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ACTA nº. 27-2017. Correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la
Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas de 8 de
diciembre de 2017; con la asistencia de los siguientes miembros: Eugenia María
Hernández Alfaro, presidente de esta Comisión Nacional; Javier Gómez Jiménez, jefe
del Departamento de Archivo Histórico y vicepresidente de la Comisión; Carlos Zamora
Hernández, historiador; Rosemary Morera Quesada, encargada del Archivo Central del
Banco Nacional de Costa Rica (BNCR); Elizabeth Vega León, encargada del Archivo
Central de la Municipalidad de San Ramón; Maribel Cubero Arias, encargada del
Archivo Central de la Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope); y Melissa Díaz
Valverde, encargada del Archivo Central de la Autoridad Reguladora de los Servicios
Públicos (Aresep). También asisten: Carmen Campos Ramírez, subdirectora general
del Archivo Nacional y directora ejecutiva de esta Comisión Nacional Ivannia Valverde
Guevara, jefe del Departamento de Servicios Archivísticos Externos (DSAE) quien
levanta el acta; y María Elizabeth Villalta Arroyo., funcionaria de la Aresep. Ausentes
con justificación: Natalia Cantillano Mora, técnica nombrada por la Dirección General
del Archivo Nacional y secretaria de la comisión por encontrarse de vacaciones.
Ausentes sin justificación: Alejandra Mazza Corrales, encargada del Archivo Central de
la Municipalidad de Tibás; Set Durán Carrión, encargado del Archivo Central de la
Dirección General del Archivo Nacional. Se deja constancia de que la señora Campos
Ramírez se retiró a las 12:30 horas.
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CAPITULO I. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. --------------------------------------------
ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del orden del día. ---------------------------
ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el orden del día propuesto para esta
sesión. ACUERDO FIRME.
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CAPITULO II. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS. ----------------------------------------
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ARTÍCULO 2. Lectura, comentario y aprobación del acta n° 26-2017 de 17 de
noviembre del 2017.
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ACUERDO 2. Se aprueba con correcciones el acta n° 26-2017 de 17 de noviembre del
2017. Se deja constancia de que las señora Rosemary Morera Quesada, encargada del
Archivo Central del Banco Nacional de Costa Rica (BNCR); aprueba el acta con
respecto a la deliberación y acuerdo que se tomó en su presencia y relacionado con la
institución que representa. ACUERDO FIRME.
-------------------------------------------------------------------
CAPITULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS
COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. ---------------------------
ARTÍCULO 3. Oficio CISED-015-2017 de 15 de noviembre del 2017 recibido el 29 de
noviembre del 2017, suscrito por la señora Laura Espinoza Rojas, secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica
Nacional; por medio del cual presenta 2 tablas de plazos de conservación de
documentos con 119 series documentales de la Escuela Centroamericana de
Ganadería. Los subfondos presentados a valorar son: Consejo Directivo y Dirección
General. -------------
ACUERDO 3. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento
Servicios Archivísticos Externos, el oficio CISED-015-2017 de 15 de noviembre del
2017 recibido el 29 de noviembre del 2017, suscrito por la señora Laura Espinoza
Rojas, secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de
la Universidad Técnica Nacional; por medio del cual presenta 2 tablas de plazos de
conservación de documentos con 119 series documentales de la Escuela
Centroamericana de Ganadería; para que lo asigne a un profesional para la revisión, el
análisis y preparación del informe de valoración correspondiente. Enviar copia de este
acuerdo a la señora Laura Espinoza Rojas, secretaria del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad Técnica Nacional.
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ACUERDO FIRME.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 4. Oficio DGAN-DSAE-AI-502-2017 de 5 de diciembre del 2017 recibido el
6 de diciembre del 2017, suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara y Denise
Calvo López, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y coordinadora de
la Unidad de Archivo Intermedio, respectivamente; por medio del cual presenta 1
valoración parcial con 97 series documentales correspondiente a la transferencia T10-
1994 Presidencia de la República, despacho del Presidente de la República que se
custodia en esa unidad. ------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 4. Trasladar para una próxima sesión el análisis de la solicitud de
valoración parcial de documentos presentada mediante oficio DGAN-DSAE-AI-502-
2017 de 5 de diciembre del 2017 recibido el 6 de diciembre del 2017; suscrito por las
señoras Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos
Externos; y Denise Calvo López, coordinadora de la Unidad Archivo Intermedio de ese
departamento; correspondiente al subfondo Despacho del Presidente de la República;
transferencia T10-1994 custodiada en la Unidad Archivo Intermedio. ACUERDO
FIRME. ---------------
ARTÍCULO 5. Oficio DGAN-DSAE-AI-503-2017 de 5 de diciembre del 2017 recibido el
6 de diciembre del 2017, suscrito por las señoras Ivannia Valverde Guevara y Denise
Calvo López, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y coordinadora de
la Unidad de Archivo Intermedio, respectivamente; por medio del cual presenta 1
valoración parcial con 154 series documentales correspondiente a la transferencia T05-
1994 Ministerio de Seguridad Pública, despacho del Ministro que se custodia en esa
unidad. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 5. Trasladar para una próxima sesión el análisis de la solicitud de
valoración parcial de documentos presentada mediante oficio DGAN-DSAE-AI-503-
2017 de 5 de diciembre del 2017 recibido el 6 de diciembre del 2017; suscrito por las
señoras Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos
Externos; y Denise Calvo López, coordinadora de la Unidad Archivo Intermedio de ese
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departamento; correspondiente al subfondo Despacho del Ministro de Seguridad
Pública; transferencia T05-1994 custodiada en la Unidad Archivo Intermedio.
ACUERDO FIRME. ---------------
CAPITULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE
LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES.
---------------------------------------------
ARTÍCULO 6. Análisis del informe de valoración IV-031-2017-TP. Asunto: tablas de
plazos de conservación de documentos. Fondo: Municipalidad de San Ramón.
Convocada: la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo Central de la
Municipalidad de San Ramón. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia que durante la
sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para
su consulta. Al ser las 8:45 ingresa la señora Vega León y el señor Javier Gómez
Jiménez procede con la lectura del informe de valoración.
--------------------------------------------------
ACUERDO 6. Comunicar a la señora Elizabeth Vega León, secretaria del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de
San Ramón; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental
presentada mediante oficio MSR-AM-GA-AC-032-2017 de 9 de junio del 2017; para el
fondo Municipalidad de San Ramón; subfondos: Bienes Inmuebles; Valoración; Sistema
Municipal Territorial (Simut); Cobros; Patentes; Plataforma de Servicios; Gestión
Administrativa; Proveeduría; Oficina Comunicación organizacional (Comunicación
Corporativa); Archivo Central; y declara con valor científico cultural las siguientes series
documentales: -----------------------------------------------------------------------------------------------Fondo: Municipalidad de San Ramón ------------------------------------------------------------Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Sistema Municipal Territorial (SIMUT)1 -----------------------------------------------------------------------------------------------------
1 En relación con las series documentales (Tabla de Plazos del Sistema Municipal Territorial (SIMUT)): Registro de propiedades; Formularios o Mapas de movimientos censales; Tarjetas de Catastro urbano y rural (registro de propiedades que se llevaba antes del proyecto de actualización del Catastro) y Tarjetas de propietarios, mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, el CISED de la Municipalidad indicó lo siguiente: “No. No producimos esos documentos, los tipos documentales mencionados forman parte del expediente catastral del Item N°05 de la Tabla de Plazos del Sistema Municipal Territorial (SIMUT).” --------------------------------------------------------------------------------------------------
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Tipo / serie documental -------------------------- Valor científico –cultural ---------------
5. Expedientes Catastrales.2 Original sin
copia. Contenido: son expedientes
compuestos por diversos tipos documentales
relacionados con la Administración Tributaria.
Contienen tipos documentales originales y
copias, tales como declaraciones de
impuestos sobre bienes inmuebles
(originales), planos catastrados, escrituras,
estudios registrales, avalúos, resoluciones
administrativas relacionadas con las
propiedades declaradas o no declaradas,
correspondencia, recursos de revocatoria,
fichas catastrales (tarjetas), copias de
permisos de construcción, boletas de
plataforma de servicios, copias de cédula de
identidad. El expediente cuenta con un
identificador numérico (# de distrito, bloque,
predio, mantenimiento que es cuando existen
segregaciones. Ejemplo: 01-130-003-00).
Existen planos relacionados que no se
archivan en el expediente por su tamaño o
dimensión. Se encuentran archivados dentro
de la misma oficina pero en otro sector.
Soporte: papel. Fechas extremas: 2002-2016.
Cantidad: 188 metros y 3 metros de los
Sí. Conservar una muestra
representativa del 5% de los diferentes
predios del cantón (expedientes
sustantivos y que represente a todos
los distritos del cantón), permiten
conocer información base para el
planeamiento urbano y rural, cálculo
del monto de contribuciones como el
impuesto inmobiliario, protección de la
seguridad jurídica del derecho de
propiedad. La selección debe
realizarla el Jefe o Encargado del
Archivo Central en conjunto con el
Jefe de la Oficina Productora. Se
complementa con la serie documental
N° 5 de la Tabla de Plazos de “Bienes
Inmuebles”.
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2 Según indicó el CISED de la Municipalidad de San Ramón mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, en esta serie documental se incluyen los “Planos de Catastro” (serie documental N° 7). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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planos. Vigencia Administrativa legal: 10 años
en la oficina y permanente en el Archivo
Central. ---
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----------Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Gestión administrativa. Subfondo 3: Proveeduría --------------------------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------- Valor científico –cultural ---------------
6. Expedientes de contratación administrativa.
Original. Copia: de algunos contratos en
Gestión Jurídica. Contenido: se conserva en
estos expedientes originales y copias de la
información relacionada con la contratación
administrativa, en sus diferentes modalidades
(licitaciones y contrataciones directas).
Contiene tipos documentales como:
correspondencia, solicitud de bienes y
servicios, justificaciones, cartel de
contratación, ofertas recibidas, análisis de las
ofertas, recomendación de adjudicación,
actas de apertura, orden de compra,
contratos, documentos del adjudicado,
certificaciones presupuestarias. Soporte:
papel. Fechas extremas: 2007-2016.
Cantidad: 32.84 metros. Vigencia
Sí.3 Resolución CNSED-02-2014,
norma 03.2014.
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----------------------------------------------------3 La resolución CNSED-02-2014, norma 03.2014 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°5 de jueves 8 de enero del 2015, punto B. Proveedurías de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de las “Expedientes de contratación administrativa”. Esta serie documental se declara con valor científico cultural. Sin embargo, la serie deberá ser sometida a consulta de la CNSED y luego de su análisis, este órgano colegiado determinará la muestra de los expedientes de contratación administrativa adjudicados, los cuales serán seleccionados a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la institución de acuerdo con la relevancia de la contratación para la institución. Se aclara que el expediente estará conformado por documentos originales y copias que justifiquen y demuestren el acto de la contratación de acuerdo con la legislación vigente, por lo que será la Proveeduría Institucional la unidad responsable de la custodia de este tipo documental. Asimismo, en los expedientes deberán constar documentos como órdenes de compra, contratos, certificaciones presupuestarias, solicitudes de bienes y servicios, resoluciones de adjudicación, y cualquier otro documento que haya sido producido o esté en custodia de otras dependencias de la institución.”
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Administrativa legal: 5 años en la oficina y 15
años en el Archivo Central. -------
----------------------------------------------------
----------------------------Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Gestión administrativa. Subfondo 3: Oficina Comunicación Organizacional (Comunicación Corporativa)4 --------------Tipo / serie documental -------------------------- Valor científico –cultural ---------------
2. Afiches. Original sin copia. Contenido:
afiches públicos. Relacionados con todas las
actividades que realiza la Municipalidad y que
hay que promoverlas y anunciarlas. Soporte:
papel. Fechas extremas: 2014-2016.
Cantidad: 0.50 metros. Vigencia
Administrativa legal: 5 años en la oficina y 15
años en el Archivo Central.
-------------------------------------------------
Sí.5 Resolución CNSED-01-2016,
norma 01.2016. Conservar un
ejemplar de cada afiche que refleje las
funciones sustantivas de la institución.
La selección debe realizarla el Jefe o
Encargado del Archivo Central en
conjunto con el Jefe de la Oficina
Productora. ----------------------------------
3. Fotografías digitales. Original. Original y
copia: Servidor Institucional. Contenido:
revelan las diferentes actividades realizadas
en la Municipalidad. Se detalla la actividad:
motivo, participantes, fecha, lugar. Soporte:
Sí.6 Ya que reflejan de manera gráfica
las actividades realizadas por la
Municipalidad. Conservar de tres a
cinco unidades que evidencien o
reflejen las funciones sustantivas de la
4 En relación con la Tabla de Plazos de la Oficina Comunicación Organizacional (Comunicación Corporativa) mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, el CISED de la Municipalidad indicó: “Esta Oficina es muy nueva, Existe desde meses antes de finalizar el período del Alcalde anterior y lo que lleva de esta nueva administración. Y los únicos tipos documentales localizados son los que se describieron en la Tabla de Plazos.” ----------------------------------------------------------------------5 La resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°154 de jueves 11 de agosto de 2016, punto B. Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo de las instituciones. “Afiches. Conservar un ejemplar considerando los siguientes aspectos del ámbito de producción: a. Públicos: aquellos que reflejen las funciones sustantivas de la institución. b. Privados y particulares: aquellos que reflejen su relación con la sociedad costarricense. Por ejemplo los afiches relacionados con los programas de responsabilidad social, ambiental, entre otros. c. Internacionales: aquellos en donde conste la participación costarricense como copatrocinador o colaborador en el extranjero de algún evento relevante en el ámbito político, académico, deportivo, cultural o científico.” ---6 La resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°154 de jueves 11 de agosto del 2016, punto B. Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de los “Fotografías (positivo, negativo y digital: Conservar de 3 a 5 unidades de cada evento o actividad que evidencie o refleje las funciones sustantivas, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.” ----------------
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digital. Fechas extremas: 2014-2016.
Cantidad: 30 GB. Vigencia Administrativa
legal: permanente en servidor institucional
(NAS) y no se indica plazo en el Archivo
Central. ------
institución a criterio del Jefe de la
Oficina Productora y el Jefe o
Encargado del Archivo Central.
----------------------------------------------------
---------
4. Invitaciones. Original sin copia. Contenido:
invitaciones a participar en actividades
internas y externas a la institución. Soporte:
papel. Fechas extremas: 2014-2016.
Cantidad: 0.02 metros. Vigencia
Administrativa legal: 5 años en la oficina y 15
años en el Archivo Central.
-------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------
---
Sí.7 Ya que reflejan las actividades
relacionadas con la institución.
Conservar permanentemente las
invitaciones ligadas a actividades
sustantivas, a criterio del Jefe de la
Oficina Productora y el Jefe o
Encargado del Archivo Central.
Resolución CNSED-01-2016, norma
01.2016 ---------------------------------------
5. Publicaciones Original sin copia.
Contenido: materiales de pequeño formato:
desplegables, folletos, programas, volantes,
trípticos, relacionados con las actividades
municipales que se desarrollan. Soporte:
papel. Fechas extremas: 2014-2016.
Sí.8 Ya que reflejan de manera gráfica
las actividades realizadas por la
Municipalidad. Conservar un ejemplar
por publicación que refleje información
de carácter sustantivo. La selección
debe realizarla el Jefe o Encargado del
7 La resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°154 de jueves 11 de agosto del 2016, punto B. Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de las “Invitaciones de actividades relevantes para la institución.” ------------------------------------------------------------------------------------------------8 La resolución CNSED-01-2016, norma 01.2016 publicada en el Diario Oficial La Gaceta N°154 de jueves 11 de agosto del 2016, punto B. Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo de las instituciones, establece la declaratoria con valor científico-cultural de las “Publicaciones (materiales de pequeño formato: folletos, programas de mano, volantes, trípticos, boletines, revistas institucionales) que reflejen información de carácter sustantivo. Conservar un ejemplar por publicación.” -------------------------
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Cantidad: 0.50 metros. Vigencia
Administrativa legal: 5 años en la oficina y 15
años en el Archivo Central (un ejemplar de
cada uno). -----------------------------
Archivo Central en conjunto con el
Jefe de la Oficina Productora.
----------------------------------------------------
----------------- Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Gestión administrativa. Subfondo 3: Archivo Central -----------------------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------- Valor científico –cultural ---------------
2. Expediente del Plan Regulador. Original sin
copia. Contenido: contiene originales de
documentos del plan regulador municipal,
entre otros: publicaciones de la licitación #1
2000 “Contratación de firma consultora,
encargada de la realización de plan regulador
urbano y rural para el cantón de San Ramón,
contrato por servicios profesionales entre la
Municipalidad de San Ramón y la Fundación
de la UCR para la Investigación (FUNDEVI),
quienes ejecutan los servicios a través del
Programa de Investigación en Desarrollo
Urbano Sostenible (PRODUS), informe de
labores, plan de trabajo, correspondencia,
copias de actas de sesiones del Concejo
Municipal, resumen ejecutivo, resoluciones.
Soporte: papel. Fechas extremas: 1997-2005.
Cantidad: 0.34 metros. Vigencia
Sí.9 Ya que refleja el criterio de
planificación local que define la política
de desarrollo y los planes de
distribución de la población, usos de la
tierra, vías de circulación, servicios
públicos, facilidades comunales, y
construcción, conservación y
rehabilitación de áreas urbanas.
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9 En relación con la oficina productora de esta serie documental, el CISED de la Municipalidad de San Ramón mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, indicó lo siguiente: “En cuanto al Expediente del Plan Regulador, les explicaré lo sucedido: Desde que se inició todos los trámites para el proceso del Plan Regulador en San Ramón, se formó una Comisión del Plan Regulador, la cual en ese entonces me nombraron como secretaria de la Comisión y yo llevaba el Expediente, luego al llegar otra administración me nombraron de Coordinadora y también llevaba parte de secretaria, por eso es que el Expediente ha estado en el Archivo Central, y cada vez que hay algún documento nuevo que llega a Ingeniería me lo pasan a mí.” ---------------------------------------------------------------------------------------------------
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Administrativa legal: permanente en la oficina
y no se indica plazo en el Archivo Central.
----------------------
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
--------Se levantan las siguientes declaratorias de valor científico cultural por razones de
oportunidad, conveniencia, y posible desactualización, de acuerdo con los artículos 152
y 153 de la Ley General de la Administración Pública a las siguientes series
documentales: ------------------------------------------------------------------------------------------------
Subfondo 1: Administración Tributaria. Subfondo 2: Patentes. ------------------------------Tipo / serie documental --------------------------------------------------------------------------------
4. Expedientes patentes activas. Original sin copia. Contenido: están ordenados los
expedientes por distritos y a su vez alfabéticamente. Contienen la solicitud de
patente, la resolución de patentes, documentos del contribuyente, formularios de
traslado de patentes, certificaciones de salarios, certificaciones del Registro Nacional,
copia de cédulas, permisos sanitarios y algún otro documentos necesario para
obtener una patente comercial o de licores nacionales o extranjeros. Antes del 2008,
no se utilizaban expedientes, sino tarjetas, que se colocaron dentro del expediente en
algunos expedientes, no en todos. La tarjeta detalla información personal del
patentado, sobre servicios, la propiedad, la patente, traspaso patente, el negocio,
monto a pagar y observaciones. Soporte: papel. Fechas extremas: 2006-2016.
Cantidad: 74 metros. Vigencia Administrativa legal: mientras estén activas. Y de ser
canceladas, 2 años más en la oficina y 0 años en el Archivo Central.
-------------------------------------------------------
5. Expedientes patentes inactivas. Original sin copia. Contenido: son patentes
inactivas (canceladas o cerradas). Están ordenados los expedientes por distritos y a
su vez alfabéticamente. Contienen la solicitud de patente, la resolución de patentes,
documentos del contribuyente, formularios de traslado de patentes, certificaciones de
salarios, certificaciones del Registro Nacional, copia de cédulas, permisos sanitarios y
algún otro documento necesario para obtener una patente comercial o de licores
nacionales o extranjeros. Estos expedientes finalizan con el formulario de cancelación
de la patente. Antes del 2008, no se utilizaban expedientes, sino tarjetas, que se
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colocaron dentro del expediente en algunos expedientes, no en todos. Soporte: papel.
Fechas extremas: 2009-2016. Cantidad: 8.5 metros. Vigencia Administrativa legal: 2
años después de cancelada en la oficina y no se indica plazo en el Archivo Central.
8. Tarjetas de Patentes. Original. Original o copia: Algunas se incluyeron en
expedientes de Patentes. Contenido: son tarjetas de registro de datos sobre el pago
de patentes (fecha, trimestre, # recibo, cargos, abonos, saldo). Están ordenadas por
distritos y a su vez alfabéticamente. Contienen además: nombre, dirección, acuerdo
del Consejo, # de cuenta, distrito, clase del negocio, información de la propiedad,
traspaso de patente. Soporte: papel. Fechas extremas: 2009-2013. Cantidad: 1.19
metros. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 0 años en el Archivo
Central. ------
9. Solicitudes de Patentes.10 Original sin copia. Contenido: formulario cumplimentado
con la información relacionada a la patente. Ordenados por distritos y a su vez
alfabéticamente. Soporte: papel. Fechas extremas: 1998-2004. Cantidad: 3.74
metros. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 0 años en el Archivo
Central. ------
El señor Javier Gómez Jiménez está en desacuerdo en el levantamiento de la
declaratoria de valor científico cultural de las series 4. Expedientes patentes activas, 5.
Expedientes patentes inactivas y 9. Solicitudes de Patentes, de acuerdo con el
siguiente razonamiento “Considero que con el fin de emitir un criterio técnico más
fundamentado, es necesario conocer la opinión de las profesionales del DASE que
realizan valoración documental, por lo tanto, considero que se debe de mantener la
declaratoria de valor científico cultural, hasta tanto se conozca la propuesta de
declaratoria general que presentará el DSAE con base en las decisiones tomadas en el
Comité de Criterios de Valoración, específica para las municipalidades”. Asimismo, la
señora Carmen Campos Ramírez coindice en que no se debe realizar el levantamiento
de las declaratorias, sino que, la Comisión Nacional debería realizar un análisis más
10 Según indicó el CISED de la Municipalidad de San Ramón mediante oficio MSR-AM-GA-AC-63-2017 de 19 de setiembre de 2017, “estas solicitudes son las mismas que están en el Expediente de patentes.”
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profundo sobre la conveniencia de mantener esas declaratorias y homologar el criterio
para esos tipos de series documentales en el sector municipal.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio MSR-AM-GA-AC-032-2017 de 9 de junio
del 2017; para el fondo Municipalidad de San Ramón; subfondos: Bienes Inmuebles;
Valoración; Sistema Municipal Territorial (Simut); Cobros; Patentes; Plataforma de
Servicios; Gestión Administrativa; Proveeduría; Oficina Comunicación organizacional
(Comunicación Corporativa); Archivo Central; y que esta comisión no declaró con valor
científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal,
de acuerdo con los artículos n°. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley nº. 7202.
Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia “permanente”
en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso
1 de la Resolución n°. CNSED-1-200911, que establece: “Si estos documentos carecen
de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de
custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son
declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para
su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202.” En
cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de
conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la
institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y
otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
11 Publicada en La Gaceta nº 101 de 27 de mayo de 2009. --------------------------------------------------------------Página 12 de 56
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes. Se recuerda que
están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la
Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-01-2016
publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la
declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en
todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,
Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas
Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de
Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades
Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,
Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, y Organismos
Internacionales o sus similares Institucionales de todas las instituciones que conforman
el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a los señores Álvaro
Fuentes G., jefe de Bienes Inmuebles; Denis Chaves Rodríguez, jefe de Valoración;
Carlos Chaves Garita, jefe de Cobros; Diego Chavarría Hidalgo, jefe de Patentes; Jorge
Eladio Araya picado, jefe de Proveeduría; a las señoras María Gabriela Sequeira B.,
jefe de Sistema Municipal Territorial (Simut); Nidia Prendas Vega, jefe de Plataforma de
Servicios; Jenny Chaves Madrigal, jefe de Gestión Administrativa; Vanessa Gutiérrez
Fallas, jefe de Oficina Comunicación organizacional (Comunicación Corporativa);
Elizabeth Vega León, jefe del Archivo Central; y al expediente de valoración de la
Municipalidad de San Ramón que custodia esta Comisión Nacional.
--------------------------
ARTÍCULO 7. Análisis del informe de valoración IV-035-2017-TP-VP. Asunto: tablas de
plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales. Fondo: Refinadora
Costarricense de Petróleo (Recope). Convocada: la señora Maribel Cubero Arias,
encargada del Archivo Central de Recope. Hora: 9:45 a.m. Se deja constancia que
durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la
Comisión para su consulta. Al ser las 10:00 horas ingresa la señora Cubero Arias y el
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señor Gómez Jiménez procede con la lectura del informe de valoración y se destaca la
siguiente consideración: “Se observó que la tabla de plazos de conservación de
documentos del Departamento de Control de Calidad Moín se incluyó la serie
documental “Certificados de Calidad” de 2011-2017, cuyo contenido se refiere a las
pruebas de análisis de los productos combustibles. De igual manera, en la tabla de
plazos del Departamento de Control de Calidad Central Pacífico, se incluyó la serie
documental “Informes de ensayos” de 1990-2017 con un contenido similar a los
Certificados de Calidad en la Sede de Moín. Al respecto, el CISED aclaró que los
"Informes de Ensayo" y los "Certificados de Calidad" se refieren al mismo tema, sin
embargo la homologación del término se dio a partir de la implementación en la
empresa del Sistema LIMS (Laboratory Information Manegement System), en el año
2014, denominándose "Informe de Ensayo". También, se debe indicar que en ambos
casos la elaboración de las pruebas es diaria, para muestreo y aprobación de ventas
de combustible. Asimismo, el CISED señaló que se elabora un informe anual con el
promedio de los resultados de análisis de cada producto, está información se refleja en
el Manual de Productos que confecciona Recope y que publica anualmente en el sitio
web de la institución. Por lo anteriormente expuesto, se considera importante declarar
con valor científico cultural el documento que se elabora a partir de los certificados de
calidad y los informes de ensayos, que tal como lo indicó el CISED es el “Manual de
Productos”, cuyo contenido corresponde al promedio de resultados de análisis de cada
producto a nivel nacional, esto por cuanto permiten conocer la calidad de los productos
combustibles y de asfalto que se comercian en el país. En caso de que la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos considere esta recomendación, la
declaratoria se deberá realizar independientemente del subfondo que produce o
custodia dicho manual, pues el CISED no aclaró más detalles al respecto.”
---------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 7. Comunicar al señor Hernán González Rodríguez, presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Refinadora
Costarricense de Petróleo (Recope); que esta Comisión Nacional conoció la solicitud
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de valoración documental presentada mediante oficio CISED-004-2017 de 21 de julio
del 2017; para el fondo Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope); subfondos:
Departamento de Negociaciones Comerciales; Departamento de Operaciones
Comerciales; Dirección Aseguramiento de la Calidad; Departamento Control de Calidad
Moín; Departamento Control de Central Pacífico; Departamento Metrología;
Departamento de Construcción para Distribución y Ventas; Departamento de
Contaduría; y declara con valor científico cultural las siguientes series
documentales: ---------------Fondo: Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope) -----------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.1: Dirección de Comercio Internacional de Combustibles. Subfondo 1.1.1.1.2: Departamento de Operaciones Comerciales. -----------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------
12. Minutas del Comité de Coordinación Operacional12. Contenido: Minutas que
registran lo tratado en el Comité de Coordinación Operacional, donde se discute el
volumen de inventarios y disponibilidad de espacios de productos de importación en
los planteles y observaciones varias. Soporte: papel. Fechas extremas: 1999-2010.
Cantidad: 0.42 ml. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 1 año en el
Archivo Central. Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2011-2016. Cantidad: 153
MB. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 1 año en el Archivo Central.
Criterio de valor científico cultural: Sí, ya que reflejan la toma de decisiones
institucionales en relacionadas con los embarques de combustibles.
----------------------------------------------
12 En la columna observaciones se indica que: “El Comité de Coordinación Operacional está conformado por los directores de la Dirección de Comercio Internacional de Combustibles, la Dirección de Distribución y Ventas, la Dirección de Ventas, las jefaturas del Departamento de Procesos Industriales, del Depto. Operaciones Comerciales y actualmente se incluyó la Dirección de Procesos Industriales y Portuarios y la Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Función: Coordinación de los embarques de combustible, recepción de embarques, niveles de inventario y ahora problemas de calidad, tancaje.” -----------------------
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22. Programa cuatrimestral de importación-exportación de productos13. Contenido:
Programa por cuatrimestre de importación / exportación que muestra datos de los
diferentes combustibles en cifras en miles de barriles, tales como, volumen, días,
Cargo, además la producción, importaciones, ventas, inventarios, flete, seguros e
impuestos. Soporte: papel. Fechas extremas: 2002-2013. Cantidad: 0.06 ml. Vigencia
Administrativa legal: 5 años en la oficina y 2 años en el Archivo Central. Soporte:
electrónico. Fechas extremas: 2014-2016. Cantidad: 457 Mb. Vigencia Administrativa
legal: 5 años en la oficina y 2 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico
cultural: Sí, ya que permite conocer la importación y exportación de combustibles en
el país. Conservar el programa anual.
-------------------------------------------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.1: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. --------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------
7. Documentación del Sistema de Aseguramiento de la Calidad.14 Contenido:
Manuales, Procedimientos, Instructivos, Registros, Ensayos y Pruebas para
laboratorios, Documentos técnicos, Planes, corresponden al Sistema de
Aseguramiento de la Calidad. Esta serie describe los diferentes procesos de trabajo
de las dependencias de todas la gerencias de la empresa, como parte del Sistema de
Gestión de la Calidad correspondiente a la Norma ISO 9001. Soporte: papel. Fechas
extremas: 1993-2012. Cantidad: 5 ml. Vigencia Administrativa legal: permanente en la
oficina y 0 años en el Archivo Central. Soporte: electrónico15. Fechas extremas: 2010-
13 El CISED aclaró que existe un programa anual sobre las importaciones y exportaciones, el cual se custodia en un servidor del Departamento Operaciones Comerciales de la Dirección de Comercio Internacional de Combustibles. Dicho programa, se elabora a partir de 2014 pero no se genera en papel, solamente en formato digital. Los documentos en papel los custodia el Archivo Central. Este documento es importante ya que es el programa de importaciones de los combustibles a nivel país, incluye la siguiente información: datos de los diferentes combustibles en cifras en miles de barriles, volumen, días, Cargo, producción, importaciones, ventas, inventarios, flete, seguros e impuestos. ---------------------------------------14 Según lo indicado por el CISED, los documentos contenidos en las series documentales “N° 17 “Expediente Normas ASTM”, Nº 18 “Expedientes Normativas de calidad”, Nº 19 “Expediente Reglamentos Técnicos y Decretos Ejecutivos”, Nº 20 “Expedientes especificaciones técnicas de combustibles”, Nº 21 “Expediente Nacional de Combustibles CNC”, incluidas en la tabla de plazos del Departamento Control de Calidad Central Pacífico, también se encuentran reflejados en esta serie documental. -------------------------15
En la columna observaciones se indica que se encuentran almacenados en el Gestor ALFRESCO, dentro de la documentación empresarial.
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2017. Cantidad: 500 Mb. Vigencia Administrativa legal: permanente en la oficina y 0
años en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Sí, ya que reflejan la
normativa nacional e internacional que regula las funciones específicas de RECOPE.
Conservar, en ambos soportes, los documentos que reflejen la ejecución de funciones
sustantivas y técnicas específicas del quehacer de RECOPE, a criterio del jefe de la
oficina productora y el Jefe de Archivo Central. --------------------------------------------------
9. Documentación Técnica. Contenido: Documentación técnica externa de apoyo para
el Sistema de Gestión de los Laboratorios (Manuales de equipo, normas técnicas
internacionales, documentos científicos de consulta). Soporte: electrónico. Fechas
extremas: 2010-2016. Cantidad: 500 Mb. Vigencia Administrativa legal: Permanente
en la oficina y 0 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Sí, ya
que reflejan la función específica de RECOPE. Conservar, en ambos soportes, los
documentos que reflejen la ejecución de funciones sustantivas y técnicas específicas
del quehacer de RECOPE, a criterio del jefe de la oficina productora y el Jefe de
Archivo
Central.-------------------------------------------------------------------------------------------------------
11. Convenios Interinstitucionales. Original. Copia: Dirección Jurídica Contenido:
Convenios suscritos cuyo objetivo es la prestación de servicios de muestreo,
verificación y calibración. Ej.: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos,
Universidad de Costa Rica, Laboratorio Costarricense de Acreditación, Universidad
Nacional. Soporte: papel. Fechas extremas: 2010-2016. Cantidad: 0,06 ml. Vigencia
Administrativa legal: no se indica cantidad de años en la oficina y permanente en el
Archivo Central. Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2010-2016. Cantidad: 60,3
Mb. Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y permanente en el Archivo
Central. Criterio de valor científico cultural: Declarara con valor científico cultural
mediante Resolución CNSED-01-2014. Conservar los convenios (principalmente los
originales) de mayor impacto institucional que no se encuentren repetidos en las
siguientes series de convenios que ya fueron declarados con valor científico cultural
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por la CNSED: -“Expedientes de Convenios” de 1970-1998, declarados en la sesión
3-99 y “Expedientes de convenios nacionales y de cooperación interinstitucional” de
1990-2016, custodiados en la Dirección de Asesoría Legal, -“Convenios de
Cooperación”. 1998-2003, custodiados en la Gerencia de Comercio Internacional,
declarados en la sesión Nº 6-2004. -“Convenios de Cooperación Interinstitucional” de
2010-2015, “Convenios de asistencia con gobiernos de otros países” de 1967-2016 y
“Convenios interinstitucionales” de 1994-2009, todos declarados en la tabla de plazos
de la Presidencia, en la sesión 30-2016. -“Convenios con Bancos” de 2015-2016,
custodiados en la Gerencia de Administración y Finanzas, declarados en la sesión Nº
12-2017. -“Convenios” de 2012-2016, custodiados en el Departamento de
Investigación y declarados en la sesión Nº 12-2017. La selección deberá realizarse a
criterio del jefe de oficina productora y del encargado de Archivo Central. Se
recomienda conformar una sola serie de convenios.
----------------------------------------------------------------------------
12. Expediente de Auditorías de Calidad por parte de ECA (Ente Costarricense de
Acreditación). Original. Copia: Depto. de Control de calidad Central Pacífico, Depto.
de Control de Calidad Moín, Depto. de Metrología. Contenido: Registros de las
auditorías internas de calidad, previo a la auditoría externa del ECA, correspondencia
relacionada con las conformidades de los procesos y aspectos a mejorar. Soporte:
electrónico. Fechas extremas: 2010-2016. Cantidad: 500 Mb. Vigencia Administrativa
legal: 10 años en la oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio de valor
científico cultural: Sí, porque permite conocer las auditorías de calidad que realiza el
ECA en Recope a fin de que se cumpla con las normas de calidad de los productos
que expende. ----------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.2: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Subfondo 1.1.1.2.1: Departamento de Control de Calidad Moín. ---------------------------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------
3. Certificados de Calidad16. Original. Contenido: Análisis de pruebas químicas 16 De acuerdo con lo indicado por el CISED, a partir de las pruebas realizadas en los laboratorios se elaboran informes generales con la ayuda del Sistema de Informes de Pruebas (SIP), en donde se incluyen los resultados obtenidos y se exportan los datos a Excel y posteriormente se pasa a formato pdf.
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realizadas a diferentes productos combustibles y asfaltos, que se realizan para
certificar la calidad de los productos que vende Recope. Soporte: electrónico. Fechas
extremas: 2011-2017. Cantidad: 3.27 Gb. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la
oficina y permanente en el Archivo Central. Soporte: electrónico. Criterio de valor
científico cultural: Conservar los informes generales sobre la calidad de los productos
a nivel nacional, los cuales se elaboran a partir de los certificados de calidad,
independientemente del subfondo que los elabora y custodia. -------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.2: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Subfondo 1.1.1.2.1: Departamento de Control de Central Pacífico. ------------------------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------
8. Expediente ARESEP (Autoridad Reguladora de Servicios Públicos). Original y
copia. Contenido: Acta de Análisis17, Apertura de Muestras18, Certificación de
Productos19, Cumplimientos, Incumplimientos, Muestras Testigos, Órganos
para firmarlos y guardarlos en carpetas. Estos informes con los resultados de calidad se producen todos los días del año y contienen información tal como: los resultados de análisis físico-químicos de los tanques de almacenamiento del plantel Moín y de los barcos que atracan con alta frecuencia en el muelle de Moín y que se realizan para certificar la calidad de los productos que vende Recope. Sin embargo, se elaboran informes de la calidad de productos a nivel nacional, los cuales se custodian o almacenan en el sistema Alfresco (Gestor de contenido documental utilizado en la Empresa). ------------------------------------------------17 De acuerdo con lo indicado por el CISED, estas actas de se elaboran con el propósito de documentar lo relacionado con la muestra que será custodiada y recolectada para el proceso de intervención por incumplimiento de Normas de ASTM (Testificación de Muestras). No tienen una periodicidad establecida, sino que se elaboran cuando se determina o se reportan incumplimientos de las Especificaciones Técnicas de los ensayos. Estos documentos permiten respaldar la información que el ente fiscalizador recopila en relación con la muestra que será custodiada y recolectada para el proceso de intervención, por incumplimiento de Normas de ASTM (Testificación de Muestras). El contenido de las actas es el siguiente: número de acta, número de muestra, fecha, hora, lugar de procedencia de la muestra, nombre y cédulas de los funcionarios testigos de Recope y del Ente fiscalizador (ARESEP-Celeq-Lanamme), horas en las que se realiza el método de análisis, hora del resultado de la prueba, se indica si se cumple o no con las normas establecidas, observaciones al procedimiento, finaliza con las firmas de los testigos. ---------------18 La "Apertura de Muestras" se refiere al Acta inicial de Revisión por parte del ente fiscalizador, en el cual se notifica a Recope que se iniciará con el proceso de análisis de la muestra testigo del producto que está incumpliendo con las Especificaciones Técnicas de los ensayos, por lo que se aplica a un producto específico. Las "Muestras Testigo" se refieren a una porción de producto que recolecta el ente fiscalizador, como prueba en caso de haber una disputa por incumplimiento de Especificaciones Técnicas. Estas muestras se consideran importantes porque permiten tener pruebas e información confiable y precisa, tanto para el Ente fiscalizador como para Recope, en caso de haber una disputa por incumplimiento de Especificaciones Técnicas. -------------------------------------------------------------------------------------------------------19 La certificación de productos se realiza de manera Local. Estas certificaciones corresponden a un producto en específico cuando presente incongruencias con las Especificaciones Técnicas de los ensayos. Estas certificaciones No son las mismas que se mencionan en la tabla de plazos de
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Directores, Reclamos, Resoluciones, Citatorias, Fijación de Precios, Calidad de
productos, Audiencias. Soporte: papel. Fechas extremas: 1998-2008. Cantidad: 0.13
ml. Vigencia Administrativa legal: 3 años en la oficina y 5 años en el Archivo Central.
Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2009-2017. Cantidad: 769 Mb. Vigencia
Administrativa legal: 5 años en la oficina y 5 años en el Archivo Central. Criterio de
valor científico cultural: Si ya que reflejan los resultados de las inspecciones
realizadas por el Ente fiscalizador (ARESEP-Celeq-Lananme) para verificar la calidad
de los productos ofrecidos por RECOPE o para tramitar las denuncias de
incumplimiento reportadas.
16. Expediente Acreditación de Laboratorios de Control de Calidad Central -Pacífico.
Original y copia. Contenido: Los Alcances de Acreditación, Certificados de
Acreditación, Registros de Capacitación, Sistema de Gestión, Expedientes de
Capacitación. Soporte: papel. Fechas extremas: 1998-2008. Cantidad: 0.25 ml.
Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y permanente en el Archivo
Central. Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2009-2017. Cantidad: 71.9 Mb.
Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y permanente en el Archivo
Central. Criterio de valor científico cultural: Si ya que reflejan la calidad de los
laboratorios utilizados por RECOPE para probar los productos que ofrece en el
mercado. ------------------------------------------------------------------------------
17. Expediente Normas ASTM (American Society for Testing and Materials). Original y
copia. Original y copia: dependencias involucradas. Contenido: Normas de referencia
internacional sobre los ensayos que se ejecutan en los laboratorios, forma de realizar
los métodos de ensayo. Desde su fundación en 1898, ASTM International es una de
las organizaciones internacionales de desarrollo de normas más grandes del mundo.
En ASTM se reúnen productores, usuarios y consumidores, entre otros, de todo el
mundo, para crear normas de consenso voluntarias. Soporte: papel y electrónico.
Fechas extremas: 1998-2008 (papel) y 2009-2017 (electrónico). Cantidad: 0,20
Departamento de Control de Calidad Moín. Se refieren únicamente a los productos que están siendo objeto de cuestionamiento por parte del Ente fiscalizador. ---------------------------------------------------------------------------
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metros (papel) y 38,9 Mb (electrónico). Vigencia administrativa legal: permanente en
la oficina en ambos soportes y 0 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico
cultural: Sí, porque permite conocer las normas que se aplican en los ensayos que
realiza Recope a los productos que expende.
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18. Expedientes Normativas de Calidad. Original y copia. Original y copia:
dependencias involucradas. Contenido: Contiene las normativas de calidad, las
cuales establecen los parámetros de los combustibles, con el propósito de que los
combustibles tengan la calidad adecuada para proteger el medio ambiente y cumplir
con la normativa correspondiente. Soporte: papel y electrónico. Fechas extremas:
1998-2008 (papel) y 2009-2017 (electrónico). Cantidad: 0,24 metros (papel) y 30,5 Mb
(electrónico). Vigencia administrativa legal: permanente en la oficina en ambos
soportes y 0 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Sí, porque
permite conocer las normas de calidad que aplica Recope al combustible que
expende en protección de ambiente y en cumplimiento de la normativa nacional e
internacional que corresponda.
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23. Expediente Auditorías Lanamme20. Original y copia. Contenido: 1- Informes
Mensuales de Verificación de Calidad de Ligante Asfáltico distribuido por RECOPE. 2-
Datos Históricos de calidad de Asfalto y Emulsiones Asfálticas. Soporte: papel.
Fechas extremas: 1998-2008. Cantidad: 2 ml. Vigencia Administrativa legal: 5 años
en la oficina y permanente en el Archivo Central. Soporte: electrónico. Fechas
extremas: 2009-2017. Cantidad: 598 Mb. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la
oficina y permanente en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Si, ya
20 Estos informes y datos históricos, se refieren a la calidad de los productos que expende Recope a nivel nacional, los documentos originales los conserva el Ente Fiscalizador (ARESEP). Los Resultados de Análisis de Lanamme son copias digitales que el Departamento de Control de Calidad Central - Pacífico custodia en el Gestor Documental "Alfresco". Las copias de Resultados de Análisis Celeq, se mantienen en archivo físico en el Departamento de Control de Calidad Central - Pacífico por 3 años y posteriormente son remitidas al archivo central de Recope. Sin embargo esta información también se digitaliza y se almacena en el Gestor Documental "Alfresco" ------------------------------------------------------------------------------
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que reflejan los datos históricos sobre la calidad del asfalto y emulsiones asfálticas
durante un período determinado. Conservar los datos históricos e informes que se
consideren de impacto a nivel institucional y nacional, a criterio del Jefe de oficina
productora y el Encargado de Archivo Central.
---------------------------------------------------------------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.2: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Subfondo 1.1.1.2.1: Departamento de Metrología. ----------------------------------------------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------
14. Convenios Interinstitucionales. Original. Contenido: Convenios suscritos con: -
LACOMET: Convenio de entendimiento bilateral para la designación, como
laboratorio nacional de referencia en metrología, en el marco de los requerimientos
del acuerdo mutuo con el comité internacional de pesas y medidas (CIMP-MRA) en el
alcance de medición de grandes masas y volumen: desde 50 kg hasta 1000 kg y
desde 20 dm3 hasta 5 000 dm3. - ECA: Convenio de cooperación para la prestación
de servicios de acreditación. Soporte: papel. Fechas extremas: 2009-2014. Cantidad:
0.03 ml. Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y permanente en el
Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Declarada con valor científico
cultural por Resolución CNSED-01-2014. Conservar los convenios de mayor impacto
institucional a criterio del jefe de la oficina productora y el Jefe del Archivo Central. Se
recomienda conservar los convenios originales que no se encuentren repetidos en la
serie documental Nº 11 “Convenios Interinstitucionales” incluida en la tabla de plazos
de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad. Se beben priorizar los convenios
originales para conformar una sola serie de convenios.
-------------------------------------------------------------
16. Certificación de calibración. Original y copia. Original: Dirección de Aseguramiento
de la Calidad. Copia: Departamento de Control de calidad Central Pacífico,
Departamento de Control de Calidad Moín. Contenido: Manuales, Procedimientos,
Instructivos, Registros. Todos esos documentos corresponden al Sistema de
Aseguramiento de la Calidad. Esta serie describe los diferentes procesos de trabajo
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de las dependencias de todas la gerencias de la empresa, como parte del Sistema de
Gestión de la Calidad correspondiente a la Norma ISO 9001. Soporte: papel y
electrónico. Fechas extremas: 2014-2017 (papel) y 2015-2017 (electrónico). Cantidad:
0,06 metros y 500 Mb. Vigencia administrativa legal: en soporte papel permanente en
la oficina y 0 años en el Archivo Central; en soporte electrónico 3 años en la oficina y
0 años en el Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Sí, porque permite
conocer la calibración en los diferentes procesos de trabajo de Recope. -----------------VALORACIONES PARCIALES ----------------------------------------------------------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.3: Gerencia de Desarrollo. Subfondo 1.1.1.3.1: Departamento de Construcción para Distribución y Ventas. -----------------------------Tipo / serie documental y criterio de valor científico cultura. ----------------------------
2. Álbum fotográfico21. Contenido: Fotografías de obras realizadas en Estaciones de
Bombeo, Turrialba y Limón. Soporte: papel Fechas extremas: No se indican.
Cantidad: 0.8 ml. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 0 años en el
Archivo Central. Criterio de valor científico cultural: Declarada con valor científico
cultural mediante resolución CNSED-01-2016.
--------------------------------------------------------------------------
Se somete a consideración de los miembros la declaratoria de valor científico cultural
de la serie documental “Álbum fotográfico”, siendo que la señora Maribel Cubero Arias
está en contra de que se emita la declaratoria de esa serie documental de acuerdo con
el siguiente razonamiento: “En atención a su solicitud, con motivo de nuestra reunión el
día de hoy en la sesión No. 27-2017 de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, para analizar el Informe de Valoración nº IV-035-2017-
TP_VP y con el fin de dejar constancia de mi divergencia de criterio con respecto a la
declaratoria de valor científico cultural para el tipo documental número 2
21 En la columna observaciones se indica que: “Se encuentran en mal estado, húmedas y contaminadas con hongos, no cuentan con ninguna referencia de fecha, lugares, ni otras.” Debido a lo anterior, se considera que no se cuenta con la información necesaria para que la suscrita pueda emitir un criterio de recomendación sobre el valor científico cultural de esta serie. Sin embargo, es importante recordar, a manera de antecedente, que mediante las resoluciones Nº 02-2009 y 01-2016, la CNSED declaró la serie documental “Fotografías” con valor científico cultural. Estas declaratorias se realizaron en los Despachos de la Presidencia, Consejo de Gobierno y Despachos de Ministros y oficinas de prensa de las instituciones públicas. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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"Álbum fotográfico", correspondiente a la Valoración Parcial de Documentos del
Departamento de Construcción para Distribución y Ventas, a continuación le reitero mi
razonamiento, mismo que fuera avalado por el CISED cuando se analizó esta
Valoración Parcial de Documentos: Consiente de que el tipo documental fotografía,
tiene una declaratoria general de valor científico cultural y que despierta el interés por
el valor histórico que eventualmente puede contener, una vez realizada la
correspondiente valoración consideramos que estas fotografías se encuentran en muy
mal estado de conservación, ya que presenta manchas por hongos y humedad, que
aunque este estado de conservación se puede mejorar con la aplicación de técnicas
especializadas, tal como ustedes lo ilustraron en esta reunión, las fotografías, que son
de obras y materiales de obras de las estaciones de bombeo de Turrialba y Siquirres
no contienen ninguna descripción ni referencia que permita identificar las fechas,
personajes y la obra específica que se desarrollaba, motivo por el cual se consideró
oportuno incluirlas dentro de esta valoración parcial para obtener la aprobación de su
eliminación.” -----------------------------------------------------------------------Se levanta la siguiente declaratoria de valor científico cultural por razones de
oportunidad, conveniencia, y posible desactualización, de acuerdo con los artículos 152
y 153 de la Ley General de la Administración Pública:
---------------------------------------------
Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.1: Dirección de Aseguramiento de la Calidad. -----------Tipo / serie documental --------------------------------------------------------------------------------
En el año en el año 2004 la CNSED declaró con valor científico cultural la serie
documental “Expedientes de casos Subcontraloría de Servicios Moín de 1998-2003”,
incluida en el instrumento de valoración correspondiente al Área Departamento de
Aseguramiento de la Calidad, conocida por la CNSED en la sesión Nº 06-2004 de 19
de mayo de 2004. Sin embargo, el CISED aclaró que esta serie documental no se
incluyó en la actual tabla de plazos de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad
debido a que la Contraloría de Servicios es una dependencia directa de la
Presidencia y al estar visible en el organigrama de la Empresa tiene una tabla de
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plazos propia, aprobada por esa CNSED según Resolución (sic) CNSED-353-2016,
sesión No. 30-2016 del 9 de setiembre de 2016. La Contraloría de Servicios lleva
todos los casos que se presentan a su competencia en el “Expediente de Casos” (tipo
documental No. 4 de la tabla de plazos de la Contraloría de Servicios, con fechas
extremas 1996-2015). Además, el CISED indicó al respecto que: “este tipo
documental “Expediente de casos”, NO fue identificado con valor científico cultural por
la CNSED en su Resolución CNSED-353-2016, según sesión No. 30-2016 del 9 de
setiembre de 2016, motivo por el cual, el CISED de RECOPE solicita a esa Comisión
considerar se elimine la declaratoria de valor científico cultural al documento
“Expedientes de casos Subcontraloría de Servicios Moín de 1998-2003”, por las
siguientes razones: 1. Analizada la documentación contenida en dicho expediente (un
único expediente) se verificó que contiene sólo correspondencia administrativa de
rutina, órdenes para confección de brochures informativos y copia de brochures. La
descripción que originalmente se le asignó en la tabla de plazos, que indicaba como
“contenido” “Documentos relacionados con la atención de quejas y denuncias que
involucre dependencias de otras gerencias ubicadas en la provincia de Limón”, no es
ni exacta ni correcta. 3. No se declaró el tipo documental “Expediente de Casos” de
La Contraloría de Servicios con valor científico-cultural, por lo cual consideramos se
contradice el valor asignado a esos dos documentos. 4. Por lo anterior hemos
considerado que este tipo documental “Expediente de casos” de la antigua
Subcontraloría de Servicios no reviste de importancia ni contiene ningún valor
documental, como para conservar esta la declaratoria de valor científico-cultural.”
--------------------------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-004-2017 de 21 de julio del 2017;
para el fondo Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope); subfondos:
Departamento de Negociaciones Comerciales; Departamento de Operaciones
Comerciales; Dirección Aseguramiento de la Calidad; Departamento Control de Calidad
Moín; Departamento Control de Central Pacífico; Departamento Metrología;
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Departamento de Construcción para Distribución y Ventas; Departamento de
Contaduría; y que esta comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser
eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos
n°. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley nº. 7202. Con respecto a los tipos
documentales que el Cised asignó una vigencia “permanente” en una oficina o en el
Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución n°.
CNSED-1-200922, que establece: “Si estos documentos carecen de valor científico-
cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar
permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados
como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su
custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a
los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con
el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe
documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros
procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá
disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas
que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos
que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos
de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos
producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas
Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-
DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La
Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la
Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales
de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a
La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes. Se recuerda que
22 Publicada en La Gaceta nº 101 de 27 de mayo de 2009. --------------------------------------------------------------Página 26 de 56
están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la
Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-01-2016
publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la
declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en
todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,
Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas
Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de
Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades
Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,
Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, y Organismos
Internacionales o sus similares Institucionales de todas las instituciones que conforman
el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a las señoras Ana Lyz
Acuña Prado, jefe del Departamento de Negociaciones Comerciales; Alina Soto
Alarcón, jefe del Departamento de Operaciones Comerciales; a los señores Roberto
Coto Rojas, jefe de la Dirección Aseguramiento de la Calidad; Carlo Marco Chaves
Jiménez, jefe del Departamento Control de Calidad Moín; Róger Gurdián López, jefe
del Departamento Control de Central Pacífico; Esteban Castillo Valverde,
Departamento de Metrología; Álvaro Morales Navarro, jefe del Departamento de
Construcción para Distribución y Ventas; Melvin Hernández Solano, jefe del
Departamento de Contaduría; y al expediente de valoración de Recope que custodia
esta Comisión Nacional. -----------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 8. Análisis del informe de valoración IV-036-2017-TP. Asunto: tablas de
plazos de conservación de documentos. Fondo: Autoridad Reguladora de los Servicios
Públicos (Aresep). Convocada: la señora Melissa Díaz Valverde, encargada del Archivo
Central de la Aresep. Hora: 11:00 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los
documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta.
Al ser las 11:30 ingresan las señoras Díaz Valverde y María Elizabeth Villalta Arroyo,
funcionaria del Archivo Central de la Aresep. El señor Javier Gómez Jiménez procede
con la lectura del informe de valoración. ---------------------------------------------------------------
Página 27 de 56
ACUERDO 8. Comunicar a la señora Melissa Díaz Valverde, presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Autoridad
Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep); que esta Comisión Nacional conoció la
solicitud de valoración documental presentada mediante oficio 19-CISED-2017/24687
de 28 de agosto del 2017; para el fondo Autoridad Reguladora de los Servicios
Públicos (Aresep); subfondos: Intendencia de Transporte; Dirección General del Centro
de Desarrollo de la Regulación (CDR); Dirección General de Atención al Usuario;
Dirección General de Operaciones; Dirección de Recursos Humanos; Dirección de
Tecnologías de Información; Dirección Financiera; Departamento de Gestión
Documental; Departamento de Proveeduría; Departamento de Servicios Generales; y
declara con valor científico cultural las siguientes series documentales:
--------------------------------------------------------Fondo: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep) --------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.1: Intendencia de Transportes. -----------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural
----
2. Correspondencia interna. Contenido: Oficios
enviados y recibidos por la intendencia a cada
dependencia de la Institución. Soporte: papel. Fechas
extremas: 2012-2016. Cantidad: 3 ml. Vigencia
Administrativa legal: 2 años en la oficina y 3 años en el
Archivo Central. Soporte: electrónico. Fechas
extremas: 2012-2016. Cantidad: 15 Gb. Vigencia
Administrativa legal: 2 años en la oficina y 3 años en el
Archivo Central. -------------
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-01-2014. Conservar
la correspondencia de
carácter a criterio del Jefe de
oficina productora y el Jefe
de Archivo Central.
---------------------------------------
-----------------
3. Correspondencia externa. Contenido: Oficios
enviadas y recibidos por la intendencia a instituciones
externas. Soporte: papel. Fechas extremas: 2012-
2016. Cantidad: 3 ml. Vigencia Administrativa legal: 2
años en la oficina y 3 años en el Archivo Central.
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-01-2014. Conservar
la correspondencia de
carácter a criterio del Jefe de
Página 28 de 56
Soporte: electrónico23. Fechas extremas: 2015-2016.
Cantidad: 7 Gb. Vigencia Administrativa legal:
permanente en la oficina y 0 años en el Archivo
Central. ---------------------
oficina productora y el Jefe
de Archivo Central.
---------------------------------------
------------------
4. Expediente ET24. Copia. Original: Archivo Central
Contenido: Expedientes administrativos
correspondientes a las solicitudes de Estudio Tarifario
presentadas por los concesionarios de las diferentes
servicios regulados: Transporte público remunerado de
personas modalidad buses, transporte público
remunerado de personas modalidad taxis, puertos y
estibas, servicios aeronáuticos en aeropuertos,
cabotaje, ferrocarril, revisión técnica vehicular, peajes
del CONAVI, servicios de Correos de Costa Rica.
Soporte: papel. Fechas extremas: 1997-2016.
Cantidad: 16 ml. Vigencia Administrativa legal: 2 años
en la oficina y 8 años en el Archivo Central. Soporte:
electrónico25. Fechas extremas: 2006-2016. Cantidad:
No se indica. Vigencia Administrativa legal: 2 años en
la oficina y 8 años en el Archivo Central.
-----------------------------------
Se mantiene el criterio
emitido por la CNSED en el
año 2012: “Evidencian los
cambios en modelos y
metodologías utilizadas para
la regulación de los servicios
públicos del país. Conservar
una muestra del 25% anual
de los expedientes originales
que comprendan la
representatividad de todos
los sectores que regula y
conoce la ARESEP. A criterio
del Encargado del Archivo
Central y el Jefe de la Oficina
Productora.” --------------------
7. Expedientes OT26. Contenido: Expedientes de
seguimiento tarifario para casos especiales con
Si, ya que evidencian el
seguimiento de la aplicación
23 En la columna observaciones se indica que la correspondencia en soporte electrónico son documentos en formato Excel que envían las empresas de transporte público modalidad autobús, los cuales son informados vía internet al sistema denominado INTRAN. ---------------------------------------------------------------24 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural por la CNSED en la sesión Nº 52-2012 de 21 de noviembre de 2012. ---------------------------------------------------------------------------------------------------25 En la columna observaciones se indica que son documentos electrónicos digitalizados, de acuerdo con la definición del reglamento a la Ley de Certificados, Firmas digitales y documentos electrónicos 8454. ---26 Según lo indicado por el CISED, los expedientes OT contienen series documentales relacionadas con temas tales como: el precio de los combustibles, el modelo tarifario, los valores promedio de autobuses, la contabilidad regulatoria, información de carácter administrativo, concesiones, metodología. ------------------
Página 29 de 56
operadores de distinto género tramitados bajo una
perspectiva especial. Soporte: papel. Fechas extremas:
2012-2016. Cantidad: 16 ml. Vigencia Administrativa
legal: 2 años en la oficina y 3 años en el Archivo
Central. Soporte: electrónico27. Fechas extremas: 2012-
2017. Cantidad: No se indica. Vigencia Administrativa
legal: 2 años en la oficina y 3 años en el Archivo
Central.
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de los modelos tarifarios y
metodologías utilizadas para
la regulación de los servicios
públicos del país. Conservar
una muestra del 10% de los
expedientes originales que
comprendan la
representatividad de todos
los sectores que regula y
conoce la ARESEP. A criterio
del Encargado del Archivo
Central y el Jefe de la Oficina
Productora. ---------------------
Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.2: Dirección General de Desarrollo Regulatorio. -----------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural
----
5. Expedientes OT28. Copia. Original: DEGD Contenido:
Estudios de modelos tarifarios ordinarios y
extraordinarios en materia de transporte, electricidad,
agua, entre otros. También se custodian copias de
Se mantiene el criterio
emitido por esta Comisión en
el año 2012: “Evidencian los
cambios en modelos y 27 En la columna observaciones se indica que la correspondencia en soporte electrónico son documentos en formato Excel que envían las empresas de transporte público modalidad autobús, los cuales son informados vía internet al sistema denominado INTRAN. ---------------------------------------------------------------28 Es importante indicar que en la sesión de la CNSED Nº 52-2012 de 21 de noviembre de 2012 se conoció una tabla de plazos de conservación de documentos de la Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación y esta ocasión se declararon con valor científico cultural los “Expedientes de Otros Trámites” originales correspondientes al período 2009-2011. Sin embargo, en la actual tabla de plazos de esta oficina se indica que la serie “Expedientes OT” que custodia son copias, cuyos originales se encuentran en el Departamento de Gestión Documental. Al respecto el CISED indicó que “Cada oficina productora es la responsable de registrar sus series documentales, por lo tanto, la tabla de plazos de conservación de documentos del Departamento de Gestión Documental (DGED) solamente registra los expedientes OT que ésta produce. Para el caso de los expedientes OT del Centro de Desarrollo de la Regulación, se indica que el expediente original se localiza en el DEGD, la copia espejo en el Centro de Desarrollo de Regulación…” -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Página 30 de 56
expedientes relacionados con convenios con
instituciones públicas y privadas. Soporte: papel.
Fechas extremas: 2009-2016. Cantidad: 0.2 ml.
Vigencia Administrativa legal: 2 años en la oficina y 3
años en el Archivo Central.
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metodologías utilizadas para
la regulación de los servicios
públicos del país. Elegir los
que reflejen las funciones
sustantivas de la ARESEP y
de mayor impacto social. A
criterio del Encargado del
Archivo Central, el Jefe de la
Oficina Productora y un
funcionario de la Dirección
General del Archivo
Nacional”Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.3: Dirección General de Atención al Usuario. ----------------------------------------------
5. Expedientes AU. Original y copia. Original: DEGD.
Copia: DGAU. Contenido: Expedientes tramitación de
quejas que presentan los usuarios29. Soporte: papel y
electrónico. Fechas extremas: 2012-2016 en papel y
2009-2016 en electrónico. Cantidad: 4 metros, en
electrónico no se indica. Vigencia administrativa legal:
2 años en la oficina y 3 años en el Archivo Central.
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-------
Sí, porque permite conocer
los trámites que realiza la
Dirección General de
Atención al Usuario. Elegir
los expedientes que reflejen
las funciones sustantivas de
la ARESEP y de mayor
impacto social; a criterio del
Encargado del Archivo
Central y el Jefe de la Oficina
Productora. ---------------------
Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. -------------------------------------------------------
6. Expedientes OT. Copia. Original: DEGD. Contenido: Sí, porque permite conocer 29 La señora Melissa Díaz Valverde comenta en la sesión que estos expedientes AU no son quejas sencillas son quejas relacionadas con usuarios y operadores del servicio por lo que algunos casos contienen documentación de trascendencia institucional.
Página 31 de 56
Contiene información relacionada a proyectos
institucionales. Soporte: papel. Fechas extremas: 2014-
2016. Cantidad: 2 metros. Vigencia administrativa
legal: 2 años en la oficina y 3 años en el Archivo
Central. En la columna observaciones se indicó: “Es
declarado de Valor Científico Cultural por la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación De Documentos,
en la sesión N°52-2012 del 21 de noviembre de 2012.
Elegir los que reflejen las funciones sustantivas de la
Aresep y de mayor impacto social. A criterio del jefe de
la Oficina Productora, el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos. La vigencia
de los expedientes OT es de 5 años, los mismos
permanecerán 2 años en el archivo de gestión y 3 en el
Archivo Central. La aplicación de esta norma para las
copias espejo es igual, en el entendido de que una vez
finalizada la etapa de gestión (2 años a partir del cierre
por parte del Director) se remitirán las copias espejo
para su eliminación inmediata, manteniendo el original
en el Archivo Central por los restantes 3
años.-------------------
los trámites que realiza la
Dirección General de
Operaciones. Elegir los
expedientes que reflejen las
funciones sustantivas de la
ARESEP y de mayor impacto
social; a criterio del
Encargado del Archivo
Central y el Jefe de la Oficina
Productora.
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----------------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.1: Subfondo Dirección de Recursos Humanos.-----------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural
----
3. Expedientes de personal activos. Original.
Contenido: Historial de movimientos de personal,
formación, capacitación, evaluación de desempeño,
estudios de puestos, procesos disciplinarios, gestiones
del funcionario activo. Soporte: papel. Fechas
Declarado con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-01-2014. Se
mantiene el criterio emitido
por la CNSED en el año
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extremas: 1970-2016. Cantidad: 18 ml. Vigencia
Administrativa legal: permanente en la oficina y 18
años en el Archivo Central.
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2012: “Conservar muestra
del 5% de expedientes, de
los funcionarios que se han
destacado por su influencia
en el desarrollo institucional o
por la jerarquía de sus
puestos. A criterio del
Encargado del Archivo
Central y el Jefe de la Oficina
Productora.” -----------
4. Expedientes de personal inactivo. Original.
Contenido: Historial de movimientos de personal,
formación, capacitación, evaluación de desempeño,
estudios de puestos, procesos disciplinarios, gestiones
del funcionario inactivo. Soporte: papel. Fechas
extremas: 1961-2016. Cantidad: 20 ml. Vigencia
Administrativa legal: 50 años en la oficina y 0 años en
el Archivo Central.
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
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--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-01-2014. Se
mantiene el criterio emitido
por la CNSED en el año
2012: “Conservar muestra
del 5% de expedientes, de
los funcionarios que se han
destacado por su influencia
en el desarrollo institucional o
por la jerarquía de sus
puestos. A criterio del
Encargado del Archivo
Central y el Jefe de la Oficina
Productora.” -----------
22. Informe de fin de gestión. Original. Contenido:
Definen la forma en que los jerarcas y los titulares
subordinados de la Administración activa, deben
presentar al final de la gestión un informe mediante el
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-01-2014. Conservar
los informes de fin de gestión
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cual rinde cuentas de los resultados logrados en
cumplimiento de las funciones bajo su responsabilidad.
De conformidad con el artículo 12 de la Ley General de
Control Interno, con el fin de garantizar la transparencia
en las actuaciones de los funcionarios públicos ante los
administrados y para que los respectivos sucesores
cuenten con información relevante en el desempeño
del puesto designado. Soporte: papel. Fechas
extremas: 2015-2016. Cantidad: 0.5 ml. Vigencia
Administrativa legal: 10 años en la oficina y 0 años en
el Archivo Central.
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originales de los funcionarios
de mayor jerarquía y
relevancia de la institución.
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--Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.2: Subfondo Dirección de Tecnologías de la Información.----------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural
----
3. Proyectos. Original. Contenido: Son proyectos que
se realizan con diferentes dependencias en conjunto
con la Dirección de Tecnología de Información
relacionada a temas de tecnología. Toda la
documentación relacionada con el proyecto que se
está o se desarrolló en su momento por el área
solicitada. Soporte: papel. Fechas extremas: 2000-
2016. Cantidad: 0.5 ml. Vigencia Administrativa legal:
permanente en la oficina y 0 años en el Archivo
Central. Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2000-
2016. Cantidad: 186000 Mb. Vigencia Administrativa
legal: permanente en la oficina y 0 años en el Archivo
Central. ----------------------------------
Si, ya que reflejan el
desarrollo tecnológico de la
institución. Conservar los
proyectos relevantes que
evidencien el desarrollo
tecnológico de las funciones
sustantivas de la institución,
a criterio del jefe de la oficina
productora y el jefe de
Archivo Central.
---------------------------------------
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7. Plan Táctico de Tecnologías de Información. Si ya que reflejan la
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Original. Contenido: Es donde se consideran todos los
proyectos institucionales a corto, mediano y largo plazo
categorizados de la siguiente forma: a. Proyectos
nuevos: se refiere a proyectos de desarrollo sobre
sistemas no existentes. b. Proyectos de adquisición de
hardware y software: se refiere a proyectos de
implementación y actualización de la plataforma
tecnológica. c. Proyectos de migración: se refiere a
proyectos que implican la modernización en la
arquitectura o versionamiento de un sistema de
información ya existente. d. Proyectos de capacitación:
se refiere a proyectos que buscan la inserción de
conocimiento relacionado con el uso de las tecnologías
de información. Soporte: electrónico30. Fechas
extremas: 2013. Cantidad: 1.89 ml. Vigencia
Administrativa legal: permanente en la oficina y 0 años
en el Archivo Central. -------------------------------------------
planificación de proyectos
institucionales que permiten
el desarrollo tecnológico de
la entidad.
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8. Plan Estratégico de Tecnologías de Información.
Original. Contenido: El Plan Estratégico es el que
presenta las tecnologías de información donde se
define la Visión, la Misión, los Objetivos y las Políticas
básicas que enmarcan el desarrollo de esta actividad
en pos de crear una infraestructura informática acorde
con los requerimientos que los niveles directivos,
gerenciales y administrativos han establecido para tal
fin. Estos elementos orientarán el desarrollo del plan y
contribuirán a que la ejecución de las estrategias
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-01-2016.
---------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
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---------------------------------------30 En la columna observaciones se indica: “Esta serie documental se encuentra almacenada en el sitio web de la ARESEP en formato pdf”
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tecnológicas y organizativas fundamentales, apoyen el
logro de los objetivos de mediano y largo plazo
plasmados en el Plan Estratégico Institucional.
Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2013.
Cantidad: 2.77 Mb. Vigencia Administrativa legal:
permanente en la oficina y 0 años en el Archivo
Central. --------------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
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--------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.3: Subfondo Dirección Financiera. Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural
----
3. Estados Financieros. Original. Contenido: Estados
Financieros de la Institución elaborados
trimestralmente. Soporte: papel. Fechas extremas:
1997-2016. Cantidad: 2.3 ml. Vigencia Administrativa
legal: 10 años en la oficina y 10 años en el Archivo
Central. -------------------
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-02-2014.
---------------------------------------
---------------------------------------
-------------
5. Modificaciones Presupuestarias Internas,
Administrativas y Externas31. Original. Contenido:
Modificaciones al Presupuesto de ARESEP, las
Internas y Externas son aprobadas por la Junta
Directiva y enviadas a la Contraloría General de la
República; y las Administrativas son aprobadas por
cada Dirección Solicitante. Soporte: papel. Fechas
extremas: 1997-2003. Cantidad: 2 ml. Vigencia
Administrativa legal: 10 años en la oficina y 10 años en
el Archivo Central.
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-02-2014. Conservar
las modificaciones
presupuestarias que no se
encuentren repetidas en la
Secretaría de la Junta
Directiva.
---------------------------------------
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31 En la columna observaciones se indica: “…A partir del 2013, de acuerdo al cambio de funciones en el RIOF, la Dirección de Finanzas no produce ni custodia esta serie documental”. Es importante indicar que en la sesión Nº 18-2017 de 04 de agosto de 2017 la CNSED declaró con valor científico cultural la serie documental “Modificaciones presupuestarias” de 1967 a 2016, custodiadas en la Secretaría de la Junta Directiva. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Página 36 de 56
6. Presupuesto. Copia. Original: CGR. Copia: SJD.
Contenido: Presupuesto anual de la Aresep. Soporte:
papel. Fechas extremas: 1998-2013. Cantidad: 1
metro. Vigencia administrativa legal: 10 años en la
oficina y 10 años en el Archivo Central.
-----------------------------------
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-01-2014.
---------------------------------------
---------------------------------------
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7. Presupuesto Extraordinario. Copia. Original: CGR.
Copia: SJD. Contenido: Presupuestos Extraordinarios
de la ARESEP, aprobados por la Contraloría General
de la República. Soporte: papel. Fechas extremas:
1998-2013. Cantidad: 1 metro. Vigencia administrativa
legal: 10 años en la oficina y 10 años en el Archivo
Central. --
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-01-2014.
---------------------------------------
---------------------------------------
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-------------
14. Contratos32. Original y copia. Contenido: Contratos
con terceros para que realicen diferentes servicios a la
ARESEP. Soporte: papel. Fechas extremas: 2006-
2016. Cantidad: 1.5 ml. Vigencia Administrativa legal:
10 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central.
--------------
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-02-2014.
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17. Convenios33. Original y copia. Contenido:
Convenios con terceros para que realicen diferentes
servicios a la ARESEP. Soporte: papel. Fechas
extremas: 2005-2012. Cantidad: 0.4 ml. Vigencia
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-02-2014.
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32 En la sesión Nº 18-2017 de 04 de agosto de 2017 la CNSED conoció la tabla de plazos de conservación de documentos de la Dirección de Asesoría Jurídica y en esta ocasión decidió declarar con valor científico cultural las copias de los Contratos y Convenios (2012-2016) conservados en ese subfondo, a pesar que se indicó que los originales se custodiaban en la Dirección de Finanzas. ------------------------------------------33 En la sesión Nº 18-2017 de 04 de agosto de 2017 la CNSED conoció la tabla de plazos de conservación de documentos de la Dirección de Asesoría Jurídica y en esta ocasión decidió declarar con valor científico cultural las copias de los Contratos y Convenios (2012-2016) conservados en ese subfondo, a pesar que se indicó que los originales se custodiaban en la Dirección de Finanzas. ------------------------------------------
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Administrativa legal: 1034 años en la oficina y 5 años en
el Archivo Central. -------
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41. Informe de ejecución presupuestaria y liquidaciones
presupuestarias. Original. Contenido: La ejecución
trimestral incluye el detalle de todos los ingresos y
egresos presupuestarios ejecutados y el detalle de su
ejecución, incluye información del superávit
institucional, modificaciones, transferencias y otros
documentos que respaldan la ejecución. La liquidación
presupuestaria contiene el mismo elemento que la
ejecución pero se refiere a todo el año e incluye los
reportes de respaldo. Soporte: papel. Fechas
extremas: 1997-2016. Cantidad: 2.3 ml. Vigencia
Administrativa legal: 10 años en la oficina y 10 años en
el Archivo Central. --------------------
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-02-2014.
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42. Libros Contables. Original. Contenido: Son los
Libros Contables que establece el Código de Comercio
de Costa Rica. Se tienen que llevar; estos libros son
los siguientes: Libro de Inventarios y Balances, Libro
de Diario y Libro de Mayor. Soporte: papel. Fechas
extremas: 1997-2016. Cantidad: 2.3 ml. Vigencia
Administrativa legal: 10 años en la oficina y 10 años en
el Archivo Central. ------------------------------------------------
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-02-2014.
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47. Planos35. Original. Contenido: Planos del Edificio de
la Institución. Soporte: papel. Fechas extremas: 1996-
Se mantiene el criterio
emitido por la CNSED en el
34 En la columna observaciones se indica que “Los 10 años de custodia son después de la vigencia del convenio” -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------35 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED Nº 52-2012 de 21 de noviembre de 2012. ---------------------------------------------------------------------------------------------------
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201136. Cantidad: 0.8 ml. Vigencia Administrativa legal:
1 año en la oficina y 10 años en el Archivo Central.
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
-----
año 2012: “Si, ya que reflejan
el desarrollo del diseño,
distribución de usos y
espacios y la manera de
utilizar los recursos
materiales.” ---------------------
Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.4: Subfondo Departamento de Gestión Documental. -------------------------------------------------------------------------------------
17. Expedientes OT. Original sin copia. Contenido:
Expedientes relacionados con Proyectos, Comisiones
en concordancia con las labores del Departamento de
Gestión Documental. Soporte: papel y electrónico.
Fechas extremas: 2014-2016 en papel y electrónico.
Cantidad: 0,09 metros y no se indica en electrónico.
Vigencia administrativa legal: 2 años en la oficina y 3
años en el Archivo Central. -----------------------------------
Conservar los dos
expedientes: Gestión
documental y Cised,
específicamente las actas y
el expediente de actas.
---------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
----------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.5: Subfondo Departamento de Proveeduría. ------------------------------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural
----
3. Contrataciones directas37. Contenido: Contrataciones
directas para la adquisición de bienes y servicios.
Soporte: papel. Fechas extremas: 2005-2016.
Cantidad: 32 ml. Vigencia Administrativa legal: 10 años
en la oficina y 10 años en el Archivo Central. Soporte:
electrónico. Fechas extremas: 2014-2016. Cantidad:
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-02-2014.
---------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------36 En la columna observaciones se indica que: “La Dirección de Finanzas a partir del 2012 no produce ni custodia el tipo documental “planos”. -----------------------------------------------------------------------------------------37 Esta serie documental fue declarada con valor científico cultural en la sesión de la CNSED Nº 52-2012 de 21 de noviembre de 2012. ---------------------------------------------------------------------------------------------------
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No se indica. Vigencia Administrativa legal: 15 años en
la oficina y 5 años en el Archivo Central.
----------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
--------------
4. Licitaciones Públicas y Abreviadas. Contenido:
Licitaciones para la adquisición de bienes y servicios.
Soporte: papel. Fechas extremas: 1973-2016.
Cantidad: 40 ml. Vigencia Administrativa legal: 10 años
en la oficina y 10 años en el Archivo Central. Soporte:
electrónico. Soporte: electrónico. Fechas extremas:
2014-2016. Cantidad: No se indica. Vigencia
Administrativa legal: 15 años en la oficina y 5 años en
el Archivo Central.
---------------------------------------------------
Declarada con valor científico
cultural mediante resolución
CNSED-02-2014.
---------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
---------------------------------------
--------------Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Regulador General Adjunto. Subfondo 1.1.4: Dirección General de Operaciones. 1.1.4.6: Subfondo Departamento de Servicios Generales. -------------------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental -------------------------------------- Valor científico –cultural
----
7. Documentación del Edificio y Terreno ARESEP.
Contenido: Documentación relacionada con el edificio y
la propiedad (planos, medidas en metros cuadrados de
las oficinas, declaraciones de bienes inmuebles, oficios
referentes, avalúos, certificaciones, entre otros).
Soporte: papel. Fechas extremas: 1972-2016.
Cantidad: 0.09 ml. Vigencia Administrativa legal:
permanente en la oficina y 0 años en el Archivo
Central. ---------------------
Si, ya que reflejan el uso de
los recursos, así como el
desarrollo del diseño y
distribución de los espacios
en la institución.
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---------------------------------------
---------------------------------------
---------------
Se deja constancia de que mediante oficio 18-CISED-2017/24469 de 25 de agosto del
2017 recibido el 28 de agosto del 2017, suscrito por la señora Melissa Díaz Valverde,
presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la
Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep) se indicó “Se aclara que las
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series documentales Nº 4 Expedientes de Estudios Tarifarios ET, Nº 5 Expedientes
Otros Trámite OT y Nº 8 Expedientes Otros Trámites OT (Metodologías), que se
encuentran registrados en soporte electrónico, corresponden al total aproximado, que
se han generado en los subfondos de la Autoridad Reguladora de los Servicios
Públicos. A continuación, se detalla… el dato total de estas series documentales de
acuerdo con la estructura de almacena almacenamiento actual: … Expedientes de
Estudios Tarifarios ET: 175 GB, Expedientes Otros Trámites OT y Expedientes Otros
Trámites OT (Metodologías): 194 GB”; motivo por el cual no se indicaron las cantidades
en soporte electrónico en las tablas analizadas en esta sesión.
-----------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio 19-CISED-2017/24687 de 28 de agosto
del 2017; para el fondo Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep);
subfondos: Intendencia de Transporte; Dirección General del Centro de Desarrollo de la
Regulación (CDR); Dirección General de Atención al Usuario; Dirección General de
Operaciones; Dirección de Recursos Humanos; Dirección de Tecnologías de
Información; Dirección Financiera; Departamento de Gestión Documental;
Departamento de Proveeduría; Departamento de Servicios Generales; y que esta
comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su
vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos n°. 120, 132, 135 y 136 del
Reglamento a la Ley nº. 7202. Con respecto a los tipos documentales que el Cised
asignó una vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar
en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución n°. CNSED-1-2009 38, que
establece: “Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la
entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos.
2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,
serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla
el plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a los documentos en soporte electrónico,
38 Publicada en La Gaceta nº 101 de 27 de mayo de 2009. --------------------------------------------------------------Página 41 de 56
es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de
Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas,
operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de
información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y
actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que
se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un
futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre
administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la
Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de
marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de
Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de
2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No.
8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de
Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de
Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas
en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.
Se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014
publicadas en la Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-
01-2016 publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la
declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en
todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,
Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas
Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de
Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades
Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,
Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, y Organismos
Internacionales o sus similares Institucionales de todas las instituciones que conforman
el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a las jefaturas de
Intendencia de Transporte; Dirección General del Centro de Desarrollo de la
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Regulación (CDR); Dirección General de Atención al Usuario; Dirección General de
Operaciones; Dirección de Recursos Humanos; Dirección de Tecnologías de
Información; Dirección Financiera; Departamento de Gestión Documental;
Departamento de Proveeduría; Departamento de Servicios Generales; y al expediente
de valoración de la Aresep que custodia esta Comisión Nacional.
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CAPITULO V. CORRESPONDENCIA. ----------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 9. Oficio MSR-AM-GA-AC-068-2017 de 17 de octubre de 2017 suscrito por
la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de
San Ramón; por medio del cual solicita lo siguiente: “… realizar las siguientes
correcciones en las tablas de plazos de conservación de documentos, aprobadas en el
acta #13-2017, Informe Valoración 007-2017. Lo anterior por cuanto, seleccionando el
material autorizado para eliminar y con valor científico cultural, se detectaron algunas
situaciones en relación con tipos documentales con declaratoria, que se detallan a
continuación, importantes para el momento de la transferencia a la Dirección General
del Archivo Nacional. SECRETARÍA DEL CONCEJO MUNICIPAL. 1.- En el ítem 2,
“Correspondencia histórica”, incluir además de los años indicados, los siguientes: 1868,
1885, 1986 y 1992. 2.- En el ítem 28, “Libros de actas de comisiones”, incluir además
de los años indicados, los siguientes: 1989, 2001 y 2002. 3.- En el ítem 29, “Libro
Diario”. Libro de Contrastes. Además del anotado de 1881, apareció otro de 1883. 4.-
En el ítem #38, “Plan estratégico de Desarrollo Cantonal”, incluir el del año 2000. 5.- En
el ítem #40, “Presupuestos”, se detallan las siguientes fechas: 1958, 1965, 1973, 1999,
2001-2005), sin embargo, revisadas las carpetas rotuladas como presupuestos, se
descubre que no tienen información o bien que es correspondencia del departamento
de presupuesto lo que contienen. Las carpetas o tomos que se localizan con
presupuestos son las de los siguientes años: 1973, 1987-1997, 1999, 2000 al 2007.
Tomando en cuenta que del 2007 al 2016 se localizan en el departamento de
Presupuesto. Se deben eliminar las fechas 1958 y 1965. Se conformó una sola serie
“Presupuestos” en el ítem #48 del departamento de Contabilidad. Se unifican los ítems
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#40 de la Secretaría Concejo y el #48 de Contabilidad. 6.- En el ítem 41, “Libro de
Registro Rentas propias y de la Legua”, se anotó el de 1882. Apareció otro de 1877,
que debe incluirse. ALCALDÍA Y VICEALCALDÍA. 1.- En el ítem #19, “Libro Actas
(Registro de Patentes, remates, traspasos 1974-1995.), corresponde realmente a un
libro de actas (Registro de Patentes), correspondiente a las fechas 1989-1998. 2.- En
el ítem #20, “Libro de Actas Comité Cantonal de Deportes”, se consignan las fechas
1986-1996. Siendo realmente las fechas correctas: 1988-1990. CONTABILIDAD. 1.-
En el ítem #13, “Estados Financieros”, se incluyeron las 1987, 1993, 2008-2016.
Revisados los estados financieros en la Contabilidad y el Archivo Central, las fechas
correctas son: 1993, 2000, 2004, 2010-2011. Cabe señalar que constan los estados
financieros en las actas del Concejo. Ya que se aprueban por el Concejo para ser
enviados a la Contraloría General de la República. 2.- En el ítem #14, “Estados
Presupuestarios” (2009-2010), al revisar en el departamento de Contabilidad y Archivo
Central, se corrobora que No son estados presupuestarios, sino Estados Financieros y
la fecha correcta es 2010-2011. 3.- En el ítem #16, “Informes Financieros y de
Ejecución Presupuestaria, se indicaron en la tabla de plazos, las siguientes fechas:
1999, 2001, 2006-2007, 2010-2011. Al realizar la valoración se localizan además de las
indicadas, los siguientes años: 1987, 1997, 2003-2005. 4.- En el ítem #23, “Libro Diario
General (1993, 2004-2016) incluir el año 1979. 5.- En el ítem #28, “Libro Diario Junta
Cantonal de Caminos, corregir las fechas indicadas. Se anotaron de 1963-1970, 1972,
1982. Siendo las fechas correctas las siguientes: 1956-1957, 1959-1960, 1963-1968.
6.- En el ítem #30, “Libros de recaudación y pago”, incluir, además de los años
indicados los siguientes: 1944-1945, 1949, 1953, 1956-1957, 1959 y 1961. 7.- En el
ítem #31, “Libro Diario Mayor General” (1976-1979, 1987-1988, 1993), incluir otro de
1992, 1989 y 1998-2002. 8.- En el ítem #32, “Libro Diario Intervención”, incluir, además
de los citados en la tabla, los siguientes años: 1942, 1945-1946, 1954-1955, 1959. 9.-
En el ítem #35, “Libro Mayor General”, incluir, además de los citados en la tabla, los
siguientes años: 1926, 1929, 1935, 1942, 1974, 1962, 1969. 10.- En el ítem #48
“Presupuestos”, se debe considerar lo anotado en el ítem #40 del departamento de
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Contabilidad. Se conformó una sola serie en Contabilidad compuesta por las siguientes
fechas: 1973,1987-1997, 1999, 2000-2007.” --------------------------------------------------------
ACUERDO 9.1. Comunicar a la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo
Central de la Municipalidad de San Ramón; que esta Comisión Nacional conoció el
oficio MSR-AM-GA-AC-068-2017 de 17 de octubre del 2017; y le informa que se
tomarán en cuenta las correcciones solicitadas al momento de que se realice la
transferencia a la Dirección General del Archivo Nacional; por lo que se adjuntará en el
expediente de la Municipalidad de San Ramón que custodia este órgano colegiado, una
copia del oficio citado. Sin embargo, se indica que la corrección en las tablas de plazos
de conservación de documentos es una competencia del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos de la municipalidad. Enviar copia de este
acuerdo y del oficio MSR-AM-GA-AC-068-2017 de 17 de octubre del 2017 al
expediente de valoración documental de la Municipalidad de San Ramón que custodia
esta Comisión Nacional. ----------------------
ACUERDO 9.2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento
Servicios Archivísticos Externos, copia del oficio MSR-AM-GA-AC-068-2017 de 17 de
octubre del 2017, suscrito por la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo
Central de la Municipalidad de San Ramón; con el objetivo de que actualice el registro
de series documentales declaradas con valor científico cultural, en las series
mencionadas en el oficio citado. Enviar copia de este acuerdo a la señora Elizabeth
Vega León, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de San Ramón y al
expediente de valoración documental de la Municipalidad de San Ramón que custodia
esta Comisión Nacional.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 10.1. Copia del correo electrónico de fecha 15 de noviembre del 2017
suscrito por la señora Natalia Cantillano Mora, coordinadora de la Unidad Servicios
Técnicos Archivísticos, por medio del cual indica lo siguiente al señor Set Durán
Carrión, encargado del Archivo Central de la Dirección General del Archivo Nacional:
“en atención a la consulta verbal que me planteara el día de hoy, sobre cuales años de
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las actas de la CNSED se tienen digitalizadas y firmadas, le informamos que contamos
con las actas digitalizadas con firma de 1991 a 2009. A partir del año 2010 tenemos las
actas en soporte digital pero sin firma.”
-----------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 10.2. Copia del correo electrónico de fecha 15 de noviembre del 2017
suscrito por el señor Set Durán Carrión, encargado del Archivo Central de la Dirección
General del Archivo Nacional; por medio del cual informa lo siguiente a la señora
Natalia Cantillano ““Le agradezco la información, atendiendo la solicitud de la señora
Directora del Archivo Nacional, posterior a la reunión del día de ayer a las 4:00 pm,
donde estuvo doña Carmen Campos y Catalina Zúñiga, se discutió sobre la
alimentación del sitio web mediante Arca tanto la JAAN y la CNSED, me permito
informarle que es necesario digitalizar las actas del año en curso y del año 2016, con el
objetivo de poder colgar en el sitio web de ahora en adelante, estas imágenes que
serán reselladas en ARCA y así cumplir lo establecido en la Ley de Certificados
Digitales. En adelante y para evitar la acumulación de trabajo es necesario que
después de cada sesión, cuando esta acta es firmada es necesario digitalizarla para
poder incluirla en ARCA, copio a Catalina quien es la que se está encargando de esta
labor y la que definirá los rangos de años necesarios del 2016 para atrás que deben
visualizarse en el sitio web. PD: Adicionalmente he abierto en el Cuadro de
Clasificación tres series para la CNSED: Actas, Expedientes de Sesión y
Correspondencia y delegado a la compañera Andrea Torres, para que dentro de la
subida de documentos de REPOFIN a ARCA sea priorizada esta serie de la CNSED
según la solicitud de la Dirección General. En su momento será necesario contactar a
Jorge Sanchez para subir volúmenes grandes de documentos de forma automatizada
cuando estas actas se encuentren listas.” --------------------------------
ARTÍCULO 10.3. Correo electrónico de fecha 16 de noviembre del 2017 suscrito por la
señora Carmen Campos Ramírez, subdirectora general del Archivo Nacional por medio
del cual informa lo siguiente: “Como es del conocimiento de todos, nuestra institución
está trabajando fuertemente en una nueva propuesta de sitio web institucional. En el
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marco de este proyecto, se prevé que las actas de los órganos colegiados y demás
comités y comisiones y, que actualmente se publican en nuestro sitio web, se
publiquen en forma automática y desde el repositorio ARCA, que es otro proyecto
innovador que nos permitirá gradualmente avanzar en la gestión de documentos
electrónicos y contar con un repositorio que cumpla los normas nacionales e
internacionales, para conservar documentos con valor científico y cultural. Por tal razón
y con el aval de la señora Directora, les solicitamos que en adelante las actas que
producen los comités y comisiones institucionales, una vez aprobadas, se impriman y
se firmen, para que seguidamente se digitalicen y se guarden en el citado repositorio.
El señor Set Durán, Coordinador de la Unidad de Archivo Central, brindará las
indicaciones técnicas de cómo guardar los archivos digitalizados de estas actas en el
citado repositorio y como parte del archivo de gestión de dichos órganos. Por su parte,
las especificaciones técnicas para realizar la digitalización de dichas actas serán
brindadas por el Departamento de Tecnologías de Información. Con respecto de las
actas anteriores y que actualmente se publican en el sitio, se les solicita que revisen si
cumplen con este requerimiento (firmadas y digitalizadas), de no ser así, deberá
procederse a su digitalización a partir del acta firmada. Con el fin de dar seguimiento a
este asunto prioritario, les solicito informar sobre el estado de las actas a la compañera
Catalina Zúñiga, Profesional de la Unidad de Proyección Institucional, sobre todo
cuando estén en el repositorio ARCA, con el fin de sincronizar la visualización desde el
nuevo sitio web. No omito manifestarles, que la señora Directora nos ha encomendado
esta tarea de manera prioritaria, por lo que mucho estimaré que le brinden esta
atención. Estoy copiando de este mensaje a las compañeras Secretarias, quienes nos
apoyan en muchas de nuestras comisiones y comités. Quedamos atentas de
requerirse alguna aclaración al respecto.” ----------------------------
ACUERDO 10. Comisionar a la señora Natalia Cantillano Mora, secretaria de esta
Comisión Nacional; para que coordine con el señor Marco Calderón Delgado, jefe del
Departamento de Conservación de la Dirección General del Archivo Nacional, la
digitalización prioritaria de los tomos de acta de este órgano colegiado correspondiente
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al período 2010-2017. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias,
directora general de la Dirección General del Archivo Nacional. --------------------------------
ARTÍCULO 11. Copia del oficio DGAN-DG-671-2017 de 15 de noviembre del 2017
recibido el 17 de noviembre del 2017, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias,
directora general de la Dirección General del Archivo Nacional; dirigido al señor Javier
Gómez Jiménez, jefe del Departamento Archivo Histórico. La señora Chacón Arias
solicita al señor Gómez Jiménez coordinar la transferencia de los planos de la
Municipalidad de Desamparados al Archivo Nacional en atención al oficio CNSED-313-
2017 de 26 de setiembre del 2017. SE TOMA NOTA. ---------------------------------------------
ARTÍCULO 12. Correo electrónico de fecha 24 de noviembre del 2017 suscrito por el
señor Set Durán Carrión, encargado del Archivo Central de la Dirección General del
Archivo Nacional; por medio del cual indica lo siguiente “Les agradezco la convocatoria
y me permito solicitarles con cierta precisa en función de la eliminación pactada con la
empresa de acopio del TEC, el acuerdo de estas valoraciones parciales”. Se aclara que
mediante correo electrónico de fecha 27 de noviembre del 2017 se comunicó el oficio
CNSED-369-2017 de 23 de noviembre del 2017, por medio del cual se comunicó el
acuerdo nº 7 tomado en la sesión nº 26-2017 celebrada el 17 de noviembre del 2017.
SE TOMA NOTA.
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ARTÍCULO 13. Correo electrónico de fecha 27 de noviembre del 2017 suscrito por la
señora Paola Carvajal encargada del Archivo Central de la Junta de Protección Social,
por medio del cual realiza la siguiente consulta: “Confirmo recibido del documento, por
favor agradezco una justificación del porque el oficio brindando no aclaro los puntos
que la comisión solicitó, si según el oficio emitido por doña Xinia se aclara lo solicitado” .
La Ivannia Valverde Guevara comenta que la señora Carvajal se refiere al oficio
CNSED-364-2017 del 15 de noviembre del 2017 que comunicaba el acuerdo nº9
tomado en la sesión nº 25-2017 celebrada el 3 de noviembre del 2017 que establecía
“Comunicar a la señora Paola Carvajal, secretaria del Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos de la Junta de Protección Social; que esta Comisión
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Nacional conoció el oficio CISED-028-2017 de 24 de agosto del 2017 recibido el 28 de
agosto del 2017 en el que da respuesta al acuerdo nº 8.2 de la sesión 16-2017 de 7 de
julio del 2017 comunicado por medio del oficio CNSED-249-2017 de 8 de agosto del
2017.; y le informa que la información suministrada, no responde en su totalidad a las
consultas planteadas por este órgano colegiado. Razón por la cual se archiva sin
tramitar la tabla de plazos del subfondo Unidad de Valoración Técnica. Se le advierte
que en caso de volver a presentar este instrumento de valoración a esta Comisión
Nacional se deben tomar en cuenta y subsanar las consultas planteadas mediante el
oficio CNSED-249-2017 de 8 de agosto del 2017. Finalmente, se le recuerda que se
mantienen las declaratorias emitidas por este órgano colegiado en la sesión nº 28-2011
de 13 de setiembre de 2011 para las siguientes series documentales de la Unidad de
Valoración Técnica, anteriormente conocida como Departamento Acción Social:
Planos, Expedientes de proyectos constructivos y compra de lote aprobados,
Expedientes de proyectos de equipo médico; Expedientes, proyectos o necesidades
específicas aprobadas. Necesidades que se financian a ONG con montos inferiores a
50 millones. (Mobiliario y equipo, mejoras de instalaciones y otras) y Expedientes de
proyectos y necesidades específicas aprobados. Necesidades que se financian a ONG
con montos inferiores a 50 millones. (Vehículo)…”
ACUERDO 11. Comunicar a la señora Paola Carvajal, encargada del Archivo Central
de la Junta de Protección Social y secretaria del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos (Cised) de esa Junta; que este órgano colegiado analizó el
oficio CISED-028-2017 de 24 de agosto del 2017 y determinó archivar la tabla de
plazos de conservación de documentos del subfondo Unidad de Valoración Técnica, en
vista de que en el oficio CISED-028-2017 se solicitaba realizar correcciones a esa tabla
de plazos, competencia que debe ser asumida por la oficina productora y el Cised de la
institución. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental de la
Junta de Protección Social que custodia esta Comisión Nacional. ----------------------------
ARTÍCULO 14. Copia del oficio DGAN-DSAE-495-2015 (sic) de 28 de noviembre del
2017 suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios
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Archivísticos Externos; por medio del cual solicita al Departamento Tecnologías de la
Información en que base de datos se va migrar o a incorporar los registros
correspondientes a los acuerdos de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos que desde el 2015 se llevan en Excel. SE TOMA NOTA.
----------------------
ARTÍCULO 15. Copia del oficio DGAN-DSAE-496-2015 (sic) de 28 de noviembre del
2017 suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios
Archivísticos Externos; por medio del cual remite al Departamento Tecnologías de la
Información la matriz de las series con valor científico cultural de 1991-2013 para que
se migre a la nueva matriz que se rediseñó en el año 2015. SE TOMA NOTA.
----------------
ARTÍCULO 16. Copia del oficio DGAN-DSAE-497-2015 (sic) de 28 de noviembre del
2017 suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios
Archivísticos Externos; por medio del cual remitió a la Dirección General el informe del
proyecto Adai 2015/038 denominado “Depuración del cuadro de control automatizado
de todas las series documentales declaradas con valor científico cultural por la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) de 1991 a
2013, II Etapa” SE TOMA NOTA.
-------------------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 17. Correo electrónico de fecha 29 de noviembre del 2017 suscrito por el
señor José Luis Álvarez Lagos, del área de Planificación y Gestión Estratégica del
Hospital Nacional Psiquiátrico, por medio del cual realiza la siguiente consulta: El
presente correo es para realizar la consulta sobre la presentación de tablas de plazos
de conservación de documentos y valoraciones parciales ante la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos. Como antesala de mi consulta, hago de su
conocimiento que el Hospital Nacional Psiquiátrico, Unidad Programática perteneciente
a la Caja Costarricense del Seguro Social cuenta con un CISED local conformado por:
•Director Administrativo Financiero. •Asesor Legal. •Planificador Económico y Social
(Coordinador y encargado del CISED local). •Profesionales en Registros y Estadísticas
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en Salud. •Secretarias. A su vez, el Hospital ha recibido capacitaciones por parte del
Archivo Nacional de Costa Rica en los temas de Gestión de Archivos y Tablas de
Plazos de Conservación de Documentos. El presente año se dio un refrescamiento con
profesionales de la Universidad Nacional. Este año miembros del CISED del Hospital
participaron del Congreso Archivístico Nacional, el cual fue de gran valor científico,
practico y como parte de un proceso que el Hospital está implementando para cumplir
con la ley e implementar una mejora continua de sus procesos archivísticos. Sin
embargo, se quedó con una inquietud o duda y por eso nuestra consulta, que es la
siguiente: ¿Con base en la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su
Reglamento, fundamentado en los artículos 33, 35, 43 y 138, puede el CISED local del
Hospital Nacional Psiquiátrico someter a la aprobación de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos las tablas de plazos aprobadas por el
Comité?” --------------
ACUERDO 12. Comunicar al señor José Luis Álvarez Lagos, del área de Planificación
y Gestión Estratégica del Hospital Nacional Psiquiátrico; que esta Comisión Nacional
conoció el correo electrónico de fecha 29 de noviembre del 2017, y le informa que el
Comité Institucional de Selección de Documentos (Cised) del Hospital Nacional
Psiquiátrico, puede presentar a conocimiento de este órgano colegiado instrumentos
como tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales, para
lo cual se deberán cumplir con los requisitos de forma y fondo que podrá encontrar en
la siguiente dirección electrónica http://www.archivonacional.go.cr/index.php?
option=com_content&view=article&id=511:cnsed-normativa-de-valoracion-
documental&catid=75:comision-de-seleccion-y-eliminacion-de-documentos&Itemid=93.
Asimismo, se recomienda que la conformación de ese Cised se formalice de acuerdo
con el artículo nº 33 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos nº 7202 que establece
“Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2o. de la presente ley integrará
un comité institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del
archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la
documentación.” Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración documental
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del Hospital Nacional Psiquiátrico que custodia esta Comisión Nacional.
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ARTÍCULO 18. Copia del oficio MSC.AM.AC-004-2017 de 16 de noviembre del 2017
recibido el 29 de noviembre del 2017, suscrito por la señora Marlene Zamora Quirós,
encargada del Archivo Central de la Municipalidad de San Carlos; por medio del cual
solicita al Alcalde Municipal la ratificación de los miembros del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos. SE TOMA NOTA. ------------------------------------
ARTÍCULO 19.1. Oficio DGAN-AI-050-2017 de 30 de noviembre del 2017 recibido el 1
de diciembre del 2017, suscrito por la señora Gioconda Oviedo Chavarría, auditora
interna a.i. de la Dirección General del Archivo Nacional. La señora Oviedo Chavarría
indica que revisando el tomo 34 del libro de actas de esta Comisión Nacional para
proceder a su cierre, observó algunas situaciones que no le quedan claras, a saber, “…
Primeramente, en ciertos momentos, cuando se plantea la aprobación del acta anterior,
algunos de los asistentes indican que “la aprueban en lo conducente”, no
entendiéndose a qué se refieren con esa frase, puesto que, como es de su
conocimiento, las actas no se pueden aprobar en forma parcial, ya que éste es un
documento íntegro, cuya redacción es el término de un proceso de elaboración de
actos administrativos, de los cuales da cuenta. Así, el acta puede reseñar uno o varios
acuerdos y, por ende, indicar qué acuerdos fueron aprobados en la sesión que
documenta, pero no se divide ni se confunde con esos acuerdos, ya que el acta no se
disgrega ni los acuerdos adquieren validez y eficacia fuera de ella, por lo que se
comprende que no es posible una aprobación parcial del acta, debido a que ésta
permite dar certitud de lo conocido, deliberado y decidido en una sesión y, esa certeza
se da respecto de un documento, no de cada uno de los acuerdos individualmente
considerados; aunado a que no existe una norma habilitante, en el ordenamiento
jurídico, que le permita a un órgano colegiado aprobar en forma parcial un acta. Otro
aspecto a indicar es que en el acta número 17-2017, celebrada el 01 de agosto de
2017, entre otras cosas, la señora Guiselle Mora Durán, asesora jurídica de la
Dirección General del Archivo Nacional, en condición de invitada, comenta que “…si
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hay quorum para sesionar no hay problema en que se apruebe el acta de la sesión
anterior, siempre y cuando haya por lo menos un miembro permanente que estuvo
presente en la deliberación de los asuntos que se analizaron en esa sesión y que
dieron como resultado los acuerdos tomados…” /…/ Con base en lo anterior, esta
Auditoría tiene duda en cuanto a la validez del acta si, para la aprobación de ésta,
participa solamente uno de los miembros que estuvieron presentes en la sesión
anterior que se pretende aprobar. Para finalizar, se observa que en el acta 14-2017, del
09 de junio de 2017, en el Acuerdo 2 se indica: “…Asimismo, se deja constancia de
que la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo Central de la Municipalidad
de San Ramón indicó vía correo electrónico aprobar el acta en lo conducente.
ACUERDO FIRME”, generando, de igual forma, duda en cuanto a que esta acción sea
válida y legal; por cuanto no es regular observar este tipo de situaciones.”
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ARTÍCULO 19.2. Copia del oficio CNSED-372-2017 de 5 de diciembre del 2017
suscrito por la señora Carmen Campos Ramírez, directora ejecutiva de la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, por medio del cual se da la
siguiente respuesta al oficio DGAN-AI-050-2017: “1. La señora Natalia Cantillano Mora,
secretaria de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
(CNSED) se encuentra de vacaciones, por lo que la suscrita, en calidad de Directora
Ejecutiva de esta Comisión Nacional, procede con la respuesta al oficio DGAN-AI-050-
2017, a fin de cumplir con los plazos de ley. 2. Con respecto a la frase “la aprueban en
lo conducente” lo que se quiso decir es que los encargados de los archivos centrales
aprueban el acta con respecto a la deliberación y acuerdos que se tomaron en su
presencia y relacionados con las instituciones que representan. Este órgano colegiado
en primera instancia había decidido colocar la frase antes citada, y a partir de la sesión
nº 17-2017 celebrada el 1 de agosto del 2017, la señora Guiselle Mora Durán, asesora
jurídica de la Dirección General del Archivo Nacional aclaró que lo correcto era indicar
que los encargados de los archivos centrales aprobaban el acta de la sesión en la que
participaron de la liberación de los instrumentos que presentaron a valorar, sean tablas
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de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales. A partir de ese
momento, así quedó consignado en las actas. Por tanto, este órgano colegiado
siempre ha procurado que el acta sea aprobada en su totalidad. 3. En atención a lo
indicado en el acta nº 17-2017 por la señora Mora Durán, específicamente “…si hay
quorum para sesionar no hay problema en que se apruebe el acta de la sesión anterior,
siempre y cuando haya por lo menos un miembro permanente que estuvo presente en
la deliberación de los asuntos que se analizaron en esa sesión y que dieron como
resultado los acuerdos tomados…”; se le informa que la suscrita solicitará a la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos que solicite de nuevo el
criterio a la asesoría jurídica, a fin de aclarar la duda presentada en el oficio DGAN-AI-
050-2017. Por tanto, se le remitirá el criterio jurídico una vez que la CNSED lo reciba.”
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ACUERDO 13. Trasladar a la señora Guiselle Mora Durán, asesora jurídica de la
Dirección General del Archivo Nacional, copia de los siguientes documentos: 1. Acta
17-2017 de la sesión celebrada el 1 de agosto del 2017; 2. Oficio DGAN-AI-050-2017
de 30 de noviembre del 2017 recibido el 1 de diciembre del 2017, suscrito por la señora
Gioconda Oviedo Chavarría, auditora interna a.i. de la Dirección General del Archivo
Nacional; y 3. Oficio CNSED-372-2017 de 5 de diciembre del 2017 suscrito por la
señora Carmen Campos Ramírez, directora ejecutiva de la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, por medio del cual se da respuesta al oficio
DGAN-AI-050-2017. Asimismo, se solicita emitir un criterio jurídico con respecto al
quorum mínimo que se requiere para que esta Comisión Nacional apruebe un acta.
Enviar copia de este acuerdo a la señora Gioconda Oviedo Chavarría, auditora interna
a.i. de la Dirección General del Archivo Nacional y a la Junta Administrativa del Archivo
Nacional. -----------
ARTÍCULO 20. Propuesta de circular CNSED-01-2017 elaborada por la señora Ivannia
Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos. ---------------
ACUERDO 14. Analizar en una próxima sesión, por falta de tiempo, la propuesta de
circular CNSED-01-2017 elaborada por la señora Ivannia Valverde Guevara, jefe del
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Departamento Servicios Archivísticos Externos. ACUERDO FIRME.
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CAPITULO VI. ACUERDOS PENDIENTES. --------------------------------------------------------
ARTÍCULO 21. Sesión 16-2017 de 7 de julio del 2017. “Acuerdo 7.2. Comunicar a la
señora Juanita Grant Rojas, presidente del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de las Mujeres; que esta Comisión
Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada mediante oficio
INAMU-DAF-CISED-001-2017 de 3 de enero del 2017, para el fondo: Instituto Nacional
de las Mujeres; y le solicitar aclarar en un plazo de diez días hábiles posteriores al
recibo de este acuerdo; dónde se encuentran los “Expedientes de comités, comisiones,
consejos y convenciones institucionales e interinstitucionales (nacional) de 2014 en
adelante. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración del Inamu que
custodia esta Comisión Nacional.” Acuerdo comunicado por medio del oficio CNSED-
247-2017 de 8 de agosto del 2017.
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ACUERDO 15. Comunicar a la señora Juanita Grant Rojas, presidente del Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de las
Mujeres que esta Comisión Nacional está a la espera de la respuesta del oficio
CNSED-247-2017 de 8 de agosto del 2017; por medio del cual se comunicó el acuerdo
7.2. tomado en la sesión nº 16-2017 celebrada el 7 de julio del 2017 que indica
“Comunicar a la señora Juanita Grant Rojas, presidente del Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Nacional de las Mujeres; que esta
Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada mediante
oficio INAMU-DAF-CISED-001-2017 de 3 de enero del 2017, para el fondo: Instituto
Nacional de las Mujeres; y le solicitar aclarar en un plazo de diez días hábiles
posteriores al recibo de este acuerdo; dónde se encuentran los “Expedientes de
comités, comisiones, consejos y convenciones institucionales e interinstitucionales
(nacional) de 2014 en adelante…” Enviar copia de este acuerdo al expediente de
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valoración del Inamu que custodia esta Comisión Nacional.
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A las 14:15 horas se levanta la sesión. ---------------------------------------------------------------
Eugenia María Hernández Alfaro Javier Gómez Jiménez
Presidente Voto salvado acuerdo nº 6
Maribel Cubero Arias
Voto salvado acuerdo nº 7
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