Embed Size (px)
Citation preview
Cómo crear y guardar hojas de cálculoExisten varias maneras de empezar a utilizar las hojas de cálculo de Google Docs: puedes crear
una nueva hoja de cálculo de Google Docs, subir una ya creada que guardes en tu equipo o utilizar
una plantilla de nuestra galería de plantillas.
Existen distintos modos de empezar a utilizar los documentos de Google Docs: puedes crear un
nuevo documento online, subir uno ya creado o utilizar una plantilla de nuestra galería de plantillas.
Para crear un documento nuevo, ve a tu Lista de documentos, haz clic en el botón rojo Crear y
selecciona Documento en el menú desplegable.
En cuanto le asignes nombre o empieces a escribir, Google Docs lo guardará automáticamente
cada pocos segundos. Al inicio del documento, podrás ver la información acerca de la última vez
que se guardó. Puedes acceder al documento en cualquier momento abriendo la Lista de
documentos en http://docs.google.com.
Si quieres guardar una copia del documento en tu equipo, solo tienes que descargarlo. En el
documento en cuestión, selecciona el menú Archivo y coloca el cursor sobre la
opción Descargar como. Selecciona uno de los siguientes tipos de
archivo: .csv, .html, .ods, .pdf, .xls o .txt. El archivo se descargará en tu equipo.
Cómo subir hojas de cálculoPuedes subir hojas de cálculo ya creadas a Google Docs en cualquier momento. Al subirlas,
puedes conservar su tipo de archivo original o convertirlas al formato de Google Docs. Si las
conviertes al formato de Google Docs, podrás modificarlas y colaborar online desde cualquier
equipo.
Puedes subir los siguientes tipos de archivo:
.xls y .xlsx,
.ods
.csv
.tsv,
.txt,
.tsb.
Sigue estos pasos para subir una hoja de cálculo:
1. Haz clic en el icono para subir documentos que aparece en la parte superior
izquierda de la Lista de documentos.
2. Haz clic en Archivos... y selecciona el documento que quieras subir.
3. Haz clic en Abrir.
4. Marca la casilla junto a "Convertir documentos, presentaciones, hojas de cálculo y
dibujos a los formatos correspondientes de Google Docs" para poder modificarlo y
colaborar en él online. Los archivos de documento subidos que se conviertan al
formato de Google Docs no pueden ocupar más de 1 MB.
5. Haz clic en Iniciar la subida. Los archivos se muestran en la Lista de
documentos.
Las hojas de cálculo subidas que se conviertan al formato de Google Docs no pueden ocupar más
de 20 MB y deben tener menos de 400.000 celdas y de 256 columnas por hoja. Más
información acerca de los límites de tamaño
Cómo crear una hoja de cálculo desde una plantillaSi quieres crear un documento rápidamente, puedes escoger una de las plantillas de
nuestra galería de plantillas. Cada una de las plantillas tiene texto estándar que puedes sustituir
por el texto que quieras y un formato predefinido que puedes volver a utilizar.
También puedes crear una hoja de cálculo a partir de una plantilla directamente desde tu Lista de
documentos. Haz clic en el botón rojo Crear y selecciona Desde la plantilla...
Encontrarás más información en la sección sobre la galería de plantillas de nuestro Centro
de asistencia.
Cómo modificar hojas de cálculo y darles formatoCómo modificar el contenido de una celda
Para introducir contenido en una celda vacía, basta con que hagas clic en ella y añadas el
contenido. Para modificar una celda con contenido, solo tienes que hacer doble clic en ella. Si lo
prefieres, puedes hacer clic en la celda una vez y pulsar Intro o F2.
Al modificar el contenido de una celda también puedes insertar saltos de línea para mejorar el
aspecto del texto, por ejemplo, cuando escribas una dirección. Para insertar un salto de línea,
coloca el cursor en una celda y pulsa Ctrl+Intro.
Cómo formatear los datos de un intervalo de celdas
Puedes formatear los datos de las hojas de cálculo de varios modos mediante las opciones de la
barra de herramientas de la hoja de cálculo. Para saber qué permite hacer cada opción, coloca el
cursor encima del icono correspondiente de la barra de herramientas; verás un mensaje
explicativo.
A continuación, se describen las principales opciones de formato:
imprimir,
deshacer o rehacer la última operación,
cambiar el formato de número, de fecha o de moneda,
dar formato a los contenidos de la celda,
cambiar el tamaño de la fuente,
añadir negrita o tachar texto,
cambiar el color del texto o un color de fondo,
añadir bordes,
alinear texto,
combinar celdas horizontalmente en filas seleccionadas,
ajustar texto,
añadir fórmulas,
Cómo dar formato a números, fechas y monedasEn una hoja de cálculo, puedes cambiar el formato de los números a decimales, porcentajes y
notación científica, entre otros. También puedes elegir entre varios formatos de fecha y moneda
para mostrar los datos correctamente.
Para dar formato a los números, fechas o monedas de una hoja de cálculo, o para cambiarlo, sigue
los pasos que se indican a continuación:
1. Selecciona el intervalo de celdas que quieras formatear o modificar.
2. Haz clic en el icono 123 de la barra de herramientas.
3. Selecciona el formato de número, de fecha o de moneda que quieras aplicar al
intervalo de celdas.
HOJAS DE CÁLCULO
Cómo añadir fórmulas a una hoja de cálculoPuedes añadir una fórmula a cualquier celda de una hoja de cálculo introduciendo el signo de igual
(=) seguido del nombre de la función. La función de sugerencia automática muestra un cuadro con
el nombre y la sintaxis de la fórmula que estés creando.
Funciones anidadas
Una función que se utiliza junto con otra en la misma celda se denomina "función anidada".
Cuando se combinan funciones, las hojas de cálculo de Google Docs primero calculan la función
de primer nivel. La función anidada se halla entre paréntesis y se utiliza como uno de los
componentes de la función que la rodea.
Supongamos que quieres calcular el valor absoluto de una suma de varios números en el intervalo
de celdas A1:A7. Para calcular la suma de estos números, escribirías "=SUM(A1:A7)" en la celda.
Para calcular el valor absoluto de esta suma, deberás anidar la fórmula de la suma en la fórmula de
valor absoluto. Para calcular ambas fórmulas en una única celda, deberás escribir
"=ABS(SUM(A1:A7))". Recuerda que la función =SUM() se calcula primero y se utiliza como
componente de la función =ABS().
Cómo resaltar fórmulas
Cuando en una fórmula haces referencia a otras celdas, las destacamos en otros colores para que
te sea más fácil crear la fórmula. Cuando hagas clic en la celda en la que has creado la fórmula,
también verás destacadas esas celdas.
Cómo insertar gráficos en hojas de cálculoA continuación, encontrarás una breve descripción de los gráficos en las hojas de cálculo de Google Docs. Encontrarás una lista de los tipos de gráfico, opciones de personalización avanzada e información sobre los gráficos que se recomiendan en función de los datos seleccionados.
Puedes crear gráficos, modificarlos, obtener una vista previa de ellos y personalizarlos. Introduce
datos en tu hoja de cálculo y selecciona el intervalo de celdas deseado. Luego,
selecciona Insertar > Gráfico en el menú de la barra de herramientas para empezar a crear un
gráfico.
Una vez que hayas elegido los datos que quieras incluir en el gráfico y hayas
seleccionado Insertar > Gráfico, podrás modificarlo, personalizarlo y, además, obtener una
vista previa de él. En la pestaña Inicio del cuadro de diálogo para gráficos, puedes modificar el
intervalo de datos que quieres mostrar en el gráfico y obtener una vista previa de los tipos de
gráfico recomendados. Los tipos de gráfico se recomiendan en función del intervalo de datos
seleccionado. En esta pestaña, también puedes intercambiar filas y columnas, y marcar la primera
columna o fila como etiquetas para el gráfico que crees.
En la pestaña Gráficos, puedes examinar los diferentes tipos de gráfico y obtener distintas vistas
previas de los datos en función del tipo seleccionado.
Si el formato de los datos no coincide con el formato requerido por un determinado tipo de gráfico,
recibirás el mensaje "El formato de datos de no coincide con los datos actuales" en el cuadro de
vista previa junto con sugerencias para asignar el formato correcto a tus datos.
Por último, aunque no por ello menos importante, puedes personalizar el gráfico en la
pestaña Personalizar. En esta pestaña, puedes asignar un nombre al gráfico y a sus ejes, elegir
el diseño y personalizar los colores que representan los datos. Como en el caso de las otras
pestañas del cuadro de diálogo, puedes obtener una vista previa del gráfico antes de guardar los
cambios. Consulta información más detallada acerca de cómo personalizar un gráfico.
Si ya tienes gráficos en tu hoja de cálculo, te preguntarás qué sucederá con ellos, si tendrás que
actualizarlos o si conservarás tus datos con la actualización.
Del mismo modo que cuando pasamos a la nueva versión de hojas de cálculo de Google Docs, los
datos permanecerán intactos cuando los gráficos se actualicen a la nueva versión. Para modificar
tus gráficos, debes actualizarlos. De lo contrario, los gráficos existentes permanecen en estado de
solo lectura. Al actualizarlos, podrás acceder a más tipos de gráfico y opciones de personalización.
Más información sobre cómo actualizar tus antiguos gráficos
Puedes insertar varios tipos de gráfico en una hoja de cálculo de Google Docs para mostrar tus
datos de forma original. Puedes crear mapas, indicadores, organigramas y gráficos de movimiento,
directamente desde el cuadro de diálogo para gráficos.
Examina los tipos de gráfico para saber qué formato darle a tus datos y ver ejemplos de los
distintos gráficos.
Tipos de gráfico
Gráfico de líneas
Gráficos de áreas
Gráficos de barras
Gráficos de columnas
Gráfico de dispersión
Gráficos circulares
Gráfico de movimiento
Cronograma con anotaciones
Minigráficos
Indicadores
Gráfico de tabla
Organigrama
Gráfico radial
Gráfico de mapas geográficos
Gráfico combinado
Gráfico de velas
Organigrama
Cómo compartir hojas de datos con otros usuariosAhora que ya has creado tu hoja de cálculo de Google Docs, puedes compartirla con tus amigos,
familiares o compañeros de trabajo. Puedes hacerlo desde tu Lista de documentos o directamente
desde el documento.
Desde la Lista de documentos, selecciona el documento que quieras compartir
(también puedes seleccionar varios documentos) y accede al menú
desplegable Más. A continuación, coloca el cursor encima de Compartir... y
selecciona Compartir...
Desde tu documento, haz clic en el botón azul Compartir que aparece en la parte
superior derecha de la ventana.
A continuación, sigue estas instrucciones:
1. En la casilla que aparece debajo de "Añadir a personas", escribe las direcciones de
correo electrónico de las personas con quienes quieras compartir el documento.
Puedes añadir a una sola persona o bien una lista distribución.
2. A la derecha de la lista de nombres, en el menú desplegable, selecciona "Puede
ver", "Puede editar" o "Puede comentar".
3. Si quieres añadir un mensaje a tu invitación, haz clic en Añadir mensaje y
escríbelo en el cuadro de texto que aparece.
4. Haz clic en Compartir y guardar. Si no quieres enviar ninguna invitación,
desmarca la opción "Enviar notificaciones por correo electrónico (recomendado)".
Los colaboradores y los lectores podrán seguir accediendo al documento desde su
Lista de documentos, pero no recibirán ninguna invitación por correo electrónico.
En el cuadro de diálogo "Configuración de uso compartido", también puedes ver quién tiene acceso
a la hoja de cálculo, cambiar el nivel de acceso de los usuarios, suprimir a editores, a
comentaristas y a lectores, así como cambiar la opción de visibilidad de la hoja de
cálculo.
Cómo crear y modificar formulariosLos formularios son una herramienta útil que te permite planificar eventos, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otro tipo de información de forma fácil y sencilla. Los formularios de Google Docs están automáticamente asociados a la correspondiente hoja de cálculo con el mismo título. Cuando envíes un formulario a unos determinados destinatarios, las respuestas se recopilarán automáticamente en la hoja de cálculo asociada.
Cómo crear y enviar formularios
Puedes crear y enviar un formulario desde la Lista de documentos o desde cualquier hoja de
cálculo existente.
Cómo crear un formulario desde la Lista de documentos:
1. Haz clic en Crear nuevo > Formulario.
2. En la plantilla del formulario que se abre puedes añadir todas las preguntas y
opciones que desees.
3. Cuando hayas acabado de añadir preguntas, haz clic en Enviar este formulario
por correo electrónico.
4. Añade las direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas
enviar este formulario.
5. Haz clic en Enviar.
Cómo crear un formulario desde una hoja de cálculo:
1. Haz clic en el menú desplegable Herramientas, desplázate hasta Formulario y
selecciona Crear un formulario.
2. En la plantilla del formulario que se abre puedes añadir todas las preguntas y
opciones que desees.
3. Cuando hayas acabado de añadir preguntas, haz clic en Enviar este formulario
por correo electrónico.
4. Añade las direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas
enviar este formulario.
5. Haz clic en Enviar.
6. La próxima vez que abras el formulario aparecerá el menú Formulario en la barra
de menús.
Cómo añadir elementos y preguntas a un formulario
Puedes añadir diferentes tipos de preguntas a los formularios haciendo clic en Formulario en la
hoja de cálculo y enAñadir elemento en la parte superior de la página de edición. Aquí
dispones de algunos de los tipos de pregunta que puedes escoger: casillas de verificación,
cuadrículas, elegir de una lista, tipo test, texto de párrafo (que permite escribir respuestas largas) y
escala (por ejemplo, para pedir a tus invitados que valoren algo en una escala del 1 al 5).
Si lo deseas, añade encabezados de sección para dividir el formulario en secciones y hacer que
sea más fácil de leer y de rellenar. Simplemente selecciona Encabezado de sección en el
menú desplegable Añadir elemento.
Cada encabezado de sección puede tener un título, que aparece en una fuente más grande, y una
descripción de la sección.
Cómo dividir las preguntas en varias páginas
Si has creado un formulario extenso y quieres que sea más fácil de rellenar para los usuarios,
puedes añadir saltos de página. En el menú desplegable Añadir elemento, selecciona Salto
de página.
Consejos útiles
Puedes editar el mensaje de confirmación que los usuarios que rellenan tu
formulario van a ver tras enviar sus respuestas. Haz clic en el menú
desplegable Más acciones en la parte superior derecha del formulario y
seleccionaEditar confirmación.
Si has editado un formulario y necesitas enviarlo de nuevo, haz clic en el
botón Editar y volver a enviar situado en la esquina inferior izquierda de la
pestaña Compartir.
Cómo modificar la pregunta de un formulario
A continuación indicamos algunas de las cosas que se pueden hacer con las preguntas:
Editar: para editar una pregunta existente, basta con hacer clic en el
botón Editar situado a la derecha de la pregunta que desees editar.
Eliminar: para suprimir una pregunta, basta con hacer clic en el
botón Suprimir situado a la derecha de la pregunta que desees suprimir.
Duplicar: para duplicar una pregunta, basta con hacer clic en el botón
para duplicar situado a la derecha de la pregunta en cuestión.
Cómo publicar hojas de cálculoCuando hayas acabado de crear y de modificar la hoja de cálculo, puedes publicarla en una página
web. Accede al menúArchivo y selecciona Publicar en la Web... A continuación, haz clic
en Iniciar la publicación.
Puedes enviar la URL de tu hoja de cálculo a amigos, compañeros de trabajo y familiares para que
puedan introducirla en la barra de direcciones de su navegador y ver la hoja de cálculo.
Cómo insertar hojas de cálculo en una página webUna vez publicada la hoja de cálculo, puedes compartirla con los demás incrustándola (en su
totalidad o en parte) en un sitio web o blog.
1. Si publicas la hoja de cálculo siguiendo los pasos anteriores, se generará una URL
única.
2. Utiliza esta URL para incrustar la hoja de cálculo en el sitio web o blog.
También puedes insertar una hoja de cálculo en un sitio de Google Sites. Haz clic en Editar
página > Insertar > Hoja de cálculo desde tu sitio. Deberás introducir la URL de la hoja de
cálculo para poder incrustarla.
Cómo crear un formulario de Google
Los formularios de Google son una herramienta útil que te permite planificar eventos,
enviar una encuesta, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otro tipo de
información de forma fácil y sencilla. Un formulario de Google puede conectarse a una
hoja de cálculo de Google. Si hay una hoja de cálculo vinculada al formulario, las
respuestas se enviarán automáticamente a la hoja de cálculo. De no ser así, los
usuarios pueden verlas en la página "Resumen de respuestas", accesible desde el
menú "Respuestas".
Puedes crear un formulario desde Drive o a partir de una hoja de cálculo existente.
Cómo crear un formulario desde Drive:
1. Haz clic en el botón rojo Crear y después en Formulario.
2. En la plantilla de formulario que se abre, puedes añadir todas las preguntas que
quieras. También puedes organizar el formulario añadiendo encabezados y
dividiéndolo en varias páginas. Para obtener más información sobre cómo editar
los formularios, consulta esta página.
Cómo crear un formulario a partir de una hoja de cálculo de Google Docs:
1. Al trabajar con una hoja de cálculo, haz clic en el menú Insertar y
selecciona Formulario.
2. Aparecerá un mensaje en la parte superior de la página que indica que se ha
creado un nuevo formulario.
3. Haz clic en Añadir preguntas aquí para empezar a editar el formulario, o bien
en Ignorar para cerrar este mensaje y continuar con la edición de la hoja de
cálculo. (Nota: si decides cerrar este mensaje, podrás editar el formulario en
cualquier otro momento si seleccionas el menú Formulario y haces clic
en Modificar formulario.)
4. Después de crear un formulario a partir de una hoja de cálculo de Google, verás
una nueva pestaña en la parte inferior de esta con el nombre "Respuestas de
formulario". Como ya habrás deducido, aquí es donde se añadirán las respuestas
recibidas a través del formulario.
Una vez creado el formulario, puedes añadir y modificar preguntas, encabezados y
saltos de página. También puedes elegir cómo se recopilarán las respuestas del
formulario.
Cómo añadir y editar preguntas, encabezados, imágenes, vídeos y saltos de página
Una vez que hayas creado un formulario, puedes empezar a añadir las preguntas que quieras. Si
quieres dar un poco de estructura al formulario, también tienes la opción de añadir encabezados de
secciones y saltos de página.
Cómo añadir preguntas, encabezados y saltos de página
Cómo añadir una pregunta
Para añadir una pregunta al formulario, haz clic en la flecha junto al botón Añadir elemento y
selecciona uno de los siguientes tipos de pregunta:
Texto: los encuestados dan respuestas cortas.
Texto de párrafo: los encuestados dan respuestas más largas.
Tipo test: los encuestados seleccionan una opción entre varias.
Casillas de verificación: los encuestados seleccionan todas las opciones que
consideran oportunas.
Elegir de una lista: los encuestados seleccionan una opción de un menú
desplegable.
Escala: los encuestados hacen una valoración de una cuestión utilizando una
escala numérica (por ejemplo, del 1 al 5).
Cuadrícula: los encuestados seleccionan un punto en una cuadrícula
bidimensional.
Fecha: los encuestados utilizan un selector de calendario para introducir una
fecha.
Hora: los encuestados seleccionan una hora, ya sea una hora del día o un lapso de
tiempo.
Al hacer clic en el botón Añadir elemento (no en la flecha), se obtiene inicialmente el tipo de
pregunta predeterminado, texto. Una vez que hayas añadido una pregunta, puedes cambiar el tipo
seleccionándolo en el menú Tipo de pregunta.
Una vez seleccionado el tipo de pregunta, puedes pasar a rellenar las posibles respuestas a la
pregunta. Si quieres añadir explicaciones para la pregunta, puedes incluir una descripción en el
campo Texto de ayuda. Si quieres impedir que los encuestados puedan dejar una pregunta en
blanco, activa la casilla Pregunta obligatoria para que el usuario tenga que contestar a la
pregunta para poder enviar el formulario.
Cuando se rellena un formulario, los nombres y las direcciones de correo electrónico de los
encuestados no se recogen automáticamente. Si quieres recopilar esta información, debes añadir
un campo de texto en el formulario para que los encuestados den su nombre o dirección de correo
electrónico.
Cómo añadir un encabezado de sección
Si quieres dividir el formulario en secciones para que sea más fácil leerlo y rellenarlo, puedes
añadir un encabezado de sección. En el menú Insertar, selecciona Encabezado de sección.
Para cada encabezado de sección, puedes añadir un título y una descripción.
Cómo añadir una imagen
Para añadir una imagen al formulario, haz clic en el menú Insertar y selecciona Imagen. Una
vez que hayas subido la imagen, puedes darle un título y especificar el texto que aparecerá cuando
un usuario sitúe el cursor sobre la imagen.
Las imágenes de los formularios no se adjuntan ni se asocian a las preguntas del formulario.
Puedes cambiar la posición de una imagen arrastrándola hacia arriba o hacia abajo dentro del
formulario.
Cómo añadir un vídeo
Para añadir un vídeo al formulario, haz clic en el menú Insertar y selecciona Vídeo. Para elegir
un vídeo, proporciona la URL del vídeo de YouTube o utiliza el cuadro de búsqueda para buscar
uno. Después de seleccionar un vídeo, puedes añadirle un título y un subtítulo. Puedes hacer clic y
arrastrar una de las esquinas del vídeo para cambiarlo de tamaño, y también puedes alinear el
vídeo a la izquierda, a la derecha o en el centro de la página a través de las opciones de
alineación.
Cómo añadir un salto de página
Si el formulario es extenso y quieres que sea más fácil de rellenar para los encuestados, puedes
añadir saltos de página. En el menú Insertar, selecciona Salto de página. Las nuevas
páginas, al igual que los encabezados de sección, pueden tener un título y una descripción.
Cómo editar un formulario
Cómo editar preguntas, encabezados y saltos de página
Para cada pregunta, encabezado y salto de página que hayas añadido al formulario, puedes llevar
a cabo las acciones siguientes:
Editar: para modificar un elemento existente, solo tienes que hacer clic en el
botón Editar que hay a la derecha de la pregunta que quieres cambiar.
Duplicar: para duplicar un elemento, haz clic en el botón Duplicar que hay
a la derecha de la pregunta que quieres duplicar.
Eliminar: para eliminar un elemento, haz clic en el botón Eliminar que hay
a la derecha de la pregunta que quieres eliminar.
Cómo añadir un tema a un formulario
Los temas resultan muy útiles para personalizar los formularios o adaptarlos al público
al que van dirigidos. Cuando crees un formulario, tendrás la opción de seleccionar un
tema. Si más adelante quieres cambiar el tema, haz clic en el botón con el nombre del
tema en la barra de herramientas. Elige el tema que prefieras y haz clic en Aceptar.
Cómo compartir un formulario con otros colaboradores
Si estás creando un formulario y quieres compartirlo con un colaborador, haz clic en Archivo y
selecciona Compartir. A continuación, en el cuadro de diálogo "Configuración para compartir",
puedes especificar colaboradores individuales con quienes te gustaría compartir el formulario para
su modificación. Para añadir un colaborador, empieza por escribir su nombre en el cuadro de texto
"Añadir a personas".
Cuando compartes un formulario de Google con un colaborador, otorgas a este derechos de
edición sin restricciones sobre el formulario. El colaborador podrá realizar todos los cambios que
considere oportunos en el formulario, lo que incluye el método de recopilación de las respuestas.
Para obtener más información sobre cómo recopilar las respuestas, consultaesta página.
Cómo enviar un formulario a los encuestados
Cuando hayas terminado el formulario, puedes enviarlo a los encuestados por correo
electrónico o compartiéndolo en los medios sociales. Basta con hacer clic en el botón
azul Enviar formulario de la parte inferior del formulario o en la esquina superior
derecha de la ventana del navegador. Puedes optar por compartir un enlace al
formulario o puedes incluir nombres, direcciones de correo electrónico y grupos en el
campo Añadir personas. Haz clic en el botón Listo, y las personas que hayas añadido
recibirán un mensaje de correo electrónico que les dirigirá a tu formulario.
Cómo insertar un formulario en un sitio web o un blog
Si quieres insertar un formulario en un sitio web o un blog después de crearlo, haz clic
en el botón Enviar formulario que aparece al final del formulario y selecciona la
opción Insertar. Otra opción es ir al menú Archivo y seleccionar Insertar. Entonces
puedes pegar el HTML generado en tu sitio o blog.
Configuración de la página de confirmación
Antes de enviar el formulario, puede ser conveniente cambiar la configuración
relacionada con la página de confirmación que verán los usuarios después de enviar
sus respuestas al formulario. Esta configuración se encuentra al final del formulario.
Para cambiar el mensaje de confirmación que verán los usuarios, modifica el mensaje
del cuadro "Mensaje de confirmación".
Existen otras opciones de configuración que también puedes ajustar:
Mostrar enlace para enviar otra respuesta: si activas esta casilla, los usuarios
podrán enviar cuantas respuestas quieran.
Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario: si activas
esta casilla, los encuestados tendrán acceso al resumen de respuestas del
formulario.
Permitir que los encuestados editen las respuestas después de
enviarlas: si activas esta casilla, los encuestados podrán cambiar sus respuestas
del formulario.
Cómo elegir un destino para las respuestas del formulario
Una vez que hayas enviado el formulario, Formularios de Google empezará a recopilar
las respuestas que recibas. Se te pedirá que elijas cómo almacenar estas respuestas.
(Nota: puedes definir esta opción en cualquier momento durante la edición del
formulario haciendo clic en el botón Seleccionar destino de las respuestas de la
barra de tareas.)
Puedes optar por enviar las respuestas a una hoja de cálculo o por guardarlas solo en
Formularios de Google. Si las guardas en una hoja de cálculo, podrás ver las respuestas
individuales a medida que se reciban. Si decides guardarlas en Formularios de Google,
podrás ver un resumen de todas las respuestas que hayas recibido, y también podrás
descargarlas en un archivo CSV.
Cómo guardar las respuestas en una hoja de cálculo
En el cuadro de diálogo "Seleccionar destino de las respuestas", puedes crear una
nueva hoja de cálculo en la que se almacenarán las respuestas de tu formulario.
Puedes dar el título que quieras a esta nueva hoja de cálculo. Si quieres que las
respuestas de todos tus formularios se recopilen en una nueva hoja de cálculo en el
futuro, no olvides activar la casilla junto a "Crear siempre una hoja de cálculo nueva".
También puedes optar por recopilar las respuestas en una nueva hoja de una hoja de
cálculo existente. Elige "Nueva hoja en una hoja de cálculo existente..." y haz clic
en Seleccionar. Verás una lista con tus hojas de cálculo. Para elegir una hoja de
cálculo, activa la casilla junto a la misma y haz clic en Seleccionar. Se creará una
nueva hoja en esa hoja de cálculo, y las respuestas de tu formulario aparecerán allí.
Una hoja de cálculo solo puede recopilar las respuestas de un formulario.
Cuando elijas guardar las respuestas del formulario en una hoja de cálculo, el
botón Seleccionar destino de las respuestas de la barra de herramientas se
convertirá en el botón Ver respuestas. Haz clic en este botón para ver tu hoja de
cálculo. También encontrarás la hoja de cálculo en Drive.
Ten en cuenta que las respuestas enviadas a una hoja de cálculo son básicamente una
copia de tus respuestas y que se trata de un proceso unidireccional, es decir, del
formulario a la hoja de cálculo, pero no de la hoja de cálculo al formulario. Dicho de
otro modo, si modificas una respuesta en la hoja de cálculo, no se modifica la
respuesta original, que aparecerá en la vista de resumen y en el archivo CSV
descargado.
Cómo guardar las respuestas solo en Formularios de Google
Si no quieres que las respuestas se envíen a una hoja de cálculo, haz clic en el
botón Guardar respuestas solo en formularios. Después, para acceder a las
respuestas que se hayan recopilado, haz clic en el menú Archivo,
seleccionaDescargar como y haz clic en Valores separados por comas.
Guardar las respuestas en Formularios de Google es la mejor opción si tienes previsto
recibir mucho tráfico o un gran número de respuestas, ya que las hojas de cálculo
aceptan valores de respuesta solo en las primeras 400.000 celdas. La vista de resumen
del formulario, al igual que los resultados que descargues como archivo CSV, siempre
incluirán todas las respuestas del formulario que se envíen aunque se supere dicho
límite.
Cómo cambiar el destino de las respuestas
Si has elegido una hoja de cálculo para guardar las respuestas del formulario, puedes
cambiar este destino en cualquier momento haciendo clic en el menú Respuestas en
Formularios de Google y seleccionando Cambiar destino de las respuestas. Se te
dirigirá de nuevo al cuadro de diálogo "Cambiar destino de las respuestas", donde
puedes crear una nueva hoja de cálculo o enviar las respuestas a otra hoja de cálculo
existente.
Cómo desvincular una hoja de cálculo de respuestas
También puedes optar por desvincular tu formulario de una hoja de cálculo en
cualquier momento haciendo clic en el menúRespuestas en Formularios de Google y
seleccionando Desenlazar formulario. La hoja de cálculo dejará de recibir nuevas
respuestas, mientras que estas se seguirán almacenando en Formularios de Google,
donde estarán disponibles como resumen en tiempo real o como archivo CSV. Puedes
volver a vincular el formulario a una hoja de cálculo en cualquier momento sin que se
pierda o elimine ninguna respuesta.
Cómo editar las respuestas de un formulario tras su envío
Para propietarios y creadores de formularios
Si has creado un formulario, puedes configurarlo de modo que los encuestados puedan
modificar sus respuestas activando la casilla Permitir que los encuestados editen
las respuestas después de enviarlas, que se encuentra en la parte inferior del
formulario. Si habilitas esta opción, los encuestados podrán cambiar las respuestas que
hayan enviado con el formulario. Los cambios que realicen quedarán reflejados en la
hoja de cálculo y en el resumen de respuestas.
Los encuestados podrán cambiar sus respuestas haciendo clic en Modificar tu
respuesta en la página de confirmación de envío del formulario.
También puedes modificar las respuestas del formulario recibidas en tu hoja de cálculo
(si, por ejemplo, quieres corregir una falta de ortografía). Sin embargo, es importante
apuntar que, si editas una respuesta en la hoja de cálculo, no se sustituye la respuesta
original del formulario, sino únicamente la copia de la respuesta que aparece en la hoja
de cálculo. Si el encuestado cambia su respuesta con posterioridad, la respuesta
editada reemplazará cualquier modificación realizada manualmente en la hoja de
cálculo.
Configuración de Google Apps
Para encuestados
Si el creador del formulario que se te envía ha habilitado la opción Permitir a los
usuarios modificar las respuestas, podrás cambiar las respuestas que hayas dado
en el formulario. Hay dos formas de hacerlo: desde el correo electrónico de
confirmación o en la página de confirmación de envío del formulario.
Si activas la casilla Recibir una copia de mis respuestas en el formulario, recibirás
una confirmación por correo electrónico con tus respuestas del formulario. Si haces clic
en el enlace Modificar tu respuesta en el correo electrónico de confirmación, se te
dirigirá a una pantalla donde podrás cambiar tus respuestas.
Cuando hagas clic en Enviar en el formulario, estos cambios quedarán reflejados en la
hoja de cálculo del propietario del formulario y en el resumen de respuestas. Puedes
editar tus respuestas tantas veces como quieras a través del enlaceModificar tu
respuesta.
También puedes modificar las respuestas en la página de confirmación de envío del
formulario. En esta página, haz clic en el enlace Modificar tu respuesta. Podrás ver
tus respuestas anteriores y cambiarlas según prefieras. Cuando hagas clic
en Enviar en el formulario, estos cambios quedarán reflejados en la hoja de cálculo del
propietario del formulario y en el resumen de respuestas.
Cómo eliminar un formulario o las respuestas del formulario
Cómo eliminar un formulario o una hoja de cálculo con respuestas
Cuando recopiles las respuestas a tu formulario en una hoja de cálculo, tendrás dos
elementos relacionados en Drive: el formulario y la hoja de cálculo. Puedes eliminar
cualquiera de los dos de Drive en cualquier momento. No obstante, es importante
recordar que eliminar uno de estos elementos no hace que se elimine el otro. Si
eliminas un formulario, la hoja de cálculo asociada no se ve afectada, y las respuestas
recopiladas en esta hoja de cálculo permanecen intactas. Por otra parte, si eliminas
una hoja de cálculo con respuestas, no se elimina el formulario original, y las
respuestas del formulario siguen disponibles. Si decides recopilar las respuestas en una
nueva hoja de cálculo en el futuro, todas las respuestas anteriores también llegarán a
la nueva hoja de cálculo.
Cómo eliminar las respuestas de un formulario
Desde el formulario, puedes hacer clic en el menú Respuestas y seleccionar Eliminar
todas las respuestas para borrar las respuestas de un formulario. Ten en cuenta que
esto eliminará las respuestas del formulario (es decir, se suprimirán de la vista de
resumen y no se incluirán en ninguna descarga de archivos CSV que se realice
posteriormente), pero no las eliminará de ninguna hoja de cálculo en las que se
hubieran copiado estas respuestas anteriormente.
Cómo crear y guardar presentacionesExisten varias maneras de empezar a utilizar las presentaciones de Google Docs: puedes crear
una nueva presentación online, subir una ya creada o utilizar una plantilla de nuestra galería de
plantillas.
Para crear una nueva presentación, accede a tu Lista de documentos, haz clic en el botón
rojo Crear y selecciona la opción Presentación en el menú desplegable que aparece.
En cuanto le asignes nombre o empieces a escribir, Google Docs lo guardará automáticamente
cada pocos segundos. Al inicio del documento, podrás ver la información acerca de la última vez
que se guardó. Puedes acceder al documento en cualquier momento abriendo la Lista de
documentos en http://docs.google.com.
Para guardar una copia de la presentación en tu equipo, solo tienes que descargarla. En el
documento en cuestión, selecciona el menú Archivo y coloca el cursor sobre la
opción Descargar como. Selecciona uno de los siguientes tipos de archivo: PNG, JPEG, SVG,
PPTX, PDF o TXT. La presentación se descarga en tu equipo.
Cómo crear presentaciones desde una plantillaSi quieres crear una presentación rápidamente, puedes escoger una de las plantillas de
nuestra galería de plantillas. Cada una de las plantillas incluye texto estándar que puedes
sustituir por el texto que quieras y estilos de diseño predefinidos que puedes volver a utilizar.
También puedes crear una presentación desde una plantilla directamente desde tu Lista de
documentos. Haz clic en el botón rojo Crear y selecciona Desde la plantilla...
Encontrarás más información en la sección sobre la galería de plantillas de nuestro Centro de
asistencia.
Cómo subir una presentaciónPuedes subir presentaciones ya creadas a Google Docs en cualquier momento. Al subirlas, puedes
conservar su tipo de archivo original o convertirlas al formato de Google Docs. Si la conviertes al
formato de Google Docs, podrás modificarla y colaborar online desde cualquier equipo.
Puedes subir los siguientes tipos de archivo:
.ppt,
.pptx,
.pps.
Sigue estos pasos para subir una presentación:
1. Haz clic en el icono para subir documentos que aparece en la parte superior
izquierda de la Lista de documentos.
2. Haz clic en Archivos... y selecciona el documento que quieras subir.
3. Haz clic en Abrir.
4. Marca la casilla junto a "Convertir documentos, presentaciones, hojas de cálculo y
dibujos a los formatos correspondientes de Google Docs" para poder modificarla y
colaborar online. Los archivos de documento subidos que se conviertan al formato
de Google Docs no pueden ocupar más de 1 MB.
5. Haz clic en Iniciar la subida. Los archivos se muestran en la Lista de
documentos.
Cómo dar formato al texto y a los objetos
Cómo dar formato a objetos de una diapositiva, modificar su tamaño o moverlos
En las presentaciones de Google Docs tienes varias posibilidades para dar formato al texto y a los
objetos de una diapositiva. Para empezar, haz clic en el objeto que quieras modificar, mover o
cambiar de tamaño.
Para personalizar el formato del texto o de los objetos, utiliza el menú Formato o
la barra de herramientas situada encima del espacio de edición de diapositivas.
Para modificar el tamaño de un objeto, haz clic en uno de los controladores de las
esquinas. A continuación, arrastra el cuadro hacia dentro o hacia fuera hasta
conseguir el tamaño que quieras. Puedes conservar el alto y el ancho de un objeto
manteniendo pulsada la tecla Mayús mientras ajustas el tamaño.
Para mover un objeto, arrástralo y suéltalo en otro punto de la diapositiva.
Para activar las guías de arrastre horizontales y verticales, mantén pulsada la
tecla Mayús mientras arrastras el objeto.
Para desplazar un objeto en incrementos de píxel, mantén pulsada la
tecla Mayús mientras mueves un objeto con las teclas de flecha.
Para conservar la relación de aspecto de un objeto, mantén pulsada la
tecla Mayús mientras cambias el tamaño de este.
Para girar un objeto 15 grados cada vez, mantén pulsada la tecla Mayús, haz clic
en el pequeño círculo que aparece encima del objeto y arrastra el ratón hacia la
derecha o hacia la izquierda.
También puedes ajustar las dimensiones y la alineación de un objeto. Selecciona un objeto y haz
clic en el pequeño diamante amarillo que aparece en el centro. Arrastra el diamante para modificar
las dimensiones y las proporciones del objeto. También puedes hacer clic en el círculo conectado a
la parte superior del objeto para girarlo hacia la derecha o hacia la izquierda.
Cómo modificar varios objetos a la vez
Si quieres seleccionar varios objetos a la vez, mantén pulsada la tecla Mayús mientras
seleccionas los objetos uno por uno o bien arrastra el ratón por encima de los objetos que quieras
seleccionar. Para desmarcar uno o más objetos seleccionados, pulsa la tecla Mayús y haz clic
sobre ellos. Solo es posible modificar el formato de varias figuras a la vez con el editor de la nueva
versión de presentaciones de Google Docs.
Puedes realizar las siguientes acciones en todos los objetos seleccionados:
Cómo mover los objetos con el ratón o con las teclas de dirección
Cómo disponer los objetos o cómo modificar su tamaño
Copiar y pegar
Eliminar
Cómo añadir un tema o una imagen de fondoLos temas, las imágenes de fondo y los diseños son una buena forma de personalizar la
presentación y de adaptarla a un público determinado.
Temas
Para cambiar de tema o para añadir otro en una presentación, ve al menú Diapositiva y
selecciona Cambiar tema. Selecciona el tema que quieras utilizar. Este se aplica
automáticamente a todas las diapositivas de la presentación.
Imágenes de fondo
Las imágenes de fondo te permiten personalizar las diapositivas con una imagen que hayas
guardado en tu equipo. Puedes aplicar una imagen de fondo a una sola diapositiva o a todas las
diapositivas de la presentación.
Para insertar una imagen de fondo en una diapositiva, sigue estos pasos:
1. Selecciona una diapositiva.
2. Accede al menú Diapositiva y selecciona Fondo.
3. En la ventana que aparece, haz clic en la opción … junto a Imagen de fondo.
4. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, haz clic en Examinar para seleccionar
una imagen personalizada de fondo.
5. En la ventana que aparece, haz clic en Insertar imagen.
6. Cuando hayas seleccionado una imagen, haz clic en el botón Subir.
7. Volverás al cuadro de diálogo Fondo, donde podrás aplicar la imagen de fondo a
todas las diapositivas de la presentación o añadir un color de
fondo.
8. Para finalizar, haz clic en el botón Hecho.
Cómo añadir animaciones y transicionesLas animaciones sirven para dinamizar las diapositivas. También son una buena forma de revelar
texto u objetos paso a paso en una diapositiva. Por ejemplo, podrías tener cinco elementos de
texto y mostrarlos uno por uno en una diapositiva haciendo clic cada vez.
Con las transiciones, puedes hacer que pasar de una diapositiva a otra sea más interesante.
Puedes añadir o modificar transiciones de diapositivas y animaciones en el panel "Animaciones". A
continuación, te indicamos cómo habilitar el panel "Animaciones":
Accede al menú Diapositiva y selecciona Cambiar transición.
Accede al menú Ver y selecciona Animaciones.
Accede al menú Insertar y selecciona Animaciones.
El panel Animaciones se divide en dos niveles. En la parte superior, verás las opciones de
transición. Utiliza el menú desplegable para elegir una transición para la diapositiva que hayas
seleccionado. Elige la opción que aparece debajo del menú desplegable para aplicar esta
transición a todas las diapositivas de la presentación. En la parte inferior, puedes
aplicar animaciones al texto y a los objetos.
Cómo añadir color a las presentaciones
Para cambiar el color del texto y de los objetos, selecciona uno o varios objetos. Haz clic en el
icono Texto o Color de relleno en la barra de herramientas. Elige un color en el selector de
color.
También puedes crear colores personalizados para texto o para objetos. Cuando se abra el
selector de color, seleccionaPersonalizar... (Añadir un color en la versión anterior de
presentaciones de Google Docs) o selecciona uno de los cuadros de color personalizado en
blanco. Aquí puedes elegir un color personalizado, añadir un color por nombre o insertar un valor
hexadecimal.
Cómo insertar imágenesLas imágenes permiten crear presentaciones más interesantes. A continuación, te indicamos cinco
formas de insertar una imagen en una presentación:
arrastrar y soltar una imagen en una diapositiva directamente desde tu equipo,
subir una imagen guardada en tu equipo,
introducir la URL de una imagen pública de Internet,
utilizar una imagen que hayas encontrado mediante la Búsqueda de imágenes
de Google,
elegir una imagen de uno de tus Álbumes web de Picasa.
Antes de utilizar una imagen de Internet, asegúrate de que tienes los derechos para hacerlo. Las
imágenes insertadas deben estar en los formatos de archivo .PNG, .JPEG o .GIF (no animado). La
dimensión máxima permitida es de 2000 píxeles y el tamaño máximo permitido es de 2 MB.
A continuación te indicamos cómo insertar una imagen en una presentación:
1. Haz clic en el icono Insertar imagen en la barra de herramientas de
presentaciones, a la derecha del icono de textoT. Como alternativa, también
puedes ir al menú Insertar y seleccionar Imagen.
2. Elige una de las cuatro opciones para insertar una imagen, selecciona un archivo,
introduce una URL o haz una búsqueda.
3. Una vez que hayas seleccionado una imagen, haz clic en Subir o en Seleccionar.
4. La imagen se inserta en la diapositiva que hayas seleccionado.
Para mover la imagen a otro punto de la diapositiva, solo tienes que arrastrarla y soltarla. Para
modificar el tamaño de la imagen, utiliza los controladores de las esquinas.
Cómo insertar vídeosPuedes añadir un vídeo de YouTube a tu presentación. A continuación, te indicamos cómo:
1. Accede al menú Insertar y selecciona Vídeo.
2. Busca el vídeo que quieras insertar o introduce una URL de YouTube.
3. Una vez seleccionado el vídeo, marca la casilla situada junto a la miniatura del
vídeo y haz clic en Insertar vídeo.
El vídeo aparece en la presentación. Cuando el vídeo se empiece a reproducir, puedes
maximizarlo al tamaño de una diapositiva haciendo clic en el icono de pantalla
completa que aparece en la esquina inferior derecha del vídeo.
Cómo insertar formas, WordArt y tablasAdemás de añadir imágenes y vídeos a tu presentación, hay otros objetos que puedes añadir a las
diapositivas. Estas son algunas de las opciones:
insertar una forma en una diapositiva para crear un organigrama o añadir una
llamada,
añadir una tabla para mostrar datos y comparaciones,
insertar WordArt para añadir un toque personal a los títulos y al texto.
Cómo ver las presentaciones terminadas
Para mostrar una presentación terminada, selecciona Iniciar presentación en la parte superior
derecha de la pantalla.
Se abre una ventana nueva, que muestra las diapositivas de la presentación de una en una. Para
pasar de una dispositiva a la siguiente, utiliza las teclas de dirección del teclado, o bien haz clic en
el icono de flecha en la barra de color gris que se muestra en la parte inferior de la presentación.
Para cerrar el lector de presentaciones, pulsa la tecla Esc.
En la nueva versión de presentaciones de Google Docs, dispones de opciones de presentación
adicionales en la barra de herramientas que aparece en la parte inferior de la ventana de
presentación. En esta barra de herramientas puedes seleccionar las diapositivas de la lista que
quieras mostrar, abrir las notas del orador, imprimir la presentación o descargarla en formato PDF
o PPTX.
También puedes mostrar las diapositivas automáticamente en modo de presentación.
Cómo compartir presentacionesAhora que ya has creado tu presentación de Google Docs, puedes compartirla con tus amigos,
familiares o compañeros de trabajo. Puedes hacerlo desde tu Lista de documentos o directamente
desde el documento.
En la Lista de documentos, elige la presentación que quieras compartir (también
puedes seleccionar varios documentos) y accede al menú desplegable Más. A
continuación, coloca el cursor encima de Compartir... y selecciona Compartir...
Desde tu documento, haz clic en el botón azul Compartir que aparece en la parte
superior derecha de la ventana.
A continuación, sigue estas instrucciones:
1. En la casilla que aparece debajo de "Añadir a personas", escribe las direcciones de
correo electrónico de las personas con quienes quieres compartir la presentación.
Puedes añadir a una sola persona o bien una lista distribución.
2. A la derecha de la lista de nombres, en el menú desplegable, selecciona "Puede
ver", "Puede editar" o "Puede comentar".
3. Si quieres añadir un mensaje a tu invitación, haz clic en Añadir mensaje y
escríbelo en el cuadro de texto que aparece.
4. Haz clic en Compartir y guardar. Si no quieres enviar ninguna invitación,
desmarca la opción "Enviar notificaciones por correo electrónico (recomendado)".
Los colaboradores y los lectores podrán seguir accediendo al documento desde su
Lista de documentos, pero no recibirán ninguna invitación por correo electrónico.
En el cuadro de diálogo "Configuración de uso compartido", también puedes ver quién tiene acceso
a la presentación, cambiar el nivel de acceso de los usuarios, suprimir a editores, a
comentaristas y a lectores, así como cambiar la opción de visibilidad del documento.
Cómo insertar presentaciones en un sitio webA continuación, te explicamos cómo insertar presentaciones en un blog o en un sitio web:
1. Abre la presentación que quieras publicar y accede al menú Archivo.
2. Selecciona Publicar en la Web...
3. Haz clic en el botón Iniciar la publicación.
4. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar tamaño de la presentación para
elegir el tamaño de la presentación insertada.
5. Para insertarla, pega en tu sitio web el código que aparece.
Cuando hayas insertado una presentación, los demás usuarios podrán acceder al código e insertar
la presentación en otros sitios haciendo clic en el botón Menú situado en la parte inferior derecha
de la presentación insertada.
Cómo publicar una presentación en la WebPublica tu presentación para mostrarla a más usuarios. Tú eliges quién puede acceder a la
presentación compartiendo la URL que obtendrás al publicarla.
Si utilizas Google Apps, tu administrador puede evitar que los documentos publicados se
compartan fuera de tu dominio. Si quieres que se cambie esta configuración, contacta con el
administrador directamente.
Para publicar una presentación, basta con seguir estos pasos:
1. Abre la presentación que quieras publicar y accede al menú Archivo.
2. Selecciona Publicar en la Web...
3. Haz clic en el botón Iniciar la publicación.
4. Comparte este enlace con aquellos usuarios que quieras que accedan a la
presentación.
Se podrá acceder a tu presentación desde esta URL hasta que elimines o interrumpas la
publicación de la presentación. Para interrumpir la publicación, vuelve al menú Archivo y
selecciona Publicar en la Web... A continuación, haz clic en el botón Detener
publicación.
