Comité ECR América Latina - CECRALCECRAL ECR AMERICA LATINA CECRAL ECR AMER 9 CECRAL ECR AMERICA LATINA CECRAL ECR AMER mejor calidad, en su justa cantidad y al mejor precio posible

5

C E C R A L E C R A M E R I C A L A T I N A C E C R A L E C R A M E R


A iniciativa de un grupo de organizaciones, representativas de los movimientos de

ECR de varios de los países de la región, en octubre del año 2000 se realizó una

reunión en la ciudad San Pablo, Brasil, a los efectos de delinear las actividades que,

en conjunto, se podrían realizar en pos de difundir, masificar y coordinar la utilización

de las mejores prácticas propuestas por ECR.

Fue así como se creó el CECRAL (Comité ECR de América Latina), obteniendo

su personería jurídica el 25 de septiembre de 2001.

Ser la entidad reconocida por su aporte a la eficiencia de la cadena de abasteci-

miento en América Latina.

Facilitar –con base en estándares internacionales– la implementación de las mejores

prácticas empresariales con el objetivo de contribuir a la eficiencia de las cadenas de

abastecimiento y a la satisfacción de las necesidades del consumidor en toda la región

latinoamericana y favorecer la integración de la región con el mundo globalizado.

1. CECRAL es un comité de organizaciones de carácter neutral –no toma partido–

frente a sus miembros ni ante terceros.

2. CECRAL promueve una actitud proactiva de sus miembros en la búsqueda de

soluciones que respondan a las necesidades de la región.

3. CECRAL fomenta la investigación y el desarrollo como vehículo idóneo para el

conocimiento y mejora de las cadenas de abastecimiento en la región.

4. CECRAL considera que sus miembros en particular y las empresas de la región

en general deben dar prioridad al desarrollo de su talento humano para poder

avanzar decidida y positivamente en la eficiencia de la cadena de abastecimiento.

5. CECRAL cree que el permanente, amplio y profundo intercambio de experien-

cias entre sus miembros es clave en el logro de los objetivos propuestos. Para

ello se requiere aceptar una cultura abierta al intercambio de información y al

trabajo conjunto entre los diferentes actores de la cadena de abastecimiento.

Comité ECR América Latina - CECRAL

Visión:

Misión:

Principios:


C E C R A L E C R A M E R I C A L A T I N A C E C R A L E C R A M E R7

Indice

1. Introducción y objetivo del informe 8

2. Alineación de datos 11

2.1 ¿Qué es la alineación de datos (DBA)? 11

2.2 ¿Por qué es necesario alinear los AMP? 11

2.3 ¿Quién debe proveer la información para el AMP? 12

2.4 ¿Qué tipo de información forma parte del proceso de DBA? 13

3. Antecedentes 15

3.1 ¿Cuándo se comenzó a discutir oficialmente el tema de la DBA? 15

3.2 ¿Qué sucede en la actualidad respecto a la DBA? 16

3.3 ¿Cuáles son los procedimientos disponibles para realizar DBA? 17

4. Características generales 18

4.1 ¿En qué formato deben intercambiarse los datos y por qué? 18

4.2 ¿Qué es un catálogo electrónico (CE)? 19

4.3 ¿Cuáles son sus principales funcionalidades? 21

4.4 ¿Qué tipo de información puede contener? 22

4.5 ¿Cómo sería el proceso básico lógico para alinear datos? 23

5. Beneficios del uso de catálogos electrónicos (CE’s) 26

5.1 ¿Cuáles son las ventajas de utilizar CE’s para DBA? 26

5.2 ¿Qué opinan las empresas sobre la utilización de CE’s? 27

5.3 ¿Cuándo un CE se torna eficiente? 35

5.4 ¿Qué es un Global Registry? 36

5.5 Uso de CE’s en el mundo 38

6. Experiencias en la integración de datos desde el CE 41

6.1 Manejo incorrecto de las descripciones de los productos 41

6.2 Claves para el mantenimiento de datos dentro de las empresas proveedoras 42

6.3 Proveedores y comerciantes deben respetar los compromisos básicos 44

6.4 Cómo comenzar el proceso de implementación de un catálogo electrónico en la empresa 45

7. Glosario 52

8. Entidades Miembro del CECRAL 55

8

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Durante los últimos años hemos

presenciado cómo las empresas han

trabajado permanentemente en la

"mejora de los procesos" que forman

parte de sus operaciones habituales,

en aras de obtener mayor productivi-

dad y mejorar la eficiencia.

Fue así como en el sector de produc-

tos de consumo masivo, entre otros, los

especialistas y consultores externos se

tornaban protagonistas en estos temas,

dedicándose a satisfacer todo tipo de

consultas de sus clientes, ávidos en im-

plementar las mejoras anteriormente

mencionadas. Por entonces, las reco-

mendaciones de los expertos se basa-

ban, principalmente, en la tecnología dis-

ponible, en la experiencia que cada uno

de ellos podría tener en el rubro sobre

el cual estaban siendo consultados, y

fundamentalmente en las ideas que sus

propios clientes les suministraban.

Podemos decir, sin lugar a equivocar-

nos, que probablemente muchas de las

grandes operaciones logísticas y co-

merciales que hoy día están permitien-

do a las empresas ser todo lo eficiente

que ellas necesitan, han surgido de

esos primeros esfuerzos para mejorar

sus procesos, pero también es válido

afirmar que debido a que la mayoría

de esas mejoras se realizaron simple-

mente teniendo en cuenta la necesidad

individual de cada empresa, se ha desa-

tendido la necesidad de mejora propia

de la "Supply Chain" (SC – cadena de

abastecimiento), que es en realidad el

ámbito natural que aglutina a todas las

empresas que de una u otra forma in-

teractúan entre sí.

Tratando de realizar un análisis lo más

objetivo posible, es necesario manifestar

que por entonces (década del 80 y prin-

cipio de los 90) no existía el concepto

de ECR (Efficient Consumer Response),

y fue recién en 1993 cuando se comen-

zó a gestar el movimiento ECR en

EE.UU., siendo el mismo inmediatamen-

te secundado por Europa, Australia y

América Latina.

A partir del surgimiento de ECR se

comenzó a pensar en la necesidad de

trabajar con altos niveles de eficiencia a

lo largo de toda la cadena de suministro,

con el objetivo de eliminar de dicha ca-

dena todo proceso innecesario que ge-

nerase costos adicionales, para poder

trasladar al consumidor final el objetivo

de negocio que comparten clientes y

proveedores, los ahorros y beneficios

que dichas mejoras puedan producir,

ofreciendo el producto necesario, con la

1. Introducción y objetivo del informe



mejor calidad, en su justa cantidad y al

mejor precio posible.

Fue a partir de esta necesidad, y luego

de un exhaustivo análisis de todas las

operaciones de la SC, que se definieron

cuatro grandes áreas de oportunidad por

donde comenzar a generar las mejoras.

Haber definido procesos eficientes pa-

ra la introducción de nuevos productos,

para el manejo de las promociones, para

el surtido y para el reabastecimiento de

la mercadería, ha sido algo así como ha-

ber acordado cuáles son las mejores

prácticas básicas, sobre las que todo ti-

po de empresa que quisiera mejorar sus

procedimientos, debería tener incorpo-

radas, para que adicionalmente a las

propias mejoras que ellas pudieran

conseguir, también estén colaborando

con la mejora de toda la SC, pero ahora

sí, con definiciones comunes.

Hecho este breve recordatorio sobre

los inicios del ECR, es necesario mencio-

nar que desde la posición de las Organiza-

ciones Miembro EAN (MO’s), represen-

tantes nacionales de EAN International y

de UCC (Uniform Code Council), líde-

res en el manejo de estándares para la

identificación y captura automática de

datos (ADC) mediante la tecnología de

códigos de barras y para el intercambio

electrónico de datos (EDI), el ECR, des-

de su aparición, se ha convertido en una

actividad directamente vinculada con

todas nuestras organizaciones.

La mayoría de las EAN

MO’s se han dedicado de

lleno a difundir los conceptos

del ECR dentro de su ámbito de

acción, entendiendo que se produce una

amalgama indisoluble entre la necesidad

de aumentar la eficiencia de los proce-

sos mediante las mejores prácticas reco-

mendadas por el ECR y las herramien-

tas propiamente dichas, como el ADC y

el EDI, que permiten hacer realidad los

enunciados del ECR.

Dicho en otras palabras, ECR no es

sinónimo de ADC y EDI, pero para po-

der implementar correctamente sus

mejores prácticas es imprescindible uti-

lizar ADC y EDI. Es por esta razón que

a menudo solemos identificar al ECR

"como el mejor agente de ventas del

ADC y EDI".

Ahora bien, dentro de la variada ga-

ma de mejores prácticas disponibles pa-

ra ser implementadas a lo largo de toda

la SC, es imprescindible saber que en

todas ellas, o al menos en su gran ma-

yoría, estarán permanentemente pre-

sentes las referencias a los códigos que

identifican a los productos pedidos, des-

pachados, entregados, recibidos y/o re-

chazados, como así también las identifi-

caciones estandarizadas de las partes

involucradas en todas esas operaciones.

Por lo tanto, es lógico suponer que pa-

ra sostener todo el andamiaje que se

ha de construir en base a estos princi-

pios, ha de ser necesario contar con la

mayor precisión posible en los registros

que contendrán la información necesa-

ria, para posteriormente generar inter-

cambios de datos libres de errores.

10

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Nuestro objetivo, con este informe, es acercar a todas las

partes interesadas la mayor cantidad de información posi-

ble para demostrar que el catálogo electrónico (CE), es la

mejor herramienta para garantizar una correcta alinea-

ción y sincronización de datos entre todas las partes que

de una u otra forma estén vinculadas en los procesos co-

merciales a lo largo de toda la SC.

2.1 ¿Qué es la alineación de

datos (DBA)?

Es el procedimiento por medio del

cual las empresas, relacionadas comer-

cialmente, intercambian los datos de

los productos, por entre ellos comer-

cializados, con el fin de mantener per-

manentemente actualizados, en tiempo

y forma, sus respectivos archivos maes-

tros de productos (AMP).

2.2 ¿Por qué es necesario

alinear los AMP?

Porque es a partir de la información

contenida en los AMP con la que se

generan todo tipo de transacciones

electrónicas que se intercambiarán a

lo largo de la SC.

Independientemente del tipo de pro-

ceso utilizado para la generación de las

órdenes de compra, avisos de despa-

chos, recepciones de productos, factu-

ras, etc., ya sean estos procesos manua-

les o automáticos, siempre será necesa-

rio acceder a cierto tipo de informa-

ción relacionada con el producto al

cual se haga referencia en el documen-

to que se esté procesando.

Para acceder a ese tipo de datos



siempre se utiliza la consulta al AMP, de

donde el sistema informático obtendrá

los datos necesarios.

Por lo general, es muy común obser-

var cómo la mayoría de las empresas,

dentro de sus AMP tienen la posibilidad

de identificar a los productos, tanto por

sus códigos internos como así también

por los códigos estándares EAN•UCC.

Estos últimos son reconocidos como

el verdadero estándar internacional para

la identificación de productos, y son los

códigos sobre los cuales haremos refe-

rencia permanentemente en este infor-

me cada vez que mencionemos

la identificación inequívoca

de un producto.

Incluso en aquellos ca-

sos donde el generador

de un documento no utili-

zase EDI para enviarlo al des-

tinatario, dicho documento siempre

deberá contener referencias precisas so-

bre los productos pedidos, despachados,

recibidos, facturados o pagados, y para

tener seguridad sobre dicha referencia, se

utilizan los códigos estándares recomen-

dados dentro del sistema EAN•UCC.

Tomando como ejemplo el caso

2. Alineación de datos

donde el emisor del documento sea

el cliente, típica situación en que la ca-

dena de supermercados emite una or-

den de compra a su proveedor, el

AMP deberá estar perfectamente ac-

tualizado de forma tal que, ninguno

12

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Esquema de creación de documentos

Base de datos Aplicación Documento

de los datos accedidos desde el men-

cionado AMP sean erróneos o estén

desactualizados, para evitar todas las

posibles complicaciones que dichos

datos erróneos pudieran causar a lo

largo de toda la SC.

2.3 ¿Quién debe proveer

la información para el AMP?

Como hemos visto, es vital contar

con información precisa, fiable y opor-

tuna dentro del AMP, para tener plena

certeza que todas las transacciones

electrónicas generadas, que incluyan

información relativa a los productos

obtenida desde el AMP, estarán básica-

mente libres de errores.

Es lógico suponer que será responsa-

bilidad del proveedor suministrar a su

cliente, en tiempo y forma, toda la infor-

mación necesaria que le permita gene-

rar, sin ningún tipo de problemas, las

transacciones comerciales que entre

ellos hubieran acordado.

Por su parte el cliente tendrá la res-

ponsabilidad de ejecutar los procedi-

mientos internos necesarios como para

garantizar que con la información opor-

tunamente recibida desde el proveedor,

se ha procedido a realizar la correspon-

diente actualización del AMP, cerrando

así el ciclo de la alineación de datos.

2.4 ¿Qué tipo de información

forma parte del proceso

de DBA?

Hasta hace muy poco tiempo, en la

mayoría de las empresas de nuestra re-

gión, se tenía la falsa creencia que úni-

camente los datos comerciales eran

importantes. Era por esta razón que

luego de iniciar los primeros contactos,

generalmente entre los vendedores y

compradores del proveedor y del

cliente, y decidir el comienzo de las ac-

tividades comerciales entre las compa-

ñías, se procedía a informar con la ma-

yor precisión posible los datos referi-

dos a precios, bonificaciones, condicio-

nes de pago, y demás datos comercia-

les, dejando en una segunda instancia

lo que al día de hoy conocemos como

datos logísticos.

Simplemente se informaba el código

de identificación de las unidades de

consumo, y en algunos casos los códi-

gos que identificaban a los bultos conti-

nentes de dichas unidades de consumo.

Por lo general, con el correr del

tiempo se seguían actualizando los da-

tos referidos a temas comerciales, no

sucediendo lo mismo con todo el res-

to de la información.



Durante la década del 90, comenzó a

tomar un rol mucho más protagónico la

logística dentro de las operaciones habi-

tuales en las cadenas de supermercados,

y fue entonces cuando contar con dicho

tipo de información se convirtió en una

necesidad imperiosa.

Las cadenas comprendieron que con

una correcta operación logística aplicada

a sus tradicionales y habituales procedi-

mientos, se podían generar ahorros sig-

nificativos haciendo mucho más rentable

el mismo negocio.

Fue así como comenzaron a desarro-

llarse centros de distribución, de dife-

rentes tamaños y características, para

dar respuesta a las necesidades de los

distintos tipos de negocios.

Inmediatamente se tomó conciencia

de la necesidad de contar con informa-

ción logística suficiente como para que

la operación de los mencionados cen-

tros de distribución sea realmente efi-

ciente y acorde con los requerimientos

del mercado. Fue así como con esfuer-

zos individuales cada una de las em-

presas que implementaban este tipo

de instalaciones, comenzaban a solici-

tarles a cada uno de sus proveedores

la información necesaria.

Datos tales como los códigos es-

tándares de identificación de los

bultos continentes, los detalles de

dichos bultos (como las medidas, el

peso, la cantidad de unidades de

consumo contenidas en cada uno de

ellos), como así también la informa-

ción de los pallets (altura, peso, ta-

maño, etc.) sobre cómo se debía

entregar la mercadería en los cen-

tros de distribución, entre otros tan-

tos datos necesarios, se convir tieron

en algo imprescindible.

Por lo tanto, las cadenas comenzaron

a desarrollar modelos de requerimien-

tos propietarios para recoger ese tipo

de información, haciendo que las em-

presas proveedoras tuvieran que com-

pletar tantos requisitos en formatos di-

ferentes unos de otros, como clientes

se lo solicitaran.

14

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

3.1 ¿Cuándo se comenzó a

discutir oficialmente el tema

de la DBA?

Durante las jornadas europeas de

ECR del año 1996 se presentaron los

resultados de varios trabajos realizados

entre empresas de esa región, que

apuntaban a identificar los posibles

problemas que generaban las transac-

ciones EDI erróneas.

Sin entrar en demasiados detalles de

las variadas consideraciones de dicho es-

tudio, podemos mencionar que como

dato más relevante se llegó a la conclu-

sión que el 10 % de todas las órdenes

de compra enviadas vía EDI tenían

errores en los datos contenidos, y ese

tipo de errores eran generados por fal-

ta de alineación de datos entre el emi-

sor y el receptor del documento.

Fue entonces que a partir de esa de-

mostración documentada acerca de la

necesidad de alinear datos, más el re-

querimiento en el mismo sentido de va-

rias EAN MO’s, a pedido de sus miem-

bros, en diciembre de 1996, EAN

International lanzó el proyecto de Catá-

logo Electrónico, el cual apuntaba a defi-

nir las recomendaciones para las EAN

MO’s y otras partes interesadas en tor-

3. Antecedentes



no a la puesta en marcha de catálogos

electrónicos como herramientas clave

para resolver de forma eficiente el pro-

blema de la alineación de datos.

Posteriormente se fueron conociendo los

resultados del trabajo de EAN International,

habiendo sido publicadas varias especifica-

ciones puntuales sobre cómo utilizar men-

sajes EANCOM® (año 1998) para realizar

la mencionada alineación de datos.

Adicionalmente, ECR Europa comenzó

a definir el marco de acción para cubrir

la necesidad de interconectividad entre

los distintos catálogos que, basados en

los mismos estándares, estaban surgien-

do como resultado de esta iniciativa.

Para evitar posibles problemas a

la hora de concretar la mencionada

interconectividad de los catálogos, y que

ello no generase un impedimento en sí

mismo para lograr la alineación de da-

tos, el comité EDI de ECR Europa lanzó

el proyecto de Inter-Operabilidad de

Catálogos (IODP / Inter-Operability

Data Pools).

Básicamente el comité de IODP

identificó un conjunto de criterios cla-

ve a seguir, con los cuales se facilitaría

la concreción de la interoperabilidad

de los catálogos de datos. Ellos fue-

ron, entre otros:

• Un conjunto común de datos.

• Un conjunto común de reglas y

funciones.

• Un formato común de mensajes

EANCOM®.

Este proyecto finalizó recomendando

la creación de una red de catálogos

electrónicos idénticos, estructural y fun-

cionalmente hablando, que pudieran ser

conectados entre sí, creando de esta

forma un único catálogo electrónico

lógico internacional.

Posteriormente, para asegurarse que

la decisión del comité de IODP y los

trabajos sobre CE realizados por las

EAN MO’s fueran factibles de concretar,

EAN International creó un proyecto

formado por expertos, llamado Global

Data Alignment Service (GDAS).

Las recomendaciones del proyecto

GDAS, son las que al día de hoy guían

los desarrollos de los catálogos elec-

trónicos estándares.

3.2 ¿Qué sucede en la

actualidad respecto a la DBA?

Si bien existen ciertos mercados don-

de los procedimientos de alineación de

datos están muy desarrollados, podemos

afirmar que en promedio, dentro del

sector de consumo masivo en América

Latina, la alineación de datos como pre-

rrequisito para sustentar transacciones

electrónicas libres de errores, a la fecha,

no es una práctica muy difundida.

Lo que sí podemos comentar, tal cual

lo explicábamos anteriormente, es que

en la actualidad cada día son más las

empresas que al iniciar operaciones co-

merciales con otras, requieren intercam-

biar con la frecuencia adecuada, no sola-

mente datos comerciales sino también

toda la información logística necesaria

como para garantizar el correcto de-

sempeño de los procesos que, en aras

de hacer más eficiente su gestión, y

16

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

siempre acorde a los estándares y reco-

mendaciones internacionales vigentes,

hayan sido diseñados.

Si bien no cabe ninguna duda sobre lo

importante que ha sido el hecho que las

empresas reconozcan la necesidad de

contar con información, tanto comercial

como logística, que sea precisa, oportu-

na y confiable, como requisito impres-

cindible para tener un flujo de transac-

ciones comerciales libres de errores, en-

tendemos que aún existe un largo cami-

no por recorrer para lograr que el pro-

cedimiento de alineación de datos se

realice de forma efectiva y eficiente.

3.3 ¿Cuáles son los

procedimientos disponibles

para realizar la DBA?

Partiendo de la premisa que los lec-

tores del presente informe están fami-

liarizados con el EDI, sin poner en dis-

cusión las ventajas que para cualquier

tipo de actividad ofrecen los procesos

estándares contra las soluciones pro-

pietarias, y atentos a las recomendacio-

nes que oportunamente se hicieran

dentro del marco de las mejores prác-

ticas enunciadas por el ECR, no tene-

mos ninguna duda en manifestar que la

utilización de los mensajes *PRICAT y



*PRODAT de *EDIFACT, enviados por

los proveedores a cada uno de sus

clientes, han marcado el inicio del siste-

ma estándar para la alineación de datos.

Inmediatamente después de tener to-

talmente clara la necesidad de contar con

bases de datos correctamente alineadas

para construir un flujo de transacciones

confiables, fue como se comenzó a traba-

jar sobre la definición de procedimientos

que permitiesen hacer más eficiente aún,

el intercambio de datos.

* PRICAT (Catálogo de Precios)* PRODAT (Datos de Productos)* EDIFACT (Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el

Transporte)

4.1 ¿En qué formato deben

intercambiarse los datos y

por qué?

Teniendo clara la importancia que re-

viste la alineación de datos, y sabiendo

las ventajas que aporta la utilización de

estándares en todo tipo de procesos, es

fácil presuponer que la forma más efi-

ciente de concretar la alineación de da-

tos es mediante el uso de mensajes es-

tándares EANCOM®.

Ultimamente, como resultado del ac-

cionar de los grupos de trabajo de la

Global Commerce Initiative (GCI), ha

hecho su presentación en sociedad la

sintaxis (XML eXtensible Markup

Language), como portadora de mensajes

estandarizados dentro de la comunidad

internacional EAN•UCC.

Sin lugar a dudas los mensajes están-

dares en formato XML irán evoluciona-

do rápidamente dentro del marco de

transacciones electrónicas sobre Inter-

net, y la utilización de ellos será cada día

mayor, para que en el mediano o largo

plazo reemplacen totalmente a los ac-

tuales y vigentes mensajes EANCOM®.

De lo que no tenemos ninguna duda

es que ya sea con mensajes EANCOM®

o con mensajes XML, es imprescindible

utilizar estándares para poder realizar

una eficiente alineación de datos, ya

sea ésta comunicándose directamente

cada proveedor con todos sus clientes

o mediante la utilización de catálogos

electrónicos (CE’s).

A la fecha de emisión de este repor-

te, las versiones utilizadas para la reali-

4. Características generales

18

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

- -

DataCod0-

7799039000008

-

7799041000003

-

7799041000003

-

- -

0-

UNH+WEB+PRICAT:D:96A:UN:EAN006’BGM+24E::9+PRICATWEB+9+NA’DTM+137:20020702:102’PGI+2’NAD+SU+7790011000009::9’CTA+OC+:G.PARDO/M.CABONA’LIN+1+1+7891010010034:EN’PIA+1+1075002009001005001:C01’PIA+1+1003:SA’PIA+1+0:SN’IMD+A+DSC+:::ACEITE BRONCEADOR’IMD+E+DSC+:::AC. SUNDOWN FPS 4’IMD+F+BRN+:::SUNDOWN’IMD+C+TPE+CU’IMD+C+TPE+:::FPS 4’ALI+BR’DTM+273:2002022830001231:718’FTX+ZZZ++PPP::779+2’PAC+++FL’MEA+PD+HT:4+MMT:175’MEA+PD+WD:4+MMT:23’MEA+PD+LN:4+MMT:58’MEA+PD+G:4+KGM:0.133’MEA+PD+ABJ:4+MLT:120’LIN+2+1+17891010010031:EN’PIA+1+1003:SA’PIA+1+0:SN’

Mensaje EDIFACT Mensaje XML

zación de los intercambios, acorde a las

recomendaciones de EAN•UCC, son

las siguientes:

• EANCOM® 2001, basado en el di-

rectorio EDIFACT 96.A

• XML versión 1.0 y 1.1

4.2 ¿Qué es un Catálogo

Electrónico (CE)?

En la actualidad, debido a las cotidia-

nas actividades que realizamos sobre In-

ternet, cada día es más frecuente la utili-

zación del concepto “catálogo electróni-

co” para identificar operaciones ligadas

al comercio electrónico, principalmente

al denominado "business to consumer"

(B2C), es decir a la interacción de los

consumidores finales con las empresas

que les ofrecen bienes, productos o

servicios por la red, y dentro de este

ámbito es muy habitual ver cómo los

oferentes de dichos productos, bienes

o servicios, los agrupan en lo que ellos

denominan catálogo electrónico de

productos, básicamente orientados pa-

ra proveer al cliente de la información

necesaria para realizar la compra por

medio de dichos catálogos.

En nuestro caso, cuando menciona-

mos el término catálogo electrónico, lo

hacemos simplemente a los efectos de



Estrategia para el Comercio Electrónico

Estratégico

DesarrollarProductos

RealizarMarketing

Abastecer

Gerenciar la Logística

Producir

Servir al clienteProveedores

Infraestructura Interna de la Empresa

Clientes

Realizar Ventas

Competitivo

referenciar la herramienta que nos per-

mitirá resolver el problema de falta de

alineación de datos entre las partes co-

mercialmente relacionadas.

Si bien podemos ofrecer diferentes

versiones de definiciones sobre lo que

es un catálogo electrónico para alinea-

ción de datos, entendemos que la si-

guiente es la que mejor describe nues-

tra idea de tal concepto:

Es un repositorio central de datos lo-

gísticos y comerciales, en el cual los pro-

veedores pueden "publicar" información

relacionada a los productos que ellos

comercializan, permitiendo que sus

clientes puedan "suscribirse" a todos o

a cada uno de ellos, recibiendo automá-

ticamente todo tipo de novedades que

sobre los mismos se produzcan.

Si recordamos la descripción bási-

ca del proceso de alineación de da-

tos entre proveedor y cliente des-

cripta en párrafos anteriores, donde

el proveedor debía enviar un mensa-

je de notificación de novedades a

cada uno de sus clientes cada vez

que se produjera algún cambio en

su AMP, podemos observar clara-

mente las grandes ventajas que ofre-

ce realizar el mismo proceso de ali-

neación de datos mediante la utiliza-

ción de un catálogo electrónico,

donde el proveedor solamente de-

berá enviar un único mensaje a dicho

repositorio central de datos, para

que éste posteriormente envíe de

forma automática las novedades re-

cibidas a cada uno de los clientes

que estén suscriptos a los productos

que fueron modificados.

20

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Conexión punto a punto Catálogo electrónico

Cliente ClienteProveedor

CatálogoCentral

Proveedor

4.3 ¿Cuáles son sus principales

funcionalidades?

Teniendo en cuenta que los CE’s han

aparecido para dar solución a un pro-

blema concreto que tenían las empresas

del sector, es lógico suponer que la ma-

yoría de las herramientas con que hoy

día cuentan los mencionados catálogos,

obedecen a requerimientos concretos

de dichas empresas, que permanente-

mente siguen sugiriendo la incorpora-

ción de nuevas funcionalidades.

Entre las funcionalidades más comu-

nes podemos mencionar :

Posibilidad de publicación automática

de datos de productos: cada empresa

proveedora puede, automática o ma-

nualmente, enviar al CE toda la infor-

mación que considere necesaria com-

partir con su cliente, de forma tal que

la misma pueda ser utilizada precisa y

oportunamente en aquellas transac-

ciones necesarias.

Posibilidad de suscripción a la informa-

ción publicada: análogamente a lo des-

cripto en el párrafo anterior, cada clien-

te tiene la posibilidad de suscribirse a la

información que sea de su interés, de

forma tal de poder acceder a los ben-



eficios de mantener permanentemente

actualizado y alineado con su proveedor

los respectivos AMP.

Diferentes posibilidades de suscripción

a datos de productos: como es lógico

suponer, un CE puede contener mucha

más información de la que un comer-

ciante necesite. Por tal motivo el catálo-

go permitirá suscribirse producto por

producto de forma individual, a toda

una categoría de productos, o bien a to-

dos los productos que un proveedor

publique en el CE.

Distribución automática de infor-

mación: una vez recibida la informa-

ción proveniente del proveedor (pu-

blicador), el CE deberá realizar su

distribución a todos los usuarios

que estén suscriptos a la misma (es

decir, que hayan manifestado interés

en recibir la información reciente-

mente publicada).

Manejo de mensajería estándar: tenien-

do en cuenta que el EDI es la práctica

recomendada para la optimización del

intercambio de información entre las

empresas, el CE deberá permitir realizar

la recepción de los datos del proveedor,

como así también el envío de los mis-

mos a los suscriptores, mediante la utili-

zación de los estándares oficiales que

EAN•UCC recomiende para tal efecto,

al tiempo que también podrá soportar

otros tipos de formatos de intercambio.

Almacenamiento de datos públicos o

privados: los publicadores de la informa-

ción podrán definir si ésta debe ser con-

siderada pública, es decir que cualquier

cliente pueda suscribirse a la misma, o si

dicha información será de carácter priva-

do, es decir que solamente aquellos au-

torizados por el publicador tendrán ac-

ceso a la información publicada.

Almacenamiento de datos logísticos

y comerciales: los publicadores po-

drán almacenar tanto información re-

ferente a las unidades de consumo,

como así también a los bultos conti-

nentes, pallets, o cualquier otra agru-

pación estándar de productos.

Envío automático de notificación de

novedades: dependiendo del tipo de in-

terfase desarrollada para cada CE, éstos

podrán brindar notificaciones vía e-mail

de novedades recibidas, avisos automáti-

cos a sectores comerciales o logísticos,

informes impresos, estadísticas de activi-

dad de uso del catálogo, administración

de los permisos de acceso para publicar

o suscribir información, etc.

El CE debe brindar todas las funcio-

nalidades necesarias como para que ca-

da empresa pueda, mediante su utiliza-

ción, realizar exitosamente la alineación

de datos entre los AMP de proveedo-

res y clientes, evitando así, la gran canti-

dad de problemas que habitualmente

surgen por la falta de la mencionada

alineación de datos.

4.4 ¿Qué tipo de información

puede contener?

Como hemos dicho anteriormente

en los AMP, se debe almacenar toda

aquella información necesaria relacio-

nada a los productos que serán co-

mercializados, para que la misma pueda

ser accedida libre de todo tipo de

error, en el momento que se generen

las transacciones que respaldarán los

procesos comerciales.

22

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Si bien es cierto que existe una gran

cantidad de atributos que pueden ser

almacenados en los AMP, al mencionar

procedimientos de alineación de datos

nos estamos refiriendo al intercambio

de aquellos atributos estándares, que

serán comunes a todos los clientes, y

no a los propiamente definidos para

operaciones puntuales.

Hecha esta aclaración es válido men-

cionar que en las definiciones realizadas

por GDAS, y más precisamente en los

enunciados contenidos dentro del Global

Data Dictionary (GDD), existen tanto

datos comerciales (precios, bonificacio-

nes, descuentos, condiciones de pago,

imágenes, etc.) como así también infor-

mación logística básica (tamaño, medidas,

descripciones de unidades de empaque,

unidades de consumo, pallets, etc.).

En la actualidad, dentro del contex-

to global, pero mucho más particular-

mente en nuestra región, resulta aún

muy difícil tratar de alinear por me-

dios automáticos los datos comercia-

les. Por lo general la información refe-

rida a los precios, descuentos, bonifi-

caciones, etc., se acostumbra a discu-

tirla, negociarla y acordarla personal-

mente.Todavía no podemos decir que

exista un requerimiento acerca de la



necesidad de intercambiar este tipo de

datos vía electrónica.

Por el contrario, en lo relacionado a

los datos logísticos, cada vez es más fre-

cuente observar cómo aquellas organi-

zaciones que poseen centros de distri-

bución, o donde la logística se ha con-

vertido en una de las áreas clave dentro

del funcionamiento de toda la compañía

para eficientizar al máximo todas sus ta-

reas, solicitan de manera reiterativa la

utilización de este tipo de procesos para

la alineación de datos.

4.5 ¿Cómo sería el proceso

básico lógico para alinear datos?

1. Las empresas proveedoras almacenan

toda la información de los productos

en bases de datos, que son actualiza-

das directamente desde sus respecti-

vos sistemas informáticos.

2. Posteriormente envían dicha infor-

mación, mediante mensajes estánda-

res de intercambio al catálogo elec-

trónico, realizando así la "publicación"

de dichos datos.

3. Una vez que los datos son almacena-

dos en el catálogo electrónico, éste

procede a distribuir dicha información

de forma automática (utilizando nue-

vamente mensajes estándares de inter-

cambio), a todos aquellos clientes, que

previamente se hubieren "suscripto" a

la mencionada información de los pro-

ductos recientemente publicada.

4. Cuando los suscriptores reciben la in-

formación proveniente del catálogo

proceden a realizar, mediante interfa-

ses por ellos mismos desarrolladas, la

correspondiente actualización de sus

respectivas bases de datos, sean éstas

pertenecientes tanto a los sectores

logísticos, como así también a las

áreas comerciales.

5. Una vez actualizadas debidamente las

bases de datos de los clientes, éstos

pueden disponer libremente de sus

AMP para generar todo tipo de do-

cumentos, que posteriormente serán

enviados vía EDI, con la certeza que

los mismos no tendrán ningún tipo de

error que pudiera ser generado por

la falta o deficiente actualización en

tiempo y forma de la información de

los productos que ellos comercializan.

6. Cada vez que el proveedor realice

cualquier tipo de cambio o modifica-

ción sobre los datos de sus productos

se repite nuevamente el ciclo.

El proceso descripto se ajusta a la

mayoría de los casos donde proveedo-

res y clientes actúan como usuarios de

un mismo catálogo, es decir dentro de

un mismo entorno de operaciones, pe-

ro también es válido mencionar que

existen procedimientos un poco más

complicados donde diferentes catálo-

24

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Esquema de alineación de datos (DBA)

Base dedatos delProveedor

Mensajeestándar

CatálogoElectrónico

Mensajes estándaresal Suscriptor

Actualización Base deDatos de Suscriptores

gos estándares, estén o no estos catálo-

gos en el mismo entorno geográfico,

actúan entre sí intercambiándose la in-

formación publicada por proveedores y

requeridas los por clientes.

Al mismo tiempo puede darse la ne-

cesidad de querer realizar consultas

sobre productos, los cuales no sabe-

mos exactamente dónde están almace-

nados, y será entonces cuando la utili-

zación de los Registros Lógicos Globa-

les, tendrán su participación para facili-

tar la búsqueda, validación y direccio-

namiento de dichas consultas.



Esquema de Cadena de Abastecimiento

5.1 ¿Cuáles son las ventajas de

utilizar CE’s para DBA?

Todos aquellos que realicen operacio-

nes de alineación de datos de forma

contínua con sus clientes o proveedo-

res, y que lo hagan acorde a los están-

dares y recomendaciones mundialmente

reconocidas, podrán acceder a los si-

guientes beneficios:

1. Disminución de errores en la gene-

ración de documentos EDI: dado que

los documentos serán generados en

base a las consultas que se realicen a

los AMP debidamente alineados.

2. Reducción de rechazos de mercade-

ría: sabiendo que una de los principa-

les causas de los rechazos de la mer-

cadería es la discrepancia entre lo pe-

dido y lo recibido (diferentes códigos

de productos, etc.), esto desaparecerá

automáticamente al tener los datos

permanentemente alineados, y por lo

tanto también se obtendrá:

a. Disminución de quiebres de stocks.

b. Incremento en la precisión de pro-

cesos de reaprovisionamiento.

3.Ahorro en tareas logísticas relaciona-

das (manipuleo de mercadería, fletes

falsos, gestión administrativa, etc.): al

evitar rechazos completos o parciales

de mercadería, se eliminarán costos in-

necesarios en fletes y en mano de obra.

4. Información confiable, suministrada y

autorizada por el proveedor: el he-

cho de contar con la certeza que el

mismo proveedor tendrá a su cargo la

actualización de los datos, sin lugar a

dudas reforzará todos los procesos de

intercambio de información entre las

empresas, afianzando y mejorando no-

toriamente las relaciones comerciales.

5. Reducción de costos de mano de

obra en el mantenimiento de datos:

los tradicionales procesos manuales se-

rán reemplazados por una integración

automática de los datos provistos por

el proveedor, generando así ahorros

importantes en las tareas mencionadas.

6. Optimización de procesos de inter-

cambio de información entre pro-

veedores y clientes: a partir de defi-

niciones mutuamente acordadas entre

las partes sobre los datos a intercam-

biar, y con el compromiso de integrar

automáticamente los datos desde y

hacia el CE, se podrá garantizar la

exactitud de los datos en los AMP, y

de esta forma tener la certeza sobre

la información en base a la cual se ge-

nerarán todas las transacciones que

entre ellos intercambiarán.

5. Beneficios del uso de catálogos electrónicos

26

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

7. Introducción eficiente de nuevos

productos: sabiendo lo difícil que re-

sulta la negociación desde el punto

de vista comercial, para la incorpora-

ción de nuevos productos en la ca-

dena y el posterior alta física del

producto, no caben dudas que al uti-

lizar CE’s, estas últimas actividades se

facilitan notablemente.

8. Reducción de costos operativos: los

costos incurridos en tareas tales co-

mo gestión administrativa (alta de

productos, mantenimiento de datos,

procesos de rechazos, discrepancias,

generación de notas de débito y cré-

dito, etc.), mano de obra logística,

operadores de fletes, etc., se pueden

reducir casi en su totalidad.

9. Mejora de actividades promocio-

nales de nuevos productos: sa-

biendo que muchas veces los pro-

ductos que integran las promocio-

nes no llegan en tiempo y forma a

los locales de venta por problemas

de rechazos de mercadería (gene-

ralmente errores en la forma so-

bre cómo codifican a los produc-

tos promocionados), sin lugar a

dudas un manejo propicio de tales

productos mejorará notablemente

las actividades mencionadas.

10. Mejora de la relación comercial:

por toda la eficiencia que se puede

conseguir con la disminución de re-

chazos de mercadería, con la optimi-

zación en el alta y mantenimiento de

los datos de los productos, con las

disminuciones de quiebres de stock,

con las mejoras en el manejo de las

promociones, etc., la relación comer-

cial entre proveedor y cliente se verá

notoriamente robustecida, siendo esta

relación el pilar para la generación de

más y mejores negocios entre ellos.

5.2 ¿Qué opinan las empresas

sobre la utilización de CE’s?

Tomando como punto de referencia

la información de proveedores y clien-

tes, recogidas en estudios realizados por

consultoras y EAN MO’s de la región,

hemos seleccionado algunos comenta-

rios que entendemos serán de sumo in-



terés para clarificar, aún más, los motivos

por los cuales las empresas justifican la

utilización de los CE’s.

Principales inconvenientes registrados

por fabricantes y comerciantes por no

tener alineados sus AMP

• Rechazos totales o parciales de

mercaderías por cambios no in-

formados de datos referidos al

palletizado de los productos,

agrupaciones de las unidades de

consumo, etc.

• Atrasos en la incorporación de

nuevos productos, originados tanto

por ineficiencias en la comunicación

entre vendedor y comprador (áreas

comerciales de las empresas), como

así también en la falta de un proce-

so debidamente coordinado entre

el sector comercial y el área opera-

tiva de los comerciantes.

• Errores en las estimaciones de las

cantidades pedidas, generalmente

producidos por hacer referencia a

un código de las unidades de

empaque, erróneo o desactualizado.

Por lo tanto, los mismos fabricantes y

comerciantes afirman que los proble-

mas mencionados anteriormente im-

pactan fuertemente en:

• Incremento de costos de distribu-

ción (fletes falsos, mano de obra,

gastos administrativos, etc.).

• Pérdida de eficiencia en los

transportes (deben volver con

las devoluciones, para luego car-

gar nuevamente).

• Demoras en las entregas.

• Incremento del riesgo de roturas

sobre manipuleo de cajas y pallets

en el Centro de Distribución (CD)

del cliente, incrementando el costo

de estas operaciones.

• Generación de quiebres de

stock, tanto en los CD’s de los

clientes como así también en los

locales, provocando pérdidas de

ventas, que por lo general no

son recuperables.

• Notorios incrementos en costos

administrativos relacionados a la

generación y administración de

notas de crédito y/o débito por

las devoluciones.

Evidentemente uno de los problemas

principales que a priori surge cuando se

habla de falta de alineación de datos, es el

referido a los rechazos de la mercadería.

Estos rechazos pueden ser totales o

parciales dependiendo de la modalidad

de operación del cliente, de si la entre-

28

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

ga se hace en un CD o en un local de

ventas, etc., pero no cabe duda que su-

ceden, y que generan innumerables cos-

tos adicionales que de una u otra mane-

ra serán cargados a la SC.

Los fabricantes informan que la si-

tuación conflictiva más comúnmente

observada, se origina cuando reciben

una orden de compra que hace refe-

rencia a códigos de unidades de con-

sumo o unidades de empaque que por

diversas razones han sido discontinua-

dos, siendo éstos reemplazados por

otros similares (ya sea por cambio de

algún detalle del producto, del packa-

ging, de la configuración de la unidad

de empaque, etc.) pero, por supuesto

con diferente código.

Es entonces cuando el proveedor de-

cide reemplazar el producto solicitado

en la orden de compra por aquel que

cree debería haber sido solicitado. Acto

seguido, procede a enviar la mercadería

a su cliente. Los recepcionistas de la

mercadería en los CD’s, por lo general

tienen órdenes muy precisas acerca de

recibir estrictamente lo que indica la or-

den de compra, y rechazar toda aquella

otra mercadería que no hubiera sido

debidamente indicada en la mencionada

orden de compra.

Por lo tanto cuando se encuentran

con las diferencias indicadas, dependien-

do del tipo de mercadería, y de las ins-

trucciones de la cadena, proceden a re-

chazar total o parcialmente la recepción

de la mercadería en cuestión, producién-

dose entonces todos los problemas re-

lacionados con esta decisión.

Cabe mencionar que, independiente-

mente del hecho de alinear o no de for-

ma automática los precios y condiciones

comerciales, los rechazos de mercadería

por cualquiera de los problemas men-

cionados hasta el momento, también ge-

neran diferencias sobre la facturación,

siendo necesario proceder a la genera-

ción de documentos (débitos o crédi-

tos) para ajustar dichos errores, produ-

ciendo así más ineficiencia y desgaste en

la relación comercial.

A modo de ejemplo podemos

mencionar :

Una importante empresa de la Repú-

blica Argentina del rubro alimenticio, afir-

ma que con aquellos clientes que traba-

jan vía EDI, y con los cuales mantienen

alineadas las bases de datos de los pro-

ductos, se han comprobado fuertes me-

joras, en lo concerniente al rechazo de

mercadería por parte de sus clientes:



Porcentajes de cajas rechazadas

• Sin proceso de alineación de datos

Cliente "X" 11 %, con alineación 3 %.


Cliente "Z" 5 %, con alineación 0,5 %.

30

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Porcentaje de cajas rechazadas

Cliente “X”

Cliente “Z”

Sin alineación de datos Con alineación de datos

11%

5%

3%

0,50%

Arcor S.A., otra importante empresa

argentina con presencia en toda la re-

gión, nos informa que los problemas

de falta de alineación de datos con sus

clientes generan un costo adicional de

un 0,15 % del total de sus ventas, en lo

que a las Grandes Cuentas (cadenas

de supermercados) se refiere, ocasio-

nados por los mismos problemas

enunciados anteriormente.

Asimismo, SC Johnson & Son de Argen-

tina S.A. nos informa que los rechazos de

la mercadería por diferencias de palletiza-

do y diferencias en los códigos de barras

que identifican a las unidades de empaque,

representan aproximadamente el 8 % del

total de las devoluciones, que equivalen al

0,12 % del total de ventas.

Disco Ahold, una de las grandes cade-

nas que opera en Argentina, nos informa

algunos de los motivos más frecuentes,

causantes de los rechazos de mercadería:

1. Unidad por bulto errónea (no respeta

la agrupación por bulto solicitada).

2. EAN/UCC-14 erróneo.

3. Mal palletizado (no está acorde a lo

declarado previamente).

4. Excede lo pedido en la orden de

compra.

5. No corresponde a la orden de compra.

6. El artículo no existe.

7. Código de barras erróneo.

8. Pallet roto.

9. No se lee el EAN/UCC-14.

10. Sin EAN/UCC-14.

11. Descarga no operativa.

12. Mercadería sin envolver.

13. Vida útil del producto insuficiente.

14. Mercadería en mal estado.

Luego de analizar detenidamente cada

uno de estos problemas con el encarga-

do operativo del centro de distribución

de la cadena, se nos informa que, "...sin

lugar a dudas con una correcta alineación

de datos, los primeros 7 motivos enume-

rados podrían haber sido evitados...".

Estudios recientes del mercado mexi-

cano nos revelan que en una de las

principales cadenas de ese país, un 3 %

de los problemas generados en los pro-

cesos de recepción, obedecen a errores

en los códigos de identificación de la

mercadería, lo que le genera 56 devolu-

ciones mensuales a sus proveedores.

Asimismo, otra de las grandes cadenas

del mismo país, nos informa que en una

semana de operación registró 325 casos

de productos con problemas de codifi-

cación, de los cuales 280 no se encon-

traban en la base de datos de la cadena.

Estudios sobre los errores detectados

en los pedidos del sector del gran con-

sumo en España, nos indican que cerca

del 30 % de dichos pedidos deben ser

corregidos manualmente, tanto por fa-

bricantes como por distribuidores, y que

de ellos, el 50 % tiene su origen en defi-

ciencias en la codificación.

Los problemas más comúnmente

identificados son:

• Se utilizan códigos internos en lu-

gar de los códigos estándares

EAN•UCC.

• En períodos de promoción, se utiliza el

código del producto estándar en lugar

del que identifica a la promoción.

• Se generan pedidos en base a artí-

culos que no existen o a códigos

discontinuados.

• Las unidades de pedido no cuadran

con las agrupaciones logísticas.

• En los inventarios se mezclan artículos

estándares y artículos promociona-

dos, en el 90 % de los casos, distor-

sionando los stocks y generando se-

rios problemas de reabastecimiento.

Procter & Gamble de Argentina S.A.

ha realizado, durante tres meses, un es-

tudio sobre los problemas de falta de

alineación de datos con clientes locales,

identificando las principales causas de di-

chos problemas:C E C R A L E C R A M E R I C A L A T I N A C E C R A L E C R A M E R


Asimismo se ha podido identificar

que, en promedio, el 8 % del total de

las facturas emitidas no cuadran, y que

el 30 % de los casos de facturas inco-

rrectas se debe a problemas de codifi-

cación errónea del producto facturado.

Estos errores traen aparejado un 21 %

de incremento en el costo administra-

tivo para el tratamiento de dichos do-

cumentos a los fabricantes, en tanto

que a los distribuidores les ocasiona un

12 % de sobrecostos.

32

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Porcentajes de problemas sobre falta de alineación de datos

44,8% Precio incorrectoCódigo incorrecto/Descripción erróneaProductos obsoletosProductos sustitutos no relacionadosCódigos de barras incorrectosMedidas logísticas incorrectasProducto con medidas erróneasUnid/Caja incorrectaCódigo de proveedor incorrecto

50,0%

40,0%

30,0%

20,0%

10,0%

0,0%

27,1%

18,9%

5,0%

2,0% 0,9% 0,7% 0,6% 0,0%

Proveedores: 21% Distribuidores: 12%

Incremento de costos administrativos por falta de DBA

8% de facturas con errores

100% de facturas emitidas

30% falta deDBA

30% falta de DBA

8% conerror

Porcentajes e incidencia de errores en facturas emitidas

30%25%20% 15%10%5%0%

30%25%20% 15%10%5%0%

=

21%

12%

Luego de analizar detenidamente el

comportamiento de aquellas empresas

que trabajan con procedimientos de ali-

neación de datos mediante la utilización

de CE’s, en España se llegó a la conclusión

que obtuvieron en promedio, reducciones

de costos equivalentes al 4% de la ventas.

Asimismo, sus estudios indican que las

empresas que normalmente utilizan EDI

y catálogos electrónicos para la alinea-

ción de datos, pueden ahorrar hasta un

45 % del tiempo incurrido en procedi-

mientos de introducción de nuevos pro-

ductos y un 33 % del necesario para el

mantenimiento de éstos.

Otro de los grandes problemas analiza-

dos detalladamente tanto por proveedo-

res como así también por comerciantes,

es el relacionado al incremento de los

costos logísticos por operaciones fallidas

de recepción y entrega de mercadería.

SC Johnson & Son Argentina S.A. nos

informa que dentro de los indicadores lo-

gísticos por ellos administrados, las devo-

luciones generan un costo adicional del

2,7 % en concepto de transportes, a lo

que se debería sumar los costos relacio-

nados a preparación y carga del pedido.

Por su parte las cadenas de supermer-

cados indican que uno de los principales

problemas ligados al rechazo de merca-

dería, son los quiebres de stock en el

CD, y por consiguiente la posibilidad de

producir faltantes en los locales de venta.

Esta situación se agrava aún más en

aquellos casos donde los comerciantes,

merced a la utilización del EDI, cross doc-

king, CRP (Collaborative Replenishement

Process) y otras mejores prácticas, traba-

jan con niveles de stocks mínimos, es de-

cir el stock de seguridad de cada produc-

to ha sido reducido al máximo en virtud

de la eficiencia de los procesos obtenida

y comprobada mediante la utilización de

las técnicas anteriormente mencionadas.

Otras mediciones realizadas en Argen-

tina, nos demuestran que en algunas

empresas del sector alimenticio, se han

notado significativas diferencias respecto

al tema de quiebres de stock luego de

incorporar procesos de alineación de

datos con algunos de sus clientes.

Porcentajes de quiebres de stock en

el centro de distribución del cliente:


Cliente "X", 15 % con alineación 5 %.


Cliente "Z", 5 % con alineación 4,5 %.



34

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Porcentajes de quiebres de stock en el CD del cliente

Cliente “X”

Cliente “Z”

Sin alineación de datos Con alineación de datos

15%

5% 5% 4,5%

Adicionalmente a las mediciones cuan-

titativas que pueden realizarse, nos indi-

can que para ellos es de suma impor-

tancia el efecto negativo que tales cir-

cunstancias generan en la relación con

su cliente. Este concepto resulta imposi-

ble de medir, pero forma parte de las

ventajas que acarrea el tener permanen-

te y eficientemente alineada las bases de

datos entre proveedor y cliente.

De acuerdo a los resultados del

Benchmarking de indicadores logísticos

realizado en Colombia sobre los datos

del pasado año 2001, y corroborando lo

anteriormente mencionado, podemos

aportar los siguientes datos:

Del total de pedidos con errores, en-

tre el 6 y el 8 % de los mismos se pro-

ducen por la falta de alineación de bases

de datos, en tanto que el 14 % de los

pedidos entregados incompletos ocu-

rren por la misma situación.

En lo referente a documentación ge-

neral con problemas, podemos men-

cionar que algunos de los causantes de

los mismos fueron:

• Despachado diferente a lo

facturado, 15 %.

• Mercadería no solicitada, 15 %.

• Errores en descuentos, 23 %.

• Errores en los precios, 22 %.

Todas estas circunstancias podrían ha-

ber sido evitadas con una correcta ali-

neación de datos.

Resumiendo todo lo enumerado pre-

cedentemente podemos afirmar, sin lu-

gar a equivocarnos, que el hecho de tra-

bajar con los AMP totalmente alineados

a lo largo de toda la cadena de suminis-

tro, genera gran eficiencia y evita en su

mayoría, los problemas mencionados. Al

menos ésta es la conclusión a la que

arribaron la totalidad de empresas que

al día de hoy están haciendo uso intensi-

vo y apropiado del CE.

5.3 ¿Cuándo un CE se torna

eficiente?

Es lógico suponer que todo tipo de

empresa pretende trabajar cada día de

la forma más eficiente posible, en pos de

reducir sus costos, y por ende ser más

rentable. No cabe duda alguna, después

de todo lo que hemos comentado hasta

el momento, que el catálogo electrónico

es una herramienta fundamental a la ho-

ra de alcanzar la mencionada eficiencia.

Pero tratando de ser lo más objetivos

posible, debemos mencionar que, si

bien no tenemos dudas sobre las afir-

maciones realizadas en torno a los posi-

bles beneficios que el uso de catálogos

electrónicos puede generar, existen al-

gunos requisitos fundamentales para

obtener dichos beneficios.

En realidad, al igual que en cualquier

otro proceso de mejora y cambio que

requiera participación multitudinaria de

los involucrados directos e indirectos en

la utilización de los catálogos electrónicos,

se torna imprescindible que la gran ma-

yoría de las empresas decidan utilizar el

mismo tipo de herramienta para resolver

el problema de la alineación de datos.

Solamente cuando un proveedor alcan-

ce a utilizar el mismo procedimiento con

la mayoría de sus clientes, o al menos

con aquellos que generan su mayor can-

tidad de transacciones, éste podrá afirmar

que realmente la utilización del catálogo

se ve ampliamente justificada, caso con-

trario, los esfuerzos necesarios para po-

der realizar todas las adaptaciones de sus

sistemas informáticos, para que éstos in-

teractúen de la mejor forma posible con

los mencionados catálogos electrónicos, y

para mantener permanentemente actuali-

zados en tiempo y forma los datos de

solamente algunos de sus clientes, no

siempre garantizará la concreción de los

beneficios previamente mencionados.

Igualmente válida es la observación del

lado de los comerciantes, cuando ellos

realizan enormes esfuerzos para tener

operaciones eficientes, y entienden la ne-

cesidad de mantener sus datos automáti-

camente actualizados de forma directa

por los verdaderos generadores de dicha

información, los proveedores, y al no con-



tar con una masa crítica de los mismos

utilizando ese procedimiento de actuali-

zación de información, los esfuerzos rea-

lizados no siempre obtendrán los resulta-

dos pronosticados.

Por lo general, de acuerdo a como se

ha desarrollado el proceso de la masifi-

cación del uso de catálogos electróni-

cos, en aquellos países o continentes

que al día de hoy no dudan de la utili-

dad de esta herramienta, el proceso de

masificación del uso de la misma ha sido

paulatino, y solamente con el apoyo in-

condicional de las grandes empresas

convencidas de las ventajas del uso de

ésta práctica, se ha podido superar la

etapa de lentitud o frustración inicial.

5.4 ¿Qué es un "Global

Registry"?

Si bien hasta el momento hemos des-

cripto como los CE’s son utilizados para

procesos de alineación de los AMP entre

proveedores y clientes, no hemos preci-

sado concretamente el ámbito de acción

de la mencionada alineación de datos, es

decir, no hemos circunscripto geográfica-

mente dicho intercambio de información.

Teniendo en cuenta que la mayoría de

las grandes multinacionales son las que

más interesadas están en la utilización

de estos procesos, podemos afirmar que

la necesidad primaria de todas las em-

presas, incluso de las mencionadas mul-

tinacionales, es tener una perfecta alinea-

ción de datos con sus clientes o provee-

dores locales, porque es en el mercado

en el cual ambos operan donde se lleva-

rán a cabo las transacciones comerciales,

y por ende es allí donde necesitan, im-

prescindiblemente, una correcta, precisa

y oportuna alineación de datos.

Independientemente de la posibilidad

que brindan las actuales redes teleinfor-

máticas, acerca de poder acceder a un

repositorio de datos en cualquier parte

del mundo, cuando se comenzó a desa-

rrollar los CE’s para resolver el proble-

ma de alineación de datos, se pensó

únicamente en CE’s nacionales, basados

en estándares, que pudieran estar inter-

conectados entre sí.

Posteriormente hicieron su aparición

los Exchanges, verdaderos centros de

soluciones para el comercio electrónico

en su expresión más amplia, poniendo a

disposición de los usuarios un sinnúme-

ro de funcionalidades y aplicaciones que

van mucho más allá de la simple utiliza-

ción de un catálogo electrónico.

Juntamente con la aparición de los

Exchanges, comúnmente denominados

36

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

e-market places (EMP), se enfatizó aún

más la necesidad de contar con CE’s,

debido a que los EMP, necesitan impe-

riosamente una base de datos de pro-

ductos libres de todo tipo de error y

permanentemente actualizada.

Fue entonces cuando comenzó a to-

mar mayor entidad la necesidad de ali-

neación global de datos, es decir algunas

empresas multinacionales veían como

muy necesario poder contar con un

procedimiento común para la alineación

de datos más allá de la simple utilización

de los diferentes catálogos nacionales.

Surgió así, la idea del Global Registry

(GR), es decir un repositorio de datos re-

conocido por los socios comerciales co-

mo el facilitador clave para permitir acce-

der eficientemente a la alineación de los

AMP mediante CE’s, teniendo control so-

bre el registro de productos y sus locali-

zaciones, como así también estableciendo

un proceso neutral para la certificación

de los diferentes CE’s.

Inmediatamente después de aparecer

en escena el concepto del GR, como un

único registro global, físicamente hablan-

do, se incorporó la posibilidad que exis-

tiera más de uno de dichos registros

globales, pero todos ellos actuando en

forma coordinada. Fue entonces que se

generó el concepto del GLR (Global Lo-

gical Registry), un único registro lógico



Esquema del Global Logical Registry

3. El Registry almacena esta información básica sobre todoslos ítems y la ubicación de cadauno de los ítems en el Catálogode Datos Local.

2. El Catálogo de Datos envíainformación muy básica acercadel ítem al Registry.

1. Un fabricante publicará lainformación del ítem en elCatálogo de Datos Local.

5. Los socios comerciales sincronizan la informacióndel ítem entre sus respec-tivos Catálogos de Datosutilizando procesos desuscripción y publicación.

4. Un comerciante buscará enel Registry vía un catálogo dedatos seleccionado, por cadaítem (mediante el GTIN o pordescripción). El Registry de-vuelve el detalle de los ítems alCatálogo de Datos Local.

global, pero que podría estar distribuido

en varios GR físicos.

Por lo tanto, teniendo en cuenta el de-

sarrollo de los CE’s al día de la fecha, el

GLR deberá: a) tener la posibilidad de

manejar intercambio con los CE’s, me-

diante la utilización de los mensajes es-

tandarizados que para tal efecto han sido

desarrollados, b) realizar la certificación

de los diferentes CE’s con los cuales

opere, c) controlar el registro de produc-

tos y locaciones entre otras actividades.

Sabiendo que tal vez no todos

comprendan claramente la vincula-

ción existente entre EAN Internatio-

nal, UCC, GCI y las organizaciones lo-

cales de numeración, y que tal vez no

tengan claro la importancia de ese

accionar en conjunto, creemos conve-

niente manifestar que existe un traba-

jo mancomunado entre todas estas

organizaciones, en la búsqueda per-

manente de las mejores soluciones a

las necesidades concretas planteadas

por los usuarios.

38

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

5.5 Uso de catálogos

electrónicos en el mundo

Anualmente EAN International

realiza una encuesta entre todos

sus afiliados (las diferentes organi-

zaciones EAN del mundo), acerca

del estado de desarrollo y utiliza-

ción de las diversas herramientas

estándares propuestas.

UCC(USA y Canadá)

EAN(Resto del mundo)

Compañías/Organizaciones

EAN Local

de cada país

*GRUPOS DE TRABAJO1. Product ID2. Intelligent Tag3. Business Process4. CPFR5. Global Data Synch.6. Global Data Dict.7. Global Product Class.8. Global Scorecard9. Location ID (nuevo)

10. Global ID (nuevo)

EXCHANGE

TRANSORA

GNX

Globales

Regionales

Locales

Instancias de Exchanges Locales

WWRE

Otros

GCIGCI

GRUPOS DE TRABAJO*GRUPOS DE TRABAJO*

39

País Nombre del proyectoAlemania SINFOSArgentina Data.CodAustralia EANnetAustria SINFOSBélgica Central Data Bank (CDB)Chile CatEChina S/D* Colombia CABASnetCorea del Sur KorEANnetCosta Rica Catálogo ElectrónicoCroacia CATALOGUE OF CODED PRODUCTSDinamarca DADASEcuador S/D* Egipto EGYM@RTEspaña AECOC-DataFilipinas PANC ProdcatFrancia DILICOMFrancia Shopping 2000 (clartet, EDIone, @gp)Francia EPInetHolanda EANDAS (Sinfos)Hong Kong e-ID RepositoryHungría EAN – CatalogueIndonesia S/D* Islandia Gagnagrunnur me_ vörulistauppl_sing umItalia e-RIALTOJapón JICFS/IF-DBKazakstan EAN – CatalogueLatvia Product Catalogue México Catalógalo.comMoldavia Local Products CataloguePolonia Polish EAN.UCC CatalogueRep. Checa NARODNI KATALOG EANRep. Dominicana Catálogo ElectrónicoPerú EANnetPERURumania CEROMRusia BASE 460Singapur National electronic Product CatalogueSudáfrica EAN-PDCSuiza EdbTailandia Global e-ID Thai NetTaiwan EAN TAIWAN electronic catalogueUcrania National electronic catalogue of "branded" variable

measure retail articlesUruguay RONDA* S/D: Sin datos



En lo referente a la utilización de ca-

tálogos electrónicos en el mundo, de

acuerdo a los datos obtenidos en di-

cha encuesta, podemos informar que

la situación a la finalización del año

2001 era la siguiente:

También debemos mencionar que al

momento de la redacción del presente

informe se conoce sobre dos proyectos

de catálogos que agrupan a varios países.

Uno de ellos es llamado e-RIALTO y

está basado en el catálogo alemán de-

nominado SINFOS. Actualmente forman

parte de esta iniciativa 12 países euro-

peos y esperan estar totalmente opera-

tivos durante el año 2002.

El otro proyecto se denomina

Cabasnet Latino y se basa en el pro-

ducto homónimo desarrollado por

IAC de Colombia, y al día de la fecha

cuenta con la par ticipación de organi-

zaciones EAN de El Salvador, Costa

Rica, Honduras, Nicaragua, Panamá,

Perú y Guatemala.

Asimismo cabe destacar que para una

comparación más precisa, se puede in-

dagar en cada una de estas organizacio-

nes acerca de las características puntua-

les de los catálogos mencionados.

40

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

Teniendo en cuenta que a la fecha

de la impresión de este reporte, un

gran número de empresas ha experi-

mentado los procesos de llevar a la

práctica la integración de los datos

desde y hacia el catálogo con sus res-

pectivos sistemas informáticos, cree-

mos de suma importancia poder com-

partir con los lectores de este informe

algunas de dichas experiencias.

6.1 Manejo incorrecto de las

descripciones de los productos

Al igual que en cualquier proyecto de

estas características, es de vital impor-

tancia separar la etapa de análisis y de-

sarrollo de la de implementación. Es re-

cién en el momento de la puesta en

marcha, donde comienzan a visualizarse

las verdaderas necesidades y complica-

ciones del modelo teórico con los pro-

cesos en producción.

En el caso argentino, luego que el mode-

lo de datos propuesto por los estándares

internacionales fue analizado durante casi

dieciocho meses en el seno de un comité

especialmente creado para tal efecto, for-

mado por las principales empresas provee-

doras y distribuidoras del país, se llegó a la

conclusión que el mismo contemplaba to-

das las necesidades de los usuarios.

Cuando tuvo que ponerse en marcha

la utilización de la herramienta, surgió la

inquietud de una cadena de supermer-

cados, acerca de las diferencias notables

que existían entre la forma en que los

proveedores describían alfabéticamente

sus productos y sobre cómo necesitaba

dicha descripción la mencionada cadena.

El tema sobrevino cuando la cadena

en cuestión planteó la necesidad de

querer tomar directamente la descrip-

ción de los productos publicada por el

proveedor, para ser utilizada en todos

los procesos en los que hiciera falta re-

ferenciar alfabéticamente a dichos pro-

ductos (identificación en los frentes de

las góndolas, puntos de venta, etc.).

Inmediatamente después de detectada

esta necesidad se procedió a trabajar en

dos frentes. Por un lado se modificó la

herramienta para tener la certeza que la

misma pudiera albergar la totalidad de

datos alfabéticos sin ningún tipo de pro-

blemas y al mismo tiempo se realizó una

campaña de difusión y capacitación en-

tre los publicadores, para que estos

comprendan el porqué deberían tener

criterios similares a la hora de describir

sus productos, tratando de definir clara-

mente lo que significa descripción, varie-

dad, atributo, etc.

6. Experiencias en la integración de datos desde el CE



La generación de esta situación pue-

de atribuirse al hecho concreto de que

en la etapa de análisis y desarrollo no

han participado la totalidad de sectores

interesados. Por lo tanto, la experiencia

aprendida de la misma ha sido la corro-

boración de lo importante que significa

involucrar en todo el proceso de pues-

ta en marcha de un sistema automático

de alineación de datos, a todos los sec-

tores que directa o indirectamente esta-

rán vinculados al manejo de los datos

que se alinearán a través del CE.

Es decir, tanto el área informática, co-

mo el sector de operaciones, logística y

especialmente el área comercial debe-

rán estar profundamente involucrados,

entre otros, en temas tales como:

• Definir exactamente cuáles son los

datos que realmente necesitan ser

alineados de forma automática.

• Comparar detenidamente cada uno

de esos datos con las definiciones

propias de sus AMP.

• Corroborar el manejo interno que

los sistemas informáticos hacen de

los datos que serán intercambiados

automáticamente.

• Tener la certeza que los datos reci-

bidos del catálogo electrónico, pro-

cesados por la interfase correspon-

diente, suplantarán en un ciento

por ciento a los actualmente mane-

jados de forma manual.

• Definir el flujo de datos apropia-

do para la información recibida

desde el catálogo.

6.2 Claves para el manteni-

miento de datos dentro de las

empresas proveedoras

En función a experiencias surgidas de

trabajos conjuntos con clientes, Unilever

de Argentina S.A. ha llegado a la conclu-

sión que, si bien es en general muy ha-

bitual en la industria proveedora consi-

derar que el problema de alineación de

datos se circunscribe únicamente con

sus clientes, en función de análisis reali-

zados, gran parte de estos inconvenien-

tes radica en los proveedores, dado que

presentan serios problemas internos en

lo referente al mantenimiento de sus

propias bases de datos.

Dichos problemas tienen un impac-

to directo en la gestión de clientes,

generando ineficiencias por la falta de

una correcta alineación de datos a lo

largo de toda la SC.

Los puntos principales que surgen del

análisis efectuado como origen de estas

ineficiencias son:

42

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R A

ME

RIC

A L

AT

INA

CE

CR

AL

EC

R

1. El proceso de alta y carga de datos

de los productos suele ser innecesaria-

mente complejo:

a. Los distintos sectores de la compañía

(Distribución,Ventas, Ingeniería de

Empaque, etc.) relacionados directa-

mente con el desarrollo, gestión y

manipulación de los productos termi-

nados, poseen sus propias bases de

datos para la gestión de sus tareas.

b. Se cargan los mismos datos en dis-

tintos sistemas, y por distintas per-

sonas y/o sectores. En las modifica-

ciones de palletizados coexisten dis-

tintos tipos de conformación de pa-

llets para el mismo producto.

2. En algunos casos, los datos volcados

en las bases no coinciden con la realidad

de los productos (palletizado, volumen

de la unidad de venta, peso, etc.), debido

a ulteriores modificaciones que no se

vieron reflejadas en las bases de datos.

El diagnóstico de las causas anterior-

mente detallado trae como conse-

cuencia una cantidad importante de

aspectos operativos, tal como se expli-

ca a continuación:

• Diferencia en los cálculos de cumpli-

miento de convenios logísticos, por

no coincidir el palletizado real con

el indicado en los sistemas.

• Particiones innecesarias e ineficientes

de los envíos a clientes.

• Problemas de recepción en los clien-

tes, que conllevan a devoluciones in-

necesarias de mercadería.

• Mayores costos de distribución.

Por otro lado, afectan además la ima-

gen y relación con los clientes, en fun-

ción de las malas percepciones que este

tipo de ineficiencias generan como des-

coordinación entre Ventas y Distribución:

"Nos ofrecen eficiencia, y nos entregan ine-

ficiencia" , "Los envíos vienen todos mezcla-

dos, y no por piso o pallet completo". En

conclusión, se trasladan las ineficiencias

del proveedor a los clientes.

Por lo tanto resulta conveniente re-

comendar a las empresas proveedoras,

que para poder realizar una correcta

alineación de datos con sus clientes,

primeramente deben tener resuelto de

forma integral el manejo interno de di-

chos datos, como forma de eliminar de

raíz las causas de futuros problemas

con clientes, que sólo salen a la luz en

el momento de automatizar procesos.

Cumplido esto, a la hora de querer in-

tercambiarlos en tiempo y forma con

sus socios comerciales, tendrán la cer-

teza que la información que

Documents

Comité ECR América Latina - CECRALCECRAL ECR AMERICA LATINA CECRAL ECR AMER 9 CECRAL ECR AMERICA LATINA CECRAL ECR AMER mejor calidad, en su justa cantidad y al mejor precio posible