Comisión para la Promoción de Exportaciones PROMPEX · • Es un evento en el que un grupo de exportadores, se reúne en una sede previamente establecida, con ... FACTORES DE COSTO

PORQUE PARTICIPAR EN UNA MISION

COMERCIAL

Ricardo Limo del CastilloSector Manufacturas Diversas

[email protected]

Comisión para la Promoción de ExportacionesPROMPEX

CONTENIDO

• ¿ Qué es una Misión Comercial ?• ¿ Porqué participar en una Misión Comercial ?• Tipos de Misiones Comerciales.• ¿ Cómo elegir una Misión Comercial ?• Etapas de una Misión Comercial.• Conclusiones.• Participación de PROMPEX en las Misiones

Comerciales.• Cronograma de Misiones Comerciales 2004

• Las misiones comerciales son una importante herramienta marketera, que permite a los empresarios nacionales explorar nuevos mercados en el exterior.

• Ayuda a crear y mantener la imagen de un país y fortalecer la presencia de las empresas y sus productos dentro de un ámbito global.

• Permite combinar elementos como:• Promoción• Publicidad• Investigación de mercados• Relaciones públicas

¿QUÉ ES UNA MISIÓN COMERCIAL?

• Es un evento en el que un grupo de exportadores, se reúne en una sede previamente establecida, con potenciales compradores, con el fin de sentar las bases para el afianzamiento de negocios futuros.

• Los participantes en la misión comercial cuentan con un programa de citas preconcertadas, basadas en el perfil de la empresa exportadora y las posibilidades de su producto en el mercado de interés.

• La agenda de negocios está a cargo de una empresa consultora del país sede.

¿QUÉ ES UNA MISIÓN COMERCIAL?

• Mecanismo moderno y eficiente para acceder a nuevos mercados.

• Presentar productos y servicios.

• Observación de los competidores.

• Contacto directo con una gran gama de compradores profesionales.

• Identificación de fortalezas y debilidades para competir en el mercado.

• Experiencia empresarial.

¿POR QUÉ PARTICIPAR EN UNA MISIÓN COMERCIAL

¿POR QUÉ PARTICIPAR EN UNA MISIÓN COMERCIAL

• Es un importante mecanismo para realizar contactos e iniciar negocios, con potenciales compradores.

• Permite realizar labores de inteligencia comercial.

• Permite ampliar las cuotas del mercado, fortalecer vínculos con sus actuales clientes y captar a nuevos o potenciales compradores.

1. Misiones Comerciales de Exportadores (Vendedores)

2. Misiones Comerciales de Compradores.

TIPOS DE MISIONES COMERCIALES

• Las Misiones Comerciales de vendedores, comprende la visita de los empresarios peruanos a empresas extranjeras.

• Esta actividad le permite al empresario nacional, la búsqueda de contactos y organización de reuniones de negocios seleccionadas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

MISION COMERCIAL DE EXPORTADORES (VENDEDORES)

MISION COMERCIAL DE EXPORTADORES (VENDEDORES)

• Breve estudio de mercado.• Agenda de negocios.• Salones para entrevistas.• Coordinación de alojamiento y transporte.• Personal de Apoyo y asesoría.• Directorio de participantes.

MISIÓN COMERCIAL DE COMPRADORES(MISIONES INVERSAS)

• Las Misiones Comerciales de Compradores, está integrada por empresas de un país determinado, normalmente de un país importador, organizadas por el país de destino.

• Su interés es facilitar e identificar en las contrapartes (exportadores) los productos de interés, con miras a concretar posteriormente una compra o importación.

MISIÓN COMERCIAL DE COMPRADORES(MISIONES INVERSAS)

• Selección de empresas extranjeras.• Se comparten gastos con las empresas

peruanas.• Apoyo logístico.• Agendas de negocios.

¿CÓMO ELEGIR UNA MISION COMERCIAL?

Preguntas básicas...• Es un mercado potencialmente importante, para mis

productos.• Satisface mis productos las exigencias del mercado.• Podré producir lo suficiente, para atender la demanda

probable y de un modo constante.• Cuales son los canales de comercialización.• Cuales deben ser mis objetivos en la Misión Comercial.• Cuanto costará la participación en la Misión Comercial.• Los resultados estarán de acuerdo a la inversión

realizada.• Cuanto estoy interesado en invertir, en tiempo y

dinero, en el desarrollo del mercado, después de la feria.

¿CÓMO ELEGIR UNA MISION COMERCIAL?

Para aprobar la participación en una Misión...

• Buscar información sobre la Misión, en Instituciones especializadas.

• Opinión de expositores anteriores.• Información de mercado.• Posición de los productos frente a la

competencia.• Analizar posibilidades de la empresa, en

cuanto, a la producción, distribución, personal especializado y presupuesto.

IDEA

ANALISIS

METAS / OBJETIVOS

ESTRATEGIA

ORGANIZACIÓN

COMERCIALIZACION

PRESUPUESTO

CRONOGRAMA

Planes de Negocios

PROMPEX

Otras

Entidades

¿CÓMO ELEGIR UNA MISON COMERCIAL?

EVALUACION

ETAPAS DE UNA MISIÓN COMERCIAL

Para participar en una Misión Comercial se deberán considerar tres etapas :

1. Preparación de la Misión Comercial

2. Durante la Misión Comercial (Rueda de Negocios)

3. Post – Misión Comercial

PREPARACIÓN DE UNA MISIÓN COMERCIAL

• Definir objetivos de participación• Elección del mercado.• Información del país visitado• Identificar la Misión Comercial a la cual se quiere

participar.• Elaborar presupuesto.• Elección de productos.• Elaboración de catálogos, folletos y lista de

precios.• Elección del personal especializado.• Definir Cronograma de Actividades.• Contactar vuelos, hoteles y movilidad


OBJETIVOS DE PARTICIPACION

• Generar Ventas• Obtener contactos de interés.• Promover los productos y servicios de la

empresa.• Contactar a sus clientes y ampliar la red de

venta.• Analizar el mercado y su competencia.


• Observar las demandas de los mercados extranjeros.

• Mediante visitas anteriores, que se hallan realizado al país sede de la Misión Comercial.

• A través de organismos de promoción que realicen estudios o perfiles de mercado, o bien que hallan promocionado la asistencia a este tipo de eventos.

• Relevando información existente en las Consejerías Económicas.

ELECCION DEL MERCADO


• El mejor modo de establecer los contactos iniciales con un mercado es a través de terceros. Se pueden dar, también, visitas de negocios directas por parte de los empresarios.

1. PROMPEX / Consultora Especializada2. Una consultora especializada3. Consejeros Comerciales Económicos de la

Cancillería 4. Elaboración de agendas por sí mismo.

IDENTIFICAR MISION COMERCIAL


• Gastos de viaje (Pasaje aéreo) 42 %• Agendas de negocios 21 %• Impuestos de salida 4 %• Visas 4 %• Transporte de las muestras 4 %• Gastos de personal (hotel y viáticos) 18 %• Otros gastos 7 %

FACTORES DE COSTO PROMEDIO PARTICIPACION EN UNA MISION COMERCIAL

( %)


• Determinar que el producto ofrecido es importado o susceptible de serlo en dicho mercado.

• Tratar de obtener la mayor cantidad de especificaciones de sus características, teniendo en cuenta los hábitos de los compradores.

• Obviamente la concreción de ventas estará estrechamente relacionado con el precios, calidad y posibilidades de continuar abasteciendo el mercado

• Así como, asegurar un buen mantenimiento cuando se trate de maquinarias y equipos.

ELECCION DE LOS PRODUCTOS


• La empresa no debe escatimar esfuerzos ni dinero en la preparación de estos elementos de promoción.

• La limpieza del formato, la claridad de las fotografías y una buena composición son puntos importantes, para dar una imagen sólida y organizada que inspire confianza.

• Los folletos, catálogos, fichas técnicas e información en el idioma del eventual comprador, deberán ser congruentes con la imagen corporativa de la empresa.

CATALOGOS Y FOLLETOS


• El personal debe viajar con algunos días de anticipación.

• Deberán enviar representantes de la empresa con poder de decisión y formación técnica necesaria, para contestar cualquier pregunta.

PERSONAL ESPECIALIZADO


Una semana

Continuar campaña de captar potenciales clientes. Elección de muestras. Confirmar reserva de pasajes y alojamiento, Disponer de material de promoción.

2 y 1 mes

Envío de información a potenciales clientes. Pago de participáción.Reserva de pasajes y alojamiento

3 mes

Información de la Misión Comercial. Información del mercado.. Elección de personal. Elaborar Folleto y catálogo. Elaboración de presupuesto.

5 a 4 meses

Comunicación con Institución organizadora de la misión comercial.Reunión con el personal participantes en la Misión Comercial.

DEFINIR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES


• Es importante informarse previamente sobre el país visitado.

• Situación económica.• Situación política.• Situación social.

• Los empresarios extranjeros evaluarán sus conocimientos del país muy positivamente.

• Esto hará ver a sus contrapartes que existe algo más que el mero propósito de incrementar sus ventas en un nuevo mercado.

INFORMACION PREVIA

DURANTE LA MISIÓN COMERCIAL (RUEDA DE NEGOCIOS)

1. Actitudes durante la Misión Comercial.2. Objetivo. 3. Registro de información obtenida.4. Puntualidad.5. Vestimenta.6. Lenguaje.7. Intercambio de tarjetas personales.8. Inicio de la negociación.9. Actitud personal.10. Preguntas sobre su empresa.11. Muestre interés.12. Negociación de precios.13. Despedida y agradecimiento.

ACTITUDES DURANTE UNA MISION

SI NO

• Tener identificados los productos.

• Ser activo y tener iniciativa.

• Tener una presentación pre-establecida de la empresa.

• Conocer a profundidad las necesidades de sus clientes potenciales.

• Presentar excelente sus productos a ser degustados. Ser claros en sus ingredientes.

• Ir rápidamente a los hechos y personalizar contacto con el visitante.

• Sentarse en ausencia de visitantes.

• Leer, fumar y comer en su mesa de negociación.

• Dejar problemas o inquietudes sin resolver.

• Utilizar palabras chocantes o groseras.

• Ser demasiado agresivo.

ACTITUDES DURANTE UNA MISION

SI NO

Vístase de acuerdo a la ocasión.

• Demostrar atención y entusiasmo.

• Atender los medios de comunicación, facilite material promocional e información a la Oficina de Prensa. Designe si le es posible una persona encargada de ello.

• Ser educado, cortes y puntual.

• En horarios flexibles, realizar visitas a tiendas, supermercados o lugares de interés para estudiar a la competencia.

• No considere una misión comercial como una vacación o incentivo.

• Comprenda: No se admiten principiantes.

• Evitar hablar por teléfono.

• No subestime a ningún visitante.

DURANTE LA MISIÓN COMERCIAL (RUEDA DE NEGOCIOS

• Su objetivo inicial en esta negociación no debe ser otro sino captar el interés del potencial comprador.

• Remarque las características distintivas de su empresa.

• Características de su producto.• Capacidad potencial de su producción.

• La calificación de su personal.

OBJETIVOS DE LA NEGOCIACION

DURANTE LA FERIA

• No es suficiente la simple recolección de las tarjetas de presentación.

• Es conveniente tener impresos formularios ¨cuadernos de negociación ¨, que faciliten el registro de interesados, a fin de realizar un buen seguimiento de los contactos establecidos.

• La ficha debe ser práctica y que facilite la labor de seguimiento.

REGISTRO DE LA INFORMACION OBTENIDA

El éxito de una participación, no se mide en la cantidad de contactos, sino en la calidad de los

mismos.

DURANTE LA FERIA

FICHA DE REGISTRO• Fecha del contacto.• Nombre y cargo del visitante.• País, Ciudad, Dirección, teléfono, fax, E-mail.• Sector actividad a la que pertenece : Importador, Exportador,

Productor, Representante, Agente, Distribuidor, Trading• Producto o servicio de interés.• Influencia del visitante en el proceso de compra. SI NO • Nombre y detalles de la empresa a las que esta actualmente

comprando.• Comentario del cliente, sobre el producto o servicio, propuestas

sugerencias.• Clasificación del contacto. Excelente /Bueno/Aceptable/Malo• Acciones post feria (Compromiso de envío de información,

muestras, catálogos. hacer cita, visita de empresa. • Idioma de correspondencia.• Espacio suficiente para pegar la tarjeta de presentación.


• La puntualidad es el primer símbolo de seriedad de su empresa. No la menosprecie como un detalle sin importancia.

• Estar por menos cinco minutos antes en su cita.

• Si ve que va ha llegar tarde a una cita, efectúe una llamada telefónica con la máxima antelación posible.

PUNTUALIDAD


• La vestimenta más usada tradicionalmente por el hombre de negocios es un traje oscuro, con corbata discreta.

VESTIMENTA


EL LENGUAJE, dependerá del país visitado:

• En el caso del mismo idioma (el español), no habría ningún problema, la entrevista se puede realizar en el mismo idioma sin interpretes.

• En el caso de otro idioma, resultaría adecuado el contratar los servicios de un intérprete para asistir a las reuniones de negocios.

• Aunque se tenga la seguridad de que el interlocutor hablará perfectamente y no tendría ninguna dificultad en entendernos. Hay que tener presente que esta persona se sentirá forzado a hablar en un lenguaje que no es el suyo propio.


• Este es el primer paso en toda reunión de negocios.

• Generalmente, es la persona de más categoría de la empresa anfitriona la que comienza a entregar su tarjeta a los representantes de la empresa invitada, empezando por la de mayor categoría.

• Luego, proceda a colocarla delante suya de modo que refleje la posición en la mesa de sus interlocutores. Le será útil para tener referencia del nombre y cargo de sus interlocutores.

• No doble o juegue con las tarjetas personales durante la negociación.

INTERCAMBIO DE TARJETAS PERSONALES


• La tarjeta se entrega sosteniéndola por ambas manos, colocada de modo que sea legible para la persona que la recibe, y con una ligera inclinación de cabeza.

• Las tarjetas siempre se entregan y se reciben de pie.

Por ejemplo en el Japón :


• Nunca empiece directo al grano.• Es conveniente, hacer previamente algún

comentario referente al clima, comentar sus primera impresiones sobre el país visitado, etc.

• No trate de forzar a sus interlocutores a cerrar alguna operación en su primera visita.

• Las decisiones siempre se toman por consenso, se intenta convencer a todos los departamentos involucrados en la decisión.

INICIO DE LA NEGOCIACION


• Muéstrese cordial y agradable.• Es sumamente importante las relaciones

personales, para el establecimiento de los lazos comerciales.

• Las contrapartes comerciales, no sólo analizan sus productos o su empresa, sino también la persona o personas que lo representan.

• Muestre una actitud profesional.

ACTITUD PERSONAL EN LA NEGOCIACION


• Debe tomar nota en el Cuaderno de Negociación, de los aspectos más destacados de la entrevista y adjuntar la tarjeta de visita. Así, le será fácil recordar la reunión.

• Si no le ha sido posible tomar notas, hágalo inmediatamente después de la reunión realizada haciendo referencia a los aspectos más destacables de la misma.

ACTITUD PERSONAL EN LA NEGOCIACION


Los interlocutores querrán conocer :• Dimensión de su empresa (grande, mediana,

pequeña).• Experiencia en el sector (cuantos años están

en el mercado).• Su estado financiero.• El nivel de aceptación de sus productos en el

mercado de origen (a quién le venden).• Sea sincero.

PREGUNTAS SOBRE SU EMPRESA


• Tenga en cuenta que las contrapartes no van a tomar decisiones inmediatamente.

• Las empresas investigarán por su cuenta todos estos detalles.

• Conviene realzar los aspectos más sobresalientes y trate de restar importancia a los que pueden resultar negativos.

• En todo caso, lo más conveniente es invitarles a visitar su empresa e instalaciones.

PREGUNTAS SOBRE SU EMPRESA


• Pregúntele también a ellos.• Sienta curiosidad sobre la estrategia que abordaría

para introducir sus productos.• El nivel de ventas que podría alcanzar.• Las ventajas y los defectos que perciben en sus

productos.• La manera de mejorarlos aún más.• Los cambios futuros que podrían influir en su

comercialización y el modo de anticiparse a ellos y hacer modificaciones, etc.

MUESTRE INTERES POR SU INTERLOCUTOR


• En una negociación inicial, no es muy frecuente que se produzcan regateos o duras negociaciones en cuanto a precios.

• Fije sus precios de un modo flexible y añada que sería posible rebajarlo en función del volumen de los pedidos.

• Si le siguen insistiendo en que es un precio alto o señalan inconvenientes para su comercialización en estas condiciones. Postergue la negociación diciendo que es cuestión que usted y su equipo deben estudiar detenidamente.

NEGOCIACION DE PRECIOS


• No olvidar nunca recoger las tarjetas personales de sus interlocutores.

• Es recomendable que las guarde en un tarjetero adecuado o pegarlas en el cuaderno de negocios.

• Nunca en lo bolsillos.

DESPEDIDA


• Agradezca la atención prestada durante la negociación.

• Ofrézcase para proporcionar todo tipo de información adicional tras esta primera entrevista.

• Reiterar su ofrecimiento de visita personal a su empresa.

AGRADECIMIENTO

POST - MISION COMERCIAL

1. Clasificación de la información.2. Correspondencia.


• Programa de trabajo para procesar la información obtenida durante la Misión Comercial.

• Cumplir con las diferentes obligaciones contraídas con sus nuevos potenciales clientes.

• Enviar las muestras comerciales a los clientes potenciales.

CLASIFICACION DE LA INFORMACION


CORRESPONDENCIA

• Cumplir con las diferentes obligaciones contraídas con sus nuevos potenciales clientes.

• Envíe una carta o fax de agradecimiento a su regreso al Perú, reiterando su ofrecimiento de suministrar todo tipo de información adicional o muestras de sus productos.

• Enviar las muestras comerciales a las clientes potenciales.

• El éxito de una Misión Comercial se debe fundamentalmente al manejo profesional de la etapa post – evento.


• Si tras estas acciones, recibe posteriores demandas de información o envío de muestras adicionales, debe valorar estos hechos positivamente.

• Es un signo que su producto y su empresa han logrado interesarles.

• A partir de ahora tenga paciencia y esperar los resultados del pedido final.

CORRESPONDENCIA

CONCLUSIONES

• El éxito de una presentación se debe fundamentalmente al manejo profesional de la etapa post – evento.

• Es necesario participar en futuras actividades en el mercado, a fin de mantener la presencia y evitar que los competidores capitalicen el esfuerzo realizado por la empresa.

• Ha de tenerse en cuenta la posibilidad de no realizar ventas durante la misión comercial a un país.

• No hay que ilusionarse pensando que si su producto se vende bien en nuestro país o en otros mercados del exterior, ha de tenerse un éxito de inmediato en el mercado visitado.

• Las empresas compradoras analizan todos los pormenores antes de tomar una decisión. Requieren de análisis, muestras, pruebas, decisiones en consenso, que se traducen lógicamente en tiempo.

CONCLUSIONES

• El primer consejo, por tanto, es no desesperarse.

• Sea tenaz y considere su visita y todas las acciones complementarias con una rentabilidad a largo plazo.

CONCLUSIONES

PARTICIPACION DE PROMPEX EN MISIONES COMERCIALES

Prompex a través de las Gerencias Sectoriales asumen la labor :

• Selección de las Misiones Comerciales• Pedido de las empresas. • Aperturar un nuevo mercado• Consolidar un mercado

• Las empresas peruanas están presentes en forma :

• Multisectorial.• Sectorial.• Visita de Negocios (individual)

PARTICIPACION DE PROMPEX EN MISIONES COMERCIALES

• Logística del viaje.• Información estadística del negocio que desea

ingresar al mercado.• Apoyo en temas de Comercio Exterior.• Agenda de reuniones “hecha a la medida”.• Apoyo durante la misión a través de un

sectorista de PROMPEX y el Consejero Comercial.

• Evaluación post misión.

BENEFICOS

FASES DE UNA MISION COMERCIAL

Selección de la Misión Comercial

• Análisis de los mercados

• Plan Operativo• Misión sectorial• Misión

Multisectorial

• Elección de sectoristas.

• Pedido de las empresas.

• Ministerio de RR.EE.

Convocatoria

• Aviso periódico• Envío de cartas por

faxes y E-mail• Acompañado de una

ficha de inscripción y contrato

• Auspicios• Coordinación con

Cancillería• Coordinación con

agregado comercial• Coord. Gremios


Convocatoria

Inscripción

• Entrega de ficha• Evaluación

sectorista• Cumplir requisitos

de PROMPEX

• Estadísticas de importaciones.

• Búsqueda de clientes

• Inscripción preliminar de la empresa

Coordinación y

Logística

• Coord. Con Embajadas y Agregados comerciales

• Oficina de logística de PROMPEX

Elección consultor• Elección hoteles,

reservas de habitaciones, coffee break, salones, movilidad.

• Línea aérea


Pre - Misión

Viaje de delegación

•Coord. Agregados•Coord. Hoteles•Evaluación de agendas Elab. de agendas de contingencia,Confirmar citas

•Informe de las agendas de negocios, por empresa participante.•Inscripción definitiva de las empresas

•Perfil de mercado del país.•Directorio princ. importadores•Estadísticas de importaciones.•Acuerdos comerciales

•Entrega de documentos, carpetas, etc.


Rueda de negocios

Post Misión Comercial

•Entrega agenda de negocios.•Asesoría en Rueda •Evaluación de la rueda

•Apoyo y seguimiento de las agendas

•Atención de empresas extranjeras.

•Encuesta•Informe final•Seguimiento de resultados

•Conclusiones•Recomendaciones de la actividad

PROBLEMATICA

• Falta de conocimiento del mercado. No se realiza una Prospección de mercado, para evaluar la posibilidad de realizar la misión comercial. Que permita identificar canales de distribución, productos potenciales, precios referenciales y principales importadores.

• Se debe exigir a las empresas consultoras una ficha de la empresa importadora.

• No contar con un ranking de los importadores, a fin de verificar el nivel del importador.

PROBLEMATICA

• Se aceptaban las fichas de inscripción de las empresas peruanas, fuera de la fecha limite.

• El perfil de la empresa peruana no contienen la suficiente información, como para que la consultora tenga una idea clara de que tipo de empresa debía contactar, falta de catálogos.

• Falta de capacitación de las empresas participantes en la misión comercial.

CRONOGRAMA MISIONES COMERCIALES

2004

• Misión Técnica ANPIC, Mexico, 15-25 Feb.• Visita Tecnológica y Visita de empresas.• Sector Cuero y Calzado

FEBRERO 2004FEBRERO 2004

ABRIL 2004ABRIL 2004• Peru Moda 2004 – Perú 27 al 30 de Abril

• Misión Comercial de Compradores.• Multisectorial• Sectores: Textil y Confecciones, calzado

y accesorios y joyería,

• Misión Comercial a Puerto Rico• Misión Comercial de Vendedores.• Sector Artesanía – Joyería.

MAYO 2004MAYO 2004

• Foro Empresarial Andino, Cartagena, Colombia.• Misión Comercial de vendedores.• Multisectorial.• Sectores: Confecciones, Calzado, Metal

Mecánico, Químico, Materiales y Acabados para la Construcción, Software.

• Misión Comercial a Centroamérica.• Misión Comercial de vendedores• Multisectorial• Sectores: Metal mecánico, químico, plástico,

pesca, agroindustria.

JUNIO 2004JUNIO 2004

• Misión Comercial a Hungría, República Checa, Polonia, Rusia.

• Misión Comercial de vendedores• Multisectorial.• Sectores: agroindustria, pesca,

artesanía.

• Misión Comercial Chile - Perú Agro, Lima Perú

• Misión Comercial de compradores.• Sector Agroindustria.

JUNIO 2004JUNIO 2004

• Misión Comercial a Canadá – segunda quincena• Misión Comercial de Vendedores• Multisectorial.• Sectores: Agroindustrial, pesca, artesanía,

joyería.

SETIEMBRE 2004SETIEMBRE 2004

• Misión Comercial a Chile• Misión y exhibición comercial• Productos Metal Mecánicos.• Proveedores de maquinarias y equipos

al sector minero chileno.

OCTUBRE 2004OCTUBRE 2004

• Perú Pesca – Lima – Perú• Misión de compradores• Sector pesquero.

OCTUBRE 2004OCTUBRE 2004

• Rueda de Negocios Sector de Maderas, Lima – Peru, del 28 al 30 de octubre

• Misión comercial de compradores.

• Productos de madera y sus manufacturas.

MAYOR INFORMACION

COMISION PARA LA PROMOCION DE EXPORTACIONESPROMPEX

DIRECCCION:REPUBLICA DE PANAMA 3647 – LIMA 27 SAN ISIDRO.

TELEFONO 222 – 2212 221-0880

FAX421-3938

[email protected]

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