CommonStore for Lotus Domino - DBGuide.net · 2008-12-16 · – IBM CommonStore for Lotus Domino – IBM Records Manager – IBM Lotus Notes and Domino – IBM Tivoli Storage Manager

© 2008 IBM Corporation

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CommonStore for Lotus DominoDomino 성능성능성능성능 개선개선개선개선

한국한국한국한국 IBM 구자일구자일구자일구자일 차장차장차장차장

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Information Management software | Enterprise Content Management

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Content Anywhere

Active Content

Enterprise Compliance

Business Agility

Pervasive Persuasive



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CommonStore 제품제품제품제품 소개소개소개소개

� 유연한시스템구성이가능하며다양한저장시스템과함께사용가능함

– 메일서버와 Archiving 서버가 N:1 구성이가능함.

– 기존에사용중인 Repository Management를사용할수있음, Repository Management은CM, TSM, CM OnDemand중선택.

CommonStore

SAP Dispatcher

CS Task Notes

CS Task Exchange

CM Agent

TSM Agent

OD Agent

Content Manager

TSM

CM OnDemand Disk Array

Tape Library

Optical Juke Box

WORM Disk

…

RepositoryRepository

Management

Archive

Retrieve

Data/Message

System

�기존에사용중인Notes, Outlook 및SAP GUI에통합되어 View

�규약및정책을통한자동화된 Lifecycle 관리�다양한연동 Agent 및 Task 제공

�다양한 Repository

Management를지원해. 이들중1개를선택해서구성 �용량및정책에따라서다양한저장소를선택적으로사용가능

Outlook

Notes Client

Exchange

Domino

SAP

Archive Client� Domino 및 Exchange

Native Archive 처리함ILM



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신규 구성(제품) 소개



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신규신규신규신규 제품제품제품제품 소개소개소개소개

�기존의독자적인구성에서 ECM Compliance Platform 구성으로통합되면서 Classification과 eDiscovery제품군이추가되었다.

CommonStore IBM CM eMailSearch

CommonStore IBM CM v8.4

IBM Classification

Module

eDiscovery

Manager

eDiscovery

Analyzer

Contents Intelligent Content Archiving Storage Management

Records

Management

Search & Analyzer

OmniFind

OmniFind

OldOldOldOld

2008.09~2008.09~2008.09~2008.09~



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신규신규신규신규 제품제품제품제품 소개소개소개소개 - eDiscovery Manager

� IBM ECM platform 상에서구성됨

– BM FileNet P8 or IBM Content Manager

� 핵심검색, 추출(취합), 관리, 홀딩기능제공

– 개인별 Profile, Case 관리

– Archive Server에서직접검색및추출

– 필요시 Holding and locking

– 감사추적, 신뢰성 Reporting, 연동보호(잠금)

– 타당성(Relevancy) 미리보기

– Native Format으로결과추출및내용조회

– For Lotus Domino customers

– For Exchange Server Customers



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신규신규신규신규 제품제품제품제품 소개소개소개소개 - eDiscovery Analyzer

� 불필요한정보를배제하고적절하게 Legal 팀(or 회사)이원하는자료를최적화시켜서최소비용으로제공함

� 내무감사팀또는사용자에게취합된정보(Conunsel)제공

� Allow corporate or outside counsel to explore the key facts of a case to identify the most critical documents

� 치명적인문서(소송및감사) 등을포함한핵심감사정보를찾음

� Discovery Process를통해쉽게결정적인증거(Smoking guns)를찾도록도와줌

SearchSearch Text AnalyticsText Analytics

OmniFind search technology OmniFind content analytics +

UIMA technology

eDiscovery Analyzer* Early Case Insight for Legal

eDiscovery Analyzer* Early Case Insight for Legal

+



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신규신규신규신규 제품제품제품제품 소개소개소개소개 - IBM Classification Module

� What is it?

– 문서및메일의자동화분류솔루션

� Benefits

– 사용자수작업에분류시간감소

– 생산성증대및위험감소

– 통제되지않은전자자원을실질적인통제

– 빠른 ROI 및기존 ECM시스템투자보호

� Capabilities

– 자연어분석및정책수립을통한복합적인문장을

분류

– 높은정확성및기업환경에맞게변경

IBM

Classification

Module

Auto Classify

Extract Metadata

Adaptive Learning

Taxonomy Proposer



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제품제품제품제품 소개소개소개소개 - Records Management

� What is it?

– Retention 및 disposition 관리

� Benefits:

– Compliance 준수및 Risk 감소

– 자동화를통한사용자수작업감소

– 과거정보보관에따른비용및위험부담감소

� Capabilities:

– 전자컨텐츠및문리적문서모두관리

– 자동화 Records Capture

– 다중저장소관리

� No Paper Weight program:

– 종이문서보관및관리에대한비용및위험감소

IBM ECM

RecordsManagement



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CommonStore for Lotus Domino구성 소개



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CommonStore for Lotus Domino 구성구성구성구성

�제품도입의목적에따라규제준수를한경우, 클린스토리지(성능개선)을위한목적으로나누어구성됨

– 엄격한엄격한엄격한엄격한 규제규제규제규제 준수준수준수준수 요구요구요구요구

기업의지속적성장을위해서는투명성제고및효과적인감사가요구되고있다.

• 해외또는해외에상장한국내기업에게는다양한법규준수가의무화되었다. 또한국내에서도

금융기관을비롯한산업전반에높은투명성을요구하고이와관련된법규제정진행되고있다.

• 이런규제가기업성장을저해하는요소가아니라경쟁력을확보하기위해서는효율적으로법규에

대응하고, 또한향후컴플라이언스이슈에유연하게대처하는 Flexible Data/Message 통제가

필요하다.

– 클린클린클린클린 스토리지스토리지스토리지스토리지 환경환경환경환경 요구요구요구요구

• 업무의대부분을다양한형태의메시지로진행되며, 특히 Email이많은부분을차지하고있다. 이런

환경에서 e-Mail 서버및 Client의성능향상은업무효율증대로이어진다.

• 상대적으로비싼유지비의 e-Mail 서버를확장하기보다정보의사용빈도나중요도에따라차등화된

저장방법을사용이필요하다.



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Compliance – Case1: Compliance 대상만대상만대상만대상만 선별하여선별하여선별하여선별하여 구성구성구성구성

� 전체사용자중일부사용자만 Archive함

– 법정명령이나 Compliance Issue가발생하는담당자/팀또는지역법인(사무소)를대상으로선택적으로적용하여, 구축비용및메일서버영향도최소화함

– Compliance 대상은유동적으로변경가능하며, 한번대상이되면 Compliance Issue 종료후일정기간(최소2년)자동보관함

Notes Client

Lotus Domino DB1DB2Copyof DB1

Compliance 대상대상대상대상사용자들의사용자들의사용자들의사용자들의 DB* 필요필요필요필요시시시시 Compliance 대상대상대상대상사용자를사용자를사용자를사용자를위한위한위한위한서버를서버를서버를서버를별도로별도로별도로별도로구성구성구성구성

Archiving Server

Archive Client

eDM / eDA

사용자감사자

JournalingDBArchive

Journaling



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Compliance – Case2: 모든모든모든모든 사용자사용자사용자사용자 Archiving

� 모든 Mail Box를 Archive(Journaling)함

– 모든 Mail Box의 Inbound/Outbound 모두 Archive함

– 모든 Mail Box를 Archive 후 Target User만감사자가조회가능하도록구성

Notes Client

Lotus DominoDBCopyof DB

Archiving Server

Archive Client사용자감사자 Compliance

Target User만만만만검색검색검색검색JournalingDBRemote

JournalingServer 여러여러여러여러대의대의대의대의

Lotus Domino Server를를를를한곳으로한곳으로한곳으로한곳으로모음모음모음모음

Outlook / Web Browser

eDM / eDA



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Clean Storage

� 관리자일관기본정책수립, 개인별추가정책수립

– Inbound / Outbound 되는메일모두정책에적용하여본문 / 첨부파일자동분류하여보관

– 보존기간, 용량에따른다양한정책수립가능함

Notes Client

Lotus DominoDBCopyof DB

Archiving Server

Archive Client

Management

(CM or CSLD)

사용자감사자 용량용량용량용량 / 사용율사용율사용율사용율등등등등판단판단판단판단

여러여러여러여러대의대의대의대의Lotus Domino Server를를를를한곳으로한곳으로한곳으로한곳으로모음모음모음모음

Outlook / Web Browser



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Clean Storage - Archiving 사용사용사용사용 예예예예

�관리자또는사용자가다양한정책으로 Archiving 하며, Archiving한메일또는첨부파일은필요시즉시조회가됨

DBMail Storage

eMail

Archiving

Server

사용자

관리자가일괄설정

개인별설정모두가능

첨부파일의크기,보관기간등다양한

조건으로 Archiving

본문또는첨부파일에

대한조회요청시

Mail Server를통해서내용복구

별도의 Client나URL 연결없이기존 Client에서Archiving된내용

조회



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Success Story



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FirstGroup PLC – Challenge

�영국에있는항공운송업체로연간 25억명이이용하는회사이다. 직원은 135,000명으로본사및전세계사무소에서일하고있다.

�메일서버(IBM Lotus)는본사(영국)과남아프리카에각각두고운영하고있다.

�분산구조및많은사용자로인한메일서버의성능문제

해결및향후 Compliance 대응이필요하게되었다.



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FirstGroup PLC – Implementation

�도입솔루션

– IBM DB2 Data Server

– IBM Content Manager

– IBM CommonStore for Lotus Domino

– IBM eMail Search

� Implementation

–전세계분산된메일서버에각각아카이빙서버(CSLD)를구성했으며, 사용자들은가장가까운 Network 환경에서아카이빙서버를접근해사용.

– CSLD는Windows 환경에구성했으며, 스토리지는외장스토리지를이용.



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FirstGroup PLC – Benefits

� Business Benefits

–기존에메일서버성능이개선되었다.

(CPU사용률 80~90% -> 40~50%)

–사용자메일중첨부파일 80%가자동 Archiving되고, 3개월

지난메일을모두일괄 Archiving됨, 이를통해더이상메일

용량에대해서관리하지않게됨

–압축보관을통해서 Storage space를 40% 증가시킴



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Thomas Miller – Challenge

�토마스밀러는미국에본사가있는국제운송전문손해

보험회사, 전세계에 11개의지점을보유하고있습니다. (미국에 3곳)

� Compliance 대응을위해서 eMail Archiving을도입했으며도입시중요하게생각한내용은다음과같습니다.

–하루에 30,000건이상의메일을 Archive

–보관된메일에대한검색및조회에대한성능

–오래된메일에대한소급해 Indexing 및 Archive

–선택적(의도적) Archive 누락방지

–저장소에대한효과적인관리



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Thomas Miller – Implementation

� 도입솔루션

– IBM DB2 Data Server



– IBM eMail Search

– 3.3TB Disk Array

� Implementation

– 전세계에있는모든사용자들의메일은중앙에집중해 Archiving 하도록구성

– eMail자료및그와유사한메시지정보들, 계약관련문서들을정책기반의Archive을통해서한곳에통합하는구성

– 메일은 Lotus Domino Server의 Journal 기능을통해서한곳에모이게되고, 해당메일은다시 CommonStore를통해서자동으로 Mail Server에서추출되어 Archiving됨

– 기존에 Backup으로보관하고있는오래된메일파일을 CommoStore에서직접소급 Archiving하여검색시새로운메일과기존메일이모두검색.



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Thomas Miller – Architecture

� 전세계의 11개지역에서모두동일한시스템을사용하며, 주요 Compliance 관련이슈가많은북미및유럽에서사용하는데문제가없도록함

� 모든메일은 Index 처리해검색속도를높이는구성

� 모든메일및문서는 Content 관리전문솔루션인 IBM Content Manager를통해서관리함

CommonStore

CS Task Notes CM Agent Content Manager

Disk Array

RepositoryRepository

Management

Archive

Retrieve

� 기존 Back된 메일중 보존 기간 내에있는 자료는선별해서 모두Archiving 함

� 법정 보관 주기2년이 지나면자동으로 Tape

Backup

� Tape 된 Data라도검색 시 자동으로Reload해 조회 함Web Browser

Notes Client

Domino

Archive Client

eMail Search

Disk Array

Disk Array

Tape Library

Retroactive

Backup Mail



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Thomas Miller – Benefits

� Business Transformation

– 기존엔 Backup된메일중에서적합한자료를찾는데많은시간과노력을낭비했으며, 해당자료가모두정확히찾아졌는지검증이어려운상태였습니다.

– 도입후엔 Cross-mailbox를손쉽게검색하여 Compliance staff의효율이높아졌으며, 기업내모든메일을보관하는것을증명할수있게되었습니다.

� Business Benefits

– 매일 30,000 메일및첨부파일을모두 Archiving 하여보관

– 모든메일은 Index를통해서빠르게검색하고조회할수있음

– 2,300만메일을소급하여 Archiving하여기존메일도필요시손쉽게검색하여사용할수있게되었음

– 압축보관을통해서 Storage space를 60% 증가시킴

– 사용자들은더이상메일용량에대해서관리하지않게됨

� Goals Achieved and more

– 메일이모두기록된다는것으로인해임직원들의법적이슈에대해서상당히관심을가지게되었고, 기업은법적, 금융적 Compliance 이슈가낮아졌습니다.



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Rohm and Hass – Challenge

� Rohm and Hass는미국에있는제조업기업

� Business need

–규제및법적 Compliance 이슈를쉽게대응하길원함

� Solution

–쉽게전자문서를 Cature할수있는 ECM 솔루션을도입하고, 메일역시쉽게추출해중앙에보관하도록구성함

� Benefits

–강화된 Governance Process, 관련업무를담당자의효율증가

–중요한기업지적자산보호및기업내협업을위한저장소를가지게됨



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Rohm and Hass – Implementation

� 도입솔루션



– IBM Records Manager

– IBM Lotus Notes and Domino

– IBM Tivoli Storage Manager

– Integro Email Manager

� 구축특징

– 자료가생성되는시점부터 Recoreds Manager를통해서필요한Content를중앙에보관

– 메일도발생하는시점인 Lotus Domino Server에서직접 CSLD를통해서보관하는구조

– Web Search를사용하지않고 Integro Email Manager를통해서메일 Client 단에서검색하도록구성



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Thank you!

QUESTIONS



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첨부첨부첨부첨부1 - Domino Native Format

� IBM CommonStore의경우 Domino Native Format / DXL (Domino XML) / 및 EML 모두지원가능합니다.

� Symantec Enterprise Vault의경우 DNF / DXL 를지원하지않아Mine Type 이슈가발생할수있습니다.

DNF 원본 EML 변환

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