Communicatieplan Verhuizing V2

Gemeente Amsterdam versie maandag 20 juni 2011Dienst Persoons- en Geo-informatie

Communicatievoorstel

Opdrachtgegevens

Opdrachtnaam Verhuizing DPG Projectnummer 047 Looptijd project

Opdrachtgever (functie)

Rob KalseWim Snoek (projectleider)

Werkdagen/vakantie…Vakantie: week 29 - 32

Mobiel nummer

Plaatsvervanger Werkdagen/vakantie Mobiel nummer

Andere betrokkenen

Bureau Gemeentelijke Huisvesting Amsterdam (GHA) en uitvoerder PMB (locatie Jodenbreestraat),

DFM (locatie Stadhuis) OGA (huuropzegging/ oplevering huidige panden)

Werkdagen/vakantie Mobiel nummer

Opdrachtnemer Jutta Ravelli Werkdagen/vakantie Vakantie: week 25 (?) , 34, 35 Mobiel nummer 06 4589 2117

Logboek

Datum &Opmerking

Week 23(8 juni 2011)Communicatie-voorstel V1

Week 24Bespreken communicatie-voorstel RK/ WS

Week 25Goedkeuring communicatie-voorstel projectgroep/ MT

Week…Kritiek/repliek sessies met werkgroepen

……Realisatie communicatie-voorstel

Pagina 1 van 12

versie maandag 20 juni 2011

Opdrachtintake

Aanleiding Het Bureau Gemeentelijke Huisvesting Amsterdam (GHA) heeft een huisvestingsvisie voor de gemeente Amsterdam ontwikkeld. Hieruit volgt o.a. dat DPG zal gaan verhuizen naar twee locaties: de Jodenbreestraat en het Stadhuis. Er komt dus een knip in de organisatie. De nieuwe locaties zijn ingericht volgens het ‘hotelprincipe’, waarbij allerlei facilitaire zaken in de huur zitten inbegrepen. Op de nieuwe locaties zal volgens het flexprincipe worden gewerkt, waarbij de norm van 0,77 werkplek/ fte wordt gehanteerd. Ingrijpende veranderingen dus, die niet alleen fysieke, maar ook organisatorische en werkculturele gevolgen met zich meebrengen. Een belangrijke voorwaarde om dit veranderingstraject optimaal te laten verlopen is een goede communicatie. Daarom is gevraagd een communicatieplan op te stellen.

Probleem-beschrijving

Verhuizing vraagt medewerking van medewerkersVerhuizen is een stressvolle activiteit, ook als het op je werk gebeurt. Een goed verloop van de verhuizing gaat niet zonder de inzet van medewerkers. Om medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij het verhuisproces zijn er twee werkgroepen opgericht die op basis van opdrachten input leveren aan de projectgroep.

Veel onzekerheid rond het tijdstip van de verhuizingDe verhuizing van DPG is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de verbouwing van de Stadsloketten in het Stadhuis, het vertrek van DRO uit de Jodenbreestraat en de opleveringseisen van onze huidige panden aan de Stadhouderskade. Door al deze afhankelijkheden is de verhuisplanning nog onduidelijk.

Knip in de organisatieDoordat onze loketten en de daarmee samenhangende backoffice (I&N, G&V, TIF) verhuizen naar het Stadhuis en de rest van de organisatie naar de Jodenbreestraat, ontstaat er een knip in de organisatie. Bepaalde werkprocessen moeten hierdoor anders worden ingericht. Deze verandering kan gevolgen hebben voor de onderlinge betrokkenheid en samenwerking moet opnieuw vorm krijgen.

Op de locatie in het Stadhuis zal samenwerking ontstaan met Stadsdeel Centrum. Onze loketten krijgen dezelfde uitstraling als het Stadsloket van Centrum. Een deel van de taken van G&V zal gecombineerd worden met het Stadsloket van Stadsdeel Centrum. Naar verwachting worden ook receptie, kassasysteem en wachtruimte gecombineerd met het stadsdeel. Dit alles betekent aanpassing van de werktijden (loketten zijn langer open) en het afstoten van taken en overdracht van formatie.

Gevolgen voor facilitaire zakenInvoering van het hotelconcept betekent dat facilitaire taken worden overgedragen (overdracht van formatie) en dat bepaalde werkprocessen worden aangepast.

Invoering flexprincipeHet flexprincipe houdt in dat veel medewerkers geen eigen werkplek hebben en dat je zo op een zo efficiënt mogelijke wijze gebruik maakt van het aantal werkplekken. Sommige mensen vinden dit leuk, anderen heel erg eng en voelen weerstand. Aandachtspunten hierbij zijn: Invoering van het flexprincipe kan op verschillende niveaus. Het projectteam/ MT moet nog een besluit nemen over de manier waarop het flexwerken

bij DPG vormgegeven zal worden. Ten aanzien van het flexwerken worden bewuste keuzes gemaakt; flexen waar het mogelijk is.

Pagina 2 van 12


De inrichting van de nieuwe locaties wordt ook afgestemd op het flexprincipe, dat wil zeggen fysieke afdelingsgrenzen verdwijnen en maken plaats voor zogenaamde ‘vlekken’. Het vlekkenplan wordt vormgegeven in samenwerking met de werkgroepen. Mogelijke weerstand: medewerkers hebben geen eigen werkplek cq. kamer meer en komen misschien met andere collega’s op een ‘vlek’ te zitten. Het kan ook zijn dat mensen elkaar in de nieuwe flexomgeving (in het begin) niet goed weten te vinden.

Leidinggevenden hebben in een flexomgeving minder zicht en grip op de afdelingsmedewerkers. Er zal meer worden gestuurd op output. Met het flexprincipe wordt uitgegaan van 0,77 fte per werkplek. Om op sommige dagen pieken te voorkomen, kan het zijn dat medewerkers worden

verplicht om op bepaalde werkdagen te komen werken. Flexwerken vraagt een strakke handhaving van het clean desk/ clean wall beleid, omdat de ‘persoonlijke werkplek’ vervalt. Flexen is niet voor iedereen mogelijk, aangezien sommige werkprocessen bepaalde eisen (software/ hardware, archief) stellen aan een werkplek.

Evengoed zal het flexprincipe op een krachtige manier moeten worden uitgedragen in de organisatie. Medewerkers moeten gedisciplineerd genoeg zijn om de flexwerkplek aan het begin van elke werkdag goed in te stellen. Anders kan het flexwerken

nadelige gevolgen met zich meebrengen voor de gezondheid. Sommige medewerkers vinden het moeilijk om te gaan met beperkte ruimte.N.B. Op dit moment zijn nog niet alle gevolgen van de verhuizing bekend. Het MT moet nog besluiten nemen over de invoering van het flexprincipe. In dit plan is nu uitgegaan van de meest ‘lichte’ vorm van flexen. Wanneer blijkt dat het flexwerken breder wordt ingezet, zal dit plan worden aangepast.

ICT- voorzieningen en telefonieOp onze nieuwe locaties moeten we natuurlijk beschikken over de juiste ICT-voorzieningen. Op dit moment hebben we nog te maken met wat ‘restproblemen’ van Basis-ICT. We willen deze problemen liever niet mee verhuizen.Invoering van het flexprincipe vereist bovendien ook een goede afstemming van ICT-voorzieningen. Iemand die met een fat client werkt, kan vaak niet met een thin client zijn werk doen. Het afstemmen van de ICT-voorzieningen gebeurt op basis van het besluit van het MT over de manier waarop het flexwerken precies zal worden vormgegeven.Op dit moment maakt DPG gebruik van twee soorten telefonie. Traditionele telefonie op stadhouderskade 85 en voice over IP (VOIP) op Stadhouderskade 84. DPG zal in de nieuwe situatie op de twee locaties gebruik maken van één soort telefonie, VOIP. De telefonie moet bijdragen aan de ondersteuning in de nieuwe situatie. Hiervoor moet een plan ontwikkeld worden, dat recht doet aan de eerder vastgestelde doelstellingen van het MT. De veranderingen in de telefonie gaan samen met nieuwe telefoonnummers.

Organisatorische ontwikkelingenIn aanloop naar de verhuizing is onze organisatie volop in verandering. De Registratie niet-ingezetenen (RNI) zal worden ondergebracht bij DPG en we willen onze rol als stelselbeheerder verder uitbreiden, de consequenties van project B11. Deze organisatorische veranderingen hebben gevolgen voor de werkprocessen, de mobiliteit van medewerkers en de inrichting van de nieuwe locatie.

Externe bekendmaking verhuizing De verhuizing moet tijdig bekend worden gemaakt bij onze relaties. Ons adres moet aangepast worden in alle communicatie-uitingen en onze verhuizing moet onder de aandacht worden gebracht bij onze klanten. In dit onderdeel moet specifieke aandacht uitgaan naar: verhuizing naar twee locaties; veranderingen in de telefonie.

Pagina 3 van 12


Personele gevolgen Rol ORDoor de knip in de organisatie, wijzigingen in facilitaire zaken en de invoering van het flexprincipe kent dit project veel personele gevolgen. Er zal daarvoor advies aangevraagd worden bij de OR. De adviesaanvraag is op te splitsen in drie categorieën:a. De overgang van een aantal taken/functies naar het stadsdeel Centrum. Het gaat over alle werkzaamheden rond uittreksels van de afdeling G&V, de

kassa en de receptie. Het verhuizen van I&N, inclusief Bijzonder werk en het onderdeel TIF van Handhaving naar het stadshuis op de locatie waar nu TNT gehuisvest is.

b. Het opheffen van de functie van portier met de verhuizing naar de Jodenbreestraat.Het opheffen van 0,7 fte facilitaire taken rond gebouwenbeheer.

c. Het aanpassen van personeelsinstrumenten, welke worden voorgedragen ter advies of instemming zoals de werktijdenregeling, flexwerken, mobiel werken en tijdregistratie aan de OR voor zover het onderwerp niet op het niveau van de COR is afgehandeld.

Gewenste situatie Medewerkers zijn goed geïnformeerd over de voortgang van het verhuistraject en zijn zich bewust van de veranderingen die dit traject met zich meebrengt voor de organisatiestructuur en -cultuur, de werkprocessen en werkomstandigheden. Ze werken mee aan de verhuizing (inpakken, uitpakken, archiveren, opruimen). Medewerkers zijn goed geïnformeerd over het flexprincipe, weten wat er van hen verwacht wordt en zoveel mogelijk medewerkers werken op de nieuwe locatie volgens het flexprincipe. Men weet elkaar te vinden en voelt zich thuis op de nieuwe locatie.Onze relaties zijn op de hoogte van ons nieuwe adres. Burgers weten onze nieuwe loketten te vinden.

Relaties

(Project)-organisatie

Stuurgroep - Projectgroep – Werkgroepen Stadhuis, Jodenbreestraat en ICT<zie weergave hieronder>

Pagina 4 van 12

Bureau GHA/ Taskforce Huisvesting (gemeentebrede huisvestingsvisie) en PMB (bouwmanager)

PMB (projectmanagement + adviseur flexwerken) DFM (opdrachtgever verbouwing Stadhuis en uitvoerder van

hotelprincipe) TNT en DRO (huidige bewoners van resp. locatie Stadhuis en

Jodenbreestraat)

Stadsdeel Centrum Dienst ICT Invoering RNI Programma Anders Werken OGA (opzegging huurcontracten/ oplevering huidige panden) Klanten

Opdrachtgever: MT Opdrachtnemer: Rob Kalse Projectleider: Wim Snoek

Coördinator werkgroep Stadhuis: Jan Bottelier Coördinator werkgroep Jodenbreestraat: Hans Hut Coördinator deelproject ICT: Wim Snoek (+ opvolger) Communicatie: Jutta Ravelli


Planning De verhuizing zal vermoedelijk begin 2012 plaatsvinden, maar is zoals hierboven beschreven van verschillende factoren afhankelijk.Wat wel bekend is: oktober 2011 - Vertrek DRO uit de Jodenbreestraat 1 november 2011 - 4e verdieping Jodenbreestraat beschikbaar 1 januari 2012 - Verbouwing Stadsloketten Stadhuis gereed incl. alle front- en backofficeloketten DPG 1 februari 2012 - Uiterste verhuisdatum DPG vanuit Stadhouderskade 84 en 85 31 maart 2012 - Einde huurcontract Stadhouderskade 84 en 85

Budget/kosten Advies, communicatievoorstel en (ondersteuning bij) uitvoer van het voorstel 350 uur????

Pagina 5 van 12


Communicatievoorstel

Probleemstelling intern

extern

Hoe kunnen we medewerkers zo goed mogelijk informeren over de voortgang van het verhuistraject, betrekken bij de verhuizing en voorbereiden op de daarmee gemoeide veranderingen in de organisatiestructuur en -cultuur, de werkprocessen en werkomstandigheden?

Hoe brengen we relaties en burgers op de hoogte van onze nieuwe locaties?

Kansen en knelpunten

Kansen algemeen Efficiënter gebruik van werkplekken door flexwerken, waardoor besparing op huisvesting Dichter bij andere diensten uit ons OBI-cluster, waardoor de samenhang versterkt en betere samenwerking mogelijk is Verbetering van interne samenwerking door aansluiten van vlekkenplan op inrichting werkprocessen Meer openheid/ transparantie en beter kennis delen door flexwerken Flexibele manier van werken, met meer vrijheid en eigen verantwoordelijkheid voor de medewerker Door verhuizing gelegenheid om alles eens goed op te ruimen en (een deel van de) archieven te digitaliseren Een leuke nieuwe werkomgeving in het hart van AmsterdamKansen verhuizing naar Stadhuis Verbetering dienstverlening aan burger, door een zekere integratie met het Stadsloket (ontwikkeling naar één Amsterdam) en verruiming openingstijden

Knelpunten algemeen We hebben zelf niet alles in de hand: externe planning, externe financiering, externe opdrachtgever Planning wordt niet gehaald cq overhaaste verhuizing Verhuizen (en veranderen) betekent stress en onrust Knip in organisatie, met mogelijk gevolgen voor interne betrokkenheid en samenwerking Angst voor flexwerken:

- Afdelingsgrenzen vervagen- Mogelijke verplichting om op bepaalde dagen te werken- Eigen kamer opgeven - Behoefte aan persoonlijke werkplek- Liever niet digitaal (papierloos) werken- Managers moeite met meer vrijheid en eigen verantwoordelijkheid medewerkers en het sturen op output- Doorvoering cleandesk-beleid- Niet voldoende kastruimte

Afstoten taken en formatie (facilitair naar DWZS, burgerzakentaken en receptie en kassier naar Centrum) Mogelijk verlies van (door medewerkers hoog gewaardeerde) kloksysteem Geen parkeerplekken voor medewerkersKnelpunten verhuizing naar Stadhuis Aangepaste openingstijden en dus aangepaste werktijden/ roosters

Pagina 6 van 12


Knelpunten verhuizing naar Jodenbreestraat Gebouw is lang gerekt, daardoor grote fysieke afstanden tussen collega’s met mogelijk onvindbaarheid tot gevolg.

Opmerkingen Dit communicatieplan is een levend document. In de loop van het traject kunnen andere behoeftes naar boven komen (bijv. aan de hand van de kritiek/repliek sessies) en het MT moet nog besluiten nemen over de koers die DPG gaat varen ten aanzien van het flexwerken. Hierop zullen de communicatiedoelstellingen en de in te zetten middelen dan worden bijgestuurd.

Pagina 7 van 12


Communicatiedoelstellingen

Doelgroep Alle medewerkers Medewerkers locatie Jodenbreestraat

Medewerkers locatie Stadhuis

Deelnemers werkgroepen

Leidinggevenden Extern

Communicatie–doelstelling

Kennis Medewerkers begrijpen waarom we

gaan verhuizen Medewerkers zijn op de hoogte van

de voortgang van het verhuistraject Medewerkers zijn zich bewust van de

organisatorische veranderingen die de verhuizing met zich meebrengt

Medewerkers zijn op de hoogte van aangepaste werkprocessen

Medewerkers weten elkaar te vinden op de nieuwe locaties

Houding Medewerkers voelen zich betrokken

bij de verhuizing Medewerkers voelen zich thuis op de

nieuwe locatieGedrag Medewerkers werken actief mee aan

de verhuizing (inpakken, uitpakken, opruimen, archiveren)

Zoveel mogelijk medewerkers werken op de nieuwe locatie volgens het flexprincipe

Medewerkers spreken elkaar aan op een goede naleving van het flexen

Doelstellingen alle medewerkers +

Kennis Medewerkers

JBS zijn bekend met het vlekkenplan


Kennis Medewerkers SH

kennen het dienstverlenings-concept m.b.t. Stadsloketten

Medewerkers SH zijn op de hoogte van verdere verbouwings-plannen Stadhuis

Houding Medewerkers SH zien

de nieuwe locatie als verbetering van de dienstverlening

Medewerkers SH staan open voor samenwerking met Centrum

Gedrag Medewerkers SH

werken volgens de aangepaste openingstijden


Kennis Deelnemers weten

wat er van hen verwacht wordt, wat hun bevoegdheden zijn

Houding Deelnemers voelen

zich betrokken bij besluitvorming

Gedrag Deelnemers denken

actief mee en doen voorstellen voor besluitvorming

Deelnemers signaleren wat leeft bij collega’s

Deelnemers koppelen signalen terug aan werkgroep en andersom


Kennis Leidinggevenden

kennen de manier van leidinggeven die hoort bij de werkafspraken flexwerken

Houding Leidinggevenden

staan achter de werkafspraken die horen bij het flexprincipe

Gedrag Leidinggevenden

informeren afdeling actief over ontwikkelingen

Kennis Onze relaties en

burgerklanten zijn op de hoogte van onze verhuizing

Ons nieuwe adres is bekend bij onze relaties en burgerklanten

Secundair: Onze relaties zijn

op de hoogte van onze kerntaken

Houding Onze relaties en

burgerklanten hebben begrip voor evt. ongeregeldheden

Gedrag Relaties

administreren adreswijziging

Burgerklanten bezoeken voortaan loket in Stadhuis.

Boodschap InternIn opdracht van de gemeentebrede huisvestingsvisie gaan we verhuizen. De verhuizing brengt ingrijpende veranderingen met zich mee op het gebied van de organisatiestructuur en –cultuur, de werkprocessen en de werkomstandigheden. De veranderingen zullen in het begin best even wennen zijn, maar bieden uiteindelijk veel voordelen. Denk mee over de optimale invulling van onze nieuwe werkomgeving en help mee de verhuizing geslaagd te laten verlopen.

Pagina 8 van 12


ExternWe gaan verhuizen. Let op ons nieuwe adres. Dit zijn onze kerntaken. Dit zijn onze openingstijden. Dit zijn onze telefoonnummers

Opmerkingen Stijl van communiceren is altijd open/eerlijk en zoveel mogelijk persoonlijk. We maken van de gelegenheid gebruik om nieuwe concern huisstijlrichtlijnen in de stationary- en communicatiemiddelen door te voeren. Tijdens het gehele verhuistraject zal er steeds nauw contact zijn tussen Communicatie en P&O/ OR om de personele gevolgen te bespreken en zo goed

mogelijk in kaart te brengen.

Communicatiemiddelen

Instrument Doelgroep Functie, kenmerken Kosten Wie

Informatie-bijeenkomsten

Medewerkers SH

Presentatie ontwerp Stadhuis Informeren dienstverleningsconcept Informeren verbouwingsplannen Stadhuis – 3D-tekeningen Feedbackmogelijkheid

Werkgroep SH i.s.m. Communicatie en projectleider


Medewerkers JBS Presentatie vlekkenplan Feedbackmogelijkheid

Werkgroep JBS i.s.m. Communicatie en projectleider


Alle medewerkers Presentatie nieuwe werkprocessen facilitaire zaken Feedbackmogelijkheid

Communicatie i.s.m. Facilitair en projectleider

Basis Alle medewerkers Informatief, achtergrond, foto’s (Vastgelegd) nieuwe locaties Communicatie

Intranet Alle medewerkers

Eigen paginaInformatief (naslag) en interactief: algemene info over verhuizing; planning en voortgang; V&A; mogelijkheid voor discussie; werkafspraken; verhuisinstructies;Homepage banner op homepage intranet met link naar verhuispagina; eerste week na verhuizing ingekomen foto’s n.a.v. oproep ‘waardoor voel

jij je thuis?’.

Communicatie

Digitale nieuwsbrief

Alle medewerkers Overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen (procescommunicatie) Frequentie ong. tweewekelijks, later wekelijks

Communicatie

Pagina 9 van 12


MT Actueel Alle medewerkers Informeren over actuele ontwikkelingen/ besluiten Communicatie

OR-nieuwsbrief Alle medewerkers Informeren over actuele ontwikkelingen m.b.t. werkomstandigheden OR

Wiki/ ViadeskDeelnemers werkgroepen

Kennis delen Communicatie,deelnemers werkgroepen

Lijncommunicatie Managers

Leidinggevenden: Zorgen voor terugkoppeling besluiten Bespreken informatie uit MT Actueel en nieuwsbrieven Signaleren zorgen, wensen, vragen Geven medewerkers actief de mogelijkheid vragen te stellen Dragen nieuwe werkafspraken uit (m.b.t. flexwerken) Geven verhuisinstructies (inpakken, opruimen)

Projectgroep, MT

WerkgroepenDeelnemers werkgroepen

Horizontale communicatie Signaalfunctie, terugkoppeling tussen collega’s en werkgroep Ambassadeursfunctie

Projectgroep, communicatie

Kritiek/ repliek sessies

Deelnemers werkgroepen, projectgroep

Doel van deze sessie is: Vragen/ krtitiek boven water krijgen van wat leeft rond de verhuizing Hierop inspelen in de communicatie Betrokkenheid deelnemers vergroten

Communicatie, projectgroep, werkgroepen, adviseur flexwerken

Werkoverleg Alle medewerkers

Leidinggevenden geven (n.a.v. training--> zie heironder) begeleiding flexwerken voor medewerkers (in werkoverleg). Hierbij aandacht voor de volgende onderwerpen: Wat betekent flexwerken voor mij? Wat zijn de ervaringen bij I&N met flexwerken? Leren organisen (papierloos) –handout uitdelen Werkafspraken Leren feedback geven – handout uitdelen

?? Adviseur flexwerken

Trainingen leidinggevenden

Leidinggevenden Over anders leiding geven bij flexwerken En instructie voor begeleiding medewerkers in werkoverleg (zie

onderwerpen hierboven)?? Adviseur flexwerken

Uitmestmiddagen Alle medewerkers2 (?) vrijdagmiddagen waarop we gezamenlijk met z’n allen gaan opruimen, (en later ook inpakken)

Communicatie

Filmpjes Alle medewerkersPer afdeling oproep van afdelingsvertegenwoordiger in werkgroep om op te ruimen/ op te schonen.

Communicatie + werkgroepen

Symbool, Alle medewerkers Herkenbaarheid in communicatie Communicatie, projectgroep

Pagina 10 van 12


kernwaarden Een gedeelde visie (motto) waar we naar toe willen Bijv. “Samen uit, slim thuis” of “Nieuwe thuisbasis”

Posters + kantinebordjes

Alle medewerkers

Aandacht voor: kernwaarden/ motto V&A; Intranetpagina; noodzaak om op te ruimen/ op te schonen.

Communicatie

Welkomst-geschenk

Medewerkers(Draagbare) gadget om werkplek te verpersoonlijken, bijv. pennenbakje met fotolijstje. Of misschien iets anders --> nog over nadenken!

1.000,- Communicatie

Rondleidingen/ open dag

Medewerkers JBS Rondleidingen nieuwe locatie JBSCommunicatie i.s.m. projectleider

Rondleidingen/ open dag

Medewerkers SHMedewerkers Centrum

Rondleidingen nieuwe locatie Stadhuis Aansluitend lunchbijeenkomst met nieuwe ‘collega’s’ Centrum (informeren

over samenwerking + wederzijdse kennismaking)

Communicatie i.s.m.coördinator werkgroep SH en Burgerzaken Centrum

Opening Alle medewerkers Officiële opening nieuwe locaties door Diana Directeur

Bewegwijzering Alle medewerkers Duidelijke weergave van welke ‘vlek’ je waar kunt vinden Communicatie

Reminder werkplek instellen

Alle medewerkersIn de beginperiode (eerste week/ twee weken) verschijnt er elke ochtend bij het opstarten een reminder die je erop wijst je flexwerkplek op de juiste manier in te stellen.

Communicatie/ DICT

WelkomstborrelAlle medewerkers + medebewoners

Borrel op nieuwe locatie met aandacht voor evaluatie/ bevindingen m.b.t. nieuwe locatie, flexwerken, etc. (op 1 of 2 locaties??)

4.000,- Communicatie i.s.m. Rob Kalse

Housewarming Relaties Borrel op nieuwe locatie met aandacht voor ambitie/ ontwikkelingen DPG 3.000,- Communicatie i.s.m. Rob Kalse

Aanpassing communicatie-uitingen

RelatiesBurgers

Correspondentiemiddelen (SmartDocs, enveloppen) Visitekaartjes Folders, formulieren Website (DPG, Amsterdam.nl) E-mailhandtekeningen

???Communicatie i.s.m.Pauline Napjus enafdeling Inkoop

Verhuisbericht RelatiesAandacht voor: verhuizing; kerntaken DPG.

1.500,-Communicatie i.s.m. Directiesecretariaat en Accountmanagement

Mededelingen in media

BurgersRelaties

lokale media (Parool, Spits, Metro, Stadsblad, Amsterdam.nl magazine) vakbladen

3.000,- Communicatie

Pagina 11 van 12


Persbericht RelatiesPersbericht met aandacht voor: verhuizing en kerntaken naar: vakbladen; intranet Amsterdam.

Communicatie

Loket/ Antwoord Burgers Informeren verhuizing en nieuwe adressen Communicatie

Introductie medebewoners

SD CentrumACAM, DMO, DFM

Even voorstellen (tweezijdig) - intranetten Communicatie i.s.m.andere diensten

Planning Mijlpaal

Juli Plan van aanpak/ Programma van eisen klaar

Augustus Goedkeuring ontwerp Stadhuis

September Vlekkenplan klaar

December Nieuwe werkprocessen Facilitair in kaart

Februari (?) Verhuizing

Pagina 12 van 12

Documents

Communicatieplan Verhuizing V2