COMITÉ DIRECTIVO SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y … · 1 riesgo con control efectivo. 1 riesgo control por corregir. Nota: Se hace una corrección sobre lo reportado en el Trimestre

COMITÉ

DIRECTIVO

SISTEMA

INTEGRADO DE

GESTION Y

CONTROL

22 de Julio de 2016

Total

Sin iniciar

No cumplida

En avance

Parcialmente cumplida

Actividades totales programadas para el trimestre

Actividades que debían iniciarse en el segundo trimestre pero no debían finalizarse dentro de este

Actividades programadas dentro del segundo trimestre pero que no fueron realizadas.

Actividades que debían iniciarse en el segundo trimestre, se iniciaron y deben finalizarse fuera de este.

Actividades que debían finalizarse en el segundo trimestre, pero no fueron finalizadas.

Cumplida Actividades realizadas en las fechas establecidas

Cumplida vencida

Actividades que debían iniciarse en el segundo trimestre, se iniciaron y deben finalizarse fuera de este.

*** Las graficas se encuentran cuantificadas por producto, no por actividades.

Plan de AcciónTrimestre II

Procesos Estratégicos

51

22

6

17

6

0

10

20

30

40

50

60

SEGUIMIENTO I

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

Total

Cumplida


No cumplida

Sin Iniciar

Actividad Estado Meta Avance Observación

Apoyar la formulación, consolidación yseguimiento de los planes de la DNBC


9 5

Asesorar y acompañar (asistenciacomités interinstitucionales einstitucionales)


16 3

Construir el mapa de riesgos decorrupción


6 61 riesgo con control efectivo. 1 riesgocontrol por corregir.

Nota: Se hace una corrección sobre lo reportado en el Trimestre I (nuevamente se adjunta gráfica) de acuerdo a lamodificación de metas aprobadas en el comité directivo.

.


Elaborar los cronogramas de losdiferentes comités detrabajo/Establecer el manual deoperaciones como documento deconsulta de la DNBC./ Se debeestablecer un mecanismo para elseguimiento y evaluación de lasacciones establecidas en losplanes demejoramiento/Socialización de lamisión, visión de laDNBC/Socializar el mapa deprocesos de la DNBC.

Sin Iniciar 6 0Actividades difíciles de cumplir porfalta de apoyo principalmente, en elproceso de análisis y mejora continua.

PLANEACION ESTRATEGICA

Actividad Estado Meta Trimestral

Avance Trimestral

Observación

Realizar el seguimiento a losproyectos de inversión de la DNBCrealizado con base en lainformación registrada en el SPI

Parcialmente 3 1 La persona asignada para plasmar lainformación en el sistema SPI, no ha hechoalgunos seguimientos y en general losrealizados, se han hecho sobre el tiempo,motivo por el cual, planeación a lo largo delaño, no ha podido verificar la información.Por tal motivo, mediante comunicaciónescrita se solicitó al Subdirector Estratégico yde Coordinación Bomberil contemplar elrelevo de la persona encargada. La personaasignada fue Edwin Zamora/Ronny Romero

78

2418

27

07

2

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

ACUMULADO


Total

Cumplida


No cumplida

En Avance

Cumplida vencida

Sin Iniciar

33

14

2

8 7

2

0

5

10

15

20

25

30

35

SEGUIMIENTO II


Total

Cumplida


No cumplida

En Avance

Cumplida vencida

Sin Iniciar


Avance Trimestral

Observación

Configuración demodificaciones y figuraspresupuestales ante lasinstancias competentes

Parcialmente 2 1 El 05 de Febrero fue solicitada una vigenciafutura sobre el servicio de vigilancia 2017 por loque se cumplió parcialmente de maneraanticipada. Durante el mes de Septiembre sesolicitarán vigencias futuras de: internet, aseo ycafetería, adquisición de máquinas extintoras yRUE.

Identificar y documentar losprocesos de la DNBC

Parcialmente 1 0 Se debe completar la documentación

Asesorar y acompañar(asistencia comitésinterinstitucionales einstitucionales)

Parcialmente 6 3 Se solicita replantear las metas dado queplaneación ejerce la secretaria técnicaúnicamente del comité directivo del SIGEC. Laparticipación a las otras reuniones se hacedependiendo de la invitación que se haga.No se pudo acudir a la sustentación delanteproyecto dado la petición directa delDirector de apoyar al 100% la actividad deentrega de maquinas que se realizó en el mes deMayo.A pesar de que solicitaron espacios para realizarel comité no fue asignada la fecha para llevarlo acabo

Construir el Mapa de Riesgosde Proceso

Parcialmente 1 0 No se cuenta con mapa de riesgos corregido deacuerdo a auditoria y en el nuevo formato.

Socialización de la misión,visión de la DNBC.

Parcialmente 2 1 Se hizo la socialización de la misión y la visión dela DNBC a través d ela jornada de inducción yreinducción del 04 y 05 de Mayo.

Elaborar los cronogramas delos diferentes comités detrabajo

No cumplida 1 0


Avance Trimestral

Observación

Capacitar a los servidores públicosen la importancia de la estrategiade rendición de cuentas

Cumplida vencida

0 1 Se realizó la capacitación de incentivoprogramada para Marzo el día 30 de Juniodel 2016.


Cumplida vencida

0 6 Actividad programada para el I Trimestrepero cumplida en el II Trimestre

Establecer el manual deoperaciones como documento deconsulta de la DNBC.

Sin iniciar 1 0 Actividad no iniciada aún.

Se debe establecer un mecanismopara el seguimiento y evaluaciónde las acciones establecidas en losplanes de mejoramiento.

Sin iniciar 1 0 Actividad no iniciada aún.

GESTION DE COMUNICACIONES

31 31

0

5

10

15

20

25

30

35

SEGUIMIENTO II

GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Total

No se presentó avance

NO SE REALIZO SEGUIMIENTO EN EL TRIMESTRE II

75

33

1

10

31

0

10

20

30

40

50

60

70

80

ACUMULADO

GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Total

Cumplida

No cumplida



ANALISIS Y MEJORA CONTINUA

10

2 2

6

0

2

4

6

8

10

12

ACUMULADO


Total

Cumplida


No cumplida

Cumplida vencida

3

1

2

6

0

1

2

3

4

5

6

7

SEGUIMIENTO II


Total

Cumplida


No cumplida

Cumplida vencida


Avance Trimestral

Observación

Construir el Mapa de Riesgosde Proceso

Parcialmente 1 0 No se cuenta con mapa de riesgos en el nuevoformato.


Parcialmente 1 0 Se debe completar la documentación

Construir el mapa de riesgosde corrupción

Cumplida vencida

0 6 Actividad programada para el I Trimestre perocumplida en el II Trimestre

Nota: Se solicita autorización para agregar una actividad de asesoría a los diferentesprocesos para realizar documentación, caracterizaciones e indicadores.

43

22

95 6

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

ACUMULADO

GESTION DE ATENCION AL USUARIO

Total

Cumplida

No cumplida


Cumplida vencida

GESTION DE ATENCION AL USUARIO


Avance Trimestral

Observación

Establecer el procedimiento deevaluación permanente de lasatisfacción de los clientes ysocializarlo.

No cumplida 2 0 Actividad incluida en el plan deimplementación MECI


Parcialmente 1 0 Se debe corregir de acuerdo a Plan deMejoramiento.

Establecer indicadores quepermitan medir el desempeño delos canales de atención y consolidarestadísticas sobre tiempos deespera, tiempos de atención ycantidad de ciudadanos atendidos.

Parcialmente 3 0 Se deben corregir de acuerdo a lasobservaciones de la oficina de controlinterno en auditoría realizada.

Construir el Mapa de Riesgos de Parcialmente 1 0 No se cuenta con mapa de riesgos

16

7

45

6

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

SEGUIMIENTO II

GESTIÓN DE ATENCIÓN AL USUARIO

Total

Cumplida

No cumplida

Parcialmente

Cumplida vencida


Avance Trimestral

Observación


Cumplida vencida

6 6 Actividad programada para el I Trimestrepero cumplida en el II Trimestre

Programar campañas informativassobre la responsabilidad de losservidores públicos frente a losderechos de los ciudadanos einformar para su inclusión en elplan anual de Capacitación alequipo de Talento Humano

No cumplida 1 0

Realizar periódicamentemediciones de la persepción de losciudadanos

No cumplida 1 0

33

27

51

0

10

20

30

40

ACUMULADO

Cooperación Internacional y Alianzas Estratégicas

Total

Cumplida

No cumplida


COOPERACION INTERNACIONAL Y ALIANZAS ESTRATEGICAS

18

13

4

1

0

5

10

15

20

SEGUIMIENTO II

Cooperación Internacional y Alianzas Estrategicas

Total

Cumplida

No cumplida



Avance Trimestral

Observación

Identificar y documentarlos procesos de la DNBC


Fortalecer a los de Cuerposde Bomberos a través delPrograma de BomberosIndígenas

No cumplida 4 0 Dentro de la planeación de ejecución de losproyectos aprobados por junta nacionalquedo para ejecutar en el mes deseptiembre a diciembre por priorización deactividades institucionales y de contratación.

Diseño de la propuesta delRUE

No cumplida 0 0 Meta planteada en el Trimestre I y que aunno ha sido cumplida. No se le hizoseguimiento.

Nota: La actividad Realizar monitoreo de convocatorias ofertadas por gobiernos de otros países… tiene una meta anual de 20 y uncumplimiento para el Trimestre II de 95 % con un avance de 19. Por tal motivo, se solicita al líder del proceso, replantear la meta anualpara la actividad.


Procesos Misionales

FORMULACION NORMATIVA Y OPERATIVA


Avance Trimestral

Observación

Ejecutar las actividades delcomponente:Racionalización de Trámites

Parcialmente 2 1 No se ejecutó la estrategia de racionalizaciónde trámites para simplificar, estandarizar,eliminar, optimizar y automatizar lostrámites identificados en la Entidadprogramada para el mes de Abril.

Construir el Mapa deRiesgos de Proceso

Parcialmente 1 0 No se encuentra ajustado al nuevo formato.


No cumplida 1 0 Tan solo se cuenta con la caracterización delproceso. **Definir si desaparecerá.

Construir el mapa deriesgos de corrupción

Cumplida vencida 6 6 Actividad programada para el I Trimestrepero cumplida en el II Trimestre

16

13

12

6

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

SEGUIMIENTO II

FORMULACION Y ACTUALIZACION NORMATIVA Y OPERATIVA

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

Cumplida vencida

38

29

1 2

6

0

5

10

15

20

25

30

35

40

ACUMULADO

FORMULACION Y ACTUALIZACION NORMATIVA Y OPERATIVA

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

Cumplida vencida


Procesos de Apoyo

Nota: La actividad “Emitir comunicados generales de la DNBC a diferentes instituciones”tiene una meta anual de 36 y un cumplimiento para el Trimestre II de 222 % con un avancede 80. Por tal motivo, se solicita al líder del proceso, replantear la meta anual para laactividad.

Nota: La actividad “Ejecutar las actividades del componente: Racionalización deTrámites” fue reportada como cumplida, sin embargo, en el avance del PlanAnticorrupción, 2do corte, se evidenció que esta actividad no fue realizada.

Nota: La actividad “Mesas de Trabajo realizadas ” tiene una meta anual de 9 y uncumplimiento para el Trimestre II de 111 % con un avance de 10. Por tal motivo, se solicitaal líder del proceso, replantear la meta anual para la actividad.


Procesos de Apoyo

ACOMPAÑAMIENTO TERRITORIAL


Avance Trimestral

Observación


No cumplida 1 0 No se cuenta con primera versión de mapade riesgos de gestión.


No cumplida 1 0 Tan solo se cuenta con la caracterización delproceso.



4341

26

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

SEGUIMIENTO II


Total

Cumplida


No cumplida

Cumplida vencida

9284

0 26

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

ACUMULADO


Total

Cumplida


No cumplida

Cumplida vencida

Nota: La actividad Acompañar en asuntos administrativos y de desarrollo institucional tiene una meta anual de 68y un cumplimiento para el Trimestre II de 160 % con un avance de 109. Por tal motivo, se solicita al líder del proceso,replantear la meta anual para la actividad.Nota: La actividad Acompañamiento en asuntos Juridicos tiene una meta anual de 68 y un cumplimiento para elTrimestre II de 535 % con un avance de 364. Por tal motivo, se solicita al líder del proceso, replantear la meta anualpara la actividad.

7

1

6

0

1

2

3

4

5

6

7

8

ACUMULADO

COORDINACIÓN OPERATIVA

Total

Cumplida


Cumplida vencida



Avance Trimestral

Observación







Nota: Es necesario incluir todas las actividades desarrolladas por el alcance del proceso enel Plan de Acción Institucional.

3

1

2

6

0

1

2

3

4

5

6

7

SEGUIMIENTO II


Total

Cumplida


Cumplida vencida

6253

3 6

0

20

40

60

80

100

120

SEGUIMIENTO I

FORTALECIMIENTO BOMBERIL PARA LA RESPUESTA

Total

Cumplida

No cumplida




Parcial 6 6 2 controles no efectivos

Formulación y registro deproyectos de inversiónde la DNBC en el BPIN

No cumplida 2 0 El equipo de planeación realizó lasactualizaciones, sin embargo , es importanteque en adelante las actualizaciones las realicela persona asignada por el gerente delproyecto de inversión.

Realizar el seguimiento alos proyectos de inversiónde la DNBC realizado conbase en la informaciónregistrada en el SPI

Parcial 3 2 El proyecto 2015011000172 no tiene registroen Enero porque el DNP no hizo la asignaciónen este mes. Se empieza a partir de Febrero.

Nota: Se hace una corrección sobre lo reportado en el Trimestre I (nuevamente se adjunta gráfica).

.


73

54

18

10

20

40

60

80

100

120

SEGUIMIENTO II


Total

Cumplida

No cumplida



Avance Trimestral

Observación


No cumplida 1 0 No se cuenta con primera versión de mapa deriesgos de gestión.



Realizar el seguimiento alos proyectos de inversiónde la DNBC realizado conbase en la informaciónregistrada en el SPI

Parcialmente 3 1 No se realizó el seguimiento de los meses deMayo y Junio.

Fortalecer a los cuerpos deBomberos a través de laadquisición de equiposespecializados

No cumplida 15 0 La junta nacional de bomberos aprobó 18equipos especializados para incendiosforestales los cuales se encuentran pendientede la agenda por parte del ministerio delinterior y de la presidencia de la república para

135

107

21

7

0

20

40

60

80

100

120

ACUMULADO


Total

Cumplida

No cumplida


INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL

NO CUENTA CON PLAN DE ACCIÓN


Procesos de Apoyo

GESTION ADMINISTRATIVA

17

5

2

4

6

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

ACUMULADO

GESTION ADMINISTRATIVA

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

Cumplida vencida

14

2 2

4

6

0

2

4

6

8

10

12

14

16

SEGUIMIENTO II

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

Cumplida vencida

Actividad Estado Actividad

Meta Avance Observación

Construir el mapa deriesgos de gestión

Parcialmente 1 0 No se cuenta con el nuevo formato.

Actualización del PIGA No cumplida 1 0 No se contaba con un profesional en ingenieríaambiental que actualizara el Plan Integral deGestión Ambiental, motivo por el cual el mismose actualizará durante el último trimestre delaño 2016.

Ejecución PIGA Parcialmente 25% 19% Se publicó invitación pública para contratar laprestación del servicio de fumigación y lavado detanques. Dicho proceso se declaró desiertoimposibilitando el desarrollo de estas dosactividades

Elaborar informe de lasentradas y salidas debienes adquiridos porDNBC para ingresarlos alinventario

No cumplida 1 0 Falta de recurso humano

Levantamiento delinventario de los bienes acargo de cada funcionariode la sede DNBC


Adquirir software deinventarios



Cumplida vencida 6 6 Actividad programada para el I Trimestre perocumplida en el II Trimestre

GESTION DOCUMENTAL

30

1

7

4

18

0

5

10

15

20

25

30

35

SEGUIMIENTO I

GESTION DOCUMENTAL

Total

Cumplida

No cumplida

Parcialmente

En Avance

Sin Iniciar

23 23

0

5

10

15

20

25

SEGUIMIENTO II

GESTION DOCUMENTAL

Total


Nota: Se hace una corrección sobre loreportado en el Trimestre I(nuevamente se adjunta gráfica).

** Dado que no se reportó informaciónen este trimestre, se desconoce elestado de avance de las actividades.

GESTION DEL TALENTO HUMANO

Nota: La actividad Diseñar y ejecutar el Plan de Capacitación tiene una meta anual de 6 y un cumplimiento para elTrimestre II de 167 % con un avance de 10. Por tal motivo, se solicita al líder del proceso, replantear la meta anualpara la actividad.Nota: La actividad Diseñar y ejecutar los planes institucionales de Bienestar Social e Incentivos tiene una metaanual de 2 y un cumplimiento para el Trimestre II de 300 % con un avance de 6. Por tal motivo, se solicita al líderdel proceso, replantear la meta anual para la actividad.Nota: Debido a la reasignación de la actividad Capacitar a los servidores publicos de la DNBC en rendición decuentas, se hace una corrección sobre el seguimiento del Trimestre I.






Parcialmente 1 0 No se encuentran totalmente documentados yaprobados.

2826

20

0

5

10

15

20

25

30

ACUMULADO


Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

11

9

2

00

2

4

6

8

10

12

SEGUIMIENTO II


Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

GESTION DE T.I.



Implementación delSoftware RUE en la DNBC

No cumplida 1 0 Aun no se ha desarrollado el software, lacontratación del desarrollo de las aplicacionesesta prevista a realizarse entre Julio y Agostosegún planificación con el área contractual y conel proceso de cooperación internacional, razónpor la cual se espera que entre los meses deseptiembre a noviembre, se pueda realizar laspruebas sobre el aplicativo desarrollado enconjunto con Citel, el área situacional ycooperación internacional

162

34

3

123

6 20

20

40

60

80

100

120

140

160

180

SEGUIMIENTO II

GESTION DE T.I.

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

Cumplida vencida

En Avance

213

76

3

125

6 30

50

100

150

200

250

ACUMULADO

GESTION DE T.I.

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

Cumplida vencida

En Avance



Gestionar ante el grupo de sistemasdel Ministerio del Interior, lasfuncionalidades para la página Webde la entidad, que nos permitanimplementar y cumplir con laestrategia de gobierno en línea.

Parcialmente 2 1 No se realizó observación al respecto.

Gestionar la renovación de licenciasde antivirus corporativo

No cumplida 38 0 El día 28 de Junio de 2016, la oficina decontratación publicó el proceso para cumplir conel licenciamiento requerido.

Gestionar la renovación de licenciasde solución antispam


Gestionar la renovación delicenciamiento firewall


Gestionar el mantenimiento decomputadores

Parcialmente 38 2 Se realizó mantenimiento correctivo a ciertoscomputadores que requerían con urgencia parasu buen desempeño, para el resto decomputadores está en proceso de contrataciónel mantenimiento preventivo y correctivorespectivo, La oficina de contratación el día 28de Junio de 2016 publicó el proceso.

Gestionar el mantenimiento deimpresoras

No cumplida 3 0 Se identificó el tipo de mantenimiento,elementos que necesitan las impresoras, serealizó cotizaciones y el día 28 de Junio de 2016,la oficina de contratación publicó el procesopara contratar el mantenimiento de lasimpresoras.

GESTION DE CONTRATACION

9

2

7

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

SEGUIMIENTO II

GESTION DE CONTRATACIÓN

Total

Parcialmente


24

68

3

7

0

5

10

15

20

25

30

ACUMULADO

GESTIÓN DE CONTRTACION

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida


** Dado que se reportó información en este trimestre, de manera diferente a la solicitada, se desconoceel avance de actividades en este trimestre

GESTIÓN DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

17

1 1

15

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

SEGUIMIENTO II

GESTION INTERNO DISCIPLINARIO

Total

No cumplida

Parcialmente


47

7 7

2

31

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

ACUMULADO

GESTION INTERNO DISCIPLINARIO

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida


Nota: El proceso no presentó avance de sus actividades en este trimestre

GESTIÓN JURIDICA

0

2

4

6

8

10

12

14

16

SEGUIMIENTO II

Gestión Jurídica

Total

No se presento avance

29

15 14

0

5

10

15

20

25

30

35

ACUMULADO

Gestión Jurídica

Total

Cumplida

No se presento avance

Nota: No se realizó seguimiento a las actividades del trimestre. Es necesario nombrar un responsable delproceso jurídico. De lo contrario, el líder del proceso debe hacer los seguimientos.

GESTION FINANCIERA

18

13

56

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

SEGUIMIENTO II

GESTION FINANCIERA

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

Cumplida vencida

39

22

17

6

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

ACUMULADO

GESTION FINANCIERA

Total

Cumplida

Parcialmente

No cumplida

Cumplida vencida




Cumplida vencida 6 6 Actividad programada para el I Trimestre perocumplida en el II Trimestre

Ejecutar el PAA de acuerdoa la normatividadcontractual vigente

Parcialmente 3 (acumulado a Junio 42%)

3 (acumulado a Junio 36,7%)

= ($12.644.627.243,15 / $34.481.462.975)






Implementar sistemas deinformación que faciliten la gestióny trazabilidad de los requerimientosdelos ciudadanos.

No cumplida 2 0 Los formularios Web para realizar y consultar elestado de una solicitud pqrs, han requerido undesarrollo el cual no se ha podido contratar porfalta de disponibilidad presupuestal. Estedesarrollo busca integrar Orfeo con el sitio Webde la Entidad.

Videoconferencia Nacional No cumplida 1 0 De acuerdo a lo pactado con los líderes delproceso el tema a tratar serán el CRIFT.Solicitamos una plataforma estable, sin fallas deconexión y dinámica, que nos permita llevar acabo esta actividad.

Uso de redes sociales Parcialmente 14 10 Para identificar los tuits de gestión estos sepublicarán con el numeral o Hashtag(#) y lapalabra Gestión con las siglas DNBC, es decir#GestiónDNBC. Se recomienda aumentar lameta a 20 ya que en lo que resta del año puedenhaber eventos que corroboren a la Gestión de laentidad.

Construir el Mapa de Riesgos deProceso





Cumplida vencida

6 6 Actividad programada para el I Trimestre perocumplida en el II Trimestre


Procesos Evaluación y Control

24 24

0

5

10

15

20

25

30

SEGUIMIENTO I

EVALUACION Y SEGUIMIENTO

Total

Cumplida

Nota: Se hace una corrección sobre lo reportado en el Trimestre I (nuevamente se adjunta gráfica) de acuerdo a lamodificación de metas aprobadas en el comité directivo.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

14 14

0

2

4

6

8

10

12

14

16

SEGUIMIENTO II


Total

Cumplida

38 38

0

5

10

15

20

25

30

35

40

ACUMULADO


Total

Cumplida

Documents

COMITÉ DIRECTIVO SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y … · 1 riesgo con control efectivo. 1 riesgo control por corregir. Nota: Se hace una corrección sobre lo reportado en el Trimestre