COMO AVALIAR ODESEMPENHODO SEU ESCRITÓRIO? MATERIAL PRODUZIDO EM SETEMBRO DE 2019

COMO AVALIAR O DESEMPENHO DO SEU ESCRITÓRIO?

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Olá!Apesar de o sucesso de um empreendimento está focado, principalmente, nos resultados, sem um trabalho eficiente com a gestão de pessoas, com o gerenciamento de proces-sos e com o acompanhamento de indicadores, os números podem ficar comprometidos. A avaliação de desempenho surge como aliada no processo de manutenção e cresci-mento dos números. Ela permite avaliar se os processos e procedimentos adotados pelo negócio estão em conformi-dade com o ideal planejado pelo empresário.

Neste e-book pensado para você, prepara-mos um conteúdo exclusivo demonstran-do como e porque aplicar a avaliação de desempenho no seu negócio.

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Neste e-book você vai conhecer:

• O que é a avaliação de desempenho• Sua importância para o negócio• Metodologia utilizada no processo de avaliação• Definição e construção do mapa estratégico• Visões de referência para realizar a aplicação

Vamos conferir?

Boa leitura!

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Como avaliar o desempenho do seu escritório?

Independentemente de qualquer situação, para garantir a es-tabilidade, o crescimento e a evolução do empreendimento, o essencial é realizar a avaliação de desempenho. Ela é chave indispensável para verificar a qualidade dos seus processos e, consequentemente, sua performance perante o mercado.

A avaliação de desempenho representa uma ferramenta da gestão administrativa, responsável por identificar o que deu certo e o que precisa ser melhorado na organização como um todo. Principalmente, no que diz respeito aos resultados, pes-soas e processos.

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Especialmente quando nos referimos às pessoas, ter um time bem estruturado, com capacidade técnica e intelectual adequadas às particularidades do negócio, contribui não só para o ideal planejado pelo empresário, como para o crescimento da empresa.

Quando nos aludimos a um escritório de contabilidade, por exemplo, esse ele-mento é representado pelos colaboradores, ou seja, a equipe de pessoal - aqueles profissionais que se dedicam diariamente à rotina contábil. Eles são as peças fun-damentais no processo de avaliação do desempenho.

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Mas o que é preciso avaliar?

Para ser eficiente, toda avaliação precisa ser pautada por um planejamento estratégico, que consiste em elaborar metas ou ações e definir como elas poderão ser executadas e alcan-çadas pela equipe. Usualmente, as empresas realizam a avaliação tendo por base os números financeiros e contábeis da organização. Po-rém, o recomendado é que se observe todos os pontos que merecem atenção.

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O Balanced Scorecard (BSC) é uma metodologia de me-dição e gestão de desempenho utilizada pelas empresas para expor estratégias organizacionais. A avaliação de desempenho pode ser feita a partir das métricas dos se-guintes indicadores: Financeiro (área de finanças), Clien-tes (consumidor), Processos Internos (áreas e operações internas) e Aprendizado e Crescimento (recursos e infra-estrutura).

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Como avaliar o desempenho do seu negócio?

Para realizar a avaliação, a empresa deve utilizar os planos de ações a curto (mensal), médio (trimes-tral ou semestral) e longo (anual) prazo, definidos no planejamento estratégico. Neles serão propostas ações de correção e prevenção de ocorrências, além de sugestão de oportunidades de melhoria para o negócio. O processo de construção dessa etapa leva em conta o mapa estratégico da organização.

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Construção do mapa estratégico

O mapa estratégico define a tática utilizada pela organização para o desenvolvimento do negócio. Na prática, ele representa os desafios e metas que a organização pretende superar. Ele contém o que é es-sencial para alcançar objetivos e resultados e seus respectivos indi-

cadores.

A partir do mapa estratégico, e com base nas métri-cas estabelecidas pela metodologia BSC, confira a seguir as cinco visões sugeridas para serem levadas em consideração na hora de fazer a análise de de-sempenho do seu negócio:

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1- Visão estratégica:

A partir de um olhar analítico do negócio, a produção de um planejamento é o primeiro passo para delimitar os objetivos da empresa. Com a estratégia em mãos, é possível acompanhar o crescimento da receita e o aumento da produtividade. Isso potencializa o con-trole sobre os processos e a assertividade na tomada de decisões.

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2- Visão financeira:

Corresponde aos fatores financeiros da organização, ao retorno das decisões em relação aos indicadores e metas estabelecidas. Sob o ângulo financeiro, os relatórios do Balanço Patrimonial e Demonstrativo de Resultado (DRE) permitem verificar se houve os retornos esperados pelo capital investido. Com isso, dá para revisar os valores dos produtos ou serviços prestados pela empresa. O uso de informações e comparações contábeis auxilia muito na análise de eventuais intercorrências. Consequentemente, é possível propor ações para evitar erros e prever ocor-rências futuras.

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3- Visão de clientes:

Está relacionada à participação da empresa no mercado, à sa-tisfação dos clientes e à intensidade que cada área do negócio apresenta em relação à captação e retenção deles. Ao comuni-car com o seu público alvo, entenda quais são suas necessidades em relação a um atendimento de qualidade. Isso gera valor para eles! Verifique formas de mantê-los na base e de prospectar no-vos parceiros. A identificação de possíveis falhas no atendimento por meio da recepção de feedbacks dos consumidores é impor-tante para mensurar o indicador da qualidade. Isso pode ser afe-rido a partir de algum canal de atendimento especializado.

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4- Visão de pessoas:

Quando uma organização conta com um time de pessoas capacitadas, as chances de crescimento aumentam. Uma forma de intensificar isso é forne-cer treinamentos e cursos especializados com re-lativa frequência. Isso pode servir de mecanismo de aproximação dos colaboradores com objetivos e valores da empresa. A implantação de tecnolo-gia, por exemplo, se bem aplicada, pode auxiliar os colaboradores na captação de novos clientes.

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5- Visão de processos internos

Avalia o grau de investimento aplicado aos processos de gestão e gerenciamento da empresa e o nível de qualidade de suas áre-as, setores e operações. Um olhar mais apurado da organização para suas operações permite conhecer os processos que pos-suem falhas e, consequentemente, os que precisam ser melho-rados. Quando for viável, é imprescindível promover a busca por novos processos que possam contribuir para o desenvolvimento das operações e dos colaboradores.

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E o que fazer com tanta informação?

Essas cinco visões representam os principais pontos que devem ser priorizados durante o processo de ava-liação de desempenho do seu negócio. Com base nesses pontos e no resultado da avaliação, ações e inves-timentos com inovação podem contribuir, e muito, para o sucesso do seu empreendimento. A utilização de ferramentas digitais especializadas contribui para a otimização do fluxo de trabalho de qualquer empre-sa.

Um sistema de auditoria digital de 3ª geração, por exemplo, se aplicado à rotina da sua empresa, permite que você agilize e automatize, através do uso de um robô, boa parte dos seus processos. Essas soluções au-xiliam no trabalho pesado e fazem a empresa economizar tempo e dinheiro, gerando ganhos financeiros e aumento de produtividade. Com isso, os profissionais e administradores do escritório ganham mais tempo para se dedicarem ao efetivo planejamento estratégico da empresa e ao acompanhamento dos resultados.

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