5 bis rue de ParisCS 31023

97404 Saint Denis Cedex

Fabienne AUBERChargée de développementéconomique TIC&RDItél. 02 62 331 555tél. 02 62 331 555

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COMMENT METTRE EN PLACE

LE TÉLÉTRAVAIL ?

7% des entreprises françaises pratiquent le télé-travail1. Pour augmenter la productivité des sala-riés, diminuer les frais généraux ou encore pour acquérir des compétences rares, de plus en plus d’entreprises s’orientent vers ce nouveau mode d’organisation.

Selon la définition officielle2, le télétravail est une « forme d’organisation et/ou de réalisation du tra-vail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors des locaux de l’en-treprise de façon régulière ». Autrement dit, pour être qualifiés en tant que tel, les télétravailleurs doivent nécessairement utiliser les TIC pour tra-vailler à distance.

Sommaire

Pour quelles entreprises

Les conditions de mise en place

�Le volet juridique

�Le volet managérial

�Le volet technique

Pour aller plus loin

Mais, les vieux clichés ont la vie dure et bon nom-bre de confusions ou d’interrogations subsistent encore au sujet du télétravail.

Quatre formes de télétravail coexistent, la plus connue étant le télétravail à domicile ou en alter-nance : le salarié dispose d’un bureau au sein de son entreprise et travaille occasionnellement de-puis son domicile. La forme de télétravail la plus répandue reste néanmoins le travail nomade : le salarié travaille à distance au gré de ses déplacements. Dans cer-tains cas, il peut ne disposer d’aucun espace de travail physique. Entrent dans cette catégorie cer-tains commerciaux, des équipes de maintenance ou de service après-vente.Plus marginal, le travail en télécentre ou dans un bu-reau satellite est exercé par des salariés dont l’acti-vité se déroule principalement à l’extérieur des locaux de l’entreprise mais qui ont besoin de disposer d’un bureau en général à proximité de leur domicile.

1 Source INSEE, 2009.2 Source : Ministère de l’emploi, des relations sociales, de la famille et de la solidarité

Travail à distance | Février 2011

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Enfin, les équipes virtuelles correspondent à des équi-pes géographiquement dispersées, utilisant principale-ment - mais pas uniquement - les nouvelles technolo-gies pour communiquer.

Cette notice fait le point sur les opportunités et les moyens nécessaires pour mettre en place le télétravail au sein d’une entreprise.

POUR QUELLES ENTREPRISES ?

Le télétravail est avant tout pratiqué dans des postes à dominance tertiaire, utilisant presque exclusivement l’informatique pour travailler. Exemple : comptable, ingé-nieur, graphiste, etc.

Néanmoins, il n’existe pas de profil-type en matière de télétravail. Ce mode d’organisation répond davantage à un besoin ou une opportunité pour l’entreprise :

ÉCONOMISER DES LOCAUX

� Embauche de nouveaux collaborateurs sans avoir à dé-ménager pour un espace plus grand � Implantation dans d’autres régions de France ou à l’étranger sans s’alourdir de frais d’implantation liés aux locaux (pour tester un nouveau marché, par exemple)

RECRUTER ET FIDÉLISER LES SALARIÉS

� Elargir le périmètre de recherche de nouvelles compé-tences (exemple : les entreprises implantées en milieu rural peinent parfois à trouver ou faire venir des com-pétences présentes en milieu urbain) � Répondre à un problème de turnover. La possibilité de télétravailler est perçue comme un avantage réel, contribuant ainsi à fidéliser les salariés. � Diminuer l’absentéisme dû aux maladies (entre autres…) � S’intégrer dans un Plan de Continuité d’Activité (PCA) des entreprises en cas de pandémie

VALORISER UNE SENSIBILITÉ POUR LE DÉVELOPPEMENT DURABLE

� Réduire les déplacements domicile-travail � Proposer une alternative à la saturation des trans-ports publics et à la congestion des routes aux heures de pointe � Contribuer au bien-être au travail � Revitaliser les zones rurales � Intégrer des travailleurs handicapés

R E M A R Q U E

En général, les entreprises ayant expérimenté le télé-travail - notamment celui qui est pratiqué à domicile - constatent une augmentation significative de la pro-ductivité des télétravailleurs.Cette forme de zèle tient à leur volonté de conserver ce statut avantageux (flexibilité des horaires, diminution du stress et de la fatigue liés aux transports, plus grande autonomie au travail, meilleure concentration, etc.).

LES CONDITIONS DE MISE EN PLACE

Le télétravail ne s’improvise pas. L’attention portée à sa mise en place va conditionner la réussite ou l’échec du projet.Voici quelques « heurts » fréquemment rencontrés dans les expériences ratées de télétravail : sentiment d’isole-ment du télétravailleur, diminution de l’information et de la communication formelle et/ou informelle au sein de l’équipe, sentiment de perte de contrôle du télétravailleur par son manager, jalousie des non-télétravailleurs.

La mise en place du télétravail dans une entreprise s’ap-puie sur trois piliers :•Juridique•Managérial•Technique

LE VOLET JURIDIQUE DU TELETRAVAIL

Le cadre législatif autour du télétravail s’appuie essen-tiellement sur l’accord interprofessionnel français du 19 juillet 2005, étendu par l’arrêté ministériel du 30 mai 2006. Il repose sur deux principes fondamentaux :

� Le bi-volontariat : ni l’employeur, ni le salarié, ne peut imposer le télétravail à l’autre sans son accord

� La réversibilité : sur demande de l’employeur ou du télétravailleur, le salarié peut réintégrer l’entreprise à temps plein

Ces dispositions doivent être mentionnées dans un ave-nant au contrat de travail du télétravailleur.Des modèles d’avenants au contrat de travail existent sur Internet, mais il ne faut pas hésiter à se faire ac-compagner sur le sujet pour l’adapter aux spécificités de l’entreprise.

3 De nombreuses enquêtes ont étudié les effets du télétravail sur employeurs et employés à l’instar de l’ENE dans une étude intitulée « le travail à distance dans les PME rhodaniennes » parue en 2009 (http://bit.ly/frm5Ii)

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� En pratique L’avenant doit spécifier :

� Les éléments relatifs à la charge de travail du télé-travailleur :•Ses missions •Son rattachement hiérarchique•Les modalités d’évaluation de sa charge de travail•Les modalités de compte-rendu et de liaison avec

l’entreprise

� La gestion horaire du temps de travail du télétra-vailleur :•Horaires auxquels le télétravailleur doit pouvoir être

joint•Limites imposés par le code du travail pour proté-

ger l’entreprise des excès de zèle illégaux du sala-rié : durée maximale de travail quotidienne (10h) et hebdomadaire (48h), durée minimale de repos quo-tidien (11h consécutive) et hebdomadaire (35h), ca-ractère exceptionnel du recours au travail de nuit, le samedi, le dimanche et les jours fériés, etc.•Modalités de décompte des heures et jours tra-

vaillés (exemple : déclaration mensuel du télétra-vailleur transmise à son manager).

� Les modalités d’aménagement et de mise en confor-mité des locaux utilisés par le salarié en situation de télétravail : dans le cas de télétravail à domicile, l’em-ployeur n’est pas obligé de participer aux frais d’amé-nagement d’un bureau (chaise, placard, etc.).Toutefois, il estconseilléde faireexaminer,avec l’ac-cord du télétravailleur, l’installation électrique du domi-cile de celui-ci par un organisme de certification privé.Par ailleurs, employeur et télétravailleur négocient un montant d’indemnisation des charges (électricité, chauffage, etc.), estimé habituellement sur la base d’un forfait mensuel de 50€ à 60€.Enfin, l’entreprise doit souscrire une assurance com-plémentaire pour le lieu de télétravail du salarié (dans la plupart des cas, aucune surprime n’est appliquée).

� L’équipement mis à disposition du télétravailleur : •Le matériel : ordinateur, logiciels, etc.•Les moyens de communication : indemnisation des

communications téléphoniques et de l’accès à In-ternet•Les fournitures de bureau et frais postaux•Une clause stipule habituellement que le salarié

doit utiliser ces équipements à titre professionnel uniquement. Il est également conseillé, si ce n’est déjà fait, de faire signer une charte informatique4 au télétravailleur

� L’expérimentation et l’évolution du télétravail :•Durée de l’expérimentation au cours de laquelle chacun peut mettre fin au télétravail après un délai de préavis préalablement défini (3 mois, par exem-ple)

•Condition de retour du salarié dans les locaux de l’entreprise (délai de prévenance, cas de refus of-ferts à l’employeur, conditions précises de réinté-gration du salarié, etc.)

� Les facteurs clés de succès � Rédiger un avenant au contrat de travail � Faire signer au télétravailleur une charte informatique

LE VOLET MANAGERIAL DU TELETRAVAIL

La gestion des ressources humaines est une des clés de succès d’un projet de télétravail dont l’enjeu est de passer d’un management présentiel à un mode de ma-nagement par objectifs.

Ce changement de culture doit être compris et accepter par le télétravailleur, son manager et le reste de l’équipe.

� En pratique

� Etablir un état des lieux : cette phase consiste à for-maliser les fonctions et les processus de l’entreprise dans lesquels le télétravailleur est impliqué et selon quelle fréquence.

Exemple : Information que le télétravailleur doit recevoir : - Nature de l’information : bons de livraison chiffrés - Provient de qui : chefs d’équipes - Pour quoi faire : Alimenter les fiches chantier pour

obtenir le prix de revient - Fréquence : hebdomadaire - Comment s’opère la transmission actuellement :

centralisation dans une bannette - Evolution souhaitée dans la transmission : scan et

dépôt dans un répertoire informatique

� Fixer des objectifs. Il est impératif de bien cadrer, avec le télétravailleur, ses missions, la charge de tra-vail, les délais et les livrables attendus afin d’établir une relation de confiance entre lui et le manager

� Former le manager et le télétravailleur au mana-gement par objectif. Le manager devra notamment savoir gérer la relation avec le télétravailleur (com-ment lutter contre l’isolement ?) et avec le reste de l’équipe (gestion des jalousies, des susceptibilités)4 Voir la notice « Elaborer et faire appliquer une charte informatique ».

Travail à distance | Comment mettre en place le télétravail ?

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� Réorganiser la communication interne : organiser les réunions d’équipe lorsque les télétravailleurs sont présents dans l’entreprise, mettre à disposition les documents concernant toute l’équipe 24h/24 aux télétravailleurs, etc.

� Les facteurs clés de succès � Respect du télétravailleur � Formation � Communication interne

LE VOLET TECHNIQUE DU TELETRAVAIL

La mise en place technique consiste à permettre au télé-travailleur d’accéder aux documents et aux applications dont il a besoin pour accomplir ses missions.Les solutions techniques sont nombreuses, mais il est essentiel de s’adapter aux besoins du télétravailleur. Le surdimensionnement d’une installation peut s’avérer chronophage pour le support informatique ou le manager si le télétravailleur ne maîtrise pas bien l’informatique.

Voici quelques solutions couramment utilisées : � Un accès VPN (Virtual Private Network, Réseau Privé Virtuel) permet d’accéder au réseau local d’une entre-prise à distance via une connexion Internet sécurisée5

� Utilisation de logiciels accessibles via Internet (mode SaaS6) �Webmail (accès distant au serveur de messagerie d’entreprise)7 � Plateforme de travail collaboratif : workflow8, agenda partagé, gestion électronique de document, etc. �Webconférence � Outils de communications asynchrones : forums, wikis, blogs/microblogging, etc.

� Chat/messagerie instantanée

Quelques précautions sont à prendre en matière de sé-curité informatique. Tout d’abord, veillez à faire signerune charte informatique au télétravailleur dans laquelle il est spécifié que les fichiers de l’entreprise ne doivent pas être enregistrés sur son ordinateur. En cas de vol ou de panne, tous les documents seront perdus.Par ailleurs, il est conseillé de ne pas créer d’accès dis-tant aux données sensibles de l’entreprise (exemple : procédé industriel).Le télétravailleur doit pouvoir consulter ces données uni-quement dans les locaux de l’entreprise.

� En pratique �Mesurer le degré d’autonomie du télétravailleur en in-formatique (exemple : logiciels de bureautique) et le for-mer si besoin. Le but est d’éviter que le salarié se sente dépourvu face à son ordinateur � Formation du télétravailleur à une maintenance mini-mum de son poste informatique (exemple : mise à jour de l’anti-virus) �Mise à disposition des informations et applications né-cessaires au télétravailleur

R E M A R Q U E

Il peut être intéressant de mettre en place un système de prise en main à distance pour dépanner un télétra-vailleur en agissant directement sur son ordinateur.

� Les facteurs clés de succès � S’adapter au besoin du télétravailleur � Intégrer le facteur humain

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