项问题的处理上所体现的民族利益!人民利益原则"说

明协定的合情合理#三是在说明协定内容的基础上"连用&拒绝

这个协定"就是表示--’三个排比句"对南京国民党政府从对

(#!

待结束战争的态度到提议举行和谈的动机直到承认中共八项和

平条件为谈判基础的虚伪性都作了有力的揭露"从而集中暴露

了国民党政府拒绝和平协定的反动实质#四是依据矛盾律"从

揭露南京国民党政府承认中共八项和平条件的虚伪性入手"用

逻辑推理的方法推断出南京国民党政府拒绝国内和平协定的无

理#通过上述说明和论证"让读者深刻认识到)中国人民解放军

向全国进军不仅是完全正义的"而且是迫不得已的"因而愿意竭

尽全力为达到进军的目的而勇敢奋战#

命令事项的要旨在于说明为实现命令所采取的措施"使执

行者确信措施的可靠性和有效性"进而按其要求行动#这份命

令的事项有四条"一是歼灭敌人的有生力量"二是逮捕和惩办战

争罪犯"三是争取地方军政势力签定地方性和平协定"四是在一

定条件下给南京政府最后一次签字的机会#这四条是完成进军

任务缺一不可的整体"缺少其中任何一条都将对胜利进军产生

不利的影响#但是"各条内容在事项部分所处的地位及其所起

的作用仍然是不同的#当时"南京国民党政府对抗革命进军的

主要本钱是其手中所掌握的武装力量"因此"歼灭这些武装力量

是进军的首要任务#战争罪犯是这场反革命战争的领导者和组

织者"逮捕和惩办战犯是扫清进军道路的重要一环#地方政府

和地方军事集团是南京国民党政府的重要支柱"他们虽有各自

的处境和情况"但当他们看到大量的精锐的反革命武装力量被

歼灭"成批的!有重大影响的战犯被逮捕惩办"因而预感到自己

的末日也为期不远"他们中的一些分子或势力才会下决心停战"

在地方性的协定上签字#至于包围南京后"南京政府的签字"仅

仅是作者虚拟的假设"表达了作者希望以和平方式解决国内问

题的真诚愿望#本文正是依据这样的逻辑关系来安排事项的顺

序"让读者从顺序的安排上去领会主次轻重#

$#!

在语言的表达方面"本文做到了简洁明快!准确有力#如依

据部分的开头仅用一句话"就高度概括了当时情势的基本特点#

&拒绝’一词用得十分贴切"它标志着谈判的结束和进军的开始#

事项部分第一条用&坚决!彻底!干净!全部’四个表明态度!程度

和范围的词语概括了歼灭敌人的坚决性和彻底性,又用&中国境

内一切敢于抵抗的’这一表明地域!范围和性质的短语来修饰和

限制&国民党反动派’"准确地划清了范围和界限"把歼灭的对象

既限制在&敢于抵抗’的小范围之内"又包括在&中国境内一切’

的大范围之内"既使愿意放下武器者有生路可走"又使&敢于抵

抗’者死路一条#第二条文字把逮捕和惩办的对象限制在&怙恶

不悛’的范 围 内"写 作 中 用 了&一 切’!&不 管’!&均’这 样 的 形 容

词!连词和副 词"表 明 不 得 使 他 们 有 一 个 漏 网#第 三 条 用&任

何’!&凡’表 示 毫 无 例 外 地 和 愿 意 停 战!&用 和 平 方 法 解 决 问

题’的国民党地方政府和军事集团签定地方性协定#这些经过

反复推敲的!恰如其分的文字表达"充分体现了作者确定的意

图"使人民解放军指战员明确了进军的主攻方向和各方面的配

合方法,使一切正视现实的人认识到中国共产党为了民族和人

民的利益"用和平方法解决国内问题的诚意"也告诉了敌人放

下武器!改恶从善的生路和顽固到底的死路#这样必然能够鼓

舞革命战士的斗志"威慑负嵎顽抗的敌人"有利于争取敌人营

垒中的动摇分子"减少人民解放军进军的阻力"促成向全国进

军的胜利#

$向全国进军的命令%无论对命令依据的论证"还是对命令

事项的说明"都达到了高度完善的程度"堪称&命令’这一文种的

典范#今天"我们重读这份命令"那种革命的战斗精神"还在激

荡着我们的心田,那种高超的表达手段"是我们写作公文的学习

榜样#

)#!

第二节!议!!案

一$议案的用途$特点与分类

!!"一#议案的用途

议案是指具有法定议案权的机关或个人"依照法定程序向

国家权力机关提出的属于该级国家权力机关职权范围"需要提

交会议审议的议事方案*或叫议事原案+#$国家行政机关公文

处理办法%*以下简称$办法%+中所指的议案是指属法定议案提

出机关行使职权的一个法定文种"适用于各级人民政府按照法

律程序向同级国家权力机关*即人民代表大会或其常务委员会+

提请审议事项#它是政府机关与人大及其常委会之间联系工作

时的常用 例 行 公 文#政 府 各 部 门 和 党 群 机 关 不 用 这 一 文 种#

$办法%所规定的&议案’的适用范围是仅就政府系统的公文而言

的"但这一文种不只限于政府系统运用"这在我国宪法和有关的

组织法中均已作出规定#

根据$中华人民共和国宪法%规定)&全国人民代表大会代表

和全国人民代表大会常务委员会组成人员"有权依照法律规定

的程序分别提出属于全国人民代表大会常务委员会职权范围内

的议案#’根据$中 华 人 民 共 和 国 全 国 人 民 代 表 大 会 组 织 法%规

定)&全国人民代表大会主席团!全国人大常委会!全国人大各专

门委员会!国务院!中央军事委员会!最高人民法院!最高人民检

察院"可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职

权范围内的议案,一个代表团或者三十名以上的代表"可以向全

国人民代表大 会 提 出 属 于 全 国 人 民 代 表 大 会 职 权 范 围 内 的 议

案#’$中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民

*#!

政府组织法%规定)&地方各级人民代表大会举行会议的时候"主

席团!常务委员会!本级人民政府和代表*有三人以上附议+"都

可以提出议案#’

"二#议案的特点

议案作为一个文种"除了具有公文的一般属性外"还具有以

下的特点)

!+作者的法定性#议案的作者只能是法定 机 关 和 符 合 法

定人数的人民代表"政府机关的各个直属机构和工作部门以及

其他组织或个人均无权提出议案"也不能使用议案这一文种#

%+内容的特定性#根据宪法!地方各级人民代表大会和地

方各级人民政府组织法的规定"各级人民政府提出议案的内容

必须是属于人民代表大会或其常务委员会职权范围内的问题"

超出其职权范围的不能作为议案提出#

&+时间的限制性#各级人民政府只能在人 代 会 或 其 常 委

会举行会议之时提出议案"如果于会后提出"则不能列为议案#

#+建议的可行性#议案提出后须经过审议"为使议案获得

通过"议案必须言之有理"言之有据"并使所提建议具有可行性#

只有这样"才有获得批准的可能#

(+语言的简明性#议案一般均附有提请审 议 事 项 草 案 以

及说明材料"故 议 案 的 正 文 一 般 都 非 常 简 洁 明 确"语 言 高 度 凝

练"只要明确写出所要提请审议的事项即可#

"三#议案的分类

议案有两大类型"一类是由国家机关提出的提请审议事项

的议案,另一类是由提案人*人民代表+提出的建议!批评和意见

的议案,这里我们着重讨论前一类议案#

国家行政机关向国家权力机关提请审议的议案"是宪法和

法律规定议案的组成部分"根据议案的内容和公文写作实践"其

’#!

类型大体可分为下述几种)

!+立法案000国家行政机关 制 定 的 行 政 法 规 需 要 提 请 国

家权力机关审议或请求国家权力机关制定某项法律或法规提出

的议案#如$国务院关于提请审议3中华人民共和国国家安全法

*草案+4的议案%和$00市人民政府关于提请审议300市城市

规划条例*草案+4的议案%#

%+重大事项案000国家行政 机 关 就 本 行 政 区 域 内 某 个 重

大事项提请国 家 权 力 机 关 进 行 审 议"并 请 示 作 出 决 定 的 议 案#

如$国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案%即属此类#

&+人事任免案000国家行政 机 关 向 国 家 权 力 机 关 提 请 审

议任免国家机关工作人员的议案#如$国务院关于提请侯捷等

二位同志职务任免的议案%即属此类#

#+机构变动案000国家行政 机 关 就 国 家 行 政 机 构 组 织 的

设立或变动情况提请国家权力机关进行审议的议案#如$国务

院关于提请设立中华人民共和国监察部的议案%和国务院$关于

提请审议修改后的国务院机构改革方案的议案%#

(+批准条约案000国家行政 机 关 向 国 家 权 力 机 关 提 请 审

议并批准与其他国家签订条约的议案#如$国务院关于提请审

议批准3中华人民共和国和摩尔多瓦共和国领事条约4的议案%#

$+其他事项案000由于人民 代 表 大 会 或 者 人 民 代 表 大 会

常务委员会的职权很多"议案的类型也很多"这里不再一一加以

列举"但常见的议案主要是前五种类型#

二$议案的结构与写作方法

"一#结构安排

全国人民代表大会和地方各级人民代表大会代表法第九条

"(!

规定"代表提出的&议案应当有案由!案据和方案’#这一规定同

样适用于政府机关向权力机关及其常设机构提出议案的写作#

从结构上看"议案一般由标题!主送机关!正文!签署和成文时间

等五部分构成#

"二#具体写法

!+标题#标题也即案由#应简明扼 要 地 写 明 所 要 解 决 的

问题#通常有两种形式)一种是完全性标题"即&发文机关加事

由加文种*议案+’"如$国务院关于提请审议3中华人民共和国商

标法修正案*草案+4的议案%,一种是不完全标题"即&事由加文

种*议案+’"如国务院$关于提请审议修改后的国务院机构改革

方案的议案%#若用&发文机关加文种*议案+’或仅有&议案’两

字"是不符规 范 的#事 由 之 前 一 般 可 写&关 于 提 请’或&关 于 请

求’!&关于建议’等词语#

%+主送机关#国家行政机关议案的主送机关是固定的"即

与政府机关同级的人民代表大会及其常委会"故应在标题之下"

左起顶格"正文之前用全称或规范化简称明确标出"写成&00

0人民代表大会)’或&000人大常委会)’#此外还有两种写

法"如&第七届全国人民代表大会第一次会议)’!&第七届全国人

民代表大会第二次会议主席团)’"这种写法使收文单位更清楚

明确"也是允许的#

&+正文#这是议案的主体"包括案据!方案和结语三部分#

*!+案据#应写明为何提出议案的事实和理由#$国 务 院

关于提请审议兴建 长 江 三 峡 工 程 的 议 案%*国 函1!’’%2%#号+

中&案据’的写作堪称典范#该$议案%不惜用五大部分对此展开

论述"即长江在我国国民经济中的重要地位和长江中下游洪水

灾害的潜在威胁,兴建三峡工程对加快我国现代化建设进程"提

高综合国力的重要意义,国务院对三峡工程采取的方针 与社会

!(!

各界的建议和意见,三峡工程的选址!拦河大坝!正常蓄水位!水电

站总装机容量!投资和工期等情况,已发现的问题和态度#事实和

理由阐述得十分完整!充足"奠定了此份议案获得批准的基础#

*%+方案#应写明对所提问题的解决途径和办法#$国 务

院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案%"对于兴建三峡工程

的方案是&同意建设三峡工程#建议将兴建三峡工程列入国民

经济和社会发展十年规划"由国务院根据国民经济的实际情况

和国家财力物力的可能"选择适当时机组织实施’#显然"这个

方案既突破常规"又留有余地"是符合实际情况!切实可行的"因

而获得第七届全国人民代表大会第五次会议的批准#

*&+结语#议案通常以一句表示祈使的词语结束全文#根

据上文内容"可使用&请审议’!&请予审议’!&现提请审议’!&请

审议决定’!&此议案"请予审议’!&现提请审议"并请作出批准的

决定’等词语#

#+签署#中华人民共和国国务院组织法第五条规定"国务

院向全国人民 代 表 大 会 或 其 常 务 委 员 会 提 出 的 议 案 由 总 理 签

署#由此推论"地方各级人民政府向同级人民代表大会或其常

务委员会提出议案时都应由行政首长签署"一般不落政府机关

名称#

首长署名前应冠以职务"如&国务院总理000’!&市长0

00’!&县长000’等"首长职务与姓名之间留一空格#若使

用的是首长签名章"则可不再盖政府机关印章#若无首长签名

章"则除盖首长一般名章外"还需加盖政府机关印章#

(+成文时间#成文时间以首长签 发 日 期 为 准#要 用 汉 字

写明具体的年!月!日#

"三#注意事项

!+一事一案#一般情况下"一份议 案 只 写 一 个 内 容"即 阐

%(!

述一个事项"要求解决一个问题"不得夹带其他事项#

%+议案的内容必须实事求是"在调查研究 的 基 础 上 形 成"

对不清楚的情况和不甚了解的问题以及无法解决的问题不提#

要求解决的问题应具迫切性"并经过努力可以实现或逐步实现#

做到事实准确"案由合理"建议具体#

&+语言简明扼要"事项清楚明确#

#+议案须在大会主席团决定的截止时间以内送交 大 会 议

案审查委员会#

(+&议案’与&提案’应有区别#有的人将&议案’和&提案’

混为一谈"认为&提案又称议案’"这是不确切的"也缺乏法律依

据#议案应成为有议案权者的专用文种"不应与提案相混淆,提

案也应根据$全国政协提案工作试行条例*草案+%的规定"成为

政协委员向政府部门提出书面意见和建议的专用文种#至于人

大代表的建议!批评和意见不应再称提案"而应按现在的习惯说

法简称为建议#

$+&报告’不能代替&议案’#一些政府在向本级人大或其

常委会 行 文 时"&报 告’与&议 案’不 分"甚 至 用&报 告’代 替&议

案’#而某些权力机关也习惯于或要求政府用报告代替议案"不

管是否属于其职权范围内的事项"均让政府机关以&报告’行文#

这是无法律依据的不规范的做法"必须予以改变#凡属向同级

人大及其常委会提请审议属于人大及其常委会职权范围内的事

项"应当以&议案’文种行文#

三$议案附件的写作

议案一经审议 通 过"就 能 产 生 法 律 效 力"具 有 较 强 的 约 束

力"需要有关部门认真贯彻落实#因此"提出议事原案时"要以

&(!

充分的事实和有关政策!法律为依据"并要作必要的科学论证#

但由于议案正文写作要求所限"不可能将各方面的依据都写入

正文#为使国家权力机关在审议议案时能够充分地了解和理解

案由"必须重视附件的写作#

"一#议案附件的种类

!+书表#如人事任免案附的党委 或 党 派!团 体 推 荐 书"国

家行政机关的拟任!拟免呈报表等#

%+有关的法律法规和说明#如立法案附的 与 议 案 有 关 的

法律!法规及原制定的法规草案和关于制定本法规*草案+的说

明等#

&+工作报告#如有时在审议有的重大事项决定案前"先听

取和审议国家行政机关某方面工作的报告"把审议这方面工作

报告作为审议有关议案的依据的内容"从一定意义上看"这方面

的工作报告"也就是有关议案的附件材料#

#+与议案内容相关的其他有关材料#如授予荣誉称号案附

的单位或个人的事迹材料"撤职案附的被撤职人的有关材料等#

"二#议案附件的写作要求

议案的附件对于审议议案有着极为重要的作用"因此"必须

重视议案附件的写作"其基本要求有如下几点)

!+内容真实可靠"坚持实事求是#附 件 材 料 的 形 成"必 须

建立在深入调查研究的基础之上"不能主观臆测"更不能凭空想

象#分析!归纳或提出的意见!建议等要一是一!二是二"做到实

事求是#

%+突 出 主 题"照 应 正 文#对 调 查 来 的 材 料 要 经 过 认 真 筛

选"去粗取精"剔除其中同议案内容无关的材料"与议案正文相

互照应#

&+语言表达要简洁明快"层次清 楚"说 服 力 强#写 作 时 应

#(!

做到开门见山"切中主题"直截了当地把话说清楚"尽量避免由

于繁冗杂乱而给审议议案带来的不必要的麻烦#

第三节!决!!定

一$决定的性质与特点

!!"一#决定的性质

就内容和作用而言"决定是领导机关针对工作的某些重要

事项!重大问题!行动所作出的决策"是重要的领导性!法规性文

件#所作规定要求下级机关必须坚决遵守!认真执行#

就产生形式而言"决定既可是某次会议的成果"形成公文后

发布"也可由领导机关直接制定和发布#决定的内容往往较为

单纯"或是某个单一问题"或是某些相关的专门问题#

"二#决定的特点

!+内容严肃#上级领导机关向下级发布和传达后"下级机

关必须认真贯彻执行#

%+事实明确#决定所作的安排在 时 间!目 的!要 求 上 均 须

明确"不得模棱两可#

&+说理充分#有的决定是上级机关提出了主张"为了阐明

主张"它要求下级机关应该怎么做"不该怎么做"并明确说明原

因"落实具体措施#

二$决定的结构与写作方法

"一#结构安排

决定一般由标题!主送机关!正文!发文机关!发文时间!印

((!

章等部分构成#

!+标题#通常由完全性标题即发文机关加事由加&决 定’

组成"亦可由事由加&决定’组成省略性标题#

%+主送机关#有一定阅读级限的决定往往有主送机关"如

$国务院关于加强旅游工作的决定%主送机关是)&各省!市!自治

区人民政府"国务院各部委!各直属机构’#

&+正文#一般由决定的原由或依 据!决 定 的 内 容!执 行 要

求或注意事项组成#

#+发 文 机 关#即 决 定 的 制 发 机 关"若 标 题 上 已 有 制 发 机

关"落款可省略#

(+发文时间#属会议通过的决定"日期须用圆括号置于标

题之下#属领导机关的决定"日期一般放在正文完毕后"或作决

定的机关之下#

$+印章#盖在落款处"见报可省#

"二#具体写法

根据类型的不同"决定在写作上有不同的要求#

!+知照性决定#常用的有)表彰决定!处分决定!机构设置

决定!人事安排决定或某一事项的决定等#

)例文*

全国人民代表大会常务委员会关于国务院

提请审议设立海南省的议案的决定

!一九八七年九月五日通过"

第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次

会议审议了国务院关于提请审议建立海南省的议案’

决定提请第七届全国人民代表大会第一次会议审议#

批准’并 授 权 国 务 院 成 立 海 南 省 筹 备 组’开 展 筹 备

工作&

$(!

例文这类决定的内容一般往往较为具体单一"文字简明扼

要"不分段落#它的正文包括两个部分)先写事由"说明作出决

定的根据!缘由#次写具体事项"即作出决定的内容#决定的制

发机关"如果在标题中出现过"落款时可省略#如非会议通过的

决定"日期一般放在正文之后作出决定的机关名称之下#印章

需盖在落款处#见报时制发机关和印章可省略#若是对某个人

所犯错误的处分决定"一般要写明被处分人的姓名!职务!政治

面貌等基本情况"再 写 所 犯 错 误 的 事 实 经 过"造 成 的 后 果 和 危

害"然后分析错误的性质和犯错误的原因"最后写明为了严肃纪

律!教育本人"根据何规定"经何级组织或部门决定"给予什么处

分#有的处分决定需要公布于众"以起教育作用"则要写上人们

要从中接受经 验 教 训 的 话#处 分 决 定 必 须 经 过 一 定 的 组 织 批

准"不能以通报!起诉书等代替#

%+指挥性 决 定#常 用 的 有)规 定 性!规 范 性 的 决 定,指 导

性!指示性的决定,法令!法规!条例性的决定"以及处理重大问

题"安排重要行动的决定等#

这一类决定涉及面较广"往往是对重大事项作决策性行动

安排的"目的是要起到统一认识和确定方针!政策!做法的作用"

写作时要求有较多的论证"一般采用夹叙夹议的方法#如$中共

中央!国务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定%"$中共

中央关于整党的决定%"$全国人民代表大会常务委员会关于处

理逃跑或重新犯罪的劳改犯和劳教人员的决定%等#这类决定

的正文"一般在开头简述作出决定的根据!缘由!目的!意义"接

着用&特作如下决定’之类承启语"再分项!分段来叙写决定的事

项#常见的有如下几种表达方式)

*!+一段到底式#全篇不分段"一气呵成#适 用 于 内 容 单

一"文字很少的决定"如上例#

)(!

*%+分条标项式#把决定中涉及的若干问题"依主 次 列 成

若干条项"用数码标出#这适用于牵涉不少具体问题和事项的

决定#如全国人大常委会$关于严惩严重危害社会治安的犯罪

分子的决定%"其中第一条)&对下列严重危害社会治安的犯罪分

子"可以在刑法规定的最高刑以上处刑"直至判处死刑’"以下就

分列了六种情形"均分别用数码标出"显得十分清楚!醒目#

*&+小标题式#把决定中每条的中心内容归纳为 小 标 题"

分列于每一部分之前#这种写法"不仅在条理上更加清晰"而且

内容突出!鲜明#如!’)’年’月$中共中央关于加快农业发展

的若干问题的决定%"就是用小标题的形式写的#全文四个部分

分列了四个小标题)&一!统一党对农业问题的认识’"&二!当前

发展农业生产力的二十五项政策和措施’"&三!实现农业现代化

的部署’"&四!加强党和政府对农业的领导’#

*#+分部分表述式#把全文分成若干部分"每一部 分 表 达

一个中心意思"用中文数码标明各部分的顺序"如$中共中央!国

务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定%就用了这种表

达方式#全文八个部分"每个部分都用中文数码标出顺序#像

小标题一样"每个数码标在每部分前面的居中位置"有点近于理

论文章的写法#

"三#注意事项

!+决定中所写的事项"一般均较重要"通常 是 根 据 机 关 的

职权"由领导机构通过一定的会议郑重讨论后作出"写作时要准

确提出具体任务!要求和措施#

%+中央决定与基层机关决定在性质!内容和要求上不尽相

同"中央的决定总是从全局考虑"往往比较原则"起着宏观调节

的作用#基层单位在起草决定时"应当学习中央决定中分析问

题和表达思想观点的立场!方法"努力做到既符合上级规定的政

*(!

策精神"又联系本单位的实际工作情况"有的放矢地提出问题!

解决问题#不能照抄上级文件"与本单位的实际毫不相干,不能

从原则到原则"要 有 具 体 的 政 策 界 限 和 实 行 办 法,既 要 严 格 要

求"又要对可能 产 生 的 问 题 作 出 预 见"提 出 应 该 引 起 注 意 的 问

题"并作出相应的决策#

&+写法上大多以叙述性和说明性语言为主"不作过 多 的

议论#文字要 准 确"语 言 要 简 练"条 理 要 清 楚"措 施 要 具 体"

具有很强的行政约束力"便于下级机关理解和贯彻执行#决定

的观点必须十分明确具体"符合客观实际"要反映出领导机关

的一致看法和意见#有分歧意见和不明确的问题!情况"不能

写入决定之中#

三$例 文 赏 析

)例文*

中共中央政治局关于接受宋庆龄同志

为中国共产党正式党员的决定

宋庆龄同志年轻时追随伟大的革命先行者孙中山

先生’致力于中国革命事业’忠贞不渝地坚持孙中山先

生革命的新三民主义’在中国长期革命的艰难困苦的

斗争中’坚定地和中国共产党站在一起&她一贯是共

产党的最亲密战友’是中国各族人民包括台湾同胞和

海外侨胞衷 心 敬 爱 的 领 袖 之 一’是 爱 国 主 义#民 主 主

义#国际主义和共产主义的伟大战士’是保卫世界和平

事业的久经考验的前驱’是全体中国少年儿童慈爱的

祖母&她过去多次要求加入中国共产党’最近病重时

又一次提出这个要求&中央政治局一致决定’接受宋

’(!

庆龄同志为中国共产党正式党员&

中共中央

一九八一年五月十五日

7赏析8

决定在形式上大体有两种类型#一是对某一具体事情的决

定"一是用来统一对某一方面的工作或某类带有普遍性的重大

问题的认识"确定大政方针#本文属于前一种类型的决定#

这份决定在写作方面"集中表现为两大特色)

*!+层次分明"条理清晰#全文虽然从头至尾一气呵成"篇

章与段落合一"但其结构层次却显而易见#本文开门见山"即进

入决定的实质 性 内 容"也 即 决 定 的&事 由’部 分"从 文 章 开 头 到

&又一次提出这个要求’止#&事由’之后"顺笔而下"用非常简洁

的笔墨写&决定’的&内容’部分"即&中央政治局一致决定"接受

宋庆龄同志为中国共产党正式党员’"总之"这篇&决定’有条有

理"层次结构分明"给人以十分清晰的认识#

*%+文约事丰"字斟句酌#这么一份有关接受宋庆 龄 同 志

为中国共产 党 正 式 党 员 的 属 于 重 要 事 项 的 决 定"全 文 仅 用 了

%("余字"这篇省笔墨!讲效率!重实际的公文"不能不说是长文

短写!长话短说公文的一个范例#宋庆龄同志的功绩"可以说千

言万语也难以道尽#党!国家和人民对她的评价也非万语千言

所能容纳包括#这份&决定’"以高屋建瓴之势"采用既简略!含

义又丰富的语言"仅用)"余字"便将宋庆龄同志的革命功绩展

现于人们的眼前)&年轻时追随伟大的革命先行者孙中山先生"

致力于中国革命事业"忠贞不渝地坚持孙中山先生革命的新三

民主义"在中国长期革命的艰难困苦的斗争中"坚定地和中国共

产党站在一起#’这段话中所使用的&追随’!&致力于’!&坚定地’

等词语"可说是经过了作者的一再斟酌与推敲落笔的"每个词对

"$!

其所修饰的对象均非常讲究分寸"做到了恰如其分#&决定’在

写到对宋庆龄同志的评价时"用了一段议论性文字"作者用了五

个排比句"即五个&是--’"文字简洁有力#最后的&决定事项’

仅用%$个字"非常干脆利落"实在令人赞美#

总而言之"这份&决定’"篇首开门见山"行文干脆利落!言简

意明"结尾简短有力"显见拟稿人写作造诣之深#这是出自能人

笔下的一篇短公文的范例"值得我们从事文秘工作的同志认真

学习与揣摩#

第四节!指!!示

一$指 示 概 述

!!指示是重要的领导性!指导性文件"其内容一般偏重于对工

作原则!方法的指导"政策性很强#

指示一般是上级领导机关针对现实中带有普遍性的问题或

关系到全局性的问题而作出的"有时也针对特殊性问题或局部

性问题而制发#在实际使用时"应注意它与命令*令+的区别)一

是内容要求不同#指示要提出较为具体的办法"阐明具体的工

作原则!步骤"指导执行方针!政策,命令*令+则更具有原则性和

强制性#二是强制程度不同#指示虽也要求下级执行"但允许

下级机关依据实际情况"在不违背原则的前提下作些适当的变

通"具有一定的灵活性,命令*令+则要一丝不苟"必须做到无条

件地服从"令行禁止"严格执行#三是发布机关权限不同#指示

只要与下级有隶属关系的上级均可发布,命令*令+则只有根据

有关法规如$中华人民共和国宪法%与$国务院组织法%或$地方

各级人民政府组织法%规定的上级机关才有权发布#四是行文

!$!

语气不同#指示在具体写作时"重在说理"语气稍缓,命令*令+

的议论较少"语气坚决"更为概括凝练"简短明了#

二$指示的结构与写作方法

"一#总体要求

拟写指示必须首先熟悉有关的方针!政策"了解实际工作情

况#执笔者要在认真领会领导意图!明确写作目的之后"再拟出

提纲"起草文件#拟写指示要做到联系实际"切实可行#提出的

要求应能够实现"经过努力可以达到#因此"写作前应做好充分

的调查研究"有针对性地提出开展工作的正确途径和措施"使下

级感到亲切!明确"符合自己的实际情况#

"二#结构安排

指示的结构包括标题!对象*收文机关+!正文!发文机关!发文

时间等部分#指示的标题包括发文机关!事由和文种名称三部分)

一般写作&00机关关于00事项的指示’"如例文标题#收文机关

是接受指示的主要对象"无关单位不可列入#发文机关是指示的签

发机关"应写全称"位于正文的右下文#发文时间"应写清正文发出

的年!月!日"位于发文机关的下一行"与发文机关的名称对正#对

外公布的指示"也可略去落款部分"发文时间用圆括号加于标题的

正下方位置#机关印章盖在落款中间"如见报"可省略#

"三#具体写法

)例文*

中共中央!国务院

关于深入扎实地开展绿化祖国运动的指示

!一九八四年三月一日"

近几年来’绿化祖国的群众运动’正在中华大地上

%$!

蓬勃展开&随着中共中央#国务院$关于保护森林发展

林业若干问题的决定%和五届全国人大第四次会议$关

于开展全民义务植树运动的决议%以及有关政策的贯

彻执行’全国植树造林工作取得了一定的成绩’积累了

不少好的经验&在农村’给五千万农户划了二亿五千

万亩自留山’*";的社队落实了山权林权’建立了林业

生产责任制’林业专业户#重点户应运而生’新的林业

合作经济开始出现&但是’我国森林覆盖率低’荒山荒

地也很多’而绿化祖国运动的发展也很不平衡’造林质

量不够高’一些地方乱砍滥伐’破坏林草植被的现象还

相当严重’绿化祖国的任务仍然十分艰巨&为把这项

治理国土#造福子孙的伟大事业继续推向前进’做到一

年比一年好’一年比一年扎实’以适应社会主义现代化

建设的需要’特作如下的指示&

一#进 一 步 提 高 对 绿 化 祖 国 重 大 意 义 的 认 识

!下略"

二#扩大视野’因地制宜’加速绿化!下略"

三#放 宽 政 策’建 立 和 完 善 林 业 生 产 责 任 制

!下略"

四#积极支持林业专业户的发展!下略"

五#深入开展全民义务植树运动!下略"

..

中共中央#国务院要求各级党委和人民政府都要

十分重视绿化工作’进一步动员各族人民’知难而进’

坚持不懈’为加速绿化我们伟大的社会主义祖国’尽快

改变山河面貌而奋斗！

指示的正文"在写法上通常分为三部分)

&$!

!+指示的缘由#这是指示的开头部分"要写明发布指示的

缘由"即背景和根据#如例文开头用一句话"概括了近年来绿化

工作发展的总 情 况#接 着 指 出 这 是 执 行 有 关 政 策 而 取 得 的 成

绩"先作总述"而后列举事实#随后文中用了转折连词&但是’"

紧接着指出存在的问题#在阐明目的之后"文中用承启语&特作

如下指示’"转入下一部分#

%+指 示 的 内 容#这 是 构 成 指 示 的 主 体 部 分"除 背 景 材 料

外"偏重于在原则!方法!步骤!措施!策略等方面对下级加以指

导"说明需要完成的任务或做某项工作需要掌握的政策界限和

注意问题"明确提出完成任务的具体措施和要求#内容单纯的"

只需要用几句话或一段话明确表达出来即可#内容较复杂的"

如例文"可分条分项写明"使层次清楚!醒目#主体部分的指导

思想应明确"可以抓住中心"有针对性地讲些道理"做到理由充

分"文字简练"以便下级机关能够贯彻执行#

&+执行的要求#这是指示的结尾 部 分"要 写 得 简 明 扼 要"

结尾一般提出落实指示的要求或实现的保证"可进一步根据提

出希望与要求"发出号召"如例文的结尾即如此#

"四#注意事项

!+发文机关不可超越职权范围而随意发布指示"撰写时应

注意它的严肃性#

%+涉 及 时 效 性 的 工 作"发 文 必 须 及 时"有 时 可 用&紧 急

指示’#

&+两个以上机关为解决同一问题"可发布联合指示#

#+指示中如有计划指标"则应根据需要和可能"慎重提出)

要充分估计下级执行中可能遇到的困难"以便有利于调动和发

挥下级执行机关的积极性和创造性#

(+指示的语言要言简意明"以陈述为主,做到语言精练"条

#$!

理清楚,使工作目标明确!政策界限清楚!措施要求具体"便于收

文机关理解执行#

第五节!公 告%通 告

公告与通告都属于公布周知性文件"但告知事项的重要程

度和使用范围不同"我们在使用时应注意辨别#

一$公!!告

"一#公告的用途与特点

!+公告的用途#

依据$国家行政机关公文处理办法%的规定"公告按其用途

分为以下两大类)

*!+宣布重要事项#主要用于级别较高的国家行政机关郑

重宣布有关的重要事项与重大事件#如宣布国家领导人的选举

结果!公布国家领导人出访或外国领导人来访!答谢外国政府!

政党及著名人士对我国重大政治活动和重大庆典的祝贺!公布

国家重要统计数据!宣布发射洲际导弹的消息!宣布涉外经济合

作的重要决定等#也用于人民代表大会及其常务委员会宣布重

要事项和重大决定"如全国人大及其常委会用公告颁布法律!法

令"各省!自治区!直辖市人大及其常委会用公告颁布地方法规"

人大及其专门机构用公告宣布选举结果及其他重要事项等#而

级别较低的基层的国家行政机关!企事业单位!人民团体"甚至

党的各级领导机关"则不使用公告这一文种了#

*%+宣布法定事项#这是$国家行政机关公文处理办法%修

订稿新作的规定"但事实上国家有关法律!法令和行政法规早已

($!

对这类公告的使用作了明确的规定"而有关行政机关一直坚持

依法行文"在正确地使用下列法定专门事项的公告了#

! 专利公告#$中华人民共和国专利法%第三十九条规定)

&发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的"专利局应当作

出审定"予以公告#’此外"第四十!四十一!四十四!四十七!四十

九等条及$中华人民共和国专利法实施细则%也有涉及专利公告

的相应规定#国家专利局专门出版有$专利公告%#

" 商标公 告#$中 华 人 民 共 和 国 商 标 法%第 十 六 条 规 定)

&申请注册的商标"凡符合本法有关规定的"由商标局初步审定"

予以公告#’此外"第十七!十八!十九!二十一!二十二!二十四!

二十五等条及$中华人民共和国商标法实施细则%"还对商标公

告的使用作出了具体规定#国家工商行政管理局商标局也专门

出版了$商标公告%#

# 破产公告#$中华人民共和国企业破产法*试行+%第 九

条规定)&人民法院受理破产案件后"应当在十日内通知债务人

并且发布公告#’此外"第十九!二十二条也有相应规定#

% 企业法人登记公告#$中华人民共和国企业法人登记管

理条例%第二十三条规定)&企业开业!变更名称!注销"由登记主

管机关发布企业法人登记公告#’这种公告通常发表在各级政府

机关的报刊上#

& 房屋拆迁公告#$城市房屋拆迁管理条例%第十条规定)

&房屋拆迁许可证一经发放"房屋拆迁主管部门应当将拆迁人!

拆迁范围!搬 迁 期 限 等 以 房 屋 拆 迁 公 告 或 者 其 他 形 式 予 以 公

布#’此外"第十五条也有相应规定#

’ 招考公告#$国家公务员暂行条例%第十六条规 定)&录

用国家公务员按照下列程序进行)*一+发布招考公告’#

除上述法定专门事项的公告外"还有按照$中华人民共和国

$$!

民事诉讼法%规定发布的一系列法院公告"包括)通知权利人登

记公告!送达公告!开庭公告!宣告失踪和宣告死亡公告!财产认

领公告!强制迁出房屋或者强制退出土地公告等#这些公告既

可归入法定事项公告一类"也可单列为法院公告一类#

此外"$民事诉讼法%中还有些涉及法院公告的规定#法院

公告常常发表在政法系统的报刊上"或张贴在当地人民法院公

布栏"有的也张贴在当事人所在的单位!地段#

%+公告的特点#

*!+内容的公开性#公告的内容一般较为简短"大 多 通 过

新闻宣传媒介*如报纸!广播!电视等+向国内外公布#

*%+行文的庄重性#公告一般需由中央最高权力机关或由

中央最高管理机关制定并颁布"其内容大多关系到政治!经济!

军事和国家领导人行动等方面的大事"其本身就是极为庄重严

肃的事#司法部门有时用公告来宣布某一案件或对有关当事人

宣布有关事项"相对而言不算国家大事"但它具有一定的法律效

力"依然体现了庄重性#

*&+措辞的慎重性#由于公告可直接向国外宣布"而 且 有

的公告还是专门对外国发的"内容涉及国家机密"因此我们在写

作时必须高度重视"措辞应慎重"既要将意思讲清"又不将机密

泄漏#

*#+影响的广泛性#公告大多在新闻媒介中公布"尽 管 发

布公告的机关和被告知对象之间一般无直接的隶属关系"也不

对被告知对象起指令性作用"但其影响所及"公布的事项内容往

往可以牵动国内外"产生广泛的影响作用#

"二#公告的结构与写作方法

!+结构安排#

公告的结构由五部分组成)

)$!

*!+标题#公告的标题可以采用完全性标题*发文机关加

事由加文种+!省略性标题*事由加文种或发文机关加文种+和简

单标题*只用文种为题+三种形式#

*%+编号#公告单独编号的一般写法是)&第0号’"有的也

用发文编号#见报或张贴时也可略去编号#

*&+正文#一般由三部分组成)一是依据部分,二是事项部

分,三是结尾部分"多用&现予公告’!&特此公告’等收尾#

*#+发文机关#写发布公告机关的名称"如标题有 发 文 机

关名称"见报时常常省略#

*(+发文时间#放在发文机关之下或放在标题和编号之下#

%+具体写法#

)例文*

上海市人民代表大会常务委员会公告

"第十三号#

$上海市征兵工作条例%已由上海市第十届人民代

表大会常务委员会第十三次会议于一九九四年十月二

十日通 过’现 予 公 布’自 一 九 九 四 年 十 一 月 一 日 起

施行&

上海市人民代表大会常务委员会

一九九四年十月二十一日

这是上海市人大常委会颁布地方法规的公告"正文部分内

容单一"篇幅短小#写法上开门见山"直陈其事"不分段落"一气

呵成#语言简明确切"质朴庄重#

&+注意事项#

*!+&两告’*公告!通告+之中"公告只是公布某一件事"因

此一般而言"其文字最为简短"只用很简单的几句话将所要公告

的事项表述清楚即可"不必作详细的叙述和解释"具体阐述事项

*$!

的意义和细节"避免斜出旁枝"淹没主干#语言要求严肃庄重"

简练明确#

*%+除了前述两大类型外"各类机关!单位和团体公布其他

事项等"则不能使用公告"而应视其性质与内容的不同"分别采

用通告!通知或启事!海报!广告等形式予以公布"如公布火车营

运情况时用通告"招聘人员时用启事等#

*&+一般级别较低的基层单位"不能使用&公告’这一文种#

二$通!!告

"一#通告的性质与作用

!+通告的性质#

通告是一种公开性的文告"一般采用张贴或登报的形式予

以公布#

%+通告的作用#

通告是用来在一定范围内向人民群众或组织公布应当遵守

或周知的事项"具有一定的法律效力和行政约束力#就公布范

围而言"通告使用起来较为灵活"既可公布于外"又可公布于内"

在机关单位内部张贴#就发文机关来说"通告除国家机关外"一

般企事业单位和学校等各种社会团体均可发布#就内容的重要

程度而言"通告宣布的往往是一定范围内的一般事务#就写作

特点来说"通告的语气一般较为平缓"并带有希望!要求协助执

行的口气#

&+通告与通知的区别#

通告与通知都有告知!周知的作用"但也有区别#通告具有

法规作用"有一 定 的 约 束 力 和 规 范 作 用"通 知 一 般 多 起 知 照 作

用#通告的对象较为广泛"而通知的对象较为具体"是面向某些

’$!

单位或有关个人#通告可以利用各种宣传工具发布"而通知一

般以公文形式下达#通告一般无保密的问题"通知则有机密与

非机密的区别#因此"通告与通知相比而言"通告具有法规性!

政策性和广泛性的特点#

"二#通告的结构与写作方法

!+结构安排#

通告基本上可以分为事项性通告和制约性通告两类#事项

性通告的格式大体与公告相似"制约性通告则有自己的格式特

点"并且在实际 工 作 中 使 用 较 多"这 里 重 点 分 析 制 约 性 通 告 的

格式)

*!+通告 的 标 题#有 三 种 格 式)一 是 由 发 文 机 关!事 由 和

&通告’两字组成的完全性标题"二是由发通知机关和文种组成

的省略性标题"三是简单标题"即)&通告’两字#

*%+主送机关#在有具体明确的收文对象*单位+时"要写

明主送机关"泛指时则可省略#

*&+正文*下详+#

*#+落款#通告的落款在用完全性标题和省略性 标 题 时"

可只写发通告日 期"或 将 日 期 提 前 放 到 标 题 之 下"不 写 机 关 名

称,若标题中无发文机关"落款时就必须写上机关名称和日期"

不可省略#

%+具体写法#

*!+事项性通告的具体写法#

)例文*

关于移动电话放号安排的通告

我局模拟移动电话大放号自五月下旬开放以来’

承蒙广大用户支持配合’已基本完成&现将有关事宜

通告如下*

")!

!+凡九五年五 月 前 登 记 的 用 户’已 收 到+购 机 付

款通知单,的’请按指定时间#指定地点前来办理付款

购机&

%+凡 九 五 年 五 月 前 登 记 的 用 户’未 收 到 通 知 单

的’请于六月二十四日前到延安东路!!%%号!电信大

楼"金八角酒楼输查询#付款购机&

用户查询时’请带原登记卡#初装费收据#本人身

份证!或单位用户经办人身份证"&

&+我局本次移 动 电 话 大 放 号 在 金 八 角 酒 楼 临 时

营业到六月二十四日止&

#+自六月二十 六 日 起’上 述 用 户!包 括 原 在 浦 东

登记的"到赤峰路$"%号办理付款#购机手续&

我局金八角酒楼于七月一日起恢复对外营业&

上海市长途电信局

一九九五年六月十九日

这是一份事项性通告"事项性通告是针对某项工作或专门

问题而发的知照有关事宜的通告"但它在以知照事项为主的同

时"往往也带有某些相应的要求"不过这些要求的权威性和制约

性并不强#例文是上海市长途电信局就移动电话放号安排这一

事项所发的通告"它的篇幅不长"行文简洁明确#标题直接揭示

出主题"起到了统率全文的作用#开头的导语部分独立成段"先

用一句话阐明发告缘由"有的通告在此还要写明通告的法律或

政策依据#例文说明移动电话放号工作已基本完成"然后用&现

将有关事项通告如下’一句转入中间的事项部分#这一部分要

写明需周知的和 应 当 遵 守 的 内 容"必 须 写 得 具 体 明 了"含 义 确

切"便于人们领会和遵守"例文采用了条款式的写法#在具体写

法上"根据需要还可采用分段式和不分条款或段落而一气呵成

!)!

的方式#但无论取何形式"都要注意内在的逻辑联系"使前后内

容有机结合"全篇文章浑然一体#例文分条叙写具体的内容要

求"语言简练明确"直接陈述有关事项"条款之间排列有序#例

文最后的结尾部分独立成段"用&我局金八角酒楼于七月一日起

恢复对外营业’一句话自然收尾"结束全文#结尾部分一般须简

要提出希望与要求"一般用&特此通告’!&望有关部门和人员切

实遵照执行’等作全文结束语#

*%+制约性通告的具体写法#

)例文*

关于开展印花税纳税检查的通告

为了严肃税收法纪’增强单位和个人依法纳税观

念’00市地方税务局决定在!’’(年#月!(日 至$月底前’全市开展印花税的纳税检查&现将有关事项

通告如下*

一#凡在本市向税务机关办理税务登记的单位和

个人’以及未办理税务登记的国家机关#人民团体#事

业单位和部 队’持 有$中 华 人 民 共 和 国 印 花 税 暂 行 条

例%!以下简称$条例%"列举的凭证!包含国外书立#在

我国境内具有法律效力#受我国法律保护的$条例%所

列举的凭证"均属本次检查范围&

二#本次检查的时限是!’’#年!月!日至!’’(年&月底前书立领受的应税凭证’但对检查中发现以

前年度印花税纳税违章行为的亦应按本通告规定依法

处理&

三#各纳税单位和个人应按照有关法规自行检查

各种应税凭证的贴花情况’对自查中已自行补贴#注销

和更正的可免于处罚-对被税务机关查获未贴#少贴#

%)!

漏贴和贴而未注销及揭下重用印花税票的’除追补税

款#注销更正外’并依法处罚&

四#根据本通知要求的有关印花税检查工作’由

各税务分局#县税务局组织实施&

特此通告

00市地方税务局

一九九五年三月一日

例文是一份制约性通告#制约性通告是知照有关范围应严

格遵守!认真执行规范的通告"所述规范都围绕着保证某一事项

或活动的正常秩序"具有相应的权威和权力"有较强的约束力"

所以它也是一种法规性的通告#例文的标题省略了发文机关"

直接点明了全文的主题"同样起到了统率全文的作用#通告的

导语部分点明了发文的目的是&为了严肃税收法纪"增强单位和

个人依法纳税观念’"作出的决定是&在!’’(年#月!(日至$月底前"全市开展印花税的纳税检查’"接着用&现将有关事项

通告如下)’转入事项部分#这一部分是全文的主体"必须写清

需要人们遵守或周知的具体事项"文字表达应准确!简要#例

文这一部分采用条款式的写作方法"分条阐明了检查范围!检

查时限!检查要求 与 措 施 及 实 施 办 法#最 后"全 文 以&特 此 通

告’四字作结尾#

"三#通告的注意事项

*!+通告的政策性很强"它往往是政策的具体化"因此拟制

通告切忌违背现行的方针!政策"脱离实际"而必须以政策为准

绳"从实际出发"考虑周到#

*%+有的通告事项较多"前后条款之间应保持逻辑联系"使

内容清晰!集中#

*&+通告的语言要庄严!坚定"明白!确切#

&)!

第六节!通!!知

一$通知的作用与特点

!!"一#通知的作用

通知的作用非常广泛"与其他文种相比"在下行文!平行文

中"通知使用的比重较大#通知的作用主要有以下几个方面)

!+传达上级机关的指示#不同机关有着各自不同的职能"

一般不能越级行文"但上级指示并不只是收文机关知道或办理

就行"还需让收文机关的下级单位知道或办理"这就需将上级的

指示往下传达#这时"通知就起着传达上级指示的作用#

%+将要求下级机关办理和需要知道或共同执行的 事 项 告

知下级机关#上级机关作为领导机关"立足点较高"但其工作基

础在下级机关"许多事项不仅要让下级机关知道"而且还需让其

办理!执行#为了让收文机关准确领会上级要求"通知这种文字

形式是必不可少的#

&+批转下级机关的公文"或转发上级机关!同 级 机 关 和 不

相隶属机关的公文#下级职能部门需要在全局范围内开展某项

工作"但又无此范围内的指挥权"因此将开展这项工作的安排部

署写成请示"请求上级责成有关部门执行,上级同意后"往往加

上批语"连同请示一同下发到有关部门执行"这就是批转#经过

批转的下级文件"实际上就变成了上级意见"具有了上级机关的

权威#转发的意义与批转基本相同"但其使用更为广泛"转发既

可转发下级来文"又可转发同级的有价值的文件"还可转发上级

的来文#

"二#通知的特点

#)!

与其他文种相比"通知具有如下显著的特点)

!+适用范围广#通知的应用范围相当广泛"不受机关级别

的限制"不管哪个机关均可使用这一文种#通知包含的内容很

广"可以涉及国家活动和政府工作以及社会生活的各个方面#

%+使用频率高#现行各种公文中"使用频率最高的当数通

知"在各级行政机关的发文总量中"其所占比例达(";以上"这

是其适用范围广所致的必然结果#

&+可分种类多#由于通知的应用范围相当广泛"故能从不

同的角度划分其种类#如按其形式可以分为联合通知!紧急通

知!补充通知等,按其内容和用途"可以分为事项性通知!指示性

通知!批转性通知!任免性通知以及会议通知等#

二$通知的结构与写作方法

"一#结构安排

通知的结构大体上由如下几部分组成)

!+标题#通知大多用发文机关!事由和文种组成完全性标

题"也可用省略 发 文 机 关 或 省 略 事 由 的 省 略 性 标 题"还 可 只 用

&通知’两字作简单式标题#

%+发文字号#

&+主送机关#

#+正文#一般由通知缘由!通知内容和通知的执行要求三

部分组成#通知缘由常讲发出通知的原因"或开展这项工作的理

由!根据和意义"缘由后常用&现通知如下’!&特作如下通知’等承

接上下文#通知内容一般是向下级布置的具体工作"作出的具体

指示以及提出的具体要求等"可分序号或列小标题来写#正文结

束时常用&特此通知’!&望切实贯彻执行’之类的结尾用语#

()!

(+落款#写发文机关的名称和发 文 日 期#发 文 机 关 若 在

标题中标明"落款时可以省略#

$+抄送机关#

"二#具体写法

通知的内容多种多样"写作时要分清类型"区别对待#

!+贯彻执行类#这类通知的内容 是 必 须 贯 彻 执 行 的#如

传达事项!布置工作的通知"在写的时候要把道理讲清楚"任务

提明确#

)例文*

00市人民政府关于切实做好

一九九0年防汛抗台准备工作的通知

0府发(!’’0)&号

各区#县人民政府’市政府各委#办#局*

近年来’受世界气候的影响’本市不断出现灾害性

天气’为确保全市工农业生产正常进行和人民生命财

产安全’各级政府和防汛机构必须抓紧时机’落实各项

防汛措施’做到有备无患&根据国家防汛总指挥部的

部署’结合本市实际情况’现对有关事项通知如下*

一#加强领导’健全机构#严格执行各级防汛责任

制&!略"

二#坚 持 以 防 为 主 的 方 针’组 织 全 面 防 汛 大 检

查&!略"

三#建 立 强 制 性 的 危 房 撤 退 制 度’切 实 防 灾 减

灾&!略"

四#立足于防大汛#抗大灾’认真修订防御特大灾

害预案’充分做好应急准备&!略"

五#管 好 用 好 现 有 排 水 设 施’尽 力 减 少 低 洼 水

$)!

患&!略"

六#抓紧防汛墙的加高加固和苏州河口闸!桥"的

建设&!略"

人民解放军和武警部队历来在防汛抗台工作中’

作出了重要贡献’要继续加强和部队的联系’共同做好

防汛抗台工作&

各区#县人民政府和市政府各部门要按照本通知

精神’结合本地区#本系统实际’检查和部署防汛工作’

并在三月底前将检查情况和调整后的防汛指挥机构领

导成员名单!包括行政职务#电话号码"书面报市防汛

指挥部’同时抄送市人民政府办公厅&

00市人民政府

一九九0年三月十二日

这是一种要求下级机关贯彻执行的指示性通知#当上级机

关对下级机关的工作有所指示和安排"而根据公文的内容又不

必用&指令’或&指示’时"可以采用这种类型的通知#通知的标

题可以由发文机关名称!事由和文种名称组成完全性标题"也可

用省略发文机关名称或事由的标题"有些内容比较简单"在机关

内部使用的通知"还可只用&通知’两字作简单标题#正文之前

要写明负责办理此文的主送机关#

这类通知的正文由缘由!事项和结语三部分组成#例文开

头部分开门见山地概括说出通知的原因和所要通知的事项"以

&现对有关事项通知如下’来承上启下#中间部分条款写事项内

容,所通知的事项明确具体"内容划分适当#最后的结语部分向

收文机关明确提出了执行的要求"这类通知也可用&特此通知’

四字作结#落款要写明发文机关名称和发文日期#例文那则通

知结构完整"写得简练明确"值得我们学习和效法#

))!

%+传达信息类#为使收文者明了某件事情和有关情况"这

类通知应当写得具体实在#

)例文*

关于召开职工读书活动总结交流会议的通知

各厂党支部*

今年以来’我公司所属各厂纷纷开展了振兴中华

职工读书活动’这对教育广大职工’特别是青年职工树

立远大理想’提高政治觉悟’增长科学文化知识’陶冶

道德情操’丰富业余生活’起到了很好的作用&但是各

厂的进展有快有慢’参加的人数有多有少’发展还很不

平衡&为了推动这一活动深入持久地发展下去’决定

于0月0日上午八时半召开一次总结交流会议’地点

在公司三楼会议室’出席对象为党支部副书记和工会

主席&接到通知后’希望做好准备’总结经验’准时参

加会议&

特此通知&

中共00公司委员会

一九00年0月0日

例文是一份会议通知#这类通知正文包括)

! 会议的缘由,

" 会议的安排*时间!地点!出席对象等+,

# 对与会者的要求*如有些会议天数较多"需要与 会 者 在

会前准备好材料并带好生活用品等+,

会议通知是用来传递开会信息的#例文在缘由部分让收文

对象了解了有关职工读书活动的情况后"具体说明了会议的安

排"提出了对与会者的要求"最后以&特此通知’四字作结#全文

写得明确具体#

*)!

&+批示备查类#如发布行政法规的通知"写作时要把行政

法规的名称!根据!主要内容!适用范围等都写清楚"以便查考#

有关行政法规则作为通知的附件"一并下发#

)例文*

00市地方税务局

转发国家税务总局&关于金融保险业营业税若干

税政问题的批复’的通知

0地税一(!’’()%号

市各直属分局#各区国家税务局#各县国家税务局#浦

东新区财税局*

现将国家税务总局国税函(!’’()"")号给厦门市

地方税务局关于$关于金融保险业营业税政问题的批

复%的批复’转发给你们’并结合本市具体情况作如下

补充规定’请遵照执行&

一#对 本 市 金 融 保 险 业 一 九 九 四 年 度 的 外 汇 收

入’应按照新的财务制度有关外汇汇率的规定折合人

民币计征营业税&

二#对银行及其他金融单位代发行国家各种债券

的手续费收入从一九九五年一月一日起应照章征收营

业税&对以前已征#未征的营业税不再予以退补&

特此通知&

一九九五年二月十九日

抄送*中国 人 民 银 行 市 分 行#市 建 设 银 行#市 农

行#市工行#中国银行市分行#交通银行

例文是一份转发性通知"它和批转性通知!颁发性通知同属

于批示备查类的通知#对下级的文件"使用&批转’,对上级或同

级的文件"使用&转发’,发布行政法规和规章"使用&颁发’"三者

’)!

不可混淆#发 布 本 系 统!本 单 位 的 有 关 规 定 和 制 度"可 用&即

发’!&下发’等提法#

这类批示性通知"一要讲清对批转*转发!颁发+的公文的意

见或评价及作出的决定#二要讲明通知事项的意见"写出贯彻

执行的要求"是遵照执行"还是参照执行#三要作出具体的指示

性意见"以提高下级机关对该项工作的认识"并在实际工作中有

所遵循#

批示性通知虽然都比较简短"但属批示性文字"因此务需做

到得体!适当"符合所批发文件的实际"这就需要字斟句酌"仔细

推敲#

"三#注意事项

无论何种类型的通知"均应注意以下几点)

*!+对外发出的通知"其标题要符合&三要素’*&发文机关’

加&事由’加&文种’+的格式"不能简单地标以&通知’两字"这样

可以让人一看标题"即可知道是通知何事或要求做何事#

*%+通知的对象不能省略#被通知的单位可以是 一 个"也

可以是几个或所有下属单位#有些通知往往不写收文对象"这

是不妥当的#

*&+如果通知的内容重要或者紧急"可在标题中加&重要’

或&紧急’两字"写成&重要通知’或&紧急通知’#

三$习 作 评 改

)原文*

00县卫生局&会议通知’

!’)"0卫字第!"号

全县各食品加工业*

"*!

根据上级要求’对全县食品加工行业的卫生状况

进行一次全面大检查’我们拟召开食品加工行业负责

人会议’现将有关事项通知如下*

一#会议时间*一九九七年二月十四日在县第三

招待所报到’会期二天&

二#参加会议人员*全县国营#集体食品加工业及

县个体劳协各来一名负责人’各乡#镇派一名代表列席

会议’不得缺席’否则一切后果自负&

三#食宿等一切费用完全由个人自理&

一九九七年二月十日

上面这份会议通知"存在问题较多"主要有以下几点)

!+标题不符合规范#$国家行政机关公文处理办法%第 十

条第六款对公文标题作了明确的规定)&公文标题"应当准确简

要地概括公文的主要内容"一般应当标明发文机关并准确标明

公文种类#标题中除法规!规章名称加书名号外"一般不用标点

符号#’习作的标题显然不合规范#标题中的事由不完整!不准

确"没有明确写出是什么性质或名称的会议,另外"不是批转法

规性文件或引用别的文件标题"不应加上书名号#

%+发文字号不符规范#应写作&0卫字1!’’)2第!"号’#

&+收文对象不明"词不达意#食品 加 工 行 业 是 一 个 行 业"

但食品加工业的生产单位却不止一个#本文的收文单位不应是

&行业’"而应是&本县食品加工行业各单位’#

#+正文用语模糊不清#在一个县里"&食品 加 工 行 业 负 责

人’是谁？是指县食品公司!饮食公司!粮食公司的负责人？还

是指县食品加工厂!粮食加工厂的负责人呢？习作在讲到参加

会议人员时"提到&--各来一名负责人’#一个县只可能有一

个&食品加工业’"怎么能够&各来一名’呢？

!*!

(+开会时间不明#习作没有讲明是&一九九七年二月十四

日’的上午还是下午报到"也没有具体说明&会期二天’是从哪天

到哪天#另外"&一九九七年’与&二天’的写法也不大适宜"前者

可删"后者宜改作&两天’为好#

$+提法不符实际#&不得缺席"否则一切后 果 自 负’之 语"

很不得体"令人难以接受#&食宿等一切费用完全由个人自理’

这句话"未讲清是由参加会议的人员自理"还是由参加会议人员

所在单位自理#这种表达会给实际工作造成误会和麻烦"还不

如不写#

根据上述评析"对此习作进行如下改写)

00县卫生局关于召开食品加工

卫生工作会议的通知

0卫字(!’’))第!"号

各食品加工单位#县个体劳协*

根据上级关于对食品加工行业的卫生状况进行一

次全面大检查的指示精神’决定召开我县食品加工卫

生工作会议’部署卫生检查工作&现将有关事项通知

如下*

一#会议时间*二月十五日#十六日两天&二月十

四日下午在县第三招待所报到&

二#参加会议人员*全县各国营#集体食品加工单

位及县个体劳协各来一名负责人-各乡#镇请派出一名

代表列席会议&

三#住宿费回单位报销’饭费个人自理’按有关财

政规定给予补贴&

一九九七年二月十日

%*!

思 考 与 练 习

一%命令"令#

!+阅读下列&令’"分析此令的结构与类型#

中华人民共和国主席令

第七十三号

$中华人民共和国老年人权益保障法%已由中华人民共和 国 第 八 届 全

国人民代表大会常务委员会第二十一次会议于一九九六年八月二 十 九 日

通过"现予公布"自一九九六年十月一日起施行#

中华人民共和国主席!江泽民

一九九六年八月二十九日

*!+此令的标题是由!!!!!!!!!!!!组 成 的#它 的 编 号

是!!!!!!!!!号#

*%+这是一份!!!!!令"也可称之为!!!!令!!!!!令#

*&+此令由!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!等部分构成#

*#+颁布令的正文很短"此 令 仅 用 一 句 话 说 明 了 公 布 的 法 规 名 称 是

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

!!!!"由全国人大常委会第!!!!!! 次 会 议 于!!!!!!!

!!!!!!!!通过"生效的日期是!!!!!!!!!!!!!!#

*(+本文的署名告诉我们"这是一份以*8+机关!9+领导人+的名义发

布的令#

*$+本文的发文日期采用了!!!!!!!!!!!!的标法#

二%议案

阅读下面这份议案"完成文后的题目#

国务院关于提请审议&中华人民共和国

教师法"草案#’的议案

全国人民代表大会常务委员会)

为了保障教师的合 法 权 益"建 设 一 支 具 有 良 好 思 想 品 德 修 养 和 业 务

&*!

素质的教师队伍"促进我国社会主义教育事业的发展"国家教 育 委 员 会 在

总结建国四十多年来教师工作经验和充分听取各方面意见和建议 的 基 础

上"草拟了$中华人民共和国教师法*草案+%#这个草 案"已 经 国 务 院 常 务

会议讨论通过"现提请审议#

国务院总理!李!鹏

一九九三年十月七日

*!+从结构上看"这份议案由!!!!!!!!!!!!!!!!!!

!!!!!!!和!!!!五部分组成#

*%+这份议案的标题属于*8+完 全!9+不 完 全+性 标 题#从 中 可 以 看

出"此议案的案由为!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

!!!!!!!!!!!!#

*&+议案的主送机关是*8+固定的!9+不固定的+"这份议案的主送机

关是!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#

*#+这篇议案"主要是提请全国人民代表大会常委会审议!!!!!

!!!!!!!#正文用语简练"介绍了$教师法草案%的 草 拟 目 的!草 拟

者!!!!!!!!和草拟经过"紧 接 着 告 知 此 草 案 已 经!!!!!!

!!!!!!!!!通过"然后以&!!!!!!!!!!’结束全文#

*(+此份议案的签署人是!!!!!!!!!!!!!!"成文日期

是!!!!!!!!!!!!!!!!!!#

三%决定

阅读下面这份决定"回答文后的问题#

全国人民代表大会常务委员会

关于惩治劫持航空器犯罪分子的决定

!’’%年!%月%*日第七届全国人民代表大会

常务委员会第二十九次会议通过

为了惩治劫持航空器的犯罪分子"维护旅客和航空 器 的 安 全"特 作 如

下决定)

以暴力!胁迫或者其他方法劫持航空器的"处十年以 上 有 期 徒 刑 或 者

#*!

无期徒刑,致人重伤!死亡或者使航空器遭受严重破坏或者情 节 特 别 严 重

的"处死刑,情节较轻的"处五年以上十年以下有期徒刑#

*!+本文的类型属于*8+知照性!9+指挥性+决定#

*%+本文的标题属于*8+完全 性!9+省 略 性+标 题#它 由!!!!!

!!!!!!!!!!!!!!!组成#

*&+本文的通过日期是!!!!!!!!!!!!!!!!!!#

*#+本文分两个自然段"第一自然 段 叙 述 了!!!!!!!!!!"

第二自然段叙述了!!!!!!!!!!#

*(+本文采用了&特作如下决定’为!!!!语"其作用在于!!!!

!!!!!#

四%指示

阅读下面这份指示"回答文后的问题#

国务院关于重视和加强有机肥料工作的指示

各省!自治区!直辖市人民政府"国务院有关部门)

使用有机肥料"是我国农业生产的优良传统#但 近 几 年 来"在 农 村 出

现了重化肥轻有机肥!重 用 地 轻 养 地!重 产 出 轻 投 入 的 倾 向"不 少 地 区 农

家肥的使用量减少"绿 肥 作 物 种 植 面 积 下 降"大 中 城 市 的 粪 肥!垃 圾 也 很

少利用#出现这种情况 的 主 要 原 因)一 是 普 遍 放 松 了 对 有 机 肥 料 工 作 的

领导"没有把它摆到应 有 位 置,二 是 积 造 有 机 肥 料 的 劳 动 强 度 大"手 段 落

后"加上农民对土地利 用 存 在 短 期 行 为"不 愿 多 投 入 有 机 肥,三 是 没 有 制

定相应的政策"缺 乏 必 要 的 经 济 扶 持 措 施#实 践 证 明"长 期 单 一 使 用 化

肥"不能满足农作物对 多 种 养 分 的 需 要#各 地 应 十 分 重 视 有 机 肥 资 源 的

开发和利用"鼓励农民多施有机肥料"增加对土地的投 入"搞 好 地 方 建 设#

为此"特作如下指示)

一!要十分重视使用有机肥料#有机肥料不仅能为农作物提供全面营

养"促进生产"而且肥效长"可以增加和更新土壤有机质"促进微生物繁殖"

增强土壤保水保肥能力#有机肥料能提供大量的磷!钾元素"在目前磷钾肥

供应不足的情况下"对缓解我国化肥中氮磷钾比例失调"具有重要意义#有

(*!

机肥与化肥配合施用"缓急相济"互补短长"对提高化肥肥效具有不可替代

的作用#广泛注视开发利用有机肥源"还可以净化城乡环境--

二!研究制订鼓励农民增加有机肥料投入的政策和法规--

三!抓紧制订发展有机肥的规划

*一+广辟农家肥--

*二+推广秸秆归田--

*三+恢复和发展绿肥生产--

*四+搞好城肥下乡--

四!加强有机肥料的科技工作--

五!切实解决发展有机肥的资金和物资--

六!加强组织领导--

一九八八年十二月十二日

*!+这份指示的标题由!!!!!!!!!!!!!和!!!!!三

部分组成#

*%+接受指示的主要对象是收文机关"本文的收文机关是!!!!!

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#

*&+本文的主题句是!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#

本文的承启语是!!!!!!!!!!!!!"其 作 用 在 于!!!!!

!!!!!!!!#

*#+本文的主体 部 分 采 用 分 条 分 项 写 明 的 方 法"其 原 因 在 于 本 文 的

!!!!!!!!!!!#这样写"可以使!!!!!!!!!!!!#

*(+这份指示的结尾部分系采用*8+号召式!9+自然性+结尾的方法#

五%公告%通告

分析下面这份公文"指出其错误之处并修改#

嘉定县航运管理所航行公告

**’+嘉航字第""$号

各航运"有关单位)

兹有上铁三公司在嘉定县桃浦水厂附近航段施工"架 设 电 缆 管 线 桥"

$*!

需要断航#

断航日期!时间)自八九年三月一日上午八时至三月五日十八时止#

断航时期"一切船舶*队+必须听从管理人员"港监员 及 施 工 现 场 纠 察

的管理"不得强行通过"断航时期"各船舶*队+必须绕道航行#

阅读下面这份公告"回答文后的问题#

邓小平同志治丧委员会公告

*第&号+

在我党我军我国各 族 人 民 公 认 的 享 有 崇 高 威 望 的 卓 越 领 导 人"伟 大

的马克 思 主 义 者"伟 大 的 无 产 阶 级 革 命 家!政 治 家!军 事 家!外 交 家"久 经

考验的共产主义战士"我国社会主义改革开放和现代化建设 的 总 设 计 师"

建设有中国特色社会主 义 理 论 的 创 立 者 邓 小 平 同 志 逝 世 后"承 蒙 许 多 国

家的元首!政府首脑和议会!政府部门"政党"友好 团 体"各 界 友 好 人 士"一

些国际组织的负责人"许多国家的驻华使节"在华的外 国 友 人"海 外 华 侨!

华人"港!澳!台同胞发 来 了 大 量 唁 电!唁 函"发 表 声 明!谈 话"参 加 吊 唁 活

动"表示深切的哀悼和慰问#对此"谨表示衷心的感谢#

全党全军全国 各 族 人 民 决 心 在 以 江 泽 民 同 志 为 核 心 的 党 中 央 领 导

下"高举邓小平建设有中国特色社会主义理论的伟大旗帜"坚 持 党 的 基 本

路线不动摇"坚持独立自主的和平外交政策"化悲痛为力量"为 实 现&三 步

走’的发展战略"把我国建设成为富强!民主!文明的社会主 义 现 代 化 国 家

而奋斗#

特此公告#

邓小平同志治丧委员会

!’’)年%月%$日

!+本文的标题属*8+完全性标题!9+省略性标题!:+简单标题+#它

是由!!!!!!!!!!!!!!组成的#

%+本文的编 号 是*8+用 发 文 编 号 的!9+单 独 编 号 的!:+略 去 了

编号+#

&+本文的正文分为!!个自然段#第一段的段落大意为!!!!!

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!"第 二 段 的 段

)*!

落大意为!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#

#+本文正文的第三自然段为!!!!!部 分"它 以!!!!!!!四字收尾#

(+本文的发文机关是!!!!!!!!!!!!!!!!!!#

$+本文的发文时间位于*8+标 题 和 正 文 之 下!9+发 文 机 关 之 下!:+

省略+#

)+本文是一篇*8+宣布重要事项的公告!9+宣布法定事项的公告+#

阅读下面这份通告"回答文后的问题#

上海市国家税务局通告

为加强增值税的征 收 管 理"决 定 开 展 一 九 九 七 年 增 值 税 一 般 纳 税 人

资格年度检验工作#现将本年度年检内容通告如下)

一!年检期限)一九九七年三月一日至一九九七年五月三十一日#

二!年检对象)本市一九九七年 三 月 一 日 之 前 已 认 定 为&增 值 税 一 般

纳税人’的纳税人#

三!增值税一般纳税人应在规 定 期 限 内 到 主 管 税 务 分*县+局 办 理 年

检有关手续#逾期 不 办 理 年 检 手 续 的 纳 税 人 将 停 止 使 用 增 值 税 专 用 发

票"停止抵扣进项税额#

特此通告#

上海市国家税务局

一九九七年二月十九日

!+这是一份*8+事项性通告!9+制约性通告+#

%+标题的完整写法"应包括 发 文 机 关!事 由 和 文 种"但 这 篇 通 告 只 有

!!!!!!!!和!!!!"省略了!!!!#

&+正文一般分!!!!!!!!!和!!!!三部分#

#+开头第一段文字"一般称!!!!部分"主要概括写明!!!!!

!!!!!和!!!!!!!!!!#

(+本文的承启用语是)!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

!!!!!!!!!!"其作用在于)!!!!!!!!"转入事项部分#

$+本文的事项部分是全文的!!!!"必 须 写 清!!!!!!!!

**!

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!"文 字 表 达 应 做 到

!!!!!!!!!#本文采用了*8+条款式!9+一气呵成式!:+分段式+

的写作方法#

)+本文用!!!!!!!!作全文的结束语#

六%通知

阅读下列通知"完成通知后题目#

国务院批转进出口管理委员会

国家经济委员会&关于建立中国工艺美术

行业协会的报告’的通知

国发1!’002第!号

进出口管理委员会!国家经济委员会)

国务院同意国家进出口委!国家经委$关于建立中国工 艺 美 术 行 业 协

会的报告%"现转发给你们"请研究执行#

我国工艺美术品"历史悠久"产品丰富多彩"是 传 统 的 大 宗 出 口 商 品"

在国外素享盛誉#发 展 工 艺 品 生 产 和 出 口"具 有 投 资 少!见 效 快!换 外 汇

率高等优势#但目前工艺美术行业管理分散"缺乏统筹 规 划"急 需 加 强 产

销衔接!工贸结合"按照专业化协作"更好地安排生产和出口#

工艺美术行业协会 是 全 国 工 艺 美 术 行 业 产 供 销 的 联 合 协 调 组 织"负

责工艺美术行业的统 一 规 划!协 调 及 研 究 有 关 政 策 问 题#这 是 一 件 新 事

物"各地区!各部门要加强领导"认真办好#

一九00年一月三日

!+这是一份!!!!性通知"它和!!!!性通知!!!!!性通知

同属于!!!!!!!!!类的通知#

%+这份通知的标题由!!!!!!!!!!!!和!!!!三 部 分

组成#

&+发文字号由!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!三部分组成#

#+第一自然段主要表达了两层意思)第一层的意思是)!!!!!!

’*!

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

!!!!!"第二层的意思是)!!!!!!!!!!!!!!!!#

(+第二自然段有三层意思"请分别概括出每层意思#

*!+

*%+

*&+

$+第三自然段是否可以省略？为什么？

下列公文正文部分语言不够规范"请予以改正#

查我们祖国具有极其珍贵价值的文物!图书"在过去 国 民 党 匪 帮 反 动

统治时期"往往官僚!商人互相勾结"偷盗贩运出口"以致 使 我 们 这 些 文 化

遗产"蒙受到莫大的损失#现在反动政权已被推翻"海上 陆 上 的 运 输 已 经

畅通行驶"没有阻 碍 了#为 了 防 止 这 些 珍 贵 文 物!图 书 继 续 失 效 起 见"特

别制定了一份&禁止珍贵 文 物 图 书 出 口 的 暂 行 办 法’"随 着 这 份 通 知 颁 发

下去"希望立即转令所属各有关单位遵照办理为要#

00市电视中专北区分校拟于一九九九年四月二十八日 邀 请 五 十 年

前参加解放上海战役的解 放 军 老 战 士000同 志 来 校 为 师 生 作 报 告"请

你根据上述内容替该校拟一份公文*具体时间及所缺内容自定+#

"’!

第六章!行政公文的写作*下+

第一节!通!!报

一$通报的特点与分类

!!"一#通报的特点

!+时效性#通报的内容必须对近期工作具 有 指 导 意 义 和

促进作用"因此"所通报的内容往往都是针对当前一段时期内发

生的事情,若将已经过去的事项再行通报"那就失去了它的应用

价值#

%+真实性#通报的内容必须实事 求 是"符 合 客 观 实 际"不

得弄虚作假"随意夸张#否则就会产生不必要的矛盾"导致事与

愿违的结果#

&+典型性#通报的目的是为了指导当前的工作"教育广大

干部和群众"因此"通报的内容往往具有一定的代表性和普遍的

教育意义#通报要有一定的目的和重点"做到少而精#只有通

过深入的调查研究"选取具有代表性的典型事例"才能取得预期

的效果#

"二#通报的分类

通报按其性质可分为表扬性通报!批评性通报和传达性通

报三种类型"其中表扬性通报与批评性通报又可合称为典型通

报"传达性通报又称情况通报#

!’!

!+表扬性通报#主要用于宣传表扬工作中 比 较 突 出 的 先

进单位或个人的事迹"介绍有指导意义的经验!体会"其目的是

为了表扬先进"树立榜样"调动积极因素"推动工作开展#

%+批评性通报#主要用于对有严重问题或 错 误 倾 向 的 单

位及个人给予揭露和批评#其目的在于让其他单位或个人能够

从中吸取教训"引以为戒"防止类似问题的发生#

&+传达性通报#主要用于一定范围内通报 工 作 的 进 展 情

况"其他单位的 一 些 情 况"以 及 需 要 让 下 属 单 位 了 解 的 有 关 情

况#公布"其目的在于沟通情况"传递信息"引起基层单位的注

意和重视"做好自己的工作#

"三#通报与通知的区别

通报与通知均属于沟通情况!交流信息的告知性公文#两

者的区别主要在于)

!+内容上"通知是批转!转发!发布 和 传 达 文 件,通 报 则 是

表扬!批评!传达重要精神和情况#

%+要求上"通知要求收文机关执行!办理"要 求 的 是&行’,

通报则要求收文机关了解重要情况或正反典型事件"要求的是

&知’#就收文机关而言"通知的要求是一致的"任何收文机关都

毫无例外,通报的要求则不一致"如批评性通报对被批评单位来

说是吸取教训"坚决改正"而对其他单位来说是如何引以为戒"

防止类似错误的产生#

&+写作上"通知的缘由和事项须写得较为 简 单 概 括"一 般

不作分析议论,通报的缘由则较为详细具体"事件或情况写得亦

较为周详!全面"而且还有一定的分析!议论#

#+时间上"通知是事前行文"通报则是事后行文#

%’!

二$通报的结构与写作方法

"一#结构安排

通报的结构一般由标题!正文!结尾三部分组成#

!+标题#通报的标题用完全性标题!省略性标题和简单标

题三者皆可#

%+正文#一般可分为五个部分)

*!+通报缘由#一般叙述通报内容的摘要或依据#承接语常

用)&特通报如下’!&为此"特通报全县*市+予以表扬*或批评+’#

*%+通报事项#要将事件发生的时间!地点!涉及人员!大致经

过!主要情节!前因后果等陈述清楚#

*&+处理意见#即对有关单位或人员的表彰或处分的情况#

*#+经验或教训#

*(+要求!希望和号召#

&+落款#即发通报的单位和时间#

"二#具体写法

通报按其写法有直述式和转述式两种#

!+直述式通报是发文机关直接叙述通报事件并加以评议"

提出要求#它先直 接 叙 述 通 报 事 件 的 内 容"可 详 细!具 体 地 叙

述"也可概括!扼要地叙述#至于采用哪种方法"要取决于具体

情况"以能将事件交代清楚为准#然后"对事件进行分析!评论"

揭示事件的本质#最后提出要求#这种通报包括标题!收文机

关!正文!发文机关!发文日期等内容#通报的标题结构分为两

种"一种由发文机关加事由加文种三部分组成"一种由事由加文

种两部分组成#通报的结尾与通知相仿"比较简单#有的习惯

用&特此通报’"有的在提出号召后收尾#

&’!

)例文*

关于江苏省00县00玻璃钢厂擅自制作和

出售国徽的通报

各省#自治区#直辖市人民政府办公厅*

据反映’江苏省00县00玻璃钢厂一九八三年

元月向各地函称*本厂采用玻璃钢材料制作中华人民

共和国国徽’自去年生产直径为六十七公分的国徽以

来’已有二十五个省市自治区数百个单位订货&还根

据一些单位的需要’试生产了直径一米的国徽’欢迎订

购等等&国徽’是中华人民共和国的象征’国徽的制作

是一件非常严肃的事情&前中央人民政府办公厅和国

务院办公厅都曾规定’县以上各级人民政府悬挂国徽

的由中央人民政府#国务院统一制发’并对悬挂国徽的

机关和各级政府悬挂的国徽尺寸作了具体规定&江苏

省00县00玻璃钢厂未经授权’自定规格’擅自制作

和出售国徽是错误的&请江苏省人民政府办公厅立即

制止’对已售出和制出的不符合规格的国徽应当全部

销毁&

请各省#自治区#直辖市人民政府办公厅认真检查

一下本地区有无类似情况’一经发现应立即纠正&

国务院办公厅

一九八三年三月三十一日

这是一份批评性的直述式通报#这类通报的正文一般分为

三个层次#第一 层 是 通 报 缘 由"说 明 针 对 什 么 问 题 发 出 通 报#

例文以引述被通报单位&函称’的一段自我表白起笔"直截了当

地点明了错误事 件 发 生 的 事 实"也 就 是 它 的 起 因!经 过!情 节#

这样写"不仅省去了对通报事件来龙去脉的介绍"而且加强了通

#’!

报事件的真实性"使读者深信无疑#第二层是分析通报事项"提

出对此情节的看法"说明领导机关对事件处理的依据和处理意

见#如果已经处理的"则可说明处理结果#上述例文指出"制作

和悬挂国徽是非常严肃的事情"中央人民政府早有明文规定"0

0玻璃钢厂的行为是错误的#继而提出了&请江苏省人民政府

办公厅立即制止"对于已售出和制出的不符合规格的国徽应当

全部销毁’的处理意见#第三层提出对其他有关单位的要求"或

说明所通报错误事件的经验教训#如例文要求各省!自治区!直

辖市认真检查&有无类似情况’"&一经发现"应立即纠正’#

例文篇幅不长"但却具备了&通报’写作的&三要素’000讲清

事实情况"写明问题性质"提出处理办法"是直述式写法#其突出

特点是实事求是"言简意赅#作者认真分析了事件的性质及其发

生的原因"认为主要是出于该厂领导人的无知"它和知法犯法一

类错误有着本质上的区别#所以"&通报’在讲明中央的有关规

定"指出其不严肃的错误后"只要求立即予以制止和销毁全部产

品"并未追究有关人员的责任"也没给予处分#这充分体现了公

文的准确性和政策性"显示了领导机关处理问题既坚持原则"又

注重教育#这是一份值得我们学习和仿效的典范的直述式通报#

%+转述式通报是对其他机关的通报!报告或其他文字材料

进行转发"并加以评论"提出要求的通报#转发的材料必须是对

本地区!本系统的工作有指导或借鉴意义的#

)例文*

00省人民政府关于00市民政事业费

管理使用情况的通报

现将省民政厅$关于检查00市民政事业费管理

使用情况的报告%通报给你们&

00市任意挪用#占用和滥用民政事业费的问题’

(’!

是非常严重的&民政事业费是体现党和国家对广大优

抚#救济对象生活疾苦的关怀’任何人挪用#侵占民政

事业费’都是党纪国法所不容许的’凡是00市挪用和

占用的民政事业费必须限期如数追回&为了严明党纪

国法’对挪用#占用民政事业费的有关人员’要按政策

严肃处理’并将处理结果报省人民政府&

各地要巩固民政事业费检查的成果’进一步加强

民政事业费管理体制的建设’要在财务检查的基础上

认真总结经 验 和 教 训’堵 塞 漏 洞’合 理 地 使 用 各 项 经

费&要把00市的问题引为借鉴’抓紧处理违反财经

纪律和违法犯罪案件&目前尚未检查的地方要抓紧进

行检查’一抓到底’善始善终’对验收不合格的’应进行

补课&

附*$省民政厅关于检查00市民政事业费管理使

用情况的报告%!略"

这是一份采用转述式写法的通报#这类通报的正文部分也

分为三个层次)第一层叙述通报的事件#例文先写出所转发文

件的名称"起笔开门见山"用一句话带出通报的文件"表明通报

的类型"挑明通报的问题#这种写法"既节约了笔墨"而且也适

应了读者最想了解通报什么问题的心理需求#第二层分析问题

的性质#例文作者省略了附件中叙述的具体内容#只用&00市任意挪用!占用和滥用民政事业费的问题"是非常严重的’一

句话概括出通报事件的情节和性质"鲜明地体现出转述式通报

的特点#这种略写通报事件的写法"既可避免正件与附件的重

复"又能激发读者详细了解附件内容的欲望#例文抓住问题的

性质进行分析"用&民政事业费是体现党和国家对广大优抚!救

济对象生活疾苦的关怀"任何人挪用!侵占民政事业费"都是党

$’!

纪国法所不容许的’一句话给通报的问题以准确的定性#在进

行扼要分析之后"提出了限期如数追回占用款项"并对有关人

员提出严肃处理的意见#例文用了&凡是’和&必须’这些限制性

词语"表明了对追回挪用!占用民政事业费的坚决态 度#对 有

关人员的处理"用了&按政策’!&严肃’两个词语"表明了处理

的坚定性和原则性"特别是补充的&并将处理结果报省人民政

府’一句"虽不属 于 处 理 的 本 身"但 却 进 一 步 表 明 了 作 者 对 这

一事件处理的坚定态度#第三层"向其他单位提出了要求和希

望#在对有关单位的四条要求中"第一条关于体制建 设 问 题"

用了&进一步加强’之语"说明要求在原有基础上进一大步)&第

二条关于堵塞漏洞问题"用 了&认 真’一 词 说 明 态 度"用 了&各

项’一词说明合理使用经费的范围并不仅仅限于&民政事业费’

这一个方面,第三条用&引为借鉴’一语说明转发文件想要达到

的目的,第四条 关 于 检 查 的 问 题"用 了&一 抓 到 底’!&善 始 善

终’两个词语说明其坚定性和彻底性#

按性质"这份例文属于传达性的通报"它主要是以通报的形

式"传达重要情况#从例文及分析中我们可以看到"这类通报主

要是传达需要下级机关知道的事项"而且往往随带&附件’#它

既告知需要知道的事项"又结合通报情况提出要求!指点方法"

实际上起到了传达和指导的双重作用#在写法上"它往往是把

情况!分析和要求结合在一起进行叙述#一般正文也由三部分

组成)一是叙述传达某种情况或某种事件,二是说理"分析情况"

阐明意义,三是提出要求和指导方法"作原则性揭示"使读者受

到启发#

此外"还有表扬性的通报"限于篇幅"不再举例分析"只讲一

下表扬性通报的写法#

起草表扬性的通报"一般可分三个层次来写#一是通报的

)’!

目的"二是通报的事项"即所通报的先进事迹和经验"三是作出

的决定"即向先进学什么#也可先把先进经验概括出来"指明应

向他们学习些什 么"从 而 以 学 习 的 几 点 内 容 为 纲"列 出 几 条 来

写#每一条中"可先提出先进经验或观点"再摆出事迹材料"并

可适当地加些议论#有关先进事迹的介绍要注重实事求是"切

忌夸张,文字要简明扼要"重点突出"观点鲜明"不能就事论事#

另有一类推广典型经验的通报"有时只是在整理好的经验前加

上领导机关的批语下发#这种批语"用简要的文字提出向典型

学习什么和学习要求即可#

"三#注意事项

通报的写作"在材料的使用上要做到实事求是"讲究分寸#

在组织材料上"要做到层次清楚"中心突出#

组织材料"可用下列方法)

!+编号法!将材料排列起来"分别编上号"反复研究后"确

定先写什么"后写什么#

%+编提纲法!写前先拟出提纲"作好安排"分好次序*如以

时间先后为序"或以性质类型为序等+"再进行写作#

&+表解法!将材料列成图表"确定主次关 系"作 为 写 作 的

依据#

要做到中心突出"就要注意下列三&抓’#

!+抓典型!从 具 体 材 料 中 深 入 发 掘"找 出 有 代 表 性 的 材

料"作为写作的中心#

%+抓特点!在收集到的具体材料中"经过 分 析 比 较"抓 住

最为突出的问题"作为写作的中心#

&+抓关键!从事情发展的过程中"找到转 化 的 因 素"抓 住

最为关键的问题"作为写作的中心#

*’!

三$习 作 评 改

)原文*

关于表彰江0同志临危不惧

勇擒歹徒事迹的通报

各级党组织*

(月#日下午&时许’00市出租公 司 车 队 驾 驶

员李00的车子遭到歹徒袭击&罪犯用手枪顶住李0

0的头’命令他把车子开往东站&李00巧妙地骗过

罪犯’将车子开到大运河畔的十字路口&李00机智

地把车速从四档减到二档’悄悄打开车门’一踏刹车’

飞身下车’高喊+抓坏人’抓坏人,&此刻’歹徒狗急跳

墙’向李00身子射去’打中他的右手&正在值勤的三

中队交通民警江0听到枪声’立即赶到出事地点’突然

又是一枪’江0同 志 头 部 中 弹 鲜 血 直 流’他 顾 不 得 伤

痛’拼命追去’周 围 数 十 名 群 众 见 状’都 向 歹 徒 追 去&

几分钟后’罪犯被团团围住’江0猛扑上去将凶手死死

抱住’歹徒被当场缴枪抓获&

江0今年%"岁’他于!’’"年’月(日’经过招聘

考核’成为全省第一批合同制民警&三个月的培训结

束后’分到00市交通三中队工作&最初几个月’中队

领导就发现江0同志身上有一股别人没有的劲头’工

作踏实’一丝不苟&酷夏’烈日当头’在没有遮荫伞的

岗位值勤’他从不躲到荫凉处’而是站在路中的岗台边

上-雨天’他不 进 房 子 躲 雨’仍 然 穿 着 雨 衣 坚 守 岗 位&

上班值岗时’他在#个路口来回走动&哪里有堵车现

’’!

象’他就出现 在 哪 里 积 极 疏 导-有 老 人#盲 人#小 孩 过

街’他上前搀扶-过路的载重车子’三轮车上大桥缓坡

吃力’他上前推一把-过路的群众自行车坏了’他帮助

修理&他连续 两 年 被 评 为 局 先 进 个 人&!’’%年*月

光荣地加入了中国共产党&

江0同志勇斗歹徒的行为被人们称为伟大的#高尚

的壮举&鉴于江0同志一贯表现突出’在关键时刻又经

住了严峻的考验’特通报表扬&希望全市干警向江0同

志学习&学习他勇于献身#临危不惧的精神’争做一名

合格的公安战士’为保卫国家建设作出新的贡献&

00市公安局!章"

!’’0年0月0日

通报是用来表扬好人好事!批评错误!传达重要情况以及需

要各级机关知道的事项的一种公文#原文是一份表扬性通报"

依据本书前述内容"表扬性通报在写作时一般可分三个层次)一

是通报的目的"二是通报的事项"三是作出的决定#原文就总体

而言"格式上缺少了通报的目的这一层次的内容#原文第一!二

自然段为通报的事项内容"末段为作出的决定内容#其不足之

处主要表现在以下三个方面)

一$详 略 不 当

原文第一自然段主要介绍江0同志勇斗歹徒的事迹#这一

段是表彰的主要内容"属重点叙述的段落#宜在此处突出江0同志在关键时刻挺身而出的壮举#因此"着墨的重点应主要放

在叙述江0同志的有关事迹上"而文中的出租车司机李00并

非本文通报表彰的对象"故不必作过多的铺叙#原文按时间顺

""%

序反映事件的进展过程"未能将重点内容*也即江0同志当时的

表现+予以突出"使得详略安排失当#

二$喧 宾 夺 主

原文的第二自然段"主要叙述江0同志的平时表现"其目的

无非是为了反映他的成长过程"从而说明江0同志之所以能在

关键时刻挺身而出"与他平时的表现是紧密相连的#本段着墨

似乎不宜过多"只需用几笔勾画出来即可#原文叙述太过周详"

反有喧宾夺主之嫌#

三$提 炼 不 精

原文的第三自然段"主要是提出要求#原文的要求仅用一

句话来概括"即&学习他勇于献身!临危不惧的精神’"显得过于

简单#所列要点应根据前文事迹提炼"文章才有力度#

根据上述评析"对此习作进行如下改写)

关于表彰江0同志临危不惧

勇擒歹徒事迹的通报

各级党组织*

本市交通民警江0同志在值勤时’临危不惧#勇擒

歹徒-为学习他的先进事迹’特通报全局予以表扬&

!’’0年(月#日下午&时许’00市三中队交通

民警江0同志正在大 运 河 畔 十 字 路 口 值 勤&突 然’一

辆出租车在他不远处停住’司机李00下车高喊+抓坏

人#抓坏人,&一声枪响’一持枪歹徒开枪击伤了司机的

右手&江0奋不顾身地冲上前’歹徒向江0射击’他头部

!"%

中弹’鲜血直流&但他不顾伤痛’在群众的协助下’将歹

徒围住&江0猛扑上去死死抱住歹徒’当场将他擒获&

江0今年%"岁’!’’"年参加工作&他工作踏实’

一丝不苟&无论气候怎样恶劣’他自始至终坚守岗位-

积极疏导堵塞车辆-主动帮助老人#小孩#盲人过街-为

群众 推 车#修 车&他 连 续 两 年 被 评 为 局 先 进 个 人&

!’’%年*月光荣加入中国共产党&

鉴于江0同志一贯表现突出’在关键时刻能经受

严峻的考验’特通报表扬&希望全市干警向江0同志

学习&学习他勇于献身#临危不惧的精神-学习他热爱

本职工作’踏踏实实’一丝不苟的品质-学习他全心全

意为人民服务的思想’争做一名合格的公安战士’为保

卫国家现代化建设作出新的贡献&

第二节!报!!告

一$报 告 概 述

!!"一#报告的分类

报告是最常用的上行公文"使用范围广"使用频率高"种类

繁多"可从不同角度加以分类#常见的有)

!+按报告的形式可分为紧急报告!联合报告!综合报告!专

题报告#

%+按报告 的 作 用 可 分 为 上 复 性 报 告!知 照 性 报 告!调 查

报告#

&+按报告的内容可分为工作报告!情况报告!答复报告!建

议报告#

%"%

#+按报告的范围可分为综合性报告与专题性报告#

(+按报告的行文目的和要求可分为呈报性报告和 呈 转 性

报告#

$+按报告的时间可分为年度报告!季度报告#

"二#报告与请示的区别

&报告’与&请示’同属上行文"两者都具有反映情况!提出建

议的功用#然而"它们是两个性质完全不同的文种"其区别主要

在于)&报告’着重于陈述情况和意见"&请示’着重于提出问题和

请求,&报告’的内容涉及面较为广泛"篇幅可较长"&请示’的内

容只涉及一件事情"一事一文"篇幅需简短,&报告’一般于事后

或事情进行过程中行文"&请示’则必须在事前行文"获得上级批

复后方可行事"不得先斩后奏,&报告’根据需要可以报送一个上

级机关"也可以同时报送多个上级机关"&请示’则只能是送一个

上级机关,对&报告’"上级机关不必件件予以答复"如作答复则

以批转形式"对&请示’"上级机关将及时批复,&报告’的结束用

语一般不使用&请予答复’一类用语"&请示’的结束用语则必须

用要求上级予以答复的语词#

二$报告的结构与写作方法

"一#结构安排

!+标题#报告的标题"由发文机关!事 由 和 文 种 三 部 分 组

成"也可省略发文机关"由事由和文种两部分组成#

%+主送机关#即汇报工作!反映情况的上级机关#

&+正文#这是报告的主体部分"内容主要有)*!+情况概述,

*%+具体工作,*&+经验教训,*#+存在问题与今后的打算,*(+结尾

用语#写作时"这(项内容可视实际情况确定"不一定每项都要"

&"%

面面俱到"也不一定非按上述顺序进行写作#应抓住重点"写工

作中最突出的情况#一般情况"则可概括一提#如系答复上级询

问的报告"则主要应回答所问的内容"其他情况可不必写#

#+落款#即署上发文机关和日期"并加盖公章#

"二#具体写法

)例文*

关于在职工中开展读书活动的报告

中央*

近年来’上海等地在职工中开展了有组织的读书

活动’运用吸引诱导的方法’发动职工在自愿的基础上

利用业余时间读书学习’帮助群众提高政治觉悟’增长

文化知识’陶冶道德情操’丰富业余生活&为了推动职

工读书活动’#月下旬’全总在上海召开会议’介绍 上

海开展+振兴中华,职工读书活动的经验和其他一些地

方的读书活动经验’倡议在全国职工中开展读书活动&

上海等地的职工读书活动作为职工思想政治工作

的一部分’以爱国主义和共产主义思想教育为主要内

容’以提高职工的政治文化素养#建设工人阶级队伍为

主要目的&它是响应中央重新学习#向科学进军的号

召’建设高度的社会主义精神文明’实现工人阶级知识

化’在工 人 中 培 育 人 才 的 好 方 法’活 动 的 效 果 是 显

著的&

一#读书使广大职工明确了政治方向&..

二#读书使青年职工看清了人生的道路&..

三#读书使服务行业的职工产生豪迈的社会主义

事业心&..

四#读书使失足者弃旧图新&

#"%

五#读书使干部增强了做思想政治工作的本领’

改善了干群关系&

六#读书活动体现和培养了一大批理论骨干和思

想政治教育能手&

上海等地的职工读书活动’主要采取了以下做法*

一#..

二#..

三#..

四#..

目前’职工读书活动开始引起各方面的重视&我

们建议各地党委把有关方面组织起来’加强对职工读

书活动的领导&既抓普及工作’又抓提高工作’加强指

导’培训骨干’把职工读书活动广泛开展起来&

开展职工读书活动最重要的物质条件是书籍’希

望出版部门把这项工作纳入计划’早做准备&

以上报告妥否’请批示&

中共全国总工会党组

一九八三年五月十六日

例文是一份开展读书活动的报告"属专题性的报告#正文

的开头是导语部分"一般应说明写此报告的缘由"或者综合概括

一下整个情况"划个轮廓#例文导语对全面情况作了概括性的

介绍"着重说明 该 项 活 动 的 起 因!意 义#正 文 的 中 间 是 主 体 部

分"例文先用一段文字对读书活动进行评价"接着逐项分析了它

的成效"总结了它的主要做法#结尾部分需对整个情况进行分

析"对下一步作出估计和打算"还可讲些办法!措施#例文提出

了自己的建议和要求#针对报告中反映的情况和意见"请求领

导审核批示"用&以上报告妥否"请批示’一句结束全文#如果是

("%

需要提请会议审议批准的工作报告"应在导语部分的最后或在

正文的末尾写上&请予审议’等字样#

报告的落款"写明了发文机关和发文日期#

"三#注意事项

起草报告要做到以下几点)

!+文 字 简 洁"重 点 突 出#写 报 告 时 该 反 映 的 情 况 都 要 反

映"但并不等于事无巨细都得写上#有的同志怕上级不了解情

况"就写得很细"面 面 俱 到"结 果 中 心 不 突 出"使 人 阅 后 不 得 要

领#因此"制作报告必须有的放矢"分清材料主次"注意突出重

点"选取准确的最能突出中心的典型材料"用材料说明观点"以

事论理#切实做到文字简洁"重点突出#既不能就事论事"也不

搞空洞说教"而要让人从事实中吸取正反两方面的经验教训#

%+目的明确"注意时效#工作无目 的 就 会 无 的 放 矢"写 作

报告也是如此#在动笔之前"一定要认真考虑一下为什么要写

这份报告"是向领导机关反映情况!汇报工作"还是要求领导机

关肯定工作"推广经验#只有弄清了目的"才能组织安排结构#

向上级机关反映 情 况"要 有 时 效 观 念"除 例 行 报 告 有 固 定 时 间

外"其他报告都要做到及时"不失时机"以提高工作效率#

&+数据确切"实事求是#报告中的数据和事实必须准确无

误"不得虚构和夸张#要避免假"克服空"防止乱#实事求是"既

是作风问题"也是文风问题#它要求我们要如实地向上级反映

情况!汇报工作"只有这样"才能让上级机关了解真实情况"实施

正确领导#

#+专题报告"一 事 一 报#专 题 性 报 告 应 体 现 出&专’的 特

色"做到一事一报"使内容集中明确"有利于领导机关及时作出

恰当的处理#

$"%

第三节!请!!示

一$请 示 概 述

!!"一#请示的范围

!+向上级机关请求指示#

*!+在执行政策!法律和上级指示中"遇到新的情 况!新 的

问题和困难不能解决时"要求给予指示的*一般须提出对策性建

议供上级参考+#

*%+超出本机关职责范围而难以处理的其他较重要问题"

需要请示上级解决的#

*&+凡是不太明确的重要问题并需要上级解答的*如有关

法律条文的解释问题等+#

%+向上级机关请求批准#

*!+对某项重要工作的方案!计划呈请上级审查批准#

*%+对某个重要问题的处理意见需要呈请上级审查批准#

"二#请示的分类

请示是一种上行文"通常分为以下三种)

其一是要求解决某种问题的请示#这种请示"通常在需要

进行某项工作或办理某项事情"但因主客观条件所限制"本单位

无法办理和执行"需要请求上级帮助解决时使用#

其二是请求批准某种事项的请示#当拟对某种事项作出决

定"或需办理某种事项"或为执行某项任务而采取重大措施"而

本单位无权作出最后决定"必须请示上级批准时"用这类请示#

其三是请求明确和答复某个问题的请示#当对党的方针!

政策和上级有关指示的理解不够明确"或办理某种事情拿不定

)"%

主意"或处理某个问题没有把握"需要请求上级机关给予指示或

答复时"用这类请示#

二$请示的结构和写作方法

"一#结构安排

!+标 题#请 示 的 标 题 由 发 文 机 关!事 由 和 文 种 三 部 分 组

成"也可省略发文机关#

%+主送机关#指对所请示事项负责并必须 给 予 回 复 的 上

级机关"但只能是一个#

&+正文#包括请示缘由!请示事项和结束语三部分#请示

缘由"应讲清请示问题的依据或背景"说明请示的原因#请示事

项"应将拟请上级给予指示!批准的具体内容!要求及理由写清

楚"做到实事求是#结尾常以请求语作结#常用的有&以上意见

当否"请批示’!&是否妥当"请指示’!&妥否"请复示’!&以上意见

如无不妥"请批转有关单位执行’#

#+落款#包括发文机关及发文日期#

"二#具体写法

)例文*

00县食品公司关于请拨购买

南京牌货车资金的请示

00地区食品公司*

在党的十一届三中全会以后’我县经济形势发生

了根本性的变化’农副产品#生猪#家禽不断发展’运输

量相应增大’因此’我公司的运输力量越来越不能适应

形势发展的需要&

目前’我公司只有一部载重量二吨的00牌小货

*"%

车’系00市街道企业产品’质量较差’经常出毛病’早

已破烂得无法再修&生猪#鲜肉#饲料等都是请搬运社

的架子车和其他单位的汽车代运&每年要付出运费约

’"""余元’还经 常 出 现 供 不 应 求 现 象-加 之 屠 场 离 门

市部约有(华里’职工中老弱病残又多’用架子车拉肉

到门市部’困难也确实很大&为了贯彻执行搞活经济

的总方针’促进大好形势发展’减轻职工劳动强度’改

善经营管理’我公司急需购买货车一辆&

现在县商 业 局 分 配 给 我 公 司 一 辆 南 京 牌 货 车 额

度’需用资金!("""元’但我们没有这笔固定资产基本

折旧基金&根据省食品公司川食经字(!’00)第00号文件关于+由于业务!生产"需要’企业在一年度内购

买一辆汽车’单项价值超过!""""元的’由主管地#市

公司审批,的规定’请上级拨给!("""元’以解决购买

汽车的资金问题&

以上意见妥否’请批示&

00县食品公司

一九00年0月0日

例文是一份请求上级机关解决购买汽车资金问题的请示#

例文开头以三中全会以来的经济形势作背景"说明原因#在请

示事项部分"摆出了大量的事实"说明实际情况的确迫切需要购

买一辆货车,情况叙述周全"很能说明问题#例文向上级请示拨

款"不但有充足的理由"而且也有充分的根据"加之后面又引出

省食品公司的文 件 规 定"所 以 领 导 阅 后"会 感 到 其 拨 款 要 求 合

理!势在必行"应予批准#例文最后以&以上意见妥否"请批示’

一句请求语作结尾#

"三#注意事项

’"%

!+针对内容"一事一文

请示的问题一 般 要 一 事 一 文"逐 级 行 文"不 能 一 文 数 事 并

报"也不能多头请示#需要几个单位办理的不同问题不能综合

在一起请示#

%+反映情况"实事求是

&请示’要充分陈述原因和理由"使上级机关了解详细情况"

以便及时作出判断#请示中的请求内容应实事求是"既要考虑

本部门的必要性"又要考虑上级能给予解决的可能性#如果超

越实际情况"不去考虑是否可行"势必强人所难"给上级机关带

来不必要的负担#

&+提出措施"态度明确

要求上级解决某种问题和批准某种事项的请示"一般应提

出自己的建议和意见#如不提出解决问题的具体意见和办法"

领导机关就要派人去调查研究一番"就会拖延时间#如果提出

了意见和建议供领导参考"领导就易于作出决断#因此"请示问

题态度一定要明确"决不能模棱两可"含含糊糊"以利上级尽快

研究解决#在意见不统一的情况下"也可提出两种或两种以上

的方案供领导选择#

#+文字简明"表达清楚

请示的文字要简洁"语言要准确"语气要中肯"态度要明朗"

这样"可使上级机关一看就能明白所需解决的具体问题#另外"

就语气而言"只能用请求性语气"不能用决定性语气#

"!%

第四节!批!!复

一$批 复 概 述

!!批复是上级机关答复下级机关请示事项的文件"具有明确

的针对性和指示性#

"一#批复的特点

!+明确的针对性

答复意见首先必须针对下级请示的问题"不能问东答西"游

离题外"谈些与来文无关的话题#其次"答复要明确#对请示的

问题要明确表态"同意或不同意应明确表示"不得含糊其词#有

时下级在请示中提出两种或两种以上的方案供上级选择"在批

复中应明确答复同意哪种意见"不同意哪种意见"而不能简单!

笼统地批&同意’!&似可同意’"使下级无所适从"不知采取何种

方案为好#再次"如同意下级的意见"亦应给予必要的指示"使

下级能够更好地执行#若不同意下级的意见"应说明不同意的

理由"使下级机关能了解上级领导的意图"心悦诚服#

%+明确的指示性

批复代表着上级领导机关的权威"具有指示性"可作为下级

机关执行的依据"有关的话一定要说得具体!明确"而无关的话

则一句也不能说#

"二#批复的分类

批复是针对下级机关的请示而写的"请示是问"批复是答#

因此"依据前述请示的分类"批复大体有以下三种)一是对下级

请求解决某种问题的批复#二是对下级要求批准某种事项的批

复#三是对下级不明确的问题的批复#

!!%

"三#批复与指示的区别

批复与指示的区别主要在于发文机关是处于主动地位还是

被动地位#指示是领导机关根据工作要求或在出现某些问题时

主动发出的"处于主动地位,批复是领导机关应下级机关的请示

而发"处于被动地位#

二$批复的结构与写作方法

"一#结构安排

!+标题#批复的标题结构往往是&发文机关关于00问题

的批复’"或写作&00机关关于00事项*问题+给00机关的

批复’"也有写作&关于00事项*问题+给00机关的批复’#

%+主送机关#也就是回复请示的下级机关#

&+正文#批复正文在写作时"开头引语部分一般说明接到

了什么请示"作为批复的根据和缘由"要针对来文机关公文标题

或发文字号"告知收文机关&0年0月0日关于00事项*问题+

的请示收悉’或&00号文收悉’"这样可使收文机关一看文件开

头"就能明确批复的针对性#接着"内容部分要针对来文提出的

问题和要求表明态度"简明答复同意*批准+与否#若不同意或不

予批准"要说明理由"使下级能够了解上级领导的意图"心悦诚

服#也可表明&基本同意’!&原则同意’"并对其中不同意的部分

提出具体的修正意见"或提出另外的补充意见与注意事项及办

法#所答复的问题若中央或有关部门有规定"还应将规定的有关

条文或精神为引据#表示同意的"如内容较多"可分项说明,有何

指示或要求"要简明扼要地加以说明#有的批复在表明态度之

后"还可以提出具体要求#批复正文的结尾部分"一般用&此复’!

&特此批复’等公文体式用语结尾"也可采用自然性结尾#

%!%

#+落款#署发文机关的日期#

"二#具体写法

)例文*

国家税务总局

关于金融保险业

营业税若干税政问题的批复

国税函(!’’()"")号

厦门市地方税务局*

你局$关于+金融保险业,营业税若干税政问题的

请示%!厦地税 政 一(!’’#)""’号"收 悉’经 研 究’现 批

复如下*

一#关于按外汇结算营业额的人民币折合率确定

问题&

营业税暂行条例实施细则规定’金融保险业营业

额的人民币折合率为上年度决算报表确定的汇率&但

从!’’#年!月!日起实行新的外汇管理体制后’企业

发生外币业务时’一律按照市场汇价折算人民币&为

此’今年三月二日’财政部下达$关于税制改革#外汇管

理体制改革后有关企业财务问题处理的通知%规定*外

汇管理体制改革以后’企业有关外币帐户年初余额’应

按照中国人民银行!’’#年!月!日公布的市场汇价

的中间价进行调整’折合为记帐本位币余额-企业发生

外币业务时’应按照业务发生时或者当期期初!是指外

汇业务发生时的当月!日"的市场汇价折合为记帐本

位币金额&鉴 此’我 们 意 见’对 金 融 保 险 业 的 外 汇 收

入’应按照新的财务制度有关外汇汇率的规定折合人

民币计征营业税&

&!%

二#银行及其他金融单位代发行国家各种债券的

手续费征免税问题&

实行新的营业税制以后’原有的营业税优惠政策

已废止’按照 国 务 院 要 严 格 控 制 免 税 的 要 求’我 们 意

见’对银行及其他金融单位代发行国家各种债券的手

续费收入应照章征收营业税&

一九九五年一月六日

抄送*各省#自治区#直辖市和计划单列市地方税

务局

例文是国家税务总局就金融保险业营业税若干税收问题给

厦门市地方税务局的批复#正文部分分为两个层次)开头引语部

分中"告诉对方收文情况000&你局$关于.金融保险业/营业税若

干税政问题的请示%*厦地税政一1!’’#2""’号+收悉’作为行文的

依据"引据鲜明规范"随后使用过渡语000&现批复如下’转入下

一层次的内容部分#第二层次表明了两点意见"一是&关于按外

汇结算营业额的人民币折合率确定问题’"提出&对金融保险业的

外汇收入"应按照新的财务制度有关外汇汇率的规定折合人民币

计征营业税’的意见,二是关于&银行及其他金融单位代发行国家

各种债券的手续费征免税问题’"提出对此收入&应照章征收营业

税’的意见#例文针对来文所提出的两项问题"明确地表达了自

己的意见和理由#例文最后"采用自然性结尾的方式#

"三#注意事项

!+批复要针对请示的具体问题作出答复"或 同 意!或 不 同

意!或缓办"必须明确表态"不能答非所问"含糊其词"使下级无

所适从#如果不同意下级要求"必须说明理由,若由于某些原因

暂不考虑"到何时方予考虑"也应交待清楚#批复要及时"如暂

时无法答复"也要有个回音#

#!%

%+写 批 复 一 定 要 字 斟 句 酌"措 词 庄 重"严 密 准 确"语 义 清

晰"针对性强"力求简短#

&+批复写作之前"执笔者必须十分熟悉下级机关所请示问

题的全部内容"必要时还需进行调查研究"否则有可能出现误差#

三$习 作 评 改

)原文*

00省商业厅关于财产损失问题的批复

00市商业局*

你局!*""0市商财字第%*)号$关于二项商品损

失的请示%收悉&经研究批复如下*

一#00市百货公司钟表商店营业室被强抢’纵

火烧毁’罪犯已被处决’流动资产损失九万七千一百二

十七元六角六分’同意以+财产损失,核销’列入一九七

九年度会计决算之内&

二#00市 百 货 公 司 批 发 商 店 库 存00产 白 蜡

线#00产青蜡线’残损变质’属于两项损失’按财务管

理办法规定’在你局批准权限之内’省局不予审批&

0年0月0日!公章"

抄送*省财政局’00市财政局’00市百货公司

这份批复"存在问题较多"试作评改如下)

!+标题不当#这份批复的标题不够明确"看不出请示机关

的名称"也没有写明是哪个单位遭受财产损失"读者如果光读标

题"根本无法知道这个&关于财产损失问题的批复’究竟是批复

给谁的#恰当的写法应为)$00省商业厅关于00市百货公司

财产损失问题给00市商业局的批复%#

(!%

%+下级机关请示中的发文字号组成和排 列 不 当#发 文 字

号由机关代字!年号和发文顺序号组成"并应按此顺序排列"请

示中的发文字号不但未依此序排列"而且其中年号的写法&*"’

也是不正确的"应改用方括号而不能用圆括号"年号应写全"不

宜写作&**"+’#

&+引述来文方法不当#批复是针对请示单 位 提 出 的 问 题

和要求而发的"习作在开头部分将来文机关的发文字号和文件

标题一并写出并无必要"习作的标题上已经点明了所请示的事

项"因此"批复只需引出请示的发文字号即可#

#+请示的标题$关于二项商品损失的请示%对事项的表述

并不确切#从批复的事项可知请示事项有二)一是百货公司钟

表商店&流动资产损失’的处理问题"二是百货公司批发商店蜡

线&残损变质’造 成 的 损 失 的 处 理 问 题#但&流 动 资 产’并 非 商

品"请示将&流动资产损失’全都纳入&商品损失’之中并不恰当"

批复的标题将&商品损失’改为&财产损失’是正确的#

(+用语不够准确#

*!+第一项中&被强抢’的说法不妥#&抢’字本意就是用暴

力手段将他人的东西夺为己有"包括有&强行’之意"&强抢’改为

&抢劫’较妥#后面的&纵火烧毁’是个主动句"与&被强抢’紧接"

但&抢’后用的是逗号而非顿号"这就不易看出是谁&纵火’了"如

将此两者改为&被罪犯抢劫!烧毁’"则较易理解#再后面&罪犯

已被处决’之语是多余的"因为罪犯的被判死刑与&流动资产损

失’并无直接关系"不会影响处理请示的问题"更何况&罪犯已被

处决’是请示机关已知的事实"不必在批复中叙述#

*%+第二项说&00市百货公司批发商店库存00产白蜡

线!00产青蜡线"残损变质’一句"因在&库存’之后缺了结构助

词&的’"故语法不通!表意不明#&00市百货公司批发商店库

$!%

存00产白蜡线!00产青蜡线’是个完整的句子而非词组或短

语"不能作&残损变质’的主语"作者的意图并非要说明库存有两

种蜡线和这两种蜡线&残损变质’这两个事实"而是要说明00市百货公司批发商店内库存的00产白蜡线!00产青蜡线怎

么样#因此"只有在&库存’后加&的’字"使&库存’及其前面的句

子成分分别由谓语!主语变成&00产白蜡线!00产青蜡线’这

个中心词的定语"作&残损变质’的主语"才能使句子完整"真正

表达出00产白蜡线!00产青蜡线怎么样的问题#后面的&属

于两项损失’使人难以理解"据原文分析"可有两种理解)其一是

指两色蜡线的损失"即白青两色蜡线由于&残损变质’而造成的

两种商品损失,其二是指库存品*两色蜡线+残损变质与被烧毁’

属于&两项不同性质的损失"故省厅不予审批#原文未加指明"

使人猜测不透#

紧接此后的&按财务管理办法规定’的说法不明确"如果&财

务管理办法’是份文件"那就应加上书名号"并在&规定’前加&第

0条第0款’#后面&在你局批准权限之内’的对象不明确#据

文意知"批准的对象是&两项损失’"但文中所说的商店乃国营商

店"其财产应属国家和人民"任何单位与个人均无权批准&商品

的损失’"应将&批准’改为&处理’"并将前句&损失’改为&商品损

失问题’"最后的&省局不予审批’的&省局’不知从何而来"批复

的作者是00省商业厅"或许是&省厅’之误吧！

下文根据以上所述的意见和看法"在保持原文总的精神和

基本构成的前提下"修改重写"以供参考#

00省商业厅

关于00市百货公司财产损失问题

给00市商业局的批复

00市商业局*

)!%

你局0商财字(!’*")第%*)号文收悉’经研究批

复如下*

一#00市百货公司钟表商店因营业室被罪犯抢

劫#烧毁损失的流动资产九万七千一百二十七元六角

六分’同意以+财产损失,核销’列入一九七九年度会计

决算内&

二#00市百货公司批发商店库存的00产白蜡

线#00产青蜡线由于残损变质造成的商品损失问题’

按财务管理办法规定’在你局处理权限之内’省厅不予

审批&

一九八〇年0月0日!公章"

抄送*省财政局#00市财政局

第五节!函

一$函 的 概 述

!!"一#函的用途

函是用于和同级机关!部门或不相隶属的机关!部门之间联

系商洽工作!询问和答复问题时使用的公务函件#

"二#函的分类

函"有公函和便函之分#公函属于正式公文"常在较为郑重

的场合中用来商洽事宜比较重要的公务时使用"格式上须遵照

公文格式的要求#便函的使用则较为广泛"因为它不是正式的

公文"行文比较随意"用来联系一般事务"格式与书信类似"不编

发文字号"不需机关首长签发#

现在使用的函"统指公函"具有公文体式#

*!%

就公函的行文往来看"可分为问函和复函两种#

"三#请求批准函与请示的区别

请求批准函与请示在行文意向上都含有&请求批准’之意"

在文种选用上易引起混乱"应注意把握两者的区别#

!+两者文种相异"行文对象有别#请 示 是 上 行 文"函 是 平

行文"请示的行文对象是&上级机关’"请求批准函的行文对象是

&有关主管部门’而非上级机关#因此"凡向上级机关请求批准

某项事宜"均应以请示行文,相反"某一事项即使需要请求批准"

但只要对方不属上级机关"行文时就只宜用&请求批准’函#如

某市某局需向主管部门市财办行文"请求批准启封一辆已被封

存的吉普车"市财办并非市某局的上级机关"故行文时应用&请

求批准’函"而不能用请示#

%+作用功能不同#&请求批准’函只用于请求批准 某 项 事

宜"请示除可用于请求批准外"也可向上级机关请求指示#如某

机关对上级某重要文件或法规有不甚明了!理解之处"便可用请

示行文"请求上级机关就此作出指示#显然"作为&请求批准’函

并不具备请示的这种功能#

&+即使意向相同"内涵也不尽一致#请示多数是本机关工

作中难以解 决 的 问 题 或 难 以 克 服 的 困 难*如 需 配 给 人!财!物

等+"必须请求上级机关予以帮助并批准,上级机关接文后"即使

不予批准"也需为下级机关提供某种克服困难!解决问题的相应

办法#&请求批准’函只是某些事项按规定需经有关主管部门批

准认可而向对方行文!请求批准的"主管部门接文后"依据规定

权限和具体情况"回复同意与否"就算处理完毕#可以说"这是

一种内在层次上的差异#

#+复文文种不同#请示的复文用批复"&请求批准’函的复

文仍用函,另外由于行文对象的不同"两者在措辞!用语等方面"

’!%

均有细微的差别存在#

二$函的结构与写作方法

"一#结构安排

作为正式公文而发出的函"具有完整的格式"一般由下面几

部分构成)

!+标题#由发文机关!事由和文种 组 成 完 全 性 标 题"亦 可

省略发文机关"构成省略性标题#如用于告知对方的主动发函"

可写作&00机关关于00事项的函’,用于商洽询问事情的函"

可写作&关于00事项的函’#复函的标题"一般可写作&00机

关关于00问题的复函’#

%+收函单位#是函件的主送机关"复 函 的 主 送 机 关"也 就

是来函的机关#

&+正文#函件正文格式分去函和复函两种#

*!+去函*亦称为&来函’+正文一般由三部分组成)!去函

缘由"即依据部分"一般要交代写函的原因!目的及根据#"去

函内容"即事由和意见部分"要写清要求联系的事项或关于某事

的意见"必须把具体内容简明扼要地叙述清楚"尤其是关键内容

和需要商洽之处#作为商洽性的函"要写清自己的看法和处理

意见,如系询问性的函"要提出需要对方予以答复的问题,如系

告知性的函"一 般 不 写 意 见##结 语 部 分"可 根 据 函 的 内 容 来

写"商洽性的函可用&请予考虑’!&请予研究’!&请予大力协助’

等语,如系询问性的"可写&即请函复’!&请回告’!&请予复告’等

语,如系告知性的"可写&特此函告’!&特此函达’等语#有些公

函"根据内容也可不写#

*%+复函的正文格式一般也由三部分组成#!依 据 部 分"

"%%

即复函引语"要以对方的来函为引据"第一句话要写明来函的时

间!文号或标题!要点"以便对方明白答复的是哪件公函#"事

由和意见部分"包括复函内容和复函说明#复函内容要针对来

函商请或询问的具体事项给予明确的答复"态度必须明确"该事

项能不能办或另办"不能含糊其辞#复函说明要写清需要说明

的问题"交代的事项"或要求与希望##结语部分"可写&此复’!

&特此函复’!&专此函复’等语#

#+落款#署发函机关及日期#

"二#具体写法

!+去函的具体写法

)例文*

00省人民政府

请求支持我省恢复驻京办事处函

北京市人民政府*

文化大革命前’我省在北京曾设立办事处&它对

于沟通情况’加强联系’减少接待工作上的麻烦’促进

各项工作的 发 展’起 到 了 较 好 的 作 用&但 是’由 于 林

彪#+四人帮,的干扰破坏’在+文化大革命,初期被迫关

闭&现在’根据加速社会主义现代化建设的需要’急需

恢复我省驻北京办事处’为此’特请给予支持’协助恢

复该办事处’并希望将我省原驻北京办事处用房!前门

外00街00号"拨 给 我 们 继 续 使 用’或 另 行 安 排 用

房&上述意见如何’盼予答复&

00省人民政府

一九00年0月0日!公章"

例文是一份商洽函"用于联系商洽00省人民政府在京恢

复办事处及办事处用房问题#发函时"先得写清由于什么原因

!%%

或者遵照什么指示#例文先以原驻京办事处被迫关闭的事实为

背景"说明&恢复驻京办事处’的必要性"以取得对方的认同#例

文在说明了恢复驻京办事处的目的后"进而向对方提出了恳切

的要求"让对方给予支持#作为商洽性的函"例文在结语部分使

用&盼予答复’四 字"十 分 符 合 函 在 写 作 上 的 用 语 要 求"特 别 是

&盼’字"用得非常贴切"既表达了作者迫切的心情"又显得态度

谦和恳切#

%+复函的具体写法

)例文*

00省机械工业厅

关于榨糖机交货事宜的复函

00省轻工业局*

你局0轻物字(!’’*)第00号函收悉&

关于00重型机器厂为青竹糖厂制造四台榨糖机

迟交货一事’经查’前一段因短缺优质生铁及其他原材

料’影响了榨糖机的生产进度’现在正加紧赶制&预计

四月底可交第一批货’至六月底可全部交齐’为了不影

响青竹糖厂在今年榨季投产’我厅决定采取下列措施*

第一’我厅立即派员与铁路部门联系’请求协助安

排运输’届时将由市机厂派员押运设备到青竹糖厂&

第二’货到糖厂后’由我厅派一名干部带队’由市

机厂派两名工程师和四名技工到现场协助安装调试’

免费进行技术服务&

欢迎并感谢你局对我厅的工作提出批评意见&

专此函复

一九九八年四月二十四日!公章"

抄送!略"

%%%

例文是一份复函"是00省机械工业厅答复00省轻工业

局有关榨糖机交货事宜的函#例文开头时引对方来函为据)&你

局0轻物字1!’’*2第00号函收悉’"当然"也可写成&关于00问题的来函收悉’#中间的事由和意见部分要写清答复的事项"

例文针对来函所提&四台榨糖机迟交货一事’"郑重答复迟交货

的原因"并明确表明对此采取的相应措施"态度诚恳"措施具体"

并表示&欢迎并感谢你局对我厅的工作提出批评意见’"让对方

放心#最后的结语部分中"用&专此函复’四字作结"显得简洁而

又明确#

"三#注意事项

!+内容专一"陈述为主

函的写作要有鲜明的针对性"围绕所提问题和公务事项来

写"内容必须单一集中"做到一事一议#在内容的具体处理上"

要层次分明"前后连贯"把问题和事情说明白!写清楚"不能罗列

事项"漫无边际#如果函的内容较多"可将有些资料性的材料作

为附件"附于其后#写函件时"要就事论事"无须讲过多的道理"

要直截了当地把事情和问题讲清"做到言简意赅"这样"可以使

事情得以圆满解决#

%+语气恳切"明确具体

在函件的往来中"要互相尊重"行文语气热情"态度恳切

实在"切忌转弯抹角"玩弄辞藻#在行文中要体现出本机关的

职权范围"掌握用语分寸"以示礼貌#文字要做到明确具体"

对所问!所复!所告的事项"须写得清清楚楚!明明白白"具

体周到"使对方能够一目了然#不要有重要遗漏或使用模糊!

笼统的语词"否则易使对方产生误解"有时还得往来查询"以

致延时误事#

&%%

第六节!会 议 纪 要

一$会议纪要概述

!!"一#会议纪要的目的

将会议的基本情况!决议事项加以整理形成文件"称为会议

纪要#会议纪要的目的"是为了在今后贯彻执行有关议定事项

和主要精神时有所遵循"也是查考!备忘的文字记载#

"二#会议纪要的作用

会议纪要的作用在于)第一"用来向上级汇报会议的情况"

使上级了解后"能够及时地对工作加以指导#第二"可以作为与

会人员向所在单位领导汇报或向群众传达的根据#第三"上级

机关如认为会议纪要中记录的事有普遍意义"可将会议纪要加

上按语转发下达"让有关单位或地区结合本处的实际情况贯彻

执行"或在报刊上发表"用以推动和指导工作#

"三#会议纪要的特点

!+纪实性

会议纪要的第 一 个 特 点 是&记’字"它 是&记’出 来 的"而 非

&想’出来的"它是会议情况的忠实反映#因此"会议纪要必须如

实地反映会议的中心议题和每个与会者的观点"不得随意断章

取义篡改发言者的原意"更不得随意增加会议未涉及的内容#

%+概要性

会议纪要的第二个特点是&要’字"它必须围绕会议的中心

议题"集中概括和反映会议的主要精神和与会者所阐述的主要

观点#

&+指导性

#%%

会议纪要是会议成果的反映"它所作出的决定和要求"所有

与会单位均须遵守!执行,有的会议纪要经批准后印发公布"向

下传达"要求下级贯彻执行或作解决相应问题时的参考"起到了

一定的指导作用#

#+知照性

有些会议纪要只是为了向有关单位和人员通报会议情况"

仅仅起到知照作用"并不要求有关单位予以执行#

二$会议纪要与会议记录$会议决议$会议简报

"一#会议纪要与会议记录

会议纪要与会议记录不同"会议记录作为一种客观纪实的

材料"它可以记录会议的具体时间!地点!与会人数和每个代表

的具体发言内容"而会议纪要则只能集中反映会议的主要精神

和阐述主要问题与基本观点#会议记录不具有指令性文件的指

导功能"而会议纪要则具有这种功能#

"二#会议纪要与会议决议

会议纪要和会议决议在功能上大体相同#它们都是在一定

规模或一定级别的会议上产生的"都是用来记载和表达会议的

主要精神和议定事项的#就内容而言"决议所写的往往都是重

大决策事项"而纪要的内容则可轻可重"不一定都是重大问题"

有的还是一些具体事项,决议反映的是与会者共同的观点和意

见"纪要则可反映不同的观点和意见,决议只能写对某一个问题

的决议"纪要可以写毫不相干的几个问题"如行政会议纪要"既

可写对某项工作所作的安排"也可写某个工作人员的去向"还可

写其他任何决定的问题#就其产生与效力而言"决议要在会议

充分酝酿的基础上"经法定多数通过才能有效并印发"纪要只需

(%%

征求与会者的意见或经主持人审阅一下即可印发,纪要和决议

都有指导作用"但纪要的有效性不如决议强"决议具有规范性和

权威性"必须不折不扣地执行"纪要的要求则有一定的灵活性"

并不要求硬性贯彻"但它通报情况的作用较为明显#

"三#会议纪要与会议简报

与简报相比"纪要具有公文的职能"属于公文的范畴"简报

只能供领导或有关机关掌握情况!了解信息"属于参考资料的范

畴#尽管简报会报道某些新出台的规定!办法"但也不能用简报

替代反映这些内容的文件原本"不能作为依据#纪要是对会议

情况的全面概括"反映整个会议的全貌"简报则只能报道反映会

议的某一过程或某一问题#纪要须经与会者讨论或领导审阅方

能有效"简报只须大会秘书处认可即可付印#纪要只能在会议

结束时或结束后发一次"简报在会议的每个阶段中均可印发#

三$会议纪要的结构与写作方法

"一#结构安排

会议纪要的结构"包括标题和正文两大部分#

!+标题#其写法一般是会议的全称加上&纪要’两字#例如

&0000座谈会纪要’!&00单位第0次办公会议纪要’!&00

0技术鉴定会纪要等’#会议纪要的标题要写得明确#有些纪要

有正副两个标题"正标题揭示会议的基本精神"副标题写出会议

纪要的名称#有些会议纪要在报纸上发表时"多用新闻标题#

%+正文#会议纪要的正文可分为三个部分"即开头!主体!

结尾#

*!+会议纪要的开头部分通常写会议概况"有点类似会议

报道的新闻导语"先用简明的文字交代时间!会期!地点!议题!

$%%

与会人员!会议的主要收获等#这一部分是会议的自然情况介

绍"要用简短的文字"把会议的概貌叙述出来#有的会议纪要开

头也可不写会议概况"直接接触正文的主题"采用分析式!概述

式!提问式等方式来开头#分析式主要分析形势或现状"提出需

要解决的问题"讲明解决这些问题的意义"如中共中央!’*%年

$全国农村工作会议纪要%#概述式往往概括交代会议召开的原

因!目的!时间!地点!参加单位!与会人员及主要议程#提问式

采用开门见山提出问题的方式"然后再写为回答所提问题而召

开的会议"如中共中央纪律检查委员会!’*%年$关于加强纪律

检查工作座谈会纪要%#

*%+会议纪要的主体部分"记叙会议的主要内容和研究讨

论并决定的事项"是在会议记录的原始材料的基础上"把会议的

发言!讨论的情况综合在一起"经过很好地分析!提炼!加工"概

括地叙述出来#既要概括又要反映出会议的主要精神#主体部

分"一般有三种写法)

一是概括叙述式#这种写法"多用于讨论的意见比较集中"

意见比较一致的会议"就是把会议的发言!讨论的情况综合到一

起概括地写出来#概括整理并非事无巨细地都写出来"而是要

突出会议的中心目的"把主要点反映出来"也可以抓住会议所讨

论和解决的主要问题分块或分条加以阐述和说明#

二是分列标题式#以总标题和若干小标题为纲目"按照会

议的主要议题"把发言人原话按问题性质进行分类!归纳!组合"

不受原来发言顺序的束缚#这样"既可直接表达发言人的原意"

又便于集中有力地阐明一个方面的问题"把会上的主要意见突

出地反映出来#如一九八一年十二月的$全国农村工作会议纪

要%"就是采用分列标题式进行叙述"在总述之后"下分五个小标

题进行专题说明"使问题突出!醒目#采用这种方式"要注意各

)%%

个小标题前后排列的逻辑性#

三是发言记录式#这种写法是按照会上发言的顺序"把每个人

发言中的主要意见写出来#其优点在于能如实地反映出会议上的

讨论情况和每个人的不同看法#这种写法要写发言人的名字"有的

还要在名字后加括号注明他的单位和职务"一般可用于&座谈会纪

要’!&学术讨论会纪要’等"但&工作会议纪要’一般不采用#

*&+会议纪要的结尾部分"一般有下列三种写法)一种是以

会议主持人或其他领导的讲话作结尾,再一种是最后提出希望

或号召"要有关单位认真贯彻执行会议精神"努力完成会上提出

的各项任务,还有一种是自然性结尾"正文的最后一个问题写完

就是全文的收尾"不再单写结尾语#采用哪种方式结尾"应视具

体材料而定#

"二#具体写法

)例文*

完善承包制是深化改革搞好经济

调整的重点环节

+全国完善承包制研讨会,纪要

由中 国 企 业 管 理 协 会#求 是 杂 志 社#中 国 人 民 大

学#首都钢铁公司和世界经济导报共同主办的+全国完

善承包制研讨会,’于!’**年!%月$日至*日在北京

召开&来自!$个省#市#自治区的!#"多名企业界#理

论界#党政群机关的同志出席了会议&与会同志全面

总结了承包 制 给 企 业 的 生 产 经 营 活 动 带 来 的 巨 大 变

化’充分肯定了承包制对深化企业改革和整个经济体

制改革的重大意义’深入分析了承包制对当前治理经

济环境#整顿 经 济 秩 序#合 理 调 整 经 济 结 构 的 积 极 作

用’同时对承包制实行过程中的问题及如何进一步完

*%%

善#发展提出了有益的意见和建议&

一

研讨会上’实行承包制的企业代表以其生产迅速

发展’利税成倍增长’设备不断改造更新’生产能力逐

步扩大’经营管理水平不断提高’横向联合日益增进和

职工收入大幅度增加等大量事实和数据’说明了承包

制的巨大威力&

大家认为’承包制对于深化企业改革和整个经济

体制改革’具有以下几个方面的意义*

第一’承包制是实行所有权与经营权分离的较好

形式’为企业真正成为自主经营#自负盈亏的商品生产

者提供了有利条件&

第二’承包制可以较好地处理国家#企业和职工三

者之间的利益分配关系’确保国家利益#兼顾企业集体

和职工个人利益’同时三者利益都随企业生产的发展

而增长’形成了三者利益分配的内在制约机制&

第三’承包制促使企业由单纯生产型转向经营生

产型-由简单再生产型转向扩大再生产型-由内向型转

向外向型’促进了企业挖掘内部潜力’加强生产经营管

理’不断进行技术改造’密切注意市场需求变化’及时

调整生产结构’努力提高经济效益&承包制对增强企

业活力特别是增强大中型企业活力起了重要作用’是

促进生产力发展的有效形式&

第四’承包制开创了职工民主管理企业的新形式&

承包制有利于调动职工积极性’有助于解决职工当家

作主’民主管理企业这一全民所有制企业改革的核心

’%%

问题&

会议指出’当前深化企业改革’不应以重点推行其

他形式来取代承包制&而应当稳定#完善#发展承包制&

二

与会同志 深 入 分 析 了 承 包 制 对 当 前 治 理 经 济 环

境#整顿经济秩序#合理调整经济结构的积极作用’会

议一致认为’要 顺 利 实 现 治 理 经 济 环 境#整 顿 经 济 秩

序’首要任务是深化企业改革’企业改革的重点是继续

完善和发展承包制&

与会同志指出’把当前经济生活中出现的通货膨

胀#经济过热#投资失控等问题归咎于企业’这是非常

不公正的’而且不利于治理整顿和深化改革&克服当

前面临的困难’决不能靠恢复高度集权的旧体制’而应

当靠深化改革’特别是以完善企业承包制为中心进行

配套改革来解决&

会议指出’几年来企业改革的实践和当前的情况

表明’稳定#完善#发展承包制是调动企业挖掘内部潜

力’提高经济效益的最有效#最可靠和最现实的办法&

因此’与会同 志 建 议’应 把 清 理 截 留 和 破 坏 企 业 自 主

权’违反$企业法%’侵犯企业正当权益的行为’作为治

理经济环境#整顿经济秩序的一项重要内容’凡是不利

于完善企业承包制的禁令都应停止执行’以确保承包

企业的权益&

三

会议在回顾和总结推行承包制的成绩和经验的基

"&%

础上’针对存在的问题进行了深化讨论&

为了进一步完善#发展承包制’会议提出了以下意

见和建议*

第一’坚持承包制的方向’特别是现在已经实行承

包制的大中型企业’更应长期坚持下去&

第二’把进一步扩大和落实企业自主权作为完善

承包制的重点&

第三’把调整经济结构与合理确定承包基数有机

结合起来&

第四’坚持工资总额与企业效益挂钩的原则’真正

实行按劳分 配’鼓 励 多 劳 多 得’以 调 动 职 工 的 生 产 积

极性&

第五’建立承包企业内部的约束机制’加强和改进

企业管理&

第六’把建立宏观管理体制和完善企业约束机制

有机结合起来&

例文有正副两个标题"正标题&完善承包制是深化改革搞好

经济调整的重点环节’点明了全文的主题"副标题则反映了会议

的性质"让人一看便知#

正文的开头部分介绍了会议的基本情况"采用概述式开头"

先概括介绍了会议的主办单位!会期!地点!出席者等"接着对这

次会议作了总的评价#

正文的主体部分采用概括叙述式的写法"分块叙述"把决定

事项和需要突出解决的问题!办法归纳成几个问题来写#第一

块中"先概要叙述实行承包制的企业代表以大量事实和数据说

明了承包制的巨大威力"接着谈了&承包制对于深化企业改革和

整个经济体制改革’"具有四个方面的意义"这是与会同志的共

!&%

识"然后指出&应当稳定!完善!发展承包制’#第二块就深化企

业改革!继续完善和发展承包制的有关情况作了全面分析"指出

把当前经济生活中出现的种种问题都归咎于企业"是不公正的"

而且也不利于治理整顿和深化改革,应当靠深化改革!以完善企

业承包制为中心进行配套改革来解决和克服困难"指出这是&调

动企业挖掘内部潜力"提高经济效益的’办法"然后提出与会同

志的建议"把&违反$企业法%"侵犯企业正当权益的行为’作为治

理整顿的重要内容"&确保承包企业的权益’#第三块就完善!发

展承包制"提出了六条意见和建议"这是解决存在问题的具体办

法"例文中的六条内容针对实际情况"写得简洁明确"切实可行#

例文正文的结尾部分采用了自然性结尾的方式"正文的最

后一条内容写完即告自然结束"不再另行写结尾语"显得相当简

洁明了#

整篇例文"段落层次清楚"内容繁简得当"围绕中心"突出要

点"是一篇写得较为成功的范例"值得我们学习和仿作#

"三#注意事项

!+写作者要参加会议#会议纪要是在会议 记 录 的 基 础 上

整理!归纳而成的"因此"写作者必须尽可能参加会议的全过程"

并认真做好会议记录#还要在会前作好准备工作"事先了解开

会的意图与所要达到的目的"要通盘了解会议的进行情况#在

此基础之上"经过认真考虑"提出问题要点"列出写作提纲#

%+忠实会议实际情况#写作会议纪要"必须确保原材料的

真实"做到实事求是#既不允许掺杂个人的见解"也不允许断章

取义!以偏概全"以免削弱会议纪要的宣传作用和指导作用#

&+抓住会议主要精神#会议纪要不能把记 录 的 内 容 都 写

进去"要根据会议精神和领导要求"明确指导思想"抓住会议中

心议题"围绕重点整理归纳"凡与中心有关!联系较为密切的就

%&%

详写"反之就略写或不写#有时问题较为复杂"还要分类排队"

然后选取典型的发言材料作例证#同时还应注意"未经会议决

定或悬而未决的事项"各种分歧意见"或不正确的看法"记录时

可以写"但在会议纪要中一般不必将此写入#

#+语言简明"条理清晰#写好会议 纪 要"除 了 对 会 议 内 容

进行认真分析!精心提炼外"还得在语言上下功夫#做到语言简

明"阐述清楚"交待具体"判断准确"层次分明"条理清晰#写作

时应分条!分层叙述"避免杂乱无章!前后矛盾#

(+保守机密"慎之又慎#写作时应 特 别 注 意"不 要 把 不 该

披露!不能公布的会议情况写入会议纪要之中#

四$习 作 评 析

)原文*

0工程管理处文件

0工!!’’*"!$号

关于内部工程设计%施工%管理问题讨论会议纪要

各科室站所厂*

!’’*年*月%日下午’处召集设计室#施工队#工

程科等有关人员开会’就处内工程设计#施工#管理问

题进行了研究讨论&会议由总工程师00主持’现将

会议纪要颁发*!正文略"

0工程管理处!!公章"

!’’*年*月#日

这篇&会议纪要’集中地反映了常见会议纪要中存在的几种

错误"试分析如下)

!+文种选用不当#即不顾会议纪要的特定应用场合"不论

&&%

什么会议都发&会议纪要’#

使用会议纪要必须具备三项条件)第一"会议要有&与会单

位’,第二"要有&议定事项’,第三"要求与会单位共同&遵守!执

行’#此三者"缺一不可#在上述原文中"发文机关的位置上署

名&0工程管理处’"参加会议的单位仅仅是该处下属施工队!工

程科的有关人员"并非各自代表什么法人一级单位"故无&与会

单位’的因素存在"不符合使用&会议纪要’的三个条件中的第一

点#因此"原文选用的文种明显失当"属于滥用!错用了文种#

%+主送 机 关 不 当#即 把 未 参 加 会 议 的 单 位 也 列 为 主 送

机关#

严格地说"会议纪要对未参加会议的单位是没有约束力的"

非与会单位收到这份&会议纪要’后完全可以置之不理#现在我

们假设原文文种是正确的"算它是一篇&会议纪要’"那么"这篇

&会议纪要’的主送方向只能是与会单位"即到会的设计室!施工

队!工程科"决不应是&各科室站所厂’#

&+印发方式错误#上级机关不能&直接印发’下级 几 个 部

门联合召开会议所形成的&会议纪要’#

根据&公文作者特定性’的原则"印发&会议纪要’应是)与会

单位联合行文"直接印发#具体方式可有三种)一是简便式"即

与会单位用白版头直接印发#二是固定式"即采用与会单位名

称的套红版头方式#上述两种方式的落款是&与会单位’#三是

运用红头文件转发*印发+式"这是为了提高&会议纪要’的权威

性"促使其在更广泛的范围内遵照!执行"可以请上级用&通知’

文体转发*印发+到有关单位#现在我们仍假设原文是一篇正确

的会议纪要"而 它 却 采 用 由&0工 程 管 理 处’直 接 印 发&会 议 纪

要’的方式"显然就是错误的#该文应由施工队等与会单位直接

印发"或者采用由0工程管理处以&通知’的形式转发"而纪要本

#&%

身则作为&通知’的附件出现#这样可以让&0工程管理处’以下

&各科室站所厂’等单位都能收到这份文件"使其范围扩大#

此外"这份文件还存在着一些不该出现的小错误"如发文字

号中"年号外应用方括号而非圆括号"成文时间应用汉字而非阿

拉伯数字#

思 考 与 练 习

一%通报

!+阅读下面一则通报"回答文后的问题#

关于表彰00市公共客运管理处的通报

00市公共客运管理处)

你处在一九九八年出 租 汽 车 行 业 的 整 顿 工 作 中"认 真 贯 彻0市 长 的

指示精神"抓自身建设"带 领 全 体 职 工 开 展&四 比 四 看’竞 赛 活 动"发 挥 职

工的主动性!积极性"坚决落实市府整顿出租汽车行业 的 措 施"严 格 管 理"

基本实现了整顿出租汽车行业的目标#对于你处在出租汽车 行 业 整 顿 中

所作出的成绩"局给予通报表彰"对000!000!000三 位 工 作 成 绩

突出者"给予表彰和奖励#

望你处在新的一年中再接再厉"深化出租汽车行业 整 顿 工 作"充 分 发

挥行业中骨干企业的作用"进一步提高出租汽车服务质量"为 改 善00投

资环境"方便人民生活作出新的成绩#

特此通报

00市公用事业管理局

一九九九年二月三日

抄)市府办公厅!000副秘书长!市建委!所属各单位

*!+按内容分"它属于哪一类通报？!!!!!!!*%+分析这份通报的结构#

! 这份通报的标题由!!!和!!!两部分组成#

" 这份通报的主送机关是!!!!!!!!!!#

# 这份通报的正文部分第一段写的是!!!!!!!!!!!!!

(&%

!!!!#第二段写的是!!!!!!!!!!!!!!!#&特 此 通

报’属于公文的!!!!!!!!#

% 这份通报的发文*签发+机关是!!!!!!!!!!!!!!!

!!!!!!"发文日期是!!!!!!!#

*&+这份通报能否改通知？为什么？

%+根据下列材料"以00市 经 委 的 名 义 拟 一 份 通 报 发 至 市 经 委 系 统

的机关!企事业单位#

关于计量技术研究所敲重点建设项目竹杠的情况报告

0建1!’’02第00号

市经委)

00市计量技术研究 所 容 量 测 试 室"借 承 接 重 点 建 设 项 目00总 厂

二期工程测试标定二十只油品交接贮缸的机会"向该厂敲竹 杠"情 节 十 分

恶劣#

今年三 月"00总 厂 和 研 究 所 进 行 有 关 技 术 谈 判"原 来 进 行 顺 利"即

将达成协议"但该所却节外生枝"以照顾个人利益为由"提 出 要 住 宾 馆"每

人发给涤棉工作服一 套"翻 毛 皮 鞋 一 双 和 工 作 包 一 个#当 时 厂 方 表 示 涤

棉工作服已发完"只能 改 发 普 通 工 作 服,厂 内 劳 保 用 品 没 有 翻 毛 皮 鞋"只

有跑鞋,人造革工作包系控购商品"只能发给帆布工作 包#研 究 所 大 为 不

满"认为这些东西 一 是 低 档"二 是 要 还"很 不 合 算#当 即 改 口 要 求 每 人 折

发现金0百元#对此厂方未予同意#

研究所并不甘休"竟提出要厂方弄虚作假"从测试标 定 费 中 提 取00

00元"以&试验服务费’为 名"支 付 宾 馆 费 每 人 每 夜00元"每 人 每 工 中

班费0元"夜班费0元和野外津贴营养费0元#当时厂 方 觉 得 难 以 办 到"

并向他们婉转地反映了群众对他们这种勒索行为的不满#他 们 听 了 恼 羞

成怒"摆出测量权威的威风"说)&叫他们去反 映！回 头 还 得 求 我 们 的#’厂

方怕搞僵后影响进度"最后只好委曲求全"满足了他们的无理要求#

六月二十八日"研究 所 终 于 来 了 十 名 工 作 人 员"他 们 下 马 伊 始"第 二

天就开出了每人中班二十次"夜班二十四次"野外津贴营养费 四 十 四 次 的

帐单,每人应 发000元"合 计0000元"对 此 厂 方 只 好 勉 为 照 付#实

$&%

际上他们只工作了八天"就完成了第一阶段的测试和标定任 务"第 二 阶 段

工作将在八月份进行#

我们认为"计量技术 研 究 所 向 重 点 建 设 项 目 乱 敲 竹 杠 的 作 风 是 十 分

恶劣的"建议有关部门 根 据 中 央 紧 急 通 知 精 神"责 成 该 所 认 真 作 出 检 查"

并追回不合理收入"以纠正不正之风#

一九九0年八月0日

公!章

二%报告

!+下文选自$00部关于做 好 蔬 菜 供 应 工 作 保 持 菜 价 基 本 稳 定 的 报

告%的第二部分#现已把原文次序打乱"请重新整理成文*排出序号+#

*!+造成菜价上涨的原因是多方面的#

*%+除有些城市因气候不正 常 受 灾 减 产 外"从 生 产 上 看"有 些 蔬 菜 社

队没有认真执行生产计 划 和 购 销 合 同"把 计 划 和 合 同 内 的 紧 俏 蔬 菜 拿 到

集市卖高价#

*&+有些城市不适当地压缩了蔬菜政策性亏损补贴指标"零售牌价随

收购价一起上调"也是菜价上涨的一个原因#

*#+此外不少菜贩自行到蔬菜基地抬价套购"拦路抢购"哄抬菜价#

*(+一些城市塑料大棚和地膜覆盖等保护地面积迅速扩大"细茶上市

提前"数量增多"也影响到菜价上升和消费者支出增加#

*$+有些国营零售店为了多分奖金"以次充好"私自抬高零售价格#

*)+从商业上说"一些地方 对 大 宗 蔬 菜 减 少 了 计 划 管 理 品 种"扩 大 了

市场调节范围"有的甚 至 完 全 退 出 市 场"国 营 蔬 菜 公 司 掌 握 不 了 货 源"使

菜价失去控制#

%+从格式!内容上分析下面这份文件"在旁边空白处写明其中存在什

么毛病"然后重写#

报!!告

体工人字第0号

省体委)

)&%

我队排球训练长期存在教练人手不足的问题"篮球 队!足 球 队 也 同 样

有这一问题"对培养人 材 和 迅 速 提 高 我 省 排 球 队 竞 赛 水 平 十 分 不 利#今

有00同志从事排球运 动 多 年"技 巧 高 超"经 验 丰 富"拟 聘 为 我 队 排 球 教

练#当否请批复#

00省排球队

八三年0月0日

三%请示

!+下文语句的次序已被打乱"请整理一下"在题后横线上写出正确排

列的序号)

*!+多年来厂区防火设施比 较 简 陋"除 简 易 防 火 工 具 外"仅 有 消 火 栓

一处"因年久 失 修"水 压 低"达 不 到 喷 射 要 求"一 旦 发 生 事 故"后 果 不 堪

设想#

*%+关于增设地下消火栓需要资金的请示#

*&+为确保库区安全生产"做 到 常 备 无 懈"急 需 修 建 地 下 消 火 栓 四 处

*饲养场一处"肉联厂!冷库 两 处"蛋 禽 厂 与 蛋 库 之 间 一 处+"需 要 资 金#+#

万元#

*#+一九00年0月0日*公章+

*(+00字1!’002第0号

*$+00市食品公司00冷库"系地区分配性重点仓库#厂区建筑面

积0万平方 米*其 中 冷 库000平 方+"贮 存 物 资0千 吨"价 值000

万元#

*)+省商业厅#

**+妥否"请审查批复#

*’+00市商业局#

*!"+虽然省市防火部门多 次 检 查"提 出 建 议"但 因 缺 少 资 金"一 直 未

按重点库区建设#

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

%+请将下面文字按公文格式誊清"加上标点符号#

*&%

00市商业局关于增设社会商业股的 请 示0商 字!’’!第!(号00

市人民政府根据关于市城区内设立四个街道办事处及其行政区划 的 通 知

0政字!’’!第%$号精神原环城区所属的百纺副食 饮 食 理 发 日 杂 粮 运 队

等集体企业划归我局领导为了加强对这些集体企业的领导和管理 经 研 究

拟增设00市商业局社会商业股所需人员在本局现有人员中调剂 解 决 是

否可行请批复一九九一年六月九日

&+下面是两篇同一内容的公文"你认为哪一篇写得好"为什么？

公文一

00县税务局文件

*’&+0税字第(号

00县税务局关于转发00面粉厂要求免税的请示

00市税务局)

据我们了解"该厂’&年计划利润!(0%"万元"如征税"企业尚有一定

盈利"是否还给予免税照顾"请市局权衡审定#

现将该面粉厂关于免征!’’&年国家税金的请示转发给市局#

该面粉厂自!’*’年投入面粉生产 以 来 至!’’%年 底 均 享 受 免 征 工 商

税照顾"仅!’’%年免征税款*+*万 元"这 个 厂 的 广 大 干 部 在!’’%年 中 艰

苦奋斗"提高了产量"降 低 了 消 耗#!’’%年 实 际 产 量 比!’’%年 计 划 产 量

增长&";"但全年计算尚亏损$万元#

以上可否"请批示#

00县税务局*公章+

!’’&年0月0日

公文二

00县税务局文件

0税字(!’’&)!第(号

关于转报00面粉厂要求免税的请示

市局)

现将00面粉厂关于免缴!’’&年国家税收的请示转报市局#

该厂自!’*’年投入生产至!’’%年 底"由 于 亏 损 的 原 因"均 享 受 免 征

’&%

工商税的照顾#去年免征税款*+*万元"今年该厂计划利润!(0%"万元"

如征税"企业尚有一定盈利"为此"我们意见不再给以免税照顾#

可否"请批示#

00县税务局*公章+

!’’&年0月0日

#+指出下面这份公文在格式方面不规范的地方#

00商业学校

关于建立理化实验室要求增拨

款项的请示报告

市计委!财政局!商业局)

我校要建立理化实验室"尚需资金壹拾万元"要 求 上 级 拨 给#由 于 教

学急需"以上请示如无不当"希你们从速批复#

一九00年0月0日

(+根据下面的材料和观点"以00电 业 管 理 局 的 名 义 写 一 份 给 市 计

委的请示#

*!+海湾电力修造总厂是00电业管理局所属厂"它担负着00地区

各发电厂的备品备件修造任务#

*%+该厂铸钢车间是解放初期建造"建造质量差"基础处理不好"解放

后因增加行车数量和载重负荷"使厂房沉陷不匀#

*&+该厂会同00大学等单位共同鉴定"认为需拆除重建#

*#+车间厂房在总厂对面"有00路!00路 电 车 和00路 公 共 汽 车

通过"交通方便#

*(+部分厂房行车梁和牛腿 发 生 断 裂"采 取 了 多 种 措 施 加 固"但 仍 有

倒塌危险#

*$+00电管局在!’)(年!!月!"日批准改建厂房&)""<%"土建投

资)"万元"设备进 行 适 当 改 造"由 更 新 改 造 资 金 解 决"水 电 部 同 意 列 入

!’)$年基建计划#

*)+后因城建部门认为不符合城建规划"不同意在原址重建#

**+据悉"00电管局已提出 新 建00电 力 铸 造 厂 的 建 设 方 案"城 建

"#%

部门同意在北郊征用农田五十亩作为新建厂址#

*’+新建企业的生产和管理人员需增添%""余人"还要相应新建办公

用房!辅助建筑和生活 设 施"建 筑 面 积 一 万 五 千 平 方 米"比 原 车 间 改 造 面

积增加 三 倍 多"全 部 投 资 估 计 需 要(""万 元 以 上"建 设 时 间 相 应 延 长"估

计三年内不能建成投产#

*!"+该厂铸钢车间拆除后"因 未 能 获 准 建 造"一 直 停 工 停 产"严 重 影

响各发电厂备品备件的修造任务#

*!!+目前北郊征用农田的手续正在进行#

*!%+根据中共中央*!’)$+!’号文件和谷牧副总 理 关 于!’))年 国 民

经济计划讲话的精神"我们认为铸钢车间仍应在原址改建"建 议 对 该 厂 建

设方案重新审查#

四%批复

下面是一份批复"请作分析"指出其存在的问题并加以修改#

00市税务局

关于00灯泡厂申请免税的批复

0税字5!’*#6第0号

00区税务局)

你局5!’*#6税0字 第!号 文 收 悉#00灯 泡 厂 申 请 免 税 问 题"经 研

究批复如下)

00区灯泡厂生产汽车灯泡"由于原料涨价和试制 新 产 品 等 原 因"造

成亏损"按国家有关规定"属政策性亏损"故同意你局意 见"对 该 产 品 再 继

续给予免税两年的照顾#

免税期从!’*#年!月!日起至!’*#年!%月!&日止#

特此批复#

00市税务局

!’*#年0月0日

00乡政府合同聘用 农 机 员 张00因 考 取 中 专 学 校"要 求 辞 去 农 机

员之职"为此乡政府向县人事局写了请示#县人事局研 究 后"起 草 了 下 面

!#%

的这份批复"请按批复的要求"将缺少的内容填上#

批!!复

你乡请示收悉"经研究同意张00辞去乡农机员职务*终 止 聘 用 合 同

时间为一九00年八月底止+

00县人事局

五%函

!+下面是一份函#请根据其内容拟写一份复函#*有关细节自行假设+

00中等专业学校关于聘请公文写作课教员的函

00市档案局)

我校开办文书中专班"学制四年"前二年主要学习文化课"后二年着重

学习专业课#四年级开设公文写作课"因我校缺乏这方面的师资"特商请你

局派一位有写作经验的同志来任教#望予以大力支持#

00市00中等专业学校

一九00年八月二十日

%+根据下列内容"请拟写一份函#

上海市宏达食品公司于!’’&年!!月%日与山东省文登县红光农场签

订一份购销合 同"由 红 光 农 场 提 供 宏 达 食 品 公 司 花 生 仁*"""公 斤"芝 麻

&"""公斤"红枣!""""公斤"黑枣!""""公斤#截止!’’#年元月!(日止"

宏达食品公司只收到花生仁!%""公斤"芝麻!(""公斤"红枣((""公斤"黑

枣$(""公斤#现年关将到"为安排春节市场物资供应"满足广大人民群众

的需要"宏达食品公司发函去红光 农 场 催 货#希 望 红 光 农 场 将 花 生 仁!芝

麻!红枣!黑枣的其余数额"在年月底以前如数交足#

六%会议纪要

将下列会议记录作为材料"整理成会议纪要#

要求)!+内容完整"语言简明"层次清楚#

%+格式正确"书写整洁#

提示)将发言内容先编号"后归类"然后按其内在联系整理成文#

%#%

市府实事工程00港船舶修造厂污水处理站竣工验收会记录

时间)一九八八年十二月十六日上午九点半

地点)工程建设所在地00000港船舶修造厂第一会议室

主持人)港务局基建处处长徐00

出席人)港务局副局长金00!!基建处处长徐00!邱00及计划

处!办公室代表,

港驳公司经理蒋00!副经理陈00!党委书记张00!技术

设备科科长杜00,

0港船厂厂长孙00"副厂长刘00"党总支副书记隆00,

市政工程公司总经理杨00,

宜兴第一环保厂厂长杭00,

海安工程队杨队长#

会议议程)一!汇报工程概况"评估工程质量#

二!形成会议决议#

徐00)刚才同志们已分成土建和设备两个小组"在工程现场作了认

真检查和验收#现在由0港船厂副厂长刘00同志介绍情况#

刘00)我代表&厂实事办公室’向到会的各位领导和同志们汇报污水

处理站建造的情况#--*具体内容略+

隆00)从整个检查验收情况看"工程质量基本上达到设计要求和各

规定指标"例如--*具体内容略+#能在这么短的时间内完成这次工程实

属不易#

杜00)我有同感"如00完全符合设计要求#

张00)0港船厂污水处理站工程项目虽然不大"但社会意义重大"因

而一直受到各级领导和全市人民的关注#

杨00)我们土建验收小组的同志认为"这项工程土建质量总的方面

还是不错的"是令人满意的"但也存在一定的问题"这些问题不及时解决"也

会影响大局"如000问题等"这些问题提请设计承包单位解决#*具体五

点略+

邱00)建 设 单 位 和 施 工 单 位 的 工 作 是 艰 苦 的"也 是 卓 有 成 效 的"

&#%

如--*具体内容略+我们认为要给予积极的评估#

孙00)如果说现在已取得一点成绩的话"也是与各级领导的关心支

持和社会各方面的通力协作分不开的"我代表建设单位和施工单位向他们

表示衷心的感谢#

陈00)我们设备验收小组的同志"在充分肯定成绩的同时"也提出下

列意见*略+"并指出存在的问题)设备安装方面 有 些 管 道 横 平 竖 直 做 得 不

够"应严格按照施工标准"希望承包单位能采取有效措施"加以纠正#

金00)我同意同志们刚才的意见"对整个工程要作实事求是的评估"

不能好大喜功"也不能抹煞成绩#此外"重要的是要抓紧做好工程的各项扫

尾工作"质量要保证"时间要提前#

杨00)我们一定尽自己的力量抓紧有利时机"及时解决存在的问题"

使工程质量更上一层楼#

会议决议)

会议一致通过对0港船厂污水处理站的验收#

徐00)今天的会议开得很好"谢谢各位领导的关心"谢谢同志们的通

力合作#

散会

主持人)徐00*签名+

记录人)王00*签名+

##%

后!!记

本书原为上海市电视中等专业学校文书与档案!涉外秘书和

办公自动化专业&公文写作’课程的教材"迄今已使用了$年#在

教学过程中"作者反复听取了使用者的意见"对教材进行了部分

调整与修订"并重新编写了练习#现在此基础上"正式出版#

本书适合各类中等学校的公文写作课程使用"也可作为各类

机关!企事业单位文秘工作者的案头参考资料#

在编著过程中"笔者有幸得到了上海市档案局郑玉豪先生及

上海教育学院副教授谈彦廷先生的指教#此次修订出版时"承蒙

上海市档案馆研究馆员冯绍霆先生审稿#笔者在此谨向这些同

志以及曾经关心此书!帮助作者的有关人员一并表示感谢#

在编著过程中"本书参考并引用了各类书报杂志上公开发表

的一些材料并根据教学需要作了部分必要的删节"限于篇幅"未

能逐一指明出处"在此谨向原作者致以诚挚谢意#

本书疏漏不当之处"恳请有关专家!学者及广大读者不吝批

评指教#

董 立 淳

一九九九年六月十四日

(#%