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MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES Y BIENES CULTURALES Y DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Nº ACTA: 14

FECHA REUNIÓN: miércoles, 4 de diciembre de 2013

ASISTENTES:

Vicepresidente 1º

D. Jesús Prieto de Pedro Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

Vocales D. Severiano Hernández Vicente Subdirector General de los Archivos Estatales

D. Alfonso Dávila Oliveda Director del Archivo General de la Administración

D. Miguel Ángel Ochoa García Subdirector General Adjunto de Publicaciones, Documentación y Archivo {SGT). Acude con Dª Isabel Barrio Martín Ministerio de la Presidencia

D. Beltrán de la Torre Pedrosa Subdirector General de Informes Socioeconómicos y Documentación Acude con Dª Carmen Concepción Saiz Gómez Ministerio de Empleo y Seguridad Social

D. Gerardo Bustos Pretel Subd irector General de Información, Documentación y Publicaciones Acude con Dª Rosa Martín Rey y con D. Luis Romera lruela Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

Dª Carmen Sañudo García-Garnica Subdirectora General de Documentación y Publicaciones Acude con D. Ramón Romero Cabot Ministerio de Justicia

Dª Amparo Precioso de Murga En representación de Dª Amelia Lobato Martínez, Oficial Mayor

[email protected]

PZJ DEL REY, 1, 28004 MADRID TEL: 9170 17264 FAX: 91 701 7403

Acude con Dª Concepción Pintado Céspedes

Ministerio de Fomento

D. José Rafael Rojas Juárez

Subdirector General de Asociaciones, Documentación y Publicaciones

Acude con Dª Rosan a de Andrés Díaz

Ministerio del Interior

D. Santiago Asensio Merino

Subdirector General de Estudios, Información y Publicaciones

Acude con Dª Concepción Sanz Gastón

Ministerio de Economía y Competitividad

Dª Pilar Domínguez Sánchez

En representación de Dª Margarita García Moreno, Subdirectora General de

Publicaciones y Patrimonio Cultural

Ministerio de Defensa

D. Francisco José Vives Ruiz

Subdirector General de Recursos y Publicaciones

Acude con D. Ignacio Anchuela Galán

Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad

Dª Begoña lbáñez Ortega

En representación de Dª Celia Abenza Rojo

Acude con Dª Pilar Casado Liso

Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación

D. José Abellán Gómez

Jefe de la División de Estudios y Publicaciones

Acude con Dª Carmen Magán Merchán

Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente

Dª Sofía Andrich Chena

En representación de D. Ramón Sánchez Puente, Subdirector General de Desarrollo

Formativo, Informes y Publicaciones

Acude con Dª Almudena Martínez Saiz

Ministerio de Industria, Energía y Turismo

D. Carlos Garrido Falla

Agencia Española de Protección de Datos

D. áscar Sáenz de Santa María Gómez-Mampaso

Abogado-Jefe del Estado. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

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Dª Pilar Barraca de Ramos

En representación de Dª Elisa de Cabo de Vega, Subdirectora General de Protección

del Patrimonio Histórico

Subdirección General de Protección del Patrimonio Histórico

D. Luis Enrique Otero Carvajal

Decano de Facultad de Geografía e Historia

Universidad Complutense de Madrid

Dª María Luisa Conde Villaverde

Fiscalía General del Estado

Dª Eva Merino Flecha

Archivo Histórico Provincial de León

D. Antonio Arias Rodríguez

Sindicatura de Cuentas del Principado de Asturias

Otros asistentes:

Dª Blanca Desantes Fernández

Dª Montserrat Pedraza Muñoz

Subdirección General de los Archivos Estatales. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

Representantes de Comisiones Calificadoras que presentan propuestas

Tesorería General de la Seguridad Social

Dª Mª Pilar Paz Orduña

Dª Mª Isabel López Rodríguez

Instituto Nacional de la Seguridad Social

D. Servando Cárdenas Meana

D. Luis Pemau Gonzalo

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

D. Ricard Pérez Alcázar

Secretaría de la CSCDA

Dª Beatriz Franco Espiño

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DESARROLLO:

En Madrid, a las 10,00 horas del día 4 de diciembre, se reúne el pleno de la Comisión

Superior Calificadora de Documentos Administrativos (en adelante, CSCDA} en sesión ordinaria, con la asistencia de D. Jesús Prieto de Pedro, Director General de Bellas Artes y

Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas, que preside la sesión por delegación del

Presidente, D. José María Lassalle Ruiz. El orden del día es el siguiente:

1º. Apertura de la sesión y aprobación del acta de la reunión anterior

2º. Estudio y análisis de peticiones de dictamen presentadas

3º. Actuaciones relacionadas con los dictámenes de series comunes

4º. Informe sobre el funcionamiento del Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes,

creado en el seno de la Comisión

5º. Ruegos y preguntas

Apertura de la sesión

Abre la reunión D. Jesús Prieto, quien da la bienvenida a los miembros de la Comisión y declara constituida la reunión, ante la presencia de miembros suficientes para su válida constitución.

Comenta el orden del día de la reunión, segundo pleno que se celebra este año, siguiendo lo establecido en el Real Decreto de funcionamiento de la CSCDA. D. Jesús Prieto remarca que esta Comisión Superior supone una garantía de la conservación del patrimonio documental

español y permite el ahorro y la racionalización de costes en la Administración.

Se pasa al siguiente punto del orden del día.

1º. lectura y aprobación de acta de la reunión anterior

Dª Beatriz Franco comenta que el borrador del acta de la reunión del día 21 de mayo se subió a la Sede colaborativa el día 30 de mayo. Se dio de plazo hasta el día 10 de junio para realizar cualquier tipo de corrección u observación . Pasado dicho plazo se puso accesible al

público en la página Web de la Comisión junto al resto de las actas. En este momento se

ratifica la aprobación que se había realizado a través de la Sede Colaborativa de la CSCDA.

2º. Estudio y análisis de peticiones de dictamen presentadas

a) Peticiones de dictamen presentadas por la Comisión Calificadora del Instituto Nacional de la Seguridad Social

Esta Comisión presenta un total de 3 peticiones de dictamen, que se pasan a tratar a continuación:

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Quejas y Sugerencias. Inspección de Servicios. Con fechas extremas de 2002 a 2012. Se propone la sustitución de soporte: eliminación del soporte papel y conservación en soporte electrónico. Como muestra se conservará al menos un ejemplar del expediente por cada centro {Dirección Provincial o Dirección General) y año, como testigo permanente en papel para posibles estudios de investigación o análisis evolutivos. El volumen reseñado en la petición es de sólo 4 archivadores porque se refiere a la documentación de la Dirección Provincial de Jaén pero el dictamen se aplicaría posteriormente a aquellas Direcciones Provinciales que lo solicitasen. El acceso es restringido. Como anexo se presenta una memoria justificativa de la sustitución del soporte papel a soporte electrónico.

Las dos siguientes peticiones de dictamen presentadas son Expedientes de prestación económica de pago único de la Seguridad Social por nacimiento o adopción de hijo {2.500 €}. Aprobados y Expedientes de prestación económica de pago único de la Seguridad Social por nacimiento o adopción de hijo {2.500 €}. Denegados. Ambas con fechas

extremas de 2007 a 2010. Se solicita el mismo dictamen para las dos: eliminación total de la serie a los 4 años, conservando como muestra un expediente por cada centro (Dirección Provincial/General) y año como testigo. El acceso es restringido. Como efecto inmediato se produciría la eliminación de la documentación de la Dirección Provincial de Teruel, pero el dictamen se aplicaría posteriormente a aquellas Direcciones Provinciales o a los Servicios Centrales cuando lo solicitasen.

Se acuerda por unanimidad el dictamen favorable a la totalidad de las peticiones de dictamen.

b) Peticiones de dictamen presentadas por la Comisión Calificadora de la Tesorería General de la Seguridad Social

Por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social se presenta una petición de dictamen sobre la serie Expedientes sobre inscripción de empresas y afiliación altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores de la Seguridad Social, con fecha de inicio en el año 1950, siendo una serie abierta, que se sigue produciendo en la actualidad. Se propone la sustitución del soporte, el paso a soporte electrónico mediante digitalización certificada, siguiendo lo dispuesto en el Real Decreto 1671/2009, de desarrollo de la Ley 11/2007, y la eliminación del soporte papel. El dictamen es de conservación permanente de la serie documental en soporte electrónico. Como anexos se presentan la memoria preceptiva de la Tesorería General y un análisis de riesgos sobre la eliminación de documentos en soporte papel. Se garantiza la conservación de los metadatos, de las relaciones entre los documentos y sus metadatos, así como se asegura la fiabilidad de la aplicación, la normalización de los medios de acceso y la conservación permanente de los soportes utilizados. El acceso a dicha documentación es restringido.

Se acuerda por unanimidad el dictamen favorable.

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e) Peticiones de dictamen presentadas por la Comisión Calificadora del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

Por parte del Archivo General de la Administración se presenta a través de la Comisión

Calificadora del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte una petición de dictamen y ocho peticiones de eliminación en aplicación de dictamen previo de documentación custodiada en dicho Archivo.

La petición de dictamen es sobre la serie Títulos amortizados de la Deuda de Marruecos (1943-1963} perteneciente a la Comisión Liquidadora de Organismos dependiente del

Ministerio de la Presidencia de Gobierno. Cuenta con la nota de no objeción a su eliminación

por parte de dicho Ministerio. Se solicita el dictamen favorable a la eliminación total de la documentación a los S años del llamamiento a reembolso de los títulos, debido a la

caducidad administrativa de la documentación, así como a la ausencia de valores primarios y

secundarios. Como muestra se conservará una unidad de instalación por serie y emisión de deuda. Se incluyen en esta serie documental las hojas supletorias, sin numerar, de la

primitiva segunda serie de Obligaciones Españolas del Ferrocarril Tánger a Fez, expedidas

por Orden de 24 de abril de 1943. El acceso a esta documentación es libre.

A continuación, se presentan siete peticiones de eliminación en aplicación de dictamen

previo que se remiten al mismo dictamen sobre la serie de Mandamientos de pago, de distintos organismos productores y fechas extremas, como se enumera a continuación :

Mandamientos de pago (1963-1990} 1 Editora Nacional Mandamientos de pago (1965-1977) 1 Junta de Construcciones, Instalaciones y Equipo

Escolar

Mandamientos de pago (1975-1983} 1 Instituto de la Juventud y Promoción Cultural Mandamientos de pago (1979-1983} 1 Junta Coordinadora de Actividad y

Establecimientos Culturales

Mandamientos de pago (1962-1981} 1 Consejo Superior de Investigaciones Científicas {CSIC)

Mandamientos de pago (1951-1990} 1 Servicio Nacional del Cultivo y Fermentación del

Tabaco. Agencia Nacional del Tabaco. Mandamientos de pago (1977-1984} 1 Medios de Comunicación Social del Estado

Para todas ellas la petición es la eliminación total de la documentación depositada en el

Archivo General de la Administración a los 6 años, dejando como muestra una unidad documental por año. El acceso es libre. Cuentan asimismo con notas de no objeción a la

eliminación por parte de los organismos productores o de los organismos herederos.

Se presenta asimismo otra petición de eliminación en aplicación de dictamen previo para la serie Incidencias de asistencia del personal (1999-2010} 1 Dirección General de Bellas Artes y

Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas. Subdirección General de los Archivos Estatales.

Archivo General de la Administración. La petición es de eliminación total al año y como muestra se conserva una unidad documental por año. El acceso a esta serie es restringido.

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Se acuerda por unanimidad el dictamen favorable a la totalidad de la petición de dictamen y a las peticiones de eliminación en aplicación de dictamen previo.

d) Peticiones de eliminación en aplicación de dictamen previo presentadas por Archivos

Históricos Provinciales

Dª Beatriz Franco recuerda que en el último pleno de la CSCDA se delegó a la Comisión

Permanente la aprobación de las peticiones de eliminación en aplicación de dictamen

previo. En la reunión de la Comisión Permanente de 27 de noviembre se aprobaron las

peticiones de eliminación en aplicación de dictamen previo presentadas por los Archivos

Históricos Provinciales de Sevilla, Málaga y Cádiz que se enumeran a continuación, lo que se

comunica al pleno de la CSCDA.

Cuestionario del Censo de Población y Vivienda 1 Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Sevilla. Una petición es para el censo del año 1970 y otra para el

del año 1981. Se solicita la eliminación total a los 15 años de la documentación

depositada en el Archivo Histórico Provincial de Sevilla, dejando como muestra una

unidad documental por año censal. Acceso restringido .

Cuestionario del Censo de Edificios y Locales {1970-1970} 1 Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Sevilla. Se solicita la eliminación total a los 15 años

de la documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Sevilla, dejando

como muestra una unidad documental por año censal. Acceso restringido.

Cuestionario del Censo de Población y Vivienda {1970-1981} 1 Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Málaga . Se solicita la eliminación total a los 15 años

de la documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Málaga, dejando


Cuestionario del Censo de Edificios y Locales {1970-1970} 1 Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Sevilla. Se solicita la eliminación total a los 15 años

de la documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Málaga, dejando


Expedientes de declaraciones catastrales de bienes inmuebles de naturaleza urbana (modelo 901} {1990-1994} 1 Instituto Nacional de Estadística. Subgerencia Territorial del Catastro de Jerez de la Frontera. Se solicita la eliminación total a los 7 años de la

documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Cádiz, dejando como

muestra una unidad documental por año. Acceso restringido.

Cuestionario del Censo de Población y Viviendas {1981-1981} 1 Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Cádiz. Se solicita la eliminación total a los 15 años

de la documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Cádiz, dejando


D. Luis Enrique Otero recuerda la importancia que tiene la información recop ilada en los

cuestionarios de censo, tanto de población y viviendas, como de edificios y locales, para el

estudio de la historia contemporánea del país. Dª Beatriz Franco señala que la

documentación a eliminar son los cuestionarios de donde extraían la información que se

recopilaba en las estadísticas publicadas por el INE, los cuales no tienen ningún dato

nominativo y toda la información se puede consultar en documentos recapitulativos. D.

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Severiano Hernández agradece a D. Luis Enrique Otero su intervención y señala la importancia que tiene la opinión de los usuarios, de los investigadores, en el ámbito de la Comisión. Dª Blanca Desantes señala que en la Comisión Permanente se trató la necesidad por parte de la CSCDA de solicitar una mayor información sobre la documentación relacionada con la serie sobre la que se solicita el dictamen.

3º. Actuaciones relacionadas con dictámenes de series comunes o compartidas

A la Secretaría Permanente de la CSCDA le llegaron dos peticiones relacionadas con dictámenes sobre series comunes o compartidas entre varios departamentos ministeriales, una del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y otra del Ministerio del Interior.

El Ministerio de Empleo y Seguridad Social quiere consultar a la CSCDA sobre la posibilidad de aplicación directa a los organismos autónomos de los dictámenes relativos a series comunes incluidos en las resoluciones aprobadas y publicadas por la Subsecretaría del Departamento. Se aprovecha la asistencia al pleno de representantes de la Tesorería General de la Seguridad Social y del Instituto Nacional de la Seguridad Social, afectados por la situación. Desde la Secretaría se señala que dado que la responsable última de toda la documentación del departamento ministerial es la Subsecretaría no sería necesario el realizar una nueva resolución para los organismos autónomos firmados por la misma Subsecretaría. Las Comisiones Calificadoras de dichos organismos autónomos pueden firmar un acuerdo en el marco de dichas Comisiones adhiriéndose a dicha resolución, para que quede constancia de ello. Para siguientes resoluciones, sería conveniente incluir a los organismos autónomos del departamento en la resolución para no dar lugar a ninguna duda.

El Ministerio del Interior solicita una consulta con respecto a la coordinación en las actuaciones relacionados con los dictámenes de series compartidas a la hora de la publicación de las resoluciones de los distintos organismos, en concreto las series relacionadas con extranjería aprobadas en el último pleno de la CSCDA, realizadas conjuntamente entre los Ministerios de Hacienda y Administraciones Públicas, Interior y Empleo y Seguridad Social. La primera resolución que apareció publicada en el Boletín Oficial del Estado fue la del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y parece que se ha creado cierta confusión en determinados centros que tienen documentación relacionada con extranjería pero de distintas competencias. En este sentido, D. José Rafael Rojas manifestó que la Resolución del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas de 10 de julio de 2013 podría incurrir en un vicio de incompetencia, por lo que sugirió valorar la posibilidad de su rectificación por cualquiera de los procedimientos de revisión de los actos administrativos. D. Gerardo Bustos reafirma la correcta competencia de la resolución aludida y señala que no entiende que se incluya este aspecto como un punto del orden del día, cuando se ha trabajado en colaboración en las peticiones de dictamen y se podría haber advertido con anterioridad a la reunión del pleno de la CSCDA. Advierte que ha pasado, igualmente, medio año desde la publicación de la Resolución aludida, y ha habido tiempo para tratarla previamente a esta reunión por las partes interesadas o en presencia del Secretariado de la CSCDA. Señala, además, que esta situación de la que se queja el señor Rojas no es la primera vez que ocurre. Más bien al contrario, en este caso se ha actuado de forma similar a como se ha hecho en ocasiones anteriores. Un precedente cercano es el de las Resoluciones de

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aplicación del dictamen de la serie Expedientes de asignación de NIE, cuando la del MINHAP se publicó en el BOE 31 de diciembre de 2012 y la del Ministerio del Interior no apareció en el BOE hasta el 18 de julio de 2013, más de medio año después. Apunta que cada ministerio tiene sus· propios ritmos y no parece eficaz interrumpirlos y D. Gerardo Bustos concluye señalando que si en el caso del NIE la diferencia de plazos en la publicación no supuso ninguna objeción por parte del Ministerio del Interior, quiere decirse que el procedimiento seguido era válido. D. José Rafael Rojas indica que el problema ha surgido tras ganar firmeza la citada Resolución, una vez transcurridos tres meses desde su publicación, generando confusión entre los funcionarios de los servicios periféricos de la Dirección General de la Policía y problemas en lo relativo a la aplicación de instrucciones. D. Gerardo Bustos informa que junto con la resolución se han distribuido unas instrucciones que puede que hubiese sido interesante que se realizasen de forma conjunta por parte de los tres ministerios implicados y sí se podrían modificar para realizar unas instrucciones consensuadas. En este sentido ofrece remitir la actual redacción de dichas instrucciones tanto al Ministerio del Interior como al de Empleo y Seguridad Social, con vistas a consensuar entre los tres Ministerios unas instrucciones definitivas. Considera que unas instrucciones comunes facilitarán enormemente la coordinación y óptima realización de este cometido. D. Severiano Hernández recuerda que cada ministerio es competente de su documentación y la responsabilidad de la publicación de las resoluciones que atañen a dicha documentación es

de cada uno de los subsecretarios. Dª Resana de Andrés señala que el Ministerio del Interior no ha publicado aún su resolución debido precisamente al ámbito competencia! que abarca la citada Resolución del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas de 10 de julio de

2013, y plantea que, dado el tenor de ésta última, el Ministerio del Interior no va a incluir en ella, como debería, la documentación de los Gobiernos Civiles, y esto es algo que ruega que la Subdirección General de los Archivos Estatales tenga presente, porque es la unidad que coordina a los Archivos Históricos Provinciales que custodian los fondos documentales de los Gobiernos Civiles. D. Severiano Hernández señala que cualquier cuestión relacionada con los Archivos Históricos Provinciales tiene que estar canalizada a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales.

D. José Rafael Rojas pregunta al Abogado del Estado sobre la posibilidad de hacer correcciones a la resolución. D. Óscar Sáenz de Santa María señala que la corrección de errores se puede hacer en casos claros y justificados y que procede realizarla con inmediatez

temporal, lo que aquí no concurre. Para cada Departamento debiera informar sobre su respectivo ámbito competencia! la Abogacía del Estado que le corresponda, sin que desde la de este Ministerio de Educación, Cultura y Deporte puedan dirimirse posturas o hacerse valoraciones al respecto. Recomienda que cada órgano administrativo implicado realice un examen de sus respectivas competencias, más cuando en Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno puede haber servicios integrados, y en cualquier caso una encomienda de gestión podría servir como un arreglo racional en aquellos casos de servicios integrados por más de un Ministerio. D. Severiano Hernández señala que sería complicado al implicar también a la Administración autonómica.

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4º. Informe sobre el funcionamiento del Grupo de Trabajo de Series y Funciones Comunes

D!! Beatriz Franco, como coordinadora de dicho Grupo, presenta el informe de actuaciones de cada uno de los subgrupos de manera somera:

• Subgrupo de Series Comunes de Gestión de Recursos Humanos

Dentro de dicho Subgrupo se está trabajando con expedientes de procesos selectivos, tanto de personal funcionario interino o de cuerpos especiales, como de personal laboral fijo. Asimismo, se están estudiando las series complementarias generadas por Función Pública.

Simultáneamente se está estudiando la manera de homogeneizar los plazos de conservación de las series documentales ya dictaminadas por la CSCDA referentes a expedientes de acción social y a procedimientos de control de efectivos.

• Subgrupo de Series Comunes de Gestión Económica

Se está llevando a cabo un estudio conjunto de toda la producción de las series de cajas pagadoras y se han realizado cuatro borradores de estudio de valoración para las siguientes series:

- Cuentas para la reposición de fondos de anticipos de caja fija - Cuentas de pagos a justificar - Libros de contabilidad de las cajas pagadoras - Estados de situación de tesorería

Se presentó un borrador del estudio de la serie de Expedientes de subvenciones de pública concurrencia, al que se han presentado observaciones que se valorarán en el Subgrupo.

• Subgrupo de Series Comunes de Contrataciones Administrativas

Se ha realizado un borrador muy completo de estudio de valoración de la serie de Expedientes de contratación de suministros, que no se ha elevado a este pleno porque se está presentando por parte de los miembros a diferentes oficinas productoras de distintos ministerios, recabando observaciones.

Asimismo, se está estudiando la documentación relativa a series de gestión de inmuebles, tanto expedientes de contratación {adquisición, arrendamiento, cesión gratuita y permuta de inmuebles) como expedientes de gestión patrimonial {afectación, mutación demanial, desafectación, adscripción, desadscripción e incorporación).

Además, dentro del Subgrupo se está trabajando con la serie de Expedientes de contratación de obras.

• Subgrupo de Series Comunes de Gestión Jurídico-Administrativa, Asesoramiento Jurídico y Elaboración de Disposiciones Generales

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Se está estudiando la serie de Expedientes de Consejo de Ministros, para lo que se cuenta con el Ministerio de la Presidencia, que está cotejando la documentación de distintas sesiones de Consejo de Ministros para comprobar la documentación que se conserva en el Archivo Central del Ministerio de la Presidencia con la documentación relativa a esas mismas sesiones de Consejo de Ministros que se conserva en otros ministerios.

Se van a ampliar los trabajos dentro del Subgrupo: se va a estudiar la serie de Expedientes de elaboración de disposiciones normativas y la documentación generada por la Comisión Delegada para Asuntos Económicos y Sociales.

En cuanto a cuestiones relativas a todo el Grupo de Trabajo, se sigue trabajando en la normalización formularios. Se están estudiando dentro del seno del Grupo modelos comunes de dos tipos de documentos:

-Acta de eliminación que se envía a la Secretaría Permanente de la CSCDA cada vez que se elimina documentación, siguiendo cualquiera de los dictámenes aprobados por la Comisión - Informe de impacto económico relativo a la eliminación de la documentación

Dª Beatriz Franco termina agradeciendo a todos los miembros por su trabajo en este foro y a los distintos departamentos ministeriales por su apoyo en la disponibilidad de los distintos compañeros para participar en estos subgrupos de trabajo.

D. Gerardo Bustos informa que Dª Rosa Martín, coordinadora del Subgrupo de Series de

Gestión Económica y archivera del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, va a dejar la coordinación del Subgrupo, aunque seguirá colaborando en él, debido a sus múltiples tareas en el puesto de trabajo. Dª Beatriz Franco le agradece su trabajo en nombre de todo el Grupo.

D. Severiano Hernández quiere agradecer el trabajo y la participación en el Grupo de Trabajo y expresa que le consta que el trabajo que se está desarrollando en el seno del Grupo también hace que muchos esfuerzos se canalicen en hacer propuestas que puedan servir para toda la Administración General del Estado y no centrarse en propuestas de dictamen propias de cada departamento.

52 Ruegos y Preguntas

D. Gerardo Bustos agradece la celebración de dos plenos en este año.

D. Severiano Hernández informa al pleno que se han interceptado unas fichas de la Dirección General de Regiones Devastadas que se estaban vendiendo a través de una página Web y se ha informado de ello a la Subdirección General de Protección del Patrimonio Histórico. Agradece su ayuda a la Junta de Andalucía y su colaboración a Dª Conchita Pintado, del Ministerio de Fomento. Dª Pilar Barraca, representante de la Subdirección General de Protección del Patrimonio Histórico, comenta la gran cantidad de documentación de este tipo sobre la que tiene que velar la Subdirección que representa.

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Asimismo, D. Severiano Hernández informa al pleno que se han realizado contactos con varias comunidades autónomas (Comunidad Autónoma de Madrid, de Andalucía y de Cataluña) sobre cómo abordar procesos de valoración de documentación de titularidad estatal, como el caso de la documentación judicial, llegando a acuerdos como el de incluir a un representante de la Subdirección General de los Archivos Estatales en las Juntas de Expurgo.

La Subdirección General de Archivos Estatales también está en contacto con la Comunidad Autónoma de Cataluña para cuestiones relativas a la documentación de titularidad estatal custodiada en el Depósito Regional de Cervera, archivo que funciona como Archivo Histórico Provincial de Barcelona sin serlo. Se va a realizar una visita a dicho archivo para iniciar los trámites precisos.

Y sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a la 11,30 h.

ACUERDOS ADOPTADOS

A) Se aprueba el acta de la reunión anterior

B) Se emiten 20 dictámenes sobre peticiones estudiadas (15 de ellos eliminaciones en aplicación de dictamen previo)

LA SECRETARIA,

V Bº

EL VICEP ESIDENTE,

Jesús Prieto de Pedro

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Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

DICTÁMENES ACORDADOS EN LA SESIÓN DEL PLENO DE

4 DE DICIEMBRE DE 2013

COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINI STRATIVOS Dictámenes acordados en la sesión de 4 diciembre de l 2013

Nº Titulo (fechas extremas) // Productor Tipo Dictamen

PD= Petición de dictamen. E= Eliminación en aplicación de dictamen previo. ET= Eliminación total. EP= Eliminación parcial. CP= Conservación Permanente. SS= Sustitución de Soporte D= Desfavorable

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Comisión Calificadora del Instituto Nacional de la Seguridad Social

51/2013 Quejas y Sugerencias. Inspección de Servicios (2002-2012) // Instituto PD SS Nacional de la Seguridad Social. Direcciones Provinciales y Servicios Centrales Sustitución del soporte: Eliminación del soporte papel y conservación

en soporte electrónico. Muestra: se conservan testigos permanentes en papel para posibles

estudios de investigación o análisis evolutivos. Muestra de al menos un ejemplar del expedientes por cada centro (dirección provincial o dirección general) y por cada año). En el supuesto de modificación normativa se conservará también un ejemplar.

Acceso: Restringido

52/2013 Expedientes de prestación económica de pago único d e la Seguridad Social PD ET 4 añospor nacimiento o adopción de hijo (2.500 €). Aproba dos (2007-2010) // Instituto

Nacional de la Seguridad Social. Direcciones Provinciales y Servicios Centrales Eliminación de la documentación por haber transcurrido su periodo de vigencia

Muestra: 1 expediente por cada centro (dirección provincial o general) y año como testigo

Acceso: Restringido

53/2013 Expedientes de prestación económica de pago único d e la Seguridad Social PD ET 4 años

por nacimiento o adopción de hijo (2.500 €). Denega dos (2007-2010) // Instituto Nacional de la Seguridad Social. Direcciones Provinciales y Servicios Centrales Eliminación de la documentación por haber transcurrido su periodo de

vigencia Muestra: 1 expediente por cada centro (dirección provincial o general)

y año como testigo Acceso: Restringido




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Comisión Calificadora de la Tesorería General de la Seguridad Social

54/2013 Expedientes sobre inscripción de empresas y afiliac ión, altas, bajas y Variaciones de datos de trabajadores de la Segurida d Social (1950 - ) // PD SS Tesorería General de la Seguridad Social.

Paso a soporte electrónico mediante digitalización certificada, en aplicación del RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007.

Eliminación total de la documentación en soporte papel. Conservación permanente de la documentación en soporte electrónico. Se garantiza la conservación de los metadatos. Se asegura la

fiabilidad de la aplicación, la normalización de los medios de acceso y la conservación permanente de los soportes utilizados.

Acceso: Restringido Comisión Calificadora del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

55/2013 Títulos amortizados de la Deuda de Marruecos (1943-1963) // Ministerio de la PD ET 5 años Presidencia de Gobierno. Comisión Liquidadora de Organismos Eliminación total de la documentación a los 5 años del llamamiento a

reembolso de los títulos Documentación depositada en el Archivo General de la Administración Muestra: 1 unidad de instalación por serie y emisión de deuda Caducidad administrativa. Ausencia de valores primarios y secundarios Se incluyen en esta serie documental las hojas supletorias, sin

numerar, de la primitiva Segunda serie de Obligaciones españolas del Ferrocarril de Tánger a Fez, expedidas por Orden de 24 de abril de 1943

Acceso: Libre




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56/2013 Mandamientos de pago (1963-1990) // Editora Nacional E ET 6 años

Documentación depositada en el Archivo General de la Administración

Caducidad administrativa. Ausencia de valores primarios y secundarios.

Muestra: 1 unidad documental por año Acceso: Libre

57/2013 Mandamientos de pago (1965-1977) // Junta de Construcciones, Instalaciones y E ET 6 años

Equipo Escolar Documentación depositada en el Archivo General de la Administración



58/2013 Mandamientos de pago (1975-1983) // Instituto de la Juventud y Promoción Cultural E ET 6 años Documentación depositada en el Archivo General de la Administración






5

59/2013 Mandamientos de pago (1979-1983) // Junta Coordinadora de Actividad y E ET 6 años Establecimientos Culturales Documentación depositada en el Archivo General de la Administración



60/2013 Mandamientos de pago (1962-1981) // Consejo Superior de Investigaciones E ET 6 años Científicas (CSIC) Documentación depositada en el Archivo General de la Administración



61/2013 Mandamientos de pago (1951-1990) // Servicio Nacional del Cultivo y Fermentación E ET 6 años del Tabaco. Agencia Nacional del Tabaco Documentación depositada en el Archivo General de la Administración






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62/2013 Mandamientos de pago (1977-1984) // Medios de Comunicación Social del E ET 6 años

Estado Documentación depositada en el Archivo General de la Administración



63/2013 Incidencias de asistencia del personal (1999-2010) // Dirección General de E ET 1 año Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas. Subdirección General de los Archivos Estatales. Archivo General de la Administración


Muestra: 1 unidad documental por año Acceso: Restringido

64/2013 Cuestionario del Censo de Población y Viviendas (1970-1970) // E ET 15 años Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Sevilla Documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Sevilla

Ausencia de valores primarios y secundarios Muestra: 1 unidad documental por año censal

Acceso: Restringido




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65/2013 Cuestionario del Censo de Población y Viviendas (1981-1981) // E ET 15 años

Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Sevilla Documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Sevilla


Acceso: Restringido

66/2013 Cuestionario del Censo de Edificios y Locales (1970-1970) // E ET 15 años

Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Sevilla Documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Sevilla


Acceso: Restringido

67/2013 Cuestionario del Censo de Población y Viviendas (1970-1981) // E ET 15 años Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Málaga Documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de

Málaga Ausencia de valores primarios y secundarios Muestra: 1 unidad documental por año censal

Acceso: Restringido

68/2013 Cuestionario del Censo de Edificios y Locales (1970-1970) // E ET 15 años Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Málaga Documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de

Málaga




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Acceso: Restringido

69/2013 Expedientes de declaraciones catastrales de bienes inmuebles de naturaleza E ET 7 años urbana (modelo 901) (1990-1994) // Instituto Nacional de Estadística. Subgerencia Territorial del Catastro de Jerez de la Frontera Documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Cádiz

Ausencia de valores primarios y secundarios Muestra: 1 unidad por año

Acceso: Restringido

70/2013 Cuestionario del Censo de Población y Viviendas (1981-1981) // E ET 15 años Instituto Nacional de Estadística. Delegación Provincial de Cádiz Documentación depositada en el Archivo Histórico Provincial de Cádiz

Ausencia de valores primarios y secundarios Muestra: 1 unidad por año

Acceso: Restringido

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COMISIÓN SUPERIOR CALIFICADORA DE …db5d96fa-62bd-4621-a974-d3f509a3a26a/a… · ministerio de educaciÓn, cultura y deporte direcciÓn general de bellas artes y bienes culturales